Nordson Corporation Travel and Entertainment Expense ...nordson.co.kr/NordsonKorea06.pdf임....

Nordson Corporation

Travel and Entertainment Expense Policy

For U.S. Employees

June 1, 2009

CORPORATE TRAVEL POLICY

2 Updated May 15, 2009

출장 및 접대비 정책 개요 본 규정은 출장 및 접대비 정책에 대한 개요이니 모든 임. 직원들은 숙지하시기 바랍니다.

1. 출장품의서를 제출하기 전에 출장을 가지 않고 할 수 있는 비즈니스 회의의 모든

가능성을 생각해봐야 한다. 2. 임. 직원들은 비행기표, 호텔, 자동차 Rentals비용을 포함한 출장품의서를 Nordson

Travel Department나 Nordson이 지정한 시스템에 입력해야 한다.

3. 모든 항공 출장은 이코노미 클래스를 기본으로 한다. Nordson 이사급만이 예외로 인정된다.

4. 모든 항공 운임은 14일전에 등록해야 하며(서비스직 예외) 국제항공운임은 21일전에

등록해야 한다.

5. 직원이 재배치(타 지역으로의 전근) 되거나 사전에 승인된 경우가 아니면 배우자의 경비는 지원하지 않는다.

6. 회사가 지정한 호텔을 이용해야 한다; 지정호텔은 Nordson 인트라넷 사이트에 출장

섹션에서 찾아볼 수 있다.

7. 회사가 지정한 Car Rentals 을 이용해야 한다. GPS 대여나 비용은 지원하지 않는다.

8. 개인차량의 mileage를 업무용으로 사용할 경우 개인의 통근거리를 초과할 경우 지원된다.

9. 모든 업무관련 식사비는 영수증을 첨부해야 한다. 금액은 가이드라인을 넘지 않아야 한다.

다른 직원과 식사를 했을 때는 접대비로 보고해야 한다.

10. 법인카드는 업무용 출장과 접대용으로 사용해야 한다.

ITEMS FOR FOCUS



효율적인 비용 관리를 위하여 임원들은 아래의 내용을 포함한 특정 비용에 각별히 주의해야 한다:

• 내부 회의와 관련된 외부 점심식사 지불의 적정성 • 호텔 셔틀차량이나 대중교통 사용과 렌탈 차량 이용 시 • 항공여행 시 대체 지방 공항 사용 • 회의를 위해 여러 명이 같은 지역에 출장을 갈 경우에 렌탈 차량 공유한다. • 출장을 가지 않고 회의를 할 수 있는 방안을 고려해야 한다.



목 차

1.0 PURPOSE AND SCOPE(목적과 범위) ................................................... 6 2.0 RESPONSIBILITY AND ENFORCEMENT(책임감과 집행) .................... 6 3.0 DECISION TO TRAVEL(출장의 결정) .................................................... 7 4.0 TRAVEL ARRANGEMENTS(출장 협약)................................................. 7 4.1 Travel Authorization ............................................................................. 7 4.2 Reservation Procedures....................................................................... 7 4.21 Nordson’s Designated Online Self-Booking System ............................ 8 4.3 Internet / Online or Direct Booking ....................................................... 8 4.4 Spouse / Companion Travel ................................................................. 8 5.0 AIR TRAVEL(항공출장) .......................................................................... 8 5.1 Making Reservations............................................................................ 8 5.2 Airline Class of Service ........................................................................ 9 5.3 Upgrades for Air Travel ........................................................................ 9 5.4 Preferred Airlines.................................................................................. 9 5.5 Airline Frequent Flyer Programs........................................................... 9 5.6 Airline Club Memberships .................................................................... 9 5.7 Employees Traveling Together…………………………………………...10 5.8 Travel on Private or Charter Aircraft...............................……………. .10 5.9 Baggage / Luggage ............................................................................ 10 5.10 Denied Boarding Compensation......................................................... 10 5.11 Cancellations or Changes .................................................................. 10 5.12 In-flight Movies / Entertainment ......................................................... .11 5.13 Passports and Visas........................................................................... 11 6.0 LODGING(숙박).................................................................................... 11 6.1 Hotel Reservations ............................................................................. 11 6.2 Room Guarantee and Canceling Reservations .................................. 12 6.3 In-room Movies................................................................................... 12 6.4 Long Term Hotel Stays....................................................................... 12 6.5 Lodging in a Private Residence.......................................................... 12 6.6 Hotel Frequent Guest Programs......................................................... 12 7.0 GROUND TRANSPORTATION(국내교통수단) .................................... 13 7.1 Auto Rental ........................................................................................ 13 7.2 Rental Car Accidents.......................................................................... 13 7.3 Rental Car Club Memberships ........................................................... 13 7.4 Personal Vehicle Use ......................................................................... 14 7.5 Parking ............................................................................................... 14 7.6 Company Provided Fleet Vehicle ....................................................... 14 7.7 Cell Phone Usage While Driving ........................................................ 14 8.0 PERSONAL / VACATION TRAVEL(개인/휴가여행)............................. 15 8.1 Combining Business and Vacation Travel.......................................... 15 8.2 Saturday Night Stay-Over .................................................................. 15 8.3 Use of Company-Negotiated Hotel and Rental Car Rates for Personal Travel ........15



9.0 TELEPHONE AND INTERNET USAGE(전화와 인터넷사용) ............... 16 9.1 Business Phone Calls ........................................................................ 16 9.2 Personal Phone Calls While Traveling ............................................... 16 9.3 Internet Access................................................................................... 16 10.0 TRAVEL INSURANCE(출장 보험) ........................................................ 17 10.1 Travel Insurance Coverage ................................................................ 17 10.2 Emergency Assistance....................................................................... 17 11.0 MEALS AND ENTERTAINMENT(식사와 접대) .................................... 18 11.1 Cost of Meals ..................................................................................... 18 11.2 Meal Categories & Entertainment Definitions..................................... 18 11.21 Personal Meal Expenses When Traveling.......................................... 18 11.22 Business Meals with Other Employees .............................................. 18 11.23 Business Meals with Non-Employees ................................................ 19 11.24 Business Entertainment ..................................................................... 19 11.3 Documentation and IRS Requirements .............................................. 19 11.4 Tips .................................................................................................... 19 12.0 OTHER EXPENSES(기타 지출)............................................................ 20 12.1 Laundry / Dry Cleaning....................................................................... 20 12.2 Expenses Not Listed .......................................................................... 20 12.3 Non-Reimbursable Expenses............................................................. 20 13.0 PAYMENT METHODS(지불방법) ......................................................... 21 13.1 Corporate Charge Card...................................................................... 21 13.2 Corporate Card Billing and Payment Responsibility ........................... 22 13.3 Cash Advances .................................................................................. 22 13.4 Cash Fees.......................................................................................... 22 14.0 EXPENSE REPORTING(비용작성) ...................................................... 22 14.1 Timing for Expense Report Completion and Submission ................... 22 14.2 Documentation Requirements............................................................ 23 14.3 Expense Meals by Category............................................................... 23 14.4 Local Mileage Reimbursement for Personal Vehicle Use................... 23 14.5 International Time Sheet .................................................................... 23 14.6 Converting Foreign Currencies........................................................... 23 14.7 VAT Reclaim ...................................................................................... 24 14.8 Approval Authorization Process ......................................................... 24 14.9 Reimbursement of Expenses ............................................................. 24 14.10 Audit / Review Process ...................................................................... 24 14.11 Incorrect or Incomplete Expense Reports .......................................... 25 14.12 Other Expenses – Non-Travel or Entertainment Related ................... 25



1.0 PURPOSE DECISION TO TRAVEL AND SCOPE 목적과 범위 이 정책은 Nordosn 직원에게 출장과 접대비 지원 가이드라인을 제공하기 위한 것이다.

가이드라인 내의 책임감 있게 수행된 필수적이고 적절한 비용은 지원될 것이다. 목표:

• 모든 직원이 업무상 출장과 접대에 대한 정책을 명확하게 이해했음을 확실하게 한다.

• 출장 시 책임을 지는 서비스 레벨과 가능한 적은 비용을 제공. • 서비스 지정과 출장 비용 절감 협상을 위한 회사의 노력을 극대화.

출장과 접대 정책은 모든 미국 직원과 자회사에 적용된다. 이 정책에서 통용되는 “직원”은 모든 정규직, 파트타이머, 아르바이트로 정의한다.

개인 사업 단위는 이 정책보다 더 엄격하게 다뤄야 한다. 재배치(타 지역으로의 전근)관련 출장은 재배치정책을 따라야 한다. 세부항목은 국내 인사부에 연락하기 바란다.

2.0 RESPONSIBILITY AND ENFORCEMENT 책임감과 집행 신뢰와 주인의식을 바탕으로 회사는 각 개인이 업무상 필요를 충족시키기 위해 출장을

가는 것 에 있어서 최선의 판단과 능력을 발휘할 것을 믿는다. 근면함으로 출장을 운영하는 것이 직원의 책임이다. 모든 직원은 개인 안전과, 회사 근무 시간과 비용을 가지고 가장 효율적인 방법으로 출장 필요성을 충족시키기를 기대된다.

회사는 경영진이 출장 시 효과적인 비용 운용과 회사의 출장 가이드라인을 바탕으로

경비 보고서를 승인하기를 기대한다. 만약 직원의 출장 경비가 지나치다면, 직원에게 주의를 환기시키고 대화를 해야 하며 문제점을 지적해 주어야 한다.

모든 직원은 이 출장 및 접대비 정책에 따라 출장 및 접대비를 사용해야 한다. 경영진은

적정하게 사용되었는지 경비 보고서를 검토할 것이다. 회사는 할당된 직무에 대해 적절하고 필수적인 모든 경비에 대해서 지원할 것이다. 본 정책과 다른 용도로 사용한 비용에 대해서는 지원이 거절될 수도 있으며, 해고를

포함한 징계가 내려질 수 있다.

3.0 DECISION TO TRAVEL 출장 결정

출장 결정을 내리기 전에 직원은 관련 업무의 필요성과 목적을 달성할 수 있는 대안에 대해 생각해보라.



출장경비를 줄일 수 있는 방안은 전화 및 비디오 인터넷 회의 등으로 출장을 대체하는

것이 대안 될 수 있다. Contact Nordson’s Global Support Center for information regarding these options. Email: [email protected] Phone: 770-497-3670 or 877-817-7800

4.0 TRAVEL ARRANGEMENTS 출장 협약

4.1 Travel Authorization 출장 권한 출장 예약을 하기 전에 승인을 받아야 한다: • 해외 출장

a) 이코노미 클래스 – 항공료가 $2,000를 넘을 경우, 임원이 출장승인을 해야 한다.

b) 비즈니스/퍼스트 클래스 – CEO가 해외 출장 또는 퍼스트 클래스 출장을 승인해야 한다.

• 국내 출장

a) 이코노미 클래스 – 항공료가 $1,000을 넘을 경우, manager가 출장 승인을 해야 한다.

b) 비즈니스/퍼스트 클래스 – CEO가 모든 국내 비즈니스/퍼스트 클래스 출장을 승인 해야 한다.

4.2 Reservation Procedures 예약 절차 비행기 표, 차량 렌탈, 호텔을 포함한 모든 출장 예약은 Nordson Travel Services 나

Nordson이 지정한 인터넷 예약 시스템을 사용해야 한다. Nordson Travel을 통한 예약은 항공 및 호텔 다른 출장 서비스 제공회사로부터 합리적인 가격협상을 이끌어내는데 도움이 된다.

이런 절차를 밟지 않은 경우 출장 경비를 지원하지 않는다. . Regular Office Hours ……………………….8:00 am – 6:00 pm Eastern Time

Phone …………………………………..440-985-4409 or 800-321-2881 x4409

Email …………………………………………...……………[email protected]

After Regular Hours – Call ………………….…877-462-8313 in the U.S. or



402-399-4667 collect from outside the U.S.

4.21 Nordson’s Designated Online Self-Booking System 인터넷 예약 시스템

Travelport is the current online self-booking system. This may be accessed via https://www.travelport.net/login.aspx or the link maybe found on the Nordson Intranet.

Southwest Airlines’ swabiz.com is a Nordson designated online self-booking system. This may be used to book Southwest fares exclusively. You must have a Rapids Reward number. Contact Nordson Travel for more information.

4.3 Internet/Online or Direct Booking 인터넷 또는 직접 예약 지정된 인터넷 예약 시스템을 이용하지 않은 직접 예약은 금지된다. Nordson Travel 을

통한 예약은 다음과 같은 경우 허락된다:

• 회사 위기 관리 • 공급업체의 더 많은 디스카운트 • 긴급 출장 보조와 출장직원 추적 • 환불, 커미션과 인센티브 • 효과적인 출장 데이터 수집과 관리 보고서 • 가장 비용을 절감한 금액

4.4 Spouse/Companion Travel 배우자/동료 출장 가족이 직원의 배우자이며 사장이 이를 미리 승인하지 않는 한 직원의 출장에

동행하는 가족의 출장 경비는 지원되지 않는다. 승인 양식을 받으려면 Travel Services 에 연락하라.

재배치와 관련된 출장은 Nordson Relocation Policy를 따르라. 세부사항은 국내

인사부와 연락하라.

5.0 AIR TRAVEL 항공 출장

5.1 Making Reservations 예약 더 나은 디스카운트를 위해 가능하면 빨리 예약을 하라. 미국 국내 출장의 경우 14일

이전, 해외 출장의 경우 21일 이전 예약을 추천한다.

5.2 Airline Class of Service 항공 서비스



미리 CEO의 승인을 받지 않는 한 모든 국내/해외 출장의 경우 가장 낮은 금액의 이코노미클래스를 예약하라.

5.3 Upgrades for Air Travel 항공권 업그레이드 항공권 업그레이드비용은 회사에서 지원하지 않는다. 업그레이드는 직원 개인 비용으로 지불할 때 가능하다.

5.4 Preferred Airlines 우선 항공 회사는 특정 회사에서 특별 할인을 받았다. 직원은 가능하면 이 항공사를 이용하도록

한다. Nordson Travel Services이 이것에 대한 최신 정보를 가지고 있다. 리스트는 또한 인트라넷 Travel Services section 에서 살펴볼 수 있다.

5.5 Airline Frequent Flyer Programs 직원은 업무목적의 출장 시에 얻을 수 있는 항공 마일리지 프로그램에 가입할 수 있다.

그러나, 이 가입이 회사가 규정하는 낮은 가격의 항공사 선택에 영향을 주어서는 안 된다.

마일리지 프로그램에 가입하는 비용은 지원하지 않는다.

5.6 Airline Club Memberships 항공사 클럽 멤버쉽 어떠한 항공사 멤버쉽 가입 비용은 지원하지 않는다.

5.7 Employees Traveling Together 동반 출장 동반 항공 출장의 정의는 아래와 같다:

최대 7명, 같은 부서에서 최대 3명 또는 같은 비즈니스 그룹(LOB)에서 최대 3명

또는 최대 3명의 corporate officers

위의 규정의 예외에 대해서는 CEO의 승인을 받아야 한다

5.8 Travel on Private or Charter Aircraft 개인 또는 전세기 출장 어떠한 경우라도 개인 또는 전세기를 사용한 출장은 허용되지 않는다.

5.9 Baggage/Luggage 수화물



휴대가방 – 휴대가방 하나는 지원한다. 아래와 같은 경우 두 번째 또는 초과 수화물 경비를 지원받는다:

• 업무 목적의 무겁거나 부피가 큰 재료나 장비 또는 • 회사 자료나 자산을 포함한 수화물 또는 • 직원이 7일 이상 출장 시

수화물 분실은 항공사 책임이다. 회사는 수화물 분실, 옷이나 개인 물품 대체를

지원하지 않는다.

5.10 Denied Boarding Compensation 탑승 거부 보상

항공사는 예약확정 후 탑승을 거부할 경우 보상을 해준다. 직원은 불편함을 초래할 수 있음을 고려하여 호텔이나 식사비를 지불해야 한다. 직원은 자발적으로 비행기에서 bumped from 하지 말아야 한다. 자발적으로 bump한 직원은 개인 이유로 출장을 연장한다. 회사의 비용을 증가시키는 자발적인 자리 포기는 허락되지 않는다.

5.11 취소 또는 변경

Nordson Travel Services나 After Hours Service에 모든 출장 취소를 즉시 알려야 한다. 대부분의 항공사는 예정 출발 시간 이전에 사용하지 않은 티켓에 대해 취소를 요구한다. 이것이 지켜지지 않으면, 티켓의 가치는 상실된다. 따라서, 미리 항공권 캔슬을 할 수 없었다면 비용에 대해 개인적으로 책임을 져야 한다.

모든 미사용 비행기표(환불불가포함)는 Nordson Travel Services에 보고하여 적절한 credit/환불 서류를 준비하여 나중에 사용가능 하도록 한다.

대부분의 항공사는 원래 비행 계획으로부터 벗어나면 추가 비용을 부과한다. 추가

비용은 고정 변경 비용이거나 차액을 더한 변경 비용의 형태이다. 직원은 회사에 불필요한 지출을 최소화하기 위하여 계획대로 출장을 가도록 최대한의 노력을 기울여야 한다.

5.12 비행기 내 영화/엔터테인먼트 비행기 내 영화, 엔터테인먼트 또는 헤드셋 비용은 지원하지 않는다.

5.13 여권과 비자

업무상 출장으로 필요할 때 여권과 비자 비용은 지원한다. 많은 나라에서 비자와 여권을 규제하며 특별 서류를 요청한다. 몇 개의 나라에서는 입국 전 여권기간



만기일이 3~ 6개월 남아있는 것을 요구한다. 갱신기간이 적어도 6개월 이상 남아있도록 확인해야 한다.

여권과 비자관련 도움을 받으려면 아래로 연락하라:

• Nordson Travel Services • www.travel.state.gov • www.cibt.com

6.0 숙박

6.1 호텔 예약 적당한 가격의 호텔에 개인 화장실이 있는 싱글룸이 회사의 기본방침이다. 고급

호텔에서의 숙박은 적절한 상부의 승인을 미리 받아야 한다. 호텔 예약은 Hotel Nordson Travel Services 이나 Nordson이 지정한 인터넷 예약

시스템을 사용해야 한다.

a) 노드슨은 많은 이용 실적을 통해 특정 호텔과 네고한 금액이 있다. 회사가 지정하는 호텔 리스트는 인트라넷 Travel Services section 에서 살펴볼 수 있다.

b) 특별히 노드슨 네고 금액이 없는 경우 Travel Services는 특별한 Travel and Transport rates를 제공한다. Nordson은 호텔 예약 커미션을 받을 수도 있다. 노드슨이 받은 커미션은 회사 출장 총 경비에서 차감계산 때 사용된다.

항목별 호텔 영수증이 요구된다; 신용카드 카피는 충분치 않다. 매일 사용한 금액을

expense report에 기록하라. 호텔 영수증의 하루 숙박비와 세금 부분은 합산할 수 있으나 식대나 전화비용 같은 부수적인 금액은 별도로 기입해야 한다.

6.2 호텔룸 개런티와 예약 취소 출장목적으로 호텔 예약을 할 때 출장인 이 예약 및 취소를 늦게 하여 발생하는 비용은

회사에 청구하지 못한다. 출장자는 출장 여행 스케줄에 적혀있는 마감기한에 의해 예약이 취소되거나 변경될 수 있음을 숙지하여야 한다. 취소 마감기한은 호텔지역 시간을 기초로 한다는 것을 알아두어라.

6.3 호텔 룸 영화 호텔 룸 내의 영화비용은 지원하지 않는다.

6.4 장기간 호텔 숙박 2주 이상 숙박이나 진행중인 프로젝트 참가자는 주/장기간 할인을 Nordson Travel

Services로 연락하라.



6.5 민박 영업상 목적으로 방문하는 도시의 친구나 친지 집에 묵을 경우, 호텔 비용이 발생되지

않았음을 expense report에 기입하라. 친지나 친구 집에 묵은 비용은 지원하지 않는다. 미리 상사의 승인을 받은 경우, 친구나 친지의 접대에 대한 감사를 표시하기 위해 사용한 실제, 적절한 금액을 청구할 수 있다(예) 저녁식대 지불)

6.6 호텔을 자주 이용한 경우 다수의 호텔이 호텔에 숙박한 날짜에 따른 프로그램을 운영하고 있다.

이러한 프로그램의 부 상품은 개인적으로 사용이 가능하다. 그러나, 이러한 프로그램 이용함으로 인해 회사의 비용이 지출되어서는 안 된다..

이러한 프로그램 이용함으로 인해 추가적으로 발생되는 비용은 지원하지 않는다.

7.0 국내 교통수단

7.1 차량 렌탈 다른 국내 교통수단이 불가능할 경우 차량 렌탈이 허락된다. 렌탈 차량은 영업목적에

적합한 작은 사이즈여야 한다. 카렌탈 비용이나 택시 비용을 줄이기 위해서 가능하면 셔틀, 공항 버스나 호텔 셔틀을 이용하라.

모든 렌탈 차량은 회사 지정 렌탈 회사를 사용하여 Nordson Travel Services를 통해

예약하라. • 미국 내 렌탈 보험 – 미국 내에서 차량을 렌탈 할 경우 Collision Damage Waiver

(CDW) 와 Loss Damage Waiver (LDW)를 포함한 모든 추가 보험 보상범위를 삭제한다.

• 미국 외 렌탈 보험 – 미국 외에서 차량을 렌탈할 경우 렌탈 회사에 의해 제공된 보험을 구매해야 한다.

• 추가 주유 – 렌탈 회사에 차량을 돌려주기 전에 추가 주유해야 한다. 렌탈 차량 회사는 낮은 가격으로 기름을 가득 채웠을 때 “기름 구입 옵션”을 판매한다. 차량을 렌탈 한 사람은 사용 비용과 관계없이 기름을 가득 채우는 비용을 청구 받는다. 이 옵션은 기름을 모두 사용할 것을 아는 것과 관계없이 거부된다

• GPS 임대나 비용은 지원하지 않는다. • 교통법 위반의 책임은 직원 개인에 있다. • 렌탈 시점에 차량 손상을 발견했을 때는 차량을 받기 전에 계약서에 명기하라. • 직원은 차량을 렌탈 하기 위해 21세 이상 이여야 하며, 운전면허증을 가지고 있어야 한다. 어떤 렌탈 회사는 25세 이상을 요구하기도 한다. Nordson Travel Services와 상의하기 바란다.

• 직원이 아닌 사람은 렌탈 차량을 운전할 수 없다.



7.2 렌탈 차량 사고 렌탈 차량 사고가 발생했을 경우 출장자는 즉시 아래에 연락해야 한다 t:

• 지역 경찰, 필요하다면 또는 요구된다면 • 렌탈 차량 회사 • 렌탈 차량 보험 카드에 적혀있는 노드슨 보험 회사 • 직원 상사

사고에 관한 렌탈 차량 회사의 invoice는 Nordson Travel Services로 보내야 한다.

7.3 렌탈 차량 멤버쉽 출장자는 비용청구가 없거나 개인이 부담할 경우 렌탈 차량 멤버쉽에 가입할 수 있다.

그러나 이러한 프로그램 가입 때문에 회사 지출에 영향 미치며 차량을 선택할 수 없다.

7.4 개인 차량 사용

• 승인된 영업 목적으로 개인 차를 사용하는 직원, 회사 차량이 없거나 차량 지원이 허가되지 않은 직원은 IRS에 수립된 최대 허가 마일리지 비율로 지원을 받을 수 있다.

• 직원 개인 차량 운용과 관련된 기름, 보험, 수리나 다른 비용은 지원하지 않는다. • 노드슨은 개인 자산의 손상 또는 손실, 교통법 위반 또는 차량관련 사고에 대한 책임이 없다.

• 직원은 거주 지역 법에서 요구하는 수준의 개인 차량 책임 보상범위를 가지고 있어야 한다. (보험)

• 영업목적의 주차와 톨게이트 비용은 지원된다. • 직원 집과 지정된 일터와의 차량 운영은 통근비용으로 간주되어 지원하지 않는다. 모든 경우, 개인의 매일 통근거리를 초과하는 부분에 대한 마일리지가 지원된다. 아래 예를 참조하라:

1) 집에서 회사까지= 10 miles; 집에서 공항까지= 15 miles; 5마일 지원 2) 집에서 회사까지= 10 miles; 집에서 공항까지= 8 miles; 지원 없음.

• 다른 출장 비용(항공, 호텔 또는 식사비)과 관련 없는 마일리지 Local Mileage

Reimbursement Form을 사용하여 지원 신청한다. 이 양식은 인트라넷 travel section에 있다.

7.5 주차 직원은 공항 주차비용을 줄이도록 노력해야 한다. 직원은 불필요한 안전 문제없이

가능한 한 저렴한 방법을 선택하도록 한다.



7.6 회사 제공 차량 회사 제공 차량에 대한 일반적인 운용 비용은 차량 제공 회사를 통해 지불된다. 제공

차량 관련 비용의 Travel and Business Expense Report form을 통한 지원은 참작할 여지가 있을 경우에만 가능하다. 질문이 있으면 Nordson Fleet Coordinator 에게 연락하라.

7.7 운전 시 핸드폰 사용 회사는 직원의 안전운전에 신경 쓰며 직원이 자기자신의 부주의로 인하여 위험에

빠지게 하는 불필요한 행동을 하지 않기를 바란다. 어떠한 곳에서도 차량 운행시 핸드폰 사용을 금지하며 Hands-free 사용을 의무화 해야 한다. 회사는 직원이 긴급상황이 아닌 경우 운전 중 핸드폰 사용이나 문자 메시지 전송을 하지 않을 것을 권한다.

8.0 개인/휴가 여행

8.1 영업과 휴가 여행 결합 상사가 미리 승인한 경우, 직원은 출장과 함께 휴가를 갈 수 있다. 이 여행은 영업의

목적으로 수립되어야 한다. 휴가가 출장의 선택, 시기, 장소에 영향을 줄 수 없다. 비용은 출장에 직접적으로 관련 있는 경우 지원된다. 아래 Section 8.3 를 참조하라.

교통비는 직원의 일터와 출장지의 교통 수단 이용에 한정적으로 지원된다. 출장 전

영업과 영업 외 비용의 도움을 받기 위해 Nordson Travel Services로 연락하라. 출장지역에 여행을 간 경우, 휴가지의 여행 비용 외의 부차적인 비용만 지원된다.

8.2 토요일 체류 실제적으로 총 비용을 줄이고 최소 하루 밤 체류비만 추가될 경우 토요일 숙박을

추가할 수 있다. 회사는 절약비용을 추가하지 않은 범위 내에서 추가 호텔, 차량, 식사비를 지원한다.

회사는 여행, 버스 투어, 기념품, 영화나 헬스클럽 이용과 같은 개인 지출을 지원하지

않는다.

8.3 회사 네고 호텔 사용과 개인 여행 렌탈 비용 회사와 협약을 맺은 호텔의 렌탈 비용을 개인/휴가 목적으로 사용할 수 있다. 회사 보험

보장은 되지 않는다. 직원은 렌탈 차량과 호텔의 개인 사용에 대한 비용을 부담한다.



예를 들어, 월요일부터 수요일까지 영업을 위해 쓰고 일요일까지 개인 목적으로

호텔을 사용할 경우 목요일부터 일요일까지의 호텔과 차량 렌탈 비용(차량 보험 포함)을 개인이 부담한다.

배우자가 직원의 비용으로 출장에 동행했을 경우, 회사의 차량 보험은 배우자까지

보장하지 않는다.

9.0 전화와 인터넷 사용

9.1 영업상 전화 영업상의 전화사용은 최소비용으로 이루어져야 한다. 가능하다면 직원은 아래 참조에

따라 전화를 사용해야 한다.

1. 노드슨 회사 전화 2. 호텔이나 공공전화에서 노드슨 전화 카드 사용 3. Hand- phone은 등록에 따라 좋은 옵션일수 있다. Cell phones may be a good

option depending on plan enrollment, including voice plans using a Wi-Fi data network, and taking into consideration roaming charges and international calling charges.

이러한 옵션에 관해 알고 싶으면 Nordson’s Global Support Center에 연락하라.

노드슨이 발행한 무선 기기들은 직원의 업무에 요구되는 접근을 가능하게 한다.

직원은 인트라넷 Employee Service/HR section의 Nordson Wireless Devices policy 를 살펴보라.

직원이 영업 목적으로 개인 전화 카드, 집 전화 또는 개인 핸드폰을 사용했을 경우

지원한다.: • 영업 목적으로 적절하고 필수적인 경우 • 개개인 연락 리스트가 담긴 영수증과 전화 목적 설명 첨부

영업상 목적으로 상부의 승인을 받은 경우가 아니라면 집 전화나 핸드폰의 서비스 비용이나 수리비는 지원하지 않는다..

9.2 출장 시 개인전화 사용 출장 시 집으로 적절한 개인 전화 사용은 지원된다. 아래의 가이드라인을 사용하라:

• 노드슨 전화카드, 개인 전화카드 나 전화비용 사용 • 노드슨 무선 장치 사용(section 9.1 참조) • 최후의 수단으로 호텔 방 전화사용, 전화비용은 아주 비쌀 것이다. • 긴급상황 시 항공기내 무선(항공전화) 서비스 이용



9.3 인터넷 접근

비 현장 직의 경우 집 인터넷 접속은 지원하지 않는다. 현장 직의 경우 인터넷 접속이 영업상 필요하다면 지원한다. 처음 지원하기 전에 상부의 승인이 미리 요구된다.

출장 동안 메일 접속이나 인터넷 사용은 편리성, 속도 그리고 비용에 따라 다르다.

호텔에서의 고속 접속 비용은 추가 접속 또는 할증비용과 함께 시간당 $15정도이다. 호텔에서는 무료로 비즈니스센터에서 인터넷 접속을 제공할 수 있다. 연결 전에 인터넷 접속 비용에 대해 확인해야 하며 추가 비용은 지원하지 않는다.

노드슨이 지원한 blackberry cell phone을 PC의 모뎀으로 사용할 수 있다. 효과적인

비용 방법과 관련된 정보를 알고 Global Support Center로 연락하라.

10.0 출장 보험

10.1 출장 보험 보장내역 회사의 Company’s Business Travel Accident Program는 모든 직원의 업무상 출장을

보장한다. 설명을 보려면 Nordson Intranet 사이트의 “Travel” 이나 “Employee SRVC/HR” 부분을 참조하라.

항공료가 American Express Business Travel Account로 청구되었다면,

$350,000까지 보장되는 출장 보험에 자동적으로 가입된다. 게다가, American Express는 비행기에서 짐이 없어졌을 때 $1,250까지 보장해주는 화물보험을 제공한다.

회사는 추가적인 출장 보험을 지원하지 않는다.

10.2 긴급 보조 MEDEX Emergency Response Hotline은 집으로부터 100마일 이상 떨어져있는

곳에서 출장 시 모든 직원에게 긴급 위탁 서비스를 제공한다. 이 프로그램이 제공하는 것은:

1. 의사, 안경사, 치과의사, 약사, 병원의 의료 위탁 2. 법적 위탁 3. 처방전 팩스 서비스

이 프로그램에 관한 설명을 보고 싶으면 Nordson Intranet사이트의 “Travel” 이나 “Employee SRVC/HR”를 참조하라.



미국 내 도움이 필요하면 800-527-0218로 전화하고 국제 수신자부담전화번호는 410-453-6330이며 그룹 번호 9906-44-25를 알려주어라.

11.0 식사와 접대

11.1 식사비

• 직원은 영업상의 이유와 자리에서 적절한 식사비를 지불하도록 신중하게 결정할 책임이 있다.

• 개인 식사는 손님이나 고객을 접대할 때보다 더욱 조심해야 한다. • 가이드라인–아래는 미국 내 식사비 가이드라인이다. 비용은 모든 음료에 포함되어있지만 세금이나 팁은 불 포함 이다. 가이드라인은 “일당 per diem” 허용치가 아니다. 회사는 실제 비용만 지원한다. 모든 식사비에 관련된 영수증을 첨부해야 지원 가능하다. 지출은 아래 가이드라인을 초과해서는 안 된다.

o 아침 -- $15 U.S. o 점심-- $20 U.S. o 저녁-- $35 U.S. 직원은 위의 최대비용 이하를 지불하도록 한다.

11.2 식사 카테고리와 접대 정의

11.21 출장 시 개인 식대 개인 식대는 영업상의 목적으로 출장을 갔을 때 발생하는 개인 식사비이다. Expense

report의 식사비 칸은 직원 혼자 식사를 했을 때 기록한다.

• 아침은 아침식사 전 일박이 승인되었을 때 지출 가능하다. • 점심은 영업상 외부에 갔거나 외부 미팅에 하루 종일 참석했을 때 지출 가능하다. • 저녁은 숙박이 승인되었을 경우나 오후 7시 이후 출장을 갈 때 지출 가능하다. 다른 직원과의 식사비는 접대비로 보고한다.

11.22 다른 직원과의 업무상 식사 다른 직원과의 업무상 식사는 아래 상황에서만 지원된다.: • 외부에서 노드슨 직원 접대 시 • 보상, 지원 또는 적절한 보상 목적으로 부서장의 승인을 받았을 때 • 식사 전, 동안 또는 후에 특정한 사업 논의와 관련 있을 때. 상급 관리자가 expense report에 접대비 항목에 위를 기입할 책임이 있다.

11.23 직원 외의 업무상 식사



특정 업무 논의 동안 발생한 고객, 고객예정자, 공급자 또는 손님과의 업무상 식사는 expense report의 접대비 항목에 보고한다. 상급 관리자가 지불한다.

11.24 업무 상 접대 접대비는 영업상 관련이 있어 접대 도중, 전 후로 업무상 논의를 할 가능성이 있는 고객, 고객 예정자나 직원이 아닌 사람과의 나이트클럽, 영화관, 스포츠 이벤트 등을 포함한다. 사치스러운 비용은 지원하지 않는다.

11.3 서류와 IRS(국세청) 요구 모든 지출은 expense report에 원본 영수증이나 카드 영수증을 첨부해야 한다. 또한, 업무상 또는 접대비의 경우 국세청에서는 아래의 서류를 요청하며 expense report에 보고해야 한다: • 이름, 직책, 회사이름 • 식사 또는 접대를 한 이름과 장소 • 지출한 정확한 금액과 지출일 • 논의한 특정 업무 주제 • 접대비의 경우, 업무논의가 이루어진 시간(예: 접대 전, 동안 또는 후)

11.4 팁

식사– 아침, 점심, 저녁의 팁은 식사비로 제출한다. 팁은 받은 서비스에 대해 적절해야 한다.. 접대– 적절한 팁은 지원되며 이 비용은 직원의 접대비용에 포함한다.. 팁– 짐꾼, 벨 보이 등에 지불한 적절한 팁은 지원한다. 빈도와 금액은 관례에 따른다. maids에 지불한 팁은 지원하지 않는다. 지원 가능한 팁은 기타 지출에 기입한다. 해외 출장 시 적절한 지역 관례를 알아보라. 가격에 팁이 포함되어있는 호텔과 식당의 경우 서비스가 이례적이지 않다면 팁 관련 비용은 지원이 불가하다. 일반적으로 직원의 개인 여행시 지불하는 것보다 많은 팁은 지출하지 않는다.

12.0 기타 지출

12.1 세탁/드라이클리닝



세탁과 클리닝 관련 비용은 출장이 7일 이상일 경우에만 지원된다..

12.2 리스트에 없는 지출 이 규정에 특별히 언급되지 않은 업무상 일반적이고 필수적인 지출이 있을 수도 있다. 그러한 경우, 직원은 업무 목적으로 최소한의 지출을 하며 이에 관련 영수증을 첨부해야 한다. 일반적이지 않은 지출에는 적절한 설명과 영수증을 첨부해야 한다. 모든 지출은 개인 책임이며 지원은 본 규정 조건에 따라 회사의 결정에 따른다.

12.3 지원 불가능한 지출

• 비행기 헤드 셋 • 비행기, 차량, 호텔 멤버쉽 • 비행기 영화나 오락거리 • 자동차보험 • 어린이 돌보는 비용 • 옷 • 신용카드 신규/갱신 비용 • 단골 비행기여행자/차량 렌탈/손님 프로그램 등록비 • 외부에 있을 때 발생한 가사비용 • 객실 영화 • 이자비용 또는 체납요금 • 세탁비(출장이 7일 이상 시 지원) • 잔디 관리비 • 개인 자금 또는 자산의 분실 • 주차위반 또는 교통위반 벌금 • 샴푸, 치약, 이발 등과 같은 개인 관리비 • 개인 오락거리 • 개인 우편료 • 개인적인 읽을거리 • 애완동물 자리/탑승 비용 • 복권구입비 • 렌탈 차량 업그레이드 • 담배 • 출장이나 항공 보험 • 여행자수표 비용 • 설명하지 않거나 서류가 없는 비용 • 항공, 호텔, 차량 업그레이드 비용



13.0 지불 방법

13.1 법인 카드

법인 카드는 American Express and Wells Fargo이다. 직원은 출장과 접대비로 적절한 카드를 사용하며 모든 비용에 대해 신속하게 지불해야 한다. Asymtek and March Plasma 직원은 Wells Fargo Visa card를 이용해야 한다. 모든 다른 미국 직원들은 Corporate American Express Card, (“green” or “gold” card)을 사용해야 한다. 아래에 속하는 모든 직원들은 법인 카드를 사용해야 한다. • 모든 출장 직원 • 영업 목적으로 연 $500을 사용하는 직원

American Express Corporate Card의 정보나 가입 절차를 알고 싶으면, Nordson Travel Services or view the Travel section을 살펴보라. For Wells Fargo Visa은 Asymtek Finance Group in Carlsbad, CA에 연락하라. 개인 신용카드의 연회비는 지원하지 않는다.

American Express와의 계약에 따라 출장직원은 아래 내역을 지원받는다.: • 출장 사고 보험- $350,000 • 화물 보험– 최대 $1,250 • 멤버쉽 보상 프로그램 – 연회비 필요; 이 연회비는 지원하지 않는다.

13.2 법인 카드 청구와 지불 책임 American Express Corporate Card –AMEX “green” or “gold” card에 대해서는 각 직원이 모든 지불에 책임이 있다. 직원은 제때 지불할 책임이 있다. 체납에 따른 비용이나 벌금은 지원하지 않는다. 지불 실패로 아래의 일이 발생할 수 있다: • 통보가 직원의 상부/매니저와 HR에 보내진다. • 특권이 중지되거나 취소될 수 있다

Well Fargo Visa Card –Wells Fargo Visa Card에 청구된 금액은 월별 관리된다. Asymtek/March 직원은 Asymtek 회계 팀이 수립한 지출 절차를 따라야 한다.



13.3 현금 선 지급

현금 선 지급은 불가하다. 그러나 몇 개의 사업소에서는 현금 선 지급이 필요한 경우가 있다. 아래의 경우: • 상급자나 부서장의 승인을 받아야 한다. • 출장에서 돌아온 후 2주 내에 expense report에서 공제해야 한다. • 이전 현금 선 지급 건이 해결되지 않은 직원은 선 지급을 할 수 없다.

영구 현금 선 지급은 불가하다.

13.4 현금서비스 수수료

신용카드나 ATM를 통한 현금서비스 수수료는 지원하지 않는다.

14.0 EXPENSE REPORTING

14.1 Expense Report 완성과 제출 기한 Wells Fargo Visa를 통해 비용이 청구되는 Asymtek/March 직원은 expense report을 월별로 제출해야 한다. Asymtek Finance에서 요청한 양식을 사용하라. 다른 미국 직원들은 expense report를 매주 제출해야 한다. Expense Report Auditor가 지출이 일어난 지 30일 이내에 expense report를 보고받아야 한다. 요청 시기 이내에 expense report를 보고하지 못한 출장직원은 징계를 받을 수 있다.

14.2 요청 서류

적절한 Travel and Business Expense report 양식이 지출 지원에 요구된다. 회사지불 항공료를 포함한 모든 지출을 expense report에 기입해야 한다. IRS 요청과는 별개로, 회사 규정은 아래 영수증을 요청한다: • 모든 식사비 • $25.00를 넘는 모든 지출

영수증 발행이 불가능할 경우, 지출에 대한 자세한 설명과 영수증이 없는 이유를 설명해야 한다.



실제, 원본 영수증을 제출해야 한다; 원본이 없는 충분한 설명이 있는 경우에만 복사본 제출이 가능하다. 제공자의 이름, 날짜, 달러금액이 영수증에 포함되어야 한다.

14.3 카테고리 별 식사비

아침, 점심, 저녁은 expense report에 별도로 기입해야 한다.

14.4 개인 차량 사용에 대한 국내 마일리지 지원

다른 출장비(예, 항공, 호텔이나 식사비)와 관련 없는 마일리지 지원은 Local Mileage Reimbursement Form 사용을 통해 가능하다. 이 양식은 인트라넷 Travel section에서 찾을 수 있다.

14.5 International Time Sheet

international time sheet report는 캐나다와 멕시코를 포함한 모든 국제 출장 시 expense report에 첨부해야 한다. 이 양식은 인트라넷 Travel section에서 찾을 수 있다.

14.6 외국 통화 환산

미국 출장직원의 국제 출장 경비는 출장 시 사용한 경비를 계산하는데 카드 회사가 사용하는 실제 환율을 적용해서 US dollar로 제출한다. American Express Corporate card or the Wells Fargo Visa Card를 사용하면 청구서에 사용 시점 환율로 자동으로 환산되어 표기된다. Expense Report Auditor가 환율 관련 서류를 요청할 수 있다.

14.7 VAT 반환

Value Added Taxes는 해와 특히 유럽과 캐나다에서 영업상 지출한 경우 “반환”가능하다. 회사는 VAT 반환 신청서를 정기적으로 제출한다. Expense report에 기본적으로 요청되는 청구서 외에 국제 출장 직원은 아래 출장비 원본 영수증을 모아놓아야 한다; 숙박, 오락, 주유, 식사, 렌탈, 철도, 회의, 트레이드쇼, 트레이닝 VAT 반환 요청을 위해서는 원본 영수증이 필요하다. 신용카드 전표는 사용할 수 없다.

14.8 승인/권한 절차



Expense report 는 상급자의 승인을 받기 위해 요청 서류와 함께 준비하여 사인하고 제출해야 한다. 어떠한 직원도 스스로 또는 동료의 expense report를 승인할 권한이 없다. 승인 전, Expense Report를 제대로 작성했는지 검토하라; 규정에 따라 특수한 지출이 적절하게 설명되었고 승인 받았는지. 본 규정 가이드라인에서 벗어나는 것은 모두 Expense Report 에 표기하여 상급자에게 일일이 승인 받아야 한다. 상급자가 expense report를 승인하는 것이 자동으로 지불된다는 것은 아니다. 승인된 expense report는 Expense Report Auditor에게 제출하라.

14.9 지출 지원

모든 직원의 지출관련 지불은 직원 개인의 계좌로 직접 송금한다.

14.10 감사/검토 절차

모든 Expense Report는 내부 감사에 의하여 Company Travel and Entertainment Policy에 따라 주기적으로 감사한다.

14.11 틀리거나 미완성된 expense report

틀리거나 미완성된 expense report는: • 고치도록 직원에게 되돌아간다 • 특정 아이템에 관해 지원이 늦어지거나 취소될 수 있다.

회사 규정을 어기거나 영수증 위조는 징계 또는 퇴사 처리될 수 있다..

14.12 기타비용 – 출장이나 접대비 관련 없는

American Express Procurement Card 또는 “blue” P-Card로 출장이나 접대비와 관련 없는 지출에 사용할 수 있다. 모든 식사비는 출장이나 접대비로 처리되기 때문에 P-card 는 식사비에 사용할 수 없다. P-Card program 관련 정보를 보려면 인트라넷 Corporate Procurement section을 참조하라. 출장이나 접대비와 관련 없는 지출에 관한 지원은 Check Request Form을 사용하여 요청하라. 이 양식은 인트라넷 사이트에 Accounting section에 있다. 출장이나 접대비와 관련 없는 지출은 다음과 같다:

• 구독/출판 • Professional Association Dues/Membership Fees • Conference/Meeting Registration Fees • Office Supplies



• Printing/Presentation Services

접대비 규정(개정)

1. 접대비는 영업상 관련이 있어 업무연장선에서 접대를 해야 할 필요성이 있고 업무상 논의를 할 가능성이 있는 고객, 고객 예정자나 직원이 아닌 사람과의 주류를 포함한 식사, 나이트클럽, 영화관, 스포츠 이벤트 등을 포함한다.

. 2. 모든 접대비는 회사의 양식에 의거 각 사업부의 임원에게 사전에 승인을 받고 사용해야 하며, 사후 보고를 하여야 한다. (단, 1회 사용한도가 10만원 이하는 구두결재로 갈음한다)

3. 접대비 사용한도 - 1회 사용한도는 50만원 이하로 한다. - 50만원을 초과하여 사용할 경우에는 대표이사의 결재를 사전에 득한다.

4. 접대비의 한도 책정

- 관리부는 매출실적 및 목적에 따라서 각 부서별로 매월 접대비의 사용한도를 책정하여 대표이사의 결재를 득한 후 각 부서에 통보한다.

5. 모든 지출은 Expense Report에 원본 영수증이나 카드 영수증을 첨부해야 한다.

6. 필수 기재항목 - 이름, 직책, 회사명 - 식사 또는 접대 할 장소와 이름 - 지출 할 예상 금액과 날짜 - 접대 목적 - 접대 예정 시간 - 현금 사용 시 (현금영수증 첨부)

★ 부 칙

- 월 회식비 한도는 관리부에서 책정하여 대표이사 결재를 득한 후 각 부서에 통보한다. - 회식비 정산은 각 부서에서 정해진 담당자가 매 월말 담당 임원에 결재를 득한 후 관리부에 통보한다. (모든 증빙은 카드영수증, 현금영수증으로 한다.)

시행일자: 2011년 07월 01일

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