Manual persuratan a4

i

MANUAL APLIKASI

PERSURATAN

Portal-Groupware-EDMS

e-Government System

DAFTAR ISI

HalamanDAFTAR ISI ................................................................................................................................................ 1 LAMPIRAN FLOWCHART......................................................................................................122 ............ 1 BAB I ............................................................................................................................................................ 1 MANUAL PERSETUJUAN ....................................................................................................................... 1

1.1 Penjelasan Diagram Alur (Flowchart) ............................................................................................... 2 1.1.1 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas .................................................................. 2 1.1.2 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Surat Undangan .......................................................... 5 1.1.3 Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas Proyek ....................................................................... 7 1.1.4 Diagram Alur Pembuatan Surat Keputusan (SK) .................................................................. 8 1.1.5 Diagram Alur Pembuatan Surat Perintah / Surat Tugas, dan sejenisnya .............................. 9

1.2 Manual membuat Nota Dinas, Memo ,dll (Draft Dengan Header) ................................................... 10 1.3 Manual Membuat Nota Dinas Proyek .............................................................................................. 36 1.4 Manual Membuat SK (Draft Tanpa Header) .................................................................................... 46 1.5 Manual Membuat Surat Perintah/Surat Tugas ................................................................................ 61

BAB II ........................................................................................................................................................ 72 MANUAL DISPOSISI .............................................................................................................................. 72

2.1 Disposisi Surat Masuk ...................................................................................................................... 73 2.2 Disposisi Nota Dinas atau Dokumen Persetujuan yang lain ............................................................. 80 2.3 Disposisi Bertingkat ......................................................................................................................... 91

BAB III ....................................................................................................................................................... 99 MANUAL EDMS ...................................................................................................................................... 99 BAB IV ..................................................................................................................................................... 113 UPLOAD FILE TANDA TANGAN PERSETUJUAN ......................................................................... 113 BAB V ....................................................................................................................................................... 116 SETTING ABSEN (PLH) ....................................................................................................................... 116 LAMPIRAN FLOWCHART......................................................................................................122

i

Badan Pengusahaan Batam

PORTAL, GROUPWARE, EDMS

BAB IMANUAL PERSETUJUAN

Dokumen Persetujuan adalah jenis surat internal yang digunakan di lingkungan Otorita Batam. Pada sistem Groupware, dokumen surat dibedakan menjadi dua klasifikasi yaitu: Draft Dengan Header dan Draft Tanpa Header.

Draft Dengan Header adalah jenis surat yang digunakan internal Otorita dimana : Nomor suratnya dikeluarkan secara otomatis oleh sistem, Surat ditandatangani secara elektronik (kotak tanda tangan elektronik ditampilkan di

bagian atas, di bawah kop surat), dan Didistribusikan secara elektronik (melalui sistem) sehingga tidak perlu dicetak/diprint.

Sedangkan Draft Tanpa Header adalah dokumen surat yang: Memerlukan tanda tangan asli penyetuju (bukan tanda tangan elektronik), sehingga perlu dicetak untuk dibubuhkan tanda tangan asli kemudian diedarkan seperti biasa dalam bentuk hardcopy

Persamaan keduanya adalah, penomoran dokumen dikeluarkan secara otomatis oleh system sesuai dengan jalur persetujuan.

Dalam dokumen manual ini, terdiri dari 4 sub manual secara detail, yaitu:A. Manual membuat Nota Dinas, Memo ,dll (Draft Dengan Header)B. Manual Membuat Nota Dinas ProyekC. Manual Membuat SK (Draft Tanpa Header)D. Manual Membuat Surat Perintah/Surat Tugas (Draft Tanpa Header dengan tanda

tangan eselon 2)

1



Berikut adalah penjelasan diagram alur untuk membuat dokumen persetujuan elektronik dalam Groupware:

1.1 Penjelasan Diagram Alur (Flowchart)

1.1.1 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas

Pencetus Nota Dinas (yang memiliki kepentingan terhadap isi nota dinas) menentukan apakah membuat konsep nota dinas sendiri pada aplikasi Groupware atau mendelegasikan tugas pembuat konsep kepada staf

1. Bila membuat konsep nota dinas sendiri2. Membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id. Login dengan user ID dan password bersangkutan3. Membuka menu persuratan di: [Groupware] > [Persetujuan] 4. Pilih menu [Draft] > Nota Dinas [draft] dan mulai melengkapi isi surat seperti membuat Nota Dinas biasa5. Mengatur jalur Persetujuan. Klik [Jalur Persetujuan]6. Menentukan siapa yang bertanda tangan di Nota Dinas tersebut.7. Apabila surat memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka perlu ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat]. 8. Jika yang bertanda tangan di surat hanya pencetus surat maka ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu menambahkan user lain di [Daftar Penanda tangan Surat]self approval.

• Memasukkan Kata Sandi (Kata Sandi Persetujuan) dan memilih menu [Kirim].• Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung dikeluarkan system dan surat final tersimpan pada [Folder Pribadi].• Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat. • Untuk penyetuju, dokumen/surat akan tersimpan pada [Folder Umum].

9. Pencetus/pembuat Nota Dinas mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:

- Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi] kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan organisasi.- Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan organisasi.

catatan: Nota Dinas yang ditujukan kepada Ketua dan Deputi dikirim/didistribusikan kepada TU-nya terlebih dahulu. Sedangkan untuk Nota Dinas kepada tingkat esselon 2 selain dikirim kepada yang bersangkutan juga didistribusikan kepada TU-nya

2



10. Mengecek waktu pembacaan dokumen yang telah dikirim sesuai daftar distribusi.

• Pilih icon di sebelah kiri nomor surat• Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima belum membaca surat tersebut)

11. Unit/Pihak penerima Nota Dinas membuka surat di [Groupware]>[Persetujuan]>[Folder Umum]. Jika yang bersangkutan telah membuka file suratnya, maka history tanggal dan jam pembacaan surat akan disimpan oleh system.12. Bagi penerima Nota Dinas, bila ingin membalas nota dinas sama dengan langkah-langkah membuat Nota Dinas baru tetapi dengan melampirkan Nota Dinas terkait yang diterima.13. Apabila mendelegasikan tugas membuat konsep kepada orang lain, pencetus surat bisa menggunakan 2 (dua) cara:

• Mengirim email kepada staff bersangkutan lewat Portal dengan langkah sbb:

• Login di ep.batam.go.id• Pilih menu [Groupware] > [Mail] > [Tulis Baru] untuk mulai membuat email• Email dikirim kepada staff

• Mengirim penugasan lewat menu [Tugas] di Groupware• Login di ep.batam.go.id • Pilih menu [Groupware] > [Tugas] > [Penugasan] untuk mulai membuat penugasan• Memilih orang yang akan menerima penugasan di [Cari Pengguna]

14. Staf menerima pendelegasian tugas.Bila perintah diterima via menu [Mail]:

• Staf membuat konsep seperti biasa di Ms.WordBila perintah diterima via menu [Penugasan]

• Staf yang menerima penugasan di [Daftar Tugas], selanjutnya membuat konsep surat di Ms. Word (di Luar sistem)

15. Staf mengirim hasil konsep surat yang telah dibuat di Ms. Word.Untuk [Mail]:

• Staf membalas email dengan melampirkan konsep yang telah dibuat di Ms. Word sebelumnya.• pencetus menerima email balasan beserta konsep surat dari staff

Untuk [Penugasan]:• Staff mengirim balasan penugasan di [Laporan Proses] di [Daftar Tugas] terkait dengan melampirkan konsep surat yang telah dibuat di Ms.Word• Pencetus menerima progress di [Progress Penugasan] dari staff terkait

16. Pencetus yang telah menerima konsep surat dari staff terkait, membuka aplikasi persuratan di: [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft] > Nota Dinas [draft] sama seperti langkah-langkah membuat Nota Dinas baru.

• Copy-Paste konsep surat dari Ms.Word ke system (lihat langkah-langkah menyalin dokumen di system pada penjelasan manual Nota Dinas)

3



Bila pembuat konsep adalah user lain (staff) dan pencetus hanya sebagai penyetuju

1. Staf yang didelegasikan membuka aplikasi portal.2. Staf membuat Nota Dinas di: [Groupware]>[Persetujuan]>[Draft]> Nota Dinas [draft].3. Staf mengatur jalur persetujuan kepada pencetus nota dinas yang mendelegasikan pembuatan konsep nota dinas.4. Pencetus Nota Dinas menyetujui surat melalui : [Groupware] > [Persetujuan] > [Folder Umum]5. Nomor surat dikeluarkan system, tanda tangan elektronik ditampilkan pada surat6. Tanda tangan yang ditampilkan di surat adalah tanda tangan pembuat surat (staf) dan penyetuju (pencetus surat)7. Surat yang disetujui akan disimpan secara otomatis di [Folder Pribadi] untuk pembuat surat dan di [Folder Umum] untuk penyetuju surat.8. Pihak-pihak yang menerima surat (Pembuat konsep dan Pencetus surat) dapat mendistribusikan surat sesuai daftar distribusi.9. Pembuat Surat mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:

• Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi] untuk pembuat konsep, di [Folder Umum] untuk pencetus surat kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.• Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.

Catatan: Nota Dinas yang ditujukan kepada Ketua dan Deputi dikirim/didistribusikan kepada TU-nya terlebih dahulu. Sedangkan untuk Nota Dinas kepada tingkat esselon 2 selain dikirim kepada yang bersangkutan juga didistribusikan kepada TU-nya


• Pilih icon di sebelah kiri nomor surat.• Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima belum membaca surat tersebut).

4



1.1.2 Penjelasan Diagram Alur Pembuatan Surat Undangan

Pencetus Surat Undangan (yang memiliki kepentingan terhadap isi undangan) menentukan apakah membuat konsep undangan sendiri pada aplikasi Groupware atau mendelegasikan tugas pembuat konsep kepada staf

1. Bila membuat konsep Undangan sendiri2. Membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id. Login dengan user ID dan password bersangkutan3. Membuka menu persuratan di: [Groupware] > [Persetujuan] 4. Pilih menu [Draft] > Surat Undangan [draft] dan mulai melengkapi isi surat seperti membuat Surat Undangan biasa5. Mengatur jalur Persetujuan. Klik [Jalur Persetujuan]6. Menentukan siapa yang bertanda tangan di Undangan tersebut.7. Apabila surat memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka perlu ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat]. 8. Jika yang bertanda tangan di surat hanya pencetus surat maka ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu menambahkan user lain di [Daftar Penanda tangan Surat]self approval.

• Memasukkan Kata Sandi (Kata Sandi Persetujuan) dan memilih menu [Kirim].• Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung dikeluarkan system dan surat Undangan final tersimpan pada [Folder Pribadi].• Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat. • Untuk penyetuju, dokumen/surat akan tersimpan pada [Folder Umum].

9. Pencetus/pembuat Undangan mendistribusikan Undangan (Mengirim Undangan ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:

• Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi] kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan organisasi.

• Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat dari bagan organisasi.

5



Catatan: Undangan yang ditujukan kepada Ketua dan Deputi dikirim/didistribusikan kepada TU-nya terlebih dahulu. Sedangkan untuk Undangan kepada tingkat esselon 2 selain dikirim kepada yang bersangkutan juga didistribusikan kepada TU-nya


• Pilih icon di sebelah kiri nomor surat• Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima

belum membaca surat tersebut)

11. Pihak penerima Nota Dinas membuka surat di [Groupware]>[Persetujuan]>[Folder Umum]. Jika yang bersangkutan telah membuka file suratnya, maka history tanggal dan jam pembacaan surat akan disimpan oleh system.12. Pihak Pencetus/Pembuat Undangan membuat agenda berdasarkan undangan yang didistribusikan sehingga pihak penerima undangan dapat melakukan konfirmasi langsung melalui agenda yang disharing tersebut. Dengan catatan, pihak pembuat undangan juga mencantumkan pada undangannya untuk konfirmasi kehadiran melalui agenda yang telah disharing.13. Untuk membuat agenda pilih menu [Groupware]>[Agenda]>[Menulis Jadwal]14. Untuk men-sharing para undangan pada agenda terkait, tambahkan undangan pada field Anggota>Cari Pengguna. Sehingga akan muncul jendela baru bagan organisasi. Pilih undangan yang menerima distribusi surat.15. Pihak penerima undangan setelah membaca surat undangan, membuka menu [Agenda] dan melihat jadwal agenda yang disharing. Klik judul agenda terkait sesuai undangan16. Melakukan konfirmasi kehadiran17. Pembuat undangan dan agenda memeriksa konfirmasi kehadiran undangan.

6



1.1.3 Diagram Alur Pembuatan Nota Dinas Proyek

1. [Asumsi bahwa pencetus surat (PPK Proyek) membuat konsep sendiri dari aplikasi Groupware]

• Langkah-langkah hampir sama dengan membuat Nota Dinas• Membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id• Login dengan user ID dan password bersangkutan

2. Membuka menu persuratan di: [Groupware]>[Persetujuan]3. Memilih [Draft]> Nota Dinas Proyek [draft] dan mulai melengkapi isi surat4. Menulis kode singkatan proyek di input field [No. Dokumen]. Misal : PPK xxx. Bila membutuhkan karakter &,-,/ disarankan menggunakan double byte character yang sudah disediakan system di [Groupware]>[Data]>[Public]>karakter.txt. Copi paste karakter ke field yang telah disediakan.5. Mengatur jalur Persetujuan Jika yang bertanda tangan di surat hanya pencetus surat maka ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu menambahkan user lain di [Daftar Penanda tangan Surat]. Namun, bila surat memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka untuk jalur persetujuan ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat].

• Memasukkan Kata Sandi• Memilih menu [Kirim].

6. Nomor akan dikeluarkan otomatis oleh system• Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung dikeluarkan system. dan surat final tersimpan pada [Folder Pribadi].• Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat. Dan surat final akan tersimpan pada [Folder Umum].

7



7. Apabila perlu untuk mencetak Nota Dinas Proyek dalam bentuk Hardcopy dengan catatan tanda tangan elektronik akan ditampilkan pada surat.8. Untuk mencetak dokumen klik judul dokumen dan pilih [Cetak]9. Mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:- Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi] kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.- Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.10. Mengecek waktu pembacaan dokumen yang telah dikirim sesuai daftar distribusi. - Pilih icon di sebelah kiri nomor surat- Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima belum membaca surat tersebut)

1.1.4 Diagram Alur Pembuatan Surat Keputusan (SK)

1. Pencetus SK membuat SK melalui Groupware, dengan membuka ep.batam.go.id2. Mengakses [Groupware] > [Persetujuan] 3. Memilih menu [Draft] > [Draft Tanpa Header] > [Keputusan] dan mulai melengkapi isi surat seperti biasa.4. Mengatur Jalur Persetujuan. Sesuai dengan kebijakan persuratan yang telah disepakati maka jalur persetujuannya adalah sbb:

Pencetus SK Bagian Hukum (Biro Umum) Biro Sekretariat dan Protokol Deputi Administrasi & Perencanaan Ketua Otorita Batam

dengan syarat Bila unit pencetus SK berada di bawah Deputi selain Deputi Adm&Perencanaan, maka jalur persetujuan terlebih dahulu diatur ke deputi bersangkutan. Misal: Deputi Operasi atau Deputi Pengawasan dan Pengendalian5. Mengirim dokumen melalui menu [kirim].6. Maka Dokumen SK akan berjalan di system sesuai dengan jalur persetujuan yang telah diatur. Penerima pertama adalah penyetuju pertama. Setelah penyetuju I menyetujui dokumen maka dokumen akan otomatis terkirim ke penyetuju II. Sebelum menyetujui, disarankan untuk melakukan pengecekan apakah jalur persetujuan telah diatur sesuai kebijakan. Bila belum memenuhi alur yang sebenarnya bisa dilakukan modifikasi atau penambahan pada fungsi [Modifikasi Jalur Persetujuan].7. Setelah penyetuju terakhir (KA. OB) menyetujui SK elektronik, maka nomor surat akan otomatis dikeluarkan oleh system. Pencetus, Penyetuju I (Bag. Hukum Biro Umum), Penyetuju II (Biro Sekretariat), Penyetuju III (Deputi Adren), Penyetuju IV (Ketua Otorita Batam) akan menerima arsip surat elektronik di foldernya masing-masing. Untuk pencetus, akan menerima di [Folder Pribadi] sedangkan penyetuju akan menerima dokumen di [Folder Umum]

8



8. Setelah nomor keluar dan arsip surat (SK) tersimpan di Groupware maka Biro Sekretariat mulai mencetak (print) surat untuk kemudian dibawa kepada Ketua Otorita Batam untuk dimintakan tanda tangan pada SK tersebut.9. SK yang telah ditanda tangani merupakan SK yang sah10. Hasil final SK dengan tanda tangan Ketua, discan dan diarsipkan Biro Sekretariat bagian Arsip dan dokumentasi ke EDMS. Sehingga bagian Ardok dapat memeriksa antara dokumen SK yang telah disetujui di Groupware dengan dokumen asli yang telah diarsipkan di EDMS11. Hanya bagian Ardok yang memiliki arsip asli dan hasil scan dokumen SK. Untuk pihak pencetus SK akan menerima copi atau petikan SK12. sedangkan Bag TU Biro Sekretariat juga dapat melihat semua hasil dokumen final SK yang telah dikeluarkan setiap user di Groupware.

1.1.5 Diagram Alur Pembuatan Surat Perintah / Surat Tugas, dan sejenisnya

1. Pencetus surat (staf, eselon 4, eselon 3) membuat konsep sendiri dari aplikasi Groupware dengan membuka aplikasi portal: ep.batam.go.id dan login dengan user ID dan password bersangkutan2. Membuka menu persuratan di: [Groupware] > [Persetujuan] 3. Memilih menu [Draft] > [Draft Tanpa Header] > Surat Perintah [draft] dan mulai melengkapi isi surat4. Menulis kode singkatan unit/departemen (eselon 2) di input field [No. Dokumen]. Misal : S & P, REN, PEG sesuai aturan singkatan yang telah diberlakukan

Untuk singkatan yang menggunakan karakter (&, -, /) user harus mengcopi dari daftar karakter yang telah diupload admin di [Groupware] > [Data] > [Public] > karakter.txt (hal ini dikarenakan system hanya mengenali double byte karakter, bukan karakter inputan keyboardyang berupa unicode5. Mengatur jalur Persetujuan Jika yang bertanda tangan di surat hanya pencetus surat maka ketika mengatur jalur persetujuan tidak perlu menambahkan user lain di [Daftar Penanda tangan Surat]. Namun, bila surat memerlukan persetujuan user lain (Misal: Pencetus adalah eselon 3 dan surat butuh persetujuan eselon 2 atau level lebih tinggi) maka untuk jalur persetujuan ditambahkan orang yang akan menyetujui pada [Daftar Penanda tangan Surat].6. Memasukkan Kata Sandi7. Memilih menu [Kirim].

9



8. Jika surat merupakan self approval (penanda tangan adalah orang yang membuat surat), maka nomor surat akan otomatis langsung dikeluarkan system.9. Namun bila surat masih memerlukan persetujuan orang lain maka nomor surat akan dikeluarkan system jika penyetuju menyetujui surat.10. Dokumen tersimpan di [Folder Pribadi]11. Mendistribusikan Nota Dinas (Mengirim Nota Dinas ke user/unit tujuan), dapat dengan 2 (dua) cara:- Cek/Tandai Checkbox surat yang ingin didistribusikan di [Folder Pribadi] kemudian pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.- Klik judul surat sehingga surat akan ditampilkan. Selanjutnya pilih [Distribusikan] dan atur user penerima/tujuan surat.12. Mengecek waktu pembacaan dokumen yang telah dikirim sesuai daftar distribusi. - Pilih icon di sebelah kiri nomor surat

- Cek waktu pembacaan surat (apabila kolom [dibaca] kosong, maka penerima belum membaca surat tersebut)

1.2 Manual membuat Nota Dinas, Memo ,dll (Draft Dengan Header)

1. Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga muncul halaman berikut

10

http://ep.batam.go.id/



2.Login dengan memasukkan ID dan password masing-masing. [Enter] atau klik tombol [LOGIN]

3. Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di sebelah kanan ‘Nota Dinas’

4. Halaman template Nota Dinas yang telah disediakan oleh system dimana Format nomor yang otomatis dikeluarkan oleh system. Singkatan unit adalah unit

11



pembuat surat (user yang membuat draft)

5. Klik 2 x untuk mem-blok kolom isian sehingga tanda titik dapat dihilangkan. Selanjutnya, mulai melengkapi informasi surat

6. Setelah melengkapi informasi pada bagian atas surat, klik 2x pada titik-titik di bagian editor surat untuk mulai menulis isi surat.

12



7. Setelah melengkapi isi surat blok semua titik-titik untuk kemudian delete titik tersebut. (jika tidak didelete, maka titik akan ditampilkan pada surat)

8. Bila ingin menambahkan format yang tidak ada pada template isi di system (Misal: numbering, paragraph baru,dll), pembuat draft dapat membuat konsep tambahan di Ms.Word

13



9. [Select All] [Copy]

14



10. Kembali pada editor di system Groupware. Klik kanan [Paste]

11. Selanjutnya, Jendela peringatan/Notifikasi berikut akan ditampilkan. Pilih [Allow access] untuk melanjutkan ke langkah selanjutnya.

15



12. Jika jendela berikut muncul (menanyakan cleaning sebelum pasting), pilih [Cancel]

13. Jika jendela seperti nomor (10) muncul kembali, pilih [Allow access] sekali lagi

16



14. Hasil paste dari Ms Word

15. Atau dapat juga copy-paste langsung dari Ms.Word (membuat isi/konsep surat terlebih dahulu di Ms. Word kemudian disalin ke sistem).

17



16. Selesai selesai membuat isi konsep nota dinas di Ms. Word, blok dan klik kanan. Pilih [Copy]

17. Blok daerah isi surat pada text editor di system (‘CTRL’ + ‘A’) Delete. 18



Selanjutnya, Klik kanan dan pilih [Paste]

18. Sama dengan petunjuk copy-paste sebelumnya. Bila muncul jendela peringatan untuk cleaning seperti gambar di samping, pilih [Cancel]

19



19. Hasil dokumen yang telah disalin dari Ms. Word dengan adanya perapian beberapa item (karena text editor tidak seperti Ms.Word, yang mempunyai spell recognition/pemecahan kata dan ruler/margin yang bisa diatur)

20. Pilih [Jalur Persetujuan] di bagian atas draft untuk mengatur penyetuju/penanda tangan surat

14.Jendela berikut akan muncul untuk memulai pengaturan jalur persetujuan.

20



(1) Di kotak paling kiri (Staff) berisi bagan organisasi yang menampilkan formasi user tiap unit. klik tanda ‘+’ untuk menampilkan sub unit

(2) Kotak kanan-atas adalah Daftar Penanda tangan surat. Nama pembuat surat otomatis ditampilkan. Jika ingin menambahkan penyetuju surat, klik nama user di bagan organisasi kemudian klik [Pilih] di antara kotak bagan organisasi dengan kotak [daftar Penanda tangan surat]. Maka penyetuju surat akan ditambahkan di bawah nama pembuat surat (User yang login).

(3) Kotak kanan-bawah adalah Daftar Tembusan

15. Sebagai contoh Nota dinas yang dibuat hanya perlu ditandatangani oleh 1 user (1)(2) Daftar Tembusan dapat ditambahkan melalui bagan organisasi di sebelah kiri.

1

2

3

21



Klik nama user di bagan organisasi. Klik [Pilih] yang berada di samping kotak [Daftar Tembusan] sehingga nama user tersebut berpindah ke [Daftar Tembusan]

21. Hasil pengaturan jalur persetujuan untuk penyetuju/penanda tangan surat (1) ditampilkan berupa kotak tanda tangan elektronik

16. Karena penanda tangan adalah pembuat surat sendiri (tanpa persetujuan orang lain) maka langkah selanjutnya adalah (1) memasukkan [Kata Sandi] dan (2) Klik

1

2

22



[Kirim] untuk mengeluarkan nomor surat secara otomatis. Surat belum dikirim ke tujuan surat, menu [Kirim] dalam hal ini hanya untuk mengeluarkan nomor surat.

17.Hasil surat final (yang telah diberi nomor oleh sistem) disimpan di [Folder Pribadi]. Surat ini belum didistribusikan ke manapun. Hanya pembuat surat yang memiliki arsip surat.

18.Klik judul untuk melihat hasil surat dengan nomor dan tanda tangan elektronik

1

2

23



19.Jika ingin menambahkan lebih dari 1 penyetuju surat.

(1) Klik nama user sebagai penyetuju surat berikutnya di bagan organisasi(2) Nama penyetuju akan ditambahkan di kotak [Daftar Penanda tangan surat] di bawah nama pembuat surat

20. Nama penyetuju di [Jalur Persetujuan] akan ditambahkan di kotak tanda tangan elektronik seperti di samping.

1 2

24



(1) Masukkan Kata Sandi Persetujuan (2) Klik [Kirim] untuk mengirimkan surat ke penyetuju selanjutnya.

22. Surat yang belum disetujui oleh penyetuju ke-1 tersimpan di [Dalam Proses]

23. Untuk mengetahui progress persetujuan surat, Klik icon kecil di samping judul surat. Maka akan ditampilkan Informasi Dokumen. Pada table dapat dilihat bahwa penyetuju pertama belum menyetujui surat (ada history waktu persetujuan)

1

2

25



24. Jika judul surat di-klik maka tampilan surat yang belum disetujui adalah sebagai berikut. Dimana tanda tangan penyetuju pertama belum ada dan nomor surat belum dikeluarkan system.

21.Login sebagai penyetuju suratDi halaman muka Portal (setelah login) terdapat notifikasi [Pesan Baru]. Bila ada surat yang memerlukan persetujuan ada di [Persetujuan] > Permohonan. Gambar di samping menunjukkan bahwa ada 1 permohonan untuk disetujui.

26



22.Klik link Permohonan tersebut maka akan diarahkan ke menu [Groupware]>[Persetujuan]>[Permohonan]

Klik judul surat

23.Sistem menampilkan halaman persetujuan surat

Misal; Setelah memeriksa isi surat, ternyata penyetuju ingin mengoreksi dan mengembalikan surat kepada pembuat

27



Tambahkan Opini. Misal: tolong diedit

25. Klik [Edit] untuk menambahkan komentar pada isi surat atau untuk mengedit langsung. Maka akan muncul jendela notifikasi untuk mengedit.

24. Tambahkan komentar pada isi surat atau edit isi surat secara langsung (1).

(2) Klik Tolak untuk mengembalikan dokumen kepada pembuat

28



25. Dokumen akan otomatis dikembalikan kepada si pembuat. Di [Groupware]>[Persetujuan]>[Dikembalikan]

Klik judul untuk melihat surat yang ditolak/dikembalikan

26. Tampilan surat yang dikembalikan. Terdapat stempel Return di kotak tanda

1

2

29



tangan elektronik (1) dan Opini penyetuju yang mengembalikan surat (2)

26. Setelah meng-edit isi surat maka pembuat menginisialisasi kotak tanda tangan persetujuan dengan mengatur dan menyimpan kembali [Jalur Persetujuan] sehingga hasilnya ditampilkan seperti gambar di samping (1)

Setelah itu memasukkan [Kata Sandi] (2) dan [Kirim] surat untuk mengirimkan kembali surat kepada penyetuju pertama (3)

27. Penyetuju menerima kembali dokumen pada [Permohonan] (1). Klik judul surat (2)

1

2

2

3

1

30



28.Penyetuju menyetujui surat.

(1) Menambahkan opini(2) Memasukkan Kata Sandi

(3) Klik [setujui]

32. Hasil surat yang telah disetujui tersimpan di [Folder Umum] untuk user penyetuju surat.

12

1

23

31



33. Sedangkan untuk pembuat surat, dokumen final yang telah disetujui tersimpan di [Folder Pribadi]

34. Tampilan dokumen yang telah disetujui dengan tanda tangan elektronik (berhubung penyetuju surat belum meng-upload scan tanda tangannya maka

32



system menampilkan stempel default Approval sebagai tanda menyetujui dokumen) dan opini penyetuju

35. Cek history persetujuan pada icon kecil di samping judul. Maka jam persetujuan akan dicatat system.

33



36. Setelah dokumen disetujui (nomor keluar secara otomatis oleh sistem), selanjutnya adalah mendistribusikan dokumen ke tujuan (Yth). Cek pada kotak di samping nomor dan judul surat bersangkutan dan pilih [Distribusikan]

37. Maka akan tampil jendela [Distribusi Surat] sebagai berikut

38. Klik nama user penerima distribusi surat pada bagan organisasi (harap hati-hati untuk tidak memilih folder departemen karena surat akan dikirim ke departemen jika kita memilih folder). maka nama user yang dipilih akan dipindahkan ke kotak sebelah kanan, [Daftar Distribusi Surat]

34



39. Klik [Kirim] sehingga muncul jendela notifikasi bahwa dokumen telah dikirim seperti gambar di samping.

40. Untuk memeriksa bahwa dokumen telah diterima oleh tujuan surat, cek icon di sebelah judul surat sehingga muncul jendela Informasi Dokumen seperti gambar di samping.

35



Jika kolom [Dibaca] kosong, maka penerima belum membuka surat tersebut. Sebaliknya, kolom ini akan menampilkan waktu pembacaan dokumen

1.3 Manual Membuat Nota Dinas Proyek


36




2. Login dengan memasukkan ID dan password masing-masing. [Enter] atau klik tombol [LOGIN]

3. Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di sebelah kanan ‘Nota Dinas Proyek’

37



4. Halaman template Nota Dinas Proyek yang telah disediakan oleh system. Format nomor yang otomatis dikeluarkan oleh system. Singkatan unit diinputkan manual oleh user pembuat draft sesuai proyek bersangkutan. Misal yang mengeluarkan Nota Dinas adalah PPK e-Gov

5. Klik 2 x untuk mem-blok kolom isian sehingga tanda titik dapat dihilangkan. Selanjutnya, mulai melengkapi informasi surat

38



6. Setelah melengkapi informasi pada bagian atas surat, klik 2x pada titik-titik di bagian editor surat untuk mulai menulis isi surat.

7. Setelah melengkapi isi surat blok semua titik-titik untuk kemudian delete titik tersebut. (jika tidak didelete, maka titik akan ditampilkan pada surat)

39



8. Mengatur [Jalur Persetujuan]

9. Tampilan hasil pengaturan [Jalur Persetujuan] pada kotak tanda tangan elektronik

40



10. Dokumen Nota Dinas Proyek yang nomornya telah dikeluarkan system tersimpan di [Folder Pribadi]

11. Hasil final dokumen nota dinas proyek. Siap untuk didistribusikan /dikirim ke tujuan surat dengan memilih [Distribusikan]

41



12. atau dengan cara: Cek kotak di sebelah kiri nomor surat. kemudian Klik [Distribusikan]

13. Memilih user penerima distribusi surat. Klik nama user di bagan organisasi, maka otomatis dipindahkan ke kotak sebelah kanan yaitu [Daftar Distribusi Surat]

42



14. Notifikasi bahwa dokumen telah dikirim

15. Cek distribusi surat dengan mengklik icon kecil di sebelah kiri nomor dokumen. Maka akan ditampilkan jendela baru sbb:

43



16. Ilustrasi menerima surat: Login sebagai Penerima distribusi surat. Notifikasi surat yang diterima terdapat pada [Pesan Baru] > [Persetujuan]. Pada gambar di samping terdapat 1 Persetujuan yang diterima (Nota Dinas Proyek yang didistribusikan)

17. Daftar dokumen yang diterima di [Folder Umum]

44



18. Penerima distribusi melihat isi surat

19. Setelah penerima surat pertama membuka surat, maka history pembacaan surat akan dicatat system.

45



1.4 Manual Membuat SK (Draft Tanpa Header)46





3. Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di 47




sebelah kanan ‘Keputusan’

4. Halaman template Nota Dinas yang telah disediakan oleh system. Format nomor otomatis dikeluarkan oleh system. Klik 2 x untuk mem-blok sehingga tanda titik dapat dihilangkan dan user dapat langsung melengkapi isi surat

5. Mengatur [Jalur Persetujuan].

48



Sesuai kebijakan pembuatan SK, alur persetujuan adalah: Pencetus SK Ka.Bag Hukum Biro Umum Sekretariat Deputi Adm&Perencanaan Ketua Otorita Batam

Menambahkan Kabag. Hukum pada jalur persetujuan:

6. Menambahkan Ka.Biro Sekretariat dan Protokol di dalam jalur persetujuan. Klik nama bersangkutan. Setelah klik nama pada bagan organisasi, klik [Pilih] ke kotak

49



[Daftar Penanda tangan surat]

7. Menambahkan Deputi Adm&Perencanaan di dalam jalur persetujuan. Klik nama bersangkutan. Setelah klik nama pada bagan organisasi, klik [Pilih] ke kotak [Daftar Penanda tangan surat]

8. Menambahkan KA. OB di dalam jalur persetujuan. Klik nama bersangkutan. Setelah klik nama pada bagan organisasi, klik [Pilih] ke kotak [Daftar Penanda

50



tangan surat]

9. Hasil pengaturan jalur persetujuan tidak ditampilkan pada SK. Surat siap dikirim ke penyetuju pertama

51



10. SK yang dikirim ke penyetuju pertama tersimpan pada [Dalam Proses]

11. Klik gambar icon kecil di sebelah judul surat untuk mengecek status persetujuan surat pada field [Tertanda]

52



12. Proses penyetujuan surat (login sebagai penyetuju):Klik [2 Permohonan] pada halaman utama Portal

13. Sehingga langsung terhubung pada menu [Groupware]> Persetujuan >

53



[Permohonan]

14. Contoh: Login sebagai penyetuju 1 (Kabag Hukum)Setelah klik judul akan ditampilkan sbb:

15. Setelah penyetuju pertama menyetujui surat. Surat siap dikirim ke penyetuju selanjutnya oleh system. Klik [kirim] untuk meneruskan surat ke penyetuju selanjutnya (Ka. Biro Sekretariat)

54



16. Karena dokumen memiliki 5 penyetuju, maka dokumen akan tersimpan pada [Dalam Proses] selama penyetuju terakhir belum menyetujui dokumen.

17. Status persetujuan dokumen akan tersimpan. Pada contoh dapat dilihat bahwa dokumen baru disetujui sampai penyetuju ke-1 (Kabag. Hukum)

55



18. Contoh: Login sebagai penyetuju ke-2 (Ka.Biro Sekretariat dan Protokol). Di halaman muka terdapat 1 Permohonan

19. Halaman yang ditampilkan setelah meng-klik [1 Permohonan] di halaman muka. Klik judul surat.

56



20. Halaman persetujuan yang ditampilkan. Masukkan [Kata Sandi] dan klik [Setujui] untuk menyetujui dokumen.

21. Klik gambar icon kecil untuk menampilkan status persetujuan pada kolom [Tertanda]

57



22. Contoh: Login sebagai penyetuju ke- 3 (Deputi Adm&Perencanaan)

58



23. Penyetuju ke-3 menyetujui dokumen SK

24. Status persetujuan akan diupdate secara otomatis pada [Informasi Dokumen] yang ditampilkan jika meng-klik gambar icon

25. Contoh: Login sebagai penyetuju terakhir (KA. OB)

59



26. Dokumen yang telah disetujui akan tersimpan di : [Folder Pribadi] : untuk pembuat/pencetus dokumen SK [Folder Umum] : untuk penyetuju/penerima distribusi SK, serta manajer dokumen SK (Sub. Bag. TU Sekretariat)

27. Hasil dokumen SK yang telah disetujui. Nomor otomatis dikeluarkan oleh system.

28. Cek history/status persetujuan dokumen. Dapat dilihat informasi tanggal dan 60



jam persetujuan pada kolom [Tanggal Persetujuan]

29. Dokumen SK Final di system siap dicetak. Klik [Cetak] sehingga tampil jendela koneksi dengan printer sbb:

1.5 Manual Membuat Surat Perintah/Surat Tugas 61





3. Pilih Menu [Groupware] > [Persetujuan] > [Draft]. Pilih / Klik [Draft] di sebelah kanan ‘Surat Perintah’

62




4. Halaman template Surat Perintah yang telah disediakan oleh system. Langkah pertama adalah Menambahkan singkatan unit penyetuju surat (eselon 2). Misal: Kepegawaian PEG. (Daftar singkatan per unit ada di [Groupware]>[Data]>[Public]>Singkatan unit.xls)

5. Jika di dalam singkatan unit terdapat karakter (&, /, -) maka user harus mengcopi daftar karakter yang disediakan admin karena aplikasi tidak mengenali karakter yang diinputkan keyboard. Pilih [Groupware] >[Data] >[Public] >

63



karakter.txt

6. Klik judul karakter.txt sehingga terbuka jendela seperti gambar di samping. Klik open atau save dulu di PC/Komputer

7. File .txt yang telah dibuka

64



8. Blok karakter yang diinginkan. Copy karakter tersebut (Klik Kanan:Copy)

9. Paste ke field singkatan unit sehingga karakter ditambahkan seperti gambar di samping. Misal: dalam hal ini user ingin menambahkan singkatan : S&P

65



10. Klik 2 x untuk mem-blok kolom isian sehingga tanda titik dapat dihilangkan. Selanjutnya, mulai melengkapi isi surat

11. Mengatur jalur persetujuan. Misal surat ditujukan kepada Ka. Biro Sekretariat dan Protokol (eselon 2) sebagai penyetuju surat tanda tangan elektronik tidak ditampilkan di system karena surat akan dicetak. Klik [Simpan]

66



12. Memasukkan Kata Sandi Persetujuan dan klik [Kirim] untuk mengirim surat ke penyetuju surat

13. Surat tersimpan pada [Dalam Proses] selama belum disetujui

67



14. Cek history persetujuan surat pada icon kecil di samping nomor surat sehingga muncul jendela baru seperti gambar di samping. Gambar menunjukkan bahwa dokumen belum dibuka dan disetujui oleh penyetuju karena kolom [Tanggal Persetujuan] kosong.

15. Login sebagai penyetuju. Contoh: Ka. Biro Sekretariat. Notifikasi surat yang memerlukan persetujuan terdapat pada halaman muka ketika awal user login. Di [Pesan Baru] > Permohonan. Contoh di samping menunjukkan ada 1 Permohonan

68



masuk

16. Setelah klik judul surat bersangkutan, akan ditampilkan dokumen sbb:

17. Menyetujui dokumen. Menambahkan opini (bila diperlukan) dan klik [Setujui]

69



18. Klik gambar icon. History persetujuan surat telah di-update system (sebagai tanda bahwa dokumen telah disetujui).

19. Nomor surat telah dikeluarkan system. Siap untuk diprint pada kertas kop. Klik 70



[Cetak]

20. Maka akan tampil jendela untuk print dokumen yang menghubungkan dengan printer

71



BAB IIMANUAL DISPOSISI

Disposisi di system Groupware, dibagi menjadi 3 Jenis:

2.1Disposisi Surat Masuk

Setelah bagian loket penerima surat masuk (Misalnya; Loket Sekretariat, Loket Lahan) mengupload dokumen eksternal ke system Groupware, maka pendisposisi, yang mendapat wewenang / otorisasi untuk mendisposisikan surat masuk tersebut akan menerima dan mendisposisikannya.

2.2Disposisi Nota Dinas atau Dokumen Persetujuan yang lain

Setelah Nota Dinas atau dokumen yang dibuat dari menu [Persetujuan] dikirimkan ke unit tujuan. Maka , unit tujuan akan menindaklanjuti surat tersebut dengan mendisposisikan surat tersebut.

2.3Disposisi Bertingkat

Setelah pegawai A mendisposisikan surat (baik itu Nota Dinas maupun Surat Masuk) dan mengirimkan ke pegawai B. Maka pegawai B dapat mendisposisikan sekali lagi ke pegawai C yang setingkat di bawahnya.

72



2.1 Disposisi Surat Masuk



3. Buka menu [Groupware]> [Disposisi]> [Dokumen Eksternal]. Maka akan ditampilkan daftar surat masuk yang perlu didisposisikan. Klik judul surat

73




4. Tampilan informasi surat setelah judul di-klik

Isi surat (hasil scan surat masuk) dapat dilihat pada lampiran [Hasil Scan]. Klik judul lampiran hasil scan surat

5. Jendela untuk membuka/download yang muncul setelah judul lampiran diklik. Save untuk menyimpan lampiran di PC

74



6. Proses menyimpan di PC. Dokumen scan surat tersimpan di PC dan user/penerima surat masuk dapat mengecek isinya

7. Jika dokumen tersebut setuju untuk ditindaklanjuti dengan disposisi, klik link [Disposisi] di bagian atas informasi dokumen surat masuk

8. Maka akan ditampilkan halaman lembar disposisi seperti gambar di samping yang secara otomatis melampirkan file hasil scan surat masuk.

75



9. Melengkapi isi lembar disposisi: Pendisposisi, Isi Disposisi, Catatan tambahan pada editor disposisi, Kata Sandi, Penerima Disposisi. Klik [Penerima Disposisi] di bagian atas lembar disposisi

10. Maka akan ditampilkan jendela [Jalur Disposisi] seperti gambar di bawah untuk mengatur penerima disposisi

76



11. Pilih nama user penerima disposisi dari bagan organisasi

12. Setelah [Simpan] Penerima Disposisi, maka user tersebut akan ditampilkan jabatan/ posisi di unit kerja di lembar disposisi. Selanjutnya [Kirim] disposisi

77



13. Disposisi yang telah dikirim tersimpan di [Folder Pribadi]

14. Klik symbol lampiran file untuk mendownload file

78



15. Disposisi yang telah dikirim akan ditampilkan sebagai berikut:

16. Untuk melakukan pemantauan / pelacakan alur disposisi setelah mengirim disposisi, pilih menu [Riwayat Disposisi] di sebelah kiri. Maka akan ditampilkan sebagai berikut:

79



17. Klik [Lihat] pada kolom [Status] maka akan ditampilkan informasi tambahan di bagian bawah table yang menunjukkan informasi pengirim dan penerima surat dari yang pertama sampai yang terakhir

2.2 Disposisi Nota Dinas atau Dokumen Persetujuan yang lain

1. Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga 80




muncul halaman berikut


3. Klik [Groupware] > [Disposisi] > [Draft] sehingga akan ditampilkan lembar disposisi sebagai berikut. Klik [Cari] pada Dok. Persetujuan Terkait

81



4. Sehingga tampil jendela pop up seperti berikut

5. Ubah pilihan combo box menjadi Folder Umum (karena pendisposisi ingin mendisposisikan surat/nota dinas yang beliau terima). Maka akan ditampilkan

82



daftar surat yang diterima dan berada di [Folder Umum]

6. Jika ingin melakukan pengecekan isi surat, pendisposisi dapat membuka surat langsung dari daftar surat tersebut dengan cara: klik judul surat sehingga muncul isi surat sbb

7. Cek pada kotak di sebelah Nomor Dokumen kemudian klik [Pilih Daftar] sehingga judul dokumen berpindah ke kotak bawah. Klik [Simpan] untuk melanjutkan

83



8. Maka judul dokumen yang dilampirkan akan ditampilkan pada halaman lembar disposisi

9. Klik judul dokumen yang dilampirkan sehingga informasi dalam lampiran dapat ditampilkan pada lembar disposisi.

84



10. Melengkapi informasi lembar disposisi yang lain : Diterima, Pendisposisi, Isi Disposisi, Catatan Tambahan, Kata Sandi. Klik [Penerima Disposisi] di bagian atas lembar disposisi untuk mengatur field [Ditujukan]

11. Maka akan ditampilkan Jalur Disposisi sebagai berikut. Klik nama user di bagan organisasi sehingga nama tersebut berpindah di kotak [Penerima

85



Disposisi].

12. Nama user yang ditambahkan ditampilkan pada lembar disposisi sebagai jabatan dalam unit terkait

13. Klik [Kirim] untuk mengirimkan dokumen kepada penerima disposisi. Notifikasi berikut akan ditampilkan sebagai tanda bahwa dokumen telah terkirim.

86



14. Dokumen disposisi yang telah terkirim tersimpan pada [Folder Pribadi]

15. Tampilan lembar disposisi dalam system

16. Setelah Disposisi terkirim, selanjutnya adalah mengirim juga Nota Dinas yang dilampirkan ke disposisi tersebut ke penerima disposisi. Agar penerima disposisi dapat melampirkan dokumen nota dinas tersebut untuk

87



disposisi selanjutnya. Pilih [Persetujuan]>[Folder Umum]

17. Centang/Tandai kotak di sebelah Nomor Dokumen dan pilih [Distribusikan] sehingga muncul jendela berikut. Klik nama penerima disposisi sebelumnya sebagai penerima Nota Dinas lampiran

18. Login sebagai pihak penerima disposisi. Peringatan adanya disposisi yang masuk dapat dilihat di halaman muka portal [Pesan Baru]. Dari gambar dapat dilihat bahwa terdapat 3 Disposisi baru

88



19. Klik pesan disposisi tersebut sehingga otomatis akan diarahkan pada menu Disposisi > Folder Umum yang merupakan tempat penerimaan dokumen dari user lain.

20. Klik judul dokumen disposisi untuk melihat isi disposisi. apabila disposisi tersebut, memiliki lampiran, penerima juga dapat mengecek isi lampirannya dengan klik judul lampiran sehingga ditampilkan jendela baru seperti berikut

89



21. Untuk melakukan pelacakan disposisi, dapat menggunakan menu [Riwayat Disposisi] sehingga ditampilkan sebagai berikut:

22. Klik link [Lihat] pada kolom status sehingga ditampilkan informasi pengirim dan penerima disposisi tersebut

90



2.3 Disposisi Bertingkat

1. Buka Browser Internet Explorer dan ketikkan: http://ep.batam.go.id sehingga 91




muncul halaman berikut


3. Untuk melihat daftar disposisi yang diterima terdapat di [Groupware] > [Disposisi] > [Folder Umum]. Berikut adalah list dokumen disposisi di Folder Umum

92



4. Tampilan lembar disposisi yang diterima. Klik judul lampiran untuk melihat surat yang dilampirkan dalam disposisi.

5. Membuat disposisi baru berdasarkan dokumen disposisi yang diterima. Pilih [Draft] untuk menampilkan halaman berikut

93



6. Klik [Cari] pada Disposisi Terkait untuk menampilkan informasi disposisi yang diterima. Maka yang ditampilkan adalah jendela baru sbb. Klik judul surat untuk mengambil informasi surat/disposisi yang diterima

7. Maka informasi disposisi terkait akan ditampilkan pada lembar disposisi.

94



8. Menambahkan lampiran Nota Dinas yang dilampirkan disposisi sebelumnya . Klik [Cari] pada Dok. Persetujuan Terkait.

9. Pilih Nota Dinas yang dimaksud. Tandai kotak di sebelah nomor dokumen kemudian [Pilih Daftar] dan [Simpan]

95



10. Sehingga lampiran ditambahkan ke lembar disposisi. Selanjutnya, Melengkapi informasi yang masih kosong, memasukkan kata sandi, dan mengatur [Penerima Disposisi]

8. Maka akan ditampilkan jendela pop up baru seperti berikut. Tambahkan user pada bagan organisasi ke kotak Penerima Disposisi

96



9. Klik [Kirim] untuk mengirimkan dokumen disposisi

10.Sehingga muncul jendela notifikasi bahwa dokumen telah dikirim

11.Dokumen disposisi yang telah dikirim tersimpan pada [Folder Pribadi]

97



12. Untuk melakukan pelacakan pilih menu [Riwayat Disposisi]

13.Klik [Lihat] pada kolom [Status] sehingga menampilkan informasi sebagai berikut:

98



BAB IIIMANUAL EDMS

1. Pilih menu EDMS

99



2. Sehingga muncul halaman berikut. Bila halaman yang ditampilkan tidak lengkap seperti ini, cek apakah Activex control telah terinstal semua. jika muncul perintah penginstalan, pilih instal

3. Untuk mengupload file baru pada EDMS, click [Folder Umum] seperti berikut. Folder Umum adalah folder yang dapat digunakan untuk mengupload file baru di EDMS. sedangkan Folder Department adalah folder yang menyimpan document persetujuan dan disposisi dari Groupware (tidak dapat digunakan untuk mengupload file baru) .

100



4. Contoh: Membuat file baru di folder [Data]. Klik folder Data sehingga ditampilkan sbb

5. Pilih sub menu [Buat] di bawah menu [Dokumen] sehingga tampil sbb

101



6. Mulai melengkapi informasi file

7. Mengatur klasifikasi dokumen. Bila klasifikasi yang diinginkan tidak tersedia, segera menghubungi admin Portal untuk menambahkan klasifikasi baru. Klik [Add] pada [Sistem Klasifikasi] sehingga tampil jendela berikut

102



8. Lampirkan file yang akan diupload pada [Dokumen Terlampir], klik [Add] sehingga dokumen terlampir sbb

9. Mengatur otorisasi user yang diperbolehkan melihat dokumen. Ada 8 hak akses dokumen:

- Tanpa Hak Akses- Lihat List Dokumen: hanya diperbolehkan melihat daftar dokumen yang telah dibuat. Tidak dapat mengakses informasi maupun isi dokumen- Lihat Dokumen : melihat kotak informasi dokumen secara umum, tetapi tidak dapat melihat content dokumen (lampiran)- Print Dokumen: untuk jenis dokumen persetujuan yang dibuat di Groupware,

103



fungsi print adalah untuk mencetak dokumen (langsung terhubung dengan preview dokumen). Namun untuk jenis dokumen yang diupload dari EDMS, fungsi print ini hanya mencetak informasi dokumen tidak bisa preview dokumen lampiran. Supaya user dapat mencetak dokumen yang diupload di EDMS, maka user harus mendapat hak akses ‘Download’- Download: user dapat melihat isi lampiran/file- Modifikasi: user dapat mendownload dan cek out/edit file langsung- Hapus Dokumen: user dapat menghapus dokumen- Full akses: super user

10.Bila ingin menambahkan hak akses ke user tertentu , pilih [Pengaturan Hak Akses] sehingga muncul halaman berikut

104



11.Pilih nama user dan klik [Add] sehingga berpindah pada kolom kanan

12.Sehingga ditampilkan pada tabel Akses Otorisasi berikut. Selanjutnya adalah memilih hak akses masing-masing

105



13.Klik [Daftar] sehingga muncul notifikasi pembuatan dokumen berikut

14.Dokumen yang baru diupload ditambahkan ke daftar dokumen pada folder tersebut

106



15.Memodifikasi dokumen yang telah diupload. Centang atau tandai dokumen yang dimaksud. Pilih submenu [Perbaharui] di bawah menu [Dokumen]

16.Pilih [Informasi Detail] pada [Dokumen Terlampir]

107



17.Halaman berikut akan ditampilkan. Klik kanan pada dokumen terkait

18.Pilih Cek-out untuk mulai mendownload dan edit file

108



19.Memasukkan keterangan alas an cek-out. Pilih Konfirmasi

20.Mulai mendownload file ke PC

109



21. Maka status dokumen menjadi Keadaan Cek-Out

22. Setelah selesai mengedit file di PC, upload sekali lagi dengan klik kanan dan pilih Cek-in

110



23.Browse file yang sudah diedit dari PC

24.Notifikasi dokumen telah berhasil diupload kembali

111



112



BAB IVUPLOAD FILE TANDA TANGAN PERSETUJUAN

1. Memilih menu [Groupware] > [Pengaturan]

2. Pilih [Tanda Tangan Persetujuan]

3. Pilih [Browse] untuk mulai mengupload file scan tanda tangan ukuran max 100 x 100 pixel pada PC

113



4. Mulai melampirkan file tanda tangan dari PC ke sistem

5. Image scan siap disimpan. Pilih [Simpan]

6. Image tanda tangan telah terupload di system. setiap menulis surat tanda tangan berikut akan dicantumkan pada kotak tanda tangan elektronik

114



115



BAB VSETTING ABSEN (PLH)

1. Pilih [Groupware] > [Pengaturan] > [Pengaturan Tidak hadir]

2. Halaman berikut akan ditampilkan. Pilih [Pendaftaran]

3. Mulai melengkapi informasi pengaturan PLH/Atas Nama. Mengisi Tanggal Mulai, Tanggal Akhir, Alasan , dan Atur Proxy untuk mengatur penerima PLH surat

116



4. Pilih nama user yang akan dijadikan PLH pada bagan organisasi

5. Sehingga user PLH tersebut akan ditampilkan pada list [Daftar Pilihan]

117



6. Simpan pengaturan

7. Daftar pengaturan PLH yang telah dibuat

8. Contoh: Membuat nota dinas yang penyetuju dokumennya telah mengatur PLH surat kepada user lain

118



9. Daftar surat yang memerlukan persetujuan user bersangkutan tetap dikirim ke [Permohonan] penyetuju dokumen sesuai pengaturan Jalur Persetujuan

10. Dan juga dikirim kepada user PLH ke kotak [Permohonan] sbb. terdapat keterangan sebelum judul surat (Disetujui Melalui Proxy) Permohonan

11.User PLH mulai menyetujui surat atas nama penyetuju yang seharusnya (lihat kotak 119



tanda tangan)

12.Setelah user PLH menyetujui surat, dokumen final yang telah disetujui dan dikeluarkan nomornya oleh system secara otomatis dikirim ke [Folder Pribadi] Pembuat Surat dan [Folder Umum] Penyetuju. User PLH tidak memiliki copy surat

13.History persetujuan terlihat pada [Informasi Dokumen] berikut. Terdapat keterangan : [Disetujui melalui Proxy] pada Status Persetujuan

120



14.Hasil dokumen final

121



122



1



2



3



4



5



6



7



8



9



10

Manual persuratan a4

Business

Transcript of Manual persuratan a4