Module Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - full
Transcript of Module Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian - full
LOGO
Hanoi, 3/2011
LOGO
www.themegallery.com
LOGO
www.themegallery.com
LOGO
www.themegallery.com
Cấu trúc
1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian
2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
1. Kỹ năng quản lý thời gian
Khái niệm về thời gianKhái niệm về quản lý thời gianLợi ích của việc quản lý thời gian
Khái niệm về thời gian
Thời gian là hữu hạnThời gian là tài sản hao mòn dầnThời gian là tương đối
Câu chuyện về hai chiếc đồng hồ và hai
đứa trẻ sinh đôi Tàu vũ trụ bay với vận tốc ánh sáng
Thời gian với mỗi người mỗi khácThời gian có giá trị cả về mặt tiền bạc và cơ hộiThời gian là sở hữu riêng của từng người nên phải
biết quý trọng nó!
Khái niệm về thời gian
“Nếu bạn yêu cuộc sống, thì đừng lãng phí thời gian, vì đó là chất liệu làm nên cuộc sống”
Benjamin Franklin
Khái niệm về thời gian
TEST
Khái niệm về quản lý thời gian
“ Ba đồng một mớ trầu cau
Sao anh không hỏi những ngày còn không
Bây giờ em đã có chồng
Như chim vào lồng như cá cắn câu”
Khái niệm về thời gian
“Cả ngày thi lo đi chơi,
đến khi tối trời đổ lúa ra phơi”
Khái niệm về thời gian
“Đời người chỉ một gang tay
Ai hay ngủ ngày còn lại nửa gang”
Khái niệm về quản lý thời gian
Khái niệm về quản lý thời gian
Quản lý thời gian bao gồm các nguyên tắc, thói quen, cộng cụ, hệ thống kết hợp với nhau nhằm sử dụng thời gian hiệu quả hơn
Khái niệm về quản lý thời gian
Nguyên nhân lãng phí thời gian
1) Làm việc không có kế hoạch
2) Các mục đích không rõ ràng
“Tôi không quan tâm nơi tôi sẽ đến”
“Thế thì cô đi đường nào cũng vậy thôi”
Alice in Wonderland
Nguyên nhân lãng phí thời gian
3) Đặt quá nhiều mục tiêu
4) Giám sát chặt chẽ
5) Lo lắng thái quá
Nguyên nhân lãng phí thời gian
Nguyên nhân lãng phí thời gian
6) Có quá nhiều công việc giấy tờ
7) Theo chủ nghĩa hoàn hảo
Nguyên nhân lãng phí thời gian
8) Vòng vo
9) Trì hoãn công việc
Không làm cũng được
Không làm
Không làm không được
Làm ngay tức thì
Nguyên nhân lãng phí thời gian
10)Mất thời gian chờ đợi
11)Dự các cuộc họp vô bổ
Nguyên nhân lãng phí thời gian
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
Luôn thúc giục bản thân mình và người khác làm việc một cách không ngừng nghỉ
Sống một cách ích kỷ và vô tìnhĐeo đuổi hiệu suất công việc một cách điên cuồngRập khuôn mà không có tính sáng tạo
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
Ý tưởng rất hay nhưng chưa có thời gianNgày mai nhé, mai…. mai, và …. mãi mãiTôi không có thời gian để làm hết mọi việcGiá một ngày có 25 tiếngGiá có thêm một ngày để làm việc này thì tốt biết
mấy
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
Bị nhấn chìm trong công việcDường như lúc nào cũng bận bịu với cái gì đóVội vã đến và vội vã rời khỏi cuộc họpNgỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặtHẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ
Biểu hiện của việc quản lý thời gian kém
BUSY DOING
NOTHING
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Làm cuộc sống trở nên dễ dàng hơnGiảm căng thẳng Tăng hiệu quả học tậpTăng niềm vui trong cuộc sốngTăng năng suất của cá nhân và tập thểTăng “thời gian riêng tư” cho bạn dùng
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Lợi ích của việc quản lý thời gian
Trắc nghiệm
Bạn có biết sắp xếp thời gian
Cấu trúc
1. Tổng quan về kỹ năng quản lý thời gian
2. Các phương pháp để quản lý thời gian hiệu quả
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
2. Các phương pháp để quản lý thời gian
Sơ đồ quản lý thời gianNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
Sơ đồ quản lý thời gian
Aware – Nhận biết
Thiết lập mục tiêu: là quy trình xác định nghiêm túc việc đạt được kết quả một cách có giá trị
Aware – Nhận biết
Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên: Cụ thể hóa mục tiêu Diễn đạt rõ ràng, tránh sự mơ hồ Đảm bảo chúng có thể thực hiện được Để chúng công khai
Analyze – Phân tích
Attack – Kẻ cắp thòi gian
Nguyên nhân vật lý Tiếng ồn Thiết bị liên lạc Tiện nghi làm việc Lưu trữ tài liệu
Nguyên nhân tâm lý Sự lo sợ Sự thất vọng Không thích thú Mâu thuẩn cá nhân
Attack – Kẻ cắp thòi gian
1. Thiếu tổ chức kế hoạch
2. Trì hoãn, thiếu quyết đoán
3. Sự xao lãng, chểnh mảng, không tập trung
4. Sự vội vàng, hấp tấp
5. Công việc giấy tờ
6. Không biết nói “KHÔNG”
Assign - Lập trật tự ưu tiên
Mức độ ưu tiên A: Chính B: Hỗ trợ C: Nên có
Phân loại Kiểm soát được/ Chủ động Quan trọng Khẩn trương Giao cho ai khác
Arrange – Lập kế hoạch
2. Các phương pháp để quản lý thời gian
Sơ đồ quản lý thời gianNguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
Mô hình Ma trận quản lý thời gian46
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
Mô hình Ma trận quản lý thời gian47
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
•Khủng hoảng•Các vấn đề cấp bách•Các dự án đến hạn•Công việc tồn đọng
•Làm việc trong C/ lược•Xây dựng quan hệ•Tìm kiếm cơ hội•Lập kế hoạch
•Các việc đột xuất•Thư từ, e-mail•Họp hành•Các vấn đề cấp bách
•Các công việc vô bổ•Điện thoại•Tán gẫu•Hoạt động “giải trí”
48
I II
III
IV
Kết quả:
- Căng thẳng (stress)
- Kiệt sức
- Luôn trong tình trạng khủng hoảng
- Làm việc ngoài phạm vi chức năng
I II
III IVKết quả:
- Tập trung vào ngắn hạn
- Công việc vụn vặt
- Không coi trọng mục tiêu, kế hoạch
- Cảm giác là nạn nhân, thụ động
- Quan hệ hời hợt
52
I II
III IVKết quả:
- Vô trách nhiệm
- Tách rời công việc
- Phụ thuộc vào người khác
54
I II Kết quả:
- Tầm nhìn, triển vọng
- Cân bằng
- Sống có kỷ luật
- Chủ động
- Ít khủng hoảng
III IV
56
I II
III IV
Khẩn cấp Không khẩn cấp
Khôngquantrọng
Quantrọng
Làm ngay
Giao cho người khác
Chỉ làm nếu có thời gian
Làm sau, nhưng kiên quyết
Mô hình Ma trận quản lý thời gian
Việc quan trọng nhất
ở vị trí số một (tổ chức vùng II)
Mô hình Ma trận quản lý thời gian
Lập ưu tiên cho
các việc trong lịch
Lập lịch cho
các việc ưu tiên
Nguyên tắc cơ bản trong quản lý thời gian
Nguyên tắc SMARTNguyên tắc Pareto 80/20Nguyên tắc Parkinson
Nguyên tắc SMART
Nguyên tắc SMART
S-Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu M-Measurable: Đo đếm được A-Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng
của mình R-Realistic: Thực tế, không viển vôngT-Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã
vạch ra.
Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Pareto
Nguyên tắc Parkinson
Rút gọn các nhiệm vụ quan trọng để giảm bớt thời gian làm việc (Quy luật Pareto)
Giảm bớt thời gian làm việc nhằm rút gọn các nhiệm vụ thành quan trọng (Quy luật Parkinson)
Bản câu hỏi số 2
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian
Khái niệm về lập kế hoạchVai trò của việc lập kế hoạchCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
Khái niệm về lập kế hoạch
Lập Kế hoạch: là một lịnh trình chi tiết những việc cần làm để đạt mục tiêu đi kèm với các phương pháp thực hiện
Khái niệm về lập kế hoạch
Khái niệm về lập kế hoạch
Khái niệm về lập kế hoạch
Khái niệm về lập kế hoạch
Nếu không có kế hoạch Chọn những gì trước mắt Làm những việc cấp bách Chịu sự hối thúc của thời gian Chọn theo cảm tính Bị cuốn theo sự cấp bách của người khác
Khái niệm về lập kế hoạch
Muốn phòng nhanh
thì phải
Nhìn xa
Khái niệm về lập kế hoạch
Khái niệm về lập kế hoạch
74
Mục tiêu Mộng mơ+ =
Hành động Qua ngày+ =
Khái niệm về lập kế hoạch
Mục tiêu Hành động Kết quả+ =
Mục tiêu
Hành động
Sống đẹp
+ =
Vai trò của lập kế hoạch
Tư duy có hệ thống trong quản lý thời gian
Phối hợp mọi nguồn lực hữu hiệu Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản
để phối hợp với các thành viên nhóm
Sẵn sàng ứng phó đối với những thay đổi môi trường bên ngoài
Tiết kiệm thời gian: 1 phút lập kế hoạch tiết kiệm 15-20p
Lập kế hoạch
Bước 1: Phân chia mục tiêu thành các nhiệm vụ có thể quản lý được
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch
Bước 2: Xác định mức độ ưu tiên theo thứ tự A, B, C
Lập kế hoạch
Lập kế hoạch
Xếp các nhiệm vụ theo thứ tự phù hợp
Lập kế hoạch
Bước 4: Ước tính thời gian cho mỗi nhiệm vụ có mức độ ưu tiên
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc
Kế hoạch gồm (5 W 2 H): Việc gì cần làm (What)? Tại sao phải làm (Why)? Ai sẽ làm việc gì (Who)? Khi nào làm (When)? Làm ở nơi đâu (Where)? Cách làm như thế nào (How)? Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)
Aware – Nhận biết
Viết tạo ra suy nghĩ
Suy nghĩ tạo ra hình ảnh
Hình ảnh tạo nên cảm nhận
Cảm nhận dẫn đến hành động
Hành động tạo ra kết quả
3. Lập kế hoạch để quản lý thời gian
Khái niệm về lập kế hoạchVai trò của việc lập kế hoạchCông cụ lập kế hoạch để quản lý thời gian hiệu quả
Các công cụ lập kế hoạch
Giấy và bút Công cụ hiện đại
86
Các công cụ
Mẩu bút chìHơn
Trí nhớ tốt
Trí nhớ đậmKhông bằng
Nét mực mờ
Công cụ quản lý thời gian, ghi chép: Paml
Điện thoại di động
Máy vi tính: để bàn, xách tay, bỏ túi...
Phần mềm: Microsoft Outlook
Các phần mềm quản lý thời gian khác: Google Calendar
90
Các công cụ lập kế hoạch
4. Kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả
Khái niệm tổ chức công việc hiệu quảCác phương pháp tổ chức và quản lý công việc hiệu
quả
Khái niệm tổ chức công việc hiệu quả
Nghĩa hẹp: Tổ chức là sắp xếp các công việc được giao
Nghĩa rộng: Tổ chức là quá trình xác định những công việc cần phải làm và phân công cho các cá nhân, đơn vị liên quan tạo ra mối liên hệ ngang dọc trong nội bộ công việc, tổ chức
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc
Kế hoạch gồm (5 W 2 H): Việc gì cần làm (What)? Tại sao phải làm (Why)? Ai sẽ làm việc gì (Who)? Khi nào làm (When)? Làm ở nơi đâu (Where)? Cách làm như thế nào (How)? Cần bao nhiêu tiền để làm (How much money?)
Phương pháp tổ chức và quản lý công việc
Làm gì (What)
Làm để làm gì (Why)
Ai làm? (Who)
Làm khi nào (Where)
Làm ở đâu (When)
Làm như thế nào (How)
Cần bao nhiêu tiền để làm
LOGO
Hanoi, 3/2011
Bản hoàn thiện bản thân