NEVI Zorgcongres 2016...NEVI Zorgcongres 2016 Convenant Medische Technologie is het een DOEL of is...
Transcript of NEVI Zorgcongres 2016...NEVI Zorgcongres 2016 Convenant Medische Technologie is het een DOEL of is...
NEVI Zorgcongres 2016
Convenant Medische Technologie
is het een DOEL of is het een TOOL
Wie zijn wij
Netty Salentijn Alfred Schols
Hoofd Inkoop Staffunctionaris
kwaliteit & veiligheid
Waterlandziekenhuis
• Het Waterlandziekenhuis is een algemeen ziekenhuis
en biedt alle basiszorg in de regio Waterland
www.waterlandziekenhuis.nl
Kengetallen
• 2 locaties ( Purmerend, Volendam)
• 226 beschikbare bedden
• 192.000 polikliniekopnamen
• 18.000 dag opnamen ( excl. Revalidatie)
• 58.000 klinische verpleegdagen
• 1198 medewerkers incl. medisch specialisten
• Omzet € 92,4 mln.
Tijdpad IGZ/Convenant• 2009: start
• 2011: aangeboden aan
minister, Tweede Kamer en
ziekenhuizen
• 2012: implementatie
landelijk gestart
• 2013: toetsing van circa 20
ziekenhuizen in een pilot
door IGZ
• 2014: toetsing op volledige
convenant van de 20
ziekenhuizen.
• 2016: volledige convenant is
van kracht en wordt getoetst
door IGZ
Falen van Medische Technologie
PIP: 2008
Metal-on-metal hip: 2012
2008
Convenant veilige toepassing
medische technologie
• Veilig product
• Getrainde gebruiker
• Veilige omgeving
Waterlandziekenhuis
• Historie WLZ convenant medische technologie
• Processen
• Keuze i-Task
• Dossier Ge- en Verbruiksproducten
• Dossier investeringen medische apparatuur
• Concessie
• Evaluatie bezoek IGZ juni 2014
• Do’s en Dont’s
Historie WLZ convenant medische
technologie
http://pffs.prod.ops.cx/content/imag
e-
gallery/19630910010/AJ4HoFMB
DFKzGsuXhuKNeP_tLQ/waterlan
dziekenhuis.jpg
Waterlandziekenhuis
• Bezoek IGZ 10 juli 2013
• 1e mijlpaal oktober 2013
beleidstuk WLZ
• Bezoek IGZ 24 juni
2014
Waterlandziekenhuis
• Kickoff van de
levenscyclus
• Behoefte & investering
• Aanschaf
• Implementatie
• Gebruik
• Afvoer
GebruikInvestering
Onderhoud
Implementatie Afvoer AfgedanktBehoefte
Levenscyclus Medische Technologie
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Aanschaf
Bekwaamheid
Fase 5
Management
VIM
Werkgroep
Worsteling werkgroep
• Processen centraal in
kaart brengen.
• Alle disciplines in huis in
één werkgroep.
• Communicatie in huis
• Tijd tekort om verdieping
slag te maken
• Benoemen van
verantwoordelijken
Inrichting in iProva
• Module iTask
• Processenhuis
• T(aken)V(erantwoordelijk)
B(evoegdheid) benoemen
in processen
Processen
Processen
• Processenhuis (document)
– Links Rechts
– levenscyclus werkprocessen
– Ontwerp door commissie
– Bestaande processen invoegen en actualiseren
– Nieuwe processen ontwerpen
– Benoeming van en afspraken t.a.v. de “rol”
proceseigenaren / coördinatorschap
Keuze itask
iTask-inrichting
taak opvolg systeem• Vanuit het productdossier opvolgtaken =
relaties/verbinden
• Alle mogelijkheden benutten zoals
– Deadlines
– Actiepunten toewijzen
– Formulieren (actiepunt)
– Formulieren bij status
– Rechten
Het digitale dossier
Digitaal Dossier - acties
Digitaal Dossier - formulieren
Digitaal Dossier – extra info
Vanuit het dossier: Opvolgtaken
Ge- en Verbruiksproducten
Dossier Ge- en Verbruiksproducten
Fase 1 Behoefte/Vooronderzoek
• Workflow fase 1
– Aanleg iTask dossier
– Inkoop = budgetverantwoordelijke
– Toetsing bij manager op levensvatbaarheid
– Korte Prospective Risico Inventarisatie( PRI)
– Project Verantwoording Document (PVD):
PRI
PVD – voorbeeld
Document leverancier indeling
risicoclassificatie
Fase 2: proefplaatsing
• Mogelijkheid voor 4 proefplaatsingen
– Formulier + evaluatie
• Besteladvies
• Autorisatie besteladvies door alle stakeholders
– >25.000 autorisatie tenderboard
Fase 3: aanschaf
• Registratie bestelling
• Informeren naar eigenaar van bestelling
• Overdracht naar “eigenaar” voor implementatie
Fase 4: implementatie
• “eigenaar” is verantwoordelijk voor in gebruik nemen
in de patiëntenzorg
• Opstellen plan van aanpak
• Registratie m.b.t. borging van beheersmaatregelen
– Artikel is opgenomen in bestellijsten
– Reinigings/desinfectie voorschrift is aanwezig op de afdeling
en bekend bij de medewerkers
– In het geval het product latex bevat is dit bekend bij
medewerkers en opgenomen in de protocollen
– Bij een nieuwe behandelmethodiek zijn medewerkers
geschoold en getoetst op bekwaamheid voordat het product
gebruikt wordt
Investeringen medische apparatuur
Dossier Investeringen fase 1
Behoefte
– Aanleg digitaal productdossier
– Eigenaar = budgetverantwoordelijke
– Toetsing bij manager op levensvatbaarheid
– Medisch apparatuur
• Prospectieve Risico Inventarisatie (PRI)
– complexiteit
– ASHE score door techniek en ICT
PRI
Vooronderzoek/Investeringsaanvraag
– Start vanuit het productdossier een opvolgtaak:
Investeringsaanvraag
– Eigenaar = investeringscommissie
Dossier investeringen fase 2
Aanschaf
Aanschaf
– Start vanuit het productdossier een opvolgtaak:
Eigenaar = afdeling inkoop
Project verantwoording document
Offertes aangevraagd bij:
proefplaatsing
Besteladvies
Autorisatie besteladvies/ bestelling
Evaluatie
Dossier investeringen fase 3
Implementatie
• Indien van toepassing regelen Vakbekwaamheid.
Vakbekwaamheid
• Vanuit techniek/ict wordt technische vrijgave
gestart en overgedragen voor de functionele
vrijgave aan de budgetverantwoordelijke
• Eigenaar = budgetverantwoordelijke
Dossier investeringen fase 4
Gebruik
• Eigenaar = budgetverantwoordelijke
• Koppeling met preventief en correctief onderhoud
Dossier investeringen fase 5
Afvoer
• Vanuit het dossier wordt de laatste fase gestart :
Afvoer
• Eigenaar = Techniek/ICT
• Budgetverantwoordelijke sluit het digitale
productdossier
Verlenen van Consessie
Concessie
Consessie
PRI
Beheersmaatregelen
Evaluatie / audit
• IGZ (juni 2014) - oordeel
– Er is sprake van een geïntegreerd elektronisch
aanschafdossier, dat aan de eisen van het
convenant voldoet.
– De aanschafdossiers zijn voor alle betrokkenen
goed toegankelijk en inzichtelijk.
– De risicoclassificering en complexiteit bepalen de
uitgebreidheid van de procedure en alles komt in
het elektronisch aanschafdossier.
Evaluatie / audit
• IGZ (juni 2014) - oordeel
– Het software gestuurde inkoopproces maakt het
mogelijk het gehele jaar door
investeringsaanvragen in te voeren en alvast te
toetsen op risico’s in een oriënterende fase. Dit
maakt het mogelijk de capaciteit, die nodig is om
aanvragen te beoordelen, beter te spreiden en de
beoordeling zorgvuldiger te laten plaatsvinden.
Do’s en Don’ts
Do’s
• Instructiekaart (A4-tje) voor leidinggevenden en
medisch managers
• Proceskennis bij “eigenaren” via workshop
• Beschikbaarheid begeleiders van “eigenaren”
• Coördinator per dossier / fase benoemen en scholen
Dont’s
• Vragen stellen die TE
inhoudelijk/diepgaand/specialistisch zijn
– Leidinggevenden zijn generalisten
• Gebruikers met een digitaal dossier laten werken als
men het proces niet kent
• Afweer van systeem overwinnen ( teveel
administratief werk)
Vragen