NO SOMOS UN SERVICIO MAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOS.
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NO SOMOS UN SERVICIO MASNO SOMOS UN SERVICIO MASSOMOS MUCHOS PROBLEMAS SOMOS MUCHOS PROBLEMAS MENOSMENOS
ProblemasProblemas
Falta de Falta de controlcontrol de los documentos y su de los documentos y su localización. localización.
Altos índices de Altos índices de demoras, errores y demoras, errores y extravíoextravío. .
DispersiónDispersión de los puntos de archivo y de los puntos de archivo y consulta. consulta.
Espacios improductivosEspacios improductivos ocupados con ocupados con archivos pasivos o vencidos.archivos pasivos o vencidos.
Gran cantidad de Gran cantidad de información duplicadainformación duplicada. . Pérdida de oportunidades de Pérdida de oportunidades de
negociación por la demora de obtener negociación por la demora de obtener información. información.
FileStorage S.A.FileStorage S.A.
La solución paraLa solución para AdministrarAdministrar AlmacenarAlmacenar OrdenarOrdenar DepurarDepurar TransportarTransportar DestruirDestruir DigitalizarDigitalizar
archivosarchivos
FILE WEBFILE WEB
ClientesClientes
Instituciones públicas y Instituciones públicas y privadasprivadas
Bancos y entidades Bancos y entidades financierasfinancieras
AseguradorasAseguradoras IndustriasIndustrias ImportadoresImportadores FarmacéuticasFarmacéuticas Empresas de serviciosEmpresas de servicios ComerciosComercios
IBMIBM
Estado anteriorEstado anterior
Una situación solucionada.Una situación solucionada.
Estado anteriorEstado anteriorEdificio 10 de AgostoEdificio 10 de Agosto
Estado: Bueno.Estado: Bueno. Almacenamiento: estanterías metálicas.Almacenamiento: estanterías metálicas. Seguridad: Regular.Seguridad: Regular. Capacidad: mínima.Capacidad: mínima. Orden y limpieza: Regular.Orden y limpieza: Regular. Sistemas de búsqueda: Sin estándar.Sistemas de búsqueda: Sin estándar. Archivo pasivo = almacenamiento de Archivo pasivo = almacenamiento de
papelpapel
Estado anteriorEstado anteriorOficinas GYEOficinas GYE
Estado: Regular.Estado: Regular. Almacenamiento: estanterías Almacenamiento: estanterías
metálicas.metálicas. Seguridad: Regular.Seguridad: Regular. Capacidad: mínima.Capacidad: mínima. Orden y limpieza: Regular.Orden y limpieza: Regular. Sistemas de búsqueda: Sin estándar.Sistemas de búsqueda: Sin estándar. Gran cantidad de archivos Gran cantidad de archivos
inservibles.inservibles. Gran espacio mal utilizado.Gran espacio mal utilizado.
SoluciónSolución
Centralización del archivo Centralización del archivo pasivopasivo
IBMIBM
ProgramóProgramó ClasificóClasificó TransportóTransportó CodificóCodificó AlmacenóAlmacenó CapacitóCapacitó AdministróAdministró
ResultadosResultados
Administración del archivo Administración del archivo pasivopasivo
NúmerosNúmeros
Cantidad de cajas Cantidad de cajas almacenadas: 1510almacenadas: 1510
Cantidad de consultas: 168 Cantidad de consultas: 168 desde 2003 a 2005desde 2003 a 2005
Se depuró un 40% el archivo.Se depuró un 40% el archivo.
BeneficiosBeneficios
Distribución del gasto por centro Distribución del gasto por centro de costos.de costos.
Logística.Logística. Capacitación.Capacitación. Seguro.Seguro. Control total.Control total.
IBM - FILEIBM - FILE
VentajasVentajas
ServicioServicio
Bodegas en Quito y GuayaquilBodegas en Quito y Guayaquil Medidas de seguridadMedidas de seguridad Capacidad ilimitadaCapacidad ilimitada AdministraciónAdministración TransportesTransportes Auditoria y control documentalAuditoria y control documental Personal técnico a disposiciónPersonal técnico a disposición Procesos estándaresProcesos estándares
Servicio OnLineServicio OnLine
Ingreso de nueva documentaciónIngreso de nueva documentación Búsqueda y consulta de cajasBúsqueda y consulta de cajas Solicitud de documentaciónSolicitud de documentación Depuración de la informaciónDepuración de la información Administración de usuarios con Administración de usuarios con
diferentes perfiles de accesodiferentes perfiles de acceso Auditoria de accesosAuditoria de accesos
OperatoriaOperatoria
Todos los archivos de toda la empresa Todos los archivos de toda la empresa en un solo lugar.en un solo lugar.
Inventario detallado de la Inventario detallado de la documentación custodiada. documentación custodiada.
Cajas especialmente diseñadas para Cajas especialmente diseñadas para archivo codificadas para su seguridad.archivo codificadas para su seguridad.
Entrega y retiros de las cajas puerta a Entrega y retiros de las cajas puerta a puertapuerta
Sala de consulta en nuestras Sala de consulta en nuestras instalaciones preparada para nuestros instalaciones preparada para nuestros clientes.clientes.
VentajasVentajas
OrdenOrden EconomíaEconomía VelocidadVelocidad ProfesionalismoProfesionalismo SistematizaciónSistematización PersonalPersonal
IBMIBM
FINFIN