Offentligt udbud - IKA · Web viewHver 4. Uge 28 Vask 9-12 kg Hver uge, ægtepar 6 Vask 9-12 kg....

INDKØBSFÆLLESSKAB NORDSJÆLLAND

Offentligt udbud

Tøjvaskeordning til visiterede borgerei eget hjem

Allerød, Ballerup og Fredensborg kommuner

Udbudsmateriale

14. juli 2011

INDKØBSFÆLLESSKAB NORDSJÆLLANDIndholdsfortegnelse1 Indledning.................................................................................4

1.1 GENEREL BESKRIVELSE AF UDBUDDET............................................................................................................41.2 BESKRIVELSE AF KOMMUNERNE.......................................................................................................................51.3 TILBUDSFRIST....................................................................................................................................................71.4 AFLEVERINGSADRESSE.....................................................................................................................................71.5 VEDSTÅELSESFRIST...........................................................................................................................................81.6 SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET OG KONTAKTPERSON.........................................................................81.7 FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT.......................................................................................81.8 GENERELT OM TILBUDSMATERIALET................................................................................................................91.9 FORBEHOLD......................................................................................................................................................91.10 UDVÆLGELSESKRITERIER...............................................................................................................................101.11 ALTERNATIVE TILBUD.....................................................................................................................................111.12 KONSORTIER...................................................................................................................................................111.13 TILDELINGSKRITERIER.....................................................................................................................................111.14 OPLYSNINGER OM RELEVANTE STATSLIGE TJENESTER.................................................................................131.15 FORVENTET TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN....................................................................................13

2 Kravspecifikation.....................................................................142.1 GENERELLE KRAV TIL VASKEORDNING TIL BORGERE I EGET HJEM..............................................................142.2 KRAV TIL PRODUKT.........................................................................................................................................142.3 PERSONALEFORHOLD......................................................................................................................................142.4 KØRETØJER......................................................................................................................................................142.5 TILMELDING / AFMELDING..............................................................................................................................142.6 AFHENTNING OG AFLEVERING AF VASKETØJET.............................................................................................142.7 PRIS OG BETALING..........................................................................................................................................142.8 DOKUMENTATION, KOMMUNIKATION OG RAPPORTERING.............................................................................152.9 KVALITETSSIKRING OG SAMARBEJDE.............................................................................................................152.10 MILJØ...............................................................................................................................................................15

3 Udkast til Kontrakt...................................................................163.1 FORMÅL...........................................................................................................................................................163.2 KONTRAKTGRUNDLAG.....................................................................................................................................163.3 KONTRAKTPERIODE.........................................................................................................................................163.4 KONTRAKTENS OMFANG, HERUNDER FORBEHOLD.......................................................................................163.5 KONTAKT MELLEM KOMMUNEN OG LEVERANDØR........................................................................................173.6 PRISER.............................................................................................................................................................173.7 PRISREGULERING............................................................................................................................................173.8 FORHOLD VEDR. BETALING............................................................................................................................183.9 TILMELDING OG AFMELDING..........................................................................................................................183.10 LEVERINGS – OG AFHENTNINGSBETINGELSER..............................................................................................193.11 DATA OG INFORMATIONER.............................................................................................................................193.12 KVALITETSSIKRING OG EGENKONTROL..........................................................................................................193.13 STATISTIK........................................................................................................................................................193.14 PRODUKT– PERSON OG ERHVERVSANSVARSFORSIKRING.............................................................................193.15 LOVE OG MYNDIGHEDSKRAV MM...................................................................................................................203.16 TAVSHEDSPLIGT OG AKTINDSIGT...................................................................................................................203.17 UNDERLEVERANDØRER...................................................................................................................................213.18 KONSORTIUM...................................................................................................................................................213.19 MILJØ...............................................................................................................................................................213.20 ETIK OG SOCIALT ANSVAR..............................................................................................................................213.21 OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER OG FORPLIGTELSER...............................................................................223.22 ÆNDRINGER I FIRMA EJERFORHOLD..............................................................................................................223.23 MISLIGHOLDELSE OG MODREGNING..............................................................................................................223.24 KONTRAKTOPHØR...........................................................................................................................................233.25 KONKURS.........................................................................................................................................................23

Offentligt udbud af rammeaftale vedr. vaskeordning til borgere i eget hjem Indkøbsfællesskab Nordsjælland

3.26 FORCE MAJEURE.............................................................................................................................................233.27 TVIST...............................................................................................................................................................233.28 KONTRAKTÆNDRINGER...................................................................................................................................243.29 UNDERSKRIFT..................................................................................................................................................24

4 Bilag:......................................................................................25

Side 3


1 Indledning1.1 Generel beskrivelse af udbuddet

På vegne af 3 kommuner i Indkøbsfællesskab Nordsjælland udbyder Fredensborg Kommune tøjvaskeordning til visiterede borgere i eget hjem.

De 3 kommuner har tilsammen ca. 111.000 indbyggere fordelt påfølgende kommuner:

Allerød Kommune (ca. 24.000 indbyggere) Fredensborg Kommune (ca. 40.000 indbyggere) Ballerup Kommune (ca. 47.400 indbyggere)

Udbuddet er delt op i 2 delaftaler:

Delaftale 1: Allerød og Fredensborg kommunerDelaftale 2: Ballerup Kommune

Tilbudsgiverne opfordres til at gennemlæse udbudsmaterialet nøje, således at det tilbud, der afgives, lever op til alle de krav, der er stillet, herunder krav i udbudsbetingelser, kravspecifikation og udkast til kontrakt. Hvis kravene ikke er opfyldt, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt, og kan dermed ikke indgå i tilbudsvurderingen.

Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt kommunen bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. I tilfælde heraf informeres potentielle tilbudsgivere herom pr. e-mail.

1.1.1 Udbudsform og antal leverandørerAnskaffelsen vedrører en ydelse, som er omfattet af Udbudsdirektivets Bilag II B, og dermed er kommunerne alene forpligtet til dels at benytte ikke-diskriminerende tekniske specifikationer, dels at offentliggøre i EU-Tidende efter indgåelse af rammeaftalerne. Kommunerne er, på den baggrund, ikke forpligtet til at afholde et udbud jf. Udbudsdirektivets artikel 21. Kommunerne ønsker dog at konkurrenceudsætte ydelsen, og afholder derfor et offentligt udbud med annoncering. Udbuddet foretages, jf. Vejledning nr. 13 til serviceloven af 15-2-2011, som et udbud indenfor udbudsmodellen, hvor der indgås rammeaftale med to leverandører. Dette indebærer, at der efter endt udbud indgås kontrakt med 2 leverandører for hver kommune.

Der kan afgives tilbud på én eller begge delaftaler. Det er ikke et krav, at tilbudsgiver byder på begge delaftaler. Der kan i tilbudsskemaet angives yderligere rabatter på afgivne nettopriser ved tildeling af 2 delaftaler.

Kommunerne skal afslå at indgå kontrakt med en leverandør ved en udbudsforretning, hvis denne leverandørs bud overstiger det billigste bud med mere end 10 pct., selvom buddet falder indenfor det fastlagte antal. Kommunalbestyrelsen kan vælge at indgå kontrakt med en leverandør, hvis bud overstiger det billigste bud med mere end 10 pct., hvis det er en forudsætning for, at der som minimum er to leverandører af den udbudte ydelseskategori. Hvis kommunerne ikke benytter sig af denne mulighed,. finder godkendelsesmodellen automatisk anvendelse.

Kommunerne forventer at vælge den model, der samlet set er økonomisk mest fordelagtig for kommunerne.

1.1.2 Ordregiver Hver kommune er kontraktholder, og indgår efterfølgende separat kontrakt med de valgte leverandører i overensstemmelse med udkastet til kontrakt i udbudsmaterialet.

Side 4


Ordregiverne fremgår nedenfor:

Allerød KommuneBjarkesvej 23450 Allerød

Ballerup KommuneHold-an Vej 72750 Ballerup

Fredensborg KommuneEgevangen 3B2980 Kokkedal

1.1.3 Kontrakt og kontraktperiodeKontrakten indgås med den enkelte ordregiver for en periode på 3 år med kontraktstart den 1. december 2011 og udløb den 30. november 2014, med option på forlængelse af kontrakten i 1 x 12 måneder. Hver enkelt kommune har denne option for forlængelse.

Hver enkelt kommune giver senest 3 måneder før kontraktens udløb meddelelse, såfremt kommunen ønsker at gøre brug af optionen.

Ønsker kommunen at gøre brug af optionen, sker det på uændrede vilkår.

Kontrakten indgås på grundlag af det udkast til kontrakt, der indgår i udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet, spørgsmål/svar og tilbudsgivers tilbud indgår som bilag til kontrakten. Endelig aftale er først indgået, når kontrakten er underskrevet af begge parter.

1.2 Beskrivelse af kommunerneAlle tre kommuner har i dag en aftale med ekstern leverandør om levering af tøjvask til visiterede borgere i eget hjem.

I årene 2011 – 2015 forventes samlet set en stigning af antallet af borgere på 65 år og derover i alle 3 kommuner. Fordelingen af stigningen kan ses i tabellen nedenfor:

Kommune Allerød Ballerup Fredensborg

Borgere 65 - 75 år i 2011 2579 5546 4252Borgere over 75 år i 2011 1493 3303 2484Forventet antal borgere 65 – 75 år i 2015

2825 5381 5030

Forventet antal borgere over 75 åri 2015

1828 4520 2794

Stigning antal borgere 65-75 år 246 - 165 779Stigning antal borgere over 75 år 335 1217 310Stigning i % borgere 65-75 år 9,5 % - 3 % 18%Stigning i % borgere over 75 år. 11,86 % 36,9% 12%

1.2.1 Modtagere af vaskeordningKommunerne har mulighed for at visitere til praktisk hjælp til tøjvask til ældre borgere, typisk ugentligt eller hver 2. uge, men i visse tilfælde helt op til hver 4. uge.Om de enkelte kommuner kan oplyses følgende:

Allerød kommune (delaftale 1) Allerød kommune er opdelt i 3 bysamfund: Lynge, Lillerød, og Blovstrød. Der er for nuværende visiteret 57 borgere til tøjvask, fordelt som nedenstående tabel:

Kommune: Allerød Enlig Ægtepar TotalLynge 8 1 9

Side 5


Lillerød 27 2 29Blovstrød 18 1 19Total 53 4 57

Fredensborg Kommune (delaftale 1) Fredensborg Kommune er opdelt i 4 bysamfund: Fredensborg, Humlebæk, Nivå og Kokkedal. Der er for nuværende visiteret 137 borgere til tøjvask fordelt som nedenstående tabel:

Kommune: Fredensborg Enlig Ægtepar TotalHumlebæk 38 3 41Fredensborg 27 5 32Kokkedal 36 4 40Nivå 17 7 24Total 118 19 137

Ballerup kommune (delaftale 2) Ballerup kommune er ikke opdelt i bysamfund. Der er for nuværende i Ballerup kommune visiteret 399 borgere til fordelt som nedenstående tabel:Kommune: Ballerup

Enlige: 371Ægtepar: 28Total 399

Fordelingen af vasketype og frekvens fordeler sig samlet for de 3 kommuner pr. februar 2011 som nedenstående tabel:

Vasketype Frekvens I alt antal borgere

Vask 5-8 kg Hver uge5

6

Vask 5-8 kg Hver 2. Uge4

57


1


8Vask 9-12 kg Hver uge, ægtepar 6

Vask 9-12 kg. Hver 2. uge ægtepar3

0Vask 5-8 kg Allergi Hver uge 0Vask 5-8 kg Allergi Hver 2.uge 6

I alt antal borgere Pr. februar 20115

93

1.2.2 Adgangsforhold

Kommunerne har pr. februar 2011 følgende oplysninger om adgangsforhold:

Side 6


Kommune: Borgeren og tilbudsgiver aftaler selv udlevering af nøgle

Nøgle-bokse

Klick-nøgler

Andet?

Allerød X - - -Ballerup X X - -Fredensborg X - X -

1.2.3 Nuværende aftaler udløber

Kommune Allerød Ballerup FredensborgBerendsen 31/08 2011

Forlænget til 30.11.20111.7.2011Forlænget til 30.11.2011

Er udløbet

Delfin 31/08 2011Forlænget til 30.11.2011

1.7.2011Forlænget til 30.11.2011

Er udløbet

1.3 Tilbudsfrist

Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være Fredensborg Kommune i hænde

Senest torsdag den 25. august 2011 kl. 12.00.

Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning.

1.4 AfleveringsadresseTilbuddet med samtlige tilhørende bilag jf. afsnit 1.8, Generelt om tilbudsmaterialet, skal fremsendes skriftligt i én original version med 2 kopier, dvs. i alt 3 eksemplarer. Endvidere skal tilbuddet med tilhørende bilag vedlægges elektronisk på CD-rom eller USB-stick kompatibelt med Microsoft Office pakken eller PDF.

Bilag 3, Tilbudsark, SKAL være vedlagt i Microsoft Excel-format.

Tilbuddet skal sendes til/afleveres på følgende adresse:

Fredensborg KommuneCenter for Økonomi og IndkøbTeam IndkøbEgevangen 3B2980 KokkedalAtt. Indkøbs- og udbudskonsulent Mona Høst

På kuverten/emballagen bedes tydeligt mærkes med RØDT:

” MÅ IKKE ÅBNES –Udbud af vaskeordning til borgere i eget hjem”

Ved personlig aflevering af tilbud, afleveres tilbuddet til rådhusbetjentene, og der udstedes en kvittering med angivelse af afleveringstidspunktet. Ved fremsendelse pr. post/fragtmand fremsendes efterfølgende kvittering for, hvorvidt tilbud er modtaget rettidigt, men det understreges, at denne kvittering ikke er en garanti for, at tilbuddet er konditionsmæssigt.

Efter åbningen af tilbud forbeholder kommunerne sig ret til at rette henvendelse til tilbudsgiverne med henblik på afklarende spørgsmål i forbindelse med behandlingen af tilbuddene.

Side 7


Der er ikke adgang til at overvære åbningen af tilbuddene, eller at få oplysninger om indholdet heraf. Tilbuddene vurderes af en referencegruppe, bestående af repræsentanter fra alle deltagende kommuner.

1.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud minimum til den 1. februar 2012.

1.6 Spørgsmål til udbudsmaterialet og kontaktpersonAlle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal i løbet af udbudsprocessen rettes til kommunernes kontaktperson.

Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og sendes pr mail til:

E-mail: [email protected]

Såfremt tilbudsgiver har spørgsmål til nærværende udbudsforretning, skal disse stilles senest

tirsdag den 16. august 2011 kl. 12:00

Tilbudsgiver opfordres dog så vidt muligt til at stille spørgsmål tidligere i processen, af hensyn til kommunernes mulighed for at svare grundigt på alle indkomne spørgsmål. Spørgsmål, der bliver fremsendt senere, vil blive besvaret, så vidt det er muligt.

Såvel spørgsmål som svar vil, i anonymiseret form, blive sendt elektronisk via e-mail til samtlige leverandører, som har fået udleveret udbudsmaterialet, så hurtigt som muligt, dog

senest torsdag den 18. august 2011.

I tilfælde af usikkerhed omkring udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål.

1.7 Fortrolighed, anonymitet og tavshedspligtTilbudsgivernes spørgsmål til udbudsmaterialet og selve tilbuddet vil bliver behandlet anonymt og fortroligt af Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune.

Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbudsgiverens tilbud, som angår tilbudsgiverens fortrolige forretningsmæssige forhold.

Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter kommunerne til at videregive oplysninger til tredjemand.

I den udstrækning, hvor tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeret i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter kommunerne vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives.

Det er et krav fra Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune, at tilbudsgiverne iagttager ubetinget tavshed over for tredjemand vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med udbudsforretningen.

1.8 Generelt om tilbudsmaterialetIndkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune skal gøre opmærksom på, at kun tilbud, der er udformet i Bilag 3, Tilbudsark, vil blive taget i betragtning. Alle besvarelser skal således fremgå af Bilag 3,Tilbudsark.

Tilbudsgiver skal i Bilag 3, Tilbudsark,

Side 8

mailto:E-mail:%[email protected]


henvise til eventuelle egne bilag. Egne bilag er bilag, som tilbudsgiver af egen drift vedlæger sit tilbud som supplerende information eller dokumentation for oplysninger. Kun egne bilag, der har en bilagsnummer henvisning i Bilag 3, Tilbudsark, vil blive taget i betragtning.

Tilbuddet samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbuddet udarbejdes på tilbudsgivers regning, og der udbetales intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning.

Det afleverede tilbudsmateriale med samtlige tilhørende bilag, betragtes som kommunernes ejendom og vil ikke blive returneret.

Der gøres opmærksom på, at mindstekrav angivet i Bilag 3,Tilbudsark, skal være opfyldt for, at tilbuddet kan accepteres som konditionsmæssigt.

Vedlagte obligatoriske bilag

Bilag 1 Tro- og love erklæring, om at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige.

Bilag 2 Erklæring om arbejdsforhold Bilag 3 Tilbudsark Bilag 4 Generel præsentation af tilbudsgiver Bilag 5 Erklæring om gældende erhvervs- og ansvarsforsikring Bilag 6 Referenceliste Bilag 7 Tro- og love erklæring om at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af

nedenstående situationer, jf. art 45, stk. 2 i EU-udbudsdirektiv 2004/18/EF. Bilag 8 Erklæring om omsætning, resultat og egenkapital

1.9 Forbehold

1.9.1 Tilbudsgivers forbeholdTilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold over for Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommunes mindstekrav i kravspecifikationen i Bilag 3,Tilbudsark. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor mindstekrav i kravspecifikationen i Bilag 3,Tilbudsark, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor blive forkastet af Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune.Øvrige eventuelle og ikke væsentlige forbehold skal fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Kun forbehold, der er formuleret som forbehold, vil blive taget i betragtning. Forbeholdslisten skal omfatte samtlige forbehold vedr. udbudsmaterialet og have følgende opbygning:

Punkt i bilag Tilbudsgivers forbehold Begrundelse

Konkret henvisning til punktet i udbudsmaterialet

Kort og præcis redegørelse af forbeholdet.

En kort begrundelse for forbeholdet skal angives

1.9.2 Grundlæggende udbudsbetingelserTilbud med forbehold over for grundlæggende udbudsbetingelser vil blive kasseret som ukonditionsmæssigt.

I tilfælde af usikkerhed om udbudsmaterialet i forhold til de punkter, som vil medføre, at tilbuddet erklæres ukonditionsmæssigt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål.

Side 9


1.9.3 Kapitalisering af forbehold Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune, dog ikke forbehold over for grundlæggende og ufravigelige udbudsbetingelser og krav jf. ovenfor.

Såfremt Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgiveres forbehold på sikker og saglig vis, er Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune forpligtet til at kassere tilbuddet som ukonditionsmæssigt.

1.9.4 Bagatelagtige forbeholdBagatelagtige forbehold, som ikke kan kapitaliseres, vil blive vurderet kvalitativt under de relevante evalueringskriterier, de måtte vedrøre.

1.9.5 Indkøbsfællesskab Nordsjællands forbeholdIndkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune understreger, at den i dette materiale angivende information udelukkende er indikativ for behovet for tøjvask til borgere i eget hjem i de 3 kommuner: Allerød, Ballerup, Fredensborg. Antallet af borgere er ikke forpligtende for de 3 kommuner i forhold til de indgåede rammekontrakter. Kontrakthaver er således ikke sikret nogen minimumsomsætning under de pågældende rammekontrakter, idet antallet af borgere, der er tilmeldt ordningen, og som vælger den enkelte leverandør, kan variere i kontraktperioden.

Kommunerne i Indkøbsfællesskab Nordsjælland tager ligeledes forbehold for administrative og politiske ændringer, herunder budgetmæssige bevillinger, lovændringer, befolkningsudvikling m.m.

1.10 UdvælgelseskriterierTil brug for Fredensborg Kommunes vurdering af tilbudsgivers økonomiske og tekniske formåen SKAL tilbudsgiver fremsende følgende obligatoriske bilag. (Ordregiver har henvist til obligatoriske bilag i Bilag 3, Tilbudsark. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at øvrige egne bilag, skal være henvist med bilagsnummer i Bilag 3, Tilbudsark, for at komme i betragtning.)

1. Tro- og love erklæring om, at tilbudsgiver ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen er vedlagt udbudsmaterialet som Bilag 1, Tro- og love erklæring. Erklæringen skal være underskrevet, af en for tilbudsgiveren juridisk bindende person

2. Erklæring om arbejdsforhold, Bilag 2, Erklæringen skal være underskrevet, af en for tilbudsgiveren juridisk bindende person.

3. Generel præsentation af tilbudsgiver, Bilag 4, Præsentation skal være udfyldt og være underskrevet af en af tilbudsgiver juridisk bindende person.

4. Erklæring om gældende erhvervs- og produktansvarsforsikring. Bilag 5. Erklæringen skal være underskrevet, af en for tilbudsgiveren juridisk bindende person

5. En beskrivelse over de betydeligste opgaver gennem de seneste 3 år af den art, som tilbuddet vedrører, samt referencelister for de pågældende opgaver, kontaktperson og kontaktdata på kontaktpersonen. Bilag 6, referencelisten. Beskrivelsen skal være underskrevet, af en for tilbudsgiver juridisk bindende person.

6. Tro og love erklæring om at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af nedenstående situationer, jf. art 45, stk. 2 i EU-udbudsdirektiv 2004/18/EF. Erklæringen er vedlagt som Bilag 7. Erklæringen skal være underskrevet, af en for tilbudsgiver juridisk bindende person.

7. En erklæring om tilbudsgivers samlede omsætning, resultat og egenkapital i de seneste to afsluttede regnskabsår, afhængigt af hvornår den økonomiske aktør blev etableret eller startede virksomhed. Regnskabsoplysningerne skal være attesteret af en registreret eller statsautoriseret revisor. Mindstekrav er, at tilbudsgiver kan

Side 10


dokumentere at tilbudsgiver ved sidste regnskabsaflæggelse eller efterfølgende har et positivt resultat efter skat, dog således at i tilfælde af negativt resultat, så må dette maximalt udgøre 20% af egenkapitalen ultimo samme regnskabsår. Bilag 8, Erklæring om omsætning, resultat og egenkapital. Erklæringen skal være underskrevet af en registreret eller statsautoriseret revisor. Nærværende udvælgelseskriterium kan ligeledes opfyldes ved at medsende revisor påtegnet årsrapport, hvoraf de krævede oplysninger/krav kan dokumenteres.

Manglende fremsendelse af ovenstående bilag medfører, at Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune er forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt.

1.11 Alternative tilbudDet er ikke muligt at afgive alternative tilbud.

1.12 KonsortierVed sammenslutninger af tilbudsgivere (=konsortium) skal oplysningerne gives for hver deltager i konsortiet.Såfremt flere tilbudsgivere byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til ordregiver. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken part ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for den/de øvrige konsortieparter.

1.13 TildelingskriterierKontrakten vil blive tildelt de(n) tilbudsgiver som ud fra en helhedsbetragtning afgiver det økonomiske mest fordelagtige tilbud, idet tildelingskriterierne er:

1) Tilbudspris (50%)2) Krav til produktet (20%)3) Afhentning og aflevering af vasketøjet (15%)4) Dokumentation, kommunikation og rapportering (10%)5) Kvalitetssikring og samarbejde (5%)

Kriterierne er opstillet i prioriteret rækkefølge og vægtet.

Priserne vil blive evalueret ud fra de tilbudte priser, jf. Bilag 3,Tilbudsark, fane ”Tilbudspriser”

Krav til produktet vil blive evalueret ud fra afsnit 2. Kravspecifikation, afsnit 2.1. Generelle krav til vaskeordning til borgere i eget hjem, og afsnit 2.2, Krav til produktet, og Bilag 3,Tilbudsark.

Afhentning og aflevering af vasketøjet vil blive evalueret ud fra afsnit 2, Kravspecifikation, afsnit 2.6, Afhentning og aflevering af vasketøjet, og Bilag 3, Tilbudsark

Dokumentation, kommunikation og rapportering vil blive evalueret ud fra afsnit 2 Kravspecifikation, afsnit 2.8 Dokumentation, kommunikation og rapportering og Bilag 3, Tilbudsark.

Kvalitetssikring og samarbejde vil blive evalueret ud fra afsnit 2. Kravspecifikation og afsnit 2.9 Kvalitetssikring og samarbejde og Bilag 3,Tilbudsark.

Hver delaftale evalueres særskilt, og disse evalueringer holdes op mod alternativet, hvor tilbudsgiver tildeles kontrakt på begge delaftaler, idet der er mulighed for at tilbyde rabat ved tildeling af kontrakt på begge delaftaler. Når det skal vurderes, hvorvidt det er økonomisk mest fordelagtigt at tildele tilbudsgiver begge delaftaler, vægter delaftale 1 med 33 pct. og delaftale 2 med 67 pct. Denne procentsats er fundet ud fra andelen af forventede visiterede borgere pr. delaftale. Ved denne udregning antager Indkøbsfællesskab Nordsjælland at hver af de to tilbudsgivere får tildelt 50% af borgerne.

Side 11


1.13.1 Vurdering af tilbudTilbuddene vurderes for hver enkelt delaftale.

Umiddelbart efter modtagelsen af tilbud foretages en vurdering af, om de modtagne tilbud er konditionsmæssige. Tilbud, der er ukonditionsmæssige, vil blive afvist. Såfremt et tilbud er ukonditionsmæssigt, orienteres tilbudsgiver omgående herom.

Der foretages herefter en vurdering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriterierne under punkt 1.13 med henblik på at identificere det/de økonomisk mest fordelagtige tilbud.

Kommunerne tildeler de enkelte tilbud point fra 0-10 på hvert tildelingskriterium.

På pris vurderes tilbuddene relativt, således at det samlede set billigste tilbud tildeles 10 point. De øvrige tilbud tildeles lavere point i forhold til den procentuelle afvigelse fra det billigste tilbud. Der gives point med 2 decimaler.De tilbudte priser ganges med vægtningen i Bilag 3,Tilbudsark, fane ”Tilbudspris”.

På de kvalitative kriterier vurderes tilbuddene absolut – og dermed uafhængigt af de øvrige indkomne tilbud – på baggrund af de opstillede evalueringsparametre. Der tildeles 10 point, hvis tilbuddet fuldt ud lever op til tildelingskriteriet. Der tildeles 0 point, hvis evalueringsparameteret ikke er besvaret. Der tildeles point i hele tal.

1.13.2 Meddelelse om resultatetAlle deltagere, hvis tilbud er erklæret konditionsmæssigt i udbudsforretningen, vil samtidigt og skriftligt blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen

Meddelelsen til de(n) vindende tilbudsgiver om, at tilbudsgiverens tilbud er identificeret som et af de økonomisk mest fordelagtige tilbud, er alene en hensigtserklæring om at ville indgå kontrakt, ikke et løfte herom, før eventuel kontrakt er underskrevet af den enkelte kommune og den valgte leverandør.

Meddelelsen om resultatet af udbudsforretningen vil efter udløbet af standstill-perioden, blive bekendtgjort i EU-Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet.

1.14 Oplysninger om relevante statslige tjenesterI henhold til artikel 27 i Udbudsdirektivet skal Indkøbsfælleskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune hermed oplyse om de relevante organer, hvor til tilbudsgiver kan få oplysninger om de gældende forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø

Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter: Officielt navn: SkatAdresse: Østbanegade 123By: København Ø Postnummer: 2100 Land: DanmarkKontaktperson(er): Att: N/A Telefon: + 45 72 22 18 18E-mail: [email protected] Fax: + 45 72 22 19 19Internetadresse: www.skat.dk

Adresse, kontaktperson og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse: Officielt navn: MiljøstyrelsenAdresse: Strandgade 29By: København K Postnummer: 1401 Land: DanmarkKontaktperson(er): Att: N/A Telefon: + 45 72 54 40 00

Side 12

mailto:[email protected]


E-mail: [email protected] Fax: Internetadresse: www.mst.dk

Adresse, kontaktpersoner og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår: Officielt navn: ArbejdstilsynetAdresse: Postboks 1228By: København C Postnummer: 0900 Land: DanmarkKontaktperson(er): Att: N/A Telefon: + 45 70 12 12 88E-mail: [email protected] Fax: + 45 70 12 12 89nternetadresse: www.at.dk

1.15 Forventet tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan er vejledende og omfatter kun de væsentlige tidsfrister:Handling FristerOffentliggørelse af udbudsmateriale 14. juli 2011

Frist for afklarende spørgsmål 16. august 2011 kl. 12.00

Frist for svar på afklarende spørgsmål 18. august 2011Tilbudsfrist 25. august 2011 kl.12.00

Tilbudsvurdering Uge 34/35Leverandør vælges Uge 35Afsendelse til alle tilbudsgivere om valg af leverandør om foreløbig accept/hensigtserklæring

Uge 35

Standstill-periode 1.september til 13.september 2011

Kontraktstart 1. december 20112 Kravspecifikation

2.1 Generelle krav til vaskeordning til borgere i eget hjem. Nærværende kravspecifikation samt Bilag 3, Tilbudsark, beskriver kravene til tilbudsgiverens håndtering af vaskeordningen. Udbuddet er udarbejdet ud fra følgende præmisser:

Målgruppen for tøjvaskeordningen er de borgere, som visitationsenheden visiterer hertil. Borgere visiteret til tøjvaskeordningen får typisk vasket tøj hver 14. dag.

Borgerne skal som udgangspunkt have mulighed for at vælge mellem 2 leverandører.

Vaskeordningen består af 2 dele:

Afhentning, sortering, vask, efterbehandling, pakning, aflevering Udpakning og på pladslægning

Ikke alle borgere visiteres til at få lagt deres tøj på plads, hvorfor der ønskes en særskilt pris herfor.

Aftalerne vil have karakter af rammeaftaler, hvilket indebærer, at den enkelte leverandør ikke på forhånd er garanteret en bestemt omsætning. Denne vil alene være bestemt af, hvor mange borgere, der tilmeldes, og hvor mange, der vælger den enkelte leverandør.

Side 13

mailto:[email protected]


Tilbudsgiver skal være opmærksom på at overholde alle minimumskravene, der er angivet i kravspecifikationen. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, er Indkøbsfællesskab Nordsjælland v/Fredensborg Kommune forpligtet til at afvise tilbuddet.

Tilbud SKAL afgives i Bilag 3,Tilbudsark.

2.2 Krav til produktFor Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav samt ønsker til ydelsen henvises til Bilag 3, Tilbudsark, der bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

2.3 PersonaleforholdFor Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav samt ønsker til personaleforhold henvises til Bilag 3, Tilbudsark, der bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

2.4 KøretøjerFor Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav samt ønsker til køretøjer henvises til Bilag 3, Tilbudsark, der bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

2.5 Tilmelding / afmeldingFor Indkøbsfællesskabs krav og ønsker til tilmelding/afmelding henvises til Bilag 3, Tilbudsark, som bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

2.6 Afhentning og aflevering af vasketøjet

For indkøbsfællesskab Nordsjællands krav og ønsker til afhentning og aflevering, henvises til Bilag 3, Tilbudsark, som bedes udfyldt og returneret af ordregiver.

2.7 Pris og betalingAfregning af tøjvask sker mellem leverandøren og kommunen.

For Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav samt ønsker til Pris og betaling henvises til Bilag 3, Tilbudsark, og Bilag 3, Tilbudsark, fane ”Tilbudspris” som bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

Det fremgår af Bilag 3, Tilbudsark, fane ”Tilbudspris”, hvordan den enkelte pris skal angives:

Prisen i punkt 2.7.1 til og med punkt 2.7.8 skal angives ex. moms pr. måned med 2 decimaler.

Prisen i punkt 2.7.9 og punkt 2.7.11 skal angives ex. moms pr. gang med 2 decimaler. Prisen i punkt 2.7.10 skal angives ex. moms pr. kg. med 2 decimaler.

Såfremt prisen ikke angives med 2 decimaler, betragtes de(n) ikke angivende decimal(er) som nul. Har tilbudsgiver eksempelvis afgivet prisen 17 kr. betragtes prisen som 17,00 kr. Har Tilbudsgiver eksempelvis afgivet prisen 17,4 kr. betragtes prisen som 17,40 kr.

2.8 Dokumentation, kommunikation og rapporteringFor Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav og ønsker til dokumentation, kommunikation og rapportering henvises til Bilag 3, Tilbudsark, som bedes udfyldt og returneret af leverandøren.

Leverandøren skal som minimum levere nedenstående dokumentation og rapportering:

Statistik Cpr.nr. Borgerens for- og efternavn

Varenummer Antal leveringer

Afhentnings-dato

Leverings-dato

Pris pr. borger

Statistik Totalpris for

Antal forgæves

Antal rettidigt

Ugeinterval

Side 14


afregnings-måned

kørsel, pga.ikke rettidigt aflyst

aflyst mellem leveringer

Fakturabilag Cpr.nr. Borgerens for- og efternavn

Varenummer Antal leveringer

Afhentnings-dato

Leverings-dato

Pris pr. borger

Fakturabilag Totalpris forAfregningsmåned

Antal forgæveskørsel, ikkerettidigtaflyst

Antal rettidigtaflyst

2.8.1 Informationsmateriale til borgen

For Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav og ønsker til informationsmateriale vedr. praktiske oplysninger om bl.a. levering, afhentning, kontaktdata m.m. til borgen henvises til Bilag 3, Tilbudsark, der bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

2.9 Kvalitetssikring og samarbejde

For indkøbsfællesskab Nordsjællands krav og ønsker til kvalitetssikring henvises til Bilag 3,Tilbudsark, som bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

2.10 Miljø

For Indkøbsfællesskab Nordsjællands krav samt ønsker til Miljø henvises til Bilag 3, Tilbudsark, som bedes udfyldt og returneret af tilbudsgiver.

3 Udkast til Kontrakt.Parterne er:

XX KommuneAdresse(herefter benævnt kommunen)

[Leverandør]AdresseCVR nr. (herefter benævnt tilbudsgiver)

3.1 FormålFormålet med nærværende kontrakt samt tilhørende bilag (herefter benævnt kontrakten) er, at regulere forholdet mellem kommunen og Tilbudsgiver i forbindelse med tilbudsgivers varetagelse af de opgaver, der er beskrevet i kontrakten.

Formålet er således, at sikre kommunen vaskeordning til visiterede borgere i eget hjem.

3.2 KontraktgrundlagDet samlede kontraktgrundlag udgøres af følgende dokumenter: Kontrakt dateret den…. Det samlede udbudsmateriale dateret den 14. juli 2011 Tilbudsgivers tilbud dateret den……

Side 15


Spørgsmål og svar dateret den…..

Tilbudsgivers almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse.

3.3 KontraktperiodeKontraktperioden og dens vilkår er gældende i en 3-årig periode fra den 1. december 2011 til og med den 30. november 2014 med en option for kommunen på forlængelse i op til yderligere 12 måneder. Kommunen giver senest 3 måneder før kontraktens udløb meddelelse til tilbudsgiver, såfremt kommunen ønsker at gøre brug af optionen.

I fald optionen ønskes benyttet, vil kontrakten blive forlænget på uændrede vilkår. Såfremt optionen ikke ønskes benyttet, udløber kontrakten automatisk med udgangen af november måned 2014.

Kommunen forbeholder sig ret til, uden erstatning af nogen art, at kunne opsige kontrakten, såfremt der sker direktiv-, lov- eller myndighedsmæssige indgreb af væsentlig betydning, eller hvor indkøbet afviger væsentligt i forhold til den udbudte ydelse. I så fald vil opsigelsen kunne ske med 6 måneders varsel til den første i en måned.

Kommunen forbeholder sig ligeledes ret til, uden erstatning af nogen art, at kunne opsige aftalen, såfremt Tilbudsgiver misligholder kontrakten.

3.4 Kontraktens omfang, herunder forbeholdDer tages forbehold for demografisk udvikling og politiske beslutninger, såvel Byrådsbeslutninger som Folketingsbeslutninger, der kan ændre i mængde og sammensætning, herunder ændringer i bevillinger.

Der tages ligeledes forbehold for faldende eller stigende brug under kontrakten i forbindelse med borgernes frie leverandørvalg af pleje.

Kendte og væsentlige ændringer skal af kommunen varsles i god tid.

Alle vaskesække o. lign er tilbudsgivers ejendom og tilbudsgivers eventuelle forpligtigelser overfor tredjemand er i den forbindelse kommunen uvedkommende.

3.5 Kontakt mellem Kommunen og leverandørI forbindelse med kontraktens underskrivelse aftaler kommunen og Tilbudsgiver hvem der er kontaktpersoner under kontrakten, og hvem der således varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Det er en forudsætning, at disse kontaktpersoner har den fornødne kompetence til at træffe beslutninger.

Der nedsættes ligeledes en kontaktgruppe, hvis formål er at varetage de overordnede mål i relation til kontrakten. Tilbudsgiver indkalder til disse møder og kommunen tager referat.

I løbet af det første kontrakt år afholdes 1 møde efter 3 mdr. og derefter 1 møde årligt, eller efter behov.

3.6 Priser Kommunen er kun økonomisk ansvarlig for ydelser, som borgen er visiteret til.

Den enkelte bestiller betaler for produkterne i henhold til priserne anført i Bilag 3, Tilbudsark, fane ”Tilbudspris”.

Priserne er ekskl. moms. Priserne er som udgangspunkt faste i hele kontraktperioden og omfatter alle omkostninger forbundet med produkterne og leverancerne.

Side 16


3.7 PrisreguleringPrisregulering kan finde sted én gang årligt, hver den 1. november, og første gang den 1. november 2012.

Såfremt tilbudsgiver ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles kommunen senest den 31. august, med henblik på ikrafttræden efterfølgende 1. december.Prisreguleringen skal ske i henhold til Danmarks Statistiks nettoprisindeks med den procentvise stigning i nettoprisindekset fra 1. august året før til 1. august i det indeværende år.

Supplerende produkter/ydelser indenfor aftalen følger samme prisregulering, medmindre andet er særskilt aftalt.

Påvirkes tilbudsgivers omkostninger i nedadgående retning, skal dette komme kommunen til gode, således at priserne angivet i bilag 3 reguleres nedad. Tilbudsgiver skal på forlangende kunne dokumentere sine produktionsomkostninger. Er der sket fald i produktionsomkostningerne, eksempelvis grundet omlægning af skatter og afgifter, har kommunen altid ret til en genforhandling af prisstrukturen.

Såfremt der vedtages ny lovgivning, herunder omlægning af skatter og afgifter, som påvirker tilbudsgivers produktionsomkostninger, har tilbudsgiver ret til en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør en stigning i produktionsomkostningerne.

Ingen prisregulering kan iværksættes uden kommunens indkøbsafdelings forudgående skriftlige godkendelse heraf.

I forbindelse med eventuelle prisændringer skal der i god tid inden fremsendes nyt informationsmateriale til borgerne, hvor den nye pris tydelig fremgår.

I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse.

3.8 Forhold vedr. betaling3.8.1 BetalingsbetingelserBetalingsbetingelserne er løbende måned plus 30 dage, fra korrekt modtagen faktura.

3.8.2 FaktureringTilbudsgiver skal garantere at overholde lov om offentlig betaling, jr. lov nr. 798 af 28. juni 2007, uden meromkostninger for Kommunen. Tilbudsgiver skal således være opmærksom på, at alle betalinger i offentlig regi, jf. lov om offentlige betalinger, skal ske elektronisk.Der faktureres direkte til bestillende enhed. Faktura skal som minimum indeholde følgende:

EAN-nummeret Borgerens cpr.nr. Borgerens for- og efternavn EAN-nummeret (oplyses af Kommunen ved aftalestart) Varenummer Antal leveringer Afhentningsdatoer Leveringsdatoer Pris pr. borger Totalpris for afregningsmåned Antal forgæves kørsel, ikke rettidig aflyst Antal rettidige aflyst

Fakturaen skal følge de månedlige opgørelser for samme periode jf. afsnit 2.8. Dokumentation, kommunikation og rapportering.

Side 17


Tilbudsgiver kan ikke i forbindelse med den elektroniske fakturering opkræve gebyr eller anden form for godtgørelse, ligesom tilbudsgiver ej heller kan opkræve gebyrer eller anden form for godtgørelse i forbindelse med for sen betaling, udover et rykkergebyr på max. kr. 100 pr. rykker.

Rentelovens almindelige regler og satser er gældende.

3.9 Tilmelding og afmelding.Tilbudsgiver er forpligtet til at levere alle produkter omfattet af aftalen efter konkret bestilling.

Tilmelding og afmelding kan alene ske via Kommunens visitationsenhed. Hvis borgen selv afmelder direkte til leverandøren, har leverandøren pligt til senest dagen efter at videregive oplysningerne til kommunens visitationsenhed.

Den enkelte borger kan således ikke selv tilmelde og afmelde, og skulle dette ske, forpligter tilbudsgiver sig til at rette henvendelse til Kommunens visitationsenhed. I modsat fald er tilbudsgiver ansvarlig, herunder økonomisk, for eventuelle tilmeldinger.

Afmeldinger skal foretages skriftligt, elektronisk eller. pr. mail og kan foretages indtil kl. 15 dagen før. Afmeldinger må alene foretages af kommunens visitationsenhed.

3.10 Leverings – og afhentningsbetingelserLeveringsbetingelser er frit leveret til borgens adresse.

Transport og forsendelse foregår for tilbudsgivers ansvar og risiko.

Risikoens overgang følger når leveringen er fundet sted på borgens adresse og følgeseddel er kvitteret af modtager, med mindre andet er aftalt leverandøren og borgeren/hjemmehjælperen imellem.

Afhentning er foregået, når tøjet er bragt ud fra borgerens adresse medmindre andet specifikt er aftalt. Risikoen overgår til tilbudsgiver samtidig med afhentningen.

Tilbudsgiver skal i helt specielle situationer, kunne modtage og gennemføre akutte bestillinger og leveringer mod et mindre gebyr.

3.10.1 Følgeseddel Leveringer skal ledsages af en følgeseddel, der for hver levering nøjagtigt angiver den aftalte leveringsadresse, EAN nr., borgerens cpr.nr., borgerens for- og efternavn, leveringsdato og afhentningsdato.

3.11 Data og informationerInden for lovens rammer, har tilbudsgiver brugsret til diverse data og informationer så længe tilbudsgiver udfører opgaver i henhold til kontrakten. Materialet må alene anvendes i forbindelse med opfyldes af kontrakten.

Alt materialet tilhører kommunen, og skal efter konkret anmodning udleveres til kommunen elektronisk, dog senest i forbindelse med udløb af kontrakten.

3.12 Kvalitetssikring og egenkontrolKommunen stiller krav om, at tilbudsgiver sikrer et højt kvalitets- og serviceniveau.

Tilbudsgiver skal have en løbende egenkontrol, der sikrer dette.

Side 18


3.13 Statistik 1 gange årligt pr. 1. december, (første gang den 1. december 2012) skal tilbudsgiver fremsende statistik til kommunens indkøbsfunktion.

Statistikkerne skal udarbejdes elektronisk i excel-regneark.

Statistikkerne skal indeholde følgende oplysninger:

Forbrug samt de økonomiske omkostninger fordelt pr. borger

3.14 Produkt– person og erhvervsansvarsforsikringTilbudsgiver er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler.

Tilbudsgiver garanterer med sin underskrift på kontrakten, at tilbudsgiver har erhvervet forsikringsmæssig dækning af sit arbejdsskadeansvar, tingsansvar samt produkt- og erhvervsansvar, herunder driftstabsansvar for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler, på policenummer ………………………………………. i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab.

Tilbudsgiver er endvidere erstatningspligtig for alle skader, eksempelvis transportskader, på bygninger og ting tilhørende borgen, forårsaget af tilbudsgiver og/eller underleverandør.

Hvis tilbudsgiver eller underleverandør under udførelse af sine pligter i henhold til kontrakten ved handlinger eller undladelser påfører skader på personer eller gods, det være sig personer eller gods hos tilbudsgiver eller underleverandører, som tilbudsgiver eller underleverandør har til befordring, eller tredjemands personer eller gods, er alene tilbudsgiver ansvarlig for sådanne skader.

Tilbudsgivers eventuelle regreskrav overfor eventuelle underleverandører er kommunen uvedkommende, og hvis skadelidte rejser krav mod kommunen i anledning af skader som er beskrevet ovenfor, skal tilbudsgiver friholde kommunen for ethvert krav og enhver udgift, herunder tillige sagsomkostninger, renter mv. , som et sådant krav måtte påføre kommunen.

Tilbudsgiver er forpligtet til i hele kontraktperioden at opretholde denne forsikringsdækning, og kommunen forbeholder sig ret til under kontraktens løbetid at afkræve tilbudsgiver dokumentation herfor.

Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse.

Såfremt tilbudsgiver ikke er registreret i Danmark, skal firma overfor kommunen udstede en garanti for at tilbudsgiver er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet ovenfor, og at tilbudsgiver – i fald forsikringen opsiges eller bortfalder - forpligter sit til straks at informere kommunen herom.

3.15 Love og myndighedskrav mm.Tilbudsgiver er forpligtet til og ansvarlig for, at overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder samt eventuelle branchenormer i hele kontraktperioden.

Tilbudsgiver er ansvarlig for indhentning af alle nødvendige og lovpligtige tilladelser, hvis sådanne er påkrævede for at udføre erhvervet. Kontrakten er således under forudsætning af, at tilbudsgiver til enhver tid kan dokumentere, at sådanne tilladelser haves.

Tilbudsgiver indestår for, at produkter ikke krænker andres rettigheder og at de leverede produkter er uden fejl og mangler samt i overensstemmelse med kravene og beskrivelserne i kontrakten, herunder at miljøkrav overholdes.

Side 19


3.16 Tavshedspligt og aktindsigtTilbudsgiver og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffelov, Forvaltningslov og Retssikkerhedslov. Denne tavshedspligt gælder også efter kontraktens udløb.

Enhver person, der gennem sin tilknytning til tilbudsgiver er beskæftiget med udførelsen af opgaver i henhold til kontrakten eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaven, er undergivet samme tavshedspligt.

Tilbudsgiver er forpligtet til at sikre, at tilbudsgivers ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til tilbudsgiver får kendskab til oplysninger under kontrakten, kender og overholder de forpligtelser, som følger af tavshedspligten.

Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos tilbudsgiver.

Tilbudsgiver forpligter sig i øvrigt til at overholde sikkerhedsforskrifterne mv. i forbindelse med behandling af personoplysninger, jf. Lov om behandling af personoplysninger.

Kontrakten er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres af tilbudsgiver eller kommunen uden på forhånd og skriftligt indgået aftale herom. Dette gælder dog ikke offentliggørelsen af EU-bekendtgørelsen i EF-Tidende.

Kontrakten i øvrigt er undergivet aktindsigt efter lovgivningen herom.

Overtrædelse af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse.

Ved kontraktens indgåelse skal der, såfremt én af parterne ønsker en offentliggørelse af samarbejdet, udarbejdes en fælles pressemeddelelse. Ved eventuelle senere udtalelser til pressen om det af kontrakten omfattende, skal den anden part orienteres om udtalelserne straks herefter.

3.17 UnderleverandørerTilbudsgivers anvendelse af underleverandører skal på forhånd skriftligt godkendes af kommunen.

Kommunen kræver, at eventuelle underleverandører, skal opfylde samme krav som tilbudsgiver, og i så fald er det tilbudsgivers ansvar at fremsende den relevante dokumentation herfor til kommunen.

Såfremt tilbudsgiver anvender underleverandører til opfyldelse af sine forpligtelser under kontrakten, indestår tilbudsgiver for opfyldelsen af kontrakten på samme vis, som hvis tilbudsgiver selv havde udført opgaven. Tilbudsgivers brug af underleverandører frigør ikke tilbudsgiver for nogen forpligtelse overfor kommunen i henhold til kontakten.

Tilbudsgiver hæfter således i forhold til kommunen for sine underleverandørers forhold på samme vis som for egne forhold.

Kommunen er berettiget til, uden begrundelse, at nægte at godkende en underleverandør, såfremt kommunen vurderer, at vægtige grunde taler herfor.

3.18 Konsortium Såfremt tilbudsgiver er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/ juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte til opfyldelse af kontrakten.

Side 20


I tilfælde af at firma er et konsortium, skal den juridiske person, der underskriver kontrakten, være berettiget til i forhold til kommunen, at indgå aftaler, der er bindende for alle konsortiets deltagere. Øvrige deltagere bekræfter dette ved deres underskrift.

3.19 Miljø Tilbudsgiver garanterer, at alt hvad der bliver leveret under kontrakten opfylder de til en hver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m., herunder også ”tilslutningstilladelse for spildevand” for så vidt angår vaskeriet.

På kommunens forlangende skal tilbudsgiver, uden udgifter for kommunen, fremskaffe den nødvendige dokumentation, som kommunen måtte ønske omkring et produkt, til brug for kommunens miljøvurdering af produktet.

3.20 Etik og socialt ansvarKommunen forudsætter, at tilbudsgiver og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner:

Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til af- skaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning.

Det forudsættes endvidere, at kontrakthaver og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN’s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention.

Såfremt udbyder bliver bekendt med, at kontrakthaver eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er kontrakthaver forpligtet til at opfylde kontrakten med en tilsvarende ydelse. Kontrakthavers eventuelle ekstra omkostninger forbundet hermed er udbyder uvedkommende.

Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 3.21 Overdragelse af rettigheder og forpligtelser Tilbudsgiver forpligtigelser og rettigheder i henhold til kontrakten kan hverken helt eller delvis uden forudgående skriftlig aftale med kommunen overdrages til tredjemand.

Det samme gør sig gældende for de af kontrakten flydende fordringer, som ikke kan overdrages, sælges eller belånes af tilbudsgiver.

3.22 Ændringer i firma ejerforhold Såfremt der i kontraktperioden sker ændringer i det oplyste ejerforhold, herunder aktie/anpartsbesiddelse, skal dette straks og uopholdeligt meddeles skriftligt til kommunen.

Såfremt der i kontraktperioden sker væsentlige ændringer i ejerforholdene til aktierne/anparterne, herunder såfremt den bestemmende indflydelse hos tilbudsgiver skifter hænder, er kommunen berettiget til at opsige kontrakten med 3 måneders varsel til den første i en måned, forudsat at opsigelsen sker senest 1 måned efter kommunen er blevet gjort bekendt med de omstændigheder, der vil kunne begrunde opsigelsen.

Kommunen er dog alene berettiget til at opsige kontrakten, jf. ovenfor, hvis vægtige grunde taler herfor.

Side 21


3.23 Misligholdelse og modregning Enhver tilsidesættelse af kontrakten, det være sig en hvilken som helst mangel, forsinkelse m.v. er en misligholdelse.

Såfremt den ene part misligholder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning for ethvert tab efter dansk rets almindelige regler og kan kræve forholdsmæssigt afslag, foretage modregning, modtage erstatning mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig således, at modregning, erstatning, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden.

Foreligger der misligholdelse, skal tilbudsgiver uden ugrundet ophold meddele kommunen dette, og tilbudsgiver skal ved samme lejlighed underrette kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad tilbudsgiver vil gøre for at undgå, tilsvarende misligholdelse fremover.Forinden misligholdelsesbestemmelsen bringes i anvendelse, har kommunen og tilbudsgiver dog en pligt til at søge uoverensstemmelserne løst i mindelighed.

Dersom tilbudsgiver gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser i henhold til kontrakten, eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, vil det anses som væsentlig misligholdelse.

Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel.

Såfremt en leverandør bliver opsagt inden kontraktperiodens udløb, vil godkendelsesmodellen, ud fra den tilbageværende leverandør, træde i kraft.

3.24 KontraktophørTilbudsgiver skal garantere at der ved kontraktophør udleveres en komplet liste over samtlige borgere med tilhørende bevillinger. Listen skal som minimum indeholde:

Borgens CPR. nummer Borgerens for- og efternavn

Listen skal leveres på elektronisk læsbart medie kompatibelt med Microsoft Exel.

3.25 KonkursKommunen kan skriftligt ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning, såfremt tilbudsgiver begæres konkurs, indleder tvangsakkord, meddeler betalingsstandsning, der indtræder insolvens eller likvidation eller tilbudsgiver befinder sig i en økonomisk situation, som giver grund til at antage, at tilbudsgiver ikke i fremtiden vil kunne opfylde kontrakten fuldt ud.

Disse forhold vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af kommunens kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning.

Hvis konkursboet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkursloven, skal konkursboet efter kommunens henvendelse og inden for en frist på 5 arbejdsdage regnet fra og med datoen for afsigelse af konkursdekret give meddelelse om, hvorvidt det vil indtræde.

Ovennævnte gælder tillige ved tilbudsgivers betalingsstandsning, eller hvis der åbnes forhandling om tvangsakkord eller tilbudsgivers økonomiske forhold i øvrigt viser sig at være således, at tilbudsgiver må antages at være ude af stand til at opfylde kontrakten.Hvis tilbudsgiver er et aktieselskab kan kommunen ophæve kontrakten, hvis firma kræves opløst af Erhvervs- og Selskabsstyrelsen.

Side 22


3.26 Force MajeureForce majeure regulerer i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom.

3.27 TvistRetsforholdet ifølge kontrakten og dennes fortolkning afgøres efter dansk ret ved værneting, lokalt beliggende i forhold til ……………… Kommune.

Alle tvister skal dog i mindelighed så vidt muligt forsøges løst mellem kommunen og tilbudsgiver.

3.28 KontraktændringerKontrakten kan alene ændres ved skriftlig og underskrevet tillæg til kontrakten dog forudsat, at dette ikke strider imod udbudsreglerne.Kontrakten vil herefter forsætte på uændrede vilkår.

3.29 UnderskriftKontrakten underskrives i 2 eksemplarer, hvoraf kommunen og tilbudsgiver hver beholder ét eksemplar.

Dato: …………………. 2011

……………………………………….…………………………………………………..

Tilbudsgiver Kommune

v/…………………………………..v/r……………………………………………..

Side 23


4 Bilag:

Bilag 1: Tro- og love erklæring om tilbudsgiver ikke har forfalden ubetalt gæld til det offentligeBilag 2: Erklæring om arbejdsforholdBilag 3: Tilbudsark Bilag 4: Generel præsentation af tilbudsgiverBilag 5: Erklæring om gældende erhvervs- og ansvarsforsikringBilag 6: ReferencelisteBilag 7: Tro- og love erklæring om at tilbudsgiver ikke befinder sig i en af nedenstående situationer jf. art. 45. stk. 2 i EU- udbudsdirektiv 2004/18/EF Bilag 8: Erklæring om omsætning, resultat og egenkapital

Side 24

Offentligt udbud - IKA · Web viewHver 4. Uge 28 Vask 9-12 kg Hver uge, ægtepar 6 Vask 9-12 kg....

Documents

Transcript of Offentligt udbud - IKA · Web viewHver 4. Uge 28 Vask 9-12 kg Hver uge, ægtepar 6 Vask 9-12 kg....