New Infosessie studentenverenigingen · 2019. 8. 19. · Coördinerende rol tussen studenten, HOI,...
Transcript of New Infosessie studentenverenigingen · 2019. 8. 19. · Coördinerende rol tussen studenten, HOI,...
Infosessie studentenverenigingen
1. Student in Gent
2. Erkende studentenverenigingen
3. Een event organiseren in Gent
4. Ondersteuning
1. Student in Gent
a) StuGent: studentenoverleg
• Tweemaandelijks
• Voorzitter: schepen van Onderwijs, Opvoeding en Jeugd, Elke
Decruynaere
• Wie? Stadsdiensten, kabinetten, Politie,
studentenvertegenwoordigers, stuvo HOI,
studentenverenigingen (konventen), externe partners
• Wat? Platform voor studenten naar de stad toe – stad naar de
studenten toe
• Uiteenlopende onderwerpen
1. Student in Gent
b) WIE DOET WAT
Studentenambtenaar
Coördinerende rol tussen studenten, HOI, stadsdiensten en
externe partners
Studenten stem geven in beleid: StuGent (studentenoverleg)
Opvolgen samenwerkingen:
Kot@gent
Tumult.fm (cultuurblog, facebook en radio)
studentENmobiliteit
Werkgroep internationale studenten
Ondersteunen studentenevenementen zoals bvb Kick Off
• Studentenpreventiecoach
Draaiboek kotgerelateerde overlast
Doopdecreet
Glasverbod Overpoort tussen 20u en 7u! Ook op
Kramersplein.
Plakbeleid
Sensibilisatiecampagnes
Valentijnsactie
Studentenvieruurtjes
Marianne de kotmadam
Kot op slot
Bye bye nachtlawaai
c. Info
• Website student in Gent
• Like Student in Gent op facebook
2. Erkende studentenverenigingen
Wie?
Alle verenigingen erkend door Universiteit Gent – DSA, stuvo’s
hogescholen
151 erkende studentenverenigingen
Voordelen?
Logistieke ondersteuning evenementen
Gratis gebruik uitleendienst evenementen en feesten
Korting zalenverhuur zalen Stad Gent
3. Een event organiseren in Gent
I. OPENBAAR EVENEMENT
a) AANVRAAG inname openbaar domein: goedkeuring
College nodig na advies veiligheidsdiensten
• Hou rekening met aanvraagtermijnen!
Coördinatie met veiligheidsdiensten vereist? = aanvraag
3 maanden op voorhand!
Alle andere evenementen = minstens 7 weken op
voorhand
• Aanvraag + INPLANTINGSPLAN doorsturen naar:
Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren
Botermarkt 1, 9000 Gent (postadres!)
Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent (werkadres)
Meer info: 09 269 46 11
I. OPENBAAR EVENEMENT
b) DRANKVERGUNNING
• Onderscheid tussen gegiste dranken (bieren, wijnen…) en
sterke dranken (gedistilleerde/gestookte dranken)
• Wie vraagt aan? Verantwoordelijke(n) van de organisatie
• Wanneer? Maand vooraf.
• Wat heb je nodig?
Een plannetje met de ligging van de drankverkoop
Een moraliteitsattest (enkel de organisator)
Voor verenigingen met een statuut (bv. vzw’s): de statuten van de vereniging
Een toelichting wie welke activiteit organiseert (bv. een folder of uitnodiging)
I. OPENBAAR EVENEMENT
• Waar?
Horecabureau
Belfortstraat 2 - 9000 Gent
tel: 09 266 82 08
c) MORALITEITSATTEST
• Waarom? Om de drankvergunning te kunnen verkrijgen.
• Waar? Bij de politie van de stad of gemeente waar je
gedomicilieerd bent.
I. OPENBAAR EVENEMENT
d) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN
• Kleinschalig event (<300): standaardregels
• Midschalig event (300 – 2000): maximum geluidsniveau
wordt beperkt tot 90 dB(A), gemeten als LAeq, 15 minuten
• Grootschalig event (>2000): maximum geluidsniveau wordt
beperkt tot 95 dB(A), gemeten als LAeq, 15 minuten
• Einduur: weekregime (23:00 uur) en weekendregime. In het
weekendregime (01:00 u) + uitloopfase
–► uitzondering op weekregime moet aangevraagd worden!
–► enkel Student Kick Off en 12urenloop
I. OPENBAAR EVENEMENT
e) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN
• Event op openbaar domein: aanvraag naar
• Event op privé-domein: aanvraag naar
• Sonometer nodig? Via uitleendienst
I. OPENBAAR EVENEMENT
f) SABAM / BILLIJKE VERGOEDING
• Licentie SABAM aanvragen
• Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de
inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort.
• Online aangifte billijke vergoeding minimum 5 dagen op
voorhand
g) OPMAAK VEILIGHEIDSPLAN
• Op vraag van en i.s.m. veiligheidsdiensten (Politie en
Brandweer), aanstellen veiligheidscoördinator.
• Risico-analyse
• Er wordt oa bepaald of je sfeerbeheerders, security, Politie
moet inzetten, hulpdiensten
I. OPENBAAR EVENEMENT
h) OPMAAK AFVALPLAN
• Wanneer? > 500 bezoekers
• In samenwerking met IVAGO
www.ivago.be
09 240 81 11
•Afvalplan mailen naar Ivago en dienst evenementen?
•Tips voor een afvalarm evenement:
Afval voorkomen + selectief inzamelen
Afvalarme promotie
Herbruikbare bekers (via Ivago)
•www.groenevent.be/
I. OPENBAAR EVENEMENT
i) OPMAAK BEWONERSBRIEF
• Impact op vlak van geluid, afval, bereikbaarheid?
• Per brief buurtbewoners op de hoogte brengen (2 weken voor
event)
• Vermeld mogelijke impact en inspanningen m.b.t.
Geluid: vermelden dat geluidshinder kan ontstaan; vermeld
soundchecks (voor grotere evenementen), start- en einduur en vergunde geluidsnormen
Op- en afbouwperiode
Verkeer en bereikbaarheid: wordt het verkeer omgeleid?
Blijven straten, huize, garages,… bereikbaar? Geldt er een
tijdelijk parkeerverbod?
I. OPENBAAR EVENEMENT
i) OPMAAK BEWONERSBRIEF
• Vermeld in de brief een telefoonnummer waarop de
buurtbewoners jullie kunnen contacteren (zowel tijdens op- en
afbouwperiode als ook tijdens activiteit!).
• Bewonersbrief mailen aan (4 weken voor event):
Politie via [email protected]
[email protected] (wijkregisseur binnenstad)
I. OPENBAAR EVENEMENT
k) AANVRAAG AANSLUITING ELEKTRICITEIT
• Aansluiting op elektriciteitsnet Stad Gent: aanvraag 8
weken op voorhand mailen naar
l) AANVRAAG MATERIAAL
• Podia, blusapparaten, afsluitingen, audio/visueel
materiaal…
• Gratis voor erkende studentenverenigingen
• Eerst komt, eerst maalt: op tijd aanvraag doen!
• Aanvraag mailen naar
I. OPENBAAR EVENEMENT
3. Een event organiseren in Gent
II. GEEN INNAME OPENBARE DOMEIN
a) MELDINGSPLICHT bij politie / burgemeester
Meldingsformulier 6 weken op voorhand mailen.
b) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN
Uitbater moet voorwaarden (3 categorieën) zaal kennen, wil men een
geluidsniveau spelen dat buiten reguliere niveaus ligt?
= uitbater of organisator vraagt afwijking aan via
c) SABAM (= auteursrechten)
• Licentie aanvragen 10 dagen op voorhand
• Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de
inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort.
d) BILLIJKE VERGOEDING (= uitvoerdersrechten)
• Online aangifte minimum 5 dagen op voorhand
• Tenzij zaaluitbater een jaarvergoeding ‘dans’ betaald.
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG
e) VERZEKERING
Iedereen die bij organisatie event betrokken is, kan
aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade
bij derden.
• Reguliere werking = groepspolis burgerlijke
aansprakelijkheid (BA)
Materiële schade
Lichamelijk schade
• Buiten reguliere werking = bijkomende verzekering BA
Af en toe: dagverzekering afsluiten
Regelmatig: op jaarbasis BA exploitatie of uitbating afsluiten
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG
e) VERZEKERING
Via provincies kan je intekenen op een verzekering die
naast BA ook rechtsbijstand en ongevallen verzekerd en
gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar.
• Verzekering tegen ongevallen
Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben
je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te
sluiten.
• Rechtsbijstand
Een rechtsbijstandpolis dekt: burgerlijk verhaal,
strafrechtelijke verdediging, burgerlijke verdediging,
insolventie van derden en strafrechtelijke borgtocht.
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG
f) SECURITY – SFEERBEHEER
• Niet verplicht: verantwoordelijke organisatie
• Erkende bewakingsfirma: melden aan [email protected]
• Vrijwilligers: verschillende voorwaarden
Samengesteld uit eigen leden of aanwijsbare band met organisatoren
10 dagen voor event melden (namen, RRN en adres) aan burgemeester via
Persoonscontrole, verkeersbegeleiding (parking)
Gratis (geen vergoeding ontvangen, ook niet in natura)
Max 4 maal per jaar sfeerbeheer inschakelen
Controle van kledij en goederen, slechts na toestemming van burgemeester
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG
g) ZALEN
• Fuifzalenzoeker
• Polyvalente zalen: Gildenhuis, OC Oostakker, JOC Minus
One, JOC Vierde Zaal Gentbrugge, De Zulle
• Tarief erkende studentenvereniging bij niet-commerciële
activiteit
• Checklist organisatie fuif op www.fuifpunt.be
II. GEEN INNAME OPENBARE WEG
4. Ondersteuning
I. FINANCIEEL
a) ALLES KAN! Of toch bijna…
• -30 jaar
• Film, mode, video, dans, multimedia, beeldende kunst,
muziek, literatuur, theater, skaten, groenten kweken,
breien,…
• Alles Kan geeft je de kans om jouw cultureel, sportief,
artistiek, sociaal of educatief idee te realiseren
• Maximaal 3000 euro
• Dossier indienen via www.alles-kan.be
• Vrije tijd + Gent + toonmoment
I. FINANCIEEL
b) BUURT BEWEEGT
• Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in
Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent
plaatsvinden
• Voorwaarden:
duurzaam sport-/beweeggedrag tot doel hebben
oog hebben voor gezondheid waarbij ethisch en medisch verantwoord
sporten/bewegen centraal staat
de sociale cohesie van de buurt bevorderen.
• Wat?
Gratis lesgever
Gratis verzekering
Gratis materiaal en advies
• Timing: 6 weken op voorhand aanvraag mailen naar
I. FINANCIEEL
c) WIJK AAN ZET
• Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in
Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent
plaatsvinden
• Wat? Festival, straatfeest, openluchtboekenmarkt, …
• Voorwaarden:
Verbeter het buurtgevoel van jouw wijk
Subsidie moet in verhouding zijn met de kostprijs van het initiatief of
project
Jouw project moet uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd worden
• Wat? Tot 2.500 euro
• Timing: aanvraag indienen in februari en september, mailen naar
• Beoordeling door wijkjury, beslissing door college na 90 dagen
I. FINANCIEEL
d) ANDERE SUBSIDIES
• Artiest zoekt feestneus
• Klimaatproject
• Ondersteuning sportieve evenementen
• Socio-culturele events en feesten
• Youth in action
I. FINANCIEEL
4. Ondersteuning
II. LOGISTIEK
II. LOGISTIEK
a)UITLEENDIENSTEN
• Provincie Oost-Vlaanderen
Centraal magazijn, Kapiteinstraat 55
www.oost-vlaanderen.be/uitleendienst
• Jeugddienst Stad Gent
Fuifset audio, fuifset licht, sportmateriaal, groot materiaal
Forelstraat 37
Aanvraagformulier: [email protected] of
Open: Maandag-vrijdag 9u-17u
• Dienst Evementen, Feesten, Markten en Foren
Podiumelementen, brandblussers, lichtset, …
Wiedauwkaai 49A
Aanvraagformulier: [email protected]
• Bloso: sportmateriaal
b) ZALENVERHUUR
• Jeugddienst-Huis van de student
3 zalen + beamer + laptop o Kioskzaal: 100 pers., podium, tafels, projectiescherm
o Balkonzaal: 25 pers., tafels en stoelen
o Living: buiten de diensturen
Sociaal culturele activiteiten = gratis
Beschikbaar? Minimum 3 weken op voorhand aanvragen
Aanvraagformulier + brandverzekering + burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid
b) ZALENVERHUUR
• Andere zalen Stad Gent
Voor vergaderingen, repetities, voorstellingen, lezingen,
presentaties, e.a.
Cultuurdienst Zalen
Veldstraat 82A, 9000 Gent
09 269 84 65 of 09 269 84 75
Elke weekdag open van 9.00 tot 13.00 uur
c) GENTSE GRUUTE KUIS
• Week voor of na zondag 20 maart
• Oproep aan studentenverenigingen om deel te nemen
• Plein, park, straat schoonmaken
• Inschrijven via www.ivago.be
• Materiaal via Ivago:
handschoenen, grijpers, veegborstels, zakken
schriftelijke instructies en veiligheidstips
ophalen van het ingezamelde afval
• Na opkuis volgt een attentie van Ivago!
Contactgegevens
Anneke Vanden Bulcke (studentenambtenaar)
Frank De Staebel (fuifambtenaar)
Jeugddienst – Huis van de Student
Kammerstraat 10
9000 Gent
09 269 81 10
Openingsuren: maandag - woensdag - vrijdag
09.00 - 12.30 uur en 13.30 - 17.00 uur
Dinsdag
13.30 - 17.00 uur
Donderdag gesloten
Bedankt voor
uw aandacht