CHỨC NĂNG TỔ CHỨCGv: Hoàng Thị Thùy Dương

duonghtt@ftu.edu.vn

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Chức năng tổ chức là quá trình phân bổ các nguồn lực để thực hiện các mục tiêu và kế hoạch đã đề ra, cụ thể là quá trình xây dựng cơ cấu tổ chức:

Phân chia công việc tổng thể thành các công việc cụ thể Gắn các nhiệm vụ và trách nhiệm với các công việc cụ

thể. Phối hợp các nhiệm vụ khác nhau trong tổ chức. Nhóm các công việc thành các đơn vị. Thiết lập quan hệ giữa các cá nhân, phòng ban. Thiết lập các tuyến quyền hạn chính thức. Phân bổ và triển khai các nguồn lực của tổ chức.

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Cơ cấu tổ chức (organizational structure): là một khuôn khổ chính thức trong đó các công việc được phân chia, tích hợp và điều phối

Sơ đồ tổ chức (organizational chart): là mô hình hóa của cơ cấu tổ chức

CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Thiết kế tổ chức là việc phát triển hay thay đổi tổ chức trong doanh nghiệp.

Thiết kế tổ chức một quá trình bao gồm sáu vấn đề then chốt.

Chuyên môn hóa Phân khâu Tuyến mệnh lệnh Phạm vi kiểm soát Phân quyền Chính thức hóa

KHI NÀO CẦN THIẾT KẾ TỔ CHỨC??

THIẾT KẾ TỔ CHỨC

Chuyên môn hóa (Specialization): Là quá trình nhận diện các công việc cụ thể và phân công các cá nhân hay nhóm đã được huấn luyện để đảm nhận các công việc đó.

mô tả mức độ các nhiệm vụ trong một tổ chức được phân chia thành các công việc riêng biệt

CHUYÊN MÔN HÓA

Ưu điểm

Tối ưu hóa quá trình sản xuất

Tốc độ

Nhược điểm

Nhân viên phải làm việc cật lực

Áp dụng thái quá

PHÂN KHÂU/PHÂN CHIA BỘ PHẬN

Phân khâu (departmentalization) là cơ sở để nhóm các công việc lại với nhau.

PHÂN KHÂU THEO CHỨC NĂNG

Ưu điểm: Chuyên môn hóa sâu về chức

năng Hiệu suất cao Dễ dàng điều phối theo chức

năng Không bị trùng lặp công việc Nhược điểm: Tầm nhìn hạn chế về mục tiêu

chung của tổ chức (Nhà quản lý cấp trung ko có tầm nhìn khái quát tốt)

Giao tiếp trong các lĩnh vực chuyên môn bị hạn chế

PHÂN KHÂU THEO SẢN PHẨM

Ưu điểm: Các nhà quản trị trong mỗi

dòng sản phẩm có thể trở thành các chuyên gia trong ngành do hiểu rất rõ

Cho phép chuyên môn hóa sâu trong các dòng sản phẩm để nắm bặt được nhu cầu và bám sát khách hang

Nhược điểm: Trùng lặp các chức năng Hạn chế trong việc theo đuổi

mục tiêu chung của tổ chức/dn

PHÂN KHÂU THEO KHU VỰC ĐỊA LÝ

Ưu điểm: Giúp hiểu rõ nhu cầu của

khách hàng ở từng khu vực nhất định, nắm bắt được thị hiếu khách

Quản lý các vấn đề trong một khu vực hiệu quả hơn

Nhược điểm: Trùng lặp các chức năng Tầm nhìn hạn chế về mục

tiêu chung của tổ chức

PHÂN KHÂU THEO KHÁCH HÀNG

Ưu điểm: Có thể giải quyết tốt và

đáp ứng các nhu cầu liên quan đến từng đối tượng khách hàng.

Nhược điểm: Trùng lặp chức năng Tầm nhìn hạn chế về

mục tiêu của tổ chức

PHÂN KHÂU THEO QUY TRÌNH SẢN XUẤT

Ưu điểm: Hiệu suất cao trong

việc phối hợp hoạt động

Chuyên môn hóa sâu trong từng khâu

Nhược điểm: Chỉ áp dụng trong

một số doanh nghiệp nhất định

Có sự phụ thuộc chặt chẽ giữa các khâu

TUYẾN MỆNH LỆNH

Đường quyền hạn liên tục nối từ cấp cao nhất xuống cấp thấp nhất ai phải báo cáo cho ai.

Nhân viên phải gặp ai khi gặp khó khăn và phải chịu trách nhiệm trước ai.

TUYẾN MỆNH LỆNH

Quyền hạn: là các quyền lợi được gắn với một vị trí nhất định, được ra quyết định, yêu cầu người khác thực hiện công việc.

Trách nhiệm: là bổn phận phải thực hiện một công việc nào đó mà cấp trên nêu ra.

Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: Mỗi người thường chỉ báo cáo với cấp trên quản lý trực tiếp

PHẠM VI KIỂM SOÁT

Phạm vi kiểm soát là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể quản lý có hiệu quả và hiệu suất.

PHẠM VI KIỂM SOÁT

Phạm vi kiểm soát là bao nhiêu thì hiệu quả?

Các yếu tố ảnh hưởng đến phạm vi kiểm soát:

TẬP TRUNG VÀ PHÂN QUYỀN

Tập trung: mức độ tập trung quyền lực ở cấp quản lý cao nhất

Phân quyền: các nhà quản trị cấp thấp hơn được ra quyết định hoặc tham gia vào quá trình ra quyết định.

Khi nào nên tập trung? Khi nào nên phân quyền?

Tập trung hơn Phân quyền hơn Môi trường ổn định Quản trị viên cấp dưới không

có đủ năng lực và như kinh nghiệm để đưa ra quyết định như những nhà quản trị cấp cao.

Các quyết định quan trọng

Tổ chức đang phải đối mặt với khủng hoãng hay nguy cơ phá sản

Doanh nghiệp có qui mô lớn Hiệu quả triển khai các chiến

lược của công ty phụ thuộc vào việc những nhà quản trị giữ lại quyền quyết đinh về những gì xảy ra.

 

Môi trường phức tạp và bất trắc

Quản trị viên cấp dưới có năng lực và kinh nghiệm trong việc ra các quyết định.

Quản trị viên cấp dưới muốn

có tiếng nói trong các quyết định

Các quyết định tương đối ít quan trọng

Văn hoá doanh nghiệp mở cho phép những nhà quản trị tham gia vào những gì đang diễn ra.

Doanh nghiệp phân tán về mặt địa lý

Hiệu quả triển khai những chiến lược của công ty phụ thuộc vào sự tham gia của các nhà quản trị và sự linh hoạt khi đưa ra quyết định.

CHÍNH THỨC HÓA

Chính thức hóa thể hiện mức độ các công việc trong tổ chức được tiêu chuẩn hóa và người thực hiện phải tuân thủ theo các qui tắc và qui trình.

Cách giải quyết công việc của nhân viên trong tổ chức có mức độ chính thức hoa cao và thấp khác nhau như thế nào?

MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cấu trúc chức năng (functional structure)

Cấu trúc phân bộ: Theo sản phẩm Theo khu vực Theo khách hàng

MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

Cấu trúc ma trận

MÔ HÌNH TỔ CHỨC KIỂU CƠ KHÍ VÀ HỮU CƠ

Cơ khí Hữu cơ Chuyên môn hóa cao Sự phân khâu cứng

nhắc Thống nhất mệnh lệnh

cao Phạm vi kiểm soát

hẹp Tập trung hoá cao Mức độ chính thức hóa

cao

Những nhóm liên chức năng

Những nhóm liên kết giữa nhiều cấp bậc

Luồng thông tin tự do Phạm vi kiểm soát

rộng Phân quyền cao Mức độ chính thức hoá

thấp

CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN THIẾT KẾ TỔ CHỨC Chiến lược

Qui mô tổ chức

Công nghệ

Tính ổn định của môi trường