Page 1 of 12  

 

 EBALDC’s 2018 Annual Marketing List Online Pre‐Application Instructions  

  

Open Period: Monday, April 2, 2018 at 12:00am through Sunday, April 8, 2018 at 11:59pm at www.ebaldc.org 

 The pre‐application will only collect the information necessary to make an initial assessment of the household eligibility and to determine the household’s placement onto the 2018 Annual Marketing List.  There is no fee for completing the pre‐application.  Only  one  pre‐application  per  person  is  allowed.  Per  EBALDC’s  Removal  Policy,  all  duplicate  pre‐applications will be removed from the 2018 Annual Marketing List.  The following is the minimum, mandatory information needed to complete your pre‐application: 

1. Name and date of birth of Head of Household.  2. Contact information for Head of Household and Alternate Contact Information (Alternate 

Contact is mandatory if Head of Household does not have a phone number or email address). 3. Names and dates of birth for all members of the household.  A “household” is all members, 

including minors, you intend to live with. 4. Bedroom size desired (Occupancy standards apply.  See Resident Selection Criteria) 5. Gross monthly income amount for the entire household, including minors.  6. If any household member has a current Section 8/Housing Choice Voucher and for what 

bedroom size.   Online Submission:  It will take approximately 15‐20 minutes to complete the pre‐application.  Required fields are highlighted in the color  .  The online pre‐application will give you an error message and prevent you from moving on to the next page when you do not complete a required field.    Select the “Previous” button if you need to return to a previous page ‐ any data you have entered will remain.  If you click the “Cancel Pre‐Application” button or close your browser without submitting your pre‐application, any data you have entered will not be saved.   The pre‐application form will not allow you to save your data and return to complete it at another time.  You will not be given an option to print your completed pre‐application at the end of the online submission. Print each page as you go if you want a record of your completed pre‐application.   You will be given a verification message that your pre‐application was successfully submitted along with your pre‐application reference number.  Please keep your reference number for your records.  It will be used as your pre‐application ID. 

     

  

Page 2 of 12  

Online Pre‐Application Table of Contents The online pre‐application will take you through several pages in the following order: 

1. Disability Accessibility (Optional)  2. Property Selection (Mandatory) 3. Head of Household Name and Contact Information (Mandatory) 4. Household Information and Bedroom Size Selection (Mandatory) 5. Optional Voluntary Information (Optional)  6. Alternate Contact Information (Optional unless Head of Household does not have phone 

number or email address) 7. Optional Information – Race/Ethnic Data Reporting Form (Optional)  8. Preferred Language Selection (Optional) 9. How did you hear about this Marketing List Opening? (Mandatory) 10. Certification page (Mandatory) 11. Verification of submission and of pre‐application reference number assignment.   

  ADA Accessible Units – Page 1 This section is optional and not required for pre‐application submission. 

1. Please indicate if your household would like to be considered for an ADA accessible unit.  Selecting boxes on this page is optional and you may select more than one box.  The ADA units in the EBALDC portfolio include features that accommodate mobility impairment, visual impairment and/or hearing impairment. 

 

 You may be automatically considered for any property with that type of accessibility feature(s) if your household qualifies.  This will not, however, exclude you from your selected property preferences nor from consideration of non‐ADA units if no ADA units become available.    Persons with disabilities are encouraged to apply.  All requests for Reasonable Accommodations will be considered.  Documentation of the need for the accessibility feature(s) may be required during the leasing process. 

  

Page 3 of 12  

 Property Selection – Page 2 

 1. You may choose 1 or more properties for which you would like to be considered when vacant 

units become available.  Learn more about each property by clicking on the property names.  

  Please select your properties thoughtfully.  While it may seem best to select all properties to better your chances, per EBALDC’s Removal Policies, if your household is offered to begin the leasing process for a vacancy in a property you have selected but you then turn down this offer, you will be removed from the whole 2018 Annual Marketing List. You will no longer be active.  See the 2018 Marketing List Removal Reasons at www.ebaldc.org for details.  Note that our properties are located in different neighborhoods within the cities of Oakland, Emeryville, Richmond and the City of San Pablo and have different household size requirements.  See Residential Selection Criteria at www.ebaldc.org for details.   

   

   

  

Page 4 of 12  

 Applicant Contact Information – Page 3  Enter the following mandatory information for the Head of Household:  

1. First and Last Name and Birth Date of Head of Household  

2. Mailing Address of Head of Household  

3. At least one (1) phone number or email address    

If you do not have a contact telephone number or email address, you will need to enter one for your alternate contact instead at the Alternate Contact page (page 6 of the online pre‐application).    To do this, click the “No phone or email, use alternate contact” box at the bottom of this page and when you get to the Alternate Contact information page enter the required information. 

 

   

 

  

Page 5 of 12  

 Household Information – Page 4 Enter details for all household members you intend to live with on this page.  You will need the following information to complete this page:  

1. First Name, Last Name, Birth Date and member designation (“Co‐Head of Household”, “Spouse”, “Dependent” or “Other”) of all members of your household, including minors.  Remember to click the “Add” button after entering the details for each member.  

2. Selection of Bedroom Size  It is mandatory to select a First Preference Bedroom Size but optional to select a Second Preference Bedroom Size.  If both are completed, your household will be considered for units with both the first and second preference bedroom size (occupancy standards and income restrictions apply).  

3. The monthly gross income of the entire household, including minors.  

4. If anyone in your household already has a current Section 8 / Housing Choice Voucher or similar subsidy and for what bedroom size the voucher is. 

 

 

  

Page 6 of 12  

If your income amount varies from month to month, enter the average monthly income over a 12 – month period.  If you are selected to qualify for a vacant unit, EBALDC will verify your income information at the time of the eligibility process.  

Optional Voluntary Information (Preferences) – Page 5  The questions on this page are optional and not required for pre‐application submission.  However, some units within the EBALDC portfolio require that EBALDC give a priority or preference to applicant households who meet certain criteria.  Answering these questions may prioritize a pre‐applicant towards the top of the Marketing List for certain units.    Verification documents will be requested during the time of the leasing process.     

               

  

Page 7 of 12  

Reasonable Accommodation Write‐In Text Box & Bedroom Size Request (Bottom of Page 5) Answering this section is optional and not required for application submission.  

1. If you or any member of your household requires a Reasonable Accommodation for any part of the application or housing process, please indicate what your request is in the Request for Reasonable Accommodation or Modification in the Tenant Selection and Application Process text box (there is a 140 character maximum). 

 2. If your household requires an extra bedroom due to a Reasonable Accommodation, please 

indicate which bedroom size is required in the dropdown box.  Verification of need for an extra bedroom will be required during the leasing process. 

 

  Persons with disabilities are encouraged to apply.  All requests for Reasonable Accommodations will be considered.  All applicants have the right to request Reasonable Accommodation.  Reasonable accommodations and/or modifications will be offered when feasible to all disabled persons who request accommodations and/or modifications due to verified disability and verified need for the requested accommodation / modification, at any time during the application, resident selection and lease process.  Requests will be reviewed in accordance with state and federal laws.  For more information about the Reasonable Accommodation process, please contact EBALDC at (510) 287‐5353.       

  

Page 8 of 12  

Alternate Contact Information – Page 6  It is optional for you to enter alternate contact information unless you did not provide a phone number or email address for the Head of Household.    Should you provide an Alternate Contact, the required fields are:  

1. The First and Last Name of the Alternate Contact, and  

2. A phone number or email address for the Alternate Contact.  

3. You must also authorize EBALDC to either a) Discuss your application information with this person, or b) Leave a message that EBALDC staff is trying to reach you, when unable to contact you. 

 

        

  

Page 9 of 12  

Optional Information – Race/Ethnic Data Reporting Form – Page 7 The questions on this page are optional and not required for pre‐application submission.   The information you enter into this section is not available to EBALDC leasing staff to see and is used only for reporting purposes to our funders and regulatory agencies.  You may choose more than one category per household member.  

 Optional Information – Preferred Language – Page 8 The question on this page is optional and not required for pre‐application submission.   On this page you are able to indicate which language is the preferred language of your household.  EBALDC leasing staff will use this information to be better prepared when attempting to reach you by phone for available leasing opportunities.  

   

  

Page 10 of 12  

How did you hear about this Marketing List opening? – Page 9  Please let us know how you heard about this Annual Marketing List opening.  This information helps us to better direct our marketing efforts and inform the community about our upcoming Annual Marketing List activities.  

  Certification – Page 10  This is the last page where the “Previous” button is available.  Please review your information to ensure it is correct before proceeding with the following steps.  

1. It is necessary that you select “Signature” as this is your e‐signature and also dates your pre‐application.    

2. After selecting “Signature” hit “Complete Application” to get to the Confirmation page.  

 

     

  

Page 11 of 12  

 Confirmation – Page 11  After submitting your e‐signature you will receive a message verifying that your pre‐application was submitted successfully.  You will be assigned a Reference Number which is your identification number in the 2018 Annual Marketing List.  Please keep this 2018 Annual Marketing List reference number for your records.  It will be used as your pre‐application ID.   

  Do not use the return arrow at the top of your browser to make changes to your pre‐application because a re‐submission will produce a duplicate pre‐application for your household.  Per EBALDC’s Removal Policy, all duplicate pre‐applications will be removed from the 2018 Marketing List.  If using a public computer, to ensure that other users working on the computer do not see the information you have input, please close the browser after you have finished.  

                 

  

Page 12 of 12  

 What Happens Next  Once the 2018 Annual Marketing List closes, EBALDC will:  

o Remove all duplicate pre‐applications (1 pre‐app per person is allowed) o Run computerized randomization numbers to establish the 2018 Annual Marketing List o Notify by mail all applicants that are active on the 2018 Annual Marketing List o Notify by mail all applicants that are removed from the 2018 Annual Marketing List due to 

duplicate or incomplete pre‐applications.    

Status Verification and Updating Pre‐Application Information  EBALDC staff will not be able to give any status confirmation nor will we be able to update your pre‐application information until after all pre‐applications have been processed and written confirmations have been sent to all applicants.  This verification process will take approximately four (4) weeks after the application acceptance period closes.  Once completed, applicants will be able to verify their pre‐application status and/or submit written updates and changes to their pre‐application.  Pre‐application updates must be submitted in writing to:  

 EBALDC 

2018 Annual Marketing List Update 1825 San Pablo Ave, Suite 200 

Oakland, CA 94612  For additional information and updates you may visit our EBALDC website at www.ebaldc.org or call the 2018 Annual Marketing List Information Hotline at (510) 606‐1857.  Thank you for your interest in applying the EBALDC 2018 Annual Marketing List.      EBALDC is an equal opportunity housing provider.  EBALDC will not discriminate against prospective residents on the basis of the fact or perception of their race, religion, creed, national origin, age, color, sex, blindness or other physical or mental disability, marital status, domestic partner status, familial status (presence of  child under age 18 and pregnant women), ancestry, actual or perceived sexual orientation, gender identity or expression, genetic information, having Acquired Immune Deficiency Syndrome (AIDS) or AIDS related conditions (ARC), HIV, medical condition, height, weight, political affiliation, source of income, any arbitrary basis, or any other status protected by federal, state or local law. 

 EBALDC will not discriminate against prospective residents on the basis of their receipt of, or eligibility for, housing assistance under any federal, state or local housing assistance program or on the basis that prospective residents have minor children. While EBALDC will not discriminate against those using Section 8 certificates or vouchers or other rental assistance, applicants with such rental assistance must meet all eligibility requirements.   All requests for reasonable accommodations will be considered.