Organizata Efektive e Punëdhënësve Një seri e udhëzuesve

Organizata Efektive e Punëdhënësve

Si të hartohen dhe zbatohen strategjitë, teknikat dhe mjetet e komunikimit në mënyrë më efikase

Byroja për aktivitete të punëdhënësve Qendra ndërkombëtare për trajnim e ILO-së Viale Maestri del Lavoro, 101-10127 TurinItaliFaks: +39 011 693 6683E-mail: [email protected]:/jlempnet.itcilo.org

A series of “hand-on” guides to building and managing effective employers’ organizations

Komunikimi Bindës Le të dëgjohet zëri i biznesit

ACT/EMP 58

Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve Zyra Ndërkombëtare e Punës CH-1211 Gjenevë 22 Zvicër Fax: (41 22) 799 8948E-mail: [email protected]

Le të dëgjohet zëri i biznesit


Një seri e udhëzuesve “praktik” për ndërtimin dhe menaxhimin e organizatave efektive të punëdhënësve


Komunikimi bindës

E drejta e autorësisë © Qendra Ndërkombëtare e Trajnimit e Organizatës Ndërkombëtare të Punës 2015Publikuar për herë të parë më 2010

Publikimet e Zyrës Ndërkombëtare të Punës gëzojnë të drejtën e autorësisë sipas Protokollit 2 të Konventës Universale mbi të drejtën e autorësisë. Megjithatë, mund të riprodhohen fragmente të shkurtra nga to pa ndonjë autorizim, me kusht që të tregohet burimi. Për te drejtat e riprodhimit dhe përkthimit, duhet te aplikohet pranë Byrosë për Publikime (Të drejtat dhe Le-jet), Zyra Ndërkombëtare e Punës, CH-1211 Gjenevë 22, Zvicër, ose nëpërmjet e-mailit: [email protected]. Zyra Ndërkombëtare e Punës mirëpret aplikime të tilla.

Bibliotekat, institucionet dhe përdoruesit tjerë të regjistruar në organizatën për të drejtat e riprodhimit mund të bëjnë kopje në përputhje me licencën që u është lëshuar atyre për këtë qëllim. Vizitoni www.ifrro.org për organizatën e të drejtave të riprodhimit në vendin tuaj.

ILOOrganizata Efektive e Punëdhënësve Një seri e udhëzuesve “praktik” mbi ngritjen dhe menaxhimin e organizatave efektive të punëdhënësve : Komunikimi Bindës Le te dëgjohet zëri i biznesit Si te hartohen dhe zbatohen strategjite, teknikat dhe mjetet e komunikimit në mënyre më efikase / International Labour Organization; ILO DWT and Country Office for Central and Eastern Europe. - Budapest: ILO, 2015 ISBN: 9789228305357 International Labour Organization; ILO DWT and Country Office for Central and Eastern Europe. management development / employers organization / developed countries / developing countries / corporate planning / workplace communication / Internet / mass media / employment interview / communication skills / management strategy / checklist 12.04.2

Katalogimi i të dhënave të publikuara të ILO-së

Përcaktimet e përdorura në publikimet e ILO, të cilat janë në përputhje me praktikat e Kombeve të Bashkuara dhe prezantimi i materialit aty, nuk nënkupton shprehjen e çfarëdo opinioni nga ana e Zyrës Ndërkombëtare të Punës në lidhje me statusin ligjor të ndonjë vendi, zone, territori apo të autoriteteve të tyre, apo në lidhje me përcaktimin e kufijve të tyre.

Përgjegjësia për opinionet e shprehura në artikujt e nënshkruar, studimet dhe kontributet tjera qëndron vetëm në autorët e tyre, dhe publikimet nuk përbejnë një përkrahje nga Zyra Ndërkombëtare e Punës për opinionet e shprehura në to.

Referimi i emrave të firmave, produkteve dhe proceseve komerciale, nuk nënkupton përkrahjen e tyre nga Zyra Ndërkom-bëtare e Punës, si dhe çfarëdo dështimi për të përmendur firmën e caktuar, produktin ose procesin komercial, nuk paraqet shenjë të mosmiratimit.

Publikimet e ILO mund të merren përmes librashitësve të mëdhenj dhe platofrmave të shpërndarjes digjitale, ose të porosit-en drejtpërdrejtë nga [email protected].

Për më tepër informacion, vizitoni vebfaqen tonë: www.ilo.org/publns ose kontaktoni [email protected].

Shtypur në Prishtinë

PËRMBAJTJA

SEKSIONI I PARË Si ta përdorni këtë udhëzues 5

SEKSIONI I DYTË Komunikimi sipas organizatave të punëdhënësve 6

SEKSIONI I TRETË Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat 8

SEKSIONI I KATËRT Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe 17

SEKSIONI I PESTË Komunikimi brenda organizatës dhe komunikimi me anëtarët 36

SEKSIONI I GJASHTË Komunikimi përmes internetit 42

SEKSIONI I SHTATË Komunikimi me mediat 49

SEKSIONI I TETË Teknikat e intervistimit 56

SEKSIONI I NËNTË Teknikat e prezantimit 63

SEKSIONI I DHJETË Menaxhimi i krizës 67

SEKSIONI I NJËMBËDHJETË

Bibliografia 73

iii

SE

KS

ION

I 1

Si ta përdorni këtë udhëzues

5

I. Seksioni i parë

Si ta përdorni këtë udhëzues

“Komunikimi bindës” i takon serisë së udhëzuesve praktik të “Organizatës Efektive të Punëdhënësve” të botuara nga Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve të e ILO-së dhe Programi për Aktivitete të Punëdhënësve të Qendrës Ndërkombëtare të Trajnimit të ILO-së (Organizata Ndërkombëtare e Punës).

Udhëzuesi aktual kryesisht ka për qëllim të ndihmon menaxherët, zyrtarët apo drejtorët e organizatave të punëdhënësve në vendet më pak të zhvilluara, ose ato me ekonomi në tranzicion, për të zhvilluar një qasje efektive, profesionale për komunikim brenda organizatës dhe jashtë saj. Për më tepër, këta udhëzues mund të jenë burim i këshillave të vlefshme edhe për udhëheqësit e organizatave rajonale dhe sektoriale përgjegjëse për përfaqësimin e interesave të punëdhënësve edhe për ata të

organizatave kombëtare të punëdhënësve në vendet e industrializuara, veçanërisht në qoftë se ata dëshirojnë të vlerësojnë qasjet dhe praktikat e tyre aktuale.

Komunikimi bindës është dizajnuar si një burim referimi për praktikat më të mira në komunikim. Natyrisht, çdonjëri duhet t’i përshtat praktikat individuale me kulturën dhe situatën në teren të secilit vend ose komunitet ku ata operojnë. Megjithatë, komunikimi i ka bazat e përbashkëta në organizimet njerëzore dhe themelet mbeten në çfarëdo rajoni të botës ku ato zhvillohen. Aty qëndron pasuria dhe bukuria e komunikimit: është universale!

Praktikat më të mira

Kjo është ‘teoria', por teoria rrjedh nga njëpraktike e gjatë. Ajo ju ofron një bazë të fortë për zotërimin e çdo teme. Ndonjëherë, kjo është ilustruar me diagrame dhe tabela për t’ju ndihmuar në praktikë.

Ushtrimet

Ushtrimet mund të përdoren në grup apo individualisht, kështu që mund të mësoni shpejtë para se të filloni.

Listat kontrolluese të praktikave më të mira

Në fund të çdo seksioni, këto lista ju mundësojnë të shihni se ku qëndroni në krahasim me praktikat e mira. Përdorni ato për të përmirësuar praktikën tuaj personale.

6

KOMUNIKIMI BINDËS Organizata Efektive e Punëdhënësve

II. Seksioni i dytë

Komunikimi sipas organizatave të punëdhënësve

“Komunikoj, prandaj edhe jam”

Tani që përmes një klikimi të thjeshtë të miut, kushdo mund të plason zërin, mendimin, mospajtimin apo kritikat e tyre në një qytet, rajon ose vend, apo edhe në gjithë botën, nuk është më e mundur ekzistenca ... pa komunikim.

Marrëdhëniet me publikun, një disiplinë që fokusohet në krijimin e një imazhi pozitiv të organizatave, u shfaq në mesin e shekullit të kaluar për shkak se kompanitë e kishin vërejtur se sa shumë kishin ndikuar mediat në mjedisin e tyre biznesor. Tanimë ishte e pamundur që të injorohet opinioni publik apo avokuesit dhe përdoruesit e rinj si Ralph Nader, një “personalitet mediatik”, i cili nuk hezitonte të përdor median për t›i trazuar qytetarët. Qasja në media (shpeshherë e quajtur ‹shtresa e katërt›) ishte bërë një mjet i qartë për përdorim nga ana e kompanive: një mënyrë për të ndikuar pozitivisht në mjedis për të ruajtur progresin e tyre ekonomik.

Disiplina ka arritur në nivel të lartë, jo për shkak të modës, por nga nevoja e thjeshtë. Më mirë është të flisni për vetën tuaj me fjalët tuaja se sa të lejoni të tjerët të flasin për ju, me fjalët e tyre.

Organizata e punëdhënësve flet në emër të anëtarëve të saj dhe kësisoj bizneseve karshi autoriteteve publike, sindikatave, mediave, akademisë, shoqërisë civile dhe organizatave joqeveritare. Ajo shpreh mendimet, negocion projektligje, kryen studime edhe ndërmerr iniciativa të përbashkëta me organizatat tjera. Prandaj, është e qartë që organizata e punëdhënësve është para se gjithash një biznes ... një biznes komunikimi!

Tanimë kemi një gjysmë shekulli përvojë për të vendosur rreth ligjeve themelore që e bëjnë komunikimin një kontribuues në interes të organizatës. Ato janë të thjeshta mirëpo mjaft sfiduese: komunikimi duhet të jetë i qëndrueshëm, i kuptueshëm dhe sistematik.

Komuniko, mos improvizo

Konsistent: i përshtatshëm për çështjen dhe fushën e interesit të njerëzve të cilëve i drejtohet.

Për shembull, të folurit për çështje politike në televizion pa e ndërlidhur ndikimin e tyre në jetën e përditshme ka shumë pak kuptim për qytetarët.

I kuptueshëm: duhet t’i përshtatet një kornize, një logjike që shprehet në kohëzgjatje dhe afat kohor të saj.

Për shembull, nëse vazhdimisht ndryshoni mendimet tuaja dhe tregoheni oportunist, ju e humbisni besueshmërinë tek njerëzit të cilët ju dëgjojnë dhe besojnë.

Sistematik: bota e komunikimit është gjithmonë në lëvizje. Nuk ndalet asnjëherë. Ajo çfarë është e vërtetë sot, mund të ndryshon të nesërmen. Të kesh ndikim real në opinion publik ose në grupet e synuara, nuk mjafton vetëm dërgimi i një mesazhi.

Për shembull, për t’i bindur politikanët që të ndry-shojnë një ligj, ju duhet të adresoni çështjen përmes kanaleve të ndryshme të komunikimit, përmes opinion-bërësve të ndryshëm për muaj të tërë.

Bëhuni profesionistë të vërtetë të komunikimit

Në seksionet e mëposhtme, ju do të mësoni hap pas hapi se si të bëheni një organizatë që përdor komunikimin efektiv në udhëheqjen e veprimeve tuaja drejt përmbushjes së plotë të kërkesave të anëtarëve tuaj.

Në seksionet e mëposhtme, do t’i trajtojmë aspektet e ndryshme të komunikimit nga organizatat e punëdhënësve.

Seksioni 3: Menaxhimi i reputacionit

Së pari, zbulo pse reputacioni i organizatës suaj është ndërthurur me suksesin nga përpjekjet tuaja, dhe mëso ta zhvillosh atë duke përdorur arsyen

SE

KS

ION

I 2

Komunikimi sipas organizatave të punëdhënësve

7

kryesore (raison d’etre) të organizatës suaj, vizionin e së ardhmes dhe vlerat që udhëheqin veprimet tuaja.

Seksioni 4: Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe

Duke u nisur nga fakti që komunikimi duhet të jetë i qëndrueshëm, i kuptueshëm dhe sistematik, mësoni si të zhvilloni një strategji dhe një plan komunikimi, dhe si t’i caktoni mesazhet kyçe.

Seksioni 5: Komunikimi brenda organizatës dhe komunikimi me anëtarët

Si të sigurohet komunikimi efektiv brenda organizatës suaj? Duke ditur që reputacioni ndërtohet nga brenda-jashtë, është jetike që të bëheni profesionistë të vërtetë. Po ashtu do të zbuloni praktikat më të mira aktuale në komunikim me anëtarët dhe anëtarët potencial.

Seksioni 6: Komunikimi përmes internetit

Kjo formë e re e komunikimit është duke e zëvendësuar komunikimin tradicional. Grupi i mjeteve tuaja për komunikim elektronik është paraqitur në këtë seksion.

Seksioni 7: Komunikimi me mediat.

Si të zhvillohet dhe ruhet një lidhje e qëndrueshme me mediat?

Qasja e tyre në mënyrë profesionale.

Në ilustrojmë metodat dhe praktikat e përdorimit më të mirë të secilit mjet, në harmoni me objektivat tuaja.

Seksioni 8: Teknikat e intervistimit

Nuk mund të improvizoni një intervistë, përveç nëse ju pëlqejnë rreziqet dhe fatkeqësitë. Fatkeqësisht, ato janë të shumta... shpeshherë për shkak të mungesës së përgatitjes. Në këtë seksion, ju mësoni për një teknikë shumë efektive të intervistimit e cila është krijuar nga vetë gazetarët për përdorim në të gjitha rrethanat.

Seksioni 9: Teknikat e prezantimit

Organizata juaj është një ndërmarrje e komunikimit. Por si mund t’i bindni bashkëbiseduesit tuaj për vlerën e veprimit tuaj, me argumentet tuaja, të propozimeve tuaja? Këtu, po ashtu, ekziston një teknikë e sigurt, bazuar në atë se si punon truri jonë. Përsëri, për përdorim në të gjitha rrethanat.

Seksioni 10: Menaxhimi i krizës Tejkalimi i krizës përmes komunikimit.Fatkeqësisht, jo gjithmonë jetojmë në një botë të qetë. Krizat mund të shfaqen pa paralajmërim. Mund të vihet në pikëpyetje reputacioni i organizatës suaj, anëtarëve tuaj apo ndonjë zyrtari. Pasi që “para-përgatitja është gjysma e betejës”, ju do të mësoni në këtë seksion si të përgatiteni për ndonjë eventualitet.

8


Për çka shërben reputacioni?

Shikoni përreth jush. A keni ndonjë mendim për organizatat tjera përreth jush? A është mendim pozitiv? Negativ? Si e shihni qeverinë, sindikatat? Si i shihni mediat? Sa besim keni në ndonjë udhëheqës specifik?

Në fakt, pa menduar shumë, ne kemi mendime të gatshme për botën që na rrethon. Ndonjëherë këto pikëpamje përkojnë me realitetin. Shumë shpesh, ato reflektojnë vetëm një pjesë të realitetit ose të vërtetës. Mirëpo, në çdo rast, ato ndikojnë në mënyrë të qartë në supozimet tona dhe se si lidhemi me të tjerët.

Në vitet e 80-ta ishte zbuluar se disa brende kishin ‘kapital të dëshiruar’, i cili iu ndihmonte atyre që t’i shesin produktet dhe të sigurojnë besimin e klientëve. Me kalimin e kohës, ky fenomen është përhapur tek bizneset dhe organizatat. Disa firma kanë ‘kapitalin e besueshëm’ të lartë, që u lejon atyre të funksionojnë më mirë se konkurrentët e tyre. Për shembull, është më lehtë t’i tërheqësh njerëzit më të mirë në treg nëse reputacioni i organizatës suaj është pozitiv dhe i fuqishëm. Organizatat e tilla janë më rezistente se të tjerat ndaj të papriturave të tregut. Ato kanë qasje më të lehtë në kapital dhe tek politik-bërësit.

Shkurt, reputacioni i mirë mund ta ngrit në mënyrë të ndjeshme përformancën e secilës organizatë, në të gjitha fushat e saj të veprimit! Kjo është e vërtetë dhe përkitazi për këtë është krijuar një disiplinë e re në fushën e komunikimit: menaxhimi i reputacionit.

Kjo disiplinë është krijuar në vitin 1997 nga Charles Fombrun në bashkëpunim me kompaninë Harris Interactive.

Ideja është analizuar në mënyrë shkencore. Ajo ka filluar me një pyetje. A kanë kompanitë të cilat vazhdimisht përformojnë më mirë se të tjerat dhe kanë reputacion në treg, karakteristika specifike të përbashkëta që i atribuohen suksesit të tyre?

Duke analizuar rreth 40 kompani, Charles Fombrun ishte në gjendje të arrij në konkludim se reputacioni përbëhej nga 23 atribute (të identifikueshme) përgjatë shtatë dimensioneve. Secili atribut mund të matet, dhe autori ishte në gjendje të krijon një ‘koeficient të reputacionit’ i cili mat reputacionin dhe lidhjet direkte të firmës me përformancën e saj në raport me të gjithë akterët e saj.

III. Seksioni i tretë

Menaxhimi i reputacionit: misioni, vizioni dhe vlerat

SE

KS

ION

I 3


9

Çfarë vlen për një kompani, vlen edhe për një organizatë të punëdhënësve. Reputacioni i organizatës suaj mund të ndihmon në hapjen e dyerve, në lobim, tërheqje të anëtarëve të rinj, mbajtjen e anëtarëve aktual, në llidhje me organizatat ndërkombëtare, etj. Kjo është po ashtu edhe një kapital që duhet të ushqehet në mënyrë të vazhdueshme, përmes parimeve dhe sjelljeve të përbashkëta nga i gjithë stafi.

Jo të gjitha atributet e lartpërmendura aplikohen në organizatën tuaj. Përformanca e organizatës suaj do të reflektohet në aftësinë e saj për të ndikuar në shoqëri, në peshën e saj si akter me rastin e diskutimit dhe përpilimit të politikave të reja, sa pro-aktive është në analizimin e zhvillimeve ekonomike dhe sociale në vendin tuaj. Mirëpo, shumica dërmuese e atributeve aplikohen në organizatën tuaj.

Atributi Dimensioni

Inovacioni

Produktet dhe shërbimet

Vizioni dhe lidershipi

Ambienti i punës

Performanca

Përgjegjësia sociale

Qeverisja

Cilësi e lartë InovativVlerë e shtuar Mbron produktet / shërbimet e saj

Kapitalizohet me mundësitë e tregut Lidership i shkëlqyer Vizion i qartë i së ardhmes

I menaxhuar mirë Punëdhënës i mirë Punëtor të talentuar

Tejkalon performancat e konkurrentëve të tij Përfitueshmëri e demonstruar Investim me rrezik të ulët Perspektivë e rritjes

I përkushtuar ndaj kauzave të mira Respekton ambientin I trajton mirë punëtorët

I hapur, transparent Sillet në mënyrë të duhurI ndershëm në punën e tij

InovativI pari në treg Vepron shpejtë në ndryshime

1. Rishikoni listën e atributeve dhe mundësisht rregulloni përformancën.

2. Vlerësoni secilin dimension individual. Çfarë note nga një deri në dhjetë do t’i jepnit organizatës suaj në secilën prej atributeve të rëndësishme? Krahasoni rezultatet. Cilat janë arsyet për rezultate nën-mesatare (më pak se 5)?

3. Bëni ushtrimin e njëjtë me disa njerëz që i njihni mirë në mesin e anëtarëve tuaj, opinionistë dhe gazetarë për të cilët keni mendim të lartë.

4. Krahasoni pikëpamjet e tyre me tuajat. A mund të vëreni se cilat fusha kanë nevojë për përmirësime?

NJË USHTRIM I THJESHTË QË MUND TË BEHET ME DISA KOLEGË, QË MUND TË JU NDIHMOJ TË MENDONI

PËR REPUTACIONIN E ORGANIZATËS SUAJ.

10


Si të zhvillohet reputacioni

Reputacioni zhvillohet me durim dhe vendosmëri duke filluar brenda për brenda organizatës.

Në të vërtetë, një organizatë apo biznes mund të krahasohet me një qepë: shtresat e ndryshme mbulojnë njëra tjetrën. Pa shtresat e brendshme, shtresat e jashtme nuk do të ekzistonin.

Të marrim një organizatë të punëdhënësve dhe ta shikojmë nga jashtë si një vëzhgues neutral. Gjëja e parë që shohim janë elementet e dukshme, të prekshme si: ueb-faqet, publikimet, artikujt e gazetave, intervistat televizive, seminaret, etj.

A mjaftojnë këto që të nxirrni një mendim rreth saj, që të krijohet një reputacion? Jo. Mund të keni një pikëpamje sipërfaqësore dhe të njëanshme, por mungon ‘thellësia’ për t’i përkrahur idetë e saj ose jo. Shtresa e artikujve të dukshëm nuk mjafton në krijimin e reputacionit për organizatën.

Pra, kërko në shtresën tjetër. Këtu i gjejmë të gjitha aktivitetet dhe “betejat” e organizatës mbi çështjet e rëndësishme që shqetësojnë të gjithë shoqërinë njerëzore. Në këtë shtresë, po ashtu, gjejmë të gjitha aktivitetet e organizatës të cilat shpesh herë dihen vetëm pjesërisht, ose edhe janë të panjohura, nga anëtarët e saj ose nga audienca e jashtme. Duke marrë parasysh elementet dhe aktivitetet e dukshme, mund të kemi një ide të plotë se cilat janë qëndrimet e organizatës. Por, a është e mjaftueshme të krijohet një lidhje më e qëndrueshme ndërmjet meje dhe organizatës? Jo! Akoma më mungojnë disa elemente para se të mund t’i jap organizatës besimin tim, para se të mund të vërtetoj qëndrimin e saj dhe çfarë bën.

Unë mund t’i gjej ato elemente vetëm në zemër të organizatës, në arsyen madhore të ekzistencës së saj (raison d›être) (misionit të saj’), në vizionin të cilin e zhvillon për t’i përmbushur ndryshimet në shoqëri dhe vlerat që mishëron dhe i mbron.

Reputacioni krijohet nga zemra e organizatës. Ajo i ka rrënjët në arsyetimin e saj, duke u shpalosur përmes një vizioni të artikuluar qartazi dhe frymëzues, dhe në pranimin e vlerave reale. Së bashku, këto formojnë personalitetin e organizatës.

Ky personalitet do të ndikon në atë se si organizata e punëdhënësve synon të mbron interesat e anëtarëve të saj, si i kryen ajo aktivitetet e saj duke i kthyer në veprime konkrete në terren.

Të gjitha këto elemente (e tërë qepa) do të krijojnë reputacionin e organizatës dhe e bëjnë këtë të qëndrueshme.

Gjatë zhvillimit të reputacionit të organizatës suaj, hapi i parë është përcaktimi i “personalitetit” të saj. Kjo ka tri elemente bazë:

Arsyeja madhore (raison d’être) e organizatës (po ashtu e quajtur ‘misioni’ i saj)

Vizioni i organizatës, e cila në vete përbëhet nga dy elemente:

Objektivat e fuqishme dhe ambicioze (“BHAG” – shih më poshtë);

Vlerat që i promovon organizata.

Ne do t’i shqyrtojmë këto komponentë të ndryshme në faqet në vijim.

Reputacioni

Vizioni

Vlerat

AktivitetetElementet e dukshme

Arsyejamadhore

SE

KS

ION

I 3


11

1. Raison d’être: misioni i organizatës

Raison d’être është arsyeja e ekzistencës së organizatës. Përse është krijuar organizata juaj? Çfarë duhet të bën? Më fjalë të tjera, deklarata e misionit është një përshkrim i përmbledhur se çfarë ka vendosur organizata të arrin.

Raison d’être kryesisht i dedikohet stafit të organizatës suaj, pra për përdorim të brendshëm të organizatës, edhe nëse gjendet në shumë dokumente dhe media, siç është ueb-faqja e juaj.

Misioni duhet të qëndroj për të paktën 15 vite. Ky është themeli i ekzistencës suaj, kështu që është krijuar për të qëndruar më gjatë!

Përderisa është praktikë e mirë për të rishikuar periodikisht deklaratën e misionit kundrejt strategjive dhe programeve të punës, kjo kryesisht bëhet për të kontrolluar nëse programet e punës janë në përputhje me misionin e deklaruar të organizatës.

A është përcaktuar qëllimi i organizatës suaj? A e keni bërë ushtrimin e definicionit?

Udhëzuesi i dytë praktik për krijimin dhe menaxhimin e organizatave të punëdhënësve e botuar nga Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve të ILO-së, që fokusohet në strategji, përfshin një seksion për hartimin e deklaratës së misionit (f. 9)

Më së miri është të bëhet ushtrimi në grupe, me disa kolegë, dhe mundësisht me një ose më shumë anëtarë për të cilët keni mendim të lartë sa i përket sinqeritetit dhe kreativitetit të tyre. Rekomandojmë një përbërje prej gjashtë personave për ketë ushtrim.

Një metodë e thjeshtë por efektive është parashtrimi i pyetjes ‘Përse ekzistojmë?' pastaj pyetja pse tri herë tjetër radhazi.

1. Pse ekziston organizata jonë?

Të gjithë pjesëmarrësit i vendosin përgjigjet e tyre në një dokument që keni përgatitur më parë. Kontrolloni përgjigjet dhe ktheni ato në fjalë kyçe në një tabelë.

2. Pse?

Pastaj kërkoni shpjegim nga secili pjesëmarrës për përgjigjen e tyre. Mundësojuni atyre që të punojnë individualisht, pastaj kontrolloni prapë secilën përgjigjen dhe i ktheni ato në fjalë kyçe në një tabelë.

3. Pse?

Përsëritni hapin e mëparshëm, prapë me pyetjen se pse kanë dhënë përgjigjen e mëparshme.

4. Pse?

Përsëritni hapin e mëparshëm, prapë me pyetjen se pse kanë dhënë përgjigjen e mëparshme.Në këtë pikë, nëse arrini deri këtu, ju keni arritur thelbin e të qenit të arsyeshëm (raison d'être). A ekziston konsensusi në grup për fjalët më të rëndësishme kyçe?

Përdorni të gjithë këtë material për të hartuar draftin e parë të misionit me më PAK FJALI KYÇE. Prezantoni ato që të vlerësohen nga anëtarët e grupit. Nëse ata janë të kënaqur me ato pak fjali tuaja, sigurohuni se misioni juaj të jetë i arsyeshëm me të gjithë. Përvoja tregon se është e panevojshme që të mbahet një votim i stafit ose anëtarëve tuaj për të validuar këtë punë. Nuk ia vlen barra qiranë!

USHTRIM: PËRCAKTONI MISIONIN

12


2. Vizioni, në mënyrë që të dini orientimin tuaj

Organizatat e suksesshme dhe vizionare e kanë përcaktuar vizionin e tyre për të ardhmen, si dëshirojnë të ballafaqohen me të, mënyrat të cilat ata dëshirojnë të përkushtohen, shtegun që synojnë të ndjekin, rezultatet të cilat ata dëshirojnë t’i arrijnë. Vizioni sigurisht iu lejon të parashihni një të ardhme të pasigurt.

Me fjalë të tjera, vizioni organizativ është deklaratë e objektivave të përgjithshme dhe parimeve udhëheqëse dhe si i tillë nuk i nënshtrohet rishikimit të shpeshtë.

Organizatat vizionare e dinë se cilën rrugë duhet të ndjekin! Ato janë të suksesshme në dallim më të tjerat në bërjen e objektivave të tyre atraktive për anëtarët dhe stafin e tyre.

Objektivat për t’i arritur gjatë 10-30 viteve të ardhshme janë të mëdha dhe të guximshme.

Autorët James C. Collins dhe Jerry I. Porras, të cilët kanë shqyrtuar suksesin e kompanive vizionare, flasin për “Big Hairy Audacious Goals (objektiva të guximshme dhe të mëdha)” (BHAG).

Këto BHAG janë të gjitha sfida që mobilizojnë njerëzit. Sfidat janë të prekshme edhe energjike. Fokusimi në to është i mundur. BHAG-të dhe variacionet në ambiciet e organizatës duhet të jenë të qarta.

Ato ofrojnë stimuj pozitiv për të shikuar përtej vetes në arritjen e objektivave të përbashkëta të organizatës. Ato janë të guximshme dhe mbeten të vlefshme, pavarësisht nga qarkullimi potencial nga menaxherët përgjegjës për arritjen e tyre hap pas hapi. Prandaj ato qëndrojnë mirë për brezat e stafit. BHAG-të veprojnë si katalizator për energjinë e shpenzuar nga organizatat dhe udhëzojnë tërë organizatën drejt të njëjtit qëllim përfundimtar.

Vizioni reflekton motivimin e stafit për të investuar në organizatë. Ajo krijon frymën dhe kulturën e organizatës. Aty ne gjithashtu gjejmë angazhimin social, moral, etik dhe të sjelljes së organizatës dhe personelit të saj. Çfarëdo që të jetë personaliteti apo karizma e Kryesuesit apo CEO, vizioni shkon përtej vulës së tyre. Vizionet kështu i mbijetojnë brezave të udhëheqësve. Në biznes, ato tejkalojnë shumë cikle të produkteve dhe shërbimeve.

Autenticiteti i vizionit duhet t’i jap stafit edhe të gjithë anëtarëve orientimin, frymëzimin dhe energjinë me të cilat do t’i kryejnë detyrat e organizatës. Ajo duhet të jetë motivuese.

Vizioni nuk është as një ushtrim i futurologjisë as stuhi kreative mendimesh, çfarëdo që dikush mund të mendoj. Ky është përkthimi i qëndrimit të organizatës ndaj ndryshimeve në shoqëri dhe nevojave që rrjedhin prej tyre.

CITATE KYÇE

Misioni juaj duhet të shkruhet në terme të qarta dhe thjeshta. Duhet të jetë i lehtë për t’u mbajtur në mend. I gjithë stafi juaj duhet të jetë në gjendje të identifikohet me të, për shkak se kjo i inspiron ata në punën e tyre ditore. Në çdo kohë, stafi juaj duhet të jetë në gjendje t’i referohet asaj dhe të vendos nëse ata po veprojnë në përputhje më të, sepse ai nënvizon të gjitha veprimet e organizatës.

SE

KS

ION

I 3


13

Për të caktuar vizionin e organizatës suaj, ju rekomandojmë të përdorni një grup të përzier të stafit dhe anëtarëve të përzgjedhur për të përfaqësuar energjinë e organizatës suaj.

Hapi 1. “Shtyllat” mbi të cilat duhet ndërtuar vizionin tuaj.

Gruponi trendët që më së shumti ndikojnë tek anëtarët në vendin tuaj gjatë 10 viteve të ardhshme. Këto do të jenë “shtyllat” mbi të cilat do të ndërtoni vizionin tuaj.

Zhvillimet ekonomike

Ndryshimet sociale

Zhvillimet politike

Të tjera.

Krijoni një grup prej 3 ose 4 personave që të punoj për secilën pikë. Përmes hulumtimit, diskutimit dhe debatit, secili grup do të identifikon, sa më konkretisht që të jetë e mundur, fenomenet, zhvillimet dhe pikat kryesore që do të ushtrojnë më së shumti ndikim në të ardhmen e anëtarëve.

Në të njëjtën kohë, secili grup propozon objektivat konkrete sa i përket secilit zhvillim të rëndësishëm.

Kjo mund të zgjasë disa javë.

Kjo shpeshherë ndihmon që të organizohen takime me opinion-formuesit, akademikët prominent, gazetarët dhe individët tjerë kyç ku profesioni apo funksioni i të cilëve u jep një pasqyre më të qartë të zhvillimeve. Grupet e punës do të angazhohen në hulumtime dhe sinteza të ardhshme që, nga ana tjetër do të bëjë komitetin tuaj ekzekutiv të vendos mbi qëndrimin e organizatës ndaj mjedisit të saj ndryshues të punës.

Hapi 2.

Përdorni propozimet për të vendosur rreth BHAG suaj.

Këto objektiva mund të jenë qoftë cilësore apo sasiore.

Shembuj Cilësor:

Kompania farmaceutike: bëni të gjitha përpjekjet dhe siguroni që secili qytetar mund të ruaj, arrij dhe/ose të rimarr veten në nivelin më të lartë shëndetësor në përgjithësi.

Universiteti Amerikan: Bëhuni Harvard i vendit tuaj.

Kompania e distribucionit: Sigurohuni që të varfrit të mund ta përballojnë atë që e blejnë të pasurit.

Shembuj Sasior:

Kompani e TI-së: Dyfishimi i qarkullimit tonë çdo 5 vite.

Kompani shërbyese: Arritja e 100,000 klientëve dhe një qarkullimit prej një miliard dollarëve për 10 vite.

Hapi 3.

Kur të definohet mirë BHAG-u juaj, shkruani atë në një formë motivuese dhe të fuqishme. Ai duhet t’i inspiroj ata të cilët e lexojnë. Ky pastaj do të ndahet në plane vjetore veprimi që vit pas viti do të udhëheq zhvillimin e organizatës suaj, e cila është bërë vizionare.

Shih po ashtu Udhëzuesin II (Strategjia) për krijimin dhe menaxhimin e organizatave të punëdhënësve të botuar nga Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve të ILO-së (faqe 33).

USHTRIM: CAKTONI VIZIONIN E ORGANIZATËS SUAJ

14


3. Vlerat për udhëzimin e veprimit

Çelësi i tretë në krijimin e një personaliteti të fortë që do të dallonte organizatën tuaj dhe do të zhvillonte reputacionin e saj janë vlerat e shkëmbyera dhe të mishëruara nga të gjithë punonjësit.

Ju i përvetësoni vlerat për shkak se ato ju sfidojnë dhe iu lejojnë të bëni punën tuaj më së miri. Jo për hir të modës.

Me fjalë tjera, këto janë besimet ose parimet udhëzuese të ndara nga të gjithë, p.sh. “rezultatet e cilësisë dhe shërbimet e vlerës për para”.

Është interesante se vlerat e cituara në shumicën e kompanive sot nga vetë punonjësit janë respekti, sinqeriteti dhe fryma ekipore (të përfshira në punë).

Edhe në këtë rast, nuk ka të bej me stuhitë kreative të mendimeve apo me vlerat e kopjuara nga organizatat tjera. Nëse vlerat nuk ndihen realisht nga stafi, asnjëherë nuk do të krijoni një personalitet të fuqishëm që do të krijon reputacionin tuaj.

Bëni këtë ushtrim me kolegët tuaj, në mënyrë ideale në një grup prej 5 personave. Nëse ka më shumë, atëherë bëni dy grupe që punojnë në të njëjtën kohë. Ekzistojnë 9 nga 10 shanse që dy grupet do të arrijnë në përfundime të njëjta!

Gjithsej një sesioni prej +/- 4 orëve.

Pyetje 1. Tregoni tri vlera që ju udhëheqin juve në jetën tuaj private dhe të cilat janë më të rëndësishmet për ju.

Jepni për secilën pesë minuta kohë për të menduar. Kërkoni nga secili pjesëmarrës të shkruaj (me një marker me shkronja të mëdha) secilën vlerë në një format të gjerë (12.5 x 7.5 cm) “postojeni atë”. Mblidhni “postimet”. Kontrolloni secilën dhe pyetni secilin pjesëmarrës të shpjegoj zgjedhjen e tyre. Ngjitni ato në një tabelë. Vendosni vlerat e ngjashme së bashku. Fokusoni diskutimin tek ato.

Pyetje 2. Tregoni tri vlera që janë më të rëndësishmet në punën tuaj.

Bëni të njëjtin veprim si në pyetjen 1. Ngjitni “postimet” në një tabelë tjetër.

A i gjeni vlerat e përbashkëta mes jetës privatë dhe punës?

Nëse po, bashkoni ato në një përmbledhje në tabelë.

Pyetje 3. Nga vlerat “përmbledhëse”, kërkoni nga pjesëmarrësit të zgjedhin tri vlera themelore të cilat po të mos ishin akoma të pranishme, do t’i shtynin ata që të lënë organizatën.

Secili pjesëmarrës mund të votoj duke vënë një shenjë (tik) pranë secilës nga tri vlerat që ata i përzgjedhin.

Mbani në mend tri vlerat që marrin më së shumti vota. Këto janë ato të cilat do t’i miratoni për tërë organizatën tuaj.

Por ushtrimi nuk përfundon këtu!

Në mënyrë që vlerat tuaja të nxisin sjelljen e dëshiruar, ju duhet t’i lidhni ato me të drejtat dhe detyrimet. Kjo i bën vlerat konkrete, dhe ju do të shihni se në terren kjo është e vetmja mënyrë për të ndryshuar sjelljen.

Kërkoni nga grupi t’i caktoj 3 të drejta specifike dhe 3 detyra specifike për 3 vlerat që ata i zgjedhin.

USHTRIMI: ZBULONI VLERAT E ORGANIZATËS SUAJ

SE

KS

ION

I 3


15

Për shembull:

Një organizatë konstaton se marrja e iniciativës është vlerë themelore për të ardhmen. Marrja e iniciativës do të thotë më shumë rrezik. Nëse marr iniciativa pesë herë në ditë në vend se të marrë vetëm një iniciativë, mund të bëj më shumë gabime

se në të kaluarën. Gjithashtu së bashku me të drejtat dhe detyrat, duhet të përcaktojmë se unë kam të drejtë të bëj gabime, por edhe detyrë për t’i raportuar të gjitha ato, ashtu që të tjerët të mos i përsërisin. Përndryshe, askush nuk do të merr më iniciativa dhe vlera do të mbetet vetëm një koncept në letër.

LISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKAVE MË TË MIRA NË MENAXHIMIN E REPUTACIONIT

Misioni

Misioni i organizatës suaj është përcaktuar në mënyrë formale

Misioni është i përmbledhur dhe i kuptueshëm për të gjithë

Misioni është komunikuar brenda organizatës

Misioni është komunikuar në ueb-faqen tuaj

Misioni i nënshtrohet debatit brenda organizatës kurdo që hartoni një strategji komunikimi

Misioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë stafit të ri

Misioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë anëtarëve të rinj

Ekziston një dokument që shpjegon çdo fjali të misionit në më shumë detaje

Misioni është përdorur për të vlerësuar rezultatet e gjithë komunikimit tuaj në mënyrë vjetore

Vizioni

Vizioni i organizatës suaj për 3-5 vite, është përcaktuar në mënyrë formale

Vizioni është krijuar mbi objektiva ambicioz cilësore ose sasiore (BHAG)

Vizioni është i përmbledhur dhe i kuptueshëm për të gjithë

Vizioni është komunikuar dhe shpjeguar brenda organizatës

Vizioni është komunikuar në ueb-faqen tuaj

Vizioni i nënshtrohet debatit brenda organizatës kurdo që hartoni një strategji komunikimi

Vizioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë stafit të ri

Vizioni i komunikohet dhe shpjegohet gjithë anëtarëve të rinj

16


Ekziston një dokument që shpjegon çdo fjali të vizionit në më shumë detaje

Vizioni është përdorur për të vlerësuar rezultatet e gjithë komunikimit tuaj në mënyrë vjetore

Vlerat

Vlerat që udhëzojnë organizatën tuaj janë përcaktuar zyrtarisht

Të drejtat dhe detyrat të lidhura me çdo vlerë janë përcaktuar

Vlerat janë komunikuar brenda organizatës

Vlerat janë komunikuar në ueb-faqen tuaj

Vlerat iu janë komunikuar dhe shpjeguar gjithë stafit të ri

Vlerat iu janë komunikuar gjithë anëtarëve të rinj

Vlerat përfshihen në vlerësimet individuale (politikat e burimeve njerëzore)

Vlerat përdoren për të hartuar një kod të sjelljes në udhëzimin e gjithë komunikimeve tuaja

Plani i komunikimit strategjik dhe mesazhet kyçe

17

SE

KS

ION

I 4

Zhvillimi i strategjisë së komunikimit

Çelësi i çfarëdo strategjie efektive të komunikimit bazohet në tri fjalë: qëndrueshmëri, kuptueshmëri dhe sistem. Organizata juaj ka shumë objektiva. A duhet t’i arrij të gjitha ato në të njëjtën kohë? Disa objektiva janë afatshkurtra, të tjerat afatgjata. Komunikimi menaxhues është në radhë të parë menaxhim i prioriteteve dhe kufizimeve. Prioritetet sa i përket veprimeve dhe rezultateve, kufizimeve kohore dhe buxhetit.

Për të siguruar qëndrueshmëri në komunikim, së pari do të provojmë të kuptojmë audiencën, pra kujt po i flasim. Çfarë mendojnë ata për neve? A kemi pika të forta që duhet t’i nxjerrim në pah apo dobësi që duhet t’i kompensojmë? Ne duhet të njohim mirë organizatën tonë dhe të përdorim këtë njohuri gjatë përgatitjes së të gjitha aktiviteteve tona të komunikimit.

Kuptueshmëria e komunikimit do të sigurohet duke iu referuar vazhdimisht misionit, vizionit dhe vlerave të organizatës. Këto udhëzojnë qasjen tuaj pa marrë parasysh temën. Kuptueshmëria do të përkthehet në mesazhe kyçe që do të përforcon çfarëdo komunikimi.

Në fund, sistemi i nevojshëm për arritjen e rezultateve do të ofrohet nga plani i komunikimit.

Të qenurit strategjik është të njohësh veten me qëllim të arritjes së progresit më të mirë.

Para se të kaloni në strategjinë dhe planin e komunikimit, është mirë të dini se si shihet organizata juaj nga jashtë.

Ekzistojnë disa mënyra të marrjes së opinioneve rreth asaj se çfarë jeni ju dhe çfarë bëni.

Në vijim janë prezantuar praktikat më të mira, nga më të thjeshtat deri tek ato më komplekse dhe të kushtueshme në kohë dhe në të holla: vlerësimet sistematike të veprimeve, regjistri i opinioneve, analiza e shtypit, analiza SWOT, fokus grupi dhe anketat e opinioneve.

Vlerësimet sistematike

Kur të ndërmerrni ndonjë veprim të jashtëm apo të brendshëm, bëni një vlerësim sistematik dhe objektiv të veprimit tuaj, duke i lejuar pjesëmarrësve te komentojnë pas takimeve përmes një pyetësori të thjeshtë dhe anonim. Këto pesë pyetje zakonisht mjaftojnë:

A ishte mbuluar mirë tema e lajmëruar?

A keni gjetur atë që keni kërkuar? Nëse jo, shpjegoni,ju lutem, pse?

A dëshironi që çështjet tjera të mbulohen në të ardhmen? Nëse po, cilat?

A e njihni organizatën e punëdhënësve?

A i ka ngritur kapacitetet veprimi i pjesëmarrësve?

‘Ditari’ i opinioneve

Ditari krahasohet me regjistrin e anijes, ku kapiteni i regjistron tiparet e lundrimit për secilën ditë: fuqinë dhe drejtimin e erës, lartësinë e valëve, anijet e takuara, ngjarjet në anije (sëmundjet, aksidentet, etj.). Kështu të regjistruara, këto fakte janë të dobishme nëse paraqiten probleme, sepse ato e bëjnë të mundur zbulimin e kushteve të sakta që ndikojnë në anije në një kohë të caktuar. Për më tepër, duke i shfletuar ato, kapiteni mund të merr informata të dobishme për udhëtimin e ardhshëm. Regjistri është si kujtesë e ekuipazhit dhe ambient i anijes, të cilat vazhdimisht janë në ndryshim e sipër.

Për organizatën tuaj, është gjithashtu e dobishme që rregullisht të shënohen pikat e rëndësishme të bëra nga shumë prej njerëzve që ju takoni: nga bota e politikës deri tek bota ekonomike dhe sociale, anëtarët, opinionistët, etj. Gjatë një viti, ju mblidhni një sasi të madhe të opinioneve, këshillave, kritikave, inkurajimeve dhe tjera.

Siç thotë një fjalë e urtë: “Fjalët humbasin, shkrimet mbesin”. E gjitha që ju duhet, është një fletore e vogël personale në të cilën vazhdimisht shkruani çfarëdo që ju duket e dobishme dhe e rëndësishme

IV. Seksioni i katërt


18


për organizatën tuaj. Duke i vënë në dukje idetë më të rëndësishme, ju e krijoni këtë ditar të opinioneve që do t’ju shërben për mendime të mëtutjeshme.

Analiza e shtypit

Redaktimet e shtypit janë një burim tjetër shumë i dobishëm i informacionit për imazhin e organizatës suaj. Ne ju referojmë në kapitullin mbi vlerësimin e komunikimit tuaj, faqe 33, e cila merret me këtë temë më në detaje.

Analiza SWOT

Çdo 2 ose 3 vite, kryeni një SWOT analizë për organizatën tuaj. Kjo do t’ju ndihmon pastaj të përgatitni më mirë komunikimin, për shkak se

do të sjellë prioritetet tuaja në aspektin e imazhit dhe reputacionit.

Analiza SWOT pothuajse është diskutuar gjerë e gjatë në Udhëzuesin II (Strategjia) për krijimin dhe menaxhimin e organizatave të punëdhënësve, e botuar nga Byroja e ILO-së për Aktivitete të Punëdhënësve (faqe 14). Këtu do të ndalemi për një vështrim të shkurtër.

Këshillat e thjeshta që duhet t’i mbani në mend gjatë analizës SWOT janë:

Bëhuni realist dhe objektiv kur të vlerësoni përparësitë dhe dobësitë tuaja.

Bëhuni specifik (i saktë). Mos hyni në shumë detaje. Analiza juaj është efektive vetëm nëse është koncize, e thjeshtë dhe e shkurtër.

Bëni këtë analizë duke punuar në grupe. Jepni kohë të mjaftueshme secilit për tu përgjigjur në pyetjet e shtruara, e pastaj ndani mendimet.

Përparësitë

Cilat janë përparësitë e shërbimeve të mia?

Cilat janë përparësitë e organizatës sime?

Cilat janë përparësitë e stafit tim?

Mangësitë

Cilat janë mangësitë e shërbimeve të mia?

Cilat janë mangësitë e organizatës sime?

Cilat janë mangësitë e stafit tim?

Mundësitë

1. Mundësitë që dalin nga ambienti politik

Cilat zhvillime aktuale ose të ardhme të krijuara nga mjedisi politik janë një mundësi për organizatën time?

Cilat ngjarje aktuale apo të ardhme kanë ndikim pozitiv në organizatën time?

2. Mundësitë që dalin nga anëtarët

Cilat zhvillime apo ngjarje mund të ngritin interesin e anëtarëve në shërbimet e mia?

Kërcënimet

1. Kërcënimet nga ambienti politik

Cilat zhvillime aktuale apo të ardhme përbëjnë kërcënim për organizatën time?

Cilat ngjarje aktuale apo të ardhme kanë ndikim negativ në organizatën time?

2. Kërcënimet e ndërlidhura me anëtarët

Cilat tendenca apo ngjarje të reja mund ta zvogëlojnë ose eliminojnë interesin e anëtarëve në shërbimet e mia?

USHTRIM: BËNI NJË SWOT ANALIZË PËRORGANIZATËN TUAJ


19

SE

KS

ION

I 4

Fokus grupet

Kjo teknikë është shumë e dobishme për marrjen e opinionit të audiencave të synuara për veprimin tuaj të fundit, por edhe më shumë për veprimin e ardhshëm që dëshironi ta testoni.

Bashkoni një ose më shumë fokus grupe me jo më shumë se tetë njerëz (për të siguruar më shumë ndërveprim).

Në varësi të çështjes me të cilën do të merreni, një grup mund të përbëhet nga individ që specializohen në këtë temë apo janë përfaqësues të audiencës së synuar që ju dëshironi, dhe për këtë arsye mund të përbëhet nga njerëz të ndryshëm. Kërkesa e vetme është se njerëzit në grup janë të interesuar në çështje.

Ideja e kësaj qasje është që pjesëmarrësit të flasin lirshëm për idetë kryesore që ju keni përgatitur paraprakisht.

Një ide kryesore është një fjali e shkurtër për një propozim për të cilin dëshironi të dini mendimin e pjesëmarrësve.

Fokus grupi kryesohet nga moderatori i cili i bën pyetjet dhe siguron që secili të dëgjohet. Moderatori do të hyn në detaje të disa përgjigjeve, do t’i vë mendimet konfliktuoze në perspektivë dhe do të siguron mbarëvajtjen e diskutimit. Kjo do të siguron që tema në fund të debatit të mund të shterohet.

Moderatori nuk shpreh mendimet e veta personale, pasi që kjo mund të ulë spontanitetin e diskutimeve. Emërimi i një moderatori është një ide e mirë i cili është ‘neutral’ në lidhje me temën.

Një diskutim zgjat jo më shumë se një orë e gjysmë. Një koleg do të jetë i pranishëm dhe do të shënon të gjitha idetë dhe mendimet e shprehura gjatë sesionit të grupit. Moderatori dhe kolegu do të hartojnë një përmbledhje me shkrim jo më vonë se një ditë pas diskutimeve.

3. Mundësitë që dalin nga konteksti socio-ekonomik

Cilat ndryshime sociale favorizojnë organizatëntime?

Cilat zhvillime ekonomike ofrojnë mundësi tëreja në organizatën time?

3. Kërcënimet nga konteksti socio-ekonomik

A ka ndonjë zhvillim negativ social për organizatën time?

A ka zhvillime ekonomike që janë të dëmshme për organizatën time?

= Lista e çështjeve që duhet të konsolidohet dhe theksohet në komunikim

= Lista e çështjeve që duhet të përmirësohet.Si? Përmes komunikimit, lobimit

20


Sondazhi i opinionit

Mund ta votoni një mostër përfaqësuese të audiencës suaj të synuar. Në këtë rast, ju nuk po kërkoni vetëm përgjigje cilësore: ju doni të përcaktoni sasinë e opinioneve. Këto sondazhe janë bërë me përdorimin e formave (nganjëherë me internet) ose me telefon.

Vini re se ky proces duhet të respekton rregullat e mostrimit statistikor dhe se pyetjet duhet të plotësojnë kriteret specifike me qëllim që të mos i nxjerrin përgjigjet që të shtrembërojnë sondazhin tuaj. Shkurt, një hetim i tillë është çështje për specialistë dhe mjaft i shtrenjtë.

Por mbetet një mjet i dobishëm në disa raste. Për shembull, një sondazh i botës politike në lidhje me organizatën tuaj dhe veprimin tuaj mund të vërtetohet si i dobishëm.

Ekzistojnë tri lloje të sondazheve:

1. Sondazhet sasiore, me pyetje të mbyllura. Njerëzit përgjigjen vetëm duke u përcaktuar për njërën zgjedhje.

2 Sondazhet cilësore, me pyetje të hapura. Njerëzit mund të shprehin mendimet dhe reagimet.

3. Sondazhet e përziera, më së shumti sasior por edhe cilësor.

Në përgjithësi, ngarkesat për sondazhet varen nga numri i pyetjeve dhe lloji (të mbyllura/hapura).

Si përmbledhje, për të definuar strategjinë e organizatës suaj, ju duhet të:

Analizoni perceptimin e akterëve

Analizoni ambientin tuaj

Definoni objektivat tuaja themelore të komunikimit

Hartoni planin tuaj të komunikimit strategjik (shihni më poshtë).

Ju dëshironi të dini nëse organizata juaj shihet si një lobiste nga ana e anëtarëve tuaj.

Ju vendosni të krijoni katër fokus grupe që të mbulojnë aktivitete të ndryshme që janë ndërmarrë nga organizata juaj.

Tri idetë tuaja kryesore janë:

1. Qeveria është në përgatitje të një projekt-ligji që do ta ngrit pagën minimale për 5%. A dini ju për këtë projekt? Çfarë mendoni për këtë projekt?

Me këtë çështje, të parë, ju hapni një debat për marrëdhëniet ndërmjet autoriteteve dhe anëtarëve tuaj. Merrni shënime për reagimet. Shihni nëse anëtarët tuaj janë të shqetësuar me politikat qeveritare, nëse kanë ndonjë ide se çfarë mund të bëni dhe çfarë mendimi kanë ata për autoritetet.

2. Gjatë tre viteve të kaluara, organizata jonë ka lobuar tek autoritetet për të ndryshuar projekt-ligjin katër herë. A dini për cilat çështje? A e dini se cili është rezultati?

Kjo pyetje më e saktë rreth organizatës suaj do t’ju bën të kuptoni se a janë në dijeni anëtarët tuaj për lobimin tuaj dhe nëse e dëshirojnë atë apo jo.

3. A mendoni se organizata e punëdhënësve ka pushtet të vërtetë politik dhe a duhet të vazhdoj, të intensifikoj apo zvogëloj lobimin e saj? Pse?

Kjo pyetje e fundit do t’ju jep mendimet e sakta për lobimin tuaj. Me gjithë atë që është thënë më parë, kjo do t’ju jep një pasuri komentesh për analizat e mëvonshme.

N.B. më mirë është të fillohet me idetë kryesore të përgjithshme, për të zgjeruar temën sa më shumë që është e mundur. Mos filloni me pyetje specifike për organizatën tuaj. Kjo shpeshherë i bllokon pjesëmarrësit. Për më tepër, kur grupi të jetë futur në temë, diskutimi bëhet më i lehtë.

SHEMBULL: FOKUS GRUPET


21

SE

KS

ION

I 4

Plani i komunikimit strategjik

Plani i komunikimit ju mundëson të strukturoni aktivitetet tuaja të ndryshme të komunikimit. Kjo e lejon zbatimin e sinkronizuar, të kuptueshëm të të gjitha formave të komunikimit, çoftë nga jashtë apo brenda organizatës.

Plani i komunikimit nuk mund të improvizohet. Për ta kuptuar drejtë, së pari, përgjigjuni në këto pyetje. Ato do t’ju ndihmojnë t’i vendosni synimet e juaja:

A. Pse dëshironi të komunikoni? Cilat janë synimet tuaja për këtë vit në aspektin e veprimit në terren, projektet e zhvillimit, mbështetjes, mbrojtjes? Cilat janë prioritetet tuaja në aspektin e reputacionit?

B. Cilat mesazhe doni t’i mbuloni në planin tuaj të komunikimit?

C. Cilat janë audiencat tuaja të synuara?

D. Cilat metoda do t’i përdorni? Cilat mjete të komunikimit?

Ju keni vendosur BHAG tuaja afatgjata, por objektivat e komunikimit tuaj për arritjen e tyre duhet të jenë të sakta. Këtu flasim për synimet SMART: specifike, të matshme, të arritshme, realiste, kufizuara në kohë.

Specifike:

Një objektiv duhet të jetë specifik, i qartë, dhe i kuptueshëm. "Ju duhet të përmirësoheni" është shumë i paqartë dhe i pasaktë të prodhon rezultate. Çfarë saktësisht pritet? Çfarë është "më mirë" ose "përmirësim"? Një objektiv i saktë ju ndihmon të dini se nga po shkoni, dhe drejton veprimin tuaj në përputhje me rrethanat. Kjo është, për më tepër, lehtësisht e matshme dhe e verifikueshme.

Të matshme:

Të mos jesh në gjendje të matësh progresin drejt synimeve tuaja është sikur ecni përpara verbërisht pa hartë apo busulle. Kjo nuk është motivuese. "Unë dua të mësoj anglisht" është një synim i paqartë, jo lehtësisht i matshëm. Në të kundërt, "Kur një homolog Anglez më thërret, unë dua të kuptoj kush është, çfarë duan, dhe të jem në gjendje ti përgjigjem" lejon matje më të lehtë kur qëllimi është arritur. Përcaktoni sasinë e rezultateve që kërkoni.

Të arritshme:

Qëllimet duhet të jenë të arsyeshme dhe qasshme ndaj atyre që dëshirojnë ti arrijnë ato. Nëse vendoset në masë më lartë, ekziston një shtysë që dallohet, në aspektin afatgjatë,

synimet e paarritshme janë një dekurajim. Dëshira për ti lëvizur malet, pa i marrë parasysh vështirësitë, të papriturat dhe mjetet materiale (burimet, buxhetin dhe kohën në dispozicion) dënohet me dështim.

Realiste:

Qëndroni me këmbë në tokë. Të gjithë ne ëndërrojmë të fitojmë para pa punuar fare dhe pa rrezikuar, ose në mënyrë të pamundimshme, ose të jemi gjithmonë të rinj, por e dimë se kjo është utopi. Në vend se të vendosim një synim jo realist si “dua që përnjëherë ta tejkaloj frikën e të folurit në publik”, vazhdoni me “në kongresin tjetër, do të bëj një prezantim në publik për ta forcuar vetëbesimin tim”.

Të kufizuara në kohë:

Një objektiv ka një fillim dhe një fund si dhe një gjatësi kohore të caktuar. Pa kohë të caktuar, objektivat tuaja mund të humbasin në mesin e shumë gjërave që keni për t'i bërë, dhe bien në harresë. Vendosja e një afati kohor krijon një urgjencë që i jep një shtysë ndërmarrjes së veprimeve, duke rritur mundësinë e arritjes së objektivave. Përveç kësaj, një orar i përgatitur mirë duke i renditur të gjitha nën-synimet dhe pikat kryesore të ndërmjetme e bën të mundur progresin dhe ju mundëson të përgëzoni veten për progresin tashmë të arritur i cili është një burim i shkëlqyer i motivimit dhe një nxitje për të vazhduar deri në arritjen e qëllimit final.

CILAT JANË OBJEKTIVAT E KOMUNIKIMIT TË ORGANIZATËS SUAJ?

22


Cilat mesazhe dëshiron t’i inkorpo-rosh në planin tënd të komunikimit?

Ju keni përcaktuar misionin tuaj (shih faqen 11). Ju keni identifikuar vlerat që janë të shtrenjta. Ju do të dëshironit që njerëzit spontanisht t’i lidhin ato vlera me ju. Kjo do të thotë se çdo veprim që ndërmerrni duhet të demonstron këto vlera. Ato duhet të reflektohen në të gjitha përpjekjet tuaja

në udhëheqjen e organizatës suaj në drejtimin e dëshiruar.

Përdorni vizionin të sajoni mesazhet që e përforcojnë imazhin që doni ta keni. Këto mesazhe duhet t’i bindin vendimmarrësit, politikë-bërësit, opinionin publik, kapitenët e industrisë dhe ‘akterët’ tjerë për seriozitetin e organizatës suaj.

Ajo çka komunikohet duhet të mbështetet në fakte, nga veprimi i marrë nga organizata juaj. Reputacioni i organizatës suaj varet nga kjo. Sigurohuni që veprimet tuaja përputhen me fjalët tuaja: mbani premtimet.

Zgjidhni mesazhe të thjeshta. Mos e ngarkoni pranuesin me një mori informatash. Jini të kënaqur me një apo dy mesazhe në të njëjtën kohë.

‘Akterët' janë palët individuale apo kolektive të ndikuara nga vendimi apo projekti. Këto palë, të brendshme apo të jashtme në raport me ndërmarrjen, janë të shqetësuara me funksionimin e saj në aspektin e përgjegjësisë sociale. Akterët e brendshëm përfshijnë menaxherët dhe punëtorët (edhe jakë-bardhët edhe jakë-kaltrit).

Akterët e jashtëm përfshijnë:

Autoritetet publike (organet lokale, qeveritë, etj);

Agjentët ekonomik (odat ekonomike dhe industritë, kreditorët, aksionerët, investitorët, bankat, menaxherët e fondeve, kompanitë e sigurimeve);

Grupet e presionit, shoqatat e konsum-atorëve, grupet për mbrojtjen e mjedisit, grupet e trashëgimisë, shoqatat e banorëve, organizatat joqeveritare;

Furnizuesit, anëtarët dhe klientët.Nocionin e akterit i detyrohemi një kërkese të re etike nga ana e shoqërisë civile, e cila insiston se organizatat duhet të marrin parasysh ndikimin social, financiar dhe mjedisor të aktiviteteve të tyre. Disa akterë janë kritik për mbijetesën e organizatës, e cila nuk mund të humb mbështetjen e tyre pa rrezikuar përformancën ose qëndrueshmërinë e saj. Prandaj është kruciale për ju të dini kush janë këta akterë.

AKTERËT

Synimi Audienca e synuar Mesazhet kyqe

Forcimi i imazhit tonë si organizatëe fuqishme sociale

Qeveria,

Udhëheqësit e partive politike

Ne përfaqësojmë fuqinë vitale, ekonomike dhe sociale të vendit

Ne jemi partneri i preferuar për ngritjen standardit të jetesës në vend

Informata jonë është e besueshme dhe e përditësuar

Është burimi më i mirë i të dhënave për vlerësimin e politikave të ardhshme

Media Qasja në burimet tona në informacionit është pa pagesë

Ne do t’u mundësojmë gazetarëveqasje të sigurtë në burimet tona. Kjo do të ngris cilësinë dhe relevancën dhe artikujve të tyre.

(...)

SHEMBULL I MESAZHEVE KYÇE:


23

SE

KS

ION

I 4

Informacion i përshtatur për secilin grup të synuar

Çfarë lloj informacioni mund t’i interesoj audiencës suaj të synuar? Ne kemi identifikuar disa çështje që mund t’ju ndihmojnë në hulumtimin tuaj.

SHEMBUJ:

Organizata jonë bën risi (ose anëtarët tonë bëjnë risi).

Organizata jonë shton vlera.

Organizata jonë krijon ose ofron punë (ose anëtarët tanë e bëjnë atë).

Organizata jonë tërheq investitorë të rinj (ose anëtarët tanë e bëjnë).

Organizata jonë është e kujdesshme ndaj ambientit. Ajo i kontribuon zhvillimit të qëndrueshëm.

Grupi i Synuar Lloji i informacionit

1. Qeveria që përfaqëson ambientin tuaj (ligjor, ekonomik, social)

Interesat e:

Anëtarëve të cilët i përfaqësoni (p.sh. ri-tatimimi, detyrimet/tatimi për import, detyrimet/tatimi për eksport, niveli i trajnimit, infrastruktura [rrugët, telekomunikacioni, portet, hekurudhat] etj.)

Shoqërisë (komunitetit)

Vendit (popullit)

Organizata juaj avokon për këto interesa tek autoritetet dhe organet zyrtare

…

2. Bota e politikës Interesat e:

Anëtarëve të cilët i përfaqësoni


Vendit (popullit)

Organizata juaj bëhet zëdhënësi i tyre tek autoritetet dhe organet zyrtare

...

3. Opinioni publik(media si një mjet për komunikimin tuaj)

Vetëdija

Komunikimi në krizë

Interesat e:


Vendit (popullit)

Çmimet e fituara nga organizata juaj nëse janë në përputhje me ndjeshmërinë dhe interesat e publikut të përgjithshëm ose lexuesve apo audiencës së saj (shëndeti, ekologjia, arsimimi, cilësia e jetës, etj.)

...

24


Grupi i Synuar Lloji i informacionit

4. Anëtarët tuaj aktual dhe të ardhshëm Shërbimet e reja, përmirësimet

Çmimet e fituara nga organizata juaj

Artikujt për shtyp apo transmetimet televizive që mbulojnë aktivitetet tuaja

Qëndrimi apo vijimi (konferencat, debatet) në panaire dhe ekspozita

Fushata për rekrutimin e anëtarëve të rinj

...

5. Organizatat ndërkombëtare (OJQ-të, institucionet ndërkombëtare, etj.)

Interesat e:

Shoqërisë civile (komunitetit)

Vendit (popullit)

Çmimet e fituara nga organizata juaj nëse janë në përputhje me ndjeshmërinë dhe interesat e organizatave ndërkombëtare (shëndeti, ekologjia, arsimimi, etj.)Artikujt për shtyp apo transmetimet televizive që mbulojnë aktivitetet tuaja

...

6. Partnerët ekonomik (donatorët, bankat, fondet e investimit, kompanitë e sigurimit, investitorët si kompani shumëkombëshe, etj.)

Informata të dobishme ekonomike apo sociale (dosjet mbi ndikimin ekonomik të sektorëve të ndryshëm të industrisë, zejes apo tregtisë)

Çmimet e fituara nga organizata juaj

Qëndrimi apo vijimi (konferencat, debatet) në panaire dhe ekspozita

Artikujt për shtyp apo transmetimet televizive që mbulojnë aktivitetet tuaja

...

7. Stafi juaj dhe Aplikuesit për punë Kultura e korporatës (misioni, objektivat), fushatat e rekrutimit (aftësitë, niveli i arsimit, etj.)

...

8. Sindikatat Informata të dobishme ekonomike apo sociale (dosjet mbi ndikimin ekonomik të sektorëve të ndryshëm të industrisë, zejes apo tregtisë)

Interesat e:


Vendit (popullit).


25

SE

KS

ION

I 4

Njihni grupet tuaja të synuara

Pasi të keni identifikuar grupet tuaja të synuara, vazhdoni me analizimin e secilit grup të synuar. Identifikoni dhe krijoni profilin e secilit, me karakteristikat dhe sjelljet e veta.

Përgjigjet tuaja do të udhëzojnë zgjedhjet tuaja të mjeteve të komunikimit dhe mesazheve që duhet të përcillen.

Ato do t’ ju ndihmojnë në përcaktimin e prioriteteve tuaja dhe vendosjen e veprimeve të komunikimit që duhet t’i merrni, ju vetdijësojnë se edhe të tjerë si ju janë të interesuar që të ndikojnë të njëjtat grupe të synuara. Në një kontekst të tillë, të plotë, të dhënat tuaja do të testohen rëndë. Ai duhet të qëndroj jashtë, të tërheqë vëmendjen e objektivit dhe ta sfidoj atë (të ndikojë atë). Informacioni juaj do të ketë dy herë fuqinë bindëse me argumente konkrete.

Pasi që është e rëndësishme të analizohet se si organizata juaj perceptohet nga jashtë, mos hezitoni të pyesni hapur kur kontaktoni akterët. Shqyrtoni të gjithë artikujt e shtypit që flasin për ju dhe analizoni tonin e tyre. Sigurohuni që vizioni i tyre për organizatën tuaj përkon me vizionin tuaj. Nëse keni zbuluar dallime të rëndësishme, plani juaj i komunikimit duhet të përfshijë veprime korrigjuese për të ndryshuar perceptimin që kanë audiencat tuaja të synuara për ju.

Cilat tipare duhet t’i merrni parasysh kur komunikoni me secilin nga këto grupe të synuara?

Ndaj kujt janë ata të ndjeshëm?

Cilat janë temat që duhen evituar për të mos i ofenduar ata?

Cilat mjete të komunikimit i preferojnë ata?

Si mund t’i kontaktoni ata (kontakt personal, intervista individuale apo një delegacion zyrtar)?

Si mund ta fitoni vëmendjen e tyre?

Si mund ta zgjoni interesin e tyre?

Përshtatni qasjen tuaj të komunikimit me tiparet specifike të secilës audiencë të synuar. Biznesmenët kanë pak kohë për ju. Ata dëshirojnë që menjëherë të kalojnë në temë. Ata preferojnë përmbledhje të mbështetura nga të dhënat kyçe.

Politik-bërësit dëshirojnë të kenë shënime të strukturuara mirë dhe të plota.

Pra, jo retorikë, por informata konkrete dhe të sakta se çfarë përfaqëson organizata juaj apo anëtarët e saj dhe çfarë mund të bëjnë për të tjerët me të cilët kanë punë apo ata të cilët vijnë tek ata.

Ky është parimi i famshëm i “Çfarë ka aty për mua?” Ne mund të vazhdojmë duke thënë ”Gjithçka është në rregull dhe shkëlqyeshëm, por personalisht, pse duhet të flas unë me organizatën tuaj? Çfarë do të bëni për mua?” Duhet të provoni të përktheni çdo shërbim tuaj në përfitime të pranuesit.

Finalizimi i planit të komunikimit

Misioni, vizioni dhe vlerat nuk kanë më sekrete nga ju. Ju keni bërë një analizë SWOT për organizatën, keni përcaktuar BHAG, i dini objektivat tuaja, keni ide për prioritetet sa i përket komunikimit për vitin. Tani është e rëndësishme që gjithë kjo të përkthehet në një plan të komunikimit strategjik me buxhet.

Një plan gjithëpërfshirës i komunikimit është i dyfishtë: një plan i përgjithshëm i komunikimit (kalendar), shpeshherë vjetor por nganjëherë tremujor, mjaft i dukshëm, që inkorporon të gjitha veprimet, dhe një dosje më e detajuar (një ‘fletë-pune’) për çdo veprim të komunikimit.

Plani i komunikimit (kalendari)

Kjo ju mundëson të shihni kalimthi se sa është i ngarkuar aktiviteti juaj i komunikimit gjatë vitit. Kjo ju jep një përmbledhje të aktiviteteve të komunikimit: çfarë mesazhi është dërguar tek cili grup i synuar dhe kur?

Thjeshtë, duke vendosur çdo veprim në kalendarin vjetor, ju mund të shihni nëse plani juaj i komunikimit është real në aspektin e përpjekjeve (ngarkesës në punë, numrit të stafit të lirë në atë kohë, kohës në dispozicion, etj).

Plani juaj vjetor do të jetë një lloj aparati drejtues për ju.

26


PLANI GJITHËPËRFSHIRËS I KOMUNIKIMIT

HAPI 1. LISTA E VEPRIMEVE

Së pari, regjistroni veprimet kryesore që pretendoni t’i ndërmerrni në vitin vijues (iniciativat e organizatës suaj).

Veprimet që do t’i ndërmerrni në përgjigje të zhvillimeve ose situatave që mund të kenë efekt të kundërt në aktivitetin e anëtarëve tuaj apo organizatës suaj.

Arritja e BHAG.

Jini të vëmendshëm se çfarë mund të shfaqet për të ardhmen e anëtarëve dhe organizatës suaj. Vendosni antenat. Shikoni se çfarë po ndodh në shoqëri si dhe ndryshimet në ligje, rregullore, etj.

Për çdo veprim, fokusohuni së pari në grupet e synuara që janë thelbësore për suksesin e saj.

Veprimi që duhet ta ndërmerrni në vazhdimësi. Kjo i përshtatet një plani afatgjatë. Veprimi që ka filluar më herët, që ka funksionuar mirë dhe që dëshironi ta vazhdoni më tutje. Sigurohuni se veprimi i tillë përsëritës është akoma efektiv dhe i frytshëm.

A keni marrë atë që keni shpresuar?

A janë grupet e synuara akoma të interesuara?

A është vetëkënaqësia e dukshme?

Veprime nga të tjerët (partnerët, organet zyrtare) me të cilët mund të lidheni që t’i arrini synimet tuaja.p.sh. Qëndrimi në një panair ose pjesëmarrja në një debat të mbajtur nga universiteti.

HAPI 2. CAKTONI BUXHETIN

Për secilin veprim të propozuar (përsëritës apo specifik për vitin në vijim), bëni një llogari buxhetore. Çfarë buxheti duhet të alokoni? Sa duhet të ofroni?

Konfirmoni veprimin nëse përshtatet me buxhetin tuaj. Kjo do të thotë të zgjedhësh.

OBJEKTIVA VENDIM-

MARRËSIT

VEPRIMI I KOMUNIKIMIT QË DUHET TË NDËRMERRET PËR TI BINDUR VENDIM-MARRËSIT

BUXHETI INEVOJSHËM

VALIDIMI I BUXHETIT

Aktivitetet përsëritëse

-

-

-

Aktivitetet për vitin vijues

Zhvillimi 1:

Zhvillimi 2:

Zhvillimi 3:

Zhvillimi 4:

Zhvillimi 5:


27

SE

KS

ION

I 4

Vendosni prioritetet tuaja mes veprimeve të validuara në aspektin buxhetor. Nuk mund t’i manovrosh të gjitha. Duhet të ndash veprimet tuaja përgjatë vitit për të përdorur burimet dhe mjetet tuaja më së miri.

HAPI 3: HARTONI NJË DOSJE TË DETAJUAR PËR VEPRIMIN E KOMUNIKIMIT

Lidhja ndërmjet planit të përgjithshëm dhe veprimeve specifike është një dosje e detajuar (një fletë-pune) e cila do të bëhet mjeti juaj ditor i punës. Kjo dosje përmban të gjitha aspektet e secilit veprim të komunikimit: kur të komunikohet, çka të komunikohet, kujt, në cilin kanal, çfarë mjete të komunikimit, sa shpesh, etj.

Mund t’i krijoni modelet tuaja (zakonisht në Excel). Këto korniza mund të plotësohen lehtë.

Veprimi :….

Objektiva: ....

Data

(Afati i fundit kur veprimi duhet të merret)

Shpeshtësia

(Sa herë ky veprim i veçantë duhet të përsëritet)

Audienca e synuar

(Njerëzit që doni t’i arrini përmes këtij veprimi)

Mesazhi

(Përmbajtja e mesazhit që duhet të bartet për të arritur objektivin. Pse-ja prapa veprimit).

Kanali i komunikimit

(Pyetjet ‘Si/sa' të veprimit për të bartur mesazhin. Me çfarë mjete do ta informoni audiencën tuaj të synuar?) Shembuj: sesion informativ, trajnim, buletin, takim.

Dërguesi

A flet kryesuesi i organizatës së punëdhënësve në emër të tij? Apo për ndonjë departament të veçantë? Apo zëdhënësi juaj?

Kufizimet e mundshme?

Kriteret e vlerësimit?

Fleta e punës së veprimit të komunikimit

Pajisjet që duhet të ofrohen, dokumentet që duhen përgatitur.

28


Mund t’i krijoni modelet tuaja (zakonisht në Excel). Këto korniza mund të plotësohen lehtë.

Legjislacioni, si në nivel kombëtar, rajonal dhe lokal, nuk është shumë i favorshëm për krijimin e një kompanie të re.

Janë diku rreth 12 procese që duhet të kalohen. Kjo kushton shumë, si për të marrë leje ashtu edhe për deponimin e detyrueshëm të një sasie minimale të kapitalit. Kjo merr një kohë të gjatë, sepse përfshin shtatë organe të ndryshme. Kërkesa juaj: për thjeshtimin e procedurave dhe zvogëlimin e vonesave në mënyrë që më shumë sipërmarrës të mund të fillojnë bizneset e tyre.

Strategjia juaj e komunikimit nuk është për të sulmuar qeverinë në mënyrë direkte dhe frontale, por për të krijuar së pari një klimë të favorshme të opinionit.

Vetëm pasi t’i takoni të gjitha palët e ndikuara nga ky problem, do të dilni në arenë dhe të sqaroni këndvështrimin e bizneseve.

Së fundi, përmes një vargu të veprimeve, do të provoni të mobilizoni grupe tjera të cilat mund të mbështesin kërkesën tuaj: stafi i anëtarëve tuaj, sindikatat, opinionistët, institucionet prominente, etj. Kjo qasje do të krijon një koalicion në favor të propozimit tënd dhe do të rrris presionin mbi politikanët dhe qeverinë, e me këtë edhe shanset tuaja për sukses.

Duhet të vendosni dhe organizoni hapa logjik që t’i përmbushni prioritetet tuaja:

Angazhoni një palë të tretë, një akademik neutral me famë të madhe në vendin tuaj, hartoni një ‘letër të bardhë', një analizë që tregon qartë se si procedurat aktuale i dekurajojnë shumë sipërmarrës dhe pengojnë krijimin e pasurisë (dhe vendeve të punës) për vendin.

Caktoni pozitën e organizatës suaj në një dosje të dokumentuar mirë, në mënyrë që të shërbej si paketë për media, por edhe një deklaratë.

Organizoni një fushatë komunikimi.

SHEMBULL PRAKTIK


29

SE

KS

ION

I 4

VEPRIMI 1: Konferencë për shtyp për ngritjen e çështjes

Objektiva: Informimi i politik-bërësve dhe opinionit publik për implikimet e problemeve aktuale në ngritjen e bizneseve.

Konferenca për shtyp me datën

Audienca e synuar: zyrtarët qeveritar, anëtarët e parlamentit, biznesmenët, sindikatat tregtare, opinionistët

Mesazhet kyçe (= objektivi i komunikimit): procesi i ngritjes së bizneseve të reja duhet të thjeshtëzohet, për shkak se me stimulimin e ndërmarrësisë ne pasurojmë vendin dhe krijojmë vende të reja të punës.

Burimi: Profesor Jones dhe kryesues i federatës

Kanali i komunikimit: Mediat për biznes dhe ekonomi

Materiali i nevojshëm: një letër e bardhë, komunikatë për shtyp, paketë për media, statistika

Kufizimet: Për shkak se çështja është e re në vend, duhet të angazhoni ekspertin e pavarur (Profesor Jones) për të arsyetuar se pse shumë procedura aktuale janë të panevojshme

Fleta e punës

Data:

30


Materiali i ofruar,përgatitja e

dokumenteveNga kush? Afati

i fundit Personi

përgjegjës Buxheti

i nevojshëmKriteri i

vlerësimit

Letër e bardhë 12-faqëshe *

= kalkulimi i efektit të pritshëm të thjeshtëzimit të procedurave

(* Shkruar nga pala e tretë neutrale që ka kredibilitet të madh)

Shkruar nga ekipi i kryesuar nga Prof. Jones i Universitetit XY

Z. A $ 10,000 Ofrimi i të dhënave mbi ndikimin në aspektin e krijimit të pasurisë dhe vendeve të punës.

10/02/2010

Paketa e shtypit për konferencën për shtyp (përfshirë komunikatën për shtyp)

Z. A

Prania e shumi-cës së gazeta-ve kombëtare.

Artikujt reflektojnë pozitën tonë.

Minimum 3 intervista në TV

Minimum 5 radio intervista

Intervista e Prof. Jones

Synimi = tri revista:

1 ekonomike

1 e speciali-zuar në çështjet sociale1 revistë për gra (gratë punuese)

Z. A/Z. B $ 130 Shih konferencën për shtyp

03/03/2010

Zëdhënësi i Federatës dhe Prof. Jones

Znj. B/Znj. C

$ 2 00005/03/2010

Prof. Jones Znj. C Udhëtimi (mjetet e transportit) nga Prof. Jones

10/04/2010

Konferenca për shtyp në Universitetin XY


31

SE

KS

ION

I 4


dokumenteve

Personi përgjegjës

Buxheti i nevojshëm

Kriteri ivlerësimit

Dosja, përfshirë letrën e bardhë

Nga kush?Afati i fundit


Buxheti Kriteri ivlerësimit

Nga kush?Organizimi i aktivitetit

Afati i fundit

Organizimi i disku-timeve në tryeza të rrumbullakëta me secilën parti politike

Zëdhënësi i Federatës

Takimi i delegacionit me Kryeministrin dhe Ministrin e Ekonomisë – prezantim zyrtar i letrës së bardhë

Zëdhënësi i Federatës

Z. A 03/03/2010 Z. A/Znj. B $ 130

30/04/2010 Z. A/Znj. B $ 1,000 Numri i votave shumicë

30/04/2010 Z. A $ 300

Duhet të ofron të dhëna mbi ndiki-min në aspektin e krijimit të vendeve të punës.

Kryeministri e vë kërkesën tonë në agjendën qeveritare

VEPRIMI 2: Takimi ballë për ballë me qeverinë dhe partitë politike

Objektiva: Lobimi tek politikanët e partisë apo koalicionit qeverisës; për t’i inkurajuar që të hapin diskutime mbi temën e kërkuar. (mesazhet kyçe = objektiva e komunikimit): Lehtësimi që duhet t’i ofrohet kompanive fillestare do të krijojë pasuri shtesë për të gjithë vendin. Ajo gjithashtu do të stimulojë krijimin e shumë vendeve të punës dhe kështu njerëzit përfitojnë. Ne propozojmë zvogëlimin e 12 hapave në dy hapa dhe numrin e organeve të përfshira nga shtatë në një.

Burimi: Federata

Kanali i komunikimit: takime zyrtare dhe jozyrtare. Ne po i synojmë pesë vendimmarrës kryesor të secilës parti në qeveri.

Materiali i nevojshëm: një letër e bardhë (dokument), paketë për media, statistika

Kufizimet: Për shkak se çështja është e re në vend, duhet të marrim parasysh edhe reagimet e sindikatave të fushës sonë.

Fleta e punës

32



dokumenteve


Afati i fundit

Nga kush?Buxheti

i nevojshëmKriteri

i vlerësimit

Artikulli në revistën e kompanisë dhe në Intranet

Menaxheri i komunikimit

03/02/2010dhe 04/05/2010

Z. A/Znj. B - Artikulli në Intranet

VEPRIMI 3: Shpërndarja e informatave për propozim nga federata e punëdhënësve

Objektiva: Ngritni vetëdijen e stafit dhe anëtarëve mbi ndikimin pozitiv të krijimit të bizneseve të reja. Bëni ata ambasadorë të kauzës tuaj.

Burimi: Kryesuesi i federatës

Kanali i komunikimit: intraneti, buletinet, etj.

Mesazhi kyç: Stimulimi i krijimit të bizneseve të reja duke i thjeshtësuar dhe shkurtuar procedurat do të stimuloj punësimin.

Fleta e punës

Artikujt e shkurtër të mediave për veprimet tona të nënvizuara në buletinet brenda organizatës tonë

Menaxheri i komunikimit

07/03/2010dhe 15/03/2010dhe 10/04/2010dhe 10/05/2010

Znj. B - Pasqyra e shtypit në buletine


33

SE

KS

ION

I 4

Përmbledhje

Hartimi i strategjisë dhe planit të komunikimit

Vlerësoni komunikimin tuaj

Kur komunikoni, është me rëndësi të dini nëse komunikimi juaj është efektiv dhe, nëse e ka arritur qëllimin e saj.

A ka arritur mesazhi tek audienca?

A e ka pranuar audienca mesazhin?

A e ka kuptuar audienca mesazhin?

Çfarë ka mësuar?

Pas marrjes së mesazhit, a i ka marrë veprimet e përcaktuara?

Monitoroni mediat (monitorimi i vazhdueshëm i mediave)

Gjeni kohë çdo ditë të analizoni çdo gjë që është publikuar apo transmetuar për ju në: buletinë, revista, revista të biznesit, Internet, TV dhe radio.

Në disa vende, ekzistojnë kompani që i presin artikujt e shtypur për ju. Sipas kërkesës suaj, ata mbledhin gjëra që përmbajnë fjalët kyçe (si emrin tënd apo emrin e kryesuesit tuaj, drejtorit apo zëdhënësit, ose emrin e produktit ose shërbimit tënd). Në vendet tjera, çdo gjë është në dispozicion përmes Internetit. Në atë rast, mund të kërkoni duke përdorur fjalët kyçe.

Disa gjithashtu ofrojnë transkript të plotë të raporteve, debateve, apo fragmenteve nga lajmet televizive ose radios që ju i specifikoni. Në të kundërtën, merrni gërshërët tuaja dhe preni artikujt tuaj, dhe skanoni ueb-faqen për informacion të publikuar për ju.

Insistoni në pranimin e prerjeve para orës 10 në mëngjes. Kështu që, nëse keni nevojë për veprim pa vonesë, do të keni më shumë kohë të organizoheni dhe të përgjigjeni. Qarkulloni informatën brenda organizatës pa vonesë, çdo ditë, pasi t’i keni marrë artikujt e prerë.

Analizoni artikujt e lajmeve

Analizoni ndikimin e komunikimit tuaj në komunikatë.

Përderisa është mirë që gjithnjë të monitoroni se çfarë thonë për ju në media, kjo vlen veçanërisht pas një konference për shtyp apo komunikate për media.

Për çdo veprim të mëparshëm të komunikimit, analizoni artikujt e prerë për ju dhe shkrimin se çfarë keni thënë në radio apo televizion (natyrisht përpos reklamimit). Ky vlerësim është edhe sasior edhe cilësor.

Sasior:

Konferenca për shtyp është e suksesshme nëse vijnë gazetarët të cilët ju i preferoni.

Analiza e jashtme e ambientit

Analiza e brendshme e organizatës

Plani Strategjik

Veprimet

Mjetet

Strategjia e Komunikimit

Plani i Komunikimit

Veprimet e Komunikimit

Hartimi i strategjisë dhe planit të komunikimit

34


Sa gazetarë ishin të pranishëm? Për cilën media punojnë ata? Sa gazeta, revista i kanë informatat tuaja?

Sa artikuj janë publikuar në vazhdën e konferencës për shtyp? Sa lexues ka ky medium (mbulesa në aspektin e audiencës nga secili medium)?

Sa hapësirë ju kanë dhënë, për nga vëllimi (numri i linjave, numri i karaktereve, sasia e kohës së transmetimit)?

Cilësor:

Një artikull në gazetë apo një intervistë konsiderohet e suksesshme nëse pasqyron me saktësi qëndrimet tuaja.

A janë mesazhet tuaja kyçe në artikuj dhe publikime? A bëjnë ata komente pozitive, negative apo neutrale në lidhje me ju?

Bëni një vlerësim vjetor, po ashtu vlerësoni veprimin tuaj të komunikimit çdo vit, duke llogaritur numrin e publikimeve apo citimeve për nga tema ose sipas muajit, duke kërkuar mbulesë nga secili medium.

Sa i përket analizës së përmbajtjes së artikujve që kanë të bëjnë me ju, shihni nëse vëreni ndonjë zhvillim, apo tendencë që merr formën e historikut.

Informata kthyese për përmirësim të vazhdueshëm

Siguroni informata kthyese të vazhdueshme për veprimet e ndërmarra dhe, nëse është e nevojshme, përmirësoni qëllimin tuaj.

Edhe pse nuk është e lehtë të matësh suksesin e një veprimi në mënyrë objektive, është thelbësore të vlerësoni komunikimin tuaj, qoftë brenda organizatës apo jashtë saj. Përvoja e fituar do të jetë e dobishme për veprimin e ardhshëm. Ju do të fitoni edhe në kohë dhe në efikasitet.

Së paku, bëni një ‹sqarim final’ brenda organizatës. Kjo nuk kërkon as para as aftësi të veçantë.

A kemi arritur atë që e kemi përcaktuar për ta arritur?

Cilat ishin reagimet?

A ka pasur kritika?

A ka pasur komplimente?

Fushat e mundshme për përmirësim.


35

SE

KS

ION

I 4

SHELISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKËS MË TË MIRË: STRATEGJIA DHE PLANI I KOMUNIKIMIT MBUJ:

Strategjia vjetore e komunikimit

Është vendosur 'zyrtarisht' në një dokument

Është përshkruar sipas qëllimeve organizative

Merr parasysh vizionin tuaj (përfshin një komponent në lidhje me qëllimet tuaja ambicioze - BHAG)

Iu është komunikuar të gjitha departamenteve

Përfshinë një analizë të mjedisit tuaj (SWOT analiza)

Përfshinë një analizë të nevojave dhe pritjeve të audiencave prioritare të synuara

Specifikon mesazhet

Integron të gjitha kanalet ekzistuese të komunikimit: tradicionale (mas-media, takimet, ...) dhe Interneti (e-biznes, e-mail, Facebook, LinkedIn, etj.)

Përfshinë fazën e vlerësimit

Përshinë buxhetin

Është rishikuar, vërtetuar dhe ri-validuar çdo gjashtë muaj.

Plani i komunikimit

Është vendosur 'zyrtarisht' në një dokument

Përfshinë kritere të dobishme për vlerësimin e çdo veprimi

Përfshinë fazën e vlerësimit për çdo veprim

Përfshinë deklaratën e qartë të përgjegjësive për marrjen e çdo veprimi

Ka vlerësim specifik të buxhetit për çdo veprim

Monitorohet çdo javë

36


Ky seksion i përkushtohet komunikimit brenda organizatës suaj dhe komunikimit me anëtarët tuaj. Ajo fillon me ‘praktikat më të mira’ në shumë organizata të punëdhënësve.

1. Komunikimi brenda organizatës: çfarë thuhet jashtë, duhet të dihet brenda

Komunikimi brenda organizatës është disiplinë e ndarë nga komu-nikimi organizativ. Prandaj duhet të zhvillohet si komunikim i jashtëm profesional dhe rigoroz.

Si mund ta krijoni këtë faktor që është shumë i rëndësishëm për reputacionin e organizatës suaj, (shih Seksionin e tretë për reputacionin) nëse stafi nuk është në dijeni për jetën ditore të organizatës, luftën, sukseset, vështirësitë dhe sfidat e saj?

Kush është përgjegjës për komuni-kimin brenda organizatës?

E gjitha varet nga madhësia e organizatës. Në përgjithësi, dikush është vënë në krye të përditësimit dhe monitorimit të intranetit, nëse ka një të tillë. Ky person mund të jetë i njëjtë me atë të komunikimit të jashtëm.

Në organizatat e mëdha, shpeshherë është dikush nga burimet njerëzore që shërben si lidhje ndërmjet komunikimit brenda organizatës, informacionit brenda organizatës dhe, për shembull, zhvillimit të stafit (trajnimi, vlerësimi, etj.).

E rëndësishme është që të ketë të paktën një person i cili merr përgjegjësinë për monitorimin nga afër të komunikimeve brenda organizatës në mënyrë zyrtare, veçanërisht duke menaxhuar burimet e informacionit (intranet, buletinet brenda organizatës me bord editorial, arkivat, etj) dhe krijimin e ekipit apo ngjarje të tjera për stafin. Ne po flasim këtu

për komunikimin ‘zyrtar’ që menaxhohet në mënyrë qendrore për tërë organizatën. Kjo në përgjithësi llogaritet për rreth 20% të komunikimit brenda organizatës.

Por përgjegjësia primare për komunikimin brenda organizatës bie mbi vetë stafin. Në çfarëdo organizate, 80% e komunikimit brenda organizatës gjenerohet, organizohet dhe zhvillohet nga shefat e departamenteve, ekzekutivët dhe menaxhmenti. Komunikimi i tillë është kryesisht jozyrtar, por është mirë të strukturohët në një mënyrë shumë praktike dhe të kuptimtë; takime të shkurtra javore të departamenteve, takime mujore më të përgjithshme e të tjera.

Kryefjalët e komunikimit brenda organizatës janë:

Qasja në informacion

Ndarja e informacionit

Shkëmbimi i informacionit dhe opinioneve

Informata kthyese.

Qasja në informata: Intraneti

Intraneti është bërë burimi primar i informatës brenda organizatës. I qasshëm dhe i lehtë për tu përditësuar, ky mjet i informacionit (jo mjet i komunikimit, dhe asnjëherë nuk do ta zëvendëson komunikimin brenda organizatës) ia vlen investimin në kohë dhe para për shkak se është i shpejtë, i menjëhershëm, i strukturuar dhe efektiv.

Për ta krijuar intranetin, kërkon pak kohë por ia vlen! Mos harroni, veçanërisht, të përditësoni intranetin tuaj rregullisht! Për ta bërë atë, caktoni dikë përgjegjës për përditësimin e saj të rregullt.

Disa këshilla për krijimin e intranetit tuaj:

Ndani artikujt në mënyrë shumë specifike në mënyrë që të jenë të qarta për të gjithë: lajmet, publikimet, inovacionet, informatat administrative, stafi (arritjet e reja, angazhimet), trajnimi, prerjet e artikujve (skanuar ose në formatin elektronik), etj.

V. Seksioni i pestë

Komunikimi brenda organizatës dhe komunikimi me anëtarët


37

SE

KS

ION

I 5

Sigurohuni që secili do mund të jetë i informuar me lajmet në fushat ku ata kanë interes.

Bëni përmbledhje të shkurtra të informacionit në secilin sektor. Ofroni linçe për ata të cilët dëshirojnë të mësojnë më shumë.

Disa pjesë të intranetit mund të mbrohen dhe të jenë të qasshme vetëm për personat e autorizuar përmes një kodi. Ju vendosni nëse dëshironi të rezervoni informata. Zakonisht, çdokush ka qasje në gjithçka, për shkak se ka mënyra tjera për të trajtuar informatat konfidenciale.

Ndarja e informatave, pikëpamjeve dhe opinioneve

Në këtë fushë, jini praktik dhe real. Shumë organizata përdorin këto mjete:

Secili departament udhëheq një takim javor, që zgjat jo më shumë se një orë. Ky takim është në përgjithësi i hapur për të gjithë në departament, edhe pse ka përjashtime. Ju vendosni. Gjëra për diskutim:

Çfarë veprimesh është duke ndërmarrë departamenti aktualisht?

Çfarë veprimesh dhe negociata do të ketë? Kush negocion dhe çka?

Cilat janë temat aktuale dhe të reja.

Lajmet: ngjarje të planifikuara, diskutim i artikujve të gazetave armiqësore, marrje e pozicioneve.

Çdo pjesëmarrës është i përgjegjshëm për shënimet e veta. Nuk ka raport final për takimin.

Një takim mujor mbahet për të gjithë ata të cilët kanë pozita përgjegjëse në organizatë, i cila nuk zgjat më shumë se një orë e gjysmë. Gjëra për diskutim:

Përmbledhje për operacionet në vazhdim brenda tërë organizatës.

Tema të reja në përgatitje brenda organizatës.

Çështje specifike në lidhje me jetën dhe menaxhimin e organizatës: zhvillime specifike, organizimi i punës, etj.

Një raport i shkurtë është hartuar dhe botuar në buletinin e organizatës.

Buletini mujor brenda organizatës përmban të gjitha informacionet e shpërndara në takim mujor dhe bëhet i qasshëm për të gjithë.

Pikat kyçe në buletin:

Komenti i muajit: një editorial shpreh opinionin e organizatës suaj rreth një fakti specifik, ndryshimi, etj.

Lajmet: temat e rëndësishme përshkruhen shkurtimisht, siç është veprimi i marrë nga organizata.

Jeta e organizatës: veprime specifike që janë vërejtur në mënyrë të veçantë nga anëtarët, shtypi, stafi, ngjarjet, etj.

Njoftimet për lindjet dhe martesat.

1.B. Nëse ju tashmë publikoni një buletin për publikun jashtë, është e panevojshme të përsëritet përmbajtja brenda organizatës. Sigurohuni që të gjithë mund të kenë qasje nëpërmjet intranetit. Nga ana tjetër, ju mund të jepni informacion tashmë të dërguar në mënyrë tërthore.

Shumica e organizatave kanë një bord editorial për buletinet e tyre brenda organizatës, përfshirë një përfaqësues të secilit departament. Roli i këtij bordi është diskutimi i përmbajtjes dhe ofrimi i materialit editorial për buletinet.

Komunikimi jozyrtar dhe informatat kthyese

Të jemi të qartë: komunikimi brenda organizatës tuaj do të jetë edhe më efektiv nëse praktikoni sinqeritetin dhe transparencën mes jush. Shkëmbimi i kontakteve dhe burimeve të informimit, së bashku me informatën kthyese të rregullt në të gjitha aspektet e veprimit tuaj, do të forcojnë pozitën e të gjithëve në organizatë. Së bashku, vërtetë jemi më të fuqishëm!

KËSHILLË PRAKTIKE

1. Për të rritur aftësitë e menaxherëve tuaj, ne ju sugjerojmë të udhëhiqni një kurs mbi proceset e ligj-bërjes në vendin tuaj. Kjo do tu mundësoj të gjithëve që të njohin dhe të kuptojnë më mirë kur dhe si të ndikojnë tek vendim-marrësit.

2. Kur të punësoni një menaxher të ri, mos hezitoni t'i shkëmbeni me atë person kontaktet ekzistuese me politik-bërësit, gazetarët me ndikim dhe opinionistët. Kjo do t’ia lehtësoj krijimin e një rrjeti efektiv të marrëdhënieve dhe menjëherë do të përmirëson lobimin e organizatës suaj.

38


2. Komunikimi me anëtarët

Komunikimi me anëtarët kërkon poashtu një qasje strategjike dhe pastaj zhvillimin e mjeteve të duhura të komunikimit.

Prandaj, para se të ndërmarrim ndonjë veprim ne i shtrojmë vetes disa pyetje. Vetëm atëherë ne vendosim se cilat mjete duhen përdorur. Në këtë kapitull, do t’i përmendim mjetet e komunikimit, efektiviteti i të cilave është demonstruar nga shumë organizata të punëdhënësve. Këtë kapitull do ta përmbyllim me disa këshilla të dhëna nga shumë zyrtarë të organizatave të punëdhënësve që kanë përvojë në komunikim me anëtarët.

Strategjia për komunikim me anëtarët

Çdo vend ka kontekstin e vet specifik. Secila organizatë e punëdhënësve ka prioritetet dhe sfidat e veta. Prandaj, ju fiilimisht duhet të keni një vizion strategjik për komunikim me anëtarët, dhe pastaj ta shfrytëzoni ate si referencë për zgjedhjet tuaja.

Cilat janë synimet tuaja specifike?

Rekrutimi i anëtarëve të rinj?

Fitimi i besueshmërisë së anëtarëve aktual?

Zhvillimi njohurive dhe aftësive të anëtarëve përmes trajnimeve?

Mobilizimi i anëtarëve për t’u marrë me çështje të caktuara?

Tjera

Është shumë e rëndësishme të mendohet për këtë çështje dhe të bëhet prioritizimi i listës suaj, sepse në fund ju do të keni në dispozicion një sërë objektivash të ndryshme. Cilat janë tre nga prioritetet tuaja? Cilat janë prioritetet tuaja për vitin aktual? Analizoni dhe vendosni për to, sepse do të jenë të dobishme atëherë kur duhet të vendosni për burimet njerëzore e ato financiare, dhe kur duhet të maksimizoni vlerën e veprimit tuaj te anëtarët.

Cilat janë burimet tuaja?

Burimet tuaja financiare mund të kufizojnë mundësitë tuaja për zhvillimin e mjeteve specifike të komunikimit. Ju keni njohuri se një faqe interneti tashmë është bërë e domosdoshme. Pavarësisht kostos së lartë të faqes së internetit, ajo ju mundëson të arrini shumë lehtë audiencën e synuar, anëtarët aktual dhe të ardhshëm. Përvoja e shumë organizatave ka treguar për këtë: fakti i të pasurit një faqe interneti iu ka mundësuar atyre të zhvillojnë dukshmërinë e organizatës së tyre dhe, pothuajse menjëherë, ka ngritur

numrin e anëtarëve, e nganjëherë edhe me qindra prej tyre. Me këtë veprim, shumë shpejt mund të nxirret një pjesë e investimit.

Një këshillë e dobishme për investimin në komunikim është që: mos ‘kurseni’ atë që mund ta përballoni me një shumëllojshmëri mjetesh ose veprimesh. Më së miri është t’i kufizoni mjetet dhe veprimet në mënyrë që të mund të siguroni burimet e nevojshme për arritjen e suksesit. Kur përcaktoheni për një mjet ose veprim, shkoni deri në fund!

Burimet tuaja njerëzore janë po aq të rëndësishme sa ato financiare. Komunikimi me anëtarët zakonisht është përgjegjësi e menaxherit për komunikim të brendshëm dhe të jashtëm. A keni angazhuar një person të tillë? Nëse jo, angazhoni një! Më së miri do të ishte, sikur ky person të ketë përvojë në gazetari ose në lloje të tjera të komunikimit, të dijë të shkruaj mirë, të jetë i mirë në përmbledhjen e gjërave, të jetë në gjendje të vë veten dhe të tjerët në vendin e grupeve të synuara me të cilat ju komunikoni. Ky person do të krijojë një strategji të duhur për komunikim, atëherë kur të jetë vendosur strategjia juaj e përgjithshme.

Mjetet për komunikim me anëtarët

Baza e të dhënave

Pa përditësimin e bazës së të dhënave të të gjithë anëtarëve tuaj, për të komunikuar në mënyrë efektive, do të hasni në vështirësi. Të gjithë anëtarët tuaj kanë interesa të ndryshme. Fushat e aktivitetit të tyre janë shumë të ndryshme. Hapi i parë që duhet ndërmarrë është të vendoset një bazë e tillë e të dhënave dhe të përditësohet çdo muaj. Për një fillim të mirë do të ishte përdorimi i dokumentit Excel.

Burime të dobishme për përditësime:

Kontaktet dhe të dhënat e lëna nga anëtarët në faqen tuaj të internetit.

Të dërgohen të dhënat vjetore te secili anëtarë me kërkesë për aprovim ose përditësim.

Ueb-faqja e internetit

Faqja e internetit është bërë mjeti kryesor për shumicën e organizatave të punëdhënësve për të komunikuar me anëtarët. Tashmë janë bërë disa vite kur organizatat e punëdhënësve në disa vende kanë ndarë një pjesë të buxhetit për të pasur në dispozicion një faqe interneti me shumë burime, në mënyrë që ta bëjnë sa ma profesionale dhe efektive. Ata nuk janë penduar fare!


39

SE

KS

ION

I 5

Seksioni tjetër, në faqe 42, është një përmbledhje për këtë lloj të komunikimit bashkëkohor.

Jepni anëtarëve tuaj qasje të sigurtë në disa pjesë specifike, siç mund të jenë:

Një listë të të gjitha shërbimeve të organizatës suaj për anëtarët

Formularë specifik administrativ (ose linçe në të cilat mund të shkarkohen ata formularë)

Pyetjet për një departament specifik

Kurse të trajnimit, me formularë për regjistrim

Ngjarjet, me formularë për regjistrim

Raporte, analiza dhe dokumente të përpiluara nga organizata juaj (ose tjera) për t’u shkarkuar

Dokumente për shtyp (të gjitha njoftimet për shtyp duhet të jenë në dispozicion në faqen tuaj të internetit).

Pikat e lartpërmendura i lehtësojnë jetën anëtarëve tuaj dhe u ndihmojnë në punën e tyre të përditshme. Por, si mund të dini ju se çfarë kërkojnë anëtarët tuaj në lidhje me informacionet ose shërbimet? Nuk është gjithnjë e lehtë që të përmbushet një numër i madh i pritjeve të ndryshme. Megjithatë, nëse dëshironi t’i mbani anëtarët në organizatën tuaj ju duhet që patjetër të veproni në këtë mënyrë!

Ju duhet që rregullisht ta bëni këtë hulumtim:

Një analizë vjetore e fjalëve kyçe që janë përdorur për kërkim në pjesën e caktuar për anëtarë

Pyetjet e anëtarëve që kanë përdorur faqen tuaj

Realizimi i një ankete përmes faqes tuaj: ftoni anëtarët që klikojnë në pjesën e sigurte për t’iu përgjigjur disa pyetjeve (zakonisht jo më shumë se pesë, sepse një përdorues nuk ka aq shumë kohë!)

A janë temat e qarta dhe të qasshme?

A janë tekstet e kuptueshme?

Kur jeni duke kërkuar në internet, a i gjeni informacionet që ju kërkoni?

A ka ndonjë përmirësim që ju do ta rekomandonit?

Profili i përdoruesit (mosha, pozita, shpeshtësia e përdorimit)

Bërja e një ankete përmes e-mail, duke përdorur një listë të pyetjeve (nuk kushton shtrenjtë; shpesh bëhet çdo tre vjet, duke bërë zgjerimin e pyetjeve për të mbuluar të gjithë aktivitetin e organizatës)

Informata të rregullta kthyese për trajnime dhe aktivitete tjera për anëtarë

Informata kthyese kur një anëtarë telefonon për një temë specifike: përmes pyetjeve që kërkojnë mendimin e tyre për informacionin që është në dispozicion në faqen tuaj

një panel: ftoni 6-8 anëtarë në një takim gjatë të cilit do t’i pyesni për pritjet e tyre dhe shërbimet e organizatës tuaj. Takime të tilla mund të mbani për secilin sektor të organizatës tuaj.

E-zine (revista elektronike)

Ju rekomandojmë që ta lexoni seksionin gjashtë për komunikimet elektronike dhe e-zines. Ju ofron një pikëpamje të përgjithshme për specifikat e kësaj forme të re të komunikimit.

Një revistë elektronike është versioni ‘digjital’ i një publikimi. Është krijuar për vendosjen e dosjeve pdf të faqeve individuale në një vend, duke shtuar veçori animuese, dhe duke i vendosur ato në internet që t’i lexojnë njerëzit gjatë përdorimit të një shfletuesi normal.

Veçoritë dhe përfitimet:

Mund të vendoset shumë lehtë dhe kushton lirë.

Ka pamjen dhe ndjenjën e një publikimi prej letre.

Mund të jepni një indeks në atë mënyrë që lexuesit të shkojnë direkt në artikullin ose faqen e caktuar.

Mund të shkarkohet si dokument i vetëm, gjë që ndihmon për ta shpërndarë tek të tjerët përmes një linku.

Mund të futni vegëza (fjalët kyçe) në tekstin e një faqeje interneti.

Një revistë elektronike në thelbin e saj është konkrete, e shkurtër dhe e qëlluar. Synimi kryesor është që t’i mbajë të informuar anëtarët për çështjet aktuale, aktivitetet, veprimet dhe shërbimet; me pak fjalë, veprimtarinë e organizatës suaj në bashkëveprimet me ta.

Lidhni shpeshtësinë e përdorimit të e-zine me kohën dhe burimet tuaja. Në përgjithësi, përditësimi i lajmeve në bazë dy-javore është i mjaftueshëm.

Organizoni e-zine tuaj në seksione të qarta dhe kufizoni përmbajtjen e tekstit në gjërat e domosdoshme. Një rregull e mirë editoriale është: paraqitni temat tuaja në e-zine, trajtoni ato më gjerësisht ato në faqen tuaj.

Paraqitjet rrugëtuese

40


Paraqitja rrugëtuese i ka rrënjët në Shtetet e Bashkuara. Kur kandidatët për president dëshironin të njihen më shumë, ata përdorin trenat që të shëtisin në të gjithë vendin, duke ndaluar nga qyteti në qytet në mënyrë që të bëhen sa më shumë të njohur. Sot, ky term përdoret kur një organizatë vendos të dal nga objekti i saj dhe të arrijë tek anëtarët e vet dhe tek anëtarët e mundshëm në të gjithë vendin duke bërë prezantime të ndryshme.

Një paraqitje e tillë gjithmonë përfshinë prezantimin e organizatës suaj, shoqëruar me pyetje dhe përgjigje dhe përmbylljen me një koktej rasti që u jep mundësi të gjithëve që të njihen mes veti.

Kush të ftohet

Ju këshillojmë që të ftoni anëtarët tuaj dhe ata të mundshëm në qytetin ose regjionin ku ju jeni duke bërë vizitë. Me përzierjen e tyre, ju do të rrisni entuziazmin e tyre me iniciativën tuaj. Dhe nuk ka asgjë më të mirë se sa atëherë kur anëtarët aktual rekrutojnë anëtarë të rinj me entuziazmin e tyre.

Çfarë të prezantohet

Gjithmonë filloni me një çështje ekonomike ose sociale që ka të bëjë me qytetin ose rajonin që ju vizitoni. Pastaj bëni lidhjen me aktivitetet e tuaja duke treguar se çfarë bën organizata për secilin nga anëtarët e vet.

Për këtë rast, ju sugjerojmë që të përdorni strukturën dhe këshillën e dhënë në Seksionin Nëntë, “Teknikat e prezantimit”, faqe 63.

Reklamime përmes postës elektronike

Dërgimi i mesazheve elektronike me përmbajtjen e linkut të faqes tuaj dhe me një ftesë për t’iu bashkuar organizatës suaj tek qindra ose mijëra anëtarë të mundshëm mund të jetë shumë i dobishëm, por mos prisni mrekulli.

Së pari, ju duhet të keni qasje në një bazë të të dhënave që ka adresa të verifikuara. Kjo gjë kërkon

një investim financiar. Për më tepër, ju nevojitet një talent i jashtëzakonshëm që do ta shkruajë një tekst që ta tërheq vëmendjen e lexuesve dhe t’i bind ata të klikojnë në faqen tuaj.

Në mënyrë tipike, ky mjet është i synuar (d.m.th. Për sektor ose industri specifike, ose për ndërmarrjet e mesme në një rajon) dhe mund të jetë efektiv, por ju duhet të pritni një përqindje të vogël të reagimeve, nëse gjithçka shkon në rregull.

Takimi i përgjithshëm vjetor dhe raporti vjetor

Takimi i juaj i përgjithshëm vjetor ju ofron një mundësi për të kuptuar statistikat e aktiviteteve tuaja dhe raporti vjetor i cili vijon, është një dokument i dobishëm për ndërtimin e reputacionit tuaj në mesin e audiencës së jashtme të synuar dhe gjithashtu në mesin e anëtarëve.

Anëtarët tuaj mund të marrin një përmbledhje të raportit në ditën e takimit tuaj- një përmbledhje të arritjeve më të mëdha dhe sfidave të ardhshme në një edicion special të e-zine-s tuaj.

Për më tepër, raporti vjetor përmban një pjesë faktike të organizatës suaj: veprimet e ndërmarra, punën, publikimet, analizat, etj. Me pak fjalë, listoni ato çfarë ka bërë organizata juaj që të përmbush vizionin dhe synimet e veta.

Ky raport mund të bëhet më shumë se veç një përmbledhje e aktiviteteve tuaja të kaluara. Pse të mos zgjidhet një temë e caktuar çdo vit, dhe të përcillet me dëshmi, ese të shkurtra dhe fotografi brenda atij raporti? Tema do të kishte të bënte me atë se çfarë organizata juaj sheh si problemin kryesor për vitin e ardhshëm.

Në përgjithësi, tema do të ishte ajo që është prezente në lajme dhe pasqyron anën njerëzore të ekonomisë dhe shoqërisë. Këtë çështje ju mund të ia kushtoni stafit tuaj për një vit: një mundësi e mirë për t’i përmendur ata që u shërbejnë anëtarëve dhe shoqërisë në tërësi.


41

SE

KS

ION

I 5

KOMUNIKIMI BRENDA ORGANIZATËS DHEKOMUNIKIMI ME ANËTARËT: LISTA KONTROLLUESE

Komunikimi brenda organizatës

Keni të angazhuar një person për komunikim brenda organizatës

Keni një procedurë të informimit për anëtarët e rinj të stafit mbi të gjitha aspektet e biznesit tuaj

Departamentet organizojnë takim azhurnuese çdo javë

Organizata juaj mban takime informuese të përgjithshme çdo muaj

Keni në dispozicion një intranet me të cilin mund të këshillohet stafi

Për organizatat e mëdha: keni në dispozicion gazeta për çdo muaj

Keni në dispozicion një sistem të rregullt që pranon informata kthyese nga stafi dhe ju i përcillni ato në mënyrë që t’i përmbushni kërkesat e tyre.

Komunikimi me anëtarët

Baza juaj e të dhënave është e përfunduar

Keni në dispozicion një procedurë për përditësimin e rregullt të bazës së të dhënave dhe një person që është i angazhuar për një detyrë të tillë Organizata juaj ka një faqe interneti

Faqja juaj e internetit ka një pjesë të siguruar për anëtarët tuaj

Keni në dispozicion seksione të veçanta për anëtarët, renditje të shërbimeve të ndryshme, dokumenteve, ngjarjeve, trajnimeve, pyetjeve më të shpeshta, etj.

Organizata juaj dërgon rregullisht revistën elektronike (e-zine) (së paku një ose dy herë në muaj) për anëtarët tuaj

Faqja juaj e internetit gjurmon kërkimet më të shumta që bëjnë anëtarët (profili i përdoruesve)

Ju analizoni çdo vit nevojat e komunikimit të anëtarëve (me anketa, informata kthyese për ngjarjet)

Ju mbani takime lokale një herë në vit (paraqitje në rrugëtim) me anëtarët tuaj dhe ata të mundshëm.

42


Komunikimi tradicional, është një gjë që i përket së kaluarës.

Cikli i informacionit ka ndryshuar shumë dhe, rrjedhimisht, edhe rregullat që e drejtojnë atë. Qasja e menjëhershme në informacion përmes shfletuesit në World Wide Web, ka ndryshuar rrënjësisht situatën. Konsumatorët që dëshirojnë informacione kanë qasje direkte, pa pasur nevojë të kalojnë përmes kanaleve të ndryshme të informacioneve që filtrojnë informacionin pa e paraqitur ende.

Së fundi, mënyra e vetme e një organizate për të siguruar shpërndarjen e mesazheve të tyre tek publiku, ka qenë duke lëshuar njoftime për shtyp dhe duke u përpjekur të marrin gazetarë që ta përcjellin mesazhin. Gazetarët dhe redaktorët kanë pasur një rol të pashmangshëm për transmetimin e informacionit. Shpesh varej nga vullneti i tyre për të ofruar hapësirë ose kohë. Nuk ka pasur mundësi tjetër veçse të bindet media për rëndësinë e shpërndarjes së informacionit.

Ajo kohë tashmë ka kaluar. Mediat nuk kanë më kontroll për shpërndarjen e informacioneve. Tani ato shpërndahen lirshëm në “kohë reale”, pa ndërmjetësues dhe pa pasur nevojë për pritje që të përpunohet.

Bllogerët ndërveprojnë direkt me bizneset, duke komentuar për lajmet e tyre. Mediat janë ende prezente, por nuk kanë më rol aq të rëndësishëm. Ato duhet të kërkojnë mënyra të reja që ta arsyetojnë ekzistencën e tyre, kryesisht duke i vënë informacionet në kontekst dhe duke identifikuar trendet më të mëdha.

Pse të komunikohet përmes internetit?

Faqet e internetit dhe portalet informative në internet janë mënyra më e lehtë për përmbushjen e kërkesave të audiencës së synuar në mënyrë të shpejtë dhe për ofrimin e përgjigjeve në pyetjet e bëra nga ata. Ju përfitoni besimin e tyre dhe siguroni besueshmërinë e tyre ndaj jush duke iu përmbushur dëshirën e tyre për të marrë përgjigjen që ata presin.

E-mail: komunikim individual përmes Internetit (një mesazh personal dixhital)

E-zine: një mesazh digjital për një grup prej disa njerëzve

Chat: komunikim i menjëhershëm individual (‘i drejtpërdrejtë) përmes internetit

SMS: informacione përmes telefonave mobil ose faqeve të veçanta të internetit

Rrjetet Peer: hapësira virtuale publike, komunikime digjitale që bashkojnë interesat e përbashkëta.

World Wide Web, përbën një botë dinamike që çdo ditë e më shumë zhvillohet, d.m.th që informacionet në faqe të internetit vjetërsohen shumë shpejt. Për këtë arsye, ato patjetër që duhet të përditësohen më shpesh. Menaxhimi i një faqeje të internetit është një proces i vazhdueshëm dhe kërkon veprime të përditshme.

Përgatitja për komunikim në Inter-net: faza fillestare

Vendosni vetes synime të qarta dhe shpikni një plan të saktë për sulm.

Çfarë synimi dëshironi të arrini? Pyetni njerëzit edhe brenda por edhe jashtë organizatës për këtë gjë, në mënyrë që t’i kuptoni nevojat e tyre të cilat ju do të mund t’i përmbushnit. Vendosni një vizion të përgjithshëm për projektin tuaj.

Çfarë burime keni në dispozicion (kohë, para, aftësi, ekspertizë)?

Kur të rregulloni buxhetin tuaj, konsideroni edhe koston brenda organizatës suaj (p.sh. koha që ju dhe kolegët tuaj do të kaloni për krijimin dhe monitorimin e faqes së internetit).

Bëni një listë të specifikacioneve që një faqe interneti duhet t’i përmbush (kërkesat, dizajnin grafik, udhëzimet, procedurat, standardet e publikimit).

Investoni në menaxhimin e përmbajtjes së softuerit. Kjo gjë do të iu lehtësojë përditësimin e përmbajtjes suaj.

VI. Seksioni i gjashtë

Komunikimi përmes internetit


43

SE

KS

ION

I 6

Përmbajtja e faqes së internetit

Ne ju këshillojmë që ju ta përdorni faqen tuaj të internetit jo vetëm për të paraqitur informacione, por edhe për të krijuar një platformë interaktive.

Përdorni faqen tuaj të internetit për të shkëmbyer informacione me anëtarët tuaj, organizata të tjera, etj. Ofroni fusha të veçanta në faqen tuaj të internetit.

Ndani faqet e rezervuara për anëtarët e tuaj me një fjalëkalim (për qasje të sigurtë), nga ato që janë të qasshme për të gjithë.

Për momentin, ne po shohim një interesim të madh për ‘blogje’ dhe ‘forume’. Megjithatë, ju vetëm përcillni këtë rrugë nëse keni burime të mjaftueshme, sepse kërkohen investime të mëdha kohore.

Kuptoni se çfarë lloj informacionesh kërkojnë njerëzit të lexojnë në faqen tuaj.

Profilizoni përdoruesit. A kërkojnë ata informacione specifike? A janë të interesuar, por nuk kanë kërkesa specifike? A janë ata grupe specifike të synuara, të tilla si media, politikanët ose anëtarët tuaj?

Ekzistojnë tri mënyra të dallueshme për përcaktimin e profileve të tyre.

Fokus grupet, me të cilët ju keni një diskutim të hapur për fushat e interesit të tyre, pyetjet që kanë dhe dëshirat që i motivojnë ata. Pyetni për llojin e informacionit që kanë dëshirë ta gjejnë në faqen tuaj të internetit.

Anketa. Pyetni përdoruesit e internetit që përdorin faqen tuaj të internetit nëse ata janë të kënaqur me shërbimet dhe nëse kanë gjetur përgjigje në pyetjet e tyre.

Detyra e analizimit: vëzhgoni me kujdes përdoruesit që shikojnë faqet tuaja. Kuptoni nëse ata i gjejnë ato lehtë. Kuptoni se ku klikojnë. Vëreni të gjithë hapat që ata përcjellin. Pyetni ata, qoftë gojarisht, pasi të përfundojnë me konsultimet në faqen tuaj të internetit.

Shkrimi në internet: një stil plotë-sisht i ri i të shkruarit

Shkrimi për faqe të internetit është mjaft specifik. Vetëdijësoni autorët për këtë gjë. Kërkoni nga ata t’i ndjekin këshillat në vijim.

Zgjedhja e fjalive të thjeshta, të shkurtra. Të jetë i shkurtër, sepse leximi në ekran merr 20-30% më shumë kohë se sa në letër. Kjo shton përpjekjet e lexuesit tuaj. Mos e vështirësoni situatën edhe më shumë.

Paragrafi nuk duhet të kalojë një të tretën e ekranit, ose 10 rreshta.

Përqendrohuni në fakte dhe shifra, pasi që mbi të gjitha përdoruesit kërkojnë të dhëna faktike.

Përdoruesit nuk lexojnë fjalë për fjalë tekstin e paraqitur në ekran. Ata skanojnë, shfletojnë. Kërkojnë për fjalët kyçe.

Konkurrenca në Internet është shumë e madhe. Nëse vizitorët nuk gjejnë informacionin e kërkuar, ata shikojnë në faqe të tjera. Ata shikojnë atë se çfarë u ofron motori i kërkimit si burimet e tjera të informacionit. Parandaloni ‘zapping’ (paraqitjes jo të qartë) duke mundësuar shfletim më të lehtë në faqen tuaj. Sigurohuni që përdoruesit të mund të gjejnë gjërat shpejt.

Sigurohuni që tekstet në faqet tuaja të kenë tituj të qartë që përmbledhin mesazhin tuaj. Kjo është më e rëndësishmja pasi që motorët e kërkimit përdorin titujt tuaj që paraqiten direkt te përdoruesit e internetit. Gjeni fjalët kyçe që karakterizojnë aktivitetin tuaj dhe vendosni ato menjëherë në tekstin tuaj hyrës.

Për t’u rankuar dhe përfshirë në renditjen më të lartë të motorëve të kërkimit si Google, ju duhet të identifikoni fjalët kyçe dhe frazat që ju karakterizojnë juve, që janë të rëndësishme për ju, anëtarët tuaj dhe vendin tuaj. Me frazat kryesore, nënkuptojmë që shumë fjalë të vihen së bashku.

Shumë shpesh, përdoruesi përdor një kombinim të 3 ose 4 fjalëve në motorin e kërkimit për të përsosur mënyrën e kërkimit. Pra, filloni me fjalët kyçe që ju vijnë në mend kur kërkoni informacione rreth aktiviteteve tuaja. Nëse përdorni fjalë që janë shumë të paqarta, keni mundësi shumë të pakta që të përfshiheni në faqen e parë të rezultateve të paraqitura nga motori i kërkimit. Pasi që të keni bërë listën tuaj të fjalëve kyçe dhe frazave, kontrolloni nëse ju paraqiteni në renditjen më të lartë të listës së rezultateve të motorit të kërkimit. Shkruani fjalët tuaja kyçe për të kuptuar nëse është e lehtë që të gjendeni.

Para se të lansoni faqen tuaj të internetit, ju mund të merrni rolin udhëheqës në rankime (pa pasur nevojë që një motor i kërkimit të paraqes faqen tuaj dhe të iu listojë juve). Ju vet mund të regjistroni faqen tuaj të internetit me motorë të kërkimit.

Mund të kërkoni edhe nga faqe tjera që të instalojnë një link në faqen tuaj të internetit. Mund të kontaktoni autoritetet zyrtare (p.sh agjencitë qeveritare) dhe të kërkoni nga ata që të iu rankojnë juve në faqet e tyre të internetit. Lidhuni me sa më shumë faqe që të mundeni në mënyrë që të ngritni mundësitë që dikush të përzgjedh faqen tuaj.

44


Bëhuni të njohur në indeks faqe, drejtori dhe portale. Kjo do të ngrit intensitetin e përdorimit të faqes tuaj, dhe do të ngrit gjithashtu edhe dukshmërinë e organizatës tuaj.

Disa nga faqet e internetit ofrojnë regjistrimin e faqes suaj me shumë motor të kërkimit, faqe profesionale të internetit, drejtori, indekse, etj. Njëra nga ato faqe është www.submit-away.com/top-search-engines.htm, që mbulon pjesën më të madhe të motorëve të kërkimit në gjuhën angleze.

Prioritizoni shfletimin intuitiv (d.m.th. bëjeni të pastër, të rrjedhshëm dhe thellësisht logjik). Zgjidhni me kujdes formulimin mbi butonat të cilat ju dërgojnë në faqe të tjera.

Sigurohuni që përdoruesit të kuptojnë se çfarë do t’i hap një link, dhe se çfarë informacioni do ta marrin duke klikuar në të. Sigurohuni që linku ta hap faqen e duhur.

Gjithashtu edhe komunikatat për shtyp mund të gjenerojnë një densitet të lartë në faqen tuaj të internetit. Deri në atë pikë, saqë nganjëherë është seksioni më i vizituar në faqen e internetit.

Caktoni një seksion të veçantë për të gjitha njoftimet tuaja për shtyp dhe monitoroni numrin e shfletimeve nga përdoruesit për atë sektor specifik. Në ballinën kryesore të faqes tuaj vendosni njoftimet më të fundit, me datë dhe një link. Po e theksojmë prapë, që ka faqe të internetit që shpërndajnë njoftimet tuaja në shkallë të madhe. Ato ia përcjellin mediave online siç janë Yahoo, Google dhe Lycos. Më poshtë janë katër faqe të tilla, që përshtaten për botën anglo-saksone. Shih nëse mbulojnë vendin tuaj dhe me çfarë kushtesh.

www.businesswire.com

www.prnewswire.com

www.prweb.com

www.marketwire.com

Kur t’i shkruani njoftimet për shtyp, sigurohuni që të vendosni edhe vegëza (linqe) në tekstin tuaj. Në atë mënyrë, kur ato shkojnë në internet, njerëzit që i lexojnë mund të kuptojnë më shumë duke klikuar në vegëzat tuaja.

Bëni ballinën e faqes tuaj të begatshme. Ndryshoni mënyrat, jepni rëndësi lajmeve nga vendi (p.sh. prezantimi i një anëtari të ri, një mase të re të taksave, një ligji që hyn në fuqi, një procedure të re, një vizite nga një delegacion).

Dërgoni ‘gazetën’ përmes internetit

Gazetat digjitale ose e-zines janë duke pasur sukses të shtuar. Kjo rrjedh nga arsyeja e kostos së ulët të prodhimit dhe efektivitetit të tyre në tërheqjen e vëmendjes së audiencës së synuar për aktivitetet tuaja. Për më tepër, mundësojnë shpërndarje më të gjerë. Kujdes: në disa vende, ligji ju obligon që ta merrni pëlqimin me shkrim nga pranuesi para se të ia dërgoni emailin. Kontrolloni nëse vlen edhe për ju.

E-zine është mjet i dobishëm për të fituar besnikërinë e audiencës dhe për t’i bërë ata vizitues të rregullt. Prandaj, sigurohuni që gazetat tuaja t’u shtojnë kureshtjen për të lexuar më shumë duke klikuar në vegëzat e paraqitura në e-zine. Këto vegëza i dërgojnë personat e interesuar për faqen tuaj të internetit, ku ata do të gjejnë më shumë informacione.

Bëje e-zine si një ftesë për të vizituar faqen tuaj të internetit. Theksoni lajmet e internetit dhe lajmëroni ato më të rejat. Përmblidhni shkurtimisht e-zine tuaj. Shkoni direkt e në temë. Ofroni një përmbledhje të informacionit të paraqitur në faqen tuaj. Disa fjalë kyçe mund ta vendosin informacionin në një fjali dhe të gjenerojnë dëshirën për të kuptuar më shumë.

Duke pasur parasysh rëndësinë e përditësimit të faqes së internetit që duhet bërë vazhdimisht, është logjike se edhe përditësimi i e-zine është më mirë të bëhet çdo javë ose çdo dy javë se sa njëherë në muaj. Por sigurohuni që të mos e dërgoni e-zine nëse nuk keni ndonjë gjë të re për të ofruar. Kur të bëni përditësimin e përmbajtjes së faqes suaj, atëherë dërgoni e-zine. Në përgjithësi, kjo gjë është e mirë, për shkak se ju detyron të përditësoni faqen sipas rrethanave. Vendosni së bashku pjesët e informacioneve, në mënyrë që të theksohen në e-zine-n tuaj për çdo javë ose çdo dy herë në javë.

Këshilla

Formësimi i paraqitjes së e-zine-s tuaj nuk kushton shtrenjtë. Investimi është edhe më i vlefshëm, sepse kjo ju bën të dukeni profesional. Disa sisteme mund të shkojnë edhe më tej: lexuesit mund të tregojnë në një formë përmbajtjen që ata janë të interesuar ta lexojnë dhe ta pranojnë. Por përvoja tregon se shumë pak lexues brengosen që t’i vendosin kriteret e veta.

Informacionet e kontakteve të njerëzve të cilët kanë kërkuar të pranojnë e-zinen tuaj, ose të cilët janë regjistruar online në faqen tuaj, mund të shkojnë në bazën tuaj të të dhënave. Informacionet që ju mblidhni mund të iu inspirojnë juve për të përsosur përmbajtjen e e-zines për audiencën tuaj.


45

SE

KS

ION

I 6

Nuk ka asgjë më irituese se sa të pranosh një e-mail të padëshiruar. Mesazhi ‘spam’ nuk është një gjë e mirë sa i përket rritjes së numrit të përdoruesve të internetit, të cilët e shohin si shkelje të privatësisë së tyre, dhe i fshijnë emailat e padëshiruar pa i lexuar fare. Sigurohuni që përdoruesit mund të ç’abonohen nga e-zina e juaj shumë lehtë (me një klik) në çdo kohë. Gjithashtu, jepni një mundësi përdoruesve që në dosjet tuaja të mund të modifikojnë ose fshijnë profilin e tyre në faqen tuaj të internetit. Kjo gjë mund ta zvogëlojë numrin e abonuesve në e-zinen tuaj, por të paktën e dini që përdoruesit që shfletojnë në e-zinën tuaj, në përgjithësi janë të interesuar për aktivitetet tuaja.

Në anën tjetër, asgjë nuk iu ndalon të dërgoni një email te të gjithë përdoruesit që mund të jenë të interesuar për aktivitetet e juaja.

Në fund të faqes së e-zines tuaj, shtoni një link ku njerëzit mund të përcjellin e-zinen tek njerëzit e njohur që mund të jenë të interesuar. Të njëjtën gjë bëjeni edhe tek faqja e internetit, shtoni një buton me ‘rekomandoni këtë faqe tek të tjerët’. Komunikimi informal me gojë vazhdon të jetë mënyra më e mirë që të bëheni të njohur. Shfrytëzoni këtë mënyrë tek ambasadorët që rekomandojnë shërbimet e juaja tek njerëzit në mënyrë sa më të lehtë.

Kur të dizajnoni e-zinen tuaj, dhe kur vendosni për përmbajtjen, mendoni për audiencën e synuar. Tema, shpërndarja, etj. Dallojnë varësisht nga lloji i audiencës. Jo të gjithë kërkojnë të njëjtën gjë. Pra, konsideroni nën-grupet, p.sh. “Investitorët”. Një tjetër rrugë për të eksploruar është: të keni në dispozicion versione të ndryshme që mbulojnë temat specifike. Në këtë mënyrë ju mund t’i keni të dyjat, edhe një e-zine në përgjithësi më e begatuar dhe një version të dedikuar vetëm për legjislacion.

Mos provoni të bëni e-zinen tuaj gjithëpërfshirëse. Nuk ka nevojë të tentoni t’i përfshini të gjitha shërbimet që ju i kryeni si një federatë. Nëse ka shumë informacion, kjo e ngarkon lexuesin në një masë të jashtëzakonshme. Për të pasur një pasqyrë të përgjithshme, kufizoni veten në një numër të vogël (5-10) të temave që ju përmendni shkurtimisht në e-zinen tuaj dhe pastaj i zgjeroni ato në faqen e internetit. Nëse nuk dëshironi të keni një strukturë bazë klasike të temave, ju mund të përqendroheni në kompaninë e muajit (ajo kompani e cila tregon rezultate më të mira ose që është jashtë konkurrencës), legjislacione të reja të rëndësishme, etj. Kjo është një gjë e mirë përderisa informacioni të ketë strukturë të mirë.

Bëni bilancin e duhur: informoni dhe tërhiqni. Ngjallni kureshtje. Informimi është një gjë e mirë, por shikoni nëse mund të provokoni një reagim nga lexuesit tuaj duke luajtur me kartën e ndërveprimit. Nëse publikoni një panair ose seminar, ofroni bileta për lexuesit e parë që reagojnë ndaj publikimeve të tilla. Shtyni lexuesit/anëtarët tuaj në veprim. Shikoni nëse mund të bëni këtë lloj veprimi me publikime të njëkohshme në kanalet tjera të informimit (revista, e-zine, baner dhe faqe specifike në faqen tuaj të internetit, zyrën tuaj- p.sh. në zonën e recepsionit).

Sigurohuni që audienca juaj menjëherë të njohë e-zinen tuaj. Bëjeni me stile të veçanta, tipografi, etj. Sigurohuni që pamja të jetë atraktive, me një efekt të fortë vizual dhe me logon tuaj. Më së miri është të lidhni e-zinen tuaj me një imazh të caktuar. Kështu që lexuesi i cili has këtë dizajn në burime tjera të informacionit do ta lidhë atë me e-zinen tuaj. Këto referenca përforcojnë sinergjinë në mesin e mjeteve të ndryshme të komunikimit. Sigurohuni që audienca e juaj të mund të identifikoj lehtësisht llojet e caktuara të informacionit. Bëni sa më të lehtë kërkimin e tyre për informacione.

Shkrimi i një e-zine është shumë më i vështirë se sa botimet e shtypura. Kjo nga arsyeja se leximi në ekran është shumë më i vështirë se sa në letër. Si rezultat i kësaj, lexuesit vetëm ia lëshojnë sytë tekstit në ekran. Ata kërkojnë për fjalët kyçe, ashtu siç do të lexonin në tekstin e shtypur në letër në mënyrë më lineare, duke shikuar në të gjithë tekstin. Fjalitë komplekse, paragrafët e gjatë dhe fjalitë pasive zvogëlojnë lexueshmërinë në ekran. Duhet ta mbani këtë në mendje.

Monitoroni numrin e abonuesve në e-zinen tuaj. Pasi që ata mund të ç ‘abonohen ose rekomandojnë e-zinen tuaj tek njerëzit që ata njohin, numri i tyre do të japë një tregues të mirë të rëndësisë së veprimeve dhe iniciativave tuaja. Vendosni të gjitha të dhënat për abonuesit tek e-zina e juaj në një program të MMK (menaxhimi i marrëdhënies së konsumatorit). Kjo gjë do ju ndihmojë juve të synoni veprimet e marketingut direkt (p.sh. dërgimi i emailave për marketing ose fushatë sponsorizimi). Nëse dëshironi shfletim me teknologjinë më të fundit, investoni në një sistem të RSS (really simple syndication). Imagjinoni...sapo të dalin lajmet në një fushë interesi, abonuesit e shërbimit RSS pranojnë ato menjëherë në telefonat e tyre mobil ose në kutinë e inboxit të tyre në formë të një titulli, dy fjali hyrëse dhe një link për hapjen e faqes, për shembull, faqes tuaj.

46


Përparësitë dhe mangësitë e një faqe internetiose gazete elektronike

Çfarëdo qoftë mesazhi juaj ose audienca e synuar, ju kontrolloni procesin tuaj të komunikimit, nga përpilimi e deri tek shpërndarja.

Komunikim i vazhdueshëm (faqe e interneti) ose i rregullt (gazetë).

Përmbajtja e cilësisë që përmbush nevojat dhe pritjet e audiencës suaj të synuar. Ata vazhdimisht ose sipas dëshirës do të vizitojnë faqen tuaj të internetit për të lexuar buletinin që të jenë të infor-muar rreth (agjendës) lajmeve dhe aktiviteteve tuaja. Kjo do të thotë se ju duhet të përditësoni faqentuaj: duhet ta pasuroni me informata. Një faqe interneti e pa përditësuar krijon në përshtypje të keqe dhe askush nuk do ta vizitojë më.

Një buletin është i përshtatshëm për grupet e synuara që ju tashmë i njihni.

Faqja e juaj e internetit kryesisht duhet të përmbajë aktivitetet tuaja, për të gjithë ata që ende nuk ju njohin. Megjithatë, faqja juaj e internetit gjithashtu duhet të ofrojë faqe specifike (të siguruara ose jo) për ata që ju përcjellin më afër dhe vazhdimisht.

Për shembull, konsideroni një rast të një restoranti i cili përdor internetin për të prezantuar menaxhmentin, stafin, vendndodhjen dhe gjërat e përditshme.

Komunikimi global Buletini juaj përmes e-mailit dhe faqes tuaj sjellin së bashku informacione të pasura.

Faqja e internetit është e ngjashme me një bibliotekë online, me arkiva dhe artikuj të lajmeve. Vendosni informacione në faqen tuaj rreth gjithçkaje që e përbën organizatën tuaj (të paktën ato të cilat ju doni t’i shfaqni për publikun në përgjithësi). Përfshini vegëza në të gjithë artikujt rreth organizatës suaj dhe në publikime (raporte, broshura, katalogje, etj).

Në çdo kohë, gjatë ditës ose natës, njerëzit mund të gjejnë informacione për pyetjet e tyre më të shpeshta, pa pasur nevojë të ju kontaktojnë juve (duke kursyer kohën tuaj). Të gjitha këto informacione të pasuruara janë të qasshme në çdo kohë, edhe jashtë orarit të punës. Gjithashtu, aty mund të gjinden informata praktike, të tilla si adresa e zyrës tuaj, orari i punës, informacioni kontaktues (telefon, faks, e-mail adresa), harta dhe skema organizative.

Përveç kësaj, ju mund të keni edhe një seksion të veçantë me vegëza të faqeve tjera që janë të dobishme (komunave, federatave, odave të tregtisë, etj). Lexuesit e vlerësojnë shumë nëse kanë një mundësi të tillë të marrjes së informacionit në mënyrë të lehtë.

Buletini sjell së bashku disa nga pikat kryesore të lajmeve tuaja: për shembull, takimet e ardhshme, aktivitetet e planifikuara, stafin e ri, rregulloret e reja që kanë ndikim në veprimet tuaja dhe te anëtarët tuaj, procedura të shpjeguara, lehtësime ose shërbime të reja.

Informacionet e dobishme dhe ato që nuk vjetërsohen mund të ruhen në arkivën e faqes suaj të internetit, dhe të jenë të qasshme me një motor kërkimi brenda faqes tuaj.

Komunikimi i çastit

Njerëzit të cilët dëshirojnë informacione rreth shërbimeve tuaja nuk duhet të presin deri sa të hapen zyrat tuaja. Ata do të kursejnë kohën nëse mund të gjejnë menjëherë informacionin që ju nevojitet. Dhe ju do të jeni më pak të shqetësuar nga kërkesat jo shumë të rëndësishme.

ËSHTË MIRË TË DIHEN


47

SE

KS

ION

I 6

Kostoja

Krijimi dhe dizajnimi i një faqeje interneti kushton shumë sepse ju duhet të angazhoni ekspertë të jashtëm. Ata gjithashtu mund të krijojnë edhe buletinet tuaja.Pastaj ju duhet që të keni së paku një person që kujdeset për këtë punë, që e pasuron faqen me informacione, e gjallëron atë dhe në vazhdimësi e përditëson me informacione të reja dhe i largon informacionet e vjetra ose ato nuk janë interesante. Ky person gjithashtu duhet të mbledh informacione që t’i komunikoj përmes buletinit. Ai/ajo poashtu do të shkruaj (për të shkruar në faqe është një gjë e veçantë: teksti duhet të jetë i shkurtër dhe i kuptueshëm). Ky person duhet të ketë edhe njohuri të mjaftueshme teknike për të dërguar buletinet dhe për të përshtatur përmbajtjen në internet duke përdorur hapësirën e dhënë nga kompania për këtë qëllim dhe për zhvillimin e faqes së internetit me kërkesën tuaj. Ai/ajo deri në një shkallë mund ta ndryshoj faqen: duke përfshirë fotografi, tituj dhe tekst. Në anën tjetër, kur vjen koha për të ndryshuar formën e faqes së internetit, ai/ajo do t’i drejtohet kompanisë që ka krijuar faqen tuaj të internetit.

Pasiguria sa i përket të adresuarve

Në fillim, ju nuk e dini se kush do të viziton faqen tuaj.

Mund të zgjedhni të siguroni një pjesë të faqes tuaj, të jetë e qasshme vetëm me përdorimin e një kodi identifikues individual dhe me fjalëkalim. Pastaj ju mund të zgjedhni se cilët nga kontaktet tuaj (p.sh. të gjithë anëtarët tuaj) mund të kenë qasje në pjesën e sigurt.

Kjo mund të lehtësoj barrën tuaj administrative, sepse secili anëtar mund të vizitoj profilin e përdoruesit dhe të lexoj direkt informacionet në lidhje me të. Ata mund ta zgjedhin informacionin të cilin dëshirojnë të jetë i dukshëm për të gjithë.

Mund të zgjedhni se kujt t’i dërgoni gazetat tuaja. Pra e shënjestroni informacionin tuaj. Sidoqoftë, mbani në mend se lexuesit tuaj mund ta përcjellin këtë informacion te kontaktet e tyre. Ndërgjegjësohuni për konfidencialitetin e informacionit të transmetuar.

Përmbajtja që vjetërsohet shpejt

Duke pasur parasysh aktualitetin e internetit dhe buletineve, informacionet e reja shndërrohen në të vjetra, pra vetvetiu vjetërsohen. Prandaj, është e rëndësishme që vazhdimisht të përditësoni informacionet tuaja.

Informacioni që është në gazetën tuaj, njëkohësisht duhet të jetë edhe në faqen tuaj të internetit. Nëse është i garantuar, mund të mbetet në 'arkivin' e faqes tuaj (nëse informacioni është ende i dobishëm për ata që kërkojnë për faqet tuaja në internet).

48


LISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKAVE MË TË MIRA TË KOMUNIKIMIT NË INTERNET

Faqja juaj e internetit pasqyron stilin e përgjithshëm grafik të organizatës suaj (ngjyrat, logot, tipografinë, etj.)

URL juaj (shkurtesa e Uniform Resource Locator- adresa e faqes në World Wide Web) është e renditur në të gjithë përkrahësit e komunikimit

Faqja e juaj është e renditur në motorët më të mëdhenj të kërkimit (Google, Yahoo, MSN, etj.)

Faqja e juaj regjistron ato që njerëzit kërkojnë (profili vizitorit)

Faqja juaj ka një titull të quajtur 'lajme’ që tërheq vëmendjen për secilin artikull të lajmeve (njoftime për shtyp, marrëveshje, ngjarje, etj.)

Ju bëni një analizë vjetore të vizitorëve të faqes suaj

Ju bëni një analizë vjetore të nevojave të vizitorëve tuaj

Ju bëni një analizë vjetore të vlerave të faqes suaj - se sa është informative dhe komunikative

Ju “rinovoni” faqen tuaj çdo 3 vite

Tekstet tuaja përfshijnë fjalë kyçe me linçe për të vazhduar me leximin

Asnjëherë nuk përdorni më shumë se 5 pika në të njëjtën kohë

Teksti nuk zë më shumë se një të tretën e ekranit (ose 10 rreshta)

Faqja juaj ka linçe të organizatave tjera, anëtarëve tuaj, etj.

Faqja juaj ka një seksion të sigurte për anëtarët tuaj

Faqja juaj ka një bibliotekë multimediale ku ju arkivoni të gjitha komunikimet e organizatës suaj (komunikata për shtyp, raporte, letra elektronike, e-zine, etj.)

Organizata juaj rregullisht shpërndan buletine elektronike (e-zine) (së paku njëherë në muaj)

Renditni rregullisht forumet e diskutimit që janë relevante për aktivitetin tuaj

Merrni pjesë rregullisht në forumet e diskutimit

Organizata juaj është në rrjetet 'sociale' ose 'profesionale' (Facebook, LinkedIn, etj.)

Komunikimi me mediat

49

SE

KS

ION

I 7

Përhapja e mesazheve përmes mediave është një mënyrë e lirë dhe shumë efektive për të ndikuar në opinion. Shumica e mediave janë lehtësisht të arritshme. Ato ofrojnë një audiencë të gjerë (ose lexuesit). Disa nga mediat shumë të specializuara ofrojnë audienca mjaft të synuara. Pra, kontrolloni nëse tashmë ka media të specializuara (p.sh. media profesionale ose ekonomike) që synojnë audiencën e njëjtë si ju.

Radio = 100% e shpejtë, 60% emocion dhe 40% informacion

Fuqia e radios është shpejtësia. Mund të reagoni menjëherë. Por gjithashtu është e shpejtë dhe jetëshkurtër. Është e atypëratyshme. Njerëzit harrojnë më shpejtë ato që kanë dëgjuar se sa lexuar. Duhet të peshoni fjalët tuaja. I keni në dispozicion vetëm disa fjalë, pak minuta, që mesazhi juaj të dëgjohet. Mesazhi duhet të jetë i qartë, direkt dhe i kuptueshëm. Fjalët tuaja duhet të fluturojnë, dhe të prekin direkt aty ku duhet.

TV = 90% emocion dhe vetëm 10% informacion

Fuqia e TV-së është fotografia. Por, edhe emocioni. Nëse dëshironi ta transmetoni një mesazh në TV, sigurohuni të përdorni fotografi që mbështesin dhe ilustrojnë fjalët tuaja.

Shtypi ditor = 80% informacion, 20% emocion

Fuqia e shtypit është përmbajtja. Është e mundur të argumentohet, të zgjerohet në një këndvështrim, ndërsa radio dhe TV kërkojnë nga ju që të qëndroni në bazë, që t’i thoni të gjitha në 20 sekonda ose një minutë. Me shtypin mund të shtjelloni shumë më shumë. Mund të sqaroni këndvështrimin tuaj në detaje, përgatitni atë çfarë doni të thoni, sqaroni gjërat dhe shtoni figurat. Keni mundësinë t’i kujtoni faktet dhe t’i vini gjërat në kontekst. Është ideale për ndryshimin e pikëpamjes së audiencës suaj të synuar dhe për gjetjen e problemeve nga debatet publike në agjendën e botës ekonomike dhe politike.

Të përjavshmet dhe periodiket = 50% informacion, 50% emocion

Revistat janë veçanërisht të përshtatshme për analizë të thellë të çështjeve madhore shoqërore.

Ato mundësojnë që ju të shpjegoni mendimin tuaj në detaje. Fotot, por edhe emocionet, nxjerrin në pah pak më shumë, dhe kështu kemi një shkallë prej 50% informacion dhe 50% emocion.

Shembull. Dëshironi të rritni ndërgjegjësimin e publikut për rëndësinë e mos-vendosjes së masave të reja tatimore që lidhen me konsumin e energjisë.

Konferenca për shtyp: paraqitni pikëpamjen tuaj, paraqitni problemin në lajme. Përfshini të gjitha mediat.

Intervistat në revista, në të cilat mendimi juaj ballafaqon të tjerët: mbroni dhe argumentoni pikëpamjen tuaj me shembuj të zgjedhur mirë. Ata ilustrojnë fjalët tuaja dhe flasin me imagjinatën e publikut.

TV intervistë me njërin nga anëtarët tuaj. Çfarë ata thonë ndikon në audiencë. Një sekuencë e bazuar në emocion forcon të gjithë mesazhin e dhënë.

Artikull i detajuar dhe i arsyeshëm në një zhurnal financiar që njihet për besueshmëri. Në këtë artikull, ju me qetësi theksoni, me figura mbështetëse, ndikimin që mund të kenë masat tatimore të propozuara nga qeveria.

Që të komunikoni efektshëm me media, duhet t’i njihni ato, dhe ato të ju njohin juve. Duhet të dini se si punojnë ato, si janë të organizuara. Keni këtë në mendje. Përshtatuni me oraret e tyre. Kontaktoni me ta përmes kanalit të komunikimit që ata preferojnë.

Bashkëveprimi në mes të mediave

Lexuesit e parë të gazetave janë...gazetarët. Ata në vazhdimësi janë në kërkim të titujve, duke kontrolluar se mos u ka ikur ndonjë e vërtetë, ngjarje, skandal. Ka bashkëveprim konstant në mes të mediave. Duhet ta dini këtë, sepse kur transmetohet një pjesë e një lajmi, shumë shpejt kapet nga gazetarët dhe e pasurojnë me më shumë informacione. Në qoftë se lajmi është për organizatën tuaj është më mirë të veproni shpejt!

VII. Seksioni i shtatë


50


Komunikata për shtyp

Objektivi i komunikatës për shtyp është të sigurojë informacion të përmbledhur për gazetarët përgjegjës për shpërndarjen e informacioneve.

Komunikata juaj për shtyp, duhet të jetë:

E shkurtër: maksimum një faqe A4, me 2000 karaktere (përfshirë hapësirat).

E saktë: dilni menjëherë në temë.

Titull që tregon përmbajtjen

Pesë rreshtat e parë (= pjesa “kryesore”) duhet të përmbledhin informacionin.

3-4 paragrafë që japin më shumë detaje për pikat e përmendura në pjesën kryesore. Komunikata për shtyp gjithmonë fillon me të dhëna të përgjithshme duke përfunduar me detaje. Dhe në fillim gjithmonë vendosni lajmet më të rëndësishme.

Citoni: tregoni ndonjë koment të një personi (nga organizata juaj ose që flet për organizatën tuaj), si në një intervistë. Ky citim përmbledh mirë pikëpamjet tuaja, ose ngjall kuriozitet, sepse fjalët e zgjedhura flasin për lexuesin (përmes një krahasimi ose figure kryesore që ju bien në mend).

Identifikimi juaj: një përshkrim i shkurtër i organizatës suaj, rëndësisë së saj, aktivitetet, etj.

Shembull: “Organizata e punëdhënësve përfaqëson interesat e 678 kompanive me 7,002 punëtorë në mbarë botën.”

E kuptueshme: Përdorni terma që të gjithë mund t’i kuptojnë.

E identifikueshme: Është me rëndësi që të identifikoheni qartazi. Organizata juaj duhet të përfshijë, nëse ka, emrin dhe logon. Në anën tjetër, shmangni përdorimin e shpeshtë të emrit të organizatës suaj. Kjo gjë i irriton njerëzit.

E datuar: Specifikoni datën dhe vendin e lëshimit. Por nëse ju dërgoni komunikatën paraprakisht dhe nuk dëshironi që gazetarët ta zbulojnë informacionin tuaj deri më vonë në një datë specifike që ju e caktoni, atëherë duhet t’i njoftoni në mënyrë të qartë, me shkronja të mëdha: ‘TË MOS TRANSMETOHET DERI NË (datën). Ju lutem respektoni këtë vendim.

Interaktive: Mos harroni të tregoni emrin e personit përgjegjës për kontakt që duhet përgjigjur në pyetjet e mediave. Ky person mund të mbledhë kërkesat për informacion dhe intervista, dhe t’i përcjell ato te zëdhënësi zyrtar i organizatës suaj. Ofroni informatat për kontakt (telefon, faks, e-mail).

Tregoni gazetarëve se si të marrin fotografi mbështetëse. Jepini atyre fotot e gatshme, p.sh. të dy udhëheqësve të organizatës suaj dhe një foto që ilustron lajmin tuaj (p.sh. foto të ndërtesave të reja, produktet e reja, prezantimi zyrtar i një çmimi që ka fituar organizata juaj).

Ora 5 e mëngjesit, prezantuesit dhe gazetarët në radio stacione lexojnë nëpër gazeta dhe lajme të dërguara nga agjencitë.

Ora 7 e mëngjesit, ata transmetojnë buletinin e lajmeve.

Ora 8 e mëngjesit, redaktorët e kanaleve televizive përcaktojnë temat që duhet të mbulohen atë ditë.

Gjithashtu edhe redaktorët e gazetave mbështeten në raportet e lajmeve të radiove për të zgjedhur çështjet të cilave do t’u japin përparësi. Ata ndjekin konkurrentët e tyre, të cilët kanë perspektiva të ndryshme në disa artikuj lajmesh. Gjithashtu lexojnë lajme edhe nga agjencitë e lajmeve.

Gjatë ditës, radio stacionet vazhdojnë të transmetojnë buletinin e lajmeve të përditësuara me informacionin e fundit.

Ora 1 pasdite, kanalet televizive transmetojnë lajmet e tyre.

Gazetat kontrollojnë nëse ka diçka që iu ka ikur.

Ora 7 pasdite, përsëri lajmet televizive. Gazetat i përcjellin lajmet dhe i vendosin në edicionet e tyre në orën 8 të mbrëmjes. Letrat shtypen gjatë natës dhe shpërndahen herët në mëngjes tek agjentët e lajmeve dhe abonentët. Këto gazeta do të lexohen gjatë ditës nga gazetarët e radiove.

Në këtë mënyrë realizohet puna. Informacionet gjatë ditës kalojnë në media të ndryshme, të cilët vazhdimisht marrin parasysh se si është përpunuar informacioni (përmbajtja, qasja) me anë të mjeteve tjera të komunikimit.

SHEMBULLI I NDËRVEPRIMIT


51

SE

KS

ION

I 7

Mënyra më e mirë e mundshme është që t’i vendosni fotot në ueb faqen tuaj (ndoshta në një pjesë të sigurt të faqes, e mbrojtur me fjalëkalim dhe kyçje). Gazetarët mund t’a shkarkojnë nga aty materialin.Jepni adresën e faqes suaj të internetit, nëse keni.

Bëni të lehtë punën e gazetarëve. Lehtësoni detyrat e tyre. Bëjeni në atë mënyrë sa që ata të kuptojnë menjëherë deklaratën tuaj. Gazetarët shpesh janë të mbingarkuar me punë. Ata e vlerësojnë nëse mund të përsërisni thjeshtë vetëm një pjesë të tekstit të komunikatës suaj për shtyp. Shkruani komunikatën për shtyp, si një artikull që është i gatshëm për t’u publikuar. Shkruani në stilin e mediave, në të cilin ju doni të merrni mesazhin tuaj. Shkruani tekstin nga pikëpamja e lexuesve. Konsideroni atë çfarë është me rëndësi për ta. Kujdesuni për drejtshkrimin dhe prezantimin.

Kujt t’ia dërgoni komunikatën për shtyp. Nëse e dërgoni me postë elektronike, vendosni komunikatën tuaj për shtyp në trungun e postës suaj elektronike. Mos e dërgoni komunikatën për shtyp si një shtojcë (attachment). Mbani një bazë të dhënash të përditësuar me gazetarë të pavarur ose të atyre me ndërlidhje me tregun masiv apo specialistët e publikimeve, të mediave lokale, rajonale ose kombëtare, të cilët:

Kanë kontaktuar organizatën tuaj (kërkim të dhënash);

Tashmë kanë publikuar artikuj për aktivitetet tuaja;

Shkruajnë për sektorin tuaj të aktivitetit.

Konferenca për shtyp

Organizimi i një konference për shtyp nuk kushton shtrenjtë por kërkon përgatitje serioze.

Cilido qoftë qëllimi fillestar i konferencës për shtyp (të prezantoni organizatën tuaj, shërbimet, pikëpamjet rreth një çështje sociale), ju duhet së pari të siguroheni se tema juaj është aktuale.

Përparësia e një konference për shtyp është se mund të prezantoni një temë për audiencën e gjerë dhe të gjeneroni me shumë pyetje. Këto pyetje ndoshta do të jenë të njëjta për shumicën e gazetarëve. Ofroni përgjigje të gjithëve duke mbajtur një konferencë për shtyp.

Zgjedhja e datës për mbajtjen e kon-ferencës për shtyp

Konferenca për shtyp mund të bëhet në shumë mëny -ra. Ju takon juve të vendosni për atë më efektiven.

Mbajtja e konferencës në mëngjes funksionon shumë mirë atëherë kur gazetarët për biznese kanë shumë punë dhe konferenca për shtyp (atëherë kur kompanitë publikojnë rezultatet financiare të tyre), por edhe në mëngjesin e vonshëm (në ora 11), që mundëson gazetarët e shtypit ditor, radio, TV të kuptojnë për informacionet tuaja gjatë ditës.

Përparësia e mbajtjes së konferencës në mëngjes ose drekë është se ju jeni në një tavolinë me gazetarët, kështu që është më pak stresuese se sa një konferencë zyrtare për shtyp, ku jeni para gazetarëve të rreshtuar në radhë. Kontakti është më miqësorë.

Në një konferencë të mbajtur në mëngjes ose drekë, ju i jepni çdo raportuesi kopje të prezantimeve, që ata të mund të ju përcjellin me lehtësi.

Zgjidhni datën për mbajtjen e konferencës sipas orarit të folësve tuaj dhe mundësisht sipas orarit të gazetarëve.

Folësit e përshtatshëm janë:

Zëdhënësi juaj zyrtar

Udhëheqësi i projektit

Dëshmitarët (anëtarët, klientët) ose partnerët me të cilët punoni (vetëm në atë mënyre që dëshmitë ose të dhënat e tyre përputhen me temën e konferencës tuaj për shtyp). Ata shtojnë besueshmërinë duke folur për shërbimet tuaja ose bashkëpunimin që keni me ta.

Një politikan ose një opinionist të njohur (me mundësi).

Një palë e tretë që mund të përmbledh se cilat janë shërbimet e juaja të reja për njerëzit.

Vendndodhja e konferencës për shtyp

Mbajtja e konferencës në objektet tuaja mundëson që të tregoni më shumë për organizatën tuaj dhe të ofroni qasje direkte për të gjitha burimet tuaja të brendshme. Kontrolloni nëse objektet dhe infrastruktura plotësojnë kushtet. Nëse jo, merrni me qira një sallë.

Sigurohuni që, salla në të cilin ju do të mbani konferencën, të ketë një sallë ku mund të ofroni pije freskuese apo të nxehta për ata që vijnë më herët. Për intervista individuale (radio/TV), zgjidhni një dhomë të veçantë, të izoluar mirë nga zhurma.

Rrini në gatishmëri që t’i pranoni gazetarët një gjysmë ore para kohës së shpallur.

52


Ftesa për mediat

Ftesat e shtypura, audiovizuele dhe elektronike për mediat (e përgjithshme, rajonale, speciale, profesionale) duhet të përfshijnë:

Temën e takimit (përshkrim i shkurtët prej 5 deri 10 rreshta që shton kureshtjen e njerëzve të dinë më shumë)

datën

kohen

vendin

folësit

hartën

adresën tuaj të postës elektronike dhe numrin e telefonit, që ata të mund të kontaktojnë me juve (më së largu 3 ditë më herët). Preferohet të shtoni një formular regjistrimi që mund të plotësohet lehtësisht, dhe të iu kthehet prapa me faks ose postë. Theksoni qartë numrat e faksit dhe telefonit, dhe adresën tuaj postare dhe elektronike. Specifikoni afatin për regjistrim.

Rikujtues për gazetarët e ftuar në konferencën tuaj për shtyp

Mos prisni që gazetarët t’i përgjigjen ftesës tuaj. Duhet t’ia rikujtoni me telefon, dy ose tri ditë para konferencës për shtyp. Pyetni nëse jeni të shënuar në agjendën e ekipeve të redaktorëve. Kjo është veçse një shenjë e mirë, sepse redaktorët shpesh marrin vendime vet në mëngjes, varësisht nga vlera e lajmit dhe stafit në dispozicion. Varet nga ju të tregoni se mesazhi i konferencës suaj për shtyp ia vlen të dëgjohet. Ftesa juaj duhet të jetë bindëse për rëndësinë dhe natyrën e ‘re’ të informacionit që ju do të ofroni.

Dita e konferencës

Gjeni faktet shpejt. Mos e zgjatni shumë. Shkurt dhe qartë: më së shumti 30 minuta për prezantim dhe 20 minuta për pyetje dhe përgjigje. Mund të merrni një shembull duke i bërë (vetes) 2-3 pyetje në fund të prezantimit. Atëherë gazetarët do të jenë më të gatshëm të parashtrojnë pyetje.

Asgjë nuk iu ndalon që menjëherë pas konferencës të jepni intervista individuale (në një dhomë të veçantë).

Pakoja për media

Pakoja juaj për media duhet të përmbajë:

komunikatën për shtyp

fotot që keni zgjedhur (njerëz, ngjarje, ndërtesa, produkte)

historinë e organizatës tuaj (datat kyçe) dhe shpjegim të detajuar të sektorit të aktivitetit (shifrat kyçe të ‘biznesit tuaj kryesor’). Shtoni një përshkrim me pesë rreshta që është i gatshëm të kopjohet i pandryshuar

informacione për shërbimet tuaja të reja, procedurën tuaj të re, etj. (të ilustruara me fotografi ose ilustrime)

të dhënat e detajuara sasiore (raporte, statistika)

CV (rezyme) të folësve në konferencën tuaj për shtyp, përfshirë palët e treta (anëtarë, klientë, partnerë)

Takimet jozyrtare me mediat

Ju gjithashtu mund të takoheni me gazetarë me të cilët keni marrëdhënie të besueshme për të diskutuar rreth çështjeve lidhur me biznesin tuaj. Kur ju konsideroni se është koha e duhur dhe se ata e dinë dhe kuptojnë pozicionin tuaj, mbani një takim jozyrtar.

Sigurohuni që ta përgatitni prezantimin. Ofroni gaze-tarëve materiale, edhe nëse qëllimi është të mos publikohen. Qëllimi është të prezantohen pikëpamjet tuaja për gazetarët të cilët ju respektojnë dhe ju kanë përcjellur për një kohë të gjatë. Ose edhe vetëm për t’i afruar gazetarët rreth qëllimit tuaj.

Mos harroni se gazetarët janë të lirë që të publiko-jnë një artikull pasi që të kuptojnë pikëpamjen ose situatën tuaj. Pra kujdes se si shpreheni.

Opinioni

Ky është një dokument që përmbledh opinionin ose qëndrimin e organizatës suaj për çështjet sociale të tilla si ngrohja globale, ekonomia e vendit ose politikat sociale, përparësitë e qeverisë, debatet brenda shoqërisë.

Ky dokument ju mundëson që mesazhet tuaja t’ia përcillni të gjithë atyre që në emër të organizatës mund të komunikojnë për temën e caktuar. Kjo do të thotë, që ju duhet të siguroheni që vizioni juaj të jetë i njohur brenda organizatës dhe mesazhi që transmetohet nga kushdo do të jetë uniform dhe konsistent.


53

SE

KS

ION

I 7

Mos shkruani më shumë se pesë paragrafë në çdo temë.

Sepse këto dokumente janë të lidhura ngushtë me lajmet, dhe ju duhet vazhdimisht t’i përditësoni.

Shikoni se cilat fakte në lajme kërkojnë që ju të merrni pjesë në to.

Informoni anëtarët mbi qëndrimet tuaja. Ata do të vlerësojnë veprimin që ju merrni për mbrojtjen e interesave të tyre dhe do të shpërndajnë pikëpamjet tuaja nëse intervistohen nga shtypi.

Pasi që këto dokumente janë për audiencën e gjerë, ju mund t’i vendosni ato në faqen tuaj të internetit.

Udhëtimet me gazetar

Nuk ka asgjë më të mirë sesa të merrni një grup të vogël gazetarësh të zgjedhur dhe t’i dërgoni në një udhëtim, brenda vendit tuaj ose jashtë, me qëllimin për t’i njohur më mirë dhe për të ndërtuar marrëdhënie besimi me ta.

Për të bërë një gjë të tillë, janë shumë të dobishme mbajtja e një konference, forumi, organizimi i një misioni ekonomik, i një vizite tek disa anëtarë, etj..

Ju udhëtoni dhe kaloni kohën së bashku, gjë që ju jep një mundësi të mjaftueshme për t’u njohur mes veti.

Në shumicën e rasteve, udhëtimet e gazetarëve dhe të bordit, ju i bartni shpenzimet. Ju i ftoni ata pa ju kërkuar asnjë garanci për atë se çfarë do të publikojnë, ose nëse do të dëshirojnë të publikojnë diçka.

Për të ofruar udhëzime të duhura për gazetarët, proporcioni i rekomanduar është një person nga federata juaj për çdo grup prej tre gazetarësh.

Duhet të jeni shumë selektiv në zgjedhjet tuaja, pasi që investimi është i madh. Edhe nëse nuk jeni të sigurtë për mbulueshmërinë e medias, përvojat tregojnë se gazetarët japin një ‘rikthim’ në kuptim të mbulueshmërisë. Zakonisht, artikujt janë më të gjatë, gjoja për të justifikuar kohën e kaluar në udhëtimin për shtyp.

Avantazhet dhe disavantazhet e një raporti (artikulli, interviste, debati) në mediat e shtypura

ose në radio ose TV (raport, intervistë, debat)

Kredibiliteti i mediave konsiderohet neutral

Gazetarët e bëjnë punën me shumë përgjegjësi. Prandaj ata janë kritikë, dhe verifikojnë burimet e juaja por edhe meritat e deklaratave tuaja.

Ky është një plus për lexuesit, të cilët mund të mbështeten në një informacion të raportuar me konfidencë nga mediumi. Një artikull ka kredibilitet të madh, dhe i jep kredibilitet mesazhit tuaj, i cili do të ketë ndikim.

Informacioni duhet të jetë i qartë, i saktë dhe konciz

Gazetarët transmetojnë lajmet tuaja. Ata janë ndërmjetës midis organizatës suaj dhe publikut të gjerë. Nëse ata ju bëjnë pyetje, kjo ndodh për shkak se ata dëshirojnë të ju kuptojnë dhe të transmetojnë informacionet tuaja në mënyrë sa më të qartë që është e mundur. Mundohuni të jeni të qartë dhe të besueshëm. Përndryshe, ata mund të çojnë dëm mesazhet tuaja ose t’i transformojnë.

Ju e humbni kontrollin e komunikimit tuaj sapo t’ia dorëzoni atyre. E juaja është që të jeni shumë të qartë dhe të saktë. duke iu shmangur përfaqitjes jo të favorshme të vetes tuaj.

Kostoja e ulët

Një konferencë për shtyp, mesatarisht sjell tri media. Nëse është e suksesshme, tërheq dhjetëra gazetarë.

Qofshin tri apo dhjetë media, kostoja është e njëjtë (puna e juaj me MP, salla e konferencave, ftesat apo fotografi).

ÇFARË DUHET DITUR

54


Varshmëria nga vullneti i mirë i gazetarëve

Ju nuk paguani për publikimin e lajmeve tuaja.

Ju nuk kontrolloni përmbajtjen e artikullit, as datën e publikimit, as gjatësinë e artikullit, por as mënyrat se si do të publikohet (me reklama ose me një tjetër artikull të lidhur).

Detyra për t’i bindur gazetarët

Duhet të jeni shumë bindës në mënyrë që t’i inkurajoni gazetarët për ta transmetuar informacionin. Përndryshe ju do të humbisni një audiencë të gjerë. Gjasat janë të larta. Gazetarët do të transmetojnë lajmet tuaja nëse ata i konsiderojnë ato interesante për audiencën e tyre. Varet nga ju se sa do t’i bindni ata se lajmet tuaja ia vlen të transmetohen (theksoni përparësitë për lexuesit, dëgjuesit, ose shikuesit e tyre, plus vlerën e lajmeve).

Këtu e ka burimin vlera për ta bërë detyrën sa më të lehtë për ta (një njoftim për shtyp i shkruar mirë që mund të ripërdoret praktikisht i pandryshuar me – copy paste).

Kohëzgjatja e kufizuar e një artikulli (ditor, javor). Rrallë herë ndodh që lexuesit të kthehen përsëri tek një artikull që veçse e kanë lexuar.

Vetëm një publikim për një artikull

Nuk mund ta publikoni të njëjtin artikull dy herë. Më e mira që mund të bëni është që disa media të flasin për ju në ndonjë kohë të caktuar, sa për të shtuar efekt. Kjo do të ju bëjë juve më të gjithë-pranishëm".

Secili medium ka audiencën e veçantë

Vetëm disa njerëz të caktuar do të lexojnë artikujt rreth jush. Si munden grupet tuaja të synuara të marrin informacionin? Sigurohuni që ju të jeni në ato media që ata i lexojnë!


55

SE

KS

ION

I 7

LISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKAVE MË TË MIRA TË MUNDSHME NË MARRËDHËNIET ME MEDIAT

Organizata ka një person të aftë për komunikim dhe marrëdhënie me media

Keni një listë të përditësuar për shtyp

Keni një procedurë të rregullt për përditësimin e listës për shtyp

I njihni personalisht gazetarët kryesor në vendin tuaj

Jeni trajnuar që të bëni intervista me media: TV, radio dhe shtyp

Njerëzit në organizatën tuaj që shpesh kërkohen nga mediat, duhet të kenë pasur trajnim specifik për intervista me TV, radio dhe shtyp

Njoftimet tuaja për shtyp duhet të përmbajnë datën, të kenë formën e një teksti me dy ose tre para-grafë që zgjon kureshtjen e lexuesve; duhet të përfshijë një paragraf standard me informacione rrethorganizatës suaj, emrin dhe numrin e telefonit të personit që mund të kontaktohet për detaje shtesë

Njoftimet tuaja për shtyp duhet të përmbajnë hiperlinqe (për temat që shfaqen në faqen tuaj të internetit)

Gazetarët mund të shkarkojnë foto nga faqja juaj e internetit

Ju monitoroni artikujt e shtypit ditor dhe i shpërndani rezultatet brenda organizatës suaj dhe në mesin e anëtarëve (në faqen e internetit)

Mbani konferenca për shtyp me tema që mund të gjenerojnë shumë pyetje

Dy ditë para se të mbahet konferenca për shtyp, duhet t’i telefononi ata të cilët nuk janë i përgjigjur ftesës tuaj, me një rikujtues

Kurdo që të mbani një konferencë për shtyp, ju duhet të shpërndani komunikatë për shtyp dhe një broshurë për çdo pjesëmarrës. Pastaj këto dokumente t'ia dërgoni gazetarëve të cilët nuk kanë qenë prezent

Konferenca për shtyp: mos i zgjatni prezantimet më shumë se 20 minuta, lini hapësirë për pyetje dhe përgjigje

Në konferencën për shtyp, përgatituni për pyetjet që kanë më shumë gjasa të bëhen

Ju shkruani një ‘opinion’ për ndonjë çështje sociale që përfshin organizatën tuaj

Ju në mënyrë sistematike shpërndani ‘opinionet tuaja’ për anëtarët

Vlerësoni çdo veprim madhor të shtypit për kah sasia dhe cilësia dhe i komunikoni rezultatet e veprimeve tuaja çdo vit (p.sh. numrin e redaktimeve)

56


Mediat janë partner që duhet favorizuar. Mendoni për ta si një urë lidhëse në mes të publikut, shoqërisë civile dhe organizatës suaj. Ata informojnë publikun për aktivitetet tuaja. Përmes mediave ju i transmetoni mesazhet tuaja kryesore, me ndikim në opinionin publik. Njëkohësisht, vendimmarrësit, investitorët dhe politikanët mbështeten shumë në atë se çfarë transmetojnë mediat.

Logjikisht, ky shkëmbim informacionesh shkon në dy drejtime, në mes të shoqërisë civile dhe organizatës suaj, përmes kanaleve mediatike.

Kur kemi diskutuar për ‘akterët’ në një organizatë, kemi parë se media përfaqëson shoqërinë civile dhe vlerat e saj. Shoqëria civile kërkon që kompanitë dhe organizatat të sillen në mënyrë etike dhe përgjegjëse. Kjo do të thotë se kompanitë dhe organizatat janë përgjegjëse për ndikimin social, financiar dhe mjedisor të aktiviteteve të tyre. Nëse ata dështojnë në këtë aspekt, mediat, qëllimi kryesor i të cilave është të informoj audiencën e tyre, me siguri që do të bën pyetje dhe të kërkon sqarime.

Kurdo që ju të bisedoni me mediat ju vendosni imazhin tuaj në rrezik.

Ky është një paradoks: nëse ju bëni një rrëmujë, ju dëmtoni reputacionin tuaj. Pa përgatitje paraprake, efekti në imazhin tuaj mund të jetë katastrofik. Dhe do të jetë shume e vështirë t’a ktheni atë që humbisni.

Në anën tjetër, nëse performanca juaj është e shkëlqyeshme, ju rritni imazhin tuaj.

Pra ia vlen barra qiranë. Shikojeni reputacionin tuaj si një aset shumë të vlefshëm, por të brishtë, i cili është në pritje për t’u rritur përmes veprimeve të mirë menduara dhe të përgatitura.

Përgatitja, çelësi i suksesit

Përgatitja është çelësi i suksesit. Është e domosdoshme. Ju duhet të jeni të gatshëm që të përgjigjeni në çfarëdo pyetje të papritur që mund të bëjë gazetari. Nëse mediat ju pyesin për sqarime, ju nuk keni zgjidhje tjetër veçse të përgjigjeni. Shmangia e komenteve është një hap i gabuar, dhe është shumë e dëmshme për imazhin dhe reputacionin tuaj.

Sa më shumë të përgatitur të jeni aq më shumë do të fitoni besim dhe kështu do bëheni edhe më bindës.

Për hir të profesionalizmit, ju lutem përgatiteni veten. Si? Identifikoni gazetarët; njihuni me mediat dhe audiencën e tyre.

Ushtroni se si t’i përgjigjeni pyetjeve që mund të bëhen në çdo kohë. Ky kapitull do të ju tregojë teknika për intervista të suksesshme. Është vlerësuar se përgatitja e mirë llogaritet më shumë se 50 % e suksesit nga ajo që ju thuani.

VII. Seksioni i tetë

Teknikat e intervistimit

“Cilat janë pyetjet që presin përgjigjet e mia?”

Intervista nuk është si provimi. Është një mundësi e mirë për ju që të përçoni mesazhin... cilado qoftë pyetja! Para çdo konference për shtyp, Henry Kissinger, diplomati amerikan, Sekretar i Shtetit në administratën e Niksonit dhe fitues i Çmimit Nobel për Paqe në vitin 1973, ka filluar takimet me këto fjalë: “Cilat janë pyetjet e juaja, që presin përgjigjet e mia?” Veproni njëjtë edhe ju. Ai ka konsideruar se pyetjet e bëra i kanë mun-dësuar atij të komunikoj mesazhin. Ai i ka shikuar intervistat si dritare në botë – në botën e tij.

RREGULL I PËRGJITHSHËM: NËSE NUK JENI TË PËRGATITUR, MOS JEPNI INTERVISTA


57

SE

KS

ION

I 8

Intervistat në radio dhe TV

Pse të mos fillohet me më të vështirën? Ata të cilët mund të bëjnë më shumë, mund të bëjnë edhe pak... Intervista në TV është një ushtrim i rrezikshëm, nëse improvizohet. Është kompleks. Përfshin menaxhimin jo vetëm të mesazhit (= fjalëve), por edhe të gjitha aspekteve jo verbale. Menaxhimi i imazhit tuaj nuk është i lehtë. Ashtu si duhen bërë përgatitje serioze dhe trajnime për tu ngjitur në majën e Everestit, edhe në këtë rast duhet përdorur teknika të provuara.

Ajo që vlen për TV përgjithësisht vlen edhe për radio, ndërsa aq më tepër për intervistat për media të shtypura. Më poshtë do t’i theksojmë disa dallime që i përcjellin ato.

Intervista juaj ka dy aspekte të rëndësishme:

Informacionin. Kjo është puna e gazetarit. Është ai i cili shpërndan informacionin.

Ju nuk duhet të jepni informacion gjatë intervistës!

Paraprakisht, ju duhet ta njoftoni shkurtimisht gazetarin para intervistës (shih faqen 60 se si bëhet intervista).

Ilustrimin. Kjo është detyra e juaj si i intervistuar.

Nga ju pritet të tregoni një qëndrim të caktuar për zgjidhjen e një problemi.

Fjala ‘qëndrim’ nënkupton gjithashtu ‘angazhim’ dhe ‘emocion’.

Gjatë intervistës, ju personalisht duhet të tregoni angazhimin e organizatës suaj. Qëndroni prapa atij roli.

Ilustroni pikëpamjet e organizatës suaj. Tregoni se ajo është e gatshme për të komunikuar dhe se po ndërmerr veprime. Mbështetni fjalët tuaja me veprime konkrete që jeni duke ndërmarrë.

Shprehni qëndrimin e organizatës suaj për këtë çështje.

Nëse gazetarët kanë përshtypjen që juve ju mungon kurajo për bindjet tuaja, ata do të ju detyrojnë të reagoni. Ata do të ju parashtrojnë edhe më shumë pyetje agresive. Kur përgjigjeni në pyetjet e tilla, ndihuni i lirë të tregoni emocionin tuaj.

Si ta përçoni mesazhin tuaj tek gazetarët? Ekzistojnë tri takime që duhet dhënë gazetarëve.

Takimi nr. 1: Kontakti i parë

Gazetari ju kontakton juve. Ai ju pyet që të jepni një intervistë. Njihe bashkëbiseduesin tuaj. Pyet se me kë ke të bësh. Një raportues? Dikush që përgatit program? Ju mund ta përdorni shabllonin e dokumentit që është në faqen 71. Ju mundëson që të merrni shënime për pyetjet e gazetarëve, që pastaj t’i kaloni ato tek personi përgjegjës që më së miri u përgjigjet atyre. Marrja e shënimeve të detajuara të pyetjeve dhe informacioni i kontaktit e bëjnë punën shumë më të lehtë.

Për çfarë programi ose subjekti po ju kontakton juve?

A transmetohet drejtpërdrejt? Apo regjistrohet dhe transmetohet më vonë?

Kur do të ndodh? Mbani në mend kohën kur, sepse është e rëndësishme që ju të mos jepni informacione ose dokumente që vjetërsohen deri sa të vijë koha e intervistës.

Në cilin kanal?

Cila është audienca?

Sa kohë keni që të flisni? Sa do të zgjasë?

A ka njerëz të tjerë që do të intervistohen, pjesëmarrës ose folës? Kush janë ata? Çfarë kanë thënë?

Cila do të jetë tema? Pyet për detaje!

Për çfarë teme dhe çështje specifike do të ju pyesin të flisni?

Pse ju?

Pse dëshiron gazetari të diskutojë për këtë çështje? Për çfarë arsye?

Nëse është fjala për një artikull, kërkoni një kopje të tij, nëse veçse nuk e keni një. Gjithmonë kërko t’i shikosh burimet e gazetarit. Kontrolloi ato.

Çfarë dinë ata për këtë temë? Kontrollo çfarë di gazetari në lidhje me këtë çështje. Nëse është e nevojshme, ofroi atij informacione shtesë. Sigurohu që ta kuptoj çfarë është. Mbani në mend që gazetari nuk është eksperti i kësaj fushe. Ju jeni eksperti.

A e njohin ata organizatën? Nëse jo, dërgoni atyre dokumentacionin me figura.

58


Cili është afati? Kur do të bëhet intervista?

Kjo ju jep hapësirë që të përgatiteni ose të gjeni zëdhënësin që ta marrë përsipër.

Nëse ju nuk jeni personi i duhur për t’u përgjigjur, këshilloni ata të kontaktojnë dikë që ju mendoni që është më i duhuri për çështjen në fjalë ose në pozitë më të mirë për të dhënë përgjigjet e duhura. Vini në kontakt gazetarin me atë person.

Radio intervistat

Para se të jepni intervistën tuaj, pyetni nëse ajo çfarë thoni regjistrohet menjëherë. Shpesh, intervistat fillojnë qysh nga kontakti i parë! Kërkoni që të mos regjistrohet menjëherë, në mënyrë që t’i pyesni shkurtimisht për pyetjet që do të parashtrohen.

Mos filloni menjëherë intervistën. Pyetni raportuesin se sa kohë ka para se të transmetohet intervista. Kjo do të ju jep kohë të përgatitni përgjigjet e detajuara për pyetjet e tyre. Keni të drejtë të kërkoni kohë të përgatiteni.

TAKIMI INFORMUES nr. 2: Pak para intervistimit

Gjatë këtij takimi, përcillni mesazhin tuaj tek gazetari. Tregoni se çfarë është e rëndësishme për ju! Gazetari do ta bëjë intervistën në bazë të këtij informacioni.

TAKIMI INFORMUES nr. 3: Në fund të intervistimit

Pyetni gazetarin nëse mesazhi juaj ishte i qartë. Nëse jo, kërkoni nga ai që të ju bëjë një pyetje të fundit në mënyrë që të ju mundësoj të jepni mesazhin kryesor.

Tre faktorët që përcaktojnë suksesin e një interviste:

Autoriteti juaj (ju jeni një ekspert, që flisni nga përvoja) llogaritet për 40%. Publiku do të interesohet nëse ju tregoni besueshmëri në rolin tuaj. Ju jeni në temë, pra jeni personi i duhur për të folur. Por mos bini pre e ekspertëve që dëshirojnë të dëshmojnë se janë të lehtë për t’u kuptuar.

Fjalët, ose komunikimi verbal, llogaritet për vetëm 7% të suksesit të intervistimit tuaj si një mënyrë e komunikimit. Kjo do të thotë 7% e fjalëve duhet që në mënyrë absolute të përfshijnë mesazhin tuaj kryesor, qëllimin tuaj. Përveç kësaj, ju nuk mund ta dini se çfarë pamje do të përdoren nga gazetari. Shpesh, ata bëjnë më shumë pamje se sa që ju nevojiten. Prandaj ata zgjedhin momentet më të mira, deklaratat më të rëndësishme të mundshme, në mënyrë që të tërheqin vëmendjen e audiencës së tyre. Mesazhi juaj duhet të jetë prezent në çdo fragment që mund të shihet.

Komunikimi juaj jo verbal, i cili thekson dhe konfirmon përfshirjen, përkushtimin tuaj, llogaritet më shumë se 50% e suksesit të intervistimit!

Shikuesit dhe gazetarët gjykojnë nivelin e përkushtimit tuaj, kryesisht duke parë komunikimin tuaj jo verbal. Zëri juaj, qëndrimi, sytë, frymëmarrja, mimika, të gjitha këto pasqyrojnë nivelin e përfshirjes ose të kundërtën, mund të tregojnë mungesë të përkushtimit.

E gjitha kjo ka të bëjë me perceptimin. Faktorët joverbal (toni dhe shpejtësia e zërit tuaj, besueshmëria, qëndrimi, mimika, qëndrimi i relaksuar dhe gjeste

Autoriteti: 40%

Fjalët: 7%

Aspektet jo-verbale: 53%

“Cilat janë pyetjet tuaja, që presin përgjigjet e mia?”

20 sekonda e materialit të filmuar, përkufizimi i çështjes: prezantimi bëhet nga komentatori/reporteri që e vë problemin ose situatën në kontekst.

20 sekonda intervistimi me ju ose homologun tuaj = cili është qëndrimi i organizatës suaj për këtë çështje?

20 sekonda e materialit të filmuar = argumente shtesë dhe informacione në lidhje me zgjidhjen e mundshme të çështjes nga komentatori/reporteri.

20 sekonda intervistimi me ju = qëndrimi i organizatës suaj për zgjidhjen e kësaj çështjeje.

STRUKTURA E NJË INTERVISTE KLASIKE


59

SE

KS

ION

I 8

të qëllimshme të koordinuara) ndikojnë në masë të madhe në krijimin e imazhit tuaj.

Rregulli numër një: mbani kontakte të vazhdueshme me sy me gazetarin! Përcillni situatën. Mos i ulni sytë. Shikoni me qetësi në sy, 100% të kohës.

Rregulli numër dy: Tërhiq vëmendjen e dëgjuesit duke mbajtur energjinë në zërin tuaj. Ndryshoni tonin e zërit tuaj; vendosni intonacion në fjalët kyçe. Përdorni theksime dhe pauza. Për këtë gjë duhet ushtruar.

Nuk është e detyrueshme të theni qetësinë. Mos provoni të rregulloni situatën. Kini kujdes të mos flisni shpejt.

Dekori preferohet të jetë neutral, ose në harmoni me temën. Për shembull, për ilustrimin e një teme teknologjike, duhet të keni përvojë në makineri.

Ngjyrat duken më bukur në ekran. Mendoni për këtë kur zgjidhni veshjen tuaj.

Mbani një qëndrim natyral: të relaksuar, jo të tensionuar, me shpatulla të lirshme dhe duart tuaja të vendosura në tavolinë pa bërë zhurmë. Mbani këmbët në mënyrë të vendosur në tokë. Nëse ndodh që të jeni në këmbë gjatë intervistës? Mbani këmbët ndaras, që këmbët të pozicionohen më mirë në tokë. Mbani duart nga ana juaj. Nëse jeni ulur gjatë intervistës? Kryqëzoni këmbët, që të keni një qëndrim të drejtë. Mos i paloni krahët dhe mos bëni gjeste me gishta. Më mirë është të bëni gjeste të hapura. Mbani duart në tavolinë. Ji vetvetja sa i përket gjuhës së trupit.

Fjalët: si të përpiloni dhe ta përcillni mesazhin tuaj kryesor

Në radio ose TV, kufizoni veten për të transmetuar një mesazh të vetëm. Në shtyp, mund t’i përcillni deri në tri mesazhe kryesore.

Lidhni mesazhet tuaja kryesore me vlerat e mbajtura nga një gazetar që përfaqëson shoqërinë civile. Teknikat e ‘urëzimit’ që përshkruhen më poshtë ju ndihmojnë të lidhni gjithçka së bashku në një rrjedhë të qetë.

Përgjigjuni pyetjeve me mesazhet kryesore. Gjatë intervistës, mos harroni qëllimin tuaj. Bëni gjithçka që t’i përcillni mesazhet tuaja kryesore. Mos hezitoni të përsëritni një mesazh të rëndësishëm në vazhdimësi, pavarësisht pyetjes. Aplikoni teknikën e ‘urëzimit’ te secila pyetje.

Asnjëherë mos thuaj: “Unë mendoj se... ” ose “ Unë besoj se... ”. në vend të këtyre thuaj: “Jam i bindur se...”.

Teknika e ‘urëzimit’

Kjo teknikë ju mundëson të përcillni mesazhin tuaj, pavarësisht pyetjes së gazetarit, përmes vlerave që ata gëzojnë. Është shumë e dobishme, veçanërisht ndaj pyetjeve armiqësore.

Nëse analizoni transmetimet ose intervistat e publikuara, do të kuptoni se gazetarët përkrahin vlerat e shoqërisë që përshtaten me ideologjinë e mediumit të tyre. Përmes pyetjeve të tyre, ata dëshirojnë të kuptojnë qëndrimin e organizatës suaj për këto vlera. Kështu, në botën perëndimore, ne shohim vlera të tilla si, familja, shëndeti, siguria, mbrojtja e minoriteteve dhe e të ‘dobëtit’, mbrojtja e konsumatorit, ambientit, kulturës, cilësisë së jetesës.

Identifikoni me gazetarët vlerat që janë aktuale në vendin tuaj.(Shih tabelën në faqen 68)

Pyetni gazetarët me të cilët ju jeni të njohur, me të cilët keni krijuar marrëdhënie besimi, që të nxirrni një listë të vlerave që për ata janë të rëndësishme, vlerat që ata mbrojnë. Në këtë mënyrë, ju do të keni vlera që korrespondojnë saktësisht me realitetin dhe ndjeshmërinë e vendit tuaj, jo ato që janë të modeluara mbi vlerat e largëta perëndimore.

Përgjigjuni shkurtimisht në pyetjen e bërë nga gazetari. “Jo, absolutisht jo.” “Kjo nuk është analiza jonë.”

Pastaj, ju bëni një ‘urëzim’ ose një ‘kalim’ tek vlerat shoqërore që i keni zgjedhur gjatë përgatitjes tuaj.

“E rëndësishme është që... ” “Sa i përket... ” “Është e rëndësishme që të... ” “Ne kujdesemi për... ” + formuloni vlerën e zgjedhur në disa fjali kyçe.

Pastaj bëni një ‘urëzim’ të dytë verbal drejt qëllimit, mesazhit tuaj kryesor: “Në rastin tonë…” + formuloni qëllimin tuaj, duke mos harruar të theksoni një veprim konkret.

60


Intervista për media të shtypura

Intervista në gazetë dallon pak nga intervistat në radio ose TV, por është më e lehtë, sepse gazetari

ka më shumë kohë. Prandaj, ju mund të përçoni më shumë informacione tek ai, por mos harroni të përgatitni 3-4 mesazhe kryesore, duke përdorur teknikën që sapo përshkruam.

Qëllimi juaj (mesazhi juaj

kryesor)(maks. 20 sek.)

Urëzimi i dytëverbal

Vlerat e shtypit(maks. 20 sek.)

Urëzimii parë verbal

Përgjigjae shkurtër,

(maks. 10 sek.)

Pyetja

Pyetja e 1(dhe replikimi i teknikës për pyetjen e ardhshme)

“Po ...”

“Jo ...”

“Në fakt, ... ”

“Por ...”“E rëndësishme është ...”“Sa i përket ...”“Është e rëndësishme që të ...”“Ne kujdesemi për ...”

Përshkruani qëndrimin tuaj për vlerat e përzgjedhura

Dhe veproni ashtu në disa nga fjalitë kryesore

“Përveç kësaj”

“Në lidhje me,”

“Në rastin tonë,...”

“Në anën tjetër, ...”

Përcillni mesazhin tuaj kryesor

+ specifikoni veprimin tuaj konkret

1. Pas takimit të parë, vendosni se cili ështëmesazhi juaj kryesor. Përshkruani atë në 3-4- fjalikryesore.

2. Pastaj shikoni se cilat vlera të shtypit janë më të përafërtat me mesazhin tuaj. Përshkruani në 3-4 fjali kryesore se si organizata e juaj është e interesuar për këto vlera

PËRGATITJA E NJË INTERVISTE PËR RADIO-TV: VLERA DHE MESAZHI

INTERVISTA JUAJ ËSHTË GATI! Pyetjet nuk janë më të rëndësishme!


61

SE

KS

ION

I 8

Përgatitni veten: mos rrini nën presion! Pyet për kohën e përgatitjes. Përgatitni fjalimin tuaj në rehati, në një vend të qetë.

Ushtroni paraprakisht.

Zhvilloni zërin tuaj. Para se të transmetohet drejtpërdrejtë, bëni një ushtrim. Bëhuni sikur i përgjigjeni pyetjeve te gazetarit. Ushtroni me zë të lartë, nëse është e mundur para pasqyrës, para se të dilni para kamerave.

Nëse tema juaj është komplekse, thjeshtojeni atë, madje edhe nëse rrezikoni të jeni më pak i saktë. Dhe mos harroni të informoni gazetarin.

Mos ngurroni t’i përgjigjeni komenteve të papritura, sepse vetëm do të tërhiqni gazetarin të iu bëj edhe më shumë pyetje të tilla.

Mbani informacionin konfidencial për veti.

Në kontaktet tuaja me gazetarë, mbani mend se ju nuk keni kontroll në atë se çfarë do të publikohet ose se si do të kuptohet mesazhi.

Mos flisni për informacionet konfidenciale. Askush nuk ju detyron juve t’u përgjigjeni të gjitha pyetjeve! Disa informacione janë konfidenciale. Fshihni ato mjeshtërisht. Shmangni shprehjen “nuk kam koment”.

Në vend të asaj thoni: “Kjo nuk luan rol në kuptimin e problemit, çështjes, etj. Ajo çfarë mund të ju them është ...” ose “Nuk mund t’i përgjigjem pyetjes sepse ka të bëjë me informacion konfidencial. Megjithatë, mund të ju them që ...”

Supozoni se gjithçka që ju thoni bëhet zyrtare.

Prandaj, jini të sigurt për informacionin që jepni dhe komentet që bëni. Përmendi vetëm ato të dhëna që janë kontrolluar dhe janë të besueshme. Nuk mund t’i mohoni më vonë, me përjashtime të rralla kur një gazetar pajtohet që të ketë shkëmbim të thjeshtë joformal të informacionit me ju. Për t’i kthyer gjërat përsëri në vend të vet, duhet të rrezikoni besueshmërinë tuaj.

Jepni 'deklaratë jo zyrtare (gjoja që nuk është në transmetim, pa mikrofona të kyçur) me gazetarët të cilët i njihni për një kohë të gjatë dhe të cilëve ju besoni. Por kur veproni në atë mënyrë, duhet të jeni të kujdesshëm në masë të shtuar.

Në radio dhe televizion, përdorni fjalë që mund t’i kuptojë një 12 vjeçar. Bëhuni i thjeshtë, ashtu sikur të jeni duke shpjeguar spontanisht se çfarë bëni, ndikimin e veprimit tuaj dhe për çfarë bëhet fjalë tek një person që kurrë më parë s’ka dëgjuar për të.

Shmangni zhargonin. Do të ju bëjë të pakuptueshëm për këdo që nuk e njeh sektorin ose biznesin tuaj!

Pyetje agresive ose të turpshme

Rrini i qetë gjatë gjithë kohës dhe përdorni teknikën e urëzimit. Është tepër e efektshme!

Pavarësisht nervozizmit dhe tensionit të brendshëm që mund të ndjeni (mundohuni të mos e shfaqni), mbani qëndrim të mirë dhe të sjellshëm.

Mos u bëni i ashpër me gazetarin. Ai ose ajo gjithmonë ka fjalën e fundit ... në artikull ose redaktim!

KËSHILLA

62


Edhe nëse tregoheni i ashpër, mos e shikoni intervistën si një ndeshje boksi. Do të humbisni. Edheju edhe gazetari keni interesin që të dal intervista sa më mirë. Të dytë dëshironi që intervista të dal në mënyrën sa më të mirë të mundshme, sepse ju përçoni mesazhin kryesor në mënyrë profesionale. Gazetari nuk është kundërshtari ose armiku juaj. Ata luajnë rolin e ‘kundërshtuesit’ në mënyrë që të informojnë dhe shpjegojnë.

Shmangni situatat e të qenit në avantazh, në mbrojtje, i gatshëm të përgjigjeni me armiqësi. Humbja e durimit ose agresiviteti dëmton imazhin tuaj.

Bëni gjërat në mënyrë të duhur!

Mos përsëritni pyetjet ose akuzat në një radio ose televizion.

Mos fajësoni ata që nuk janë prezent. Ata nuk mund të mbrojnë veten dhe do të tregoheni shumë i pasjellshëm.

Si veproni nëse nuk kuptoni pyetjen e parashtruar në televizion ose radio? Përveç nëse programi transmetohet drejtpërdrejtë, mos u përgjigjni, pyetni edhe njëherë për pyetjen. Kërkoni nga ata të mos përdorin një pyetje të tillë që nuk ju përshtatet juve, sepse nuk jeni ndjerë rehat ose të kënaqur me atë çfarë keni thënë. Por mos e bëni shpesh këtë! Nëse jeni në transmetim të drejtpërdrejtë, ndaloni së përgjigjuri dhe kaloni direkt në mesazhin tuaj kryesor.

LISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKAVE MË TË MIRA TË MUNDSHME NË DHËNIEN E INTERVISTAVE

Ju keni mbajtur trajnime të veçanta për të dhënë intervista në media

Kuptoni dhe ushtroni thënien, “Cilat janë pyetjet, që presin përgjigjet e mia?”

Mos pranoni ndonjë intervistë pa përgatitje paraprake (qëllimi/mesazhi të vendosen paraprakisht)

Përgatitni mesazhet tuaja me përdorimin e teknikave të vlerave shoqërore: 20 sekonda, dy herë, më së shumti për TV (shih faqen 58)

Zhvilloni tri takime të kërkuara për intervistë në radio ose TV

Përsëritni mesazhet tuaja me zë të lartë para fillimit të intervistës në radio ose TV

Kushtoni rëndësi parimeve të komunikimit joverbal: kontaktit me sy, intonacionit, pozicionit ë duarve, qëndrimit në përgjithësi

Përdorni fjalë të thjeshta (të kuptueshme për një 12 vjeçar) në të gjitha radio dhe TV intervistat

Analizoni intervistat dhe mësoni se si t’i bëni edhe më mirë

Organizoni trajnime intervistimi për njerëzit në organizatë që kanë më shumë gjasa të intervistohen

Teknikat e prezantimit

63

SE

KS

ION

I 9

IX. Seksioni i nëntë


Në punën tuaj, juve ju kërkohet që çdo ditë të bindni njerëz. Bindja është gjithçka por vetëm e lehtë nuk është. Por nëse keni një metodë të vërtetuar, me shumë efektivitet dhe ë thjeshtë për t’u përdorur, atëherë është më mirë. Do të zbuloni një metodë të tillë në faqet në vijim. Përdoreni atë pavarësisht nga numri i njerëzve që keni për t’i bindur brenda ose jashtë publikut.

Bindni dy pjesët e trurit

Në mënyrë që të bëni një prezantim të mrekullueshëm, aplikoni vetëm disa prova shkencore se si funksionon truri ynë. Në dhjetë vitet e fundit apo më shumë, bota shkencore ka bërë një progres të jashtëzakonshëm në analizimin e proceseve mendore. Qasjen të cilën ne e propozojmë është e bazuar në fenomenin për ndikimin dhe bindjen e demonstruar nga neuro-shkencë.

Jini të qartë!

Gjëja e parë që duhet ditur: nuk mund t’i bindni njerëzit në bazë të kohëzgjatjes së prezantimit tuaj, por me përdorimin e një teknike të provuar që do ta shtjellojmë këtu. Një prezantim i shkurtër ju siguron sukses më shumë. Maksimumi është 20 minuta. Pas 20 minutash nuk ka fokus të qëndrueshëm.

Qenia njerëzore është qenie komplekse. Proceset tona të vendimmarrjes janë analizuar në detaje nga shkencëtarët. Që të bëni një prezantim bindës, është thelbësore të dini bazat kryesore të këtij procesi.

Të gjitha pjesët e trurit

Truri jonë përbëhet nga dy pjesë të dallueshme, secila me fushat e saja të ekspertizës.

Karakteristikat e dy hemisferave të trurit

Truri dëshiron t’i shkrij të dy gjysmat, apelon për të dy hemisferat e veta, jo të favorizoj njërën nga tjetra. Nëse dëshironi që audienca të absorboj fjalët tuaja, ju duhet t’i ofroni ato për secilën nga hemisferat që dëshirojnë t’i shikojnë dhe dëgjojnë.

Truri i djathtë: Dëshirë për zgjidhje: PREMTIM.

Tregoni çfarë e nesërmja sjell, në çfarë mënyre zgjidhja juaj do të ndryshon gjërat dhe përmirësojë situatën.

Truri i majtë: Frikë për zgjidhje: DËSHMONI.

Ofroni dëshmi për atë çfarë thoni; vërtetoni deklaratat e juaja me fakte të krijuara dhe verifikuara.

Truri djathtë: dëshirë për aksion: VEPRIM, AKTIVIZIM, MOBILIZIM

Theksoni përfitimet e drejtpërdrejta të veprimit tuaj për audiencën. Inkurajoni ata të ndërmarrin veprime.

Truri majtë: frikë nga aksioni: RI-SIGUROHUNI.

Njoftoni, për të gjitha veprimet mendore që ju parandalojnë miratimin e plotë të fjalëve tuaja, një nga një.

Hemisfera e majtë e trurit

Hemisfera e djathtëe trurit

Racional

Inteligjencë (p.sh. nëse dikush thotë “oqeani”, do të pyes“cili oqean?”)

Gjuha

Analiza

Logjika

Vlerësimi

FTOHTË, NGADALË

Verifikim shterues (me detaje maksimale, hap pas hapi)

Relacional

Shoqërues, imagjinativ

Vizual, global

Hapësinor (p.sh. oqeani, hapësirë e madhe e ujit që syri nuk mund ta mat)

Sintetik

Artistik

NXEHTË, VRULLSHËM

Parashikon vazhdimisht, pa verifikim, intuitiv

64


Për të qenë më bindës, ju duhet t’i tejkaloni objektivat që mbeten për të përcjell veprimin.

Insistoni për mënyrën më të lehtë, anën e përshtatshme që ka nevojë për pak përpjekje ose kohë të fitojë një rezultat. Tregoni se ajo çfarë ju evokoni është e realizueshme, realiste dhe praktike.

Për aftësitë bindëse, përdorni tri lloje të argumenteve

Argumentet të cilat i përdorni duhet të përmbushin kërkesat e tri pjesëve të trupit tonë. Duhet t’i flisni ‘kokës’ tonë (elementeve racionale), ‘zemrës’ tonë (elementeve emocionale që lidhin audiencën) dhe ‘trupit’ tonë (veprimit).

Si ta përpilojmë argumentin

Së pari dhe më kryesorja, përshtatni përmbajtjen e prezantimit tuaj për nevojat e audiencës suaj. Kush janë ata? Specialistë? Jo-ekspertë? Menaxherë?

Hapi parë: Fillo me konkluzione, dy ose tri fjali përmbledhëse. Pyetni veten se çfarë dëshironi që audienca të mendojë, të vendos ose të bëjë në fund të prezantimit.

Hapi i dytë: Shpjegoni argumentet e ‘kokës’ (intelekti, mendimet, ideja, figura).

Bëni një listë të të gjitha argumenteve dhe fakteve që mund të mbështesin përfundimin tuaj. Përdorni vetëm 3 ose 4 më të rëndësishmet.

Nëse përdorni numra, shndërroni ato në tabela të qarta dhe të thjeshta. Përdorni vetëm ato që ju nevojiten për të kaluar në temë.

Hapi i tretë: Shpjegoni argumentet e ‘zemrës’ (aspektet emocionale, përfitimet dhe përparësitë për audiencën tuaj, si janë të përfshirë ata).

Kufizoni numrin e argumenteve të ‘zemrës’. Mjaftojnë një ose dy argumente.

+ Përdorni 1 ose 2 shembuj që dëshmojnë atë çfarë ju thoni (ri-siguroni anën e majtë të trurit).

Hapi i katërt: Shpjegoni argumentet e ‘trurit’. Përfshini audiencën tuaj që të mund të hyjnë në veprim. Adresoni anën e djathtë të trurit.

Argumentet e ‘trupit’: Sugjeroni një maksimum prej dy veprimeve konkrete për t’u marrë me çështjen tuaj. Çfarë po kërkoni nga audienca në kuptim të veprimit ‘fitues’?

+ theksoni përfitimet e veprimit (ri-siguroni anën e majtë të trurit).

Hapi i pestë: Përfundimi.

Arrini në përfundimin tuaj.

Prezantimet

Nuk ju nevojiten prezantime (ose projeksionet) për të bindur njerëzit! Prezantimet shërbejnë vetëm në rast nevoje. Ato nuk zëvendësojnë prezantimin si të tillë. Përqendrohuni në idetë dhe argumentet tuaja më të ndritshme që mund të ndikojnë në audiencë. Një prezantim me PowerPoint, është vetëm një mënyrë për paraqitjen e pikave kyçe të mesazhit tuaj. Sigurohuni që të mbetet vetëm një ndihmë.

Largoni nga prezantimet tuaja ato që nuk janë të nevojshme për t’i dhënë kuptim ideve tuaja kyçe. Përqendrohuni në fjalë kyçe që mund të shprehin mesazhin tuaj kryesor.

Prezantoni. Mos lexoni fjalë për fjalë në ekran. Audienca ka mësuar se si të lexojë... dhe nuk ka nevojë që ju të ia lexoni atë...

Tre llojet e argumenteve bindëse: KZT

Argumente të 'Kokës': intelekti, mendimi, ideë, figura

Argumentet e 'Zemrës': emocioni, kujdesi, humanizmi

“Çfarë ka në të për mua?” “Cilat janë përfitimet dhe përparësitë direkte për mua?”

Argumentet e 'Trupit': veprimi, eksperienca

“Kjo është ajo që do të bëjmë. Do të fillojmë me (aksion).”

“Beso në eksperiencën time. Do të jetë për të mirë. Ia vlen.”

“Kemi përvojë të larmishme në këtë fushë. Do të na ndihmojë ta realizojmë këtë.”

Ri-sigurimi i eksperiencës (shiko çfarë dëshiron hemisfera e majtë të dëgjojë para se të vendosë të angazhohet ose të marrë pjesë).


65

SE

KS

ION

I 9

Përgatituni

Dështimi për t’u përgatitur është përgatitja për të dështuar. Kështu që prak-tikojeni moton tuaj përsërit, përsërit, përsërit.

Tregoni vet-sigurinë tuaj(vetbesimin)

Tregoni vet-sigurinë tuaj (vetbesimin)

Tregoni vet-sigurinë tuaj(vetbesimin)

Buzëqeshni.

Flisni me ton më të lartë, zëtë dallueshëm.

Nëse dikush ju pyet diçka, afro-juni personit që ka bërë pyetjen.

Përdorni gjestet që tregojnë sinqeritetin (mos i kryqëzonikrahët).

Krijoni kontakt të drejtpërdrejtë me njerëzit në audiencë.

Buzëqeshni.

Ndryshoni intonacionin.

Lëvizni.

Përdorni gjestet që tregojnë përkrahje.

Përdorni gjeste miqësore.

Dëgjoni të tjerët me kujdes. Shfaqni interesin duke dëgjuar me kujdes.

Afrojuni audiencës suaj.

GJUHA E TRUPIT

Përshëndetni audiencën me një buzëqeshje, prezantoni vetën, falënderoni ata që janë të pranishëm për ardhjen.

Tregoni qysh në fillim sa do të zgjasë prezantimi. “I kam 20 minuta për shpjegim / demonstrim / t’ju prezantoj (specifikoni qëllimin tuaj).”

Pajtohuni me audiencën se kur do t’i bëjnë pyetjet. A mund t’ju ndërpresin gjatë prezantimit, ose t’i mbajnë pyetjet për më vonë gjatë një sesioni të pyetje-përgjigjeve?

Tregoni po ashtu nëse është e nevojshme të merren shënime. Cili dokumentacion është në dispozicion? Kur do ta marrin: para ose pas prezantimit tuaj? Nëse teksti është i detajuar, më mirë është t’ju dorëzohet pas prezantimit tuaj. Në anën tjetër, një version i thjeshtë i shtypur i ndonjë prezantimi mund të shpërndahet paraprakisht.

KËSHILLA

66


Nëse dikush ju pyet një pyetje neutrale, ose që është me përparësi për ju, shprehni vlerësimin për të. Falënderoni ata. “Siç theksoni me të drejtë, (...)”.

Nëse ballafaqoni me audiencën e gjerë, ose nëse ka shumë zhurmë, përsëritni pyetjen para përgjigjes, edhe më tepër kur pyetja është neutrale ose me përparësi për ju.

Pyetni nëse përgjigjja juaj është e kënaqshme: “A i jam përgjigjur pyetjes suaj?” “A i përgjigjet ajo pyetjes suaj?”

Nuk e dini përgjigjen e pyetjes.

“Për t’ju dhënë përgjigjen e duhur, më duhet së pari t’i kontrolloj disa gjëra ... Më lejoni ta shënoj pyetjen tuaj ... Si mund t’ju përgjigjem?”

Nëse pyetja bëhet shumë herët ... thuaj: “Do ta kem kënaqësinë t’i përgjigjem pyetjes suaj shkurtë. Në ndërkohë, do ta shënoj.”

Nëse ballafaqoheni me një kundërshtim real, hulumtoni çështjet tjera. Gjeni mënyrën si ta hidhni topin në oborrin e tyre.

“Sa shpesh ndodh kjo?”

“A e përdorni atë shpesh?”

“Kur ishte hera e fundit që ndodhi kjo?”

“A i kompenson ajo përparësitë, si ...?”

BALLAFAQIMI ME PYETJET

LISTA KONTROLLUESE E PRAKTIKAVE TË PREZANTIMEVE MË TË MIRA

Gjithmonë përgatitni prezantimet tuaja duke filluar me konkluzionin dhe pastaj vënien përpara të argumenteve që i përgjigjen kokës, zemrës dhe trupit.

Dëshmoni çdo argument që shfrytëzoni

Ri-siguroni audiencën tuaj në çdo thirrje për veprim

Kufizoni prezantimin tuaj në 20 minuta apo më pak.

Kufizoni prezantimet tuaja në pikat kyçe

Praktikoni çdo prezantim, me zë të lartë

Aplikoni parimet bazë të komunikimit jo verbal: kontaktin e drejtpërdrejtë me audiencën, tonin e zërit

Ofroni trajnime në teknikat e komunikimit bindës për njerëzit në organizatën tuaj të cilët shpesh bëjnë prezantime.

Menaxhimi i krizës

67

SE

KS

ION

I 10

Çdo organizatë herët apo vonë bie në krizë. Një ngjarje e pa parashikuar mund të ndodh, një situatë që merr një kahje të papritur, numrat më pak të favorshëm se sa është shpresuar, një shmangie e pikëpamjeve me komitetin ekzekutiv, një aksident serioz ose vdekja e një anëtari kryesor ... Marrja e gjërave në kontroll, paraqitja në skenë dhe ballafaqimi me publikun, me vonë bëhen thelbësore në ruajtjen e kredibilitetit dhe besimit.

Kriza = secila ngjarje që rrezikon dëmtimin e funksionimit dhe reputacionin e organizatës.

E vetmja gjë që ka rëndësi në një krizë, pa marrë parasysh a keni të drejtë apo jeni gabim, është se si të reagoni dhe komunikoni. Ju duhet të riktheni besimin dhe të shmangni keqkuptimet dhe thashethemet. Më lehtë është të thuhet se sa të bëhet, kur kriza gjeneron ankth dhe pasiguri. Megjithatë, mbani mend se një krizë mund të thotë një mundësi, me kusht që ju të ndiqni disa rregulla themelore.

Përgjigjuni drejtpërdrejtë

Ka ndodhur një krizë? Jini proaktiv. Mos prisni deri sa të jeni të detyruar të komunikoni. Ju vetëm duhet të arsyetoni vetën ose të mbroheni, që nuk është gjë e mirë as për kredibilitetin tënd as për legjitimitetin tënd.

Kriza mund të eskaloj shumë shpejtë. Një efekt i grumbullimit mund të shkaktoj reagime zinxhirore që mund t’ju privojnë nga çfarëdo kontrolli i mëtejshëm nëse nuk e menaxhoni shpejtë krizën. Është vendimtare të kuptohet kriza siç duhet dhe shpejtë nëse mbani kontrollin.Ekzistojnë disa skenare:

Një situatë ku organizata është e papërgatitur, e befasuar nga kriza që paraqitet papritur. Kush mund të ketë paramenduar eksplodimin e depos, këtë aksident, atë zjarr?

Kriza e orkestruar nga njëri prej rivalëve tuaj, duke e shfrytëzuar mundësinë për t’ju dëmtuar.

Humbja e kontrollit për shkak të menaxhmentit, apo pamjaftueshmëria e mbikëqyrjes strikte dhe rigoroze.

Krizat si pasojë e faktorëve të ndryshëm. të kombinuar.

Ju mund t’i ndihmoni anëtarët tuaj në ballafaqimin e krizës (p.sh. një produkt me defekt i vlerësuar si i rrezikshëm për shëndetin e publikut dhe i tërhequr prej tregut). Këshillat tona do t’ju udhëzojnë.

Reagimi juaj i parë është kritik

Reagimi juaj i parë përcakton nëse vazhdimësia e ngjarjeve do të jetë e favorshme apo jo.

Nëse organizata juaj e ka vizionin apo objektivat e saj të qarta, nëse jeni të gatshëm për gjithçka, është mirë ta transformoni një krizë në mundësi, të bëni progres drejt qëllimeve tuaja që i keni caktuar vetë ju. Veçanërisht, nëse këto objektiva janë ta qarta prej fillimit. Çka do që ndodh, qëndroni pas misionit tuaj.

Misioni, vizioni dhe vlerat e organizatës të shpallura në ueb-faqe dhe përmes mjeteve tjera të komunikimit të organizatës bëhen kuptimplotë kur të shpërthen kriza. Më parë, ato dukeshin asgjë më shumë se të dëmshme, pothuajse të kota. Në kohë krizash, gjëja më e rëndësishme është të qëndrohet në anën e duhur, jo të fillohet të kërkohet nxitueshëm për pikat e referimit ose të navigohet verbërisht në të gjitha kahjet. Nuk ka vendime tepër të ngutshme, reagime spontane ose ndërrim qëndrimi. Bazat që janë vizioni, misioni dhe objektivat afatgjata duhet të jenë të qarta, përndryshe është e vështirë për organizatën të përgjigjet në mënyrë proaktive ndaj krizës që ka ndikim. Pa këto instrumente të navigimit, pa këtë timon, organizata juaj, e zënë në furtunë, do të dështonte të përballet me stuhinë.

Menaxhimi i krizës = menaxhimi i vlerave.

Në rast të krizës, komunikimi domosdoshmërisht do të thotë përgjigjje në këto dy pyetje:

1. Çfarë qëndrimi merr organizata, në pajtim me vlerat e saja?

2. Çfarë qëndrimi merr organizata, që të jetë në harmoni me vlerat e shoqërisë? (Shih po ashtu teknikën e intervistimit në radio / TV si dhe teknikën e ‘urëzimit’ në faqen 59.)

X. Seksioni i dhjetë

Menaxhimi i krizës

68


Si t’i përgatitni mesazhet

Pesë hapat që ju shpien tek mesazhi për të Komunikuar. Mesazhi ka katër pjesë.

Faktet Konteksti 1-2 vlerat

tuaja 1 vlera e shoqërisë

Mesazhet faktike të deklaruara

Përshkruani faktet e sakta Mesazhi faktik

Përshkruani kontekstin e fakteve Mesazhi faktik

Tregoni angazhimin tuaj ndaj vlerave tuaja

Mesazhi i qëndrimit

Tregoni angazhimin tuaj ndaj vlerave të shoqërisë

Mesazhi i qëndrimit

SHEMBULL PRAKTIK:

Një ikje e madhe ka ndodhur nga një burg që është i njohur për nivelin e lartë të sigurisë. Në deklaratën e tij, menaxhmenti do të shprehë qëndrimin e burgut në aspektin e vlerave të veta dhe vlerave të shoqërisë.

Vlerat e veta: performanca teknologjike. Burgu ka investuar në vëzhgimin elektronik me kamera të teknologjisë më të avancuar.

Vlerat e shoqërisë: nevoja për siguri.

Kjo ikje është e papranueshme për menaxhmentin.

Sistemi jonë i vëzhgimit ka ndihmuar në ofrimin e dëshmive specifike për policinë që në masë të madhe do të lehtëson kërkimin.

Me gjithë masat e ndërmarra, duket se procedurat mund të përmirësohen edhe më tutje.

Ne do ta bëjmë këtë sa më shpejtë që është e mundur, me një ekspert të jashtëm, për të siguruar objektivitetin e plotë.

Kjo vetëm mund të forcoj aftësinë tonë për përmirësimin e vazhdueshëm të sistemeve tona, prandaj edhe është tejet efikase.

Për ne, siguria publike është e rëndësishme dhe dëshirojmë …

Menaxhimi i krizës

69

SE

KS

ION

I 10

Përgatituni

Cili është kundër-reagimi ndaj krizës? Parashikimi! Vendosja e objektivave të qarta strategjike është një gjë. Një tjetër është përgatitja për më të keqen. Ashtu siç kanë thanë romakët: “Nëse dëshironi paqe, përgatituni për luftë”. Bëhuni gati. Krijoni një procedurë të krizave që ta keni “për çdo rast”. Formoni një komitet të krizave. Vendosni se çfarë roli secili anëtar do të ketë në kohë krize; bëni një listë të njerëzve kyç për t’i kontaktuar së pari dhe hartoni një model të komunikatës për shtyp. Stërvitni zëdhënësit tuaj për tu përgjigjur në pyetjet nën presion, të bëra nga gazetarët mbi çështjet që e vënë organizatën tuaj në një pozitë të keqe. Simuloni reagimin dhe deklaratën tuaj në skenarët më të këqij.

Pyesni veten se çfarë mund të shkon keq në teori, ose për çfarë mund të fajësoheni. Vendoseni veten në vendin e anëtarëve ose klientëve tuaj.

Komunikoni brenda organizatës

Harresa për t’i informuar anëtarët, furnizuesit apo të punësuarit është një kurth që duhet të shmanget. Shumë shpesh udhëheqësit i japin prioritet komunikimit të jashtëm (mediave) dhe neglizhojnë apo harrojnë komunikimin brenda organizatës. Pra, ata rrezikojnë të përballen me një krizë të dytë, këtë herë brenda organizatës, e shkaktuar nga zemërimi, paniku apo frustrimi nga ana e personelit kyç ose atyre që janë në vijën e frontit, por janë lënë të vetëm në mjegull të plotë.

Tregojuni politikanëve në zonën tuaj

Një shënjestër tjetër neglizhohet shumë shpesh: politikanët lokalë. Nëse kriza gjeneron një pakënaqësi në opinionin publik, zyrtarët e zgjedhur lokalë shpesh ushqejnë këtë paknaqësi. Politika mund të plotësoj komunikimin në lidhje me një ngjarje të caktuar. Duke i informuar fillimisht politikanët për shkaqet dhe çështjet, ofrohet mundësi për të qetësuar gjërat dhe për të shmangur tensionimin e situatës. Nxitja e pakënaqësisë dhe zemërimit në opinion publik do të tërheq zemërimin e të gjithëve, sepse kur një organizatë iu ka shkaktuar dëm individëve, opinioni publik, pothuajse, gjithmonë do të jetë në krah të individëve.

Tregoni ndjeshmëri për të rikthyer besimin

Brenda një organizate, kriza shpeshherë korrespondon me humbjen e besimit. Ndjenja e

besimit është e lidhur në mënyrë të drejtpërdrejtë me kompetencën, transparencën dhe ndjeshmërinë.Nëse një organizatë e humb kuptimin sa i përket kompetencës, duhet ta kompenson me ndjeshmëri. Nëse gjithçka shkon mirë, kompetenca gjeneron 80% të fitimit të besimit. Në kohë krizash, ajo ulet ndjeshëm dhe ndjeshmëria llogaritet për diku 50%. Publiku interpreton shenjat e ndjeshmërisë shumë shpejt. Varet nga organizata që t`i manifestoj këto shenja, para se gjithash duke bërë një shfajësim apo shprehje të keqardhjes për atë se çfarë ka ndodhur. Audienca ndihet e dëgjuar dhe e kuptuar. Ndjenjat e tyre janë marrë parasysh. Rrëfimi i të metave apo gabimeve tuaja pjesërisht e çarmatos dëgjuesin. Kjo e zvogëlon sado pak zemërimin dhe hidhërimin. E bën audiencën të ndihet më mirë, më pak luftarake, më pak hakmarrëse.

Mesazhet e thjeshta që i përsërisni dhe ilustroni

Të pushtuar nga emocioni, njerëzit e ballafaquar me krizën nuk janë në gjendje të kuptojnë mesazhin tuaj siç duhet. Kështu që thjeshtojeni. Përmbahuni me disa mesazhe kyçe. Më së shumti tre; një apo dy, akoma më mirë. Mos flisni rreth temave të ndërlidhura. Gazetari mund të lidhet me to, duke ju detyruar të improvizoni dhe kështu t’ju shmang nga tema juaj kryesore. Përsëritni në vete. Ilustroni vërejtjet tuaja me shembuj konkret, nëse është e mundur. Nëse shembujt të jenë të ndryshëm, ju mund t’i përsëritni disa herë mesazhet tuaja kryesore gjatë intervistës. Zgjidhni shembullin tuaj me kujdes – jepni interes njerëzor.

Vlerësoni ndikimin e mediave

Mos e thërrisni fitoren shpejtë. Shfrytëzoni kohën të vlerësoni ndikimin e komunikimit tuaj (shih faqe 33) në media të ndryshme. A paraqesin ato pikë vështrimin pa i shtrembëruar fjalët tuaja? Nëse keni diçka për të shtuar apo sqaruar, komunikoni prapë, në pajtim me parimet e veprimit - reagimit.

Trajtimi praktik i krizës

Bëhuni gati për kriza. Parashihni. Stimuloni dhe ushtroni me ekipet tuaja.

Mos pritni deri sa kriza t’ju gjej të papërgatitur, me presion për kohë dhe nën stres.

Veproni me mendje të qetë. Rezultati do të jetë më efektiv dhe më efikas.

70


Le të jetë sa më i vogël Komiteti i Krizave.

Kufizoni numrin e personave në të. Do të përbëhet nga:

Një përfaqësues nga menaxhmenti

Njëri nga të ngarkuarit për departamentin tuaj ligjor (ose këshilltari i jashtëm ligjor)

Personi juaj përgjegjës për komunikim brenda organizatës apo jashtë saj.

Sekretari, i cili do të regjistroj të gjitha ndryshimet, veprimet e marra nga Komiteti i Krizave dhe agjenda e ngjarjeve orë pas ore.

Këto procesverbale të shkruara janë shumë të dobishme për gjetjen e përgjigjes ndaj krizës me

kalimin e kohës, kështu që mund të vlerësoni se si e ka trajtuar atë organizata juaj. Po ashtu, është e rëndësishme kërkimi i dëmeve përmes sigurimit tuaj.

Sigurohuni që gjatë gjithë kohës të jeni të pajisur për tu ballafaquar me llojet e krizave. Shembull: baza e të dhënave për shtyp, anëtarët, stafi, autoritetet përkatëse.

Bashkoni të gjitha detajet e kontaktit. Bashkoni të gjitha detajet e personave kontaktues që duhet të kontaktohen apo njoftohen gjatë një krize. Kjo do t’ju kursen nga paniku, presioni, rreziku nga gabimet. Po ashtu do të kurseni kohën e vlefshme që do të jetë shumë e dobishme në momentet kur llogaritet çdo minutë.

FAKTET

Menaxheri i krizës (zakonisht drejtori) vendos nëse ka apo jo krizë.

Po, ka krizë.

Ai thërret menjëherë komitetin e krizave.

Komiteti i krizave vlerëson situatën dhe vendos se çfarë veprime duhet të merren për kthimin e gjendjes paraprake (menaxhim ditor) dhe për komunikimin e brendshëm dhe të jashtëm.

Komiteti vendos se çfarë qëndrimi do të merr.

Komiteti ndan detyrat në bazë të listave kontrolluese të hartuara paraprakisht.

Këto lista po ashtu përmbajnë udhëzimet për stafin dhe veçanërisht per recepsionistët dhe operatorët telefonik (thirrjet e mediave për kontaktim të menjëhershëm tek zëdhënësi).

Çdonjëri kryen detyrat e dhëna dhe njofton Komitetin e Krizave kur i përfundojnë ato.

Jo

PLANI I KRIZËS - SERIA E VEPRIMEVE:

Menaxhimi i krizës

71

SE

KS

ION

I 10

Ky është një model i cili mund të ndihmoj. Shpërndajuni këtë punëtorëve brenda organizatës të cilët janë të ndërlidhur me mediat, përfshirë recepsionistin apo operatorin tënd telefonik. Është thelbësore që këta individë të kenë udhëzimet e nevojshme se si t’i trajtojnë mediat në mënyrë të duhur.

MEDIACALLFORM

Data e thirrjes: _____________________________________________ Koha: ____________________________

Emri i personit që ka pranuar thirrjen ____________________________________________________________

Emri i gazetarit/es: ____________________________________________________________________________

Publikim/radio stacion ose kanal televiziv: _______________________________________________________

Adresa: _______________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

Telefoni: _________________________________________________________ Faksi: ______________________

E-mail: _______________________________________________________________________________________

Kërkesë/Pyetjet: (Natyra, tema ...)

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________

Afati i fundit për ri-thirrjen e gazetarit/es: _________________________________________________________

Përgjigjur nga: ___________________________________________________________

Përgjigje: _____________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________

Pjesa e nevojshme shtesë?

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Kërkesa e bërë më: ______________________ Në ____________________________ koha

SHEMBULL NGA MBAJTJA E SHËNIMEVE TË KONTAKTEVE TË MEDIAVE

72


1. Mos u fokusoni në problemin, por në atë se si ta tejkaloni. Ju do të gjeni zgjidhje më të shpejtë dhe do ta ruani reputacionin.

2. Tregoni se po merreni me situatën. Mos bëni panik.

3. Bazohuni në fakte, mos supozoni. Mos u hidhni në përfundime të nxituara. Mos ngritni vet probleme shtesë.

4. Tregoni se jeni të shqetësuar, se ata të cilët janë prekur nga kriza janë të rëndësishëm për ju.

5. Mos gënjeni asnjëherë.

6. Mos bëni premtime të cilat nuk mund t’i mbani.

7. Shmanguni nga spekulimet. Ndershmëria është shpesh më e dobishme se një përgjigje e gabuar, e cila shpejtë mund ta dëmton reputacionin tuaj.

8. Askush jashtë organizatës nuk din më shumë se ju për organizatën dhe shërbimet tuaja. Ju jeni eksperti, kështu që veproni sipas rrethanave.

9. Përgatituni paraprakisht për krizat.

10. Kur gjendeni para një krize, kujtoni audiencat e synuara që nuk janë të prekura nga kriza. Mos i neglizhoni ato.

DHJETË RREGULLAT BAZË PËR MENAXHIMIN E KRIZËS

LISTA KONTROLLUESE PËR PRAKTIKAT MË TË MIRA NË MENAXHIMIN E KRIZËS

Ju keni një plan të krizës në manualin zyrtar të krizës

Manuali i krizës është shkruar në bashkëpunim të ngushtë me menaxhmentin

Manuali i krizës iu është prezantuar dhe shpjeguar zyrtarëve të organizatës

Manuali i krizës është përditësuar një herë në vit

Secili anëtar i menaxhmentit dhe çdo kryesues i departamentit disponon me një listë të numrave tëtelefonit për njëri tjetrin. Çdokush që është i përfshirë në menaxhimin e krizës mund të kontaktohet shtatë ditë në javë

Ju keni testuar planin tuaj të krizës në jetën reale përmes një ushtrimi

Stafi juaj e din çfarë të bëj kur thërret një gazetar

Bibliografia

73

BiB

lio

gr

afia

Adary, A.; Volatier, B. 2008. Evaluez vos actions de communication: mesurer pour gagner en efficacité (Paris, Éditions Dunod).

Bailly, S. 2003. Bien écrire pour le Web (textes, images, publicités). Exercices et corrigés (Paris Cedex, Groupe Eyrolles, Éditions OEM).

Beal, A. and Strauss, J. Radically transparent Monitoring and managing reputations on line (Wiley Publishing ISBN: 978-0-4701-9082-1 )

Bordeau, J. 2008. Le dossier et le communiqué de presse (Paris Cedex, Groupe Eyrolle, Éditions d’Organisation).

Boucher, A. 2008. Ergonomie Web: pour des sites web efficaces 2nd ed. (Paris, Cedex, Editions Eyrolles).

Collins, J.C.; Porras, J. I. Building your company’s vision (Harvard Business Review, September-October 1996)

Cornelissen, J.Corporate communication: a guide to theory and practice. (Sage Publications Ltd.)

Creeber, G.; Martin,R. Digital culture: understanding new media (Publisher: Mc Graw-Hill Education)

Delecourt, N.; Coudert, G. 2004. Comment faire votre journal, votre newsletter: guide pratique à l’usage des collectivités, des associations, des entreprises (Hericy, Éditions du Puits Fleuri).

Fombrun, C. J. Reputation: realizing value from the corporate value (Harvard Business School Press)

Fombrun, C.; Van Riel, C. 2004. Fame and Fortune, how successful companies build winning reputations(New Jersey, Financial Times Prentice Hall).

Foster, J. Effective writing skills for public relations (Kogan Page Ltd., Kogan Page US. ISBN: 978-0-7494-5109-7)

Gregory, A. Planning and managing public relations campaigns (Kogan Page Ltd., Kogan Page US)

Hargie, O. 1986. The handbook of Communication skills (Routledge)

Harris, C. Producing successful magazines, newsletters and E-zines (How to Books Ltd [email protected])

Heath, R. L. Management of Corporate Communication: from interpersonal contacts to external affairs(Lawrence Erlbraum Associates)

Hynes, G. E. Managerial communication: strategies and applications (Mc Graw-Hill, Higher Education)

Jézéquel, B. ; Gérard, P. 2008. La boîte à outils du responsable communication (Paris, Éditions Dunod).

Jones, P. Communicating Strategy (Gower Publishing Ltd)

Larkin, T.J.; Larkin S. Communicating change Winning employee support for new business goals (ISBN: 0-07-036452-4)

Lewis, P. Building a shared vision (Press ISBN:1-56327-163-x)

LI, C.; Bernhoff J. Groundswell: winning in a world transformed by social technologies (Harvard Business Press)

Libaert, T. ; de Marco, A. 2006. Les tableaux de bord de la communication: indicateurs de pilotage et évaluation des résultats (Paris, Éditions Dunod).

XI. Seksioni i njëmbëdhjetë

Bibliografia

74


Libaert, T. 2008. Le plan de communication: Définir et organiser votre stratégie de communication, 3rd ed. (Paris, Éditions Dunod).

Morel, P. 2008. Pratique des Relations Presse (Paris, Éditions Dunod).

Murroni, C.; Collins, R. New media, new policies Media and communications strategy for the future(ISBN-10: 0745617867 ISBN-13: 978-0745617862)

Nouteau, J. 2002. Les relations presse: comment communiquer avec le public grâce aux médias (Paris, Éditions Demos).

Oliver, S. PR in practice: public relations strategy (Kogan Page Ltd., Kogan Page US)

Quirke, B. Making the connections Using internal communication to turn strategy into action (Gower Publishing Ltd)

Ronez, J. 2007. L’écrit Web: traitement de l’information sur Internet (Paris, CFPJ Éditions).

Scott, C.D.; Jaffe D.T.; Tobe G.R. Organizational vision, values and mission , (CRISP Publications ISBN: 1-56052-210-0)

Tapscot, D. Grown-up digital. How the Net generation is changing your world (Mc Graw-Hill ISBN: 978-0-07150863-6)

Van Riel, C. M.; Fombrun, C. J. Essentials of corporate communication Implementing practices for effective reputa-tion management (Routledge ISBN 10: 0-415-32826)

Wragg, D.; Theaker, A.; Bland M. Effective media relations: how to get results (Kogan Page Ltd, Kogan Page US)

Bibliografia

75

BiB

lio

gr

afia

Organizata dhe uebfaqe të do-bishme:

Byroja e Organizatës Ndërkombëtare të Punës për Aktivitete të Punëdhënësve (ACTEMP)http://www.ilo.org/actemp

ACTEMP – Byroja e ILO-së për Aktivitete të Punëdhënësve mban kontakte të afërta me organizatat ndërkombëtare të të gjitha Shteteve Anëtare të ILO-së. Byroja operon nga selia e ILO-së në Gjenevë dhe përmes një rrjeti të specialisteve të organizatave të punëdhënësve të ekipeve teknike të ILO-së në tërë boten. Detyrat e saj përfshijnë vërjen në dispozicion të burimeve të ILO-së për organizatat e punëdhënësve, dhe mbajtjen e ILO-së vazhdimisht të njoftuar me pikëpamjet, shqetësimet dhe prioritetet e tyre. Ajo promovon bashkëpunimin ndërkombëtar mes organizatave të punëdhënësve dhe drejton një program të aktiviteteve në mbarë botën.

Byroja është në dispozicion, përmes organizatave kombëtare të punëdhënësve, si një portë përmes së cilës punëdhënësit mund të kenë qasje në disa prej informacioneve më të mira në dispozicion mbi zhvillimet e burimeve njerëzore, marrëdhëniet industriale si dhe mbi një mori të temave tjera të lidhura me tregun e punës dhe punësimin.

Byroja gjithashtu drejton një program të bashkëpunimit teknik i cili ofron asistencë për zhvillim të organizatave të punëdhënësve në vendet në zhvillim dhe vendet në tranzicion në ekonominë e tregut. Kjo punë është bërë kryesisht përmes projekteve të financuara nga fondet e jashtme të vendeve donatore për asistencë zhvillimore.

Të gjitha udhëzimet praktike të serisë “Organizata Efektive e Punëdhënësve” janë në dispozicion në uebfaqen e ACTEMP.

Programi i Aktiviteteve të Punëdhënësve të Qendrës Ndërkombëtarë për Trajnim të Organizatës Ndërkombëtare të Punës http://lempnet.itcilo.org

Programi për Aktivitetet e Punëdhënësve të Qendrës Ndërkombëtare të Trajnimit të Organizatës Ndërkombëtare të Punës (ITCILO) i përgjigjet nevojave të trajnimit të organizatës së punëdhënësve (OP) duke mbajtur kurse të avancuar të trajnimit në fushat të cilat janë strategjike për rritjen ekonomike, qeverisjen e mirë, zhvillimin dhe zbutjen e varfërisë.

Programi ofron më tepër se 20 programe të, ndryshme trajnuese, të përshtatura për menaxherët e OP, stafit profesional dhe anëtarët e bordit nga Afrika, Amerika, Shtetet Arabe, Azia dhe Paqësori, Evropa dhe Azia Qendrore.

Kjo u ndihmon OP në përmbushjen e sfidave me të cilat ballafaqohen anëtarët e tyre, duke i ndihmuar ata të:

Përmirësojnë shërbimet e tyre

Ngritin anëtarësinë dhe burimet e tyre

Ngritin ndikimin dhe cilësinë e aktiviteteve të tyre avokuese dhe lobuese

Ndërtojnë kapacitetin e tyre që të jetë më ndikues në çështjet e politikave të rëndësishme për punëdhënësit (punësimi, mbrojtja sociale, dialogu social, puna e denjë, programet e punës në vend, aftësitë politike, etj).

Në ueb-faqe është në dispozicion një listë e detajuar e ofrimit për trajnim dhe informata më të detajuara për aktivitetet e ndryshme të programit.

Organizata Ndërkombëtare e Punëdhënësve (ONP)http://www.ioe-emp.org

Që nga krijimi i saj në vitin 1920, Organizata Ndërkombëtare e Punëdhënësve (IOE) është njohur si e vetmja organizatë në nivel ndërkombëtar që përfaqëson interesat e biznesit në fushat e politikave të punës dhe ato sociale. Sot, ajo përbëhet nga 139 organizata kombëtare të punëdhënësve nga 134 vende në mbarë botën. Misioni i IOE-së është që të promovoj dhe të mbroj interesat e punëdhënësve në forumet ndërkombëtare, veçanërisht në Organizatën Ndërkombëtare të Punës (ILO), dhe për këtë qëllim ajo punon për të siguruar që politikat ndërkombëtare të punës dhe ato sociale të promovojnë qëndrueshmërinë e ndërmarrjeve dhe të krijojnë një mjedis të favorshëm për zhvillimin e ndërmarrjeve dhe krijimin e vendeve të punës. Në të njëjtën kohë, ajo vepron si Sekretariat i Grupit të Punëdhënësve në Konferencën Ndërkombëtare të Punës së ILO, Organit Drejtues të ILO-së dhe të gjitha takimet tjera të ndërlidhura me ILO-në.

Për të siguruar që zëri i biznesit dëgjohet në nivel ndërkombëtar dhe kombëtar, IOE-ja është angazhuar në mënyrë aktive në ndërtimin, krijimin dhe ngritjen e kapaciteteve të organizatave përfaqësuese të punëdhënësve, veçanërisht në botën në zhvillim dhe në vendet në tranzicion në ekonominë e tregut.



Byroja për aktivitete të punëdhënësve Qendra ndërkombëtare për trajnim e ILO-së Viale Maestri del Lavoro, 101-10127 TurinItaliFaks: +39 011 693 6683E-mail: [email protected]:/jlempnet.itcilo.org

A series of “hand-on” guides to building and managing effective employers’ organizations

Komunikimi Bindës Le të dëgjohet zëri i biznesit

ACT/EMP 58

Byroja për Aktivitete të Punëdhënësve Zyra Ndërkombëtare e Punës CH-1211 Gjenevë 22 Zvicër Fax: (41 22) 799 8948E-mail: [email protected]

Organizata Efektive e Punëdhënësve Një seri e udhëzuesve

Documents

Transcript of Organizata Efektive e Punëdhënësve Një seri e udhëzuesve