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Área Coordinadora de Archivos: Septiembre 2014. Mesa de trabajo PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA ARCHIVÍSTICA Dirección General de Servicios Generales
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Área Coordinadora de Archivos:
Septiembre 2014.
Mesa de trabajo
PRINCIPIOS Y CONCEPTOS BÁSICOS DE LA
ARCHIVÍSTICA
Dirección General de Servicios Generales
IV BASES TEÓRICAS DE LA ARCHIVÍSTICA
Mtra. Alma Leticia Gómez Gómez
Mtro. Gustavo Villanueva Bazán
• Conceptos fundamentales
• Identificación y organización de archivos y documentos
• Valoración, transferencias y disposición documental
Temas
Documentos
Organización Servicio
VÍNCULOS
Archivo
Es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su
forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una
persona o institución pública o privada en el transcurso de su
gestión, conservados, respetando aquel orden (original), para servir
como testimonio e información para la persona o institución que los
produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia.
(Antonia Heredia)
Organizar y poner en servicio la documentación
administrativa en apoyo a la toma de decisiones.
Asegurar la transferencia de archivos de uso
esporádico.
Aplicar principios y técnicas de valoración, selección
y baja de documentos.
Clasificar y mantener organizada la documentación
en sus diferentes etapas.
Funciones de
los archivos
La Vinculación Archivística
Agrupación por asuntos = VINCULACIÓN
Clasificación por series = VINCULACIÓN
Documentos
Principio de Procedencia
El ciclo vital de los
documentos
• Cada edad da lugar a diferentes categorías de archivos.
• Se plantea como una necesidad ante el creciente volumen de la documentación.
• Está en relación con la idea de que los documentos no son algo muerto o inactivo, sino que cumplen un proceso de desarrollo (nacen, crecen, decrecen y mueren o se conservan de manera permanente).
• 3 o 4 edades, o etapas que se corresponden con los documentos activos, semiactivos y no activos y con los valores primario y secundaria
• PRIMERA ETAPA O EDAD Circulación y tramitación en busca de
respuesta o solución del asunto para el cual fue creado el documento (archivo de gestión, valor primario)
• SEGUNDA ETAPA O EDAD Una vez solucionado el asunto, el
documento va perdiendo vigencia y es guardado precaucionalmente con consultas menos frecuentes (archivo intermedio, valor primario preferente, valor secundario en desarrollo)
• TERCERA ETAPA O EDAD Pierde el valor de gestión, se consulta
con fines culturales (archivo histórico, guarda permanente, valor secundario)
Ciclo vital de los
documentos
ARCHIVO EDAD VALOR DURACIÓN LOCAL Etapa
prearchivística
Gestión o
De oficina
Primera Primario 5 años Oficina o dependencia
productora
Archivo
Administrativo
Etapa
archivística
Intermedio Segunda I Primario
II. Primario y
secundario
10/30 años
30/50 años
Archivo Central de
la institución
Histórico Tercera Secundario permanente Archivo Histórico
De la institución
Archivo
Histórico
Principio de procedencia
y orden original
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Los documentos deben conservarse inviolablemente dentro del fondo documental al que naturalmente pertenecen.
RESPETO AL ORDEN ORIGINAL
La ordenación interna de un fondo documental debe mantenerse con la estructura que tuvo durante su servicio activo.
Agrupaciones
Documentales
De conformidad con el Principio de procedencia y orden
original, los documentos, de forma natural, se agrupan
en:
a) Fondo
b) Secciones
c) Series
d) Subseries
e) Unidad documental compuesta (expediente)
f) Unidad documental simple (documento singular o suelto)
Documento de archivo
Es el testimonio material de un hecho o acto, producido
o recibido por una persona o institución en el ejercicio de
su actividad y elaborado de acuerdo con determinadas
características de tipo material y formal. El documento
de archivo encuentra pleno sentido en tanto ocupa un
lugar determinado dentro del conjunto.
VALORACIÓN
¿Qué es la valoración?
Es la parte del tratamiento archivístico consistente en
analizar y determinar los valores primarios y secundarios
de las series documentales y fijar los plazos de
transferencia, acceso y conservación o eliminación total
o parcial, en función de sus valores.
¿Cómo se hace la valoración?
Debido a la delicadeza de este procedimiento
archivístico, su realización debe encargarse a una
comisión multidisciplinaria que vigile desde diferentes
perspectivas los criterios que se aplicarán.
La valoración necesariamente requiere del conocimiento
preciso de la historia de la institución, de su estructura
orgánica y funcional así como de las series y tipología
documental que la dependencia maneja.
¿Para qué se hace la valoración?
“La valoración de documentos permite determinar los
plazos de guarda o vigencias de los documentos dentro
del Sistema, así como determinar su disposición
documental”. (Ley de Archivos del Distrito Federal, Art. 32)
Es decir, a partir de los valores de los documentos se
fijan los plazos de transferencia, acceso y conservación
o eliminación total o parcial de cada serie documental.
¿Cuándo se hace la valoración?
En el archivo de concentración es cuando se realiza
este proceso, a partir del calendario de vigencia
establecido en el archivo de trámite.
El proceso de valoración en el archivo histórico
solamente atiende el acceso a la información contenida
en los documentos. Puede llevarse a cabo la valoración
en materiales que no provengan de transferencia.
¿A quién compete el coordinar la valoración?
Al Área Coordinadora de Archivos, en tanto que es el
ente creado “para desarrollar criterios en materia de
organización, administración y conservación de
archivos; elaborar en coordinación con las unidades
administrativas los instrumentos de control
archivístico; coordinar los procedimientos de
valoración y destino final de la documentación.
(Ley Federal de Archivos <DOF 23-01-2012>, Artículo 4)
I. Valor Primario. Aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución, puede ser de carácter administrativo, contable, fiscal, jurídico, etc.
Valor administrativo. Es aquél que posee un documento para la administración de origen o aquella que le sucede, como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable. Es aquél que tienen los documentos que pueden servir de explicación o justificación de operaciones encaminadas al control presupuestario.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
Valor fiscal. Aquél que tienen los documentos que pueden servir de testimonio del cumplimiento de obligaciones tributarias.
Valor jurídico. Aquél del que se derivan derechos u obligaciones legales regulados por el derecho común.
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
II. Valor Secundario. Aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, informativo
Valor histórico. Aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia. Valor informativo. Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva. (valor primario y valor secundario).
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
II. Valor Secundario. Aquél que obedece a otras motivaciones que no son la propia finalidad del documento, tales como el valor histórico, informativo
Valor histórico. Aquél que posee el documento como fuente primaria para la historia. Valor informativo. Aquél que sirve de referencia para la elaboración o reconstrucción de cualquier actividad de la administración, y que también puede ser testimonio de la memoria colectiva. (valor primario y valor secundario).
VALORES DE LOS DOCUMENTOS
SELECCIÓN
¿Qué es la selección?
Se trata de la operación intelectual y material de
localización de las fracciones de serie que se han
de conservar o eliminar, en virtud de los plazos
establecidos en el proceso de valoración.
SELECCIÓN
¿Cómo se hace la selección?
Identificando las fracciones de series a conservar o eliminar, a partir del calendario de vigencia.
En las series a eliminar se puede utilizar la técnica de muestreo y conservar una porción.
Sistemático
Selectivo o cualitativo
Aleatorio
Toma las muestras al azar.
Cualquiera de los elementos
pueden ser igualmente
representativos.
(Heredia, 1991)
Busca homogeneidad en la serie
y elimina periódicamente:
•Conservando un año, un mes, o
bien
•Conservando expedientes de
una letra, cuando estos se
encuentran ordenados
alfabéticamente, así también,
•Conserva numéricamente un
expediente de cada tanto
eliminado.
Trata de conservar los documentos
más importantes o significativos. Tiene
el peligro del subjetivismo
BAJA DOCUMENTAL
O DEPURACIÓN
¿Qué es la Baja Documental?
Es la “eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos”.
(Ley Federal de Archivos, Artículo 4)
¿Cómo se hace la depuración
A partir de la certeza de que los documentos en cuestión no tienen ni tendrán valores secundarios, se realiza un catálogo de disposición documental en el que quedará registro del material destruido. Para la eliminación de documentos, se prevé la elaboración de un acta de baja documental que contendrá la justificación de la depuración.
BAJA DOCUMENTAL
O
DEPURACIÓN
¿Para qué se hace la depuración?
Su finalidad básica es que el archivo conserve únicamente los documentos con algún valor secundario.
OTROS CONCEPTOS RELACIONADOS CON LA DEPURACIÓN
Eliminación. Destrucción física de unidades o series documentales que hayan perdido su valor administrativo, probatorio, constitutivo, o extintivo de derechos, y que no hayan desarrollado ni se prevea que desarrollen valores históricos. Esta destrucción se debe realizar por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los documentos.
Expurgo. Revisión al interior de expedientes con la finalidad de seleccionar el material útil, desechando copias múltiples, duplicados, entre otros. Esta función se realiza en el archivo de trámite.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
¿A qué se denomina Catálogo de Disposición Documental?
Al “registro general y sistemático que establece los valores documentales, los plazos de conservación, la vigencia documental, la clasificación de reserva o confidencialidad y el destino final”.
(Ley Federal de Archivos, Artículo 4)
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
¿Cuál es el objetivo del Catálogo de Disposición Documental?
Unificar los criterios en toda la institución sobre la valoración documental, los tiempos de retención en los archivos de trámite y en el archivo de concentración para una mejor circulación de los documentos a nivel institucional, y ser un instrumento de control de acceso a la información contenida en los documentos.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN
DOCUMENTAL
El catálogo de disposición documental deberá contener información sobre las series que contengan información clasificada como reservada o confidencial, así como de los periodos de reserva para su desclasificación, con apego a lo establecido por la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL FONDO: UNIVERSIDAD NACIONAL AUTÓNOMA DE MÉXICO
DESGLOSE DE ABREVIATURAS
Código
de
Clasif.
Niveles Valor
doc.
Plazos
Conserv.
Disposición
documental
Clasificación
de la
información
Observa
ciones
SECCIÓN A L F/C AT AC M B AH P C R
1S DOCENCIA
SERIE SUBSERIE
1S.13 Actas de calificaciones X 8 18 X X
5C RECURSOS FINANCIEROS
SERIE SUBSERIE
5C.6 Registro y control de pólizas de egresos
X X X 5 5 X X X
