Manual Usuario Acopio

MANUAL PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS MECANISMOS DE ENVÍO DE INFORMACIÓN A LA SEPS

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MANUAL PARA LA UTILIZACIÓN DE LOS MECANISMOS DE ENVÍO DE

INFORMACIÓN A LA SEPS


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1. INTRODUCCIÓN

El objetivo de este manual es ofrecer una guía para las organizaciones de la economía popular y

solidaria sobre el ingreso de información que la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria

requiere para llevar a cabo sus atribuciones de supervisión y control. Este instructivo está dirigido

para las cooperativas de ahorro y crédito de los segmentos 1, 2 y 3.

En algunos casos la información deberá ser llenada en estructuras prediseñadas (archivos de Excel)

que deberán ser descargadas para trabajar. Mientras que en otros casos, el ingreso de datos se hará

directamente por la página web a través de formularios. Con el tiempo, la Superintendencia podrá

agregar requerimientos de información adicionales según sus necesidades.

Es importante para la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria contar con información

por las siguientes razones:

- El acopio de información es un procedimiento mediante el cual esta Superintendencia

puede cumplir con las atribuciones que la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria

y del Sector Financiero Popular y Solidario y su reglamento le confieren.

- La información es una de las principales herramientas para la ejecución de los procesos que

llevan a cabo todas las organizaciones.

- La información constituye el soporte fundamental para una adecuada toma de decisiones y

es esencial para el proceso de supervisión y control de las organizaciones.

2. MARCO JURÍDICO

Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario

Como atribuciones de la SEPS, la ley en su artículo 147 señala las siguientes:

a) Ejercer el control de las actividades económicas de las personas y organizaciones sujetas a

esta Ley;

b) Velar por la estabilidad, solidez y correcto funcionamiento de las instituciones sujetas a su

control;

c) Otorgar personalidad jurídica a las organizaciones sujetas a esta Ley y disponer su registro;

d) Fijar tarifarios de servicios que otorgan las entidades del sector financiero popular y

solidario;

e) Autorizar las actividades financieras de las organizaciones del Sector Financiero Popular y

Solidario;

f) Levantar estadísticas de las actividades que realizan las organizaciones sujetas a esta Ley;

g) Imponer sanciones; y,

h) Las demás previstas en la Ley y su Reglamento.

Reglamento de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero

Popular y Solidario

El artículo 147 de este reglamento, al respecto de la solicitud de información señala lo siguiente:


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- Para el cabal ejercicio de sus atribuciones, los entes de regulación podrán solicitar

información, tanto a las instituciones del Estado, como a las organizaciones a ser reguladas.

3. REQUERIMIENTOS DE LA PLATAFORMA DE SERVICIOS ELECTRÓNICOS

DE LA SUPERINTENDECIA DE ECONOMÍA POPULAR Y SOLIDARIA

Para poder usar la plataforma de servicio de Envío de Información es necesario tener acceso a

Internet y contar con los programas que se describen a continuación:

4. INGRESO A LA PLATAFORMA DE SERVICIOS

Para ingresar a la plataforma de servicios, el usuario debe acceder a la página web de la

Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS) digitando la dirección www.

seps.gob.ec. Cuando se abre esta página, se puede observar en la parte superior derecha la opción

“Servicios en línea” (Figura No. 1), donde se debe dar clic para ingresar.

Figura No. 1

A continuación, se desplegará la pantalla que se muestra en la Figura No. 2. En “Usuario Principal”

se debe ingresar el RUC de la organización. En “Usuario Adicional” se debe ingresar el número de

cédula registrado y digitar la contraseña, de acuerdo a los datos de registro obtenidos en el proceso

de registro de la organización.

PROGRAMA NOMBRE VERSIÓN

Visualizador de archivos .PDF Acrobat Reader 7.0 o superior

Internet Explorer8.0 o superior, se sugiere que sea

la versión 9.0

Firefox Mozilla 12.0 en adelante

Chrome 18.0 en adelante

Safari 4.0 en adelante

Navegadores


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Figura No. 2

5. PROCESO

Una vez cumplidos los pasos anteriores, el servicio le dará un mensaje de Bienvenida y habilitará

el menú “Acopio de información”, donde se encuentran las opciones Balances, Socios, Utilidades y

Oficinas (esquina inferior izquierda). Ver Figura No. 3.

Con el tiempo, en este menú se irán agregando otras opciones de requerimientos de información

según las necesidades que la SEPS identifique a futuro.

Figura No. 3


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5.1. BALANCES

Paso 1: Se debe ingresar en el menú “Acopio de información”. Al dar clic en la opción “Balances”

aparecerá la pantalla que se muestra a continuación:

Figura No. 4

Paso 2: Para enviar la información de Balances, esta pantalla tiene dos fases:

1. Estructura Balance: En esta opción existe un documento en Excel (Plantilla

Balance.xls) que debe ser descargado para ingresar los datos del balance. Al descargar

el archivo, este se verá así:

Figura No. 5


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Se deberá ingresar manualmente el “RUC” de la organización, mientras que los

campos “Razón Social” y “Segmento/Nivel” se llenarán automáticamente. En ese

momento, se habilitará el botón “Ingresar Balance” y se desplegará un cuadro para

ingresar la frecuencia del balance que se va a ingresar:

Figura No. 6

Se elegirá la frecuencia (diario o mensual) y la fecha de corte de los datos. Luego de

presionar el botón “Aceptar” aparecerá el archivo de Excel que se muestra en la Figura

No. 7.

Se debe tomar en cuenta que para ingresar los datos del balance anual se debe

seleccionar:

Frecuencia: mensual.

Fecha de datos: mes de diciembre.

Si la selección de “Frecuencia” es diaria y la “Fecha de datos” es 31 de diciembre, los

datos ingresados corresponderán al balance exclusivamente de ese día.

En este archivo constan todas las cuentas del balance (Activos, Pasivos, Patrimonio,

Gastos, Ingresos, Cuentas Contingentes y Cuentas de Orden), que tienen un desglose

de cuatro dígitos para cooperativas del segmento 1 y 2; en tanto que, para las

cooperativas de segmento 3 y 4 el desglose es de seis dígitos.

Este balance deberá estar correctamente cuadrado para que se pueda generar el archivo,

caso contrario al presionar el botón “Guardar” se desplegarán mensajes de error

indicando los campos que tienen información incorrecta.


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Figura No. 7

Una vez que el balance esté cuadrado y se presione el botón “Guardar” aparecerá un

mensaje (Figura No. 8) indicando el lugar donde se ha guardado el archivo y el nombre

del mismo.

Figura No. 8

2. Subir balance: Una vez generado el archivo del balance se deberá regresar a la

pantalla que se indica en la Figura No. 4 y en la opción “Subir balance” se debe dar

click en el botón “Examinar…” A continuación se debe seleccionar el archivo que se

encuentra en la dirección indicada en el mensaje que se muestra en la Figura No. 8.

Luego de esto se deberá presionar el botón “Cargar” y aparecerá un mensaje (Figura

No. 9) indicando que el proceso ha sido exitoso y al mismo tiempo, llegará un correo

electrónico indicando el diagnóstico de validación:

Figura No. 9


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5.2 SOCIOS

Paso 1: Ingresar en el menú “Acopio de información”, dar clic en la opción “Socios” y aparecerá

la pantalla que se muestra a continuación:

Figura No. 10

Para enviar la información de Socios, esta pantalla tiene dos fases:

1. Estructura Socios: Descargar el documento en Excel (Plantilla Socio.xls) para ingresar

los datos de los socios. Al descargar el archivo, aparecerá la siguiente hoja de cálculo:

Figura No. 11


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Se deberá ingresar manualmente el “RUC” de la organización, mientras que los

campos “Razón Social” y “Segmento” se llenarán automáticamente. En ese momento

se habilitará el botón “Registrar Socios” y se abrirá un archivo de Excel como el que se

muestra en la siguiente imagen:

Figura No. 12

Estos campos deberán ser llenados correctamente; caso contrario, al presionar el botón

“Guardar” se desplegarán mensajes de error indicando los campos que tienen

información incorrecta.

Una vez que los datos estén correctamente ingresados y se presione el botón “Guardar”

aparecerá un mensaje (Figura No. 13) indicando la ubicación en la cual se ha guardado

el archivo y el nombre del mismo.

Figura No. 13

2. Subir socios: Una vez generado el archivo de socios se deberá regresar a la pantalla

que se indica en la Figura No. 10. En la opción “Subir Socios”, dar click en el botón

“Examinar…” y seleccionar el archivo de la dirección indicada en el mensaje que se

muestra en la Figura No. 13. Luego de esto se deberá presionar el botón “Cargar e

inmediatamente aparecerá un mensaje (Figura No. 14) indicando que la información de

socio ha sido receptada:


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Figura No. 14

Hasta cuarenta y ocho horas después de la carga de este archivo, la SEPS enviará un

correo electrónico indicando si la información del archivo es correcta. En el caso de

existir errores, éstos se detallarán para que sean corregidos con la carga de otro

archivo.

5.3 UTILIDADES/EXCEDENTES

Ingresar en el menú “Acopio de información”, dar clic en la opción “Utilidades/Excedentes” y

aparecerá la pantalla que se muestra a continuación:

Figura No.15

El significado de estos términos se muestra a continuación:

Utilidad/Excedente Operacional: Se refiere al beneficio producido por el giro del negocio, la

relación existente entre los ingresos y gastos que ha obtenido la entidad.

Participación Trabajadores: Corresponde al valor calculado de participación de

utilidades/excedentes, que los trabajadores tienen derecho, de acuerdo al Código del Trabajo.


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Monto de Impuesto a la Renta pagado: Corresponde al valor calculado de Impuesto a la Renta de

acuerdo a la Ley de Régimen Tributario Interno.

Base imponible luego del Impuesto a la Renta pagado: Corresponde al valor sobre el cual se

hace el cálculo para el Fondo irrepartible de reserva legal y para la Aportación a la SEPS, que se

obtiene luego del cálculo de Participación Trabajadores y del Monto de Impuesto a la Renta pagado.

Fondo irrepartible de reserva legal: Es la capitalización que realiza la cooperativa para solventar

contingencias patrimoniales, se integrará por el 50% de las utilidades y el 50% de los excedentes

anuales obtenidos por la organización, que se incrementará anualmente, con el 50% de las utilidades

y el 50% de los excedentes. No podrá distribuirse entre los socios, ni destinarse a incrementar sus

certificados de aportación, bajo ninguna forma jurídica, y podrá ser distribuido exclusivamente al

final de la liquidación de la cooperativa conforme a lo que resuelva la Asamblea General.

Aportación a la SEPS: Valor correspondiente a la aportación obligatoria de 5% de las utilidades o

excedentes que debe ser transferido a la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS),

conforme al literal b) del artículo 54 de la Ley Orgánica de la Economía Popular y Solidaria y del

Sector Financiero Popular y Solidario, monto que contribuirá al financiamiento de las actividades

de control de la SEPS.

Fecha de la Asamblea (dd/mm/aaaa): Fecha de la sesión celebrada por la Asamblea General de

Socios o Representantes, donde se comunicó los resultados del ejercicio y tomó la decisión de su

aplicación.

Amortización de pérdidas de ejercicios anteriores: Se refiere a la reserva que la Asamblea

General de Socios decide registrar, para equilibrar resultados negativos de ejercicios anteriores.

Reparto de dividendos: Valor considerado por la Asamblea General de Socios o Representantes,

en el que se incluye –si los hubiere- los anticipos de dividendos realizados dentro del periodo

contable entregados a los socios de la organización.

Certificados aportación comunes: Valor que la Asamblea General de Socios o Representantes

decide registrar a favor de los socios.

Otras disposiciones estatutarias: Valores que los Socios decidan asignar luego de todas las

deducciones legales, los cuales deberán responder exclusivamente a políticas preestablecidas.

En la pantalla que se muestra en la Figura No. 15 se deberán llenar todos los campos y presionar el

botón “Registrar” para enviar la información. Una vez concluido este paso, llegará un correo

electrónico indicando que la información ha sido receptada por la SEPS y detallando los valores

ingresados por la cooperativa. El paso finaliza con el siguiente mensaje:

Figura No. 16


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5.4 OFICINAS

Ingresar en el menú “Acopio de información”, dar clic en la opción “Oficinas” y aparecerá la

pantalla que se muestra a continuación:

Figura No. 17

En esta pantalla se deberán llenar obligatoriamente todos los campos que estén precedidos por un

asterisco (*), los demás campos son opcionales. Posteriormente se presionará el botón “Guardar”

para enviar la información. En caso de que existiera algún error o no se ingresara algún campo

obligatorio, el sistema mostrará el mensaje de error pertinente para cada caso.

Los campos en cuyo extremo derecho aparezca una flecha hacia abajo no son de escritura, sino de

selección múltiple.

En el campo inferior que se muestra en la Figura No. 18 se despliega la lista de todas las oficinas

que la organización haya ingresado. Cada organización podrá ingresar en “Tipos” sólo una oficina

como “Matriz”.

Si se da doble click en una de esas oficinas ingresadas, se mostrará toda la información en “Oficinas

Registradas” (Figura No. 18). Aquí se podrá editar los datos; la información quedará registrada al

dar click en el botón “Guardar”. Si no se desea modificar los datos guardados, pero se va a ingresar

otra oficina, se deberá presionar el botón “Nuevo”, ubicado al lado derecho del botón “Guardar”.


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Figura No. 18

Si necesita asistencia técnica de los servicios electrónicos escríbanos al correo electrónico

[email protected], si tiene inquietudes generales escríbanos a [email protected]

y para preguntas específicas del procedimiento escríbanos a [email protected].

mailto:[email protected]

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