1

Southern Baptist Disaster Relief 

Mass Feeding

1

2013

Mass Feeding

Mass Feeding Staff Structure

I id C d SIncident Command System  

2

Mass FeedingOrganizational Chart of SBDR Mass Feeding

State Director

Incident Commander

3

Operations

Chief Cook/Food Prep

Equipment/Maintenance

Inventory/Warehouse

Food Delivery Coordinator

Sanitation/Wash Unit

Unit Director(s)

2

Mass Feeding

Incident Commander(White Hat)

• May be on scene or at a command location if there are multiple unitsa e u t p e u ts

• Has the responsibility of coordinating all disaster operations

4

Mass Feeding

Unit Director(Blue Hat)

• Supervises feeding unit operations from set up th h t dthrough tear down

• Assigns all crew chief positions

• Coordinates with ARC/TSA Kitchen Coordinator

5

Mass Feeding

Chief/Lead Cook(Yellow Crew Chief Hat)

• Supervises food schedule and production

D t i d d i t l• Determines need and assigns support personnel

• Keep Blue Hat informed of personnel needs

• Coordinates with Food Delivery Coordinator

• Assigns Assistant Lead Cook as needed

6

3

Mass Feeding

Assistant Lead Cook(Yellow Hat)

• Performs duties as assigned by Lead Cook 

• Same responsibilities as Lead Cook

7

Mass Feeding

Inventory/Warehouse Coordinator(Yellow Crew Chief Hat)

• Maintains food and supply inventory

• Organization of all suppliesg pp

• Schedules thawing

• Processes paperwork (invoices, pack lists, etc.)

• Assists with food orders

8

Mass Feeding

Food Delivery Coordinator:(Yellow Crew Chief Hat)

• Coordinates with ARC/TSA Kitchen Coordinator & Serving Line CoordinatorServing Line Coordinator   

• Coordinates with Blue Hat, Lead Cook, Drink Coordinator & Wash Unit Coordinator

• Supervises Loading of Vehicles and Food to Serving Line 

• Maintains daily meal counts for Blue Hat  

9

4

Mass Feeding

Drink Coordinator:(Yellow Hat)

• Prepares all drinks for operation as requested

• Maintains Ice inventoryMaintains Ice inventory 

• Maintains snacks, ice, and drinks for all volunteers

• Keeps area neat and clean 

10

Mass Feeding

Serving Line Coordinator:(Yellow Hat)

• Trains and supervises servers (face to face contact)

• Ensures servers follow Health and Safety guidelines

• Supervises any distribution materials and supplies distributed being passed out in the serving line. 

11

Mass Feeding

Sanitation/Wash Area Coordinator:

(Yellow Crew Chief Hat)

• Provides initial and daily Cambro inventory to the Blue Hatthe Blue Hat

• Maintains and documents chlorine levels in rinse water 

• Ensure sanitation and neatness of the area, including wash trailer

12

5

Mass Feeding          

Administration Coordinator:(Yellow Hat)

• Maintains sign in/out logs 

• Maintains medical information files

• Gathers data for daily reports

13

Mass Feeding

Maintenance Coordinator:(Yellow Hat)

• Repairs equipment as needed 

• Keeps up with routine maintenance such as oil• Keeps up with routine maintenance such as oil changes, fuel needs, etc.

• Maintains spare parts inventory

• Does routine checks and documents refer temps and fuel

• Performs daily safety inspections

14

Mass Feeding

Site Selection:• Sufficient space• Location• Traffic Flow• Parking lot surface• Serving line area• Housing facility• Security

15

6

Generator

16

Shower/Laundry Units

17

Reefer Unit

18

7

Support Unit

19

Mass Feeding

Unit Equipment:(Equipment for Meals Per Day Classification)

Type I (D) 30 000 meals 4 6 30 gal pieces of cookingType I (D) 30,000 meals, 4‐6 30 gal. pieces of cooking equipment, 6 convection ovens or equivalent, 40 people

Type II (C) 20,000 meals, 3‐4 30 gal. pieces of cooking equipment, 4 convection ovens or equivalent, 30 people

Type III (B) 10,000 meals, 2 30 gal. pieces of cooking equipment, 2 convection ovens or equivalent, 20 people

Type IV (A) 5,000 meals, 1 Tilt skillet or Convection oven, stove burners, and cookers, 15 people

20

Inventory/Trailer 

21

8

Inventory/Tent 

22

Inventory/Garage 

23

Fork Lift on trailerFork Lift on trailer

24

9

Kitchen trailer

25

Kitchen tent

26

Sanitation/Hand Sink

27

10

Sanitation/Hand Sink

28

Can Opener

29

Tilt Skillet

30

11

Tilt Skillet

31

Tilt Skillet

32

Steam Kettle

33

12

Steam Kettle

34

Convection Ovens

35

Convection Ovens

36

13

Hand Tools

37

Mass Feeding

Health and Safety:Health and Safety:

Accident PreventionAccident Prevention•• IInjury Preventionnjury Prevention

38

IInjury Preventionnjury Prevention

•• Fire PreventionFire Prevention

•• Burn PreventionBurn Prevention

•• Cut PreventionCut Prevention

Mass Feeding

Health and Safety:

Reference Materials:

Safe Food Handling Procedures on Disaster Relief Operations, ARC 3068‐30A, August 2005

ARC Disaster Kitchen Training, ARC 3068‐30A, February 2005

39

14

Mass Feeding

Health and Safety:

Reference Materials:

ServSafe Manager, 6th Edition, 2012, National Restaurant AssociationRestaurant Association

U.S. Department of Health and Human Services, Public Health Services, Food Code, 2005   www.cfsan.fda.gov

40

Mass Feeding

Health and Safety:

Reference Materials:

Southern Baptist Disaster Relief Feeding l 20 0Manual August 2010. 

This is based on over 25 years of field experience cooking for the American Red cross and The Salvation Army during local and national disasters.

41

Mass Feeding

Health and Safety:

Potential Hazards to Food

1. Biological hazards ‐ ”germs”/toxins

2 Ch i l h d h i l2. Chemicals hazards ‐ chemicals

3. Physical hazards ‐ dirt, hair, staples, glass, fingernails, etc.

42

15

Mass Feeding

Health and Safety:

How Foods become unsafe

1. Food from unsafe sources

2 N k d d l2. Not cooked adequately

3. Holding food at improper temperature

4. Contaminated equipment

5. Poor personal hygiene

6. Working while ill

43

Mass Feeding

Health and Safety:

What microorganisms “Germs” need to grow  Food

H 4 6 t 7 5 pH range 4.6 to 7.5

Temperature ‐ 41 to 135 degrees   (The Danger Zone)

Oxygen – Some like it some do not

Moisture 

44

Mass Feeding

Health and Safety:

Components of a good hygiene program 

Personnel cleanlinesse so e c ea ess

Clean and proper work attire

Remove aprons when leaving food prep areas

45

16

Mass Feeding

Health and Safety:Components of a good hygiene program (cont.) 

Hygienic Hand practices

dHand Hygiene

How to wash your hands

When to wash your hands

Hand Maintenance

46

Mass Feeding

Health and Safety:

Components of a good hygiene program (cont.) Hygienic Hand practices (cont.)

Use of GlovesUse of Gloves

1. Disposable gloves must never replace hand washing

2. Wash hands before putting on gloves

3. Gloves will be worn when handling food

4. Gloves are single use

47

Mass Feeding

Health and Safety:Components of a good hygiene program (cont.) 

Food handlers must not smoke, chew gum or tobacco, eat or drink when doing food prep, serving food, or in wash areas to clean equipment.  Take breaks in designated areas

Because we work outside in hot areas, drinking from closed containers or water bottles is permitted in food prep areas.  When drinking, step back from food area and set drink containers on non food surfaces on a level below where food is being processed

48

17

Mass Feeding

Health and Safety:Physical barrier for preventing food contamination

Designate specific areas for each food type  l d i i ll f d f b f d Clean and sanitize all food surfaces before and 

after use Food prep areas should not be used for raw 

and cooked food at the same time

49

Mass Feeding

Health and Safety:Food Service thermometers 

Thermometers guidelines:

S i l Store in clean cases

Calibrate regularly (document)

Do not allow stem to touch container when reading a temperature

50

Mass Feeding

Health and Safety:Food Inventory We can not accept food that is home grown, home 

processed, or cooked for public distribution.  All our food comes from commercial vendors!our food comes from commercial vendors! 

Food and supplies are usually paid for by the American Red Cross or The Salvation Army.  We need to be good Stewards of their money.

Most of our food items are pre‐processed and  pre‐cooked.  We heat to the right temperature and serve.

51

18

Mass Feeding

Health and Safety:Food Storage All items inventoried when received and stored in 

orderly manor.  Grouped together in food types as possible green beans in vegetable section etcas possible, green beans in vegetable section, etc.

No items may be stored on ground or deck of trailers.  Place all items on pallets and protect from weather or sun light.

52

Mass Feeding

Health and Safety:Food Storage Refrigerator Storage 39 to 41 degreesFreezer Storage 0 to 18 degreesDry Storage 50 to 70 degrees if possibleDry Storage 50 to 70 degrees if possible

Refrigerators and freezer must have the temperatures monitored and recorded on a regular basis

Practice First in, first out (FIFO) if possible

Storage areas must be kept clean, dry, and orderly

53

Mass Feeding

Food Preparation:

Acceptable cooking temperatures for our operation:

The TBC Feeding Unit Standard Practice is that all foods (except eggs) will be cooked to 175 degrees before they areeggs) will be cooked to 175 degrees before they are transferred to a Cambro.  

Eggs will be cooked to 150 ‐ 155 degrees.  Cooking above this temperature will produce rubbery, non palatable food.

All cooking will be done using the thermometer!

54

19

CAMBRO

55

Mass Feeding

Food Preparation:Ready to eat food can be served or held for up to 4 hoursunder the following  conditions

F d t t i 41 d l 135 d Food temperature is 41 degrees or lower, or 135 degrees or higher before placing on serving line

Food container is labeled with temp and set out time

After 2 hours below 135 degrees food may be reheated to 175 degrees and placed back on serving line 

(ONE TIME‐Not a routine practice for us)

56

Mass Feeding

Food Preparation:Preparing Food safely‐Kitchen staff and servers

Store‐in‐use utensils properly

Use long handles serving utensils

Clean and sanitize utensils 

Avoid bare hand contact with food (Always Wear Gloves)

57

20

Mass Feeding

Food Preparation:Preparing Food safely‐Kitchen staff and servers

Use scoops and tongs to serve ice

Do not allow melted ice water to contact foods

(saran wrap is not water proof)

Be careful of clean up cloths

(aprons are not towels or wipe clothes)

58

Mass Feeding

Food Preparation:Serving Food safely

Use Cambros or container that can maintain temperaturetemperature(chafing dishes or crock pots or roaster ovens not coolers)

Sanitize food containers Servers must practice good personal hygiene 

and keep area clean Check temperatures and time

59

Mass Feeding

Food Preparation:Serving Food safely

Label food for storage, shelf life or reheating instructions 

Use only single serve disposable tableware

Garbage containers away from food prep or serving area

60

21

Mass Feeding

Menu Planning  Meals are planned by the Feeding Unit Blue Cap 

and Lead Cook

Typical breakfast to volunteer workers only ‐Lunch and dinner for all

Serving sizes for lunch and dinner Entrée – 6 oz.; Vegetable – 6  oz.; Fruit – Individual pack; 

Dessert – Individual pack

We must meet agency schedules

61

Mass Feeding

Cleaning and Sanitizing:When to clean and sanitize: wash, rinse, and sanitize 

kitchenware and surfaces that touch food

After each use

When changing products 

Every 4 hours of continuous use

When finished preparing a food item

At the end of the day

62

Mass Feeding

Cleaning and Sanitizing:

Equipment:

Three compartment sink Three compartment sink

Stock tank cleaning with steam

63

22

Wash Area

64

Three Compartment Sink

65

Wash Area

66

23

Steam Ginny

67

Steam Cleaning

68

Mass Feeding

Cleaning and Sanitizing:

Equipment

Cleaning in place equipment and food contact surfaces

• Turn off power/un plug

• Remove food

• Remove parts and wash/sanitize

• Wash/sanitize fixed food surfaces

• Air dry and reassemble and test

• Re‐sanitize

69

24

Mass Feeding

Pest Management:

Key Word‐CLEAN Clean daily Clean daily

Clean supplies

Clean tools

Clean spills

Dispose of garbage (Clean area)

No animals

70

Mass Feeding

Security:

Three key elements:

1. Human Element:

Unknown visitors Unknown visitors

Direct supervision volunteers

Report suspicious activity

ID Badges/DR clothing

Established procedures

Control access 

Multiple trained volunteers (Teams)

Supervision and observation 71

Mass Feeding

Security:Three key elements: 2. Internal Element Keep areas well lighted after working hours

Identify and inspect incoming food items

Monitor serving lines

Restrict access to food prep areas

72

25

Mass Feeding

Security:Three key elements: 3. External Element Visitors should be escorted 

Identify delivery personnel and other non credentialed personnel before they enter food prep areas 

Prevent uncontrolled access to food prep and storage areas after hours 

Provide night security

73

Mass Feeding

Potable water:

If in doubt of your water source, ask for help!help!

When hooking to a water source, all hoses must have vacuum breakers on the building connection

Potable water hoses should be white and identified as such

74

Mass Feeding

Waste disposal:

Liquid waste water

Gray water must go to a public sewer

No direct connection between our equipment and the sewer system (air gap) 

75

26

Mass Feeding

Waste disposal:

Solid waste 

Keep all garbage in containers with lids. Empty Keep all garbage in containers with lids.   Empty frequently and kept clean.

Food placed in large dumpsters should be double bagged and the area kept as clean as possible.  

Arrange for pick up as often as necessary 

76

Mass Feeding

Regulating agencies:

Federal

US Department of AgricultureUS epartment of Agriculture

Food and Drug Administration

US Department of Public Health‐Inspections

Department of Defense (Military)‐Inspections

77

Mass Feeding

Regulating agencies:

State

State Department of Health‐InspectionsState epartment of Health Inspections

Local 

County and/or City Health Department‐Inspections 

(We contact this agency when we arrive in the area)

78

27

Mass Feeding

79

TSA CANTEEN

80

Mass Feeding

(See Document)

81

28

ARC ERV

82

ARC ERV

83

Mass Feeding

Other kitchens: TSA, ARC, Other SBC state units, Schools, Churches, ETC. 

Volunteers that work on other TSA, ARC, or SBC State Units must follow our Health and Safety Guidelines.  You will 

d f ll h i i dneed to follow their operating procedures.

Volunteers that work in local disasters, and prepare food in schools, churches, or Armories must follow our Health and Safety Guidelines.  You may find that our operating procedures will have to be modified to fit the situation.  

(You may be washing Cambros in deep Sinks, and using regular stoves, etc.)

84

29

Mass Feeding

Questions???

85