Manual dess punto de venta 5
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En DESS Mxico estamos agradecidos de que haya confiado en nosotros
para apoyarlo con nuestro sistema Punto de Venta, el cual es un
programa verstil que le ayudara en el manejo de su negocio.
De nuestro equipo reciba un cordial saludo y un fuerte abrazo, y lerecordamos que seguimos trabajando para que usted se sienta
complacido con nuestro servicio.
Este manual pretende guiarlo en el uso de su sistema, y no por eso
excluye nuestro servicio personalizado, as que sintase libre de
comunicarse con nosotros para cualquier duda o aclaracin, le
recordamos que estamos para ayudarlo.
Atte:
Departamento de Soporte Tcnico
DESS Mxico
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Tabla de contenidoInstalacin DESS Punto de Venta.............................................................. 1
Descripcin General Del sistema .............................................................. 3
Pestaa de Ventas .................................................................................... 5
Caja ....................................................................................................... 5
Pantalla de caja ................................................................................ 6
Descuentos ....................................................................................... 9
Reimpresiones notas/remisiones. .................................................. 10
Corte de caja .................................................................................. 11
Retiro de Efectivo. .......................................................................... 12
Cotizacin. ...................................................................................... 13
Cambio de Mercanca. ........................................................................ 15
Historial de Traspasos ........................................................................ 16Facturacin ......................................................................................... 17
Control de Crdito. ............................................................................. 18
Apartados. .......................................................................................... 19
Cancelaciones. .................................................................................... 20
Catalogo de Plazos.............................................................................. 21
Clientes. .............................................................................................. 22
Vendedores o Repartidores. ............................................................... 23
Pestaa de Inventarios ........................................................................... 24
Compras. ............................................................................................ 25
Orden de Compra. .............................................................................. 29
Reimpresiones. ................................................................................... 31
Cancelaciones de Compras. ................................................................ 32
Ajustes. ............................................................................................... 33
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Traspasos Almacenes. ........................................................................ 34
Devoluciones ...................................................................................... 35
Productos ........................................................................................... 36
Familias............................................................................................... 38Proveedores. ...................................................................................... 39
Pestaa de Finanzas ............................................................................... 40
Egresos y Otros Ingresos..................................................................... 40
Categoras. .......................................................................................... 41
Movimientos Cuentas. ........................................................................ 42
Cheques Pre fechados ........................................................................ 43
Cuentas............................................................................................... 44
Activos. ............................................................................................... 45
Pasivos. ............................................................................................... 46
Movimientos Pasivos .......................................................................... 47
Cuentas por Pagar. ............................................................................. 48
Pestaa de Produccin ........................................................................... 49
Categoras de Materiales .................................................................... 49
Catalogo de Materiales....................................................................... 50
Asignacin de Materiales ................................................................... 51
Orden de Produccin .......................................................................... 52
Reportes ................................................................................................. 54
Reportes de Ventas ............................................................................ 54
Venta s x Da. .................................................................................. 55
Reporte de Ganancias..................................................................... 57
Grafica de Ventas X Mes. ................................................................ 58
Reporte de Ventas x Cliente. .......................................................... 59
Reporte de Ventas vs Cobranza. .................................................... 60
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Reporte de Ventas x Vendedor. ...................................................... 61
Reporte de Ventas x Producto. ....................................................... 62
Corte de Caja Simplificado. ............................................................. 63
Reporte de Ventas x Proveedor. ..................................................... 64Reporte de Comisiones x Vendedor ............................................... 65
Detalle de notas. ............................................................................ 66
Seguimiento de cotizaciones .......................................................... 67
Reportes de Inventarios ..................................................................... 68
Catalogo de Productos. .................................................................. 68
Existencias ...................................................................................... 69
Resurtido de Mercanca.................................................................. 70
Compras ......................................................................................... 71
Traspasos ........................................................................................ 72
Reportes de Finanzas.......................................................................... 73
Flujo de Efectivo. ........................................................................... 73
Balance General ............................................................................. 74
Saldos de Clientes ........................................................................... 75
Pagos a Crditos. ............................................................................ 76
Reportes de Catlogos ........................................................................ 78
Catlogo de Productos ................................................................... 78
Catalogo de Clientes. ...................................................................... 79
Productos para Exportacin a Excel. .............................................. 80
Acceso Remoto ....................................................................................... 81
Apariencia .............................................................................................. 82
Men Botn de Inicio DESS................................................................. 83
Configuraciones ...................................................................................... 83
Configuracin de Facturacin ............................................................. 83
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Configuracin General ........................................................................ 86
Datos de la Empresa ....................................................................... 87
Pantalla de Caja .............................................................................. 87
Usuarios .......................................................................................... 90Configuracin de impresin ........................................................... 92
Configuracin de inventarios ......................................................... 93
Configuracin de descuentos ........................................................ 93
Bscula ........................................................................................... 94
La opcin Sucursales........................................................................... 95
La opcin Almacenes .......................................................................... 96
Multiempresa ..................................................................................... 98
Monedero Electrnico ........................................................................ 99
Herramientas ........................................................................................ 101
Etiquetas de Cdigo de Barras .......................................................... 101
Cambio masivo de precios ................................................................ 103
Importar Datos desde Excel .............................................................. 104
Importar Datos desde Base de Datos DESS ...................................... 111
Correo Masivo .................................................................................. 111
Personalizacin de tickets y reportes ................................................... 113
Tamao del ticket ................................................................................. 123
Productos Compuestos ........................................................................ 125
Colocacin de Imgenes a Productos ................................................... 129
Conexin en red del sistema ................................................................ 131
Configurar la red. .............................................................................. 132
Compartir la carpeta DESS ................................................................ 137
Configurar Mquina Esclavo ............................................................. 139
Respaldo de Datos del Sistema............................................................. 140
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Cambio de Usuario ............................................................................... 142
Crear un nuevo producto ..................................................................... 143
Importar base de datos DESS ............................................................... 147
Creacin de una venta .......................................................................... 150Crear una cotizacin ............................................................................. 155
Cambiar configuracin de idioma de nuestro equipo .......................... 157
Agregar Dinero a Monedero Electrnico .............................................. 160
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1Instalacin DESS Punto de Venta1.- Una vez recibido el link de descarga, procedemos a descargarlo y
localizamos el archivo en la carpeta que se guardo, el cual nos mostrara
un icono con la siguiente apariencia:
2.- Procederemos a ejecutar la instalacin presionando dos veces
seguidas el click derecho de nuestro mouse, y nos presentara la
siguiente ventana, en la cual debemos presionar Ejecutar y la siguiente
ventana Aceptar.
2.- La siguiente ventana nos mostrara el proceso de Descompresin de
los archivos necesarios para la instalacin del punto de venta. Despus
solo seguiremos las siguientes opciones. Recordemos que si ustedinstala el sistema y este a su vez ya se haba instalado antes, se borraran
todos los archivos y la informacin se perder.
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3.- Con esto el sistema se encuentra instalado, los directorios que utiliza
el sistema son: C:\DESS_PuntoDeVenta_X
Con esto seinstalara todoel sistema.El usuario ycontraseapor default es:admin, admin
1.-Archivos Facturacin Factureya
3.-Carpeta de imgenes de los productos
4.-Carpeta de Reportes y tickets
5.-Carpeta de Reportes y tickets pararestauracin.
6.-Archivo de configuracin para la base dedatos.
7.-Base de datos DESS Punto de Venta.
8.-Ejecutable DESS Punto de Venta.
2.-Archivos Cdigo de Barras Bidireccional.
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3Descripcin General Del sistema
Para ingresar al DESS Punto De Venta 4.0 damosdoble click en el icono que se muestra acontinuacin.
Se abrir el autentificador de usuario, dondeingresaremos nuestro nombre de usuario y lacontrasea, que en la primera ocasin de ejecutar elsistema es admin.
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4Una vez dentro tendremos una
En la que encontraremos los procesosbsicos del punto de venta divididos enpartes estratgicamente para el mejordesempeo e interfaz grafica posible.Estas partes son:1.- Ventas
2.- Inventarios3.- Finanzas
4.- Produccin5.- Reportes6.- Acceso remoto7.- Apariencia
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Pestaa de VentasPartiremos de la pestaa de Ventasy sus respectivos subcampos.
- Caja
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Facturacin
- Cred. Y Apartados
- Catlogos
Caja
En caja. Tenemos:
Pantalla de ventas: para la venta final de los productos.
Cancelaciones: para cancelar las ventas previas.
Retiro de efectivo: para el retiro de caja.
En este manual desglosaremos pestaa por pestaael funcionamiento del punto de venta
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6Cambios de mercanca: para el intercambio de algn producto
defectuoso por dar un ejemplo.
Reimpresin: para la reimpresin de tickets.
Corte de caja: para la realizacin del corte del da.
Historial de Traspasos: es donde podemos verificar los traspasos
realizados.
Pantalla de caja
Podemos observar varios botones que nosayudaran a la realizacin de la venta.Si queremos realizar una venta, ingresamos elcdigo de nuestro producto y seleccionamos lacantidad. Y damos click en el botn de cobrar.
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Despus de haber presionado el botn de cobraraparecer esta pantalla donde ingresamos el efectivo ydamos click en aceptar para finalizar la venta.
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8 Si queremos cancelar la venta que acabamosde realizar, daremos click en el botn de
cancelaciones y este nos desplegara la
antalla de ventas hechas or fecha.
Seleccionamosla venta ydamos click encancelar toda laventa
o tambinpodemoscancelar unproducto de laventa
Nos preguntara siestamos segurosy listo.
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9Descuentos
Daremos un click en el botn de descuentos.
Seleccionaremos el tipode descuento a aplicar.El descuento se aplica ala venta total, no al
producto
Vemos el descuento aplicadoy el cambio en el Total, estedescuento se aplica a toda laventa. Damos click en cobrar ylisto.
El porcentaje de los descuentos se establece enconfiguraciones generales y sistema.
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10Reimpresiones notas/remisiones.
Seleccionamos la venta areimprimir y listo.
Damos click en el icono deReimpresin y se desplegara lapantalla de reimprimir nota.
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11Corte de caja
Botn de cortede caja.
Por Fecha
Por Usuario
Procesar
Fondo inicial
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12Retiro de Efectivo.
Retiro de efectivo.
Cantidad
Motivo
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13Cotizacin.
Luego imprimir o guardar la
cotizacin en la base de datoso exportarla.
El 1er paso es registrar productos como sifuera una venta, luego dar en el botncotizacin.
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Adrin Castillo
Ingresamos elnombre del clienteo no(a opcin).
Impresin de lacotizacin.
Borrar. Abrir
Nuestra cotizacin hasido guardad
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15Cambio de Mercanca.
Seleccionamos el producto que nos estnregresando, para despus ingresar el producto que
el cliente se llevara a cambio, en diferencia nosreflejara si se tiene que pagar mas por la
transaccin o si se debe regresar efectivo.
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16Historial de Traspasos
Esta pantalla nos arroja la informacin de los traspasosrealizados entre almacenes, si es que contamos con un
almacn registrado.
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17Facturacin
1.- Seleccionamos la nota de contado o crdito a
facturar.
Generacin de
factura.
3.- Imprimir factura
2.- Bsqueda de
clientes.
Para configurar el tipo de factura nos ubicaremos en
configuraciones generales y facturacin para establecer.
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18Control de Crdito.
Notas de Crdito acobrar.
580Pago.
Aceptamos elpago y la nota
quedara pagada.
Historial depago.
Cancelaciones.
Estado decuenta.
Id decliente
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19Apartados.
Apartadogenerado en lapantalla deventas.
Cantidad a
abonar.
Aceptarel abono
Cancelarapartados
Pagar
totalmente.
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20Cancelaciones.
Seleccionamos laventa de crdito acancelar.
Confirmamos ylisto.
Cancelamos.
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21Catalogo de Plazos.
Plazo nuevo. Borrar Plazos.
Plazos con determinado numero de meses consu respectivo inters y enganche.
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22Clientes.
RFC.
En esta seccin daremos de alta a clientes, loseliminaremos, modificaremos, y buscaremos.Llenando casillas especificas. As tambin agregarsaldos iniciales a los clientes si es que ya se tenia un
historial de crdito
Nombre.
Calle.
RaznSocial.
Tel.
Municipio.
Guardar.
Estado.
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23Vendedores o Repartidores.
En esta seccin daremos de alta a Vendedores, los
eliminaremos, modificaremos, y buscaremos.
Llenando casillas especificas.
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24 Pestaa de Inventarios
Esta es la pestaa de Inventariosy susrespectivos subcampos.
- Movimientos- Catlogos.
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25Compras.
En la pantalla de compras, ingresaremos las compraspor factura o documento que realizamos, con susrespectivos datos:
-Flete. -Descuento.
-IVA. -Proveedor.-Documento -Crdito.
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26 Compras. (Ejemplo)
Proveedor NikeMxico.
Flete, noin resamos Document
Podemos registrar la compra en el inventario principal o enviarla compra al inventario de almacn si es que tenemosregistrado uno.
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El precio sugerido, es una opcin del sistema, para sugerir preciosa usted, pero para nada son obligatorios o influyen en el sistema.
Aqu nos pregunta el sistema, si queremos seguir con laventa aunque el precio venta sea menor al sugerido,
agregamos que si y listo.
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Queda registrada nuestra compra ynos muestra los resultados en el
reporte de comprobante de compra.
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29Orden de Compra.
Las ordenes de compra nos sirven para poder hacerlasllegar a nuestros proveedores y automatizar losprocesos.
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Ya procesada la orden de compra la podemosguardar o exportar como archivo o imgenes, estolo podemos hacer en la mayora de losreporteadores del Dess Punto De Venta.
Tenemos las opciones de pdf,tabla de Excel o imagen enformato JPEG entre otras.
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31Reimpresiones.
En las reimpresiones seleccionamos las comprasya generadas para volverlas a imprimir oexportarlas a un formato deseado.
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32Cancelaciones de Compras.
Para cancelar las compras realizadas enel sistema, seleccionamos el id decompra y oprimimos el botn decancelar.
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33Ajustes.
En ajustes, modificamos directamente laexistenciade los productos fcil y rpido.
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34Traspasos Almacenes.
En Traspasos Almacenes, podemos traspasarproductos de un inventario existente a otro,
ejemplo: de nuestro inventario principal a nuestroalmacn de outlet para liquidacin.
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35Devoluciones
En Devoluciones, podemos registrar lo que ledevolvemos a nuestros proveedores, para que
automticamente se lleve a cabo el ajuste ainventarios.
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36Productos
En productos, podemos crear, borrar, modificar o
buscar artculos. En una pantalla amigable para todos.La pantalla contiene campos especiales que formar elconjunto de un producto, as como la asignacin decomisin por porcentaje o cantidad del producto. Loscampos obligatorios son el Nombre, familia, costo,precio1, venta mnima y mnimo y mximo.
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Cuando tenemos un producto que ser pesado en labascula seleccionaremos la casilla de utilizar bascula y
en unidades pondremos kilogramos, gramos o libras.
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38Familias.
En Familias, ingresamos cada familiade producto y le asignamos unporcentaje de incremento de precio alos productos por familia cuando secapturan.(siendo un porcentaje
siempre en entero)
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39Proveedores.
En Proveedores, Ingresamos losproveedores y sus datos mas
comunes como:
-Nombre.-Correo.-Direccin-Telfono.
- Crdito.- etc.
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40 Pestaa de Finanzas
Egresos y Otros Ingresos
En Egresos/otros Ingresos, ingresamos todos lostipos de gastos que tenemos y que pueden o no(opcional) afectar a bancos.
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41Categoras.
En Categoras Finanzas, nos despliega la pantalla detipos de categoras de gastos que pueda tener nuestraempresa y nos da tambin la opcin de crear o eliminaruna categora..
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42Movimientos Cuentas.
En Movimientos Cuentas, nos despliega la pantalla delos movimientos monetarios realizados en las cuentas debancos registradas en el Punto de Venta.
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43Cheques Pre fechados
En Cheques Pre Fechados, aadimos losmovimientos de cheques con fecha deemisin y fecha de vencimiento.
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44Cuentas.
En Cuentas, nos despliega la pantalla de las cuentasde banco que se tienen registradas en el Punto deVenta, las cuales las agregamos en MovimientosBancos.
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45Activos.
En Activos, nos ofrece el poder ingresar artculos comoescritorios, computadoras, etc. .. Con sus respectivos
precios y fecha de adquisicin para un mejor controladministrativo.
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46Pasivos.
En Pasivos, nos ofrece el poder ingresar deudas,tarjetas de crdito, prestamos etc.
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47Movimientos Pasivos
En Movimientos Pasivos, nos ofrece el poder hacercambios como abonos a los prestamos bancarios, o elpago total de este tipo de Pasivos.
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48Cuentas por Pagar.
En Cuentas por Pagar,nos despliega las deudas de loscrditos que tenemos con nuestros proveedores, confecha, factura y saldo y nos da la opcin de pagar oabonar las facturas que debemos.
Estado de cuenta
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49Pestaa de Produccin
Categoras de Materiales
En esta Seccin damos de altalos tipos de categoras de losmateriales.Ejemplo, elaboracin de 1pastel.
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50Catalogo de Materiales
En esta seccin, daremos de alta los materialesque utilizamos para la creacin de nuestro
producto.
En nuestro ejemplo contamos con: harina, azcar,huevos, leche, etc.
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51Asignacin de Materiales
En esta Seccin primero seleccionamos elproducto al cual se le aplica la receta,previamente en el modulo deinventarios>productos.
Despus cargado el productos, asignamos losmateriales y sus cantidades, en esta ocasinen kilogramos o litros dependiendo el material
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52Orden de Produccin
En esta Seccin primero hacemos el llenado de laforma y la podemos guardar para poder imprimirla.,despus que se entregue oficialmente el productogenerado. Liberamos el producto terminado y loanexara automticamente al inventario.
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55Ventas x Da.
Seleccionamos deque da a que daqueremos el reporte.
Ver el
reporte omodificar elreporte.
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En el reporte de ventas porda, nos detalla el total
vendido y los 20 artculos masvendidos
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57Reporte de Ganancias
En ventas por familia nos detalla lasventas separadas por familia y losporcentajes de ganancia de las
mismas.
Fechas.
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58Grafica de Ventas X Mes.
En diferentes secciones nosmuestra. Varias opciones,fechas, x da, x mes,
impresin
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59Reporte de Ventas x Cliente.
Datos delcliente.
Total.
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60Reporte de Ventas vs Cobranza.
Ventas totales.
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61Reporte de Ventas x Vendedor.
En este reporte nos detalla eltotal de ventas y sus totales decada vendedor que tengamosregistrado como usuario
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62Reporte de Ventas x Producto.
Seleccionamos Id de los productos areportear y las fechas, para ver sus
ventas
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63Corte de Caja Simplificado.
Corte de las ventas realizadas en
el da o por fecha
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64Reporte de Ventas x Proveedor.
Fechas.
Seleccionamos el intervalo de lasfechas y el proveedor requerido, opodemos seleccionar todos pararealizar el reporte
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65Reporte de Comisiones x Vendedor
Seleccionamos el intervalo delas fechas de las ventasrealizadas para poder identificarel total a pagar de lascomisiones al vendedor
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66Detalle de notas.
Seleccionamos el intervalo de
las fechas de las ventasrealizadas para poder identificarel total a pagar de lascomisiones al vendedor
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67Seguimiento de cotizaciones
Tenemos varias opcionespara elegir de lascotizaciones a las quequeremos dar seguimientoslas cuales se muestran en la
Fig.
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68Reportes de Inventarios
Catalogo de Productos.
En Catalogo de Productos, seleccionamosla familia o todas las familias disponible paravisualizar todos nuestros producto con la
opcin de seleccin de precio 1,2,3,costo,etc.
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69Existencias
En Inventarios, Nos arroja las existencias
en el sistema, as como el mnimo y mximoque debemos tener y una casilla de nombreReal , para re ajustar el inventario en casode extravos o perdidas.
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70Resurtido de Mercanca
En Resurtido de Mercanca, nos arroja losfaltantes y nos sugiere una cantidad decompra, haciendo este reporte til para el
manejo del inventario.
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71Compras
En Reporte de Compras, nos arroja losdatos de las compras que hemos registradoen el Punto de venta, por da, Semana,Mes, Ao , etc..
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72Traspasos
En Reporte de Traspasos,nos arroja el movimiento delos traspasos que realizamosentre sucursales y almacenes
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73Reportes de Finanzas
Flujo de Efectivo.
En Flujo de Efectivo,podemos observar todo elmovimiento total de ventas en efectivo, pago de crditosde clientes y pagos a proveedores, por da, o varios a lavez.
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74Balance General
En Balance General, nos indica el total del capitalcontable estimado y las cuentas por cobrar y pagar denuestros clientes o proveedores.
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75Saldos de Clientes
En Saldos de Clientes, nos indica el total general a
cobrar de las notas de crdito de nuestros clientes.
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76Pagos a Crditos.
En Reporte de Pagos aCrditos,seguimos los
pagos realizados por losclientes de sus comprasa crdito.
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77Grafica de Diagnostico.
En Grafica de Diagnostico, podemos obtenerinformacin importante de nuestro negocio en un
par de segundos, ayudndonos a tomar decisionesimportantes de forma correcta.
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78Reportes de Catlogos
Catlogo de Productos
En Catalogo deProductos,Nos arrojauna lista de todos losproductos por familias ycon filtro en el precio aimprimir o sin incluir elIVA.
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79Catalogo de Clientes.
En Reporte deCatalogo de Clientes,
Nos arroja una lista detodos los clientes,pudiendo exportar estalista en algn otroformato..
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80Productos para Exportacin a Excel.
En Reporte de Catalogo deProductos,Nos arroja una lista
de todos los productos,pudiendo as, exportar la lista aExcel, como imagen, pdf, etc
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81Acceso Remoto
Estas opciones nos sirven para tener un mismocatlogo de productos en todas nuestrassucursales, sincronizndolos por medio de internet,para obtener mas informacin de este servicio, porfavor comuncate a soporte.
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82 Apariencia
En Apariencia,podemos modificar el color de nuestropunto de venta as como el fondo de pantalla.
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83Men Botn de Inicio DESS1.- Uno de las herramientas que utilizaremos para la administracin de
nuestro punto de venta es el botn Inicio DESS, el cual se encuentra
en la parte superior izquierda.
Configuraciones
Configuracin de Facturacin
1.1- El primer punto que vamos a ver es la Configuracin de Facturacin,
en donde encontraremos las opciones: Formato Preimpreso, Factura con
Cdigo de Barras Bidireccional, Factura Digital (CFDI 2011), Factureya
(Bridge TXT).
Al presionar el botn nos
desplegara el men que se
presenta en la imagen de la
izquierda.
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841.1.1- Formato Preimpreso: Esta opcin nos permite ingresar un
formato preimpreso y despus llenarla con los datos que el sistema
genera. Para poder ingresar y configurarlo en las posiciones que
necesitemos, debemos seleccionar la opcin y despus presionar elbotn de configuracin.
1.1.2- Factura con Cdigo de Barras Bidireccional: Mediante esta opcin
se crean facturas con cdigo bidireccional.
*Ver el uso del Reporteador para configurar laimpresin.
*Ver el uso del Reporteador para configurar laimpresin.
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851.1.3- Factura digital: Nuevo sistema de Facturacin.
1.- RFC: Agregamos nuestro
respectivo registro federal.
2.-Cuenta: Cuenta otorgada
por FEL.
3.-Password: Contrasea
entregada por FEL.
4.-IVA: Esta parte nos
configura el IVA de manera
general, es necesario
modificarlo en caso de que
nos encontremos en franja
fronteriza.
5.- Modificar Formato:
Modifica el formato de la
factura digital.*Para mas informacin de la facturacinelectrnica favor de visitar:http://www.facturarenlinea.com.mx/web/ o connuestros asesores.
http://www.facturarenlinea.com.mx/web/http://www.facturarenlinea.com.mx/web/ -
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Configuracin General
1.2- La siguiente opcin de nuestro men es la Configuracin General,
en la cual se basara la mayora de las configuraciones del sistema.
1.1.4- Factureya: Uso de
facturacin por medio de
Factureya.*Para mas informacin de la facturacin electrnicafavor de visitar:http://www.factureya.com/site2/o con nuestros asesores.
http://www.factureya.com/site2/http://www.factureya.com/site2/http://www.factureya.com/site2/ -
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87Datos de la Empresa
En esta seccin pondremos nuestros datos de la empresa, los cuales se
utilizaran para impresiones, etc.
Pantalla de Caja
En esta seccin configuraremos el funcionamiento de nuestra pantalla
de caja.
1.- Configuracin de Letra y cuadricula de datos: En esta seccincambiamos la configuracin del tamao de la fuente, altura de los
renglones, as como el ancho de la cuadricula donde se presentan los
datos.
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882.-Configuracion de venta: Si se encuentra activa la opcin No
procesar venta si no se ha capturado el total pagado no permite
cerrar la venta a no se que se cubra el monto total a pagar, y Pedir
cantidad despus de leer cdigo, nos pedir la cantidad de
productos una vez escaneado el cdigo de barras o cdigo del
producto.
3.- Configuracin PLU: Nos permite configurar los tickets para poder
cobrar un producto con su peso inmerso en la misma etiqueta mediante
una codificacin establecida que se muestra en el siguiente ejemplo:
Las basculas etiquetadoras tienen que ser configuradas con el Cdigo
EAN13y con cdigo de peso, es decir, una estructura similar a la
siguiente: PXXXCCCWWWWWV
Donde:
P = PrefijoC = Cdigo
W = Peso
V = Verificador
X = Valor Nulo o Cero
Ejemplo:Se emite la siguiente etiqueta del producto Pierna de puerco con piel
con el precio de $38 por kilo y el cdigo es el 001. De antemano se sabe
porque se program en el sistema que siempre que lea una etiqueta que
contenga inicialmente el numero 2 (Prefijo) es un producto pesado y se
tiene que decodificar.
2000001013502
De este cdigo se sabe que su prefijo es 2 y siempre que lo lea el
sistema ser decodificado y los siguientes 3 dgitos son cero por que el
cdigo capturado en el catalogo es de 3 dgitos y los siguientes 3 son el
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89cdigo del producto. Posteriormente 5 son el peso, de los cuales 2 son
enteros y 3 decimales. Por ltimo el Verificador que realmente no se
utiliza.(valor residual o valor desecho).
4.-Fijar Precios y Vendedor: Permite al sistema fijar siempre el mismo
vendedor y el mismo precio de venta (Precio 1,Precio 2,).
Tipo de Cambio: Asigna al sistema el tipo de cambio del dlar para las
ventas en esa denominacin. Es necesario que tenga alguna cantidad
mayor a cero.
5.-Activar ventas Graficas:
Esta opcin nos permite realizar ventas por medio de una pantalla tctil.
Para realizar una venta de manera grafica los pasos son los siguientes:
Pone el nombre del Familias que se
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901.-Seleccionar la familia a la que pertenece el producto.
2.-Buscar el producto deseado y presionar sobre el.
3.-Realizar la misma accin la cantidad de productos que se deseen
agregar a la venta.4.-Presionar el botn cobrar.
La venta se termina y esta disponible para otra venta.
Usuarios
Seccin dedicada a la configuracin de usuarios y permisos.
Eliminar UsuarioA re ar Usuario
Usuarios Actuales
Permisos del usuario
seleccionado.
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91Para realizar un cambio a los permisos de un usuario, primero
debemos seleccionar el nombre y modificar los permisos en la parte
inferior, y por ultimo guardamos.
Ejemplo:
Para ingresar un nuevo usuario, debemos presionar el botn
Y nos mostrara un nuevo registro inmediatamente al final de la lista:
Al dar doble clic en la parte del nombre, nos permitir editar elrecuadro, en donde deberemos poner el nombre del usuario, despus
nos vamos a dar doble clic en Usuario y ponemos el nombre de usuario,
y finalizamos con el password, ahora solo faltara asignar los permisos.
*Es recomendable no usar acentos en los datos.
**Para guardar es necesario presionar la tecla Enter.
Asignar permisos.
Para asignar los permisos es necesario seleccionar el usuario al cual se le
van a asignar, para esto presionamos el botn con smbolo de triangulo
de lado izquierdo, en el ejemplo se muestra como debe de aparece la
seleccin:
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92Ejemplo:
Los permisos se asignan en la parte inferior seleccionando los que se
le deseen asignar al usuario, cuando se seleccionan aparecen con una
palomita en el recuadro izquierdo.
De lado derecho nos aparecen los subpermisos por cada categora, en
caso de aparecer en blanco, significa que no existen subpermisos.
Para finalizar procedemos a presionar Aceptar en la parte inferior de la
ventana, o si se prefiere crear otro usuario, se seguiran los mismos
pasos.
Configuracin de impresin
En esta seccin configuraremos las opciones de impresin , impresoras,
etc.
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*El nombre de la impresora es necesario en caso de que la que se quiera
utilizar no sea la predeterminada, si se encuentra vaca utiliza lapredeterminada por Windows.
**La modificacin del ticket se encuentra en la seccin de De que
manera puedo agregar datos a los tickets o reportes?
Configuracin de inventarios
Seleccione esta opcin si desea que el sistema no venda los productos sise encuentran en cero la existencia.
Configuracin de descuentos
Agregamos y Eliminamos los descuentos que se aplicaran a losproductos en las ventas.
Configuracin de Impresin
Configuracin de Impresora
*Nombre de Impresora
*Cant. de impresiones
**Modificacindel Ticket
Mensajes en elticket.
Configuracin para imprimir en otra impresora.
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Bscula
Activamos el uso de la bascula en el sistema. El puerto por default es el
COM3 (revisar el manual de usuario en caso de usar adaptador usb).
Parity, Byte Size y Stop Bits solo deben modificarse por usuarios
avanzados.
Agregar / EliminarDescuentos
Descuentos y suporcentaje.
Una vez activado el uso de la bascula,
es necesario configurar los productos
como Producto Fraccional y activar el
uso de la bascula.
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95La opcin Sucursales
De nuestro men nos permitir ingresar las distintas sucursales en las
cuales se enviaran los traspasos de
mercanca.
En esta ventana que se nos despliega, agregaremos, modificaremos o se
eliminaran las sucursales que se requieran.
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96La opcin Almacenes
De nuestro men nos permitir ingresar las distintos almacenes en
las cuales se enviaran los productos para almacenarlos, manteniendo
un control de inventario.
En esta ventana que se nos despliega, agregaremos, modificaremos o se
eliminaran los almacenes que se requieran.
Ejemplo:Este ejemplo es funcional para agregar una Sucursal y un Almacn.
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97Presionamos el botn de agregar:
Al presionar el botn nos aparecer un nuevo registro al final de la lista.
Para asignar un nombre debemos dar doble clic e ingresar el nombre
que deseamos, para guardar presionamos la tecla Enter.
Para eliminar debemos seleccionar el registro y presionar el botn de
eliminar.
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98Multiempresa
Una de las opciones con las que cuenta el sistema DESS Punto de
Venta, es la de poder manejar mltiples empresas con un solo
sistema.
Dentro de las opciones que tenemos al crear otra empresa dentro del
sistema, son copiar los datos de operacin, que comprende las ventas,
las compras, etc., y los catlogos que se han capturado. Para ingresar
una nueva empresa solo es necesario ingresar un nuevo nombre, el cual
ser el identificador de la nueva empresa.
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99Al crear una empresa o mas, se activara una opcin al iniciar el punto
de venta, donde desplegara las distintas empresas a las cual se puede
acceder. El sistema guardara los mismos usuarios en la base de datos,
y a partir de ah puede crear o eliminar usuarios en cada base dedatos.
Monedero Electrnico
Esta opcin nos permite asignar un porcentaje del costo de algnproducto, para posteriormente utilizarlo en las compras, similar a los
puntos de fidelidad de otras empresas.
Utilizan la misma configuracin del sistema PLU.
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Activar/DesactivarMonederoElectrnico
Familias yporcentaje
asignado.
Fecha de
Expiracin delMonederoElectrnico.
Configuracin del
monederoelectrnico.
Configurar el monedero:Las configuracin del monedero debe contener
una estructura como la siguiente:
IIIICCCCCCCC
La longitud nos indica el tamao total del
cdigo, en este caso el cdigo contendr en
total 12 dgitos.
La longitud del identificador nos indicara
cuanto medir el cdigo que nos indicara que
estamos hablando de un registro de monedero
electrnico.
La posicin del identificador nos indica en queparte del cdigo se encuentran los dgitos del
identificador para activar el monedero
electrnico.
El identificador es el que indicara al programa
que se esta usando el monedero electrnico.
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101Ejemplo:
Para crear una credencial de monedero electrnico debemos seguir el
patrn de acuerdo a la configuracin que tenemos:
132000000001
El cdigo 1320 seria el identificador que le dice al sistema que es un
monedero electrnico, al leer el sistema estos dgitos inmediatamente
se sabe que es un monedero electrnico, los siguientes dgitos nos
indicaran el numero de tarjeta, en este caso se habla de la tarjeta
numero 00000001, y la siguiente seria la 00000002, y as sucesivamente
hasta completar los 8 dgitos que nos permite la configuracin. Este
numero se imprimir en llaveros con cdigo de barras o en tarjetas.
Herramientas
En esta seccin encontraremos las herramientas de importacin eimpresin de cdigos de barras para nuestros productos.
Etiquetas de Cdigo de Barras
De nuestro catalogo de productos podemos imprimir sus cdigos de
barras en etiquetas, para posteriormente utilizarlas en nuestros
productos.
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1.- Tipo de Etiqueta:
Producto: Cabecera:
2.-Tipo de hoja: Realiza la impresin mediante un formato
preconfigurado de etiquetas para impresora laser.
3.-Cdigo a imprimir: Podemos configurar el cdigo de barras para
tomar el original, el del sistema o del proveedor.
Cdigo de Producto a
imprimir.
Cantidad de etiquetas
del producto.
Descripcin de los
productos a imprimir.
Limpiar todos los
productos de la lista.
Eliminar el producto(s)
seleccionado(s).
Agrega todos los productos
de la familia o proveedor
Modifica el reporte.(Vase modificacin de reportes.)
Muestra el reporte
para impresin.
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1034.-Precio a imprimir: Imprime los distintos precios que tenemos
capturados en el catalogo u omitirlo completamente, as como el IVA.
Impresin por Cabecera.
Impresin por Productos.
Cambio masivo de precios
Nos permite hacer un cambio en el precio de forma masiva.
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1041.- Para realizar un cambio masivo de precios es necesario
seleccionar la familia a la cual se le va a hacer el cambio. Todos los
productos que se encuentren en esta familia recibirn los cambios a
menos que se apliquen excepciones.
2.-Seleccionar el tipo de cambio a realizar, puede ser por porcentaje o
por una cantidad fija, ejemplo: 10%, 100.00 pesos.
3.Las excepciones nos permiten retirar productos a los cuales no
queremos que el sistema le haga un cambio de precio.
4.-Seleccionamos los precios que se van a modificar.
5.-Por ultimo aplicamos el cambio masivo de precios.
Importar Datos desde Excel
Esta funcin del sistema nos permite importar datos desde un archivo
de Excel.
Los campos que acepta:
Nombre del Producto (Campo obligatorio).- Este campo
se llena con cualquier nombre que se quiera asignar al
producto.
Costo (Campo opcional).- Este campo nos dir el precio
de nuestro producto, es necesario para poder calcular
un precio sugerido.
Cdigo de Proveedor (Campo opcional).-Este cdigo no
lo proporciona el proveedor por cada producto que nos
vende, nos sirve para realizar compras y ordenes de
compra.
Cdigo de barras (Campo opcional).- Este cdigo nos
ayuda en la captura de los productos a la hora de hacer
una venta, con este se pueden crear capturas de cdigo
de barras personales o las ya existentes en el mercado.
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105 Precio 1 (Campo obligatorio).- Este campo contiene
el precio del producto, es indispensable para que se
pueda hacer la importacin de Excel.
Precio 2, 3,4 ,5 (Campo opcional).- Estos campos son
opcionales, y nos sirven para ingresar los distintos
precios con los cuales nos vamos a manejar, por
ejemplo, crear un precio para reventa, un precio para
mayoreo, etc.
Familia (Campo opcional).- La familia se utiliza paracrear reportes en los cuales se dividen por grupos, como
ejemplo seria una familia de Vinos, el cual nos
concentrara todas las bebidas que contengan alcohol, o
la familia de abarrotes, etc., es importante no tener
demasiadas familias y tratar de agruparlas lo mejor
posible en un rea mas general.
Proveedor (Campo opcional).- Este campo opcional nos
permitir buscar productos y generar reportes
ordenados por proveedor.
Mnimo, Mximo ( Campo opcional).- Estos campos son
los que le van a decir al programa cuando las existencias
estn en un mximo y que no es necesario comprar
materia, y cuando estn en un mnimo para avisar si se
esta agotando las existencias. Se utiliza en la generacin
de ordenes de compra.
Existencia (Campo opcional).- En este campo se
ingresara la cantidad actual del producto y es la queiniciara o actualizara el inventario.
Gravable (Opcional).- Este campo cuando no existe o no
se captura, tiene por default no, y nos pone los
productos sin generarle el IVA a la hora de imprimir la
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106factura o ticket, toma los valores de Excel como Siy
No.
Producto (Opcional).- Esta campo nos guardara elproducto en su forma de venta, como unitario U,
fraccional F, compuesto C, e insumo I.
Los campos descritos en la diapositiva anterior pueden estar o no
presentes en la hoja de Excel, a excepcin del Nombre del Producto y
Precio 1.
*Nota: Uno de los problemas al capturar familias es que a veces nossalen errores al capturar el nombre, puesto que duplica registros cuando
nos equivocamos al escribir, un ejemplo seria al capturar la familia
Tintes y Tinte generara dos familias debido a la s final o al equivocarse
en una letra intermedia, o las posiciones y acentos.
La partesuperiordebecontenerlos ttulos.
La parteinferiorcontendr losdatos delosproductos
.
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107Al importar datos desde Excel
debemos de trabajar con un
formato compatible con Excel
97-2003, nuestro archivo debetener una terminacin XLS y no
una XLSX, que es el formato de
Office 2010.
Si nuestro archivo ha sido
enviado o guardado en Excel
2010, solo es cuestin de
guardarlo como un Libro de
Excel 97-2003 desde la opcin
Guardar como del men de
Office 20072010.
Despus, en nuestro sistema Punto
de Venta, ingresamos al men
Herramientas > Importar Datos
desde Excel
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Presionamos el botn de
Buscar, y buscaremos ennuestros archivos el indicado.
Despus de tenerubicado el archivo, loabrimos.
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Una vez abierto
el archivo deExcel,seleccionamosla hoja en lacual tenemoslos datos.
Permite Recorrernos enlos registros que noaparecen.
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Ahora solo quedaasignar losvalores quetomara cadaproducto.
Debemos seleccionarel tipo de importacin,si se requiereactualizar los registrosexistentes o borrar losanteriores y reiniciar la
base de datos con losnuevos de Excel.
Para finalizar, debemospresionar el botn de
importar, y con eso hemosterminado.
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111Importar Datos desde Base de Datos DESS
Si en caso requerido necesitamos importar datos desde otro punto de
venta DESS, o deseamos ingresar un respaldo, debemos ingresar en esta
opcin.
Existen dos opciones de importacin, la deActualizacin del Catalogo y
la sincronizacin de ventas de sucursal, en la primera, se pueden
importar los productos de otro sistema DESS, respetando los precios y
las existencias, o si lo desean, tambin pueden actualizarlos. La segunda
opcin, se utiliza para unificar las ventas de una sucursal en la matriz y
de esta manera llevar el mismo inventario.
Correo MasivoEsta opcin nos permite estar en contacto con todos nuestros clientes,
enviando de manera fcil y rpida un correo a todos o a algunos clientes
con ofertas, noticias del negocio o simplemente saludos de cortesa.
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Formato en el quese enviara el correo. Titulo del correo o asunto.
Mensaje del Correo.
Enva el Correo.
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113Personalizacin de tickets y reportesDESS Punto de Venta tiene la posibilidad de personalizar cada reporte o
ticket para hacerlo mas amistoso y familiar.
En este ejemplo veremos la modificacin del ticket de venta, pero los
movimientos aplican a cualquier ticket o reporte.
1.- Ingresamos en la configuracin general del punto de venta.
2.- Una vez abierta la configuracin del sistema, nos desplazaremos por
el men en rbol (1) que se encuentra de lado izquierdo de la ventana,
hasta la opcin Tickets(2), de lado derecho nos debe aparecer la
ventana Venta en Efectivo, donde presionaremos el botn Modificar
Ticket de Venta(4).
ConfiguracinGeneral.
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1.-Men en rbol.
2.-Tickets.
4.-ModificarTicket
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1153.- La siguiente ventana nos muestra el programa FastReport, el cual
contiene los datos que vamos a enviar a la impresin.
Vista del ticket.
Datos que puede
imprimir el ticket.
Propiedades.
Barra deherramientas.
Botn
Guardar.
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5.- Vamos a cambiar el logo. Primero damos doble
click a la imagen de DESS, la cual nos muestra la
siguiente pantalla.
Este botn nos permiteelegir entre nuestros
archivos la imagen quevamos a imprimir en el
ticket. Hay que tomar en
cuenta que la calidad de la
impresin depende de la
impresora y el formatoque utilicemos. El formato
recomendado es JPG. Al
finalizar debemospresionar el botn de la
palomita verde para
guardar el cambio de laimagen.
Al finalizar cualquier
cambio en nuestro ticket o
reporte, debemospresionar guardar antesde cerrar el FastReport
Por ultimo podemos jugarcon el tamao de laimagen y posicin en la
impresin modificandolos puntos que aparecen
al seleccionarla, tal y
como lo hacemos encualquier programa de
office.
No se nos debe o lvid ar gu ardar d espus de cadacamb io en el t icket o reporte.
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6.- El siguiente paso es agregar un campo extra a nuestro ticket y
un rotulo para el mismo. En la parte inferior del ticket nos
ubicamos en el MasterData, le damos click al recuadro amarillo
para que nos aparezcan los nodos, los cuales le cambian el
tamao del contenedor de datos, y nos permiten agregar espacio
de impresin para datos nuevos. Vamos a jalar el nodo central
inferior hacia abajo para hacer mas grande el rea.
Nodos.
rea quehemosagrandadoparaingresardatos.
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1197.- De lado derecho de la pantalla nos aparece el men de datos, el
cual contiene la informacin opcional que podemos insertar en
nuestro ticket o reporte. Tambin podemos agregar otros datos
desde la barra de men Report > Data el cual nos mostrara otrosdatos que podemos mostrar.
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8.- Una vez que tengamos los datos que vamos a ingresar,
debemos jalarlos del recuadro de lado derecho hacia el rea delticket. En el ejemplo, jalo el dato RFC, hacia la parte de la
impresin y me muestra un recuadro punteado que me indica el
lugar en el cual va quedar una vez que suelte el campo.
9.- Despus procedemos a acomodar el
campo, y hacer el cambio de letra,tamao, etc. Esto se puede hacer con la
barra izquierda, la cual nos da las
opciones de cada elemento que
tengamos seleccionado.
Cam
biarpropiedades.
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Agregamos un rotulo al ticket:
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Con esto hemos terminado de configurar el ticket yagregar un campo extra.Gracias.
Caractersticas de la barra lateral izquierda.
Imagen prediseada.
Grafica.
Cdigo de barras.
Operacin con datos.
Subreporte.
Imagen de archivo.Texto.
Insertar reas de texto y datos.
Copiar formato.Herramienta de edicin de texto.
Herramienta Zoom.
Herramienta mano.
Herramienta de seleccin.
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123Tamao del ticket
Al entrar a
modificar elticket, debemossituarnos en laPage1 que esdondecambiaremos eltamao del
ticket.
Despus nos ubicamos en la opcin depropiedades, donde cambiaremos laPropiedad PaperWidth que en el Ticket se
encuentra como 4.8, esta medida es encentmetros, y la modificaremos altamao de nuestro ticket, y despusguardamos.
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Ahora solo cambiamos
las posiciones de nuestroticket y tamaos acorde anuestras necesidades.
Espacio extra.
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125Productos Compuestos1. Se crea un
producto normal.
Ejemplo: Cemento
Mortero 50 KG Monterrey
El cemento se puede
vender por saco con un
precio de 84.48 pesos.
Si quisiramos vender
este producto en partes, y
que se descuenten
automticamente del
inventario solo creamos
otro producto
presionando el botnnuevo.
Si as lo desea,
obtenemos los datos del
producto anterior
presionando en Producto
Similar y despus buscar
el producto y dar doble
click.
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126Ahora obtenemos los mismos datos del producto anterior. En el
nombre modificaremos las cantidades de acuerdo a el tipo de
producto, por ejemplo Cemento mortero 25kgs monterrey, que
vendra siendo la mitad de un saco de cemento, tambin debemoscambiar el tipo de producto por un producto compuesto, as como el
precio.
Y guardamos el producto presionando aceptar.
Al guardarlo nos aparece el botn de Componentes, que al
presionarlo abrir una ventana de lado derecho, donde
seleccionaremos los componentes, que en este caso seria el
Cemento mortero de 50kgs y como es la mitad, la unidad se
dividir, siendo el .50 de la unidad, .25 para una cuarta parte, que
es 12.5kg, etc.
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Ejemplo 2.
1.- A veces necesitamos crear un producto compuesto, en el siguiente
ejemplo lo veremos con un producto creado anteriormente, en
especfico cerveza.
Creamos el producto, con la caracterstica de Tipo de Producto Unitario
y despus creamos un producto, pero este seria compuesto:
Indicamos el Cdigo del Producto,
o en su defecto lo buscamos, en
este caso el producto es el
cemento de 50kgs
Indicamos la cantidad
correspondiente a la unidad, si es
la mitad del bulto, serian .5, en
otro caso se sacara
proporcionalmente, teniendo en
cuenta que el producto es unitario.Al finalizar solo se cierra el
programa, automticamente
descontara del inventario la mitad
de cemento en cada venta.
De esta forma se puede vender
cualquier producto en partes.
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En esta seccin capturaremos los productos que contendr el producto
compuesto, en este caso seria del cdigo 2, que es la cerveza por pieza,
la cantidad de 6, para conformar un six pack.
Tipo de Productounitario.
Tipo de Productocompuesto.
2.- Una vez grabado el producto como compuesto, nos
aparecer un botn que dice componentes, el cual vamos a
presionar.
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129Colocacin de Imgenes a Productos1.- Cuando agregamos productos, muchas veces no es suficiente con la
descripcin del mismo, hay veces que se requiere darle un vistazo para
ver su forma fsica, para esto tenemos la opcin de agregar una
fotografa al catalogo de producto. En la figura podemos ver que
nuestros productos se encuentran sin foto al presionar el botn ver
fotografa(x) que nos despliega la ventana Fotografa del Producto
(x), y que por default nos dice que no existe imagen para este producto.
2.- Para agregarle la imagen, debemos recordar el ID del producto al
cual vamos a asignarle la foto.
En nuestro caso, el producto en cuestin se encuentra asignado por el ID
1.
3.- El paso siguiente es dirigirnos a la direccin del disco duro
C:\DESS_PuntoDeVenta_X, donde encontraremos la carpeta Imgenes.
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5.- Dentro de la carpeta Imgenesingresaremos una imagen con
formatojpg, la cual tendr que llevar por nombre el ID del producto al
cual va a hacer referencia.
6.- Al hacer esto, la imagen inmediatamente se vera reflejada en el
punto de venta.
CarpetaImgen
es
4.- La carpeta
imgenes
contendr las
imgenes de
nuestros
productos.
DireccinDel disco
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Conexin en red del sistemaCon DESS Punto de venta, se tiene la posibilidad de interconectar varias
computadoras. Para este fin es necesario contar con una red, por medio
de la cual se van a compartir la base de datos en los distintos nodospartiendo de un servidor.
A continuacin se muestra el diagrama de una conexin en red local
para DESS PDV X .
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Configurar la red.
1.- El primer paso para compartir una carpeta es estar en la misma red,
para esto debemos cambiar la configuracin, podemos cambiarla de
inmediato si mantenemos la tecla Smbolo de Windows +Pausedel
teclado. En la ventana que nos despliega, buscaremos la opcin
Cambiar configuracin e ingresaremos ah.
Servidor
Esclavo 1
Esclavo 2
Esclavo 3
En este esquema, el servidorcontendr la base de datos, a else dirigirn las computadoras
esclavo a la hora de requerir oenviar reportes, precios, ventas,etc.Las computadoras esclavo a lahora de hacer movimientos,guardan y leen los datos delservidor, es por eso que debede estar prendido el servidorsiempre que se desee trabajar
desde cualquier computadoresclavo.El servidor debe de compartir lacarpeta:C:\DESS_PuntoDeVenta_4,que lo veremos a continuacin.
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2.- Una vez que entramos a las Propiedades del sistema debemos
tomar en cuenta que:
Para poder tener comunicacin una computadora de otra necesitan
tener un nombre que las identifique, el nombre debe de ser nico para
que no tenga problemas.
Debe de estar en el mismo grupo de trabajo.
Estos dos puntos son muy importantes, y cada maquina debe tener un
nombre de equipo nico, pero debe ser el mismo grupo de trabajo.
Smbolo deWindows +Pause
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3.- De lado derecho de nuestro monitor, en el rea donde se encuentra
la conexin a la red, damos un click derecho y nos despliega unaventana emergente, en la cual vamos a ingresar en Abrir Centro de
redes y recursos compartidos.
Click para
desplegar el
men.
Click para abrir
el centro de
redes,
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1354.- En la ventana siguiente debemos encontrar la opcin de elegir el
grupo en el hogar y opciones de uso compartido.
5.- El siguiente proceso consta de dar los permisos para compartir, el
campo Documentoses una opcin que es obligatoria para nuestropropsito, mientras que compartir todos los dems elementos es algo
opcional y depender de sus preferencias.
Por ultimo guardaremos los cambios y se nos mostrara una contrasea
para la red, la cual vamos a utilizar en las dems maquinas.
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Compartir la carpeta DESS
1.- Desde el men de inicio, nos vamosa ir a la opcin que se encuentra en la
parte derecha llamada Equipo, la
cual nos enviara a la ventana donde se
encuentran los discos duros.
Ingresamos en la unidad C:, que es
donde se encuentra la instalacin denuestro punto de venta.
2.- Al hacer click derecho en la carpeta, nos desplegara el siguiente
menu, en el cual nos meteremos en la opcion Compartir con y despus
Usuarios especficos.
Vamos a darle click derechoa la carpetaDESS_PuntoDeVenta_4.
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3.- El siguiente paso esagregar a Todos paracompartir la carpeta, ydarle los permisos deLectura y Escritura ypor ultimo Compartir.
4.- Con esto ya hemoscompartido la carpeta y
solo nos resta configurarlos dems puntos para
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Configurar Mquina Esclavo
Dentro de la misma carpetaDESS_PuntoDeVenta_4 que ya hemosmanejado, pero esta vez en la maquinaesclavo vamos a localizar el archivoBaseDeDatos.ini el cual vamos a editar.Damos doble click y nos abrir el block de
notas.Dentro del block de notas vamos a poner ladireccin en red de la carpeta quecompartimos en la maquina esclavo, queseria de la siguiente manera:
\\nombre_de_la_maquina\DESS_PuntoDeVenta_4\
donde nombre_de_la_maquina correspondeal nombre que se le asigno a la maquinaservidor.
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Respaldo de Datos del Sistema
1.- Presionamos el boton de inicio de Windows.
2.- Nos situamos en la parte derecha del men de inicio de
Windows, especficamente en
La opcin de Equipo.
3.- Al presionar en laopcin de equipo nos
desplegara una ventana en
la cual nos muestra las
unidades de nuestra
computadora, en la cual
ingresaremos a C:, dando
doble click en el icono
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1.- Dentro de la unidad Cencontraremos carpetas y archivos del
sistema, y nos enfocaremos en la carpeta DESS_PuntoDeVenta_X,haciendo doble click ingresaremos en ella.
3.- Localizaremos el archivo DESS_PuntoDeVenta.mdb, que es un archivo
de Microsoft Access. Es importante recordar que este archivo es muy
importante para nuestro sistema, y no debe de ser movido ni
modificado, nicamente copiado para hacer el respaldo.
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4.- Respaldamos el archivo DESS_PuntoDeVenta.mdb, este archivo lo
podemos guardar directamente en alguna otra parte del disco duro,
memoria USB o disco.
Cambio de Usuario1.- Para hacer el
cambio de usuario sin
salir del sistema
debemos ubicarnos en
el men principal que
se encuentra en la
parte superior
izquierda, y
desplazarnos a la
opcin de cambiar usuario, la cual presionaremos con el botn
izquierdo del mouse o la tecla F12 en cualquier parte del sistema.
2.- Enseguida nos aparecer una
pantalla con los campos Usuario y
Password, donde Usuario contiene la
lista de los usuarios disponibles en el
sistema, del cual seleccionaremos el
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143que vaya a usarse en ese momento y pondremos su contrasea en el
campo Password, para despus presionar el botn cambiar usuario.
Con esto se abrirn o cerraran los permisos del usuario al cual se estacambiando.
Crear un nuevo producto1.- El primer paso para crear un nuevo producto es localizar el rea de
Inventarios, que se nos muestra en el men superior de la pantalla
principal.
2.- Al presionar en inventarios nos desplegara un submen con distintas
opciones que nos ayudaran a controlar el inventario.
Presionaremos el botn de Productos.
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144Controles del Catalogo:
Nos enva al primer registro que tenemos
capturado.
Nos enva un registro antes del actual.
Nos enva un registro despus del actual.
Nos enva al ultimo registro capturado.
Genera un nuevo registro (Podemos obtener los
datos similares a otro registro capturado anteriormente
con el botn ).
Borra el registro que tenemos visible
actualmente.
Modifica el registro que tenemos visible
actualmente.
Busca un registro con palabra clave o numero de
cdigo.
Este botn se activa cuando se va a crear un
nuevo producto o cuando se modifica uno existente.
Este botn se activa cuando se va a crear un
nuevo producto o cuando se modifica uno existente.
3.- Creamos un nuevo
producto presionando en el
botn Nuevo de la parte
inferior de la ventana
Catalogo de productos.
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145Botn Producto Similar: Busca en
el catalogo un producto e ingresa
los datos del mismo creando un
nuevo Id.
Id: Se genera automticamente al
guardar el producto, nos sirve
para identificar internamente el
producto, agregar una imagen,
etc.
Nombre: Indica el nombre del
producto.
Familia: Familia a la que pertenece, ejemplo: Latas, Granos, Lnea
Blanca, etc.
Descripcin: Campo informativo que nos muestra la descripcin deproducto en cuestin.
Precio 1, Precio 2, Precio 3, Precio 4, Precio 5: Son los distintos precios
que se le pueden asignar a algn producto y se asigna a la hora de la
venta.
Costo: Es el costo del producto.
Gravable (Causa IVA): Nos indica si el producto aumentara el IVA en las
ventas.
Cdigo de Barras: Es el cdigo con el que se identificara el producto,
similar al Id que le genera el sistema, comnmente vienen asignados de
fabrica, pero puede agregarse uno personalizado. Es indispensable queno se repita, ni sea idntico al Id de otro producto.
Cdigo de Proveedor: Cdigo con el cual se identifica de manera interna
por el proveedor del producto.
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146Tipo de Producto: Es la
manera en la cual se
comportara nuestro
producto:
1. Unitario: El producto
solo se vender por partes
enteras (1,2,3.,100).
2. Fraccional: El producto
puede venderse en fracciones(.250,1.62,..,100.25) es
obligatorio en ventas con
bascula.
3. Compuesto: Producto que se compone de otros productos, este
producto no puede contener otro compuesto, y su inventario
depende de la disponibilidad de sus componentes.
4. Insumo: Son productos que no se venden, forman parte de un
producto compuesto (Cucharas, servilletas, etc.)
Proveedor : Es el proveedor del producto.
Unidad : Parte informativa de como se vender el producto, solo nosindica la unidad en la que se vende.
Mnimo: Es la cantidad mnima que puede haber en nuestro stock, nos
ayudara a tomar una decisin en nuestras compras de productos.
Mximo : Es la cantidad mxima que puede haber en nuestro stock, nos
ayudara a tomar una decisin en nuestras compras de productos.
Existencia : Parte simplemente informativa que nos muestra la cantidad
de productos de nuestro inventario. Se modifica automticamente al
agregar inventario.
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147Venta mnima : Esta limita la cantidad de productos que se pueden
vender por cliente.
Ver Fotografa : Nos muestra la fotografa que se le asigno al producto.
Existencia en Almacenes : Nos muestra las existencias que hay en los
almacenes, es de carcter informativo solamente.
Comisin por vendedores:
1. Por porcentaje: Se asigna el porcentaje del precio total del
producto.
2. Por cantidad: Se asigna la cantidad en pesos que se le dar de
comisin al vendedor por cada producto que venda.
Importar base de datos DESS1.- Si en algn momento necesitamos importar
datos de algn otro sistema DESS o un respaldo
de nicamente los productos debemos tener el
archivo .mdb que se ha respaldado, en este caso vamos a respaldar el
archivo de una ferretera.
4.- Solo los datos marcados
en rojo son obligatorios.
Al finalizar presionamos
aceptar.
Nos generara un nuevo Idque es el numero que lo
identifica en el sistema
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148El archivo debe lucir similar al de la imagen de arriba, en caso de no
tener instalado ningn office, nos aparecer un archivo similar al de
la imagen de abajo, pero con la extensin .mdb
Procedemos a ir al men de Herramientas que se encuentra en la parte
superior izquierda de la pantalla principal de su sistema DESS Punto de
venta y presionamos el botn Importar Datos desde Base de Datos.
Se nos abrir la pantalla para la importacin.
Actualiza losprecios aproductos yacapturados.
Actualiza el inventario de productosexistentes.
Elimina losregistros que yano existen en labase a importar.
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La barra nos indicara el porcentaje delproceso.
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Al terminar el proceso nos aparecer una ventana indicndonos que ha
finalizado. Procedemos a presionar OK.
Creacin de una venta
Una vez terminado la
importacin nuestros
productos, podemos
encontrarlo en nuestro
sistema.
Muestra la pantallade ventas.
1.- Para realizar una venta necesitamos ubicarnos en la pantalla
principal del punto de venta, en la seccin de Ventas Pantalla
de Ventas.
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Partes de la Pantalla de Ventas:
Para ingresar el producto se
cuenta con tres maneras:
1. Ingresando en el campo de
Cdigo el Id: Es el numero que se
genera automticamente al
guardar un producto.
2. Ingresando en el campo de
Cdigo el Cdigo de Barras: Es el
cdigo con el cual vienen la
mayora de los productos
registrados.
3. Presionando el botn Buscar:
Esto nos abrir una pantalla
2.- Se abrir una pantalla como se muestra en la imagen siguiente:
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152donde podremos buscar los productos por nombre o por cdigo de
barras.
En el campo de cantidad indicaremos el
numero s, la cantidad en peso, fracciones, y seleccionando por
precio, nos convertir a fracciones lo que corresponda en dinero.
Tendremos algunas restricciones de acuerdo al tipo de producto que
hayamos capturado.
Nos muestra la imagen que haya sido asignada al producto en
cuestin.
Seleccionamos elprecio con el cualse va a vender elproducto denuestra lista de 5precios.
Se selecciona elcliente al cual se leesta realizando laventa. Si no seselecciona pordefault queda alPublico en Genera.
Podemos hacer unaventa directamente
desde el almacn enel cual se encuentra
el producto.
Descuentos que aplicaremos a la nota de venta.
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Cancelacin de ventas realizadas con anterioridad.
Cierra la ventana actual.
Reimprime ventas anteriores.
Genera el corte del da.
Retiro de dinero, este se vera reflejado en el corte del da.
Genera una impresin de la cotizacin con los productos que se agregarona la venta. Se puede guardar la cotizacin.
Se realiza el seguimiento de las cotizaciones.
Cobrar: Cobra los productos que se
han capturado.
Cancelar: Cancela la venta quetenemos en pantalla, borrando los
productos de la lista.
Traspaso: Realiza un traspaso de la
mercanca seleccionada en la ventahacia una sucursal previamente
capturada.
Esta seccin nosmuestra el monto de losproductos agregados a
la venta.
Ingresamos el cdigo del producto.Despus presionamos la teclaEnter.
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154Listado de todos los productosingresados.
Al ingresar los productos se vaincrementando el precio total.
Al finalizar, presionamos el botncobrar.
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Crear una cotizacin
Ingrese el dinero enefectivo. Seleccione el cliente al cual
se le realiza la venta actual.
Ingrese eldinero que secobra portarjeta decrdito,cheque,transferencia,
etc.
Seleccione elvendedor/repartidor,este afectara en lascomisiones porventa.
Ingresa el
monto de laventa a unacuentaespecificada.
Termina la venta.
Cancela la venta.
Cierra la venta comoapartado. Esnecesario capturar elcliente.
Pone laventa comocrdito. Cantidad Restante.
Si el cliente cuenta condinero en su monedero, sepuede descontar lacantidad ingresada.
Tipo de cambio deldlar configurado.
1.- Para realizar una cotizacin es necesario hacer una venta
normal, cargando los productos que se van a cotizar.
2.- Presionamos el botn de cotizacin que se encuentra de lado
derecho de la pantalla de ventas.
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Imprime laCotizacincon los datosde la pantallaactual.
Guarda lacotizacin enpantalla.
En esta seccin se muestran las cotizacionesque se han guardado.
Seguimientode
cotizaciones.
Abre unacotizacin
guardada.
Borra unacotizacin
guardada.
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157Cambiar configuracin de idioma de nuestro
equipo
Entrar al panel de
control
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Presionar
Configuracin Regional y
de idioma
Cambiar el
formato a Espaol
Mxico
Presionar
configuracin
adicional
Presionar
Restablecer yaceptar en todas
las ventanas.
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Forma 2: Mediante este procedimiento quitaremos el error de
moneda de nuestro sistema.
Para eso debemos dirigirnos a: Panel de Control > Reloj,
idioma y regin.
Debemos tener
configurado el formato
como Espaol Mxico y
despus presionamos en
Configuracin adicional.
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Agregar Dinero a Monedero Electrnico
Por ultimo presionamosel botn de restablecer y
ponemos aceptar a
todas las ventanas.
Para agregar dinero al monedero electrnico, es necesarioentrar con el cdigo de identificacin del monedero al cualse abonara.
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161El cdigo para abonar al monedero electrnico es: 000.
Al ingresar el cdigo presionamos Enter.
Nos aparecer un
campo donde
podremos editar el
precio, que es el dinero
que se abonara a la
cuenta.
Al dar cobrar debemos