Mi cambierebbe 25 Minuti? (Un approccio diverso al Time Management)

Mi cambierebbe 25 Minuti?(Un approccio diverso al Time Management)

#BASC Biblioteca Archivio Storico ComunaleMassimo Cardaci 13.06.2016 v7

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Obiettivi:(Ri)Prendere il controllo del prorio Tempo.

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Strategia:Niente Teoria .Costruirci una Cassetta degli Attrezzi per prepararci a gestire i mille casi che la vita ci propone.

con un pizzico dironia per rendere il tema piu leggero3

Messaggio 1:Priorit: un bel concetto,ignoto

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Storia:Il Professore e un Barattolo di Marmellatamolto Speciale

Inserisci: figure di sassi, poi piselli, poi sabbia, poi birra5

Un Professore e un Barattolo di Marmellata molto speciale

Un professore di filosofia, in piedi davanti alla sua classe, prese un grosso vasetto di marmellata vuoto e cominci a riempirlo con dei sassi, di circa 3 cm. di diametro.

Una volta fatto chiese agli studenti se il contenitore fosse pieno ed essi risposero di s.

Allora il Professore tir fuori una scatola piena di piselli, li vers dentro il vasetto e lo scosse delicatamente.Ovviamente i piselli si infilarono nei vuoti lasciati tra i vari sassi.

Ancora una volta il Professore chiese agli studenti se il vasetto fosse pieno ed essi, ancora una volta, dissero di s.

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Allora il Professore tir fuori una scatola piena di sabbia e la vers dentro il vasetto.Ovviamente la sabbia riemp ogni altro spazio vuoto lasciato e copr tutto.

Ancora una volta il Professore chiese agli studenti se il vasetto fosse pieno e questa volta essi risposero di s, senza dubbio alcuno.

Allora il Professore tir fuori, da sotto la scrivania, una lattina di birra e la vers completamente dentro il vasetto, inzuppando la sabbia.

Gli studenti risero.

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"Ora," disse il Professore non appena svanirono le risate, voglio che voi capiate che questo vasetto rappresenta la vostra vita.

I sassi sono le cose importanti - la vostra famiglia, i vostri amici, la vostra salute, i vostri genitori e/o figli - le cose per le quali se tutto il resto fosse perso, la vostra vita sarebbe ancora piena.

I piselli sono le altre cose per voi importanti: come il vostro lavoro, la vostra casa, la vostra auto.

La sabbia tutto il resto...... le piccole cose.

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"Se mettete dentro il vasetto per prima la sabbia," continu il Professore "non ci sarebbe spazio per i piselli e per i sassi. Lo stesso vale per la vostra vita.

Se dedicate tutto il vostro tempo e le vostre energie alle piccole cose, non avrete spazio per le cose che per voi sono importanti. Dedicatevi alle cose che vi rendono felici: giocate con i vostri figli, portate il vostro partner al cinema, passate del tempo con i vostri genitori, uscite con gli amici.

Ci sar sempre tempo per lavorare, pulire la casa, lavare l'auto.Prendetevi cura dei sassi per prima - le cose che veramente contano.Fissate le vostre priorit... il resto solo sabbia.

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Uno studente allora alz la mano e chiese al Professore cosa rappresentasse la birra.

Il Professore sorrise. "Sono contento che me l'abbia chiesto. La birra rappresenta il sorriso.

Era giusto per dimostrarvi che per quanto piena possa essere la vostra vita, c' sempre spazio per un sorriso."

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Riflettiamo:

Cosa significa non avere tempo ?

Certe cose che richiedono pochissimo tempo, danno un grande risultato: non rimandiamole.

Organizzare il proprio tempo richiede metodo.

Cosa significa non avere tempo ?-> Il tempo ce: 24 ore al giorno per tutti. Il problema e come lo utilizziamoE qui entra in gioco la necessita di avere ben chiare le proprie priorita

Certe cose che richiedono pochissimo tempo, danno un grande risultato: non rimandiamole!-> ottimizzare il risultato dellutilizzo del nostro tempo

Organizzare il proprio tempo richiede metodo.-> Bisogna applicarsi. Non viene gratis e senza faticaE soprattutto, non aspettiamoci di non sbagliare mai, abbandonando il tentativo di controllo sul nostro tempo: impariamo dagli errori o dalle nuove complessita che incontriamo. E ricominciamo

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Messaggio 2:Compiere azioni in modo efficacerichiede Informazioni

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Video: Arachidi (con pubblicit)

Arachidi13

Riflettiamo:

Ha agito sulla base delle informazioni che ha pensato di avere: 1) Obiettivo: accettare un gesto gentile nei miei confronti 2) Oggetto: Noccioline in eccesso, donate gratuitamente 3) Tempo a disposizione: nessun vincolo

Il guidatore ha deciso di accettare e mangiare (agire) le noccioline sulla base delle informazioni che lui ha pensato di avere: Obiettivo dellagire: un gesto gentile nei miei confronti -> Avere chiaro lobiettivo ci permette di avere chiara la meta del nostro agire, e il risultato che dobbiamo ottenere

2) Oggetto: Noccioline in eccesso, donate gratuitamente -> Su cosa dobbiamo agire ? E importante capire su cosa concentrare i nostri sforzi per raggiungere lobiettivo. Lui ha ritenuto che loggetto sel suo agire fossero noccioline

3) Tempo a disposizione: nessun vincolo -> Quanto tempo ho? In questo caso non cerano vincoli espliciti (forse uno inplicito: il dover svuotare le mani prima che arrivassero altre noccioline) , ma e sempre bene porsi la domanda. In alcuni casi viene spontaneo (un treno che parte), ma spesso no.

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Messaggio 3:Pensare prima di agire fa risparmiare tempo

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Messaggio 4:A cosa applicare il nostro Time Management ?

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Storia:Il vecchio Arabo

Inserisci: Foto del vecchio, campo secco e arido, marines, campo arato

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Il VECCHIO ARABO

Un vecchio arabo residente a Chicago da pi o meno quarantanni, vuole piantare delle patate nel suo giardino, ma arare la terra diventato un lavoro troppo pesante per la sua veneranda et.

Il suo unico figlio, Ahmed, sta studiando allestero.

Il vecchio manda una e-mail a suo figlio, spiegandogli il problema:

Caro Ahmed, sono molto triste perch non posso piantare patate nel mio giardino questanno, sono troppo vecchio per arare la terra.Se tu fossi qui tutti i miei problemi sarebbero risolti.So che tu dissoderesti la terra e scaveresti per me.Ti voglio bene. Tuo padre.

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Il VECCHIO ARABO

Il giorno dopo il vecchio riceve una e-mail di risposta da suo figlio:

Caro pap, per tutto loro del mondo non toccare la terra del giardino!L dove ho nascosto ci che tu sai... Ti voglio bene anchio.Ahmed.

Alle 4 del mattino seguente, a casa del vecchio arabo arrivano la polizia, gli agenti dell'FBI, della CIA, gli SWAT, i Rangers, i Marines, Stallone, Shwarzenegger ed i massimi esponenti del Pentagono, che rivoltano il giardino cercando antrace, materiale per costruire bombe o qualsiasi altra cosa pericolosa.

Non avendo trovato nulla, se ne vanno con le pive nel sacco....

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Il VECCHIO ARABO

Lo stesso giorno luomo riceve una e-mail da suo figlio:

Caro pap, sicuramente la terra adesso pronta per piantare le patate.

Questo il meglio che ho potuto fare, date le circostanze.

Ti voglio bene.

Ahmed.

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Riflettiamo:

Pensare al modo migliore di fare una cosa prima di cominciarla pu portare un risparmio di tempo

Cercare con ostinazione la soluzione ottimale ipotetica pu non far raggiungere in tempo lobiettivo

Trovare un compromesso, ponendo un limite al periodo di riflessione

Pensare al modo migliore di fare una cosa prima di cominciarla pu portare un risparmio di tempo-> Spesso si tende ad applicare soluzioni standard ai problemi, senza porci troppe domande. Ma sono realmente soluzioni ottimali?Trovare modi alternativi significa in realta fare un esercizio di adattamento della nostra esperienza passata al problema in esame, valorizzando tutte le nostre esperienze pregresse, e non solo quelle solitamente applicabili.

Cercare con ostinazione la soluzione ottimale ipotetica pu non far raggiungere in tempo lobiettivo-> Ce un detto: per fare l80% del lavoro ci vuole il 20% del tempo: il problema e che per fare lultimo 20% ci vuole l80% del tempo, e io aggiungerei, spesso neanche basta.Chiediamoci: fino a che livello di dettaglio o precisione e necessario arrivare? Qui ce un 80% di tempo che poterebbe essere risparmiatoNon sto dicendo che e bene fare le cose in modo approssimativo (da responsabile di un gruppo di lavoro, mi taglierei le gambe da solo) , ma solo che in molte occasioni basta arrivare a un obiettivo gia soddisfacente, e che il tempo/sforzo richiesto per trasformare quel gia soddisfacente in un assolutamente perfetto di solito non e giusificato.

Trovare un compromesso, ponendo un limite al periodo di riflessione-> E una cosa che si raggiunge in modo progressivo e con la pratica (Esperienza ovvero imparando dai propri errori)Di fatto si impara a porsi un limite al tempo di analisi e investigazione di strade alternative

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Riflettiamo:

Si tende ad associare la necessit di applicare tecniche di Gestione del Tempo solo allambito lavorativo.

E questo un problema.

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Riflettiamo:

Ogni nostra attivit, anche quelle che pensiamo distinte tra loro (tipo: lavoro, famiglia e svago), ha in comune luso del nostro tempo.

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Riflettiamo:

Come conseguenza, sono in realt interdipendenti: insistono sulla stessa risorsa, condivisa e limitata.

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Riflettiamo:

Per questo il Time Management, per funzionare, va applicato come una gestione integrata di tutte le nostre attivit, presenti e future.

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Messaggio 5:Comunicare efficacemente necessario per ottimizzare luso del Tempo (e quindi raggiungere lobiettivo)

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Storia:Il messaggio

Inserisci: Foto cieco con cappello vuoto, cappello pieno di soldi,

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Il Messaggio

Un giorno, un uomo non vedente stava seduto sui gradini di una chiesa con un cappello ai suoi piedi ed un cartello con la scritta:

Sono cieco, aiutatemi per favore

Un uomo che passeggiava l vicino si ferm e not che aveva solo pochi centesimi nel suo cappello.Si chin e vers altre monete, poi, senza chiedere il permesso, prese il cartello, lo gir e scrisse unaltra frase.

Quello stesso pomeriggio luomo torn dal non vedente e not che il suo cappello era pieno di monete e banconote.

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Il Messaggio

Il non vedente riconobbe il passo delluomo e gli chiese se fosse stato lui ad aver riscritto il suo cartello, e cosa avesse scritto.

L'altro rispose:Niente che non fosse vero: ho solo riscritto il tuo in maniera diversa, sorrise e and via.

Il non vedente non seppe mai che ora sul suo cartello cera scritto:Oggi primavera...ed io non la posso vedere.

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Riflettiamo:

Comunicare in modo efficace gli elementi importanti necessario per raggiungere lobiettivo.

La comunicazione (social media, email, SMS, etc) sottrae una quota significativa del nostro tempo, e della nostra attenzione, senza che ce ne accorgiamo.

Comunicare agli altri in modo efficace gli elementi importanti e elemento necessario a raggiungere lobiettivo-> Siamo sommersi di informazioni provenienti dai piu vari canali: mail, web, sms, telefonate, giornali, tv. Il nostro cervello tende ad applicare un meccanismo di protezione che scarta tutto quanto non viene giudicato vitale o interessante.Catturare lattenzione di chi collabora con noi al raggiungimento di un obiettivo (o allesecuzione di una attivita), e difficile.Spendere del tempo per essere chiari sul cosa si comunica, sul perche (ovvero cosa si vuole ottenere), sul quando ci serve avere un riscontro, e su a chi e diretto il messaggio (to vs. cc pensa alle mail mandate a spaglio), e fondamentale.Spesso molti ritengono che basti mandare una mail perche la comunciazione sia effettivamernte arrivata al nostro interlocutore. Ma non e cosi: potrebbe non arrivare, finire nello SPAM, essere cancellata piu o meno volontariamente, non essere letta con attenzione o no semplicemente no nessere chairo cosa vogliamo.

La comunicazione (social media, email, SMS, etc) sottraggono una quota significativa del nostro tempo, e della nostra attenzione, senza che ce ne accorgiamo-> Ce un esercizio che faccio fare durante i corsi di TM: chiedo a tutti di contare le mail che ricevonop nei vari account di posta, e di dividerle in categorie, secondo il livello di interazioene necessario: da buttare, solo da leggere, ma non azioni, da leggere e rispondere.Chiedo quindi di assegnare una durata media a ciascuna di queste attivita, e poi di calcolare il tempo complessivo speso.Due osserfgazioni: intanto spessissimo sottostimano il tempo necessario per la gestione media; secondo non considerano il tempo di cambio di contesto: a seguito di una interruzione, riprendere quello che si stava facendo non e gratis in termini di tempo.E questo solo per le mail senza considerare sistemi di Messaggistica.Provate a casa: ci saranno delle sorprese.

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Messaggio 6:Lo Strumento ottimale per gestire il tuo tempo il tuo.

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Video: Strumenti Moderni (con pubblicit)

Arachidi32

Riflettiamo:

Lefficacia si raggiunge solo attraverso la tecnologia ?

Non esiste lo strumento perfetto per gestire le proprie attivit, n per tutte le occasioni, n per tutte le persone.

Ognuno sperimenti e scelga i propri.

Lefficacia si raggiunge solo attraverso la tecnologia ?-> Nel libro ce un interessante confronto tra diverse soluzioni tecnologiche e non, fornendo alcune indicazioni sulle caratteristiche che dovrebbe avere lo strumento che ci supporta nella gestione del tempo.Vorrei solo sottolineare il fatto che e uno strumento, mentre noto spesso che diviene lobiettivo

Non esiste lo strumento perfetto per gestire le proprie attivit, n per tutte le occasioni, n per tutte le persone-> Importante! Non cerchiamo di armonizzare e razionalizzare dove non serve: ad ogni necessita il suo strumento. Ad esempio, se per gestire gli impegni di famiglia ci va benissimo il calendario sel nostro telefonino, condiviso tra marito e moglie, sul lavoro potremmo trovarci a nostro agio con il classico foglio di carta.

Ognuno sperimenti e adotti il (o i) propri-> E non abbia paura di cambiare nel tempo: le esigenze cambiano!

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Conclusione:Le tante W del Time Management

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Il Time Management che viene insegnato si basa su 3 W:Who Chi deve fare una cosaWhat Cosa deve essere fattoWhen Quando deve essere fatto

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Credo che in realt ci sia una quarta W, che la pi importante.

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Qualcuno si chiesto Why (Perch) dovremmo gestire meglio il nostro Tempo?

Questa la W mancante.

Nel tentativo di gestire al meglio il nostro tempo, avremo periodi in cui tutto sembra sotto controllo, alternati a periodi in cui il tempo sembra sfuggire via e che il controllo sia perso.

SE non abbiamo un motivo profondo per cercare di riprenderne il controllo, ma e solo perche ci piace che tutto sia ben organizzato, o, peggio ci piace far vedere agli altri quanto siamo bravi ad organizzarci allora alle prime difficolta ci arrernderemo.

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importante chiederci perch vogliamo fare un migliore uso di questa preziosa risorsa.

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La risposta soggettiva e deve riguardare i nostri obiettivi come persona (non solo come lavoratore).

Il TM deve essere uno strumento per raggiungerli, e non il fine del nostro agire.

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Riassumendo i nostri Strumenti

Definire bene le nostre priorit.

Aver chiaro la meta del nostro agire, per chi, e entro quando.

Pensare (almeno un po) prima di agire al modo migliore di fare le cose

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Applichiamo la gestione del nostro tempo a tutto il nostro tempo.

Comunichiamo in modo efficace cosa vogliamo ottenere e da chi.

Teniamo sotto controllo il tempo speso a comunicare e limpatto delle relative interruzioni.

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Scegliamoci i nostri strumenti (tecnologici o meno) per aiutarci nel controllo delle nostre scadenze, senza aver paura di cambiarli.

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Ma sopratutto

Decidiamo bene il Motivo per cui vogliamo gestire in modo migliore il nsotro tempo.

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GRAZIE!

Il ricavato della vendita delle mie pubblicazioni interamente devoluto a un progetto di Sostegno a Distanza di bambini di tutto il mondo: Campioni del Mondo (www.edc-consulting.org)

Pubblicazioni: www.lulu.com/spotlight/maxcardaci, www.americastarbooks.net, www.amazon.com, www.edc-consulting.org: Time Management: Mi Cambierebbe 25 Minuti? [Anche in Inglese, cartaceo e per Kindle] Metodi di Governance Etici La Terza Strada: Una storia di Principi, Maestri e Cappellai Storia della Scienza: Macchie sul Sole? Che fai, scherzi? [14 volumetti in formato Epub]

Per i piu curiosi:- Profilo LinkedIn: Massimo Cardaci [Inglese]

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Mi cambierebbe 25 Minuti? (Un approccio diverso al Time Management)

Presentations & Public Speaking

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