Manual de gestion ver12

Manual del Sistema de Gestión de

Seguridad , Salud Ocupacional y Medio

Ambiente

FECHA DE APROBACION REVISION APROBADO POR

02/08/2012 12

GERENTE HSE

M-HSE-SSMA Revisión : 12

MANUAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y

MEDIO AMBIENTE

Aprobación 02/08/2012 Elaborado Jefe SIG-HSE Revisado Gerente HSE Aprobado Gerente HSE

Este Documento es propiedad de SODEXO-PERÚ S.A.C. Página 2 de 13 Prohibida su reproducción total o parcial.

2.0 TABLA DE CONTENIDO Sección Descripción Página

1.0 Hoja de Revisión 01 2.0 Tabla de Contenido 02 3.0 Introducción 03 4.0 Requisitos del sistema 03

4.1 Requerimientos Generales 03 4.2 Política del sistema 04 4.3 Planificación 06

4.3.1 Identificación de Aspectos y Evaluación de Impactos Ambientales 06 4.3.2 Identificación de Peligros, Evaluación de Riesgos y

Evaluación de controles 06 4.3.3 Requisitos Legales y Otros 06 4.3.4 Objetivos y Programas 07

4.4 Implementación y Operación 07

4.4.1 Recursos, Roles, Responsabilidades, Responsabilidad Laboral y Autoridad 07

4.4.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia 08 4.4.3 Comunicación, Participación y Consulta 09 4.4.4 Documentación 09 4.4.5 Control de la Documentación 09 4.4.6 Control Operacional 10 4.4.7 Preparación y Respuesta ante Emergencias 10

4.5 Verificación 10

4.5.1 Seguimiento y Medición 10 4.5.2 Evaluación del Cumplimiento Legal 11 4.5.3 Investigación de Incidentes / Accidentes, No Conformidad, Acción Correctiva, Acción Preventiva 11 4.5.3.1 No conformidad, acciones correctivas y acciones preventivas 11 4.5.3.2 Investigación de incidentes / accidentes 11 4.5.4 Control de Registros 12 4.5.5 Auditoria Interna 12

4.6 Revisión por la Dirección 13



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3. INTRODUCCION

Sodexo Perú S.A.C ., es una empresa comprometida con la excelencia y el liderazgo en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, para mantener la integridad física y salud de sus trabajadores, proveedores y contratistas, conservando los recursos propios y de sus clientes; así mismo viene aplicando buenas prácticas ambientales en los lugares donde realiza sus actividades, dentro del criterio de desarrollo sustentable.

4. REQUISITOS DEL SISTEMA

4.1. REQUERIMIENTOS GENERALES El Manual de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente ha sido preparado por Sodexo Perú S.A.C. de acuerdo a los requerimientos de las Normas internacionales ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, definiendo la Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y los requisitos del Sistema de Gestión Integrado, así como la responsabilidad y el alcance de la certificación.

Alcance de la certificación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional : � Pluspetrol Malvinas Operaciones: Servicio de alimen tación, hospedaje,

lavandería, recreación, mantenimiento, manejo de re siduos sólidos, tratamiento de efluentes líquidos y agua potable.

� Pluspetrol Malvinas Construcciones: Servicio de ali mentación, hospedaje, lavandería, recreación, mantenimiento, a condicionamiento de residuos sólidos, tratamiento de efluentes líqui dos y agua potable.

� Antamina: Servicio de alimentación, hospedaje, lava ndería, recreación, mantenimiento y tratamiento de agua residual y agua potable.

� Lagunas Norte (Barrick): Servicio de alimentación, hospedaje, lavandería, recreación y mantenimiento.

� Rio Tinto (La Granja): Servicio de alimentación, ho spedaje, lavandería, mantenimiento, manejo de residuos sólidos, tratamie nto de agua potable.

� Procter & Gamble: Servicio de mantenimiento de equi pos, instalaciones y servicios generales (control de plagas, jardinerí as y pintados de estructuras en general y facilities)

� Oficinas Lima: Procesos administrativos como compra s y logística, recursos humanos, aseguramiento de la calidad y tec nología de la comunicación.



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4.2. POLITICA DEL SISTEMA

POLITICA DE SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AM BIENTE Sodexo Perú S.A.C. establece la Política de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA), la misma que se aplica a todas las actividades que desarrolla. La implementación y mantenimiento de la Política de SSOMA es responsabilidad de la Alta Dirección de la Organización, es por ello que es firmada por el Gerente General quien representa a la Organización La Política de SSOMA refleja los compromisos que tiene la empresa a fin de obtener la excelencia y el liderazgo en seguridad y salud ocupacional. La Política de SSOMA, se mantendrá difundida a todas las personas que trabajan para la organización o en nombre de ella a través de capacitaciones y entrega impresa de la misma solicitando la firma correspondiente de cada colaborador en el registro de Entrega de la Política SSOMA, así también se publica en lugares visibles de la Organización a través de periódicos murales, cuadros u otros.

La Revisión de la Política de SSOMA se realiza como mínimo una vez al año.



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4.3. PLANIFICACION

4.3.1. IDENTIFICACIÓN DE ASPECTOS Y EVALUACIÓN DE IMPACTOS AMBIENTALES

En el procedimiento de Identificación y Evaluación de Aspectos Ambientales P-HSE-IEAA se establece las responsabilidades para la aplicación del mismo, la metodología para la identificación de los aspect os ambientales, los criterios para la evaluación de sus impactos, el registro y l a determinación de los aspectos ambientales significativos, así como el tr atamiento para los mismos a través de programas de gestión ambiental. La revisión de los aspectos ambientales se realizar á una vez al año y en caso de modificación del proceso, nuevas instalaciones u otras actividades que afecten el ambiente, se deberá realizar una nueva e valuación y registro. 4.3.2. IDENTIFICACION DE PELIGROS, EVALUACION DE R IESGOS Y

DETERMINACION DE CONTROLES.

La Identificación de Peligros y Evaluación de Riesg os para las diferentes actividades que realiza la Organización se realizar a en la Matriz de Identificación de Peligros y Evaluación de Riesgos R-HSE-IPER de cada contrato. La metodología de identificación de los p eligros, evaluación de riesgos, determinación de riesgos intolerables, y e l tratamiento de los mimos se encuentra establecido en el procedimiento Identi ficación de Peligros y Evaluación de Riesgos P-HSE-IPER. La Matriz deberá ser revisada y actualizada por lo menos una vez al año o cuando se produzcan cambios en los procesos realizados en el contrato. De igual fo rma se contempla realizar por lo menos una vez al año la evaluación residual de riesgos de los considerados como significativos, a fin de verifica r la eficacia de los controles establecidos. En base a la identificación de peligros realizada e n cada contrato se deberá elaborar los mapas de riesgo para cada área de trab ajo. 4.3.3. REQUISITOS LEGALES Y OTROS

Dentro del sistema de gestión se define el marco le gal aplicable según las actividades desarrolladas los cuales se registran e n el Requisitos Legales y Otros R-HSE-RL de en los diferentes contratos. Med iante el procedimiento Identificación y Evaluación del Cumplimiento de Re quisitos Legales y Otros P-HSE-RL, se establece la forma de identificar, acced er, mantener actualizada y difundir oportunamente toda la información referida a los requisitos legales aplicables y otros requisitos a los que la organiza ción se suscriba voluntariamente relacionada a la Gestión Ambiental, de Seguridad y Salud Ocupacional, de Sodexo Perú S.A.C..



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4.3.4. OBJETIVOS Y PROGRAMA (S) La definición de objetivos y metas específicos para los contratos , recae directamente sobre los Jefes o Supervisores de HSE de los contra tos en base a los aspectos ambientales significativos y peligro s y riesgos significativos , la revisión será realizada por las Jefaturas de QHS E o Sub gerencias de HSE según corresponda y la aprobación de los mismos por el Jefe o encarga do del contrato. Se procederá a redactar los Programas de Gestión: Programa de Gestión Ambiental R-HSE-PGA y Programa de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional R-HSE-PGSS, en base de los objetivos y metas considerando para ello lo siguiente: - Responsable por cada objetivo y meta - Recursos necesarios para alcanzar los objetivos y metas - Plazo de implementación de las actividades para alcanzar los objetivos y metas En caso de proyectos, desarrollos y actividades, productos o servicios nuevos y/o modificados, los objetivos y metas podrán ser modificados en caso se determine un riesgo o aspecto ambiental significativo y la organización determine controlarlos a través de objetivos y metas. Los objetivos y metas a nivel empresa se establecen en el Plan Anual HSE

4.4. IMPLEMENTACION Y OPERACION

4.4.1. RECURSOS, ROLES, RESPONSABILIDADES, RESPONSA BILIDAD LABORAL Y AUTORIDAD

Las responsabilidades y autoridades sobre el Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente se establecen en el procedimiento Estructura y Responsabilidad P-HSE-ER.

Los puestos de trabajo que conforman la organizació n del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Amb iente, en base a sus responsabilidades se representan en el siguiente or ganigrama:



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También se han definido en los diferentes procedimi entos del Sistema de Gestión HSE las responsabilidades específicas para el desarrollo de los mismos.

4.4.2. COMPETENCIA, FORMACION Y TOMA DE CONCIENCIA Dentro de la documentación del sistema se cuenta co n el procedimiento Capacitación y Entrenamiento P-HSE-CE, en el cual s e establecen los niveles de capacitación y formación, la elaboración de los Programas y/o planes de capacitación, los requerimientos de inducción para personal nuevo, para lo cual se considera:



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(1) Inducción a personal nuevo.- Es aquella que se orienta a facilitar la integración del nuevo colaborador, en relación a lo s temas de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA).

(2) Inducción Especifica HSE.- Todo personal nuevo deberá recibir la Inducción Especifica proporcionada por el encargado del área para la que desempeñara el trabajo, considerándose los peligros , riesgos y controles a implementarse relacionados a su actividad de trab ajo.

4.4.3. COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA En el procedimiento de Comunicaciones y Consulta P- HSE-CCIE, se establece la forma de administrar la comunicación interna y e xterna con el fin de lograr una óptima comprensión de la información que requie ra ser transmitida, así también la adecuada participación de los colaborado res en lo que se refiere al Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente y así asegurar una buena percepción de la imagen de Sodex o. En cuanto a la Consulta y Participación, los trabajadores tienen representación en el Comité de Seguridad y Salud en el Trabajo a fin de participar de manera activa en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional de la Empresa .

4.4.4. DOCUMENTACION

SODEXO, define su plataforma documentaria para establecer y mantener información formal en medios físicos y electrónicos con el nivel de detalle suficiente para:

- Describir los elementos del Sistema de Gestión, así como sus

interrelaciones. - Proveer a la Gerencia General y a quienes el sistema designe la información

detallada de la operación específica de cada elemento del Sistema de Gestión, con toda la documentación relativa así como información sobre procesos, cuadros organizacionales, procedimientos, planes de emergencia y cualquier registro o instrucción que sea necesario.

4.4.5. CONTROL DE LA DOCUMENTACION

El control de la documentación de la organización se describe en el procedimiento Control de Documentos y Registros P-HSE-CD y se basa en lo siguiente:

- Elaboración, revisión y aprobación de los documentos del Sistema de

Gestión. - Codificación de los documentos - Conservacion de los documentos - Modificación de la documentación - Control de cambios



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- Distribución de los documentos - Documentos de origen externo

4.4.6. CONTROL OPERACIONAL

Sodexo Perú S.A.C., establece su plataforma de Control Operacional buscando establecer y mantener procesos documentados para hacer frente a situaciones en las que su ausencia podría distorsionar tanto la Política, los Objetivos y Metas del Sistema de Gestión. Se establece criterios operacionales en las Matrices de Control Operativo y en los procedimientos operativos. Todos los procedimientos, e instrucciones de trabajo, son debidamente comunicados y difundidos al personal involucrado en la realización de tareas relacionadas a los riesgos principalmente altos y aspectos ambientales significativos definidos por la organización con la finalidad de controlarlos o eliminarlos.

4.4.7. PREPARACION Y RESPUESTA ANTE EMERGENCIAS

Se establecen los criterios a ser considerados en el procedimiento P-HSE-RE Respuesta a Emergencias. Se consideran:

- Las responsabilidades en los diferentes niveles en todos los contratos dentro

del alcance del Sistema de Gestión. - Cada contrato deberá identificar las potenciales situaciones de emergencia de

acuerdo a las actividades y las condiciones en las que las realiza. - Las capacitaciones y entrenamientos para emergencias serán considerados

dentro de los planes o programas de capacitación. - Los simulacros de emergencia se realizarán de acuerdo al Programa de

Simulacros establecido en cada contrato. - Los planes de emergencias serán adecuados considerando lo establecido

por el cliente.

4.5. VERIFICACION

4.5.1. SEGUIMIENTO Y MEDICION

Se establece el seguimiento y medición del desempeño, por medio del procedimiento P-HSE-SM Seguimiento y Medición, mediante: - Cumplimiento del Programa Anual de Seguridad, Salud y Medio Ambiente. - Seguimiento de incidentes y enfermedades ocupacionales. - Reporte Mensual HSE - PREAXION



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- Inspecciones - Cumplimiento de los requisitos legales y otros - Monitoreo de Agentes Físicos, Químicos y Biológicos

4.5.2. EVALUACION DE CUMPLIMIENTO LEGAL

La evaluación del cumplimiento de requisitos legales y otros es realizada por el Coordinador General del SIG HSE y Coordinadores de los contratos, tomando como referencia el Registro de Requisitos Legales y Otros R-HSE-RL aplicable a cada contrato, lo cual se establece en el procedimiento Identifica ción y Evaluación del Cumplimiento de Requisitos Legales y Otros P-HSE-RL. El incumplimiento de un requisito legal u otro constituye una No Conformidad con lo cual, dado el caso se procederá a levantar una Solicitud de Acción Correctiva a fin de dar cumplimiento a dicho requisito.

4.5.3. INVESTIGACION DE INCIDENTES / ACCIDENTES, NO

CONFORMIDAD, ACCION CORRECTIVA Y ACCION PREVENTIVA

4.5.3.1. No conformidad, Acciones Correctivas y Acc iones Preventivas.

El mecanismo para implementar las acciones correctivas y preventivas se establecen en el procedimiento P-HSE-ACAP Acciones Correctivas y Preventivas. Dentro de este procedimiento se establecen:

1. Detección de las No Conformidades o Potenciales No Conformidades 2. Registro de No Conformidades o Potenciales No Conformidades 3. Emisión y cierre de una Acción Correctiva y/o Acción Preventiva, en este se

incluyen: • Identificación y análisis de las causas de la No Conformidad o Potencial

No Conformidad. • Revision del registro de SAC y SAP antes de su implementación. • Implementación de las Acciones Correctivas o Acciones Preventivas • Evaluar y controlar los peligros y riesgos que puedan resultar de las

acciones correctivas, así como el control o mitigación de aspectos ambientales que pudieran generarse de estas acciones.

• Verificación de la eficacia.

4.5.3.2. Investigación de Incidentes / Accidentes.

Es realizada de acuerdo al procedimiento Reporte e Investigación de Incidentes / Accidentes P-HSE-RIIA, donde se establ ece las responsabilidades y mecanismo a seguir para el repo rte e investigación de los incidentes y accidentes laborales, así como la identificación y análisis de las causas que los originan, a fin de evitar la ocurrencia o recurrencia



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del evento a partir de la implementación de accione s preventivas y preventivas. Se debe seguir obligatoriamente:

� Asistir al accidentado: Brindar los primeros auxili os si es posible, de

requerirse asistencia médica, se deberá realizar e l traslado del accidentado hacia el centro de salud más cercano co n los formatos correspondientes de SCTR (valido sólo dentro de las primeras 24 horas de ocurrido el accidente).

� Reportar el evento: Todo incidente / accidente deb erá ser reportado por el encargado del contrato al área HSE lo antes posi ble para que se siga el canal de comunicaciones establecido.

� Investigar: se deberá mantener todo tipo de evidenc ia y testimonios que ayuden a identificar las causas del incidente / acc idente de manera objetiva, el Supervisor HSE encargado del contrato asesorara durante todo el proceso de investigación, siendo el encarga do del contrato el responsable de este proceso y de establecer e imple mentar las acciones correctivas y/o preventivas necesarias en relación a las causas que originaron el accidente.

4.5.4. CONTROL DE LOS REGISTROS

Los Registros del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, serán estructurados de acuerdo a las necesidades de cada procedimiento, instrucción o requerimiento del sistema, identificándose cada registro por un nombre único o código si lo tuviera. En el procedimiento P-HSE-CD Control de Documentos y Registros se establece el control que deberán tener los registros del Sistema de Gestión.

4.5.5. AUDITORIA INTERNA

Para el proceso de auditoría interna se establece el procedimiento P-HSE-AI Auditoría Interna establece: Planificación de las Auditorías Internas Se elabora el Programa Anual de Auditorias se debe tener en cuenta los siguientes aspectos: Se deben auditar los procesos y requisitos de las normas del Sistema de Gestión, por lo menos una vez al año. El equipo auditor debe preparar el “Itinerario de Auditoria” (R-HSE-IDA) y enviárselo al auditado antes de la auditoria. De la Designación de auditores El equipo de auditores puede estar conformado por personal interno o externo que tengan calificación apropiada para realizar auditorias y que además no tengan compromiso directo con la actividad a auditar, este equipo auditor es designado por el Coordinador General del SIG-HSE .



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Los requisitos para la calificación de auditores internos se definen en el Procedimiento de Auditorias Internas

De la Ejecución de la auditoria interna. La auditoria se inicia con una reunión de apertura, en la que se hace una presentación formal de los auditores y explicar la metodología de la auditoria, para luego proceder a recoger evidencias de auditoria con la finalidad de verificar la implementación de los sistemas y su efectividad. Luego de esto el equipo de auditores prepara su Informe de Auditoria con los hallazgos encontrados por los que se levantaran las respectivas SAC.

4.6. REVISION POR LA DIRECCION

La responsabilidad de la revisión del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente (SSOMA) recae sobre la Alta Dirección, en el cargo del Director de QHSE. El Gerente de HSE, Representante de la Alta Dirección, es quien presenta los reportes de desempeño del Sistema de Gestión a la Alta Dirección o Director de QHSE para su revisión.

El Director de QHSE revisa el Sistema de Gestión SSOMA, por lo menos una vez al año para asegurar su conveniencia, adecuación y eficacia continua , determinando si fuera el caso oportunidades de mejoras o la necesidad de efectuar cambios. Se establece para la Revisión por la Dirección los siguientes elementos de entradas:

� Los resultados de las auditorias internas y evaluación de cumplimiento con los

requisitos legales y otros requisitos que la organización tenga suscrito. � Los resultados del proceso de consulta o participación � Comunicaciones relevantes con las partes interesadas externas, incluidas las

quejas. � Los indicadores del desempeño del Sistema de Gestión de SSOMA. � El grado de cumplimiento de los objetivos y metas. � El estado de la investigación de incidentes, acciones correctivas y preventivas. � El seguimiento de las acciones resultantes de las revisiones llevadas a cabo. � Cambio de las circunstancias, incluyendo evolución de los requisitos

legales y otros requisitos relacionados a SSOMA � Las recomendaciones para la mejora continúa.

Los resultados de la Revisión por la Dirección se registran en el Formato de Revisión por la Dirección y se enviará al Coordinador General del SIG-HSE para el seguimiento de las acciones recomendadas por ésta revisión.

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