Proyectos audiovisuales y multimedia

Metodología de gestión

Máster Internacional de Comunicación y EducaciónUniversidad Autónoma de Barcelona

Definición de proyecto La producción de proyectos editoriales, AV y multimedia

comparte características esenciales con cualquier proyecto industrial.

Todos ellos son operaciones discontinuas y complejas, donde participan equipos técnicos variados, con riesgos elevados y que persiguen la consecución de objetivos óptimos lo que hace que puedan gestionarse eficaz y adecuadamente mediante la adaptación de una metodología completa y coherente.

Casi siempre las decisiones estarán limitadas por unos condicionantes: plazo, coste y calidad.

Proyecto

"Es la operación de ingeniería que nos lleva a conseguir un objetivo a través de una modificación de la realidad exterior, que se lleva a cabo mediante unas acciones humanas seleccionadas y ordenadas previamente, atendiendo a la confianza en el logro, la seguridad de los participantes y la economía en la utilización de los recursos".

Jaime Blasco

Proyecto

Un proyecto es una operación de envergadura y complejidad notables, de carácter no repetitivo, que se acomete para realizar una obra de importancia.

Proyectos editoriales, AV y multimedia

Se trata de operaciones complejas y discontinuas, fruto de un proyecto.

Casi todas las empresas y organismos están más preparados para dominar la gestión de las actividades continuas y de rutina que para dirigir proyectos especiales y complejos.

Características de los proyectos:

Se caracterizan por su entidad, tamaño y alcance.

Son actividades discontinuas.

Donde intervienen recursos muy diversos (a coordinar).

Con especialistas de campos muy variados.

En tiempos escalonados y variables.

Con constantes cambios e irreversibilidad en las decisiones.

Con probables influencias externas.

Con fuerte riesgo.

Conclusión:

Los proyectos implican un gran esfuerzo de planificación y coordinación.

Dimensiones del proyecto

1. Dimensión técnica.2. Dimensión humana.3. Dimensión gestión.

Dimensión técnica

Es necesario aplicar los conocimientos específicos de cada área de trabajo, cumpliendo con una forma de trabajar y unos requisitos (el "know how") que cada profesión impone.

Dimensión humana

Existe un entramado de relaciones personales, con intereses contrapuestos en ocasiones, con diferentes puntos de vista.

Todos pueden aportar algo al proyecto. Conseguir aportaciones positivas, convergentes y coordinadas es una tarea difícil.

Dimensión gestión

Como cualquier otra actividad empresarial, se puede gestionar bien o mal y de ello depende en gran medida el éxito o fracaso.

La variable gestión está relacionada con la planificación, información, control, coordinación, toma de decisiones y cumplimiento de objetivos.

Dimensiones del proyecto

Tipos de proyectos

Proyectos externos. Proyectos internos.

(figura del “cliente”)

Proyectos externos

La figura del cliente aparece nítidamente. Pensemos en un cliente que encarga a una productora la realización de un programa de vídeo.

Proyectos internos

Aquellos en los que una empresa u organismo desea ejecutar la obra para sí misma, encargando su dirección y ejecución a personas o departamentos de la propia entidad.

La figura del cliente no es nítida.

Triple objetivo del proyecto

Resultado

Coste Plazo

Posibilidades de maximización de objetivos

El cuarto objetivo

Algunos autores introducen un cuarto elemento de gran interés: la satisfacción del usuario.

Un proyecto que cumpla las especificaciones, se realice en

tiempo y dentro del presupuesto pero que no deje satisfecho al cliente no cumple sus objetivos.

La satisfacción del cliente suele considerarse ahora como una

estrategia general de muchas empresas (sobre todo de las de servicios) y elemento clave para la valoración del éxito de los proyectos que emprendan.

Planificación del proyecto

Planificar es armonizar dos tipos de elementos muy diferentes entre sí:

la planificación de los proyectos debe estar afectada de un notable grado de agilidad y dinamismo.

Casi siempre, la realidad no coincide exactamente con lo previsto, por lo que es necesario ir haciendo ajustes periódicos.

La planificación es una herramienta para la gestión y la toma de decisiones, no para imaginar en un primer momento una evolución que posteriormente el tiempo se encargará de demostrar que estaba equivocada.

Procesos básicos de planificación de proyectos

Condiciones de gestión de los proyectos

1. Atención suficiente.

2. Jefe de proyecto.

3. Equipo suficiente y

cualificado.

4. Empleo de técnicas de

gestión.

Diversidad de cometidos del jefe de proyecto

RESOLUCION DE INCIDENCIAS

CONCRECION DE LOS OBJETIVOS

RELACIONES CON EL CLIENTE

CONTROL DE RESULTADOS JEFE DE

PROYECTO

PREPARACION Y ORGANIZACION

CONTROL DEL EQUIPO

POLIVALENTE

CENTRO DE RELACIONES DIVERSAS

IMPULSION Y TOMA DE DECISIONES

Funciones del cliente

1. Fijar objetivos.2. Decidir el inicio.3. Seguir su evolución.4. Modificar los límites.5. Recibir y aprobar la obra.6. Cumplir las obligaciones financieras.

Características de la oferta

Captar bien el interés y la necesidad del cliente. Ofrecer lo que el cliente pide y orientarle. Hacer una oferta clara, atractiva, bien

presentada y completa. Dedicar el tiempo y el cuidado para garantizar

su calidad. Sintonizar con el interés, la terminología y la

mentalidad del cliente. Destacar nuestras ventajas y los aspectos

positivos. Aportar elementos para enriquecer la oferta.

(ES UN ELEMENTO CONTRACTUAL)

Etapas del proyecto

1. Fase de planificación.1.1 Fase de iniciación.1.2 La calidad

2. Fase de ejecución.2.1 Fase de control.

3. Fase de entrega o puesta en marcha.

1. Fase de planificación

Se trata de establecer cómo el equipo de trabajo deberá satisfacer las restricciones de prestaciones, planificación temporal y coste.

Una planificación detallada da

consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas.

1.1 Subfase de iniciación

Definición de los objetivos del proyecto y de los recursos necesarios para su ejecución.

Una gran parte del éxito o el fracaso del mismo se fragua en estas fases preparatorias.

Actividades en la iniciación

Definición de los objetivos. Establecimiento de los plazos. Establecimiento del coste general. Elaboración de la oferta. Adjudicación del contrato.

Actividades en la planificación

Concreción del proyecto con posible renegociación de objetivos.

Desglose de necesidades humanas y materiales. Establecimiento de la lista de actividades (plan de

trabajo) con su orden por fechas y duración. Evaluación con precisión del coste. Realización de las gestiones de contratación,

obtención de permisos, organización de equipos de trabajo, consecución de todos los recursos.

1. 2 La calidad: habrá que responder

¿Qué resultados concretos deben evaluarse? ¿Quién se encargará de hacerlo? ¿Sabe qué debe

medir? ¿Quién es el responsable de la calidad? ¿Cuándo se controlará la calidad? ¿En procesos

intermedios o al final? ¿Qué grado de tolerancia es aceptable? ¿Qué procedimiento se aplica cuando la calidad es

inferior al nivel aceptable? ¿Qué medidas o procedimientos pueden

implantarse para garantizar la buena calidad en todas las fases?

2. Fase de ejecución

Representa el conjunto de tareas y actividades que suponen la realización propiamente dicha del proyecto, la ejecución de la obra de que se trate.

Responde, ante todo, a las características técnicas específicas de cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma adecuada para desarrollar la obra.

Cada tipo de proyecto responde en este punto a su tecnología propia, que suele ser bien conocida por los técnicos en la materia.

2.1 Subfase de control

Monitorización del trabajo realizado analizando cómo el progreso difiere de lo planificado e iniciando las acciones correctivas que sean necesarias.

Incluye también el liderazgo, proporcionando directrices a los recursos humanos, subordinados (incluso subcontratados) para que hagan su trabajo de forma efectiva y a tiempo.

Actividades en la ejecución

Control y seguimiento de la aplicación del plan de trabajo.

Gestión del personal y de los recursos materiales.

Resolución de problemas y contingencias.

Replanificación (si procede).

3. Fase de entrega o puesta en marcha

Todo proyecto está destinado a finalizarse en un plazo predeterminado, culminando en la entrega de la obra al cliente o la puesta en marcha del sistema desarrollado, comprobando su funcionamiento y su respuesta a las especificaciones en su momento aprobadas.

Es muy importante no sólo por representar la culminación de la operación sino por las dificultades que suele presentar en la práctica, alargándose excesivamente y provocando retrasos y costes imprevistos.

Actividades en la entrega

Cumplimiento de los objetivos del proyecto.

Cumplimiento de los plazos. Adaptación al presupuesto. Valoración del grado de satisfacción

del cliente. Cierre de las operaciones

financieras. Balance final del proyecto.

Periodos generales de duración de los proyectos

Técnicas de planificación y programación La planificación se ocupa de estructurar las

tareas a realizar dentro del proyecto, definiendo la duración y el orden de ejecución de las mismas.

La programación trata de ordenar las actividades de forma que se puedan identificar las relaciones temporales lógicas entre ellas, determinando el calendario en que debe realizarse cada una.

La programación consiste por lo tanto en fijar, de modo aproximado, los instantes de inicio y terminación de cada actividad. Algunas actividades pueden tener holgura y otras son las actividades críticas (fijas en el tiempo).

Técnicas de programación. Pasos

Establecer los tiempos de cada actividad. Analizar los costes del proyecto y ajustar las

holguras (proyecto de coste mínimo). Construir un diagrama de tiempos (instantes

de comienzo y holgura de las actividades).

Técnicas de programación. Resultados

Conocer actividades críticas y determinar la necesidad de recursos.

Disponer de un diagrama de tiempos.

Relaciones secuenciales y precedentes

Es lógico que las distintas actividades de un proyecto no se realicen ni de forma sucesiva ni de forma simultánea.

Se trata de enlazarlas en el orden más conveniente posible para lograr la combinación óptima de costes y plazos, obteniendo una lista de precedencias entre actividades.

Tipos de precedencias

Técnicas (p.ej. El guión antes que la planificación de la grabación).

Procedimentales: determinadas por la política y procedimientos de la organización (p.ej. El plan general de la obra antes que el diseño detallado)

Impuestas:– por los recursos (p.ej. Vacaciones del personal).– por la administración (p.ej. El estudio de impacto ambiental antes que la ejecución de la obra).

– por el contexto: climatología, otros proyectos...

Necesidades para la programación

Estimación de duración de las actividades.

Recursos.

Plazos y costes.

Estimación de duración de las actividades

La duración depende de:

Los recursos asignados a la actividad.

La capacidad (productividad) de dichos recursos.

La información histórica:

proyectos anteriores similares. bases de datos comerciales. conocimientos y experiencia del

equipo de proyecto.

Los recursos

La definición y asignación de recursos implica prever tres elementos: qué tipo de recursos se van a usar; en qué cantidad; durante cuánto tiempo.

El coste de su aplicación es el producto: naturaleza del recurso x cantidad x tiempo.

La calidad de las estimaciones depende directamente de la capacidad y experiencia del jefe de proyecto.

Costes y plazos

El coste de la unidad de recurso, a partir de la identificación y ordenación de las tareas, es fácil de conocer. Y el coste total de proyecto será la suma del coste de todas las actividades.

Respecto a los plazos: si calculamos el plazo de realización de cada actividad según los recursos empleados y establecemos el encadenamiento lógico de la actividades, el plazo total del proyecto resultará del camino más largo que definan las actividades y las relaciones establecidas (el camino crítico en el gráfico PERT).

Herramientas de programación.Diagramas de Gantt

El gráfico de Gantt es la forma habitual de presentar el plan de ejecución de un proyecto, recogiendo en las filas la relación de actividades a realizar y en las columnas la escala de tiempos que estamos manejando, mientras la duración y situación en el tiempo de cada actividad se representa mediante una línea dibujada en el lugar correspondiente.

Diagramas de Gantt

Herramientas de programación.Técnicas o diagramas PERT

Determinar las actividades necesarias y cuando lo son. Buscar el plazo mínimo de ejecución del proyecto. Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto. Identificar las actividades críticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la

ejecución supone un retraso del proyecto completo. Identificar el camino crítico, que es el formado por la secuencia de

actividades críticas del proyecto. Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no críticas, es

decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalización) sin que el proyecto se vea retrasado por ello.

Si se está fuera de tiempo durante la ejecución del proyecto, señala las actividades que hay que forzar.

Nos da un proyecto de coste mínimo.

Diagramas Pert

Muchas gracias por

su atención.José Martínez Abadía