Manual de Usuario

Encomiendas

Flota Occidental S.A

Septiembre de 2015

1 Tabla de contenido 1. Objetivo del manual ........................................................................................................ 3

2. Ingreso a la aplicación ................................................................................................... 3

2.1 Ingreso al sistema ................................................................................................... 4

3 Menú principal................................................................................................................. 5

4 Procesos mensajería.......................................................................................................... 6

4.1 Facturar.................................................................................................................... 6

4.1.1 Encomiendas nuevas ...................................................................................... 6

4.1.2 Encomiendas manuales ................................................................................. 8

4.2 Cuadre ..................................................................................................................... 9

4.3 Planilla de vehículo ............................................................................................... 10

4.4 Asignar vehículo a guía ........................................................................................ 11

4.5 Encomiendas por funcionario .............................................................................. 11

4.6 Recibo y Entrega de encomiendas ..................................................................... 12

1. Objetivo del manual El objetivo de este manual es orientar al usuario en el aplicativo ATLAS,

mediante el cual se registran los datos de control de aforo de los objetos

postales, permitiendo la trazabilidad y garantizando la uniformidad en la prestación del servicio en los puntos de recepción.

2. Ingreso a la aplicación Desde la barra de tareas de Windows seleccione la opción Inicio, luego

ejecute el aplicativo Atlas; igualmente puede ejecutarlo desde el icono de acceso directo en el escritorio.

Importante:La aplicación ha sido desarrollada bajo ambiente Windows, por

lo cual los usuarios deben estar familiarizados con este tipo de ambiente de trabajo y conocer las funciones básicas.

2.1 Ingreso al sistema Al iniciar el aplicativo Atlas inmediatamente se presentará la ventana de

ingreso al sistema, donde se deberá ingresar el nombre de usuario y

contraseña.

Usuario: Ingrese el alias1 asignado por el departamento de sistemas para el uso del aplicativo.

Clave: Contraseña numérica de uso y conocimiento exclusivo del usuario.

Aceptar:Al dar clic izquierdo del mouse sobre este botón se confirma la operación de ingreso.

Salir:Al dar clic izquierdo del mouse sobre este botón se cancela la operación y cierra el aplicativo.

1 Alias: Nombre reducido dentro de la base de usuarios del sistema para identificar las transacciones realizadas.

3 Menú principal

El menú del aplicativo Atlas presenta seis (6) opciones para los usuarios,

para la realización de las operaciones de Mensajeríase encuentra en la opción

Procesos.

Al ingresar en la opción Procesos los usuarios deberán desplazarse

hasta Encomiendas y obtendrán un submenú con siete (7) opciones más que a continuación se explicarán a detalle.

4 Procesos mensajería

4.1 Facturar El proceso Facturar tiene dos (2) opciones:

4.1.1 Encomiendas nuevas El aplicativo nos presentará el formulario que se deberá diligenciar con

los datos obligatorios para el envío de los paquetes, mercancías, sobres, etc.

Se explicará las opciones de cada campo y las funciones especiales para la realización de los registros.

El aplicativo colocará la fecha de digitación automáticamente basándose

en la hora y fecha del servidor, igualmente el consecutivo de la factura. Los usuarios2 deberán ingresar manualmente los siguientes campos:

2 Usuarios del sistema o aplicativo Atlas.

Vehículo: Número interno del vehículo en el cual será despachado el objeto postal.

Origen: Ciudad de donde se despacha el objeto postal.

Destino: Ciudad a la que se envía el objeto postal.

Código del tipo de empaque: Este campo nos despliega las opciones de empaque del envío: caja, cartón, fibra, guacal, maleta, sobre, etc.

Cantidad:Número de objetos postales.

Peso:Medida predeterminada en el sistema en kilogramos.

Contenido:Declaración de los propietarios3 del objeto postal del contenido del mismo.

Valor declarado:Costo económico declarado por el propietario del objeto

postal en pesos colombianos.

Después de diligenciados los anteriores campos, el usuario guardará los

detalles de la encomienda oprimiendo clic izquierdo sobre el botón Ingresar.

A continuación los usuarios ingresarán los datos del remitente y el

destinatario del objeto postal. En caso que el remitente envíe diferentes objetos

postales, los usuarios tienen la opción de sostener la información del remitente

para mayor agilidad, guardando los datos del remitente para cada envío simplemente marcando la opción Sostener.

3 Usuarios del servicio de mensajería de Flota Occidental S.A

Después de diligenciar el formulario y el propietario del objeto postal

acepte el costo de envío, se guarda los registros oprimiendo clic izquierdo

sobre el botón Registrar.

Si el propietario del objeto postal no acepta el valor o el usuario debe

corregir la información total del formulario oprimirá clic izquierdo sobre el botón

Salir.

4.1.2 Encomiendas manuales El submenú de encomiendas manuales es similar al de encomiendas

nuevas, se debe diligenciar la misma información del objeto postal y los datos del remitente y destinatario.

Este submenú fue creado con el fin de tener la opción de contingencia,

en caso de presentarse inconvenientes en la infraestructura tecnológica de la

empresa y no suspender las operaciones de mensajería; para lo cual los

usuarios diligenciarán los formatos manualmente y después de solucionado el

inconveniente se registrarán los formularios en el aplicativo Atlas, permitiendo a los usuarios ingresar el consecutivo de la factura.

Asimismo, los usuarios podrán imprimir el formato ingresado en el aplicativo oprimiendo clic izquierdo en el botón Imprimir.

4.2 Cuadre El submenú Cuadre, genera el listado de todos los envíos realizados en

el periodo de tiempo seleccionado por los usuarios, visualizando la ruta, la

cantidad de objetos postales, la descripción de los costos y el valor final en caja.

Marcando La opción Listado Acumulado, permite a los usuarios

visualizar la misma información por agencia incluyendo a todos los usuarios

que hayan aforado encomiendas, este opción está limitada a los roles de usuarios administradores.

4.3 Planilla de vehículo La función de este submenú es localizar el objeto postal por los filtros

suministrados como: periodo de fecha, número de guía, agencia origen y número de vehículo.

4.4 Asignar vehículo a guía

Este submenú permite a los usuarios asignar el número de guía a un

vehículo específico, con el fin de realizar la trazabilidad adecuada en casos de trasbordos o cambios de programación de la flota vehicular.

4.5 Encomiendas por funcionario La función de este submenú aplica para perfiles de administrador dentro

del aplicativo, el cual permite visualizar el resumen de los movimientos de los

usuarios en el periodo de fechas y agencia seleccionada, adicionalmente

puede aplicar la opción Discriminar por día.

4.6 Recibo y Entrega de encomiendas

Submenú que cumple la doble función para los procedimientos de

recepción y entrega de los objetos postales, cuenta con los filtros de la

información básica suministrada en el submenú de Facturar, tales como fecha

de envío, ciudad origen, ciudad destino, número de guía y datos de remitente y destinatario.

Asimismo, finalizada la búsqueda del objeto postal se selecciona del

listado y se da clic izquierdo sobre el botón aceptar para confirmar el registro

de la operación.