Manual Excel 2010 Intermedio

Manual Excel 2010

Intermedio

Contenido Tema 1. Pegado especial en Microsoft Office Excel ............................................................................ 1

Pegado especial: fórmulas y valores ............................................................................................... 4

Pegado especial: con operaciones .................................................................................................. 5

Tema 2. Rangos, funciones y fórmulas en Microsoft Office Excel ...................................................... 6

Cuadro de Nombres ........................................................................................................................ 6

Creación de rangos .......................................................................................................................... 6

Crear desde la selección. ................................................................................................................. 8

Uso de los rangos ............................................................................................................................ 8

Administrador de Nombres ............................................................................................................. 9

Autoformato .................................................................................................................................. 10

Formato condicional ..................................................................................................................... 11

Tema 3. Formulas en Microsoft Office Excel ..................................................................................... 20

Uso de referencias ........................................................................................................................ 20

Referencias relativas ..................................................................................................................... 20

Referencias absolutas ................................................................................................................... 21

Referencias mixtas. ....................................................................................................................... 21

Auditoría de fórmulas ................................................................................................................... 22

Rastrear precedentes .................................................................................................................... 24

Rastrear dependientes .................................................................................................................. 24

Quitar flechas ................................................................................................................................ 24

Mostrar fórmulas .......................................................................................................................... 25

Comprobación de errores ............................................................................................................. 25

Ventana de Inspección .................................................................................................................. 31

Referencias circulares ................................................................................................................... 32

Control de cálculo ......................................................................................................................... 33

Tema 4. Gráficas en Excel .................................................................................................................. 34

Crear un Gráfico ............................................................................................................................ 40

Modificar un Gráfico ..................................................................................................................... 42

Vista Preliminar e Impresión de Gráfico ....................................................................................... 43

Modificar Opciones de Gráficos .................................................................................................... 45

Dar Formato a Gráficos ................................................................................................................. 55

Dar Formato a Series de Datos y a Opciones de Área del Gráfico ................................................ 65

Guardar como Plantilla un Gráfico ................................................................................................ 66

Trabajar con un Eje Secundario ..................................................................................................... 66

Pictogramas ................................................................................................................................... 70

Tema 5. Fuentes de Datos externos en Microsoft Office Excel ........................................................ 72

Importar datos .............................................................................................................................. 72

Exportar datos ............................................................................................................................... 74

Crear un archivo HTML .................................................................................................................. 74

Tema 6. Trabajar con rangos de datos en Microsoft Office Excel ..................................................... 77

Las Listas (Crear una tabla)............................................................................................................ 77

Opciones de autorrelleno (Series) ................................................................................................. 79

Series numéricas ........................................................................................................................... 81

Series con fechas ........................................................................................................................... 81

Series de texto ............................................................................................................................... 82

Ordenar ......................................................................................................................................... 82

Subtotales .................................................................................................................................... 84

Filtros automáticos ..................................................................................................................... 85

Filtros avanzados ....................................................................................................................... 87

Tema 7 Tablas dinámicas .................................................................................................................. 89

Crear una tabla dinámica .............................................................................................................. 89

Cambiar al diseño de tabla dinámica clásica ................................................................................. 90

Cambiar los diseños de informe .................................................................................................... 91

Agregar campos a la tabla dinámica ............................................................................................. 91

Configuraciones de campo de valor .............................................................................................. 92

Configuración de campo (Personalizado) ..................................................................................... 93

Agrupar datos ................................................................................................................................ 94

Desagrupar datos .......................................................................................................................... 95

Actualizar datos ............................................................................................................................. 95

Ampliar el rango de origen de la tabla dinámica .......................................................................... 95

Quitar los subtotales ..................................................................................................................... 96

Crear una hoja de detalle .............................................................................................................. 97

Mostrar páginas ............................................................................................................................ 97

Elemento calculado ....................................................................................................................... 97

Campo calculado ........................................................................................................................... 99

Formato de número a un campo .................................................................................................. 99

Cambiar el campo de la tabla dinámica ...................................................................................... 101

Ordenar una Tabla dinámica ....................................................................................................... 102

Estilos de tabla dinámica ............................................................................................................. 102

Crear una tabla dinámica con fuente de datos externa .............................................................. 102

Crear tabla dinámica con Origen en otro archivo de Excel ......................................................... 107

Configuración de campo de valor (Mostrar valores como) ........................................................ 109

Crear un gráfico dinámico ........................................................................................................... 114

Anexo I Principales Funciones Financieras ...................................................................................... 115

1.1. Análisis de un Préstamo. ................................................................................................. 115

1.1.1. Uso de la función PAGO. ............................................................................................. 115

1.1.2. Uso de la función PAGOINT ......................................................................................... 116

1.1.3. Uso de la función PAGOPRIN. ...................................................................................... 118

1.1.4. Desplegar el valor absoluto de un número. ................................................................ 119

1.1.5. Uso de la función ABS. ................................................................................................. 119

1.2. Iniciar el Modelo.............................................................................................................. 120

1.2.1. Restringir el valor de entrada de una celda. ............................................................... 121

1.2.2. Más funciones financieras. .......................................................................................... 121

1.2.2.1. VA (función VA) ....................................................................................................... 121

1.2.2.2. VF (función VF) ........................................................................................................ 123

1.2.2.3. TASA (función TASA) ................................................................................................ 125

1.2.2.4. NPER (función NPER) ............................................................................................... 126

1.2.2.5. VNA (función VNA) .................................................................................................. 127

1.2.2.6. PAGO.PRINC.ENTRE (función PAGO.PRINC.ENTRE) ................................................ 128

1.2.2.7. PAGO.INT.ENTRE (función PAGO.INT.ENTRE) ......................................................... 129

1.2.2.8. TIR (función TIR) ...................................................................................................... 130

Manual Excel Intermedio

Objetivo:

El participante aprenderá el uso de herramientas de Excel 2010 que le permitirán el manejo,

procesamiento y análisis de grandes volúmenes de datos para la obtención de información útil

para su empresa, con la inclusión de formatos profesionales, reportes y gráficas.

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Tema 1. Pegado especial en Microsoft Office Excel

Como su nombre lo indica el pegado especial es un comando que permite abrir un abanico de

opciones de pegado exclusivas, las cuales le permiten solo pegar una característica a la vez, por

ejemplo: fórmulas, valores, formatos, vínculos, operaciones, entre otras.

Para generar un pegado especial, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas o el objeto a copiar.

2. Copie los datos (Ctrl+C).

3. Clic en la ficha Inicio / grupo Portapapeles / parte baja del botón Pegar.

4. Clic en Pegado especial.

*También podrá utilizar el método abreviado Ctrl+Alt+V.

5. Seleccione la opción deseada de pegado especial.

6. Haga clic en la celda en donde desea pegar.

7. Clic en Aceptar.

Pegado especial

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OPCION DESCRIPCION

Todo Pega todo el contenido del portapapeles.

Fórmulas Pega solo las fórmulas sin incluir formatos.

Valores Permite pegar solo los valores de las fórmulas.

Formatos Pega solo los formatos, es decir omite los datos y

elementos adicionales de la celda original.

Comentarios Pega solo los comentarios y omite los elementos

adicionales de la celda original.

Validación Pega solo las restricciones de la validación y omite los

elementos adicionales de la celda original.

Todo utilizando el

tema de origen

Pega todo y utiliza el tema del archivo de origen, este

pegado solo es relevante si el formato de origen es

diferente por el tema que utiliza.

Todo excepto

bordes

Pega todo excepto los bordes que contiene la celda

origen.

Ancho de las

columnas

Copia solo el ancho de las columnas de origen.

Formatos de

números y

fórmulas

Pega solo los formatos de números y fórmulas, pero

no otros formatos.

Formatos de

número y valores

Pega solo los formatos de número y los valores pero

no las fórmulas (si existieran).

Operación Crea el cálculo que usted seleccione de esta sección

entre el dato copiado y el dato destino,

sobrescribiendo el resultado en éste último.

Saltar blancos Copia y pega solo las celdas que tienen datos, las

celdas en blanco las omite.

Transponer Invierte la orientación original de las filas y las

columnas.

Pegar vínculos Pega los datos vinculados a la ubicación de origen.

NOTA: Cuando el copiado viene de otra aplicación las opciones del pegado especial cambian.

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Opciones del botón Pegar

El botón Pegar despliega varias opciones de pegado, la mayoría de estos pegados pertenecen al

pegado especial y son de suma utilidad para reducir tiempos al realizar tareas únicas que le

llevarían mucho tiempo hacerlas paso a paso, algunas otras serían imposibles por los formatos

obtenidos.

OPCIÓN DESCRIPCIÓN

Pegar

Pega la información cortada o copiada tal y

como se encuentra (pegar todo).

Fórmulas

Pegará solo las fórmulas y se actualizarán las

referencias.

Formato de

fórmulas y

números

Pega los formatos de las fórmulas y los números,

tales como número, contabilidad, porcentaje,

etc.

Mantener

formato de

origen

Pega los datos conservando el formato de

origen.

Sin bordes

Pega los datos y formatos de la celda

excluyendo solo los bordes.

Mantener el

ancho de

columnas

de origen

Pega el ancho de las columnas que tengan los

datos de origen.

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Transponer

Invierte la orientación original de las filas y las

columnas.

Valores Pega los valores sin copiar las fórmulas de origen.

Formato de

valores y

números

Pega solo los formatos de los valores y números,

pero no rellenos y bordes.

Formato de

valores y

origen

Pega los valores y el formato de origen.

Formato

Pega todos los formatos de origen, pero no los

datos.

Pegar

Vínculos

Pega la referencia de las celdas de origen,

dejando vinculado el origen y el destino.

Pegar

imagen Pega una imagen de los datos copiados.

Pegar

imagen

vinculada

Pega una imagen vinculada a los datos de

origen.

Pegado

especial Abre el cuadro de diálogo del Pegado especial.

Pegado especial: fórmulas y valores

Para generar un pegado especial de fórmulas o valores, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas a copiar.





5. Seleccione la opción deseada (fórmulas o valores).

6. Haga clic en la celda en donde desea pegar.

7. Clic en Aceptar.

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Pegado especial: con operaciones

Para generar un pegado especial de fórmulas o valores, realice los siguientes pasos:

1. Seleccione las celdas con los datos numéricos a copiar.





5. En la sección Operación, seleccione el cálculo deseado.

6. Haga clic en la primer celda de los datos destino, contra los que generará la operación y en

donde pegará el resultado.

7. Haga clic en Aceptar.

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Tema 2. Rangos, funciones y fórmulas en Microsoft Office Excel

Cuadro de Nombres

El Cuadro de Nombres muestra la celda activa en la hoja de cálculo. Para un rango de celdas, sólo

se muestra la celda pivote del rango. Tener celdas con nombres y rangos es práctico para navegar

por las hojas de cálculo extensas. Los Nombres también son útiles para crear algunos tipos de

fórmulas y pruebas lógicas.

Un nombre de rango debe comenzar por una letra o un carácter subrayado y puede incluir letras,

números, puntos y caracteres subrayados. No se permiten espacios en los nombres.

Creación de rangos

Para nombrar un rango el procedimiento más rápido es a través del cuadro de nombres, siga el

procedimiento indicado a continuación.

1. Capture la siguiente información.

Cuadro de nombres

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2. Seleccione el rango de G2 a G26.

3. Active con un clic el cuadro de nombres y teclee IMPORTES.

4. Ubíquese en una hoja de cálculo diferente a donde tecleó la lista de datos.

5. En cualquier celda teclee la fórmula:

=SUMA(IMPORTES)

6. Para llamar a la ventana Pegar Nombre puede presionar la tecla F3 y seleccionar

el nombre IMPORTES.

7. Observe que la operación devuelve el resultado de la suma de importes de la lista

tecleada en la hoja anterior.

IMPORTANTE: Para nombrar un rango se deben contemplar las siguientes reglas:

1. Comenzar con una letra.

2. No usar espacios.

Cuadro de nombres

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3. No usar caracteres especiales.

4. No más de 255 caracteres

Crear desde la selección.

1. Seleccione el rango al que desea poner nombre, incluidos los rótulos de las filas y

columnas.

2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Crear desde

la selección.

3. En el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección, designe la

ubicación que contiene los rótulos al activar la casilla Fila superior, Columna

izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

Nota. Un nombre creado mediante este procedimiento sólo hace referencia a las celdas

que contienen los valores y no incluye los rótulos existentes de filas y columnas.

Uso de los rangos

Los rangos se pueden utilizar para varias acciones dentro de Excel, se pueden usar como

argumentos dentro de fórmulas y funciones, para importar desde otras aplicaciones los datos de

Excel (por ejemplo desde Access), para referenciar datos desde VBA entre otras funciones de

importancia o simplemente como rangos a los que desea navegar dentro del Excel.

Para efectos de usarlo como argumento de funciones le ilustramos los siguientes ejemplos:

=SUMA(SUELDOS)

=CONSULTAV(A3,VENTAS,3,0)

=SUMAR.SI(PRODUCTOS,”Refrigerador”,VENTAS_TRIM)

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Administrador de Nombres

Use el cuadro de diálogo Administrador de nombres para trabajar con todos los nombres

definidos y los nombres de tabla del libro. Por ejemplo, es posible que desee buscar nombres con

errores, confirmar el valor y la referencia de un nombre, ver o modificar comentarios descriptivos

o determinar el ámbito. También puede ordenar y filtrar la lista de nombres y agregar, cambiar o

eliminar nombres de una ubicación con facilidad

Para activar el Administrador de nombres el procedimiento es el siguiente:

1. Active la ficha Fórmulas.

2. Haga clic en el comando Administrador de Nombres para mostrar la ventana del

mismo nombre.

3. Observe que en esta ventana en la parte superior puede usar los botones para

crear, editar o eliminar un nombre. La ventaja de realizarlo desde esta ventana

es que puede establecer el Nombre de rango con un ámbito de Libro o de Hoja.

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Autoformato

Para generar autoformato, se requiere agregar el botón de comando en la barra de

herramientas de acceso rápido, para ello realice los siguientes pasos:

1. Clic con botón derecho en la cinta de opciones o en la barra de herramientas de

acceso rápido.

2. Seleccione la opción Personalizar barra de acceso rápido.

Excel 2010 presentará un cuadro similar a la siguiente imagen

3. En caso de ser necesario, despliegue el listado Comandos disponibles en y

seleccione Todos los comandos.

4. Seleccione el botón Autoformato en el listado izquierdo.

5. Clic en el botón Agregar y clic en el botón Aceptar.

6. Haga clic dentro de la tabla a la cual desea darle autoformato.

7. Haga clic en el botón Autoformato.

Excel mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

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8. Seleccione un formato de la galería y haga clic en el botón Aceptar.

Formato condicional

Los formatos condicionales como su nombre lo indica son formatos que se aplican a las

celdas cuando una condición es verdadera, usted podrá establecer una o varias

condiciones sobre una o varias celdas de acuerdo a sus necesidades, el formato es

dinámico, es decir al cambiar el valor de la celda el formato puede cambiar si el nuevo

valor pasa de una condición a otra.

Resaltar celdas con reglas

1. Seleccione los datos a los que desea aplicarles el formato condicional.

2. Clic en la ficha Inicio / grupo Estilos / botón Formato condicional.

3. Realice cualquiera de las siguientes acciones:

a. Clic en Resaltar reglas de celdas y clic en:

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i. Es mayor que, escriba un número en el cuadro a la izquierda y

seleccione el formato a aplicar con el combo box a la derecha del

cuadro.

ii. Es menor que, escriba un número en el cuadro a la izquierda y


cuadro.

iii. Entre, escriba en el primer cuadro a la izquierda el límite inferior y

en el segundo cuadro el límite superior, luego seleccione el formato

a aplicar con el combo box a la derecha del cuadro.

iv. Es igual a, escriba un número en el cuadro a la izquierda y


cuadro.

v. Texto que contiene, escriba el texto a formatear en el cuadro a la

izquierda y seleccione el formato a aplicar con el combo box a la

derecha del cuadro.

vi. Una fecha, en el primer cuadro de la izquierda seleccione el criterio

de fechas usando el combo box, luego seleccione el formato a

aplicar con el combo box a la derecha del cuadro.

vii. Duplicar, en el primer cuadro de la izquierda seleccione el criterio

(duplicar o único) usando el combo box, luego seleccione el formato


Reglas superiores e inferiores




a. Clic en Reglas superiores e inferiores y clic en:

i. 10 mejores, en el primer cuadro de la izquierda seleccione el

criterio (número de elementos) usando las flechas, luego seleccione

el formato a aplicar con el combo box a la derecha del cuadro.

ii. 10% mejores, en el primer cuadro de la izquierda seleccione el

criterio (porcentaje) usando las flechas, luego seleccione el formato


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iii. 10 inferiores, en el primer cuadro de la izquierda seleccione el

criterio (número de elementos) usando las flechas, luego seleccione

el formato a aplicar con el combo box a la derecha del cuadro.

iv. 10% peores, en el primer cuadro de la izquierda seleccione el

criterio (porcentaje) usando las flechas, luego seleccione el formato


v. Por encima del promedio, seleccione el formato a aplicar con el

combo box a la derecha del cuadro.

vi. Por debajo del promedio, seleccione el formato a aplicar con el

combo box a la derecha del cuadro.

Resaltar celdas con Barras de datos



3. Clic en Barras de datos y clic en cualquiera de las opciones del listado que se

despliega.

Resaltar celdas con Escalas de color



3. Clic en Escalas de color y clic en cualquiera de las opciones del listado que se

despliega.

Resaltar celdas con Conjuntos de iconos



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3. Clic en Conjuntos de iconos y clic en cualquiera de las opciones del listado que

se despliega.

Administrador de reglas

El administrador de reglas le permite crear, editar y eliminar reglas, así como colocar el

orden en que se ejecutará cada regla creada.

Para entrar al administrador de reglas realice los siguientes pasos:

1. Clic en la ficha Inicio / grupo Estilos / botón Formato condicional / Administrar

reglas.

2. Haga clic en Mostrar reglas de formato para y seleccione la opción de ubicación

deseada (Selección actual o cualquier otra hoja), para mostrar las reglas de la

ubicación que usted seleccione.

3. Clic en el botón Nueva regla, abrirá el cuadro Nueva regla de formato que ya

trabajó en el punto anterior Nueva regla.

4. Seleccione una regla del cuadro principal y haga clic en el botón Editar regla, esto

abrirá el cuadro Editar regla de formato, en él podrá modificar la regla que

seleccionó previamente.

5. Seleccione una regla del cuadro principal y haga clic en el botón Eliminar regla y

luego haga clic en el botón.

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a. Aplicar para eliminar la regla sin cerrar el cuadro de diálogo ó clic en.

b. Aceptar para eliminar la regla y cerrar el cuadro de diálogo.

6. Las flechas Subir y Bajar, le servirán para reordenar las reglas, ya que estas

aplican en el orden de aparición.

7. Clic en el botón colapsador del rango para cambiar la selección del rango en

donde aplicará la regla.

8. Clic en la casilla Detener si es verdad de acuerdo a las siguientes opciones:

a. Para evaluar únicamente la primera regla, active la casilla Detener si es

verdad para la primera regla.

b. Para evaluar únicamente la primera y la segunda regla, active la casilla

Detener si es verdad para la segunda regla.

c. Para evaluar únicamente la primera, la segunda y la tercera regla, active la

casilla Detener si es verdad para la tercera regla.

NOTA: No es posible activar o desactivar la casilla Detener si es verdad si el formato de

la regla se aplica usando una barra de datos, una escala de colores o un conjunto de

iconos.

Nueva Regla

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3. Clic en Nueva regla, en la sección Seleccionar un tipo de regla:

a. Clic en Aplicar formato a todas las celdas según sus valores y

configure las siguientes opciones:

i. Un Estilo de formato, use el combo box del cuadro.

NOTA: De acuerdo al estilo de formato seleccionado las opciones a configurar en la parte

inferior cambian.

1. Escala de 2 colores, en las opciones Mínima y Máxima,

puede configurar un Tipo (valor más bajo, número,

porcentual fórmula y percentil), Valor (según el tipo selecto)

y un Color (de la paleta de colores o la opción Más colores).

2. Escala de 3 colores, son las mismas opciones del punto

anterior pero incluye la categoría Punto medio, la cual

configurará de igual manera a las opciones Mínima y

Máxima.

3. Barra de datos, en las opciones Barra más corta y Barra

más larga puede configurar un Tipo (valor más bajo,

número, porcentual fórmula y percentil), Valor (según el tipo

selecto) y un Color de la barra (de la paleta de colores o la

opción Más colores).

4. Conjunto de iconos, le recomendamos el siguiente orden

de configuración, primero el Estilo del icono (use el combo

box correspondiente), luego el Tipo (número, porcentual

fórmula y percentil), después el Valor (según el tipo selecto)

y finalmente si lo desea active las casillas Invertir criterio

de ordenación de icono (verde por rojo, etc.) y Mostrar

icono únicamente, para que oculte el dato y presente solo

el icono en las celdas.

b. Clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan y

configure las siguientes opciones:

i. Sección Editar una descripción de regla, primer cuadro a la

izquierda seleccione con el combo box las opciones del listado.

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1. Valor de la celda, en el segundo cuadro seleccione el

operador lógico deseado, complete el criterio introduciendo

los valores en lo(s) cuadro(s) que aparecen a la derecha,

haga clic en el botón Formato, configure el formato deseado

y acepte el cuadro Formato de celdas.

2. Texto específico, en el segundo cuadro seleccione la

condición del texto y en el tercer cuadro escriba el texto a

formatear, haga clic en el botón Formato, configure el

formato deseado y acepte el cuadro Formato de celdas.

3. Fechas, en el segundo cuadro seleccione el criterio de

fechas a formatear, haga clic en el botón Formato, configure

el formato deseado y acepte el cuadro Formato de celdas.

4. Celdas en blanco, haga clic en el botón Formato, configure

el formato deseado y acepte el cuadro Formato de celdas.

5. Sin espacios en blanco, haga clic en el botón Formato,

configure el formato deseado y acepte el cuadro Formato de

celdas.

6. Errores, haga clic en el botón Formato, configure el formato

deseado y acepte el cuadro Formato de celdas.

7. Sin errores, haga clic en el botón Formato, configure el

formato deseado y acepte el cuadro Formato de celdas.

c. Clic en Aplicar formato únicamente a los valores con rango inferior o

superior y configure las siguientes opciones:


izquierda seleccione con el combo box las opciones del listado.

1. Superior, en el segundo cuadro ingrese el número de

elementos superiores a mostrar (por ejemplo: 5 de 20 celdas

seleccionadas), si selecciona la casilla % del rango

seleccionado, entonces el valor del segundo cuadro

actuará como porcentual (rango 1-100), haga clic en el botón

Formato, configure el formato deseado y acepte el cuadro

Formato de celdas.

2. Inferior, opera igual al punto anterior pero para valores

inferiores.

d. Clic en Aplicar formato únicamente a los valores que estén por encima

o por debajo del promedio y configure lo siguiente:


izquierda seleccione con el combo box cualquiera de las opciones

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del listado, haga clic en el botón Formato, configure el formato


e. Clic en Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados y

configure lo siguiente.


izquierda seleccione con el combo box cualquiera de las opciones

del listado, haga clic en el botón Formato, configure el formato


f. Clic en Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar

formato y realice lo siguiente:

i. Genere una función con resultado verdadero o falso (funciones

lógicas) por ejemplo:

=SI(B5<500,VERDADERO,FALSO) =SI(Y(B5>=500,B5<=1000),VERDADERO,FALSO)

Borrar reglas

Le indicaremos a continuación cómo borrar reglas de un rango en específico, todas las

reglas de una hoja de cálculo o una regla individual.

Borrar todas las reglas de la hoja

1. Haga clic en la ficha Inicio / grupo Estilos / botón Formato condicional / Borrar

reglas.

2. Haga clic en Borrar reglas de toda la hoja, esta opción borrará todas las reglas

generadas en la hoja de cálculo actual.

Borrar todas las reglas de un rango

1. Seleccione el rango de celdas en donde quiere borrar las reglas del formato

condicional.

2. Clic en la ficha Inicio / grupo Estilos / botón Formato condicional / Borrar

reglas.

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3. Haga clic en Borrar reglas de las celdas seleccionadas, para borrar las reglas

exclusivamente de las celdas que ya seleccionó.

Borrar una regla individual

1. Seleccione el rango de celdas en donde quiere borrar la regla del formato

condicional.

2. Haga clic en la ficha Inicio / grupo Estilos / botón Formato condicional /

Administrar reglas.

3. Seleccione la regla a eliminar del listado principal.

4. Haga clic en el botón Eliminar regla.

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Tema 3. Formulas en Microsoft Office Excel

Uso de referencias

Cuando trabajamos en Excel y más concretamente cuando hacemos usos de fórmulas y funciones,

es seguro que pongamos referencias a celdas o conjunto de celdas. Las referencias son enlaces a

un posición en la hoja de cálculo, es decir, cuando en una formula escribimos =SUMA(A1:A10,) nos

referimos a que sume el contenido de A1 hasta la celda A10.

Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y Mixtas.

Referencias relativas

Las referencias relativas se nombran así porque cambian las referencias a columnas o celdas

automáticamente al copiar la fórmula de una fila o columna a otra, es decir, se adaptan al entorno

de trabajo, ejemplo:

Teclee los siguientes valores en la hoja de cálculo:

Enseguida teclee la fórmula =A1+A2 en la celda A3 y arrástrela del punto de autorelleno a la celda

D3. Observe como se actualiza el resultado de acuerdo a las nuevas posiciones en las hojas de

cálculo. Por lo tanto, una referencia relativa es aquella que se actualiza cuando es copiada.

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Referencias absolutas

Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo, es decir,

una referencia absoluta permanece fija cuando es copiada. Ejemplo, en la celda A4 teclee la

siguiente fórmula =$A$1+$A$2 y arrástrela del punto de autorelleno a la celda D4 (observe el uso

del signo $ para fijar la columna y fila), note que el resultado no se actualiza.

Nota.- puede presionar la tecla F4 cuando edita una fórmula para convertirla en absoluta.

Referencias mixtas.

La Referencias Mixtas en Excel son una combinación entre las Referencias Relativas y las

Referencias Absolutas, con la finalidad de optimizar cálculos donde haya necesidad de usar en una

misma fórmula una parte relativa y otra parte absoluta. Por ejemplo, suponga que es necesario

realizar una conversión de dólares a pesos mexicanos, observe la siguiente figura:

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Note que en la celda A13 se encuentra el tipo de cambio para realizar la conversión a pesos y esta

celda debe ser multiplicada por cada una de las cantidades en dólares, por lo que en la celda B2

teclee la fórmula que le resolverá todos los cálculos y que es = A2*A$13, posteriormente arrastre

la fórmula para resolver todos los cálculos.

Es importante que el manejo de referencias sea de su completo dominio para que pueda crear

fórmulas que permitan un manejo eficiente de operaciones a través de referencias a celdas.

Auditoría de fórmulas

La auditoría de un libro consiste en el proceso de verificar que las hojas de cálculo no

tengan errores y tengan secuencias de fórmulas consistentes y adecuadas, esto se

realiza por medio de varias herramientas que le permiten al usuario principalmente buscar

el flujo de los cálculos, comprobar errores y evaluar las formulas.

Grupo Auditoría de fórmulas

BOTÓN ACCIÓN QUE REALIZA

Genera flechas que indican los argumentos

de una fórmula seleccionada, cada vez que

haga clic en este botón agregará un nivel

de flechas de precedentes.

Genera flechas que indican las fórmulas

que utilizan como argumento la celda

seleccionada, cada vez que haga clic en

este botón agregará un nivel de flechas de

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BOTÓN ACCIÓN QUE REALIZA

dependientes.

Elimina en uno solo paso todas las fechas

trazadas.

Elimina de uno en uno los niveles de

precedentes que usted generó

anteriormente.

Elimina de uno en uno los niveles de

dependientes que usted generó

anteriormente.

Permite ver las fórmulas en la hoja de

cálculo, en lugar de los resultados de las

mismas.

Presenta un cuadro con opciones para

auxiliar en la corrección de errores.

Al seleccionar una celda que contiene un

error, genera flechas de precedentes.

Abre un cuadro que permite ejecutar paso

a paso el orden en que se ejecutan los

operadores de un cálculo dentro de una

celda.

Muestra un listado con las referencias

circulares que existen en el libro y le

permite ir a ellas haciendo clic en la

referencia deseada.

Abre una ventana que permite agregar

celdas que contengan formulas, de tal

manera que siempre pueda ver

características como los valores

actualizados, nombre de rango, referencia

de celda, etc. y a la vez genera vínculos

hacia las celdas agregadas.

NOTA: Si usted guarda el archivo con las

inspecciones, éstas se conservarán la

próxima vez que lo abra.

Página | 24

Rastrear precedentes

1. Seleccione la celda de la cual desea rastrear los precedentes.

2. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas / botón Rastrear

precedentes.

Rastrear dependientes

1. Seleccione la celda de la cual desea rastrear los dependientes.

2. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas / botón Rastrear

dependientes.

Quitar flechas

Para quitar las flechas realice cualquiera de las siguientes acciones:

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas Botón Quitar flechas.

2. Haga clic en el cuadro de lista desplegable del botón Quitar flechas y haga clic

cualquiera de las siguientes opciones:

2.1. Quitar flechas. Quitará todas las flechas mostradas en la hoja de cálculo.

2.2. Quitar un nivel de precedentes. Quitará solo el último nivel de flechas

precedentes que se habilitó.

2.3. Quitar un nivel de dependientes. Quitará solo el último nivel de flechas

dependientes que se habilitó.

Página | 25

Mostrar fórmulas

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas Botón Mostrar

fórmulas.

Excel mostrará las fórmulas en las celdas en vez de los resultados de las mismas.

Comprobación de errores

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas / botón Comprobación

de errores.

Excel mostrará el cuadro de diálogo Comprobación de errores.

2. Haga clic en cualquiera de los siguientes botones:

2.1. Ayuda sobre este error. Abrirá la ayuda y le mostrará el tema correspondiente al

error que está comprobando.

Página | 26

2.2. Mostrar pasos de cálculo. Excel mostrará la siguiente pantalla:

2.2.1. Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones:

Página | 27

2.2.1.1. Evaluar. Para descubrir el orden de ejecución de los cálculos de

una celda paso a paso.

2.2.1.2. Paso a paso para entrar. Le sirve para visualizar en paneles

inferiores los cálculos que se encuentran en otras celdas que están

incluidas como argumentos precedentes de la celda evaluada,

mostrando en colores las referencias que se detallaron en los paneles

superiores.

2.2.1.3. Paso a paso para salir. Le sirve para resolver los cálculos de los

paneles generados por el botón Paso a paso para entrar, va obteniendo

los resultados precedentes y al mismo tiempo cerrando los paneles que

los contienen.

2.2.1.4. Cerrar Cierra el cuadro de diálogo Evaluar fórmula.

2.3. Omitir error. Le permite borrar la marca de error (triángulo verde arriba a la

izquierda de la celda), con el fin de que no se considere como error.

2.4. Modificar en la barra de fórmulas. Le permite editar una celda en la barra de

fórmulas, realice los cambios deseados y oprima la tecla Intro.

2.5. Opciones. Le muestra todas las opciones de error que verifica Excel y podrá

activarlas o desactivarlas de acuerdo a sus necesidades.

Para mostrar el cuadro Opciones de Excel para la ficha Fórmulas realice lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas / botón

Comprobación de errores.

Página | 28

2. Haga clic en el botón Opciones que se encuentra dentro del cuadro de diálogo

Comprobación de errores.

También puede entrar en la ficha Archivo / Opciones / categoría Fórmulas

Excel muestra un cuadro similar a la figura de la siguiente hoja.

Configure las siguientes opciones:

a. Las celdas contienen fórmulas que producen un error La fórmula no utiliza la

sintaxis, los argumentos o los tipos de datos que esperaba. Los valores de error

son #¡DIV/0!, #N/A, #¿NOMBRE?, #¡NULO!, #¡NUM!, #¡REF! y #¡VALOR!. Cada

valor de error tiene distintas causas y se resuelve de modo diferente.

b. Fórmula de columna calculada incoherente en tablas Una columna calculada

puede incluir fórmulas que son diferentes de la fórmula de columna que crea una

excepción. Las excepciones de columna calculada se crean al realizar las

acciones siguientes:

Opciones de Excel / categoría Fórmulas

Escribir datos que no son fórmulas en una celda de columna calculada.

Escribir una fórmula en una celda de columna calculada y, a continuación,

hacer clic en el botón Deshacer de la Barra de herramientas de

acceso rápido.

Página | 29

Escribir una nueva fórmula en una columna calculada que ya contiene una

o varias excepciones.

Copiar datos en la columna calculada que no coinciden con la fórmula de

columna calculada.

NOTA: Si los datos copiados contienen una fórmula, esta fórmula sobrescribe los datos

en la columna calculada.

Mover o eliminar una celda de otra área de hoja de cálculo a la que hace

referencia una de las filas de una columna calculada.

c. Celdas que contienen años representados con 2 dígitos La celda contiene

una fecha de texto en la que el siglo se puede interpretar incorrectamente si se

utiliza en fórmulas. Por ejemplo, la fecha de la fórmula =AÑO("1/1/31") podría ser

1931 ó 2031. Utilice esta regla para comprobar fechas de texto que no sean

claras.

d. Números con formato de texto o precedidos por un apóstrofo La celda

contiene números guardados como texto. Esto suele ocurrir cuando se importan

datos importados de otros orígenes. Los números guardados como texto pueden

ocasionar cambios inesperados en la forma de ordenar; además, no pueden

usarse para cálculos. Por ello, es preferible convertir las celdas correspondientes a

un formato numérico.

e. Fórmulas incoherentes con otras fórmulas de la región La fórmula no

coincide con el patrón de las demás fórmulas cercanas. En muchos casos, las

fórmulas que son adyacentes a otras fórmulas difieren solo en las referencias que

se usan. En el siguiente ejemplo de cuatro fórmulas adyacentes, Excel muestra un

error junto a la fórmula =SUMA(A10:F10) ya que las fórmulas adyacentes

incrementan en una fila y la fórmula =SUMA(A10:F10) incrementa en filas 8 ; Excel

espera la fórmula = SUMA(A3:F3).

A

Fórmulas

=SUMA(A1:F1)

=SUMA(A2:F2)

=SUMA(A10:F10)

=SUMA(A4:F4)

Si las referencias que se usan en una fórmula no son coherentes con las

de las fórmulas adyacentes, Excel muestra un error.

f. Fórmulas que omiten celdas en una región Puede ocurrir que una fórmula no

incluya automáticamente referencias a datos que se inserten entre el rango de

Página | 30

datos original y la celda que contiene la fórmula. Esta regla compara la referencia

de una fórmula con el rango real de celdas que es adyacente a la celda que

contiene la fórmula. Si las celdas adyacentes contienen más valores (no son

celdas en blanco), Excel muestra un error al lado de la fórmula.

Por ejemplo, cuando se aplica esta regla, Excel inserta un error al lado de

la fórmula =SUMA(A2:A4), porque las celdas A5, A6 y A7 son adyacentes a

las celdas a las que hace referencia la fórmula (A2:A4) y también a la celda

que contiene la fórmula (A8), y esas tres celdas (A5, A6 y A7) contienen

datos a los que debería hacerse referencia en la fórmula.

A

Factura

15,000

9,000

8,000

20,000

5,000

22,500

=SUMA(A2:A4)

g. Celdas desbloqueadas que contengan fórmulas La fórmula no está

bloqueada para protección. Dado que todas las celdas en una hoja de cálculo

están bloqueadas para protección de manera predeterminada, esto quiere decir

que un usuario desprotegió la celda. Cuando una fórmula está protegida, no se

puede modificar sin desprotegerla. Asegúrese de que no desea que la celda esté

protegida. La protección de las celdas que contienen fórmulas impide que se

modifiquen y puede ayudar a evitar futuros errores.

h. Fórmulas que hacen referencia a celdas vacías La fórmula contiene una

referencia a una celda vacía. Esto puede dar lugar a resultados no deseados, tal

como se muestra en el siguiente ejemplo.

Suponga que desea calcular el promedio de los números que figuran en la siguiente

columna de celdas. Si la tercera celda está en blanco, como esto no se considera un

valor, la celda no se incluye en el cálculo y el resultado es 22.75. Si la tercera celda

contiene 0 (lo cual se considera un valor), la celda se incluye en el cálculo y el resultado

es 18.2.

Página | 31

A

Datos

24

12

45

10

=PROMEDIO(A2:A6)

i. Los datos de una tabla no son válidos Error de validación en una tabla. Haga

clic en Validación de datos en el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos

para comprobar la configuración de validación de la celda.

Ventana de Inspección

Permite agregar celdas con datos que requieren un monitoreo más de cerca por la

necesidad de llevar un mejor control.

Para agregar una inspección realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la celda que contiene el dato a inspeccionar.

2. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas / botón Ventana de

inspección.

3. Haga clic en el botón Agregar inspección.

Página | 32

4. Haga clic en el botón Agregar.

Excel mostrará la inspección en el cuadro principal:

Referencias circulares

Se le llama referencia circular a una formula o función que por error incluye la celda de

resultado como argumento de si misma.

Para localizar una referencia circular realice los siguientes pasos:

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Auditoría de fórmulas / combo box del

botón Comprobación de errores / comando Referencias circulares.

2. En caso de existir alguna referencia circular Excel mostrará un listado con ellas.

3. Haga clic en la referencia circular para acceder a la celda que la contiene.

4. Corrija manualmente el cálculo.

Página | 33

Control de cálculo

El control de cálculo le permite cambiar entre el modo manual, automático y automático

excepto en las tablas de datos, así como calcular la hoja o todo el libro.

Para cambiar de la forma de ejecutar los cálculos realice lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Cálculo / botón Opciones para el cálculo.

2. Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones:

a. Automático. Es el default y se activa cada vez que se genera un cálculo

nuevo.

b. Automático excepto en las tablas de datos. Calcula automáticamente a

excepción de las tablas de una y dos entradas.

c. Manual. Se calculan las fórmulas solo cuando se utilice la tecla F9.

Para calcular la hoja o el libro realice lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Fórmulas / grupo Cálculo.

2. Haga clic en cualquiera de las siguientes opciones:

a. Calcuar ahora. Calcula todo el libro (F9).

b. Calcular hoja. Calcula solo la hoja actual (Shift+F9).

Página | 34

Tema 4. Gráficas en Excel

Los gráficos en Excel son de suma importancia por el hecho de que permiten visualizar

rápidamente el comportamiento de los datos, los gráficos permiten crear comparativos,

proyecciones, mostrar cuantías de error, resaltar partes del mismo gráfico, asociar

imágenes a productos o servicios entre otras características, además permiten la edición

en todos sus elementos, logrando combinaciones muy importantes para la presentación

profesional de su información.

Tipos de gráficos disponibles

Gráficos de columnas

Los gráficos de columnas son los más utilizados y fáciles de interpretar por cualquier

equipo de trabajo, aseguran el entendimiento y permiten graficar todo tipo de datos para

varias series y categorías de una tabla, a continuación le mostramos algunos diseños.

Gráficos de líneas

Los gráficos de líneas se utilizan mucho para comparativos entre diferentes datos, por

ejemplo venta del primer trimestre del año pasado contra el primer trimestre de este año,

esto permite detectar rápidamente nuestra productividad, o el comparativo de producto

contra producto que también nos ilustra el comportamiento del desplazamiento por

producto y las áreas de oportunidad, a continuación le mostramos algunos diseños.

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Gráficos circulares

Los gráficos circulares son otros gráficos que todos los equipos de trabajo usan mucho

por su fácil interpretación, en ellos se busca colocar datos de una serie con varias

categorías o viceversa, de tal manera que podamos establecer el 100% de una categoría

o serie a graficar, algunos ejemplos de estos gráficos los ponemos a continuación:

Gráficos de barras

Los gráficos de barras son una variante del gráfico de columnas, pero con una

presentación horizontal, al igual que los de columnas son recomendados para todo tipo de

datos y con tablas de varias series con varias categorías.

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Gráficos de área

Los gráficos de área permiten superponer figuras de áreas en donde se pueden visualizar

por las dimensiones de las mismas el mayor o menor indicador de la tabla, por ejemplo al

mayor o menor calidad en el servicio, clima laboral, frecuencia de accidentes, utilidad de

operación entre otros, le mostramos a continuación algunos ejemplos de este tipo de

gráficos.

Gráficos de tipo XY (Dispersión)

Los gráficos XY o de dispersión muestran las series como un conjunto de puntos. Los

valores se representan mediante la posición de los puntos en el espacio del gráfico. Las

categorías, por su parte, mediante diferentes puntos del gráfico. Los gráficos de

dispersión suelen utilizarse para comparar valores distintos de las categorías, a

continuación le presentamos unos ejemplos.

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Gráficos de cotizaciones

Estos gráficos le permitirán graficar datos de la bolsa como por ejemplo volumen,

apertura, máximo, mínimo y ver el comportamiento del día bursátil, además también podrá

utilizar otro tipo de datos como temperaturas climáticas que podrá observar con sus

variaciones dentro del gráfico, le mostramos a continuación algunos ejemplos de estos

gráficos.

Gráficos de superficie

Un gráfico de superficie muestra una superficie tridimensional que conecta un conjunto de

puntos de datos. Resulta útil cuando se desean buscar combinaciones óptimas entre dos

conjuntos de datos. Al igual que un mapa topográfico, los colores y las tramas de un

gráfico de superficie indican áreas que contienen el mismo rango de valores. A diferencia

de otros tipos de gráfico, el de superficie no emplea colores para distinguir las series de

Página | 38

datos: los colores se utilizan para distinguir los valores, a continuación le mostramos

algunos ejemplos de este tipo de gráficos.

Gráficos de anillos

Los gráficos de anillos muestran los datos de los valores en formato de porcentajes de un

total. Las categorías se representan mediante sectores individuales. Los gráficos de

anillos suelen utilizarse para mostrar porcentajes. Son idénticos en cuanto a funciones a

los gráficos circulares, a continuación le presentamos algunos tipos de gráficos de anillos.

Gráficos de burbujas

El gráfico de burbujas muestra cada serie de valores como puntos de datos en el espacio

del gráfico en función de los valores “X” y “Y” de la serie de valores. Un tercer valor,

“Tamaño”, determina el tamaño del símbolo del punto de datos. Aunque los grupos de

Página | 39

categorías y series son opcionales, se requiere al menos uno de estos grupos para que el

gráfico muestre datos significativos, a continuación le mostramos algunos ejemplos de

estos gráficos.

Gráficos radiales

Un gráfico radial, también conocido como gráfico de araña o de estrella a causa de su

aspecto, representa los valores de cada categoría a lo largo de un eje independiente que

se inicia en el centro del gráfico y finaliza en el anillo exterior, algunos ejemplos de estos

gráficos.

Página | 40

Crear un Gráfico

1. Seleccione los datos a graficar.

2. Clic en la ficha Insertar / grupo Gráficos / clic en el botón de la categoría

deseada / clic en el subtipo deseado.

También puede realizar lo siguiente:

1. Clic en el botón iniciador de cuadro de diálogo.

2. En el lado izquierdo del cuadro seleccione una categoría de gráfico.

3. En el lado derecho del cuadro seleccione un subtipo de gráfico deseado.

4. Clic en el botón Aceptar.

Página | 41

IMPORTANTE: A partir de este punto todos los procedimientos siguientes que indican

ficha contextual <<Nombre de ficha>> indican que es implícito que el gráfico está

selecto.

Crear un gráfico en un solo paso

1. Seleccione los datos a graficar.

2. Oprima la tecla F11.

Crear una Gráfica Circular

1. Repita los pasos del punto anterior seleccionando el botón Circular y el subtipo

deseado.

Explotar un sector de la gráfica de Círculo

1. Haga clic en el gráfico para seleccionar todas las series.

2. Repita el clic en la serie que desea extraer.

3. Arrastre la serie selecta del centro hacia afuera (si es un gráfico circular 3D no

arrastre mucho para que no se reduzca el tamaño del gráfico, vea la siguiente

figura).

Página | 42

Modificar un Gráfico

Mover un gráfico (misma hoja)

1. Clic sostenido en el área del gráfico (vea siguiente figura) y arrastre a la nueva

posición.

Mover de ubicación un gráfico (diferentes hojas)

1. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Ubicación / botón Mover gráfico.

2. Clic en cualquiera de las siguientes opciones:

a. Hoja nueva, para colocarlo en una hoja nueva como objeto en toda la hoja.

b. Objeto en y seleccione con el combo box la hoja en donde desea insertarlo

como objeto.

3. Clic en Aceptar.

Cambiar el tamaño de un gráfico

1. Clic en los controladores de tamaño que se encuentran en el marco de un gráfico

selecto (vea la siguiente figura).

Área del gráfico

Controladores de

tamaño

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Vista Preliminar e Impresión de Gráfico

Vista preliminar

1. Clic en la ficha Archivo / Imprimir (o Ctrl + P).

2. Realice cualquiera de las siguientes acciones (abajo a la derecha de la pantalla):

a. Clic en el botón Mostrar márgenes, le permitirá ver los márgenes para

arrastrarlos manualmente.

b. Clic en el botón Toda la página, le permitirá ver un zoom de toda la

página, al apagar este botón verá un zoom más grande con partes de la

hoja.

c. Utilice la barra de desplazamiento vertical del lado derecho para

visualizar otras páginas de impresión.

Imprimir la hoja de cálculo y el gráfico

(Cuando el gráfico esté insertado como objeto en una hoja).

1. Haga clic en la ficha Archivo / opción Imprimir / botón Imprimir.

Página | 44

2. Verifique que la opción Hojas activas esté seleccionada en la sección Imprimir.

3. Clic en Aceptar.

Imprimir sólo el gráfico

(Cuando el gráfico esté insertado como objeto en una hoja).

1. Seleccione el gráfico.

2. Haga clic en la ficha Archivo / opción Imprimir / botón Imprimir.

3. Verifique que la opción Grafico seleccionado esté seleccionada en la sección

Imprimir.

4. Clic en Aceptar.

NOTA: En el caso de que el gráfico esté ubicado en una hoja completa, utilice la primera

opción.

Página | 45

Modificar Opciones de Gráficos

Cambiar el tipo de gráfico

1. Seleccione el gráfico a cambiar.

2. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Tipo / botón Cambiar tipo de gráfico.

3. Esto abrirá el cuadro de diálogo Cambiar tipo de gráfico.

4. Clic en el tipo de gráfico deseado en las fichas de la izquierda del cuadro.

5. Clic en el subtipo de gráfico deseado en la parte derecha del cuadro.

6. Clic en Aceptar.

Modificar Títulos y Etiquetas de datos

Título del gráfico

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Etiquetas / botón Título del

gráfico.

2. Seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:

a. Ninguno.

b. Título superpuesto centrado.

c. Encima del gráfico.

d. Más opciones del título (vea la siguiente tabla general de formatos).

3. Edite el texto Título del gráfico que aparece dentro del cuadro del título por el que

usted desea de la siguiente manera:

a. Clic derecho en el cuadro de texto / Editar texto.

b. Seleccione el contenido y bórrelo.

c. Escriba el título deseado y haga clic fuera del cuadro de título.

Página | 46

Tabla de general de formatos

FICHA OPCIONES DESCRIPCIÓN

Alineación

(etiquetas de datos

y ejes)

Diseño de texto

Le permite crear alineaciones verticales (Superior,

en el medio, inferior, centrado en la parte

superior, centrado en el medio, centrado en la

parte inferior), dirección del texto (horizontal,

girar todo el texto 900, girar todo el texto 2700 y

apilado), así como ángulo personalizado.

Autoajustar (formas) Le permite ajustar el tamaño de la forma al texto.

Margen interno

(formas)

Le permite cambiar los márgenes internos

(izquierdo, derecho, superior e inferior) del texto

escrito en la forma.

Color del borde

Sin línea No presenta borde del objeto.

Línea sólida Permite seleccionar un color y un porcentaje de

transparencia.

Línea degradado

(formas)

Permite seleccionar colores prestablecidos, tipo,

dirección, ángulo (solo con tipo lineal), puntos de

degradado con opciones a agregar o quitar

detenciones, posición color y transparencia de

detenciones.

Estilos de borde

Le permite seleccionar ancho, tipo compuesto,

tipo de guión, tipo de remate, tipo combinación y

configuraciones de flechas.

Color de línea

(líneas de división)

Línea sólida Permite seleccionar un color.

Automático Utiliza el formato automático del tipo de gráfico

seleccionado.

Estilos de borde

(etiquetas de datos) Estilos de borde

Le permite seleccionar ancho, tipo compuesto,

tipo de guión, tipo de remate, tipo combinación y

configuraciones de flechas.

Formato 3D

Bisel: Superior

Aplica o elimina el biselado de la forma en la

parte superior y permite ajustar el ancho y alto

del mismo.

Bisel: Inferior Aplica o elimina el biselado de la forma en la

parte inferior y permite ajustar el ancho y alto del

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mismo (3D).

Profundidad

(formas) Permite cambiar el color y profundidad.

Contorno

(formas) Permite cambiar el color y tamaño.

Superficie

Permite cambiar el material (Estándar, efecto

especial y translúcido) y la iluminación para

formas (neutra, cálida, fría y especial) con ángulo

de la misma, así como restablecer los valores

originales de la forma.

Giro 3D Giro 3D

Le permite girar el gráfico horizontal y

verticalmente, alejarlo o acercarlo, mantener en

ángulo recto los ejes y conservar una autoescala.

Número

(Eje X, Y y etiquetas) Número

Le permite cambiar el formato del número a

general, número, moneda, contabilidad, fecha,

hora, porcentaje, fracción, científico, texto,

especial y personalizado.

Opciones del eje

(Ejes X y Y)

Opciones del eje

(horizontal primario)

Permite cambiar el intervalo de marcas de

graduación, intervalo y distancia entre etiquetas,

orden inverso, tipo de eje automático (selecciona

en automático el eje más adecuado al tipo de

datos), texto (en caso de fechas permite ver la

fecha de los datos de origen) y fecha (junto con la

unidad base presenta diferentes escalas

temporales), marcas de graduación primaria y

secundaria, etiquetas del eje y eje vertical cruza

en.

Opciones del eje

(vertical primario)

Permite cambiar la escala (mínima, máxima,

unidad mayor, unidad menor, valores en orden

inverso, escala logarítmica, unidades de

visualización, marcas de graduación primaria y

secundaria, etiquetas del eje y plano inferior

cruza en.

Opciones de

etiqueta

Opciones de

etiqueta Puede cambiar el contenido de las etiquetas

utilizando el nombre de la serie, nombre de la

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categoría o el valor, incluír la clave de la leyenda y

usar diferentes separadores.

Opciones de

leyenda Opciones de leyenda

Le permite posicionar la leyenda en las secciones

superior, Inferior, hacia la izquierda, hacia la

derecha y superior derecha, así como mostrar la

leyenda sin superponerla.

Opciones de tabla

de datos

Opciones de la tabla

de datos

Le permite configurar los bordes de la tabla

(horizontal, vertical y contorno, así como mostrar

claves de leyenda.

Relleno

Sin relleno No genera relleno alguno.

Relleno sólido Permite seleccionar un color de relleno y un

porcentaje de transparencia.

Relleno degradado

Permite seleccionar colores prestablecidos, tipo,

dirección, ángulo (solo con tipo lineal), puntos de

degradado con opciones a agregar o quitar

detenciones, posición color y transparencia de

detenciones.

Relleno con imagen

o textura

Permite rellenos de textura e imágenes (de

archivo y prediseñadas), mosaico de imagen

como textura, desplazamientos y transparencia.

Automático Genera el relleno automático del gráfico

seleccionado.

Sombra

Preestablecidos Sin sombra, sombreados exteriores e interiores.

Color Le permite seleccionar colores para el sombreado.

Configuración del

sombreado

Le permite configurar transparencia, tamaño,

desenfoque, ángulo y distancia de la sombra.

Rótulos de ejes

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Etiquetas / botón Rótulo de eje.


Página | 49

a. Título de eje horizontal primario.

i. Ninguno.

ii. Título bajo el eje.

iii. Más opciones del título del eje horizontal primario.

b. Título de eje vertical primario.

i. Ninguno.

ii. Título girado.

iii. Título vertical.

iv. Título horizontal.

v. Más opciones del título del eje vertical primario (vea la tabla

general de formatos anterior).

3. Edite el texto Título del eje que aparece dentro del cuadro del eje por el que usted

desea de la siguiente manera:

a. Clic derecho en el cuadro de texto / Editar texto.

b. Seleccione el contenido y bórrelo.

c. Escriba el título deseado y haga clic fuera del cuadro de título.

NOTA: El último elemento desplegado por los botones que comienzan con el texto Más

opciones de…, abren el cuadro de diálogo Formato de <<nombre del elemento>>,

mismo que obtendrá haciendo clic derecho en el elemento y clic en Formato de

<<nombre del elemento>>.

Etiquetas de datos

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Etiquetas / botón Etiquetas de

datos.


a. Ninguna.

b. Centro.

c. Extremo interno.

d. Base interior.

e. Extremo externo.

Página | 50

f. Más opciones de la etiqueta de datos (tabla general de formatos

anterior).

Modificar Ejes, Líneas de la Cuadrícula y Leyenda

Eje horizontal primario

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Ejes / botón Ejes / Eje horizontal

primario.


a. Ninguno.

b. Mostrar eje de izquierda a derecha.

c. Mostrar eje sin etiquetas.

d. Mostrar eje de derecha a izquierda.

e. Más opciones de eje horizontal primario (vea tabla general de formatos

anterior).

Eje vertical primario

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Ejes / botón Ejes / Eje vertical

primario.


a. Ninguno.

b. Mostrar eje predeterminado.

c. Mostrar eje en millares.

d. Mostrar eje en millones.

e. Mostrar eje en miles de millones.

f. Mostrar eje con escala logarítmica.

g. Más opciones de eje vertical primario (vea tabla general de formatos

anterior).

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Líneas de la cuadrícula (horizontales)

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Ejes / botón Líneas de la

cuadrícula / Líneas horizontales de la cuadrícula primarias.


a. Ninguna.

b. Líneas de división principales.

c. Líneas de división secundarias.

d. Líneas de división principales y secundarias.

e. Más opciones de la cuadrícula horizontal primaria.

Líneas de la cuadrícula (verticales)

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Ejes / botón Líneas de la

cuadrícula / Líneas verticales de la cuadrícula primarias.


a. Ninguno.

b. Líneas de división principales.

c. Líneas de división secundarias.

d. Líneas de división principales y secundarias.

e. Más opciones de las cuadrículas verticales primarias.

Leyenda

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Etiquetas / botón Leyenda.


a. Ninguno.

b. Mostrar leyenda a la derecha.

c. Mostrar leyenda en la parte superior.

d. Mostrar leyenda a la izquierda.

e. Mostrar leyenda en la parte inferior.

f. Superponer la leyenda a la derecha.

g. Superponer la leyenda a la izquierda.

Página | 52

h. Más opciones de leyenda.

Trabajar con Tablas de Datos

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Etiquetas / botón Tabla de

datos.


a. Ninguno.

b. Mostrar tabla de datos.

c. Mostrar tabla de datos con claves de leyenda.

d. Más opciones de la tabla de datos.

Seleccionar Origen de Datos

Rango de datos

1. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Datos / botón Seleccionar datos.

2. Clic en el botón colapsador de la opción Rango de datos del gráfico.

3. Seleccionar el nuevo rango a graficar y oprimir la tecla Intro.

4. Clic en Aceptar.

Página | 53

Trabajar con Series de Datos

Cambiar fila / columna


2. Clic en el botón Cambiar fila / columna.

Agregar series

1. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Datos / botón Seleccionar datos /

botón Agregar.

2. Clic en el botón colapsador de Nombre de la serie.

3. Seleccione la celda que contiene la etiqueta del nombre de la serie.

4. Oprima la tecla Intro.

5. Clic en el botón colapsador de Valor de la serie.

6. Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) los datos de la serie.


8. Clic en Aceptar.

Editar series


2. Clic en el botón Editar de la sección Entradas de leyenda (Series).

3. Clic en el botón colapsador de Nombre de la serie.

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4. Seleccione la celda que contiene la nueva etiqueta del nombre de la serie.


6. Clic en el botón colapsador de Valor de la serie.

7. Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) los nuevos datos de la serie.


9. Clic en Aceptar.

Quitar series


botón Quitar.

2. Clic en Aceptar.

Cambiar el orden de las series


2. Seleccione la serie a la que le desea cambiar el orden.

3. Utilice los botones Subir y Bajar.

4. Clic en Aceptar.

Editar las etiquetas del eje horizontal (categorías)


2. Clic en el botón Editar de la sección Etiquetas del eje horizontal (categoría).

3. Seleccione la(s) celda(s) que contiene(n) los nuevos datos de las etiquetas.

4. Clic en Aceptar.

Botón Celdas ocultas y vacías (Seleccionar datos)

Genere este ejercicio con un gráfico tipo Línea con marcadores.

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botón Celdas ocultas y vacías.


a. Seleccione Rangos para que no se muestren ni el marcador ni la línea.

b. Seleccione Cero para que se muestre la línea y el marcador con valor cero.

c. Seleccione Conectar puntos de datos con línea para crear una línea

entre el marcador anterior y el marcador posterior de la celda vacía.

d. Active la casilla Mostrar datos en filas y columnas ocultas, para que se

grafiquen los datos ocultos de la tabla de origen.

3. Clic en Aceptar en el cuadro Configuración de celdas ocultas y vacías.

4. Clic en Aceptar en el cuadro Seleccionar datos de origen.

Borrar un Gráfico

1. Clic en el área del gráfico.

2. Oprimir la tecla Supr del teclado.

Dar Formato a Gráficos

Seleccionar Elementos de un Gráfico

1. Puede activar los elementos de un gráfico de las siguientes maneras:

a. Clic en el elemento directamente.

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b. Clic en las fichas contextuales Presentación ó Formato / grupo Selección

actual / clic en el combo box del cuadro Elementos de gráfico / clic en el

elemento deseado.

Diseños de gráficos

1. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Diseños de gráfico / botón Más.

2. Haga clic en el diseño deseado.

Estilos de diseños

1. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Estilos de diseño / botón Más.

2. Seleccionar cualquier estilo de la galería.

Plano inferior del gráfico (3D)

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Fondo / botón Plano inferior del

gráfico.


a. Clic en Ninguno, si desea borrar el relleno del plano inferior del gráfico.

b. Clic en Mostrar plano inferior del gráfico para mostrar el relleno del plano

inferior, de acuerdo al estilo de diseño que haya seleccionado en el punto

anterior.

Cuadro gráfico

1. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Fondo / botón Cuadro gráfico.


a. Clic en Ninguno, si desea borrar el relleno del plano posterior del gráfico.

b. Clic en Mostrar cuadro gráfico para mostrar el relleno del plano posterior,

de acuerdo al estilo de diseño que haya seleccionado.

Cambiar Relleno, Color y Estilo de Bordes

Relleno

1. Active el elemento del gráfico al que le hará la modificación.

2. Clic en las fichas contextuales Presentación o Formato / grupo Selección actual

/ botón Aplicar formato a la selección,

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o Clic derecho en el elemento a modificar / Dar formato a <<nombre de elemento>>.

3. Clic en la ficha Relleno, modifique las siguientes opciones:

a. Clic en Sin relleno, para quitar el relleno del elemento.

b. Clic en Relleno sólido y configure las siguientes opciones:

i. Clic en el combo box de Color, seleccione un color de la paleta de

colores que se despliega.

ii. ó, entre a Más colores y seleccione un color en la ficha Estándar ó

genere uno en la ficha Personalizado.

c. Clic en Relleno degradado y configure las siguientes opciones:

i. Clic en el combo box de Colores preestablecidos / clic en el

elemento deseado del listado de colores que aparece.

ii. Clic en el combo box de Tipo / clic en el elemento deseado del

listado.

NOTA: Observe que algunos tipos deshabilitan los siguientes dos elementos (Dirección y

Ángulo).

iii. Clic en Dirección / clic en el elemento deseado del listado.

iv. Clic en Ángulo / clic en las flechas (arriba y abajo) a la derecha del

cuadro de entrada ó seleccione el contenido y edítelo con la sección

numérica del teclado.

v. En la sección Puntos de degradado clic en el combo box de las

Detenciones y clic en la detección a editar.

vi. Modifique la Posición, Color y Transparencia de las detenciones

usando los controles respectivos.

vii. Aumente o disminuya la cantidad de detenciones usando los

botones Agregar y Quitar.

d. Clic en Relleno con imagen o textura y configure las siguientes opciones:

i. Clic en el combo box de Textura / clic en la textura deseada del

listado que se despliega.

ii. Clic en el botón Archivo / usando el cuadro de diálogo seleccione la

carpeta y al imagen deseada / clic en Insertar.

iii. Clic en Portapapeles, Excel pegará el contenido del portapapeles.

Página | 58

iv. Clic en Imágenes prediseñadas, clic en una imagen de la galería

y clic en Aceptar.

v. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

1. Estirar, para obtener una sola imagen dentro del elemento

que está editando.

2. Apilar, para obtener varias imágenes iguales dentro del

elemento que está editando.

3. Apilar y ajustar la escala con y escriba un valor dentro del

cuadro de la derecha (100 = apilar).

vi. Dentro de la sección Opciones de expansión, configure los

desplazamientos deseados para la imagen, utilizando los cuadros

Izquierda, Derecha, Superior y Parte inferior.

NOTA: Esta opción solo estará en pantalla si seleccionó Estirar en los controles

anteriores.

vii. Configure un porcentaje de Transparencia usando el cuadro de

porcentajes o el control de desplazamiento de esa opción.

e. Clic en Automático si desea volver al color predeterminado del gráfico de

acuerdo al Estilo de diseño que haya seleccionado previamente (Ficha

Diseño / grupo Estilos de diseño / botón Más).

f. Clic en la casilla Invertir si es negativo si se desea invertir el color del

relleno (transparente) de los puntos de datos o de las series de datos con

valores negativos en la tabla de origen.

Color del Borde

4. Clic en la ficha Color del borde, modifique las siguientes opciones:

a. Clic en Sin línea, para quitar el relleno del elemento.

b. Clic en Línea sólida y configure las siguientes opciones:

i. Clic en el combo box de Color, seleccione un color de la paleta de

colores que se despliega.

ii. ó, entre a Más colores y seleccione un color en la ficha Estándar ó

genere uno en la ficha Personalizado.

c. Clic en Línea degradado y configure las siguientes opciones:

Página | 59

i. Clic en el combo box de Colores preestablecidos / clic en el

elemento deseado del listado de colores que aparece.

ii. Clic en el combo box de Tipo / clic en el elemento deseado del

listado.

NOTA: Observe que algunos tipos deshabilitan los siguientes dos elementos (Dirección y

Ángulo).

iii. Clic en Dirección / clic en el elemento deseado del listado.

iv. Clic en Ángulo / clic en las flechas (arriba y abajo) a la derecha del

cuadro de entrada ó seleccione el contenido y edítelo con la sección

numérica del teclado.

v. En la sección Puntos de degradado clic en el combo box de las

Detenciones y clic en la detección a editar.

vi. Modifique la Posición, Color y Transparencia de las detenciones

usando los controles respectivos.

vii. Aumente o disminuya la cantidad de detenciones usando los

botones Agregar y Quitar.

Estilo de Borde

5. Clic en la ficha Estilo de borde y configure lo siguiente:

a. Clic en las flechas del cuadro Ancho para ajustar el puntaje de ancho

deseado.

b. Clic en el combo box de Tipo compuesto para seleccionar entre estilos de

una o varias líneas.

c. Clic en el combo box de Tipo de guión para seleccionar una línea con

estilos sólidos, punteados o de guiones.

d. Clic en el combo box de Tipo de remate para seleccionar entre cuadrado

redondo o plano (final de una línea sin marcadores de un gráfico tipo

Línea).

e. Clic en el combo box de Tipo de combinación para seleccionar entre los

estilos redondo, bisel y ángulo (intersección de dos líneas sin marcadores

de un gráfico tipo Línea).

f. Dentro de la sección Configuración de flechas, clic en:

Página | 60

i. Combo box de Tipo de inicio, para seleccionar el estilo de

comienzo de una línea (flechas, nodo y marcador) de un gráfico tipo

Línea.

ii. Combo box de Tamaño inicial, para seleccionar el tamaño del

elemento selecto en el punto anterior.

iii. Combo box de Tipo de final, para seleccionar el estilo del final de

una línea (flechas, nodo y marcador) de un gráfico tipo Línea.

iv. Combo box de Tamaño final, para seleccionar el tamaño del

elemento selecto en el punto anterior.

g. Clic en la casilla Línea suavizada para generar bordes suaves en las

uniones de las líneas.

6. Clic en el botón Cerrar.

Cambiar Fuentes y Formato de Números

Fuentes

1. Seleccione el elemento al que le cambiará la fuente.

2. Clic en la ficha Inicio / use los botones de los grupos Fuente y Alineación.

NOTA: Solo estarán habilitados los botones que usted puede utilizar para cada elemento

del gráfico, la cantidad de botones habilitados pueden cambiar de acuerdo al elemento

seleccionado.

Formato de números

1. Seleccione el elemento al que desea cambiar el formato de números (ejes o

etiquetas).

2. Clic en la ficha contextual Presentación / grupo Selección actual / botón Aplicar

formato a selección.

3. Clic en la ficha Número.

4. Clic en la categoría deseada.


Página | 61

Dar Formato a Ejes y Líneas de División

Opciones del eje (Valores Y)

IMPORTANTE: Las fichas de formatos que ya se han repetido en otros elementos del

gráfico son iguales en todos los casos, con el fin de no repetirle información, solo se

abordarán aquellas fichas de formatos que aparezcan por primera vez o que sean

exclusivas de un elemento en específico.

1. Clic derecho en el eje vertical de valores (Y).

2. Clic en Dar formato a eje.

3. Clic en la ficha Opciones del eje.

a. Clic en Fija de cualquiera de las siguientes opciones:

i. Mínima. Le permite introducir el valor mínimo del eje Y.

ii. Máxima. Le permite introducir el valor máximo del eje Y.

iii. Unidad mayor. Le permite introducir el rango de distancia entre las

marcas de graduación principales.

iv. Unidad menor. Le permite introducir el rango de distancia entre las

marcas de graduación secundarias.

b. Clic en la casilla Valores en orden inverso, permite invertir el eje de

valores y el gráfico.

c. Clic en Escala logarítmica, permite ajustar la base (10 es la

predeterminada).

d. Clic en el combo box de Unidades de visualización, le permite

seleccionar unidades desde cientos hasta billones.

e. Clic en la casilla Mostrar etiqueta de unidades de presentación en el

gráfico, la que mostrará la etiqueta de las unidades de visualización

utilizada en el punto anterior.

f. Clic en el combo box de Marca de graduación principal, la cual le permite

seleccionar la forma en que se presentará la marca principal sobre el eje

vertical, con las opciones ninguno, interior, exterior y cruz.

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g. Clic en el combo box de Marca de graduación secundaria, la cual le

permite seleccionar la forma en que se presentará la marca secundaria

sobre el eje vertical, con las opciones ninguno, interior, exterior y cruz.

h. Clic en el combo box de Etiquetas del eje, le permite seleccionar entre alto

(arriba), bajo (debajo de los valores negativos de Y, para gráficos tipo

burbujas), junto al eje (abajo del eje horizontal X) y ninguna (que no se

presenten etiquetas).

i. En la opción El eje horizontal cruza en, tiene las siguientes opciones:

i. Automática. Cruza el eje X en el valor mínimo de Y.

ii. Valor del eje. Le permite indicar en el cuadro de la derecha el valor

de Y en que desea que cruce el eje X.

iii. Valor máximo. Cruza el eje X en el valor máximo de Y.

j. Clic en el botón Cerrar.

Sombra



3. Clic en la ficha Sombra.

a. Configure cualquiera de las siguientes opciones:

i. Clic en el combo box Preestablecidos, le permite seleccionar

distintos tipos de sombreado (sin sombra, exterior, interior y

perspectiva).

ii. Clic en el combo box Color, le permite seleccionar el color de la

sombra.

iii. Use el control deslizable de Transparencia, para indicar el grado

de traslucidez.

iv. Use el control deslizable de Tamaño, para indicar el tamaño de la

sombra.

v. Use el control deslizable de Desenfoque, para indicar el grado de

claridad de la sombra.

vi. Use el control deslizable de Angulo, para introducir un valor del

ángulo que desea para la sombra (esta opción depende de la

siguiente).

vii. Use el control deslizable de Distancia para introducir la distancia en

puntos que desea para la sombra.

Página | 63

b. Clic en el botón Cerrar.

Formato 3D



3. Clic en la ficha Formato 3D.

a. En la sección Bisel, clic en el combo box de Superior y clic en el biselado

que desea (ajuste el ancho y alto deseado a la derecha).

b. En la sección Bisel, clic en el combo box de Inferior y clic en el biselado

que desea (ajuste el ancho y alto deseado a la derecha).

c. En la sección Profundidad, clic en el combo box de Color y clic en el color

deseado para la profundidad de la forma.

d. En la misma sección Profundidad, configure la Profundidad deseada en

puntos (fondo de la forma).

e. En la sección Contorno, clic en el combo box de Color y seleccione el color

del contorno deseado.

f. En la misma sección Contorno, configure el Tamaño en puntos que desea

para el contorno.

g. En la sección Superficie, clic en el combo box de Material y seleccione

alguno de los tipos (estándar, efecto especial y translúcido) para la forma.

h. En la misma sección Superficie, clic en el combo box de Iluminación y

seleccione la deseada para su forma (neutra, cálida, fría y especial).

i. En la misma sección Superficie, clic en el combo box de Ángulo,

introduzca el valor deseado de grados que deseada para la iluminación de

la forma.

j. Clic en Restablecer, elimina los cambios de formato 3D que se hayan

realizado en la forma.

k. Clic en el botón Cerrar.

Alineación

(Para Gráficos 3D)



Página | 64

3. Clic en la ficha Alineación.

a. Clic en el combo box de Alineación vertical y seleccione la alineación

deseada (superior, en el medio, inferior, centrado en la parte superior,

centrado en el medio, centrado en la parte inferior).

b. Clic en el combo box de Dirección del texto y seleccione la dirección

deseada (horizontal, girar todo el texto 900, girar todo el texto 2700 y

apilado).

c. Configure los grados deseados de Ángulo personalizado, para inclinar los

valores del eje.

d. Clic en el botón Cerrar.

Opciones del eje (Categorías X)

1. Clic derecho en el eje horizontal de categorías (X).


3. Ingrese un valor para el Intervalo entre marcas de graduación, para indicar la

frecuencia de marcas de graduación en el eje X.

4. En la opción Intervalo de etiquetas seleccione Automático para que Excel las

muestre en forma automática ó Especificar unidad de intervalo e introduzca el

valor deseado.

5. Seleccione la casilla Categorías en orden inverso, para invertir el orden de las

etiquetas del eje X.

6. Introduzca un valor en Distancia de la etiqueta desde el eje, para acercar o

alejar las etiquetas del eje X.

7. En la sección Tipo de eje, seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

a. Seleccionar automáticamente en función de los datos, para que Excel

establezca en forma automática la escala más adecuada al tipo de datos.

b. Seleccione Eje de texto para que en el caso de fechas muestre las que se

encuentran en los datos de origen.

c. Seleccione Eje de fecha, esta opción junto con la Unidad base presenta

diferentes escalas temporales a configurar para datos tipo fecha.


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Dar Formato a Series de Datos y a Opciones de Área del Gráfico

Formato a serie de datos (2D)

1. Clic derecho en cualquier serie de datos.

2. Clic en Formato a serie de datos.

3. En Superposición de series utilice el control deslizador para generar un

porcentaje de superposición de las series.

4. En Ancho de intervalo utilice el control deslizador para generar un porcentaje de

espaciado entre los grupos de las series.

5. En la sección Trazar serie en, active Eje secundario para que la serie quede

referenciada a la graduación del eje secundario.


Formato a serie de datos (3D)

1. Clic derecho en cualquier serie de datos.

2. Clic en Formato a serie de datos.

3. En Profundidad del rango utilice el control deslizador para generar un porcentaje

de profundidad del gráfico.

4. En Ancho de intervalo utilice el control deslizador para generar un porcentaje de

espaciado entre los grupos de las series.


Opciones del área del gráfico (Giro 3D)

1. Clic derecho en el área del gráfico.

2. Clic en Formato al área del gráfico.

3. Clic en la ficha Giro 3D.

NOTA: También puede entrar haciendo clic en la ficha contextual Presentación / grupo

Fondo / botón Giro 3D.

4. En la sección Giro configure las siguientes opciones:

a. En X puede cambiar la posición del gráfico girándolo horizontalmente.

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b. En Y puede cambiar la posición del gráfico girándolo verticalmente.

c. En Perspectiva puede acercar o alejar el gráfico.

d. Active Ejes en ángulo recto si desea evitar que las modificaciones en X y

Y giren el gráfico hasta colocarlo a la inversa.

e. Active Autoescala para conservar la proporción ancho y alto del gráfico.

f. Cambie los porcentajes de Profundidad (% de la base) para aumentar o

disminuir la profundidad en la base del gráfico.

5. Haga clic en el botón Cerrar.

Guardar como Plantilla un Gráfico

Guardar como plantilla

1. Genere los formatos deseados en el gráfico a guardar como plantilla.

2. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Tipo / botón Guardar como plantilla.

3. Escriba el nombre deseado en el cuadro Nombre de archivo.

4. Clic en Guardar.

Aplicar una plantilla a un gráfico

1. Active el gráfico al que se le aplicará la plantilla.


3. En la barra derecha del cuadro clic en Plantillas.

4. Doble clic a la plantilla deseada.

Trabajar con un Eje Secundario (Solo para gráficos 2D)

1. Clic derecho en la serie de datos que utilizará el eje secundario.

2. Clic en la ficha Dar formato a serie de datos.

3. Clic en Eje secundario.

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Cambiar entre filas y columnas

1. Clic en la ficha contextual Diseño / grupo Datos / botón Cambiar entre filas y

columnas.

Cambiar el tipo de gráfico para una serie de datos

NOTA: No todos los tipos de gráficos se pueden combinar entre sí, para el ejercicio utilice

un gráfico subtipo Columna agrupada y modifique la serie al subtipo Línea con

marcadores.

1. Seleccione la serie de datos a la que se le desea cambiar el tipo de gráfico.


3. Clic en el tipo Línea y clic en el subtipo Línea con marcadores.

4. Clic en Aceptar.

Ficha Contextual Formato (gráficos)

NOTA: Algunos botones aparecen deshabilitados debido al tipo de gráfico que utiliza o

por el elemento que tiene actualmente seleccionado en su gráfico. Por esta misma razón

solo se explican los botones activos para los gráficos.

1. Grupo Selección actual:

a. Cuadro Elementos de gráfico. Le permite seleccionar los elementos del

gráfico activo, use el combo box y haga clic en el elemento deseado.

b. Botón Aplicar formato a selección. Abrirá el cuadro de formato del

elemento que tenga seleccionado en el cuadro elementos de gráfico.

c. Botón Restablecer para hacer coincidir el estilo. Volverá al formato del

estilo de diseño que haya seleccionado (depende del elemento

seleccionado).

2. Grupo Estilos de forma:

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a. Botón Más. Despliega una galería de estilos de forma, haga clic en la

opción que desee para aplicarla al elemento que tiene seleccionado.

b. Botón Relleno de forma. Le permite seleccionar colores de una paleta de

colores, adicionalmente contiene lo siguiente:

i. Sin relleno. Quita el relleno del elemento seleccionado.

ii. Más colores de relleno. Muestra el cuadro Colores, utilice las

fichas Estándar ó Personalizado para obtener más variedades de

colores.

iii. Imagen. Abre el cuadro de diálogo Insertar imagen, seleccione e

inserte una imagen para el elemento que tenga seleccionado.

iv. Degradado. Muestra una galería de degradados de los cuales

puede seleccionar el que desee.

v. Textura. Muestra una galería de texturas de las cuales puede

seleccionar la que desee.

c. Botón Contorno de forma. Le permite seleccionar colores de una paleta

de colores, adicionalmente contiene lo siguiente:

i. Sin contorno. Quita el contorno del elemento seleccionado.

ii. Más colores de contorno. Muestra el cuadro Colores, utilice las

fichas Estándar ó Personalizado para obtener más variedades de

colores.

iii. Grosor. Muestra una galería de distintos grosores que puede

aplicar al hacer clic en ellos.

iv. Guiones. Muestra una galería de distintos estilos de líneas que

puede aplicar al hacer clic en ellas.

v. Flechas. Le permite seleccionar diferentes tipos de flechas y

aplicarlas a gráficos de líneas.

d. Botón Efectos de formas. Despliega las siguientes opciones:

i. Preestablecer. Muestra una galería de efectos preestablecidos,

haga clic en el que desee para aplicarlo.

ii. Sombra. Muestra una galería de sombras (sin sombra, exterior,

interior y perspectiva), haga clic en la sombra a utilizar.

iii. Reflexión. Abre una galería que muestra diferentes reflejos, haga

clic en la que desee utilizar.

iv. Resplandor. Abre una galería de resplandores, haga clic en el que

desee aplicar.

v. Bordes suaves. Galería a utilizar igual que las anteriores.

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vi. Bisel. Galería a utilizar igual que las anteriores.

vii. Rotación. Galería a utilizar igual que las anteriores.

e. Botón iniciador de cuadro de diálogo. Abre el cuadro de formato del

elemento que tenga seleccionado.

3. Grupo Estilos de WordArt:

a. Botón Más. Despliega una galería de estilos de WordArt, haga clic en el

que desee para aplicarlo al elemento que tiene seleccionado.

b. Botón Relleno de texto. Muestra las mismas opciones que el botón

Relleno de forma (inciso 2b).

c. Botón Contorno de texto. Muestra las mismas opciones que el botón

Contorno de forma (inciso 2c).

d. Botón Efectos de texto. Muestra galerías de sombra, reflexión, resplandor

y bisel, iguales al botón efectos de las formas (2d), adicionalmente muestra

dos galerías más Giro 3D y Transformar.

e. Botón iniciado de cuadro de diálogo. Abre el cuadro Formato de

efectos de texto:

i. Seleccione un texto del gráfico y clic en la ficha Cuadro de texto:

1. Alinear verticalmente.

2. Dirección al texto.

3. Ángulo personalizado, (de inclinación).

4. Grupo Organizar:

NOTA: Si hay más objetos en la hoja se habilitan más opciones de este grupo.

a. Botón Traer al frente. Si hace clic en el botón trae el objeto seleccionado

al primer plano, si hace clic en el combo box despliega dos opciones:

i. Traer al frente. Lleva el objeto seleccionado al primer plano.

ii. Traer adelante. Mueve a un plano anterior el objeto seleccionado.

b. Botón Enviar al fondo. Si hace clic en el botón lleva el objeto seleccionado

al último plano, si hace clic en el combo box despliega dos opciones:

i. Enviar al fondo. Lleva el objeto seleccionado al último plano.

ii. Enviar atrás. Mueve a un plano posterior el objeto seleccionado.

c. Botón Panel de selección. Muestra el panel de selección a la derecha de

la pantalla, con el cual podrá, activar o desactivar la visibilidad de los

objetos insertados en la hoja, reordenar los objeto con las flechas Traer

adelante y Enviar atrás.

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d. Botón Alinear. Permite realizar diferentes tipos de alineaciones entre los

objeto y la cuadrícula, estarán habilitados los siguientes (gráfico insertado

como objeto más una forma trazada).

i. Ajustar a la cuadrícula. Permite que el gráfico al ser arrastrado se

vaya ajustando a la cuadrícula de la hoja de cálculo.

ii. Ajustar a la forma. Permite ajustar objetos a otros objetos al

arrastrarlos y alinearlos horizontal o verticalmente.

5. Grupo Tamaño:

a. Cuadro Alto de forma. Le permite ajustar la altura del gráfico

seleccionado.

b. Cuadro Ancho de forma. Le permite ajustar el ancho del gráfico

seleccionado.

c. Botón iniciador de cuadro de diálogo. Abre el cuadro Tamaño y

propiedades, en el podrá:

i. Ficha Tamaño, Le permite cambiar el tamaño del gráfico.

ii. Ficha Propiedades. Le permite cambiar las siguientes propiedades:

1. Mover y cambiar tamaño con celdas.

2. Mover, pero no cambiar tamaño con celdas.

3. No mover, ni cambiar tamaño con celdas.

4. Imprimir objeto.

5. Bloqueado.

iii. Ficha Texto alternativo, Le permite escribir texto alternativo para

uso de los exploradores de internet.

Pictogramas

Agregar imagen

1. Clic en derecho en la serie o punto de datos deseado.

2. Clic en Dar formato a serie de datos ó Formato de punto de datos.

3. Clic en la ficha Relleno.

4. Clic en la opción Relleno con imagen o textura.


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a. Clic en el botón Archivo, seleccione e inserte la imagen.

b. Clic en el botón Imágenes prediseñadas, seleccione y acepte a imagen.

6. Clic en Cerrar (cuadro Formato de serie de datos).

Modificar imagen

1. Clic en derecho en la serie o punto de datos deseado.

2. Clic en Dar formato a serie de datos ó Formato de punto de datos.

3. Clic en la ficha Relleno.

4. Clic en la opción Relleno con imagen o textura.


a. Clic en Apilar.

b. Clic en Apilar y ajustar la escala con.

i. Ingrese un valor en la caja Unidades / imagen (100 unidades).

ii. Clic en el combo box de Aplicar a y seleccione la opción deseada

(parte frontal, fin, frente-fin, lados, frente-lados, fin-lados o frente-fin-

lados).

6. Si lo desea ajuste un nivel de Transparencia con el control deslizable.

7. Clic en Cerrar (cuadro Formato de serie de datos).

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Tema 5. Fuentes de Datos externos en Microsoft Office Excel

Importar datos

1. Clic en la ficha Archivo / Abrir.

2. En el combo box de los tipos de archivos, seleccione la opción Todos los

archivos (*.*)

3. Buscar la ubicación del archivo a importar.

4. Doble clic en el archivo a importar.

Los siguientes pasos son para importación de un archivo txt:

1. Seleccionar el número de fila a importar.

2. Seleccionar el Tipo de archivo (Delimitados o De ancho fijo).

3. Seleccione el origen del archivo (Windows ANSI).

a. En caso de ancho fijo. Insertar flechas con doble clic en la barra gris

superior, o arrastrar horizontalmente las flechas, o eliminarlas con doble

clic en la punta de la flecha.

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b. En el caso de texto delimitado. Seleccionar el caracter separador.

4. Clic en Siguiente.

5. Seleccionar el tipo de datos para cada columna, poner especial interés en los de

tipo fecha para utilizar el formato DMA.

6. Clic en Finalizar.

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Exportar datos

1. Clic en la ficha Archivo / Guardar como.

2. Seleccione la carpeta en donde guardará el archivo exportado.

3. Escriba un nombre para el archivo.

4. En la opción Tipo seleccione el formato de exportación.

5. Para efectos del ejercicio usaremos el de adobe PDF (*.pdf).

Crear un archivo HTML

1. Seleccione las celdas que desea exportar a html.

2. Haga clic en la ficha Archivo / Guardar como.

3. En la opción Tipo seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

4. Pagina Web de un solo archivo (*mht;*.mhtml).

5. Página Web (*.htm;*.html).

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6. En la opción Guardar seleccione Todo el libro o Selección: $A41:G$24 (rango

seleccionado).

7. Haga clic en el botón Cambiar título.

8. Escriba un nombre para la página y haga clic en Aceptar.

9. Escriba un nombre en Nombre de archivo.

10. Seleccione la carpeta en donde desea guardar usando el combo box de la parte

superior del cuadro de diálogo Guardar como ó el árbol de carpetas del lado

izquierdo.

11. También puede hacer clic en el botón Publicar.

12. En el combo box de Elegir puede seleccionar Elementos publicados

anteriormente, Rango de celdas, Todo el libro, Elementos en <<Nombre de

Hoja >>.

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13. También tiene las opciones Cambiar (para el título), Examinar (para elegir la

carpeta en donde guardará el archivo).

14. Adicionalmente tiene las siguientes opciones:

15. Volver a publicar automáticamente cada vez que se guarde el libro (actualiza

los cambios realizados en el archivo publicado).

16. Abrir la página en el explorador Web (abre el Internet Explorer con el archivo a

publicar).

17. Haga clic en Publicar.

Excel abrirá el navegador de internet y mostrará el archivo creado.

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Tema 6. Trabajar con rangos de datos en Microsoft Office Excel

Las Listas (Crear una tabla) En las versiones anteriores aparece el término como Lista.

1. Clic en cualquier celda dentro de los datos a convertir en Tabla. 2. Haga clic en la ficha Insertar / grupo Tablas / botón Tabla.

1. Si los datos seleccionados tienen encabezados, active la casilla de La tabla tiene encabezados.

2. Haga clic en Aceptar. CAMBIAR EL TAMAÑO DE LA TABLA

1. Haga clic en la ficha contextual Diseño / grupo Propiedades / botón Cambiar

tamaño de la tabla.

2. Seleccione el nuevo rango de la lista. 3. Haga clic en Aceptar.

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OPCIONES DE ESTILO DE LA TABLA

1. Haga clic en la ficha contextual Diseño / grupo Opciones de estilo de tabla. 2. Habilite o deshabilite las siguientes casillas:

a. Fila de encabezado. b. Fila de totales. c. Filas con bandas. d. Primera columna. e. Columnas con bandas.

ESTILOS DE TABLA

1. Haga clic en la ficha contextual Diseño / grupo Estilos de tabla / botón Más. 2. Seleccione cualquiera de los estilos del listado que se presenta.

QUITAR DUPLICADOS

1. Haga clic en el ficha contextual Diseño / grupo Herramientas / botón Quitar duplicados.

2. Para desactivar todas las casillas haga clic en el botón Anular selección. 3. Para volver a activar todas las casillas haga clic en el botón Seleccionar todo. 4. Active la casilla del campo en el que desea quitar los duplicados y haga clic en

Aceptar.

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Excel 2007 le enviará un cuadro de resumen como el que se muestra a continuación: CONVERTIR UNA LISTA EN UN RANGO

Puede quitar la funcionalidad de listas a una lista de la hoja de cálculo y convertir la lista en un rango estándar de Excel.

1. Haga clic en la ficha contextual Diseño / grupo Herramientas / botón Convertir en rango.

2. Aparecerá un mensaje preguntándole si Desea convertir la tabla en un rango normal, haga clic en Sí.

Opciones de autorrelleno (Series) Usted podrá crear series para evitar capturas manuales en donde este tipo de elementos le ahorrarán tiempo con el mismo resultado, se le llama serie a un conjunto de datos del mismo tipo con un patrón de diferencia establecido, por ejemplo, una numeración consecutiva. Procedimiento:

1. Escriba el primer dato de la serie (en algunos casos deberá escribir los dos primeros datos).

2. En caso de que haya escrito dos datos deberá seleccionar ambas celdas. 3. Arrastre el control de relleno (horizontal o verticalmente) hasta obtener el dato

deseado de la serie.

Control de relleno

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TIPO ESCRIBA / CONFIGURE RESULTADO

Lineal 1 y 2 10 y 20 50 y 49

1, 2, 3, 4, 5, etc. 10, 20, 30, 40, 50, etc. 50, 49, 48, 47, 46, etc.

Geométrica 1 y 2 (Incremento=2) 1 y 10 (Incremento=10) 1 y 3 (Incremento=3)

1, 2, 4, 8, 16, 32, etc. 1, 10, 100, 1000, etc. 1, 3, 9, 27, 81, etc.

Cronológica

8:00 y 9:00 lun y mar lunes y martes ene y feb enero, febrero 01-01-12 y 02-01-12 05-01-12 y 06-01-12 (Día laborable) 01-01-12 (Mes) 01-01-12 (Año)

8:00, 9:00, 10:00, 11:00, etc. lun, mar, mié, jue, vie, etc. lunes, martes, miércoles, etc. ene, feb, mar, abr, etc. enero, febrero, marzo, etc. 01-01-12, 02-01-12, 03-01-12, etc. 05-01-12, 06-01-12, 09-01-12, 10-01-12, etc. 01-01-12, 01-02-12, 01-03-12, etc. 01-01-12, 01-01-13, 01-01-14, etc.

Autorrelleno

Trim 1 y Trim 2 Producto 1 y Producto 2 1er Período y 2do período

Trim 1, Trim 2, Trim 3, Trim 4, etc. Producto 1, Producto 2, Producto 3, Producto 4, etc. 1er Período, 2do Período, 3er Período, etc.

También podrá hacerlo con el cuadro de diálogo Series, para ello realice lo siguiente:

1. Haga clic en la ficha Inicio / grupo Modificar / botón Rellenar /opción Series.

2. Configure las opciones requeridas (use como referencia la tabla anterior).

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Series numéricas Las series numéricas como su nombre lo indica son las que involucran números a un mismo intervalo, las puede construir utilizando el control de relleno o el cuadro de diálogo Series. A continuación ilustraremos el paso a paso de cada una con ejercicios específicos: Procedimiento por control de relleno (numeración consecutiva a partir de 1):

1. Escriba en A1 el número 1 y en A2 el número 2. 2. Seleccione ambas celdas. 3. Arrastre el control de relleno verticalmente hasta obtener el número consecutivo

deseado. Procedimiento cuadro de diálogo Series (numeración por saltos de 5 a partir del 5):

1. Escriba en B1 el número 5 y en B2 el número 10. 2. Seleccione el rango A1:A10. 3. Haga clic en la ficha Inicio / grupo Modificar / botón Rellenar /opción Series. 4. Seleccione las siguientes opciones del cuadro de diálogo Series:

a. Series en: Columnas. b. Tipo: Lineal. c. Incremento: 5

5. Haga clic en el botón Aceptar.

Series con fechas Las series con fechas permiten crear conjuntos de fechas con un mismo intervalo de distancia, las puede construir utilizando el control de relleno o el cuadro de diálogo Series. A continuación ilustraremos el paso a paso de cada una con ejercicios específicos: Procedimiento por control de relleno (Fechas con intervalo de un día):

1. Escriba en C1 la fecha 01-01-13 y en C2 la fecha 02/01/13. 2. Seleccione ambas celdas. 3. Arrastre el control de relleno verticalmente hasta obtener la fecha consecutiva

deseada. Procedimiento cuadro de diálogo Series (fechas laborables con intervalo de 1 día):

1. Escriba en D1 la fecha 01-01-13 y en D2 la fecha 02/01/13. 2. Seleccione el rango A1:A10. 3. Haga clic en la ficha Inicio / grupo Modificar / botón Rellenar /opción Series. 4. Seleccione las siguientes opciones del cuadro de diálogo Series:

a. Series en: Columnas.

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b. Tipo: Cronológica. c. Incremento: 1 d. Unidad de tiempo: Día laborable.


Series de texto Las series de texto permiten crear conjuntos de texto cronológicos y alfanuméricos con un mismo intervalo de distancia, las puede construir utilizando el control de relleno o el cuadro de diálogo Series. A continuación ilustraremos el paso a paso de cada una con ejercicios específicos: Procedimiento por control de relleno (Fechas con intervalo de un día):

1. Escriba en E1 el texto Lunes y en E2 el texto Martes. 2. Seleccione ambas celdas. 3. Arrastre el control de relleno verticalmente hasta obtener el mes deseado.

Procedimiento cuadro de diálogo Series (meses del año con intervalo de 1 mes):

1. Escriba en F1 el texto Enero y en F2 el texto Febrero. 2. Seleccione el rango A1:A10. 3. Haga clic en la ficha Inicio / grupo Modificar / botón Rellenar /opción Series. 4. Seleccione las siguientes opciones del cuadro de diálogo Series:

a. Series en: Columnas. b. Tipo: Autorrellenar.


Ordenar ORDENAMIENTOS SIMPLES

1. Clic en cualquier celda del campo a ordenar 2. Clic en ficha Inicio / grupo Modificar / botón Ordenar y filtrar.

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1. Realice cualquiera de las siguientes acciones: a. Clic en Ordenar de A a Z. b. Clic en Ordenar de Z a A.

NOTA: También puede hacer clic en la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / botones

Ordenar de A a Z ó Ordenar de Z a A.

ORDENAMIENTOS COMPLEJOS

Excel 2007 permite agregar muchos niveles de criterios, para ello se requieren campos con elementos repetidos en la tabla a ordenar.

1. Clic en cualquier celda de la tabla a ordenar. 2. Clic ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / botón Ordenar. 3. Clic en el primer combo box de la opción Ordenar por y seleccionar el 1er. campo

a ordenar del listado. 4. Clic en el combo box de Ordenar según y seleccione la opción deseada (default

Valores). 5. Clic en Criterio de ordenación y seleccione cualquiera de las siguientes

opciones: a. A a Z. b. Z a A.

Lista personalizada. 1. Clic en el botón Agregar nivel. 2. Repita los pasos del 2) al 5) para cada nuevo nivel que agregue. 3. Seleccione la casilla Mis datos tienen encabezado si tiene fila de encabezado la

lista 4. Clic en Aceptar.

ORDENAMIENTOS HORIZONTALES 1. Seleccione los datos a ordenar sin incluir los encabezados. 2. Entre al cuadro de diálogo Ordenar.

Página | 84

3. Clic en botón Opciones, 4. Seleccione la opción c) pero revise todas las opciones siguientes: 5. Distinguir mayúsculas de minúsculas (para ordenar identificando altas y bajas). 6. Ordenar de arriba hacia abajo (ordenamiento vertical). 7. Ordenar de izquierda a derecha (ordenamiento horizontal). 8. Clic en Aceptar. 9. Al regresar al cuadro a ordenar podrá configurar la opción Ascendente o

Descendente

NOTA: Una vez aplicado un ordenamiento horizontal Excel 2007 guarda esta configuración, por lo que si desea cambiar nuevamente a ordenamientos verticales, deberá entrar de nuevo al botón Opciones del cuadro de diálogo Ordenar y seleccionar la opción Ordenar de arriba hacia abajo.

Subtotales

1. Clic dentro de la tabla de datos. 2. Clic en la ficha Datos / grupo Esquema / botón Subtotal.

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1. Clic en el primer combo box Para cada cambio en y seleccionar el campo que

agrupará los subtotales. 2. Clic en el combo box Usar función y seleccionar el cálculo deseado. 3. Seleccione el campo en donde se desea el subtotal (palomear) 4. Seleccione Reemplazar subtotales actuales si desea sustituir algún subtotal

anterior, deseleccione esta opción si desea acumular ambos subtotales. 5. Seleccione Salto de página entre grupos si desea que Excel imprima en distintas

hojas cada grupo. 6. Seleccione Resumen debajo de los datos si desea que el subtotal aparezca

debajo de cada grupo, deseleccione esta opción si desea que el subtotal aparezca arriba de cada grupo.

7. Clic en Aceptar. QUITAR SUBTOTALES

1. Clic dentro de la lista de datos. 2. Clic en la ficha Datos / grupo Esquema / botón Subtotal. 3. Clic en el botón Quitar todos

Filtros automáticos

Para activar el autofiltro realice lo siguiente:

1. Clic en cualquier parte dentro de la base de datos.

2. Clic en la ficha Datos / grupo Ordenar y Filtrar / botón Filtro.

Para filtrar realice lo siguiente:

1. Clic en el combo box del campo a filtrar

2. De acuerdo al tipo de datos del campo pueden presentarse las siguientes

opciones:

a. Filtros de número:

i. Es igual a.

ii. No es igual a.

iii. Mayor que.

iv. Mayor o igual que.

v. Menor que.

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vi. Menor o igual que.

vii. Entre.

viii. Diez mejores.

ix. Superior del promedio.

x. Inferior al promedio.

xi. Filtro personalizado.

b. Filtros de texto:

i. Es igual a.

ii. No es igual a.

iii. Comienza por.

iv. Termina por.

v. Contiene.

vi. No contiene.

vii. Filtro personalizado.

3. Complete los criterios de los cuadros que aparecen en cada opción.

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Filtros avanzados

Primero deberemos crear un criterio, el cual le explicaremos en el primer punto de este

tema, pero podrá obtener estas mismas estructuras de criterios y otras más elaboradas en

el archivo complementario de Excel que se ele entregó.

CREAR UN CRITERIO

Un criterio se genera copiando uno o varios nombres de campo de la base de datos en

que se desea crear la(s) restricción(es) a una celda en blanco, en la celda inmediata

inferior se establecen los valores con los que se especificarán la o las restricciones de la

función, por ejemplo:

“SI”

El criterio SI establece que si usted utiliza por ejemplo BDSUMA, solo sumará las

cantidades mayores o iguales a 2000 en el mes de ENERO, el resto de las cantidades

que no cumplen con el criterio no se incluirán en el cálculo.

“Y”

El criterio Y devolverá el rango mayor que 2000 y menor que 4000 en el mes de ENERO,

el cálculo lo generará con la función de base de datos que usted especifique, por ejemplo

si utiliza BDPROMEDIO, traerá el promedio del rango citado, observe que la estructura

del criterio creció horizontalmente con la repetición de la etiqueta del campo.

“O”

ENERO

>=2000

ENERO ENERO

>2000 <4000

ENERO

<2000

>4000

Página | 88

El criterio O devolverá el rango menor que 2000 más el rango mayor que 4000 en el mes

de ENERO, si usted utiliza por ejemplo BDCONTAR, Excel contará la cantidad de

elementos que cumplen con el criterio establecido, observe que la estructura del criterio

creció verticalmente.

Para crear un filtro avanzado realice lo siguiente:

1. Genere el criterio deseado.

2. Haga clic en la ficha Datos / grupo Ordenar y filtrar / botón Avanzadas.

3. Seleccione una Acción:

4. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar.

5. Copiar a otro lugar.

6. Seleccione el Rango de la lista, es decir toda la tabla a filtrar.

7. Seleccione el Rango de criterios (celdas con el criterio que generó al principio).

8. Solo si seleccionó la opción Copiar a otro lugar en el punto 3, en Copiar a

seleccione una celda que tenga celdas en blanco hacia abajo y hacia la derecha.

9. Seleccione la casilla de verificación Solo registros únicos en caso de que tenga

registros repetidos y desee excluirlos.


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Tema 7 Tablas dinámicas

Crear una tabla dinámica

1. Clic dentro de la base de datos que contiene los datos de origen.

2. Clic en la ficha Datos / grupo Tablas / botón Tabla dinámica.

3. Asegúrese de que en el cuadro de texto Tabla o rango se encuentre el nombre de

la hoja y el rango de datos que desea.

4. En la opción Elija dónde desea colocar el informe de tabla dinámica,

seleccione:

5. Nueva hoja de cálculo (insertará una hoja de cálculo antes de la hoja actual con

la tabla dinámica).

6. Hoja de cálculo existente (utilice el cuadro Ubicación para seleccionar la hoja y

el rango en donde desea crear la tabla dinámica).

7. Clic en Aceptar.

Para agregar los campos realice lo siguiente:

1. En la Lista de campos haga clic para seleccionar las casillas de verificación a la

izquierda de los campos que desea.

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2. Ó arrastre los campos de la sección de campos (arriba de la Lista de campos) a la

sección de áreas apiladas (debajo de la Lista de campos).

Posteriormente podrá arrastrar los campos entre las áreas apiladas (parte inferior de la

Lista de campos).

NOTA: Puede agregar más de un campo por sección.

Cambiar al diseño de tabla dinámica clásica

1. Clic en la ficha Opciones / grupo Tabla dinámica / botón Opciones.

2. Clic en la ficha Mostrar (vea siguiente figura).

3. Clic en la opción Diseño de tabla dinámica clásica.

4. Clic en Aceptar.

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NOTA: Esto le permitirá arrastrar los campos directamente de la Lista de campos a la

Tabla dinámica y también le permitirá arrastrar los campos dentro de la misma Tabla

dinámica.

Cambiar los diseños de informe

1. Clic en la ficha Diseño / grupo Diseño / botón Diseño de informe.

2. Seleccione cualquiera de las siguientes opciones:

a. Mostrar en forma compacta (default).

b. Mostrar en forma esquema.

c. Mostrar en forma tabular.

Agregar campos a la tabla dinámica

1. Clic en la tabla dinámica para seleccionarla.

2. De ser necesario habilite la Lista de campos haciendo clic en la ficha contextual

Opciones / grupo Mostrar u ocultar / botón Lista de campo.

Página | 92

3. Modifique el diseño realizando cualquiera de las siguientes acciones:

4. Dentro de la Lista de campos, seleccione las casillas de verificación a la izquierda

de cada campo.

5. Arrastre los campos de la Lista de campos hacia las secciones de las áreas

apiladas.

6. Arrastre los campos entre las diferentes secciones de las áreas apiladas (parte

inferior de la Lista de campos).

NOTA: Las siguientes opciones las podrá realizar si activó la opción Tabla dinámica

clásica.

7. Arrastre los campos desde la Lista de campos a la Tabla dinámica.

8. Arrastre los campos dentro de la misma Tabla dinámica.

Configuraciones de campo de valor

1. Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

a. Clic derecho en el campo al que desea cambiarle el cálculo.

b. Clic en Resumir datos por y clic en cálculo deseado.

2. También puede hacer:

a. Clic derecho en el campo de valor (por ejemplo Suma de SUELDO)

b. Clic en Configuración del campo de valor.

c. Seleccionar el cálculo deseado para resumir los datos.

d. Clic en Aceptar.

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3. Si activó el diseño clásico puede hacer:

a. Doble clic en el campo de valor (vea la figura anterior).

b. Seleccionar el cálculo deseado para resumir los datos.

c. Clic en Aceptar.

Configuración de campo (Personalizado)

Si desea más de un cálculo por campo utilice la opción personalizado de la siguiente

manera:

1. Doble clic en cualquier campo de Fila (por ejemplo Departamento)

2. Seleccione la opción Personalizado

3. Seleccione las funciones por las que desea subtotalizar.

4. Clic en Aceptar.

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Agrupar datos

1. Dentro de la tabla dinámica clic derecho en el campo ó en cualquier dato

individual del campo que desea agrupar.

2. Seleccione Agrupar.

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NOTA: Los cuadros de diálogo que presenta Excel pueden ser diferentes de acuerdo al

tipo de datos que esta agrupando, es decir, cambiaran los cuadros para datos tipo fecha y

número. Para efectos de tener un ejercicio completo tomaremos el de fecha.

3. Seleccione dentro del cuadro las opciones de fecha a mostrar Meses y Años.

4. Clic en Aceptar.

Desagrupar datos

1. Dentro de la Tabla dinámica clic derecho en el campo o en cualquier elemento

previamente agrupado del campo.

2. Clic en Desagrupar.

Actualizar datos

1. Hacer las modificaciones en la tabla origen

2. Clic en cualquier celda dentro de la tabla dinámica

3. Clic en la ficha contextual Opciones / grupo Datos / botón Actualizar .

Ampliar el rango de origen de la tabla dinámica

1. Clic en la ficha contextual Opciones / grupo Datos / botón Cambiar origen de

datos.

2. Seleccione el nuevo rango de datos.

3. Clic en Aceptar.

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Quitar los subtotales

1. Puede realizar cualquiera de las siguientes acciones:

a. En la sección de áreas de la lista de campos (parte inferior).

b. Clic en el campo del cual desea quitar los subtotales.

c. Clic en Configuración del campo.

d. En la sección de subtotales seleccione ninguno.

2. También puede hacer:

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a. Clic derecho en el campo en el que desea quitar los subtotales.

b. Clic en Subtotal <<Nombre de campo>>.

3. Si activó el diseño de tabla clásica puede realizar lo siguiente:

a. Doble clic en el campo al que le quitará los subtotales.

b. En la sección de subtotales seleccione ninguno (vea figura anterior).

Crear una hoja de detalle

1. Dentro de la tabla dinámica haga doble clic en los valores de un registro.

2. Excel creará una hoja antes de la hoja actual y presentará el detalle del registro.

Mostrar páginas

1. Clic en la ficha contextual Opciones / grupo Tabla dinámica / combo box del

botón Opciones / Mostrar páginas de filtro de informes.

2. Clic en Aceptar

Elemento calculado

1. Haga clic en cualquier elemento de los campos agregados a las filas.

Página | 98

2. Haga clic en la ficha contextual Opciones / grupo Cálculos / botón Campos,

elementos y conjuntos / opción Elemento calculado.

Access mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

3. En el cuadro de texto Nombre, borre el texto Fórmula1 y escriba el nombre que le

otorgará a su elemento calculado, (por ejemplo: CONTA-RH).

4. En el cuadro de texto Fórmula, genere la expresión de la siguiente manera:

a. Haga clic en un elemento del cuadro Campos, el cuadro de Elementos

presentará las opciones del elemento que seleccionó.

Puede usar cualquier campo haciendo clic en el campo deseado y

clic en el botón Insertar campo. También puede hacer doble clic

directamente en el campo.

b. En caso que desee utilizar un elemento, haga doble clic en el elemento

deseado del cuadro Elementos.

También podrá hacer clic en el elemento para seleccionarlo y clic en

el botón Insertar elemento.

NOTA: Para crear su expresión podrá ingresar como argumentos los campos, los

elementos y números directos, y podrá utilizar todos los operadores matemáticos

(aritméticos y lógicos).

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Campo calculado

5. Clic en la ficha contextual Opciones / grupo Cálculos / botón Campos,

elementos y conjuntos / opción Campo calculado.

6. Escriba un Nombre para el campo.

7. En el cuadro de entrada formula edite para que quede solo el signo de igual y

construya su fórmula (por ejemplo: =SUELDO*.45), para lo cual haga doble clic en

el campo a utilizar dentro del cuadro Campos ó selecciónelo y haga clic en el

botón Insertar campo.

8. Clic en el botón Sumar, esto generara el campo calculado y lo agregara al listado

del cuadro Campos.


Formato de número a un campo

1. Clic en el campo a formatear dentro de la sección de campos de la lista de campos

(parte inferior).

2. Clic en Configuración del campo de valor.

3. Clic en el botón Formato de número (vea la siguiente figura).

4. Seleccionar el formato deseado y clic en Aceptar.

5. Clic en Aceptar en el cuadro Configuración del campo de valor.

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Personalizar el nombre de un campo

1. Doble clic en el campo a renombrar.

2. En el cuadro Configuración de campo escribir el nuevo nombre en el cuadro

Nombre personalizado.

Mover el orden de los campos de la tabla dinámica

1. En la sección de campos de la lista de campos (parte inferior) arrastre los

campos para colocarlos en el orden en que los desea.

Cambiar a un diseño de columnas o tabular (valores)

1. Arrastre el campo de la sección Etiquetas de fila a

Etiquetas de columna y viceversa.

NOTA: Esta opción la podrá realizar si tiene al menos un campo calculado.

Página | 101

Cambiar el campo de la tabla dinámica

1. Clic derecho en cualquier celda de la sección datos dentro de la tabla dinámica.

2. Clic en el botón Configuración de campo de valor.

También puede hacer doble clic en la celda gris Suma de <<NombreDeCampo>>, ó clic

en el campo dentro de la área apilada Valores (abajo de la lista de campos) y clic en

Configuración de campo de valor.

3. Seleccionar el tipo de cálculo a generar en la sección Resumir campo de valor

por.

4. Clic en Aceptar.

Activar y desactivar la Lista de campos

1. Clic en la ficha Opciones / grupo Mostrar u ocultar / botón Lista de campo.

Página | 102

Activar y desactivar Botones (+/-)

1. Clic en la ficha Opciones / grupo Mostrar u ocultar / botón Botones +/-.

Ordenar una Tabla dinámica 1. Clic en el campo a ordenar dentro de la tabla dinámica.

2. Clic en la ficha Opciones / grupo Ordenar / botón A-Z ó Z-A.

También pude utilizar el botón Ordenar para establecer ordenamientos por dos campos

diferentes.

Estilos de tabla dinámica

1. Haga clic en cualquier parte dentro de la tabla dinámica.

2. Haga clic la ficha contextual Diseño / grupo Estilos de tabla dinámica / botón

Más.

3. Haga clic en el Estilo deseado.

NOTA: Excel 2007 ejecuta una actualización en vivo cuando el puntero pasa encima de

los distintos estilos, para que observe una muestra instantánea.

Crear una tabla dinámica con fuente de datos externa

Para este ejercicio obtendremos los datos de la consulta Facturas de la base de datos

Neptuno de Access.

1. Clic en la ficha Insertar / grupo Tablas / botón Tabla dinámica.

Página | 103

2. Seleccione la opción Utilice una fuente de datos externa.

3. Clic en el botón Elegir conexión.

4. Clic en el botón Examinar en busca de más.

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5. Clic en el botón Nuevo origen.

6. Seleccione DSN (nombre de origen de datos) de ODBC.

7. Clic en el botón Siguiente.

Página | 105

8. Dentro del cuadro Orígenes de datos ODBC, seleccione MS Access Database.

9. Haga clic en el botón Siguiente.

10. En Unidades seleccione la unidad C.

11. En la sección de Directorios del cuadro Seleccionar base de datos haga doble

clic en cada carpeta hasta encontrar la base de datos a utilizar, selecciónela y

haga clic en el botón Aceptar.

Página | 106

12. Seleccione la tabla o consulta deseada y haga clic en el botón Siguiente.

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13. Si lo desea escriba una descripción o palabras clave.

14. Clic en el botón Finalizar.

15. Excel regresa al primer cuadro de diálogo Crear tabla dinámica, haga clic en

Aceptar.

Excel crea la tabla dinámica con conexión a los datos externos.

Crear tabla dinámica con Origen en otro archivo de Excel

1. Crear un archivo Excel nuevo con Hoja TABLA (Tablas dinámicas) llamado

Dinamica.xls.

2. Nombrar el rango de la tabla como Base.

3. En un archivo nuevo ficha Insertar / grupo Tablas / botón Tabla dinámica

4. Seleccione la opción Utilice una fuente de datos externa.

5. Clic en el botón Elegir conexión.

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6. Clic en el botón Examinar en busca de más.

7. Buscar la carpeta y seleccionar el archivo que contiene la tabla con el nombre de

rango.

8. Clic en Abrir.

9. Clic en Aceptar.

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10. Clic en Aceptar.

11. Manipule normalmente la TD.

Configuración de campo de valor (Mostrar valores como)

Al crear Subtotales de Departamento / Nombre (en Fila)

y Sueldo (en Datos), se perciben claramente los

cambios en la Configuración de campo de valor

(cálculo de la TD). Cambie a todos los tipos de cálculos

(la siguiente figura presenta el Máximo).

Al agregar dos veces el campo Sueldo (en

Datos), pueden crearse comparativos en

porcentuales y diferencias en la ficha Mostrar

Página | 110

valores como, por ejemplo configurar lo siguiente:

1. Mostrar valores como: % de.

2. Campo base: Departamento.

3. Elemento Base: Contabilidad.

Vea en la figura que la TD asigna 100% al elemento base (Contabilidad), y en los

subtotales calcula el porcentaje de diferencia, por ejemplo el total de Contabilidad es

$39,000 y el total de Producción es de $65,500 el % de aumento es 167.95%, lo puede

calcular con una regla de tres (100% * 65,500 / 39,000).

NOTA: Cuando se tiene un campo anterior a Departamento (superconjunto) en la fila, por

ejemplo Región la TD aplica los porcentajes de diferencia en el mismo grupo principal (ej.

Norte diferencias entre Contabilidad y los demás departamentos solo de la región Norte).

En el mismo ejercicio anterior si cambia al %

diferencia de (en Mostrar valores como), los

cálculos los realiza solo con la diferencia

porcentual, en vez de marcar la diferencia entre

Contabilidad y Producción como 167.95% lo

calcula como 67.95% puede obtener el cálculo

con la regla de tres -1 (100% * 65500 / 39000 -

1).

Agregue Región antes de Departamento (en fila) y configure lo siguiente:

1. Mostrar valores como: Diferencia de.

2. Campo base: Región.

3. Elemento Base: Norte.

Vea la figura, observe que la región Norte (elemento base) queda en blanco, pero las

diferencias por departamento las calcula de la siguiente manera, vea el total de

Contabilidad en la región Norte ($15,000) y el total Contabilidad en la región Este

($10,000), aparece la diferencia a la derecha del mismo (-$5,000) y así sucesivamente.

Página | 111

Configure lo siguiente:

1. Mostrar valores como: Total en.

2. Campo base: Departamento.

3. Elemento Base: <<Deshabilitado>>

Observe que en cada total de los departamentos va generando un acumulado de los

mismos para cada región (columna Suma de SUELDO2).

Página | 112

Configure lo siguiente:

1. Mostrar valores como: % de la columna.

2. Campo base: <<Deshabilitado>>.

3. Elemento Base: <<Deshabilitado>>.

Observe que va sumando los porcentajes del detalle (por empleado) y los acumula en el

total del departamento, la suma de todos los departamentos es el 100%.

Coloque Región en etiquetas de columna, deshabilite Nombre y configure lo siguiente:

1. Mostrar valores como: % de la fila.



Observe que ahora que horizontalmente los totales de departamento suman 100%.

Página | 113

Vuelva a habilitar Nombre (2da posición en Fila) y configure lo siguiente:

1. Mostrar valores como: % del total.



Observe que ahora que horizontalmente los totales de departamento suman el porcentaje

correspondiente de cada departamento (total de la derecha) y la suma de los

departamentos es 100% (total general).

Deshabilite Nombre y configure lo siguiente:

1. Mostrar valores como: Índice.



Página | 114

Observe que ahora que horizontalmente calcula ((valor en celda)x(Total de totales

generales)) /((Total general fila)x(Total general columna)). (ejemplo: Para el valor de

Este/Contabilidad, =(10000*221500)/(38000*39000), resultado = 1.494601889.

Crear un gráfico dinámico

1. Clic en la ficha contextual Opciones / grupo Herramientas / botón Gráfico

dinámico.

2. Selección el tipo y el subtipo del gráfico deseado.

3. Clic en Aceptar.

También puede realizar lo siguiente:

1. Haga clic dentro de la tabla dinámica y oprima la tecla F11.

Página | 115

Anexo I Principales Funciones Financieras

1.1. Análisis de un Préstamo.

Un crédito de consumo es un préstamo a corto o mediano plazo que se otorga para obtener

dinero de libre disposición. Normalmente los clientes lo utilizan para financiar la compra de bienes

de consumo (por ejemplo, electrodomésticos) o el pago de servicios (por ejemplo, el pago de un

tratamiento dental), etc. Los plazos en general son entre 1 y 3 años y su pago se efectúa en cuotas,

normalmente iguales (la última puede ser algo superior) y sucesivas.

Los gastos que involucra la contratación de un crédito de consumo pueden ser gastos notariales,

impuestos, gastos inherentes a bienes recibidos en garantía, primas de seguros, etc.

Estos créditos se pueden pagar anticipadamente de manera parcial o totalmente, esto es, cancelar

la o las cuotas del crédito antes de la fecha de vencimiento previamente pactada con el banco.

Este último punto se puede ver con más claridad en link que se junta al final de

Para poder calcular nuestro crédito de consumo podemos ocupar la formula financiera PAGO, la

que calcula el pago de un préstamo basado en pagos y tasa de interés constante. Esta fórmula nos

ayudara a determinar la cuota de un préstamo para un determinado período de tiempo y tipo fijo

de interés.

1.1.1. Uso de la función PAGO.

La función PAGO, permite calcular el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en

una tasa de interés constante.

Sintaxis: PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

La sintaxis de la función PAGO tiene los siguientes argumentos (argumento: valor que proporciona

información a una acción, un evento, un método, una propiedad, una función o un

procedimiento.):

Página | 116

Tasa Obligatorio. Es el tipo de interés del préstamo.

Nper Obligatorio. Es el número total de pagos del préstamo.

Va Obligatorio. Es el valor actual, o la cantidad total de una serie de futuros pagos.

También se conoce como valor bursátil.

Vf Opcional. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de

efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es

decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo Opcional. Es el número 0 (cero) o 1 e indica cuándo vencen los pagos.

Ejemplo:

1.1.2. Uso de la función PAGOINT

La función PAGOINT, devuelve el interés pagado en un período específico por una inversión

basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa de interés constante.

Sintaxis: PAGOINT(tasa; período; núm_per; va; [vf]; [tipo])

La sintaxis de la función PAGOINT tiene los siguientes argumentos:

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Tasa Obligatorio. La tasa de interés por período.

Período Obligatorio. El período para el que se desea calcular el interés; debe estar entre 1 y el

argumento núm_per.

Núm_per Obligatorio. El número total de períodos de pago en una anualidad.

Va Obligatorio. El valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.

Vf Opcional. El valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de

efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (por

ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo Opcional. El número 0 ó 1; indica cuándo vencen los pagos. Si tipo se omite, se

considera que es 0.

DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN

0 Al final del período

1 Al inicio del período

Ejemplo:

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1.1.3. Uso de la función PAGOPRIN.

La función PAGOPRIN devuelve el pago sobre el capital de una inversión durante un período

determinado basándose en pagos periódicos y constantes, y en una tasa de interés constante.

Sintaxis: PAGOPRIN(tasa; período; núm_per; va; [vf]; [tipo])

La sintaxis de la función PAGOPRIN tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. La tasa de interés por período.

Período Obligatorio. El período, que debe estar entre 1 y el valor de núm_per.

Núm_per Obligatorio. El número total de períodos de pago en una anualidad.

Va Obligatorio. El valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie de

pagos futuros.

Vf Obligatorio. El valor futuro o un saldo en efectivo que se desea lograr después de

efectuar el último pago. Si el argumento vf se omite, se supone que el valor es 0 (es

decir, el valor futuro de un préstamo es 0).

Tipo Opcional. El número 0 ó 1 e indica cuándo vencen los pagos.

DEFINA TIPO COMO SI LOS PAGOS VENCEN

0 u omitido Al final del período


Ejemplo:

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1.1.4. Desplegar el valor absoluto de un número.

El valor absoluto de un número es la distancia que le separa del cero en la recta numérica

Se escribe entre barras como en los siguientes ejemplos:

El valor absoluto de -5 es 5 y se escribe así: |-5|= 5

El valor absoluto de +3 es 3 y se escribe así: |+3|= 3

1.1.5. Uso de la función ABS.

La función ABS, devuelve el valor absoluto de un número que es el número sin su signo.

Sintaxis: ABS(número)

Ejemplo:

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1.2. Iniciar el Modelo

La primera mejor práctica recomendada para el inicio de un modelo financiero, es usar la

estructura adecuada. Esto, porque siempre es importante tener en mente que el modelo es una

herramienta para alcanzar un objetivo y por lo tanto la primera decisión antes de empezar a

modelar es determinar cuál va a ser la estructura del modelo que va a permitir alcanzar ese

objetivo de la forma más eficiente.

Una regla general cuando se está decidiendo la estructura del modelo es que sea lo más simple

posible siempre y cuando logre el objetivo planteado. Desde que el modelo funcione bien,

SIEMPRE es mejor buscar más simpleza.

Otro regla general es que el modelo debe ser modular, es decir, debe tener módulos o secciones

claramente definidas y que fluyan de una forma organizada. Es importante tener en mente que un

modelo financiero tiende a crecer muy rápidamente, y si este no tiene una estructura modular,

adecuada, va a ser mucho más complicado adaptarlo y expandirlo.

Pasos recomendados para la generación de un modelo financiero.

1. Definir el período de tiempo que va a reflejar el modelo

2. Dividir el modelo en módulos separados, empezando con una sección de

supuestos y datos de entrada

3. Crear módulos de soporte o de cálculo para los ingresos, gastos de

funcionamiento, activos fijos, capital de trabajo, deuda, etc. Estos módulos deben

ser separados de los estados financieros de salida

4. Crear estados financieros de salida y otros módulos de resultado,

asegurándose que estos son verdaderamente de salida y que no alimentan a otras

secciones del modelo

Respecto a cómo organizar los módulos de entrada, módulos de soporte y módulos de salida

dentro de la hoja de cálculo de Excel, hay en general tres formas para organizarlos, cada una con

sus aspectos positivos y sus aspectos negativos:

• Una hoja: En esta estructura todo el modelo está contenido en una sola hoja de un libro de

Excel. La mayor parte de los supuestos y datos de entrada se encuentran en la parte superior de la

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hoja, seguidos de los módulos de cálculo o de soporte en el medio de la hoja y con los módulos de

resultado en la parte inferior. Esta estructura es ideal para modelos pequeños y simples.

• Varias Hojas: Como su nombre lo indica, el modelo se organiza en varias hojas de un libro de

Excel. Normalmente se construyen hojas separadas para los supuestos macroeconómicos, para

cada uno de los módulos de cálculo y para los módulos de resultado. Esta estructura es ideal para

modelos medianos a grandes.

• Modelo de varios libros: Este estilo de modelo es similar al modelo de Varias Hojas con la

diferencia de que diferentes secciones se localizan en diferentes archivos de Excel. Sus ventajas

son similares a las de la estructura de Varias Hojas, pero sin la desventaja de tener demasiadas

pestañas o de crear un archivo demasiado grande.

1.2.1. Restringir el valor de entrada de una celda.

Un aspecto recurrente en la generación de modelos financieros, es restringir el valor de una celda,

ya que normalmente un modelo financiero contiene una gran cantidad de fórmulas y una entrada

de datos no apropiada puede provocar que todo el modelo financiero produzca valores erróneos,

en la siguiente unidad se revisarán diferentes técnicas para preparar validaciones de celdas.

1.2.2. Más funciones financieras.

1.2.2.1. VA (función VA)

Descripción

Devuelve el valor actual de una inversión. El valor actual es el valor que tiene actualmente la suma

de una serie de pagos que se efectuarán en el futuro. Por ejemplo, cuando pide dinero prestado,

la cantidad del préstamo es el valor actual para el prestamista.

Sintaxis

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VA(tasa, nper, pago, [vf], [tipo])

La sintaxis de la función VA tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. Es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para un automóvil con una tasa de interés anual del 10 por ciento y efectúa pagos mensuales, la tasa de interés mensual será del 10%/12 o 0,83%. En la fórmula escribiría 10%/12, 0,83% o 0,0083 como tasa.

Nper Obligatorio. Es el número total de períodos de pago en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un préstamo a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos mensuales, el préstamo tendrá 4*12 (o 48) períodos. La fórmula tendrá 48 como argumento nper.

Pago Obligatorio. Es el pago efectuado en cada período, que no puede variar durante la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero no incluye ningún otro arancel o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un préstamo de 10.000 $ a cuatro años con una tasa de interés del 12 por ciento para la compra de un automóvil, son de 263,33 $. En la fórmula escribiría -263,33 como argumento pago. Si omite el argumento pago, deberá incluirse el argumento vf.

Vf Opcional. Es el valor futuro o un saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (por ejemplo, el valor futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar 50.000 $ para pagar un proyecto especial en 18 años, 50.000 $ sería el valor futuro. De esta forma, es posible hacer una estimación conservadora a cierta tasa de interés y determinar la cantidad que deberá ahorrar cada mes. Si omite el argumento vf, deberá incluir el argumento pago.

Tipo Opcional. Es el número 0 o 1 e indica cuándo vencen los pagos.

Defina tipo como Si los pagos vencen



Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y nper. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para nper. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4 para nper.

Las siguientes funciones se aplican a anualidades:

PAGO.INT.ENTRE PAGOPRIN

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PAGO.PRINC.ENTRE VA

VF TASA

VF.PLAN TIR.NO.PER

PAGOINT VNA.NO.PER

PAGO

Una anualidad es una serie de pagos constantes en efectivo que se realiza durante un período continuo. Por ejemplo, un préstamo para comprar un automóvil o una hipoteca constituye una anualidad. Para más información, vea la descripción de cada función de anualidades.

En las funciones de anualidades, el efectivo que paga, por ejemplo, depósitos en cuentas de ahorros, se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo, cheques de dividendos, se representa con números positivos. Por ejemplo, un depósito de 1.000 $ en el banco, se representaría con el argumento -1000 si usted es el depositario y con el argumento 1000 si usted es el banco.

Microsoft Excel resuelve un argumento financiero en función de los otros. Si el argumento tasa no es 0, entonces:

Si el argumento tasa es 0, entonces:

(pago * nper) + va + vf = 0

1.2.2.2. VF (función VF)

Descripción

Devuelve el valor futuro de una inversión basándose en pagos periódicos constantes y en una tasa

de interés constante.

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Sintaxis

VF(tasa,núm_per,pago,[va],[tipo])

Para obtener una descripción más completa de los argumentos de VF y más información acerca de

las funciones para anualidades, consulte VA.

La sintaxis de la función VF tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. Es la tasa de interés por período. Núm_per Obligatorio. Es el número total de períodos de pago en una anualidad. Pago Obligatorio. Es el pago que se efectúa cada período y que no puede cambiar

durante la vigencia de la anualidad. Generalmente, el argumento pago incluye el capital y el interés pero ningún otro arancel o impuesto. Si omite el argumento pago, deberá incluir el argumento va.

Va Opcional. El valor actual o el importe total de una serie de pagos futuros. Si omite el argumento va, se considerará 0 (cero) y se deberá incluir el argumento pago.

Tipo Opcional. Es el número 0 o 1; indica cuándo vencen los pagos. Si omite tipo, se considera que es 0.


0 Al final del período


Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa y núm_per. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años, con un interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para tasa y 4*12 para núm_per. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4 para núm_per.

En todos los argumentos, el efectivo que paga, por ejemplo depósitos en cuentas de ahorros, se representa con números negativos; el efectivo que recibe, por ejemplo cheques de dividendos, se representa con números positivos.

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1.2.2.3. TASA (función TASA)

Descripción

Devuelve la tasa de interés por período de una anualidad. TASA se calcula por iteración y puede

tener cero o más soluciones. Si los resultados sucesivos de TASA no convergen dentro de

0,0000001 después de 20 iteraciones, TASA devuelve el valor de error #¡NUM!.

Sintaxis

TASA(nper, pago, va, [vf], [tipo], [estimar])

Nota Vea la función VA para obtener una descripción completa de los argumentos nper, pago,

va, vf y tipo.

La sintaxis de la función TASA tiene los siguientes argumentos:

Nper Obligatorio. Es el número total de períodos de pago en una anualidad.

Pago Obligatorio. Es el pago efectuado en cada período, que no puede variar durante la

vida de la anualidad. Generalmente el argumento pago incluye el capital y el interés, pero

no incluye ningún otro arancel o impuesto. Si omite el argumento pago, deberá incluir el

argumento vf.

Va Obligatorio. Es el valor actual, es decir, el valor total que tiene actualmente una serie

de pagos futuros.

Vf Obligatorio. Es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de

efectuar el último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (por






Estimar Opcional. Es la estimación de la tasa de interés.

Si omite el argumento estimar, se supone que es 10 por ciento.

Si TASA no converge, trate de usar diferentes valores para el argumento estimar.

TASA generalmente converge si el argumento estimar se encuentra entre 0 y 1.

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Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos estimar y

nper. Si realiza pagos mensuales sobre un préstamo de 4 años con un interés anual del 12 por

ciento, use 12%/12 para el argumento estimar y 4*12 para el argumento nper. Si realiza pagos

anuales sobre el mismo préstamo, use 12% para el argumento estimar y 4 para el argumento nper.

1.2.2.4. NPER (función NPER)

Descripción

Devuelve el número de períodos de una inversión basándose en los pagos periódicos constantes y

en la tasa de interés constante.

Sintaxis

NPER(tasa,pago,va,[vf],[tipo])

Para una descripción más completa de los argumentos de NPER y más información acerca de las

funciones de anualidades, vea VA.

La sintaxis de la función NPER tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. Es la tasa de interés por período.

Pago Obligatorio. Es el pago efectuado en cada período; debe permanecer constante

durante la vida de la anualidad. Por lo general, pago incluye el capital y el interés, pero no

incluye ningún otro arancel o impuesto.

Va Obligatorio. Es el valor actual o la suma total de una serie de futuros pagos.

Vf Obligatorio. Es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de

efectuar el último pago. Si omite el argumento vf, se supone que el valor es 0 (por






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1.2.2.5. VNA (función VNA)

Descripción

Calcula el valor neto presente de una inversión a partir de una tasa de descuento y una serie de

pagos futuros (valores negativos) e ingresos (valores positivos).

Sintaxis

VNA(tasa,valor1,[valor2],...)

La sintaxis de la función VNA tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. Es la tasa de descuento a lo largo de un período.

Valor1, valor2... Valor1 es obligatorio, los valores siguientes son opcionales. De 1 a 254

argumentos que representan los pagos y los ingresos.

Valor1, valor2, ... deben tener la misma duración y ocurrir al final de cada período.

VNA usa el orden de valor1, valor2, ... para interpretar el orden de los flujos de

caja. Asegúrese de escribir los valores de los pagos y de los ingresos en el orden

adecuado.

Los argumentos que son celdas vacías, valores lógicos o representaciones

textuales de números, valores de error o texto que no se pueden traducir a

números, se pasan por alto.

Si un argumento es una matriz o una referencia, solo se considerarán los números

de esa matriz o referencia. Se pasan por alto las celdas vacías, valores lógicos,

texto o valores de error de la matriz o de la referencia.

Observaciones

La inversión VNA comienza un período antes de la fecha del flujo de caja de valor1 y

termina con el último flujo de caja de la lista. El cálculo VNA se basa en flujos de caja

futuros. Si el primer flujo de caja se produce al principio del primer período, el primer

valor se debe agregar al resultado VNA, que no se incluye en los argumentos valores. Para

más información, vea los siguientes ejemplos.

Si n es el número de flujos de caja de la lista de valores, la fórmula de VNA es la siguiente:

VNA es similar a la función VA (valor actual). La principal diferencia entre VA y VNA es que

VA permite que los flujos de caja comiencen al final o al principio del período. A diferencia

de los valores variables de flujos de caja en VNA, los flujos de caja en VA deben

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permanecer constantes durante la inversión. Para más información acerca de anualidades

y funciones financieras, vea VA.

VNA también está relacionado con la función TIR (tasa interna de retorno). TIR es la tasa

para la cual VNA es igual a cero: VNA(TIR(...), ...) = 0.

1.2.2.6. PAGO.PRINC.ENTRE (función PAGO.PRINC.ENTRE)

Descripción

Devuelve la cantidad acumulada de capital pagado de un préstamo entre los períodos (per_inicial

y per_final).

Sintaxis

PAGO.PRINC.ENTRE(tasa; núm_per; vp; per_inicial; per_final; tipo)

La sintaxis de la función PAGO.PRINC.ENTRE tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. La tasa de interés.

Núm_per Obligatorio. El número total de períodos de pago.

Vp Obligatorio. El valor actual.

Per_inicial Obligatorio. El primer período del cálculo. Los períodos de pago se numeran

comenzando por 1.

Per_final Obligatorio. El último período del cálculo.

Tipo Obligatorio. El momento del pago.

Tipo Si los pagos vencen

0 (cero) Al final del período

1 Al principio del período

Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos

tasa y núm_per. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa

de interés anual del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el

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argumento núm_per. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 12% para tasa y 4

para núm_per.

Si el argumento tasa ≤ 0, núm_per ≤ 0 o el argumento vp ≤ 0, PAGO.PRINC.ENTRE

devuelve el valor de error #¡NUM!.

Si el argumento per_inicial < 1, per_final < 1 o per_inicial > per_final, PAGO.PRINC.ENTRE


Si tipo es un número distinto de 0 o 1, PAGO.PRINC.ENTRE devuelve el valor de error

#¡NUM!.

1.2.2.7. PAGO.INT.ENTRE (función PAGO.INT.ENTRE)

Descripción

Devuelve la cantidad de interés pagado de un préstamo entre los argumentos per_inicial y

per_final.

Sintaxis

PAGO.INT.ENTRE(tasa; núm_per; vp; per_inicial; per_final; tipo)

La sintaxis de la función PAGO.INT.ENTRE tiene los siguientes argumentos:

Tasa Obligatorio. La tasa de interés.

Núm_per Obligatorio. El número total de períodos de pago.

Vp Obligatorio. El valor actual.

Per_inicial Obligatorio. El primer período del cálculo. Los períodos de pago se numeran

comenzando por 1.

Per_final Obligatorio. El último período del cálculo.

Tipo Obligatorio. El momento del pago.

Tipo Si los pagos vencen

0 (cero) Al final del período

1 Al principio del período

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Observaciones

Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos

tasa y núm_per. Si realiza pagos mensuales de un préstamo de cuatro años con una tasa

de interés anual del 10 por ciento, use 10%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el

argumento núm_per. Si realiza pagos anuales del mismo préstamo, use 10% para tasa y 4

para núm_per.

Si el argumento tasa ≤ 0, el argumento núm_per ≤ 0 o el argumento Vp ≤ 0,

PAGO.INT.ENTRE devuelve el valor de error #¡NUM!.

Si el argumento per_inicial < 1, per_final < 1 o per_inicial > per_final, PAGO.INT.ENTRE


Si tipo es un número distinto de 0 o 1, PAGO.INT.ENTRE devuelve el valor de error

#¡NUM!.

1.2.2.8. TIR (función TIR)

Descripción

Devuelve la tasa interna de retorno de los flujos de caja representados por los números del

argumento valores. Estos flujos de caja no tienen por qué ser constantes, como es el caso en una

anualidad. Sin embargo, los flujos de caja deben ocurrir en intervalos regulares, como meses o

años. La tasa interna de retorno equivale a la tasa de interés producida por un proyecto de

inversión con pagos (valores negativos) e ingresos (valores positivos) que se producen en períodos

regulares.

Sintaxis

TIR(valores, [estimar])

La sintaxis de la función TIR tiene los siguientes argumentos:

Valores Obligatorio. Es una matriz o una referencia a celdas que contienen los números

para los cuales desea calcular la tasa interna de retorno.

El argumento valores debe contener al menos un valor positivo y uno negativo

para calcular la tasa interna de retorno.

TIR interpreta el orden de los flujos de caja siguiendo el orden del argumento

valores. Asegúrese de escribir los valores de los pagos e ingresos en el orden

correcto.

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Si un argumento de matriz o referencia contiene texto, valores lógicos o celdas

vacías, esos valores se pasan por alto.

Estimar Opcional. Es un número que el usuario estima que se aproximará al resultado de

TIR.

Microsoft Excel usa una técnica iterativa para el cálculo de TIR. Comenzando con

el argumento estimar, TIR reitera el cálculo hasta que el resultado obtenido tiene

una exactitud de 0,00001%. Si TIR no llega a un resultado después de 20 intentos,


En la mayoría de los casos no necesita proporcionar el argumento estimar para el

cálculo de TIR. Si omite el argumento estimar, se supone que es 0,1 (10%).

Si TIR devuelve el valor de error #¡NUM!, o si el resultado no se aproxima a su

estimación, realice un nuevo intento con un valor diferente de estimar.

Observaciones

TIR está íntimamente relacionado a VNA, la función valor neto actual. La tasa de retorno calculada

por TIR es la tasa de interés correspondiente a un valor neto actual 0 (cero). La fórmula siguiente

demuestra la relación entre VNA y TIR:

VNA(TIR(A2:A7),A2:A7) es igual a 1,79E-09 [Dentro de la precisión del cálculo TIR, el valor es en

efecto 0 (cero).]

Manual Excel 2010 Intermedio

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