Manuale Protocollo IRIDE F009 [modalità compatibilità] · Protocollo E’ possibile distinguere...

Manuale Protocollo

Sicilia e-Servizi S.p.A.Divisione Operation

Report servizi IVR e CM 1

Divisione Operation

Struttura del manuale

Introduzione

Login e accesso a IRIDE WEB

Protocollo

Scrivania

Ricerche

Stampa dei Report

Indice


Stampa dei Report

Riferimenti

Regole

� L’obiettivo specifico di questo manuale è quello di accompa gnare passo dopo passol’utilizzatore dell’applicativo (IRIDE) nella procedura di protocollazione, permettendogli disvolgere e completare il proprio lavoro con correttezza e ra pidità.

� IRIDE è un sistema integrato ed innovativo di Gestione Docum entale e di ProtocollazioneInformatica .

Introduzione

Informatica .

� IRIDE è un’applicazione Web accessibile da tutti i computer che si trovano in rete RTRS.

� IRIDE permette di assegnare ad ogni Unità Operativa dell’En te una Scrivania Virtuale a cuil’utente accede con il ruolo di appartenenza.

� Il modulo IRIDE-Protocollo consente, nell’ottica di una co mpleta gestione dei documenti, lagestione del titolario di archivio e dei fascicoli/pratich e

� Il sistema prevede al proprio interno una completa Gestione dell’anagrafica dei soggetti chehanno a che fare con il protocollo.


� Il sistema in automatico riconosce il ruolo dell’utente del l’Area/Servizio/UOB a cui appartiene.

� Nel caso in cui ad un utente sia associato più di un ruolo, ques to deve essere selezionato traquelli disponibili senza digitare nuovamente la password.

Per accedere al programma è necessario utilizzare I nternet Explorer.

Login e ingresso a Iride Web

Inserire:

• Utente (nome.cognome)

• Password

• Unita Operativa di appartenenza (AOO)

Cliccare su Accedi


Login e ingresso a Iride WebLogin e ingresso a Iride Web

L’utente può accedere solo alle funzionalità per c ui è abilitato. Le funzionalità più utilizzate sono: Protocollo, Scrivania e Ricerche .

Se si vuole effettuare una protocollazione bisogna cliccare su Protocollo

Se si vuole gestire la posta in carico (arrivo o

assegnazione) cliccare su Scrivania.


Se si vuole effettuare la Ricerca

Login e ingresso a Iride WebLogin e ingresso a Iride Web

Dal menù di navigazione nella sezione login è possi bile cambiare la password

Cambio password

Compilare i campi “Nuova password” e Ripeti nuova password”


nuova password”

ProtocolloProtocollo

La procedura assegna automaticamente l’anno e la data di pro tocollazione,Il Num. ( numero di protocollo) è anch’esso attribuito automaticamente dal sistema masolo a conferma effettuata, dopo avere inserito i campi obbl igatori

Classifica

OrigineTipo

Oggetto


Sono editabili solo i campi in bianco.


I campi obbligatori sono:

� L’origine (ARRIVO/ INTERNO/ PARTENZA);

� Classifica : ad ogni documento protocollato deve essere assegn ato obbligatoriamente una classifica che qualifichi il documento protocollato in base all’argomento in esso trattato.(Secondo il decreto 445 del 2000 art.50 “Ciascuna A mministrazione individua (……) gli uffici da considerare ai fine della gestione unica e coord inata dei documenti…assicurando criteri uniformi di classificazione e archiviazione..”)uniformi di classificazione e archiviazione..”)

� Tipo : a ogni documento protocollato deve essere associato un tip o che ne specifica lecaratteristiche (ad esempio lettera, fattura, certificat o).

� Oggetto : in tale campo deve essere riportato l’oggetto della nota da protocollare. Ai finidella ricerca è da evitare l’utilizzo di punteggiatura ed ab breviazioni non standardizzate, che,se non ricordate, in un secondo momento potrebbero determin are difficoltà a reperire ildocumento.

� Anno/Fascicolo : il fascicolo è la raccolta di uno o più documenti. Ciascun do cumentodurante la fase di protocollazione dovrebbe essere inserit o in un fascicolo (se i campivengono lasciati in bianco, il programma provvede, all’att o della conferma, a creareautomaticamente un fascicolo con lo stesso numero del docum ento protocollato (da evitare).


� Mittente Interno: il mittente è la unità operativa (U.O.) che firma il document o (solitamentel’Area o Servizio cui il Dirigente appartiene). In genere, p er comodità, di default vienevisualizzata la U.O. di appartenenza dell’utente che si è au tenticato su Iride.

� In carico a : identifica quale U.O. ha fisicamente in possesso il docume nto. Nel caso diprotocollo in partenza “In carico” indica chi è depositario del documento protocollato(minuta).


E’ possibile distinguere tre tipi di protocollo: Arrivo, In terno e Partenza.

Protocollo in arrivo: sono tali i documenti che provengono dall'esterno e vengono indirizzati

ad una specifica unità operativa. Essi ammettono quindi uno o più mittenti esterni e uno o più

destinatari interni. Analizziamo alcuni campi per il proto collo in arrivo.

In Carico identifica qualeU.O. ha fisicamentein possesso il documento.Se ci sono più destinatariinterni questi si possonoinserire solo dopo averottenuto il numero diprotocollo dal pulsanteAltri Carichi. Altri Carichi

Origine


Si precisa che, per unprotocollo in arrivo, nellariga Mittente è opportunocompilareil campo “Num. Prot” ela data del Protocollo(interno dell’ ufficio

mittente, se presente)


Il Fascicolo è un campo che deve essere compilato.Se il Fascicolo esiste:


Se il fascicolo esiste, cliccare sul tasto Fascicola (in basso). Inserire nel campo “Anno”, l’anno di creazione del fascicolo e nel campo “Numero” il nome del fascicolo, si noti che tale campo può accettare sia numeri che lettere alfabetiche, e poi cliccare sul tasto Ricerche (a destra).Se la ricerca va a buon fine compare una maschera con i campi valorizzati


Se il Fascicolo non esiste:

Se il fascicolo non esiste lo si può creare cliccando sempre sul pulsante “Fascicola”: si sceglie il tab “Fascicolo”, si compilano i campi “Anno”, Num. (nome breve da assegnare al fascicolo) “Oggetto”, e “Classifica”. Infine si clicca sul

tasto “Ins.Nuovo”. Cliccando


tasto “Ins.Nuovo”. Cliccando sul pulsante “Esci” il programma chiede se si vuole inserire il fascicolo ricercato nella maschera del protocollo,

Cliccare su ok ” i campi del fascicolo “Anno” e “Numero” saranno valorizzati con i dati selezionati.


I Soggetti . E’ buona prassi non creare mai soggetti nuovi senza avere pr ima verificato se sianogià presenti in banca dati. Si possono verificare due casi: s oggetto non presenti nella bancadati o soggetti presenti nella banca dati.Analizziamo il caso in cui i soggetti sono presenti nella ban ca dati.

Oppure cliccare sul tasto soggetti (inbasso) e ricercare prima il soggetto sequesto esiste già. Compilare i campi della


questo esiste già. Compilare i campi dellamaschera che interessano, infine cliccaresu ricerca. Comparirà una lista di soggettidella banca dati.

Si può ricercare un soggetto anche scrivendo nel campo Cognome il soggetto da ricercare poi cliccare sulla lentina posta a fianco, si aprirà una lista dei soggetti che contengono la parola ricercata.


Nel caso in cui i soggetti non sono presenti nella banca dati s i può procedereall’inserimento.

Cliccare sul tasto “Soggetti”. All’apertura sivisualizza la maschera di “Ricerca” deiSoggetti. Per l’inserimento bisogna


Soggetti. Per l’inserimento bisognaselezionare il tab “Soggetto”: inserire i datie infine cliccare su aggiorna, cosi ilsoggetto è inserito nella banca dati.

Quando usciamo dalla maschera tramite iltasto “ESCI” il programma chiede se sivuole inserire il soggetto tra i destinatari delprotocollo.


Ultimata la fase diinserimenti dati èpossibile procedere allaprotocollazione

cliccando sul tasto“Ins.Nuovo” e dare “OK”al messaggiodi conferma di

inserimento.


Avvenuto l’inserimento comparirà la maschera con il numero di protocollo assegnato dal sistema.

Protocollo ArrivoProtocollo Arrivo

Di seguito un breve esempio di come protocollare un a nota in arrivo.In rosso sono evidenziati i campi che andranno a ri empire la maschera della sezione protocollo.

In questa sezione siscriverà il numero diprotocolloe la data rilasciatodall’applicativo.3 dall’applicativo.

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Protocollo ArrivoProtocollo Arrivo

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1

2


3 4

Protocollo InternoProtocollo Interno

Protocollo Interno : sono tali i documenti che nascono all’interno dell’ente e v iaggiano sempre

all’interno dell’ente da una unità operativa ad un’altra (c he appartengono alla stessa Area

Organizzativa Omogenea). Essi ammettono quindi un mittent e ed un destinatario interno.

Il mittente interno è la unità operativa(U.O.) che firma il documento(solitamente l’Area o Servizio cui ilDirigente appartiene).

Nel caso di un protocollo interno il “carico”

Dirigente appartiene).In genere, per comodità, di defaultviene visualizzata la U.O.di appartenenza dell’utente che si è

autenticato su Iride.

Nel caso il documentoabbia più di un destinatariointerno, oltre allacompilazione dell’Ufficio dicarico bisogna effettuarel’operazione di “Altri


Nel caso di un protocollo interno il “carico”individua il destinatario interno(ufficio, Servizio, Area, etc.) cui undeterminato documento deve essereconsegnato. Se vogliamo cambiare area/servizio dobbiamo cancellare il codice e poicliccare sulla lentina.

l’operazione di “Altricarichi”. Essa puòeffettuarsi a documentoinserito (ovvero dopo averottenuto il numero diprotocollo) cliccando nellastessa riga su , per aprirela tabella con l’elenco deidestinatari. Selezionarequindi le U.O. interessate ecliccare su “Aggiorna”.

Di seguito un esempio di protocollo interno .


In questa sezione si scriverà il numero di protocolloe la data rilasciato dall’applicativo.

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2

4


3


3

1

4


2

Importante. L’inserimento degli altri destinatari interni (nel nostro caso il Servizio 1 e il Servizio 2) lo possiamo fare dopo avere registrato il numero di protocollo, utilizzando il pulsante altri carichi.

Altri carichi

Protocollo PartenzaProtocollo Partenza

Protocollo di Partenza : sono tali i documenti che nascono all’interno dell’ente e so no diretti a

soggetti esterni dell’ente. Essi ammettono un mittente int erno o uno o più destinatari esterni.

Importante : i destinatari interni possono essere inseriti dopo avere

inserito il numero di protocollo.


Importante : i destinatari esterni possono essere inseriti prima di

inserire il numero di protocollo.


In questa sezione si scriverà il numero di protocolloe la data rilasciato dall’applicativo.

Di seguito un esempio di protocollo in Partenza .

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4

1

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Importante. L’inserimento degli altridestinatari interni ( il Servizio 2) lo possiamofare dopo avere registrato il numero di


3

2

5

Altri carichi

fare dopo avere registrato il numero diprotocollo, utilizzando il pulsante altri carichi.

Funzionalità dei pulsanti di protocollo generaleFunzionalità dei pulsanti di protocollo generale

Sulla schermata “Protocollo” sono presenti diversi pulsanti.

Pulsante Timbro Consente di timbrareautomaticamente idocumenti in fase di stampamediante l’uso di unastampate etichettatrice.

Pulsante RicevutaConsente di stampare laricevuta di avvenutaregistrazione didocumenti (con iprotocolli in arrivo). E’attivo dopo avereottenuto il num.Protocollo.

Pulsante PartecipaPermette di indicare a titolo disemplice annotazione gli Uffici chesono in qualche modo coinvoltinelle attività relative al documentoattivo.

Pulsante FascicolaInserimento e ricercadel fascicolo. E’ attivoprima di avereottenuto il num.Protocollo.

Pulsante SoggettiInserimento Destinatari/Soggettidella Sezione Protocollo inPartenza. E’ attivo prima di avereottenuto il num. Protocollo.

Pulsante Duplica

Pulsante CopiePermette di generare lecopie dei documenti edi mandarle alle U.O.,

Pulsante PubblicaConsente di gestireeventuali dati diPubblicazione deldocumento.

Pulsanti di scorrimento


Pulsante “Altri Dati”Permette di inserire altreinformazioni sul documento. Questidati sono visualizzabili nella paginainformazioni. E’ attivo dopo avereottenuto il num. Protocollo.

Pulsante Duplica Permette di effettuare laprotocollazione di documenti chehanno in comune fra loro la maggiorparte dei dati. Si visualizza unamaschera che presenta gli stessi datitranne per il Num Protocollo. E’ attivodopo avere ottenuto il num. Protocollo.

di mandarle alle U.O.,le quali troveranno sullapropria scrivania lecopie di queldocumento. Pergenerare una copiabisogna selezionare l’U.O. destinatario ecliccare su “Aggiorna.E’ attivo dopo avereottenuto il num.Protocollo.

Pulsante St.UnioneConsente di stampare tante copie delloschema associato al tipo documentoquanti sono i destinatari. Solo per idocumenti in partenza. E’ attivo dopoavere ottenuto il num. Protocollo.


Pulsante D.M: a ciascun documento possono essere associati un tes to, un’immagine,una nota, o qualsiasi tipo di documento in formato elettronico.

Se si clicca sul tasto Esistente siha la possibilità di selezionare unfile già presente sul PC ,

attraverso la funzione “Sfoglia

2)Cliccando sul tasto NuovaAll si avrà la possibilità diinserire un nuovodocumento (Word, Excel,


documento (Word, Excel,Notepad, ecc.) oppure diacquisire da scanner undocumento esistenteattraverso la funzionalità

“Acquisizione da scanner”

1)Cliccare su D.M.


Pulsante “Copie” (1/2): consente di effettuare una o più copie di un docume nto protocollato e di inviarla alla scrivania propria o ppure a qualsiasi altra scrivania dell’AOO.

1) Se si clicca sul tasto “Copie” siapre la finestra che da lapossibilità di selezionare tutte lescrivanie su cui inviare le copiadel documento in esame, in


2) E’ possibile selezionare ciascunascrivania dell’AOO cui inviare unacopia del documento in esame,oppure si può indicare il n°di copieda inviare alla propria scrivania. Inquesto caso si sceglie di inviare 2copie del documento sulla scrivaniapropria.

del documento in esame, inquesto caso il n. prot.0000085/2011.


Pulsante “Copie” (2/2) – lato scrivaniaE’ possibile assegnare a utentidiversi della medesima scrivania ildocumento originale e le copiedello stesso. In tal modo è possibileufficializzare la necessità dilavorazione di un documento daparte di più utenti.

Il doc n. prot. 0000085/2011 è di tipo“Istanza” (IST), in Arrivo (A), invece ledue copie sono di tipo “CopiaDocumento” (COP), Interne (I). Leinformazioni riguardanti i documenti ditipo COP sono scritte con colore blu.


Selezionando la copia deldocumento e cliccando il tasto“Informa” si visualizzano i dettaglidella copia del documento, da cuisi può evincere il n° di protocolloe la data del documento originale.


Pulsante “Altri Carichi”

N.B. Quando si invia undocumento a più destinatariinterni, tramite il pulsante“Altri Carichi” lafascicolazione del documentoè univoca, nel senso che, seun destinatario fascicolanuovamente il documento

N.B. Mentre tutti idestinatari (emittenti) esternidevono essereinseriti prima diavere ottenuto ilnumero diprotocollo, tutti i nuovamente il documento

fascicolato precedentementeda un altro destinatario, ildocumento viene tolto dalvecchio fascicolo e inseritonel nuovo.Viceversa, quando si utilizza ilpulsante “Copie”, le copie deidocumenti possono esserefascicolate separatamente,tra loro e rispetto ildocumento originale.

protocollo, tutti idestinatari internidevono essereinseriti dopo averottenuto il numerodi protocollo,tramite il pulsante“Altri Carichi”.


Il pulsante “Altri Carichi ” è stato già citato alle pag. 9, 17, 19 e 22 e riveste una grande importanza.Nei casi di documento “Interno” e “In Partenza”, tipicamente “In Carico” si pone la scrivania del mittente, allo scopo di avere sulla scrivaniala “minuta” del documento in partenza; nel caso di documento “In Arrivo”, tipicamente si pone la scrivania del primo destinatario interno.

Come fare ad inserire altri eventuali destinatari interni (scrivanie) del documento?

Bisogna utilizzare il pulsante “Altri Carichi” dopo aver ottenuto il numero di protocollo , e selezionare la o le scrivanie destinatarie(sia i destinatari principali sia quelli per conoscenza, senza distinzioni). Quando sono presenti altri carichi, sotto ai dati di protocollo comparel’icona con due rotelline ( ) anziché una ( ).

Le funzionalità “Altri Carichi” e “Copie” sono simili, ma presentano alcune differenze, come riportato nel riquadro a destra.


Pulsante “Utilità” : digitando sul pulsante Utilità, in basso a destra, comparir à un menù a tendinacontenente diverse voci sotto elencate. Menzioniamo le più importanti

Registro : permette di gestire l’attribuzione di un documento ad un re gistrodell’Ente creato preventivamente (p.e. Ordinanze ).

Start/Stop Iter : questa funzione permette di riattivare l’iter su un documento conStart/Stop Iter : questa funzione permette di riattivare l’iter su un documento coniter terminato e di stopparlo nel caso in cui l’iter sia attiv o. Generalmente i tipi didocumento seguono un iter manuale (iter 4), tranne, x esempi o, i progressivi difirma (tipo documento PFAE, PFAS, PFASS, ecc.).

Registro di Emergenza: nel caso uno o più uffici di protocollo siano impossibilitat i aprotocollare a causa di un guasto tecnico possono continuar e il loro lavoroutilizzando la seguente procedura:- L’ufficio apre un registro cartaceo in cui annota gli estre mi di protocolloassegnando nel contempo un numero progressivo a partire da 1 e la data;-L’ufficio annota sul documento cartaceo il numero e la data specificandochiaramente la dicitura”REGISTRO DI EMERGENZA”;-Quando il guasto viene riparato l’utente inserisce tutti i protocolli presenti nelregistro cartaceo seguendo la normale procedura di protoco llazione;- Cliccare sul pulsante in basso “Utilità”, scegliere “REGISTR O EMER” dal menu atendina ed inserire nella maschera i dati UFFICIO, NUMERO e DATA corrispondenti


Collegamento pratiche/fascicoli: questa funzione permette di effettuare collegamentitra fascicoli e di spostare documenti da un fascicolo ad un al tro.

tendina ed inserire nella maschera i dati UFFICIO, NUMERO e DATA corrispondential registro di emergenza.

Collegamento Doc Questa funzione permette di effettuare collegamenti tra documenti non necessariamente appartenenti alla ste ssa pratica.

La funzione Collegamento Documenti

La funzione permette di collegare due note che appa rtengono alla stessa pratica. Ipotizziamo di voler collegare la nota numero 24 (esempio documento in arrivo) con la nota numero 48 (esempio documento in Partenza).

Di seguito i passi:1)Ricercare la nota.(N°48)2)Cliccare sul pulsante Utilità.3)Selezionare Colleg.Documenti.


3)Selezionare Colleg.Documenti.

Si visualizza la maschera di “Gestione Collega Docu menti” formata da due sezioni :A destra la sezione “Documento Successivo” in cui s i visualizza la nota N°48 (Partenza).A sinistra la sezione “Documento Precedente” in cui è necessario ricercare,da Ricerca,la nota N°24(Arrivo)


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2


2 1


Una volta ricercata la nota N°24 selezionare il “Tipo di Collegamento” (per es. Riferimento) e cliccare sul pulsante “ Collega”.

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12

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Ultimate le operazione di collegamento sulla nota s i visualizzerà l’icona


La funzione “Collegamento pratiche/fascicoli” in dettaglio:

Tasto per collegare


1)Selezionare da Utilità colleg.Pratiche. Su visualizza la maschera con le pratiche da collegare selezionare il tipo di collegamento e cliccare su Collega.

Per effettuare invece uno spostamento di documenti da una pratica all’altra bisogna selezionare il documento e cliccare su “SPOSTA” nella direzione desiderata.

ScrivaniaScrivania

Iride permette di assegnare ad ogni Unità Operativa dell’En te una Scrivania Virtuale a cuil’utente accede con il ruolo di appartenenza (per “Ruolo” no n si intende un ruolo gerarchico,infatti nella stessa scrivania si troveranno, ad esempio, t utti gli utenti appartenenti all’Area 1dell’Ente indipendentemente dal fatto che siano dipendent i o dirigenti).In genere, all’interno della stessa Unità Organizzativa, t utti gli utenti vedranno gli stessidocumenti e potranno fare lo stesso tipo di operazioni.

Cliccare su scrivania dalla pagina iniziale


ScrivaniaScrivania

Se invece ci troviamo nella sezione di Protocollo possiamo a ndare sulla Scrivania dalmenù di navigazione in alto a destra.


La scrivania è costituita da più sezioni ( “Arrivo”, “Carico”, “Inviati” etc.).Di default ci troviamo nella sezione “Carico” (tab sottolineato con il colore verde).Per visualizzare i documenti in Arrivo bisognerà spostarsi nella sezione “Arrivo”.

ScrivaniaScrivania

Da questa sezione ciascun documento, dopo essere stato preso incarico dalla sezione Arrivo, può essere esaminato, elaborato emandato avanti ai passi successivi del proprio iter o inviato ad altriutenti. In questa sezione si troveranno anche i documenti in partenza(org P) per i quali si tiene la minuta dei documenti.

In questa sezione sono indicati tutti idocumenti che sono stati inviati dallascrivania ad un’altra scrivania della stessaArea Organizzativa.

In questa sezione si trovanotutti i documenti che sonostati Terminati con il tastoStop.

La sezione Arrivi contiene tutti i documenti

inviati o spostati sulla Scrivania. Per elaborarei documenti è necessario portarli nella sezione“Carico” selezionando il documento ecliccando sulla sezione “Carico.

Si precisa inoltre che mediante iltasto “Ricerca”, nello schermo inbasso, è possibile avere evidenzadei documenti assegnati aMario.Rossi.Cliccare su “Ricerca”→Tab“Iter”→compilare il rigo


Assegnazioni con il nomedell’utente ricercato (p.e.Mario.Rossi)→”click su pulsante“Conferma” →compare laschermata di Scrivania “Carico”con evidenza unicamente deidocumenti assegnati aMario.Rossi)

Se si vuole avere più informazione sul documento basta cliccare si Informa Questo tasto permette di avviare un iter. Questo tasto permette di avviare più iter.

La sezione “ Arrivo ” contiene tutti i documenti inviati o spostati sulla Scriva nia. Per elaborare idocumenti è necessario portarli nella sezione “Carico” sel ezionando il documento e cliccandosulla sezione “ Carico ”.

ArrivoArrivo


Dalla sezione “ Carico ” ciascun documento, dopo essere stato preso in carico dalla sezioneArrivo, può essere esaminato, elaborato e mandato avanti ai passi successivi del proprio iter oinviato ad altri utenti. In questa sezione si troveranno anc he i documenti in partenza (orig “P”)per i quali si tiene la minuta dei documenti.

CaricoCarico


Tali pulsanti sono illustrati in dettaglio nelle pagine seguenti, a partire da pag. 42.

Nella sezione “ Inviati ” sono indicati tutti i documenti che sono stati inviati dall a scrivaniaad un’altra scrivania della stessa Area Organizzativa.

InviatiInviati


Nella sezione “ Terminati ” si trovano tutti i documenti che sono stati Terminati con il tasto“ Stop ” dalla sezione “Carico”.

TerminatiTerminati

NB: Le sezioni Sosta e Archivio non vengono di norma utilizzate.


Pur essendo la scrivania condivisa tra più utenti, è possibi le applicare un filtro nella sezione“Carico” per visualizzare soltanto i documenti assegnati a d uno specifico utente.

Sez. “Carico” Sez. “Carico” –– Filtro Documenti (1/2)Filtro Documenti (1/2)

4

5Seguire i seguenti passi:1. Dalla sez. Carico, click

su Ricerca2. Click sul tab Iter3. Click su U.O.

Assegnazione4. Selezionare l’utente

2

4. Selezionare l’utenteda utilizzare come filtro

5. Click su Conferma6. Click su Conferma


1

36

Dopo aver eseguito le operazioni alla pagina precedente, la sezione carico visualizzerà solamente idocumenti assegnati all’utente selezionato (nel nostro ca so MARIA.LICATA), mentre in alto asinistra compare l’icona del filtro .

Sez. “Carico” Sez. “Carico” –– Filtro Documenti (2/2)Filtro Documenti (2/2)

Per annullare il filtro è sufficiente cliccare sull’icona.


NB: A pag. 43 è illustrato come assegnare un docum ento ad uno specifico utente.

Sezione Carico Sezione Carico –– Pulsanti di sinistraPulsanti di sinistra

Nella sezione “Carico” nella parte sinistra dello schermo, disposti in verticale, sonopresenti diversi pulsanti la cui funzione è di seguito illus trata.

Pulsante “ASSI” ( AssegnazioneInterna): permette di assegnare ildocumento in carico alla scrivaniaad un componente della scrivania.

Pulsante “DOC ”: permette di crearedei documenti generici che possononon essere protocollati.

Pulsante “PRAT” : permette divisualizzare il fascicolo a cui ildocumento selezionato appartienee di spostare il documento in un

altro fascicolo

Pulsante “RICERCHE” permette dieffettuare una ricerca di documenti e

protocolli

Pulsante “SPOS” : permette di

Pulsante “STOP” : permette diterminare lo stato di “lavorazione” diun documento.Si seleziona il documento da“stoppare” e poi si clicca su STOP. Il


Pulsante “SPOS” : permette dispostare il documento ad un'altrascrivania.

“stoppare” e poi si clicca su STOP. Ildocumento si troverà tra i documentiterminati.

Sez. “Carico” Sez. “Carico” -- Funzionalità dei pulsanti della scrivan iaFunzionalità dei pulsanti della scrivania

Il pulsante “ASSI” (Assegnazione Interna) in dettaglio :

1)Selezionare la nota che si vuole assegnare, cliccare sul tastoASSEGNA . L’utente seleziona dalla tabella Ass. Interne, in cui sonopresenti tutti gli utenti che fanno parte della scrivania, la persona a chimettere in carico la nota.

2)Dopo avereselezionatocliccare suAggiorna.



Il tasto “Esegui!” in dettaglio :

Dal tasto Esegui è possibile assegnare le note alle scrivanie(es:UOB) che fanno parte sempre delle stessa Area/Servizio.



Il tasto “Esegui!” in dettaglio :1) Selezionare la nota e cliccare sul tasto2) Si aprirà la seguente maschera.


3) Cliccare su Avvio.


Il tasto “Esegui!” in dettaglio :Dopo avere cliccato su Avvio si apre la seguente maschera.

1)Selezionare “Invio ad altra Scrivania. 2)Dare Conferma.3)Cliccare su Ok.

1

2


3


Il tasto “Esegui!” in dettaglio :

Alla visualizzazione della seguente maschera:1)Selezionare “la Scrivania”. 2) Dare Conferma.3)Cliccare su Ok.3)Cliccare su Ok.

1


Cliccando su ok si visualizza il seguente messaggio.Cliccare nuovamente su ok e il documento sarà spostato sull’altra scrivania.

2

3

4

Sez. “Carico” Sez. “Carico” -- Funzionalità dei pulsanti della scrivan iaFunzionalità dei pulsanti della scrivaniaIl tasto “Esegui!” in dettaglio :

Nel caso in cui il dirigente dell’Area/Servizio vuole assegnare la nota direttamente al funzionario della UOB si deve seguire la seguente procedura:(Dopo che si seleziona la nota e cliccato su Esegui e su Avvio)1)Selezionare “la Scrivania”.2) Cliccare su Assi. (si visualizza l’elenco dei funzionari che appartengono alla UOB).3) Selezionare la persona assegnataria della nota. 4) Dare conferma.

1

4) Dare conferma.5) Cliccare su ok.6)Dopo il messaggio cliccare su o.k7) Cliccare nuovamente su ok.il documento sarà spostata sulla scrivania e assegnato direttamente al funzionario.

2

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5

67


Il pulsante “FASCICOLA” in dettaglio


Se si vuole spostare il documento dal fascicolo in cui sitrova ad un altro fascicolo bisognerà:a) se il fascicolo esiste ricercarlo attraverso il tab“Ricerca” il fascicolo in cui si vuole spostare il documento;b) se il fascicolo non esiste crearlo (da “Nuovo Rec.”),inserendo i dati in Anno Numero Oggetto e ClassificaGenerica. Una volta inserito cliccando sul pulsante“Sposta”. Il documento sarà spostato nel fascicoloprescelto.


Il pulsante “STOP” in dettaglio:

2)Una volta che la nota è stata

1)Selezionare la nota - cliccaresul tasto Stop si visualizza unamaschera di stop iter - cliccare su

2)Una volta che la nota è statastoppata (terminata) questa sitrova nella sezione Terminati.


maschera di stop iter - cliccare suconferma. Il documento si troveràtra i documenti terminati.

Iter alla firma da ScrivaniaIter alla firma da Scrivania

Come detto in precedenza dal pulsante “DOC” sulla scrivania è possibile creare documenti sottoposti a firma. (Documenti sottoposti a Firma e Decreti). Cliccare su tasto DOC;

Cliccare sulla lentina del campo Tipo; Selez ionare il tipo di firma.(Nel nostro caso selezioniamo il tipo di documento a firma del Dirig ente dell’Area/Servizio)

NB: i tipi di documento alla firma, decreti e i relativi iter sara nnoimplementati secondo le esigenze dell’ente richiedente.

21

3

1

2


2

3


Inseriti tutti i dati bisogna cliccare su Ins.Nuovo. Il sist ema inserisce il documento con un id.Doc.1

1


Cliccare su Avvio

2

2


Il sistema restituisce un messaggio con numero di PF (progre ssivo di Firma) relativo aldocumento appena inserito. Cliccare nuovamente su Avvio



Cliccando su Avvio si visualizza la maschera in cui sceglier e il destinatario per la firma.Cliccare su Conferma apparirà un messaggio di avvenuto spos tamento del documento,cliccare su ok

1

2

1

2


Il documento nel momento in cui arriva al successivo destina tario, confluisce nella sezione di“Arrivo” della Scrivania. Occorre pertanto, prima di poter effettuare qualsiasi movimento suldocumento, prenderlo in carico.


Il Dirigente dell’area, una volta preso in carico il documen to, seleziona la nota e clicca su Esegui.Visualizza la maschera del documento e clicca su Avvio.

Dopo il click apparirà la finestra per la scelta dell’esito d ell’iter .1

1

Esito Positivo il documento ritorna alla scrivania proponente e,o viene data la possibilità di protocollarlo e smistarlo ad altreunità operative, o di terminare l’iter del documento senza

Restituzione negativo al proponente. Il documento vienerestituito non firmato alla scrivania proponente eventualmentecorrelato di note del dirigente (es. motivo per cui non si èfirmato il documento). A questo punto il documento ricomincia

l’iter dall’inizio.


unità operative, o di terminare l’iter del documento senzaprotocollazione .


Se il dirigente selezione Esito positivo e clicca su conferma si visualizza il messaggio

1

1

2

Cliccando Ok si visualizza il messaggio 2


A questo punto il documento ritorna alla scrivania del Proponente.


Il Proponente si ritrova la nota nella sezione di Arrivo e la s posta su Carico.L’icona . visualizzata accanto alla nota mi indica che posso protocollare la nota.Il Proponente, selezionata la nota, clicca su Esegui.A questo punto può procedere alla protocollazione dal pulsa nte Protoc.



Cliccando su Aggiorna si visualizza il numero di pr otocollo assegnato alla nota


L’iter alla firma è concluso.

UOBDirigenteArea/Servizio

Ciclo di vita di un iter alla firma (_)

Restituzione negativa

Progressivi di FirmaProgressivi di Firma

Un esempio generico del percorso che fa un documento alla firma.

UOB(Proponente)

Area/Servizio

Dirigente GeneraleCon esito positivo

il proponente puòprocedere alla

Protocollazione.

Con la restituzione negativa il documento

ripercorre l’iter a ritroso.


Protocollazione.

UOB(Proponente)

DirigenteArea/Servizio

Ciclo di vita del Decreto (_)

DecretiDecreti

Un esempio generico del percorso di un Decreto.

(Proponente) Area/Servizio

Esito positivo

Con esito positivoil proponente può

procedere alla Repertoriazione.

Con la restituzione negativa il documentoRitorna non firmato al

proponente.

Restituzione negativa


Documenti RepertoriatiDocumenti Repertoriati

Possono esistere all’interno di un Ente dei documenti che no n seguono la protocollazionegenerale ma che vengono repertoriati in Registri paralleli al Registro di Protocollo; tali Registriseguono una loro numerazione e sono per esempio: il registro delle Circolari, il registro deiDecreti, etc...

1)Per inserire un documento che deve essererepertoriato è necessario accedere dal Menù diNavigazione in alto e cliccare su “Protocollazione”e quindi su “Documenti non Prot.”.

2)Aperta la maschera delDocumento bisogneràspostarsi sul tab “Documento”.L’inserimento del documentoavviene alla stessa maniera diun documento da protocollare,ma al momentodell’inserimento non viene datoun numero di protocollo masoltanto un Id.Doc deldocumento.

Tab Documento


3)Una volta inserito ildocumento nonprotocollato cliccare sultasto “Utilità” e poi

selezionare “Registro”.

Documenti RepertoriatiDocumenti Repertoriati

Nella pagina selezionare il tab “Assegnazione”,dove si trovano l’elenco dei Registri di Repertorio.Se, per esempio, si decide di repertoriare ildocumento nel Registro delle Circolari, siseleziona il Registro “Circolari” e si clicca su tasto“Aggiorna”

Una volta cliccato su registro si visualizza:

Spostandosi sul tab. “Registri” si potrà visualizzareil dettaglio del Registro, in cui il documento è statorepertoriato, ed in particolare il numero e anno direpertorio.


Documenti non ProtocollatiDocumenti non Protocollati

È possibile inserire documenti sottoposti firma anche dall a sezione Protocollazione,Documento non Prot.L’inserimento del documento avviene alla stessa maniera di un documento da protocollare, ma almomento dell’inserimento non viene dato un numero di protoc ollo ma soltanto un Id.Doc del documento .


Documenti non ProtocollatiDocumenti non Protocollati

Avvenuta la firma da parte del Dirigente la nota può essere pr otocollata.Cliccare sul pulsante Proto Cliccare su Aggiorna Si visuali zza il N°Protocollo.1 2 3

2


1

3

Importante:La ricerca della nota che deveessere protocollata avvienetramite id.doc rilasciatodall’applicativo al momentodell’inserimento. La ricercadeve essere effettuata sempredalla sezione ricerche dadocumento non protocollato.

Ricerche

La ricerca di un documento può effettuarsi da diver se aree di Iride.

Dalla “Scrivania”mediante il pulsante“RIC” (in alto asinistra);

Dalla funzione“Ricerche” nellaschermata inizialedi accesso di Iride ;

Dalla Scheda diLavoro “Ricerca”della sezione“Protocollo” ;

Dal Menù navigazione.

Ricerche


“Protocollo” ; navigazione.

Ricerche

Scheda di Lavoro “Ricerca” della sezione “Protocoll o”

La sezione è organizzata per singole sottosezioni(protocollo, documento, fascicolo, mittenti etc..)che consentano di effettuare la ricerca secondodiversi criteri.

Una volta inseriti i criteri avviare la ricerca cliccandosul tasto “Ricerca” cui è riportata appunto la lista deiprotocolli inclusi nel range scelto.


Ricerche

La funzione “Ricerche” nella schermata iniziale di accesso di Iride, la funzione di ricerca dalla “Scrivania” mediante il pulsante ,e la funzione di ricerca dal Menù navigazione (Informazioni - Ricerche) conducono tutt i e tre alla medesima schermata:

Impostati i criteri di ricerca fare click sul pulsante “Ricerca”.click sul pulsante “Ricerca”.


Stampa dei Report

Il sistema consente di effettuare la stampa di documenti di s upporto e/o accompagnamento(fogli vettore, liste etc.) a documenti già presenti nel reg istro di protocollo. E’ possibileaccedere a tale funzione utilizzando le voci del Menu di Navi gazione.Nello specifico alla funzione stampa si può accedere da:

� Stampa di report da Protocollazione �� Report vari ”.

� Stampa di report dalla sezione “Protocollo” .� Stampa di report dalla sezione “Protocollo” .


Stampa dei Report

Stampa di report da “Protocollazione” Stampa di report da “Protocollazione” �� “Report vari”“Report vari”

2)Il sistema conduceautomaticamente sulTab “Rep.Utente”.

1)Dal menù di navigazioneselezionare Report Vari

3)Selezionare “Foglio vettoredocumenti in arrivo”(vale soloper doc. in arrivo su unascrivania)[1] o “Foglio vettoredocumenti alla firma” se sitratta di un documento allafirma del Direttore ( p.e.decreti, PF progressivi difirma etc.)

4)Dopo avere selezionatoIl foglio vettore cliccare sultab. Parametri


N.B Per i documenti INTERNI E IN PARTENZA invece si deve effettua re il report daMenù di Navigazione → Informazioni →Ricerche etc.

Stampa dei Report

Cliccando sul Tab “Parametri”, impostare i dati richiesti p er visualizzare il fogliovettore come di seguito specificato:

La scrivania attuale del documento cioèLa scrivania attuale del documento cioèil Servizio o Area etc. che ha inviato ildocumento alla scrivania didestinazione.

La scrivania di destinazione deldocumento cioè il Servizio Area etc.destinatario del documento; se ildocumento è indirizzato a più destinatarioccorre inserirli singolarmente.

La data di invio del documento di defaultè quella del giorno corrente; può esseremodificata inserendo anche una data

A inserimento conclusocliccare sul pulsante“Report” . si avvia la


modificata inserendo anche una dataantecedente a quella corrente.

Tipo di visualizzazione, il sistemariporta di default “PDF”. Mantenere taleformato PDF.

“Report” . si avvia laFinestra di dialogo checarica il foglio vettore.

Stampa dei Report

Un esempio di Foglio vettore documenti in arrivo

Per stampare il reportvisualizzato cliccaresull’icona di stampa in alto

a sinistra.


Stampa dei Report

Per stampare un report già stampato andare sul Tab “Documenti e selezionare il

foglio vettore da stampare;

Una volta scelto cliccare su Report


Stampa dei Report

Visualizzare e/o stampare un range di documenti contenuti in registri di repertorio(PF=Progressivi di firma, CIR=Circolari, DE=Decreti etc. )

Scegliere il Tab.“Rep.Amm.” e spuntarela voce “Registro

Documenti”;Documenti”;

Cliccare su Parametricompilare tutti i campi


compilare tutti i campie infine su Report

Stampa dei Report

Stampa di Report dalla sezione “Protocollo”Stampa di Report dalla sezione “Protocollo”

Dal tab “Ricerca” cliccare sul pulsante “Report”e dalla schermata di dialogo scegliere la sezioneche interessa.

Il tab. Registro permette di stampare un registro di protocolli,senza distinzione di ruolo, individuati o per range di num.protocollo o per arco temporale.Impostare i parametri di ricerca scegliendo tra: “Numero da” o“Data protocollo da”.Impostare tipo di visualizzazione PDF. Infine cliccare sul

pulsante Report della finestra per avviare la ricerca

Si precisa che il tasto“Report” è presente sututti e 4 i “tab” dellasezione di protocollo(“Protocollo”-“Fascicolo”-”Ricerca”-“Lista”).


Stampa dei Report

Se si vogliono visualizzare e/o stampare la distint a dei protocolli inseriti giornalmente da un determinato ruolo (per esempio la propria scriva nia)

Scegliere il tab. DistintaInserire i parametririchiesti, data e il ruolo diinserimento. Poi cliccaresul tasto Report pervisualizzare la distinta.visualizzare la distinta.

Con il tab. Altri si possonovisualizzare i fogli vettore giàillustrati in precedenza .


Cliccare sul tab. “Lista se si vuolevisualizzare e/o stampare la listadi tutti i protocolli inseriti alladata odierna. Si precisa che lalista riporta protocolli inseritiindistintamente da ogni ruolo

Icone

Iter Attivo Più destinatari Interni

Sulle sezioni protocollo e scrivania è possibile vi sualizzare delle icone.

Pratiche Collegate

Documento Riservato

Allegato Word

Documenti Collegati

Documento con Copie

Registro di emergenza


Documento disponibile per la protocollazione Nota stoppata

Allegati Registri

Regole importanti

� E’ buona prassi non creare mai soggetti nuovi senza avere pri ma verificato se siano già presentiin banca dati.E’ importante al riguardo specificare che esistono delle REGOLE SINTATTICHE da osservareRIGOROSAMENTE per evitare la creazione di duplicati inutili e facilitare l a ricerca (ricordarsi che ilsoggetto da noi creato può essere utilizzato da tutti gli ute nti dell’Ufficio).

� Nella creazione del fascicolo se i campi vengono lasciati in bianco, il programma provvede,all’atto della conferma, a creare automaticamente un fasci colo con lo stesso numero del documentoprotocollato ma ciò è da evitare perché in questo modo viene c reato un fascicolo per ognidocumento!!! ) .

� I tasti di scorrimento che si trovano sia sulla sez ione di protocollo che sulla sezione di scrivania che consentono di visualizzare le altre pagine.

� Prima di avere il numero di protocollo controllare che tutti i campi obbligatori siano correttamente compilati, altrimenti ci si dovrà riv olgere all’amministratore di IRIDE

� Prestare attenzione a stoppare una nota in quanto riattivare la nota dopo averla stoppata comporta una procedura un pò laboriosa e d a evitare.


stoppata comporta una procedura un pò laboriosa e d a evitare.

� Non si può modificare una nota già protocollata per poterlo fare chiamare l’amministratore iride

� Non si può annullare la nota protocollata, questo s arà compito dell’amministratore iride.

� Si possono fare delle ricerche secondo diversi crit eri, corrispondenti alle sottosezioni (protocollo, soggetto, mittente, registri etc.) com e di seguito illustrato. Per ricercare contemporaneamente più n. protocollo inserire il pi pe(p.e. 3177 | 3178).

Per qualsiasi richiesta di supporto è possibile contattare ilCentro Servizi per il supportoall'Utenza della Regione Siciliana.

Riferimenti

Sicilia e-Servizi S.p.A. Via Thaon de Revel 18/20Tel/Fax 091.7077777, 091.8437399Tel. Interno Regione Siciliana: 77777e-mail [email protected]


Manuale Protocollo IRIDE F009 [modalità compatibilità] · Protocollo E’ possibile distinguere...

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Transcript of Manuale Protocollo IRIDE F009 [modalità compatibilità] · Protocollo E’ possibile distinguere...