OATAO, archive ouverte institutionnelle

Une archive ouverte institutionnelle : OATAO(Open Archive Toulouse Archive Ouverte) Toulouse

Bordeaux, Mardi 09 fvrier 2010

Plan

Gense et organisation de l'archive

Statistiques

Les perspectives

Gense et organisation de l'archive

Un contexte local favorable

Une archive ouverte des thses de l'INP mise en place ds 2005

Des comptences acquises par le personnel du SCD

Des statistiques de consultation encourageantesJanvier 2006 : 10 934 thses tlcharges

Dcembre 2006 : 19 227 thses tlcharges

Un premier travail de sensibilisation auprs des instances de l'universit (CS, CA, etc...) dj effectu

Dpt obligatoire ds le dpart

Comptences : que des pdf

Demande des doctorants de mettre en ligne rapidement leurs thses

Un contexte national et international favorable

Participation de l'INP aux groupes de travail nationaux (GTAO)

Implication de l'INP dans le projet ORI-OAI

Mise en place du PRES toulousain (mars 2007)

Des outils matures de dpts

En particulier le groupe de travail sur les MD : tre raccord avec le futur schma AI.FR3 personnes dans ori : fonctionnelle/dveloppement et pilotage

Une archive ouverte :
pourquoi faire ?

2 arguments :Une meilleure diffusion des rsultats de la recherche : augmentation de la visibilit et de laccessibilit des travaux, et donc limpact scientifique

Fournir des indicateurs recherche

Pourquoi une archive locale ?

Archive ouverte institutionnelle : lien fort avec le SI des tablissements.
L'archive doit devenir l'une des briques de l'entrept de ressources (cours, thses, AO, doc. administratifs...)

Un outil pour l'valuationListes d'autorit modres

Contrle et matrise de l'indexation

Retrait possible des documents

Contrle des droits de diffusion par les bibliothques garanties par les SCD

Pourquoi une archive locale ?

Une archive configurable au plus proche des besoins des chercheurs

Au final, deux plateformes de diffusion interoprables : une archive locale et une archive nationale...

Avantages :complmentaires

Meilleure visibilit

Pourquoi une archive multi-tablissements ?

Premier constat : la majorit des laboratoires de l'INP sont des laboratoires mixtes

Souhait de plusieurs tablissements d'entrer dans l'archive locale

La future archive sera multi-tablissements

Quatre tablissements d'enseignement suprieur

cole Nationale Vtrinaire de Toulouse (ENVT)

Institut National Polytechnique de Toulouse (INPT) : 4 coles d'ingnieurs

Institut Suprieur de l'Aronautique et de l'Espace (ISAE)

cole Nationale de Formation Agronomique (ENFA)

Potentiel recherche

Disciplines couvertes : Sciences de l'ingnieur

Sciences vtrinaires

Sciences de l'ducation

Sciences de l'information et de la communication

900 publications/an

1100 chercheurs

Intrt

Renforce la cohrence des quipes autour d'un projet transversal

Valorise le savoir faire des SCD au sein des tablissements

Favorise les contacts entre chercheurs et bibliothques : une archive ouverte de proximit

Renforce les cooprations inter-tablissements

Soude les composantes et les quipes de recherche autour d'un projet d'tablissement

Convaincre...

Une tude pralable du SCDJuin 2006 : analyse des conditions juridiques darchivage institutionnel selon les diteurs

210 articles parus en 2005 dans des revues commerciales comit de lecture (6 laboratoires)

Il faut bien dbuter quelque part

53,33%19,05%2,38%25,24%

Diffusion autorise

Diffusion payante

Diffusion non autorise

Pas d'information sur le sitede lditeur

112 articles53 articles5 art.40 articlesRsultat de l'tude

Informer...

Les instances : CS, CA, directeurs labos

Les dcideurs : Prsident, VP CS, les responsables de la recherche

Les chercheurs publiants

Les professionnels de la documentation

Piloter...

Projet l'initiative du SCD et de la direction de la recherche : validation en juin 2006

Pilotage du projet par le SCD

Pas de postes ddis

Financement demand dans le contrat quadriennal 2007-2010

Objectif attendu : 1500 dpts fin 2010...

Un groupe de travail

Septembre 2006. Constitution d'un groupe de travail mixte constitude : Correspondants laboratoires

Correspondants bibliothques

Reprsentants d'autres universits intresses par le projet

D'un reprsentant du SICD

Trouver le bon casting :Les chercheurs moteurs qui comptent

Les bons correspondants

8 labos (dont un labo propre du cnrs) + 5 tablissements

Les objectifs

8 runions du groupe en 1 an ...Dfinir les besoins et les contraintes des laboratoires

Dcrire les diffrents scnarios des dpts possibles

S'accorder sur la typologie des documents diffuss dans l'archive ouverte.

Respecter les normes techniques et juridiques en vigueur

Et ... changer les mentalits...

Besoins : enqute auprs des laboratoires sur leurs pratiques. Combien de chercheurs ? De doctorants ? Comment de publis ? Existe-il des personnes ressources ? Dpt dans HAL ? Conservent-ils le texte intgral ?Pourquoi faire ? Publi des refs ? Sur le Web ? Sur HAL ? Ailleurs ? Utilisation pour ??Quelles contraintes ? INRA, etc..Quels souhaits pour les ao ? Quels services ?Rdaction sous quel format ? Words, LaTeX ?

Validation scientifique ?

Les grands principes retenus

UN dpt unique pour le chercheur dans UNE seule archive. Pas de double dpt dans HAL : compatibilit avec l'archive nationale

Pas d'obligation de dpt mais...

Une archive ouverte doit avoir un contenu : le texte intgral doit tre obligatoirement dpos

Exception pour les documents confidentiels

Un contrle qualit rigoureux et plusieurs niveaux

Un contenu :La politique des diteurs peut changer

La sauvegarde...


Des responsabilits bien rparties : un workflow simpleLe dposant :est garant de la validit scientifique

dispose de l'autorisation de tous les auteurs

dispose des droits concernant les documents tiers (photos, etc..)

Les gestionnaires de l'archive assurent :la validation technique des documents et des mtadonnes,

le contrle des droits de diffusion (Romeo/Sherpa)


Dpt exclusif de postprints dans l'archive ouverte

Un dpt rapide : pas plus de 5 minutes

Un format de diffusion unique : le format PDF

Une interface web en langue anglaise

Pas de classification thmatique

Une typologie de documents dfinie avec les chercheurs compatible avec l'archive nationale

Posprints : pour permettre l'valuationDcharger au maximum le dposant du travailUn format unique pour simplifier la consultation. Nous acceptons le dpt des documents dans d'autres formats mais nous effectuons la conversion pdf

Typologie

Article
An article in a journal, magazine, newspaper. Not necessarily peer-reviewed. May be an electronic-only medium, such as an online journal or news website. AUTHOR'S-VERSION please : Many "Green" publishers do not allow the use of the published pdf fileConference or Workshop Item
A paper, poster, speech, lecture or presentation given at a conference, workshop or other event.Invited Conference
Oral communication expressed at the time of a congress and answering an invitation. It can be given in opening of the event (plenary conference).Other Conference
Oral communication (with support) made as a specialist (except congress) and answering an invitation launched by a university, a school, an organization, a company,...Book Section
A chapter or section in a book.Book
A book.

Typologie

PhD Thesis
A Phd thesis.HDR
Habilitation diriger des recherches.Mmoire
University work (except thesis): master, maitrise, DEA, DESS, CNAM.Patent
A published patent.Popular scientific article
Document allowing the largest audience to reach the culture scientific, technical, industrial and environmentalReport
Internal reports (only for archive).Other
Something within the scope of the repository, but not covered by the other categories.

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Year

Person

Laboratory

InstitutionUniversit de Toulouse

French research institution

Other partners

Plateforme de diffusion

Choix provisoire : Eprints, logiciel libre OAIDj utilise pour l'archive des thses

Facilement configurable

Une communaut active

Principales fonctionnalits :

Autocomplete-as-you-type

Export simple de ma bibliographie vers des logiciels bibliographiques

Alertes spcifiques par mail ou fil RSS

Possibilit de mise en place de CV, de listing

Import de donnes possible

Un groupe de travail pro doc

Septembre 2007. Cration d'un groupe de travail pro doc. 7 runions en 3 moisTravail sur les mtadonnes. Assurer la compatibilit avec : l'archive nationale

les recommandations du GTAO
(http://gtao.wikidot.com)


Rendre compatible l'archive locale avec HAL signifie d'associer :un auteur un laboratoire connu de l'archive nationale

chaque Eprints, la classification de l'archive nationale


Dfinition des mtadonnes obligatoires, visibles ou non au dposant, pour chaque type de document

Dfinition des rgles de saisie (largement reprises des normes de saisie de catalogage)

Travail sur l'interface web du site

Rdaction de la FAQ, des aides en ligne, de la charte de dpt, etc...

Mise en place technique de la maquette suivant les recommandations. Connexion au LDAP, etc...

Ouverture officielle de l'archive ouverte OATAO (Open Archive Toulouse/Toulouse Archive Ouverte)le 17 janvier 2008

Nom de domaine PRES : http://oatao.univ-toulouse.fr

Organisation

Une quipe de pilotage constitue des diffrents SCD

Une quipe staff-oatao (~ 10 personnes)Modration des articles (double, ...)

Contrle des mtadonnes

Contrle technique des documents

Contrle des droits de diffusion

Formation des utilisateurs

Une quipe tech-oatao (3 personnes)Contrle qualit

Organisation du travail

Formation des gestionnaires

Administration du serveur (mise jour, dveloppement, ...)

Organisation

Des outilsUn wiki de travail

Google documents

Des listes (alias) pour :Les gestionnaires (staff-oatao@)

Les administrateurs (tech-oatao@)

Les politiques (oatao@)

Des runions rgulires

Organisation

Un peu de techniqueUn serveur virtuel ddi : Red Hat Enterprise Linux Server

2Go de RAM/38 Go de disque

Sauvegarde assure par la DSI

Eprints version 3.1.2.1 (Chocolate-coated Coffee Bean)

Temps moyen par document : gestion30 45 min

Faire savoir

Communication interneBilans rguliers en Conseil Scientifique

Runions/formation des chercheurs

Rdaction de flyers

Articles dans le journal de l'INP

Communication externeDclaration d'OATAO dans les diffrents sites de rfrences : ROAR, DRIVER, Eprints, OAISTER...

Articles (Arabesque - ABES), confrences (LIBER, Journe Couperin), ...

Calendrier (en rsum)

Juin 2006 : validation en conseil scientifique de l'INP

Septembre 2006 : rdaction cahier des charges, dfinition des besoins

Septembre 2007: dveloppements et paramtrages

Janvier 2008 : dmarrage oprationnel

Janvier 2010 : connexion avec l'archive nationale

Les difficults

Complexit des tutelles des laboratoiresDes discours contradictoires aux chercheurs

Des oppositions factices : archive nationale/archive locale

Une archive nationale qui ne moissonne pas. Obligation de passer par les webservices

Des peurs concernant les droits de diffusion

Un argumentaire dvelopper

Le manque de temps des chercheurs

Les difficults

Formation des gestionnaires : de nouvelles comptences acqurir

Dfaut du PDF auteur

Modification des politiques des diteurs (Blackwell rachet par Wiley)

Dterminer les droits de certains types de documents

Temps de travail : heure par article en moyenne

Absence de rfrentiels fiables nationaux et internationaux

Des stratgies de contournement

Les stagiaires des laboratoiresDouble rle : dpt et formation

Financement par le laboratoire

Recrutement et encadrement par le SCD

Mise en place d'alias mail

Correspondants de laboratoires : l'ISAE, formation des secrtaires de dpartements

Convaincre : les points cls

Faciliter la rdaction des rapports quadriennauxExportation des donnes (divers formats)

Rendre visible le travail des laboratoiressur le site web du laboratoire (affichage adapt)

http://www.envt.fr/Documentation/ArchivesOuvertes.php?choix=xenobiotiquessur les pages personnelles des chercheurs

http://personnel.isae.fr/laurent-joly/article/liste-de-publications.htmlhttp://www.enfa.fr/recherche/laboratoires/toulouse-educagro/isabelle-fabre/Assurer l'archivage prenne

Produire des statistiques...

Statistiques

Contenu par institution

2710 documents au 4 fvrier 2010

Contenu par institution

Autres institutions toulousaines :

ENVT

OATAO est utilis pour la diffusion des thses

Trs faible taux de couverture de la production hors thses : moins de 7 %

INPT

Sur 14 units de recherche (toutes UMR) :

3 dposent la totalit de leur production2 sont entrs courant 2009

5 quipes (45 % de la production) dposent de manire systmatique

certains chercheurs dposent de manire isole

Pas d'obligation de dpt

Taux de couverture : 36 % (2008)

Taux de couverture WoS : 53 % (2008)

INPT / Publications par labo (2007)

INPT / part des labo dans OATAO

ISAE

Incitation forte de l'institution dposer : cration d'un indicateur partir des donnes OATAO

Taux de couverture 70 % (ensemble des publications depuis 2005)

Contenu : documents

45 % datent de 3 ans ou moins63 % sont en langue anglaise ; 90 % si lon exclut les thses42 % des documents sont des articles25 % sont des confrences29 % sont des thses

Contenu

ENVT

Contenu

INPT

Contenu

ISAE

Usage : anne 2009

153 116 visites

Taux de rebond : 66%

52 059 visites actives

328 518 documents tlchargs

6 tlchargements / visite active en moyenne

73 tlchargements / article en moyenne

Visites 2008-2009

Visites

Accs direct : 5 %

Accs via site rfrent : 9 %

Accs via moteurs de recherche : 86 %

(Google : 80 %)

Visites : origine gographique

3.Perspectives

Evolution technique :
une nouvelle plateforme

Migration terme vers ORI-OAI (Outil de rfrencement et d'Indexation) : http://www.ori-oai.orgAvantages :Meilleure intgration au SI (ENT en particulier)Accs aux donnes des briques du SI. Ex. : WebService Apoge Accs aux WebServices de la plateforme STAR et de l'archive nationaleLien avec les plateformes Moodle

Amlioration du contenu et des services

Vers un dpt systmatique : adoption de chartes d'tablissement

Des services toujours plus proches des chercheurs : la question des statistiques et la ncessit d'une norme internationale

La sauvegarde externe et la conservation : CINES

Le web smantique (notamment pour les collaborations)

Le lien avec les donnes de la recherche

Une meilleure visibilit

Visibilit nationale : dpt dans l'archive nationale via les webservices

Visibilit locale :- moissonneur du PRES toulousain- largissement d'autres tablissements scientifiques toulousains

Une visibilit internationale

Visibilit internationale : Regroupement OATAO EPFL UPC( Ecole Polytechnique Fdrale de Lausanne Universitat Politcnica de Catalunya )

Mise en place d'un moissonneur pour un accs unique aux trois entrepts

Meilleure visibilit de nos publications

Accs facilit pour le chercheur

Classement Webometrics 2010

UPC : 24e

INPT : 200e

Une visibilit internationale

Vers une archive thmatique en Sciences de l'Ingnieur

Intrt du consortium europen ECATA (aerospace)

Elargissement l'chelle europenne

Soutien UE dans le cadre du programme E-Content

Conclusion : les cls du succs

Une archive ouverte doit constamment voluer :

- proposer en permanence des services adapts aux besoins de l'institution et de ses chercheurs- rester visible- proposer un accs simplifi et lisible l'information

L'implication de la direction de l'tablissement est dcisif : taux de couverture

L'effort de communication auprs des chercheurs doit tre constant

Conclusion

L'archive ouverte institutionnelle locale, conforme l'esprit de la LLRU, permet l'institution autonome de matriser sa politique de diffusion

L'archive ouverte institutionnelle locale permet un accs unifi l'information par le biais de moissonneur nationaux (Australie, Pays-Bas) ou thmatiques (Economists Online)

Contacts

Sandrine Malotaux ([email protected])Jean-Marie Le Bechec ([email protected])

OATAO : http://oatao.univ-toulouse.fr

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???Page ??? (???)08/02/2010, 17:17:59Page / ENFA231%

ENVT86532%

INPT120644%

ISAE61623%

???Page ??? (???)08/02/2010, 17:17:59Page / UT1582%

UT2 (Mirail)552%

UT3 (Paul Sabatier)117043%

INSA1074%

???Page ??? (???)08/02/2010, 17:18:00Page / Date de publication 2007 +28%

Articles8%

dont internationaux comit de lecture90%

Thses92%


Articles72%


Confrences25%


Articles27%


Confrences66%

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OATAO, archive ouverte institutionnelle

Education

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