Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014
description
Transcript of Opleiding voor schoolsecretariaten 2013 - 2014
Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Opleiding voor schoolsecretariaten2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Overzicht programma dag 2
1. Inleiding
2. Situering Agodi en Afdeling PBC
3. Terminologie en afkortingen
4. Elektronische communicatie
5. Soorten omkadering
6. Indiensttreding
7. TADD en vaste benoeming
8. Dienstonderbrekingen
9. Bezoek aan het werkstation2 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
1. Inleiding
Het waarom en het doel van deze cursus:inbreng Agodi in de opleiding en ondersteuning van nieuwe administratieve medewerkers
uitgebreide en complexe materie verduidelijken
fundering leggen voor latere modulaire cursussen
3 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
2. Situering Agodi en PBC
Vlaamse regering
13 beleidsdomeinen
Onderwijs en vorming
5 Agentschappen en 1 Departement
4 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
2. Situering Agodi en PBC
Agentschap voor Onderwijsdiensten
6 afdelingen
Afdeling Personeel Basisonderwijs en CLB
de Werkstations (contact?)
5 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi 6
Personeel Basisonderwijs en CLB
De mensen achter de dossiers 8 werkstations:
61 dossierbeheerders (= +/- 54 FTE)
8 groepschefs Cel eindeloopbaan: 3 Prescancel: 1 groepschef en 10 medewerkers Opleiding/kwaliteitsbewaking: 2 Afdelingssecretariaat: 2 Coördinatoren afdeling: 7 Afdelingshoofd
opleiding schoolsecretariaten 2013 – 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
3. Terminologie en afkortingen
Instellingsnummer en
instellingsstructuur of hoofdstructuur:
023077 211 42011 12instellingsnummer hoofdstructuu
r NIS-codeSoort instelling en IM
7 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
3. Terminologie en afkortingen
WS: werkstation
SBT: schoolbeheerteam
Stamboeknummer
ATO: administratieve toestand
Vakcode en code oorsprong omkadering (OOM)
DO: dienstonderbreking (en code DO)
AVP en VVP: afwezigheid en verlof verminderde
prestaties
LBO: loopbaanonderbreking
8 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
3. Terminologie en afkortingen
TAO: tijdelijk andere opdracht
TBSPA: terbeschikkingstelling wegens
persoonlijke aangelegenheden
Schoollisting
BPT: bijzondere pedagogische taken
GOK: gelijke onderwijskansen
GON: geïntegreerd onderwijs
ION: inclusief onderwijs
ASV: algemene en sociale vorming
9
Buitengewoon basisonderwij
s
Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
3. Terminologie en afkortingen
UB: uitgestelde bezoldiging
TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende duur
SES: socio-economische status
VKA: vervanging korte afwezigheid
Medex: medische expertise
TBSOB: terbeschikkingstelling wegens
ontstentenis van betrekking
R/W: reaffectatie en wedertewerkstelling
PWB (vroeger Tivoli): personeel werkingsbudget
10 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4. Elektronische communicatie
1. De communicatiestroom
van input tot output
2. De principes van elektronische
communicatie
hoe verwerkt de computer de zendingen?
3. De verschillende RL’s
wat stuur je met welke recordlayout?
11 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.1 De communicatiestroom
Van input tot output
1. De instelling / de school = input
Hardware
Software
Maken van berichten (dienstonderbrekingen, opdrachten, adres, rekeningnummer, …)
Klaarmaken van de zending
12 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.1 De communicatiestroom
2. Edison
Schakel tussen school en ministerie
Software om zendingen te versturen
WebEdison via webbrowser, toegang met elektronische identiteitskaart of federaal token
Beheerder en gebruikers
Zorgen voor de terugzendingen
13 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.1 De communicatiestroom
3. De registratie Automatisch en uniform opslaan van
berichten in berichtendatabank (mainframetoepassing)
Dagelijks na 20.30 uur Technische controle op basis van
ingebouwde codetabellen Resultaat = geregistreerd, manueel te
registreren, fout bericht zie terugzending !
14 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.1 De communicatiestroom
4. Het EPD (Elektronisch PersoneelsDossier): A) De automatische verwerking
opdrachten baremabepaling hoofd-/ bijbetrekking en
noemerbepaling geldelijke anciënniteit
dienstonderbrekingen (bevallingsverlof, ziekteverlof, VVP/AVP, verlof TAO, …)
goedkeuring gegevens naar wedde en dossier
15 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.1 De communicatiestroom
4. B) De manuele verwerking in het WS complexere opdrachten niet-geautomatiseerde DO’s inhoudelijke controle goedkeuring gegevens naar wedde
en dossier andere taken WS: opvolging correcties,
controle van de aanwending, testen, informatieverstrekking, kwaliteitscontroles
16 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
5. Het salarissysteem automatische berekening van salaris,
vakantiegeld, eindejaarstoelage, uitgestelde bezoldiging
berekening op basis van parameters uit EPD
individueel betalingsuittreksel (elektronische versie of papieren versie)
schoollisting
4.1 De communicatiestroom
17 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
5. Het salaris en loopbaanoverzicht = de output Salaris: laatste werkdag van de maand op
de rekening
Loopbaanoverzicht: automatische opbouw (van belang voor anciënniteiten, bij vaste benoeming, bij pensioen, …)
Output heel vaak zonder tussenkomst van dossierbeheerder groot belang van correcte input !
4.1 De communicatiestroom
18 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
3 principes :
1. fotoprincipe2. stopzetting3. melding-annulatie
Definitie: de manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier verwerkt, geïnterpreteerd en opgeslagen worden, al dan niet in functie van wat er al in het dossier zit
4.2 De principes
19 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
1. Het fotoprincipe De nieuwe situatie is van toepassing vanaf
de geldigheidsdatum van het (nieuwe) bericht
De vorige situatie wordt stopgezet op vooravond alle gegevens opsturen, ook de niet-gewijzigde, per instelling/inst.structuur
Met of zonder historiek
Geldig voor de RL 1, RL 5 en 6, RL 7 en RL 14
4.2.1 De principes
20 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.2.1 FotoprincipeVoorbeeld:op 01/09/2013: 2 opdrachten A & B
− opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 01/09/2013 (= 1 bericht):
opdracht A (ATO 2 voor 8/24) tot en met 30/06/2014 opdracht B (ATO 1 voor 12/24) tot en met 31/01/2014
1/9 31/1 30/6
AB
21 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.2.1 Fotoprincipe vanaf 15/11/2013: extra opdracht C (ATO 1 voor 4/24 t.e.m. 10/02/2014) opdrachtenpakket melden met geldigheidsdatum 15/11/2013 (= 1 bericht):
opdracht A tot en met 30/06/2014 opdracht B tot en met 31/01/2014 opdracht C tot en met 10/02/2014
− FOUT indien enkel opdracht C gemeld wordt A en B gestopt!
1/9 31/1 30/6ABC
15/11
ABC
10/2
22 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
2. De stopzetting Soort fotoprincipe opsturen van een
“lege” foto
Vanaf de geldigheidsdatum zijn geen gegevens meer van toepassing
De vorige situatie wordt stopgezet op de vooravond
Geldig voor de RL 4 (en RL 6)
4.2.2 Stopzetting
23 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4 .2.2 Stopzetting
voorbeeld gemelde opdrachten:
stopzetting opdrachtenpakket (RL 4) geldig vanaf 21/12/2013:
(opdrachten lopen tot en met 20/12)
1/9 31/1 30/6
ABC
15/11
ABC
21/12
10/2
24 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
3. De melding - annulatie Wanneer het fotoprincipe niet van
toepassing is, en reeds gemelde gegevens gecorrigeerd moeten worden
Eerst de eerder geregistreerde informatie “annuleren”, met dezelfde gegevens als in de oorspronkelijke melding en dan de correcte gegevens melden
geldig voor de RL 2
4.2.3 Melding-annulatie
25 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
4.2.3 Melding-annulatie
voorbeeld voor een personeelslid wordt ziekteverlof gemeld met
geldigheidsdatum 17/9 tot en met 21/12:
naderhand blijkt dat het ziekteverlof maar tot en met 25/11 duurt (ziektecontrole, vlugger genezen of foute melding)1. meld eerst annulatie met van 17/9 t.e.m. 21/122. meld dan de gecorrigeerde periode
dus NIET: annulatie op 26/11 of opnieuw melden zonder eerst te annuleren (geen fotoprincipe) is technische fout
Opgelet: denk ook aan vervanger! opdracht inkorten
17/9 21/12
17/9 25/11
26 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
De verschillende RL’s – Algemeen: Eén bericht is geldig voor:
1 personeelslid 1 instelling 1 instellingsstructuur op één bepaalde datum
Speciale aandacht bij complexe situaties gebruik van vakcodes gebruik van OOM-codes
Zorg voor tijdige en correcte zendingen
4.3 De recordlayouts
27 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi 28
RL Omschrijving
RL-1 opdrachten & opdrachtgebonden dienstonderbrekingen
RL-2 niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen
RL-3 opmerking (bij RL-1 en RL-2)
RL-4 stopzetting opdrachtenpakket
RL-5 woonplaatsgegevens
RL-6 verblijfplaatsgegevens
RL-7 familiale toestand (burgerlijke staat en personen ten laste)
RL-9 immatriculatie (aanvraag stamboeknummer)
RL-11 RSZ-gebeurtenis (DIMONA)
RL-14 melding rekeningnummer
4.3 De recordlayouts
Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 1 (RL 1) Opdrachten
1 of meerdere opdrachten geldig op 1 bepaalde datum
Opdrachtgebonden dienstonderbrekingen 1 of meerdere DO’s deeltijds of voltijds (afhankelijk van DO en
situatie) bvb. VVP, verlof TAO, GLBO, BBZ, …
Begin- en einddatum: is steeds “van tot en met”
Principe: fotoprincipe
4.3 De recordlayouts
29 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 2 (RL 2)
Niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen steeds 1 enkele DO is persoons- of instellingsgebonden
Begin- en einddatum: is steeds “van tot en met”
Voorbeelden: VLBO, bevallingsverlof, ziekteverlof, …
Principe: melding - annulatie
4.3 De recordlayouts
30 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 3 (RL 3)
Meezenden van een opmerking
Kan enkel bij RL 1 en RL 2 in hetzelfde
bericht
Komen niet apart op de agenda in het
werkstation enkel gebruiken indien er
een meerwaarde is (bvb. bij 1- of 2-
klassige vestigingsplaats)
4.3 De recordlayouts
31 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 4 (RL 4)
opsturen bij voortijdige beëindiging van het opdrachtenpakket
Volledig opdrachtenpakket aan de instelling wordt stopgezet
Altijd een reden opgeven: mutatie, affectatie, ontslag, pensioen, fusie, overlijden, foutieve melding
Niet gebruiken indien gewoon fotoprincipe mogelijk is
Principe: stopzetting
4.3 De recordlayouts
32 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 5 en 6 (RL 5 – RL 6)
Melding woonplaats (RL 5) adres van domiciliëring in België gegevens: straatnaam, huisnummer,
busnummer, postcode Melding verblijfplaats (RL 6)
indien ander adres dan domicilie Fotoprincipe (zonder historiek) is van
toepassing
4.3 De recordlayouts
33 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 7 (RL 7) Melding familiale toestand
nodig voor het correct berekenen van de bedrijfsvoorheffing
iedere wijziging zo vlug mogelijk melden 2 blokken :
1.burgerlijke staat en partnergegevens (bevat ook personen ten laste)
2.personen ten laste (kunnen afzonderlijk opgestuurd worden)
Fotoprincipe is van toepassing
4.3 De recordlayouts
34 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 9 (RL 9)
Aanvraag immatriculatie toekennen van uniek nummer
stamboeknummer wordt automatisch toegekend nodig bij eerste indiensttreding in het onderwijs kan al toegekend zijn via leerkrachtendatabank
Geldt niet meer voor melding of wijziging rekeningnummer gebruik hiervoor RL 14
4.3 De recordlayouts
35 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Recordlayout 14 (RL 14)
Melding rekeningnummer van toepassing sedert 15/12/2008 IBAN en BIC (International Bank Account Number
& Bank Identifier Code) samen met RL 9 of bij wijziging rekeningnummer kan al geregistreerd zijn via
leerkrachtendatabank
Het fotoprincipe (zonder historiek) is van toepassing
4.3 De recordlayouts
36 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Algemeen / terminologie:
Lestijden
Uren
Punten (om te zetten naar uren)
Eenheden (om te zetten naar lestijden of uren bij GON)
Vervangingseenheden (om te zetten naar lestijden)
5. Soorten omkadering
37 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Gewoon basisonderwijsBenoembare lestijden/uren:
Lestijden volgens de schalen
SES-lestijden
Additionele lestijden leerling/leerkracht-ratio (18,5 regel)
Lestijden levensbeschouwelijke vakken
Anderstalige nieuwkomers (vakcode 436)
Lestijden capaciteit
Uren kinderverzorging
Uren op basis van punten eigen enveloppen (OOM 00)
5. Soorten omkadering
38 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Niet-benoembare lestijden/uren: Instaplestijden (vakcode 435)
Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05)
Omgezette LT kleuteronderwijzer in kinderverzorgster (OOM 05)
Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615)
Tijdelijk onderwijs aan huis (vakcode 598)
Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16)
Lestijden sociale maatregel (compensatielestijden) (vakcode 975)
Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07)
Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08)
5. Soorten omkadering
39 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Buitengewoon basisonderwijs
Benoembare lestijden/uren: Lestijden ASV (kleuter, lager)
Lestijden levensbeschouwelijke vakken
GOK-lestijden (vakcode 770)
Lestijden rand- en taalgrensgemeente (vakcode 614)
Uren paramedisch personeel
Lestijden en uren GON (vakcode 595)
Uren op basis van punten uit de eigen enveloppen (OOM 00)
5. Soorten omkadering
40 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Niet-benoembare lestijden/uren: Lestijden/uren overdracht of herverdeling (OOM 05)
Lestijden vrijwillige fusie (vakcode 615)
Tijdelijk/permanent onderwijs aan huis (vakcode 598/432)
Personeel werkingsbudget (Tivoli) (OOM 16)
Uren op basis van punten scholengemeenschap (OOM 07)
Lestijden op basis van vervangingseenheden (OOM 08)
Lestijden/uren GON-ASS en lestijden ION (vakcodes 885/795)
Afwijkingsuren of –lestijden (vakcode 884)
5. Soorten omkadering
41 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
6. Indiensttreding
Omzendbrief PERS/2005/09 van 29/06/2005
Eerste maal in het onderwijs of niet?
Aanvragen stamboeknummer via RL 9
Controleren voorwaarden digitaal of via de
post opsturen van 3 documenten (diploma,
attest dokter en uittreksel strafregister)
Denk aan familiale toestand
RL 1 opdrachtenpakket via Edison
42 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
7. TADD en vaste benoeming
TADD: tijdelijke aanstelling van doorlopende
duur
Omzendbrief PERS/2003/05 van 06/06/2003
Soort aanstelling en voorrangsregeling
Voorwaarde bij vaste benoeming
Niet van toepassing bij TAO en voor directies
Is zaak tussen school en personeelslid
Aanduiden bij opdrachtenpakket
43 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
7. TADD en vaste benoeming
Voorwaarden:
720 dagen dienstanciënniteit
gespreid over ten minste 3 schooljaren
waarvan 600 dagen effectief gepresteerd
per ambt en per scholengemeenschap
vaststellen recht op 30 juni recht geldt
vanaf 1 september (indien gekandideerd)
44 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
7. TADD en vaste benoeming
Vaste benoeming:
Omzendbrief 13CC/VB/ML van 29/11/1999
Vaststellen vacante betrekkingen op 15 april
(opgelet: niet alle uren zijn benoembaar!)
Geldig voor de hele scholengemeenschap
Benoemingsdatum = 1 januari (behalve voor
directies) indien betrekking nog steeds vacant
45 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
7. TADD en vaste benoeming
Voorwaarden personeelslid:Voldoen aan de aanstellingsvoorwaarden
720 dagen dienstanciënniteit waarvan 360 dagen in het ambt (op 30 juni of 31 augustus)
Betrekking uitoefenen in hoofdambt
Zich kandidaat gesteld hebben
TADD-aanstelling in het ambt op vooravond (uitgezonderd bij R/W of TAO)
46 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
8. Dienstonderbrekingen
Enkele voorbeelden:
* onderwerp wordt uitgediept in thematische cursus
Ziekteverlof Bevallingsverlof *
Bedreiging beroepsziekte * Moederschapsbescherming *
Verlof verminderde prestaties * Afwezigheid verminderde prestaties *
Loopbaanonderbreking * TBS PA *
Verlof tijdelijk andere opdracht * Verlof wegens bijzondere opdracht
Arbeidsongeval * Staking
TBS voorafgaand aan het pensioen *
VVP wegens ziekte
Onbezoldigd ouderschapsverlof …
47 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
8. Dienstonderbrekingen
Verminderde prestaties:Omzendbrief 13AC/CR/JVM/hj van 14/11/2000
Verlof of afwezigheid (VVP of AVP)
Samen 6 verschillende soorten 6 codes DO
Begin- en einddatum
Contingent of niet?
48 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
8. Dienstonderbrekingen
Loopbaanonderbreking:Omzendbrief PERS/2011/05 van 15/06/2011
Algemene en specifieke stelsels
Volledig, halftijds of 1/5
In totaal: 19 soorten 19 codes DO
Specifieke regels qua begin- en einddatum, duur, voorwaarden, …
49 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
8. Dienstonderbrekingen
Verlof tijdelijk andere opdracht:Omzendbrief 13AC/GDH/SH/js van
15/06/2011
Verschil tussen TAO en verlof TAO
Enkel voor vastbenoemden
Belangrijk: duur en volume
Bezoldiging: steeds als vastbenoemd
Verlof TAO is geen recht50 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
8. Dienstonderbrekingen
Bevallingsverlof:Omzendbrief PERS/2005/02 van 14/01/2005
Omzendbrief PERS/2005/03 van 14/01/2005
zelfde regels voor vast en tijdelijk personeel
bezoldigd door ziekenfonds indien tijdelijk
is dienstactiviteit en telt voor VG, EJT en UB
prenataal (6 weken) en postnataal (9 weken)
bij meerling: 4 weken meer bevallingsverlof
51 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
8. Dienstonderbrekingen
Bevallingsverlof:opgelet bij arbeidsongeschiktheid tijdens
prenatale periode! niet overdragen naar
postnatale periodeopgelet bij combinatie bevallingsverlof met
bedreiging door beroepsziekte of
moederschapsbescherming! specifieke
regels toe te passenelektronische zendingen: vrij veel fouten
bij twijfel, contacteer je werkstation52 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi53
Nog vragen?
DANK UOpleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
9. Bezoek Werkstation
Koning Albert II – laan 15
Hendrik Consciencegebouw
4de verdieping / toren B en C
54 Opleiding schoolsecretariaten 2013 - 2014