KapstokWat is de kapstok van NUePe,

dat is het Collegeprogramma, waar het college uitspreekt dat

de gemeentelijke dienstverlening goed, modern en afgestemd dient te zijn op de burgers, maatschappelijke organisaties en bedrijven.

Onze Visie op dienstverlening; zou ik morgen door mezelf geholpen willen worden.

En natuurlijk het NUP!

Wat was onze probleemstelling

• Er hangen veel meer jassen aan die kapstok. • Zo hebben we bijvoorbeeld te maken met

bezuinigingsopdrachten en de 3 decentralisaties • NUP was onvoldoende bekend in onze

organisatie• Al met al moesten we te veel ballen in de lucht

houden. • En van al die ballen was er onvoldoende

overzicht/ inzicht en samenhang.

Wat is typerend voor Epe en volgens mij is dit herkenbaar

• Er werken betrokken medewerkers

• Die graag direct doen en behoefte hebben aan resultaat; die soms rennen als een kip zonder kop; dat gold overigens ook voor het management.

• Rollen liepen door elkaar heen met het risico dat er onvoldoende resultaat werd geboekt met als gevolg teleurstellingen.

Wat was onze aanpak

• In eerste instantie werden door management en teamleiders de 19 resultaatverplichtingen van het NUP in beeld gebracht en inzichtelijk gemaakt.

• We stelden vast wat bij ons de stand van zaken was per resultaatverplichting

• En we kwamen tot het inzicht dat deze onder te verdelen zijn in twee clusters te weten het KCC en Basis en kern registraties.

We hebben bewust gekozen voor een lerende organisatie

• Dus geen externen maar vooral inzet van onze eigen mensen

• We hebben ons gericht op wat vanuit het NUP van ons wordt verwacht en waar de relaties en verbanden gevonden kunnen worden.

• We hebben de tijd genomen om te leren en te ontdekken

• Want programmatisch werken is echt een andere manier van werken.

We hebben vervolgens Themapijlers benoemd

• Themapijlers die randvoorwaardelijk zijn voor het programma NUePe maar ook voor de doorontwikkeling van onze organisatie in het algemeen.

• Aan de themapijlers hebben wij coördinatoren gekoppeld; boegbeelden.

• Ik zal met u inzoomen op deze verschillende themapijlers

Themapijler projectmatig werken

• Hoe werk je planmatig • Hoe beschrijf je SMART wat je wilt bereiken• Hoe leer je plannen• Wat is een heldere verdeling van rollen• Wat is goed opdrachtgeverschap• Al deze vragen werden behandeld tijdens

trainingen.• In eerste instantie werden de deelnemers van

het programma NUePe! getraind. Later beleidsontwikkelaars.

Themapijler Procesmatig werken

• Taakgerichte sturing is niet meer toereikend

• Er is behoefte aan sturing over het proces van a…Z dus over organisatie eenheden heen

• Dit inzicht kwam tijdens het herontwerpen van onze klantprocessen. Tijdens dit herontwerpen passen we tevens het Lean principe toe.

Themapijler Informatiebeleid

• Dit thema geeft richtinggevende uitspraken over hoe om te gaan met informatie en informatietechnologie

• Het biedt kaders voor de bewaking van samenhang in de informatievoorziening

• en besluitvorming over aanschaf van ICT in relatie tot de organisatie doelstellingen

Themapijler Cultuur en communicatie

• Communicatie behandelen we later.• Van belang is het opstellen van kernwaarden,

die behoren bij de nieuwe cultuur. • In het algemeen willen we organisatiebreed de

volgende verandering realiseren.• Van procedures naar proces• Van afwachtend naar initiatiefrijk• Van taakopdracht naar

taakvolwassenheid/zelfstandigheid

Themapijler sturing

• Al werkende in het programma hebben we het inzicht gekregen dat er een andere structuur van sturing nodig is.

• De wereld NUePe! = nieuwe organisatie• Binnen het programma kunnen we oefenen/

droogzwemmen.• Zo is onze organisatie op een organische

manier aan het veranderen. • NUePe is het vliegwiel voor die verandering.

Overgang Carla DanielleDoelstelling NUP +NUePe

• NUP omgedoopt tot NUePe.• Vorm = programma• Waarom programma: 1+1=3 tov het individueel

managen van projecten

Stip op de horizon van het programma is:• Verbetering dienstverlening • Vermindering administratieve lasten

NUePe• Het programma is ingedeeld in twee

clusters en een proeftuin

• Cluster KCC met als doel realiseren klantcontactcentrum conform Antwoord fase 4

• Cluster BKR met als doel efficiënt gebruik en verbeteren van kwaliteit gegevens

• Proeftuin: beproefd nieuwe werkwijze

Inrichting programma

ProgrammamanagementCluster KCCKCC Inrichting:Organisatorische inrichting KCC

Generieke processen:Efficiënte en klantgerichte afhandeling klantvragen

Landelijke voorzieningen:Faciliteren van efficiënte en klantgerichte dienstverlening

Cluster BKROperatie basisregistraties:Efficiënter gebruik, verbeteren kwaliteit basisgegevens

Binnengemeentelijk gebruik:Eenmalig vastleggen meervoudig gebruik

Infrastructuur:Technisch faciliteren bovenstaande

Proeftuin

Cluster KCC bestaat uit:

• Het project Generieke processen. Klantprocessen worden lean en gemmaproof herontworpen.

• Het project Inrichting KCC. Organisatorische inrichting

• Het project Landelijke voorzieningen = aansluiting op en organisatorische inbedding van landelijke voorzieningen.

Cluster BKR bestaat uit:

• Project Operatie basisregistratie realiseren we de basisregistratie en borgen we beheer en beveiliging

• Project Binnengemeentelijk gebruik realiseren we het principe van “Eenmalige vastleggen en meervoudig gebruik”

• Project Infrastructuur realiseert voorzieningen voor digitaal gebruiken en uitwisselen gegevens

Proeftuin

In de proeftuin beproeven we wat we hebben uitgedacht en ontwikkeld hebben uit beide clusters.

Zoals:

•De herontworpen processen

•ICT-Systemen vb Zaaksysteem

•Testen we of medewerkers en klanten ermee uit de voeten kunnen.

Zo hebben we het geborgd in organisatie

• Heldere beschrijving rollen conform projectmatig werken; – ambtelijk opdrachtgever, – bestuurlijk opdrachtgever, – lijnmanager opdrachtgever cluster– Programmamanager– projectleiders

• De Regiegroep deze bestaat uit lijnmanagers (betrokkenheid, draagvlak en inzicht: daar begint de verandering)

• Doel is dat sturing plaatsvindt op dat 1+1=3

Programma-organisatie

Cluster KCCOpdrachtgever: Lijnmanager

Regiegroep:•Gemeentesecretaris•Afdelingsmanagers•Programmamanager•Programmasecretaris

Ambtelijk opdrachtgever Gemeentesecretaris

Bestuurlijk opdrachtgever Burgemeester

Programma NUePe:•Programmamanager•Programmasecretaris•Projectassistente

Projecten

Cluster BKROpdrachtgever: Lijnmanager

Projecten

Waar staan we nu?

• Visie op de clusters KCC en BKR zijn uitgekristalliseerd en opgesteld

• Projectplannen zijn op alle onderdelen beschreven.

• Samenhang tussen projecten geïnventariseerd en beschreven.

• Momenteel werken we aan de uitvoering en bijstellen van plannen om 1+1=3 te realiseren

Communicatie is randvoorwaardelijk

• Boekje NUePe

• Colums en stukjes schrijven in onze gemeentelijke Nieuwsbrief (Informatief)

• Inloopcafé organiseren voor medewerkers, college en raad (interactief)

• Film gemaakt over de stip op de horizon.

Film Epe heeft Antwoord