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Manual de operación del modulo de activo fij o

MODULO DE ACTIVO FIJOMANUAL DEL USUARI O

Proyecto de gestió nintegrada y Pia n

Maestro de la Cuenc adel RioPilcomay o-1BLIOTE CA

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Manual de operación del modulo de activo fij o

INDICE DE CONTENID O

1 Características generales del modulo 1

2 Reglas de operación 12.1 Como ejecutar la aplicación 12 .2 Como navegar en el menú de la aplicación 12.3 Consideraciones generales 2

3 Lo que hay que hacer al empezar el día

3

4 Mantenimiento de datos básicos 34.1 Clasificador de activos 34.2 Atributos adicionales del activo 34.3 Bienes de uso 44.4 Configuración de parámetros 4

•5 Transacciones 5

5.1 Ajuste monetario mensual 55.2 Depreciación mensual 55.3 Revaluos 55 .4 Bajas 65.5 Acta de entrega de activos 6

6 % Reportes de transacciones 66.1 Extracto de cuenta 6

7 Reportes para análisis 67.1 Estado de depreciación del activo fijo 77.2 Estado de inventario del activo fijo 77.3 Listado de activos por responsable 7

8 Procedimientos para la implementación 7

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1) CARACTERÍSTICAS GENERALES DEL MODULO

El modulo de activo fijo ofrece las siguientes características generales :

• Admite el procesamiento multiusuario en un ambiente de re d

• Organiza los activos agrupándolos en Familias, Subfamilias y Grupos

• Define la ubicación física, departamento funcional y responsable de cada activo fij o

• La datos monetarios de activo son expresados en dos moneda : Bolivianos y Euro s

• Identifica a los activos por fuente de financiació n

2) REGLAS DE OPERACIÓ N

El producto se opera en base al MOUSE presionando el botón izquierdo y en algunos caso sel botón derecho, lea detenidamente las reglas descritas a continuación para no tenerdificultades en la operación de la aplicación .

2 .1.- Como ejecutar la aplicació n

• Haga clic sobre el icono ORIX de su monitor, luego aparecerá una ventana que lepedirá su Código de usuario y Contraseña, luego haga clic en Aceptar . Si los dato singresados son correctos le aparecerá el formulario con el menú principal de l aaplicación, caso contrario le aparecerá un mensaje de error y tendrá que repeti rnuevamente el proceso .

2 .2 .- Como navegar en el menú de la aplicació n

• Al mostrarse el menú principal de la aplicación aparecerán los módulos a los cualesusted tiene acceso .

• Haga clic sobre el modulo para obtener el detalle de los submodulos, haga clicsobre el submodulo para obtener el detalle de los eventos, haga doble clic sobre e levento para ejecutar dicho evento . Para desplazarse en los menú puede usar la steclas de fecha arriba y abajo, también puede usar el mouse para desplazarse con l abarra vertical .

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2.3.- Consideraciones generales

Las siguientes consideraciones son aplicables a todos los eventos que conforman e lmenú de los submodulos .

• Los eventos de introducción de datos, tienen en la parte superior del formulario lo sbotones que indican las funciones que puede realizar .

• Los eventos para generar reporte, tienen dos pestañas, la primera "Criterios deselección" pide los datos para la generación del reporte y la segunda "Opciones d epresentación" permite haciendo clic seleccionar la opción de presentación delreporte, luego debe volver a la pestaña "criterios de selección" . Para activar l apestaña deseada haga clic sobre la pestaña .

• En los formularios donde se introducen datos y en aquellos que no son muyexplícitos, usted puede obtener mayor información de su significado, colocando e lindicador del mouse por unos segundos sobre la casilla .

• Puede minimizar el evento en actual ejecución, para tener acceso al menú principa ly ejecutar otro evento, luego puede maximizar el evento minimizado . Los evento sminimizados aparecen en la barra de inicio en modo de iconos, puede colocar e lcursor sobre el icono para obtener la descripción del evento .

• Haga clic sobre el botón Buscar para obtener los registros que quiere modificar ,eliminar o verlos . Después de ingresar los criterios de selección y hacer clic en e lbotón Buscar del formulario activo, el programa retornará al formulario anteriormostrando en la rejilla las filas encontradas .

• Para Registrar haga clic en el botón Registrar y luego le aparecerá el formulariodonde ingresará los datos requeridos .

Para Modificar datos haga clic en la rejilla sobre la fila que quiere modificar los dato sy luego haga clic en el botón modificar, luego le aparecerá el formulario sobre el cualhará los cambios de datos .

Para Eliminar registros haga clic en la rejilla sobre la fila que quiere eliminar y lueg oclic en el botón eliminar, luego le aparecerá el formulario con los datos del registro qu equiere eliminar .

Cuando esté en el formulario Registrar, Modificar o Eliminar haga clic sobre el botó nAceptar para ejecutar la transacción o clic sobre el botón Cancelar para no ejecutar latransacción .

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3) LO QUE HAY QUE HACER AL EMPEZAR EL DIA

Al empezar el día el usuario debe crear la fecha actual con el tipo de cambio del dólar par ala compra y para la venta, caso contrario el sistema no le permitirá ejecutar ningún evento ,la ruta a seguir es la siguiente :

• Modulos : Administrador de sistem a• Submodulos : Inicio de dí a• Eventos : Inicialización fecha de operacione s

Se debe registrar las fechas con su respectivo tipos de cambio, a partir de la fecha qu edecida empezar a registrar los hechos contables de su empresa, caso contrario el sistema sno le permite registrar asientos contables si no tiene creada la fecha a que corresponde e lhecho contable .

4) MANTENIMIENTO DE DATOS BASICO S

Los datos básicos son esenciales para la implementación y puesta en marcha del modulo d eactivo fijo, a continuación se describen cada uno de los eventos que forman parte de est eproceso .

4 .1 .- Clasificador de activos : La ruta es la siguiente :

• Módulos :Activo fij o• Submodulos : Mantenimiento de datos básico s• Eventos : Clasificador de activos

Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar las Familias ,Subfamilias y Grupos de activos .

Haga doble clic en el icono Clasificador de : Luego le aparecerán tres opciones, hagadoble clic sobre una de las opciones y le aparecerá la rejilla con los datos existentes ,haga clic sobre una de las filas si quiere Modificar o Eliminar, si quiere ingresar u nnuevo registro haga clic en Registrar.

Cuando registre Familias debe proporcionar el la vida útil expresada en meses par adicha familia, este data es transferido a cada activo fijo para efectos de calculo d edepreciación .

4 .2 .- Atributos adicionales del activo : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Mantenimiento de datos básico s• Eventos : Atributos adicionales del activo

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Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar atributos qu edefinen características especiales para los activos fijos . Los atributos creado sincrementan la cantidad de celdas a llenar cuando se está registrando un activo fijo .

4 .3.- Bienes de uso : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Mantenimiento de datos básico s• Eventos : Bienes de uso

Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar los activos fijos qu eha adquirido la empresa .

El formulario de registro presenta tres pestañas : Datos básicos del activo, Importe sacumulados y Datos complementarios .

En la pestaña de Datos básicos del activo, usted tiene que definir el origen del registro ,estos son: Carga inicial o Compra.

•Cuando elige Carga inicial se habilita la pestaña Importes acumulados, para ingresarlos importes acumulados de los conceptos requeridos en el formulario .

En la pestaña de Datos complementarios la casilla Documento de compra debe serllenada con el Nro. De documento que respalda la compra, es posible que vario sactivos estén vinculados a un mismo documento de compra .

En la pestaña de Datos básicos del activo debe especificarse con cuidado la fecha d einicio de depreciación del activo, ya que puede ser que se compre el activo y aun no s elo utilice .

4 .4 .- Configuración de parámetros : La ruta es la siguiente :

• Módulos: Activo fij o• Submodulos : Mantenimiento de datos básico s• Eventos: Configuración de parámetros

Mediante este evento usted puede Registrar, Modificar y Eliminar los parámetros qu econfiguran los atributos del módulo y que son requeridos por los programas en lo sformularios de introducción de datos .

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5) TRANSACCIONE S

Este grupo de evento interactúa con los datos básicos y genera datos clave a la base dedatos, utilizados para la integración con el modulo de contabilidad general .

5 .1 .- Ajuste monetario mensual : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Transacciones• Eventos: Ajuste monetario mensual

Mediante este evento usted puede Registrar y Eliminar el ajuste monetario mensual paratodos los activos fijos registrados que están sujeto a depreciación . La fecha que pide e lprograma debe corresponder a 1 ultimo día del mes a la que corresponde el ajuste .

Este evento se lo debe ejecutar antes de realizar el proceso de depreciación mensual .

El evento realiza el asiento contable automático por el ajuste monetario imputado po rcentro de costo .

•

5.2.- Depreciación mensual : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Transaccione s• Eventos : Depreciación mensual

Mediante este evento usted puede Registrar y Eliminar la depreciación mensual d etodos los activos fijos . La fecha que pide el programa debe corresponder al ultimo dí adel mes a la que corresponde la depreciación

El evento realiza el asiento contable automático por la depreciación imputada por centr ode costo .

5 .3 .- Revaluos : La ruta es la siguiente :

• Módulos: Activo fij o• Submodulos : Transaccione s• Eventos : Revaluo s

Mediante este evento usted puede Registrar y Anular las transacciones de revaluo saplicadas a los activos fijos .

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El programa realiza el asiento contable en el modulo de contabilidad general imputand oel importe del incremento por revalorización .

5.4.- Bajas : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Transacciones• Eventos : Bajas

Mediante este evento usted puede Registrar y Anular las transacciones por baja d eactivos

El programa realiza el asiento contable en el modulo de contabilidad general imputandolos importe correspondiente .

5 .5 .- Acta de entrega de activos : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Transacciones• Eventos: Acta de entrega de activos

Mediante este evento usted puede Registrar y Modificar transacciones de entrega d eactivos fijos .

El programa requiere los datos de origen y destino conformados por la Ubicación, Dpto .funcional y Responsable del activo .

6) REPORTES DE TRANSACCIONES

Los reportes que emite el modulo son los siguientes .

6 .1 .- Extracto de cuenta : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Reportes transaccione s• Eventos : Extracto de cuent a

El programa genera cronológicamente las transacciones monetarias aplicadas a cad aactivo fijo, para un rango de fecha .

7) REPORTES PARA ANÁLISIS

Los reportes que emite el modulo son los siguientes .

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7.1 .- Estado de depreciación del activo fijo : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Reportes para análisi s• Eventos : Estado de depreciación del activo fij o

Este reporte expresa a la ultima fecha de cada mes el estado de la depreciación de todo slos activos fijos que han sido sujeto de ajuste monetario y depreciación . El reporte notoma en cuenta aquellos activos que han sido registrados posterior a la fecha d edepreciación o cuya fecha no esta comprendida en el mes correspondiente .

7 .2 .- Estado de inventario del activo fijo : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Reportes para análisi s• Eventos : Estado de depreciación del activo fij o

Este reporte expresa a la fecha de emisión del reporte el estado valorado de todos lo sactivos fijos registrados en el modulo .

7 .3 .- Listado de activos por responsable : La ruta es la siguiente :

• Módulos : Activo fij o• Submodulos : Reportes para análisi s• Eventos : Listado de activos por responsabl e

Este reporte expresa a la fecha de emisión los bienes de uso que tiene 1 cada responsabl eque recibió el bien mediante el acta de entrega .

8) PROCEDIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACIO N

A continuación se describe la secuencia en que deben ser ejecutados los evento sdescritos en capítulos anteriores en la fase de implementación . Se entiende que laimplementación se la efectúa una sola vez al inicio de la explotación del modulo .

1.- Ejecutar el inciso 4 . 12.- Ejecutar el inciso 4 . 23.- Ejecutar el inciso 4 . 34.- Ejecutar el inciso 4 .410 .- Ejecutar el inciso 5 . 112 .- Ejecutar el inciso 5 .2

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Cualquiera de los eventos contenidos en el presente manual pueden ser ejecutados e ncualquier orden durante de la explotación del sistema, si el programa que ejecut arequiere de una información previa que debe ser ingresada en otro evento le emitirá u nmensaje de advertencia .

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