1 

 

MentorPack

2 

 

MentorshipKeywords: (support, project, continuation post academy, mentor relationship)

OverviewMentorship  is  a  key  part  of  the  wider  3EP  experience  (post  Summer  School).  All  3EP 

delegates have the opportunity to access mentoring support to complete their professional 

challenge  and  personal  goal  in  order  to  become  3EP  fellows,  and  in  turn, will  have  the 

opportunity to experience the mentoring exchange as the mentor for the next cohort of 3EP 

delegates.   

It  is  this mentoring  exchange  that moves  3EP  from  a  ‘summer  school’  experience  to  a 

European network with possibilities to address the Oslo Agenda and allows the delegate to 

extend  their network across Europe and embrace  the  full achievements and position of a 

successful 3EP fellow.   

The 3EP mentoring programme aims to:  

Provide support  for delegates as they return  to their home  institution and provide 

encouragement needed to complete 3EP to Fellowship  

Provide  opportunities  for  Peer  Review  to  ensure  the  development  of 

robust/reviewed  post 3EP materials 

To support 3EP practice and pedagogy within curriculum development and change 

post summer school (new work‐forms/practice) 

Support the development of a culture of reflective practice and  improvement with 

3EP 

Widen the 3EP network for future project working (towards the Oslo Agenda) 

 

Support  for  the 3EP participants continued work  is essential  for  their progress  in  the post 

academy process.  In order to change behaviour towards using new teaching techniques and 

to create the necessary courage to use them,  it  is  important to  link up with skilled/trained 

professional entrepreneurship teacher as mentors acting as support and critical friend.   It is 

important  to  demonstrate  and  implementation/internalisation  of  new  entrepreneurial 

teaching skills from the 3EP summer academy to help the delegate with the implementation 

of new entrepreneurial work‐forms back in a home institution. 

PedagogyThe pedagogy engaged relates to: 

Peer review 

Supported learning journey 

Personal and professional development 

 

3 

 

LearningObjectivesEach  3EP  participant  will  work  with  his  or  her  own  entrepreneurial  educational 

task/challenge during the 3EP week.  After the 3EP summer school each participant will have 

the  opportunity  to  link  up  with  a  practiced  mentor.  This  mentor  will  help  the  further 

development and implementation of the individual educational task. 

The participant will experience mentorship as a  leaning  tool and will  (on a concrete  level) 

receive help with: 

Subject matters due to entrepreneurship teaching development 

3EP practice back in the class room  

Progress and delivery to reach 3EP Fellow 

Possible engagement in future projects within 3EP network 

 

LearningOutcome: Mentorship as a learning tool 

Implementation of entrepreneurial educational skills 

Help overcome educational challenge and keep focused 

 

Supportingmaterial 

The following materials are provided in support of 3EP mentoring process: 

3EP Mentoring Process ..................................................................................................... 4 

Establishing the mentoring relationship ........................................................................... 4 

Frameworks for mentoring process ................................................................................. 6 

Why be a Mentor? ............................................................................................................ 8 

The 3EP mentor process ................................................................................................... 8 

An Ethical Framework for Mentoring Practice ................................................................. 9 

Common Questions: 3EP mentoring ................................................................................ 9 

Tips for mentoring .......................................................................................................... 10 

References ...................................................................................................................... 12 

4 

 

3EPMentoringProcess

A mentor is a “guide on the side” rather than a “sage on the stage” (Zachary 2000)

 

There are several definitions for the meaning of ‘mentoring’ and how it can be distinguished 

from other activities such as coaching or counseling.   

For the purposes of the online 3EP process, a Mentor is described as someone to share ideas 

with,  someone who will  listen  to  your  teaching/development  problems  and  issues,  help 

wherever possible and be a critical friend to your 3EP fellowship completion process.   Your 

3EP mentor will be able to peer review 3EP materials and share their professional expertise/ 

knowledge as they are likely to be either:  

 

An experienced entrepreneurship educator working within the EC  

A  graduate  of  a  recent  enterprise  or  entrepreneurship  staff  development 

programme, such as IMEET (Denmark) or IEEP (UK) 

A member of the 3EP Strategic Panel – see www.3ep.eu  

 

The mentee is the 3EP delegate who has completed the summer school and is engaging with 

the mentoring relationship to assist with a specific goal (to complete their 3EP materials to 

become a 3EP Fellow) and potentially to explore wider 3EP ambitions within the wider 3EP 

network (such as highlighted within Oslo Agenda). 

 

Overall  it  can be useful  to  think of  the whole mentoring process  in  four phases  (Zachary, 

2000): 

 

i.  Preparation:  Explore motivation,  assess mentoring  skills,  clarify  expectations  and  roles, 

determine viability of specific relationship. 

ii. Negotiating: Agree on  goals,  content  and process of  relationship, determine details  of 

meetings, responsibilities, criteria for success, accountability and conclusion of relationship. 

iii. Enabling: Implement learning, nurture professional growth, offer feedback. 

iv. Closure: Evaluate, acknowledge and celebrate achievements; conclude relationship term 

and talk about transitions that will occur. 

EstablishingthementoringrelationshipIt  is  important  to  set  the  rules  for  the  relationship during your  first meeting  so  that both parties understand from the outset the expectations of the other.  Both parties will need to set out the subjects which can be covered and those which cannot.  Discussing and agreeing contact availability and  the  frequency and method(s) of contact  is 

another  important  element  in  establishing  the mentoring  relationship. How  regularly  you 

want to schedule the contact  (approximately once a month) and by what method? Setting 

5 

 

these expectations will ensure a better working relationship  in developing  the  interactions 

required to fulfill clear needs. 

5pointstoagreewithinamentoringexchange:

Consider methods of communication between you both – how and where?  

Agree the frequency of sessions / or regular times for online updates? 

Agree the topics and areas of expertise you would like to discuss? 

Consider  and  agree  what  do  you  want  and  absolutely  do  not  want  from  this 

relationship/exchange and why. 

Think about what you mean by a confidential relationship and agree the boundaries  

Taken from Wendy Parvin (2009) Top Tips

 

The notion of a  learning partnership or  learning‐centred paradigm enables the  focus to be 

on  the mentee  rather  than  the  teaching of  specific  skills or procedures.  It also allows  the 

mentee  to  take  ownership  of  their  learning, with  both mentor  and mentee  sharing  and 

agreeing responsibility and accountability for achieving agreed learning goals. Furthermore it 

ties in with what is known about adult learning with Knowles (1980) pointing out that adults 

are increase their learning by being involved in the diagnosis, planning, implementation and 

evaluation of their own learning. Thus it is imperative that the role of the mentee is one of 

an active partner as opposed to a passive receiver and that the mentor facilitates  learning.  

This approach also states the following values as key: 

Patience:    A  mentor  should  be  patient  and  willing  to  devote  adequate  time  to  their 

mentoring  responsibilities.  Time  requirements  need  to  be  defined  and  agreed  by  both 

mentor and mentee.  

Support:   A mentor should support the needs of the mentee and encourage them to face 

challenges  and  overcome  difficulties.  This  is  critical  to  the  success  of  the  mentoring 

relationship and to the successful development of the mentee. 

Respect: A mentor  should  show  respect  for  the mentee’s well‐being. Everyone,  including 

the mentor, has certain  imperfections and vulnerabilities. The mentor and mentee  should 

learn  how  to  accept  these  flaws  and  the mentor  could  help  the mentee  explore  these 

vulnerabilities  and  imperfections.  A  mentor  must  also  recognise  differences  in  values, 

interests and opinions and do so without passing judgement. 

6 

 

Amentorwill 

Listen to you and be impartial  

Provide support, friendship and be a 

guide  

Maintain confidentiality  

Discuss ideas with you  

Help  you  to  clarify  your  own  aims, 

goals and objectives 

Encourage  you  with  your  job  and 

personal/ professional development 

Inspire confidence    

 

Amentorwillnot 

Judge you  

Intervene  between  you  and 

your line manager  

Offer  feedback  in  a  negative 

manner   

Act  as  your  therapist  or 

counselor  

Provide  solutions  to  your 

problems  or  resolve  your 

conflicts 

Identify your goals 

Teach you everything 

 

 

Frameworksformentoringprocess To support  the  information on managing the mentoring process, the  following (1)GROWmodelcan be used to develop a practical approach to the mentoring session. The model will help  the  mentor  prepare  for  the  session,  and  will  provide  a  useful  structure  to  the discussion. A number of questions have been provided at each stage of the model, however they are suggested questions only, and  it  is  important to adapt  them  to your own style to ensure an effective mentoring  session. Each mentoring  session  should work  through each part of  the GROW process. The GROW mentoring model will help  the mentee  to  identify career goals, and options to move towards their goal, and – importantly – to discuss what to change to allow this to occur. 

GoalsSet goals, write them down and establish what person wants out of the session: 

What do you want to achieve out of this mentoring session/relationship? 

What  are  the  goals  you  want  to  achieve?  (Make  sure  the  goals  are  SMART,  ie. 

Specific,  Measurable, Action‐oriented, Realistic, Time‐limited) 

What do you hope to achieve through this goal? 

What would make this goal even more meaningful for you? 

Which of your values do you need to consider when setting this goal? 

On a scale from 1 (lowest) to 10 (highest) how committed are you to this goal? 

What are the expectations of others? 

Whoelseneedstoknowaboutyourgoal?(home institution;colleagues;network;other 3EP delegates). Mentors may invite self‐assessment to find out what ishappening,when developments happen,what effect this has, and other factors.Hereareexamplesofwhattoask:

7 

 

What is the context of the current situation? Tell me what is happening with regard 

to this goal at the moment. 

Tell me some more about that … 

What has stopped you from reaching this goal in the past? 

Do you know anyone who has achieved that goal? 

What can you learn from them? 

OptionsHelp the mentee identify how they can move towards the goal, and what has worked in the 

past by exploring ‘options’. Here are some questions: 

What could you do as a first step? 

What else could you do? 

What would happen if you did nothing? 

What has worked for you in the past? 

How could you do more of what works for you? 

Who can support you in making this change? 

How could you redesign your work environment to support implementing this goal? 

What could you change or eliminate in your environment that is holding you back? 

What are the costs and benefits of this goal? 

Wrap‐UpIdentify specific steps and any obstacles; then write an Action Plan: 

Where does this goal fit in with your personal priorities at the moment? 

What obstacles do you expect to meet? How will you overcome them? 

What steps do you need to take to achieve this? 

What are you going to do? 

How can I help you in moving forward? 

(2)FiveCsModelThis session model is best conducted face‐to‐face with a whiteboard and at least two pens. 

You can create a very interactive session where a lot of ideas are discussed which will inspire 

the mentee and help drive them to complete the tasks before the next session. The method 

focuses on the following: 

Challenges 

What are the major Challenges to make this venture a success? 

Choices 

What Choices or options are you considering at this time? 

Consequences 

What are the positive and negative Consequences for each Choice you have? 

Creative Solutions 

Can you generate a discussion which provides a Creative solution? 

Conclusions 

The Conclusions should be a list of tasks/dates with which you end the session. 

8 

 

WhyBeaMentor?Whilst there are many similarities between the counseling and mentoring process, there are 

also distinct differences.  A mentor is primarily concerned with a more practical agenda such 

as assisting the mentee with setting goals, actioning plans and navigating barriers that exist 

in  their  immediate  environment.  Effective  mentors  have  the  ability  to  assess  when  to 

approach  this  discussion with  the mentee,  and  the  ability  to  do  so  in  a manner  that  is 

respectful, sensitive and empathic. 

Each  individual mentee will have their own  ideas about how to achieve their objective and 

thus the type of help they require. You must ensure that you prepare as much as possible 

before  your  first meeting. Remember  you  are  there  to  help  the mentee  to  achieve  their 

objectives in whatever way is appropriate to them. This may not necessarily be your way. Be 

prepared to be flexible in your approach. 

 

MentorObjectives&BenefitsEach mentor will have their own objectives and these may include:  

Mentoring as a valuable personal and professional development strategy. 

Developing leadership and mentoring skills 

An opportunity to contribute and a sense of satisfaction 

Extending your networks 

Raising profile 

Gaining recognition for your skills and expertise 

A broader perspective on entrepreneurial education 

 

Benefits to the mentor include opportunities to: 

Be stimulated by a challenging relationship 

Reflect upon one’s own management styles and interpersonal skills 

Improve organisational skills and reputation 

Develop skills, knowledge and attitudes  

Develop own reflective practice 

 

The3EPmentorprocess1. During the 3EP week each participant will describe the challenge he/she would  like 

to get help with after the 3EP week. 

2. A mentor will be assigned during the 3EP week (Goal: good match!) 

3. No  later  than 2 weeks  after 3EP  the participant  should  take  email  contact  to  the 

mentor and describe the challenge that needs to be worked on. 

4. The 3EP participants are responsible for the process and also responsible of taking 

contact. 

5. The mentors  are  responsible of  giving  feedback  and discussing  relevant  theory or 

practical actions due to the challenge.  

6. The mentor can get help and advice from the 3EP delivery team. 

9 

 

 

3EPActionPlanSheetList of times and date which contact  is made between Mentor and Mentee. The outcomes 

and objectives to be completed before the next meeting must be stated. 

Date & Time  Tasks  to  be  completed  before  next  meeting 

(Measurable Results) 

Date  and  Time  of 

Next meeting 

AnEthicalFrameworkforMentoringPractice  The Mentor's role  is to respond to the Mentee's developmental needs.   It  is not to 

impose his or her own agenda. 

Mentors  must  work  within  the  current  agreement  with  the  Mentee  about 

confidentiality. 

The Mentor will  not  intrude  into  areas  the Mentee wishes  to  keep  private  until 

invited to do so. However, he or she should help the Mentee recognise how other 

issues may relate to these areas. 

Mentor  and Mentee  should  aim  to  be  open  and  truthful  with  each  other,  and 

themselves, about the relationship. 

The mentoring relationship must not be exploitative in any way, nor must it be open 

to misinterpretation by others. 

Mentors  need  to  be  aware  of  the  limits  of  their  competence  and  operate within 

these limits. 

The Mentee must accept increasing responsibility for managing the relationship; the 

Mentor should empower them to do so and must generally promote the Mentee's 

autonomy. 

Mentor  and  Mentee  share  responsibility  for  the  smooth  winding  down  of  the 

relationship when it has achieved its purpose; they must avoid creating dependency 

Either party may dissolve the relationship. However, both mentor and mentee have 

a responsibility for discussing the matter together, as part of mutual learning. 

CommonQuestions:3EPmentoring

Howmuchtimeisinvolvedinbeinga3EPMentor?The frequency and  length of meetings should be agreed between you and your mentee(s). 

Most  people will  find  that  emails  /phone  calls  once  a month  are  about  right  for  formal 

progress check up and sometimes some queries or ideas come up in between. 

10 

 

WhatmakesagoodMentor?A  good mentor  has  a  commitment  to work with mentees  and  help  them  determine  and 

achieve  goals. They  show  a willingness and ability  to  share  knowledge and wisdom. They 

have adaptability, since a good mentor recognizes that different people have different needs 

and strengths.  

Isitpossibletobeamentorandamenteesimultaneously?Yes. The best mentors are those who can  look critically at themselves, are good at building 

networks, and can use the help of other people. 

Shouldthementoringrelationshipbeledbythementee?Yes – but be  flexible. Some aspects  should be  ‘mentee‐led’ but don’t  forget  that  it  is  the 

mentor’s role to help the mentee explore new ideas and new possibilities. 

Whatifwejustdon’testablishagoodrelationship?If  for  any  reason  you,  either  as  mentee  or  mentor,  are  not  happy  with  the  way  the 

relationship  is  developing  you  should  either  talk  about  the  problems  and  try  to  get  the 

relationship back on track or else bring it to an end and find a different pairing. It is perfectly 

acceptable  to  admit  that  this mentor/mentee  is  not  right  for  you  and  contact  the  3EP 

delivery team directly. 

TipsformentoringMentoringTip1 Long‐distance mentoring communication often gets accomplished  in  ‘sound bites’: a quick 

email, a fax, or very short conversation. At other points, longer conversations or exchanges 

take place. Knowing which to use and when is advantageous. It is also important to monitor 

communication that takes place. Do you:  

Actively listen? 

From time to time check assumptions about what is going on? 

Share thoughts and feelings authentically? 

Maintain sensitivity about your mentee’s personal and learning needs? 

Discuss accountability and follow up regularly? 

Reflect on the learning taking place? 

Focus on your mentee’s learning goals?  

MentoringTip2Establishing  a  meaningful  human  connection  and  building  the  relationship  are  the 

foundation for building effective  long distance mentoring partnerships. Here are some tips 

for success:  

1. Be sensitive to the day‐to‐day needs of your mentee. 

2. Identify and use multiple venues for communication. 

3. Set a regular contact schedule but be flexible. 

4. Check frequently on the effectiveness of communication. 

5. Make sure that communication results in meaningful learning. 

6. Share information and resources  

11 

 

 

MentoringTip3The heart of the mentoring relationship is the learning that takes place during the course of 

the relationship. Keeping a journal or log is one way to add depth to your learning.  

Set  aside  time  regularly  to  write  about  your  experiences.  As  you  describe  your 

learning, consider what happened and what was really going on. 

Don’t get caught up  in detail. Capture a brief description and note some specifics; 

enough so that when you review this later on, you will be able to recall this learning 

experience clearly.  

Note your  feelings at  the  time. That  is,  ‘how were you  reacting and  feeling at  the 

time?’ 

Remember that whatever  it  is that you experience or that stimulates your thinking 

will  help  you  better  understand  your  own  behaviour.  Note  these  mental 

machinations  along  with  frustrations,  learning  points,  curiosities,  and  ‘magic 

moments’. 

If you get stuck, write anything – even  if it is that you have no thoughts. Reflect on 

why this is so at this particular time. You may find that all you needed was a starting 

point and the rest will follow.  

MentoringTip4 Some mentoring partnerships  end with  successful  completion of  learning  goals.  Some do 

not,  for a variety of  reasons. Even unproductive or unsatisfactory mentoring  relationships 

can benefit  from having a good closure experience. The key  to  successful closure  is being 

prepared with an ‘exit strategy’. A good ‘exit strategy’ has five components:  

A learning conclusion (processing the learning that went on in the relationship while 

working toward achievement of learning goals). 

A process for integrating what was learned (a conversation focusing on how to apply 

the learning and taking it to the next level). 

A  meaningful  way  of  celebrating  success  (collaboratively  planning  a  mutually 

satisfying  way  to  celebrate  successful  achievement  of  goals,  or  a  particular 

accomplishment). 

A  conversation  focusing  on  redefining  the  relationship  (talking  about  how  the 

relationship  is  to  continue,  whether  it  moves  from  professional  mentoring 

relationship to colleague, friendship, or ceases to exist at all). 

Moving  on  (letting  go  by  both  partners  and  identifying ways  to  keep  in  touch,  if 

appropriate and/or mutually desired).  

MentoringTip5 Mentors  and  mentees  who  are  proactive  and  continuously  work  at  evaluating  their 

relationship are more  likely  to  stay on course and achieve  their  learning goals  than  those 

who do not. A  specifically  focused  evaluation  conversation  ensures mutual  accountability 

and  keeps  a  mentoring  relationship  focused  and  growing.  The  evaluation  conversation 

should  become  an  established  part  of  the  mentoring  relationship.  It  can  be  a  simple 

12 

 

conversation that answers the question “how are we doing?” or  it can be a more  in‐depth 

conversation  in which partners assess (a) the relationship, (b) the  learning process, and (c) 

measuring progress in achieving goals. The mentor/mentee evaluation will also provide help 

in this area. 

MentoringTip6 The  likelihood of mentoring satisfaction and success  is  increased when mentoring partners 

have  a  firm  understanding  of  the  mentee’s  learning  needs.  Make  sure  you  and  your 

mentoring partner(s) understand, define and agree  to  the  learning goals of  the mentoring 

relationship. Establish objective measures to track success. Discuss learning styles. Failure to 

agree  on  learning  and  business  goals  and  how  to  achieve  them  is  a  frequent  cause  of 

mentoring relationship derailment. 

MentoringTip7 Mentoring requires careful preparation of the mentoring partners. When self‐preparation is 

ignored,  the  results  are  often  dissatisfaction  with  the  outcome  or  derailment  of  the 

relationship. To start your relationship well, you will want to:  

Reflect on your purpose; 

Be clear about your own goals and objectives; 

Consider what it is you are willing to contribute to the relationship; 

Be willing candidly to share your needs, expectations and limits; 

Identify the characteristics you are looking for in a mentor or protégé; 

Gauge interest and compatibility; 

Work continuously at establishing, building and maintaining a relationship. 

 

ReferencesZachary L. The Mentor’s Guide. San Francisco: Jossey‐Bass, 2000  

Clutterbuck, (2004) Everyone Needs a Mentor 

Carr, Mentors Peer Resources retrieved at http://www.peer.ca/mentor.html, September 22, 

2005. 

Rose  GL,  Rukstalis  MR,  Schuckit  MA.  Informal  mentoring  between  faculty  and  medical 

students. Acad Med 80:344‐348, 2005. 

British Medical Association. Exploring Mentoring. Board of Medical Education, 2004. 

http://www.vet.utk.edu/enhancement/pdf/MENTORING_tips.pdf 

NCGE (2009) Flying Start Manual NCGE 

Yale (2009) Yale College Mentoring Manual  

 

 

13 

 

Adapted from Clutterbuck (2004) Everyone Needs a Mentor p113 

Clarify and elucidate

Challenge assumptions

Stimulate analysis

Draw on own experience

Build motivation Agree options Agree actions Agree milestones

Summarise

Outline agenda for next meeting

Make contact post 3EP

Gain consensus on the purpose of the meeting

Explore the issues from the mentee’s perspective