Organización Empresarial Siglo XXI
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Curso
Organización Empresarial Siglo XXI
MAG. Percy Guija E.
BROCHURE DEL EXPOSITOR: MAG. Percy Guija E.
• Licenciado en Relaciones Industriales – Universidad de San Martín de Porres, Magíster en Dirección y Gestión de la Calidad de la Educación Superior en el Instituto Universitario de Investigación Ortega y Gasset - adscrito a la Universidad Complutense de Madrid – España.
• Expositor y Docente en la especialidad de Planeamiento Estratégico, Organización Empresarial, Gestión Estratégica del Talento Humano basado en Competencias, Comportamiento Organizacional en instituciones tales como el Colegio de Ingenieros del Perú, Instituto Peruano de Administración de Empresas – IPAE, Universidad Nacional de Educación, Universidad Femenina del Sagrado Corazón, Universidad Ricardo Palma, Universidad Inca Gracilazo de la Vega, Universidad Nacional de San Agustín de Arequipa, Universidad Científica del Sur, Universidad de San Martín de Porres.
• Consultor y Asesor en Asistencia Técnica parar Empresas Privadas y de Gobierno en el Diseño y Desarrollo Organizacional, Planeamiento Estratégico, Gestión del Talento, Acreditación Universitaria Internacional: Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo PNUD, Banco Interamericano de Desarrollo BID, Contraloría Generaría de la Republica, Care International, actualmente Vicepresidente Consultoría Corporativa del Grupo Andino para el Desarrollo Empresarial.
¡ Bienvenidos !
•Objetivo:–Prepara y capacitar al alumno en la técnicas y procedimientos
para organizar diversos sistemas organizacionales en acorde al mundo empresarial global.
•Contenido:– Características de las Organizaciones como Sistemas– Diseño y Estructura Organizacional– Instrumentos Técnicos Organizacionales – La Administración en Equipo – Nuevos enfoques
Curso Organización Empresarial Siglo XXI
Modulo 1
• Introducción a los sistemas abiertos.• Tipos y características de los sistemas• La función de la organización como sistema
El Enfoque Sistemico y la Organización
1. Introducción a la Organización como Sistema Abierto
Características de las Organizaciones como Sistemas
• El enfoque de sistema procura contemplar la organización como un todo y como parte del ambiente externo.
• Considera que una actividad de un segmento de la organización afecta a la actividad del resto de los segmentos de la misma.
• Es un todo organizado compuesto por dos o mas partes, componentes o subsistemas interdependientes y delineado por límites identificables de su suprasistema ambiental.
• Conjunto de partes coordinadas y en interacción para alcanzar un conjunto de objetivos
CONCEPTO DE SISTEMASCONCEPTO DE SISTEMAS
• Un conjunto de elementos• Dinámicamente relacionados• Formando una actividad• Para alcanzar un objetivo• Operando sobre datos / energía / materia• Para proveer información / energía / materia
Principales Conceptos del Enfoque de Sistema
Entradas: Suministra al sistema sus necesidades operativas
Proceso: Transforma una entrada en salida.
Salidas: Resultado del funcionamiento del sistema.
Retroalimentación: Son las influencias del ambiente que ingresan como recursos.
Ambiente: Medio que rodea al sistema y recibe los insumos.
Límite: Separa al sistema de su ambiente y mantiene autonomía e interdependencia.
Ejemplo
Conceptos del Enfoque de Sistema Dinámico
RECURSOS(INSUMOS)
• INFORMACIÓN• ENERGIA• RECURSOS• MATERIALES
(PRODUCTOS)
• BIENES • SERVICIOS• OTROS
PROCESOTRANSFORMACION
CONVERSIÓNSISTEMA
Retroalimentación
AmbienteMercado
AmbienteMercado
• Componentes del sistema Organizacional
Características de las Organizaciones como Sistemas
• Las organizaciones son un conjunto de personas y recursos relacionados entre sí para alcanzar un OBJETIVO. Pueden clasificarse de la siguiente manera...
Formales: estructuradas con cargos y jerarquías
Informales: de organización libre
Primarias: con dedicación completa y emocional
Secundarias: con relaciones de tipo contractual
ORGANIZACIÓN
Inte
gra
n e
l m
icro
sist
ema
Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOSOBREROS
INSTITUCIONESFINANCIERAS
GRUPOS DE INTERESESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLESSOCIALES
VARIABLESECONOMICAS
VARIABLESTECNOLOGICAS
VARIABLESPOLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
DIRECTORES
GERENTES
JEFES
SUPERVISORES
FUNCIONAMIENTO Y OPERARIOS
NIVEL INSTITUCIONAL
NIVEL INTERMEDIO
NIVEL OPERATIVO
EJECUCION DE TAREASY OPERACIONES
Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional
Componentes Fundamentales del Sistema Organizacional
Procesos Estructuras
Personas
AspectosDinámicos
AspectosEstáticos
• Liderazgo y Poder• Motivación• Comunicaciones• Toma de Decisiones• Clima Organizacional• Cooperación - Participación• Trabajo en Equipos• Conflictos
• Diseño Organizacional• Tamaño• Complejidad
Organizacional• Formalización• División del Trabajo• Niveles y ámbito de
autoridad.• Tramo y amplitud de
control.• Reglamentos y normas• Manuales (varios)
OBJETIVOS
• Actividad: Acción que se realiza dentro de un proceso
Actividad
Proceso
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas
Estructura:
Forma en que se dividen, organizan y coordinan las actividades de una organización.
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Función:
Clasificación de un grupo de actividades similares dentro de una organización (marketing, logística)
Logística Marketing Producción
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Método:
Determina la forma sistemática de realizar una actividad
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Operación: Conjunto de actividades contenida dentro de un proceso
Conector. Reprsenta una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo, puede ser acción o lugar, además se usa para indicar una unidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.
REPRESENTASIMBOLO
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
Procedimientos: Planes que establecen un método para manejar actividades futuras, son series cronológicas de acciones requeridas.
FECHA
SUSTITUYE A
NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
(GENERAL O ESPECÍFICO)
ELABORÓ REVISÓ AUTORIZÓ
PÁGINA DE
NOMBRE DEL APARTADO ESPECÍFICO
PÁGINA DE
FECHA
CLAVE
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Productividad: Razón entre producción – insumo en un periodo.
• Simplificación de trabajo: Realizar actividades de un proceso mediante un método.
• Sistemas: Conjunto de elementos relacionados o interdependientes y que se afectan mutuamente para formar una unidad compleja, que tiene limites que lo separan de su ambiente
LA ORGANIZACION
EMPLEADOS
ACCIONISTAS Y EL CONSEJOADMINISTRACION
COMPETIDORES
CLIENTESLOS MEDIOS
SINDICATOSOBREROS
INSTITUCIONESFINANCIERAS
GRUPOS DE INTERESESPECIAL
PROVEEDORES
GOBIERNO
VARIABLESSOCIALES
VARIABLESECONOMICAS
VARIABLESTECNOLOGICAS
VARIABLESPOLITICAS
GRUPOS DE INTERES INTERNOS
GRUPOS DE INTERES EXTERNOS
EL LIMITE FLEXIBLE DE UN SISTEMA ABIERTO
EL AMBIENTE DE ACCION DIRECTA
La Organización de la Empresa – SistemasConceptos de términos en la teoría de sistemas:
• Áreas de asesoría en el sector público y privado para el diseño de estructuras.
• Organización lineal y de staff– Función de asesoramiento.– Staff o asesor
• El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento.
• Factores importantes del proceso de organizar
La Organización de la Empresa
Organización funcional, lineal y de staff
• Funcional “Este tipo de estructura se caracterizo por los gerentes multiples, que origino algunos roblemas en especial en la coordinación y de control ocacionando la debilidad organizacional. Ejemplo empresa pequeña integrada de equipo de especialistas integrado.
• Lineal “La estructura lineal es la basada en la autoridad directa del jefe sobre los subordinados”. Ejemlplo la estructura militar. Vale para pequeñas empresas, y suele tener problemas de lentitud, ser poco flexible para adaptarse a los cambios del entorno.
• En línea y staff. “ Es aquella que combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staffs” Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los staffs realizan apoyo y asesoramiento.
Ejemplos
La Organización de la Empresa
Gerencia RR.PP.
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia Ventas
Gerencia UEN
Contador General
Gerencia Legal
Gerencia General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerenciaa Adm. Fin.
Gerencia Sistemas
Nivel 1
Nivel 2
Nivel 3
OrganizaciónHorizontal UEN
Gerencia RR.PP.
Control de Gestión
Tesorería
Cobranza
Facturación
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
Gerencia Ventas
Ggerencia
Contraloría General/Finan.
Gerencia Legal
Gerencia Sistemas
Gerencia Administración
Gerencia General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
OrganizaciónCentralizada
Contador General
Gerencia RR.PP.
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Organización Lineal / Staff
• Staff o asesorLas principales funciones del staff son:– Servicios– Consultoría y asesoría– Monitoreo– Planeación y control– Las funciones del staff pueden existir en cualquier nivel de una
organización desde el más bajo al más alto
• El por que de los servicios de una área de staff o asesoramiento– Asegura asesoría especializada e innovadora, y mantiene el principio
de la autoridad única.– Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos
de staff.
– Realice un diagrama organizacional de una empresa de servico y represente la líneas de staff - asesor
La Organización de la Empresa - Sistemas
• Diseño orientado hacia el cliente• Unidades autónomas, descentralizadas
administradas por objetivos.• Orientación y objetivos claros y medibles• Control de la no calidad en el origen del proceso • Impulso, formación, delegación del personal• Retroalimentación de 360° en las labores
La Organización de la Empresa - Sistemas
Sistema Actual
• Las actividades orgánicas y órganos de la empresa
• Principios claves de la organización: La especialización. La unidad de mando. Principio del equilibrio autoridad – responsabilidad Principio del equilibrio dirección - control. La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
A. Cárdenas Gerente Administración
C. DíazGerente Finanzas
F. HidalgoGerente RR.HH
Julio EspinozaGerente General
Principios claves de la organización: Actividades orgánicas: Producción, Ventas, Finanzas, RR.HH. y LogísticaLa especialización.La cadena de mando.El tramo de control - administrativoPrincipio del equilibrio autoridad – responsabilidadPrincipio del equilibrio dirección - control.La Coordinación y variables
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Especialización • Grado en que las tareas en la
organización se subdividen en puestos separados
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Cadena de Mando• Por cada función un solo jefe• Línea de toma de disiciones:• Por ejemplo del Gerente General al
Gerente de Finanzas al Jefe de Tesorería al Contador de Tesorería.
Tramo de Control o Administrativo• Es la respuesta a: ¿Cuántos
subordinados tiene un jefe?• Puede ser grande o breve.
Principio autoridad responsabilidad
• Grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel organizacional vs. responsabilidad, la autoridad se ejerce de arriba abajo.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Coordinación• Acción ordenada del equipo con vista
hacia un propósito común.• Sincronizar la acción individual y de
equipo.
Principio dirección control • A cada delegación se le
establece los mecanismos de control
• La administración no existe sin delegación.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Coordinación
por equipo
Ca
den
a d
e M
an
do
Au
tori
dad
res
po
ns
abili
da
d
Coordinación
individual
Tramo de Control o Administrativo
Acrópolis Organizacional
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Organización D
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Curso
Organización Empresarial Siglo XXI
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
• Análisis comparativo de diseños
• Caso práctico en clase en equipos
Departamentalización
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Concepto
Un organigrama es la representación
gráfica de la estructura orgánica de una
organización
Objeto
Son el instrumento idóneo para plasmar la
composición de una organización
Como herramienta de comunicación y análisis
Proporcionan una imagen formal de la
organización
Constituyen una fuente de consulta oficial
Facilitan el conocimiento de la organización
Determinar fallas internas
Definición de niveles
Representan un elemento valioso para el análisis
organizacional
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Criterios para su
preparación
Precisión
Sencillez
Uniformidad
Presentación
Vigencia
Sector Público:
Determinar la fuente de origen
Nivel, Sector, Especialidad,
Beneficiario.
Composición
Ámbito, Local, Regional,
Dependencias.
Responsables
Categoría, Rango.
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Sector Privado:
• Determinar la fuente de origen
Nivel, Sector, Especialidad,
Mercado.
• Composición
Ámbito Local, Internacional,
De alcance medio, Globales.
• Responsables:
Categoría, Rango.
Por su ámbito:
• Generales• Específicos
Por su ámbito:
• Generales• Específicos
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Por su contenido:
• Integrales• Funcionales• De puestos,
plazas y unidades
Por su contenido:
• Integrales• Funcionales• De puestos,
plazas y unidades
Por su forma o presentación:
• Verticales• Horizontales• Mixtos• De bloque
Por su forma o presentación:
• Verticales• Horizontales• Mixtos• De bloque
Por su Diseño
• Dimensión• Relación
Por su Diseño
• Dimensión• Relación
POR SU AMBITO POR SU AMBITO ORGANIGRAMA GENERALORGANIGRAMA GENERAL
DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN DIRECCIÓNDIRECCIÓN
DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.
DIR. GENERAL
DIR. GENERAL
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
ORGANIGRAMA ESPECÍFICOORGANIGRAMA ESPECÍFICO
OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA OFICINAOFICINA
DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO. DEPTO.DEPTO.
GERENCIAGERENCIA
POR SU AMBITO POR SU AMBITO ORGANIGRAMA ESPECIFICOORGANIGRAMA ESPECIFICO
Por su contenido:
• Integrales• Funcionales• De puestos, plazas y unidades
Por su contenido:
• Integrales• Funcionales• De puestos, plazas y unidades
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
ORGANIGRAMA INTEGRALORGANIGRAMA INTEGRAL
DIRECCIÓN
1.1
DIRECCIÓN
1.1
DEPTO.
1.1.1
DEPTO.
1.1.1
DEPTO.
1.1.2
DEPTO.
1.1.2
DEPTO.
1.2.1
DEPTO.
1.2.1
DEPTO.
1.2.3
DEPTO.
1.2.3
DEPTO.
1.3.1
DEPTO.
1.3.1
DEPTO.
1.3.2
DEPTO.
1.3.2
DIR. GENERAL
1.0
DIR. GENERAL
1.0
DIRECCIÓN
1.3
DIRECCIÓN
1.3
DEPTO.
1.2.2
DEPTO.
1.2.2
DIRECCIÓN
1.2
DIRECCIÓN
1.2
ORGANIGRAMAORGANIGRAMA FUNCIONALFUNCIONAL
1. CUMPLIR LOS ACUERDOS DE LA
JUNTA ADMINISTRATIVA
2. VIGILAR EL CUMPLIMIENTO
DE LOS PROBLEMAS
3. COORDINAR A LAS
DIRECCIONES
4. FORMULAR EL PROYECTO DEL
PROGRAMA GENERAL
DIRECCIÓN GENERAL
1. EVALUAR Y CONTROLAR LA
APLICACIÓN Y DESARROLLO DE
LOS PROGRAMAS
2.FORMULAR EL PROGRAMA
ANUAL DE LABORES
3. DIRIGIR LAS LABORES
ADMINISTRATIVAS DE SU ÁREA
DIRECCIÓN TÉCNICA
1.OBTENER RESULTADOS
NECESARIOS
2. FORMULAR EL PROGRAMA ANUAL
DE FINANCIAMIENTO
3. DIRIGIR LAS LABORES
ADMINISTRATIVAS DE SU AREA
DIRECCIÓN FINANCIERA
1. ESTABLECER RELACIONES DE
ASISTENCIA PROMOCIONAL
2. ESTABLECER RELACIONES DE
COOPERACIÓ Y APOYO
3. SUPERVISAR DEP DE COMPRAS
4. FORMULAR PROGRAMA DE
TRABAJO
5. ORGANIZAR Y COORDINAR
SEMINARIOS
DIRECCIÓN DE PROMOCIÓN Y COORDINACIÓN
ORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADESORGANIGRAMA DE PUESTOS, PLAZAS Y UNIDADES
22SECRETARIAS *
11AUXILIAR *
11DIRECTOR *
44DIRECCIÓN GENERAL
22SECRETARIAS *
22ANALISTAS *
11DIRECTOR *
55DIRECCIÓN “A”
22SECRETARIAS *
42ANALISTAS *
11DIRECTOR *
75DIRECCIÓN “B”
22DIBUJANTES *
43SECRETARIAS *
86ANALISTAS *
11JEFE *
1512DEPARTAMENTO
11DIBUJANTES *
22SECRETARIAS *
77ANALISTAS *
11JEFE *
1111DEPARTAMENTOE = EXISTENTES
R = REQUERIDOS
* = NOMBRE DE LA PERSONA
E R
E R
E RE R
E R
• Tipos de organigrama 1 - 2• Técnicas y proceso de diagramación• Ejemplos de organigramas • Práctica Calificada 1
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
Por su forma o presentación:
VerticalesHorizontalesMixtosDe bloque
Por su forma o presentación:
VerticalesHorizontalesMixtosDe bloque
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
ORGANIGRAMA VERTICALORGANIGRAMA VERTICAL
ORGANIGRAMA HORIZONTALORGANIGRAMA HORIZONTAL
ORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTALORGANIGRAMA MIXTO VERTICAL/HORIZONTAL
DEPTO. ADEPTO. A DEPTO. A
DEPTO. B
DEPTO. A DEPTO. A
DEPTO. BDEPTO. BDEPTO. BDEPTO. B
DEPTO. CDEPTO. C
DEPTO. D
DEPTO. CDEPTO. C DEPTO. C
DEPTO. E
DEPTO. D DEPTO. D DEPTO. D
DIR. GENERAL
DIRECCIÓN A
DIRECCIÓN B
DIRECCIÓN C
DIRECCIÓN D
DIRECCIÓN E
ORGANIGRAMA MIXTO ORGANIGRAMA MIXTO DISEÑO REPLEGADODISEÑO REPLEGADO
DIR. GENERAL
OFICINA AOFICINA A
OFICINA B
OFICINA A
OFICINA BOFICINA B
DEPTO. BDEPTO. B
SECCIÓN A
OFICINA A OFICINA A
OFICINA A OFICINA A
DIRECCIÓN CDIRECCIÓN BDIRECCIÓN A
DEPTO. ADEPTO. ADEPTO. A
OFICINA A
DEPTO. B
ORGANIGRAMA DE BLOQUEORGANIGRAMA DE BLOQUE
SECRETARIO
OFICIALIA MAYOR
SUBSECRETARIA “A” SUBSECRETARIA “B”
5. DIRECCIÓN
5.1. DEPARTAMENTO 5.1.1 OFICINA 5.1.2 OFICINA 5.1.3 OFICINA 5.2 DEPARTAMENTO 5.2.1 OFICINA 5.2.2 OFICINA 5.2.3 OFICINA6. DIRECCIÓN
6.1 DEPARTAMENTO 6.1.1 OFICINA 6.1.2 OFICINA 6.1.3 OFICINA 6.2 DEPARTAMENTO 6.2.1 OFICINA 6.2.2 OFICINA 6.2.3 OFICINA
1. DIRECCIÓN
1.1. DEPARTAMENTO 1.1.1 OFICINA 1.1.2 OFICINA 1.1.3 OFICINA 1.2 DEPARTAMENTO 1.2.1 OFICINA 1.2.2 OFICINA 1.2.3 OFICINA2. DIRECCIÓN
2.1 DEPARTAMENTO 2.1.1 OFICINA 2.1.2 OFICINA 2.1.3 OFICINA 2.2 DEPARTAMENTO 2.2.1 OFICINA 2.2.2 OFICINA 2.2.3 OFICINA
3. DIRECCIÓN
3.1. DEPARTAMENTO 3.1.1 OFICINA 3.1.2 OFICINA 3.1.3 OFICINA 3.2 DEPARTAMENTO 3.2.1 OFICINA 3.2.2 OFICINA 3.2.3 OFICINA4. DIRECCIÓN
4.1 DEPARTAMENTO 4.1.1 OFICINA 4.1.2 OFICINA 4.1.3 OFICINA 4.2 DEPARTAMENTO 4.2.1 OFICINA 4.2.2 OFICINA 4.2.3 OFICINA
Por su Diseño
• Dimensión• Relación
Por su Diseño
• Dimensión• Relación
Bases del Diseño de la Estructura Organizacional
TIPOS DE ORGANIGRAMAS
SUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIASUBSECRETARIA
SECRETARIOSECRETARIO
UNIDADUNIDADUNIDADUNIDADUNIDADUNIDAD
DIMENSIÓNDIMENSIÓN
COLOCACIÓN DE UNIDADESCOLOCACIÓN DE UNIDADES
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
DIR. DE PRODUCC. HUMANA
DIRECCIÓN GENERAL
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
DIR. TÉCNICO ADMINISTRATIVA
DIRECCIÓN DE FINANZAS
DIRECCIÓN COMERCIAL
DIR. DE PRODUCC. INDUSTRIAL
GERENCIA DE PERSONAL
GER. PROVEEDU-RIA Y ALMACÉN
GER. MECANIZA-CIÓN YCOMPUT.
GERENCIA DE EXPLORACIÓN
GERENCIA DE EXPLOTACIÓN
GERENCIA DE REFINACIÓN
GERENCIA DE PETROQUÍMICA
GER. DE VENTAS INTERIORES
GER. DE VENTAS EXTERIORES
TESORERÍA GENERAL
GERENCIA DE FINANZAS
UNIDAD DE PROGRAMACIÓN UNIDAD DE ORG. Y
MÉTODOS
DIMENSIÓNDIMENSIÓN
SECUENCIALES POR SECUENCIALES POR FUNCION FUNCION
GERENCIA PROMOCION
ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN GENERAL
VENTAS
GER. RR. HH. Y LOGISTICADIRECCIÓN DE
ADMINISTRACIÓN
DIRECCIÓN DE FINANZAS
PRODUCTOS
MARKETING
GERENCIA DE EXPL/REFINACIÓN
GERENCIA DE MERCADEO
GER. SISTEMAS Y COMPUTACIÓN
TESORERÍA GENERAL
GERENCIA DE VENTAS INTERNACIONAL
GERENCIA DE VENTAS LOCAL
GERENCIA DE PETROQUÍMICA
CONTRALORÍA
GERENCIA DE FINANZAS
DIMENSIÓNDIMENSIÓN
POR RELACIÓN LINEAL I - IIPOR RELACIÓN LINEAL I - II
INCORRECTO CORRECTO
INCORRECTO CORRECTO
POR RELACIÓN LINEAL III - IVPOR RELACIÓN LINEAL III - IV
INCORRECTO CORRECTO
CORRECTOINCORRECTO
RELACIÓN DE ASESORÍA INTERNA
RELACIÓN DE ASESORÍA EXTERNA
RELACIÓN DE AUTORIDAD FUNCIONAL
POR SU AUTORIDAD - ASESORIAPOR SU AUTORIDAD - ASESORIA
POR RELACIÓN DE COORDINACIÓNPOR RELACIÓN DE COORDINACIÓN
Departamentalización
Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud.
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
• Listar todas las funciones de la empresa.• Clasificarlas.• Agruparlas según un orden jerárquico.• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
Departamentalización
Al departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:– Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad,
y obligación entre las funciones y los puestos. – Establecer líneas de comunicación e interrelación entre
los departamentos.– El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un
departamento deberán relacionarse con el tamaño y lasnecesidades específicas de la empresa y las funcionesinvolucradas.
Departamentalización
Diseños Organizacionales más Comunes
Simple Bajo grado de departamentalización, grandes tramos de control, autoridad centralizada y poca formalización
Burocracia Operaciones altamente rutinarias que se alcanza por especialización, muy formalizada, tareas por departamentos funcionales, autoridad centralizada, cortos tramos de cortos y cadena de mando para la toma de decisiones.
Matricial Crea líneas dobles de autoridad, combina la departamentalización funcional con la de producto.
Por Función Empresarial( Organización Funcional)
Empresa SAA
Gerencia General
Producción Ventas Finanzas
SimpleVentajas
Sigue el principio de la especializaciónMantiene el poder y prestigio de las funciones mayoresSimplifica el entrenamiento
DesventajasLimita el desarrollo de gerentes generalesReduce la coordinación entre funciones
Diseños Organizacionales más Comunes
Gerencia RR.PP.
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia UEN
Gerencia Ventas
Gerencia UEN
Contador General
Gerencia Legal
Gerencia General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
Gerenciaa Adm. Fin.
Gerencia Sistemas
OrganizaciónBurocrática
Burocracia
VentajasEficiencia Fiabilidad Precisión Coherencia
DesventajasOrganización mecanicista La obsesión por el control conduce a problemas humanos
en el nivel operativo Problemas de coordinación en la estructura administrativa Problemas de adaptación en el nivel directivo
Diseños Organizacionales más Comunes
Proyecto A
Función A Función B Función C Función Z
Gerencia General
La estructura matricial crea líneas dobles de autoridad;
generalmente combina departamentalización
funcional con la de producto.
Proyecto B
Proyecto C
Proyecto D
Matricial
Diseños Organizacionales más Comunes
Matricial
VentajasEsfuerzos en la línea de productos Mejora la coordinación de las actividades funcionales Crecimiento y diversificación de productos y servicios
DesventajasRequiere personas con habilidades administrativas Dificulta el mantenimiento económico de los servicios
centralesDificulta el control al nivel más alto
Diseños Organizacionales más Comunes
• Diferencia Vertical Organizacional:
Distribución de autoridad para la toma de decisiones.
Estructura plana – downsizing Achatamiento, niveles menos complejos
Estructura alta – Problemas de Coordinación, Información, Motivación,
– Cantidad de Gerentes.
Diseños Organizacionales más Comunes
Estructura Plana
Se reduce el número de niveles de jerarquía complejas y se canaliza las comunicaciones y el comportamiento organizacional.
Se determinan las funcionalidades horizontalmente se realiza con más precisión si se sustenta en un análisis de procesos.
Se debe determinar responsabilidades, para lo cual el ENPOWERMENT, pasa es fundamental en una estructura empresarial
Estructuras Planas
DG
El Sistema Organizacional
Estructuras Altas DG
Estructura Alta
Es jerárquica (típico organigrama) se mide por el número de niveles entre el gerente y los empleados en los niveles inferiores.
Algunas organizaciones mantienen el poder en el nivel más alto, dejando prácticamente sin poder los niveles intermedios.
Estas diferencias ocasionan a las organizaciones problemas de control, comunicación y coordinación.
El Sistema Organizacional
Diferencias Vertical
• Autoridad única• Problemas Coordinación• Difusión de la información• Problemas de motivación• Cantidad de Gerentes
Diferencias Horizontal
Estructura Funcional
Estructura Multidivisional
Estructura Geográfica
Estructura por Productos
Estructura por Clientes
Estructura por Procesos
Estructura Matricial
Estructura de Equipos
Estructura alta
Diseños Organizacionales más Comunes
Diferencia Horizontal: – Distribución de personas y tareas a las
funciones y divisiones – Segunda Evaluación
El Sistema Organizacional
• Diferencia Horizontal: Forma en que las tareas
realizadas se subdividen entre sus miembros.
Se dan a especialistas las actividades claves a realizar.
Subdividir las tareas de manera que los no especializados puedan realizarlas (burocracia)
Diferencias Horizontal
Estructura Funcional
Estructura Geográfica
Estructura Multidivisional
Estructura por Productos
Estructura por Clientes
Estructura por Procesos
Estructura Matricial
El Sistema Organizacional
Curso
Organización Empresarial Siglo XXI
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
• Tipos de Estructuras: - I– La estructura por función – La estructura territorial – geográfica– La estructura multidivisional:
• Combina dos tipos de organización la funcional y productos (matricial)
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
La estructura por función Consiste en hacer departamentos de acuerdo a las funciones básicas de una empresa. Depende de su sector para crear sus departamentos.
– Ventajas:• Funciones lógicas que se desarrollan en la empresa.• Poder en las funciones principales.• Facilita la eficiencia del personal.• Facilita la capacitación en las funciones básicas están cerca de los
niveles superiores Permite un control estricto desde el alto nivel.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
La estructura por función Desventajas:
• Resta importancia a los resultados globales.• Exagera la especialización.• Reduce la coordinación entre funciones.• Responsabilidad final reside en la alta dirección.• Lenta frente a los cambios.• Dificulta la formación de gerentes.
– La departamentalización por funciones se utiliza en empresas que trabajan en condiciones estables y que tengan pocos productos o servicios y que sus tareas sean rutinarias.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Gerencia RR.PP.
Control de Gestión
Tesorería
Cobranza
Facturación
Gerencia Gerencia Gerencia Gerencia
Gerencia Ventas
Ggerencia
Contraloría General/Finan.
Gerencia Legal
Gerencia Sistemas
Gerencia Administración
Gerencia General
Presidencia Ejecutiva
Directorio
Secretaria
Secretaria
OrganizaciónPor Función
Contador General
Tipos de Estructuras: - I
La estructura multidivisional– Esta estructura crea sub. unidades organizativas que funcionan
autónomamente y coordinadas por una dirección general que apoya a divisiones y controla los resultados.
Las características a considerar son : – Autonomía de las subdivisiones es una unidad casi independiente
que funciona bajo un responsable y con un conjunto de objetivos definidos.
– La Dirección asume labores de coordinación, como por ejemplo apoyo jurídico, financiero, se encarga de controlar los resultados alcanzados por cada una de las subdivisiones.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Ventajas: – Mejora la coordinación de los objetivos de cada división.– Libera a la alta dirección del día a día.– Permite la formación de futuros gerentes.– El buen o mal funcionamiento de una división no afecta a la marcha del resto– Crea negocios autónomos en el seno de una empresa.
Desventajas:– Duplicidad de actividades, instalaciones y recursos (aumenta el coste y reduce la
eficiencia).– Autonomía de los responsables aunque es amplia, está en los límites impuestos
por el nivel estratégico.– Dificultad de coordinación.– Adecuada para empresas con diversificación de sus negocios, con tecnologías
separables en segmentos de cada una de las divisiones.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Negocio 1
Negocio 2
Negocio 3
Negocio 4
Presidente
GerenteMarketing
GerenteI+D
GerenteProducción
GerentePruebas
Ce
ntr
os
de
Util
ida
d
Centros de costo
La estructura multidivisional
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
• Tipos de Estructuras: - I
La estructura territorial – geográfica– Depende del área de mercado, producción y operación, aumentan
los problemas de control y se utiliza para dar cobertura efectiva a un determinado mercado.
Ventajas:– Responsabilidad se coloca en niveles superiores.– Aprovecha los mercado locales– Mejora la coordinación regional.– Proporciona la formación de directores generales.
Desventajas:– Requiere personal de más alto nivel.– Dificulta la centralización de las funciones.– Dificulta el control de la empresa.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTERR. HH.
VICEPRESIDENTEMERCADOTEC.
VICEPRESIDENTEAMERICA DEL NORTE
VICEPRESIDENTEEUROPA Y AFRICA
VICEPRESIDENTEPRODUCCION
VICEPRESIDENTEFINANZAS
VICEPRESIDENTEAMERICA LATINA
VICEPRESIDENTEUSA - CANADA
VICEPRESIDENTEMEXICO.
VICEPRESIDENTESUD AMERICA
VICEPRESIDENTEBRASIL.
VICEPRESIDENTEAFRICA
VICEPRESIDENTEEUROPA
La estructura territorial – geográfica
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Tipos de Estructuras: IILa estructura por productos – Empresas de tipo por funciones, por productos, utiliza para dar
importancia a distintos productos.Ventajas:– Focaliza la acción sobre el producto.– Facilita la especialización por producto.– Mejora la coordinación de las funciones.– Coloca a menor nivel la responsabilidad financiera.– Proporciona formación para los futuros gerentes.– Aumenta la diversificación de la empresa.Desventajas:– Requiere más empleados de alta dirección.– Dificulta la centralización de las funciones económicas.– Problemas de control para la dirección general.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
• Tipos de Estructuras: IILa estructura por productos:
– Organización por producto• Organiza en divisiones que reúnen a las personas involucradas
con un tipo dado de producto– Organización mercado
• Organiza en divisiones que reúnen a las personas en relación con un mercado a atender
– Organización tipo división• Departamento de una organización que parece un negocio
independiente; se pueda dedicar a producir y vender productos específicos en un mercado específico
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
ProductoAyudin
ProductoEsponja Verde
GerenteLínea Hogar
ProductoHumectantes
ProductoMaquillaje
Gerente Línea Belleza
Gerencia General
La estructura por productos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
PRESIDENTE
VICEPRESIDENTEI & D
VICEPRESIDENTEMarketing
GERENTE GENERALProductos de Patente
GERENTE GENERALProductos Farmacéuticos
GERENTE GENERALProductos para el cuidado personal
VICEPRESIDENTEProducción
VICEPRESIDENTEFinanzas
La estructura por productos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Tipos de Estructuras: II– La Estructura por Clientes
• Agrupa las actividades que reflejan un interés especial por los clientes.Ventajas:– Estimula la especialización– El cliente tiene la impresión de ser el único.– Facilita el conocimiento de cada tipo de cliente.Desventajas:– Difícil coordinación demandas puestas por un mismo cliente.– Requiere un staff muy especializado.– Difícil de orientar la agrupación por clientes dentro de una empresa.
Conclusión: Está orientada al exterior de la empresa, se utiliza cuando se tienen varios productos o servicios pero el cliente es lo más importante.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Vicepresidente
Línea Hogar
Vicepresidente
Línea Bebes
Vicepresidente
Línea Team
Presidente
La Estructura por Clientes
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Tipos de Estructuras: II
La estructura por procesos– En el área de fabricación es frecuente la división del
trabajo, que en realidad forma un proceso continuo, en varias fases que se encargan a distintos departamentos.
– Eliminar las discontinuidades existentes en los organigramas, es decir, los espacios en blanco
– A partir de la identificación de los procesos de una organización podemos mejorarlos e innovarlos utilizando dos enfoques gerenciales: Calidad Total y la Reingeniería.
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Santa Leche
Gerencia General
Comercialización Producción Finanzas RRHH
Líquidos Polvo
Preparación Leche Evaporada
Preparación Leche Condensada
PreparaciónCafé Instantáneo
Preparación Leche En Polvo
La estructura por procesos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
Jefe
Compras Industriales
Jefe
Corte y Control
Jefe
Confección Chompas
Gerente Producción
La estructura por procesos
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
PROCESOS
ORGANIZACIONES POR PROCESOS
ORGANIZACIONES TRADICIONALES
Tipos y Modelo de Estructuras Organizacionales
• Nuevas opciones de diseño de estructuras - I:– La Organización que aprende– Unidad Estratégica de negocios – UEN– Estructuras basadas en equipos - OAD – Corporaración Horizontal - CO– La organización virtual sin fronteras – atómica -
OAD
Tendencias Modernas de Organización
Nuevas tendencias de estructura
• Organización sin fronteras.- Busca eliminar la cadena de mando, tiene tramos de control ilimitados y reemplaza los departamentos con equipos facultados.
• Equipos Facultados.- que tiene poder (en base a delegación para la toma de decisiones, capacitación, etcétera.)
• Equipos.- El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo.
• Virtual.- Organización central, pequeña, que contrata externamente sus principales funciones de negocios.
Tendencias Modernas de Organización
La Organización que Aprende
• La organización que aprende no implica un diseño organizacional específico, sino más bien una mentalidad
• Una organización que aprende ha desarrollado la capacidad de adaptarse y cambiar de forma continua porque todos sus miembros lo asumen
• Los empleados adquieren y comparten nuevos conocimientos y aplican éstos en la toma de decisiones.
Tendencias Modernas de Organización
La Organización que Aprende
La Organización que Aprende
Diseño organizacional• Sin límites• Equipos• Acción de facultar
CulturaOrganizacional
• Relaciones mutuas fuertes
• Sentido de comunidad
• Solidaridad• Confianza
Información Compartida
• Abierta• Oportuna• Precisa
Liderazgo
• Visión compartida
• Colaboración
La Organización que Aprende
Tendencias Modernas de Organización
Unidad Estratégica de negocios – UEN – • Unidades de productos que se desarrollan como
negocioa independientes dentro de una empresa más grande.
La UEN debe:– Tener su propia misión – Contar con grupo definido de competidores– Preparar su plan estratégico – Administrar sus recursos operativos– Tener un tamaño adecuado organizacional
Tendencias Modernas de Organización
Estructuras basadas en equipos
• Equipos.- El uso de equipos como base del diseño para coordinar y ejecutar las actividades de trabajo.
• Equipos OAD.- Que tiene poder (en base a delegación para la toma de decisiones, capacitación, etcétera.)
Tendencias Modernas de Organización
ESTRUCTURA DE EQUIPOS - OAD
EQUIPO DIRECTIVOPLANTAS
RECURSOS HUMANOS
SOPORTE ADMINISTRATIVO
SOPORTETECNICO
ADUANAS
UNIDAD DENEGOCIOS I
UNIDAD DENEGOCIOS II
UNIDAD DENEGOCIOS III
MORTERO YAGREGADOS
ORGANIZACIÓN DE ALTO DESEMPEÑO
Gerente de Negocio
Mina
Operaciones
Área
Técnica
Adm. y
Contabilidad Recursos
Humanos
EnvasadoProducción
Manten.
Apoyo
Subgerencia de Operaciones - OAD
OperacionesSub - Gerente
GRUPO DEAPOYO
ProducciónCoordinador de
producción
Envasado-Coordinador envasado
Grupo deturno 1
Grupo deturno 2
MantenciónCoordinador de
mantención
Grupo deturno 3
Grupo deturno 4
Grupomantenc.mecánico
Grupomantenc.
electrónicoGrupomantenc.eléctrico
Grupo 1Grupo 2
Unid 1
Unid 2
Equipo de Turno de Producción
LIDER OAD.
ELECTRONICO
ELECTRICO
MECANICO
OPER. DE MOLINO
OPER. PRE-HORNO Y MOLINODE CRUDO
OPERADOR DECALCINACION
CONTROL DECALIDAD
SOPORTE
Grupo de Turno 1
Corporaración Horizontal – CO
• Uso de las TICs• Basada en los Procesos• Enfocada en el Cliente• Las comunicaciones, decisiones, recompensas son horizontales• Tiene orientación funcional• El principio de best-practices• Desarrollo de los especialistas• La CH elimina tanto la jerarquía como las fronteras funcionales• Empresas: Xerox, AT&T, Chrysler, Altamina, 0
Tendencias Modernas de Organización
Corporación Horizontal
Presidente
GerenciaGeneral
Staff Staff Staff
Equipo Ventas
EquipoProducción
EquipoLogística
Dueño Del
Proceso
Dueño Del
Proceso
Dueño Del
Proceso
Procesos Estratégicos
• Nuevas opciones de diseño de estructuras - II:– La organización virtual– Organización en red - modular– Ejercicio práctico en clase en equipos
Tendencias Modernas de Organización
• La organización virtual– Red de empresas independientes que se unen
rápidamente mediante tecnología de información – Comparten costos, competitividad, acceso a
nuevos mercados globales– Compuesto por el mejor Recurso humano y de la
mas alta tecnología.– Todas las funciones y procesos se manejan a
nivel global
Tendencias Modernas de Organización
– Ejercicio práctico en clase en equipos
La Autoridad y Poder
Autoridad: poder que se tiene para ocupar una posición determinada y a través de esa posición el poder que tiene una persona para tomar decisiones que afectan a otro. La autoridad es un tipo de poder. Se puede tener autoridad sin tener poder.
Autoridad de línea
– Son los responsables directos de la realización de los objetivos, mientras que las funciones de Staff son las que ayudan a las de línea para lograr los objetivos eficientemente.
Poder: capacidad de influir en las acciones de otras personas.
La Autoridad y las Relaciones Organizacionales
Clases de poder y autoridad:
– Poder legítimo: deriva del puesto y es aceptado.
– Poder de conocimiento: poder que se deriva de la habilidad y de la pericia.
– Poder de referencia: tiene como fuente la referencia. Se cree en las personas y en sus ideas.
– Poder de coacción: ligado con el legitimo y con el de recompensa.
– Poder de habilidad, pericia y de conocimiento tienen una gran influencia y podrían paralizar el proceso dentro de una organización.
La Autoridad y las Relaciones Organizacionales
• El Continum de la Autoridad • Análisis práctico de ventajas y desventajas
La Autoridad y las Relaciones Organizacionales
AUTORIDAD CENTRADAEN EL JEFE
AUTORIDAD DESCENTRADAEN LOS SUBORDINADOS
EL ADMINISTRA
DORTOMA LA DECISION
Y LA COMUNICA
ELADMINISTRA
DORVENDE
SU DECISION
ELADMINISTRA
DORPRESENTA
IDEAS YSOLICITA
PREGUNTAS
ELADMINISTRA
DORPRESENTA
UNADECISION
TENTATIVA,SUJETA A
MODIFICACIONES
ELADMINISTRA
DORPRESENTA
ELPROBLEMA,
RECIBESUGERENCIAS Y TOMA
UNA DECISION
ELADMINISTRA
DORDEFINE LOS LIMITES Y
SOLICITA ALGRUPO QUETOME UNADECISION
ELADMINISTRADO
RPERMITE QUE
LOS SUBORDINADO
SACTUEN DENTRO
DE LOS LIMITESDEFINIDOS
POR ELSUPERIOR
AUTORITARIO CONSULTIVO PARTICIPATIVO
CONTINUUM DE LOS ESTILOS DE AUTORIDAD
AREA DE LIBERTAD DE LOS SUBORDINADOS
AREA DE AUTORIDAD DEL ADMINISTRADOR
LIDERLIDER LIDERLIDER LIDERLIDER
SUBORDINADOSSUBORDINADOS SUBORDINADOSSUBORDINADOS
ESTILOAUTORITARIO
ESTILODEMOCRATICO
ESTILOLIBERAL
ENFASISEN EL LIDER
ENFASIS EN EL LIDERY LOS SUBORDINADOS
ENFASISEN LOS SUBORDINADOS
LOS DIVERSOS ENFASIS DERIVADOS DE LOS TRES ESTILOS DE LIDERAZGO
SUBORDINADOSSUBORDINADOS
Curso
Organización Empresarial Siglo XXI
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Instrumentos Claves en la Organización
Compendiar en forma ordenada los
aspectos metodológicos básicos para el
diseño, elaboración, presentación,
aprobación, manejo y revisión de manuales
administrativos
OBJETIVO
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Concepto
Los manuales administrativos son documentos
que sirven como medios de comunicación y
coordinación que permiten registrar y transmitir
en forma ordenada y sistemática la información
de una organización
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Objetivos • Presentar una visión de conjunto de la
organización
• Precisar las funciones asignadas a cada unidad administrativa
• Establecer claramente el grado de autoridad y responsabilidad de los distintos
niveles jerárquicos
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Clasificación básica
Por su naturaleza:
Meso administrativos - Medio
Macro administrativos - Mayor
Por su ámbito:
Generales
Particulares
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Clasificación básica
Por su contenido
Entre los más representativos están:
• De organización
• De procedimientos
• De historia de la organización
• De políticas
• De contenido múltiple
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
• Identificación• Índice o contenido• Prólogo o introducción• Objetivo (s) de los
procedimientos• Áreas de aplicación o
alcance
• Responsables • Atribuciones• Estructura orgánica• Organigrama• Funciones • Descripción de puestos • Directorio
El Partes del Manual de Funciones / Procedimiento
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
Análisis de la información
Preparación del proyecto de
manual
Presentación del manual
para su aprobación
Reproducción e
implantación
del manual
Revisión y actualización
Diseño del proyecto
Definición del responsable
Delimitación del universo de
estudio
Estudio preliminar
Preparación del proyecto
Presentación del proyecto
Captación e integración de la
información
Procedimiento para desarrollar manuales administrativos
DIAGRAMACIÓN
OBJETIVOs
Brindar a toda organización los
elementos de juicio idóneos para
la representación de
procedimientos y procesos, así
como las pautas para su manejo
en sus diferentes versiones
SÍMBOLOS DE LA NORMA ASME PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO.
Almacenamiento permanente. Indica el depósito de un documento o información dentro de un archivo, o de un objeto cualquiera en un almacén.
Depósito provisional o espera. Indica demora en el desarrollo de los hechos.
Desplazamiento o transporte. Indica el movimiento de los empleados, material y equipo de un lugar a otro.
Inspección. Indica que se verifica la calidad y/o cantidad de algo.
Operación. Indica las principales fases del proceso, método o procedimiento.
REPRESENTASIMBOLO
S I M P L E S
SÍMBOLOS DE LA NORMA ANSI PARA ELABORAR DIAGRAMAS DE FLUJO (Diagramación Adm.)
Conector. Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama de flujo con otra parte lejana del mismo.
Conector de página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.
Archivo. Indica que se guarda un documento en forma temporal o permanente.
Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más alternativas.
Documento. Representa un documento en general que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.
Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.
Inicio o término es principio o fin del flujo, acción, lugar, se usa para indicar unidad administrativa, persona que recibe o da información.
REPRESENTASIMBOLO
Ventajas que ofrece la técnica de diagramación:• De uso: Facilita su empleo• De destino: Permite la correcta identificación de• actividades• De comprensión e interpretación: Simplifica su
comprensión• De interacción: Permite el acercamiento y coordinación• De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidad• De diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere de • recursos sofisticados
Enfoques Evolutivos y Tendencias de la Organización
En cuanto a dibujo:
No utilizar en un mismo lado del símbolo varias líneas de entrada y salida
Por claridad no debe haber más de una línea de unión entre dos símbolos
El símbolo de decisión es el único que puede tener hasta tres líneas de salida
Las líneas de unión se deben representar con líneas rectas
Es conveniente que los símbolos tengan un tamaño uniforme
Recomendaciones para el uso y aplicación de
símbolos
En cuanto a su contenido y uso: La redacción del contenido del símbolo de operación debe
ser realizada con frases breves y sencillas Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las
unidades administrativas El símbolo de documento debe contener el nombre
original de la forma que se utilice
El símbolo de conector puede ser alfabético o numérico, pero debe coincidir en los conectores de entrada y salida
Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo
Recomendaciones para el uso y aplicación de símbolos
Por su presentación:
•De bloque: Se representan en términos generales con el objeto de destacar determinados aspectos
•De detalle: Plasman las actividades en su más detallada expresión
Por su formato:
•De formato vertical: En el que el flujo de las operaciones va de arriba hacia abajo y de derecha a izquierda
•De formato horizontal: En el que la secuencia de las operaciones va de izquierda a derecha en forma descendente
Clasificación de los diagramas de flujo
Por su formato •De formato tabular: También conocido como de formato columna o panorámico, en el que se presenta en una sola carta el flujo total de las operaciones, correspondiendo a cada puesto o unidad una columna
•De formato arquitectónico: Muestra el movimiento o flujo de personas, formas, materiales, o bien la secuencia de las operaciones a través del espacio donde se realizan
Clasificación de los diagramas de flujo
Por su propósito:
• De forma: El cual se ocupa fundamentalmente de documentos con poca o ninguna descripción de operaciones
• De labores: Indica el flujo o secuencia de las operaciones, así como quién o en donde se realiza y en qué consiste ésta.
• De método: Muestra la secuencia de operaciones, la persona que las realiza y la manera de hacerlas
• Analítico: Describe no sólo el procedimiento quién lo hace, y cómo hacer cada operación, sino para qué sirven
Clasificación de los diagramas de flujo
Por su propósito:
• De espacio: Indica el espacio por el que se desplaza una forma o una Persona
• Combinados: Emplean dos o más diagramas en forma integrada
• De ilustraciones y texto: Ilustra el manejo de la información con textos y dibujos
• Asistido por computadora: El flujo de información se hace con recursos de software
Clasificación de los diagramas de flujo
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
DIRECCIÓN GENERAL DE LOGISTICA Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIAGRAMA DE FORMATO HORIZONTALPide material
mediante solicitud de
material
Departamento solicitante
Soicita material mediante
requ-isición de compra
Pide material mediante orden de compra
Utiliza material
Comunica deficiencia al
proveedor
Surte material
Surte material
Surte material
FIN
Departamento solicitanteAlmacén Proveedor
Departamento de comprasAlmacén
¿Material requerido? ¿Origen del materia?l
¿Material requerido?
Existencia suficiente
B
A
C
A
A
Comunica deficiencia al
almacén
B
SI
Proveedor
NO
NO
SI
Almacén
SI
NO
DIRECCIÓN GENERAL DE PROVEEDURIA Y SERVICIOS GENERALES
PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES
DIAGRAMA DE FORMATO TABULAR
FECHA DE ELABORACIÓNAUTORIZÓFORMULÓ
Pide material mediante
solicitud de material
INICIOSoicita material mediante requ-
isición de compra
Pide material mediante orden
de compra
Comunica deficiencia al
proveedor
Surte material
FIN
¿Origen del materia?l
¿Existencia suficiente?
B
A
A
Comunica deficiencia al
almacén
B
SI
Proveedor
NO
NO
SI
Almacén
SI
DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR
Surte material
Surte material
Utiliza material
¿Material requerido? ¿Material requerido?
NO
Transferir
Preparar DocumentosResolver ExcepciónIntroducir DatosExaminar DatosExaminar Documentos
Comunicar
Junta
TeléfonoCalcular
Fax
Telex
Archivar
Conciliar
Fotocopiar
Símbolo de Decisión
SIMBOLOS ADICIONALES PARA PROCESOS (CLÁSICO)
Departamento Solicitante
Solicitud de Materiales
Revisa Existencias
Elabora Requisición de Compra
Lleva Requisición de Compra
Inspección de Materiales
Surte Materiales
Elabora Orden de Compra
Surte Orden de Compra
Selecciona Proveedor
Almacén Departamento de Compras Proveedor
Curso
Organización Empresarial Siglo XXI
MAG. Percy Guija E.