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事務所の業務標準化・マニュアル化手法！

あすか社会保険労務士法人

代表特定社会保険労務士

大東恵子

1 Copyright© あすか社会保険労務士法人 All right reserved.

本日の内容

0.自己紹介

1.大手企業の受注手順と契約時の期待値コントロール

2.スタッフの業務改善は数値管理から始める

3.標準化ツールとマニュアル作成による職位に見合った仕事内容を依頼

4.パートの仕事をさらに分別し、ロボットでも自動化した仕組みとは？


０. 自己紹介

1992年同志社大学経済学部卒業1992年日商岩井株式会社（現在の双日株式会社）入社1997年大東社会保険労務士事務所開業2006年労働保険事務組合日本総合労務マネジメント設立2008年あすか社会保険労務士法人に組織変更、東京事務所開設2014年名古屋事務所開設、埼玉事務所開設2016年赤坂事務所開設2017年バックオフィスに特化した人材紹介会社株式会社スパーク設立2019年東京（赤坂、中目黒）、大阪、名古屋、埼玉にて展開中

早稲田大学経営管理研究科（MBA)卒業（予定）

大東恵子（おおひがしけいこ）

大阪府出身


０. 自己紹介

名古屋

副代表

東京コンサル

管理部

責任者

㈱スパーク㈱プロフェッショナル＆パートナーズ（給与計算）東京手続き

代表


１. 大手企業の受注手順と契約時の期待値コントロール

受注導線


１. 大手企業の受注手順と契約時の期待値コントロール

▪️新規顧客獲得までのフロー

①ご紹介などの連絡（メール・電話など）

②訪問・ヒアリング ➡➡➡ コンサルチーム・大東

③見積もり ➡➡➡ チームアシスタント

④受注決定・契約書作成 ➡➡➡ チームアシスタント

⑤業務立ち上げ ➡➡➡ 品質管理チーム

⑥チームへ振り分け ➡➡➡ 手続きチーム・給与チーム・コンサルチーム


2. スタッフの業務改善は数値管理から始める

Kintone

①社内通達、顧客管理、業務日報・工数管理、手続き進捗管理、標準資料・マニュアル管理、キャリアアップ助成金、助成金ノウハウ管理などが稼動

②顧客管理アプリに登録されている顧問料と日報に記載されている業務工数を用いた生産性分析をRPA で実施し、各リーダーへのメール配信までを自動化

③Kintone を軌道に載せるためには時間がかかりましたが、基本情報の登録を推進側で行う事で、初動のハードルを下げることで上手く行った



標準資料管理

所内で使用する標準資料を管理カテゴリー別に分類され、検索可能なので、探す手間が省ける



助成金ノウハウ

助成金のノウハウ、テクニックを管理経験者、助成金センターへの確認の手間が軽減



マニュアル管理

所内で使用するシステム、ルールなどを管理業務の標準化、スタッフの考え方・振舞いの統一に効果を発揮



業務日報・工数管理

明日以降に実施する業務内容、期限、指示者を入力当日の業務内容・工数を入力（顧問料は自動入力）

工数情報・顧問料は生産性分析に利用生産性分析は「自動分析（生産性の悪い顧問先をハイライト表示）→メール添付→リーダーに配信」をRPAで実施可能

明日以降の業務入力は業務負荷状況の把握及び指示者の備忘録として利用


3. 標準化ツールとマニュアル作成による職位に見合った仕事内容を依頼

3点文書

⒈業務記述書⒉リスク・コントロール・マトリックス(RCM)⒊フローチャート



業務記述書

業務記述書には業務取引の開始

から会計記録、報告に至るまでの

一連の流れを記載したものです。

また、業務の流れを時系列で記載

するだけではなく、担当者や責任者

などを余さず記載する必要があります。

※可視化⇒文書化


フローチャート

事務処理の手順、ないし帳票・データの流れ

を表した図となります。

定められた記号を線・矢線などで接続した

もので、事務処理の手続きや職務間の関係、

帳票やデータと作業のつながりを分析するため

に使われます。

※可視化＝図式化




リスク・コントロール・マトリックス(RCM)

業務プロセスに潜むリスクと、それに対応するコントロールの状況を定義した文書です。内部統制を実施するうえで、リスクとコントロールの対応関係を整理・検討・評価するために作成されます。「リスクの内容」「そのリスクによって影響を受ける決算書の科目」「そのリスクに関連する監査要点」「リスクの大きさ」「そのリスクに対応するコントロール」などを表形式にまとめたものです。


給与計算(給与計算・賞与・年末調整)_プロセス

顧客手続

担当者

経理担当者

書類

1 2

3 5

8

910

11

4

システム

7

会計システム

6

入退社連絡票

人事データ送付

確認

承認

問い合わせ

集計・入力

チェック

給与ソフトマスタ登録

変動項目入力

不備あり

不備なし

不明点あり

1

2

12

20

16

13

15

18

14

19

確認

勤怠データ送付

問い合わせ確認確認

3 4

成果物作成成果物送付

確認不備あり

給与明細作成

不備なし

発送確認振込処理

17

5

請求書発行依頼

請求金額ﾃﾞｰﾀ送付

確認請求書発行6

受領

賞与連絡確認

ｸﾗｲｱﾝﾄ指定

応援

社労夢

MFｸﾗｳﾄﾞ

ｸﾗｲｱﾝﾄにより選択

雇用契約書

各種変更届社保情報

扶養控除申告書

通勤経路申請書

タイムカード休暇申請書

振込一覧表支給控除一覧表

FBデータ

給与明細

請求書発行依頼書

請求書受領

21

22

23

24

25

26

27

28 7


給与計算担当者リーダー


RPA (Robotic Process Automation)

ホワイトカラーのPC上の手作業を代替①クライアントサーバ型②スタンドアロン型がある

4. パートの仕事をさらに分別し、ロボットでも自動化した仕組みとは？

デスクトップ画面に表示されるものであれば、システム、Appを問わずに操作できる

16/55



その①公文書ダウンロード 105時間 → 30時間（約1500件/月）名古屋事務所での公文書ダウンロード業務（社労夢）の効率化を狙って導入パートさんの不満が解消お客様への報酬請求もスピードアップ

その③社会保険返戻確認 4時間 → 2分（約800件/月）お客様要因の返戻がほとんどで、返戻確認が即可能であり、早期の再申請が可能

その②公文書印刷 2時間30分 → 3分（約150件/月）

RPAの７つの効果



その④給与計算 4時間 → 30分1.5時間 → 10分1時間 → 10分

仕事のやり方が変わる。担当者はチェック業務に専念ロボの給与計算中に別作業転記もれ、間違いが防げる

その⑤社外向けのアンケートWebサイトの作成 8時間 → 1時間

その⑥アンケート結果（PDF）のエクセルへの転記（300人分） 15時間 → 10分

その⑦年度更新 4時間 → 15分



生産性の向上低コストで大量の業務をこなせる人との並行作業、夜間作業により業務スピードが上がる

収益の向上低コストロボを導入することでコスト低減が可能時間的な制約で、今まで出来ていなかった業務をロボに担当させる

お客様に対する人によるサービスの提供RPAにバックオフィス業務全般を担当してもらい、従業員を顧客サポート・創造的業務に注力させることでサポートの質を高める

19/55



業務の標準化が必要100通りのやり方があると100のロボが必要

システム化の前には標準化

滅茶苦茶な業務がシステム化（ロボ化）されるだけ

ロボット化するまでもなく効率化できた例も

請求書発行一覧

請求書発行依頼

請求書発行

今までの流れ今までの流れ

改善後請求書発行一覧から請求書発行依を作成するロボ製作依頼

↓請求書発行依頼を無くす

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士業業界（特に社労士業界）へのロボットの普及VC（ボランタリーチェーン）活動（約３０事務所５０名の先生方が参加）

⚫ 社労士業界でRPAのノウハウ・事例を共有・活用する。

⚫ 定期的に勉強会を開催する。

⚫ 同じ課題（悩み）を複数事務所で重複する事の非効率さを低減させる。

⚫ 各事務所での費用負担を軽減させる。

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ロボット化を利用し尽くす従来のような仕事が無くなり、売上が減るのであれば、ロボにより効率化を行い、

余力を確保する

確保した余力は、新たな業務、または人件費への投資を行う

新たな業務は事務所としての競争力の確保、人件費への投資は、優秀な人材の確保（定着、採用）に繋げる

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ご静聴ありがとうございました。

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