Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder...

Orde en structuur in de schooladministratie

Katlijn VanheeArchivaris – InformatiebeheerderVlaamse Overheid – Financiën en

Begroting

Informatie is core business

• School ontvangt en produceert informatie of administratie bij de uitvoering van zowel haar kerntaken als haar ondersteunende taken.

• Maar je hebt die informatie / administratie ook voortdurend nodig voor de vlotte werking

Blijf meester over uw schoolarchief 29/02/2012

Goed beheer = essentieel

• Als school moet je permanent beschikken over:– correcte / up to date informatie – die zolang als nodig– vlot toegankelijk– leesbaar – en authentiek is!

• Daarom moet informatie professioneel beheerd worden!


Goed beheer = essentieel

• Goed beheer start met een goede ordening!

• Doelstelling– Efficiënt analoog en digitaal klassement• een logische structuur• een stabiele structuur

– Op basis van een ordening- of bij uitbereiding een archiefbeheersplan


Logische structuur

• Enkele valabele ordeningsprincipes :– Organisatiestructuur• PRO: herkenbaar, snel op te zetten • CONTRA: minder stabiel, dossiers vaak behandeld door

meerdere diensten

– Takenpakket / processen• PRO: contextgebonden, stabiele omgeving• CONTRA: arbeidsintensief, vraagt een doorgedreven

kennis van de organisatie om zijn omgeving


Een efficiënt klassement uitbouwen = stappenplan

• Stap 1: Analyseer takenpakket• Stap 2: Analyseer administratie• Stap 3: Leg de kenmerken van de taken en de

series vast• Stap 4: Formaliseer in een ordeningplan of

archiefbeheersplan• Stap 5: En werk uit in de praktijk


Stap 1: Analyseer takenpakket

• Breng ALLE opdrachten van de school in kaart– Haal informatie uit:• Organogrammen, handleidingen, procedureboeken,

doelstellingen, actieplannen, regelgeving• Meest waardevol: bevraging van de diensten zelf!

– Bekijk ook de procesflow van de diverse taken!

• En tracht ze in een hiërarchisch t.o.v. elkaar te structureren


Stap 2: Analyseer de administratie

• Breng in kaart welk type administratie uit de taken en processen voortvloeit!– Theoretische analyse • Welke administratie zou minimaal aanwezig moet zijn?

– MAAR snuister ook in de kasten en magazijnen!• Welke administratie is effectief aanwezig?

– En tracht te achterhalen uit welke processen die administratie voortvloeit.


Stap 3: Leg de kenmerken van de administratieve reeksen vast

• Het is belangrijk méér te weten over de administratieve reeksen of series!– Wat is de concrete inhoud van de series – Bestaat de reeks enkel op papier en/of digitaal?– Interne ordening?– Wie houdt wat bij? – Hoelang? (ABP)– …


Stap 4: Ordeningplan /archiefbeheersplan

• Alle verzamelde informatie leg je best vast in een ordeningsplan of archiefbeheersplan

– Hiërarchisch overzicht: 1. Taken en processen inclusief metadata2. Alle series die uit de taken voortvloeien inclusief

metadata

– RESULTAAT: dé basishandleiding voor het beheer van de administratie binnen een organisatie!


Stap 5: Werk uit in de praktijk-1-

• Zet het analoge als digitale klassement op of herwerk waar nodig

– Vuistregel 1: Betrek de administratieve collega’s en de directie!

– Vuistregel 2: Werk stap voor stap! • Analoog en digitaal klassement afzonderlijk!• Proces per proces! • Serie per serie!



– Vuistregel 3: Één gemeenschappelijk analoog en digitaal klassement:• Vermijd dubbels!• Stem papieren - en digitaal klassement op elkaar af!• Geen persoonlijke (neven)klassementen!



– Vuistregel 3 met extra aandacht voor het digitaal klassement• Werk met gemeenschappelijke servers• Bouw een hiërarchische boomstructuur ~

ordeningsplan• Maak gebruik van classificatiecodes• Heb extra aandacht voor duidelijke naamgeving


Nog vragen?

Informatie aan zee - 16 september 2011

Informatie aan zee - 16 september 2011

Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder...

Documents

Transcript of Orde en structuur in de schooladministratie Katlijn Vanhee Archivaris – Informatiebeheerder...