MANUAL DE ORGANIZACIÓN SECRETARÍA DE CONTRALORÍA...El presente Manual de Organización tiene como...

PRESIDENCIA MUNICIPAL

SAN FELIPE ORIZATLÁN, HIDALGO.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN

SECRETARÍA DE CONTRALORÍA

MARZO 2019

1


ÍNDICE INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................................2

MISIÓN ....................................................................................................................................................................3

VISIÓN ....................................................................................................................................................................3

VALORES ...............................................................................................................................................................3

MARCO JURÍDICO ...............................................................................................................................................3

OBJETIVO GENERAL ..........................................................................................................................................4

ESTRUCTURA ORGÁNICA ................................................................................................................................5

ORGANIGRAMA ....................................................................................................................................................5

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SECRETARIO DE CONTRALORÍA ......................................................6

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO ................................................................... 13

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INTRODUCCIÓN

El presente Manual de Organización tiene como objeto precisar el quehacer de la

secretaria de contraloría Municipal de San Felipe Orizatlán, Hidalgo, siendo un instrumento

administrativo que describe en forma ordenada y sistemática, la organización y las funciones

básicas de la misma, tal información es acorde con las atribuciones establecidas en las leyes

aplicables.

El manual está enfocado a señalar y determinar las funciones a realizar, establecer los

niveles de autoridad, delimitar responsabilidades y las acciones perfectamente coordinadas

para el óptimo desempeño de las actividades propias de la Asamblea Municipal.

Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado

constantemente, o cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta unidad

administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar la información

necesaria para este propósito, construyéndose de esta manera una base para la planeación e

implantación de medidas de modernización administrativa.

“Toda referencia, incluyendo los cargos y puestos en este manual, al género masculino

lo es también para el género femenino, cuando de su texto y contexto no se establezca que es

para uno y otro género.”

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MISIÓN Coadyuvar mediante este documento normativo las acciones del Ayuntamiento Municipal

de San Felipe Orizatlán Hgo. para proporcionar la información básica y concreta de la

organización y funcionamiento de la unidad responsable, de esta manera las funciones de

cada departamento indicando a su vez el desarrollo de las actividades del personal.

VISIÓN

Servir como un instrumento técnico- administrativo en el cual se establezcan de manera

clara y precisa las funciones del personal de cada área que conforman el Ayuntamiento

Municipal de San Felipe Orizatlán como una referencia útil y necesaria para lograr el

aprovechamiento de los recursos y eficientar el desarrollo de los niveles jerárquicos del

personal a cargo.

VALORES

Compromiso

Humildad

Lealtad

Respeto

Tolerancia

MARCO JURÍDICO Federal

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

Ley General de Contabilidad Gubernamental.

Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

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Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector

Público.

Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas .

Estatal

Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Hidalgo.

Ley de Obra Pública y Servicios Relacionados con la Misma para el Estado de Hidalgo.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de Hidalgo.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos para el Estado de Hidalgo.

Ley Estatal de Procedimiento Administrativo para el Estado de Hidalgo.

Código de Procedimientos Civiles para el Estado de Hidalgo .

Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público del Estado de

Hidalgo.

Ley de Hacienda del Estado de Hidalgo .

Ley Orgánica Municipal del Estado de Hidalgo.

Municipal

Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de San Felipe, Orizatlan,Hidalgo

Ley de Ingresos para el Municipio de San Felipe Orizatlan, Hidalgo.

Presupuesto de Egresos para el Ejercicio Fiscal 2017 de San Felipe Orizatlan,Hidalgo

OBJETIVO GENERAL

Proporcionar, en forma ordenada, la información básica de la organización y

funcionamiento de la unidad responsable, atravez de planear, programar, organizar y

coordinar las acciones de control, evaluación, vigilancia y fiscalización del correcto uso de

patrimonio, el ejercicio del gasto público, su congruencia con el Presupuesto de Egresos

del Municipio, así como el desempeño de los servidores públicos, logrando con ello impulsar

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una Gestión Pública de Calidad que prevenga y combata la corrupción,

en apego a las normas y disposiciones legales aplicables, con la Participación Ciudadana.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Unidad administrativa Puesto Personal

Secretaría de Contraloría

Secretaría de contraloría municipal.

1

Auxiliar administrativo. 1

ORGANIGRAMA

Organigrama area de Secretrai de Contraloria

Fuente: Ayuntamiento de San Felipe Orizatlán Hgo.

Secretaria de

Contraloria

Auxiliar

Administrativo

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO DE SECRETARIO DE CONTRALORÍA

Manual General De

Organización.

Ayuntamiento Municipal

Orizatlán Hidalgo.

Domicilio: Col. Centro, San

Felipe Orizatlán Hidalgo.

Fecha De Emicion: Marzo 2019

Propietario: Ayuntamiento

Municipal.

San Felipe Orizatlán

Hidalgo.

Página: 1 De 2

Identificación del puesto

Nombre del Puesto: Secretaria de contraloría

Nivel jerárquico: Nivel II

Código : 02

Reporta a: Presidente Municipal

Código: 01

Comunicación colateral: Secretario general municipal, COPLADEM

Código: 02

Supervisa a: Auxiliar Administrativo

Código: 08

Funciones generales

1. Vigilar el cumplimiento de las políticas, programas y demás disposiciones legales y

reglamentarias del Ayuntamiento;

2. Planear, organizar y coordinar el sistema de control y evaluación municipal;

3. Inspeccionar el ejercicio del gasto público municipal en congruencia con el presupuesto de

Egresos;

Secretaria de

Contraloria

Auxiliar

Administrativo

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4. Implementar las normas de control, fiscalización, contabilidad y auditoría que deben

observar las dependencias, órganos, organismos municipales y municipales

descentralizados, previa consulta con la Auditoria Superior del Estado y la Secretaría de

Contraloría de la Administración Pública Estatal;

5. Auditar a las diversas dependencias, órganos, organismos municipales y municipales

descentralizados que manejen fondos y valores, verificando el destino de los que de

manera directa o transferida realice el Municipio a través de los mismos;

6. Ejercer la vigilancia y el control del gasto público municipal, procurando el máximo

rendimiento de los recursos y el equilibrio presupuestal;

7. Supervisar las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación,

contratación, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y

servicios, de cualquier naturaleza que se realicen con fondos municipales, en términos de

las disposiciones aplicables en la materia;

8. Cumplir con las obligaciones que en su caso, le impongan los convenios o acuerdos de

coordinación que en materia de inspección y control suscriba el Municipio con el Estado;

9. Inspeccionar que las obras que en forma directa o en participación con otros organismos

realice el Municipio y que se ajusten a las especificaciones previamente fijadas;

10. Recepcionar y registrar las declaraciones patrimoniales que deban presentar los

servidores públicos del gobierno municipal; verificar y practicar las investigaciones que

fueren pertinentes respecto del cumplimiento de esta obligación, de acuerdo con las leyes

y reglamentos;

11. Substanciar los procedimientos administrativos que resulten con motivo de la falta de

presentación de las declaraciones patrimoniales a que se encuentran obligados los

servidores públicos municipales, conforme a la Ley de Responsabilidades de los

Servidores Públicos para el Estado;

12. Designar a los auditores externos y comisarios de los organismos que integran la

administración pública municipal descentralizada;

13. Informar al Presidente Municipal el resultado de las evaluaciones realizadas y proponer las

medidas rrectivas que procedan;

8


14. Fincar las responsabilidades administrativas que previene la Ley de Responsabilidades de

los Servidores Públicos para el Estado, en contra de los servidores públicos municipales,

para lo cual deberá:

a) Conocer e investigar los actos, omisiones o conductas de los servidores públicos que

puedan constituir responsabilidades administrativas:

b) Iniciar y desahogar el procedimiento administrativo disciplinario correspondiente;

c) Pronunciar si existe responsabilidad del servidor público sujeto a procedimiento;

d) Someter el asunto a la decisión del Presidente Municipal, para que en su carácter de

superior jerárquico, imponga la sanción que corresponda;

e) Aplicar las sanciones que imponga el Presidente Municipal, en los términos que las leyes

señalen; y

f) Utilizar las medidas de apremio que marca la Ley de Responsabilidades, para el debido

cumplimiento de las sanciones impuestas;

15. Interponer las denuncias correspondientes ante el Ministerio Público cuando, de las

investigaciones realizadas, se desprenda la comisión de uno o más delitos perseguibles

de oficio;

16. Proponer e instrumentar los mecanismos necesarios en la gestión pública para el

desarrollo administrativo en las dependencias y entidades, a fin de que los recursos

humanos y materiales, así como los procedimientos técnicos, sean aprovechados y

aplicados con criterios de eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación

administrativa.

17. Al efecto, realizará las investigaciones, estudios y análisis sobre estas materias y aplicará

las disposiciones administrativas que resulten necesarias;

18. Verificar que se cumplan las disposiciones legales, normas, políticas y lineamientos en

materia de adquisiciones, arrendamientos, desincorporación de activos, servicios y obras

públicas de la administración pública municipal;

19. Vigilar que los recursos y aportaciones, federales y estatales asignados al Municipio, se

apliquen en los términos estipulados en las leyes, reglamentos y convenios respectivos;

20. Colaborar con la Secretaría de Contraloría del Gobierno del Estado y con la Auditoría

Superior del Estado para el cumplimiento de las atribuciones que les competan;

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21. Participar en la entrega-recepción de las unidades administrativas de las dependencias y

entidades del Municipio, conjuntamente con el Síndico;

22. Revisar los estados financieros de la Tesorería y verificar que los informes sean remitidos

en tiempo y forma al Auditor Superior del Estado. Al efecto, podrá auxiliarse de

profesionales en la materia, previa autorización del Cabildo;

23. Revisar los inventarios de bienes muebles e inmuebles propiedad del Ayuntamiento; y

24. Las demás que le atribuyan expresamente las leyes y reglamentos en la materia.

Autoridades del secretario de contraloría

1. Vigilar el cumplimiento de las políticas, programas y demás disposiciones legales y

reglamentarias del Ayuntamiento;

2. Planear, organizar y coordinar el sistema de control.

3. Planear, organizar y coordinar la evaluación municipal;

4. Inspeccionar el ejercicio del gasto público municipal en congruencia con el presupuesto de

Egresos;

5. Implementar las normas de control, fiscalización, contabilidad y auditoría que deben

observar las Unidades Administrativas previa consulta con la Auditoria Superior del Estado

y la Secretaría de Contraloría de la Administración Pública Estatal;

6. Auditar a las diversas Unidades Administrativas que manejen fondos y valores, verificando

el destino de los que de manera directa o transferida realice el Municipio a través de los

mismos;

7. Ejercer la vigilancia y el control del gasto público municipal, procurando el máximo

rendimiento de los recursos y el equilibrio presupuestal;

8. Supervisar las acciones relativas a la planeación, programación, presupuestación,

contratación, gasto y control de las adquisiciones y arrendamientos de bienes muebles y

servicios, de cualquier naturaleza que se realicen con fondos municipales, en términos de

las disposiciones aplicables en la materia;

9. Cumplir con las obligaciones que en su caso, le impongan los convenios o acuerdos de

coordinación que en materia de inspección y control suscriba el Municipio con el Estado;

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10. Inspeccionar que las obras que en forma directa o en participación con otros organismos

realice el Municipio y que se ajusten a las especificaciones previamente fijadas;

11. Recepcionar y registrar las declaraciones patrimoniales que deban presentar los

servidores públicos del gobierno municipal; verificar y practicar las investigaciones que

fueren pertinentes respecto del cumplimiento de esta obligación, de acuerdo con las leyes

y reglamentos;

12. Substanciar los procedimientos administrativos que resulten con motivo de la falta de

presentación de las declaraciones patrimoniales a que se encuentran obligados los

servidores públicos municipales, conforme a la Ley de Responsabilidades de los

Servidores Públicos para el Estado;

13. Designar a los auditores externos y comisarios de los organismos que integran la

administración pública municipal descentralizada;

14. Informar al Presidente Municipal el resultado de las evaluaciones realizadas y proponer las

medidas rrectivas que procedan;

15. Fincar las responsabilidades administrativas que previene la Ley de Responsabilidades de

los Servidores Públicos para el Estado, en contra de los servidores públicos municipales,

para lo cual deberá:

16. Interponer las denuncias correspondientes ante el Ministerio Público cuando, de las

investigaciones realizadas, se desprenda la comisión de uno o más delitos perseguibles

de oficio;

17. Proponer e instrumentar los mecanismos necesarios en la gestión pública para el

desarrollo administrativo en las dependencias y entidades, a fin de que los recursos

humanos y materiales, así como los procedimientos técnicos, sean aprovechados y

aplicados con criterios de eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación

administrativa.

18. Al efecto, realizará las investigaciones, estudios y análisis sobre estas materias y aplicará

las disposiciones administrativas que resulten necesarias;

19. Verificar que se cumplan las disposiciones legales, normas, políticas y lineamientos en

materia de adquisiciones, arrendamientos, desincorporación de activos, servicios y obras

públicas de la administración pública municipal;

11


20. Vigilar que los recursos y aportaciones, federales y estatales asignados al Municipio, se

apliquen en los términos estipulados en las leyes, reglamentos y convenios respectivos;

21. Colaborar con la Secretaría de Contraloría del Gobierno del Estado y con la Auditoría

Superior del Estado para el cumplimiento de las atribuciones que les competan;

22. Participar en la entrega-recepción de las unidades administrativas de las dependencias y

entidades del Municipio, conjuntamente con el Síndico;

23. Revisar los estados financieros de la Tesorería y verificar que los informes sean remitidos

en tiempo y forma al Auditor Superior del Estado. Al efecto, podrá auxiliarse de

profesionales en la materia, previa autorización del Cabildo;

24. Revisar los inventarios de bienes muebles e inmuebles propiedad del Ayuntamiento;

Análisis de puesto

Requisitos intelectuales

Grado de escolaridad: Título profesional en las ramas de Derecho,

Contaduría Pública o equivalente.

Experiencia: 1 año mínima.

Aptitudes: Cautela, eficacia, estabilidad emocional, honradez,

humildad, imparcialidad, iniciativa, lealtad, legalidad,

persistencia, perspectiva de género, responsabilidad,

vigor.

Habilidades: Trabajo en equipo, Relaciones interpersonales,

Capacidad de resolver problemas, Toma de decisiones,

Creatividad, Habilidad para influir en los demás,

Sociabilidad, Ser Dinámico, Imparcialidad.

Requisitos físicos: Que las condiciones de salud física, psicológica y

emocional no impidan el correcto desempeño de las

actividades propias del puesto.

Responsabilidades: Contribuye al desarrollo de las funciones sustantivas de la

Secretaría. Planea, Organiza, Dirige y Controla todas las

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funciones de la Secretaría a su cargo. Es responsable del

mobiliario y equipo de oficina de la Secretaría a su cargo.

Diplomacia en el manejo de personal interno y externo.

Discreción absoluta en el manejo de información

estrictamente confidencial. Honradez, imparcialidad,

lealtad, legalidad, perspectiva de género, responsabilidad

en el Servicio Público.

Condiciones de trabajo: Concentración Intensa. Requiere estricta puntualidad en la

ejecución de las actividades. Presentación oportuna de

informes y reportes. Ambiente favorable en la ejecución de

las actividades. Requiere un horario abierto para cubrir

satisfactoriamente sus funciones.

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DESCRIPCIÓN DEL PUESTO AUXILIAR ADMINISTRATIVO

Manual General De

Organización.

Ayuntamiento Municipal

Orizatlán Hidalgo.

Domicilio: Col. Centro, San

Felipe Orizatlán Hidalgo

Fecha De Emicion: Marzo 2019

Propietario: Ayuntamiento

Municipal.

San Felipe Orizatlán

Hidalgo

Página: 2 De 2

Identificación del puesto

Nombre del Puesto: Auxiliar Administrativo

Nivel jerárquico: Nivel VIII

Código : 08

Reporta a: Secretario de contraloría

Código: 02

Comunicación colateral: No Aplica

Código: No Aplica

Supervisa a: No Aplica

Código: No Aplica

Funciones generales

1. Organizar, registrar y controlar la agenda de actividades conjuntamente con el Secretario

de Contraloría Municipal.

2. Atender y asesorar a los ciudadanos y, en su caso, canalizarlos al área correspondiente

para su atención y seguimiento.

Secretaria de

Contraloria

Auxiliar

Administrativo

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3. Revisar y someter a acuerdo del Secretario de Contraloría Municipal, la correspondencia

interna así como las solicitudes de audiencias, para su conocimiento y, en su caso,

seguimiento de instrucciones.

4. Recibir, revisar y presentar al Secretario de Contraloría Municipal toda clase de

documentación para firma.

5. Registrar y controlar la correspondencia que genera la Secretaría del Contraloría

Municipal.

6. Solicitar a los titulares de las Unidades Administrativas, la información necesaria para

preparar reuniones, informes o acuerdos del Secretarío de Contraloría Municipal.

7. Desarrollar todas aquellas funciones inherentes al área de mi competencia.

Análisis de puesto

Requisitos intelectuales

Grado de escolaridad: Bachillerato

Experiencia: Ninguna

Aptitudes: Cautela, eficacia, estabilidad emocional, honradez,

humildad, imparcialidad, iniciativa, lealtad, legalidad,

persistencia, perspectiva de género, responsabilidad,

vigor.

Habilidades: Trabajo en equipo, relaciones interpersonales,

capacidad de resolver problemas, toma de decisiones,

creatividad, habilidad para influir en los demás,

sociabilidad, ser dinámico, imparcialidad.

Requisitos físicos: Que las condiciones de salud física, psicológica y

emocional no impidan el correcto desempeño de las

actividades propias del puesto.

Responsabilidades: Contribuye al desarrollo de las funciones sustantivas de

la secretaría. Es responsable del mobiliario y equipo de

oficina de la secretaría a su cargo. Discreción absoluta

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en el manejo de información estrictamente confidencial.

Honradez, imparcialidad, lealtad, legalidad, perspectiva

de género, responsabilidad en el servicio público.

Condiciones de trabajo: Concentración intensa: Requiere estricta puntualidad

en la ejecución de las actividades, presentación

oportuna de informes y reportes, ambiente favorable en

la ejecución de las actividades, requiere un horario

abierto para cubrir satisfactoriamente sus funciones.

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