Onze Ethi ekcode - JLL...JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 7 VAN UW ETHIEK ADVISEURS We weten...
45
Jones Lang LaSalle Incorporated en LaSalle Investment Management Bedrijfsethiekcode Onze Ethi ekcode
Transcript of Onze Ethi ekcode - JLL...JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 7 VAN UW ETHIEK ADVISEURS We weten...
Jones Lang LaSalle Incorporated en LaSalle Investment Management Bedrijfsethiekcode
Onze Ethi
ekcode
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
2
Waar bevinden we ons
JLL staat voor compromisloze integriteit en het hoogste ethische gedrag. We zijn trots op de wereldwijde reputatie die we bereikten en we zijn vastbesloten om deze te beschermen en te verbeteren. In een zakelijke dienstverlening, vertegenwoordigt deze integriteit ons merk vertegenwoordigt als één van onze meest waardevolle activa.
Dit is de essentie van de JLL-manier.
Cover Foto: Zicht op het Aon Center van het Millennium Park (Met vriendelijke instemming door Carolyn Edwards)
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
3
Inhoudsopgave
VAN ONZE BESTUURSVOORZITTER ....................................................................................................................................... 5
VAN DE VOORZITTER VAN ONZE RAAD VAN BESTUUR ...................................................................................................... 6
VAN UW STAFMEDEWERKERS ETHIEK ................................................................................................................................. 7
Samenvatting: Onze Kernwaarden .............................................................................................................................................. 8
Aanvullende bronnen over het Ethics Everywhere-(Ethiek Overal) programma .......................................................................... 9
Bedrijfsethiekcode Ontstaansgeschiedenis .................................................................................................................................. 9
Inleiding ...................................................................................................................................................................................... 11
Onze verantwoordelijkheid tegenover Werknemers ............................................................................................................. 14 Eerbiediging van de Mensenrechten ......................................................................................................................... 15
Respect voor alle personen ....................................................................................................................................... 15
Beleid tegen intimidatie ............................................................................................................................................. 15
Persoonlijke relaties .................................................................................................................................................. 15
Veiligheid en gezondheid; verboden wapens ............................................................................................................ 15
Privacy en bescherming van persoonsgegevens ...................................................................................................... 16
Communicatiesystemen ............................................................................................................................................ 16
Arbeidsnormen .......................................................................................................................................................... 17
Kinderarbeid; gedwongen arbeid van elke aard ........................................................................................................ 17
Voldoen aan wetten rond moderne slavernij ............................................................................................................. 17
Onze verantwoordelijkheid tegenover cliënten ..................................................................................................................... 18 Professionele normen en gedrag; kwaliteitsborging .................................................................................................. 19
Klantinformatie .......................................................................................................................................................... 19
Opdrachtgever belangenconflicten ............................................................................................................................ 19
Licentiëring ................................................................................................................................................................ 20
Overheidscliënten ..................................................................................................................................................... 20
Ongepaste ontspanning ............................................................................................................................................ 20
Het geven van geschenken ....................................................................................................................................... 21
Onze verantwoordelijkheid tegenover de Marktplaats ......................................................................................................... 22 Antitrust, eerlijke handel en concurrentie .................................................................................................................. 23
Beleid tegen het geven van steekpenningen, met inbegrip van het faciliteren van betalingen ................................. 23
Aankooppraktijken; verbod op het aannemen van geschenken in verband met aankoopbeslissingen ..................... 24
Nauwkeurige en volledige financiële administratie .................................................................................................... 25
Boycots ..................................................................................................................................................................... 25
Handelsbeperkingen ................................................................................................................................................ 25
Zorgvuldig kiezen van onze cliënten, zakelijke partners en collega's ........................................................................ 25
Beleid ter bestrijding van het witwassen van geld ..................................................................................................... 26
Intellectuele eigendomsrechten ................................................................................................................................. 26
© 2016 Jones Lang LaSalle IP, Inc. Alle rechten voorbehouden. Alle informatie in dit document stemt uit bronnen die betrouwbaar worden geacht; Er wordt echter geen verklaring of garantie geleverd over de correctheid ervan.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
4
Onze verantwoordelijkheid aan de Aandeelhouders ............................................................................................................ 27 Het verkrijgen van de nodige interne goedkeuringen voor uw daden ........................................................................ 28
Het verkrijgen van contracten met cliënten en leveranciers ...................................................................................... 28
Voorkennis en effectenhandel ................................................................................................................................... 28
Externe communicatie ............................................................................................................................................... 29
Persoonlijke belangenconflicten; beleid tegen het aannemen van steekpenningen .................................................. 29
Misbruik van zakelijke kansen ................................................................................................................................... 31
Persoonlijke activiteiten ............................................................................................................................................. 31
Leningen aan werknemers, functionarissen en directeuren ...................................................................................... 31
Dienen als een functionaris of directeur van een niet-gelieerde onderneming .......................................................... 31
Anti-smaad ............................................................................................................................................................... 32
Bescherming van JLL-informatie, ideeën en intellectuele eigendom ......................................................................... 32
Behandeling van ons merk ....................................................................................................................................... 33
Voorafgaande verplichtingen i.v.m. werkgelegenheid .............................................................................................. 33
Onderhoud van volledige en nauwkeurige administratie en openbare bekendmakingen .......................................... 33
Financiële integriteit en rapportage ........................................................................................................................... 34
Tijd en kosten rapportage; bedrijfscreditcards ........................................................................................................... 34
Het verstandig besteden van het geld van onze aandeelhouders ............................................................................ 34
Cyberbeveiliging ....................................................................................................................................................... 34
Ontvangst van juridische documenten; rapportage en het beheer van rechtszaken ................................................ 34
Het bewaren van documenten ................................................................................................................................. 35
Onze verantwoordelijkheid tegenover Gemeenschappen ................................................................................................... 36 Wereldwijde betrekkingen ........................................................................................................................................ 37
Het minimaliseren van de milieueffecten .................................................................................................................. 37
Dienstverlening aan de gemeenschap ...................................................................................................................... 37
Politieke bijdragen door bedrijven ............................................................................................................................ 37
Individuele politieke bijdragen .................................................................................................................................. 38
Ethische Behandeling van Dieren ............................................................................................................................ 38
Steunbetuiging voor de Londense Anti-Corruption Summit ...................................................................................... 38
Rapportage en Ondernemingsbestuur .................................................................................................................................. 39 Hoe meld u een schending of mogelijke schending van onze code ......................................................................................... 40
Proces voor het bepalen Codekwesties .................................................................................................................................... 40
Klokkenluiders en Beleid rond Rapportering door advocaten ................................................................................................... 42
Naleving van de New York Stock Exchange Business Conduct Requirements (Code voor de bedrijfsuitoefening van de New
Yorkse Beurs) .......................................................................................................................................................................... 42
Ontheffingen van Code bepalingen ........................................................................................................................................... 42
Openbaarmaking van onze Code .............................................................................................................................................. 42
De Ethische Adviseur en andere Contactgegevens .................................................................................................................. 43
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
5
VAN ONZE BESTUURSVOORZITTER
Grote bedrijven zijn gebouwd op een fundament van integriteit en respect. JLL heeft met trots sterke relaties gevormd met
cliënten, aandeelhouders, werknemers en lokale gemeenschappen. Onze cliënten vertellen ons consequent dat onze
bedrijfscultuur een onderscheidende factor is op de markt. We weten uit ons wereldwijde medewerkersonderzoek dat dit ook
één van de belangrijkste redenen is dat de beste mensen met ons willen werken. Om deze kritieke relaties te onderhouden,
moeten we daarom de hoogste normen van ethisch gedrag handhaven tijdens onze dagelijkse activiteiten. Dit is het
belangrijkste onderdeel van het zakendoen op de JLL-manier.
Onze bedrijfsethiekcode omvat de regels voor het zakendoen die iedereen die ons bedrijf vertegenwoordigt moet begrijpen en
volgen. Onze Code is de basis van ons alles omvattend programma, waarvoor we zijn uitgeroepen tot één van 's werelds
meest ethische bedrijven door het Ethisphere Institute, een onafhankelijke organisatie die de ethiek- en
nalevingsprogramma's evalueert.
Onze Code kan niet elke mogelijke ethische kwestie dekken die zich kan voordoen. Maar het biedt wel de fundamentele
principes die ons gedrag als leidraad moeten bevatten. Als algemene regel zal het toepassen van gezond verstand, goed
oordeelsvermogen en de integriteit van de bedrijfskwesties waarmee u geconfronteerd wordt, er toe bijdragen dat uw
beslissingen in overeenstemming zijn met onze waarden. Als u twijfelt over wat te doen in een bepaalde situatie, vraag dan
om advies. Wees attent voor situaties die kunnen leiden tot illegale of ongepaste handelingen. Deel mogelijke schendingen
van onze ethische principes mee aan een Ethisch Adviseur, bel onze Ethische Meldlijn of dien een verslag in op onze
Ethische website. Vergeet niet dat uw individuele acties reflecteren op het bedrijf als geheel. U moet alle activiteiten vermijden
die zelfs gewoon onjuist kunnen overkomen.
We vertegenwoordigen werkelijke waarde in een veranderende wereld en onze vooruitzichten voor de toekomst zijn nog nooit
zo veelbelovend geweest. Ons voortdurend succes en goede reputatie hangen absoluut af van het gedrag van elke persoon
in het bedrijf. Een gewetensvolle wereldburger zijn is niet alleen goed beleid maar het is ook gezond zakelijk verstand. Het is
al meer dan 250 jaar de onderbouwing van onze organisatie en dat is een opmerkelijke prestatie. Het is wat ons vormde tot
een Fortune 500-bedrijf in 2015, het was een belangrijke financiële mijlpaal. Om ons voortdurende succes te verzekeren en
ons te helpen om te bouwen voor een betere toekomst,, moet ieder van ons zich elke dag houden aan de geest van de Code.
Christian Ulbrich
Bestuursvoorzitter
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
6
VAN DE VOORZITTER VAN ONZE RAAD VAN BESTUUR
Niets is moeilijker te verkrijgen of makkelijker te verliezen dan de reputatie van een bedrijf rond integriteit. Uw Raad van
Bestuur staat volledig achter en blijft betrokken bij het JLL Ethics Everywhere-programma (alles omvattend Ethiekprogramma)
en de inspanningen van het bedrijf voor bredere maatschappelijk verantwoorde ondernemingsinspanningen, waar het
programma een integraal onderdeel van uitmaakt. We zijn erg trots op alles wat u al hebt bereikt en we geloven dat de
huidige en potentiële cliënten uw integriteit als de beste in de bedrijfsomgeving herkennen. En dat is geweldig voor onze
werknemers, onze aandeelhouders en onze andere belanghebbenden.
Maar we mogen niet op onze lauweren rusten omdat een slechte situatie alles kan uitwissen wat zo lang in beslag nam om te
creëren. We hebben allemaal de verhalen gelezen over de grote en bekende bedrijven die financieel ten onder gingen door
de non-ethische daden van slechts enkele werknemers. We moeten er waakzaam voor zijn dat iets dergelijks ons niet
overkomt.
Dus we danken u, de makers en beschermers van de reputatie waarvoor ons merk bekend is, voor uw blijvende
waakzaamheid en inzet.
Sheila A. Penrose
Voorzitter van de Raad van Bestuur
Photo: Courtsey of Carolyn Edwards
Blue Cross Blue Shield Tower, Chicago
Internationaal advocatenkantoor Baker & McKenzie LLP
engaged JLL voor het ontwikkelen en uitvoeren van een
strategisch vastgoedplan voor het stichtende kantoor in
Chicago. Bij het ‘meer dan alleen ruimte bekijken’
beoogde Baker een nieuw kantoor dat een dieper doel
diende met als belangrijkste doelen onder andere
flexibiliteit voor groei en uiteenlopende werkstijlen, een
verlaging van de huisvestingskosten per advocaat en
een kantoorruimte die het streven naar duurzaamheid
aantoont.
Het team voor huurvertegenwoordiging van
JLL verzekerde een huurovereenkomst voor het
ondernemingskantoor met een afmeting van 22.015
vierkante meter in Chicago's Blue Cross Blue Shield
Tower. Dit was de laatste beschikbare ruimte in de 24
verdiepingen tellende verticale uitbreiding. Ons
Dienstenteam voor Projecten en Ontwikkeling hielp
Baker & McKenzie bij de creatie van hun werkruimte
concept wat erkenning verwierf van Crain's Chicago
Business als een van Chicago's Hipste Kantoren.
Upgrades hielp het kantoor bij het bereiken van de
LEED-Commercial Interior Gold certificering voor de
nadruk op duurzaam ontwerpen.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
7
VAN UW ETHIEK ADVISEURS
We weten allemaal dat de meest succesvolle en duurzame bedrijven degenen zijn met de minste ethische problemen. Zo
heeft een index van 's werelds meest ethische bedrijven aanzienlijk beter gepresteerd dan de S & P 500 en elk van de FTSI
en MSCI wereldwijde aandelenindexen. Dit is een opmerkelijke statistiek. Het is ons doel om ons Ethics Everywhere (Alles
Omvattend Ethiek) programma te laten dienen als de schepper voor een geweldig bedrijf. Als we ons bedrijf kunnen
behoeden van afleidingen door de gevolgen van onethisch gedrag, en van de ernstige financiële verliezen die daarvan het
resultaat kunnen zijn dan zullen we de grootste potentiele waarde kunnen bereiken die we kunnen aanbieden aan onze
aandeelhouders, cliënten en collega's en aan onze andere belanghebbenden zoals de verkopers die we aannemen en de
gemeenschappen waarin we actief zijn.
Een manier om dat doel te bereiken is om het zo gemakkelijk als mogelijk
te maken voor iedereen om de middelen te vinden die ze nodig hebben om
altijd zaken te doen met de hoogste niveaus van integriteit. Dus hebben we
onze Code interactief gemaakt met de andere middelen die beschikbaar
zijn voor u op de openbare website van de onderneming en haar intranet.
In dit document, hebben we hyperlinks aangebracht met verwijzingen naar
dit beleid, trainingsmateriaal en veelgestelde vragen die elders
verschijnen. Op deze manier kunt u snel meer informatie ophalen over de
onderwerpen waarover u leest in onze Code.
We raden u aan gebruik te maken van de interactieve functies in onze Code om beter de ethiek te begrijpen voor onze
onderscheiding op de markt tegenover onze concurrenten. Erkend worden voor integriteit zal u helpen bij het winnen en
behouden van het vertrouwen van onze cliënten-en hun zaken. Breng een Ethiek Adviseur op de hoogte van uw suggesties
voor verbetering van ons Ethics Everywhere-programma.. Bewijs uzelf-en uw collega's, onze cliënten en onze
aandeelhouders-een gunst door uzelf altijd te gedragen met onbetwistbare integriteit. We zullen er allemaal van profiteren.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
8
Samenvatting: Onze Kernwaarden
Als onderdeel van een breder programma onder de naam The JLL Way (De JLL-manier) hebben we een verzameling van
universele kernwaarden bepaald: Teamwork, Ethiek en Excellentie. Binnen de ethische pijler van deze waarden, hebben we
de volgende kerntaken:
Verantwoordelijkheid tegenover Werknemers
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
Respecteer alle personen
Tolereer geen aanstootgevend, beledigend, kwetsend of grof
gedrag inclusief raciale, etnische of fysieke kenmerken,
religieuze overtuiging, leeftijd, genderidentiteit, of seksuele
geaardheid
Zorg voor een veilige werkplek
Voldoe aan de privacyregels
Denk eerst na alvorens een email te verzenden
Maak geen gebruik van communicatiesystemen voor
ongepaste of aanstootgevende inhoud
Verhandel geen effecten met behulp van materiële informatie
Concurreer niet met het bedrijf voor uw persoonlijk voordeel
Laat uw persoonlijke activiteiten geen schade toebrengen aan
de reputatie van het bedrijf
Bescherm intellectuele eigendom van het bedrijf
Houd nauwkeurig de boekhouding en administratie bij
Besteed wijselijk - het is het geld van onze aandeelhouders,
niet het uwe
Bevorder de duurzaamheid van het bedrijf op lange termijn in
alles
Verantwoordelijkheid tegenover Cliënten
Verantwoordelijkheid tegenover Gemeenschappen
Voldoe aan onze professionele normen
Bescherm vertrouwelijke klantinformatie
Pas op voor mogelijke belangenconflicten
Voldoe aan wettelijke verplichtingen
Gepast amusement
Gebruik uw gezond verstand met het geven en ontvangen van
geschenken
Handhaaf de juiste licenties
Bevordering van integriteit en professionaliteit in
onze toeleveringsketen
Streef goed burgerschap van het bedrijf na in alle landen waar
we zaken doen
Voldoe aan de milieuwetgeving; verminder de gevolgen van de
klimaatverandering
Moedig gemeenschapsdienst aan
Voorkom misbruik van werknemers
Respecteer de intellectuele eigendomsrechten van anderen
Verantwoordelijkheid tegenover de Markt
Om een vraag te stellen of om een Kwestie te Melden
Respecteer de lokale wetten en overheid
Betaal nooit steekpenningen of neem ze ook nooit aan
Ga eerlijk om met cliënten, leveranciers en concurrenten
Leef alle wetten na in verband met concurrentie en antitrust
Manipuleer geen prijzen of andere voorwaarden met
concurrenten
Kies zorgvuldig zakelijke partners, cliënten en leveranciers
Leef alle wetten na i.v.m. het bestrijden van het witwassen van
geld en andere wetten
met betrekking tot corrupte betalingen
Zet u in voor nauwkeurige en waarheidsgetrouwe
openbaarmaking, marketing en reclame
Bel één van onze Ethiek Adviseurs
Meldt u aan bij www.jllethicsreports.com (Waar u anonieme
schriftelijke meldingen kunt maken in elke taal)
Bel onze 24-uurs wereldwijde Hulplijn op +1.877.540.5066
(Oproepen worden anoniem geaccepteerd en in alle
belangrijke talen)
GEEN VERGELDING: We hebben een krachtig beleid tegen
represailles tegen iemand die te goeder trouw een kwestie
meld rond ethiek
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
9
Aanvullende bronnen over het Ethics Everywhere programma
Onze Bedrijfsethiekcode s is beschikbaar in meerdere talen op onze publieke website alsook op het intranet.
De Gedragscode voor Leveranciers is beschikbaar in meerdere talen op onze publieke website alsook op het intranet.
Ons Ethics Everywhere Program heeft een eigen pagina op ons intranet.
De actuele lijst van onze Ethiek Adviseurs is beschikbaar op de pagina voor het Ethics Everywhere Program.
Ons beleid rond het ondernemingsbestuur, waarvan veel een aanvulling vormt op de bepalingen van onze Ethiekcode, zijn
beschikbaar op ons intranet Portaal voor Beleid.
Informatie over ons Ethics Liaison Programma is beschikbaar op de Ethics Everywhere pagina op het intranet.
Informatie over Juridische Diensten en onze nalevingsprogramma's is beschikbaar op het intranet.
Trainingsbronnen voor ethiek en nalevingskwesties zijn voorzien op het intranet.
Veel gestelde vragen over onze Code en ons Ethics Everywhere-programma zijn beschikbaar op de Ethics Everywhere
pagina op het intranet.
Informatie over hoe het ethisch gedrag van ons programma het Bouwen van een Betere Toekomst-programma
ondersteunt is te vinden op onze publieke website en in ons jaarlijkse Wereldwijd Duurzaamheidsrapport.
Als we streven naar een goed wereldburgerschap, steunen we de initiatieven
van internationale organisaties om een sterk bedrijfsbestuur en een sterke
ethiek te promoten. Daarom streven we ernaar om te voldoen aan de de
Principes van Deugdelijk Bestuur of deze te overstijgen en de
<strong>Conventie ter bestrijding van omkoping</strong> uitgevaardigd
door de Organisatie voor Economische en Samenwerking en Ontwikkeling
en we verbinden onszelf tot het United Nations Global Compact en de
Principes voor maatschappelijk verantwoord beleggen. We hebben ook de
bepalingen van de Gedragscode van de Electronic Industry Citizenship
Coalition aangenomen.
Bedrijfsethiekcode Ontstaansgeschiedenis
Van kracht in februari 2001; gewijzigd in september 2002, maart 2004, september 2004, juni 2008, november 2010 en januari 2016.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
11
Inleiding
We hebben de code ontworpen om onze collega's te helpen met het begrip van hun ethische verantwoordelijkheden als zij
zaken doen namens JLL. Het geldt voor alle bedrijven binnen de JLL-groep, met inbegrip van LaSalle Investment
Management. We hebben onze Code georganiseerd volgens de verantwoordelijkheden die we hebben tegenover de
belanghebbenden:
Onze collega's;
Onze cliënten;
De markt;
Onze aandeelhouders; en
De gemeenschappen en overheden in de landen waar we zaken doen.
Omdat we een wereldwijde organisatie zijn hebben we onze Code vertaald in meerdere talen, zodat dit toegankelijk is voor
iedereen. U vindt al het vertaalwerk op ons intranet.
Bouwen aan een betere toekomst.
Bij JLL verbinden we ons tot lange termijn zakendoen. Dit
betekent dat we de financiële, ecologische en sociale
risico's waarmee onze complexe organisatie wordt
geconfronteerd op een succesvolle wijze moeten beheren,
en onze cliënten erin moeten steunen om hetzelfde te
doen. Niet alleen omdat het moreel juist is dit te doen,
maar ook omdat het een toegevoegde waarde biedt aan
onze cliënten, werknemers, aandeelhouders,
gemeenschappen en onze industrie. Alles wat we
vandaag doen, moet bijdragen aan de opbouw van een
betere toekomst.
Onze activiteiten in het kader van Bouwen aan een
Betere Toekomst overkoepelen 4 aandachtsgebieden:
Het genereren van blijvende waarde voor onze
Cliënten
Betrokkenheid van onze Mensen
Het hervormen van onze Werkplaatsen
Het ondersteunen van onze Gemeenschappen
Ons "Ethics Everywhere"-programma vormt een
essentieel onderdeel van het Bouwen aan een Betere
Toekomst. Het ligt ten grondslag aan alle vier
aandachtsgebieden, en aan alles wat we doen.
Ethische waarden: De Geest van de Code.
We moeten er allemaal naar streven te voldoen aan de
geest van de Code evenals de specifieke regels. Het
management van JLL erkent dat de naleving van onze
Code het bedrijf soms in een minder gunstige
concurrentiepositie kan plaatsen. Zo kunnen onze
concurrenten bijvoorbeeld geschenken of amusement
bieden aan cliënten die verboden zijn door onze Code.
Voldoen aan de Code is echter van grotere waarde op
lange termijn voor de duurzaamheid van de organisatie
dan enig ander voordeel dat kan worden verworven door
afbreuk te doen aan onze integriteit op de korte termijn.
Onze Code heeft geen betrekking op elke mogelijke
situatie die u kunt tegenkomen. In plaats daarvan is het de
bedoeling een richtlijn te zijn die belangrijke kwesties
belicht, de beginselen bepaalt en die het beleid en de
middelen identificeert die beschikbaar zijn om u te helpen
bij het gebruik van gezond verstand en om beslissingen te
nemen die u en JLL trots zullen maken.
De rol van onze Raad van Bestuur.
Onze Raad van Bestuur staat volledig achter onze Code
en is eraan toegewijd. We brengen regelmatig verslag uit
aan het Audit Comité van onze Raad van Bestuur over de
algemene werking van ons Ethics Everywhere-programma
en elke belangrijke individuele schending van onze Code.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
12
Meldcode overtredingen.
We hebben een Wereldwijde Hoofd Ethiek Adviseur en
regionale Ethiek adviseurs aangewezen die allen worden
geïdentificeerd aan het einde van onze Code. U kunt altijd
contact opnemen met een Ethiek Adviseur met eventuele
vragen over onze Code. Als u wilt, kunt u onze Ethiek
Hulplijn contacteren op (+1 877 540 5066) of kunt u zich
aanmelden op onze Ethiekwebsite
(www.jllethicsreports.com) Van waar ook in de wereld om
een mogelijke schending van onze gedragscode te
melden. U kunt ook een schending melden of een Ethiek
Adviseur anoniem contacteren in de belangrijkste talen,
hoewel anonieme meldingen over het algemeen moeilijk
zijn voor ons om te onderzoeken en op te lossen. Aan het
einde van de Code bieden we meer informatie over
contactopname met een Ethiek Adviseur en over hoe de
Ethiekhulplijn en de Ethiekwebsite werken.
We raden u aan elke actie te rapporteren die lijkt in strijd
te zijn met onze gedragscode aan een Ethiek Adviseur.
We eisen dat werknemers-functionarissen alle mogelijke
schendingen van de Code te melden en indien dit niet
gebeurt kan dit een reden zijn voor disciplinaire
maatregelen, zoals beëindiging van het dienstverband.
Antivergeldingsbeleid.
JLL zal geen represailles nemen tegen een werknemer die
te goeder trouw een mogelijke overtreding van de Code
rapporteert. "Te goeder trouw" betekent dat u alles wat u
weet hebt gemeld en u gelooft dat het waar is. We
tolereren geen vergelding en we nemen claims van
vergelding zeer serieus. Als u van mening bent dat er
represailles zijn genomen tegenover u of een collega-
collega voor het melden van een ethische overtreding
moet u onmiddellijk contact opnemen met één van onze
Ethiek Adviseurs, onze Ethiek Hulplijn bellen of een
verslag indienen via onze Ethiek website.
Voldoen aan wetten, professionele normen en Bestuursbeleid.
JLL streeft ernaar om haar activiteiten uit te voeren in
overeenstemming met de van toepassing zijnde wetten,
regels en voorschriften van de landen en
gemeenschappen waarin we actief zijn. Dit geldt ook voor
bepaalde wetten in de Verenigde Staten, het Verenigd
Koninkrijk en Brazilië die we onderstaand beschrijven en
die mogelijke van toepassing zijn op al onze wereldwijde
activiteiten. Onze mensen moeten ook begrijpen wat we
van hen verwachten als ze onze firma vertegenwoordigen
- deze verwachtingen zijn wat we onze professionele
normen noemen. In aanvulling op de naleving van de
Code en toepasselijke wet- en regelgeving, verwacht
JLL dat haar werknemers (1) voldoen aan de eisen van de
contracten die we sluiten, (2) voldoen aan de
professionele licentie-eisen (zoals uitgevaardigd door het
Royal Institute of Chartered Surveyors), en algemeen
begrepen normen voor het verstrekken van professionele
normen aan cliënten of deze overtreffen, en (3) menselijke
fouten en nalatigheid door de uitvoering van passende
preventieve maatregelen minimaliseren. Onze gids voor
Professionele Normen verstrekt meer informatie over deze
onderwerpen. Daarnaast moeten medewerkers voldoen
aan het Beleid rond het Ondernemingsbestuur en aan die
aanvullende beleidsmaatregelen die specifiek zijn voor
hun specifieke zakelijke segment of locatie.
Gedragscode voor Leveranciers
U moet ervoor zorgen dat de leveranciers, consultants en
andere agenten die u aanwerft om het bedrijf te
vertegenwoordigen of om diensten aan te bieden voor ons
bedrijf, of ten behoeve van onze cliënten voldoen aan de
afzonderlijke eisen in de Gedragscode voor Leveranciers
die we hebben gepubliceerd in meerdere talen op ons
intranet en op onze openbare website. De
Leverancierscode bevat de toepasselijke bepalingen van
onze Bedrijfsethiekcode .
Aanvullende informatie over ons Ethics Everywhere-
programma, onze gedragscode en ons Bestuurlijk Beleid.
We hebben een speciale site op ons intranet met
informatie over het Ethics Everywhere-programma en
onze Ethiekcode. Het is bijvoorbeeld, waar u alles kunt
vinden over de vertalingen van onze Code in
verschillende talen. De site heeft ook "veelgestelde
vragen" over realistische ethische situaties die u kunt
tegenkomen tijdens uw taak en specifieke richtlijnen over
hoe ermee om te gaan.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
13
Een aparte site op ons intranet biedt u ons Beleid rond het
Ondernemingsbestuur. Verschillende bedrijfsonderdelen
en medewerkers kunnen hun eigen specifieke beleid
handhaven op hun individuele intranetsites. Doorheen de
Code hebben we verschillende links gekoppeld naar onze
verschillende bedrijfsbeleiden als aanvulling op de Code.
We raden u aan deze intranetsites regelmatig te bezoeken
om op de hoogte te blijven over ons beleid rond ethiek en
bedrijfsbestuur en de daarmee verband houdende
middelen ter uwer beschikking.
Ethiektraining en Ethieksamenwerking.
Onze intranet site bevat ook ethische onderwerpen als
onderdeel van de totale opleidingsprogramma's van het
bedrijf. We doen dit voor het bepalen en onderhouden
van een open dialoog over de ethische problemen die u
kunt tegenkomen in de loop van uw dagelijkse activiteiten
bij het bedrijf. Sommige bedrijfsaccounts en
bedrijfsactiviteiten hebben aangewezen Ethiek
Verbindingsfunctionarissen. Dit zijn collega's die deel
uitmaken van het bedrijf maar ze hebben ook een speciale
training doorgemaakt van ons Ethics Everywhere
programma en ze kunnen u helpen bij het beantwoorden
van specifieke ethische vragen, ze kunnen potentiële
problemen oplossen en u in verbinding brengen met onze
ethische adviseurs.
We hopen dat u gebruik zult maken van deze middelen
omdat ze een belangrijk onderdeel zijn van uw eigen
professionele ontwikkeling.
Extra middelen: Programmadocumenten Ethiek
Samenwerkingsprogramma, Ethiek Trainingsmaterialen
Certificering van uw inzet voor de Code.
Om het belang te weerspiegelen dat we hechten aan de
naleving van de Code vereisen we elk jaar, tijdens de
functioneringsgesprekken, dat uw inzet voor onze ethiek
en het bestuursbeleid opnieuw wordt gecertificeerd als
onderdeel van onze Individuele Prestatie Management
Program (IPMP) voor degenen voor wie IPMP van
toepassing is. Voor iedereen, elke dag dat u inlogt op ons
computersysteem gaat u ook akkoord met alle aspecten
van de Code, met inbegrip van ons IT-beveiligingsbeleid.
Naleving van onze Code is een voorwaarde voor het
ontvangen van een jaarlijkse bonus.
Naleving van onze Code is een voorwaarde voor de
ontvangst van een jaarlijkse bonus waarvoor u mogelijk in
aanmerking komt. Als u één van de bepalingen van de
Code schendt, kan de onderneming uw bonus
verminderen of opheffen die u anders betaalbaar zou zijn
Dit is in aanvulling op enig ander recht dat de
onderneming zou bezitten tot het veranderen, of
opschorten van uw dienstverband, of één van de
voorwaarden van uw schadevergoeding als gevolg van
het schenden van onze Code.
Jaarverslag over de werking
van de Ethics Everywhere
programma.
Elk jaar zullen we alle collega's
in het bedrijf een rapport
aanbieden over de werking van ons Ethics Everywhere-
programma, met inbegrip van statistieken over het aantal
beschuldigingen die we onderzochten en de acties die we
ondernomen hebben. Het meest recente rapport wordt
gehandhaafd op het intranet en we publiceren ook ons
jaarverslag op onze openbare website.
Effect van lokale wetgeving.
We zijn van plan onze Code consequent toe te passen op
al onze medewerkers op een wereldwijde basis. Als echter
een bepaling van de Code in strijd zou zijn met een
toepasselijke wet- of regelgeving in een bepaald land
zullen we overwegen deze bepaling nietig te verklaren en
niet van kracht laten gaan voor onze werknemers of
activiteiten binnen dat land. (Bepaalde landen in de
Europese Unie hebben bijvoorbeeld de mogelijkheid
beperkt om anoniem te rapporteren door middel van onze
Hulplijn.) Aan de andere kant, als een plaatselijke wet een
actie zou toestaan die verboden is door onze Code
(bijvoorbeeld, een soort van discriminatie op de
arbeidsmarkt), dan zal onze Code als norm worden
ingesteld voor degenen die werken voor ons bedrijf.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
14
Onze verantwoordelijkheid tegenover Werknemers
Omdat we proberen de beste mensen in de professionele dienstverlening aan te trekken en te behouden zijn onze medewerkers ons meest waardevolle bezit. Bijgevolg zullen we elkaar met respect en eerlijk behandelen en we zullen een sfeer van open communicatie en eerlijkheid bevorderen.
Verantwoordelijkheid tegenover Werknemers
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
15
Eerbiediging van de Mensenrechten
Als goed burgerschap van een bedrijf respecteert en ondersteunt JLL
de principes van de mensenrechten zoals gedefinieerd door de
Universele Verklaring van de Rechten van de Mens (UVRM), de
Verklaring van de Internationale Arbeidsorganisatie over de
Fundamentele Beginselen en Rechten op het Werk ("Verklaring van de
ILO") en het Verenigde Naties Global Compact. We zullen eraan
werken om ervoor te zorgen dat we deze principes rond
mensenrechten niet schenden door middel van onze bedrijfsvoering en
activiteiten. Als u van mening bent dat iemand de principes van de
mensenrechten of de wet schendt, dient u dit onmiddellijk te melden
aan uw manager, een Ethisch Adviseur, een HR- Bedrijfspartner of de
Ethische Meldlijn.
Respecteer alle personen
We behandelen elkaar zoals we zelf graag behandeld willen worden en
we zullen ons adequaat en professioneel gedragen met onze collega's,
cliënten en leveranciers. We zullen de verschillen van onze mensen uit
de hele wereld respecteren. We moedigen diversiteit binnen onze
organisatie aan omdat bredere perspectieven leiden tot een hoger
dialoogniveau wat de waarde die we bieden aan onze cliënten,
aandeelhouders en andere belanghebbenden zal verbeteren. We
zullen beslissingen nemen rond werkgelegenheid op basis van
zakelijke redenen en verdienste, en dit zal altijd in overeenstemming
gebeuren met de geldende arbeidswetgeving.
Beleid tegen intimidatie
Beledigend, kwetsend of grof gedrag, hetzij verbaal, fysiek of visueel, is
onaanvaardbaar. Voorbeelden hiervan zijn:
Geringschattende opmerkingen op grond van ras, etnische of
fysieke kenmerken, religieuze overtuiging, leeftijd, genderidentiteit
of expressie of seksuele geaardheid;
Afkeurende opmerkingen of gebaren met betrekking tot invaliditeit
van een persoon; en
Ongewenste seksuele benadering.
Bedreigingen of daden van geweld of fysieke intimidatie zijn absoluut
verboden. U wordt sterk aangemoedigd om zich uit te spreken als het
gedrag van een collega u of anderen ongemakkelijk maakt en
intimidatie of bedreigend gedrag moet gemeld worden.
SC
EN
AR
IO
De manager van een vrouwelijke collega heeft
haar herhaaldelijk gevraagd om met hem te
dineren. Ze heeft nee gezegd, maar hij is
hardnekkig, en ze maakt zich zorgen over de
mogelijke effecten op haar carrière als ze de
uitnodiging blijft afwijzen.
Beledigend, intimiderend of aanstootgevend gedrag is
onacceptabel. Bovendien wordt vergelding naar
aanleiding van een klacht van intimidatie gemaakt ter
goeder trouw verboden. Ze moet haar manager vertellen
dat ze zich ongemakkelijk voelt om met hem te dineren.
Als hij aan blijft houden, of als ze enige vergelding voelt,
moet ze hulp inroepen van een vertegenwoordiger van
Human Resources of één van onze Ethische Adviseurs.
Persoonlijke relaties
Als de basis van de bedrijfscultuur proberen we
positief, ondersteunend en collaboratief te zijn, we hechten veel waarde
aan wederzijds respect en professionele interactie tussen onze
medewerkers. Daarom is het niet geschikt voor onze mensen om een
intieme persoonlijke relatie te hebben die een eenvoudige vriendschap
overstijgt met hen die zich direct of indirect binnen een rapportagelijn
bevinden, . Dit is ook het geval met een externe partij met wie ze
moeten handelen als vertegenwoordigers van JLL (waaronder cliënten
en leveranciers). Indien een dergelijke relatie zich ontwikkelt, moet u
die zo snel mogelijk bekend maken aan een geschikte persoon binnen
het bedrijf, zodat we kunnen bepalen of er redelijke aanpassingen
kunnen worden aangebracht om de situatie op te lossen door het
veranderen van de rapportage relatie.
Veiligheid en gezondheid; verboden wapens
We zijn volledig toegewijd aan het verstrekken van een werkplek die
letsel en gezondheidsproblemen voorkomt en die ervoor zorgt dat alle
JLL-medewerkers en medewerkers van cliënten, contractanten en
zakelijke partners veilig terug naar huis kunnen naar hun gezin.
Ons Global Health and Safety Beleid (Globaal Veiligheids- en
Gezondheidsbeleid) versterkt onze gezondheid- en
veiligheidsambities en schetst het soort gedrag dat we verwachten van
onze mensen op alle niveaus.
Verantwoordelijkheid tegenover Werknemers
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
16
Als bedrijf zijn we allemaal collectief verantwoordelijk voor het
handhaven van een veilige werkplek. We verwachten van onze
werknemers dat ze helpen bij het bevorderen onze gezondheid en de
veiligheidscultuur, alsmede de verantwoordelijkheid voor de veiligheid
van zichzelf, de collega's, cliënten en andere zakelijke partners. We
kunnen allemaal bijdragen aan het creëren van een gezonde werkplek
door het volgen van de regels en het beleid van gezondheid en
veiligheid, het uitoefenen van goed inzicht en gezond verstand en
direct onveilige situaties en ongevallen te melden.
Daarnaast zijn we toegewijd om onze mensen te beschermen door het
elimineren van geweld op de werkplaats in alle vormen.
Dienovereenkomstig, om te helpen bij de zorg voor de veiligheid van
allen, tenzij u een erkende beveiligingsprofessional bent om dit te doen,
mag u geen wapens bezitten van welke aard dan ook wanneer u in de
JLL kantoren of in bedrijfshuisvesting bevindt.
Sterk veiligheidsleiderschap door onze mensen op elk niveau zal
bijdragen aan positieve veiligheidsprestaties.
Privacy en bescherming van persoonsgegevens
We zullen de rechten van onze medewerkers respecteren i.v.m. privacy
zoals vastgesteld door de wetten van het land waarin zij in dienst zijn.
We zijn toegewijd aan het behoud van de privacy en veiligheid van alle
persoonlijke gegevens die we bezitten, en onze medewerkers moeten
onze veiligheidsprocedures met betrekking tot de behandeling en
bescherming van persoonsgegevens van andere werknemers 'volgen.
We zullen passende veiligheidsmaatregelen nemen om de
persoonsgegevens te beschermen en ervoor te zorgen dat ze niet met
opzet of per ongeluk gebruikt
gecompromitteerd worden op elke
mogelijke manier. Om onze wereldwijde
onderneming efficiënt en effectief te
laten functioneren hebben we de
mogelijkheid nodig tot het verwerken en
overdragen van gegevens over onze medewerkers, zowel intern als
extern, met het oog op de naleving van de geldende wetten, verwerking
van salarisadministratie en het toepassen van andere vereisten
voor human resources. Door hun tewerkstelling bij ons gaan onze
werknemers akkoord met het gebruik van hun gegevens voor deze en
andere soortgelijke doeleinden. Onze medewerkers hebben de
mogelijkheid om hun persoonlijke gegevens te beoordelen en
onnauwkeurigheden te corrigeren.
Extra middelen: ons Globaal Privacybeleid en Beleid voor Privacy van
Werknemersinformatie
Communicatiesystemen
(Met inbegrip van telefoon, e-mail, internet, instant messaging, sms en sociale media)
JLL biedt u communicatiesystemen voor zakelijke doeleinden. Dit
omvat:
Telefoons en mobiele telefoons;
Computers;
Draagbare toestellen;
Internet toegang;
E-mailsystemen
Faxtoestellen; en
Systemen die communicatie mogelijk maken door middel van
sociale media.
U mag onze communicatie-systemen niet gebruiken voor het bekijken,
ontvangen of verzenden van ongepaste materialen of materialen die
beledigend kunnen zijn voor collega's. U moet altijd een goed
beoordelingsvermogen gebruiken bij de communicatie ten behoeve van
de onderneming, wat betekent dat u met professionalisme moet
communiceren. Een goede regel die altijd moet worden gevolgd is het
veronderstellen dat wat u communiceert ooit openbaar zal worden
gemaakt, in welk geval u niets wilt hebben gezegd of geschreven dat
uw persoonlijke reputatie of die van het bedrijf kan schaden. Dit geldt
ook voor elk communicatiesysteem van een cliënt of leverancier
waartoe u toegang kunt hebben als vertegenwoordiger van de
onderneming.
We begrijpen de behoefte aan, en staan het beperkte gebruik toe van
onze communicatiesystemen voor persoonlijke redenen. Persoonlijk
gebruik van de communicatiesystemen van het bedrijf is echter een
voorrecht, geen recht, en de onderneming kan dit voorrecht op elk
moment wegnemen. Het bedrijf kan alle berichten die verzonden of
ontvangen werden op onze communicatiesystemen controleren,
bekijken of opslaan. U mag geen verwachting hebben rond privacy met
betrekking tot deze communicatie.
Extra middelen: Beleid aangaande het gebruik van
informatietechnologie met betrekking tot het gebruik van onze IT-
systemen en de software, internet en sociale
toegang tot de media die voor u beschikbaar worden gesteld voor
zakelijke doeleinden.
Verantwoordelijkheid tegenover Werknemers
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
17
Ons communicatiebeleid wordt beperkt door alle data privacy wetten
die van toepassing zijn op de werknemers in een bepaald land.
Arbeidsnormen
We moeten voldoen aan de geldende arbeidsnormen / wetten (met
inbegrip van die welke betrekking hebben op het minimumloon,
standaard werktijden, en feestdagen) in de hele wereld.
We bieden concurrerende vergoedingspakketten in overeenstemming
met (en vaak hoger dan) de plaatselijke normen. Alle werknemers
moeten duidelijke en schriftelijke informatie krijgen over hun
arbeidsvoorwaarden en loon voordat ze in dienst treden en indien nodig
tijdens hun dienstverband. Inhoudingen op het loon als tuchtmaatregel
is niet toegestaan, tenzij toegestaan op grond van nationale of lokale
toepasselijke wetgeving. Alle disciplinaire maatregelen moeten worden
vastgelegd.
We vereisen niet van werknemers dat ze langer dan het maximum
aantal uren per dag werken zoals vastgesteld door nationale of de
lokale toepasselijke wetten; zorg ervoor dat overwerk vrijwillig is en
betaald wordt in overeenstemming met lokale wet- en regelgeving.
JLL heeft altijd vastgehouden aan een gezonde relatie met de
vakbondwerknemers, het recht op vrijheid van vereniging werd altijd
ondersteund en er werd steeds voldaan aan de bepalingen uitgedrukt
in collectieve arbeidsovereenkomsten.
Kinderarbeid; gedwongen arbeid van elke aard
JLL heeft een krachtig beleid tegen kinderarbeid en gedwongen /
verplichte arbeid:
1. We zullen voldoen aan alle lokale wetten en voorschriften met
betrekking tot minimum arbeidsleeftijden en vereisten voor het
niet gebruik van kinderarbeid.
We zullen geen personen in dienst nemen onder de leeftijd van
16 jaar.
2. We zullen niet deelnemen aan onderdrukkende of oneerlijke
kinderarbeidspraktijken of willens en wetens gebruik te maken
van een leverancier of agent of een samenwerkingsverband
aangaan met een organisatie, die onderdrukkende of oneerlijke
kinderarbeidspraktijken gebruikt. In project
managementbenoemingen, zullen we oneigenlijke praktijken van
derden onder de aandacht brengen van onze cliënten en hen
dienovereenkomstig adviseren.
3. We zullen geen gedwongen arbeid toestaan van welke aard dan
ook, onder meer door eventuele verkopers in te huren om
diensten te verrichten.
Voldoen aan Wetten rond Moderne Slavernij
Moderne slavernij is een misdaad en een schending van de
fundamentele rechten van de mens. Het neemt verschillende vormen
aan, zoals slavernij, lijfeigenschap, gedwongen of verplichte arbeid en
mensenhandel. We hebben een nultolerantieaanpak tegenover
moderne slavernij en zijn vastbesloten voor de handhaving van
doeltreffende systemen en controles om ervoor te zorgen dat moderne
slavernij niet plaatsvindt in ons eigen bedrijf of in een van onze
toeleveringsketens. We zijn ook vastbesloten om te zorgen voor
naleving van alle toepasselijke moderne slavernij wetten, zoals de
Modern Slavery Act 2015 in het Verenigd Koninkrijk.
Veel gestelde vragen
Klik hier voor een aantal veelgestelde vragen met betrekking tot onze
verantwoordelijkheden tegenover medewerkers
DENK ERAAN
Denk Eerst Na
E-mail Vervolgens
Neem aan dat alles wat u e-mailt zal belanden in het
postvak in van:
de gedelegeerd bestuurder van uw cliënt;
De redacteurs van The Wall Street Journal en de
Financial Times;
De Commissie Securities en Exchange; en
Een familielid.
Als u zich goed voelt dat allen dit kunnen lezen mag u de
e-mail 'Verzenden', maar zorg ervoor dat u uw
distributielijst en e-mail trail bekijkt voorgaand aan het
verzenden.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
18
Onze verantwoordelijkheid tegenover Cliënten
We zijn trots op het voorop plaatsen van de belangen van onze cliënten in alles wat we doen. We moeten altijd streven naar uitzonderlijke klanttevredenheid door het hoogste niveau van dienstverlening. Zonder de loyaliteit en steun van onze cliënten kan onze onderneming niet slagen.
Verantwoordelijkheid tegenover Cliënten
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
19
Professionele normen en gedrag; kwaliteitsborging
Wij zullen voldoen aan de lokale professionele normen in
de landen waar we zaken doen. In de lokalen van cliënten
moeten we ons adequaat en professioneel gedragen, er
moet een beeld worden geprojecteerd dat het bedrijf
positief zal weerspiegelen en de eigen interne regels van
onze klant moeten gevolgd worden. Wanneer het JLL-
beleid strenger is dan dan dat van een klant moet u nog
steeds het JLL-beleid volgen.
Kwaliteit van de dienstverlening voor onze cliënten is een
sleutel tot het aanhoudende succes JLL. Eenvoudige
stappen - proeflezen; met behulp van bijgewerkte
sjablonen; het verkrijgen van collegiale toetsingen; en het
bevestigen van omvang, verwachtingen van de klant en
contractuele verplichtingen - kan een aanzienlijke
verbetering inhoudven van de dienstverleningskwaliteit en
zodoende kunnen er kostbare fouten of reputatieschade
voorkomen worden. Ieder van ons is verantwoordelijk
voor de beoordeling van zijn of haar eigen praktijkgebied
voor het invoeren van de kwaliteit van de
dienstverleningsstappen die ons in staat stellen om te taak
zo goed mogelijk uit te voeren.
Extra middelen: onze gids voor Professionele Normen en
andere handige tools voor het bevorderen van kwaliteit
van de dienstverlening en professionele normen.
Klantinformatie
We zullen gevoelige, persoonlijke of vertrouwelijke
klantinformatie net zo zorgvuldig beschermen als we dat
doen voor onze eigen informatie.
Dit geldt ook voor het begrijpen en het naleven van de van
toepassing zijnde overeenkomsten met onze cliënten en
alle toepasselijke privacywetten, met inbegrip van HIPAA
regelgeving in de VS. We mogen niets bespreken of
bekendmaken van klantinformatie binnen of buiten JLL,
tenzij we weten dat we naar behoren zijn gemachtigd om
dit te doen. Als iemand in de media u ooit vraagt te
reageren op een klantkwestie moet u ervoor zorgen dat u
ten eerste toestemming van de klant hebt en moet u ook
voorgesteld antwoorden bekijken de Afdeling voor
Bedrijfscommunicatie.
Extra informatie: ons beleid ten aanzien van
openbaarmaking van belangrijke informatie.
Opdrachtgever belangenconflicten
We zullen niet optreden voor een klant waar sprake is van
een potentieel belangenconflict met enige andere JLL-
klant of met JLL zelf, zonder eerst het potentieel conflict te
onthullen en een schriftelijke bevestiging te ontvangen van
elke klant die desondanks toch wil verder gaan. Een
voorbeeld van een conflict dat openbaar moet worden
gemaakt op voorhand zou zijn waar Leasing en
Management de eigenaar van een eigendom
vertegenwoordigt terwijl een Huurvertegenwoordiging
dezelfde klant op hetzelfde moment vertegenwoordigt.
U moet alle onopgeloste belangenconflicten verwijzen
naar de juiste Relatiebeheerders en één van onze
Ethische Adviseurs. De Relatiebeheerder zal, met de
nodige begeleiding van de Ethische Adviseur, beslissen of
en onder welke omstandigheden JLL kan blijven fungeren
onder de instructies van die klant.
Extra middelen: Handleiding voor Belangenconflicten,
welke handige tools bevat om u te helpen bij het
identificeren van potentiële belangenconflicten, te vinden
op het Intranet. Zie ook Risicobeheer Leidraad 5 -
Belangenconflicten.
Verantwoordelijkheid tegenover Cliënten
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
20
SC
EN
AR
IO
Mijn vrouw is eigenaar van een bedrijf voor
tuinaanleg.
Ik weet zeker dat ze voor een van de beheerde
gebouwen van het bedrijf een project kan
aanbieden dat concurrerend is door een goede
prijs/kwaliteit verhouding.
Kan ze een offerte indienen bij het Bedrijf?
Uw vrouw kan een offerte indienen bij het Bedrijf
op voorwaarde dat ze geen gebruik maakt van uw
dienstverband om de selectieprocedure te
beïnvloeden. U moet uw relatie volledig
bekendmaken. U moet ook ervoor zorgen dat u
niets te maken heeft met het selectieproces, en dat
u op geen enkele manier in staat bent om het
proces te beïnvloeden. Het bedrijf van uw vrouw
moet worden behandeld als elke andere bieder.
Normale procedures moeten worden gevolgd,
zodat, indien haar bedrijf is geselecteerd iedereen
trots kan zijn op de manier waarop de beslissing
werd genomen en dat men ervan overtuigd is dat
de beste beslissing werd gemaakt voor onze klant.
Licentiëring
Veel overheden vereisen speciale licenties om deel te nemen aan
onroerend goed transacties (zoals makelaardij), financiële
dienstbedrijven (zoals investeringsmanagement) en andere
professionele en technische diensten (zoals engineering). Sommige
licenties gelden voor de onderneming en een aantal moeten worden
gehouden door individuele medewerkers. We mogen enkel diensten
verrichten waarvoor we een vergunning hebben of dit slechts doen door
middel van agenten die naar behoren vergund zijn. Personen zijn
verantwoordelijk voor het uitvoeren van hun diensten in
overeenstemming met hun professionele licenties (bijvoorbeeld, in-
house advocaten moeten voldoen aan de wettelijke ethische regels
uitgegeven door de betreffende organisaties).
We hebben een website voor licenties opgesteld op het intranet om u te
voorzien van aanvullende informatie over het verkrijgen en behouden
van de licenties die we nodig hebben om onze respectieve activiteiten
uit te voeren, en we hebben eveneens een beleid uitgevaardigd ten
aanzien van onze naleving per land coördinator programma, met
nuttige informatie over wanneer we voor bepaalde soorten activiteiten
licenties nodig hebbent.
Extra informatie: beleid ten aanzien van naleving van wet- en
regelgeving
Overheidscliënten
We moeten extra voorzichtig zijn om te voldoen aan alle wettelijke en
contractuele verplichtingen bij het omgaan met overheidscliënten.
Nationale en lokale overheden over de hele wereld hebben specifieke
en gevarieerde wetten en regelgeving rond aankoop om het algemeen
belang te beschermen.
In veel gevallen zijn ze strenger dan de wetten die transacties in
particuliere sector behandelen. Deze wetten verbieden over het
algemeen of beperken strikt het aanbieden van geschenken,
amusement en reizen aan overheidsfunctionarissen. Zij kunnen ook
van toepassing zijn op het inhuren van huidige of onlangs
gepensioneerde ambtenaren en hun gezinnen, en op alle gedrag dat
als onjuist kan worden bekeken als het objectief beïnvloeden v van de
besluitvorming door de overheid.
Extra informatie: informatie over de vereisten voor contracten met de
overheid
Ongepast amusement
Zelfs indien gevraagd, zullen we geen (mogelijke) cliënten, , leveranciers of
andere medewerkers vermaken op een ongepaste manier. Dit geldt ook
voor clubs of restaurants die beledigend zouden kunnen worden
beschouwd, omdat zij het ongemakkelijk kunnen maken voor een van de
deelnemers of omdat ze de normen die onze Code vaststelt zouden
schenden. Een test voor "ongeschiktheid"
is de vraag of het openbaar maken van de vorm van amusement JLL in
verlegenheid zou brengen of negatieve invloed kan hebben op haar
professionele reputatie.
Verantwoordelijkheid tegenover Cliënten
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
21
Het geven van geschenken
We moeten ons gezond verstand gebruiken bij het geven
van geschenken aan personen in dienst van onze cliënten
of aan andere derden met wie we zaken doen. Alle
geschenken en amusement moeten proportioneel en
redelijk zijn. U mag geen geschenk aanbieden dat iemand
ertoe zou brengen om de ethische code van zijn of haar
eigen bedrijf te schenden. Evenmin mag een geschenk zo
zijn dat het JLL in verlegenheid brengt als het openbaar
wordt gemaakt, ook mag het niet de schijn van
ongepastheid vertonen. Bovendien moet de waarde van
het geschenk dat het bedrijf geeft nooit groot genoeg zijn
om de schijn van omkoping te geven. We winnen zakelijke
transacties en krijgen cliënten, omdat we onze cliënten
buitengewone waarde bieden en niet omdat we mooiere
cadeautjes bieden dan onze concurrenten.
Extra middelen: onze intranetsite rond omkoping, die
nuttige aanwijzingen bevat over het vermijden van het
risico dat een geschenk zou schijnen een ongepaste
aansporing te zijn
Veel gestelde vragen
Klik hier voor een aantal veelgestelde vragen met
betrekking tot onze verantwoordelijkheden tegenover
cliënten
SC
EN
AR
IO
Een regeringsfunctionaris vroeg onlangs of we een bijdrage konden leveren aan haar favoriete
goede doel. Hoe moeten we omgaan met haar verzoek?
Indien de bijdrage zou kunnen worden opgevat als een poging om de gunst van de ambtenaar te
verkrijgen zou het een schending van het bedrijfsbeleid zijn en, mogelijk, de wetten van zowel het
andere land en de Verenigde Staten. U moet heel voorzichtig zijn in de manier waarop u reageert.
Raadpleeg een van de Ethische Adviseurs voor beter inzicht in de precieze aard en het doel van het
verzoek.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
22
Onze verantwoordelijkheid tegenover de markt;
Door het handhaven van de hoogste normen van integriteit in onze zakelijke praktijken en het zorgvuldig selecteren van cliënten en anderen met wie wij zaken doen, zullen we bijdragen aan een eerlijke en concurrerende markt.
Verantwoordelijkheid tegenover de Markt
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
23
Antitrust, eerlijke handel en concurrentie
We moeten eerlijk omgaan met cliënten, leveranciers en concurrenten
van het bedrijf. We mogen geen oneerlijk voordeel op iemand behalen
door middel van manipulatie, verzwijging, kleinering, misbruik van
vertrouwelijke informatie, verkeerde voorstelling van belangrijke feiten
of enige andere oneerlijke handelspraktijken. We moeten voldoen aan
de geldende anti-trust en mededingingswetten (met inbegrip van die
welke betrekking hebben op discriminatie, prijsafspraken, beperking
van de handel, de verdeling van de markt schema's en monopolies
over de hele wereld. Deze wetten, zoals de mededingingswetgeving
van de Europese Unie en de anti-trustwetten van Verenigde Staten
beschermen het vrije ondernemerschap en moedigen krachtige maar
eerlijke concurrentie aan.
In al onze zakelijke transacties, zullen we:
Krachtig en integer concurreren;
Bespreek niets met onze concurrenten i.v.m. prijzen of enige zaak
die prijzen kan beïnvloeden met de bedoeling om prijsafspraken te
maken, minimum prijzen vast te stellen of tot vaststelling van
andere zakelijke termen in een markt waar we concurreren;
Maak het duidelijk voor alle leveranciers dat we verwachten dat ze
eerlijk en krachtig concurreren voor onze zakelijke handelingen;
Langdurige relaties bouwen met onze cliënten door eerlijkheid en
integriteit aan te tonen; en
Zet u in voor nauwkeurige en waarheidsgetrouwe, marketing en
reclame. Het is nooit aanvaardbaar om opzettelijk misleidende
berichten gebruiken, belangrijke feiten weg te laten, of valse
beweringen te maken over JLL of onze concurrenten.
Terwijl het verzamelen van informatie over onze concurrenten een
legitieme zakelijke activiteit is wanneer legaal en ethisch wordt
uitgevoerd, is het niet geschikt voor onze mensen om informatie over
een concurrent te verwerven door ongepaste middelen, zoals diefstal
van documenten, verkeerde voorstelling van de eigen identiteit, het
induceren van een werknemer van de concurrent om vertrouwelijke
informatie te onthullen, of het verkrijgen van oneigenlijke toegang tot
vertrouwelijke informatie van een concurrent, rechtstreeks of via
derden. Wanneer we iemand aannemen die voorheen bij een
concurrent werkte mogen we niet die persoon niet vragen of ervan
verlangen dat die persoon iets zou doen waarvan zijn of haar
contractuele of ethische verplichtingen in strijd zouden zijn met die van
de concurrent.
Extra middelen: Ons beleid ten aanzien van de naleving van de
antitrustwetten
Beleid tegen het betalen van steekpenningen, met inbegrip van het faciliteren van betalingen
We tolereren geen corruptie in ons bedrijf. We mogen geen aanbod
maken voor eventuele illegale, ongepaste
of twijfelachtige betalingen of inzet van persoonlijke of zakelijke
fondsen of andere bezwarende titel aan cliënten, leveranciers,
overheidsfunctionarissen, of wie
dan ook overal in de wereld met
het oog op het verkrijgen of
behouden van zakelijke
handelingen of het verzekeren
van ongepast voordeel, direct of
indirect. Dit omvat zelfs kleine "faciliterende" betalingen aan
werknemers bij de overheid, hoewel zij kunnen worden beschouwd als
een normale zakelijke praktijk in sommige landen.
Veel landen waarin we actief zijn hebben wetten die omkoping van
buitenlandse ambtenaren verbieden en die ook vereisen dat er een
nauwkeurige boekhouding en administratie wordt gevoerd. Als
voorbeelden zijn er de wet in de Verenigde Staten bekend als de
Foreign Corrupt Practices Act, in het Verenigd Koninkrijk is het de
Bribery Act, en in Brazilië is het de Wet op Clean Companies. Deze
wetten kunnen van toepassing zijn op onze activiteiten over de hele
wereld. We zullen voldoen aan deze wetten, alsmede
lokale anti-omkoping wetten die gelden in de landen waar we zaken
doen.
We zullen geen gebruik maken van een andere partij om indirect om
het even welke corrupte betalingen aan overheidsfunctionarissen of
werknemers van staatsbedrijven aan te bieden. Een werknemer die
een adviseur of een andere agent gebruikt die zal optreden namens
JLL in de omgang met derde partijen moet ervoor zorgen dat ze
gerenommeerd en gekwalificeerde zijn. Als het mogelijk is, is het een
goede gewoonte om een schriftelijke bevestiging te ontvangen van die
agent of consultant dat hij of zij zal voldoen aan de vereisten van de
geldende anti-omkopingswetten. We mogen nooit een derde
aanwerven om iets te doen dat JLL niet kan doen vanuit een juridisch
of ethisch perspectief.
Extra middelen: aanvullend beleid ten aanzien van de naleving van de
Foreign Corrupt Practices Act; en de intranetsite met betrekking tot de
Foreign Corrupt Practices Act en de Bribery Act, waaronder het
programma voor de Bedrijf FCPA detectie en de sectie op het intranet
over manieren om mogelijke omkoop situaties te identificeren en ze te
voorkomen.
Verantwoordelijkheid tegenover de Markt
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
24
Aankooppraktijken; verbod op het aannemen van geschenken in verband met aankoopbeslissingen
We moeten aankoopbeslissingen en toewijzen van contracten
uitsluitend uitvoeren op basis van het belang van JLL, of onze cliënten
wanneer we namens hen optreden, en in overeenstemming met het
aankoopbeleid van de onderneming.
Voordat we de aankoop toezeggen, moeten we de benodigde interne
goedkeuringen verkrijgen. Dit zal helpen zorgen voor een effectieve
zakelijke en financiële controle over onze uitgaven. Dit proces is
onderworpen aan een globaal beleid voor bepaalde goedkeuringen en
kan anders behandeld worden van het ene land tot het andere of van
het ene bedrijf tot het andere, of van een personeelsgroep of
bedrijfsgroep tot de volgende. Het is de bedoeling om ervoor te zorgen
dat de juiste mensen besluiten zullen herzien om de onderneming in te
zetten voor het maken van uitgaven, dat de zakelijke uitgaven geldig
zijn, dat de ontvangen goederen of diensten in overeenstemming met
de specificaties, en dat de factuur voldoet aan de wettelijke vereisten
en anderszins voldoen aan ons inkoopbeleid.
Zonder volledige interne bekendmaking en de ontvangst van de nodige
goedkeuringen, mag u nooit willens en wetens de oorzaak zijn van
dat JLL goederen of diensten koopt van een verkoper die eigendom is
van of gecontroleerd wordt door een medewerker van JLL of een
familielid van een medewerker van JLL. Dit geldt voor goederen of
diensten van welke aard dan ook, voor JLL of voor al onze cliënten.
JLL koopt goederen en diensten alleen op de verdiensten van prijs,
kwaliteit, prestaties en geschiktheid. U mag geen onjuiste en
onrechtmatige transacties aangaan, of transacties die de schijn
vertonen van ongepastheid of onwettigheid, of die bedoeld zijn om op
enigerlei wijze de juistheid van de verslagen of de resultaten ervan
verkeerd voor te stellen
van een partij bij de transactie.
U mag nooit vragen naar een geschenk of dit aanvaarden (hetzij in
contanten, amusement of andere tegenprestatie zoals gratis goederen
of diensten) of steekpenningen van een
leverancier of onderaannemer van wie de
aankoop van goederen of diensten verricht
ten behoeve van de onderneming of een van
haar cliënten. De enige uitzondering op deze
regel is het aanvaarden van een blijk van
waardering
geschenken, maaltijden of amusement van kleine of nominale waarde,
indien de weigering gênant is vanuit een zakelijk perspectief volgens
uw gezond verstand en als het geschenk of amusement niet de
bedoeling heeft, of zo zou kunnen lijken, om de beste
aankoopbeslissing te veranderen.
In het geval van geschenken, met kleine of nominale waarde bedoelen
we US $ 100 (of het equivalent daarvan in andere valuta's) of minder.
In het geval van zakelijke maaltijden of amusement bedoelen we ook
een bedrag in de grootte van US $ 100 (of het equivalent daarvan in
andere valuta's), of minder, voor elke maaltijd of evenement. We
waarderen ook dat in de duurdere steden een typische zakelijke
maaltijd of kaartjes voor een sportief evenement dat bedrag kunnen
overschrijden en het is dus onze algemeen doel voor u om een goed
commercieel oordeel te vellen en te voorkomen dat de schijn van
ongepastheid wordt opgewekt. Een test of amusement, zoals een
sportevenement is ongepast is indien uw zakelijke contactpersoon u
begeleidt in plaats van u enkel de tickets te geven zodat u vrienden of
familie mee kan nemen. V
RA
AG
Ik onderhandel over een contract in één van de gebouwen die we beheren. De aspirant-huurder biedt me zijn kaartjes voor een voetbalwedstrijd - hij zegt weg te gaan en kan de kaartjes niet gebruiken. Het aanbod is verleidelijk aangezien de tickets duur en moeilijk te verkrijgen zijn. Kan ik deze tickets te accepteren?
U moet de tickets afwijzen omdat ze een hogere nominale waarden bezitten wat kan kan worden gezien als omkoping om de huurder beter-dan -de-marktvoorwaarden te bieden of vriendjespolitiek. Accepteer nooit een geschenk van een leverancier of onderaannemer van wie goederen of diensten aankoopt ten behoeve van de onderneming of onze cliënten. De enige uitzondering is dat u een blijk van waardering mag aanvaarden van kleine of nominale waarde (ca. US $ 100 of minder) indien de weigering gênant is vanuit een zakelijk perspectief en als het geschenk niet de bedoeling heeft , of zo kan opgevat worden, om de resultaten van het bedrijf waarvoor u onderhandelt om de genomen beslissing te beïnvloeden, en dat u ervan overtuigd bent dat de beste beslissing is gemaakt voor onze klant.
Extra middelen: toolkit voor manager voor trainingsmateriaal over hoe
omkoping te identificeren en te voorkomen. Zie ook "De
verantwoordelijkheid aan de aandeelhouders-
Persoonlijke Belangenverstrengeling" hieronder.
Verantwoordelijkheid tegenover de Markt
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
25
Nauwkeurige en volledige financiële administratie
Onze financiële administratie dient transacties, activa en
passiva correct weer te geven en te voldoen aan
algemeen aanvaarde boekhoudprincipes. U mag niets
ingeven in de boeken of administratie van het bedrijf dat
de ware aard van een transactie verbergt. U mag geen
geheime of niet-geregistreerde fondsen of activa creëren
of handhaven.
Extra middelen: klachtenprocedures over
boekhoudkundige onregelmatigheden en
Risicobeheer Richtlijn 39 - Functies die betrekking hebben
tot financiën
Boycots
We moeten voldoen aan de anti-boycot wetten. Dit zijn
wetten die JLL verbieden om deel te nemen aan een
boycot van een land of bedrijven binnen een land.
Handelsbeperkingen
Handelsbeperkingen en sanctiemaatregelen zijn
opgenomen in de wetten van veel van de landen waar we
actief zijn en het verbieden of beperken dat we
zaken doen in bepaalde landen of met bepaalde
personen of organisaties. We doen geen zaken met een
overheid, entiteit, organisatie of persoon, of in een land
waar dit door de geldende wetgeving verboden is. Als u
niet zeker weet of we juridische gesproken zaken mogen
voeren in een bepaald land of met een bedrijf, raadpleeg
dan de sanctiewebsite op het intranet of neem contact op
met een lid van het Global Legal Compliance team.
Zorgvuldig kiezen van onze cliënten, zakelijke partners en collega's
We doen geen zaken met personen die schadelijk kunnen
zijn voor de reputatie van JLL. Zo zullen we geen zaken
doen met een bedrijf of persoon die opzettelijk en/of
voortdurend de wet overtreedt. We doen geen zaken met
een bedrijf of persoon wanneer dit door de toepasselijke
wet of regelgeving verboden is, bijvoorbeeld de verboden
personen en landen op de lijsten die worden gepubliceerd
door diverse overheden.
Ten slotte zullen we ook geen derde partij inhuren om
handelingen verboden door de wet of door onze Code uit
te voeren.
We moeten de cliënten, leveranciers, agenten,
consultants, onderaannemers, beleggers, joint ventures
en allianties waarmee JLL zaken doet zorgvuldig
overwegen.
Het is uw verantwoordelijkheid uzelf vertrouwd te maken,
in zover als nodig onder de gegeven omstandigheden,
met het eigendom, de achtergrond, de reputatie en de
gedragsnormen van:
Cliënten;
Potentiële cliënten;
Leverancies; en
Bedrijven of personen die we aannemen om op te
treden namens ons of anderen waar we zaken mee
doen.
We moeten ook passende maatregelen treffen om ervoor
te zorgen dat
de bedrijven of mensen die we aannemen om op te treden
namens ons of om goederen of diensten te leveren
voldoen aan de vereisten van onze Gedragscode voor
Leveranciers.
Het is uw verantwoordelijkheid,
onze verschillende beleiden voor de due dilligence en
acceptatie ten aanzien van de cliënt, joint venture partners
en leveranciers te begrijpen en na te leven, en om ervoor
te zorgen dat de externe leveranciers en anderen hun
verplichtingen jegens ons en onze cliënten begrijpen.
Verantwoordelijkheid tegenover de Markt
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
26
In overeenstemming met de wettelijke voorschriften in
verschillende landen, moeten individuele personen die we
inhuren om voor ons te werken
ook zorgvuldig worden geselecteerd. Dit geldt ook voor het
nemen van redelijke maatregelen om ons ervan te overtuigen
dat ze correcte informatie over hun aanvraag voor
werkgelegenheid hebben verstrekt en dat er niets in hun
achtergrond (zoals een voorgeschiedenis
van fraude of geweld) ze ongewenst zou kunnen maken
als werknemers.
Extra middelen: om u op te helpen bij het evalueren van
potentiële cliënten en leveranciers, beleid voor Cliënten Due
Diligence en Leveranciers Due Diligence, Richtlijnen met
betrekking tot het gebruik van onze Leverancier Gedragscode,
LaSalle Investment Management joint venture partner voor due
dilligence en het beleid over het uitvoeren van
een achtergrondonderzoek voor potentiële werknemers
Beleid ter bestrijding van het witwassen van geld
JLL wil het risico dat onze activiteiten worden gebruikt door
witwassers minimaliseren en voorkomen dat terrorisme wordt
gefinancierd. Wij zullen voldoen aan alle toepasselijke anti-
witwaswetgeving en we zullen niet willens en wetens
zaken doen met iemand waarvan we vermoeden dat zij banden
hebben met criminele of terroristische activiteiten of die
onderworpen is aan toepasselijke handelssancties. We zullen
nooit willens en wetens deel te nemen aan een regeling om geld
wit te wassen, minder dan het volledige bedrag van een
contante transactie ingeven, of ten onrecht belastingen
ontduiken. Verder zullen we redelijke maatregelen treffen om
onze cliënten te leren kennen, om de mogelijkheid dat we
onbewust worden gebruikt om te helpen bij het witwassen van
geld te verminderen. We zullen geen "moedwillige
onwetendheid 'van het witwassen van geld langs onze zijde
tolereren.
Onroerend goed kan worden gebruikt als een middel om geld
wit te wassen. Geld wordt "witgewassen" om criminele
activiteiten te verhullen, zoals drugshandel, terroristische
activiteiten of illegale belastingontduiking. Het verhult de ware
bron van de fondsen, zodat zij vrij kunnen worden gebruikt. Een
witwasser kan bijvoorbeeld een eigendom kopen van een
coöperatie die een aankoopprijs overeenkomt die veel hoger is
dan de werkelijke marktwaarde, en het verschil "onder de tafel"
aanvaardt, zodat de witwasser de woning snel voor de
werkelijke waarde kan verkopen, zodat de opbrengsten van
misdrijven door een ogenschijnlijk legitieme verkoop worden
"witgewassen". Dit is slechts één voorbeeld en witwassen kan in
vele verschillende vormen voorkomen.
Als u een transactie ziet die er verdacht uitziet, meld dit dan aan
uw manager en één van onze Ethiek adviseurs.
Extra middelen: onze anti-witwassen intranetsite en Informatie
over onze anti-witwassen procedures
Veel gestelde vragen
Klik hier voor een aantal veelgestelde vragen met betrekking tot
onze verantwoordelijkheden met betrekking tot
Intellectuele eigendomsrechten
We zullen de intellectuele eigendomsrechten van anderen
respecteren. Dit betekent dat we geen:
Handelsmerken zonder vergunning of onbevoegde merken
zullen gebruiken voor onze activiteiten;
Patenten zullen gebruiken zonder toestemming;
Ongeautoriseerd auteursrechtelijk beschermd materiaal
zullen gebruiken;
Ongeautoriseerde software, met inbegrip van het
downloaden van de software voor persoonlijk gebruik op
bedrijfscomputers zullen gebruiken; of
Door derden beschermde informatie of bedrijfsgeheimen
zullen gebruiken.
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
27
Onze verantwoordelijkheid tegenover aandeelhouders
Door het handhaven van de hoogste normen van integriteit in onze zakelijke praktijken en het zorgvuldig selecteren van cliënten en anderen met wie wij zaken doen, zullen we bijdragen aan een eerlijke en concurrerende markt.
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
28
Het verkrijgen van de nodige interne goedkeuringen voor uw daden
U moet ervoor zorgen dat al uw activiteiten namens
het bedrijf naar behoren zijn gemachtigd via de juiste kanalen. We
hebben een aantal dwingende regels
met betrekking tot bevoegdheid namens het bedrijf en we laten het aan
onze individuele bedrijven en personeel over om te beslissen welke
aanvullende eisen zij willen vastleggen (bijvoorbeeld welke
goedkeuringen van een manager nodig zijn voor de verschillende
niveaus van de leveranciersbetalingen).
Wij eisen ook dat bepaalde goedkeuringen worden verkregen voordat
we beginnen zaken te doen in een land waar we nog niet eerder
operaties ondernamen. We doen dit zodat we ervoor kunnen zorgen
dat we voldoen aan de lokale eisen, onze medewerkers correct
opleiden en nagaan of voldoende maatregelen zijn genomen voor hun
persoonlijke veiligheid.
Extra middelen: ons beleid ten aanzien van algemene bevoegdheden
voor de organisatie, beleiden specifiek voor de groep, delegatie van de
uitvoerende macht, beheer van rechtspersonen die in een nieuw land
werken en de opening van een nieuw kantoor.
Het verkrijgen van contracten met cliënten en leveranciers
U dient al onze zakelijke afspraken met cliënten en leveranciers
schriftelijk vast te leggen, door middel van de geschikte contracten. U
dient er ook voor te zorgen dat onze contracten juist zijn ingevuld en op
passende wijze worden onderhouden als onderdeel van
onze zakelijke administratie.
Extra middelen: beleid ten aanzien van cliëntencontracten en
contracten site op het intranet waar u standaard contracten en andere
informatie over onze databases voor contracten kunt vinden
Voorkennis en effectenhandel
De wetten van de Verenigde Staten met betrekking tot
effectenhandel, die wereldwijd van toepassing zijn voor JLL, regelen de
verkoop en aankoop van effecten om beleggers te beschermen.
Hoewel onze Code in de eerste plaats de Amerikaanse wetgeving
weerspiegelt, hebben veel andere landen wetten met soortgelijke
doeleinden die van toepassing zijn op JLL medewerkers die in die
landen verblijven.
Het is een schending van zowel het JLL beleid en de
effectenwetgeving wanneer een werknemer onze effecten koopt of
verkoopt terwijl zij op de hoogte zijn van materiële niet-publieke
informatie. Informatie wordt beschouwd als "materieel" wanneer het het
besluit van een redelijke belegger om effecten te kopen, te verkopen of
te houden kan beïnvloeden. Bovendien is het een schending van
het JLL beleid en de effectenwetgeving wanneer een werknemer
deze materiële niet-publieke informatie aan andere personen (met
inbegrip van een echtgenoot en kinderen) geeft of aanbeveelt dat ze
onze effecten kopen of verkopen. Dit is het zogenaamde "tipping" en in
dergelijke gevallen kunnen beide personen aansprakelijk worden
gesteld. Hoewel dit beleid in de
eerste plaats is gericht op de
handel in JLL effecten, is het
evenzeer van toepassing met
betrekking tot effecten van
andere verstrekkende
instanties die onze cliënten of
leveranciers zijn, omdat u in
contact kunt komen met hun
informatie terwijl u met hen
werkt.
Informatie is niet-openbaar totdat we die op een manier dat het
algemeen beschikbaar maakt voor beleggers hebben vrijgegeven. Dat
doen we meestal door middel van een persbericht en het indienen van
de informatie in de VS. Effecten- en wisselbeurscommissie. Niet-
openbare informatie behoort niet tot de individuele bestuurders,
ambtenaren of andere medewerkers die deze informatie verwerken of
er anderszins van op de hoogte zijn; Het is daarentegen een
activum van JLL.
Leden van onze Raad van Bestuur en bepaalde functionarissen en
werknemers (die specifiek op de hoogte zullen worden gebracht) zijn
onderworpen aan bijkomende beperkingen op hun vermogen om
onze effecten te verhandelen. Dit weerspiegelt hun daadwerkelijke
toegang tot informatie, alsmede de publieke perceptie ten aanzien van
hun kennis van bepaalde zaken omwille van de functies die zij
bekleden binnen het bedrijf. Zij mogen geen JLL effecten kopen of
verkopen tijdens een "blackout periode" die zeven dagen voorafgaand
aan het einde van elk kalenderkwartaal begint
en eindigt op de tweede werkdag na de mededeling van de winst voor
elk kwartaal. Het algemene verbod op handel, wanneer men in het
bezit is van materiële niet-openbare informatie geldt natuurlijk ook altijd
voor hen.
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
29
Sommige van onze activiteiten, zoals LaSalle Investment
Management, kunnen extra beleiden hebben met
betrekking tot effecten (zoals lijsten van de openbare
effecten die de werknemers niet kunnen kopen) en/of
kunnen onderworpen zijn aan regelgeving in het kader van
aanvullende wetten met betrekking tot effecten in
verschillende landen die van toepassing zijn op
vermogensbeheerders of effectenmakelaars. Het is uw
verantwoordelijkheid te begrijpen of één daarvan op u van
toepassing is en hoe eraan kunt voldoen.
Iedereen die niet-openbare materiële informatie gebruikt
voor persoonlijk voordeel of dit aan anderen onthult
zonder geldig zakelijk doel schendt de belangen van JLL.
Civiele en strafrechtelijke sancties voor het overtreden van
deze wetten zijn ernstig, en ze kunnen aanzienlijke
boetes, evenals gevangenneming van werknemers die
onjuist hebben gehandeld met zich meebrengen.
Extra middelen: ons beleid ten aanzien van handel in de
effecten van de vennootschap met voorkennis en effecten
uitgegeven door cliënten en het LaSalle Investment
Management effectenbeleid.
Externe communicatie
Onze woordvoerders voor belangrijke zakelijke
aangelegenheden zijn beperkt tot onze voorzitter, Chief
Executive Officer, Chief Financial Officer en de andere
personen die specifiek worden aangesteld door één van
de agenten. Niemand anders kan reageren op vragen van
de media of iemand buiten het bedrijf over belangrijke
zakelijke aangelegenheden. U dient deze vragen door te
geven aan de Chief Marketing and Communications
Officer of aan één van zijn of haar aangestelde personen,
die dan zal beslissen hoe het bedrijf zal reageren. Onze
Code verbiedt personen tot communicaties vereist door de
wet of een gerechtelijk bevel.
Om ons te verzekeren van consistente en
conforme persberichten, zijn enkel de afdeling Corporate
Communications
in Chicago en haar vertegenwoordigers in andere
kantoren verantwoordelijk voor de afgifte van
persberichten over belangrijke zakelijke
aangelegenheden. Als een medewerker van JLL
informatie die als significant wordt beschouwd onthult,
zullen we nazien of het nodig is een persbericht uit te
geven om de volledige naleving van de openbaarmaking
te verzekeren. Persberichten en andere openbare
mededelingen met betrekking tot andere ontwikkelingen
binnen het bedrijf moet worden goedgekeurd door lokale
of bedrijfsspecifieke marketing en public relations
contactpersonen. Het bedrijf heeft een aantal beleidslijnen
die van toepassing zijn op de communicatie in het geval
van een zakelijke crisissituatie.
Extra middelen: ons beleid ten aanzien van vereisten
voor de openbaarmaking van belangrijke bedrijfsinformatie
(met inbegrip van voorbeelden van de types van niet-
openbare informatie, die onder de effectenwetgeving
wordt beschouwd als "materieel"), voor informatie op onze
openbare website het verspreiden strategisch onderzoek
aan cliënten, en crisiscommunicatie.
Persoonlijke belangenconflicten; beleid tegen het aannemen van steekpenningen
Een "belangenconflict" doet zich voor wanneer persoonlijk
belang van een individu de belangen van het bedrijf als
een geheel tegengaat. Een conflictsituatie kan zich
voordoen wanneer een werknemer, ambtenaar of
directeur acties onderneemt of persoonlijke belangen
heeft die het moeilijk maken om zijn of haar taken binnen
het bedrijf objectief en effectief uit te voeren.
Belangenconflicten ontstaan ook wanneer een werknemer,
ambtenaar of directeur, of een lid van zijn of haar familie,
ongepaste persoonlijke voordelen ontvangt als gevolg van
zijn of haar positie in het bedrijf.
Geen van onze werknemers, functionarissen of
directeuren kunnen concurreren met JLL bedrijven of JLL
transacties namens één van onze bedrijven
laten beïnvloeden, of lijken te worden beïnvloed door
persoonlijke of familiale belangen. Uitzonderingen kunnen
alleen worden gemaakt na volledige openbaarmaking aan
een Ethiek adviseur en schriftelijke toestemming.
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
30
Voorbeelden van belangenconflicten tussen een
werknemer en JLL die openbaar moeten worden gemaakt
en op voorhand goedgekeurd dienen te worden omvatten,
maar zijn niet beperkt tot:
Persoonlijke belangen bij een transactie met JLL
of een transactie waarbij JLL betrokken is namens
een cliënt.
Een aanzienlijk percentage in eigendom of andere
zakelijke belangen (met inbegrip van werkgelegenheid
of bestuurslidmaatschap) hebben bij een concurrent,
leverancier of cliënt van JLL of een organisatie die
zaken doet of wil doen met JLL. Dit betekent dat het
bedrag van de rente u een aanzienlijke invloed geeft
bij die andere entiteit. Echter, een investering van wat
een relatief grote hoeveelheid geld kan zijn, die slechts
een onbeduidend percentage van het totale belang
vertegenwoordigt, is niet in strijd met de Code. Dus,
bijvoorbeeld, als u eigenaar bent van een persoonlijke
investering in een grote openbare vennootschap zoals
IBM, die toevallig ook zaken doet met JLL, maar waar
uw persoonlijke investering slechts een gering totaal
aandeelhoudersbelang in IBM vertegenwoordigt, is
geen probleem.
Investeringen in een onderneming waarin JLL een
belang heeft of zou kunnen hebben, of een belang in
onroerend goed verwerven (zoals onroerend goed,
effecten of andere eigenschappen) waarin JLL een
belang heeft of zou kunnen hebben. Co-investeringen
die worden gemaakt in het kader van
bedrijfsprogramma's die van tijd tot tijd beschikbaar
worden gemaakt voor een bepaalde klasse van
werknemers of bestuurders zodat ze in lijn komen te
staan met de firma's zakelijke belangen, hebben geen
aanvullende goedkeuringen nodig onder onze Code.
Een geschenk, gunst, lening, bijzondere dienst,
betaling of speciale behandeling van welke aard dan
ook ontvangen van een persoon of organisatie die
zaken doet of wil doen met JLL, met inbegrip van
leveranciers en onderaannemers, of die concurreert
met JLL. We kunnen alleen een uitzondering maken
wanneer al het volgende van toepassing is:
– Het stemt overeen met goede zakelijke praktijken.
– Het kan in alle redelijkheid niet worden aanzien als
een bedrijf stimulans of steekpenning voor het
bedrijf.
– Het is van kleine of nominale waarde binnen de
toepasselijke markt. In de VS, bijvoorbeeld,
betekent dat ongeveer US $ 100 of minder).
– Openbaarmaking van de transactie zal JLL niet in
verlegenheid brengen.
Het geven van een geschenk, gunst, lening, bijzondere
dienst, betaling of speciale behandeling van welke
aard dan ook met de bedoeling om een persoon,
bedrijf of overheidsfunctionaris op ongepaste wijze
beïnvloeden om te handelen op een manier die JLL of
u individueel een oneerlijk voordeel geeft.
Waar sprake is van een potentieel belangenconflict,
moet dit eerst worden goedgekeurd door uw manager en
meegedeeld aan een Ethiek adviseur. De goedkeuring van
het Nominating and Governance Comité van de Raad van
Bestuur, de Chief Executive Officer of een van de
regionale Chief Executive Officers kan in bepaalde
gevallen ook vereist zijn zoals hieronder
uiteengezet onder "Naleving van de New York Stock
Exchange ondernemingsgedrag vereisten-
vrijstellingen van de Code. " Er kunnen gevallen zijn
waarin toestemming wordt verleend, omdat we denken dat
de voorgenomen transactie, na volledige openbaarmaking
en onderzoek ten gronde, gunstig is voor de onderneming
en/of haar cliënten en daarom wenselijk is vanuit een
zakelijk perspectief.
Extra middelen: toolkit voor manager voor
trainingsmateriaal over hoe omkoping te identificeren en te
voorkomen en de intranet pagina over omkoping. Zie ook
"De verantwoordelijkheden van de markt-
aankoop praktijken; verbod op het aannemen van
geschenken of steekpenningen" hierboven.
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
31
Misbruik van zakelijke kansen
Een verwante vorm van belangenconflict is misbruik van zakelijke
kansen. Het is verboden voor onze medewerkers, managers en
directeuren om persoonlijk gebruik te maken van kansen die ze kunnen
ontdekken door het gebruik van bedrijfseigendom, informatie of positie,
of als onderdeel
van reguliere taken van het individu ten behoeve van de onderneming.
Onze medewerkers, leidinggevenden en directeuren hebben de plicht
om de legitieme belangen van de onderneming te bevorderen wanneer
de gelegenheid zich voordoet; Daarom mogen zij
geen bedrijfseigendommen, informatie of hun positie voor persoonlijk
gewin gebruiken.
Persoonlijke activiteiten
JLL werknemers mogen niet deelnemen aan externe activiteiten die
een negatieve invloed op de uitvoering van hun taken voor het bedrijf
kunnen hebben, of op andere wijze een ongunstige invloed kunnen
hebben op de zaken, uitstraling of reputatie van JLL. Net als in onze
zakelijke activiteiten, dienen onze persoonlijke activiteiten worden
uitgevoerd met de grootst mogelijke integriteit, omdat openbaarmaking
van hoe we persoonlijke activiteiten uitvoeren of onze persoonlijke
financiële of fiscale zaken regelen een negatieve invloed kan hebben
op de zakelijke reputatie van het bedrijf.
Het bedrijf behoudt zich het recht voor om de tewerkstelling van iemand
waarvan redelijkerwijs kan worden verwacht dat hun persoonlijke
gedrag de onderneming in verlegenheid zal brengen of een negatieve
invloed zal hebben op de relatie van het bedrijf met haar cliënten,
medewerkers, aandeelhouders en andere belanghebbenden te
beëindigen.
Leningen aan werknemers, functionarissen en directeuren
We onderzoeken alle zeldzame situaties waarin we overwegen
persoonlijke leningen te verstrekken, of persoonlijke verbintenissen van
werknemers te garanderen zorgvuldig, om er zeker van te zijn dat ze
een geldig zakelijk doel hebben en niet in strijd zijn met onze
verplichtingen aan onze cliënten en aandeelhouders.
In sommige gevallen worden de leningen aan de leden van de raad van
bestuur van het bedrijf of bepaalde uitvoerende functionarissen
verboden door de Amerikaanse Sarbanes-Oxley Act van 2002. Daarom
moet elk voorstel voor een lening of een persoonlijke garantie aan een
lid van de Raad van Bestuur of aan een executive officer door onze
Chief Global Ethiek adviseur worden goedgekeurd. Voorgestelde
leningen of garanties aan een andere werknemer moeten worden
goedgekeurd door één van onze Ethiek adviseurs.
Extra middelen: beleid ten aanzien van werknemersleningen
Dienen als een functionaris of directeur van een niet-gelieerde onderneming
Er zijn situaties waarin het bedrijf er voordeel van kan hebben als u
dienst doet als een functionaris of als lid van de raad van bestuur van
een ander bedrijf of een branchevereniging, subcommissie of
educatieve/'best practices' groep, maar er zijn ook situaties waarin een
dergelijke activiteit belangrijke conflicten kunnen veroorzaken voor u
persoonlijk en voor ons bedrijf. Daarom hebben we een apart beleid ten
aanzien van de omstandigheden waaronder u zal worden toegestaan
om te dienen als een functionaris of een directeur van een niet-
gelieerde onderneming of vereniging. U dient het beleid na te lezen en
één van onze Ethiek adviseurs te raadplegen voordat u een dergelijke
positie accepteert om ervoor te zorgen dat u intern de juiste stappen
intern hebt genomen.
Extra middelen: beleid met betrekking tot functionaris- en
directiefuncties
VR
AA
G
Ik ben gevraagd om toe te treden tot de Raad
van Bestuur
van een klein bedrijf. Ik verwacht niet dat dit
een aanzienlijke hoeveelheid
tijd in beslag zal nemen en het bedrijf is
geen concurrent of potentiële klant van JLL.
Is dit aanvaardbaar?
Dat is mogelijk. U moet contact opnemen met
één van onze Ethiek adviseurs en verdere
details van uw situatie voorleggen voor een
uitvoerig antwoord.
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
32
Niet in diskrediet brengen
Terwijl u in dienst bent van het bedrijf, bent u verplicht om de
onderneming loyaal ondersteunen. Het is dan ook niet passend dat u
aanzienlijke vrijwillige of nodeloos negatieve opmerkingen maakt over
het bedrijf, of op hoe dan ook de reputatie van het bedrijf in diskrediet
brengt, tegenover iemand buiten het bedrijf. U mag nooit informatie
lekken naar de media of negatieve opmerkingen maken over de
elektronische message boards, in chatrooms of in e-mails of andere
vormen van sociale media. Als het bedrijf schade oploopt, kan het
wettelijk mogelijk zijn om van een internet service provider de naam
van de persoon die ongepaste informatie verstrekt heeft te verkrijgen.
Dit betekent natuurlijk niet dat u geen opbouwende kritiek kunt geven
binnen het bedrijf voor geldige zakelijke doeleinden of om de
onderneming te verbeteren, of dat u geen eerlijke mening, zelfs als die
negatief is, kunt verstrekken aan derden wanneer dit door de wet
vereist is , zoals in het geval van een rechtszaak of een
overheidsonderzoek. U dient een vraag van een overheid of rechterlijke
instantie altijd naar waarheid en te goeder trouw te beantwoorden.
Bescherming van JLL-informatie, ideeën en intellectuele eigendom
Informatie, intellectuele eigendom en innovatieve ideeën
zijn waardevolle activa van JLL. We moeten deze concrete activa
identificeren, beheren en beschermen, aangezien hun bekendmaking
aan concurrenten het concurrentievoordeel van het bedrijf kunnen
schaden en daarom schadelijk kunnen zijn voor onze zaken. Informatie
van het bedrijf die vertrouwelijk en anderszins niet publiekelijk
beschikbaar is, en die moet worden beschermd tegen misbruik, omvat:
Verwervings- en afstotingsplannen;
Interne financiële informatie;
Propriëtaire technologie en software;
Eigen onderzoek en gegevens;
Cliënteninformatie, met inbegrip van prijsinformatie, winst- en
verliesmodellen, mogelijke toekomstige cliënten,
offerteaanvragen en juridische documentatie;
Cliëntenlijsten en portfolio- en vastgoedinformatie
Informatie en databases van cliënten;
Bedrijfsstrategieën en modellen;
Nieuwe productontwikkeling en marketing concepten;
Personeelsbestanden;
Persoonlijke gegevens;
Compensaties en beloningsregelingen voor werknemers;
Strategieën voor en informatie over geschillen;
Processen, bedrijfsgeheimen, zakelijke know-how en best
practices die bedoeld zijn om concurrentievoordelen te bieden;
Risicobeheer en verzekeringsinformatie; en
Vertrouwelijke informatie die we bijhouden namens
onze cliënten.
Het is aangewezen om alleen vertrouwelijke informatie van het bedrijf
bekend te maken wanneer dat nodig is voor geldige zakelijke
doeleinden of wanneer we wettelijk verplicht zijn om dit te doen in
het geval van een rechtszaak of een overheidsonderzoek. Zelfs
wanneer u vertrouwelijke informatie doorgeeft voor een geldige
zakelijke reden, moet u ervoor zorgen dat u de geldende
privacywetgeving niet schendt en het is meestal een goed idee om de
informatie te beschermen door gebruik te maken van een
geheimhoudingsovereenkomst, encryptie of andere
veiligheidsmaatregelen, en anderszins de openbaarmaking zo veel
mogelijk te beperken.
In het geval dat u het bedrijf verlaat, hebt u een blijvende verplichting
om de vertrouwelijke informatie die u hebt verkregen terwijl u werkzaam
was bij bedrijf niet te gebruiken om cliënten of werknemers bij het
bedrijf weg te lokken. Als u dit doet, kunnen u (en uw volgende
werkgever) aansprakelijk zijn tegenover het bedrijf voor de schade die
dit tot gevolg heeft. Daarnaast zijn er wetten die de diefstal
van handelsgeheimen hebben gecriminaliseerd en aanzienlijke boetes
voor bedrijven en gevangenisstraffen voor de verantwoordelijke
personen tot gevolg hebben.
Extra middelen: ons beleid ten aanzien van intellectueel eigendom,
vertrouwelijke informatie en procedures die dienen te worden gevolgd
in het geval van een inbreuk op de informatiebeveiliging (bijvoorbeeld
ten gevolge van een verloren of gestolen laptop)
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
33
Behandeling van ons merk
De merknamen Jones Lang LaSalle, JLL en LaSalle, merkidentiteit
en logo (en andere dienstverlenersmerken die we aannemen om
onze bedrijven te identificeren) zijn krachtige en waardevolle activa
die ons onderscheiden van onze concurrenten. Onze woorden en
daden als JLL-personeel, en de zakelijke beslissingen die we
maken, moeten onze naam, merkidentiteit, merkpositionering en
persoonlijkheid ondersteunen en bevorderen. We gaan naar de
markt met een wereldwijd merk (en bepaalde sub-merken zoals
LaSalle en Tetris), en we moeten de naam en het merk
JLL wereldwijd consistent behandelen in al onze activiteiten en
transacties. We mogen nooit enig recht om onze naam of merk te
gebruiken toekennen aan derden, behalve met de nodige
goedkeuringen, juridische toetsing en naleving van ons beleid
betreffende naamgeving en merk.
U dient misbruik ons merk dat u opmerkt, zowel binnen als buiten
het bedrijf, te rapporteren aan onze Ethiek adviseurs.
Extra middelen: hoofdmerk principes
Voorafgaande verplichtingen voor tewerkstelling
Wij respecteren de voortdurende verplichtingen die nieuwe en
toekomstige medewerkers van JLL hebben met hun vorige
werkgever. Dit kan beperkingen op het gebruik of de
openbaarmaking van vertrouwelijke of geheime informatie en
beperkingen op de diensten van de nieuwe werknemer inhouden.
Wij verwachten van al onze werknemers dat ze hun contractuele,
vertrouwelijkheid en fiduciaire verplichtingen tegenover hun vorige
werkgevers handhaven en JLL onmiddellijk op de hoogte brengen
wanneer zij gebonden zijn door dergelijke beperkingen. Als
voorwaarde om voor ons te werken, moeten nieuwe werknemers
alle belemmeringen voor de taken
waarvoor JLL hen heeft ingehuurd wegnemen. We verwachten ook
dat onze managers nieuwe medewerkers informeren over ons
beleid en het afdwingen.
Extra middelen: beleid ten aanzien van het inhuren van
concurrenten
VR
AA
G
Eén van de managers van een goede cliënt heeft me gevraagd het team van zijn dochter te ondersteunen. Kan ik $ 250 bijdragen aan het team en de kosten aangeven op mijn onkostennota als zakelijk entertainment voor de klant?
Nee. De bijdrage foutief voorstellen op uw
onkostennota schendt het beleid van de
onderneming dat een nauwkeurige en volledige
bedrijfsadministratie vereist. Als u met uw
manager praat, zijn er misschien een aantal open
en legitieme manieren, met een geldig zakelijk
doel, om bij te dragen zonder dat te verdoezelen.
Bijvoorbeeld, misschien kan het eigen bedrijf van
de manager ook iets dragen, en misschien kan
het team onze beide bedrijfsnamen als zakelijke
partners in hun sportprogramma's of op hun
truitjes opnemen.
Onderhoud van volledige en nauwkeurige administratie en openbare bekendmakingen
We hebben allemaal de verantwoordelijkheid om volledige en
nauwkeurige administratie, met inbegrip van gegevens met
betrekking tot onze cliënten te handhaven. U mag geen valse,
misleidende of kunstmatige gegevens ingeven in de boeken en
documenten van JLL of de boeken of documenten die we
bijhouden voor cliënten. Het bedrijf mag geen fondsen of
activa handhaven voor illegale of ongepaste doeleinden. Alle activa,
passiva en transacties moet nauwkeurig en volledig worden
gedocumenteerd en vastgelegd in de boekhouding van het bedrijf.
JLL werknemers die verantwoordelijk zijn voor het creëren van de
facturen voor cliënten of een andere derde partij dienen dit met de
grootst mogelijke zorg te doen, om nauwkeurige facturen die zijn
gebaseerd op volledige informatie voor te bereiden die de
onderliggende contractuele afspraken weerspiegelen.
Alle medewerkers die zich bezighouden met openbare
bekendmakingen namens de onderneming moeten pogen onze
informatie, met inbegrip van de informatie die we indienen bij de
Amerikaanse Securities and Exchange Commissie, volledig, eerlijk,
accuraat en tijdig openbaar te maken.
Extra middelen: klachtenprocedures over boekhoudkundige
onregelmatigheden,advocaat rapportageprocedures, en
Risicobeheer Richtlijn 39 - Functies die betrekking hebben tot
financiën
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
34
Financiële integriteit en rapportage
JLL vereist de naleving van algemeen aanvaarde boekhoudprincipes
en van onze eigen interne boekhouding en audit controles. U dient de
boekhouding en financiële administratie, evenals verslagen van die
dossiers, te handhaven en te presenteren in overeenstemming met de
wetten van alle van toepassing zijnde rechtsgebieden. Deze verslagen
en rapporten moeten nauwkeurig en correct de activa, passiva,
inkomsten en uitgaven van het bedrijf weergeven.
Tijd en kosten rapportage; bedrijfscreditcards
U bent verantwoordelijk voor het indienen van een tijdige, juiste en
volledige tijd- en onkostennota's. U moet voldoen aan ons beleid en de
rapportagemiddelen en -vormen van elk land gebruiken. Als u verplicht
bent om tijdkaarten in te dienen, moeten deze nauwkeurig de werkelijke
tijd dat u aan het werk was weergeven. U mag nooit een tijdkaart
voor iemand anders die niet correct is voltooien.
Als u een bedrijfscreditcard (met inbegrip eender welke vorm van een
aankoopkaart ten behoeve van cliënten) gebruikt, mag u die
alleen gebruiken voor geldige zakelijke uitgaven en niet voor
persoonlijk kosten, behalve in incidentele gevallen waar
dit redelijkerwijs noodzakelijk of wenselijk is in verband met
zakenreizen (bijvoorbeeld voor bijkomende kosten in een hotel waar u
het bedrijf later voor kunt vergoeden). Als u per ongeluk persoonlijke
kosten op een bedrijfscreditcard aanrekent, dient u het bedrijf hiervoor
te vergoeden.
Het verstandig besteden van het geld van onze aandeelhouders
U dient er altijd rekening mee te houden dat als u geld uitgeeft voor het
bedrijf, dat het geld van onze aandeelhouders is,
niet het uwe. Daarom moet u
dezelfde standaard van zorg toepassen
wanneer u geld uitgeeft voor het bedrijf
zoals een redelijk persoon zou doen met zijn of
haar eigen geld.
U dient altijd te overwegen of een redelijke aandeelhouder het
ermee eens zou zijn dat een bepaalde uitgave
wordt gemaakt voor een geldig zakelijk doel dat de missie van ons
bedrijf ten goede komt. Het verspillen van geld van het bedrijf,
of er onzorgvuldig mee omgaan, is onethisch.
Cyberveiligheid
U moet altijd de inspanningen van het bedrijf om de eigen IT-platformen
en systemen, alsmede die van cliënten en leveranciers waarmee we in
contact veilig te stellen ondersteunen tijdens de normale uitoefening
van onze activiteiten. Dit houdt in dat u het beleid en de procedures die
door onze Information Technology Group, onder meer met betrekking
tot het delen van wachtwoorden, het beheer van laptops, mobiele
telefoons en opslagmedia, verantwoord gebruik van e-mail, en
bescherming tegen datalekken dient te begrijpen en na te leven.
Ontvangst van juridische documenten; rapportage en het beheer van rechtszaken
Als u een juridisch document ontvangt, vereist dit onmiddellijke
aandacht. Stel onmiddellijk uw lokaal juridische team op de hoogte en
stuur hen het document snel door.
Aanspraken of dreigingen van cliënten of andere partijen tegenover
JLL, zelfs als deze niet in juridische documenten staan, moeten op
dezelfde manier worden behandeld. U mag geen daadwerkelijke of
potentiële rechtszaken of geschillen beheren zonder de betrokkenheid
van een van de advocaten van ons juridische team.
Extra middelen: beleid over de rapportage van feitelijke of potentiële
rechtszaken
Verantwoordelijkheid tegenover Aandeelhouders
JLL Ethics Helpline: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
35
Het bewaren van documenten
U dient de bedrijfsadministratie (dit omvat zowel fysieke
documenten als documenten
en e-mails die elektronisch worden opgeslagen)
handhaven in overeenstemming met de geldende wetten
en het eigen beleid van het bedrijf over het bewaren van
documenten die op u van toepassing zijn en die
beschikbaar zijn via het beleidsportaal op het intranet van
het bedrijf. Mails en andere documenten (zowel in fysieke
als elektronische vorm) die niet noodzakelijk zijn om een
transactie van ons bedrijf vast te leggen worden niet
beschouwd als bedrijfsgegevens en moeten in het
algemeen worden verwijderd of vernietigd in plaats van
opgeslagen.
U mag nooit willens en wetens bedrijfsadministratie
vernietigen die betrekking kan hebben op een lopende
rechtszaak of een overheidsonderzoek, of als de
raadsman van het bedrijf u heeft verteld dat u bepaalde
documenten als onderdeel van een "legal hold" vereiste
dient te behouden.
Extra middelen: beleid voor het bewaren van documenten
Veel gestelde vragen
Klik hier voor een aantal veelgestelde vragen met
betrekking tot onze verantwoordelijkheden tegenover
aandeelhouders.
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
36
Onze verantwoordelijkheid tegenover gemeenschappen
Onze bedrijfsactiviteiten omvatten de hele wereld, van de grootste steden tot kleinere lokale markten. In alle locaties dient alles in het werk te worden gesteld om de gemeenschappen waarin wij werken te verbeteren.
Verantwoordelijkheid tegenover Gemeenschappen
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
37
Wereldwijde betrekkingen
JLL erkent haar verantwoordelijkheid voor de belangen van de
landen waar wij zaken doen. We houden onszelf verantwoordelijk
voor de sociale, milieu en financiële impact van onze activiteiten, en
we zullen er altijd naar streven om een goede zakelijke burger te
zijn op plaatsen waar onze mensen wonen en werken. Alles wat we
vandaag doen, moet bijdragen aan het Bouwen aan een Betere
Toekomst. Onze inspanningen op dit gebied zijn terug te vinden in
ons jaarlijkse Mondiale Duurzaamheid Rapport dat we jaarlijks
publiceren en handhaven op onze website.
Het minimaliseren van de milieueffecten
Als onderdeel van onze inzet voor het bouwen voor een betere
toekomst, zijn we toegewijd aan het verminderen van de milieu-
impact van onze werkplekken. Voor onze cliënten en onszelf, zullen
we beslissingen integreren en nemen op basis van
toonaangevende duurzame praktijken toegepast in de hele
levenscyclus van onroerend goed. Dit houdt het verminderen
van energieverbruik en het gebruik van hulpbronnen, het
minimaliseren van de productie van afval en zo efficiënt mogelijk
werken in.
Wij zullen voldoen aan de geldende
milieuwetten en -regelgeving waar deze
betrekking hebben op onze activiteiten
en die van onze cliënten. We zullen
zorgvuldig de juiste procedures
gebruiken met betrekking tot de
behandeling en verwijdering van gevaarlijk en bio-gevaarlijk afval.
Om te voldoen aan deze wetten en regels, moeten we begrijpen
hoe onze activiteiten invloed hebben op het milieu. Daarom moet u
zich aan alle eisen voor de correcte afhandeling van gevaarlijke
materialen houden en onmiddellijk meerderen op de hoogte stellen
van elke situatie met betrekking tot de lozing van een gevaarlijke
stof, onjuiste verwijdering of een andere situatie die schadelijk voor
het milieu zou kunnen zijn.
Gemeenschapsdienst
JLL en haar werknemers bieden royale financiële en andere steun
aan tal van waardevolle gemeenschapsprogramma's. U bent vrij
om de liefdadige en politieke organisaties en doelen van
gemeenschappen van uw keuze als individu te steunen zolang u
niet uw standpunten en acties vertegenwoordigt als die van JLL.
Wanneer u uw gemeenschapsdienst uitvoert, mag u geen enkele
vertrouwelijke of geheime handelsinformatie van JLL, haar cliënten
of leveranciers te gebruiken. Uw externe activiteiten mogen niet
interfereren met uw prestaties op het werk. Geen enkele
werknemer van JLL kan een andere werknemer dwingen een doel
dat in strijd is met hun persoonlijke overtuiging te ondersteunen of
bij te dragen aan politieke, godsdienstige of liefdadige doelen of
deze te ondersteunen. U dient ook contact op te nemen met het
Corporate Communications team voor het maken van een
openbare verklaringen in het kader van een gemeenschapsdienst.
Er kunnen situaties zijn waarin we u
toelaten om de tijd van het bedrijf te geruiken om liefdadige doelen
of gemeenschapsdiensten te ondersteunen. U dient dit te
bespreken met uw manager, wiens goedkeuring u op voorhand
dient te verkrijgen.
Politieke bijdragen door bedrijven
Bijdragen door bedrijven aan politieke partijen, kandidaten of
doelen kunnen specifiek onderhevig zijn aan de wetten van de
landen en de lokale jurisdicties waar wij zaken doen. U mag geen
bijdragen maken aan politieke partijen, kandidaten of doelen in de
naam van JLL, omdat dit per ongeluk kan veroorzaken dat het
bedrijf deze wetten overtreedt, wat zware straffen met zich mee kan
brengen, of het bedrijf in verlegenheid kan brengen, of haar cliënten
kan grieven. U dient ervoor te zorgen dat alle politieke bijdragen die
u voorstelt in naam van JLL en waarin u betrokken bent worden
gemaakt met de nodige interne goedkeuringen op hoog niveau en
met een juridische beoordeling, een geldig zakelijk doel en
worden gemaakt in overeenstemming met de geldende wetten .
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
38
Individuele politieke bijdragen
JLL respecteert de rechten van onze werknemers op vrije
meningsuiting en laat individuele bijdragen aan politieke doelen of
campagnes toe. Een belangrijke uitzondering hierop is echter dat u
nooit persoonlijke politieke bijdragen mag maken die invloed
kunnen hebben op een JLL contract aangezien er bijvoorbeeld
wetten zijn in sommige Amerikaanse staten die JLL kunnen
verbieden contracten aan te gaan met een overheidsinstantie als
een JLL functionaris een bijdrage heeft gemaakt aan de gouverneur
van die staat. Deze wetten zijn complex en niet intuïtief, zodat
officieren van een hoog niveau binnen het bedrijf moeten
overleggen met een Ethiek adviseur alvorens een persoonlijke
politieke bijdrage te maken.
Extra middelen: Risicobeheer Richtlijn 23 - Politieke bijdragen
Verantwoorde Behandeling van Dieren
Als onderdeel van het engagement deel te nemen aan
programma's die het welzijn van burgers wil verbeteren,
heeft JLL zich tot doel gesteld de verantwoorde behandeling van
dieren in alle opzichten te verzekeren,
en dit in de infrastructuren waarin
JLL zelf werkzaam is, alsook in de
detailhandel, kantoren, en alle andere
onderdelen die JLL voor cliënten
beheert. Het is JLL's beleid om
uitstalling, gebruik en/of verkoop van
dieren op alle JLL's eigendommen te vermijden. Wanneer voor
geldige redenen dieren zijn betrokken op één van dergelijke
eigendommen, moeten zij op humane wijze worden behandeld en
in overeenstemming met de toepasselijke regelgeving voor
dierenwelzijn Neem voor aanvullende informatie in specifieke
omstandigheden contact op met één van onze Ethiek adviseurs.
Steunbetuiging voor de Londense Anti-Corruption Summit
In 2016 was de Britse premier David Cameron gastheer voor een
belangrijke internationale anti-corruptie-top in Londen. Samen met
andere toonaangevende bedrijven in de vastgoedsector en als
onderdeel van haar inzet voor de wereldwijde gemeenschap waarin
zij actief is, ondertekende JLL de volgende steunbetuiging:
"Onze organisaties spelen een belangrijke rol in de
wereldeconomie en de werking van de markten voor investeringen
en onroerende goederen van de wereld. Als aanbieders van
professionele diensten, zijn we trots op de rol die we spelen om the
helpen het vertrouwen in de samenleving te versterken, en we
erkennen onze verantwoordelijkheid om ons werk met
inachtneming van het openbaar belang uit te voeren.
We betreuren de schade die de sociale vooruitgang en
economische ontwikkeling heeft opgelopen door corruptie. We zijn
vastbesloten om onze rol te spelen bij de inspanningen om te
voorkomen dat de opbrengsten van criminaliteit en corruptie
in legitieme kapitaal- en beleggingsmarkten terechtkomen; het
belang van deze uitdaging is nooit duidelijker geweest.
Wij streven ernaar om te voldoen aan alle nationale wetten en
regels voor de bestrijding van corruptie en het witwassen van geld
waar we ook werken en om de principes van een globale aanpak
toe te passen wanneer we werken in de kleinere markten waar de
regelgeving minder ontwikkeld is. We blijven onze aanpak
ontwikkelen terwijl we leren uit ervaring, en werken hierbij op drie
fronten: systemen, onderwijs en cultuur.
We zullen deugdelijke procedures handhaven wanneer we
nieuwe cliënten aannemen, in overeenstemming met onze
juridische, wettelijke en professionele verplichtingen, en zullen
investeren in efficiënte systemen om deze te ondersteunen.
We zullen prioriteit geven aan onderwijs en opleidingen, en het
bredere werk van onze beroepsorganisaties, de bouw van het
bewustzijn van de schade die wordt veroorzaakt door corruptie
en de manieren waarop anderen kunnen proberen onze
professionele diensten te gebruiken om geld wit te wassen
blijven ondersteunen.
Bovenal zullen we een cultuur bevorderen binnen onze
zakelijke ondernemingen die weigert om corruptie in eender
welke vorm te tolereren.
Algemener ondersteunen we de voortdurende inspanningen van de
G20 en anderen om corruptie en het witwassen van geld aan te
pakken, en om rechtsgebieden in de hele wereld aan te moedigen
wetten en regelgevingen die in overeenstemming zijn met
wereldwijd overeengekomen richtlijnen op dit gebied, zoals die van
de Financial Action Task Force en de OESO te adopteren.
We stellen nu voor dat onze bedrijven samenwerken om ervaringen
te delen, de codificatie van goede praktijken te bevorderen, en hun
werk in overleg met de overheid, toezichthouders
en beroepsorganisaties te ondersteunen om
de praktische beperkingen van het bredere systeem dat we
momenteel werken aan te pakken. "
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
39
Rapportage en ondernemingsbestuur
Onze Code is ontworpen om interactief te zijn en onze mensen eenvoudige, toegankelijke en intuïtieve mogelijkheden te
bieden voor het melden van mogelijke schendingen. Onze code voldoet aan of overtreft de vereisten van de NYSE voor
gedragscodes, en we hebben een strikt geen-vergeldingsbeleid zodat medewerkers er zeker van kunnen zijn dat ze de
volledige steun van het bedrijf hebben als ze onethisch gedrag melden.
Rapportage en Ondernemingsbestuur
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
40
Hoe een schending of mogelijke schending van onze
code melden
Als u betrokken was bij een mogelijke schending van onze gedragscode, of als u een mogelijke schending van onze
Code zag of erover hoorde, raden we u ten zeerste aan om dit direct te melden. Wij eisen dit van werknemers op
functionaris-niveau. Iedereen moet ook volledig en naar waarheid meewerken bij het onderzoek dat het bedrijf voert,
en indien dit niet gebeurt kan dit een reden zijn voor disciplinaire maatregelen, zoals de beëindiging van het
dienstverband.
U kunt een overtreding of een mogelijke overtreding op één van de volgende manieren melden:
We hebben een Chief Global Ethiek adviseur en regionale Ethiek adviseurs aangewezen. U dient
rechtstreeks contact op te nemen met één van onze Ethiek adviseurs voor eventuele vragen met
betrekking tot onze Code of om overtredingen of mogelijke overtredingen te melden. U vindt de huidge
contactgegevens op de Ethics Everywhere-site op het intranet van het bedrijf.
U kunt onze internationale ethische hulplijn (+1 877 540 5066) bellen om eventuele problemen te melden
of vragen te stellen in verband met de Code. Onze ethische hulplijn wordt bemand door medewerkers van
een onafhankelijke dienstverlener, Navex Global Compliance Services Inc. Onze ethische hulplijn is 24 uur
per dag, 365 dagen per jaar beschikbaar, en biedt personeel dat één van de belangrijkste talen spreekt.
Wanneer u onze hulplijn belt, zal een medewerker van Navex alle informatie die u opgeeft noteren en die
informatie naar de Chief Global Ethiek adviseur en ten minste één andere Ethiek adviseur sturen. Indien u
anoniem wenst te blijven, ontvangt u een resolutienummer, Global Compliance zal uw probleem
doorsturen naar de Chief Global Ethiek adviseur en u zult worden gevraagd om terug te bellen op een later
tijdstip om de resolutie te bespreken en/of de kwestie verder te bespreken.
U kunt een schriftelijk rapport ingeven op www.jllethicsreports.com. U kunt het rapport in eender welke taal
maken en het blijft anoniem als u dat wenst, aangezien de website wordt onderhouden door Navex, die ons
het e-mailadres van de verzender niet zal doorgeven. Uw verslag zal naar de Chief Global Ethiek adviseur
en ten minste één andere Ethiek adviseur worden gestuurd.
Als u een anonieme melding wil maken, houd er dan rekening mee dat het moeilijk is voor ons om een situatie
grondig te onderzoeken zonder voldoende feiten; geef ons dus zo veel informatie als u kunt aangezien dit ons beter
in staat stelt de zaak te begrijpen en met succes op te lossen. Als u betrokken was bij een mogelijke schending van
onze Code, zal uw beslissing om dit kenbaar te maken aan het bedrijf en uw medewerking bij het oplossen van de
zaak in aanmerking worden genomen terwijl we de zaak te onderzoeken. Elk rapport dat we ontvangen zal worden
onderzocht door één van onze Ethiek adviseurs.
1
2
3
Rapportage en Ondernemingsbestuur
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
39
Grenzen aan vertrouwelijkheid Het bedrijf begrijpt dat er gevallen zijn wanneer u
wenst dat uw bezorgdheid over onze Code anoniem
of vertrouwelijk blijft. Voor zover mogelijk zal het
bedrijf rapporten als vertrouwelijk behandelen.
Als u uzelf niet identificeert, is het bedrijf misschien
niet in staat om adequaat te reageren op uw
bezorgdheid. Verder kan er een tijd komen dat het
bedrijf niet kan doorgaan met het onderzoek zonder
aanvullende informatie van andere personen of
zonder de openbaarmaking van informatie die u
verstrekt. In elk geval zullen we onze uiterste best
doen om dit in naleving van de Code professioneel en
met respect voor alle betrokkenen te onderzoeken.
Het is het beleid van het bedrijf om volledig mee te
werken met een geldig overheidsonderzoek en
om alle informatie in het bezit van het bedrijf die
geschikt is voor een dergelijk onderzoek vrij te geven.
Geen vergelding
Als u een mogelijke schending van onze Code te
goeder trouw meldt of vragen stelt over onze Code,
zult u daarvoor niet worden onderworpen aan
vergelding. "Te goeder trouw" betekent niet dat een
gerapporteerde bezorgdheid juist moet zijn of een
overtreding van de Code moet zijn geweest, maar u
dient de waarheid te spreken bij het melden van een
probleem of wanneer u een vraag stelt. We verbieden
ten zeerste vergelding tegen of intimidatie van onze
werknemers die te goeder trouw vragen stellen of zich
zorgen maken over onze Code.
ONTHOUD
Het is veilig en gemakkelijk om een mogelijke overtreding van de Code te melden. U kunt:
Rechtstreeks contact opnemen met één van onze Ethiek adviseurs (zie de lijst aan het einde van dit document)
Onze International ethische hulplijn opbellen: +1 877 540 5066
Online een verslag ingeven op: www.jllethicsreports.com
U kunt een overtreding of mogelijke overtreding anoniem melden als u dit wenst.
Rapportage en Ondernemingsbestuur
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
40
Proces voor het bepalen Codekwesties
Voor veel juridische en ethische kwesties, is het gemakkelijk om juist van slecht te onderscheiden. Indien de wet of professionele
normen een duidelijke actie aangeven, is het antwoord eenvoudig. Maar soms zijn de vragen en antwoorden zijn niet zo duidelijk.
Het is onmogelijk om op voorhand voorbereid te zijn op alle mogelijke problemen. Dus de beste manier van handelen is om de manier
te begrijpen om dergelijke problemen op te lossen. Wanneer moeilijke ethische problemen ontstaan, zijn er een aantal stappen die u
kunt nemen om te proberen om ze met succes op te lossen:
1. Zorg dat u alle feiten kent Zonder een grondige kennis van zaken, is het onmogelijk
om een geschikte oplossing te vinden.
2. Stel uzelf de vraag: Wat word ik specifiek gevraagd om te doen? Dit zal u helpen u te richten op de specifieke vraag waar
u mee omgaat en de mogelijke alternatieven die u hebt.
3. Verduidelijk uw verantwoordelijkheid De meeste situaties waar we mee omgaan hebben te
maken met gedeelde verantwoordelijkheid. Zijn alle
partijen op de hoogte? Door eventuele andere partijen te
betrekken en het probleem te bespreken komt een goede
manier van handelen vaak aan het licht.
4. Is het eerlijk? Wanneer het probleem geen duidelijke wettelijke zaak is
of te zien heeft met het bedrijfsbeleid, is deze
eenvoudige vraag vaak een nuttige richtlijn. Als een actie
oneerlijk lijkt, vraag u dan af waarom die oneerlijk lijkt en
wie specifiek onrecht kan worden aangedaan. In veel
gevallen is de beste actie voor ethische doeleinden is
ook degene die het eerlijkst lijkt voor alle betrokkenen en
volledig openbaar wordt gemaakt aan alle betrokkenen,
zodat met hun vragen en zorgen rekening kan worden
gehouden.
5. Hoe zal het er uit zien in de media? Een handige overweging is om na te denken over hoe u
zich zou voelen als de zaak werd bekendgemaakt in de
krant of op het internet en gelezen werd door uw cliënt,
manager of een familielid. Als het u of het bedrijf in
verlegenheid zou brengen, is er een goede kans dat het
iets onethisch is.
6. Bespreek het probleem met uw manager Dit zou bij één van de bovengenoemde stappen moeten
worden overwogen. In de meeste gevallen zal een
manager een bredere ervaring hebben en het waarderen
in een vroeg stadium in het besluitvormingsproces
betrokken te worden. Als u zich ongemakkelijk voelt het
probleem te bespreken met uw manager bent, kunt u
rechtstreeks doorgaan naar de volgende stap.
7. Betrek de Ethiek adviseurs van het bedrijf, bel de Ethiek Hulplijn of log u aan op de Ethiek Website De bijstand van Ethiek adviseurs van het bedrijf kan op
elk gewenst moment worden verzocht, en u dient dit zo
vroeg mogelijk te doen wanneer u omgaat met een
ethisch probleem. U kunt ook de Ethiek hulplijn (+1 877
540 5066) bellen van eender waar ter wereld en in één
van de belangrijkste talen uw verslag doen, of u kan
schriftelijk een elektronische aangifte maken in eender
welke taal op. www.jllethicsreports.com. Informatie die u
aan de Ethiek Hulpline operator geeft, zal onmiddellijk
worden toegezonden aan de Chief Global Ethiek
adviseur en één andere Ethiek adviseur, waarna u zult
gecontacteerd worden door één van onze Ethiek
adviseurs, tenzij u het rapport anoniem hebt gemaakt.
Rapportage en Ondernemingsbestuur
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
42
Klokkenluiders en Beleid rond Rapportering door advocaten
In overeenstemming met de Sarbanes-Oxley Act, heeft het bedrijf bepaalde beleiden met betrekking tot:
(1) het melden van mogelijke boekhoudfraude; en
(2) de verplichting van advocaten van het bedrijf om gevallen van wangedrag te melden.
U kunt dit beleid op de Ethics Everywhere-site op ons intranet te vinden. Dit beleid vertelt u onder andere hoe u rechtstreeks
contact kunt opnemen met de voorzitter van het Audit Comité van onze Raad van Bestuur in een passende situatie.
Extra middelen: advocaat rapporagebeleid
Naleving van de Code voor de bedrijfsuitoefening van de New
Yorkse Beurs
De New York Stock Exchange, waar de aandelen van het bedrijf zijn genoteerd, schrijft voor dat "Beursgenoteerde ondernemingen
een code voor zakelijk gedrag en ethiek voor directeuren, managers en werknemers moeten vastleggen en openbaar maken en
onmiddellijk eventuele vrijstellingen van de code voor bestuurders of directieleden openbaar moeten maken."
Zoals de NYSE heeft opgemerkt: "Geen code voor zakelijk gedrag en ethiek kan de bedachtzame gedrag van een ethisch
directeur, functionaris of werknemer vervangen. Een dergelijke code kan de raad van bestuur en het management echter op
gebieden van ethische risico's richten, het personeel helpen ethische kwesties te herkennen en ermee om te gaan, en
mechanismen om onethisch gedrag te melden bieden, en bijdragen tot een cultuur van eerlijkheid en verantwoordelijkheid. " Onze
Code voldoet aan of overtreft de eisen van de NYSE.
Opheffing van de bepalingen van de code
Elke verklaring van afstand van onze Code voor een executive officer van ons bedrijf of een lid van onze Raad van Bestuur kan
alleen plaatsvinden na goedkeuring van een meerderheid van het Nominating and Governance Comité van de raad van bestuur,
dat bestaat uit onafhankelijke, niet-uitvoerende leden van de raad. Onder onze Code betekent een "executive officer" van het
bedrijf de Chief Executive Officer en elke andere functionaris die rechtstreeks rapporteert aan de Chief Executive Officer. Een
dergelijke verklaring van afstand van de Code door het Nominating and Governance Comité moet onmiddellijk bekend worden
gemaakt aan de aandeelhouders van het bedrijf.
Elke verklaring van afstand van onze Code voor andere werknemer van het bedrijf kan slechts worden goedgekeurd door één van
onze Ethiek adviseurs.
Openbaarmaking van onze Code
Zoals vereist door de NYSE, is deze code opgenomen op onze publieke website Bovendien zal ons jaarverslag aan
de aandeelhouders vermelden dat onze Code beschikbaar is op onze website en dat we een gedrukt exemplaar
van
onze Code zullen opsturen naar elke aandeelhouder die dit vraagt.
Jones Lang LaSalle etische hulplijn: +1 877 540 5066 www.jllethicsreports.com
43
De Ethiek Adviseur en andere Contactgegevens
De meest recente lijst van onze Ethiek adviseurs is altijd beschikbaar op de Ethics Everywhere-site op ons intranet.
Om een rapport in te dienen in eender welke belangrijke taal kunt u onze 24-uurs wereldwijde Helpline bellen op: (+1 877 540 5066) of aanloggen op www.jllethicsreports.com
Als de overtreding die u
vermoedt betrekking heeft op
een contract met het
Amerikaanse ministerie van
Defensie, kunt u deze ook
melden aan de hulplijn van de
inspecteur-generaal van het
ministerie van Defensie op +
1.800-424-9098 of per e-mail
mailto: [email protected].
Als de overtreding die u
vermoedt betrekking heeft op
een contract met het
Amerikaanse ministerie van
Defensie, kunt u deze ook
melden aan de hulplijn van de
inspecteur-generaal van het
ministerie van Defensie op +
1.800-424-9098 of per e-mail
mailto: [email protected].
Als de overtreding betrekking
heeft op mensenhandel, kunt u
contact opnemen met de
Global Human Trafficking
Hulplijn op 1.844.888.FREE of
hun e-mailadres:
Jll.com
© 2016 Jones Lang LaSalle IP, Inc. Alle rechten voorbehouden.
.
