MS SharePoint Server 2010 SuperUsers Tips

Notes de cours sur SharePoint 2010

Vincent ISOZ, 2014-08-20 (V8.0 Revision 11)

ments de

WSS/MOSS 2010 - Vincent ISOZ 2/359

TABLE DES MATIRES

1. Abstract .................................................................................................................................. 6

2. Bibliographie .......................................................................................................................... 7

3. Formations .............................................................................................................................. 8

4. Liens internet .......................................................................................................................... 9

4.1 Add-ins ............................................................................................................................. 9

5. Don'ts/Limites ...................................................................................................................... 11

6. Intgration avec la suite MS Office ...................................................................................... 12

7. Nouveauts 2010 .................................................................................................................. 16

8. Bugs ...................................................................................................................................... 18

9. quivalences 2007/2010 ...................................................................................................... 21

10. SharePoint Server Installation ............................................................................................ 26

10.1 Installation SQL Server 2008 ....................................................................................... 27

10.2 Installation SharePoint Server 2010 ............................................................................. 37

10.3 Configure Outgoing mail ............................................................................................. 47

10.3.1 Installing and Configuring SMTP Server on the SharePoint Server ..................... 48

10.3.2 Create Send and Receive Connectors in Exchange 2010 ...................................... 54

10.3.3 Test SMTP connectivity from SharePoint Server to Exchange Server ................. 63

10.3.4 Configure Outgoing email settings ....................................................................... 63

10.3.5 Configure Incoming E-Mail settings ..................................................................... 65

11. Bases pour utilisateurs ........................................................................................................ 67

11.1 Social Networking ........................................................................................................ 68

11.1.1 Browsing to Discover Bookmarks and Tags Used by Other Users ...................... 71

11.2 Mtadonnes gres ..................................................................................................... 86

11.2.1 Accs la modification des mtadonnes gres .................................................. 96

11.2.2 Mtadonnes d'entreprise ...................................................................................... 99

11.3 Techniques de publications ........................................................................................ 104

11.3.1 Variations ............................................................................................................ 104

11.3.2 Contrle de visibilit des pages ........................................................................... 119

12. Trucs et astuces ................................................................................................................ 122

12.1 Publipostage avec SharePoint .................................................................................... 122

12.1.1 Liaisons du carnet d'adresse avec Outlook et accessibilit ................................. 122

12.1.2 Lancer le publipostage d'un carnet d'adresse import depuis SharePoint ........... 126

12.2 Superposition de calendriers ...................................................................................... 128

12.3 Web Part Silverlight ................................................................................................... 129

12.4 Content Type Hub ...................................................................................................... 136

12.5 Stockage total disponible restant pour un site ............................................................ 142

12.6 Nombre d'lments dans un dossier ........................................................................... 143

12.7 Suggested Content Browser Locations ...................................................................... 144

12.8 Changer la langue de l'interface ................................................................................. 146

12.9 Connexion au site portail ............................................................................................ 153

12.10 Link to document ass content type ........................................................................... 155

12.11 Filtre [Me] et [Today] .............................................................................................. 158

12.12 Crer un lien direct vers un formulaire de saisie ...................................................... 158

12.13 Document Sets .......................................................................................................... 159

12.13.1 Amliorer l'ajout de documents au Document Set ............................................ 162

12.13.2 Personnaliser la page d'accueil du Document Set ............................................. 168


12.13.3 Ajout de colonnes un Document Set .............................................................. 169

12.14 Document ID ............................................................................................................ 170

12.15 Formules de validation des colonnes ....................................................................... 173

12.16 Forcer les Office Web App pour la cration de documents ..................................... 175

12.17 Script in content editor Web Part (CEWP) .............................................................. 176

12.18 Personnaliser l'environnement d'une page Web Part quelconque ............................ 176

12.19 Customize a dynamic fly out Quick Launch ............................................................ 180

12.20 Add default * Wildcard to Search Center ................................................................ 183

12.21 Create page layout with SharePoint Designer .......................................................... 187

12.22 Gestion avance des tags et notes sociales ............................................................... 190

12.22.1 Search results for social tags ............................................................................. 194

12.23 Dfinir une personne pouvant changer le profil des autres ...................................... 199

12.24 Cascading Drop-Down List in MS SharePoint 2010 using MS InfoPath 2010 ....... 202

12.25 Rating ....................................................................................................................... 213

12.25.1 Activation du rating ........................................................................................... 213

12.25.2 Utilisation du rating ........................................................................................... 216

12.26 Connexion une base de donnes externe ............................................................... 219

12.27 Activation des MS Office Web Apps ....................................................................... 224

12.28 Bug avec l'dition des tches en mode Gantt ........................................................... 228

12.29 List Throttling ...................................................................................................... 229 12.30 SharePoint 2010 Site Search Drop Down Mode ...................................................... 230

12.30.1 Related links scope settings............................................................................... 232

12.31 Customizing Master Pages using SharePoint Designer 2010 .................................. 232

13. Gestion des enregistrements ............................................................................................. 241

13.1 In-Place (sur place) ..................................................................................................... 241

13.2 Envoi au centre d'enregistrement ............................................................................... 251

13.3 Hold and e-discovery ................................................................................................. 264

14. Flux (workflows) .............................................................................................................. 270

14.1 Actions des flux .......................................................................................................... 270

14.1.1 General actions .................................................................................................... 270

14.1.2 Actions available with MS SharePoint 2010....................................................... 278

14.1.3 Actions available within task actions .................................................................. 281

14.1.4 When should you use the approval and feedback actions? ................................. 284

14.1.5 Actions available when the workflow is associated to a document content type 285

14.1.6 Actions available within an impersonation step .................................................. 286

14.2 Flux de travail simples ............................................................................................... 287

14.2.1 Renommer un fichier ........................................................................................... 287

14.2.2 Workflow to Change Item Level Permissions .................................................... 290

14.2.3 Kick-off (start) workflow quickly on multiple items .......................................... 299

14.2.4 Dplacer un lment dans un dossier de la mme bibliothque/liste .................. 303

14.3 Flux de travail avancs ............................................................................................... 308

14.3.1 Crer un flux partir des modles SharePoint .................................................... 310

14.3.2 Create a new reusable workflow in MS Sharepoint Designer ............................ 313

14.3.3 Save a reusable workflow as template in MS SharePoint Designer ................... 318

14.3.4 Publishing a reusable workflow globally through MS SharePoint Designer ...... 319

14.3.5 Customize MS InfoPath workflow form ............................................................. 322

14.4 Les flux et Visio Premium/Visio Services ................................................................. 334

14.4.1 Cration d'un flux avec MS Visio Premium ....................................................... 334

14.4.2 Workflow visualization in MS Visio Services .................................................... 346

14.4.3 Current issues ...................................................................................................... 347


15. Type de contenus externes ............................................................................................... 352


Il y a de nombreuses marques dposes qui sont nommes dans le prsent support. Plutt que

d'utiliser le symbole du trademark sur chaque occurrence de marque nomme, j'ai choisi

d'utiliser le nom seul uniquement dans un souci d'esthtique ditoriale (ce qui devrait aussi

bnficier au propritaire de la marque), sans aucune intention de violer une quelconque

rglementation ou lgislation.


1. Abstract

Ce support est la suite de celui crit sur MS SharePoint 2007 et 2003 (et qui n'ont jamais t

termins). Une grande quantit d'astuces de concepts qui y sont disponibles sont encore valables pour la version 2010 donc n'hsitez pas vous y rfrer!

Au mme titre que les prcdents documents, le contenu est principalement en anglais et ne

consiste qu'en une compilation des meilleurs articles trouvs sur Internet ( l'exception que

cette anne je citerai l'auteur si je peux dterminer facilement de qui il s'agit...).

Je pense qu'il est peut-tre ncessaire de rappeler que si je devais compiler toutes les astuces

vraiment intressantes sur chaque version de SharePoint et que j'y consacrais mon temps libre

(quasi inexistant...), une telle compilation tiendrai selon mes estimations sur au minimum sur

3'000 pages... donc votre meilleur ami reste Google et ce support s'adresse ceux (clients) qui

mon grand regret ne semblent pas avoir le rflexe de consacrer 3 minutes utiliser ce

moteur de recherche.

Pour en savoir un petit peu plus sur SharePoint 2010 en ma compagnie vous avez sur

video2brain.com 3 petites formations de bases sur des sujets de cette technologie:


2. Bibliographie

A ce jour sur Microsoft SharePoint 2010 je considre qu'il n'y a qualitativement et

pdagogiquement d'extraordinaire pour les utilisateurs. Pour les livres dans les autres langues

(allemand, anglais par exemple) ce ne sont que des livres pour utilisateurs et qui ne vont de

loin pas au fond des choses dans ce domaine.

Les PDFs de 200 pages et plus ainsi que les vidos que l'on trouve gratuitement sur le web et

sur Youtube sont de bien meilleur qualit tout point de vue!

Je ne connais de loin pas tous les livres disponibles sur le march, mais ce jour le meilleur

en franais que j'ai eu entre les mais tait le suivant:

SharePoint 2010 - L'environnement de travail collaboratif [Broch]

ISBN-10: 2746067722

ditions ENI

308 pages

Myriam GRIS (Auteur)


3. Formations

On me demande parfois la liste des formations SharePoint et leur dure... alors voil:

Fondamentaux pour utilisateurs (2j.)

Gestion des utilisateurs, groupes de scurit et audiences (1j.)

Business Intelligence (1j.)

Prsentation de MOSS (1j.)

Gestion des listes (gestion des donnes non-documentaires) (2j.)

Cration et gestion des Workflow (2j.)

Modles de sites SharePoint (2j.)

Gestion du My Site (2j.)

Interoprabilit entre WSS, MOSS et MS Office (2j.)

Utilisation, personnalisation et gestion des Web Parts (2j.)

Personnalisation de SharePoint avec SharePoint Designer (2j.)

Administration de sites ou de collections de sites (2j.)

Cration de formulaires InfoPath lis SharePoint (2j.)

Publication (1j.)

Gestions des bibliothques (gestion documentation) (2j.)

Administration de SharePoint pour informaticiens (19j.)

Dveloppement SharePoint pour informaticiens (10j.)


4. Liens internet N'oubliez pas d'aller dans la rubrique Tlchargements de Microsoft dans laquelle il y a

quantit d'lments tlcharger pour SharePoint (modles de sites, Web Parts, guides

d'utilisation, add-ins, etc.).

Vous pouvez vous rfrer mes anciens livres lectroniques sur MS SharePoint 2003 et 2007

pour avoir la liste complte des liens (je ne les ai pas recopis car ce sont les mmes...).

Pour tlcharger la dernire version de ce document ainsi que les annexes y relatives (livres

lectroniques sur MS Project, MS InfoPath, XML ainsi que sur SharePoint 2003 et 2007):

http://www.sciences.ch/dwnldbl/divers/telecharger.php3

Un pseudo "app-store" d'applications SharePoint en attendant celui de SharePoint 2012:

https://www.sharepointplus.de

Un modle de Master-Page dj tout nettoy:

http://startermasterpages.codeplex.com/releases/view/41533

Un bon outil qui remplace avantageusement l'absence (ou la prsence...) d'InfoPath services:

http://spform.com

4.1 Add-ins

Des add-in pour mieux grer la scurit des utilisateurs dans SharePoint 2010:

https://store.bamboosolutions.com/sharepoint-user-manager-for-sites.aspx

(prix: $ 2'495.-)

http://www.metavistech.com/product/security-manager-sharepoint

(prix: $ 6'995.-)

http://www.avepoint.com/sharepoint-administration-docave

(prix: $ 3'995.-)

http://datapolis.com/Products/SharePointColumnProtector.aspx

(prix: $ 500.-)

http://www.cipherpoint.com

(prix: $ 1'000.-)

Un superbe outil pour dtecter automatiquement les mtadonnes gres des documents

chargs et en mmes temps fournissant une taxinomie large pour de nombreux domaines

d'activits conformment aux normes:

http://www.datafacet.com

(prix non communiqu)

Un bon add-in pour grer la sauvegarde des mails entre le client lourd d'Outlook et SharePoint

et grant les mtadonnes gres en attendant l'intgration complte d'Outlook dans

SharePoint:

http://www.scinaptic.com

(prix 122$ par an et par utilisateur)

Un LMS (Learning Management System) dont on m'a dit que du bien (mais vrifier):

http://www.sharepointlms.com/



La socit BPA (Suisse) vend un CRM de qualit d'aprs ce que l'on m'a dit. A tester et

vrifier mais cela l'air pas mal a priori:

http://www.crm-sharepoint.ch


Un add-in gratuit pour faire un rapport et un listing des tous les documents et leurs nombre de

versions travers une collection de sites:

http://versioningsizereport.codeplex.com

(gratuit.... ce jour)

Une socit qui vends plus de petits add-in trs pratiques et intressant (ils n'ont pas encore

t adapts la version 2013 mais cela ne saurait tarder):

http://kwizcom.com


5. Don'ts/Limites

Voici la liste des don'ts sur lesquels nous revenons souvent lors des interventions de conseil

ou de sances de formation (voir les listes correspondantes dans mes PDFs sur SharePoint

2003 et 2007 car on y retrouve aussi presque tous les problmes dans la version 2010):

1. Lorsque le rating est activ (vote avec les toiles), il n'est pas possible de savoir qui a vot quoi (ce qui peut tre vu comme positif cependant par certains)

2. Les flux dessins dans Visio Premium ne sont pas conforme la BPMN.

3. Il vous faut Visio Services pour visualiser le diagramme de flux Visio directement dans SharePoint.

4. Certaines actions sont perdues lors de l'export dans Visio de certains flux.

5. Impossible de tlcharger plusieurs fichier ou dossiers avec la slection multiple


6. Intgration avec la suite MS Office

Suite le demande d'un client, j'ai dcid par crite quels sont les avantages ou options

pertinentes de combinaison des logiciels de la suite MS Office 2010 avec SharePoint 2010.

Pour cela, je me baserai pour SharePoint 2010 sur le schma suivant utilis en cours et dj

disponible dans le PDF de SharePoint 2003 (il s'agit simplement ici de la version actualise:):

Des clients m'ont demand de faire une petite liste de l'interaction des logiciels de MS Office

System avec SharePoint. Donc la voici:

MS Office Word:

- Lancer certains flux particuliers qui ne sont pas disponibles dans l'interface WSS

- Check-in/Check-out directement depuis le logiciel

- Utilisation et personnalisation du DIP bas sur des formulaires InfoPath

- Grer et fusionner les variations entre diffrentes versions d'un document

- Publier des billets de blogs (avec la fonctionnalit spciale de Word ddie cela)

- Travailler plusieurs en mme temps sur le document

- Assigner des alarmes, tches et des liens vers des annexes via un panneau spcial

MS Office Excel:





- Importer dans SharePoint/Export des donnes de SharePoint avec synchronisation

- Lier des tableaux ou graphiques croises dynamiques en temps rel SharePoint

- Publier des tableaux de bord complexes en temps rel vers InfoPath Services


MS Office PowerPoint:




- Publier/Importer diapos dans et depuis SharePointa avec synchronisation possible


MS Office Outlook + OWA:

- Prendre en mode off-line des bibliothques de documents, listes de tches, contacts

ou agendas

- Importer et lier (avec synchronisation) des bibliothques de documents, listes de

tches, contacts ou agendas

- Gestion des alertes SharePoint centralise

- Abonnement des flux RSS

- Validation des flux (formulaires InfoPath) directement depuis les mails

- Gestion des tches de Project Server (qui pour rappel est intgr dans SharePoint)

- Envoi d'e-mail SharePoint pour classification automatique du mail et de ses pices

jointes

- Import des agendas des utilisateurs dans les espaces collaboratifs SharePoint

- Envoi de liens vers des documents plutt que de pices jointes

MS Office Access:

- Exporter/Importer et lier avec ou sans synchronisation des listes SharePoint

- Saisir des donnes SharePoint depuis les formulaires Access

- Excuter des requtes bases sur tables SharePoint

- Gnrer des rapports bases sur des tables SharePoint

MS Office Publisher:



MS Office OneNote:


- Synchroniser en temps rel les notes plusieurs pendant une runion

MS Office Visio:

- Publication de processus, organigrammes et autres schmas interactifs dans

SharePoint

- Modlisation de flux SharePoint et suivi d'avancent de flux

- Export avec liaison pour analyse de listes de tches SharePoint sous forme de


diagramme crois dynamique Visio

- Import avec liaison de listes SharePoint sous forme de diagrammes croiss

dynamiques Visio

MS Office Project:

- Export/Import avec liaison de tches SharePoint

- Intgration de Project avec Project Server intgr dans SharePoint

MS Office InfoPath:

- Personnalisation du DIP des logiciels Office de base (Word, Excel, PowerPoint)

- Personnalisation des formulaires SharePoint de cration/dition

- Personnalisation des formulaires de flux SharePoint

- Bibliothques de formulaires bass sur des formulaires InfoPath complexes

MS Office SharePoint Designer:

- Personnalisation avance du design des pages

- Cration de flux plus flexible que dans SharePoint

MS Office SharePoint Workspace:

- Synchronisation de tout le contenu SharePoint hors ligne

MS Office Communicator:

- Possibilit d'identifier les personnes en ligne directement dans SharePoint

- Possibilit de mettre des liens dans les discussions stocks dans des libraires

SharePoint

MS Office Business Contact Manager:

- Synchronisation des contacts SharePoint avec BCM

MS Office Picture Manager:

- Import et prtraitement rapide d'une grosse quantit d'images dans SharePoint

MS Office Producer:

- Aucune intgration particulire ou spciale avec SharePoints

MS Office Live Meeting:

- Gestion des vnements Live Meeting avec calendriers SharePoint

- Possibilit d'enregistrer les enregistrements de runions dans SharePoint

MS Office Project Server:

- Presque tout dans Project Server est bas sur les composants SharePoint...


MS Office Performance Point Server:

- Publication des tableaux de bord de BI avec KPI dans SharePoint

MS Biztalk Server:

- Cration et modlisation de flux complexes en intgration avec InfoPath et

SharePoint

Microsoft Dynamics (Navision):

- Intgration des tablaux de bord dans SharePoint

- Gestion des documents clients dans SharePoint


7. Nouveauts 2010

Lors de la sorte de SharePoint 2003 et 2007 je ne donnais pas de cours de migration sur le

produit car aucun de mes clients ne le demandait et le produit n'tait de toute faon pas assez

connu et matris par les utilisateurs (du moins en Suisse...) pour que ces derniers aient le

besoin de suivre une formation spcifique de migration sur le sujet. Avec SharePoint 2010

cela a commenc changer un tout petit peu et il des cours de migration on eu lieu. On me

demande alors souvent la liste des nouveauts pour utilisateurs. La voici donc dans un ordre

quelconque (compter 3 jours de formation pour voir les nouveauts dans les dtails):

1. Nouvelles limites techniques (voir spcifications sur site web Microsoft) 2. Nouveaux modles de sites (GroupBoard, Visio Process, Bugs, Charitable

Contributions, Projects, Enterprise Search Center, Basic Search Center, FAST Search

Center, Enterprise Wiki)

3. Suppression des modles de site: Site Directory, Search Center with Tabs, Search Center, Collaboration Portal

4. Rubans intgrs 5. Gestion multilangue 6. Intgration de MS Word, Excel, OneNote, Visio, Outlook et Access Services (Office

365)

7. Intgration de PerformancePoint Services (avec Dashboard Designer) et PowerPivot 8. Broadcast de prsentations PowerPoint via SharePoint 9. Synchronisation des tches avec MS Project 2010 10. Utilisation du client SharePoint Workspace 11. Travail collaboratif SharePoint avec indication des collaborateurs dans la barre d'tat

de MS Office (ncessite SPS Workspace 2010 et Communicator Server 2007 R2)

12. Suppression du panneau Workspace dans Office et de la copie locale (gre maintenant par le cache)

13. Affichage des fiches d'lments dans un div flottante (avec Silverlight) 14. Nouveau Document ID et Document Set 15. Intgrit des colonnes (vrification pour viter les doublons: cls) et colonnes de

collection de site

16. Intgrit rfrentielle des colonnes Lookup et association de donnes multiples avec colonnes Lookup

17. Systme de validation de la saisie de donnes dans les colonnes (ou au niveau de l'enregistrement dans les paramtres de liste/bibliothque)

18. Choix des affichages (ves) de listes/bibliothques visibles aux utilisateurs par sous-dossier (dans les paramtres de listes/bibliothques)

19. Ranking 20. Liste Tches de projets avec Gantt connexes 21. Cration de calendriers de groupes 22. Vrification de la disponibilit lors de la rservation de ressources ou l'invitation de

personnes

23. Gestion de la superposition de calendriers, des couleurs d'vnements et de l'importe de calendriers Exchange

24. Glisse/Dplacer dans les calendriers 25. Nouvelle construction de liens Wiki (par code ou bouton dans Ruban) 26. Insertion d'images facilite dans les Wiki 27. Insertion de Web Part ou liste dans une page Wiki


28. Intgration des wikis par dfaut dans les nouveaux sites 29. Feature pour changer la page d'accueil d'un site en page Wiki 30. Recherche avec caractres Wildcard intgre (*) 31. Retour de la Web Part graphique (avec possibilits tendues) 32. Nouvelle Web Part de recherche par Document ID 33. Nouvelle libraire mdias et insertion de vidos facilite sur les pages (Web Part vido) 34. Possibilit de dfinir une Page comme page d'accueil par dfaut 35. Insertion des liens facilite l'aide d'un ruban dans les Pages 36. Possibilit de mettre des Web Parts n'importe o sur les Pages 37. Possibilit d'envoyer des SMS pour les alertes 38. Mtadonnes gres 39. Refont complte des MySite et de la gestion du profil (avec le fameux Ask Me About) 40. Social Corporate Networking (tags, noteboard, I Like it, status) 41. Nouvelles Web Part Social Networking 42. Gestion et approbation des commentaires et ratings dans le Blog (ainsi que petit

calendrier)

43. Nouveau bouton de contrle des permissions "check permissions" (scurit des utilisateurs)

44. Personnalisation d'un formulaire de saisie d'une libraire/liste avec InfoPath 45. Partage des Content Types entre sites et collections de sites (content type hub) 46. Contrle depuis SharePoint de l'autorisation d'diter un site avec SharePoint Designer 47. Gestion des listes et libraires amlior depuis SharePoint Designer 48. Nouvelles informations dans la vue Rapport du site et Navigation du site de

SharePoint Designer

49. Suppression de la possibilit de faire des back-up ou imports de sites ou de listes avec SharePoint Designer

50. Nouvelles actions de Worklow disponible dans SharePoint Designer 51. Import/Export de Workflow simples de Visio SharePoint Designer 52. Aperu du modle de Workflow dans SharePoint avec Visio Services 53. Cration de formulaires de Workflow avec SharePoint Designer 54. Workflow de sites et Workflow rutilisables 55. Cration de bouton dans le ruban SharePoint pour excuter rapidement des Workflow 56. Gestion des sparklines, des slices, des sets de noms des TCD dans Excel Services 57. Conversion statique des lments incompatibles (Commentaires, Formules avec

rfrences externes, VBA, SmartArt)

58. + autre encore identifier...


8. Bugs

Listes des bugs de la version RTM (sans services Pack):

1. La dizaine d'add-In considrs comme un minimum pour travailler dans des organisations professionnelles n'ont pas encore sorti leurs mises jour pour tre

compatibles avec SharePoint 2010

2. Lors de l'utilisation de la Web Part Image, un clic sur Tester le lien fait planter le navigateur

3. L'affichage de la Web Part Rsum des liens (Summary Links) gnre un message d'erreur lorsque insre dans la vue personnelle d'une page

4. Les pices jointes dans les lments ne sont pas correctement supprimes de la base SQL Server

5. Un site supprim depuis SharePoint avec le versionning activ ne sera pas correctement supprim des bases SQL Server

6. L'application de filtres dans la vue Data sheet des listes ou bibliothques retournera des lignes errones si l'une des colonnes filtre est de type Valeurs multiples

7. L'import de listes Excel dans des sites SharePoint qui sont la racine du path autoris par l'administrateur rsultera en une liste vide.

8. Un fichier PowerPoint stock sur SharePoint qui sera ouvert depuis un dossier Outlook ne forcera pas le check-out mme si la bibliothque contenant le fichier en

question est paramtre afin de forcer le check-out.

9. Excel Services plante lorsque l'on utiliser les slicers (segments) pour filtrer un PowerPivot.

10. Les fonctions SOUS.TOTAL et AGGREGAT utilises dans Excel Services renvoient de fausses valeurs lorsque des filtres appliques sont retirs.

11. Les fichiers *.ppsx ne peuvent pas tre trouves lors d'une recherche

12. Le propritaire d'un groupe de scurit SharePoint ne peut supprimer les groupes dont il est le propritaire

13. Lorsque des lments (non documents) avec du versionning sont supprimes, certaines donnes sont laisses dans les bases SQL Server

14. Les URL copies depuis les proprits des liens de fichiers incluent parfois la source ce qui gnre des URL inutilement longues et non fonctionnelles.

15. Les titres et dates retournes dans les rsultats de certaines recherchent sont errones

16. La prvisualisation des rsultats de recherche ne fonctionne pas si l'adresse en cours d'utilisation est en https


17. Aucune alerte n'est envoye lorsqu'un lment qui n'est pas en version majeure est supprim

18. Les zones de texte dans les diapositives PowerPoint ne peuvent tre dites via PowerPoint Web App ou disparaissent, voire sont dplaces

19. Les rsultats du People Search sont dupliqus partir de la 8me page de rsultats

20. La liste SharePoint base sur le modle Contacts par dfaut ne peut pas tre dite dans une base Access

21. La Web Part graphique renvoie un message d'erreur si l'accs anonyme est autoris

22. + autres encore identifier...

Lorsque l'on prend en main un serveur SharePoint la premire chose faire est de vrifier la

version (fundation, standard ou entreprise) et la release que l'on possde (parce

qu'videmment un certain nombre de bugs peuvent tre corrigs par des services pack avec le

temps.

D'abord voici un lien o vous trouverez la liste des versions:

http://todd-carter.com/sharepoint-versions/

et pour dterminer la version de votre SharePoint vous allez dans la Central Administration et

cliquez sur System Settings:

et nous cliquons sur Manage Servers in this farm:


et vous voyez alors la version de SharePoint:


9. quivalences 2007/2010

Certaines personnes n'ayant pas suivi les cours de migration, n'arrivent et ne pensent pas

chercher elles-mmes les fichiers d'quivalences MS Excel disponibles gratuitement sur

Internet pour retrouver les fonctionnalits de SharePoint 2007 dans la version 2010.

Donc si jamais les voici:

Bouton Site Actions:

SharePoint 2007 SharePoint 2010

Location Sub-location Command Tab Ribbon Group Ribbon Button/Menu

Site Actions

Create Page Site Actions

New Page

Site Actions

Create Site Site Actions

New Site

Site Actions

Create External Link Site Actions

More Options | Links

Site Actions

Edit Page Site Actions

Edit Page

Site Actions

View All Site Content Site Actions

View All Site Content

Site Actions

Show Page Editing Toolbar Removed from Product Site Actions

View Reports Removed from Product

Site Actions

Site Settings Site Actions

Site Settings

Site Actions

Manage Content and Structure Site Actions

Edit in SharePoint Designer

Site Actions

Create Dashboard Removed from Product

Barre d'outils d'une Liste:



Toolbar New New Item Items New New Item

Toolbar Actions Edit in Data Sheet List View Format Datasheet View

Toolbar Actions Export to Spreadsheet List Connect & Export Export to Excel

Toolbar Actions Open with Access List Connect & Export Open with Access

Toolbar Actions View RSS Feed List Share & Track RSS Feed

Toolbar Actions Alert me Items Share & Track Alert Me

Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me | Set Alert on this List

Toolbar Actions Alert Me List Share & Track Alert Me |Manage my alerts

Toolbar Settings Create Column List Manage Views Create Column

Toolbar Settings List Settings List Settings List Settings

Toolbar Settings Create View List Manage Views Create View

Toolbar View All Items List View Format Standard View

Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify View

Toolbar View Modify this View List Manage Views Modify View | Modify in SharePoint Designer

Toolbar View Create View List Manage Views Create View

Item Context Menu

View Item Items Manage Views View Item

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Edit Item Items Manage Views Edit Item

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Version History Items Manage Views Version History


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Manage Permissions Items Manage Views Item Permissions

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Manipulation des Web Parts:


Location Sub-location Command Location Sub-location Command

Web Part

Add a Web Part Insert Tab Web Parts Ribbon Group Web Part

Web Part

Add new discussion Web Part

Add new discussion

Web Part

Add new announcement Web Part

Add new announcement

Web Part

Add new link Web Part

Add new link

Web Part

Add new event Web Part

Add new event

Web Part

Add document Web Part

Add document

Web Part Edit menu Close Web Part Edit menu Close

Web Part Edit menu Delete Web Part Edit menu Delete

Web Part Edit menu Modify Shared Web Part Web Part Edit menu Edit Web Part

Web Part Edit menu Connections | Provide Row To Web Part Edit menu Connections | Provide Row To

Web Part Edit menu Connections | Provide Data To Web Part Edit menu Connections | Provide Data To

Web Part Edit menu Connections | Get Sort/Filter From Web Part Edit menu Connections | Get Sort/Filter From

Toolbar

Exit Edit Mode Page Tab Edit Ribbon Group Save & Close

Mode Feuille de donnes:




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10. SharePoint Server Installation

To install SharePoint we will suppose that you never install it on a Domain Controller (DC) a

that core installed version is in English.

We will also suppose that you have create in Active Directory an organizational unit name

Service Accounts and create the following users/accounts:

SharePoint Application Pool

SharePoint Search Service

SharePoint Search Content Access

SQL Service

The SharePoint Application Pool has been created with the following settings:


10.1 Installation SQL Server 2008

Author: Ulysses Ludwig

Original text:

http://www.sharepointassist.com

Before installing SQL Server 2008 on the SharePoint server run Windows Update, install all

updates:


and also install SilverLight and Restart the server.

Take car to be logged on the SharePoint Server with an administrator domain account and not

a local account (otherwise you won't be able to execute one of the steps below)!

This article describes the installation process for a SQL server on the same server as

SharePoint.

It is recommended in production to prepare in Active Directory a SQL Service account

(named for example sqlservice) for security purpose. Otherwise you can use the SharePoint

Domain admin account

If you didn't follow Part 1 of the SharePoint 2010 Installation series you'll need to create a

SQL service account to support the SQL Server 2008. While there are many ways to

configure SQL and many possible features that you can activate, the steps below demonstrate

a least features approach allowing you to simply install and run a dumb SQL Server.

Run Setup:

The following appears:


Click on Installation and chose New installation or add features to an existing

installation:

The setup rules should all pass (otherwise stop and resolve the issues!):


Type in the serial on the Next step:

Accept the license terms...:


When you click on OK he will check the support ruel:


For a development server you can safely ignore the messages below (otherwise solve all

issues before!).

On the next step you choose the features. We recommand for a test server to activate them all!

On the next step you can change the default Instance ID MSSQLServer if you wish to:


On next step you have:

On the next step you have:


We recommend to click on Use the same account for all SQL Server services and to choose

the domaine account sqlservice create before the installation:

On the next step add the sharepoint account create at the beginning:


The you will be ready to install:


You must have a full complete without errors installation:

Run Widows Update again (twice if possible);


and Restart the server.

10.2 Installation SharePoint Server 2010

Run the setup:

If you click on Install SharePoint Server before installing the prerequisites you will receive

an warning similar to the one below, mainly requiring Geneva which is required for

SharePoint 2010 Claims Based Authentication:


The warning also asked us to install Geneva and IIS which we can do using the Install

software prerequisites button:

Make sure that your server has an internet connection because the installation of Geneva

requires that the server download content

Then you will have:


Click on Next and Accept the terms:

When installation is successful:


Run Widows Update:

and Restart the server.

Now you can launch the installation by clicking on Install SharePoint Server:

When you launch the installation you will be asked for the key:


Take car if possible to directly buy a "SharePoint Enterprise Key" (the above one is a trial

key). Click on Continue and accept the terms:

Click Continue and always choose Server Farm!!!


On the next step you almost always always always always will want to run a Complete

install.

Note: If you are wondering why your computer has multiple SQL Server instances as well as

SQL Express then most likely you ran a stand-alone installation in the past.

Wait for installation process:


When finish you will have:

When you click on OK you will get:


Clik on Yes. Then you will have:

Choose Create a new server farm:


Click on Next:

Click on Next and select an unused port for you SharePoint:


Click on Next to get:

Click on Next to launch the configuration:


When he will be finish IE has to launched:

And job done... (almost the smallest part...):

10.3 Configure Outgoing mail

We will suppose here that:

The SharePoint 2010 Server Name is: sp2010-1.contoso.com

The DC and Exchange Server 2010 are on the domain: dc.contoso.com


10.3.1 Installing and Configuring SMTP Server on the SharePoint Server

The first step is to install on the SharePoint Server the SMTP Server from Server Manager:

And the Add Features:

make sure (services.msc) that the Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) is started on the

SharePoint Server:


After go to IIS 6.0 Manager from Administrative Tools in the start menu:

Right click on the SMTP Server name and then click on Properties:


The properties for General Tab in our scenario. We are using IP address as (All Unassigned),

you can use a dedicated IP:

The properties for Access Tab in our scenario:


The properties for Messages Tab in our scenario are default settings:

The properties for Delivery Tab in our scenario are default settings.


The properties for LDAP Routing Tab in our scenario are default settings.

The properties for Security Tab in our scenario are default settings.


10.3.2 Create Send and Receive Connectors in Exchange 2010

10.3.2.1 Create Send Connector

The second step is to configure a Send Connector. For this purpose go to Exchange

Management Console on the Exchange Server and Expand Microsoft Exchange On-

Premises

Click on Hub Transport under Organization Configuration. Click on New Send

Connector and follow the wizard.


Type the Name of the Send Connector. Select the intended use for it. In training cases, we use

Internal. Then we click on Next:

Add new SMTP Address Space...:


Type the Address of the SharePoint 2010 Server. Click on OK.

Click on Next after the Address space is added.


In the Network settings. Click on Add, to add a Smart Host i.e. the Fully qualified domain

name (FQDN) for SharePoint Server which has SMTP Service running and configured.

Click on OK and then Next:


In the authentication settings select None and click on Next:

Click on Next:


It will now show the summary. Click on New and a New Send Connector will get created:

New Send Connector is created.


10.3.2.2 Create Receive Connector

Go to Exchange Management Console on the Exchange Server and Expand Microsoft

Exchange On-Premises.

Click on Hub Transport under Server Configuration and create a New Receive Connector.

Provide the Name and what would be the intended use. Then click on Next:


Add the range of IP Addresses where this connector will receive the emails from. Then click

on Next:

Click on New, so that the connector gets created.


The newly created connector is displayed in the list.

Go to Properties of the connector and select appropriate permissions as follow:


10.3.3 Test SMTP connectivity from SharePoint Server to Exchange Server

The third step is to make sure you can telnet the Exchange Server from your SharePoint

Server of port 25 (default setting assuming it is the same in your environment).

You must have:

10.3.4 Configure Outgoing email settings

The fourth step is to browse to SharePoint 2010 Central Administration Site:

Go to E-Mail and Text Messages(SMS) in System Settings and click on Configure

outgoing e-mail settings link:


Type the FQDN of your local SharePoint SMTP Server, from and reply-to address. Click on

OK:

Notice: the web application level Outgoing E-Mail Settings can override the global settings as

in SharePoint 2007.

Server level in SharePoint 2007:


Application level in SharePoint 2007:

10.3.5 Configure Incoming E-Mail settings

The fifth step is to browse again to SharePoint 2010 Central Administration site and in E-

Mail and Text Messages(SMS) section of System Settings to click on Configure incoming

e-mail settings link


11. Bases pour utilisateurs

La navigation sur un site SharePoint 2010 est vraiments simple:

Logo et nom de l'entreprise

La Quick Launch contient des liens vers de listes ou librairies et peut

tre personnalises avec des options trs rudimentaires

Recycle Bin est la corbeille (contrairement aux disques rseaux...)

Breadcrumb

Barre de lancement rapide Web Parts

Champ de recherche Menu Site Actions

All Site Content montre toute le contenu du site cr (listes, libraires-

sous-sites, etc.)


Le menu personnel dans le coin suprieur droit de SharePoint

2010:

1. Modifier vos paramtres personnels 2. Connecter avec un autre compte 3. Demander au propritaire d'avoir plus de droits 4. Se dconnecter

droite du bouton Site Actions vous trouvez un petit bouton sous forme de dossier vous

permettant de vous reprer dans SharePoint et de remonter dans les sites parents:

http://sharepointsolutions.blogspot.com/2011/05/sharepoint-2010-social-networking-part.html

11.1 Social Networking

Author: Jeff Cate

Original text:

http://sharepointsolutions.blogspot.ch/2011/05/sharepoint-2010-social-networking-part.html

Breadcrum is a reminder of

your place within the structure

of the site. It also allows you to

get back to any site.

Web

Parts


If a user wants to see all of their bookmarks\tags, the feature that is provided for this is the

Activities Web Part that is on the Tags and Notes view of the user's My Profile page of their

My Site:

(Note that Tad Orman is signed in as the user. Because of that, he sees all information on his

My Site - even information he has marked as private. Other users can see a public version of

this page on his My Site that would only show information that he has not marked as

private.)

To snap this screenshot, I logged in as Tad Orman, navigated to his My Profile page (1) on

his My Site, selected the Tags and Notes tab (2), and refined what is shown in the Activities

Web Part (5) by clicking on the Tags hyperlink (3) in the Refine By Type (4) control. The

result is that the Activities Web Part (5) is showing all of Tad's tagging activities for the

month selected. (Note that the Activities Web Part has a scroll type of control (6) at the top

that allows the user to scroll forward and backward through his/her activities by month.)

Within the list of activities, the user can see the page name (or URL, in some cases) he

bookmarked\tagged (e.g. Gears Marketing Project - . in the highlighted line), the tag that he used (Gears in the highlighted line), and the date that he bookmarked\tagged the page.

The page name (or URL) is hyperlinked. So, the user can go directly to the tagged page by

clicking on the link.

The tag is also hyperlinked. If the user clicks it, he is taken to the Tag Profile page for that

tag. I will explain more about the Tag Profile page a little later.


Finally, there is a line below the bookmark/tag that gives the user the additional options to

View Related Activities, Make Private, or Delete the bookmark:

I think the options to mark a bookmark as private and delete a bookmark are self-explanatory.

The option to view related activities is not and requires more explanation. I'll cover it a little

later.

One very important point to note here is that SharePoint 2010 never uses the terminology

bookmark or link anywhere. Even though the product certainly stores bookmarks\links in its database, it never uses that terminology in the user interface. It only uses the term

Tags, which it also stores in its database along with each bookmark\link.

Even though this can be explained to end users (as I do below), I believe it will end up being

confusing to many of them. Users will ask questions like How can I store bookmarks in SharePoint and share them with other users? and How can I find all of the bookmarks I have saved to the database? and What happened to the My Links feature from MOSS 2007 - what replaces it?. The answer to all of these questions is Tags, but the jump from the term bookmarks (or links) to tags will not be that intuitive for many everyday users,

IMHO.

The tag cloud underneath the Refine by tag control, needs some more explanation because it

is the key to browsing and filtering tagging activities alphabetically, as opposed to browsing

tags in reverse chronological order by month (which is the default).

Users can filter the list of tagging activities by using the tag cloud and the contents of the tag

cloud can be sorted alphabetically by tag name to help the user find the tag she is interested

in. But, the steps for doing this may not be very obvious to new users.

In the sequence of screenshots below, this is accomplished by setting the Refine by Type

control to Tags (1) and then setting the Refine by Tag control to Alphabetically (2), and

finally selecting the specific tag in the tag cloud that you are interested in (Gears Project in the

screen shot) (3):


What this causes to happen is: the Activities Web Part (4) will only show bookmarks\tags

activities for the tag selected in the Tag Cloud Web Part (Gears Project in the example). This

allows the user to browse through her tagging activities alphabetically by clicking on each tag

in the Tag Cloud Web Part until she finds what she is looking for.

So, the three Web Parts, Refine by type (1), Refine by tag (2), and Activities For (4), are

designed to work together to facilitate filtering and browsing of bookmarks and tags.

Note: It is not possible in SharePoint 2010 to view the Activities Web Part (4) filtered or

unfiltered sorted alphabetically by bookmarked page name. The list of activities in the Web

Part are always sorted in reverse chronological order. Because of this, users cannot browse

through the complete list of all of their bookmarked pages alphabetically. They can only

browse tags alphabetically and then filter the activities list down to those for a specific tag.)

11.1.1 Browsing to Discover Bookmarks and Tags Used by Other Users

This is really the functionality of social bookmarking and tagging that makes it social. More importantly, as I stated above about Delicious, this is where these software features can really

help enterprises with knowledge sharing and discovery. I believe the bigger the enterprise the

more value this can provide because of the sheer volume of internal content that is stored in

SharePoint. The search engine is also critical, just like it is on the Internet. But, there are

times when humans can discover important information that search crawlers can't. The ability

for humans to easily share what they have discovered is another important way to make sure

quality content gets out to those who can benefit from it.

It seems to me that the SharePoint product team went to great extents to try to provide

multiple ways and multiple places for a user to discover the bookmarks and tags that other


users have created. I think this approach to surfacing the bookmarking and tagging activity is

great!

The best way to understand this is to walk through a scenario. The scenario I will run through

below is as follows:

Scenario: Jeff Williams is a member of the Contoso CRM Consulting team. Tad Orman is

also a Contoso CRM consultant and on Jeff's team (they both report to Syed Abbas, the team

leader). Because Jeff and Tad report to the same manager, out-of-the-box SharePoint 2010

automatically connects them as Colleagues. Jeff has heard through the grapevine that a group in a division in another geographical region is working on a new project to develop a

product line that is vastly different than the existing product lines at Contoso. Jeff would like

to learn a little bit more about this initiative in case it might impact his work at some

point. Unfortunately, Jeff is out of the office most of the time and he doesn't get a chance to

gather at the water cooler with his co-workers that much, so he doesn't think he will overhear what might be going on with the new product line anytime soon. But, he does have

some new social computing tools in SharePoint 2010 that are supposed to facilitate

knowledge networking. Maybe they could help him find more information

Here is Jeff Williams' My Profile page in SharePoint 2010 (Note: the My Profile page is no

longer the home page of a user's My Site as it was in MOSS 2007):

To begin, Jeff starts paying attention to his My Newsfeed page which is now the home page

of the My Site in SharePoint 2010:


All of a sudden he starts noticing that his colleague, Tad Orman, has been tagging pages and

documents in a site and using the tag Gears Project. Could this have something to do with the

new product line that Jeff has heard about? Jeff has been stuck on an internal project in a

remote office in Peru for the last six months and he is not as informed as he normally would

be if he was working back at headquarters.

In the newsfeed, Jeff clicks on the hyperlink that reads What is the projected Go-live date. This apparently is the name of a SharePoint page that Tad has bookmarked and tagged with

Gears Project. This is what Jeff sees when he clicks on the link:


Ooops, it doesn't look like Jeff has access to this page. (As an aside, it also doesn't look like

bookmarks and tags in the newsfeed in SharePoint 2010 follow the security trimming rules

that SharePoint Search follows.)

Jeff navigates back to his My Newsfeed page and decides to click on the tag Gears Project in

one of the line items to see if that would give him any more information. He is taken to the

Tag Profile page for the Gears Project tag:

In SharePoint 2010, every tag that is created has its own Tag Profile page, like this one. The

Tag Profile page is designed to show a list of all of the content where the tag has been used

and the number of users who have used the tag on each content item. Content items can be

SharePoint pages, document libraries, lists, documents or list items.

It looks like another person has been using the Gears Project tag and tagging some of those

same pages that Tad tagged and that showed up in Jeff's newsfeed. Since it is a hyperlink,

Jeff decides to click on the number (2) in the first item to see who else has tagged one of these

pages:


Looks like someone named Jeff Hay has also tagged those pages. That name, Jeff Hay,

sounds familiar. Sounds like he might be one of the big shots at Contoso. Jeff Williams

decides to click through to Jeff Hay's public profile on his My Site:


Yep, Jeff Hay is a big shot. He is the Corporate Vice President of Operations at

Contoso. And on this Tags and Notes tab, Jeff Williams can see that Jeff Hay has used the

Gears Project tag several times.

Still, Jeff Williams is stuck. If he clicks on any of the bookmarked pages for the Gears Project

(whether on Jeff Hay's profile page, or on Jeff Williams My Newsfeed page, or the Gears

Project Tag Profile page), he is just going to get an Access Denied message like the one he

got above.

Wait. It looks like there is another public tag in Jeff Hay's tag cloud that might relate to

this. Next to the Gears Project tag there is a New Product tag. Can't hurt to click on it and see

where it leads:


Hmmm Looks like Jeff Hay has also been tagging some of the Gears Project related pages with the New Product tag as well. That's very interesting. If Jeff Williams could only access

one of these pages he might get another clue

The second one in the list Gears Project - Blog didn't appear in the list of bookmarked pages

for the Gears Project tag. So, Jeff Hay has bookmarked that page with the tag New Product,

but not the Gears Project tag. Wonder why? Maybe it is worth a click to see if that page is

accessible:


Whoa! Jeff Williams just hit pay dirt. Read the content of the blog post in this screen shot:

Frank Martinez is the Chief Operating Officer of the company and Jeff Hay reports to him.

Frank Martinez reports directly to the CEO, Dan Jump:


Frank Martinez has decided to write a blog post on his internal My Site blog. By default, My

Site blogs are viewable by anyone that can authenticate to SharePoint. Frank is divulging

some breaking news and choosing to do it using his SharePoint blog because he is interested

in fostering knowledge networking in the company and believes that the new tools in

SharePoint 2010 can help do that.

On top of finding this information, Jeff Williams also sees that Frank Martinez has indicated

that he is willing to be asked about the Gears Project tag:


Why not? Seize the day! Jeff Williams clicks on the hyperlink in Frank's Ask Me About

section and asks the COO a question:


How cool is that? Jeff Williams finds an open door to ask a question of the Chief Operating

Officer of the company!

So, to recap, Jeff Williams was able to fairly quickly discover some new important knowledge

that he didn't have when he walked in the door to the office that morning. Moreover, he

discovered it while working at a remote office far away from headquarters and not working

side by side with his other team members. SharePoint 2010's social bookmarking and tagging

approach really enabled Jeff to jump from bookmark to bookmark and find the needle in the haystack pretty quickly. Finally, two other social computing features of SharePoint 2010, Note Boards and Ask Me About, gave Jeff an easy opportunity to engage with the company's

COO by asking a question related to the subject.

In this scenario, I showed the following tools in SharePoint 2010 that help the user browse

and discover other people's bookmarks and tags:

My Newsfeed

The Tag Profile page for a tag

The public view of another user's My Site and their public tagging activity

In addition to these three tools, users can discover what tags other users have used by looking

on the Tags tab of the Tags and Notes dialog of any SharePoint page. There is a Suggested

Tags section with hyperlinks to the Tag Profile page for each tag, and there is a Recent

Activities section that shows some of the most recent users who have tagged the page and

what tags they have used. The user name and the tag used are both hyperlinked:


By the way, this dialog box can also be brought up when you click on the View Related

Activities hyperlink when browsing through bookmarks on a My Site:

Finally, with respect to browsing and discovering bookmarks and tags, SharePoint 2010 also

provides a Tag Cloud Web Part that can be placed on any page in a SharePoint site. The Tag

Cloud Web Part has a few Web Part properties that can be adjusted to affect the content and

display of the Web Part:

1. Show Tags filter 2. Maximum Items to display 3. Show Count check box


The Show Tags filter, offers three options: By Current User, By All Users, Under the

current URL by all users.

By Current User is going to show all of the tags that the currently logged-in user has created

in all sites, in all site collections and all web applications, up to a maximum of the top 50

most used tags. Essentially, using this filter will result in showing exactly the same tags as is

shown on the tag cloud on a user's My Site.

By All Users is going to show an aggregation of all users tags from all sites, in all site

collections and all web applications, up to a maximum of the top 50 most used tags.

Under the current URL by all users is going to show only tags that have been assigned to

content from the current site and all sites underneath it. It will show all users tags up to a

maximum of the top 50 most used tags.

Here is a sample of the Tag Cloud Web Part with the Show Tags filter set to By All Users:


One other point worth noting about the Tag Cloud Web Part is that I have seen it appear in at

least two different Categories in the Web Part Gallery. I have seen it appear in the Navigation

group in some site collections and the Social Collaboration group in other site collections. I assume that this is due to different templates being used to create the site collections and

inconsistency between those templates. Here are a couple of screen shots that demonstrate

this:


11.2 Mtadonnes gres

Nous n'allons pas expliquer ici l'utilit des mtadonnes gres. Ceux qui lisent le prsent

texte sont censs avoir un cursus scientifique ou tre certifis/diplmes en gestion

documentaires donc...

Avant de commencer voici cependant un petit topo sur les limites et avantages des

mtadonnes gres actuelles:

Avantage: Elles sont centralises au niveau de la ferme de serveur

Avantage: Les responsables de collection de site peuvent toutefois crer localement

leur propre structure si cela est autoris

Avantage: L'autocompletion lors de la saisie existe

Pige: L'autocomplection fonctionne que si on commence crire par les mmes

lettres que le terme de la taxonomie lui-mme sinon quoi il faut crer des synonymes

si on veut donner plus de flexibilit

Avantage: La recherche sur les mtadonnes gres est plus rapide (elles sont indexes

par dfaut)

Pige: La recherche ne saura pas trouver que la mtadonne gre Suisse appartient

Europe si vous n'avez pas demand lors de la cration de la colonne dans une

bibliothque d'enregistrer le chemin complet

Pige: Les mtadonnes gres ne peuvent pas tre utilises dans InfoPath Designer

sans add-in

Pige: Les mtadonnes gres ne peuvent pas tre saisies depuis le Data Information

Panel

Pige: On ne peut pas filtrer des colonnes de mtadonnes gres, il faut activer les

Key Filters pour cela

Pige: Les mtadonnes gres supportent jusqu' 7 niveaux, 1000 set de termes,

30'000 termes et 1'000'000 de termes au totale

D'abord en supposant que SharePoint est install et configur correctement et pleinement vous

pouvez accder au centre des mtadonnes gres de la Central Administration par les Site

Settings/Term Store Management:


Vous pouvez alors crer par langue (mais mauvaise stratgie de travailler dans une langue

autre que l'anglais pour des raisons videntes qu'il n'est mme pas ncessaire d'aborder ici) les

termes pour votre organisation conformment aux normes de votre domaine d'activit:


On peut aussi importer un structure de taxinomie cre dans Excel:

et convertie en *.csv:

pour ensuite l'importer:


et en cliquant sur Import Term Set, vous aurez:

Remarque qu'il est aussi possible de dfinir des synonymes pour un terme slectionn

(SharePoint tant par exemple tantt appel WSS, MOSS, SPS, etc.) pour les mtadonnes

l'aide du champ Other labels:


Si vous autorisez un terme tre ouvert en cliquant sur Open pour Submission Policy:

alors cela permettra personnes qui ajoutent des colonnes de mtadonnes dans des listes

d'ventuellement laisser des utilisateurs crer leurs propres termes (de par l'option Allow fill-

in choices comme nous le verrons un peu plus bas). Mais videmment c'est fortement

dconseill et on donne mme un nom cela... la "folksonomy". C'est--dire la dfinition

d'une taxinomie par la masse populaire avec la qualit qui en dcoule videmment...

Pour utiliser ensuite le magasin de mtadonnes n'oubliez pas d'activer au niveau de la

collection de site la feature suivante:

Vous pouvez ensuite ajouter dans n'importe quel content type une colonne de type managed

metadata. Le systme vous demandera alors partir de quel niveau de la structure vous

souhaitez que les utilisateurs puissent choisir des termes (par exemple dans la figure ci-

dessous nous n'autoriserons que les termes inclus dans le terme Brand et donc son contenu

seul!!!!):


Nous voyons que nous pouvons galement crer notre propre taxinomie au niveau de cette

colonne seule mais videmment ce n'est pas recommand du tout! Vous retrouverez alors la

taxonomie personnalise au niveau des paramtres du site lui-mme:


Vous retrouverez alors:

L'utilisateur peut alors faire son choix ensuite pour associer des termes un lment:


Ou sinon en cliquant sur l'icne nous voyons que le choix est limit partir de Brand:

et si nous avons autoris l'ajout de termes, il y a aura en plus:


Concept que l'on retrouvera aussi dans les mtadonnes des logiciels Office standards:

Ensuite, ces mtadonnes peuvent tre utilises comme lments de navigation et de filtrage

dans une liste ou bibliothque:


et videmment, les termes de navigation et de filtrage peuvent tre choisis dans les paramtres

de la liste (List Settings) condition de bien avoir ajout la colonne de mtadonnes la

liste/bibliothque concerne au pralable:

Il ne faut pas oublier que l'on retrouve aussi les termes aprs une recherche:


11.2.1 Accs la modification des mtadonnes gres

Il m'est arriv plusieurs fois qu'aucun utilisateur ni mme propritaire de collection ou mme

de site ou admin du serveur ne puisse modifier ou crer des mtadonnes gres. Pour

rsoudre ce "problme" (mais cela peut tre un choix de l'admin du serveur) il faut accder

la Central Administration et cliquer sur Manage service application:

Ensuite sur la page qui apparat, vous descendez jusqu' arriver au service nomm Manage

Metadata Service et vous en slectionnez la ligne (attention ne pas cliquer sur le nom car le

rsultat ne serait pas le mme!)


Ensuite, nous cliquons sur le bouton Permissions pour ajouter les utilisateurs souhaits avec

les droits souhaits:

pour ajouter les utilisateurs qu'il convient.


Une fois ceci fait, vous pouvez valider et en cliquant sur l'application infrieure:

dj tester si en tant qu'admin du serveur vous pouvez cette fois ou non modifier les

mtadonnes (normalement vous pourrez si vous vous tes ajout en tant dans les Permissions

avec les droits ad hoc). Vous verrez alors la page suivante apparatre:

et vous verrez que vous pouvez crer ou supprimer des termes, ou groupes de termes:


11.2.2 Mtadonnes d'entreprise

D'abord avant de commencer sachez que le champ vieux champ Keywords de SharePoint

2007 appartenant au groupe Core Columns:


et simplement encore prsent pour des raisons de compatibilit. Si vous activez les

mtadonnes d'entreprise (ce que l'on va voir aprs) qui appartiennent au groupe Enterprise

Keywords Group et qui est du type Managed Metadata:

tout en ayant ajout l'ancien champ Keywords, tout ce qui est crit dans un, s'crira dans

l'autre et vice et versa. Cela est par ailleurs mme indiqu dans les paramtres de la

bibliothque lorsque l'on active les mtadonnes d'entreprise comme vous pouvez le voir ci-

dessous:

Attention!!! Si vous avez plusieurs content type il faudra cocher une premire fois et ensuite

y revenir pour cocher une deuxime fois (absurdit que l'on retrouve dans SharePoint 2013).

Bon maintenant venons aux faits:


1. Comme nous le savons les mtadonnes gres sont normalement contrles de faon

centralise par un petit groupe d'experts et ce de faon hirarchique, multi-langue et

avec des synonymes.

2. Les mtadonnes d'entreprises peuvent elles tre ajoutes (cres) la vole par tout

utilisateur sans limitation particulire (il s'agit d'un champ valeurs multiples) et vont

aussi permette tout utilisateur d'utilisateur les mots cls cres par les autres. Il s'agit

d'une sorte de #hashtag Twitter la sauce SharePoint.

Une fois l'option coche dans les paramtres de la bibliothque (elle n'existe pas dans les

listes!):

elle va ajouter une colonne dans la bibliothque dont l'utilisation donnera typiquement:

Nous y voyons alors distinctement ce qui est un mot-cl de ce qui vient de de la taxonomie et

la possibilit de crer nos propres termes. Les mtadonnes d'entreprise apparatront toutes

dans le centre de gestion des mtadonnes dans la section Keywords visible ci-dessous (la

partie suprieure tant la partie officielle centralise):


Attention cependant!!! Si lors de la saisie d'un nouveau terme, vous voyez le message suivant:

ce que vous n'avez pas activ l'option suivante lors de la cration du Managed Metadata

Service (voir plus haut dans le texte):

Une fois ceci fait, vous pourrez ajouter votre propre terme qui ira se mette l'endroit dj

mentionn juste avant dans la taxonomie systme:


Vous retrouverez par ailleurs les mtadonnes d'entreprise dans les options de filtrage de

Content Query Web Part:

Remarque: l'oppose de la taxonomie qui est organise, en utilisant les mtadonnes

d'entreprise, on parle de folklonomie (folklore...).

Signalons que les mtadonnes d'entreprise apparaissent automatiquement comme raffineurs

dans la recherche.

Passons ensuite la deuxime option se trouvant juste en-dessous:

Si vous l'activez, vous pourrez dans un premier temps utiliser la Web Part Tag Cloud:

pour montrer les termes les plus souvent utiliss:


et bien videmment, vous retrouverez vos tag dans votre My Site!

11.3 Techniques de publications

11.3.1 Variations

Les variations ne sont pas nouvelles et datent de 2007 mais je navais pas eu le temps dcrire

quoi que ce soit avant la sortie de 2010 (comme souvent).

L'ide de cet outil est de faciliter et d'automatiser partiellement la gestion de sites

multilangues avec gnration automatique d'un site par langue et des pages y relatives

pendant l'histoire du site web et

MS SharePoint Server 2010 SuperUsers Tips

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