Nº 09 - Políticas organizacionais

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MANUAIS COMPACTOS DE GESTÃO

Nº 9

Políticas organizacionais

Núcleo Soluções Contábeis Ltda

Belo Horizonte



Julho/2008

Conteúdo

• Introdução• O que são políticas organizacionais?• Por que definir políticas?• Uso inadequado das políticas internas.• Como desenvolver suas políticas• Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas

pela direção da empresa

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Introdução

As políticas organizacionais não são elaboradas porque é chique. Nemporque está na moda (por sinal, está?). Nem para alguém aparecer.

• Elas são elaboradas para se dar parâmetros às operações diárias daempresa.

• Para se evitar que erros sejam cometidos mais de uma vez.• Para que pessoas diferentes que participam de uma mesmo operação, o

façam de maneira coerente.

As políticas, por outro lado, não existem para engessar as empresas,mas sim para que quando sejam necessárias decisões diferentes dasrecomendadas por elas, que sejam feitas de forma analítica, comconhecimento de todas as pessoas envolvidas no processo, e com visão das

possíveis consequências, inclusive no caixa.

Marcelo Pereira da FonsecaMoacir Rodrigues Reis Filho

O que são políticas organizacionais?

Calma! Não se exalte! Eu sei que você está cansado de ouvir pessoas

falando em políticas organizacionais (ou políticas empresariais, ousimplesmente políticas), mas nunca explicaram exatamente o que é isso. Daí,este pequeno manual, que procurará explicar “o que você deveria aprender sobre políticas e mamãe nunca lhe ensinou.”

Vamos iniciar com algumas definições técnicas e especificações:

• “Políticas de negócios: regras para escolher determinadas alternativasde ação nos negócios. Tanto podem subordinar estratégias a si como aelas se subordinar.”Luis Gaj – “Administração Estratégica” – Ed. Ática.

• “Parâmetro ou orientação para a tomada de decisão. Definição dos

níveis de delegação, faixa de valores e/ou quantidades limites e deabrangência das ações para a consecução dos desafios e objetivos.”Djalma de Pinho Rebouças de Oliveira - “Planejamento Estratégico” – Ed. Atlas.

• “Política. Uma orientação geral para tomar decisões e agir.” Raymond O.Loen (Administração Eficaz” – Ed. Zahar).

• Políticas são diretrizes de ação que orientam a direção da empresa naconduta de suas atividades operacionais em função dos objetivosdefinidos, estratégias formuladas e do momento econômico.

• “As políticas são, em regra geral, elaboradas para facilitar a conquistados objetivos da empresas. Geralmente, como os objetivos, as políticas

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provavelmente não estão claramente formuladas ou escritas. Aspolíticas estipulam “o que” será feito sob certas condições; sãoinstruções de trabalho. Stepeh R. Michael – “Avaliação na Administração – Ed.Atlas)

•

“Fontes das políticas: incluem a administração da empresa, leis federais,estaduais e municipais, e regras administrativas (por exemplo: limitaçõespara a produção e venda de alimentos, bebidas e drogas), contratoscoletivos, e recomendações das associações de classe referente à éticaprofissional.” Stepeh R. Michael – “Avaliação na Administração – Ed. Atlas)

Por que definir políticas?

• De acordo com Raymond O. Loen (Administração Eficaz”– Ed. Zahar), “há

pelo menos três razões por que você deve ter políticas definidas:

• Para melhorar decisões. O seu grau de sucesso como administrador depende diretamente das decisões que você e seus subordinadostomam. Se, por exemplo, as decisões sobre as queixas dos clientes sãoerradas, incoerentes ou atrasadas, seu desempenho sofre. Por outrolado, políticas definidas sobre como tratar de queixas dos clientesajudarão seu pessoal experiente e novo a tomar decisões firmes,coerentes e imediatas.

• Para desenvolver seu pessoal. As políticas definidas ajudam-no a

delegar por que dão ao seu pessoal os mesmos tipos de orientação quevocê usaria se estivesse tomando as decisões. Se, por exemplo, definiusuas políticas sobre horas extras, seus supervisores de primeira linhaserão capazes de tomar suas próprias decisões sobre quando autorizar horas extras. Quanto mais responsabilidade seus subordinados têm detomar decisões, mas eles devem depender de si mesmos e mais sedesenvolvem para lidar com maior responsabilidade.

• Para poupar tempo. Alguns administradores se atolam nas decisõesrotineiras – muitas vezes inconscientemente – porque querem estar envolvidos na ação. Eles afirmam que não podem definir suas políticasporque cada decisão é diferente e têm de ter flexibilidade. Contudo, emgeral esses administradores têm dedicado muito pouco tempo àtentativa para definir suas políticas e, na realidade, não desejam poupar tempo fazendo com que seu pessoal tome mais decisões. Se, por outrolado, você é o tipo de administrador que tem coisas mais construtivas afazer, a definição de suas políticas é um modo de se libertar danecessidade de tomar decisões rotineiras.

• Já, Antonio Carlos F. Marques (Deterioração Organizacional – Ed.Makron

Books), explicando sobre problemas organizacionais, assim apresenta umdeles conforme abaixo:

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• Memória organizacional pouco difundidaÉ uma doença típica da organização que não consegue aprender comseus erros e fracassos. Em nível individual, muitas vezes, um erro édetectado, corrigido, mas a solução encontrada fica retida somente na

memória de quem aprendeu. Mas tarde, em nível organizacional, omesmo erro é cometido, repetidas vezes, por outros indivíduos que nãoparticiparam das experiências anteriores. A falta de hábito de praticar coletivamente, a memória de acertos e desacertos, reduz,substancialmente, a capacidade de aprendizagem da organização.

Alguns exemplos dessa doença, muito comuns, são descritos abaixo.

o Inconsistência na prática da descentralização, isto e, o mesmoproblema sendo resolvido de forma centralizada ou descentralizada,sem um referencial de política formal de decisão. Ninguém teminteresse de formalizar uma diretriz ou praticar um exercício.

• Reestruturações superficiais ou reformas administrativas, queapenas resolvem temporariamente algumas disfunções, deixandointactas as patologias e doenças que são verdadeiras causas dedeterioração.

• A tecnologia da organização retida na cabeça de algumaspoucos pessoas é uma variante dessa perigosa doençaorganizacional.

• O alto turnover na cúpula gerencial provoca descontinuidadeadministrativa geradora de limitação de tecnologia organizacional.Mesmo nos casos em que essa descontinuidade é necessária,merece cuidado e atenção para que não seja propagada.

• Podemos citar mais algumas razões:

o Criar parâmetros para monitorar o ambiente.

o Facilita a análise para definir novas políticas em casos de mudançasno mercado.

o Tê-las à mão, sem necessidade de consultar alguém.

o Facilidade para avaliar os parâmetros que conduziram a empresa atéo presente momento.

o O fato de ter suas políticas definidas por escrito, de forma

sistemática, formando o Manual de Políticas Internas, facilitará asrevisões mensais (ou quando necessário) e dará a você uma

sensação de tranqüilidade e controle.

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o Para definição das políticas você se envolverá com reflexão,pesquisas, análises, planejamento, organização, direção, controle,enfim, com os fundamentos da administração.

o Quando você se prepara para estabelecer as políticas do negócio

terá uma boa oportunidade para repensar nos vários aspectos domesmo. Ao rever suas políticas, no mês seguinte, você avalia osresultados das aplicações e novamente reflete sobre o seu negóciose os rumos que está seguindo.

o Refletir sobre as variáveis importantes de seu negócio:• Quais são elas?• Como o mercado atua nessas variáveis?• O que você pode fazer para aprimorar e agilizar a sua

empresa com relação a elas, melhorando o seu atendimento

ao cliente e, conseqüentemente, sua competitividade.• Facilitar o acesso, quando necessário;• Serve de padrão de procedimentos;• Facilita a revisão;• Reduz os riscos de desvios por falta de comunicação;• Serve como “proteção” aos funcionários;• Não permite a pressão e influência dos interessados

diretamente no resultado;• Facilita a decisão;• Reduz a confusão, considerando que os padrões já foram

previamente definidos, não sendo necessário defini-los a cadasituação nova.

o Ocorre que, muitas vezes, as operações do dia-a-dia acabem por gerar políticas informais. O problema com estas é que, mudando ascondições que as geraram e pelo fato de não serem formalizadas,demorem por serem entendidas, reformadas ou, mesmo, eliminadas,acarretando prejuízos.

• Algumas das políticas elimina a confusão, considerando que ospadrões já foram previamente definidos, não sendo necessário defini-

los a cada situação nova.

Uso inadequado das políticas internas

Políticas são, portanto, referenciais e como tal devem ser vistos. Mas, seusadas inadequadamente, podem trazer sérios problemas para a empresa:

• Não devem engessar a empresa e nem ser as únicas fontes dereferência.

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• Não abrangem todas as situações empresariais ou de vida: se jogarem bombas nas redondezas de sua empresa, não fiquebuscando saídas no manual de políticas - corra!

• E nem são eternas – cada época com seus problemas. As políticas

devem ser revistas periodicamente ou quando houver mudançassignificativas no mercado. Se não fizer isso você poderá estar conduzindo sua empresa em décadas diferentes da realidade.

• As políticas, bem como alterações delas, devem ser tomadas emconsenso com seus principais funcionários; caso contrário farãotudo para detoná-las. Aliás, a própria discussão do assunto com osprincipais funcionários da empresa é positiva no sentido de trazer novas idéias (mais cabeças pensantes), sentimentos de participaçãogrupal.

• Desrespeitá-las sem qualquer justificativa. Como se disse acima, sãoparâmetros que devem ser considerados nas decisões diárias dosproblemas comuns. Se desconsideradas sem motivos aparentes,perderão sua principal utilidade: servir de parâmetros.

• Criar dependência do pessoal em relação e elas:o medo de correr riscos,o perder oportunidades por não verem além das políticas,o eliminar a criatividade,o deixar a empresa “bitolada” nos parâmetros definidos pelas

políticas.

Como desenvolver suas políticas

• Defina suas políticas de modo que seu pessoal possa tomar amaior parte das decisões.

• As políticas podem ser classificadas:• por área funcional (ex. marketing, finanças, produção, etc.),• por unidade das da organização (divisão, departamento, etc.)• por assunto (crédito, cobrança, estoque, etc.).

• Medidas para o desenvolvimento de políticas:

• Defina a missão da empresao Consiste na razão de existência da organização e na delimitação

de suas atividades dentre do espaço que deseja ocupar emrelação às oportunidades de negócio. Corresponde ao enunciadodo papel que a organização pretende desenvolver em torno do

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negócio. E, em resumo, o objetivo de sua atuação. Jamil MoysésFilho em Planejamento e Gestão Estratégica.

o Para determinação da missão da empresa, três perguntas devemser respondidas:

Quem somos?

O que fazemos? Por que estamos fazendo isso?

o Lembre-se que, para a determinação da missão, ganhar dinheiroé consequência. “Você não pode trabalhar por dinheiro. Muitopouca gente lhe dará dinheiro a menos que você satisfaça assuas necessidades. Isso quer dizer que você precisa de umobjetivo superior ao de ganhar dinheiro.” Raymond O.Loen -Administração Eficaz” – Ed. Zahar

• Defina sua filosofia administrativao A própria palavra filosofia já pode ter uma conotação negativa

para pessoas mais preocupadas com a ação. Entretanto, quer admitamos ou não, todos temos uma forma de olhar e lidar com arealidade que nos cerca. Você acha que não segue nenhumafilosofia, seja administrativa ou não. Entretanto, quem não planejae implanta a filosofia apropriada a seu negócio, acaba por seguir as mais populares, que geralmente é feita de “achismos”, “o quepensa o dono do botequim da esquina”, e outras. Assim, sem queperceba está seguindo uma filosofia organizacional que tem a ver com:

“Funcionários, pegando pra capar”, “Tosquiando o cliente”, “O que importa é faturar”, “O importante é ganhar hoje, amanhã é outro dia...” “Vamos fazer e ver o que acontece” “Eu sempre fiz assim e deu certo – vou continuar fazendo”

(palavras literais de um empresário que quebrou) “Fulano disse que é assim que a coisa funciona e eu confio

no que ele fala” “Eu aprendi assim” “Qualidade? E o cliente entende disso?”

o Sua filosofia administrativa deve refletir o que você e seusadministradores consideram importante, isso da forma maissimples possível. Podem fazer parte de sua filosofiaadministrativa itens como:

Desenvolvimento dos funcionários Centralização e descentralização das decisões Gestão participativa Qualidade total Formação do estoque Inovação

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Atendimento ao cliente Rapidez processual, etc.

o Para cada um desses itens (e outros que julgar importante)elabore um pequeno enunciado, exprimindo o que é valor para

você.o Você verá que quando reflete em um assunto de forma

sistemática e profundidade, acaba por criar parâmetros, que farãoparte de seu quadro de referências. Substituem os, até agora,“achismos” e “seis idéias à procura de um autor”.

o Assim, a definição da filosofia de uma empresa visa fundamentar os valores que a permeiam, com base nos valores dos indivíduosque nela trabalham, inclusive na sua dinâmica. À medida quemuda a compreensão dos valores, os critérios que orientam asdecisões também mudam.

o

Os anunciados das filosofias, antes de serem divulgados,precisam resistir aos seguintes questionamentos: Tem substância? Isto é, contém crenças, valores e

princípios que justifiquem o seu registro? São factíveis? A organização pratica ou pode praticá-los

conforme enunciado? São acessíveis? Todos os níveis e membros da

organização podem entender os enunciados e secomprometer com eles?(Baseado em “Planejamento e Gestão Estratégica” – Jamil Moysés Filho).

• Defina as políticas nas áreas em que você ou seussubordinados tomam repetidas decisões

o Se você é responsável pelas compras, você e seu pessoaltomarão repetidas decisões sobre as mesmas.

o Se você é responsável pelo pessoal, você e seus subordinadostomarão muitas decisões sobre seleção e contratação de pessoal.

o Você deve determinar, para sua própria atividade, os tipos dedecisões necessárias com mais frequência.

o A seguir procure definir algumas que permitam a tomada de

decisão o mais próximo possível da linha Raymond O.Loen - Administração Eficaz” – Ed. Zahar

• Formalize, por escrito, suas políticas

• Determine como cada política será posta em vigor o Em geral, você deve experimentar uma política antes de anunciá-

la. Contudo, quando a divulga, planeje pô-la em vigor se quiser que ela tenha significado.

o Em situações em que não está bem próximo ao local para ver se

a sua nova política está sendo aplicada, você pode solicitar aoseu pessoal que lhe informe sobre sua eficiência depois depassados um ou dois meses da sua aplicação.

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o Se há um departamento de auditoria, você deve pedir para que aeficiência das suas políticas seja avaliada sempre que houver uma auditoria regular de suas operações.

o Além disso, você provavelmente recebe relatórios regulares quelhe indicarão até que ponto suas políticas estão sendo

executadas.Raymond O.Loen - Administração Eficaz” – Ed. Zahar

• Junte todas as políticas em um manual, para facilitar asconsultas, análises e alterações

• Revisão mensal ou quando necessárioo Especifique uma data em cada mês para proceder a uma

avaliação das políticas implantada, em relação ao ambiente daempresa.

o Em caso de alterações no ambiente, identificadas por você ousua equipe, avalie os possíveis impactos das políticas na novasituação e, se necessário, modifique-as em função dessa novarealidade.

• Fiscalizar a aplicação das políticas, isto é, acompanhar no dia-a-dia.

• Especifique como se deve tratar das exceções à política (senão fizer isso, os outros farão, cada um de seu próprio modo)

o Provavelmente nunca se desenvolveu uma política que levasseem conta todas as situações possíveis. Por conseguinte, vocêdeve evitar as que sejam completamente inflexíveis.

o Vamos supor que adote uma política de que todas as promoçõesdevem ser feitas com pessoal de dentro da sua empresa. Então,suponhamos que você tem oportunidade de preencher uma vagacom um estranho que tem conhecimentos e capacidades quenunca dantes visualizara como necessários na sua organização.Você deve abrir uma exceção na sua política de promoções econtratá-lo?

o Você e seu pessoal devem ter uma compreensão em comumsobre o raciocínio implícito em suas políticas atuais e sobre o quefazer quando estas não parecem ser do melhor interessa da suaorganização. Em geral, a pessoa que fez a política original, ouseu sucessor, é quem deve autorizar quaisquer exceções a ela.Provavelmente, também cabe a ela cancelar ou rever quaisquer políticas vigentes e acrescentar quaisquer outras correlatas.

Raymond O.Loen - Administração Eficaz” – Ed. Zahar

• Algumas políticas implantadas pela empresa eliminam aconfusão, considerando que os padrões sejam previamentedefinidos, não sendo necessário defini-los a cada novaoperação.

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Algumas das políticas que podem ser desenvolvidas peladireção da empresa

Políticas de Crédito• Devem ser formuladas pela Diretoria, considerando o impacto que o crédito

terá na empresa.• Podem ser caracterizadas como:

• quanto à flexibilidade:o restritiva (voltadas para o crédito) - visa, prioritariamente, à

qualidade dos valores a receber, ou seja, diminuir ainadimplência, geralmente aplicada quando:

menor a necessidade de recursos da empresa (fluxo decaixa mais folgado);

a margem de lucro é pequena; vendas de valores mais altos; conjuntura econômica recessiva, gerando falências e

mercado com alto índice de inadimplência; política monetária restritiva, etc.

o liberal (voltadas para vendas) - tem como objetivo principalatingir às metas de vendas, sendo pouco rígida em suasexigências para a concessão de crédito, mais indicada quando:

maior a necessidade de recursos da empresa (fluxo decaixa apertado);

a margem de lucro é grande; venda de valores mais baixos; conjuntura econômica favorável; política monetária menos restritiva, etc.

• quanto à prioridade, ou seja, definição dos clientes e setoreseconômicos a que se dará preferência;

o quanto ao percentual de vendas à vista e a crédito,principalmente considerando as necessidades do fluxo de caixa;

o quanto aos valores limites de crédito, por cliente, evitando “nãocolocar os ovos numa única cesta”;

o definição das taxas de juros a serem cobradas pelo crédito e nocaso de inadimplência;

o regras a serem observas para vendas a clientes com problemas

atuais ou anteriores, seja na empresa ou no mercado;

o definição das medidas a serem tomadas nos casos deinadimplência, considerando:

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experiência anterior do cliente na empresa; interesse em manter o cliente, etc.

Políticas de Cobrança•política rígida de cobrança, sendo a principal providência a de mandar asduplicatas para cobrança em banco com instruções expressas de enviar para protesto em cartório dois ou três dias após seu vencimento, sem adevida quitação;

•política flexível de cobrança, através do qual a empresa procura dialogar com seu cliente, negociando o pagamento.

•Na política referente a cobrança, poderão ser especificadosprocedimentos e prazos, conforme abaixo:

• No dia do vencimento – lembrete

• 1 dia de atraso: telefonema• ... dias de atraso: telefonema e 1ª carta• ... dias de atraso: telefonema e 2ª carta• ... dias de atraso: carta sobre aviso ao SPC• ....dias – aviso ao SPC• ...dias – enviar cobrador, para tentar negociação• ...dias – enviar para escritório de cobrança, etc.

Advertência: os procedimentos acima deverão ser efetuados com muito

critério, sob pena de enganos e perda de bons clientes. Assim, recomenda-seque sejam aplicados somente após aprovação do gerente da área.

Políticas de Estoques•Definição dos produtos que deverão ter em estoque, considerando:

• A evolução do mercado• Estoque atual• Nas necessidades dos clientes• As vendas no trimestre anterior e• Fluxo de caixa

•Definição das quantidades do estoque, por produto?• Máximas• Mínimas• De segurança• E ponto de compra para cada produto

•Número de dias em que um material pode ficar no estoque;•Materiais estratégicos (materiais que serão estocados mesmo que nãoatendam aos critérios acima, mas que atendam a algum objetivoestratégico).•Ênfase nas quantidades de materiais específicos, em função de

oportunidades de mercado.

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•Tipos de estoques de produtos prontos, em processamento, matérias-primas e demais materiais, que serão utilizados pela empresa;• Índice de rotatividade dos estoques atuais e projetados•Prazo médio de rotação dos estoques, etc.

Políticas Administrativas•Basicamente quanto à implantação de novas rotinas de trabalho.Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Políticas Financeiras•Fontes de recursos a serem utilizados•Composição dos recursos•Capacidade de recebimento e pagamento da empresa

•Ponto de equilíbrio financeiro projetado para o período•Liquidez•Níveis de endividamento Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Políticas de Investimentos• Implantação de novas unidades industriais e/ou comerciais•Expansão da unidade econômica existente•Modernização de máquinas e equipamentos•Modernização da tecnologia utilizada pela empresaFluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

Políticas de Pessoal•Casos de recrutamento e seleção de pessoal•Política salarial•Formas de carreiras internas•Estimativas de reajustes salariais e os períodos de incidência• Incentivos à produtividade•Treinamento de pessoal•Segurança no trabalho, quanto às prevenções de acidentes, etc.Fluxo de Caixa – Uma decisão de planejamento e controle financeiro – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

• Políticas de Produtos•Alcance de seus produtos e serviços•Nível de qualidade dos produtos oferecidosFluxo de Caixa –José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

• Políticas de Vendas•Condições de preço, prazo, qualidade e tipos de produtos a seremvendidos;•Estrutura de mercado em que atuará a empresa

•Concorrência•Ciclo de vida dos produtos

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•Canais de distribuição a serem utilizados•Publicidade, promoção e propaganda• Índice de rotatividade dos valores a receber •Cronograma de atendimento das encomendas dos produtos•Formas de atendimento quanto às reivindicações e queixas de clientes

Fluxo de Caixa – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

• Políticas de compras•Número de fornecedores e consultas, considerando os valoresenvolvidos•Condições e prazos de pagamentos•Prazos de entrega•Tipos de mercadorias ou materiais a serem empregados• Índice de reajustamento de preços dos materiais que serão consumidosno processo operacional da empresa

•Aproveitamento de descontosFluxo de Caixa – José E. Zdanowicz . Luzzatto Ed.

• Políticas de distribuição de lucros•Não distribuir lucros•Distribuição total dos lucros•Distribuição parcial dos lucros•Reservas para futuros investimentos•Manutenção de uma taxa constante de distribuição dos lucros apurados•Pagamento de um valor fixo por ação (ou quota), independentemente

das flutuações ocorridas no lucro por ação (ou quota)•Pagamento regular de uma parte mínima dos lucros apurados e partesextras no exercício em que ocorrem lucros acima do normal..Fundamentos e Técnicas de Administração Financeira - Roberto Braga – Ed. Atlas.

• Políticas de preços•Preços diferenciados por região•Descontos e concessões de acordo com fatores como: quantidadecomprada, pontualidade no pagamento e repetição da compra•Preço promocional: reduções temporárias de preços visando aoaumento na quantidade adquirida, de modo a habituar o consumidor a

certo produto ou marca•Quando o produto faz parte de uma linha de produtos oferecida aomercado, é preciso haver uma hierarquia de preços, de acordo com aqualidade dos diversos itens da linha.•Preço de atratividade: serviços menos atrativos (ex. vôos durante amadrugada), necessitam oferecer algo ao consumidor, como um menor preços.

Marketing – Roberto Minadeo (Ed. Estácio de Sá)

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