MEDIOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN INTERNA

MEDIOS Y HERRAMIENTAS DE COMUNICACIN INTERNA

Cmo lo explic el clienteCmo lo entendi el jefe de proyectoCmo lo diseo el ingenieroCmo lo planificaronCmo lo describi el consultorCmo se documentCmo lo llevo a cabo produccinCmo se le vendi al clienteCmo recibi soporte el equipoLo que realmente el cliente queraComunicacin internaMayo 20032LA SITUACION COMUNICACIONAL Medios para la Comunicacin InternaCanales descendentes:Memoranda colectivos y circularesCarteleras InformativasRevistas y peridicos institucionalesNormas y Reglamentos de actuacin, permanentes y eventualesReuniones formales de direccin,ComitsMensajera electrnica, correos masivos,Pginas Web, portales, Intranet

Canales ascendentes y mixtos: Buzones de sugerenciasAudienciasCorreos electrnicosAsambleas de trabajadoresForos, presenciales y sobre la WebCursos de capacitacin TorneosFiestas, celebraciones y conmemoraciones

Herramientas de C.IExisten mltiples opciones y soportes a la hora de utilizar herramientas de C.I

Soporte escrito (impreso): boletines, memoria institucional, informativos para carteleras, diarios murales, memos, buzn de comunicacin.

Soporte web: intranet, informativos online, newsletters, correo de sugerencias.

Contacto directo: Reuniones (desayunos, almuerzos de trabajo), exposiciones segmentadas (por departamentos o unidades), talleres grupales.Comunicacin formal e informalPublicaciones en tabln de anuncios.Comunicaciones personales a los trabajadores.Libros, videos, manuales...Web oficial.Los jefes. Cafetera.Tertulias en el bar.Participacin en eventos sociales.Blogs.Los amigos.Oficial.Controlada.Elaborada.Responde a la estructura de poder. Rpida.Consecuencia de las relaciones personales.Incontrolada.Desestructurada, fragmentada. 6TABLONES DE ANUNCIOSTextos breves, claros, sencillos, sin ambigedades.Respetar las zonas asignadas.Gestin visual: cdigos de colores para diferenciar las diferentes informaciones.Gestin activa, eliminando innecesarios.Atencin a la obsolescencia de las publicaciones.Ubicacin en lugar de paso obligado.Reproducir en varios lugares si es preciso, con la misma disposicin.Tabln cerradoComunicaciones oficiales de la direccinComunicaciones oficiales del rea de Recursos HumanosPublicacin de promociones internasInformacin sobre aspectos de prevencin, seguridad y salud laboralPersonal cualificado en primeros auxiliosActuacin en caso de accidentesConvocatorias de reuniones institucionales (asambleas...)Tabln de libre expresinInformacin con objetivo y normas para publicacinRefleja la sociedad en que la empresa vive.Comunicacin internaMayo 200367DefinicinEs una reunin formal entre el mando, del nivel que sea, y las personas que dependen jerrquicamente de l en el siguiente o siguientes escalones jerrquicos segn la estructura de la organizacin. Se entiende, pues, por reunin de colaboradores la forma de trabajo en equipo en la que el mando rene a su equipo para tratar cualquier cuestin que le afecte a l/ella o a sus colaboradores.Se celebra una vez al mes, con un orden del da preestablecido y tiene una duracin aproximada entre 1 y 2 horas segn niveles.REUNIONES DE COLABORADORESCalendario y seguimiento de asistencia.Acta con seguimiento de compromisos.Autoevaluacin de la reunin.Auditora externa.Objetivos1.Servir de espacio para la informacin tanto ascendente como descendente y en el que tenga cabida todo el colectivo.2.Garantizar que se conocen y se persiguen los objetivos de cada rea o departamento y tambin los objetivos empresariales de la empresa.3.Coordinar las acciones necesarias para conseguir los objetivos y el correcto desempeo de las tareas.4.Formar y entrenar a los colaboradores.5.Fomentar el intercambio de informacin y conocimientos entre los miembros del equipo.6.Sensibilizar sobre aspectos de seguridad, medio ambiente y calidad (sistema integrado de gestin).7.Facilitar la comprensin de las decisiones del mando.8.Crear el espacio para que cada colaborador pueda exponer sus ideas.9.Dar oportunidad al mando para conocer a los colaboradores ms de cerca.

Comunicacin internaMayo 200378Para quConseguir un contacto directo en mismo tiempo y mismo lugar con el colectivo.Motivar de primera mano.Proporcionar informacin idntica para todos al mismo tiempo.Proyectar imagen y crear cultura de empresa.Sensibilizar sobre pocos mensajes pero muy importantes.Oir a posibles lderes informales.REUNIONES INFORMATIVASxito de la reunin = prepararla, prepararla y prepararla.Entrenar previamente la habilidad comunicadora: oratoria, lenguaje no verbal.Asegurar el hardware: lugar (disposicin de medios), sistema audiovisual, accesos y control...Crear expectativa y asignar importancia.Lenguaje sencillo sin acrnimos.Refuerzo con comunicacin visual: pocas palabras, grficos e informacin directa (sin posibilidad de interpretaciones subjetivas).Convocatoria con suficiente antelacin divulgada en tabln y asegurando que ha sido recibida (alternativa de comunicacin personal).No entrar nunca en discusiones personales y valorar siempre las preguntas.Llevar datos concretos, mostrados en forma absoluta o relativa, segn convenga al objetivo.Conseguir siempre retroinformacin para mejorar la prxima vez.10 elementos clave en una reunin informativaComunicacin internaMayo 200389La formacin de acogidaEn las organizaciones slo tenemos una primera ocasin para causar la primera impresin: es el momento de la acogida.El proceso de la acogida debe estar explicitado, con las responsabilidades bien delimitadas.Documentos gua:Gua de acogidaPlan de acogida individualEl objetivo de la formacin de acogida es doble:Socializar a la persona para incorporarla en las pautas culturales de la organizacin.Garantizar que recibe la cualificacin adecuada para llevar a cabo su trabajo de forma satisfactoria en el menor plazo de tiempo.Mezcla de formacin informacin.Requiere un constante ejercicio de empata: ponerse en el lugar del otro (de qu necesitara saber cuando llego a un nuevo trabajo).Debe contemplar tambin los cambios de puestos de trabajo.Comunicacin internaMayo 2003910

La formacin de acogida: la guaPresentacin general de la entidad: visin-misin, valores, clientes, productos, organizacin.Aspectos sociolaborales: calendario, normas bsicas.Plan de formacin de acogida segn puesto.Aseguramiento de la calidad: poltica de calidad, referenciales, documentacin...Prevencin: mapa de riesgos, riesgos del puesto, medidas preventivas, plan de emergencia.Gestin medioambiental: normas bsicas, gestin de residuos en el puesto.Normas referidas al uso de los sistemas de informacin y comunicacin: normas bsicas.Plano-gua del centro de trabajo.Informaciones adicionales: quin es quin, telfonos...Comunicacin internaMayo 20031011La formacin de acogida: el plan personal

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Equipo de redaccinCoordinacin de contenidosPresencia de personal directivoMezcla de aspectos formales-informalesContenido grficoMaquetacin externalizadaAtencin a la difusin (a quin llega)Favorece identidad corporativaLA REVISTA INTERNAPortada: mensaje.Editorial.Noticias de marketing.Noticias de personal y organizacin.Prevencin.Monogrfico.Noticias varias.Rincn de OOL.Los residuos y la gestin medioambiental.Nuevas tecnologas.Mejora continua.Colaboracin.Entrevista (personaje).Receta.ndice ejemploEsfuerzo y tolerancia a la frustracinComunicacin internaMayo 20031213Favorece de forma natural la comunicacin.Ayuda a tensar los flujos.Ayuda a detectar antes las anomalas y actuar ms rpido. Se adelanta a los acontecimiento.Ligada en gran parte a la implantacin de 5S.Favorece la creatividad ante el problema.Hace fcil lo difcil.Ligada a tcnicas avanzadas de gestin: JIT, DBR, mejora continua...GESTIN VISUAL / CARTELSTICALa identificacin macro: empresa, departamentos, personas, puestos, reas. Horizontal/vertical. Lay-outs.La identificacin micro: ubicacin (dnde estn las cosas).Los controles visuales anti-error.Valores misin visin. Despliegue de objetivos. Poltica de calidad.Los documentos en puesto de trabajo (despliegue en panel).Las mejoras documentadas.El txoko: personas, objetivos, indicadores, flujos, servicios/productos, clientes, relaciones cliente-proveedor, mejoras.La prevencin: riesgos, actuacin en caso de accidente, plan de emergencia, personal cualificado en primeros auxilios.El medio ambiente: tratamiento de residuos.Dos lugares crticos: la entrada de personal y recepcin.10 elementos clave en la gestin visualComunicacin internaMayo 20031314MBWA: Managing By Wandering Around?Las cosas pasan ah fuera, quiz deberas darte una vuelta.Pasa tiempo observando y hablando, observando y hablando. Aprovecha para escuchar.

Pregunta, pregunta, pregunta.Se accesible; no hace falta que la montaa se mueva hacia ti.Sita tu lugar de trabajo en una zona accesible y de trnsito.De vez en cuando: Cierre antes de entrar, por favor. No hay problema, siempre que lo hagamos con educacin.Comunicacin internaMayo 20031415Medio de comunicacin que requiere una gestin activa.Base de la creacin de comunidades tanto virtuales como reales.Soporte de una gran cantidad de datos e informacin en la empresa actual.Software para generar comprensin global y extraer conocimiento de las transacciones.Medio ideal para una comunicacin:En la que existan distancias fsicas relevantes.En la que varias partes a la vez deban estar informadas.En la que los destinatarios sean muchos.En la que se disponga por detrs de una intranet notificaciones.En la que dispongamos de software pull que permita recibir slo aquello a lo que el usuario se suscribe.CORREO ELECTRNICO

Comunicacin internaMayo 20031516Supone una migracin cultural importante para usar las TICs de forma natural, lo cual requiere una alfabetizacin digital completa. Intranets

Espacio digital de intercambio de informaciones, entre quienes tienen preguntas y quienes tienen respuestas.Supera las barreras geogrficas, las distancias fsicas.Permite anlisis inmediatos del nivel de uso de la informacin albergada.Actualizacin permanente de contenidos: acceso siempre a la ltima versin.La tecnologa permite impulsar el just-in-time frente al just-in-case, el pull frente al push. RSS.Espacio de comunicacinComunicacin internaMayo 200316