Montserrat Morera - Ajuntament de Manresa
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Amb el suport de:
”Gestión de contenidos, documentos electrónicos y
e-expedientes” Montserrat Morera i Solé, responsable del Servicio de Tecnologías y Sistemas de
Información del Ayuntamiento de Manresa.
Amb el suport de:
¿Porqué ? Conseguir una gestión interna más ágil y mejorar la atención
a los ciudadanos y empresas – presencial y telemática -.
Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010
Gestión de procedimientos (89-96): Identificación, plantillas de documentos, fases de resolución
Gestión doc. de resoluciones
R.H. Proceso de solicitud de permisos y vacaciones
Automatización del proceso de compras
Plan de Actuación Municipal
Portal del empleado
Equipos móviles. Multas
Registro general y gestión por processos: Identificación, atributos, proceso de resolución, gestión documental y firma electrònica
Intranet: portal OAT
Mantenimiento y via pública
Archivo documentos elec.‘
Intranet: Población, contribuyente, proveedor.. (carpeta del ciudadano)
procesos
móviles Calidad Gestión presencial
Catálogo de servicios
Indicadores
Intranet: OAC
Cita prévia
Gestión de colas
Amb el suport de:
Territorio, Economia, P. Local, Rec. Humanos, S. Pers., ..
Presencial y telefónica -información y tramitación-
Derivaciones/citas previas
Telemática-información, tramitación,consulta
010 /central telef. OAC
Básica y general
Departamental y específica
Presencial -información y tramitación- Telefónica
Ciudadanos y empresas
Registro , procesos y gestión documental
Gestión de esperas
Indicadores / q.de mando Archivo de documentos elec.
Población Cursos y inscripcionesAgenda y equipamientos Tributos y recaudación
Gestió interna
Recursos humanos
Archivo desarrollo EC. OcupaciónSeguridad ciudadana
Fincas, locales y actividades
Presupuestos-contabilidad
S.sociales, sanidad, cementerio, educación, deportes, cultura, D.ciudadania
Gestión del territorio
Web Municipal Móvil .
Otras administra-ciones
Atención presencialAtención no presencial
¿Qué?
1 Información
2
3Integración automática y segura
4a 4b 5
6
Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
7
Amb el suport de:
Ejemplo, consulta de carpeta del ciudadano – procesos –
Intranet Internet
Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
¿Qué?
Amb el suport de:
¿Qué necesitamos ?• Información:
– Información integrada de territorio, personas , procesos, tributos, recaudación, contabilidad, población, etc...
• Tecnologia: – Herramienta de gestión por procesos con gestión documental y firma
electrónica.– Integración automática internet / gestión interna.– Seguridad perimetral y de software.
• Organitzación: – Elaboración del catálogo de servicios y descripción de procedimientos.– Definición de procesos de gestión.– Mantenimiento de información interna y gestión del back-office.
Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
Amb el suport de:
Gestión por procesos.
Tipos de procesos
Seguridad/ accesos
Descripción/ internet
Proceso de resolución
Estructura de datos
Plantillas documentos
3
Gestión del flujo de trabajo
Proceso de resolución
Entrada
Registro presencial, teléfono o
internet
1
Consultas y indicadores
Detalle o resúmenes de procedimientos por unidades organizativas, tipos, períodos de entrada, situación y tiempo de resolución, solicitante, lugares/plano o identificadores, documentos relacionados, persona/s responsables, notificaciones
4
SIG, territorio, fincas, locales, activ.
Personas: teléfonos, e-mails, domicilios,..
Gestió de tributs i recaptació .
Población,vehiculos,.....
procesos
Catálogo de procesos
Esquema funcional.
5 Indicadores
Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
Metadatos archivo elec.
Codificación2
Archivo elec. documentos
6
Amb el suport de:
Area/Servicio identif. 2006 2007 2008
Uso Wf E.sig Uso Wf E.sig Uso Wf E.sig
Alcaldia-Presidencia-010 18 14 3 14 3 12 12
Secretaria General 28 17 6 1 17 6 1 24 17 1
Drets de ciutadania-participació 5 5 1
Promoció econòmica 1 1 1
Seguretat ciutadana 50 36 2 1 41 3 2 41 19 2
Organització i R.H, 82 83 2 2 83 2 2 54 4 1
Serveis a les persones 93 3 1 1 4 4 1 45 42 1
Serveis del territori 78 5 5 15 15 8 75 64 36
Serveis econòmics 60 13 7 4 27 27 11 48 50 18
Total 397 157 23 9 187 57 25 293 198 59
Documentos firmados electrónicamente 3.059 5.151 9.852
Implantación.
Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
Gestión por procesos.
Amb el suport de:
• Interoperabilidad . Continuar avanzando con las iniciativas de la AOC / Catcert y otras administraciones referentes al intercambio de datos de población, e-documentos, e-facturas, e-notificaciones, etc,..
• Compartir software entre administraciones. Formar grupos de trabajo y disponer de empresas de servicios dedicadas a la implantacion de soluciones OpenSource y componentes tecnologicamente complejos.
• En ambos casos, creemos importante destacar la necesidad de ubicación de la información en la administración pública de origen para mantener la coherencia de los datos del correspondiente territorio.
• Publicación de diccionarios o catálogos de procesos con la descripción de su flujo de resolución.
Propuestas. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.
Amb el suport de:
• Dificultad y lentitud en la implantación de una gestión por procesos y en la definición de flujos de trabajo.
• Recursos económicos limitados para llevar a cabo los proyectos tecnológicos necesarios.
Dificultades. Gestión de contenidos,documento electrónico y e-expedientes.