ONLINE STAFF ASSEMBLY AANLYN PERSONEELBYEENKOMS

On MS Teams Live, https://rebrand.ly/SU-STAFF-ASSEMBLY

Questions / Vrae: ecomms@sun.ac.za and Q&A in MS Teams LIVE

2021-02-18 (13:00–14:00) © The content of this presentation is confidential.1

Looking ahead at 2021Ons kyk vooruit na die jaar

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WELCOMING / VERWELKOMINGProf Nico Koopman

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Student leaders at Stellenbosch University participating in a safety awareness campaign aimed at highlighting the important role all stakeholders can play in helping to stop the spread of COVID‐19 on and off campus. PHOTO: STEFAN ELS

• Afternoon colleagues, and welcome … to our first Staff Assembly for the year – again taking place online, in this new age of COVID‐19 continues to have a significant impact, with most of still working from home.

• It’s hard to believe, but when we met last year this time, it was before lockdown started … feels like another time, another place.

• What an intense year we’ve had. We have all had to adapt to a new normal. • On screen we see some of our student leaders participating in a safety awareness 

campaign aimed at highlighting the important role all stakeholders can play in helping to stop the spread of COVID‐19

• Die afgelope jaar was baie uitdagend – ja daar was talle hoogtepunte, maar ookswaarkry en pyn. I ask that we all observe a moment of silence in memory of all who have passed away since we last met in December. 

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IN MEMORIAM

• Ons dink aan almal wat oorlede is; ons staan saam met almal wat aan die dood afgestaan het … 

• May they rest in peace, and may their family, friends and colleagues find the strength to carry on …

• Thank you, colleagues. Dankie, kollegas. >>

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QUESTIONS & ANSWERS / VRAE & ANTWOORDE

Q&A session at the end.

o Questions submitted in advance to ecomms@sun.ac.za

o Questions posed during meeting in Q&A column on the right.Look for icon top right.

o Excess questions will be answered afterwards.

• Colleagues, as usual there will be a Q&A session at the end.• With the invitation the past two weeks, you were prompted to submit questions in 

advance by email. We will try to address those …• And you can also ask questions during the meeting today ‐‐ in the Q&A column on 

the right. Look for the icon in the top right corner of your screen.• As usual, we will keep a record of all questions, and those that we don’t get today will 

be answered afterwards, and posted on StaffNet on the SU website

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PROGRAMME | PROGRAM SU Staff Assembly 18 Feb 21 Personeelbyeenkoms

13:00Welcoming: Programme Director / Verwelkoming: Programdirekteur

Prof Nico Koopman

13:05Looking ahead at 2021 / Ons kyk vooruit na die jaar

Prof Wim de Villiers, Rector & Vice-Chancellor / Rektor & Visekanselier

13:20Learning and Teaching this yearLeer en Onderrig vanjaar

Prof Deresh Ramjugernath, Deputy Vice-Chancellor (DVC): Learning & Teaching / Viserektor: Leer en Onderrig

13:30Staff health & wellbeing and HRPersoneelgesondheid & -welstand

Prof Nico Koopman, DVC: Social Impact, Transformation & Personnel / Viserektor: Sosiale Impak, Personeel en Transformasie

13:40Questions & Answers / Vrae & Antwoorde

Prof Wim de Villiers facilitates / fasiliteer

13:55Conclusion / Afsluiting

Prof Wim de Villiers

• Colleagues, here’s the programme• The Rector’s up next• Then our new DVC for Learning and Teaching, Prof Deresh Ramjugernath• A few words from me• Then questions and discussion• Before we conclude• Without further ado, over to Prof De Villiers

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OVERVIEW / OORSIGProf Wim de Villiers

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• Thanks, Prof Nico. Hello, everyone. It’s good to meet with staff again, even if it is in cyber space and not in person.

• When the pandemic first struck, we hoped we might get through it soon enough, but after a while realised it’s a marathon, not a sprint.

• And now we know it isn’t just any old marathon, but an ultramarathon! • So, even more important to work on our fitness and stay in shape.• I think we did well last year, and I have no doubt we will do so again this year.• Our overarching priorities for 2021 remain the same as last year: to succeed with the 

academic project, and to remain sustainable as a leading higher education institution. These we will pursue while also prioritising the health and safety of our students and staff. 

• So, let’s look at our performance in key areas …

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Hybrid model to comply with COVID-19 regulations:

• 12 small physical ceremonies in the Endler Hall

• Faculty-specific online ceremonies

5 701 qualifications in total:

• 3 409 undergraduate diplomas, certificates, degrees (the most ever in this category in December)

• 2 292 postgraduate qualifications(including 138 doctoral degrees)

The Class of 2020 made historyGradeplegtighede in Desember

Starting with LEARNING AND TEACHING.

All the hard work put in last year bore fruit

In December we celebrated the academic achievements of thousands of students 

who graduated, which lifted our spirits! 

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SU research outputUS-navorsingsuitsette

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• We also did extremely well in RESEARCH AND INNOVATION.• Recently we celebrated the achievements of our researchers who made the biggest 

contribution in terms of publications and doctoral graduates• Our researchers showed resilience in the face of adversity and continued to publish 

their work in accredited journals, across all disciplines. • Our researchers always impress with their innovations, and yet again proved last year 

that research can have a real‐world impact at the right time.• Many researchers have had to change their approach and adapt research activities 

within COVID‐19 guidelines. We thank them for their willingness to be agile

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Social impact during COVID-19Sosiale impak tydens die koronaviruspandemie

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• Our Division of SOCIAL IMPACT (DSI) collaborated with various partners to support local initiatives.

• Our Campus Health Service assisted the town and province with screening, planning and protocols.

• And we co‐established Stellenbosch Unite, a collaborative movement that distributed food to vulnerable households.

• Well done to all

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Campus renewal / Kampusvernuwing

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Victoria Street NMT project

Jan Mouton Learning Centre

Mechanical & Mechatronic Eng

JH Neethling building

Biomedical Research Institute

Ou Hoofgebou

• And those of you back on our campuses would have noticed the many building and renovation projects. Exciting developments – a few examples on screen. 

• The Victoria Street non‐motorised transport (NMT) project• Die Jan Mouton Leersentrum Learning Centre langs die Neelsie • Etc.

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Lessons learnt in 2020

• Innovation

• Collaboration

• Can-do spirit

• Being AGILE

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So, what did we learn last year? 

Four things stands out :

Innovation With face‐to‐face options not possible, we had to find new methods of 

teaching and learning, interacting with our stakeholders

Collaboration COVID‐19 has magnified the importance of collaboration. The ICBC 

serves as an excellent example. 

The can‐do spirit of team SU COVID‐19 and the National State of Disaster set 

tough demands to our staff across the various sectors of the university. And you 

performed and delivered excellently. 

Agility The swift adjustment to ERTLA; changes in our pedagogic approaches, how 

we managed our day to day processes away from the office etc

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Opportunity: Add Synchronous Online Teaching

Online

Asynchronous

SU mode during COVID:

(2) Emergency Remote L&T

(in future: online learning)

On‐campus

SynchronousLearning mode:

Teach

ing

mode :

Live‐connect in

‐class 

lectures (an

d arch

ive )

Give students the option depending on their circumstances

Traditional SU mode before COVID:

(1) Full time residential L&TStudents’ mode for 8 am :

Skip classes

ADD (3) to (1) and (2)Great opportunity for SU during & after COVID:

(3) Real‐time interactive L&T

• Students & lecturer personal interaction• Peer group & collaborative learning• Diverse learning community: younger 

students & students in the work‐place

• We also spotted an opportunity for a new approach to learning, teaching and assessment, to take us out of emergency mode into something more sustainable.

• At our executive planning forum in August last year, Prof Arnold Schoonwinkel showed us this slide

• We all got excited about the potential of the SYNCHRONOUS ONLINE mode• And when the opportunity presented itself, we decided to go for it …

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Academic year 2021

• In the fourth quarter last year, the ICBC with the support of various workstreams planned for the 2021 academic year.

• Several  scenarios were considered aligned with the Risk Alert Level at the time as well as directions issued by the Department of Higher Education (DHET) 

• At the time, Level 1 was in place (from 21 September until 28 December), allowing for 100% of students to return. 

• On 29 December 2020 the second wave of the pandemic was confirmed and South Africa moved to an adjusted Risk Alert Level 3.

• This complicated our plans to have all students return. • So, SU management have been negotiating on the highest level with DHET to amend 

the regulations. • We also formally applied for a deviation on the criteria of students identified to 

return under Level 3 as well as the percentage of students to return to residences. • We acknowledge that the uncertainty creates anxieties. But please know that we are 

doing everything in our power to obtain clarity. We are continuing our urgent discussions with the DHET. And we  will also be joining the rest of the sector in a meeting of Universities South Africa (USAf) tomorrow (Friday, 19 Feb).

• The ICBC will meet again next Friday, 26 February, when we will take a final decision on returning students to campus, and staff to the workplace.

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Options at the moment (18 Feb 2021)SCENARIO 1 SCENARIO 2 SCENARIO 3

Amended regulations published or deviation requests granted or SA placed on risk Level 1

SA goes down to Level 2 and regulations unchanged with no deviations granted

Level 3 stays in place and regulations unchanged with no deviations granted

100% of students may return 66% of students may return

Priority: 1st years; clinical & practical work; students who lack conducive environment

33% of students may return

Priority: 1st years; clinical & practical work; students who lack conducive environment

ARTLA (F2F + Streaming/Online) ARTLA (F2F + Streaming/Online) ARTLA (F2F + Streaming/Online)

Max 50% of venue capacity Max 50 persons per venue Max 50 persons per venue

Residences at full capacity Residences at reduced capacity Residences at reduced capacity

Staff as required for ARTLA and support on campus

Staff as required for ARTLA and support on campus

Staff as required for ARTLA and support on campus

COVID-19 regulations and protocols implemented rigorously

COVID-19 regulations and protocols implemented rigorously

COVID-19 regulations and protocols implemented rigorously

When the ICBC meets on 26 February, and if nothing changes in the meantime, these would be our options:SCENARIO 1• Amended regulations published 

or deviation requests granted or SA placed on risk Level 1

• 100% of students may return• ARTLA (F2F + Streaming/Online)• Max 50% of venue capacity• Residences at full capacitySCENARIO 2• SA goes down to Level 2 and regulations unchanged with no deviations granted• 66% of students may return• Priority: 1st years; clinical & practical work; 

students who lack conducive environment • ARTLA (F2F + Streaming/Online)• Max 50 persons per venue• Residences at reduced capacitySCENARIO 3• Level 3 stays in place and regulations unchanged with no deviations granted• 33% of students may return• Priority: 1st years; clinical & practical work; 

students who lack conducive environment • ARTLA (F2F + Streaming/Online)• Max 50 persons per venue• Residences at reduced capacityIN ALL SCENARIOS• Staff as required for ARTLA and support on campus• COVID‐19 regulations and protocols implemented rigorously

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• So, where do we stand with the pandemic.• Here we see a graph of NEW CONFIRMED CASES of COVID‐19 in the US (blue), UK 

(red) and SA (green) … updated today … a seven‐day rolling average per hundred thousand of the population

• We are clearly at the tail end of our second wave• >>

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• Vaccines offer hope, but we know there are challenges with roll‐out• Not widely available yet• We are hoping the HE sector – especially our Medicine and Health Sciences staff and 

students – will soon get access …• But in the meantime we must remain vigilant.

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• SU will not compromise on health and safety. • All protocols to prevent the spread of coronavirus disease will be strictly observed on 

our campuses, including sanitising, ventilation, physical distancing and the wearing of masks.

• Awareness campaigns to drive home the core messages to mask up, sanitise and avoid physical contact are being conducted on our campuses and on social media.

• Colleagues, our Corporate Communication and Marketing Division has compiled a COVID‐19 protocol awareness toolkit with printable materials for the SU community. 

• All environments – faculties, departments, divisions, centres, etc ‐ are requested to make use of this SU‐branded toolkit only, which includes posters for building entrances, notice boards and restrooms. 

• Let’s get the message out

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Stellenbosch University rebrandNuwe handelsmerk vir die US

https://sunsurveys.sun.ac.za/surveys/Stellenbosch-Universitys-New-Visual-Identity

https://sunsurveys.sun.ac.za/surveys/Universiteit-Stellenbosch-Nuwe-Handelsmerk

• Speaking of branding …• The process of rebranding Stellenbosch University (SU) has reached an exciting stage• Following an extensive pre‐design engagement phase, we have started sharing the 

three future visual identity options proposed for SU with stakeholders – including staff.

• The post‐design engagement process is under way where the broader stakeholder groups are presented with the opportunity to respond to the visual identity options.  

• Let me use this opportunity to extend an invitation to all of you to participate in the rebrand survey. 

• The survey should only take approximately 15 minutes to complete.• Please contribute to this exciting process by completing our online survey today!• Use the URL or QR code you see on screen, or just check the weekly staff e‐

newsletter, info@stellenboschuni• After the results have been solicited and responses measured, the visual identity will 

be tabled at the statutory bodies, culminating in the final presentation of the new brand positioning strategy and visual identity at the Council meeting in April.

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https://rebrand.ly/SU‐stakeholder‐engagement‐calendar‐2021

• Speaking of the calendar …• There’s a useful guide for coordinating our activities for the year• The annual “Framework for stakeholder engagement at Stellenbosch University (SU)” 

– here’s an extract from the 2021 edition.• The framework takes the form of a calendar linking different parts of the academic 

year with national and international days and, importantly, themes from our strategy and policy documents.

• Again, check info@stellenboschuni to find a link• Faculties, divisions and all other environments at the University are encouraged to 

use this framework to plan their engagement and collaboration with key University stakeholders. 

• In this way, our activities and events can be coordinated to achieve greater synergy and impact.

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VISION 2040 AND STRATEGIC FRAMEWORK 2019–2024

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Halfway there! Halfpad daar!

• Speaking of synergy …• Our Vision and Strategic Framework is helping us do that.• Halfway through our Strategic Framework implementation• Took stock at IPF last week• We wanted to see where we stand with our goals and actions, and it emerged that 

we are on track with our implementation plan• Yes, some calibration is needed, but no major changes, which is good

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Being agile, adaptable and responsiveSoepel, aanpasbaar en responsief

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We focused extensively one of our attributes …Being agile, adaptable and responsiveCertainly needed now more than ever

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Looking ahead:My priorities for 2021

Also:

• Research-intensive university

• Escalate hybrid learning

• Technology enabled university (e.g. digitalisation, AI, etc)

• Alignment of processes, systems & policies to become more agile

• Focus on SU’s people (staff and students)

• Internationalisation (repositioning)

• Fundraising (changing scenarios)

• Campus renewal: Review in light of new world of studies & work

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Two overriding goals:1. Completing the academic year2. Ensuring institutional sustainability

While at the same time prioritising staff and student health, safety and wellbeing

Let me share my priorities for this year with youOn screenLet me highlight the alignment of processes, systems & policies to become more agileA quick update on two major projects coming to fruition this year –SUNFin and SUNStudent

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SUNFin! SUNFin! SUNFin!

Manie LombardSponsor: SUNFin 

Milestones achieved in 2020

• 2nd Iteration of OCF with SU data loaded (Sept 2020)• ICT Integration Sprint team fully functional with Agile approach • Current State Assessment (August) – revised go live date July 2021• Business decisions for 3rd Iteration in 2021

Go Live July 2021

Post Go Live Support Cutover

End User Testing 

User Acceptance Testing 

Iteration 3 Review

Roadmap for 2021

Benefits of SUNFin

• A user‐friendly, web‐based interface

• Automated financial transactions enabled by workflow

• Improved financial reporting and analytics

• Access anytime, anywhere from your web‐enabled device!

Talk to us – sunfin@sun.ac.za

SUNFIN:• Moving away from the infamous “black screen”• Replacing it with a user‐friendly, web‐based interface to the University’s financial 

system • Here we see Manie listing some of the benefits • Massive project. Lots of hard work by many, many staff members across the 

University – thank you.• We in the final stretch … going live in July! Looking forward to it

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6 APRIL 2021APPLICATIONS

& ADMISSIONS

GO-LIVE!

MARCH 2021- End user training and

Enablement for Applications & Admissions

- Applications & AdmissionsProcess alignment and standardisation acrossDepartments and Faculties

On track for 2022 Applications / Admissions go-live on 06 April 2021

Management:Automated management reports/dashboards with the click of a button.

Academic staff:Real‐time information & 

reporting.

Administrative staff:Q  uick input and processing functionality whilst having easy access to information 

and reports.

SUNSTUDENT:

Another massive project, also involving a lot of hard work by many, many of our 

staff members, thank you.

Building a new student information system with modern interfaces that provides 

a better overall user experience, but more than that, a system that is able to 

respond to new and rapidly changing requirements

And this go‐live date is even earlier ‐‐ Tuesday, 6 April just after the Easter 

weekend. 

Sterkte, kollegas!

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Thank you | Dankie | Enkosi

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• Colleagues, thank you• Proud to be part of Team Stellenbosch University, and to have you folks as colleagues• I now hand over to our new DVC, Prof Deresh Ramjugernath to talk about Learning 

and Teaching this year… >>

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LEARNING & TEACHING IN 2021 LEER & ONDERRIGVANJAARProf Deresh Ramjugernath

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• Thank you, Prof Wim.• Afternoon Colleagues. Fantastic to finally be at SU and at my first Staff Assembly.• Excited to join the ranks of one of the leading higher education institutions on the 

African continent• I would like to take to take this opportunity to thank the many colleagues for their 

messages of welcome and support since the announcement by Council in September 2020. I have been really made to feel welcomed and supported and I am greatly appreciative of that.

• I look forward to meeting and engaging with you in due course once it is possible within the regulations.

• I am excited about working with all colleagues on how we can take this great institution forward in terms of its transformative agenda and realise our vision to the leading research‐intensive university on the continent (in which I must explicitly state L&T will have an enormous role to play)   

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Learning and Teaching priorities and alignment 2021–2022

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Inclusivity and creating a welcoming environment for students

Transformative and empowering student experience

Social justice and human rights

Promotion of quality L&T in continuously renewed academic programmes

Professionalisation of teaching role; reward and recognition

Advancement of a scholarly learning-centred approach to teaching

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• So, new in my job, but have been busy with getting to grips with my portfolio and getting to know everyone

• Building on a solid foundation already in place• These are our priorities in L&T for the immediate future

• Inclusivity and Creating a Welcoming Environment for Students.Creating a welcoming and supportive environment for each student to succeed, consciously removing barriers.

• Differently able students with disabilities having access to quality living and learning; experiencing a full student life.

• Strengthening support systems for Commuting students.• Safe and empowering environment for the LGBTQI+ Community to live openly and freely, 

experiencing a rich student life which embraces diversity.• Safe, supportive, comfortable and vibrant spaces for new / first entering students in their 

diversity and all continuing students Transformative and Empowering Student Experience.

Fostering a transformative, vibrant student life and experience, and promoting a culture of learning through exploration, innovation and invention among students.

• Refined student governance and leadership systems and support.• Ensuring high quality co‐curriculum offerings and assessment of effectiveness; 

experiential education methodology.• Creating platforms for students to express themselves, also influencing decision‐making 

within the university.• Access to personal development programs and a vibrant, inclusive, high quality student 

life

Learning and Teaching priorities and alignment 2021–2022

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Inclusivity and creating a welcoming environment for students

Transformative and empowering student experience

Social justice and human rights

Promotion of quality L&T in continuously renewed academic programmes

Professionalisation of teaching role; reward and recognition

Advancement of a scholarly learning-centred approach to teaching

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• Social Justice and Human RightsLeading the transformation agenda of Division Student Affairs, placing human dignity at the center of everything we do, correcting the injustices of the past through a conscious focus on social justice, equality, freedom and ethical behaviour.

• Critical Citizenship Development Course (co‐curriculum) and training on anti‐racism, anti‐sexism, democracy and critical citizenship for all students.

• Inclusion of more students in the work of Division Student Affairs, ensuring diversity in a broad sense, including demography as well as a variety of views / ideas.

• Values‐driven environment – building trust by being true to the values the university; integrity.

• Empowering colleagues to facilitate difficult, crucial conversations as they transform the environment.

• Addressing serious socio‐political, economic, health and wellness challenges, impacting negatively on the lives of students and opening access to services.

Over‐arching priorities in L&T• Promotion of Quality L&T in continuously renewed academic programmes.• Professionalisation of teaching role and reward and recognition.• Advancement of a scholarly learning‐centred approach to teaching.

Emergency Remote Teaching, Learning and Assessment (ERTLA)– exciting move to Augmented Remote Teaching, Learning and Assessment (ARTLA)Hybrid LearningUniversity Capacity Development GrantPolicy Revision/Development

First ever online onboarding programmeOm eerstejaars wat voorlopige toelating gekry het solank te laat inskakel

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• This is a fantastic initiative. Stellenbosch University is offering an online onboarding programme for all provisionally accepted first years. Everything they need to know about SU is just a few clicks away! 

• Available on SUNLearn, where will be spending a lot of time as a student, so a good way to familiarise them with the platform. 

• General module and faculty specific modules that will be updated over time• Topics covered include university life, time management, stress management, 

exam and study skills and financial literacy.• Extensive FAQs section, videos of students sharing ways to cope at university, a 

virtual campus tour, and info on available support are easily accessible. • Launched on 1 Feb, and good uptake so far – nearly 20% of provisionally accepted 

students have been accessing the programme• Remember, its on SUNLearn, so they are already inside the system

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Augmented Remote Teaching, Learning and Assessment (ARTLA)

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• During 2020, at the announcement of a national lockdown, SU introduced Emergency Remote Teaching, Learning and Assessment (ERTLA) which was meant to rapidly pivot the institution to online teaching and learning. This was undertaken within a short timeframe and can be regarded as a great success for learning and teaching within the constraints and the challenges of the COVID‐19 pandemic. Even though ERTLA could be deemed a success, there were many challenges faced by both students and staff alike with ERTLA, which ranged from issues related to internet connectivity problems to integrity of online assessments. ERTLA was never meant to be a long term solution. The strength of learning and teaching at Stellenbosch University is our quality academic offerings and the quality and integrity of our assessment. Continuing with ERTLA in the current form would not provide the best possible learning and teaching experience for our students and would always have questions about the quality and integrity of our academic offerings, especially with regard assessments.

• Stellenbosch University will be launching Augmented Remote Teaching, Learning and Assessment (ARTLA)  in 2021 which will be a differentiated learning and teaching approach with the options for online, face‐to‐face, and augmented, and hybrid learning. This approach will enable students to get the best possible learning experience within the constraints posed by the pandemic. Students would have the option of viewing live lectures synchronously online or at a later stage asynchronously. There will be the possibility for a full interactive experience by students viewing lectures synchronously online. In this regard we are hoping to return as many students as possible to our campuses so that they can have full access to our campus IT infrastructure to fully benefit from ARTLA. We have embarked on a fairly ambitious project termed Extended Learning Spaces (ELS) in which we are in Phase 1 equipping over 180  lecture venues with world‐class audio visual and network equipment to enable synchronous and asynchronous recording and streaming of lectures. A further approximately 40 mobile units will be available for roving capabilities in other venues.

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Extended Learning Spaces project

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• Integrated solution to extend the physical learning space to include students anywhere

• Standardised audio-visual and network equipment in 223 most used venues (183 schedulable)

• Online live experience and quality similar to actual in-class experience

• Just as excited about this• To make ARTLA possible, SU embarked on the Extended Learning Spaces (ELS) project 

in November last year. • This ambitious, complex initiative aims to fast‐track the installation of advanced 

equipment in 183 schedulable venues to enable lecturers to stream and record lectures, as well as interact with students who are not physically present. 

• We are currently in the contracting and procurement phase, after which the delivery of equipment, the assembly of the units as well as on‐site installation will follow. While SU is working with multiple external contractors, the project depends on the availability of stock, and the University also has to follow due process to ensure quality.

• To allow for all of this, current estimates are that installation will take place in May. Therefore, the full package will not be available for the start of the academic year on 15 March, but preparatory work is being done in the interim. The information technology and physical infrastructure at the selected venues is being upgraded to ensure that the units can be installed successfully. And training in how to use the units will be rolled out from the end of February, when demonstration units are expected to become available. 

• In addition, a team from our Division of Learning and Teaching Enhancement, in collaboration with the IT Division, are working on ways to use existing equipment to stream and record lectures. This will allow ARTLA to proceed in the meantime, until the full solution becomes available.

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Language Policy revisionTaalbeleid hersiening

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Oct. 2020

Initiated by Vice-Rector (L&T)

Dec. 2020

Task team with wide representation

Jan. 2021

Briefing document

Mar. 2021

First draft for public consultation and response report

June 2021

First draft to Senate and Council

July 2021

Second draft for public consultation

and response report

Sep. 2021

Second draft to Senate and Council

Nov. 2021

Final draft to Senate

Dec. 2021

Final draft to Council

• Our existing Language Policy (approved by Council in 2016) lapses this year, and it “must be reviewed during its fifth year of operation”. 

• Considering this, my predecessor initiated a review process and convened a task team.

• This is the timeline: Working towards submitting a final draft to Council in December.• Inclusive consultative process.• Looking at all national language policy and regulatory documentation,• Input and comments from Faculty Boards, the Rectorate, Institutional Forum, Senate 

and Council,• Input and comments from two public consultation processes,• And also Legal Counsel’s opinion.• Bearing in mind that the policy currently in place passed Constitutional Court muster 

in 2019• So, looking forward to the outcome of this important process• CONCLUDING REMARKS TO CAMERA

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Thank you | Dankie | Enkosi

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Colleagues, I hope that I have been able to give you a good sense about our priorities as an institution with regard L&T. In spite of the uncertainty, anxieties, and trauma caused by the pandemic, we have to be resolute and resilient and ensure we do our very best for our university community. We are in an exciting era in terms of L&T with our various cutting‐edge initiatives like ARTLA and hybrid learning and I look forward to working with you so that we can achieve our purpose and vision.

Thank you.I now hand over to Professor Nico Koopman for his presentation of HR and staff wellbeing.

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HUMAN RESOURCES, HEALTH AND WELLBEINGMENSLIKE HULPBRONNE, GESONDHEID EN WELSTANDProf Nico Koopman

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Thanks Prof DereshAnd from my side, welcome, and may you have a fulfilling time here with us.

Colleagues, I am glad for this opportunity to provide you with some feedback about important aspects of my portfolio

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• We heard the Rector saying earlier that a focus on the people of SU – staff and 

students – is a top priority.

• I am happy to share the news that SU’s comprehensive Staff Health and Wellbeing 

Plan was approved last week

• Here you can see the Plan is aimed at improving the health and wellbeing status of 

SU staff … while also mitigating any risks that might be threatening that

• Implementation will now commence. Looking forward to this very important work, 

especially at this time of increased pressure on the health and wellbeing of our staff

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Staff health & wellbeing services extendedGesondheids- en welweesdienste uitgebrei

• Colleagues, let me remind you that we have strengthened our Employee Assistance 

Programme (EAP) through a partnership with an external service provider, Life and 

Health Solutions. Since its inception, staff make use of this service significantly.

• This resource aims to assist staff and their families with a variety of personal and 

professional concerns within an environment of complete confidentiality. Themes 

like the following are addressed in this service: legal matters; financial matters; 

health; mental health; emotional challenges; challenges in the place of work. Life and 

work‐integration is always a challenge; and in this time of Covid where the 

distinguishing between the location of workplace and home are blurred, this is even 

more of a challenge.

• The service is available 245 hours per day and seven days a week every day of the 

year. Where staff do not succeed to access the service, please contact our HR 

Division.

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WORK FROM HOME RETURN TO CAMPUS

• The return to campuses theme is of crucial importance. • Let me assure you that the health and safety of our staff  and students is central for the 

University. The return of staff to the workplace will be done according to the health and safety protocols and directives set out in legislation.

• The Human Resources Division and Campus Health Services will guide management and staff on the necessary processes, including the necessary health and safety protocols. They will help us to manage risks and threats effectively. 

• Colleagues, the Workstream for Staff has advised us to avoid polarising thinking which takes either working from home, or full physical presence on campus, as the default position. 

• We should rather establish what the tasks are that should be carried out, and then determine what type of presence is required to fulfill those tasks, and to achieve the envisaged outcomes. A workshop of the Employee Relations Office of HR, under leadership of colleague Ebrahiem Abrahams, will be held next Tuesday. This workshop will guide the process of returning of staff to campuses. Members of the General Management Meeting (GMM) will participate. The GMM consists of the rectorate, the deans, chief directors, senior directors, and faculty managers. 

• Other important points of departure for decision making are the important role of the Medical Advisory Committee and the Workstream for Staff; data‐informed decision making and adaptability.

• Adaptability entails, amongst others, that decisions regarding returning to campus will have to be amended in the light of changing circumstances.

• The workshop on returning to work on Tuesday, 23 February that the Employee Relations Office of Human Resources is hosting for the General Managers Meeting, will impact on decision‐making regarding returning to work at the ICBC meeting of Friday, 26 February.

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QUESTIONS & ANSWERS / VRAE & ANTWOORDE

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Colleagues, I am sure you have many questions.Over to our Rector to lead us in thatHe will call on other members of the Rectorate as necessary

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CONCLUSION / AFSLUITINGProf Wim de Villiers

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• Colleagues, thank you very much for your continued commitment to our University and each other as fellow staff members and our students in this time of immense pressure and uncertainty 

• I am now going to close the meeting, but do stay on for a heart‐warming virtual performance by our world‐champion SU Choir, which is appropriate because … >>

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MATIE PRIDE / TROTS

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The SU Choir was invited to take part in Britain’s Got Talent 2021, but unfortunately that’s not possible at this stageBut we are still very proud of them!Playing out with one of their recordings …

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