Pemicu 4 Rapat Dan Negoisasi.pdf

Manajemen Konstruksi 3

Penutupan Jembatan Surabaya – Madura ( Pemicu 4 ) Kelompok 5 3S2S

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Proyek konstruksi berkembang semakin besar dan rumit dewasa ini baik dari segi fisik

maupun biaya. Pada prakteknya suatu proyek mempunyai keterbatasan akan sumber daya,

baik berupa manusia, material, biaya ataupun alat. Hal ini membutuhkan suatu manajemen

proyek mulai dari fase awal proyek hingga fase penyelesaian proyek.

Dengan meningkatnya tingkat kompleksitas proyek dan semakin langkanya sumberdaya

maka dibutuhkan juga peningkatan sistem pengelolaan proyek yang baik dan terintegrasi.

Perencanaan dan Pengendalian Biaya dan Waktu merupakan bagian dari manajemen proyek

konstruksi secara keseluruhan. Selain penilaian dari segi kualitas, prestasi suatu proyek dapat

pula dinilai dari segi biaya dan waktu. Biaya yang telah dikeluarkan dan waktu yang

digunakan dalam menyelesaikan suatu pekerjaan harus diukur secara kontinyu

penyimpangannya terhadap rencana. Adanya penyimpangan biaya dan waktu yang signifikan

mengindikasikan pengelolaan proyek yang buruk. Dengan adanya indikator prestasi proyek

dari segi biaya dan waktu ini memungkinkan tindakan pencegahan agar proyek berjalan

sesuai dengan rencana.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana meningkatkan pengelolaan proek yang baik.

2. Bagaimana mengendalikan pengadaan material.

3. Bagaimana mengelola jadwal yang baik.

1.3 Tujuan Makalah

Adapun tujuan yang ingin dicapai dalam tugas ini adalah :

Mempelajari manajemen tenaga kerja dalam suatu proyek konstruksi.

Mampu melakukan perhitungan tenaga kerja dengan metode trapezium.

Mampu mengidentifikasikan daftar material yang dibutuhkan dalam suatu proyek

konstruksi.

Mampu mengidentifikasikan waktu pengadaan material.



1.4 Batasan Masalah

Pada Proyek Pekerjaan Pengelolaan Jalan Beton Unggaran - Salatiga, banyak aspek yang

terlibat dan saling berkaitan, oleh karena itu agar lebih jelas, pembahasan masalah tidak

melebar dan menyimpang dari lingkup pembahasan, maka terdapat asumsi dan batasan

masalah sebagai berikut :

Obyek penelitian pengadaan material dan jadwal yang dilakukan pada Proyek Pekerjaan

Pengelolaan Jalan Beton Unggaran – Salatiga.

1.5 Manfaat Makalah

Makalah ini diharapkan dapat memberi manfaat baik bagi,mahasiswa dan institusi

pendidikan maupun bagi kepentingan akademik. Manfaat itu mencakup :

Gambaran table material dan jadwal pengadaan agar tidak terjadi keterlambatan

kedatangan material di lapangan.

Menjelaskan manajemen tenaga kerja, manajemen material, manajemen mutu.

Menjelaskan perhitungan tenaga kerja dengan metode trapezium.



BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Definisi Rapat

Rapat secara umum adalah suatu pertemuan atau suatu pertemuan atau perundingan

yang bertujuan memutuskan suatu masalah yang dilakukan dengan musyawarah

untuk mencapai mufakat dalam suatu forum – forum rapat dibentuk secara formal

maupun non formal yang menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga

menghadirkan solusi yang baik bagi semua peserta rapat.

Rapat Konstruksi dan Rapat Koordinasi proyek adalah wadah media komunikasi dan

koordinasi antar anggota tim manajemen yang terdiri dari Pemilik proyek, Konsultan

pengawas atau Konsultan Manajemen Konstruksi, serta Kontraktor atau Pihak pihak

lain yang berkepentingan dengan materi rapat tersebut dalam rangka penyelesaian

pelaksanaan proyek.

Dalam rangka pengendalian pelaksanaan pekerjaan untuk memastikan bahwa

pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan sesuai dengan yang telah diterapkan

dalam dokumen kontrak maka perlu diadakan rapat persiapan pelaksanaan ( Pre

Construction Meeting ) untuk menghasilkan kesepakatan beberapa materi yang dapat

menimbulkan masalah dalam pelaksanaan pekerjaan.

2.2 Jenis - Jenis Rapat

Orang – orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi

formal maupun tidak formal. Dalam setiap rapat kegiatan rapat tertentu mempunyai

tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda. Berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada

pada pelaksanaan proyek Konstruksi skala besar.



Adapun Ciri – ciri dan rapat konstruksi dan rapat koordinasi :

2.2.1 Rapat Konstruksi

o Biasanya dilakukan disekali setiap bulan

o Biasanya dilakukan di kantor pemilik proyek atau di kantor proyek

o Rapat bersifat formal

o Undangan resmi diberikan

o Agenda rapat ditentukan

o Peserta rapat membawa data dan alternatif usulan penyelesaian masalah

proyek, rencana kerja berikutnya, dan sebagainya

o Keputusan merupakan kesepakatan bersama dari partisipan rapat dan

dituangkan dalam berita acara rapat

o Rapat dipimpin oleh pemilik proyek (pimpinan proyek/manajer

proyek/manajer konstruksi)

2.2.2 Rapat Koordinasi

Biasanya dilaksanakan sekali setiap minggu

Biasanya dilaksanakan di kantor proyek

Rutin, tanpa undangan, cukup pemberitahuan langsung

Agenda rapat yang dibahas sekitar rencana kerja, kesiapan sumber daya,

kemajuan pekerjaan, dan hal-hal yang berhubungan dengan kelancaran

operasional pelaksanaan proyek

Biasanya dilakukan dengan suasana informal

Peserta rapat membawa data dan materi usulan

Melaksanakan koordinasi yang perlu untuk mendapatkan penyelesaian

bersama

Rapat dipimpin oleh koordinator pelaksana lapangan

Bekerja di proyek konstruksi tidak akan pernah lepas dari masalah karena kegiatan

membangun itu sendiri merupakan suatu kegiatan memecahkan persoaalan pada suatu

tempat dengan mendirikan bangunan agar bisa menjadi solusi untuk fasilitas aktifitas

yang tidak bisa dilakukan sebelumnya. bermacam masalah tersebut membutuhkan



upaya pemecahan dan penyatuan visi antar organisasi pekerja proyek sehingga dapat

mencapai tujuan bersama yaitu membangun sebuah bangunan seperti apa yang

diharapkan sebelumnya, hal ini membutuhkan suatu pertemuan khusus untuk

membahasnya yang dinamakan rapat koordianasi proyek. terdapat bermacam tipe

rapat dapat dikelompokan menurut pembahasan dan apa yang terlibat di dalamnya.

berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada pada pelaksanaan proyek konstruksi skala

besar seperti gedung bertingkat tinggi atau pembangunan jalan raya

Terdapat bermacam tipe proyek rapat dikelompokan menurut pembahasan dan apa

yang terlibat didalamnya yaitu :

2.2.3 Rapat Teknik

Koordinasi beberapa staf proyek bagian teknik seperti Quality qontrol,

Quantity surveyor, drafter, logistik dan bagian lainya yang dipimpin oleh

manajer teknik untuk membahas hal-hal yang berkaitan dengan pekerjaan

teknik seperti rencana daftar pekerjaan atau material yang harus diadakan

lebih awal, rencana pembuatan shop drawing, pembuatan dokumen kontrak

dll.

2.2.4 Rapat Pelaksanaan Lapangan

Dipimpin oleh manajer lapangan untuk membahas rencana kerja ke depan dan

berbagai permasalahan seputar pelaksanaan dilapangan seperti usulan dari

pelaksana atau mandor untuk merapikan item pekerjaan tertentu agar bisa

melakukan langkah selanjutnya, membahas check list pekerjaan jelek

dilapangan agar bisa segera diperbaiki. rapat ini dapat dilakukan sehari sekali

atau seminggu sekali.



2.2.5 Rapat Kontraktor dan Manajemen Konstruksi

Pertemuan kontraktok dan konsultan pengawas hampir dilakukan setiap hari

misalnya untuk proses pengajuan izin kerja item pekerjaan tertentu, pengajuan

gambar shop drawing sebagai pedoman pelaksanaan, aproval material,

perhitungan volume bangunan bersama, penyampaian memo lapangan atau

site instruction dari management konstruksi kepada kontraktor.

2.2.6 Rapat Kontraktor dan Perencana

Membahas permasalahan teknis seputar perencanaan seperti pengajuan

material yang akan digunakan oleh kontraktor, usulan perubahan desain dari

kontraktor setelah melakukan value engineering, membahas adanya perbedaan

kondisi lapangan dengan gambar perencanaan sebelumnya sehingga

memerlukan desain ulang, dan bermacam tema bahasan lainya yang

diharapkan dapat memperlancar aktifitas jalanya pelaksanaan pembangunan

proyek konstruksi.

2.2.7 Rapat Besar ( Pemilik Proyek + Perencana + Kontraktor + Konsultan

Pengawas )

Semua pimpinan lembaga yang terlibat dalam pelaksanaan proyek bertemu

dalam waktu seminggu atau sebulan sekali untuk membahas hal-hal seputar

pelaksanaan, seperti penyampaian keinginan pemilik proyek agar dapat

diaplikasikan oleh kontraktor, penyampaian beberapa teguran konsultan

pengawas kepada kontraktor agar jalanya pekerjaan tetap berpedoman pada

kontrak awal, pembahasan kontrak kerja selanjutnya dan lain-lain.

Selain itu bisa diadakan rapat koordinasi proyek lainya apabila dalam keadaan

darurat atau sedang membahas rencana tertentu seperti perencanaan rekreasi

bersama karena proyek sudah dapat selesai dengan baik



2.3 Personil Rapat dan Sumber – Sumber Rapat

2.3.1 Personil Rapat

Sering sukses atau kegagalan dari suatu presentasi atau pertemuan negosiasi

ditentukan sebelum rapat dimulai. Pemilihan mereka yang hadir menjadi

penting bagi tercapainya tujuan pertemuan

Orang dan pihak yang mewakili pertemuan akan tergantung pada tujuan

pertemuan dan organisasi yang diwakilinya. Bagaimanapun, yang hadir adalah

orang penting agar efektivitas pertemuan maksimum, peserta rapat dibatasi

hanya orang penting itu

Dalam kasus perselisihan atau klaim, jika salah satu pihak membawa

pengacara pada pertemuan, maka pertemuan harus ditunda agar

memungkinkan pengacara pihak lain datang juga. jangan melakukan

pertemuan dengan hanya seorang pengacara yang hadir tanpa pengacara pihak

lain.

Peserta rapat pada rapat berkala ( Rapat Koordinasi ) , rapat berkala disini

adalah rapat antara pelaksana implementasi fisik, misalnya kontraktor utama

dan pemilik proyek ( Owner ) , dan rapat dengan pihak pemilik Pimpinan

peserta dan kedua pihak harus memiliki wewenang untuk memutuskan

sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek. Dalam rapat berkala

tim yang hadir terdiri dari :

o Pimpro Sebagai Pimpinannya

o Manager konstruksi atau Manager Lapangan

o Manager Teknik dan Engineering

o Kepala dan Staff Pengendalian jadwal dan biaya

o Manager Pengadaan dan,

o Para Spesialis dan Kepala Inspektor mutu



Disamping untuk tujuan pemakaian sendiri, pihak pemilik juga menginginkan

adanya laporan dan rapat berkala. Oleh karena itu laporan harus dibuat dengan

memperlibatkan sepenuhnya syarat – syarat yang ada didalam kontrak EPK.

2.3.2 Sumber – Sumber Rapat

Pertemuan dokumentasi dapat dilakukan melalui penggunaan PC komputer

yang menjalankan suatu program perangkat lunak manajemen konstruksi

terutama dirancang aplikasi owner-engineer. Kebanyakan program diarahkan

pada pemborong dan sedikit bagi A/E. dengan program itu, pemakai dapat

menggambarkan berbagai perkiraan hasil pertemuan yang serupa seperti

prebid, preconstruction, rapat proyek mingguan, dan rapat penutupan proyek.

Peralatan yang tersedia untuk suatu pertemuan secara elektronis

mendiskusikan topik. kalengkapan pertemuan seperti itu membebaskan

peserta dari batasan waktu atau kehadiran fisik pada ruang rapat, dan

mengambil bagian sesuai dengan waktu yang tersedian. Agenda, diskusi rapat,

pembacaan komentar, dan apapun informasi yang dibuat tersedia untuk semua

peserta yang sesuai dengan tujuan rapat.

2.3.3 Penanganan Rapat

1 Arahan yang diikuti

Tentukan siapa yang mengundang rapat

Temukan alasan untuk rapat

Pahami latarbelakang dari pokok bahasan

Tetapkan posisi anda dalam pokok bahasan

Tentukan sasaran anda atau tujuan sebelum rapat

2 Pentingnya gambaran anda

Penampilan perlu dipertimbangkan pada pertemuan dan sesi negosiasi. Lebih baik

berpakaian dengan rapih dan sesuai dengan situasi dan kondisi dimana rapat



diadakan, dan menjaga penampilan sesuai dengan otoritasnya. Dalam pertemuan,

berkata kepada pihak lain dengan cara objektif yakin dan tidak pernah memberi

kesan memohon atau berkenaan untuk mendapat dukungan lawan

3 Keuntungan tempat duduk

Posisi tempat duduk jarang dipertimbangkan berpengaruh dengan hasil rapat,

namun keuntungan psikologi dapat dirasakan, kecuali jika tempat duduk sudah

ditetapkan terlebih dulu, keuntungan yang perlu dipertimbangkan adalah jika

memposisikan diri anda secara hati-hati di meja rapat

Banyak orang mencoba untuk menempatkan diiri secara rendah hati dengan

duduk dalam rapat pada tempat yang tidak strategis, pendekatan ini merupakan

perlawanan pasif dan merugikan dan sekaligus memperkecil efektivitas dalam

pertemuan. Duduk dimeja pertemuan dapat juga menimbulkan pengaruh psikologi

yang sangat menentukan pada saat negosiasi. Beberapa cara yang ditawarkan jika

duduk dimeja rapat:

Duduk berlawanan di ujung meja rapat, atau di samping dekat dengan

pemimpin rapat.

Bagaimanapun, pemimpin rapat adalah tempat orang sering berkonsultasi

dengannya, orang hampiri dia dan duduk disampingnya.

4 Menentukan motivasi lawan

Bagian penting agar sukses pada suatu pertemuan adalah didasarkan pada

kemampuan untuk dengan tepat menilai motivasi lawan di pertemuan.

Pengarahan lawan ke arah objektif yang mereka inginkan dapat menawarkan

kunci rahasia seperti reaksi mereka pada berbagai hal yang dibawa atau

direncanakan mereka untuk pengambilan keputusan



5 Teknik dan metode

Yang pertama sebelum memulai pertemuan untuk keuntungan tim dan

pendekatan yang positif lakukan relaksasi/tidur sebentar.

Gagasan perlu diperkenalkan dan disampaikan dengan rapi dan sistematis.

Tidak cukup menyajikan fakta; mereka harus mengikuti suatu latihan teratur ke

arah pelaksanaan pertemuan yang lebih baik.

Sering dalam pertemuan-pertemuan presentasi di mana A/E sedang mencoba

menyajikan suatu usulan untuk suatu proyek pada pemilik masing-masing

anggota tim akan menjawab secara individu pada setiap kesempatan yang ada.

Jenis pertemuan perlu disiapkan secara hati-hati sebelum waktu yang ditetapkan,

mengkoordinir aktivitas dari orang-orang yang dilibatkan, dan perlu berlatih

presentasi sama halnya suatu produksi teater seni.

2.4 Definisi Negoisasi

Negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi

formal. Negosiasi merupakan suauntuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda

dan bertentangan. Menuruttu proses saat dua pihak mencapai perjanjian yang dapat

memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan elemen-elemen

kerjasama dmunikasi, kerjasama atau memengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.

2.5 Proses Negosiasi

Pihak pertama menyampaikan maksud dengan kalimat santun, jelas, dan terinci.

Pihak mitra bicara menyanggah mitra bicara dengan santun dan tetap menghargai

maksud pihak pertama.

Pemilik program mengemukakan argumentasi dengan kalimat santun dan

meyakinkan mitra bicara disertai dengan alasan yang logis.



terjadi pembahasan dan keseapkatan terlaksananya program/ maksud negosiasi.

2.6 Keterampilan – Keterampilan Dasar

Ketajaman pikiran / kelihaian

Sabasentrasi

Kemampuan berartikulasi

Memiliki selera humor

2.7 Metode Negosiasi

Metode negosiasi ada beberapa negosiasi menggunakan metode strategi kuat, strategi

lunak,

strategi tidak kuat dan tidak lunak :

2.7.1 Negosiator yang Lunak

Negosiator yang lunak menghindari konflik pribadi sehingga dengan mudah ia

memberikan konsesi – konsesi agar dicapai kesepakatan. Ia menginginkan

pengatasan masalahnya dengan cara damai yang pada akhirnya ia merasakan

kepahitan karena telah dieksploitir oleh pihak lawan.

2.7.2 Negosiator yang Keras

Negosiator yang keras melihat setiap situasi adu kemauan, dimana akan lebih

mendapat keuntungan. Ia menginginka kemenangan, namun sering kali ia

menghadapi respon yang sama kerasnya dari pihak lawan. Hal ini akan sangat

melelahkan dan dapat menguras sumber – sumber yang dimiliki. Srategi

standar yang ketiga berada antara kedua pilihan itu, tetapi setiap cara itu

mengandung upaya jual – beli antara mendapatkan apa yang diinginkan

dengan hidup rukun dengan orang – orang lainnya.



2.7.3 Negosiator yang Todak Keras

Negosiator yang tidak keras tetapi tidak pula lunak. Metode yang

dikembangkan Proyek Negosiasi Harvard ini menentukan permasalahan

berdasar urutan kepentingannya dan bukan proses tawar – menawar yang

difokuskan pada apa yang dikemukakan ole pihak lawan untuk bisa diterima

atau tidak diterima pihak lainnya. Cara ini mengarah pada upaya bilamana

mungkin semua pihak yang terlibat bisa mendapatkan keuntungan. Jika arah

kesepakatan bertentangan dengan kepentingan Anda, Anda dapat memaksakan

agar kesepakatan itu hendaklah berdasar pada standar yang adil yang terbebas

dari keinginan berbagai pihak yang terlibat.

2.8 Definisi Laporan Proyek

Laporan merupakan bagian dari upaya memantau dan mengendalikan secara terus-

menerus dan berkesinambungan atas berbagai aspek penyelenggaraan proyek, berupa

harian, mingguan, bulanan, kwartal dan tahunan. Suatu laporan haruslah bersifat

relatif singkat, mengandung fakta yang relevan, waktu yang tepat, mengetengahkan

masalah yang faktual, tidak mengurangi kredibilitas dan bobot.

2.9 Persyaratan Laporan Proyek

Mudah dimengerti dan dipahami

Adanya hubungan dengan organisasi dalam proyek

Efektif, fleksibel dan ekonomis

Memberikan keterangan yang aktual dan nyata

2.10 Pengelompokan Data File

2.10.1 Tentang Tenaga Kerja

Pegawai baru

Formulir kehadiran pekerja/ waktu kerja

Catatan dari batas akhir kontrak kerja pekerja

Surat-surat peringatan kepada pekerja

Surat-surat pemutusan hubungan kerja



Daftar alokasi tenaga kerja

Laporan kecelakaan

Surat-surat permohonan cuti pegawai

2.10.2 Tentang Instalasi Lapangan

Surat permohonan untuk instalasi

Surat permohonan untuk transport

Lembar waktu peralatan konstruksi utama milik sendiri

Lembar waktu peralatan konstruksi yang disewa

Catatan pemindahan peralatan

Kerusakan dan cacat dari peralatan

2.10.3 Tentang Material

Pengendalian material

Kemajuan material

Penaksiran material di lapangan

Pemindahan material

Pengembalian material ke supplier

2.10.4 Tentang Aspek Kontrak

Ketetapan dari instruksi lapangan

Catatan kerja extra sub kontraktor

Lembar kerja harian

2.10.5 Tentang Proses Produksi

Laporan produksi mingguan

Catatan harian lapangan

Senggang waktu produksi kritis



2.11 Isi Laporan Proyek

Ringkasan kemajuan proyek dan permasalahannya

Rencana kegiatan kedepannya

Kemungkinan masalah yang akan muncul, serta penyelesaiannya

Hal-hal yang perlu diperbaiki

Perubahan-perubahan jadwal/biaya yang mungkin terjadi

Tujuan utama dari evaluasi laporan adalah untuk menentukan atau meramalkan

penyimpangan-penyimpangan yang terjadi, terutama hal yang dapat merugikan

pelaksanaan. Laporan berkala merupakan bentuk pemantauan dan pengendalian yang

efektif pada tahap implementasi proyek.Pertama-tama dilakukan secara internal

organisasi kontraktor, kemudian dengan pihakp emilik. Pada laporan bulanan dibahas

aspek yang menyeluruh mengenai status kemajuan implementasi dan kendala yang

dihadapi. Yang dapat berisikan kegiatan-kegiatan konstruksi, pengadaan, penggunaan

anggaran, perbandingan antara rencana dan kenyataan, kinerja penggunaan biaya dan

proyeksi keperluan dana sampai akhir proyek.

Selain laporan bulanan, terdapat laporan berkala tengah tahun, yang bertujuan

mengadakan koordinasi antara para peserta proyek, terutama mengenai jadwal

penyelesaian tugas masing-masing. Supaya suatu laporan mudah ditangkap dan

dipahami, maka penyajian laporan-laporan dapat dilengkapi dengan grafik yang berkaitan

dengan parameter-parameter yang penting dari permasalahan yang dibahas.Grafik yang

dapat dipergunakan adalah grafik kecendrungan, bagan balok dan lingkaran distribusi.

2.12 Proses Penanganan Klaim

2.12.1 Pengertian

Untuk dapat menangani klaim dengan baik kiranya perlu ditempuh suatu proses yang

tepat beserta cara2nya mulai dari personal yang terlibat, evaluasi analisis, dilanjutkan

dengan perintah perubahan sampai kepada penyelesaian klaim dan contoh2 klaim.



2.12.2 Administrasi Kontrak

Dalam menangani klaim, Administrasi kontrak memegang peranan penting,

bahkan dapat dikatakan berhasil tidaknya penyelesaian suatu klaim sangat

tergantung dari kerapian dan kecermatan memelihara & mengolah

Administrasi Kontrak sejak saat kontrak ditandatangani.

Kelalaian, kecerobohan serta kurang terpeliharanya arsip dan data kontak

lainnya termasuk surat menyurat antara Pengguna Jasa &PJ akan sangat

melemahkan perjuangan dalam penanganan masalah klaim. Sebagai

kesimpulan dapat dikatakan bahwa sasaran pertama dari pengelolaan kontrak

adalah menghilangkan atau setidaknya mengurangi kemungkinan terjadinya

suatu klaim.

2.12.3 Manajer Kontrak / Administrator Kontrak

Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator

Kontrak biasanya bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul

sampai pada penyelesaiannya.

Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa / PJ, jika suatu klaim terjadi,

Manajer Kontrak/ Administrator Kontrak melakukan hal sbb:

1. Meyakini hal tersebut secara manajerial benar

2. Menganalisa klaim dg teliti

3. Mencatat & mengarsipkan dengan cermat

4. Menyelesaikan sesegera mungkin

Semua diskusi, surat menyurat, dokumen2 pendukung, dsb yg berhubungan

dengan klaim harus diperoleh & dihimpun untuk evaluasi apakah klaim

tersebut dapat diterima / tdk.



2.12.4 Evaluasi

Manajer kontrak/ Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha

penelitian secara mendetail termasuk didalamnya :

1. Mewawancarai orang2 yg bersangkutan dari pihak pengguna jasa

2. Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan2 yg mungkin

diperlukan untuk menganalisis klaim

2.12.5 Cara Mengevaluasi Claim dan Counter – Claim

Dalam usaha melakuakn penanganan atas claim dan counter-claim atau

biasa disebut juga konpensi dan rekonpensi perlu sekali dilakuakn beberapa

tahapan yi:

Investigasi pendahuluan

Informasi mengenai adanya sarana pertemuan dan organisasi

Informasi mengenai susunan organisasi yang terlibat

Usaha mendapatkan informasi mengenai dampak yg ditimbulkan

Mendapatkan gambaran mengenai kerugian2 yg ditimbulkan

Tidak selalu bahwa bagian2 tersebut diatas terpisah dengan jelas sebab ada

kalanya terjadi percampuran sebab akibat baik yg sengaja maupun tdk

sengaja ditimbulkan o/ pihak2 yg bersengketa.

Dg adanya kenyataan demikian, langkah pertama yg sangat perlu diadakan

adalah investigasi pendahuluan untuk mendapatkan data &

konklusipendahuluan yg dapat mengarah kepada langkah proses

penyelesaian. Tujuan utama dari investigasi pendahuluan ini adalah;

Untuk mengenal proyek yang terkait, baik karakteristeknya maupun

jalinannya



Mencoba melakukan identifikasi dimana daerah2 yg bisa menimbulkan

permasalahan

Mencoba memahami keinginan2 & kepentingan2 dari pihak yg

bersengketa

Membentuk suatu program yg dapat mengantar kepada usaha penanganan

klaim dg acara yg sistematis & efisien

Untuk menyingkap tabir dispute perlu cukup praktis sesuai dengan

problemanya. Ada 2 cara yg umum dilakukan ,yi

1. sifatnya mengajukan serangkaian pertanyaan yg kemudian dilanjutkan

dengan jawaban & pertanyaan susulan

2. sifatnya mengajukan pertanyaan terbatas & disusul dengan perkiraan

gambaran arbiter atas sengketa yg diberikan kepada para pihak u/ dapat

disangkal atau dikoreksi seperlunya.

2.12.6 Bahan Evaluasi

Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen2 yang

mencakup hal2 sbb :

1. Dokumen kontrak

2. Perubahan2 pekerjaan

3. Ringkasan pekerjaan tambah / kurang yg telah di se7i

4. Risalah rapat

5. Korespondensi dengan penyedia jasa

6. Jadwal pelaksanaan

7. Foto2 dokumentasi proyek

8. Laporan dsb



2.13 Perubahan Lingkup Kerja

Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek.

Kontraktor terutama akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan

lingkup kerja yang tidak teridentifikasi, akan mengakibatkan tambahan biaya

yang tidak diimbangi dengan tambahan income bagi kontraktor. Akibatnya terjadi

budget over run, target margin tidak tercapai atau bahkan proyek akan rugi.

2.13.1 Basic Element of Contact Price

Dalam kontrak lump sum, kontraktor mengajukan penawaran di muka dengan

harga yang fix berdasarkan pada 3 basic elements :

- A specific and well defined scope of work (scope)

- A clearly defined terms and conditions (conditions)

- A fixed schedule of performance (time)

Dengan kondisi ini, perubahan lingkup kerja setelah penandatanganan kontrak

tidak tercover dalam penawaran tender. Selama pelaksanaan proyek, client

dan kontraktor akan mengacu pada 3 basic elements di atas untuk menentukan

ada-tidaknya perubahan. Perselisihan tentang perubahan lingkup kerja

umumnya terjadi pada jenis kontrak lump sum ini.

Kondisinya berbeda dengan kontrak unit rate atau reimbursable, dimana nilai

kontrak tidak fix dan kontraktor akan dibayar berdasar volume pekerjaan yang

diselesaikan. Potensi konfliknya relatif lebih kecil.

2.13.2 Changes / Variations

Changes didefinisikan sebagai perubahan yang masih berada di dalam lingkup

kontrak kerja.

a. Formal changes

Dalam formal changes, client:

- Memberi perintah kepada kontraktor untuk melakukan perubahan

- Menyadari bahwa ada perubahan terhadap original scope of works

- Mengeluarkan change order sebagaimana diatur dalam prosedur kontrak



b. Constructive changes

Dalam constructive changes, client tidak bermaksud untuk membuat

perubahan terhadap lingkup pekerjaan. Tetapi tindakan client, atau karena

client tidak mengambil tindakan, telah mengakibatkan tambahan biaya/waktu

bagi kontraktor.

c. Cardinal changes

Cardinal changes adalah perubahan yang sangat besar, diluar skala kerja yang

diantisipasi oleh kontraktor pada saat tender dan secara fundamental merubah

economics of the bid. Cardinal changes tergolong pelanggaran terhadap

kontrak.

Extra Works

Extra works didefinisikan sebagai tambahan pekerjaan diluar lingkup kontrak.

Karena bukan bagian dari perjanjian kontrak, kontraktor tidak punya

contractual obligation untuk menerima perintah extra works.

Prosedur Pengajuan Change Order

Inisiatif pengajuan change order akan datang dari kedua pihak. Detail

prosedurnya sebagaimana diatur dalam kontrak.

a. Initiated by Client

Perubahan yang datang dari client biasanya berupa modifikasi design,

perubahan spesifikasi, revisi gambar, dst. Urutan prosedur yang umum untuk

proyek kontstruksi:

- Client mengeluarkan variation enquiry/change request yang berisi

penjelasan tentang perubahan yang diperlukan

- Kontraktor menganalisa cost/time impact dari perubahan tersebut, dan

mengajukan change proposal

- Setelah mereview change proposal dari kontraktor, client kan memutuskan

apakah perubahan tersebut dilaksanakan atau tidak



- Jika perubahan dilaksanakan, client akan mengeluarkan change order

sebagai perintah formal

b. Initiated by Contractor

Kontraktor akan memberi notifikasi kepada client bila mereka

mengidentifikasi suatu perubahan terhadap lingkup kerja. Notifikasi dari

kontraktor biasanya meliputi:

- Perintah lapangan dari client yang di luar lingkup kerja kontraktor

- Dalam technical review terhadap material/equipment yang akan

digunakan, client memberi komentar yang berbeda dengan spesifikasi

dalam kontrak

- Abortive works, revisi gambar diterima setelah pekerjaan terlaksana

- Constructive change, dll.

2.13.3 Menghitung Nilai Changes

Dalam kontrak umumnya terhadap lampiran mengenai unit rate pekerjaan,

daywork rate dan rambursable items, yang akan digunakan untuk menghitung

nilai dari suatu perubahan lingkup kerja.

Kontraktor akan menyusun change proposal menggunakan salah satu

kombinasi dari ketiga metode perhitungan diatas. Bila suatu perubahan

lingkup kerja tidak dapat dihitung dengan rate yang ada, karena secara

subsional jenis kegiatannya berbeda, maka nilai perubahan akan ditentukan

berdasar kesepakatan kedua pihak.

a. Unit Rate

Adalah harga satuan yang disepakati untuk pekerjaan tertentu. Detail kegiatan

yang tercakup dalam suatu unit rate dijelaskan dalam preamble dari lampiran

tersebut.

b. Daywork rate

Pekerjaan dimana dengan unit rate pekerjaan tidak bisa digunakan atau

pekerjaan dihitung dengan daywork. Sedangkan biaya konstkonsi pondasi bisa



dihitung menggunakan unit rate. Daywork rate terdiri : manhour rate &

eqipment rate

c. Cost plusfee

Umumnya sistem cost plus fee digunakan bila client membutuhkan tambahan

supply material atau service dari pihak ketiga.

2.13.4 Claim

Baik claim maupun change/material sama-sama merupakan permintaan

kompensasi terhadap biaya dan waktu. Claim didefinisikan urutanan

kompensasi biaya dan waktu, dimana kontraktor – claim tidak sepakat.

Masalah yang berpotensi menjadi claim dalam pekerjaan konstruksi antara

lain :

a. Constructive site conditions

b. Differing site conditions

c. Desain change

d. Gambar kerja yang tidak cukup detail

Time reloded impect

2.13.5 Amandemen Kontrak

Amandemen kontrak harus dibuat apabila terjadi perubahan kontrak.

Perubahan kontrak dapat terjadi apabila :

a. Terjadi perubahan pekerjaan disebabkan oleh sesuatu hal yang dilakukan

oleh para pihak dalam kontrak sehinnga mengubah lingkup pekerjaan

dalam kontrak.

b. Terdapat perubahan jadwal pelaksanaan pekerjaan akibat adanya

perubahan pekerjaan

c. Terdapat perubahan harga kontrak akibat adanya perubahan pekerjaan dan

perubahan pelaksanaan pekerjaan.

d. Disetujui oleh para pihak yang membuat kontrak untuk membuat

amandemen.

Prosedur amandemen kontrak dilakukan sebagai berikut :



a. Pengguna jasa memberikan perintah tertulis kepada penyedia jasa untuk

melaksanakan. Perubahan kontrak, atau kontraktor mengusulkan

perubahan kontrak.

b. Kontrak harus memberikan tanggapan atas perintah perubahan dari

pengguna jasa dan mengusulkan perubahan harga selambat-lambatnya

dalam 7 hari.

c. Atas usulan perubahan harga dilakukan negosiasi & dibuat berita acara

hasil negosiasi.

2.14 Pengertian Masa Garansi dan Waktu Kontrak

2.14.1 Definisi Masa Garansi

Masa garansi adalah suatu masa (jangka waktu) tertentu setelah suatu proyek

selesai dilaksanakan dan diserah terimakan ke user (pengguna) untuk

dioperasikan/digunakan. Dalam masa garansi, tanggung jawab sebagian besar

masih berada dipihak kontraktor.

Tujuan diadakannya masa garansi:

1. Sebagai masa pembelanjaran bagi user untuk mengoperasikan,

memelihara dan menjaga agar peralatan/sistem yang dipasang dalam proyek

tersebut tetap bekerja

2. Masa untuk menyiapkan sumber daya yang akan digunakan untuk

mengoperasikan dan memelihara perlatan/sistem yang terpasang melalui

proyek

3. Masa untuk menyiapkan sistem pengoperasian dan pemeliharaan terhadap

perlatan/sistem yang dipasang melalui proyek

Jangka waktu masa garansi supaya dipilih waktu yang paling optimal. Jangka

waktu yang terlalu singkat, akan menyebabkan proses pembelajaran oleh user

tidak tuntas, yang dapat menyebabkan perlatan/sistem tidak dapat

dioperasikan dengan optimal dan tidak dipelihara dengan baik, sehingga cepat

rusak. Jangka waktu yang terlalu lama juga tidak baik, karena biasanya



kontraktor tidak secara konsisten untuk melakukan kewajibannya dengan

baik.

Umumnya pekerjaan yang dilindungi dalam sebuah kontrak konstruksi

termasuk pernyataan masa garansi biasanya satu atau dua tahun, dalam

beberapa hal, proyek hanya memberikan garansi satu tahun, meskipun tidak

menutupi kemungkinan pekerjaan dilengkapi garansi dalam masa yang lama.

Tanggung jawab penyedia jasa tidak berhenti setelah pemeliharaan habis,

tetapi tetap dibebani tanggung jawab dalam waktu tertentu sesuai dengan

klausul kontrak. Tanggung jawab ini disebut jaminan konstruksi dalam UU

Jasa Konstruksi No 18 tahun 1999 pada Bab VI pasal 25 ayat 2.

Karena beratnya tanggung jawab sesuai ketentuan Undang-undang,

disarankan kepada penyedia jasa untuk berhati-hati dalam proses tender

maupun dalam proses perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.

2.14.2 Definisi Waktu Kontrak

Waktu kontrak kerja konstruksi adalah suatu waktu atau batasan waktu yang

terdapat didalam suatu perjanjian dalam bentuk tertulis yang telah disetujui

oleh para pihak yang terikat.

Dalam menghitung waktu kontrak konstruksi, harus memperhatikan kalender

kerja atau hari kerja yang dipergunakan. Apabila menggunakan hari kerja,

maka perlu menetukan definisi suatu hari kerja. Hal ini harus sudah disepakati

dengan persetujuan induk tenaga kerja untuk area yang dilibatkan dengan

melihat hal yag dipertimbangkan sebagai hari libur dan bukan hari libur.

Berdasarkan sudut pandang rasional, bahwa masa berlaku kontrak akan

dimulai sejak kontrak ditandatangani dan akan selesai jika semua hak dan

kewajiban telah terpenuhi berdasarkan peraturan yang ditetapkan, atau dengan

kata lain bahwa sampai dengan berakhirnya masa jaminan/pemeliharaan

kontrak (Warranty Periode).



2.15 Proses Close Out Project

Hal yang perlu dilakukan untuk menutup suatu proyek adalah memeriksa proyek

itu, owner menerimanya dan kontraktor menerima pembayaran yang akhir.

Disamping itu, juga diserahkan beberapa hal seperti:

Garansi

Jadwal Kunci

As Build Drawing

Jaminan-jaminan

Instruksi dalam pengoperasian peralatan

Suatu daftar terperinci yang dibuat mendekati penyelesaian proyek,

memperlihatkan semua semua materi pekerjaan yang masih memerlukan

penyelesaian atau koreksi sebelum pekerjaan dapat diterima disebut daftar

pemeriksaan.

Dalam hal penutupan proyek, pimpro memiliki tugas yang bersifat teknis maupun

nonteknis dalam penutupan proyek.

2.15.1 Kegiatan Non – Teknis dalam Penutupan Proyek

Tugas yang bersifat nonteknis mencakup masalah yang berkaitan dengan

sikap, persaan dan harapn personil proyek sebagai akibat terselesainya proyek.

Bila tidak ditangani dengan tepat, hal tersebut akan mengendorkan motivasi

pekerja.

2.15.2 Kegiatan Teknis dalam Penutupan Proyek

Selain kegiatan nonteknis, terdapat pula kegiatan teknis yang dihadapi pimpro

dalam rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut:

1. Menyerahkan hasil fisik proyek

Kontraktor menyiapkan dan memberikan fasilitas atau produk kepada

pemilik sesuai kontrak. Sedangkan pemilik menerima dan menyerahkan

kepada organisasi operasi yang ditujuk/dibentuk.



2. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada

organisasi operasi.

3. Menyerahkan laporan penutup proyek, menjelaskan keberhasilan dan

kekurangan kepada pemimpin perusahaan serta bahan masukan untuk

proyek yang akan datang.

4. Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, warranty

dan guaranty, pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan

menutup buku keuangan.

5. Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit.

6. Pimpro dan pimpinan induk perusahaan embuat perencanaan re-assigment

tenaga ahli dan personil tetap.

7. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan.

8. Membersihkan barang-barang sisa proyek.

Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan dan sisa-

sisa keperluan proyek lainnya, yang mungkin dapat dimanfaatkan kembali

untuk operasi atau proyek lainnya. Tetapi bila tidak berguna maka harus

dibersihkan dari lokasi proyek.

9. Implementasi program masa jaminan (Warranty dan Guaranty).

Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup,

maka proyek tidak bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya.

Namun, proyek berkewajiban agar penyerahan masalah ini kepada

organisasi operasi berjalan sebaik-baiknya, dengan memberikan data,

gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tersebut.

10. Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional.

Penyelesaian fisik dan operasional dinyatakan sah jika pemilik telah

mengeluarkan sertifikat yang bersangkutan, dengan melalui serangkaian

uji coba dan evaluasi.



2.15.3 Bagan kegiatan teknis penutupan proyek

Gambar 2.15.3 Teknis Penutupan Proyek

Penutupan Proyek

Engineering dan Konstruksi

Manual operasi dan pemeliharaan

Laporan penutup

Gambar desain

Dokumen proyek

Serah terima hasil proyek

Finansial dan Akuntansi

Audit

receivable

Laporan keuangan

Catatan aset

Pengadaan

Penyelesaian klaim

Penyediaan suku cadang

Warranty dan Guaranty

Operasi dan Personalia

Penilaian prestasi

Penugasan personil

(Re-assign)

Demobilisasi



BAB III

SOLUSI

3.1 Dalam rangka penutupan proyek tersebut rencanakan agenda rapat apa saja yang perlu

dilakukan dan siapa saja yang harus menghadiri pada akhir tahun 2015 ini !



3.2 Sebagai perwakilan proyek hal apa saja yang harus Anda lakukan ? jika terjadi klaim,

dokumen atau laporan apa saja yang bisa membantu Anda untuk menjelaskan kepada

pihak yang mengajukan klaim !

Untuk dapat menangani klaim dengan baik kiranya perlu ditempuh suatu proses yang tepat

beserta cara2nya mulai dari personal yang terlibat, evaluasi analisis, dilanjutkan dengan perintah

perubahan sampai kepada penyelesaian klaim dan contoh2 klaim.

Administrasi Kontrak

Dalam menangani klaim, Administrasi kontrak memegang peranan penting, bahkan dapat

dikatakan berhasil tidaknya penyelesaian suatu klaim sangat tergantung dari kerapian dan

kecermatan memelihara & mengolah Administrasi Kontrak sejak saat kontrak

ditandatangani.

Kelalaian, kecerobohan serta kurang terpeliharanya arsip dan data kontak lainnya

termasuk surat menyurat antara Pengguna Jasa &PJ akan sangat melemahkan perjuangan

dalam penanganan masalah klaim. Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa sasaran

pertama dari pengelolaan kontrak adalah menghilangkan atau setidaknya mengurangi

kemungkinan terjadinya suatu klaim.

Manajer Kontrak / Administrator Kontrak

Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator Kontrak

biasanya bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul sampai pada

penyelesaiannya.

Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa / PJ, jika suatu klaim terjadi, Manajer

Kontrak/ Administrator Kontrak melakukan hal sbb:

5. Meyakini hal tersebut secara manajerial benar

6. Menganalisa klaim dg teliti



7. Mencatat & mengarsipkan dengan cermat

8. Menyelesaikan sesegera mungkin

Semua diskusi, surat menyurat, dokumen2 pendukung, dsb yg berhubungan dengan klaim

harus diperoleh & dihimpun untuk evaluasi apakah klaim tersebut dapat diterima / tdk.

Evaluasi

Manajer kontrak/ Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha penelitian

Secara mendetail termasuk didalamnya :

1. Mewawancarai orang2 yg bersangkutan dari pihak pengguna jasa

2. Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan2 yg mungkin diperlukan untuk

menganalisis klaim

Cara Mengevaluasi Claim dan Counter – Claim

Dalam usaha melakuakn penanganan atas claim dan counter-claim atau biasa disebut

juga konpensi dan rekonpensi perlu sekali dilakuakn beberapa tahapan yi:






Tidak selalu bahwa bagian2 tersebut diatas terpisah dengan jelas sebab ada kalanya

terjadi percampuran sebab akibat baik yg sengaja maupun tdk sengaja ditimbulkan o/

pihak2 yg bersengketa.

Dengan adanya kenyataan demikian, langkah pertama yg sangat perlu diadakan adalah

investigasi pendahuluan untuk mendapatkan data & konklusipendahuluan yg dapat



mengarah kepada langkah proses penyelesaian. Tujuan utama dari investigasi

pendahuluan ini adalah;

Untuk mengenal proyek yang terkait, baik karakteristeknya maupun jalinannya

Mencoba melakukan identifikasi dimana daerah2 yg bisa menimbulkan

permasalahan

Mencoba memahami keinginan2 & kepentingan2 dari pihak yg bersengketa

Membentuk suatu program yg dapat mengantar kepada usaha penanganan klaim

dg acara yg sistematis & efisien

Untuk menyingkap tabir dispute perlu cukup praktis sesuai dengan problemanya.

Ada 2 cara yg umum dilakukan ,yi

1. sifatnya mengajukan serangkaian pertanyaan yg kemudian dilanjutkan dengan

jawaban & pertanyaan susulan

2. sifatnya mengajukan pertanyaan terbatas & disusul dengan perkiraan gambaran

arbiter atas sengketa yg diberikan kepada para pihak u/ dapat disangkal atau

dikoreksi seperlunya.

Bahan Evaluasi

Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen2 yang mencakup hal2

sbb :

1 Dokumen kontrak

2 Perubahan2 pekerjaan

3 Ringkasan pekerjaan tambah / kurang yg telah di se7i

4 Risalah rapat

5 Korespondensi dengan penyedia jasa

6 Jadwal pelaksanaan

7 Foto2 dokumentasi proyek

8 Laporan dsb



3.3 Sebutkan jenis dan tipe perubahan yang mungkin terjadi pada proyek tersebut sehingga

bisa diterima oleh semua pihak !

3.4 Jelaskan secara ringkas hal penting apa yang perlu diperhatikan pada proses close out

proyek tersebut !

Hal yang perlu dilakukan untuk menutup suatu proyek adalah memeriksa proyek itu,

owner menerimanya dan kontraktor menerima pembayaran yang akhir. Disamping itu,

juga diserahkan beberapa hal seperti:

Garansi

Jadwal Kunci

As Build Drawing

Jaminan-jaminan


Suatu daftar terperinci yang dibuat mendekati penyelesaian proyek, memperlihatkan

semua semua materi pekerjaan yang masih memerlukan penyelesaian atau koreksi

sebelum pekerjaan dapat diterima disebut daftar pemeriksaan.


nonteknis dalam penutupan proyek. Tugas yang bersifat nonteknis mencakup masalah

yang berkaitan dengan sikap, persaan dan harapn personil proyek sebagai akibat

terselesainya proyek. Bila tidak ditangani dengan tepat, hal tersebut akan mengendorkan

motivasi pekerja.

Selain kegiatan nonteknis, terdapat pula kegiatan teknis yang dihadapi pimpro dalam

rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut:

1 Menyerahkan hasil fisik proyek



Kontraktor menyiapkan dan memberikan fasilitas atau produk kepada pemilik sesuai

kontrak. Sedangkan pemilik menerima dan menyerahkan kepada organisasi operasi yang

ditujuk/dibentuk.

2. Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi operasi.

3. Menyerahkan laporan penutup proyek, menjelaskan keberhasilan dan kekurangan kepada

pemimpin perusahaan serta bahan masukan untuk proyek yang akan datang

4. Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, warranty dan guaranty,

pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan menutup buku keuangan

5. Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit

6. Pimpro dan pimpinan induk perusahaan embuat perencanaan re-assigment tenaga ahli

dan personil tetap

7. Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan

8. Membersihkan barang-barang sisa proyek.

Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan dan sisa-sisa keperluan

proyek lainnya, yang mungkin dapat dimanfaatkan kembali untuk operasi atau proyek

lainnya. Tetapi bila tidak berguna maka harus dibersihkan dari lokasi proyek

9. Implementasi program masa jaminan (Warranty dan Guaranty).

Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup, maka proyek tidak

bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya. Namun, proyek berkewajiban agar

penyerahan masalah ini kepada organisasi operasi berjalan sebaik-baiknya, dengan

memberikan data, gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tersebut

10. Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional.

Penyelesaian fisik dan operasional dinyatakan sah jika pemilik telah mengeluarkan

sertifikat yang bersangkutan, dengan melalui serangkaian uji coba dan evaluasi



Bagan kegiatan teknis penutupan proyek

Teknis Penutupan Proyek

Penutupan Proyek

Engineering dan Konstruksi

Manual operasi dan pemeliharaan

Laporan penutup

Gambar desain

Dokumen proyek

Serah terima hasil proyek

Finansial dan Akuntansi

Audit

receivable

Laporan keuangan

Catatan aset

Pengadaan

Penyelesaian klaim

Penyediaan suku cadang

Warranty dan Guaranty

Operasi dan Personalia

Penilaian prestasi

Penugasan personil

(Re-assign)

Demobilisasi



BAB IV

KESIMPULAN

Definisi Rapat

Rapat secara umum adalah suatu pertemuan atau suatu pertemuan atau perundingan yang

bertujuan memutuskan suatu masalah yang dilakukan dengan musyawarah untuk mencapai

mufakat dalam suatu forum – forum rapat dibentuk secara formal maupun non formal yang

menghasilkan keputusan yang seadil mungkin sehingga menghadirkan solusi yang baik bagi

semua peserta rapat.

o Jenis – Jenis Rapat

Orang – orang sering menggunakan kata rapat dalam keseharian. Baik ketika situasi

formal maupun tidak formal. Dalam setiap rapat kegiatan rapat tertentu mempunyai tujuan rapat

dan jenis rapat yang berbeda. Berikut ini daftar rapat koordinasi yang ada pada pelaksanaan

proyek Konstruksi skala besar.

Adapun Ciri – ciri dan rapat konstruksi dan rapat koordinasi :

Rapat Konstruksi

o Biasanya dilakukan disekali setiap bulan

o Biasanya dilakukan di kantor pemilik proyek atau di kantor proyek

o Rapat bersifat formal

o Undangan resmi diberikan

o Agenda rapat ditentukan

o Peserta rapat membawa data dan alternatif usulan penyelesaian masalah proyek,

rencana kerja berikutnya, dan sebagainya

o Keputusan merupakan kesepakatan bersama dari partisipan rapat dan dituangkan

dalam berita acara rapat

o Rapat dipimpin oleh pemilik proyek (pimpinan proyek/manajer proyek/manajer

konstruksi)



Rapat Koordinasi

o Biasanya dilaksanakan sekali setiap minggu

o Biasanya dilaksanakan di kantor proyek

o Rutin, tanpa undangan, cukup pemberitahuan langsung

o Agenda rapat yang dibahas sekitar rencana kerja, kesiapan sumber daya,

kemajuan pekerjaan, dan hal-hal yang berhubungan dengan kelancaran

operasional pelaksanaan proyek

o Biasanya dilakukan dengan suasana informal

o Peserta rapat membawa data dan materi usulan

o Melaksanakan koordinasi yang perlu untuk mendapatkan penyelesaian bersama

o Rapat dipimpin oleh koordinator pelaksana lapangan

Personil Rapat

Sering sukses atau kegagalan dari suatu presentasi atau pertemuan negosiasi ditentukan

sebelum rapat dimulai. Pemilihan mereka yang hadir menjadi penting bagi tercapainya tujuan

pertemuan

Orang dan pihak yang mewakili pertemuan akan tergantung pada tujuan pertemuan dan

organisasi yang diwakilinya. Bagaimanapun, yang hadir adalah orang penting agar efektivitas

pertemuan maksimum, peserta rapat dibatasi hanya orang penting itu

Dalam kasus perselisihan atau klaim, jika salah satu pihak membawa pengacara pada

pertemuan, maka pertemuan harus ditunda agar memungkinkan pengacara pihak lain datang

juga. jangan melakukan pertemuan dengan hanya seorang pengacara yang hadir tanpa pengacara

pihak lain.

Peserta rapat pada rapat berkala ( Rapat Koordinasi ) , rapat berkala disini adalah rapat

antara pelaksana implementasi fisik, misalnya kontraktor utama dan pemilik proyek ( Owner ) ,

dan rapat dengan pihak pemilik Pimpinan peserta dan kedua pihak harus memiliki wewenang



untuk memutuskan sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan proyek. Dalam rapat berkala

tim yang hadir terdiri dari :

o Pimpro Sebagai Pimpinannya

o Manager konstruksi atau Manager Lapangan

o Manager Teknik dan Engineering

o Kepala dan Staff Pengendalian jadwal dan biaya

o Manager Pengadaan dan,

o Para Spesialis dan Kepala Inspektor mutu

Disamping untuk tujuan pemakaian sendiri, pihak pemilik juga menginginkan adanya

laporan dan rapat berkala. Oleh karena itu laporan harus dibuat dengan memperlibatkan

sepenuhnya syarat – syarat yang ada didalam kontrak EPK.

Negosiasi

Negosiasi adalah suatu cara untuk mencapai suatu kesepakatan melalui diskusi formal. Negosiasi

merupakan suauntuk saling menyelesaikan tujuan yang berbeda dan bertentangan. Menuruttu proses saat

dua pihak mencapai perjanjian yang dapat memenuhi kepuasan semua pihak yang berkepentingan dengan

elemen-elemen kerjasama dmunikasi, kerjasama atau memengaruhi orang lain dengan tujuan tertentu.

Proses negosiasi

- Pihak pertama menyampaikan maksud dengan kalimat santun, jelas, dan terinci.

- Pihak mitra bicara menyanggah mitra bicara dengan santun dan tetap menghargai maksud pihak

pertama.

- Pemilik program mengemukakan argumentasi dengan kalimat santun dan meyakinkan mitra

bicara disertai dengan alasan yang logis.

- terjadi pembahasan dan keseapkatan terlaksananya program/ maksud negosiasi.



Klaim

Untuk dapat menangani klaim dengan baik kiranya perlu ditempuh suatu proses yang tepat beserta

cara2nya mulai dari personal yang terlibat, evaluasi analisis, dilanjutkan dengan perintah perubahan

sampai kepada penyelesaian klaim dan contoh2 klaim.

Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator Kontrak biasanya

bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul sampai pada penyelesaiannya.

Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa / PJ, jika suatu klaim terjadi, Manajer Kontrak/

Administrator Kontrak melakukan hal sbb:

1 Meyakini hal tersebut secara manajerial benar

2 Menganalisa klaim dg teliti

3 Mencatat & mengarsipkan dengan cermat

4 Menyelesaikan sesegera mungkin

Semua diskusi, surat menyurat, dokumen2 pendukung, dsb yg berhubungan dengan klaim harus

diperoleh & dihimpun untuk evaluasi apakah klaim tersebut dapat diterima / tdk.

Evaluasi

Manajer kontrak/ Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha penelitian secara

mendetail termasuk didalamnya :

1 Mewawancarai orang2 yg bersangkutan dari pihak pengguna jasa

2 Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan2 yg mungkin diperlukan untuk

menganalisis klaim



Cara Mengevaluasi Claim dan Counter – Claim

Dalam usaha melakuakn penanganan atas claim dan counter-claim atau biasa disebut juga

konpensi dan rekonpensi perlu sekali dilakuakn beberapa tahapan yi:






Bahan Evaluasi

Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen2 yang mencakup hal2 sbb :

1 Dokumen kontrak

2 Perubahan2 pekerjaan

3 Ringkasan pekerjaan tambah / kurang yg telah di setujui

4 Risalah rapat

5 Korespondensi dengan penyedia jasa

6 Jadwal pelaksanaan

7 Foto2 dokumentasi proyek

8 Laporan dsb

Perubahan Lingkup Kerja

Perubahan lingkup kerja adalah hal yang umum terjadi dalam suatu proyek. Kontraktor terutama

akan sangat memperhatikan perubahan ini. Perubahan lingkup kerja yang tidak teridentifikasi,

akan mengakibatkan tambahan biaya yang tidak diimbangi dengan tambahan income bagi

kontraktor. Akibatnya terjadi budget over run, target margin tidak tercapai atau bahkan proyek

akan rugi.



Hal Pada Proses Close Out Project

Hal yang perlu dilakukan untuk menutup suatu proyek adalah memeriksa proyek itu,

owner menerimanya dan kontraktor menerima pembayaran yang akhir. Disamping itu, juga

diserahkan beberapa hal seperti:

Garansi

Jadwal Kunci

As Build Drawing

Jaminan-jaminan



nonteknis dalam penutupan proyek. Tugas yang bersifat nonteknis mencakup masalah yang

berkaitan dengan sikap, persaan dan harapn personil proyek sebagai akibat terselesainya proyek.

Bila tidak ditangani dengan tepat, hal tersebut akan mengendorkan motivasi pekerja.

Selain kegiatan nonteknis, terdapat pula kegiatan teknis yang dihadapi pimpro dalam

rangka penutupan proyek adalah sebagai berikut:

1 Menyerahkan hasil fisik proyek

Kontraktor menyiapkan dan memberikan fasilitas atau produk kepada pemilik sesuai

kontrak. Sedangkan pemilik menerima dan menyerahkan kepada organisasi operasi yang

ditujuk/dibentuk

2 Menyelesaikan buku pedoman operasi dan pemeliharaan kepada organisasi operasi

3 Menyerahkan laporan penutup proyek, menjelaskan keberhasilan dan kekurangan kepada

pemimpin perusahaan serta bahan masukan untuk proyek yang akan datang

4 Bagian pengadaan dan keuangan menyelesaikan masalah klaim, warranty dan guaranty,

pembayaran dan tagihan yang masih outstanding dan menutup buku keuangan

5 Membuat catatan aset dan persiapan pemeriksaan audit

6 Pimpro dan pimpinan induk perusahaan embuat perencanaan re-assigment tenaga ahli

dan personil tetap

7 Demobilisasi tenaga kerja dan peralatan



8 Membersihkan barang-barang sisa proyek.

Proyek besar umumnya memiliki material, komponen peralatan dan sisa-sisa keperluan

proyek lainnya, yang mungkin dapat dimanfaatkan kembali untuk operasi atau proyek

lainnya. Tetapi bila tidak berguna maka harus dibersihkan dari lokasi proyek

9 Implementasi program masa jaminan (Warranty dan Guaranty).

Karena masa jaminan berlangsung sampai jauh setelah proyek ditutup, maka proyek tidak

bertanggung jawab lagi mengenai penanganannya. Namun, proyek berkewajiban agar

penyerahan masalah ini kepada organisasi operasi berjalan sebaik-baiknya, dengan

memberikan data, gambar, serta keterangan mengenai perjanjian jaminan tersebut

10 Sertifikat penyelesaian fisik/mekanik dan operasional.

Penyelesaian fisik dan operasional dinyatakan sah jika pemilik telah mengeluarkan

sertifikat yang bersangkutan, dengan melalui serangkaian uji coba dan evaluasi



DAFTAR PUSTAKA

1. http://sipilista.wordpress.com/2009/05/09/proses-penanganan-klaim/

2. http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/123068-R010871-Identifikasi%20faktor-Literatur.pdf

3. http://pustaka.pu.go.id/files/pdf/SETJEN-08-B002212-223906012011101405-

adm_proyek_konstruksi.pdf

4. www.scribd.com

http://sipilista.wordpress.com/2009/05/09/proses-penanganan-klaim/

http://lib.ui.ac.id/file?file=digital/123068-R010871-Identifikasi%20faktor-Literatur.pdf

http://pustaka.pu.go.id/files/pdf/SETJEN-08-B002212-223906012011101405-adm_proyek_konstruksi.pdf

http://pustaka.pu.go.id/files/pdf/SETJEN-08-B002212-223906012011101405-adm_proyek_konstruksi.pdf

http://www.scribd.com/

Pemicu 4 Rapat Dan Negoisasi.pdf

Documents

Transcript of Pemicu 4 Rapat Dan Negoisasi.pdf