必見！ Office 365 利用者 / 管理者が知っておきたい運用のポイント　ベスト 5NAOKI

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本セッションの目的とゴール• 本セッションの目的• Office 365 は導入が目的ではないことを把握する• Office 365 をより便利に活用するためのポイントを把握する

• 本セッションのゴール• Office 365 の利用者に無理のない運用を知る• Office 365 の管理者に無理のない運用を知る

何より覚えて帰っていただきたい事•目的と手段を間違えない！•Office 365 はあくまでツール•重要なのはツールを使って何を実現する

か！•ここでは“何か”を実現するための Office 365 との付

き合い方をご紹介します

必見！ Office 365 利用者が知っておきたい運用のポイント　ベスト 5

１．スマホ、タブレット向けアプリ• iOS/android/Windows などのスマホ、タブレット向け

アプリが豊富！• ノートパソコンを開かなくてもスマホで

Excel/Word/PowerPoint がしっかり見れる、（少し）編集できる！• 通勤時、移動時も事前準備や進捗確認ができちゃう

２．複数人同時編集による共同作業の実現• マクロ無し Office ファイル限定となるが、ファイルを同時編集できる

同時編集者のフォーカス色が変わるので誰がどこを編集しているか一目で確認できる（そのための無理のないファイルフォーマットの作成）

• OneNote などは議事録不要、会議のスリム化をサポート！同時編集で議事録すら全員で合意形成しながら進められる会議参加者全員で課題等を列挙する時に自動記録されるので便利！

３．ファイルのバージョン管理• SharePoint Online と OneDrive for Business は

設定でファイルごとのバージョン管理が簡単に実現！• 同時編集時のリスクである重要データの書き換えなども簡単リカバリ！• 自分がうっかりファイル削除しても

オンラインゴミ箱にデータは残ってるのでサルベージできる• ファイル名でバージョン管理とか複数ファイル保持はよほどのことが無い限

り不要

• 今時ローカルでファイル作業をするメリットの方が少ない！

４．端末移管の迅速さ• 業務などで使うデータ回りはクラウドで解決できる！

• Exchange Online でメールデータはどこでも OK• ワークフォルダなどは SharePoint Online/OneDrive に代替する事で即実現可能

• 端末故障、出張時も身軽に出先の端末を借りる等で実務に復帰できますネットワークにさえつながればセキュアにやりとりできます

• 端末移管の手間として残るのは各アプリの再インストール程度

５． OneDrive を使ったファイル添付• OneDrive 上にアップロードしたファイルは

メール添付で権限を絞って送付できる！• 今時メール暗号化とか古いっすよｗ

とか言えちゃいます。• カンタンでも効果絶大！

必見！ Office 365 管理者が知っておきたい運用のポイント　ベスト 5

１．一括編集の PowerShell スクリプトの事前準備• ユーザーアカウント管理、ユーザーのライセンス管理、特定ユーザーの機能拡張管理等の一括編集には PowerShell スクリプトがおススメ！• 少数ユーザーの場合は GUI でサクサク設定• 10 名以上なら CSV を用意しての PowerShell スクリプトの一括編集が断然お得！• PowerShell はテンプレ化してドキュメント保存すれば権限ある人たちだ

けで実現可能

２．本当に必要なカスタマイズや追加アプリのインストールの吟味• IT企業程カスタマイズや追加でアプリ作ってとなりがちだけど、費用対効果、実際にみんなが運用で利用するのか等を検討して着手がベター• SharePoint のリストとかありものを的確に有効活用した上で足りないものを追加していくようにするのも大事

３．新機能をいかにかみ砕いて伝えるか•あくまで持論かつ極論！• どうせ機能制限しなくても、日々の業務忙しい人は新機能なんて触れな

い• 興味ある人はほっといても触り活用し始める• 問い合わせなんてほぼほぼ来ない※GUI の変更を除く

４．問い合わせ対応のスキーム化•普通の話ですが

導入展開した場所からの個別対応か窓口化か規模間で検討！• ルール無しだけは NG ！• 管理担当人員は一人ではなく最低二人

MSへのサービスリクエスト対応者もある程度広げても良さそう（言うても 10 人以下）

５．ユーザー情報（組織情報）の無理の無い更新スキーム• ActiveDirectory構築していても、

ActiveDirectory の情報を更新しなければOffice 365 上のデータも古くなる！ActiveDirectory 等の社内環境の運用も忘れずに！※ ISMS （ ISO27001 ）等を取得してると情報修正にも帳票必要だったり…

まとめ

まとめ～運用のポイント～• 利用者観点

• スマホ、タブレット向けアプリ• 複数人同時編集による共同作業の実現• ファイルのバージョン管理• 端末移管の迅速さ• OneDrive を使ったファイル添付

• 管理者観点• 一括適応系の PowerShell スクリプトの事前準

備• 本当に必要なカスタマイズや追加アプリの

インストールの吟味• 新機能をいかにかみ砕いて伝えるか

（新機能の制御は本当に必要か？）• 問い合わせ対応のスキーム化• ユーザー情報（組織情報）の無理の無い更新スキーム

何より覚えて帰っていただきたい事•目的と手段を間違えない！•Office 365 はあくまでツール•重要なのはツールを使って何を実現するか！