MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE CONTABILIDAD de... · 2018-02-08 · contabilidad direcciÓn de...

MANUAL DEL PROCESO

GESTIÓN DE CONTABILIDAD

Aprobado por el Comité de Gestión de la Calidad de Servicio y Desarrollo

Institucional el 20/12/2017

[Versión 01]

DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL UNIDAD DE PROCESOS Y CALIDAD DE LA GESTIÓN INSTITUCIONAL

MANUAL DE PROCESOS DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD

Versión: 1.0

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Contenido

1 INFORMACIÓN BÁSICA ................................................................................................................... 4

2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO ........................................................................................................ 5

3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS ................................................................................... 6

4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS ....................................................................................... 6

5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS ................................................................................................... 8

5.1 SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO .......................................................................8

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO ..................................................... 8

5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO ............................. 9

5.2 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS .................................................................10

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS ................................................ 10

5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS ....................... 11

5.3 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL ...12

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR IMPUESTO

ANUAL DEL 2 POR MIL .................................................................................................................. 12

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR

POR IMPUESTO 2 POR MIL ........................................................................................................... 13

5.4 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS .............................................................13

5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS ............................................ 13

5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS .................... 15

5.5 SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES .....................................................15

5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES ................................... 15

5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES ........... 16

5.6 SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS ANTERIORES ..........17

5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS

ANTERIORES ................................................................................................................................. 17

5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECLASIFICIACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR

AÑOS ANTERIORES ....................................................................................................................... 18

5.7 SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA..........................................................................18

5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA ........................................................ 18

5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA ................................ 20

5.8 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN ......................................20

5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN ..................... 20



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5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN

22

5.9 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS ..................23

5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS .. 23

5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN

DE CUENTAS ................................................................................................................................. 24

6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO .................................................................................... 24

7 PROCEDIMIENTOS DEL PROCESO DE GESTIÓN DE CONTABILIDAD .............................................. 25

8 ANEXOS ........................................................................................................................................ 25



Versión: 1.0

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GESTIÓN DE CONTABILIDAD

1 INFORMACIÓN BÁSICA Proceso:

Gestión de Contabilidad

Código del Proceso: GA-FIN-CON

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar, procesar y proporcionar información oportuna de hechos

económicos y financieros, además de producir información financiera sistematizada y confiable bajo criterios técnicos soportados por principios y normas de obligatoria aplicación.

DISPARADOR: ❖ Necesidad de registro de las transacciones financieras - contables de

la organización.

ENTRADAS: ❖ CUR de compromiso ❖ Documentación para registro contable y soporte de pago ❖ Autorizaciones para apertura de fondos para reposición y para

rendición de cuentas ❖ Formulario de pagos rechazados ❖ Reporte de existencia de consumo corriente ❖ Acta de entrega – recepción del sistema eSByE ❖ Listado de cuentas por cobrar ❖ Nómina ❖ Reporte General de Asistencia ❖ Facturas

SUBPROCESOS:

❖ Gestión de devengado

❖ Conciliación de cuentas

❖ Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil

❖ Conciliación de impuestos

❖ Registro de existencias y bienes

❖ Reclasificación de pagos años anteriores

❖ Nómina

❖ Conciliación de Fondos con Reposición

❖ Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas

Productos/Servicios del Proceso:

❖ CUR de devengado o contable

❖ Registro de asientos o ajustes contables

❖ Liquidación de Fondos de reposición

❖ Liquidación de Fondos de caja chica

❖ Liquidación de viáticos

❖ Apertura de fondos



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Tipo de Proceso: ❖ Adjetivo

Responsable del Proceso:

❖ Jefe de Contabilidad

Tipo de cliente: ❖ Interno y externo

Marco Legal: • Capítulo V del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

• Numeral 3 de la Normativa del Sistema de Administración Financiera del Sector Público

• Numeral 402-03 Normativa de Control Interno

• Art. 12 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado

• Ley de Régimen Tributario Interno, en especial en el Capítulo X y Art. 63

• Reglamento de Aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, particularmente Capítulo X y Art. 147

• Resolución No. NAC-DGER2007-0411 y sus reformas

• Instructivo para la Desconcentración de Clases de Registros Contables

• Reglamento para el Pago de Viáticos, Subsistencias, Movilizaciones y Alimentación, dentro del país para las y los servidores y las y los obreros públicos

• Reglamento para el pago de viáticos, movilizaciones y subsistencias en el exterior, para las y los servidores y obreros públicos

• Norma técnica para la creación y uso de fondos de reposición y a rendir cuentas

• Capítulo 3 del Acuerdo 012 CG. Manual General de Administración y Control de los Activos Fijos del Sector Público

• Ley Orgánica del Servicio Público

• Reglamento a la Ley Orgánica del Servicio Público Art. 254, Art. 255 y Art.256

2 LINEAMIENTOS DEL PROCESO El proceso de Gestión de Contabilidad requiere considerar las siguientes políticas:

✓ Todas las transacciones deben ser registradas en el sistema contable e-Sigef.

✓ Todo CUR contable debe ser autorizado por el Jefe de Contabilidad

✓ El control recurrente de la información contable es una actividad permanente, por lo que

cada funcionario es responsable de la información que procesa.

✓ El personal encargado de realizar las conciliaciones, serán independientes del registro,

autorización y custodia de los recursos

✓ Cuando el caso lo amerite, el Director Financiero podrá conformar una Comisión de Control

Previo de la documentación, según el proceso, la misma que estará conformada por el

personal designado de cada Jefatura de la Dirección Financiera.

✓ Toda actualización requerida por el Jefe de Contabilidad al presente documento o a los

formatos del mismo deberán ser aprobados por el Director Financiero y comunicados al(a)

Jefe(a) de Procesos para el registro y control correspondiente.



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3 GLOSARIO DE TÉRMINOS Y ABREVIATURAS

Término Definición

e-Sigef Sistema de Gestión Financiera

SPRYN Subsistema Presupuestario de Remuneraciones y Nómina SPRYN

CUR Código Único de Registro

CUR de devengado

En contabilidad, este término se vincula con el acto de registrar los ingresos o el egreso en el momento en que nacen como derechos u obligaciones. Por lo general, los sistemas contables se llevan sobre la base devengada. Esto significa que todos los ingresos o egresos de la explotación deben ser registrados en el mismo instante en que surge el derecho de percepción u obligación de pago, y no en el momento en que dichos ingresos o egresos se hacen efectivos

CUR contable CUR que no afecta al presupuesto, por ejemplo las depreciaciones

Viático Es el estipendio monetario o valor diario destinado a sufragar los gastos en que incurran los servidores y obreros de las instituciones del Estado, cuando pernocten fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo, por haber tenido que desplazarse dentro del país a prestar servicios instituciones o actividades inherentes a su puesto

Subsistencia Es el estipendio monetario o valor destinado a sufragar los gastos de alimentación cuando los servidores y obreros del sector público se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo a prestar servicios instituciones o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo superior a seis horas, siempre y cuando el viaje de ida y el regreso se efectúen en el mismo día.

Alimentación Es el estipendio monetario o valor que se le reconoce a los servidores y obreros que se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto, por un tiempo de entre cuatro hasta seis horas.

Movilización Son aquellos valores puntuales en los que incurre la institución por concepto de servicio de transporte de las y los servidores y las y los obreros que deban trasladarse dentro o fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo para prestar servicios institucionales o realizar actividades inherentes a su puesto

Existencias Son aquellos bienes que serán consumidos por la institución

Bienes de larga duración

Son todos aquellos bienes destinados para su uso y explotación por la institución

Fondos de reposición

Son aquellos que están sujetos a rendición, reposición y liquidación; y son Cajas Chicas y Fondos Rotativos

Caja Chica Es un fondo que tiene como finalidad pagar obligaciones no previsibles, urgentes y de valor

reducido y puede ser institucional o para proyectos y programas

Fondos

rotativos

Es un fondo para cubrir obligaciones que por su característica no pueden ser realizadas con

los procesos normales de la gestión financiera institucional.

RDP Comprobante - Para registrar una regularización de devengado

4 MAPA DE INTERRELACIÓN DE PROCESOS A continuación se presenta una visión general del proceso de Gestión de Contabilidad.



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Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Gestión de Contabilidad

Cont

abili

dad

Gestión de devengado

Conciliación de Cuentas por Cobrar por

Impuesto anual del 2 por mil

Conciliación de cuentas

Conciliación de impuestos

Reclasificación de pagos años

anteriores

Registro de Nómina

Registro de existencias y

bienes

Conciliación de Fondos con Reposición

Conciliación de Fondos con

Rendición de Cuentas

CUR de compromiso

CUR de devengado

CUR contable

Datos de fuentes internas o externasInformación financiera

Saldos de auxiliares

Listado de cuentas por cobrarSolicitud de registro contable

CUR de devengado

Reporte de sistema e-SigefFacturas

Retenciones

Reporte de existencia de consumo corrienteActa de entrega - recepción e-SByE

CUR de devengadoCUR contable

CUR de devengado

Formulario de rechazo de pagoPrint de validación de tesorería

CUR contableOficio de aprobación

Oficio de Director de Talento HumanoCUR de compromiso

Certificación PresupuestariaNómina

Reporte General de AsistenciaMatriz de Programación cuatrimestral (horas extras)

Autorización del Rector (horas extras)Autorización de Jefe inmediato (horas extras)

Reporte de horas extras (horas extras)Liquidación de haberes pendientes (liquidaciones)

Oficio para aprobación de pago

Solicitud de apertura de fondo

CUR de devengadoMemorando de autorización de administrador de fondo

Análisis de mercadoActa entrega – recepciónInforme de satisfacción

FacturaGarantía Técnica (de ser el caso)Formulario de Gastos realizados

Conciliación bancariaEstado de cuenta original

Memorando de autorizaciónSolicitud de viatico, subsistencia, movilización, alimentación

Documento habilitante del evento

CUR de devengado



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5 DESCRIPCIÓN DEL SUBPROCESOS

5.1 SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO

5.1.1 FICHA DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO

Subproceso: Gestión de Devengado

Código del Subproceso:

GA-FIN-CON-001

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar contablemente las afectaciones presupuestarias,

considerándose ingresos todos los derechos de cobro; y gastos las obligaciones derivadas de la recepción de bienes y servicios adquiridos por la autoridad competente.

DISPARADOR: ❖ Necesidad de contabilizar CUR de compromiso

ENTRADAS: ❖ CUR de compromiso

❖ Documentación soporte del pago

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir CUR de compromiso y documentación soporte ❖ Realizar control previo ❖ Realizar retenciones y CUR de devengado ❖ Firmar CUR ❖ Autorizar CUR en el sistema y remitir a Tesorería para gestión de

pago

Productos/Servicios del Subproceso:

❖ CUR de devengado

Responsable del Subproceso:


Tipo de cliente: ❖ Interno



Versión: 1.0

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5.1.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: GESTIÓN DE DEVENGADO

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Gestión de devengado

Dir

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Te

sore

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Un

idad

R

eq

uir

en

te

Necesidad de contabilizar CUR

Recibir documentación y

CUR de compromiso

Reasignar trámite al analista por medio

del sistema

Realizar control previo

¿Información correcta?

SIRealizar RDP por

medio del sistema y CUR de devengado

Autorizar CUR de devengado

Revisar, validar CUR

¿Información correcta?

SIFirmar y entregar a

Tesorería

Gestión de Pago

NO

Solicitar completar documentación

Corregir documentación

ContratosFacturas

CUR de compromisoInformes entrega - recepción

Documentación soporte

NO

Presupuesto Enviar

documentación y CUR de compromiso



Versión: 1.0

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5.2 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS

5.2.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS

Subproceso: CONCILIACIÓN DE CUENTAS


GA-FIN-CON-002

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros

contables, detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes o regularizaciones correspondientes.

DISPARADOR: ❖ Necesidad de conciliación de saldos

ENTRADAS: ❖ Datos de fuentes internas o externas

❖ Información financiera registrada

❖ Saldos de los auxiliares

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Conciliar cuentas y validar diferencias

❖ Elaborar informe

❖ Solicitar autorizaciones para registro

❖ Registro contable


❖ CUR Contable (Asientos de ajuste o regularización) ❖ Informes de diferencias detectadas ❖ Autorizaciones de registro






Versión: 1.0

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5.2.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Conciliación de cuentas

An

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Re

cto

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e

Fin

an

zas

Necesidad de conciliación de saldos

¿Registro requiere

autorización de finanzas?

Conciliar cuentas y validar diferencias

Firmar informe y comunicar a

Director Financiero

Solicitar autorización a la

máxima autoridad para enviar

requerimiento

¿Autoriza?

SIComunicar el

registro correspondiente

Autorizar el envío del requerimiento

Recibir y analizar sustento del

requerimiento

NO

Recibir comunicación de

negación de solicitud y sumillar

al Jefe de Contabilidad

NORegistrar y generar

CUR contable

Elaborar informe de las diferencias

Auxiliares contables

Informe CUR Contable

SI

Recibir comunicación de

negación de solicitud



Versión: 1.0

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5.3 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR IMPUESTO ANUAL DEL

2 POR MIL

5.3.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR COBRAR POR

IMPUESTO ANUAL DEL 2 POR MIL

Subproceso: Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil


GA-FIN-CON-003

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar los movimientos contables de los valores por recaudar y

recaudados por el impuesto 2 por mil

DISPARADOR: ❖ Cumplimiento de fecha

ENTRADAS: ❖ Listado de cuentas por cobrar físico y en CD de los contribuyentes

❖ Solicitud de registro contable

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir listados de cuentas por cobrar y soportes

❖ Revisar listado y valores

❖ Solicitar autorización a Director Financiero

❖ Generar CUR y devolver documentación a tesorería








Versión: 1.0

Página 13 de 26

5.3.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE CUENTAS POR

COBRAR POR IMPUESTO 2 POR MIL

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Conciliación de cuentas por cobrar por impuesto anual del 2 por mil

An

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dad

Dir

ecto

r Fi

nan

cier

o

Cumplimiento defecha

Recibir de Tesorería listado de cuentas

por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar

a analista

Revisar cd y solicitar autorización a

Director Financiero

SI

¿Corresponde a incremento de

cuenta?

Revisar listado y valores para dar de

baja

Generar CUR y devolver

documentación a Tesorería

NORecibir listados y analizar soportes

Oficio con listado y valoresParte diaria de recaudaciones

Formulario Banco CentralPapeleta de depósito

CD con listado de cuentas por cobrar

Sumillar y enviar oficio para

autorización de incremento de

cuentas por cobrar

¿Autoriza?

SI

Analizar requerimiento

NO

Recibir observaciones

CUR contable /devengado

5.4 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS

5.4.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS

Subproceso: Conciliación de Impuestos


GA-FIN-CON-004

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Realizar las declaraciones de impuestos en base a la conciliación de

las transacciones que han generado tributos para su respectiva liquidación mensual.



Versión: 1.0

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ENTRADAS: ❖ Reporte de sistema e-Sigef

❖ Facturas

❖ Retenciones

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Revisar en el sistema las transacciones que generaron impuesto

❖ Verificar listado con facturas

❖ Conciliar los registros

❖ Clasificar transacciones por tipo de gasto

❖ Ingresar información en el DIMM Anexos

❖ Elaborar plantilla de declaración para aprobación

❖ Ingresar formularios y anexos


❖ Formularios de impuestos ❖ Anexos transaccionales ❖ Talón resumen






Versión: 1.0

Página 15 de 26

5.4.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE IMPUESTOS

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Conciliación de impuestos

An

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ilid

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(Im

pues

tos)

Jefe

de

Con

tabi

lidad

Cumplimiento deFecha

Revisar en el sistema eSigef las transacciones que

han generado impuesto y receptar

facturas

Verificar los devengados no

pagados

¿Reversa devengado?

SI

Afectar declaración del siguiente mes

NOVerificar que las facturas tengan

retenciones

Estructurar reporte y clasificar las

transacciones por tipo de gasto

Ingresar información en DIMM Anexos

Elaborar plantilla borrador para aprobación de

Contador

Validar que información este

correcta

Verificar listado generado en el

sistema y facturas físicas

Conciliar con registros contables

¿Esta correcta?

SIAutorizar el ingreso de los formulario en

línea al SRI

Llenar formularios en línea, subir

anexos y generar talón resumen

Generar formulario para débito

bancario

NO

Conciliar fondos rotativos

¿Realizaron retenciones?

NO

Solicitar devolución de retenciones y

anular comprobante

Incluir retenciones en reporte

SI

5.5 SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES

5.5.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y BIENES

Subproceso: Registro de existencias y bienes


GA-FIN-CON-005

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar las adquisiciones o disminuciones de existencias y bienes

para la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.

DISPARADOR: ❖ Recepción de reporte de ingresos o egresos de existencias o bienes

ENTRADAS: ❖ Reporte de existencia de consumo corriente



Versión: 1.0

Página 16 de 26

❖ Acta de entrega – recepción del sistema eSByE

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recibir reporte de existencia o actas de recepción de bienes

❖ Dar de baja en el sistema e-Sigef o E

❖

❖ -SByE

❖ Realizar cálculo

❖ Registrar contablemente la transacción


❖ CUR de devengado ❖ Reporte de baja del sistema e-SByE ❖ Reporte de depreciación




5.5.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE EXISTENCIAS Y

BIENES

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Registro de existencias y bienes

An

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tab

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Recepción de reporte de ingresos o egresos

de existencias o bienes

NO

Recibir de proveeduría reporte de existencia o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes.

¿Corresponde a adquisición

nueva?

Registrar contablemente la

transacción

NO

Consta en sistema eSByE

SIDar de baja del sistema eSByE

DEPRECIACIÓN Realizar el cálculo

DAR DE BAJA

¿Son bienes?

Verificar reporte de existencia de

consumo corriente

SI

Verificar documentación y si

corresponde a nueva adquisión

SI

Verificar acta de ingreso a sistema

eSByE

Sumillar registro a analista

NO

Recibir registro con sumilla para análisis

Reporte de existenciade consumo corriente

Reporte de existenciaActa de entrega recepción

Reporte de bienes

Acta de entrega - recepción

Reporte de cálculode depreciación

CUR contable



Versión: 1.0

Página 17 de 26

5.6 SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS

ANTERIORES

5.6.1 FICHA DEL SUBPROCESO: RECLASIFICACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR AÑOS

ANTERIORES

Subproceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores


GA-FIN-CON-006

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Realizar el ajuste contable de cuentas por pagar a fin que el pago al

proveedor/beneficiario del mismo pueda ser ejecutado en el periodo fiscal actual.

DISPARADOR: ❖ Necesidad de pago a proveedor / beneficiario que no corresponde

al periodo fiscal actual

ENTRADAS: ❖ Formulario de rechazo de pago

❖ Print de validación de tesorería de pago rechazado

❖ CUR contable

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Recepta formulario de rechazo de pago y validación de tesorería

❖ Revisa documentación y realiza asiento de reclasificación

❖ Genera CUR contable

❖ Revisar y generar oficio para aprobación de Director Financiero.


❖ CUR contable ❖ Oficio de aprobación






Versión: 1.0

Página 18 de 26

5.6.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: RECLASIFICIACIÓN DE CUENTAS

POR PAGAR AÑOS ANTERIORES

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores

An

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Fin

anci

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Teso

rero

Necesidad de pago

Recibir formulario y documentación de rechazo de pagos

Revisar documentación

Generar CUR contable y solicitar aprobación a Jefe de Contabilidad

Revisar, aprobar y generar oficio para

aprobación del Director

¿Autoriza pago?

SI

Realizar Gestión de Pago

SI

¿Documentación completa?

Formulario de rechazo de pagoPrint de pago rechazado

NOSolicitar a Tesorería

documentación faltante

Recibir oficio para aprobación de pago

NODevolver a Tesorería

con oficio de negación

CUR contable

Oficio

Completar documentación

Generar formulario y documentación de

rechazo de pago

5.7 SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA

5.7.1 FICHA DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA

Subproceso: Registro de Nómina


GA-FIN-CON-007

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Registrar los movimientos correspondientes a las obligaciones

salariales y beneficios contraídos con los funcionaros, sean éstas por pago de nómina mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos, devoluciones y liquidaciones.




Versión: 1.0

Página 19 de 26

ENTRADAS:

� Oficio de Director de Talento Humano

� Certificación Presupuestaria

� Nómina

� Reporte General de Asistencia

� Matriz de Programación cuatrimestral (horas extras)

� Autorización del Rector (horas extras)

� Autorización de Jefe inmediato (horas extras)

� Reporte de horas extras (horas extras)

� Liquidación de haberes pendientes (liquidaciones)

ACTIVIDADES PRINCIPALES: � Recibir oficio aprobado por Director de Talento Humano

� Realizar revisión de documentación y de cálculos

� Ingresar la información en el sistema SPRYN

� Generar CUR de devengado


� CUR de devengado � Oficio para aprobación de pago


� Jefe de Contabilidad

Tipo de cliente: � Interno



Versión: 1.0

Página 20 de 26

5.7.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: REGISTRO DE NÓMINA

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de ContabilidadProceso: Registro de Nómina

An

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Jefe

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Hu

ma

no

Cumplimiento deFecha

Recibir documentación,

sumillar para revisión y

distribución

Analista Coordinador

Distribuir a analistas para revisión de

cálculos y documentación

Realizar control de documentación y de

cálculos

¿Documentación correcta y completa?

NO


Realizar oficio de devolución a TH

Firmar oficio y devolver a Talento

Humano

SI


Revisar

documentación y realizar oficio

Sumillar oficio a Tesorería para

gestión de pago

Oficio de Director de THNómina

Reporte General de asistenciaReporte de Horas Extras

Liquidación de vacacionesDistributivo

RealizarGestión de Pago

Remitir oficio con documentación

soporte de nómina

Revisar cálculos y subir información al

sistema SPRYN

Generar CUR de devengado o

contable mediante el sistema esigef

Realizar correcciones o

completar documentación

CUR de devengado

5.8 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN

5.8.1 FICHA DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN

Subproceso: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON REPOSICIÓN


GA-FIN-CON-008

Descripción:

PROPÓSITO: � Asignar y contabilizar montos destinados a caja chica y fondos

rotativos destinado a diferentes unidades de la institución



Versión: 1.0

Página 21 de 26

DISPARADOR: ❖ Necesidad de asignar valores monetarios a diferentes unidades de

la institución.

ENTRADAS: ❖ Solicitud de apertura de fondo

❖ Asignación de custodio

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Solicitar apertura de fondo

❖ Solicitar al banco apertura de fondo rotativo

❖ Comunicar a custodio valores depositados en cuenta

❖ Solicitar reposición o liquidación

❖ Generar CUR de devengado

❖ Generar pago de fondo



❖ Memorando de autorización de administrador de fondo

❖ Análisis de mercado

❖ Acta entrega – recepción

❖ Informe de satisfacción

❖ Factura

❖ Garantía Técnica (de ser el caso)

❖ Formulario de Gastos realizados

❖ Conciliación bancaria

❖ Estado de cuenta original






Versión: 1.0

Página 22 de 26

5.8.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON

REPOSICIÓN

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Contabilidad

Jefe

de

Con

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sto

Proceso: Conciliación de Fondos con Reposición

Solicitar apertura de caja chica, fondo o

reposición o liquidación a la

Dirección Financiera

Necesidad Institucional

Nombrar y autorizar Administrador o

Custodio del Fondo Rotativo

¿Documentación completa ?

Enviar a presupuesto

SI

Remitir con sumilla a contabilidad para

control previo

Enviar oficio al banco notificando apertura

del fondo rotativo

Devolver al área requirente con las

observaciones

NO

Recibir y sumillar al analista responsable

Realizar gastos

Solicitar reposición de Caja chica, fondo

rotativo con documentación

soporte del gasto a la Dirección Financiera

Recibir y revisar la documentación

Generar CUR de compromiso y

enviar a Contabilidad

Solicitar en el sistema CUR de

devengado

Aprobar devengado y enviar a la

Dirección Financiera para la firma

Firmar devengado y remitir a tesorería

para el pago

Realizar Gestión de Pago

Apertura de fondo rotativo

Analizar el requerimiento

Reposición o liquidación

Comunicar al custodio del área requirente los valores ya depositados

Sumillar a contabilidad

Oficio dando a conocer el nombre del custodio

Recibir y sumillar al analista responsable

Corregir observaciones

Apertura Caja Chica

Solicitud área requirente, memorándum de autorización del administrador del fondo rotativo

Análisis del mercado-acta entrega-recepción, informe de satisfacción, factura( garantía técnica)formularios de gastos realizados,

conciliación bancaria-estado de cuenta original

CUR de compromiso

CUR de devengado



Versión: 1.0

Página 23 de 26

5.9 SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS

5.9.1 FICHA DEL SUBPROCESO CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE

CUENTAS

Subproceso: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON RENDICIÓN DE CUENTAS


GA-FIN-CON-009

Descripción:

PROPÓSITO: ❖ Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos,

subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores públicos y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio o lugar habitual de trabajo dentro o fuera del país, a cumplir tareas oficiales o servicios institucionales derivados de las actividades de sus puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos, desde la fecha de salida hasta su retorno.

DISPARADOR: ❖ Necesidad de recursos dirigidos a servidores públicos y obreros

públicos para desplazamientos dentro o fuera del país por motivos propios a su función.

ENTRADAS: ❖ Memorando de autorización

❖ Solicitud de viático, subsistencia, movilización y alimentación

❖ Documento habilitante del evento

ACTIVIDADES PRINCIPALES: ❖ Realizar control previo de la documentación

❖ Solicitar CUR de devengado


❖ CUR de devengado ❖ Asignación de viático, subsistencia, movilización y alimentación






Versión: 1.0

Página 24 de 26

5.9.2 DIAGRAMA DE FLUJO DEL SUBPROCESO: CONCILIACIÓN DE FONDOS CON

RENDICIÓN DE CUENTAS

Universidad de GuayaquilMacroproceso: Gestión de Contabilidad

Dir

ecci

ón

Fin

anci

era

Au

tori

zad

or

de

Ga

sto

Jefe

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Teso

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pu

esto

Jefe

de

Co

nta

bili

dad

Subproceso: Conciliación de Fondos con Rendición de Cuentas

Firmar memo y solicitud de viático, y enviar a la autoridad correspondiente para

su autorización

Necesidad derecurso

Realizar memo con solicitud de

autorización de viático y documento

habilitante del evento

¿Documentación completa ?

SI

Autorizar viático para el cumplimiento de servicios institucionales o autorizar pago y gasto en caso de

reembolso de viático

Devolver al servidor con las

observaciones levantadas

Remitir Certificación autorizada para generar CUR de

compromiso

Revisar la documentación

soporte

Generar CUR de compromiso de

viáticos y enviar a Contabilidad con

check list de documentos

Generar en el sistema CUR de devengado de

viáticos

Aprobar y firmar CUR devengado y enviar a Tesorería para Gestión de

Pago

RealizarGestión de Pago

Recibir y sumillar al analista para control

previo

NO

Recibir autorizado y sumillar a Presupuesto

para el cálculo respectivo

Revisar disponibilidad

presupuestaria y generar cálculo del gasto de viático e informar a la D.F

Autorizar Certificación

presupuestaria

MemorandoSolicitud de viático

Documento habilitante del eventoReporte de gasto (Reembolso)

Facturas (Reembolso)

Certificación presupuestaria

Corregir observaciones y remitir a contabilidad

Confirmar si corresponde a liquidación de

valores a favor del funcionario

SI

¿Valores a favor del funcionario?

NO

Notificar a Talento Humano para

descuento en rol

Certificación presupuestaria

Cálculo de Liquidación de Viático

MemorandoSolicitud de viático

Documento habilitante del eventoReporte de gasto (Reembolso)

Facturas (Reembolso)Certificación Presupuestaria

Cálculo de Liquidación de ViáticoCUR de compromiso

CUR de compromiso

6 INDICADORES DE GESTIÓN DEL PROCESO Los indicadores de Gestión definidos para el proceso de Gestión de Contabilidad son los siguientes:

N° Indicador Fórmula de Cálculo Unidad de

Medida Responsable de Medición

Fuente de la Medición

Frecuencia de Medición

1

Porcentaje

del CUR de

devengado

sin

observaciones

CUR de devengado

aceptados/ Total de

CUR de devengado

*100

Porcentaje Jefe de

Contabilidad

Sistema e-sigef

Mensual

2

Promedio de

número de días

de atención del

trámite

Fecha de Recepción

– Fecha de

Atención/

Número Jefe de

Contabilidad Base de datos Mensual

1

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código GA-FIN-CON-001

Nombre del Subproceso: Gestión de Devengado

Descripción:

Propósito del

proceso

Registrar contablemente las afectaciones presupuestarias,

considerándose ingresos todos los derechos de cobro; y gastos las

obligaciones derivadas de la recepción de bienes y servicios adquiridos

por la autoridad competente

Disparador: Necesidad de contabilizar CUR de compromiso

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Actividad Inicial/Responsable: Enviar

documentación y CUR de compromiso/Presupuesto.

Actividad Final/Responsable: Realizar Gestión de Pago / Tesorería

Productos/Servicios del

Proceso: � CUR de devengado

Tipo de Proceso: Adjetivo

Tipo de cliente: Interno

Capacidad y formalidad del

proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?:

¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?

Descripción detallada del proceso

No Actividad Rol Descripción Documento

1

Enviar

documentación y

CUR de compromiso

Dirección

Financiera

(Presupuesto)

Envía documentación y CUR de compromiso a

contabilidad.

Contratos, facturas CUR de compromiso,

informes entrega – recepción y documentación

soporte.

Contratos

Facturas

CUR de

compromiso

Informes entrega

- recepción

Documentación

soporte

2 Recibir

documentación y

CUR de compromiso

Jefe de

Contabilidad

Recibe la documentación y CUR de compromiso

generado en Presupuesto.

3 Reasignar trámite al

analista por medio

del sistema

Jefe de

Contabilidad Por medio del sistema esigef, reasigna trámite

pertinente con documentación adjunta.

4 Realizar control

previo

Analista de

Contabilidad Realiza control previo de la documentación e

información adjunta.

5

¿Información

correcta?

Analista de

Contabilidad

Si la información esta correcta, continúa con el

paso 8

Caso contario. Continúa con el paso 6.

2

6 Solicitar completar

documentación

Jefe de

Contabilidad Se solicita a la unidad requirente completar la

documentación.

7 Corregir

documentación

Unidad

solicitante Corrige observaciones levantadas y remite al

analista para verificación, continúa con el paso 4

8 Realizar RDP por

medio del sistema y

CUR de devengado

Analista de

Contabilidad

Realiza comprobante RDP (Para registrar una

regularización de devengado) por medio del

sistema esigef y CUR de devengado y remite a la

jefatura de contabilidad para su autorización.

9 Revisar, validar y

autorizar CUR de

devengado

Jefe de

Contabilidad Revisa, valida y autoriza CUR de devengado.

CUR de

devengado

10

¿Información

correcta?

Jefe de

Contabilidad

Si la información está correcta continúa con el

paso 11

Caso contrario, continúa con el paso 4

11 Firmar y entregar a

tesorería

Jefe de

Contabilidad

Firma y entrega a tesorería CUR de devengado y

documentación soporte para la gestión de pago

pertinente.

CUR de

devengado

12 Realizar Gestión de

Pago Tesorería

Recibe CUR de devengado autorizado y procede

con la gestión de pago.

1

PROCEDIMIENTO

Nombre del Proceso: Gestión de Contabilidad Código: GA-FIN-CON-002

Nombre del Subproceso: Conciliación de Cuentas

Descripción:

Propósito

del proceso

Verificar la conformidad de una situación reflejada en los registros

contables, detectar la existencia de errores para efectuar los ajustes o

regularizaciones correspondientes.

Disparador: Necesidad de conciliación de saldos

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Conciliar cuentas y validar diferencias /

Analista de Contabilidad

Actividad Final/Responsable: Registrar contablemente / Analista de

Contabilidad.


Proceso:

� CUR contable (Asientos de ajuste o regularización)

� Informes de diferencias detectadas

� Autorizaciones de registro




proceso:





1 Conciliar cuentas y

validar diferencias

Analista de

Contabilidad Concilia cuentas y valida diferencia encontradas.

Auxiliares

contables

2 Elaborar informe de

las diferencias

Analista de

Contabilidad Elabora el informe de las diferencias

encontradas.

Informe

3 ¿Registro requiere

autorización de

finanzas?

Analista de

Contabilidad

Si el registro requiere autorización de finanzas,

continúa con el paso 4

Caso contrario continúa con el paso 11

4 Firmar informe y

comunicar a la


Jefe de

Contabilidad Firma informe y comunica a la Dirección

Financiera para trámite respectivo.

5 Solicitar autorización

a la máxima

autoridad para enviar

requerimiento

Dirección

Financiera Solicita autorización a la máxima autoridad para

realizar registro contable.

6 Autorizar el envío del

requerimiento

Máxima

Autoridad

Autoriza el informe para envío del registro

solicitado.

2

7 Recibir y analizar

sustento del

requerimiento

Ministerio de

Finanzas Recibe y analiza sustento del registro solicitado.

8

¿Autoriza? Ministerio de

Finanzas

Si autoriza registro, continúa con el paso 10

Caso contrario. Continúa con el paso 9

9 Recibir comunicación

de negación de

solicitud

Dirección

Financiera Recibe comunicación de negación de solicitud.

10 Comunicar el registro

correspondiente

Ministerio de

Finanzas

Comunicar el registro correspondiente de

autorización.

11 Registrar y generar

CUR contable

Analista de

Contabilidad Genera CUR contable

CUR contable

1

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Conciliación de Cuentas por Cobrar por Impuesto anual del 2 por mil

Descripción:

Propósito del

proceso

Registrar los movimientos contables de los valores por recaudar y

recaudados por el impuesto 2 por mil

Disparador: Cumplimiento de fecha

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Recibir de Tesorería listado de cuentas

por cobrar con solicitud de registro contable y sumillar al analista / Jefe

de Contabilidad

Actividad Final/Responsable: Registrar y devolver documentación a

Tesorería / Analista de Contabilidad.


Proceso: � CUR de devengado




proceso:





1 Recibir de Tesorería

listado de cuentas

por cobrar (cd) con

solicitud de registro

contable y sumillar al

analista

Jefe de

Contabilidad

Recibe de Tesorería listado de cuentas por cobrar

con solicitud de registro contable y sumillar al

analista de contabilidad para el análisis

respectivo.

Solicitud de

registro contable

Listados y CD

2 Recibir listados y

analizar soportes

Analista de

Contabilidad Recibe y analiza listado con soportes adjuntos.

Solicitud de

registro contable

Listados

3 ¿Corresponde a

incremento de

cuenta?

Analista de

Contabilidad

Si corresponde a incremento de cuenta, continúa

con el paso 4


4

Revisar cd y solicitar

autorización a

Director Financiero

Analista de

Contabilidad Revisa solicitud de registro contable con cd y

solicita autorización a la Dirección Financiera.

Solicitud de

registro contable

Listados y CD

5 Sumillar y enviar

oficio para

autorización de

Jefe de

contabilidad Sumilla y envía oficio para autorización de

incremento de cuentas por cobrar.

Oficio de

autorización de

incremento de

2

incremento de

cuentas por cobrar

cuentas x cobrar

6 Analizar

requerimiento

Dirección

Financiera

Analiza el requerimiento previo a otorgar

autorización.

7

¿Autoriza? Dirección

Financiera

Si autoriza el registro devuelve a contabilidad,


Caso contrario, realiza observaciones y continúa

con el paso 8

8 Recibir observaciones

Jefe de

Contabilidad

Recibir observaciones y comunicar a analista

contable, continúa con el paso 4

9 Generar CUR y

devolver

documentación a

Tesorería

Analista de

Contabilidad

Genera CUR contable y devuelve documentación

a Tesorería para trámite pertinente.

CUR contable

1

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Conciliación de impuestos

Descripción:

Propósito del

proceso

Realizar las declaraciones de impuestos en base a la conciliación de las

transacciones que han generado tributos para su respectiva liquidación

mensual


Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Revisar en el sistema e-Sigef las

transacciones que han generado impuesto / Analista de Contabilidad

Actividad Final/Responsable: Generar formulario para débito bancario /

Analista de Contabilidad.


Proceso:

� Formularios de impuestos

� Anexos transaccionales

� Talón resumen




proceso:





1 Revisar en el sistema

e-Sigef las

transacciones que

han generado

impuesto

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Revisa en el sistema e-Sigef las transacciones que

han generado impuestos y recepta las facturas.

Reporte e-Sigef

Facturas

2

Verificar los

devengados no

pagados

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Verifica los devengados no pagados para

confirmar si corresponden a la declaración del

mes actual.

3

¿Reversa devengado? Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Si reversa devengado, continúa con el paso 4


4 Afectar declaración

del siguiente mes

Analista de

Contabilidad

(Impuestos) Afecta declaración del siguiente mes.

5 Verificar que las

facturas tengan

retenciones físicas

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Si no constan las retenciones físicas, solicita a

quien corresponda la elaboración de las mismas.

Continúa con el paso 9

Retenciones

2

6 Conciliar fondos

rotativos

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Concilia que los fondos rotativos tengan

retenciones.

7 ¿Realizaron

retenciones

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Si realizaron retenciones, continúa con el paso 9.


8 Solicitar devolución

de retenciones y

anular comprobante

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Solicitar a los administradores de fondos con

reposición o fondos rendición de cuentas la

devolución de las retenciones para anular

comprobante.

Retenciones

9 Incluir retenciones en

reporte

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Se incluyen retenciones en reporte.

Reporte de

transacciones

7 Estructurar reporte y

clasificar las

transacciones por

tipo de gasto

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Estructura reporte y clasifica las transacciones por

tipo de gasto. Continúa con el paso 10

Reporte de

transacciones

8 Verificar listado

generado en el

sistema y facturas

físicas

Analista

Contabilidad

(Impuestos)

Verifica el listado generado en el sistema con

facturas físicas.

Facturas

9

Conciliar con

registros contables

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Concilia las facturas físicas con los registros

contables, continúa con el paso 8

Facturas

Registros

contables

10

Ingresar información

en DIMM Anexos

Analista de

Contabilidad

(Impuestos)

Ingresa la información en DIMM anexos.

Anexos

11 Elaborar plantilla

borrador para

aprobación de

Contador

Analista de

Contabilidad

(Impuestos

Elabora plantilla en borrador para la aprobación

del Contador de las declaraciones.

Plantilla

borrador

12 Validar que la

información este

correcta

Jefe de

Contabilidad

Revisa y valida que la información este correcta y

acorde a los soportes

13

¿Esta correcta? Jefe de

Contabilidad

Si la información está correcta, continúa con el

paso 14

Caso contrario, devolver al analista para revisión,


3

14

Autorizar el ingreso

de los formulario en

línea al SRI

Jefe de

Contabilidad

Autoriza el ingreso de a información al analista

contable de los formularios en línea al SRI.

15 Llenar formularios en

línea, subir anexos y

generar talón

resumen

Analista de

Contabilidad

Llena los formularios en línea, sube los anexos y

genera talón resumen.

Formulario SRI

Talón Resumen

Anexo

16 Generar formulario

para débito bancario

Analista de

Contabilidad

Genera formulario para débito bancario y remite

soporte a Tesorería

Formulario SRI

1

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Registro de existencias y bienes

Descripción:

Propósito del

proceso

Registrar las adquisiciones o disminuciones de existencias y bienes para

la valoración, actualización y conciliación contable respectiva.

Disparador: Movimientos de ingresos o egresos de existencias o bienes

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Recibir de proveeduría reporte de existencia

o acta de bienes, y de Activo Fijo reporte de bienes / Jefe de Contabilidad

Actividad Final/Responsable: Registrar contablemente la transacción/

Analista de Contabilidad


Proceso:

� CUR de devengado

� Reporte de baja del sistema e-SByE

� Reporte de depreciación




proceso:





1 Recibir de proveeduría

reporte de existencia o

acta de bienes, y de

Activo Fijo reporte de

bienes.

Jefe de

Contabilidad

Recepta de Proveeduría reporte de existencias o acta

de entrega recepción de bienes, en caso de ser bienes

ya existentes, Activo fijo remite el reporte para

registrar depreciación.

Reporte de

existencia

Acta de entrega -

recepción

2 Sumillar registro a

analista

Jefe de

Contabilidad

Sumilla documentación al analista contable para

revisión y registro

3 Recibir registro con

sumilla para análisis

Analista de

Contabilidad Recibe documentación para análisis pertinente

4

¿Son bienes? Analista de

Contabilidad

Si corresponde a bienes, continúa con el paso 5


5 Verificar

documentación y si

corresponde a nueva

adquisición

Analista de

Contabilidad

Confirma si la documentación soporte corresponde a

nueva adquisición, continúa con el paso 7; si

corresponde a dar de baja un bien, continúa con el

paso 10; y si corresponde a registro de depreciación,

continúa con el paso 12.

6 Verificar reporte de

existencia de consumo

corriente

Analista de

Contabilidad Revisa el reporte de existencia de consumo corriente y

procede al registro contable, continúa con el paso 8.

Reporte de

existencia de

consumo corriente

7 ¿Corresponde a Analista de Si corresponde a nueva adquisición, continúa con el

2

adquisición nueva? Contabilidad paso 8

Caso contrario, continúa con el paso 11 si corresponde

a depreciación, y con paso 9 en caso de tratarse de un

bien por dar de baja.

8

Verificar acta de ingreso

a sistema eSByE

Analista de

Contabilidad

Valida la existencia del acta de ingreso al sistema

eSByE, y en caso de no contar con la misma solicita a

Proveeduría el ingreso.

Acta de entrega -

recepción

9 ¿Consta en sistema

sSByE

Analista de

Contabilidad

Si consta en el sistema, continúa con el paso 10

Caso contrario, continúa con el paso 12.

10 Dar de baja del sistema

eSByE

Analista de

Contabilidad

Registra la baja del bien del sistema eSByE previo al

registro contable. Continúa con el paso 12.

Acta de baja del

sistema eSByE

11 Realizar cálculo

Analista de

Contabilidad

Realiza el cálculo de la depreciación previo al registro

contable.

Reporte de cálculo

de depreciación

12 Registrar

contablemente la

transacción

Analista de

Contabilidad Genera CUR contable como constancia del registro

CUR Contable

1

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Reclasificación de cuentas por pagar años anteriores

Descripción:

Propósito del

proceso

Realizar el ajuste contable de cuentas por pagar a fin que el pago al

proveedor/beneficiario del mismo pueda ser ejecutado en el periodo

fiscal actual.

Disparador: Necesidad de pago a proveedor / beneficiario que no corresponde al

periodo fiscal actual

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Generar formulario y documentación de

rechazo de pago / Tesorero

Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago / Tesorería


Proceso:

� Formulario de rechazo de pago

� Print de validación de tesorería de pago rechazado

� CUR contable




proceso:





1 Generar formulario y

documentación de

rechazo de pago

Tesorero Realizar formulario de rechazo de pago y adjuntar print

de validación de pago rechazado del sistema.

Formulario de

rechazo de pago

Print de pago

rechazado

2 Recibir formulario y

documentación de

rechazo de pagos

Jefe de

Contabilidad

Recibe de tesorería formulario y documentación de

rechazo de pagos.

3

Revisar documentación Analista de

Contabilidad

Revisa documentación de pago rechazado

4

¿Documentación

completa?

Analista de

Contabilidad

Si la documentación está completa, continúa con el

paso 7


5 Solicitar a Tesorería

documentación faltante

Analista de

Contabilidad Solicita a tesorería la documentación faltante

6 Completar

documentación Tesorería Completa documentación solicitada. Continúa con el

paso 4

7 Generar CUR contable y

solicitar aprobación a

Jefe de Contabilidad

Analista de

Contabilidad Genera CUR contable y solicita aprobación a la jefatura

de contabilidad.

CUR contable

2

8 Revisar, aprobar y

generar oficio para

aprobación del Director

Jefe de

Contabilidad Revisa, aprueba CUR contable y genera oficio para

firma de aprobación de la dirección financiera

Oficio para

aprobación de

pago

9 Recibir oficio para firma

de aprobación de pago Director Financiero Recepta oficio y documentación soporte para

aprobación del pago

10

¿Autoriza pago? Director Financiero

Si el director financiero autoriza pago, continúa con el

paso 12


11 Devolver a Tesorería

con oficio de negación

Dirección

Financiero Devuelve a tesorería el trámite con oficio de negación.

Oficio de

devolución


Pago Tesorería Ingresa a proceso de Gestión de Pago.

1

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Registro de Nómina

Descripción:

Propósito del

proceso

Registrar los movimientos correspondientes a las obligaciones salariales y

beneficios contraídos con los funcionaros, sean éstas por pago de nómina

mensual, anticipos, horas extras, fondos de reserva, décimos,

devoluciones y liquidaciones


Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Remitir oficio con documentación soporte

de nómina/Talento Humano.

Actividad Final/Responsable: Gestión de Pago/Tesorería


Proceso:

� Oficio de Director de TH

� Nómina

� Reporte General de asistencia

� Reporte de Horas Extras

� Liquidación de vacaciones

� Distributivo

� Reporte SPRYN





proceso:

¿Cuál es el Tiempo de Ciclo (días)?: ¿Cuántas personas están asignadas al Proceso?



1

Remitir oficio con

documentación

soporte de nómina

Director de

Talento Humano

Envía oficio para pago de nómina con la

documentación soporte generada sea éste por

pago de nómina mensual, anticipos, horas extras,

fondos de reserva, décimos, devoluciones y

liquidaciones

Oficio de

Director de TH

Nómina

Reporte General

de asistencia

Oficio de

autorización de

pago de horas

extras

Reporte de

Horas Extras

Liquidación de

vacaciones

Distributivo

2 Recibir

documentación,

sumillar para revisión

y distribución

Jefe de

Contabilidad

Recibe y sumilla documentación para revisión y

distribución al analista coordinador de

contabilidad.

2

3 Distribuir a analistas

para revisión de

cálculos y

documentación

Analista de

Contabilidad

(Coordinador)

Asigna al analista para la revisión de

documentación y de cálculos.

4 Realizar control de

documentación y de

cálculos.

Analista de

Contabilidad

Verifica los soportes remitidos según el tipo de

registro de nómina y efectúa revisión de cálculos

realizados.

5

¿Documentación

correcta y completa?

Analista de

Contabilidad

Si la documentación soporte está completa y

correcta, continúa con el paso 9


6 Realizar oficio de

devolución a TH

Analista de

Contabilidad

(Coordinador)

Elabora oficio de devolución de documentación

con las observaciones y novedades identificadas.

Oficio de

devolución de

trámite

7 Firmar oficio y

devolver a Talento

Humano

Jefe de

Contabilidad

Firma oficio de devolución de documentación a

Talento Humano

8 Realizar correcciones

o completar

documentación

Director de

Talento Humano

Corrige o completa la documentación según las

observaciones dadas y vuelve a remitir

documentación a contabilidad para que inicie el

trámite

9 Revisar cálculos y

subir información al

sistema SPRYN

Analista de

Contabilidad

Revisa los cálculos de la nómina e ingresa la

información al sistema SPRYN.

Reporte SPRYN

10 Generar CUR de

devengado o contable

mediante el sistema

eSigef

Analista de

Contabilidad

Ingresa información en sistema eSigef y genera

CUR de devengado

CUR de

devengado

11 Revisar

documentación y

realizar oficio

Analista de

Contabilidad

(Coordinador)

Revisa información ingresada en sistema SPRYN y

CUR de devengado, elabora oficio para trámite de

pago

Oficio de trámite

de pago

12 Sumillar oficio a

Tesorería para

gestión de pago

Jefe de

Contabilidad

Firma oficio y remite a Tesorería para que se

proceda con trámite de pago


Pago Tesorería Ejecuta proceso de gestión de pago

P á g i n a 1 | 3

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Conciliación de Fondos con Reposición

Descripción:

Propósito del

proceso

Asignar y contabilizar montos destinados a caja chica y fondos rotativos

destinado a diferentes unidades de la institución

Disparador: Necesidad de asignar valores monetarios a diferentes unidades de la

institución

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Nombrar y autorizar Administrador o

Custodio del Fondo Rotativo/ Autorizador de Gasto



Proceso:


� Memorando de autorización de administrador de fondo

� Análisis de mercado

� Acta entrega – recepción

� Informe de satisfacción

� Factura

� Garantía Técnica (de ser el caso)

� Formulario de Gastos realizados

� Conciliación bancaria

� Estado de cuenta original




proceso:





1

Nombrar y autorizar

Administrador o

Custodio del Fondo

Rotativo

Autorizador del

Gasto

El autorizador de gasto nombra y autoriza al

administrador o custodio del fondo rotativo.

Solicitud área

requirente

Memorándum de

autorización del

administrador del

fondo rotativo/caja

chica

Análisis del

mercado

Acta entrega-

recepción

Informe de

satisfacción

Factura( garantía

técnica)

Formularios de

gastos realizados

Conciliación

bancaria

Estado de cuenta

original

P á g i n a 2 | 3

2 Solicitar apertura de

caja chica o fondo o

reposición o

liquidación a la


Unidad

requirente

Elabora oficio solicitando la apertura de caja

chica, fondo rotativo o liquidación con

autorización del autorizador del gasto a la

Dirección Financiera.

Oficio de

apertura de caja

chica/fondo

3 Realizar gestión de

control previo

Dirección

Financiera

Ejecuta proceso de control previo de y confirma

que el expediente cumpla con lo requerido de

fondo y forma.

4 Recibir y sumillar al

analista responsable

Jefe de

Contabilidad

Recibe oficio con autorizado y documentación

adjunta y sumilla al analista contable responsable

del proceso.

5 Analizar el

requerimiento Analista de

Contabilidad

Recibe sumilla y el requerimiento con

documentación adjunta para el análisis del

mismo.

6

Apertura de fondo

rotativo o reposición-

liquidación

Analista de

Contabilidad

Apertura de caja chica, continúa con el paso 8

Apertura del fondo rotativo, continúa con el paso

7

Reposición – Liquidación, continúa con el paso 13

7 Enviar oficio al banco

notificando apertura

del fondo rotativo

Analista de

Contabilidad

Envía oficio al banco notificando apertura del

fondo con el nombre del administrador o

custodio del fondo rotativo autorizado. Continúa

con el paso 8

8 Comunicar al

custodio del área

requirente los valores

ya depositados

Analista de

Contabilidad

Comunica al área requirente los valores ya

depositados y el nombre del custodio autorizado

para el uso del fondo rotativo.

Oficio de

comunicación

9

Realizar gastos Unidad

requirente

Realiza gastos del fondo rotativo asignado y

recoge los documentos para soportar las

transacciones que permitan realizar reposición.

10

Solicitar reposición

de caja chica, fondo

rotativo con

documentación

soporte del gasto a la


Unidad

requirente

Solicita mediante oficio y documentación soporte

la reposición del fondo rotativo a la Dirección

Financiera.

Análisis del

mercado

Acta entrega-

recepción

Informe de

satisfacción

Factura( garantía

técnica)

Formularios de

gastos realizados

P á g i n a 3 | 3

11 Realizar gestión de

control previo

Dirección

Financiera

Ejecuta proceso de control previo de y confirma

que el expediente de reposición de caja chica o

fondo rotativo cumpla con lo requerido de fondo

y forma para su correcta ejecución.


analista responsable

Jefe de

Contabilidad

Recibe y sumilla al analista responsable del

proceso.

13 Recibir y revisar la

documentación

Analista de

Contabilidad

Recibe y revisa que la documentación y genera

asiento de registro

14

¿Documentación

completa?

Analista de

Contabilidad

Si la documentación está completa, continúa con

el paso 17


15 Devolver al área

requirente con las

observaciones

Analista de

Contabilidad

Realiza observaciones y devuelve requerimiento

para que sea completado.

16 Corregir

observaciones

Unidad

requirente

Corregir observaciones levantadas y continúa con

el paso 10

17 Enviar a presupuesto

Analista de

Contabilidad

Remite documentación a presupuesto para que

genere CUR

18 Generar CUR de

compromiso y enviar

a contabilidad

Presupuesto Elabora CUR de compromiso para el fondo

rotativo o caja chica y comunica a contabilidad.

CUR de

compromiso

19 Solicitar en el sistema

CUR de devengado

Analista de

(Contabilidad)

Solicita en el sistema CUR de devengado y envía

a Jefe de Contabilidad para la aprobación del

mismo

CUR devengado

20 Aprobar devengado y

enviar a la Dirección

Financiera para la

firma

Contador/a Aprueba devengado y envía a la dirección

financiera para su firma.

21 Firmar devengado y

remitir a tesorería

para el pago

Dirección

Financiera

Firma de devengado y remite a Tesorero para el

proceso de pago.

22

Gestión de Pago Tesorería

Ingresa a proceso de gestión de pago para

generar el pago correspondiente al fondo rotativo

o caja chica.

Transferencia

1

PROCEDIMIENTO


Nombre del Subproceso: Conciliación de Fondos con Rendición de cuentas

Descripción:

Propósito del

proceso

Administrar los desembolsos de dinero por concepto de viáticos,

subsistencias, movilizaciones y alimentación cuando las y los servidores

públicos y las y los obreros públicos se desplacen fuera de su domicilio

o lugar habitual de trabajo dentro o fuera del país, a cumplir tareas

oficiales o servicios institucionales derivados de las actividades de sus

puestos, por el tiempo que dure la prestación o desarrollo de aquellos,

desde la fecha de salida hasta su retorno

Disparador:

Necesidad de recursos dirigidos a servidores públicos y obreros

públicos para desplazamientos dentro o fuera del país por motivos

propios a su función

Alcance:

Actividad Inicial/Responsable: Realizar memo con solicitud de

autorización de viático y documento habilitante del evento / Servidor

asignado



Proceso:


� Asignación de viático, subsistencia, movilización y alimentación




proceso:





1

Realizar memo con

solicitud de

autorización de

viático y documento

habilitante del

evento

Servidor

asignado

Realiza mediante memo y solicitud de

autorización de viático y documentación adjunta

del evento a asistir al cumplimiento de servicios

institucional, en caso de ser reembolso se deberá

adjuntar reporte de gasto y facturas

Memorando

Solicitud de

viáticos

Documento

habilitante del

evento

Reporte de gasto

Facturas

2 Firmar memo y

solicitud de viático, y

enviar a la autoridad

correspondiente para

su autorización

Jefe inmediato

Revisa y firma el memo con la solicitud de viático

con documentos habilitantes del evento a asistir

y enviar a la autoridad correspondiente para su

autorización.

3 Autorizar viático para

el cumplimiento de

servicios

institucionales o

autorizar pago y

gasto en caso de

Máxima

Autoridad o

Autoridad

correspondiente

Autoriza memorando con solicitud de viáticos

para el cumplimiento del servicio institucional, o

emite autorización de pago y gasto en caso de


2


4 Recibir autorizado y

sumillar a

presupuesto para el

cálculo respectivo

Dirección

Financiera

Recibe documentación con autorizado y sumilla a

presupuesto para que realice el cálculo de la

liquidación de viático correspondiente.

5 Revisar

disponibilidad

presupuestaria y

generar cálculo del

gasto de viático e

informar a Dirección

Financiera.

Presupuesto

Revisa disponibilidad presupuestaría y genera

cálculo de gasto de viáticos con solicitud

aprobada por la autoridad correspondiente e

informa disponibilidad presupuestaria a

Financiero.

Certificación

presupuestaria

Cálculo de

liquidación de

viáticos

6 Autoriza certificación

presupuestaria

Dirección

Financiera

Recibe y autoriza la certificación presupuestaria

de acuerdo a la liquidación de viáticos.

7 Remitir certificación

autorizada para

generar CUR de

compromiso

Dirección

Financiera

Remite con sumilla a contabilidad para control

previo del proceso.

8 Generar CUR de

compromiso y enviar

a contabilidad con

check list de

documentos

Presupuesto

Elabora CUR de compromiso donde constan los

recursos para el fondo de anticipo de viático y

comunica a contabilidad.

CUR de

compromiso


analista para control

previo

Jefe de

Contabilidad

Recibe y sumilla al analista responsable para el

control previo de la documentación.

10

Revisar la

documentación

soporte.

Analista de

Contabilidad

Revisa la documentación soporte del proceso y

los autorizados correspondientes

Memorando

Solicitud de

viáticos

Documento

habilitante del

evento

Reporte de gasto

Facturas

Certificación

presupuestaria

Cálculo de

liquidación de

viáticos

CUR de

compromiso

11 ¿Documentación

completa?

Analista de

Contabilidad

Si la documentación está completa, continúa con

el paso 14

Caso contrario, devolver al servidor con las

observaciones levantadas para su corrección.

Continúa con el paso 12

3

12 Devolver al servidor

con las observaciones

levantadas

Analista de

Contabilidad

Devuelve expediente con las observaciones para

su corrección

13 Corregir

observaciones y

remitir a contabilidad

Servidor

asignado

Corregir las observaciones sugeridas y remite a

contabilidad. Continúa con el paso 10

14 Confirmar si

corresponde a

liquidación de valores

a favor del

funcionario

Analista de

Contabilidad

Verifica en caso de reembolso si existen valores a

favor del funcionario.

15

¿Valores a favor de

funcionario?

Analista de

Contabilidad

Si existen valores a favor del funcionario,

continúa con el paso 17.


16 Notificar a Talento

Humano para

descuento de rol

Jefe de

Contabilidad

Remitir a Talento Humano oficio y copia de

liquidación de viáticos para que consideren en

descuento de rol del funcionario.

Memorando

para descuento

de rol

17 Generar en el sistema

CUR de devengado

de viáticos

Analista de

Contabilidad

Solicita en el sistema CUR de devengado de

anticipo o reembolso de viáticos y envía a la

contadora para la aprobación del mismo.

CUR de

devengado

18 Aprobar y firmar CUR

de devengado y

enviar a Tesorería

para gestión de pago

Jefe de

Contabilidad

Aprueba y firma CUR de devengado de anticipo o

reembolso de viáticos y envía a Tesorería para

gestión de pago.


Pago Tesorería Ejecuta proceso de gestión de pago

MANUAL DEL PROCESO GESTIÓN DE CONTABILIDAD de... · 2018-02-08 · contabilidad direcciÓn de...

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