MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO INTRODUCCIÓN · MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Fecha...

MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

Fecha emisión: 14 -02-2015

No. CIPR001

Fecha Revisión: 21-03-2015

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INTRODUCCIÓN

La Cooperativa de Trabajadores de la Industria Militar, que para efectos del presente

manual se identificará con la sigla COOPINDUMIL, como Organización que hace parte

activa del sector solidario, dentro del ámbito de la multiactividad y en cumplimiento de

su misión ejecuta actividades económicas y financieras, al captar y colocar recursos de

y entre los asociados, procurando el equilibrio económico y social de los mismos, que

hace necesario disponer de herramientas y métodos que permitan orientar y controlar

las operaciones de manera rutinaria, promoviendo las mejores prácticas para una

gobernabilidad efectiva.

COPINDUMIL está integrada por personas, que así mismo la gobiernan a través de los

órganos de administración, vigilancia y control, para lograr el cumplimiento efectivo de

la misión corporativa, sin descuidar los principios y el contexto normativo. Entender y

aplicar el gobierno corporativo, hace parte del proceso mediante el cual, la

Administración define y ejecuta la filosofía, estructura, objetivos, estrategias, políticas,

principios, conductas éticas, funciones, responsabilidades, mecanismos para la toma de

decisiones, sistemas de información y orienta los esfuerzos para cumplir los propósitos

de los asociados.

El manejo de la gobernabilidad es un componente esencial para lograr que nuestra

Cooperativa se mantenga como una organización sólida y confiable a mediano y largo

plazo, con un enfoque de gestión estratégico y participativo con la base social, evitando

los conflictos de interés y administrando adecuadamente los riesgos.

Los elementos básicos del gobierno corporativo en la Cooperativa se pueden definir

como:

1. La propiedad y estrategia: La propiedad en COOPINDUMIL pertenece a los

asociados, quienes a su vez son los beneficiarios directos de los servicios,

principalmente de ahorro y crédito en las distintas modalidades; tienen entonces la

calidad de gestores, inversionistas, ahorradores y usuarios de la Entidad y exigen un

direccionamiento estratégico con enfoque social.



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2. Los roles y responsabilidades: Como existe una relación directa entre la estrategia y

la estructura, se deben establecer roles y responsabilidades delimitadas entre los

diferentes órganos de gobierno, asamblea, consejo, gerencia, junta de vigilancia y

revisor fiscal, los cuales además tienen la composición adecuada, el liderazgo,

competencia, experiencia y compromiso.

3. El control: Para el caso de gobernabilidad entendemos el control como todas

aquellas acciones, medios y responsabilidades, que permitan en un momento

determinado, conocer algún aspecto o función de la Cooperativa y de ser necesario

adoptar oportunamente las medidas pertinentes.

4. El manejo de los riesgos: Para el cumplimiento de las operaciones misionales y

funcionales, se cuenta con un sistema que administra los riesgos inherentes a

dichas operaciones para evitar, minimizar o transferir los impactos que puedan

generar.

5. La información: La información en COOPINDUMIL debe asegurar los elementos de

cobertura, confiabilidad, claridad, oportunidad y calidad; así como los canales

adecuados de comunicación, para lograr la efectividad requerida y esperada por los

asociados.

Es por eso, que atendiendo las orientaciones de la Súper Intendencia de Economía

Solidaria, la Administración ha diseñado y documentado el presente manual,

compilando en él los aspectos normativos legales, estatutarios, reglamentarias, de

procedimientos internos, ética, cultura y el saber hacer, que identifica nuestra Entidad,

además que ayude evitar, mitigar y controlar los riesgos inherentes a la toma de

decisiones por quienes tienen en deber y la responsabilidad de tomarlas, como también

mejorar la relaciones entre los asociados y los administradores, buscando ante todo la

transparencia en las acciones y la participación activa de los asociados.

El “Gobierno Corporativo” para COOPINDUMIL será entendido como el conjunto de

políticas y principios de dirección, administración y supervisión empresarial, que

permiten que sean definidas estructuras encaminadas a crear valor, a generar

confianza y transparencia en los diferentes Grupos de Interés de la misma.

Es importante resaltar que la creación y mantenimiento de un sano ambiente de control,

tiene un alto componente de cultura organizacional, pues es fundamental para el apoyo,

fomento y difusión de principios, valores y conductas orientadas a apoyar el crecimiento

de la Cooperativa y todos los que laboran directa o indirectamente para ésta.

En este manual se encontrará también, las pautas éticas y de conducta, que marca los

lineamientos corporativos que deben seguir cada uno de nuestros colaboradores y



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personal de asociados, principios que permiten adoptar una actitud proactiva, evitando

la tolerancia pasiva frente a posibles desvíos y actuando por iniciativa propia, cuando se

detecten inconsistencias en cualquier proceso.

ADMINISTRACION DE COOPINDUMIL

Bogotá Marzo de 2015



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CONTENIDO:

1. DEFINICION………………………………..…………………………………….. 11

2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN ………………………………………. 11

3. PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO …………………………………………... 12

4. APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL BUEN GOBIERNO

CORPORATIVO …………………………………………………………………. 13

5. AUTOEVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL BUEN

GOBIERNO CORPORATIVO …………………………………………………… 13

6. DECLARACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION………………….. 13

7. FILOSOFIA EMPRESARIAL …………………………………………………… 13 - 18

7.1. Misión.

7.2. Visión

7.3. Postulados Generales

7.4. Valores

7.4.1. Ir Más Allá de las Fronteras.

7.4.2. Pasión

7.4.3. Respeto.

7.4.4. Responsabilidad

7.4.5. Integridad

7.5. Normas de Conducta

7.6. Principios de Coopindumil

8. CULTURA EMPRESARIAL………………………………………………………. 18 - 21

8.1. Hábitos Esenciales

8.2. Calidad en los Productos, Servicios

8.3. La Honradez en el Servicio

8.4. La cooperación de Información



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8.5. El trabajo Productivo

8.6. Conocimiento para Crear Riqueza.

8.7. Espíritu de Riesgo y Libertad con Responsabilidad

8.8. Información al Mercado

9. RELACIONES CORPORATIVAS Y DEL TRABAJO………………………… 21 - 29

9.1. Relaciones de la entidad y los Empleados

9.1.1. Inducción

9.1.2. Remuneración del Personal

9.1.3. Evaluación

9.2. Relación de la Entidad con los Asociados

9.2.1. Derechos de los Asociados.

9.2.2 Deberes de los Asociados

9.3. Relación con Proveedores

9.4. Relación con la Comunidad

10. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GOBIERNO Y CONTROL INTERNO… 29-61

10.1. Organigrama

10.2. Asamblea General

10.2.1. Clases de Asambleas

10.2.2. Asamblea de Delegados

10.2.2.1 Elección de Delegados a la Asamblea General

10.2.2.2 Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso

10.2.3. Convocatoria a Asamblea de Delegados

10.2.4. Composición y Realización de la Asamblea de Delegados



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10.2.5 Requisitos para el funcionamiento de la Asamblea de Delegados

10.2.6. Funciones de la Asamblea de Delegados

10.2.7. Decisiones en la Asamblea de Delegados

10.2.8. Quórum deliberatorio y validez de los actos

10.2.9. Reforma de Estatutos

10.3. Consejo de Administración

10.3.1. Reglamento del Consejo de Administración

10.3.2. Requisitos para ser Consejero

10.3.3. Conducta del Consejero

10.3.4. Remoción de los miembros del Consejo de Administración

10.3.5. Funciones del Consejo de Administración

10.3.6. Prohibiciones

10.3.7. Reuniones

10.3.8. Deberes

10.3.9. Derechos

10.3.10. Responsabilidades del Consejo de Administración

10.3.11. Convocatoria a reuniones

10.3.12. Régimen de Sesiones

10.3.13. Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso

10.3.14. Información para decisión

10.3.15 Evaluación Anual

10.3.16. Funciones de dignatarios del Consejo de Administración

10.3.16.1 Presidente del Consejo



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10.3.16.2. Secretario del Consejo

10.3.16.2.1. Conducta del Presidente y Secretario

10.4 Representación Legal (Gerente)

10.4.1. Convocatoria (Requisitos)

10.4.2. Perfil Profesional del Cargo

10.4.3. Requisitos para ser Gerente

10.4.4. Lineamientos de Conducta

10.4.5. Contratación.

10.4.6. Funciones

10.4.7. Información Gerencial

10.4.8. Suplencia del Gerente

10.4.9. Afinidades e Incompatibilidades

10.4.10. Remoción del Gerente

10.4.11. Evaluación del Desempeño del Gerente

10.5. Comités de Apoyo

10.5.1. Comité de Apelaciones

10,5.1.1. Funciones

10.5.2. Comité de Revisión del Acta de Asamblea General de Delegados

10.5.2.1. Funciones

10.5.3. Comité de Educación

10.5.3.1 Funciones

10.5.4. Comité Social y de Solidaridad

10.5.4.1. Funciones



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10.5.5. Comité de Crédito y Cartera

10.5.5.1. Funciones

10.5.6. Comité de Evaluación de Cartera.

10.5.6.1. Funciones

10.5.7. Comité Interno de Administración del Riesgo y Liquidez

10.5.7.1. Funciones

10.5.8. Comité de Planeación.

10.5.8.1. Funciones.

11. JUNTA DE VIGILANCIA …………………………………………………….. 61- 64

11.1. Perfil

11.2. Sesiones

11.3. Funciones

11.4. Deberes y Lineamientos de Conducta

11.5. Prohibiciones

12. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO……………………………………………… 65 - 66

12.1. Requisitos

12.2. Funciones

13. CONTROL EXTERNO E INTERNO ………………………………………. 66 - 70

13.1. Revisoría Fiscal

13.1.1. Requisitos y Calidades para su Elección

13.1.2. Mecanismos para su Elección

13.1.3. Mecanismos para Información

13.1.4. Obligaciones de COOPINDUMIL con la Revisoría Fiscal.



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13.1.5. Funciones del Revisor Fiscal

13.1.6. Revisor Fiscal y su Suplente

13.1.7. Remuneración

13.2. Control Interno

13.2.1. Sistemas de Gestión y Control

14. REGLAS DE POLITICA EMPRESARIAL……………………………….. 71 - 78

14.1. Conflictos de Interés

14.2. Manejo de Conflictos de Interés.

14.2.1. Mecanismos de Administración del Conflicto de Interés

14.2.2. Abstención para Actuar Frente al Conflicto de Interés.

14.2.3. Revelación al Superior Jerárquico

14.2.4. Revelación a las Partes Afectadas

14.2.5. Obtención de Autorización Previa de las Partes Afectadas.

14.2.6. Criterios de Prohibición

14.2.7 Deberes de los Colaboradores (Colaboradores Internos).

14.2.8. Recursos Informáticos

14.2.9 Comunicación de COOPINDUMIL

14.2.10 Gestión de la Información y Procedimiento de Análisis

14.3. Responsabilidad Social

14.4. Operaciones Prohibidas

15. DISPOSICIONES GENERALES……………………………………………… 78

15.1. Obligatoriedad

15.2. Sanciones



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15.3. Publicidad

16. REFORMA DEL MANUAL DEL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO…… 78 - 79

17. GLOSARIO DE TÉRMINOS…………………………………………………… 79 - 81



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1. DEFINICION

El BUEN GOBIERNO CORPORATIVO se define como “el sistema por el cual la

Cooperativa establece los principio, directrices, objetivos y medios para para regir su

ejercicio y la forma de ser dirigida controlada. La estructura del Gobierno Corporativo

especifica la distribución de los derechos y responsabilidades entre los diferentes

participantes de la Organización, tales como el asociado, los administradores, el

gobierno y otros agentes económicos que mantengan algún interés en la Empresa. El

Gobierno Corporativo también provee la forma de hacer un seguimiento a su

desempeño”.

El sistema de buen Gobierno Corporativo, comprende diferentes aspectos regulatorios y

organizacionales, que en la medida que sean adecuadamente implementados en

COOPINDUMIL le permitirá atraer y retener capital financiero, humano, funcionar en

forma eficiente y, de esta forma crear valor económico para la Cooperativa y sus

asociados.

2. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN

El objeto del código de buen gobierno corporativo, es:

a. Establecer los parámetros, que la normatividad legal y estatutaria obliga para

COOPINDUMIL.

b. Orientar la Administración y órganos de control y vigilancia, para que con la

aplicación se pueda mitigar, minimizar y/o controlar los riesgos inherentes a la toma

de decisiones.

c. Delimitar el funcionamiento de los órganos de administración, vigilancia y control y

sus interrelaciones

d. Promover las buenas prácticas, transparencia, claridad, calidad y oportunidad de la

información

e. Mejorar las relaciones entre los asociados órganos de administración, Junta de

vigilancia y partes interesadas.

f. Propender por la eficiencia, eficacia, y efectividad del talento humano y de los

recursos financieros, materiales, tecnológicos y ambientales, con la finalidad de

contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados, familia y usuarios

de los servicios.



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El Presente Código es APLICABLE a los asociados, administradores, órganos de

control, proveedores, asociados y empleados de la Cooperativa. Tiene carácter

obligatorio y por ello, su contenido no son meras recomendaciones. Este documento es

considerado esencial para la organización en la medida que recoge aspectos que van

más allá de los incluidos en las diferentes regulaciones legales, estatutarias y

reglamentarias.

3. PRINCIPIOS DE BUEN GOBIERNO

Los principios fundamentales del Buen Gobierno Corporativo DE COOPINDUMIL son:

a. Proteger los derechos de los asociados: Los derechos y propiedad deben estar

protegidos adecuadamente incluido el derecho de elegir, ser elegido en las

asambleas de asociados, Consejo de Administración y demás órganos de

administración y control.

b. Asegurar el trato equitativo para todos los asociados: Manteniendo la condición de

equidad y evitar las práctica de privilegio y conflictos de interés.

c. Reconocer los derechos de los grupos de interés: Reconocer que la Cooperativa

tiene sus propios intereses, pero además ser consciente que tiene relación con

otros grupos los cuales deben conservar sus derechos estipulados por ley o las

buenas prácticas comerciales.

d. Promover la cooperación activa entre la Cooperativa y la sociedad: Con la creación

de servicios para el bienestar y la recreación de sus asociados, empleados y la

comunidad en general.

e. Asegurar la comunicación y transparencia de la información: Adoptar los

mecanismos para que la información se presente de manera precisa, y de modo

regular acerca de todas las operaciones de la cooperativa, incluidos el informe de

gestión y resultados, la situación financiera, la propiedad y el gobierno corporativo.

f. Establecer el direccionamiento estratégico: Hacer que la cooperativa que permita

orientar la gestión y llevar un control eficaz por parte del Consejo de Administración,

la Gerencia y demás entes de vigilancia y control.



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4. APROBACIÓN Y APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL BUEN GOBIERNO

CORPORATIVO

El órgano encargado de aprobar y supervisar el cumplimiento de los principios del Buen

Gobierno Corporativo en COOPINDUMIL es la Asamblea General; sin embargo

delegará en el Consejo de Administración y la Gerencia la tarea de revisar, actualizar y

hacer seguimiento al presente manual, informando a la Asamblea el estado de

cumplimiento de los principios por parte de los involucrados.

5. AUTOEVALUACIÓN DE LA APLICACIÓN DE LOS PRINCIPIOS DEL

BUEN GOBIERNO CORPORATIVO

El Gerente de COOPINDUMIL será el encargado de elaborar anualmente el informe de

autoevaluación de los principios de Buen Gobierno Corporativo, de acuerdo a lo

establecido en la Resolución CIRCULAR No. 005 de 2013 o normas que la sustituyan,

modifiquen o complementen. Una vez elaborado el informe, deberá presentarlo

formalmente al Consejo de Administración para que éste lo discuta, modifique y

apruebe.

Una vez aprobado el Consejo de Administración deberá darlo a conocer a los

delegados para que éstos lo evalúen y aprueben finalmente en el seno de la Asamblea

General.

6. DECLARACIÓN DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION

Por medio de este Manual, El Consejo de Administración de COOPINDUMIL aprueba

las políticas y procedimientos relacionados con el aseguramiento de los lineamientos y

marcos de actuación del Gobierno Corporativo, proporciona la base de Ética y

Conducta y comunica a todos los asociados o Grupos de Interés, los principios

adoptados, sus órganos de gobierno y control, y los mecanismos para verificar su

cumplimiento, a fin de garantizar la transparencia e integridad de las operaciones.

7. FILOSOFIA EMPRESARIAL

7.1. Misión

COOPINDUMIL como organización dinámica, está comprometida con la creación de

valor, oferta de servicios financieros y suministro bienes, con la calidad y oportunidad



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requerida, procurando el crecimiento económico, social y cultural acorde con los

avances tecnológicos, para satisfacer las necesidades y expectativas de sus asociados,

en ahorro, crédito, educación, recreación, bienestar y los complementarios que

fomenten la multiactividad.

Así mismo promueve y contribuye al desarrollo integral para mejorar la calidad de vida

de los asociados y sus familias. a través de la solidaridad y ayuda mutua.

7.2. Visión

COOPINDUMIL tiene como visión ser reconocida en el mediano y largo plazo por los

asociados y el sector solidario, soportada en su solidez económica, financiera y la

calidad de los servicios, mediante el liderazgo, innovación, asesoría y la optimización

tecnológica de los procesos con desarrollo sostenible.

7.3. Postulados Generales y de estrategia corporativa.

COOPINDUMIL estructurará sus estrategias con base en los siguientes postulados:

a. Crear valor a los asociados a través del crecimiento de la cooperativa de manera

sostenible, con la diversificación de las fuentes de ingresos y el manejo eficiente de

los recursos en función de la estrategia.

b. Contar con los recursos humanos, tecnológicos y la organización necesaria para

implementar la estrategia.

7.4. Valores.

COOPINDUMIL fundamenta su razón de ser con la aplicación permanente de cinco

valores principales, los promulga y entiende en cada caso, así:

7.4.1. Ir más allá de las fronteras.

a. Tener el coraje de trabajar fuera de nuestra zona de confort para alcanzar mayores

logros

b. Aproximar a nuestro trabajo y al de los demás con energía auténtica y espíritu de

desafío

c. Saber que el que se opone, propone.

d. Hacer que los terceros identifiquen nuestros valores y los promulguen.

e. Pensar en beneficios para toda la organización.

f. Buscar nuevas alternativas de negocio pero seguras y así brindar mejores productos

y servicios a nuestros asociados.



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g. Interactuar y ayudar a otros equipos en su trabajo diario, encontrando sinergias en

las distintas áreas de operación.

h. Compartir nuevas tendencias del mercado.

i. Colocar mente abierta al cambio.

j. Buscar el aprendizaje en todas las situaciones.

7.4.2. Pasión

a. Entregar cuerpo y alma en todas las actuaciones

b. Creer en nosotros mismos y en nuestro potencial individual y como equipo

c. Innovar continuamente la forma de trabajar, los productos y servicios que se

ofrecen, para liderar el mercado y servir mejor a nuestros asociados.

d. Poner entusiasmo y alegría en todas las actividades

e. Celebrar las diferencias y nuestros éxitos.

f. Reconocer los logros de nuestros compañeros.

g. Tener sentido de pertenencia.

h. Preservar un buen ambiente laboral.

i. Fomentar los valores y ser defensores de ellos.

j. Dar buen ejemplo

7.4.3. Respeto.

k. Dar siempre un trato digno y equitativo a todas las personas, sin importar sus

condiciones personales, raza, estrato social, credos u otras condiciones.

l. Tratar a los demás de la manera en que les gustaría ser tratados.

m. Escuchar las necesidades y aspiraciones de otras personas.

n. Comprender las diferencias culturales, religiosas, políticas, sexuales y de opinión.

o. Respaldar y retarnos mutuamente para ser los mejores.

p. Promover y valorar las contribuciones de todo tipo.

q. Ignorar comentarios que no generan valor.

r. Tener tacto.

s. Apreciar, valorar y medir las sugerencias.

t. Promover una comunicación abierta.

u. Fortalecer la confianza entre nosotros como equipo.

v. Escuchar todas las partes.

w. Ser justos en la toma de decisiones.

x. Verificar la fuente de la información.

y. Apreciar el punto de vista de otros.



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7.4.4. Responsabilidad.

a. Cumplir los compromisos y gestionar las expectativas para garantizar el al atención

oportuna de las necesidades.

b. Asumir la responsabilidad por nuestras acciones y a aprender de los errores

c. Hacer nuestros los problemas y encontrar soluciones

d. Apreciar y alentar la energía y el entusiasmo de otros

e. Poner entusiasmo y alegría en todas las actividades

f. Celebrar las diferencias y nuestros éxitos.

7.4.5. Integridad.

a. Comportarse consecuentemente con los valores de COOPINDUMIL.

b. Asegurar que las actuaciones de los Cooperados estén siempre enmarcadas dentro

de los más altos y estrictos principios éticos y legales.

c. Ser honestos y transparentes en todas las actividades realizadas

d. Establecer relaciones basadas en la confianza

e. Asegurarse de que las acciones y decisiones tomadas sean justas, objetivas y

ecuánimes

f. Aplicar prácticas éticas que demuestren un genuino civismo empresarial

g. Ser transparentes en nuestras acciones, ser éticos.

h. Decir la verdad.

i. Ser Coherentes con lo que pensamos, sentimos, decimos y hacemos.

j. Dejar los rumores.

7.5. Normas de Conducta.

Para construir y mantener altos estándares de confianza y respecto entre nuestros

asociados, medios de comunicación, las instituciones gubernamentales y demás

interesados, las actividades en Cooperativa deben ser conducidas de forma que

fomenten las siguientes normas de conducta:

a. Hacer la comunicación sencilla, franca y clara.

b. Mantener altos estándares de calidad, acordes con la estrategia de ahorro e

inversión a corto y largo plazo.

c. Tener integridad personal, para soportar presiones impropias de cualquier fuente

que pueda presentarse.

d. Actuar de manera transparente, recta, consistente y oportuna.

e. Respetar y apreciar el medio ambiente.



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f. Promocionar la competencia sana, honesta y justa.

g. Mantener actitud amable, servicial y respetuosa, con un entendimiento de la

situación particular de cada asociado.

h. Tener disponibilidad y oportunidad en el servicio.

i. Comprometerse con el desarrollo de una idea de empresa que supere la sola

obtención de utilidades

j. Manejar de forma responsable y cuidadosa la información de Asociados, del

mercado a que se tenga acceso, y de terceros, generando confianza y tranquilidad

en el mercado y en los asociados

k. Brindar excelencia y calidad en el servicio, satisfaciendo así las expectativas de los

asociados y logrando de esta forma el éxito empresarial.

l. Basar las actividades, productos y servicios en la honestidad.

m. El respetar los derechos humanos, la dignidad, igualdad y demás derechos

fundamentales, que son pilares de una la Cooperativa democrática, libertaria y

pluralista.

n. defender el buen nombre, cultura, trayectoria, posición social y filosofía de la

Cooperativa.

o. Dar privilegio a los intereses de los asociados. El respeto por el asociado se

demuestra con el nivel de atención que se le dé, el tiempo en que se atiendan sus

consultas, quejas o reclamos y la forma en que ello se haga.

p. Respetar y hacer cumplir la Constitución y la ley colombiana en todas sus

denominaciones, al igual que los reglamentos, códigos, manuales, instructivos,

impartan los diferentes órganos sociales y comités.

7.6. Principios de COOPINDUMIL

Los siguientes principios cooperativos son pautas mediante las cuales COOPINDUMIL

pone en práctica sus valores.

a. Adhesión voluntaria y abierta: En la Coperativa la adhesión es voluntaria, abierta a

todas las personas capaces de utilizar los servicios y dispuestas a aceptar las

responsabilidades de ser asociadas, sin discriminación social, política, religiosa,

racial o de sexo.

b. Gestión democrática por parte de los asociados: los cuales tienen iguales derechos

de voto (un asociado un voto), gestionan y participan activamente en la fijación de

las políticas y en la toma de decisiones



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c. Participación económica: Los asociados son partícipes en justicia y equidad de los

resultados económicos con la revalorización de sus aportes y la utilización directa de

los fondos sociales en cada ejercicio.

d. Autonomía e independencia Institucional: COOPINDUMIL tiene autonomía

administrativa, financiera y presupuestal, con derecho a la autodeterminación y

autogobierno, para gestionar y orientar los recursos propios y de terceros

involucrados.

e. Educación solidaria: La educación es la base sobre la cual se fundamenta toda

gestión y desarrollo de la Cooperativa, los asociados participan en actividades

tendientes a su formación permanente, oportuna y progresiva, para consolidar los

principios, métodos, características, asistencia técnica, investigación y promoción

del cooperativismo, así como el derecho a la información a través de los

mecanismos dispuestos para ello.

f. Integración cooperativa: COOPINDUMIL puede asociarse entre sí con instituciones

similares y con organismos de segundo grado del cooperativismo, con espíritu de

solidaridad, cooperación y ayuda mutua, buscando el beneficio común y

cumplimiento de sus fines económicos y sociales.

g. Responsabilidad social: Existe el interés de servicio a la comunidad, al mismo

tiempo que se centra en las necesidades y los deseos de los asociados; la

cooperativa trabaja para conseguir el desarrollo sostenible de sus comunidades, por

medio de políticas aprobadas por sus miembros.

8. CULTURA EMPRESARIAL

8.1. Hábitos Esenciales

COOPINDUMIL adopta como hábitos esenciales la transparencia y la revelación plena

de información permitida por la ley a las partes interesadas. En virtud de estos hábitos,

hace suyo el compromiso irrevocable de poner a disposición de los asociados, sus

corresponsales y del mercado la información financiera y no financiera que sea

relevante para los mismos.

De esta forma la Cooperativa entregará a sus asociados y grupos de interés la siguiente

información financiera:

a). Información Anual: Dentro de los tres primeros meses del cierre de ejercicio, la

cooperativa enviara a los delegados para toma de decisiones y aprobación en

Asamblea la siguiente información:



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Los estados financieros obligatorios.

Notas a los estados financieros y revelaciones

Indicadores Financieros y Comerciales.

b). Informe sobre hechos o situaciones acaecidas después del ejercicio contable: Que

a juicio de la Administración resulten relevantes para los asociados, con indicación del

hecho o situación, su fecha o época de ocurrencia y su implicación financiera para la

Cooperativa.

Igualmente, pondrá a disposición de sus asociados, la siguiente información no

financiera:

Informe de gestión de la Administración

Informe de gestión del control y vigilancia

Informe de gestión integral y dictamen de los estados financieros entregados por el

Revisor Fiscal

Proyectos importantes futuros

Resumen de la estrategia de la Cooperativa

Estructura del Control Interno y de la Auditoría.

Sanciones o multas en firme impuestas a Cooperativa o a los representantes

legales, indicando con la autoridad sancionadora, fecha de imposición, motivo y

cuantía.

Proyecto de distribución de excedentes.

Proyecto de reforma de estatutos (Si aplica)

Proyecto de modificación al Código de Buen Gobierno (Si aplica)

8.2. Calidad en los Productos, Servicios.

COOPINDUMIL está comprometida en brindar excelencia y calidad en el servicio,

satisfaciendo así las expectativas y logrando de esta forma el éxito empresarial.

8.3. Honradez en el Servicio.

Nuestras actividades, productos y servicios se basan en la honradez. Siguiendo este

valor, COOPINDUMIL actuará siempre con total transparencia y rectitud ante sí misma,

los asociados, el gobierno, sus entidades supervisoras y cualquier otro tercero

relacionado con la empresa.



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8.4. Cooperación de información

COOPINDUMIL atiende ampliamente y oportunamente los requerimientos e

información solicitada por entidades supervisoras del Estado, órganos judiciales o

terceros que tenga un interés legítimo en aclarar circunstancia o dudas en la cual tenga

injerencia la Cooperativa. Esta prerrogativa tendrá como límite la defensa de los

intereses jurídicos de la Cooperativa; de esta forma, serán improcedentes las

solicitudes que se realicen en relación con información privilegiada o confidencial del

seno de la Entidad, sus asociados, al igual que con información que no sea de

conocimiento público y que en manos de un tercero pueda generarle riesgo o daño a la

Cooperativa. Queda especialmente prohibido divulgar información relacionada con los

activos intangibles de la cooperativa, tales como los productos y servicios que están en

trámite de aprobación, las solicitudes de marcas y patentes, entre otros.

8.5. Trabajo Productivo

Cada empleado o servidor de la Cooperativa, sea cual sea su cargo u oficio, trabajará

de forma productiva y proactiva durante su jornada laboral o tiempo asignado. Este

compromiso se cumple ejecutando con disciplina y rigor los encargos profesionales,

técnicos u mecanismos, que le sean encomendados según el Manual de Funciones y

Procedimientos. En virtud de la asunción del anterior compromiso, y para optimizar el

rendimiento laboral, los empleados de Cooperativa, durante la jornada laboral, se

abstendrán de realizar actividades que no sean propias de su cargo o que no beneficien

directa o indirectamente a la Organización.

8.6. Conocimiento para Crear Riqueza

COOPINDUMIL buscará continuamente cumplir su cometido, sin perder la capacidad de

crear riqueza para sus asociados y contribuir al desarrollo del País. Se harán los

esfuerzos necesarios para construir con una empresa a la vez ética y sostenible, donde

la eficacia no riña con la equidad, y donde se logren los resultados económicos,

laborales y humanos proyectados y queridos.

8.7. Espíritu de Riesgo y Libertad con Responsabilidad

En razón de nuestra actividad, basada fundamentalmente en la confianza de los

asociados y en el manejo adecuado de los riesgos de mercado, que comportan las

inversiones en valores negociables, la Cooperativa dará a conocer las condiciones de

su reglamento de crédito, e identifica y valora los principales riesgos a los que se

encuentran expuestos.



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8.8. Información al Mercado

La Cooperativa pondrá a disposición de las entidades de control toda la información

relevante para el desarrollo de sus actividades, sin que ello signifique la violación al

deber de reserva, la cual por Ley debe conservar la organización. Resulta claro que el

deber de reserva no aplica respecto de las autoridades a quien por Ley no puede ser

oponible.

9. RELACIONES CORPORATIVAS Y DEL TRABAJO

COOPINDUMIL contratará con personas naturales como empleados y personas

naturales y jurídicas como contratistas, por contrato de prestación de servicios que se

adecuen a las convicciones, la cultura y los valores que la Cooperativa profesa.

Tanto los empleados y contratistas antiguos y los que se vinculen con posterioridad a la

promulgación del presente Código de Buen Gobierno, conocerán y aceptarán el mismo

en su integridad. Todos ellos, suscribirán un otrosí a sus respectivos contratos en el

cual se disponga que la violación a cualquiera de las disposiciones que aquí se

incorporan implique la terminación con justa causa del contrato laboral o la terminación

con justa causa del contrato de prestación de productos y servicios.

Lo dispuesto en el parágrafo anterior no implicará que proveedores o contratistas de

obra u otros temas operativos deban adherirse al presente Código de Buen Gobierno a

través de un otrosí a su contrato.

9.1. Relaciones de la Entidad y los Empleados

La Cooperativa reconoce que sus empleados son su mayor activo empresarial y el

motor que gestiona su crecimiento. Es por ello que, a través del presente Código de

Buen Gobierno, adopta los siguientes compromisos con sus empleados:

a. Reconocer el mérito que cada uno de los empleados tiene y el aporte que los

mismos hacen a la organización, medido por la consecución de resultados y la

calidad del servicio prestado.

b. Fomentar el trabajo en equipo, favoreciendo la iniciativa y la toma de decisiones

individuales.

c. Asegurar que haya igualdad de oportunidades de ascenso y promoción al interior de

la cooperativa.

d. Crear un clima de confianza en el que todos se sientan respaldados y motivados a

continuar su progreso personal y el de COOPINDUMIL.



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22

e. Rechazar categóricamente cualquier tipo de trato discriminatorio o de acoso laboral

frente a cualquier empleado.

Los empleados, en señal de reciprocidad y de compromiso, se obligan, adicionalmente

a lo establecido en cada uno de sus contratos laborales, a:

a. Realizar la labor contratada de manera íntegra y profesional.

b. Obrar con plena observancia de los principios éticos que exige su labor.

c. Seguir las directrices determinadas por COOPINDUMIL.

d. Poner al servicio del empleador, toda su capacidad normal de trabajo en el

desempeño de sus funciones y en las labores anexas, conexas y complementarias,

acatando y cumpliendo las órdenes e instrucciones que le imparta la cooperativa y/o

sus representantes.

e. Asistir y participar activamente en los programas y actividades especiales de

formación tales como: capacitaciones, seminarios, congresos, entre otros.

f. Ejecutar las funciones que le correspondan, de conformidad con el horario,

condiciones, requisitos, orientaciones programas y especificaciones determinados

por la Cooperativa, con la ética, dedicación, minuciosidad y detalle, de manera tal,

que cada labor resulte de alta calidad, eficacia y provecho para ambas partes.

g. Presentar por escrito, en forma oportuna y puntual, los informes de cualquier tipo

que le sean solicitados.

h. Asistir puntualmente y con plena disposición a todas y cada una de las reuniones a

las cuales sea convocado por el empleador, independientemente de la fecha, hora o

lugar en que deban realizarse.

i. Mantenerse actualizado y tener los conocimientos inherentes a las funciones que le

corresponde desarrollar y de interés general.

j. No comunicar con terceros, salvo autorización expresa y escrita de la organización,

la información que tenga sobre su trabajo, especialmente sobre las cosas que sean

de naturaleza reservada o cuya divulgación pueda ocasionar perjuicios a

COOPINDUMIL, lo cual no obsta para denunciar delitos comunes o violaciones del

contrato o de las demás normas legales del trabajo ante las autoridades

competentes.

k. Conservar, mantener y restituir en buen estado, salvo el deterioro natural razonable,

los instrumentos y útiles que le hayan sido facilitados para el desempeño del cargo.

l. Guardar rigurosamente la moral en las relaciones con directivos, superiores, y

compañeros de trabajo, a quienes tratará con el debido respeto, de conformidad con

las normas de decencia y las buenas costumbres.



No. CIPR001


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m. Mantener en forma permanente una actitud positiva en el desarrollo de su gestión

laboral y de su comportamiento en general, velando por mantener una entera actitud

de servicio para con los demás, y ayudando a encontrar soluciones adecuadas,

creativas y precisas a problemas específicos, y sirviendo como un excelente ejemplo

para las personas de la empresa.

n. Comunicar oportunamente a COOPINDUMIL las observaciones que estime

conducentes para procurar el correcto funcionamiento del negocio y para evitar

posteriores malentendidos.

o. No presentarse al trabajo en estado de embriaguez, alicoramiento o bajo influencia

de narcóticos o drogas alucinógenas o psicotrópicas;

p. No faltar al trabajo sin justa causa, impedimento o permiso expreso y escrito de

COOPINDUMIL.

q. No disminuir intencionalmente el ritmo de ejecución del trabajo, ni suspender

labores, ni promover suspensiones intempestivas de trabajo o incitar a su

declaración o mantenimiento, sea que participe o no en ellas.

r. No hacer colectas, ni rifas, ni suscripciones, ni cualquier otra clase de propaganda

en el lugar de su trabajo.

s. Aceptar las modificaciones en la labor contratada y en la prestación del servicio que

decida la cooperativa dentro de su poder subordinante, así como las labores

necesarias para el cumplimiento cabal del servicio contratado, y las conexas y

complementarias del caso.

t. No solicitar a los empleados a “Tesorero y otros” de la cooperativa, ningún tipo de

transacción de dineros, tales como, cambio de cheques, préstamos personales,

auxilios de cualquier índole, custodia de valores y otros.

u. Entregar a Tesorería, inmediatamente los dineros que le sean entregados por los

corresponsales como pago por los servicios que han sido prestados, o por cualquier

otro concepto.

v. Cumplir las instrucciones que COOPINDUMIL imparta en desarrollo de este contrato

a través de circulares, cartas o reglamentaciones;

w. Mantener absoluta reserva respecto de toda clase de asuntos relacionados con las

políticas de trabajo, política de cobranza, políticas comerciales o de cualquier otro

tipo, que utilice la cooperativa para el desarrollo de sus actividades al igual que

mantener estricta reserva sobre las bases de datos que haya recopilado, y demás

información que recopile en el giro ordinario de su negocio.

x. Suministrar en forma oportuna toda la información que le sea solicitada por la

dirección o gerencia.



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24

y. No utilizar en forma indebida el nombre de COOPINDUMIL y los productos o

elementos de trabajo, que le sean entregados por éste.

z. Abstenerse de utilizar para sí, o para cualquier otra persona, enviar por Internet o de

entregar en copia física o por cualquier otra modalidad, documentos de uso interno

de la oficina, tales como manuales, minutas, modelos, copias de actas, contratos,

memoriales o en general cualquier documento cuya autoría y derechos de propiedad

intelectual correspondan a COOPINDUMIL.

9.1.1. Inducción

Una vez sea contratado un nuevo empleado, se iniciará el proceso de inducción, el cual

irá orientado a que el colaborador conozca los valores y principios que rigen el trabajo

de COOPINDUMIL, la cultura organizacional de ésta y en general los diferentes

procesos, procedimientos, actividades que se llevan a cabo en la Cooperativa y el

cumplimiento de normas legales, los esquemas de trabajo en equipo que se manejan

en la misma y el cual será programado por la Gerencia y ejecutado por las diferentes

áreas con las cuales el funcionario deba interactuar.

9.1.2. Remuneración del Personal

Las políticas salariales son definidas por el Consejo de Administración, mediante

estudios soportados que presenta la Gerencia, siguiendo una metodología

documentada; éstas se fijarán de acuerdo a la actividad, responsabilidad y preparación

de cada empleado. En los respectivos contratos de trabajo se estipula, la remuneración

asignada a cada colaborador. Así mismo, los beneficios a que tiene derecho son

debidamente comunicados y aceptados por cada uno de ellos. Así mismo, la

remuneración debe estar alineada con la situación económico-financiera de

COOPINDUMIL y con la maximización del valor de ésta en el largo plazo.

9.1.3. Evaluación.

COOPINDUMIL tiene un proceso estandarizado para realizar seguimiento y medición al

desempeño de sus colaboradores, teniendo en cuenta tanto el proceso de inducción

como la evaluación periódica anual.

Para la Gerencia, se maneja también un proceso estandarizado, que es llevado a cabo

por el Consejo de Administración, tanto desde el punto de vista de las competencias

requeridas para los cargos, como desde la óptica de los resultados efectivamente

obtenidos. Para llevar a cabo dicha evaluación, se tomarán como parámetros los



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25

modelos de evaluación estándar al igual que indicadores de gestión y métodos

técnicamente probados.

9.2. Relación de la Entidad con los Asociados.

9.2.1. Derechos de los Asociados

Se parte de la premisa que los asociados son los dueños, por lo tanto la Administración

asume la responsabilidad ante los mismos, por la forma como administre los recursos

aportados por ellos, al igual que por el desarrollo empresarial que se le dé a la

organización. En contraprestación los asociados tendrán los siguientes derechos:

a. Recibir trato equitativo, beneficios y servicios que ofrece la Cooperativa.

b. Formular peticiones, reclamaciones o propuestas a administración y obtener

respuesta oportuna a las mismas, en la forma y términos establecidos en los

estatutos y este Código. Así mismo presentar a la Junta de Vigilancia o al Revisor

Fiscal, quejas fundamentadas o solicitud de investigación o comprobación de

hechos que puedan configurar infracciones o irregularidades de los administradores.

c. Tener acceso oportuno y suficiente de la información que se consigna en este

Código, así como a cualquier otra información que soliciten y que tenga carácter

público. Igualmente, podrán revisar en cualquier tiempo el Libro de Registro de

Asociados, en las oficinas de la Cooperativa.

d. Conocer la identidad de los demás asociados

e. Ventilar y resolver las diferencias que ocurran entre los asociados o los

administradores y la Cooperativa, así como aquellas que surjan entre asociados o

entre éstos y los administradores, con ocasión de la celebración, interpretación,

ejecución, terminación o desarrollo del contrato social o durante la liquidación de la

Cooperativa, mediante los mecanismos de solución de conflictos previstos en los

Estatutos y en la ley.

f. Recibir información objetiva, suficiente y relevante de parte de COOPINDUMIL que

les permita tomar decisiones fundamentadas.

g. Convocar a la Asamblea General en los términos establecidos en los estatutos

sociales.

h. Participar y Ejercer actos de decisión y elección en las Asambleas Generales, de

manera que a cada asociado o delegado, corresponda un sólo voto y decidir en

aquellos temas que sean fundamentales en la vida de COOPINDUMIL y en general

para todos aquellos efectos que determinen la ley y los estatutos.



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26

i. Hacer recomendaciones de toda naturaleza en relación con el desempeño

societario, incluyendo lo relacionado con este Código de Buen Gobierno

Corporativo.

j. Acceder a la nominación y designación de los miembros del Consejo de

Administración y del Revisor Fiscal.

k. Realizar acuerdos entre asociados.

l. Utilizar los servicios de la Cooperativa, conforme a los reglamentos y realizar con

ella las operaciones propias de su objeto social.

m. Participar en actividades de la Cooperativa y en su gestión administrativa,

desempeñando los cargos sociales y de elección, de acuerdo con lo establecido en

el Estatuto y los Reglamentos

n. Ejercer sus derechos sociales con sujeción a las normas internas y por los

conductos previstos en el Estatuto y los Reglamentos.

o. Participar de los resultados económicos de la Cooperativa, mediante la aplicación de

excedentes, al tenor de lo dispuesto en el Estatuto y de acuerdo a las decisiones de

la Asamblea General.

p. Fiscalizar la gestión económica y social de la Cooperativa por medio de los órganos

de control y vigilancia y, examinar los libros de actas y balances, archivos y demás

documentos en la oportunidad y con los requisitos que prevén los reglamentos o que

establezca el Consejo de Administración.

q. Presentar a los organismos directivos proyectos e iniciativas que tengan por objeto

el mejoramiento de la Entidad.

r. Retirarse voluntariamente de la Cooperativa en cualquier momento, siempre y

cuando este a paz y salvo y mientras ésta no esté en proceso de disolución y/o

liquidación.

s. Los demás que se deriven de la Ley, el Estatuto y los Reglamentos de la

Cooperativa.

El ejercicio de los derechos de los asociados estará condicionado al cumplimiento de

los deberes. En todo caso COOPINDUMIL protegerá los derechos de los asociados.

9.2.2. Deberes de los Asociados:

En virtud de la expedición y aprobación del presente Código de Buen Gobierno, los

asociados se obligan para con la cooperativa a cumplir sus deberes, así

a. Adquirir conocimientos sobre los principios básicos del Cooperativismo,

características del acuerdo cooperativo y el Estatuto que rige la Entidad.

b. Cumplir las obligaciones derivadas del Acuerdo cooperativo.



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c. Aceptar y cumplir las decisiones de los Órganos de Administración y Vigilancia, y

acatar los Reglamentos y el presente Estatuto.

d. Abstenerse de ejecutar actos o incurrir en omisiones que afecten o puedan afectar la

estabilidad económica o financiera o el prestigio social de la Cooperativa.

e. Comprometerse solidariamente en sus relaciones con la Cooperativa y con los

asociados de la misma.

f. Obligarse a efectuar los aportes sociales, y a los fondos especiales, en la forma y

términos previstos por el Estatuto y los Reglamentos Generales de la Cooperativa.

g. Dar cumplimiento con la debida diligencia y oportunidad a las obligaciones derivadas

del Acuerdo Cooperativo.

h. Asistir a las Asambleas Generales Ordinarias y Extraordinarias o elegir los

Delegados para que concurran a éstas y desempeñar con diligencia y cuidado los

cargos sociales para los cuales sean nombrados, o las comisiones que se le

otorguen.

i. Dar pronto aviso a la Cooperativa, sobre cambios de domicilio o dirección y

actualizar los datos personales por lo menos una vez al año.

j. Cumplir los demás deberes que resulten de la Ley, el Estatuto y los Reglamentos de

la Cooperativa.

k. Utilizar la información confidencial y privilegiada que tenga acceso, única y

exclusivamente para beneficio de COOPINDUMIL y nunca para beneficio personal o

de un tercero.

l. No violar los derechos de los profesionales al servicio de la empresa, ni realizar

transacciones con información privilegiada, ni en las cuales una de las partes

imponga condiciones basadas en su posición dominante o ventajas competitivas.

m. No se podrá afectar la autonomía de los administradores. Es indispensable que

haya un canal de comunicación directo entre los asociados y la administración.

Todo asociado por el hecho de serlo está obligado a pagar los aportes ordinarios y

extraordinarios que le corresponden, lo mismo que las sumas que adeude por concepto

de operaciones de crédito o de cualquier otro servicio que reciba de la Cooperativa. Su

vinculación conlleva la autorización permanente e irrevocable al pagador respectivo de

la entidad pública o privada, de las que reciba salario, pensión o cualquier otra clase de

remuneración o compensación, para que se le retengan de éstos las sumas que por

cualquier concepto adeude a COOPINDUMIL, siempre que conste la obligación en

documento suscrito por el asociado o en la liquidación oficial elaborada por la

Administración.

9.3. Relación con Proveedores



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Los proveedores son un grupo de gran importancia para COOPINDUMIL. En virtud de

ello, asume las siguientes obligaciones para garantizar la equidad en la relación

comercial con los proveedores:

a. Establecer y crear una política de contratación justa y equitativa, que procure la

obtención de los mejores recursos a los mejores precios, sin que para ello puedan

mediar circunstancias personales de cualquier índole.

b. Respetar, cumplir y hacer cumplir los pactos que celebre con los proveedores.

c. Guardar absoluta reserva respecto a la información privilegiada o confidencial que

se conozca o llegue a conocer, en relación con los negocios del Proveedor, al igual

que abstenerse de utilizar dicha información en beneficio propio o en beneficio de un

tercero.

d. Los proveedores que mantengan relaciones continuadas, aceptarán

incondicionalmente lo establecido en el presente Código de Buen Gobierno y se

obligarán a cumplir las obligaciones que en el mismo se establezcan.

En virtud de esta disposición, los proveedores se obligan para con COOPINDUMIL:

a. Actuar de forma leal para con la Cooperativa.

b. Abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista conflicto

de intereses.

c. Abstenerse de revelar a terceros, información de COOPINDUMIL o relativa a ella,

que hayan conocido en el legítimo ejercicio de sus derechos, así como utilizarla para

provecho propio o ajeno, distinto al derivado del ejercicio de los servicios

contratados.

9.4. Relación con la Comunidad

La Responsabilidad Social Empresarial es el conjunto de iniciativas positivas por

encima de lo que exige la ley, que realizan las empresas a los sectores con los cuales

se relacionan y favorecen las relaciones estables, sólidas, y de beneficio mutuo con

sus grupos de interés. Estas relaciones para COOPINDUMIL, constituyen elementos

estratégicos de la generación de valor, al igual que un instrumento de competitividad,

orientado a la rentabilidad y a la sostenibilidad.

COOPINDUMIL adopta la filosofía de actuar de manera socialmente responsable, en

relación con la comunidad en general, al igual que con sus proveedores, asociados,

empleados y con las demás personas jurídicas y naturales con las cuales desarrolle

cualquier tipo de relación.



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La cooperativa reconoce la importancia de tener buenas relaciones con La Comunidad.

En virtud de esta declaración, se compromete para con la Comunidad a:

a. Generar riqueza, contribuyendo así con el bienestar social y económico de los

empleados y trabajadores de COOPINDUMIL, sus familias y finalmente el País.

b. Contribuir a mantener un mercado financiero eficiente y estable.

c. Cumplir sus obligaciones tributarias, de seguridad social y las demás obligaciones

cívicas y legales que se exijan por las normas legales colombianas.

d. Generar valor para sus asociados y para COOPINDUMIL en todas sus operaciones.

10. ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GOBIERNO Y CONTROL INTERNO.

10.1. Organigrama

ASAMBLEA GENERAL

JUNTA DE VIGILANCIAREVISORIA FISCAL

CONSEJO DE ADMINISTRACION

GERENTE GENERAL

TESORERA

DIRECTORA

ANALISTA DE CARTERA

CONTADOR

AUXILIARCONTABLE

SECRETARIA RECEPCIONISTA

AUXILIAR ADMINISTRATIVO

SISTEMAS

COMITÉ DE RIESGO DE LIQUIDEZ

COMITÉ DE CREDITO

COMITÉ DE EDUCACION

COMITÉ DE APELACIONES

COMITÉ EVALUACION DE CARTERA

COMITÉ DE SOLIDARIDAD

COMITÉ DE PLANEACION

OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

SUPLENTE OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

VERIFICADOR

FORMULARIOS SIPLAF

Comité Revisión del acta

ASISTENTE GENERAL SUCURSAL

LIAR CONTABLE

Asistente Gerencia



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COOPINDUMIL en adopción voluntaria de los principios y reglamentos expuestos en

este Código establece las mejores prácticas, que adoptará en relación con el

funcionamiento de sus órganos de dirección y administración.

10.2. Asamblea General.

La Asamblea General es el Órgano máximo de administración de la Cooperativa y sus

decisiones son obligatorias para todos los asociados, siempre que se hayan adoptado

de conformidad con las normas legales, estatutarias y reglamentarias. La constituye la

reunión de los asociados hábiles o de los delegados elegidos por éstos y es el principal

mecanismo presencial para el suministro de información a los asociados. De igual

manera es el foro clave de información y toma de decisiones, que estimule la

participación activa de los asociados.

PARÁGRAFO: Son asociados hábiles para efectos del presente Artículo los inscritos en

el registro social de COOPINDUMIL que al momento de la convocatoria no tengan

suspendidos sus derechos y se encuentren al corriente en el cumplimiento de sus

obligaciones, de acuerdo con el Estatuto y los Reglamentos.

En las oficinas de la Cooperativa se fijará la lista de asociados inhábiles verificada por

la Junta de Vigilancia, al momento que se produzca la convocatoria a Asamblea

General, por un tiempo no inferior a diez (10) días hábiles, durante el cual los asociados

afectados podrán presentar los reclamos relacionados con la capacidad de participar.

10.2.1 Clases de Asambleas

Las reuniones de Asamblea General serán Ordinarias y Extraordinarias.

Las Ordinarias deberán celebrarse dentro de los tres (3) primeros meses del año

calendario, para el cumplimiento de sus funciones regulares.

Las Extraordinarias, podrán reunirse en cualquier época del año, con el objeto de tratar

asuntos imprevistos o de urgencia que no puedan postergarse hasta la siguiente

Asamblea General Ordinaria. Las Asambleas Extraordinarias, sólo podrán tratar los

asuntos para las cuales fueron convocadas y los que se deriven estrictamente de éstos.

10.2.2 Asamblea de Delegados

Por las condiciones de sedes y domicilio de los asociados, número de asociados y

práctica responsable por resultar desproporcionadamente onerosa, COOPINDUMIL

establece como órgano supremo de gobierno la asamblea de delegados. Los



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Delegados perderán su carácter una vez se efectúe la elección de quienes habrán de

sucederles.

10.2.2.1 Elección de Delegados a la Asamblea General

Para la elección de los Delegados se aplicará el sistema de cuociente electoral y se

elegirán los delegados por las siguientes zonas electorales: FAGECOR, FASAB,

FEXAR, OFICINAS CENTRALES, PENSIONADOS y EXTERNOS.

10.2.2.2. Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso.

La Asamblea de Delegados podrá celebrar reuniones ordinarias o extraordinarias no

presenciales, siempre que por cualquier medio todos los Delegados puedan deliberar y

decidir por comunicación simultánea o sucesiva. La sucesión de comunicación deberá

ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado. Será obligatorio

guardar prueba, donde aparezca la hora, el originador y el mensaje o grabación

magnetofónica, de la comunicación. Las decisiones de la Asamblea General serán

válidas cuando por escrito todos los delegados expresan el sentido de su voto.

10.2.3. Convocatoria a Asamblea de Delegados

El Consejo de Administración hará la Convocatoria a Asamblea Ordinaria de delgados,

dentro de los dos (2) primeros meses de cada año, pero como mínimo con veinte (20)

días hábiles antes de celebrarse la Asamblea, o Extraordinaria por decisión propia, a

petición de la Junta de Vigilancia, del Revisor Fiscal o de un quince por ciento (15%)

mínimo de los asociados.

Si el Consejo de Administración no hiciera la Convocatoria a Asamblea Ordinaria de

Delegados, dentro del término anterior o a Extraordinaria, después de cinco (5) días

hábiles de haberla solicitado, la Junta de Vigilancia la Convocará.

Si la Junta de Vigilancia no hiciera la Convocatoria, dentro de los cinco (5) días

establecidos en el inciso anterior, la Asamblea podrá ser convocada directamente por el

Revisor Fiscal o por el quince (15%) por ciento mínimo de los asociados hábiles, dentro

de los cinco (5) días hábiles siguientes al término establecido para el efecto a la Junta

de Vigilancia.

La convocatoria suministrará al asociado la información necesaria para la toma de

decisiones razonadas, por lo cual se le permitirá conocer al asociado, con la mayor

precisión posible, el temario de la reunión, sin perjuicio de que los mismos puedan

sugerir variaciones al orden del día. De igual forma, la convocatoria incluirá toda la



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documentación necesaria para la debida información de los mismos sobre los temas por

tratar. La página web será utilizada para la difusión de la convocatoria y de cualquiera

otra información que se considere necesaria por COOPINDUMIL para el desarrollo de la

Asamblea General.

10.2.4. Composición y Realización de la Asamblea de Delegados.

La Asamblea se compondrá de los de delegados inscritos y que a su vez ellos estén

registrados en el “REGISTRO DE ASOCIADOS” Las Asambleas serán realizadas en las

instalaciones que la Administración o en donde ésta determine, salvo que las mismas

se realicen por los mecanismos no presénciales establecidos en la ley 222 de 1995;

para este caso la Administración convocará, preparará y pondrá a disposición de los

delegados los mecanismos electrónicos que permitan divulgar durante la reunión el

desarrollo de la misma, de manera que aquellos que no puedan asistir tengan

conocimiento de lo que en ella acontece. El número mínimo de delegados será de

veinte (20) dependiendo de la reglamentación que para tal efecto emita el Consejo de

Administración.

10.2.5. Requisitos para el funcionamiento de la Asamblea de Delegados

La Asamblea de Delegados se regirá por las siguientes normas generales:

a. Las decisiones en general, se tomarán por mayoría absoluta de votos de los

asistentes.

b. Se requerirá el voto favorable de las dos terceras partes de los asistentes con

derecho a voto para: reformar este Estatuto, fijar aportes extraordinarios, autorizar la

amortización de aportes, resolver la fusión, la incorporación y la disolución para

liquidación de la Cooperativa.

c. De lo actuado y resuelto, se dejará constancia en un Acta, cuyo contenido total o

extracto de datos básicos de acuerdo a lo exigido por el Organismo de Control y

Vigilancia, deberá radicarse ante ese Organismo, dentro de los términos de Ley.

d. La aprobación del Acta se hará con la firma del Presidente y el Secretario, junto con

la de tres (3) Delegados asistentes que conforman la comisión en representación de

la Asamblea nombrada para el efecto, la cual dejará constancia sobre la veracidad

del contenido.

e. El reglamento de la Asamblea deberá contener al menos: forma de elección y

nombramiento de la mesa directiva y comisión de actas; normas básicas de

mociones; concesión, términos y uso de la palabra; presentación y resolución de



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proposiciones; procedimiento para elecciones y las demás normas necesarias para

su desarrollo en forma normal y clara.

f. La elección de los miembros del Consejo de Administración, de la Junta de

Vigilancia y Junta de Apelaciones se hará mediante listas o planchas. El reglamento

determinará los procedimientos y requisitos para la elaboración de las listas o

planchas y en este evento se seguirá el sistema de cuociente electoral.

g. Para la elección del Revisor Fiscal y su suplente, los candidatos se inscribirán por

renglón principal y suplente en la sede principal de la Cooperativa con quince (15)

días calendario a la realización de la Asamblea anexando propuesta técnica y

económica, además el sistema electoral será el de mayoría absoluta.

h. Los asociados o delegados convocados a la Asamblea General, dentro de los

quince (20) días hábiles anteriores a la fecha de celebración del evento, podrán

examinar los libros, documentos, estados financieros, así como los informes que se

presentarán a consideración de ellos.

i. Poner a disposición de los asociados los informes de gestión y justificación de las

propuestas.

j. Reconocer la facultad de los delegados en número cualificado para proponer puntos

del orden del día y reglamento de la asamblea, facilitar el ejercicio de este derecho

en un tiempo razonable.

k. Asegurar que entre la documentación facilitada a los delegados, figure el Informe

Anual de la Revisoría Fiscal y su dictamen.

10.2.6. Funciones de la Asamblea de Delegados

La Asamblea de delegados tendrá, con sujeción a las Leyes y a los Estatutos, tendrá

entre otras las siguientes funciones:

a. Establecer las políticas y directrices generales de la Cooperativa, para el

cumplimiento de sus objetivos sociales.

b. Reformar los Estatutos.

c. Examinar los informes de los órganos de administración y vigilancia y pronunciarse

sobre ellos.

d. Aprobar o improbar los Estados Financieros de fin de ejercicio.

e. Destinar los excedentes del ejercicio económico, conforme a lo previsto en la Ley y

el Estatuto.

f. Fijar aportes o ahorros ordinarios y extraordinarios o cuotas especiales para fines

determinados y que obliguen a todos los asociados.



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g. Elegir a los miembros del Consejo de Administración cuando corresponda a la

vigencia.

h. Elegir al Revisor Fiscal, su suplente y fijar su remuneración, previo estudio, análisis y

recomendación de la Junta de Vigilancia

i. Determinar la responsabilidad de los miembros del Consejo de Administración, la

Junta de Vigilancia y el Revisor Fiscal

j. Resolver los conflictos que puedan presentarse entre el Consejo de Administración,

la Junta de Vigilancia el Revisor Fiscal y tomar las medidas del caso.

k. Decidir la forma de nombramiento de la Comisión que en su representación

verificará el contenido del Acta y la firmará.

l. Acordar la fusión o incorporación a otras entidades, de igual naturaleza.

m. Disolver y ordenar la liquidación de la Cooperativa.

n. Aprobar su propio Reglamento.

o. Nombrar a los miembros del Comité de Apelaciones, que será conformado por tres

asociados hábiles.

p. Elegir a los miembros de la Junta de Vigilancia.

q. Aprobar el Reglamento Interno de funcionamiento de la Asamblea.

r. Las demás que señalen la Ley, el presente Estatuto y las demás que no

correspondan a otro órgano de COOPINDUMIL.

s. La Asamblea General podrá decidir los siguientes temas especiales y en particular:

Cambio en el objeto social

Cambio de Domicilio Social

Disolución Anticipada

Cambio en cuanto a las prohibiciones que vinculan a los asociados y

administradores.

Enajenación del (los) Establecimiento(s) de Comercio

Aprobación del aporte en especie que haga COOPINDUMIL en cualquier otra

Cooperativa, nacional o extranjera.

Aprobar operaciones relevantes no contempladas en los numerales anteriores y

que afecten o puedan llegar a afectar de manera diferente a los grupos de

asociados o vinculados económicos

Aprobar los mecanismos, dispositivos, reglamentos y códigos que tengan por

objeto dar a conocer al público con claridad, exactitud e integridad, los derechos

y obligaciones inherentes a la calidad de asociado.



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10.2.7. Decisiones en la Asamblea de Delegados.

Las Asambleas, podrán deliberar válidamente, en primera convocatoria, con la

presencia de cualquier número plural de que represente por lo menos la mitad de los

Delegados que hayan sido convocados.

Las decisiones de la Asamblea General se adoptarán por mayoría de votos que

representen la mitad más uno de los Delegados presentes en la sesión, salvo que la

Ley y estos Estatutos prevean una mayoría superior para determinados casos.

Las votaciones o elecciones se someterán a las normas legales que estuvieran vigentes

sobre incompatibilidades, sistema electoral, etc.,

De todo lo sucedido en las reuniones se levantarán actas, que una vez aprobadas por

la Asamblea General o por las personas que esta faculte para aprobar en su nombre,

se consignarán en un Libro registrado en la Cámara de Comercio, firmada por el

Presidente de la Asamblea General y el Secretario de la misma, en las cuales deberá

dejarse constancia del lugar, fecha y hora de la reunión, de la forma y antelación en que

se haya hecho la convocatoria, del número de Delegados presentes, de las

discusiones, proposiciones y acuerdos aprobados, negados o aplazados, con registro

del número de votos emitidos a favor, en contra o en blanco y de todas las demás

circunstancias que permitan una información clara y completa del desarrollo de las

reuniones.

10.2.8. Quórum deliberatorio y validez de los actos

La asistencia de la mitad de los asociados hábiles o de los delegados convocados,

constituirá quórum para deliberar y adoptar decisiones válidas; si dentro de la hora

siguiente a la Convocatoria, no se hubiese integrado este quórum, la Asamblea podrá

deliberar y adoptar decisiones válidas con un número de asociados no inferior al diez

(10%) por ciento del total de los asociados hábiles, ni al cincuenta por ciento (50%) del

número requerido para constituir la Cooperativa. En las Asambleas Generales de

delegados, el quórum mínimo será el cincuenta (50%) por ciento de los elegidos y

convocados.

Una vez constituido el quórum, éste no se entenderá desintegrado por el retiro de

alguno o algunos de los asistentes, siempre que se mantenga el quórum mínimo a que

se refiere el inciso anterior.



No. CIPR001


36

10.2.9. Reforma de Estatutos

Las reformas estatutarias las aprobará la Asamblea General mediante el voto favorable

de un número plural de delegados que representen cuando menos las dos terceras

partes de los delegados presentes en la reunión.

10.3. Consejo de Administración

El Consejo de Administración es el órgano de dirección permanente de la Cooperativa y

de administración superior de los negocios. Estará integrado por siete (7) miembros

principales y dos (2) suplentes numéricos, elegidos por la Asamblea General Ordinaria,

para un período de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o

parcialmente.

El período anual, el tiempo comprendido entre dos Asambleas Generales Ordinarias,

independientemente de la fecha de celebración de las mismas. El periodo de los

miembros del Consejo de Administración debe entenderse sin perjuicio de que puedan

ser removidos libremente por la Asamblea cuando haya causas suficientes que lo

ameriten, según decisión de la misma, Así mismo pueden ser reelegidos. Para el

cumplimiento de sus funciones, los consejeros deberán actuar en la búsqueda del

desarrollo general de la Cooperativa y no solamente en representación de los

asociados.

Obrarán de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen nombre de negocios.

Sus actuaciones se cumplirán en interés de COOPINDUMIL, teniendo en cuenta los

intereses de sus asociados.

El Consejo de Administración servirá de enlace entre COOPINDUMIL y sus asociados,

garantizando el trato equitativo a todos, al igual que garantizando la calidad de la

información que se revela al Mercado y verificando que se satisfagan los

requerimientos de gobierno corporativo exigidos en las normas legales y los adoptados

voluntariamente por la Organización en el presente Código de Buen Gobierno.

Corresponde al Consejo de Administración el control efectivo de todas las actividades

de la Cooperativa. Desarrollará sus funciones de conformidad con el interés social,

entendido como la viabilidad y la maximización del valor de la empresa a largo plazo, en

interés común de todos los asociados y de los demás intereses legítimos afectados,

públicos o privados, y en especial los de otros grupos de interés de la Cooperativa:

empleados, asociados, y la Cooperativa en general.



No. CIPR001


37

10.3.1. Reglamento del Consejo de Administración.

En el Reglamento de funcionamiento del Consejo de Administración, se determinarán

entre otros asuntos: los asistentes, la composición del quórum, la forma de adopción de

las decisiones: el procedimiento de elección de dignatarios y sus funciones;

procedimiento para la creación y reglamentación de: secciones y servicios, comisiones

y comités especiales y cargos administrativos; contenido básico de actas y en general,

todo lo relacionado con el funcionamiento de este organismo.

Las políticas y demás normas de carácter interno deben expresarse en manuales y

reglamentos formalmente aprobados por el Consejo de Administración.

10.3.2. Requisitos para ser Consejero

Para ser miembro del Consejo de Administración, se requiere:

a. Ser asociado hábil, según los Estatutos y Reglamentos al momento del

nombramiento.

b. Estar o haber estado vinculado a la Cooperativa, con un año de antelación a la

fecha de la elección, y demostrar experiencia en el sector cooperativo.

c. No haber sido sancionado por la Cooperativa en el desempeño de sus funciones

como asociado, ni haber sido declarado dimitente del Consejo durante los dos (2)

años inmediatamente anteriores a la fecha de su designación.

d. Tener o estar dispuesto a recibir capacitación en áreas administrativas.

e. No tener ningún tipo de contratos comerciales, laborales o de prestación de servicios

con la cooperativa

f. No tener antecedentes penales o disciplinarios

g. Tener capacidad legal y estatutaria.

h. Acreditar la competencia, aptitudes personales e integridad ética necesaria, para

administrar con efectividad los principios y bienes de la cooperativa, para lo cual es

preferible demostrar título profesional, técnico o tecnológico en ciencias

administrativas, económicas, contables, jurídicas o humanísticas.

i. Obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios.

j. Las demás que exija la Ley o los organismos de supervisión y vigilancia.

10.3.3. Conducta del Consejero

a. El Consejero debe dedicar a sus tareas el tiempo y atención necesarios y debe

comprometerse a limitar el número de otras participaciones en Consejos de

Administración, si ello pudiera afectar el adecuado desempeño de sus obligaciones



No. CIPR001


38

como Consejero. En el momento de su nombramiento debe informarse de cuáles

son los compromisos significativos del Consejero.

b. Tener calidad y prestigio profesional, que se traduce en:

• Aportar conocimientos y experiencias, que sean relevantes a la Cooperativa y

adecuadas a las exigencias de los reglamentos y la ley.

• Dar entidad al Consejo de Administración y generar confianza en los asociados,

como consecuencia del prestigio profesional.

• Tener una independencia acreditada.

• Tener carácter y personalidad.

• La calidad, no es condición suficiente para la independencia. Se requiere,

además, tener criterio propio y capacidad de defenderlo.

• Contar con la disponibilidad de tiempo y la dedicación necesarias para garantizar

el pleno desarrollo de las funciones y responsabilidades de su cargo.

10.3.4. Remoción de los miembros del Consejo de Administración.

Se entenderá perdida la calidad de miembro del Consejo de Administración por:

a. Pérdida de su calidad de asociado.

b. Ausencia continua a tres (3) sesiones ordinarias o extraordinarias sin justa causa o

por faltar al cincuenta por ciento (50%) de las sesiones realizadas durante doce (12)

meses con o sin justa causa, quedando así considerado como dimitente.

c. Incumplimiento de sus funciones.

d. Las demás que señalen la Ley y el presente Estatuto.

e. Infracciones graves, ocasionadas con motivo del ejercicio de su cargo de miembro

del Consejo de Administración.

f. Los Miembros Principales o Suplentes del Consejo de Administración, podrán ser

reelegidos indefinidamente y serán de libre nombramiento y remoción de los

organismos que los eligieron.

10.3.5. Funciones del Consejo de Administración.

Son funciones del Consejo de Administración:

a. Adoptar su propio reglamento y elegir a sus dignatarios.

b. Cumplir y hacer cumplir el Estatuto, los Reglamentos y los mandatos de la Asamblea

General.



No. CIPR001


39

c. Reglamentar este Estatuto y expedir las normas que considere convenientes y

necesarias para la dirección y organización de la Cooperativa y el cabal logro de sus

fines.

d. Expedir las reglamentaciones de los diferentes servicios, así como las condiciones y

obligaciones que surjan de la prestación de los mismos.

e. Aprobar la estructura administrativa y la planta de personal de la Cooperativa, los

niveles de remuneración y fijar las pólizas fianzas de manejo cuando a ello hubiese

lugar.

f. Nombrar al Gerente General y a su Suplente fijándoles su remuneración y

removerlos con sujeción a las normas.

g. Determinar la cuantía de las atribuciones permanentes del Gerente General para

celebrar operaciones, autorizarlo en cada caso para llevarlas a cabo cuando excede

dicha cuantía, facultarlo para adquirir o enajenar inmueble o gravar bienes y

derechos de la Cooperativa.

h. Examinar los informes que le presenten la Gerencia, el Revisor Fiscal, la Junta de

Vigilancia y pronunciarse sobre ellos.

i. Aprobar o improbar los Estados Financieros que se sometan a su consideración y en

primera instancia, los que se presenten a aprobación de la Asamblea.

j. Estudiar y adoptar el proyecto de Presupuesto del Ejercicio Económico que le

someta a su consideración la Gerencia General, velar por su adecuada ejecución y

autorizar ajustes y traslados justificados

k. Estudiar, aprobar o improbar la admisión y retiro de asociados.

l. Decretar sanciones a los asociados y directivos de conformidad con el Régimen

Disciplinario contenido en el Capítulo IV del presente Estatuto.

m. Crear y organizar los Comités que sean de su competencia y designar los

integrantes de los mismos.

n. Crear y reglamentar las agencias y dependencias.

o. Resolver la afiliación a otras entidades y la participación en la constitución de

nuevas Entidades.

p. Convocar o aplazar la realización de la Asamblea General Ordinaria o Extraordinaria

y presentar el Proyecto de Reglamento de Asamblea.

q. Rendir informe a la Asamblea General sobre las labores realizadas durante el

ejercicio y presentar un proyecto de destinación de Excedentes.

r. Aprobar los programas de gestión de la Cooperativa, buscando que se preste el

mayor servicio posible a los asociados y se obtenga el desarrollo armónico de la

entidad.



No. CIPR001


40

s. Fijar políticas, procedimientos, mecanismos e instrumentos para la implementación

y aplicación que permita el eficiente, efectivo y oportuno funcionamiento del sistema

Integral de Prevención y control de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo,

en armonía con el código de ética de la cooperativa.

t. Nombrar el oficial de cumplimiento y su suplente; pronunciándose sobre los informes

presentados, realizando el seguimiento de las observaciones y dejando constancia

en las actas.

u. Colaborar con la administración de justicia, atendiendo de manera oportuna los

requerimientos expresos de las autoridades competentes y auxiliándolas en la lucha

contra los delitos de LA/FT, de conformidad con lo dispuesto en la constitución

nacional y las leyes sobre la materia.

v. Designar el funcionario o la instancia autorizada para exonerar asociados del

diligenciamiento del formulario individual de transacciones en efectivo. Así como el

responsable o la instancia responsable, de verificar la información suministrada en

el formulario de vinculación del cliente.

w. Atender con diligencia las funciones y responsabilidades para la correcta y oportuna

administración del riesgo de liquidez en las operaciones de la cooperativa.

x. Establecer y mantener el plan de desarrollo institucional permanente.

y. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la Cooperativa.

z. En general, ejercer todas aquellas funciones que le corresponda, que no estén

asignadas a otro organismo y que tengan relación con la dirección permanente de la

Cooperativa, no asignadas expresamente a otros órganos por la Ley o el presente

Estatuto.

10.3.6. Prohibiciones

A los miembros del Consejo de Administración, les será prohibido:

a. Participar en las actividades de ejecución que correspondan al gerente y, en

general, a las áreas ejecutivas de la organización, así sea temporalmente por la

ausencia de alguno de ellos.

b. Ser miembro del órgano de administración, empleado o asesor de otra similar, con

actividades que compitan con COOPINDUMIL.

c. Estar vinculado a la organización como empleado, asesor, contratista o proveedor,

o en alguna de las empresas o personas que presten servicios a la misma.

d. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste

la organización.

e. Decidir sobre políticas de servicios que los beneficien sobre los demás asociados.



No. CIPR001


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f. Decidir sobre el reclutamiento, retiro, promoción del personal que labora para la

cooperativa.

g. Otorgar retribuciones extraordinarias que no se hayan definido previamente, a la

Gerencia y demás ejecutivos.

h. Dar órdenes a empleados o al Revisor Fiscal o solicitarles información

directamente, sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones del

Consejo de Administración.

i. Los miembros del Consejo de Administración, no podrán ser cónyuges,

compañeros permanentes, ni tener vínculo hasta segundo grado de consanguinidad

o afinidad y primero civil con el Gerente, o con ninguno de los demás miembros de

la Administración, Junta de vigilancia y empleados de la cooperativa.

j. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de

terceros, en actividades que impliquen competencia con COOPINDUMIL o en actos

respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la

Asamblea General.

10.3.7. Reuniones

El Consejo de Administración se reunirá ordinariamente por lo menos una vez al mes y

extraordinariamente cuando así lo considere o solicite el Presidente del Consejo,

Gerente, Junta de Vigilancia o el Revisor Fiscal.

10.3.8. Deberes

Son deberes de los miembros del Consejo de Administración, tanto en su calidad de

miembros principales como suplentes, las siguientes:

a. Cumplir y velar por el cumplimiento del presente Código de Buen Gobierno

b. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a

los auditores y a la revisoría fiscal;

c. Guardar reserva de la información que conozca por razón o con ocasión de su

calidad de miembro del Consejo de Administración, incluyendo la información

comercial y financiera de COOPINDUMIL;

d. Abstenerse de tratar con medios de comunicación temas que conozca por razón o

con ocasión de su calidad de miembro del Consejo de Administración, siendo

entendido que para tales efectos la vocería de la cooperativa la ejerce el Gerente de

ella o quien haga sus veces, y la vocería del Consejo de Administración la ejerce el

Presidente del mismo o quien haga sus veces;



No. CIPR001


42

e. Revelar de manera oportuna y en la forma indicada en los estatutos, cualquier

conflicto de interés que se llegue a presentar entre un miembro del Consejo de

Administración y la organización o sus asociados, a las entidades matrices,

controlantes o subordinadas, así como cualquier situación que pueda implicar

potencialmente la configuración de tales conflictos de interés;

f. Informar al Consejo de Administración, por intermedio de su Presidente o Secretario,

cualquier hecho o situación que pueda resultar relevante para su actuación como

administrador de la Cooperativa;

g. Informarse y preparar adecuadamente las reuniones del Consejo de Administración

y de los Comités a los que pertenezca;

h. Formar parte de los Comités del Consejo de Administración, de acuerdo con la

asignación que éste haga, teniendo en cuenta la formación, habilidades, experiencia

y especialidad.

i. Contar con el tiempo suficiente para el adecuado cumplimiento de las funciones

propias del cargo de miembro del Consejo de Administración;

j. Asistir puntualmente a las reuniones del Consejo de Administración o de los Comités

a los que pertenezca, participar activamente en ellos y prestar colaboración para el

desarrollo de las tareas y trabajos encomendados; y

k. Diligenciar los formularios de auto-evaluación que sean dispuestos por

COOPINDUMIL.

l. Informar al Consejo de Administración las relaciones directas o indirectas que

mantengan entre ellos, o con la cooperativa, o con proveedores o asociados o con

cualquier otro Grupo de Interés de las que pudieran derivarse situaciones de

conflicto de interés o influir en la dirección de su opinión o voto.

m. Dejar plasmado en el acta de la Sesión del Consejo de Administración en donde se

adopte una decisión, los estudios, fundamentos y demás fuentes de información que

fueron relevantes para la toma de tales decisiones, así como las razones de

conformidad y disconformidad tenidas en cuenta para la toma de las mismas.

n. Para el caso de los miembros suplentes, estar siempre debidamente informados de

los temas sometidos a consideración del órgano mencionado con el fin de que

cuando deban ejercer como miembros principales, dispongan del conocimiento

necesario para dicha labor.

o. Aprobar un Reglamento Interno de Funcionamiento del Consejo de Administración

que contemple, entre otras cosas, las condiciones bajo las cuales ésta puede

contratar, a solicitud de cualquiera de sus miembros, un asesor externo para

contribuir con elementos de juicio necesarios para la adopción de determinadas



No. CIPR001


43

decisiones. Para dicho efecto, COOPINDUMIL deberá contar con una partida en su

presupuesto anual.

p. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social.

q. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales, estatutarias y por lo

dispuesto en el presente Código.

r. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a

la revisoría fiscal.

s. Guardar y proteger las reservas de COOPINDUMIL.

t. Dar un trato equitativo a todos los asociados y respetar el ejercicio del derecho de

inspección de todos ellos.

10.3.9. Derechos

Son derechos de los miembros del Consejo de Administración, tanto en su calidad de

miembros principales como suplentes, los siguientes:

a. Ser informado, una vez asuma su cargo, de las responsabilidades, derechos,

obligaciones y atribuciones que se derivan de su cargo. De igual forma será

informado de los proyectos que la Cooperativa adelanta y demás información que

sea necesaria para la responsable asunción de su cargo.

b. Ser informados con la debida anticipación, de las decisiones societarias, de acuerdo

con el orden del día contenido en la correspondiente convocatoria.

c. Tener la posibilidad cuando lo consideren necesario, solicitar a la administración la

contratación de un asesor externo especializado, para contribuir con elementos de

juicio necesarios para la adopción de determinadas decisiones.

10.3.10. Responsabilidades del Consejo de Administración

El Consejo de Administración en su calidad de administrador permanente es

responsable, ante los asociados por cada una de las siguientes áreas:

a. Gobierno: De velar por su propio desempeño, las comunicaciones y la transparencia

de su gestión, realizando un estricto seguimiento al cumplimiento del presente

Código de Buen Gobierno Corporativo.

b. Asamblea General: Por la selección, evaluación, remuneración y sustitución del

Gerente y su suplente.

c. Operación Comercial: De orientar y revisar la estrategia, los principales proyectos, la

política de riesgos, los presupuestos, los planes de negocios, fijar las metas de

desempeño y hacer seguimiento a las principales inversiones.



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d. Control Interno: Del desempeño del control interno en los sistemas contables, de

información gerencial, financiera y de auditoría externa, control financiero, de

seguimiento de riesgos y de cumplimiento de obligaciones legales.

e. Ética: Mediante el seguimiento al Código de Ética de COOPINDUMIL, es deber del

Consejo identificar y controlar el surgimiento de los conflictos de intereses en el

desarrollo del objeto social por parte de los empleados, del Consejo de

Administración con los Asociados; así mismo evitar el uso indebido de información

privilegiada, de activos corporativos y los abusos en transacciones con partes

relacionadas.

10.3.11. Convocatoria a reuniones

La citación o convocatoria a los miembros del Consejo de Administración se hará por

comunicación escrita, o enviada por medio correo electrónico según cronograma

aprobado, por parte del Presidente y/o Secretario; dicha citación se hará con por lo

menos tres (3) días de anticipación y se adjuntará a la convocatoria toda la información

necesaria para que puedan llegar informados a la sesión.

10.3.12. Régimen de las Sesiones

En adición a lo dispuesto el Reglamento Interno de Funcionamiento del Consejo de

Administración, respecto de las reuniones, se observarán las siguientes normas:

a. Presidirá las sesiones del Consejo de Administración el Presidente de la misma y en

su ausencia, el vicepresidente y si éste último tampoco estuviere presente, la

reunión será presidida por el Consejero que para el efecto se elija.

b. Para la validez de las deliberaciones deberán concurrir la mayoría de sus miembros

y las decisiones se adoptarán siempre con el voto favorable de la mayoría de los

presentes. En este caso de empate la decisión se tendrá por negada.

c. El Gerente asistirá en calidad de invitado, por lo que tendrá voz sin derecho a voto

en las deliberaciones.

d. De las reuniones se levantarán actas firmadas por el Presidente de la misma o

quien haga sus veces y por el Secretario, dejando constancia del lugar y fecha de la

reunión, del nombre de los asistentes, de los asuntos tratados y de las decisiones

adoptadas, negadas o aplazadas, con indicación en cada caso, de los votos

emitidos a favor, en contra o en blanco.



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10.3.13. Reuniones no Presenciales y Decisiones por Consenso

El Consejo de Administración podrá celebrar reuniones ordinarias o extraordinarias no

presenciales, siempre que por cualquier medio todos los miembros del Consejo de

Administración puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva. La

sucesión de comunicación deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio

empleado. Será obligatorio guardar prueba, tal como el reporte de fax donde aparezca

la hora, el originador y el mensaje o grabación magnetofónica, de la comunicación. Las

decisiones del Consejo de Administración también serán válidas cuando por escrito

todos los miembros principales expresen el sentido de su voto. En este evento, la

mayoría respectiva se computará sobre el total de los miembros principales. Si los

Consejeros principales expresan su voto en documentos separados, estos deberán

recibirse en un término máximo de un mes, contado a partir de la primera comunicación.

10.3.14. Información para decisión

a. En materia de voto de un Consejero debe existir un principio fundamental

consistente en "no aprobar aquello que no se entiende o no se conoce, o con lo que

no se está totalmente de acuerdo".

b. Es misión del Presidente estimular el debate y determinar, con la ayuda del

Secretario, qué información es necesaria en cada momento, para asegurar que los

Consejeros puedan formarse una opinión y tener un criterio informado sobre las

materias de su competencia.

c. Los Consejeros deberán, en todo momento, decidir si la información recibida es

apropiada, de calidad suficiente y se les ha entregado con la suficiente antelación

para poder formarse una opinión y tener un criterio informado, y deberán solicitar las

ampliaciones de información y las clarificaciones que estimen necesarias.

10.3.15. Evaluación Anual

a. El Consejo de Administración deberá acometer una evaluación anual, formal y

rigurosa, de su propia actuación como órgano colegiado, y de la de sus Comités

asesores.

b. La evaluación anual deberá apreciar las capacidades y experiencia de cada

Consejero e indicar qué programas de formación o puesta al día son necesarios.

c. El Consejo de Administración evaluará anualmente al Gerente. Esta evaluación será

coordinada por el Presidente del Consejo de Administración y la comisión que se

designe para tal fin.



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d. El Consejero deberá conocer, o ser formado, en las propósitos claves y el mejor

conocimiento de la cooperativa, asistiendo para ello a los programas de formación

internos o externos que sean necesarios. Es responsabilidad del Presidente la

formación permanente de los Consejeros y que los programas se ofrezcan y se

desarrollen adecuadamente.

10.3.16. Funciones de dignatarios del Consejo de Administración.

10.3.16.1 Presidente del Consejo

Son funciones del presidente del Consejo de Administración las siguientes:

a. Presidir las sesiones, coordinando las intervenciones, permitiendo las discusiones y el estudio de los asuntos sometidos a su consideración, permaneciendo imparcial y no deliberante.

b. Someter a aprobación las ponencias y proposiciones, verificando el resultado y haciéndolo constar claramente en el acta.

c. Proponer las comisiones, comités y exigir el cumplimiento de las tareas encomendadas a ellos.

d. Suscribir las actas del Consejo de Administración en asocio con el Secretario(a). e. Nombrar al Secretario Ad Hoc en caso de ausencia del titular. f. Ejercer control sobre los asuntos pendientes y exigir los informes correspondientes. g. Responsabilizarse del cumplimiento de las normas y decisiones de la Asamblea

General y del propio Consejo de Administración. h. Ejercer la representación social de la Cooperativa en coordinación con la Gerencia. i. En general, obtener que el Consejo de Administración ejerza las funciones que le

señalan los Estatutos y demás normas emitidas por los entes de control.

10.3.16.2 Secretario del consejo.

El secretario del Consejo tiene entre otras las siguientes funciones:

a. Tramitar la convocatoria a sesiones, de acuerdo con la solicitud del Presidente, o las

estipuladas en el Estatuto.

b. Elaborar oportunamente las actas.

c. Firmar conjuntamente con el Presidente del Consejo de Administración, las actas,

acuerdos, resoluciones y demás documentos emanados de las reuniones del

mismo, y mantener actualizado el archivo de los mismos.

d. Colaborar con el Presidente del Consejo de Administración, en la redacción de la

correspondencia que debe ser firmada por éste.



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e. Enviar a los participantes de las sesiones el proyecto del Orden del Día y los

diferentes informes a tratar en la reunión con cinco días de antelación.

f. Llevar en forma ordenada el libro de actas de las reuniones.

g. Enviar al Organismo Competente, las actas y comunicaciones de su competencia.

h. Las demás que le sean asignadas por el Consejo de Administración, propias del

cargo.

10.3.16.2.1 Conducta del Presidente y Secretario.

El Presidente y Secretario actuarán bajo los siguientes parámetros de conducta:

a. Garantizar que los procedimientos de funcionamiento del Consejo se cumplan y se

revisen periódicamente.

b. Tener el sentido y la convicción propia, respecto a su responsabilidad en el manejo

de estatutos y reglamento del Consejo.

c. Asegurar que la información sea puesta a disposición de los Consejeros.

d. Actuar siempre de forma objetiva e imparcial y ofrecer asesoramiento a los

Consejeros y al Presidente en las materias relativas al Consejo de Administración.

e. El nombramiento de los dignatarios se realizará en sesión plena y de manera

independiente e imparcialidad.

f. Reportarán al Consejo y Administración en general en todos los asuntos de gobierno

corporativo.

g. Velarán por la observancia de las normas estatutarias y reglamentarias de la

Cooperativa, así como la custodia o conservación de la documentación social y

expedición de certificaciones.

10.4. Representante legal - Gerente

El Gerente es el Representante Legal de COOPINDUMIL, principal ejecutor de las

decisiones de la Asamblea General y del Consejo de Administración y jefe superior de

todos los funcionarios de la cooperativa. Podrá ser asociado de la Entidad y será

elegido por el Consejo de Administración por un término máximo de dos (2) años, sin

perjuicio de ser reelegido. El Gerente de Igual manera podrá ser removido en cualquier

tiempo por dicho organismo, conforme a los la Ley y los reglamentos. En todo caso el

Gerente tendrá el carácter de empleado de dirección, confianza y manejo.

El Gerente empezará a ejercer el cargo, una vez acepte dicho nombramiento, presente

las fianzas fijadas, tome posesión ante del Consejo de Administración, sea autorizado



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por la Súper Intendencia de economía Solidaria y sea registrado en la Cámara de

Comercio.

El periodo de prueba del Gerente entrante es de los dos (2) primeros meses de servicio,

tiempo en el cual deberá presentar un plan de acción para aprobación del Consejo de

Administración.

10.4.1. Procedimiento de Convocatoria

El Proceso para la selección y contratación del Gerente se cumplen en varias etapas,

comenzando por llevar a cabo la convocatoria con mínimo con 15 días de antelación,

por parte del Consejo de Administración, quien en comisión especial establece el perfil

del cargo, teniendo en cuenta las funciones y responsabilidades específicas.

El Consejo de Administración publicará avisos en las carteleras de las fábricas de la

Industria Militar, en la página Web de la cooperativa, aviso de prensa en un periódico de

circulación nacional, mínimo durante dos días, solicitando hojas de vida para que sean

enviadas a las instalaciones de la Cooperativa o colgadas al correo electrónico que el

Consejo de Administración cree para el proceso de selección y contratación.

10.4.2. Perfil Profesional del Cargo.

El éxito de la Organización depende de la gestión gerencial, frente al de servicio que

presta a sus asociados y de la eficiencia en la administración de los recursos, por lo

tanto el Gerente debe tener el siguiente enfoque de perfil profesional:

a. ENFOQUE: Basado en el proceso de gestión y de resultados especialmente en el

área financiera y crediticia, contando para ello con la competencia apropiada.

b. LIDERAZGO: Estableciendo objetivos orientados a la función social y económica de

la Cooperativa para crear y mantener un ambiente proactivo.

c. RESPONSABILIDAD Y PROFESIONALISMO: Adopta el cumplimiento de las

funciones, responsabilidades y compromisos como factor preponderante para el

logro de los objetivos y metas de la Entidad.

d. RESPETABILIDAD Y CREDIBILIDAD: Genera, asumir y transmitir los valores y

principios en la organización con un comportamientos adecuado.

e. CAPACIDAD DE ANÁLISIS Y EVALUACION: Establecer y proyectar sus metas y

objetivos con base en información valorada, e interpretarla con profundidad para

generar resultados.

f. CREATIVIDAD: Propone estrategias y desarrolla procedimientos, utilizando

métodos probados que permitan el mejoramiento continuo de la Cooperativa.



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g. INICIATIVA: Planea, dirige, ejecuta, y controla las actividades por su propia cuenta

entregando los resultados esperados.

10.4.3. Requisitos para ser Gerente

Para ser elegido Gerente, se requiere:

a. Ser profesional en Economía, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial y/o

carreras afines, preferiblemente con especialización en asuntos cooperativos,

administrativos y/o financieros.

b. Poseer la aptitud e idoneidad, especialmente en los aspectos relacionados con las

actividades y objetivos sociales de la Cooperativa.

c. Acreditar experiencia mínimo de tres (3) años en el desempeño de cargos directivos

del sector solidario o financiero y de administración de personal.

d. Demostrar honorabilidad y correcto actuar, particularmente en el manejo de fondos y

bienes sociales.

e. Tener disponibilidad de tiempo laboral completo, con horario de lunes a sábado y

adicional cuando sea requerido.

f. No haber sido sancionado, ni tener procesos en curso o en apelación, por

investigación de la Cooperativa, la Súper Solidaria o cualquier ente de control.

g. No haber sido sancionado por aspectos relacionados con la administración de la

Cooperativa.

h. Cumplir con los requisitos exigidos por los organismos de supervisión, control y

Vigilancia.

i. No tener antecedentes penales y/ó disciplinarios.

j. Demostrar buen crédito social.

10.4.4. Lineamientos de Conducta

El Gerente y representante legal es el principal ejecutivo, por tanto debe ser idóneo

para administrar pero adicionalmente a los aspectos de orden profesional y técnico

cumplirá los siguientes preceptos éticos, morales y sociales:

a. Mantener una conducta ejemplar frente a la Cooperativa y la sociedad en general.

b. No haber sido despedido de otra organización por conductas que puedan afectar el

buen nombre de la Cooperativa, los asociados o terceros.

c. No haber sido condenado penalmente, excepto por delitos políticos, culposos y/o

sancionado disciplinaria o administrativamente, como tampoco haber incumplido sus

obligaciones fiscales.



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d. Poseer la condición especial de empleado directivo con la condición de manejo y

confianza.

e. Aceptar que su desempeño contribuye a la profesionalización de la administración

de COOPINDUMIL.

f. Ser persona transparente y honesta para ganar la confianza de la Organización y de

la sociedad.

g. Estar dispuesto a la autoevaluación y evaluación de su gestión y desempeño

profesional de acuerdo a los reglamentos establecidos para este fin.

10.4.5. Contratación.

Para efectos de la contratación, El Consejo de Administración tendrá en cuenta los

siguientes aspectos:

a. Tener mínimo tres candidatos para avaluar su perfil.

b. Disponer de los factores y puntajes de evaluación preestablecidos.

c. Hacer matriz comparativa de factores y calidades profesionales, actuaciones

laborales, responsabilidades desempeñadas, competencia y formación y otros

méritos que se consideren necesarios.

d. Tener autonomía y criterio suficiente para determinar entre los aspirantes la persona

que colme las necesidades y expectativas para tomar la decisión.

10.4.6. Funciones

El gerente cumple principalmente las siguientes funciones:

a. Ejercer la representación legal de la Cooperativa y responder por la administración,

gestión y del correcto funcionamiento

b. Ejecutar las decisiones, acuerdos y orientaciones de la Asamblea General y del


c. Velar por el adecuado y eficiente funcionamiento de la Cooperativa, la prestación de

los servicios y el desarrollo de los programas.

d. Supervisar la ejecución de las operaciones financieras y la oportuna contabilización

evaluando, midiendo y controlando el riesgo crediticio y de cartera.

e. Proponer las políticas administrativas, los programas de desarrollo y preparar los

proyectos y presupuestos que serán sometidos a consideración del Consejo de

Administración.

f. Dirigir las relaciones públicas de la Cooperativa, en especial con las organizaciones

del movimiento cooperativo.



No. CIPR001


51

g. Procurar que los asociados reciban información oportuna, sobre los servicios y

demás asuntos de interés y mantener permanente comunicación con ellos.

h. Celebrar contratos y todo tipo de negocios, dentro del giro ordinario de las

actividades y de las atribuciones permanentes, señaladas por el Consejo de

Administración.

i. Celebrar, previa autorización expresa del Consejo de Administración, los contratos

relacionados con la adquisición, venta y constitución de garantías reales sobre

inmueble o específicas sobre otros bienes y cuando el monto exceda las facultades

otorgadas.

j. Ejercer por sí mismo o mediante apoderado especial, la representación judicial de la

Cooperativa.

k. Ordenar los gastos ordinarios y extraordinarios, de acuerdo con el presupuesto y las

facultades especiales que para el efecto se le otorguen por parte del Consejo de

Administración.

l. Contratar a los trabajadores para los diversos cargos, de conformidad con la planta

de personal y los reglamentos especiales y, dar por terminados sus contratos de

trabajo, con sujeción a las normas laborales vigentes.

m. Ejecutar las sanciones disciplinarias que le corresponda aplicar como máximo gestor

y las que expresamente determinen los Reglamentos.

n. Rendir periódicamente al Consejo de Administración, informes relativos al

funcionamiento de la Cooperativa. (De los resultados financieros, contables,

presupuéstales con indicadores de resultados y de gestión.)

o. Presentar a la Junta de Vigilancia, la lista de asociados inhábiles, cuando se

produzca la convocatoria a Asamblea.

p. Asistir a las reuniones del Consejo de Administración.

q. Disponer de los recursos técnicos y humanos para implementar y mantener en

funcionamiento el SIPLAFT, según aprobación del Consejo de Administración.

r. Apoyar los requerimientos del oficial de cumplimiento coordinando y programando

planes de capacitación dirigido a todas las áreas y funcionarios de la cooperativa

incluyendo el Consejo de Administración, Junta de vigilancia sobre el SIPLAFT

s. Atender con diligencia las funciones y responsabilidades para la correcta y oportuna

administración del riesgo de liquidez en las operaciones de la Cooperativa

t. Establecer procedimientos para el adecuado manejo de conservación y archivo de

documentos y reportes relacionados con el SIPLAFT garantizando la

confidencialidad de dicha información.

u. Promover el cumplimiento de la normatividad legal vigente sobre preservación del

medio ambiente



No. CIPR001


52

v. Las demás que le asigne el Consejo de Administración.

10.4.7. Información Gerencial

La Gerencia informará periódica y oportunamente al Consejo de Administración, sobre

su gestión y resultados. La información se presentará en formato gerencial, con análisis

concreto y gráfico, como mínimo la siguiente:

a. Evolución activos, pasivos y patrimonio

b. Análisis de la cartera

c. Formulación y ejecución presupuestal

d. Aspectos relevantes administrativos y de personal

e. Estructura de costos y gastos

f. Incremento o retiro de asociados

g. Estados financieros intermedios y de final de ejercicio

h. Indicadores financieros

i. Respuesta a requerimientos de los entes de supervisión, vigilancia y control

j. Correspondencia gerencial

k. Planes estratégicos, proyectos y propuestas de mejoramiento y/o oportunidades de

nuevos negocios

l. Cumplimiento y seguimiento a decisiones y tareas dejadas por la Asamblea y

Consejo de Administración

m. Quejas de los asociados y usuarios de los servicios

n. Análisis de contexto externo, legislación, competencia (especialmente si existen

cambios)

o. Manuales de funciones, reglamentos de trabajo, evaluaciones de desempeño,

cambios de personal, escala salarial, programas de capacitación y bienestar del

personal.

p. Informe anual de gestión

10.4.8. Suplencia del Gerente.

Para suplir ausencias temporales, accidentales o de fuerza mayor el Gerente o

representante legal, será reemplazado por un suplente nombrado por el Consejo de

Administración en cumplimiento de los aspectos operativos legales vigentes de

COOPINDUMIL, y que cumpla con el perfil, los requisitos, las funciones y

responsabilidades del gerente.

10.4.9. Afinidades e Incompatibilidades



No. CIPR001


53

a. El Gerente y su suplente no podrán estar ligados por matrimonio o parentesco

alguno dentro del primer grado de consanguinidad, primero civil o de afinidad; o

sean consocios de los administradores, funcionarios, empleados, directivos,

revisores fiscales, auditores o contador de la Cooperativa.

b. Quien haya sido elegido Gerente o suplente, no podrá desempeñar ningún otro

cargo durante el periodo respectivo.

c. El gerente no podrá celebrar contratos de prestación de servicios o de asesoría con

personas o familiares que se encuentren dentro del primer, segundo o tercer grado

de consanguinidad o afinidad y primero civil.

d. Cuando se dé por terminado el vínculo laboral por término del contrato

unilateralmente, despido por justa causa o retiro voluntario del gerente, este no

podrá postularse para ningún cargo directivo o administrativo de la cooperativa,

hasta pasados dos años. No obstante se verificará y analizará las causas de su

desvinculación.

10.4.10. Remoción de Gerente

El Gerente será removido por una de las causas siguientes:

a. Incumplimiento de funciones señaladas en el Estatuto, el presente código, el manual

de funciones y las que expresamente le fije el Consejo de Administración.

b. Por falta de diligencia en el desempeño de sus funciones que afecten a la

Cooperativa en su patrimonio, sin perjuicio de las sanciones penales, civiles y

pecuniarias contempladas en la ley.

c. Infracciones que impliquen violación a la Ley, este Estatuto y los Reglamentos

d. La no presentación al Consejo de Administración de la información relacionada de

manera oportuna y actualizada, sobre el desarrollo de operaciones, situación

financiera y de prestación de servicios.

e. Descuido en el manejo, conservación y protección de bienes de la Cooperativa.

f. Las demás conforme a las disposiciones legales vigentes.

10.4.11. Evaluación del Desempeño del Gerente

La evaluación del desempeño del Gerente es responsabilidad del Consejo de

Administración. El gerente se hace responsable de los resultados por su gestión,

conducta y ejecución profesional, durante el lapso del servicio. Para el proceso de

evaluación y calificación se procederá así:



No. CIPR001


54

a. Disponer del formulario de evaluación de desempeño aprobado previamente por el

Consejo de Administración, con los factores y rangos de calificación apropiados.

b. Valorar y calificar objetivamente la gestión por el Consejo de Administración en

sesión plena.

c. Aprobar por mayoría la evaluación y dejar registro en acta del consejo de

Administración.

d. La evaluación se realizara con dos meses de antelación al cumplimiento del contrato

y posteriormente cada año en forma sucesiva.

10.5. Comités de Apoyo

De acuerdo a la Ley Cooperativa los Estatutos de COOPINDUMIL, las circulares: básica

Contable y Financiera y Básica Jurídica de la Superintendencia de la Economía

Solidaria, la Administración se apoya con los siguientes Comités:

10.5.1. Comité de Apelaciones.

La Cooperativa tiene un Comité permanente de Apelaciones, el cual estará integrado

por tres (3) asociados hábiles, elegidos por la Asamblea General, para el mismo

período del Consejo de Administración. Este actuará de oficio, cuando así se requiera.

Los miembros del Comité de Apelaciones no podrán pertenecer a ningún cargo de la

administración y control de la Cooperativa. Es un órgano alterno encargado de resolver

los recursos de apelación interpuestos por los asociados a quienes el Consejo de

Administración les imponga la sanción de exclusión o de suspensión de derechos.

10.5.1.1 Funciones.

Su función es la obrar en casos de sanciones, exclusiones o suspensión de derechos a

los asociados, las principales funciones son:

a. Resolver en segunda instancia los recursos de apelación o reclamaciones que

interpongan los asociados excluidos o sancionados por el Consejo de

Administración, así como citaciones que se les hagan para resolver aspectos de su

competencia.

b. Evaluar los recursos interpuestos por los asociados.

c. Comprobar las argumentaciones de las partes en conflicto.

d. Emitir su decisión por escrito, con la correspondiente sustentación de los

considerandos, la cual será de carácter obligatorio, agotándose así la vía

gubernativa.



No. CIPR001


55

e. El comité de apelaciones podrá aplicar las sanciones contempladas en este

estatuto.

f. Informar a la Asamblea General sus actuaciones.

10.5.2. Comité de Revisión del Acta de Asamblea General de Delegados

La asamblea general de delegados en su reunión nombrará un comité para que al

término de la reunión revise el acta, el Comité estará integrado por tres (3) delegados

presentes y elegidos por la Asamblea General.

10.5.2.1. Funciones

Las funciones principales son las siguientes:

a. Estar pendiente de todo lo tratado en la asamblea.

b. Reunirse posteriormente en las instalaciones de la Cooperativa para revisar el acta

elaborada previamente por la secretaria de la Asamblea General, verificando que su

contenido se ajuste a la realidad y veracidad de lo sucedido en la reunión.

c. Proponer los ajustes que considere pertinentes para dejar el documento formal y

trámite de registro en Cámara de Comercio.

d. Rendir informe a la asamblea general.

10.5.3. Comité de Educación

La Cooperativa, tendrá un Comité de Educación de carácter técnico programático,

compuesto por cinco (5) asociados nombrados por el Consejo de Administración, para

períodos de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o

parcialmente. Por lo menos uno de sus miembros debe pertenecer al Consejo de

Administración.

El Comité de Educación deberá organizar actividades de educación cooperativa de

modo permanente, oportuno y progresivo, tendientes al desarrollo organizacional y

administrativo de la Cooperativa; en consecuencia cada año o período, elaborará un

programa educativo con el correspondiente presupuesto de costos y gastos, en el cual

se incluirá la utilización del Fondo de Educación. Será el responsable de ejecutar los

proyectos de educación y de capacitación, que anualmente apruebe el Consejo de

Administración. Sus funciones, responsabilidades y competencias, serán fijadas en el

respectivo Reglamento.



No. CIPR001


56

10.5.3.1 Funciones

Para el cabal cumplimiento y logro del objetivo, el Comité tendrá las siguientes

funciones:

a. Establecer los proyectos y programas de educación y formación requeridos por la Organización, determinando las necesidades y recursos para su ejecución y Sustentar los conceptos emitidos en los estudios realizados.

b. Asistir y participar en las reuniones convocadas por el Consejo de Administración y otros Comités.

c. Coordinar las actividades y evaluar el desempeño de las personas o terceros que realicen trabajos para el Comité cuando sea necesario.

d. Cumplir con las tareas encomendadas por el Consejo y presentar a éste sus resultados.

e. Promover campañas que tiendan a incrementar la participación de los asociados en las actividades de la Cooperativa, mediante foros, conversatorios, talleres y reuniones con los Asociados en los principios, valores, y objetivos de la Economía Solidaria, dándoles a conocer el marco general de las organizaciones que la conforman y capacitándolos en los programas establecidos por ley.

f. Elaborar y publicar boletines, periódicos, afiches y otros a través de los cuales se pueda mantener a los asociados informados sobre las actividades realizadas o por realizar.

g. Apoyar los eventos de carácter social que convoquen a la totalidad de los asociados.

h. Elaborar y presentar para aprobación por Consejo de Administración, el Programa Educativo, Social y Empresarial de la Cooperativa PES

i. Proponer convenios o alianzas con entidades autorizadas para impartir educación. j. Elaborar y presentar al Consejo de Administración informe de gestión mensual y

anual de las actividades ejecutadas. k. Las demás funciones que le sean asignadas y/o correspondan a su naturaleza.

10.5.4. Comité Social y de Solidaridad.

La Cooperativa, tendrá un Comité Social y de Solidaridad, compuesto por cinco (5)

asociados nombrados por el Consejo de Administración, para períodos de dos (2) años,

sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o parcialmente. Por lo menos, uno de

sus miembros, debe pertenecer al Consejo de Administración.

El Comité Social y de Solidaridad, tendrá por objeto, coordinar y organizar para los

asociados, su cónyuge o compañera (o) permanente, los hijos dependientes y los

demás familiares que reglamente el Consejo de Administración, servicios de asistencia

médica, odontológica, farmacéutica, de hospitalización, de laboratorio, rayos X, seguro



No. CIPR001


57

de vida individuales o colectivos, auxilios especiales de solidaridad para casos de

accidentes de trabajo , muerte, calamidad doméstica y cualquier otra actividad social y

complementaria de las anteriores que no contravengan la Ley, el Estatuto, los

Reglamentos y los Principios Cooperativos.

10.5.4.1. Funciones

El Comité de Social y de Solidaridad tendrá principalmente las siguientes funciones:

a. Definir y asignar con base a solicitudes sustentadas, los auxilios de solidaridad en

concordancia con el respectivo reglamento.

b. Elaborar programa social anual con el correspondiente presupuesto de costos y

gastos, presentándolo al Consejo de Administración para su aprobación dentro del

primer bimestre.

c. Elaborar y presentar mensual y anualmente el informe de sus actividades al Consejo

de Administración o cuando este lo requiera.

d. Elaborar actas y consignar sus actuaciones en cada reunión mensual del comité.

e. Las demás funciones que le sean asignadas y/o correspondan a su naturaleza.

10.5.5. Comité de Crédito y Cartera

La Cooperativa tendrá un Comité de Crédito y cartera, a cuyo cargo estará el estudio y

recomendación de las políticas de crédito, evaluación de riesgo de cartera. Estará

integrado por cinco (5) miembros, designados por el Consejo de Administración, para

períodos de dos (2) años, sin perjuicio de que puedan ser reelegidos total o

parcialmente. Uno de sus miembros debe ser Consejero. Dicho Comité actuará con

base en el Reglamento que apruebe el Consejo de Administración.

El Comité desarrollara su labor bajo los principios cooperativos, máxime cuando la

cartera de crédito es el activo básico de la entidad y está compuesto por las

operaciones de crédito otorgadas y desembolsadas bajo las distintas modalidades

expuestas en el reglamento de crédito. Es importante para el Comité prevenir que la

Cooperativa sea utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento

para el lavado de activos y/o la canalización de los recursos hacia la realización de

actividades terroristas.

10.5.5.1. Funciones

Las funciones principales son las siguientes:



No. CIPR001


58

a. Revisar y confrontar la documentación aportada, contra la requerida por el

reglamento de crédito verificando su vigencia, validez y el cumplimiento de los

requisitos.

b. Estudiar, analizar y evaluar las solicitudes de crédito.

c. Viabilizar y confrontar el crédito con su liberación y su cancelación.

d. Recomendar, aprobar, improbar sobre cada crédito en particular.

e. Dar el flujo y el transito correspondiente según el tipo y nivel de responsabilidad.

f. Coadyuvar en la planificación de políticas de otorgamiento de créditos.

g. Coordinar y hacer el seguimiento del trámite hasta el otorgamiento.

h. Verificar, solvencias, capacidades de pago veracidad de documentos y revisión de

garantías.

i. Velar porque los créditos otorgados cumplan con las disposiciones legales.

j. Dar trato equitativo a los asocios y respetar el derecho de inspección.

k. Presentar al Consejo de Administración el informe mensual y anual por actividades

ejecutadas, adjuntando las recomendaciones pertinentes.

l. Elaborar las actas de cada reunión del comité.

m. ll) Revisar y actualizar periódicamente el reglamento de crédito frente con las

disposiciones legales y reglamentarias.

n. Las demás funciones que le sean asignadas y/o correspondan a su naturaleza.

10.5.6. Comité de Evaluación de Cartera.

La Cooperativa igualmente dentro de la estructura administrativa y por exigencia de la

Súper Intendencia de Economía Solidaria, cuenta con el Comité para la gestión,

seguimiento y la evaluación de la cartera, integrado por cinco (5) miembros nombrados

por el Consejo de Administración para periodos de dos años, con la posibilidad de ser

reelegidos total o parcialmente, por lo menos uno de sus integrantes debe pertenecer al

Consejo de Administración. Funciones están definidas en el documento que hace

parte de este Manual Consolidado y aprobado por el Consejo de Administración 2.009.

10.5.6.1. Funciones

a. Evaluar y analizar la totalidad de la cartera de créditos con los criterios y

periodicidad de evaluación definidos en la normatividad legal vigente.

b. Velar por que la cartera esté debidamente clasificada, calificada y aprovisionada de

acuerdo con la normatividad expedida por el ente de supervisión.

c. Realizar seguimiento a los deudores a los cuales el mismo Comité en anteriores

evaluaciones les haya otorgado una calificación de mayor riesgo.



No. CIPR001


59

d. Efectuar análisis de los deudores e informar a los entes correspondientes las

conclusiones, recomendaciones y calificaciones, los cuales permiten evaluar y

mitigar el riesgo del crédito.

e. Presentar al Consejo de Administración un informe sobre las actividades y

evaluaciones con su correspondiente calificación, con el fin que la administración

realice las recalificaciones y provisiones correspondientes.

f. Revisar, confrontar y actualizar el respectivo reglamento con la normatividad de los

entes de control.

g. Recomendar planes y acciones de recuperación de cartera morosa.

h. Las demás que le sean asignadas o por disposiciones del ente de supervisión.

10.5.7. Comité Interno de Administración del Riesgo y Liquidez

La Cooperativa tendrá un Comité de riesgo de liquidez, el cual apoyara al Consejo de

Administración y a la Alta Gerencia de la Cooperativa en la evaluación, medición y

control de riesgo de liquidez, con el fin de protegerse de eventuales cambios que

ocasionen pérdida en los estados financieros, estará integrado por cinco (5) miembros,

designados por el Consejo de Administración, por períodos de dos (2) años, sin

perjuicio de que puedan ser reelegidos total o parcialmente. Por lo menos, uno de sus

miembros, debe pertenecer al Consejo de Administración. Dicho Comité actuará con

base en el decreto 790 de 2003, circular básica Jurídica de la Súper intendencia y el

Reglamento que apruebe el Consejo de Administración.

10.5.7.1. Funciones

Para el cabal cumplimiento y logro del objetivo, el Comité tendrá las siguientes

funciones:

a. Establecer los procedimientos y mecanismos adecuados para la gestión y

administración del riesgo de liquidez en COOPINDUMIL.

b. Velar por la oportuna capacitación y formación de sus integrantes, o del personal de la Cooperativa que tenga que ver con este tema; coordinando con el Comité de educación y/o quien haga sus veces, para lograr que se posea la idoneidad, experiencia y formación necesarias a fin de asegurar el cumplimiento de las funciones.

c. Propender por el establecimiento de los sistemas de información y administración

necesarios para lograr el objetivo.



No. CIPR001


60

d. Asesorar al Consejo de Administración y a la Gerencia en la definición de los límites

de exposición por tipo de riesgo, plazos montos, monedas e instrumentos aplicables,

velando por su cumplimiento.

e. Proveer al Consejo de Administración, Gerencia y/o Asamblea General cuando sea

del caso, de estudios y pronósticos sobre el comportamiento de las principales

variables económicas y monetarias, que puedan afectar el patrimonio de la

Cooperativa o sus obligaciones contractuales dentro de la vigencia.

f. Recomendar al Consejo de Administración, estrategias sobre la estructura del

Balance respecto de plazos, montos, monedas, tipos de instrumentos y

mecanismos de cobertura.

g. Presentar al Consejo de Administración y a la Gerencia su recomendación sobre

tasas de interés, en los negocios activos y pasivos, con base en estudios y análisis

justificados, documentados legal y técnicamente.

h. Analizar y emitir concepto al Consejo de Administración, sobre las propuestas de la

Gerencia referentes a nuevos servicios, negocios del giro normal e inversiones a

mediano y largo plazo, las cuales deben estar acompañadas del respectivo estudio

de factibilidad, que incluya las proyecciones de flujo de caja, con base en las cuales

se pueda establecer la viabilidad económica y que reúnan condiciones de

disponibilidad, seguridad, rentabilidad y cumplimiento de normas legales aplicables

a la Cooperativa y a la actividad financiera en particular.

i. Determinar la brecha de liquidez para cada periodo.

j. Presentar informe mensual al Consejo de Administración, sobre la actividad

cumplida, los resultados alcanzados y las recomendaciones o conceptos que sea de

su competencia.

k. Las demás conexas y/o complementarias que guarden relación con el objetivo y las

normas que regulen la administración del riesgo de liquidez, que no estén asignadas

a otros órganos o las que emanen de Entes de supervisión y control de obligatorio

cumplimiento.

10.5.8. Comité de Planeación.

La Cooperativa tendrá un Comité de Planeación, a cuyo cargo estará el estudio y

desarrollo de nuevos proyectos de diversa índole para los asociados, el cual será

integrado por cinco (5) miembros, designados por el Consejo de Administración, para

períodos de dos (2) años pudiendo ser reelegidos total o parcialmente. Uno de sus

miembros debe ser Consejero. El Comité de Planeación actuará con el programa y el

presupuesto aprobado por el Consejo de Administración y ejercerá las funciones

específicas que este organismo le señale.



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61

10.5.8.1. Funciones.

a. Para el desarrollo y logro de los objetivos organizacionales, el Comité tendrá las

siguientes funciones:

b. Proponer los objetivos, estrategias y recomendaciones durante la formulación,

ejecución y seguimiento del plan de desarrollo.

c. Llevar el control y hacer seguimiento al cumplimiento del plan estratégico y de

acción, propuesto en el plan de desarrollo.

d. Promover la ejecución de las propuestas tramitadas por la Asamblea General

durante la vigencia.

e. Hacer seguimiento y control al plan de trabajo y tareas específicas del Consejo de

Administración.

f. Promover los cambios, organizar y aplicar del contexto normativo legal, del sector e

interno de la organización correspondiente a estatutos y reglamentos.

g. Estudiar el proyecto de presupuesto anual, presentar las proyecciones y

recomendaciones pertinentes para maximizar ingresos y reducir costos y gastos,

así como la ejecución mensual.

h. Analizar los resultados económicos y financieros en cada vigencia, generando las

conclusiones y recomendaciones correspondientes.

i. Identificar las necesidades, estudiar y proponer nuevos proyectos, productos y/o

servicios, acompañados de los análisis de viabilidad respectivos, tendientes a

mejorar la calidad de vida de los asociados y su familia.

j. Gestionar el manejo de la información Institucional.

k. Elaborar las actas por reuniones efectuadas en cumplimiento de las funciones del

Comité.

l. Elaborar y presentar oportunamente al consejo de administración el informe de

actividades ejecutadas.

11. JUNTA DE VIGILANCIA

La Junta de Vigilancia, es el organismo que tiene bajo su responsabilidad, el control de

la gestión de la administración y social y será el veedor permanente en representación

de los asociados. Estará integrada por tres (3) miembros Principales con (3) suplentes

numéricos y será elegida por el mismo periodo del Consejo de Administración. Para

efectos del corte de período, condiciones, requisitos y remoción de sus miembros, le

será aplicable a la Junta de Vigilancia, lo establecido para los miembros del Consejo de

Administración en el presente código.



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Su rol en el buen gobierno es vital, dando cumplimiento con objetividad, no es

competencia para el Consejo de Administración, no tiene condición de administradores,

sino un complemento para garantizar el cabal cumplimiento de la Ley, de la Misión y

Visión institucional, de los objetivos estratégicos y de la normativa vigente en lo

estrictamente social.

11.1. Perfil

Los integrantes de la Junta de Vigilancia deben acoger el siguiente perfil de gestión:

a. Poseer conocimientos, habilidades y destrezas que le permitan adelantar labores de

análisis, valoración y documentación de las actividades de vigilancia y control.

b. Tener capacidad, aptitudes e integridad.

c. Poseer la formación en aspectos cooperativos preferiblemente en análisis

financiero, similares a la de los administradores.

11.2. Sesiones

La Junta de Vigilancia, sesionará de manera permanente cuando las circunstancias lo

justifiquen, mediante reglamentación de este organismo; sus decisiones deben tomarse

por mayoría y de sus actuaciones se dejará constancia en Acta suscrita por sus

miembros. Asistirán a las reuniones del Consejo de Administración, previa invitación del

mismo.

11.3. Funciones

Las funciones señaladas por la ley a este órgano deberán desarrollarse con

fundamento en criterios de investigación y valoración, y sus observaciones o

requerimientos serán documentados debidamente. Los miembros de este órgano

responderán personal y solidariamente por el incumplimiento de las obligaciones que

les imponen la ley y los estatutos.

El ejercicio de las funciones asignadas por la ley a las Juntas de Vigilancia se refiere

únicamente al control social y no deberá desarrollarse sobre materias que

correspondan a las competencias de los órganos de administración. Son funciones de

la Junta de Vigilancia:

a. Velar porque los actos de los organismos de administración, se ajusten a las

prescripciones legales, estatutarias y reglamentarias y en especial a los principios

cooperativos.



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63

b. Informar oportunamente a los órganos de administración, al Revisor Fiscal y a al

Organismo de Control y Vigilancia, sobre las irregularidades que existan en el

funcionamiento de la Cooperativa y presentar recomendaciones sobre las medidas

que en su concepto deben adoptarse.

c. Recibir los reclamos que presenten los asociados, en relación con la prestación de

los servicios, transmitirlos y solicitar los correctivos por el conducto regular y en la

debida oportunidad.

d. Será la encargada de vigilar y controlar que los asociados cumplan los deberes

consagrados en la Ley, el Estatuto y los Reglamentos.

e. Solicitar aplicación de sanciones a los asociados cuando haya lugar a ello y velar

porque el órgano competente se ajuste al procedimiento establecido para el efecto.

f. Verificar el cumplimiento de requisitos establecidos para los candidatos registrados

en las planchas para los cuerpos de administración de la Cooperativa, que serán

nombrados por la Asamblea.

g. Rendir informes sobre sus actividades a la Asamblea General Ordinaria y

Extraordinaria.

h. Convocar la Asamblea General en los casos establecidos por la Ley y el presente

Estatuto.

i. Colaborar con las entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia

y rendirle los informes a que haya lugar o que le sean solicitados.

j. Evaluar los indicadores de gestión administrativa de la Gerencia y Consejo de

Administración, presentando los informes respectivos oportunamente.

k. verificar el cumplimiento de los reglamentos internos y de todas las disposiciones

relacionadas con el SIPLA/FT.

l. Las demás que le asigne la Ley y el presente Estatuto, siempre y cuando se refieran

al control social y no correspondan a funciones propias de la Auditoria Interna o

Revisoría Fiscal.

11.4. Deberes y Lineamientos de Conducta

La Junta de Vigilancia, ejercerá estrictamente, el control social y no se referirá a

asuntos que sean competencia a otras instancias de control como la Revisoría Fiscal. El

control social y sus respectivas funciones, lo desarrollará con criterios de investigación y

valoración; sus observaciones o requerimientos serán debidamente documentados y

estarán orientados a:

a. Actuar de buena fe, con juicio independiente y garantizando los derechos y trato

equitativo de los asociados.



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64

b. Dar ejemplo en la observancia y velar por el cumplimiento de la ley, el estatuto, los

reglamentos, los códigos de ética corporativa, buen gobierno, de prevención de

lavado de activos y financiación del terrorismo y demás normas internas.

c. Informar sobre las situaciones de conflicto de interés sobre los asuntos que les

corresponda decidir y abstenerse de votar en ellos, dejando la correspondiente

constancia.

d. Cumplir a cabalidad con el ejercicio de sus funciones y participar activamente en los

asuntos de su competencia.

e. Permanecer actualizados en los temas o asuntos que requieran para el ejercicio de

su cargo.

f. Fijar criterios, mecanismos e indicadores para su autoevaluación.

g. Controlar los resultados sociales y procedimientos para el logro de los mismos. Es

decir, la satisfacción de las necesidades económicas, sociales, culturales y

ecológicas para las cuales está constituido COOPINDMUIL.

h. Garantizar los derechos y hacer que se cumplan las obligaciones de los asociados.

i. Conocer y tramitar las quejas en relación con la actuación de los miembros de

administración, control y vigilancia.

j. Cumplir con los principios, valores y conducta descritos en el presente manual.

11.5. Prohibiciones

A los miembros de la Junta de Vigilancia, les será prohibido:

a. Ser miembro del órgano de administración o de control social, empleado o asesor de

otra organización similar, con actividades que compitan con ella.

b. Estar vinculado a la cooperativa, como empleado, asesor, contratista o proveedor, o

a alguna de las personas naturales o jurídicas que les presten estos servicios.

c. Obtener ventajas directa o indirectamente en cualquiera de los servicios que preste

COOPINDUMIL.

d. Realizar proselitismo político aprovechando su posición.

e. Dar órdenes a empleados, al revisor fiscal o solicitarles información directamente,

sin consultar el conducto establecido a través de las reuniones de la Junta de

Vigilancia.

f. Los miembros de la Junta de Vigilancia no podrán ser cónyuges, compañeros

permanentes, o tener vínculo hasta el segundo grado de consanguinidad o afinidad

y primero civil con el Gerente o representante legal, ni con ninguno de los demás

ejecutivos de COOPINDUMIL. Usar o difundir en beneficio propio o ajeno, la

información confidencial a la que tengan acceso.



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12. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO

COOPINDUMIL cumple los requerimientos de la Súper Intendencia de Economía

Solidaria con el nombramiento del Oficial de Cumplimiento para atender las exigencias,

hacer seguimiento y establecer los controles necesarios para evitar el lavado de activos

y financiación del terrorismo a través de sus operaciones económicas y financieras.

La naturaleza del cargo tiene que ver con la supervisión y velar por la efectividad del

“Sistema y prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo” SIPLA/FT.

12.1. Requisitos

A efectos de reducir los riesgos de dependencia de la Junta de Vigilancia, la Gerencia y

Consejo de Administración, deberá cumplir los siguientes requisitos:

a. Demostrar idoneidad desde el punto de vista ético, profesional y social

b. Acreditar formación académica en las áreas administrativas, financieras, jurídicas o

ciencias afines

c. Acreditar experiencia o conocimientos en el sector de economía solidaria y de su

profesión mínimo de tres (3) años.

d. No haber sido condenado penalmente, excepto por delitos políticos y culposos y/o

sancionado disciplinaria o administrativamente, como tampoco haber sido declarado

responsable fiscalmente.

e. No ser cónyuge, compañero (a) permanente, o poseer vínculo familiar dentro del

segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil, dentro del año

inmediatamente anterior a su postulación, respecto del consejo de Administración,

Junta de Vigilancia, Gerencia y personal directivo de la cooperativa.

f. No estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas para los

órganos de control social.

g. Cumplir los requisitos de carácter legal, exigidos en las normas especiales que le

sea aplicables.

12.2. Funciones:

El oficial de cumplimiento debe cumplir como mínimo con las siguientes funciones

a. Participar en el diseño y desarrollo de programas internos de capacitación.

b. Proponer al Consejo de Administración, junto con el representante legal la

actualización y adopción de correctivos del manual de procedimientos y del código

de conducta y velar por su divulgación a todos los empleados de la entidad.



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c. Reportar a la persona u órgano designados en el manual sobre las posibles faltas

que comprometan la responsabilidad de los empleados, para que se adopten las

medidas a que haya lugar.

d. Velar por el adecuado archivo de los soportes documentales y demás información

relativa a LA/FT, en los términos establecidos en el manual y las reglas para la

conservación de activos...

e. Recibir y analizar los reportes internos, realizar los reportes externos establecidos.

f. Elaborar los reportes internos, que son de uso específico de la Cooperativa.

g. Las demás que exijan la Ley, circulares: básica contable y financiera y Jurídica

exigidas por la Súper Intendencia de Economía Solidaria y las que la complementes

y/o adicionen.

13. CONTROL EXTERNO E INTERNO

13.1. Revisoría Fiscal

La fiscalización general de la Cooperativa y la revisión contable, estará a cargo de un

Revisor Fiscal, Contador Público con su respectivo suplente, o Persona Jurídica quien

designará sus representantes: principal y suplente, los cuales deben tener la matrícula

profesional vigente y los demás documentos exigidos por la ley y el organismo de

Control y Vigilancia. Será elegido por la Asamblea General por mayoría de los votos de

los asistentes, para períodos de un año y podrá ser removido por incumplimiento de las

funciones señaladas en este Estatuto, en concordancia con la Ley, y por haber sido

suspendido, sancionado o cancelada su inscripción como Contador Público.

COOPINDUMIL permitirá el acceso a la información que requieran estos órganos de

Control Externo, siempre y cuando dicha información no constituya un secreto industrial

o que el levantamiento de la reserva de la misma pueda poner en peligro la salvaguarda

de los derechos económicos de los asociados. No obstante lo anterior, si por orden

judicial o administrativa dicha información debe ser entregada a tales autoridades, la

cooperativa actuará de conformidad.

13.1.1. Requisitos y Calidades para su elección

COOPINDUMIL, en aras de propender por un control de alta calidad, en beneficio del

buen gobierno, el Revisor Fiscal que se elija debe cumplir, con los siguientes requisitos:

a. Tener título profesional en contaduría pública, debidamente registrado en la Junta

Central de contadores con matrícula profesional vigente.



No. CIPR001


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b. Acreditar formación en el campo de revisor fiscal y experiencia en temas

relacionados con la naturaleza del cargo y condición jurídica del sector de la

economía solidaria.

c. Poseer comportamiento ético en el ejercicio de sus funciones y actividades

personales laborales y profesionales.

d. No haber sido sancionado disciplinaria o administrativamente en el ejercicio de su

actividad profesional dentro de los cinco (5) años anteriores a su postulación.

e. No haber sido asociado, administrador, empleado, asesor o proveedor de servicios

de COOPINDUIMIL, en el año inmediatamente anterior a su postulación.

f. No ser o haber sido cónyuge, compañero(a) permanente, o poseer vínculo familiar

dentro del primero y segundo grado de consanguinidad o afinidad y primero civil,

respecto de los miembros del Consejo de Administración, Juna de vigilancia,

Gerente y demás personal directivo de COOPINDUMIL.

g. No estar incurso en las inhabilidades e incompatibilidades señaladas por la ley y los

estatutos similares a los órganos de administración y de control social.

13.1.2. Mecanismos para su elección

De acuerdo a los estatutos y reglamentos internos, los interesados pondrán a

disposición de COOPINDUMIL la siguiente información.

a. Propuesta escrita técnica y económica en donde dé a conocer los objetivos y

alcance del servicio.

b. En la propuesta también describirá las condiciones de trabajo (horas de trabajo,

infraestructura, número de personas que harán parte del equipo de trabajo, etc.).

c. Presentarse personalmente en la Asamblea y aceptar el nombramiento.

13.1.3. Mecanismos para información

El Consejo de Administración, el Gerente o representante legal, además de velar

porque a los revisores fiscales se les permita cumplir a cabalidad con sus

responsabilidades, le exigirán, al menos lo siguiente:

a. Presentar los documentos exigidos por la Cámara de Comercio y Súper Intendencia

de Economía Solidaria para su registro y posesión.

b. Presentar el plan y cronograma de trabajo al Consejo de Administración.

c. Asistir a las reuniones de Consejo de Administración cuando se a invitado.



No. CIPR001


68

d. Informar al Consejo de Administración, Junta de Vigilancia y Asamblea sobre los

hallazgos, observaciones y recomendaciones que haya lugar por el ejercicio de sus

funciones.

e. Solicitar a la Administración la información que requiera para cumplir sus funciones.

f. Velar por el cumplimiento de la normativa legal, estatutaria y reglamentaria de los

Entes de fiscalización, tributaria, de Supervisión y Control.

13.1.4. Obligaciones de COOPINDUMIL con el Revisor Fiscal

El Consejo de Administración, el Gerente o representante legal, se comprometen, en

aras de garantizar un gobierno transparente, frente a la Revisoría Fiscal a lo siguiente:

a. Permitirle examinar, sin restricción alguna, las operaciones y sus resultados, los

bienes, derechos, obligaciones y documentos de COOPINDUMIL.

b. Dar y ordenar que se le dé oportuna y suficiente respuesta a las solicitudes de

información que ésta requiera para el cumplimiento de sus funciones.

c. Permitirle y apoyarle, para rendir los informes que le corresponden, en la

convocatoria de los órganos de COOPINDUMIL o, si es el caso, hacer incluir en el

orden del día la consideración de los mismos.

d. Informarle sobre las convocatorias que se cursen con motivo de las reuniones de los

organismos e administración y control, para que pueda asistir a ellas, sin que para

ello deba ser expresamente invitado, donde podrá intervenir con vos pero sin voto.

e. Permitirle informar libremente, sin ninguna presión, sobre los asuntos que puedan

afectar el desenvolvimiento de COOPINDUMIL.

f. Informarle de manera oportuna y eficiente, sin restricción alguna de cualquier

suceso, proyecto o decisión, que pueda alterar significativamente el funcionamiento

de la organización solidaria.

g. Informarle, antes que a cualquier otra persona, de todo reparo o censura que se

requiera formular respecto de su labor.

h. Presentarle de manera oportuna la información que requerida por la Revisoría

Fiscal.

i. Disponer de los recursos y remuneración adecuados y oportunos, de conformidad

con la característica de COOPINDUMIL.

j. El Revisor Fiscal de la Cooperativa tendrá voz, sin derecho a voto en las reuniones

de la Asamblea. Podrá asistir a las reuniones del Consejo de Administración cuando

fuere citado a ellas.



No. CIPR001


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13.1.5. Funciones de la Revisoría Fiscal

Son funciones del Revisor Fiscal:

• Cerciorarse que las operaciones que se celebren en la Cooperativa, se ajusten a las

prescripciones del Estatuto, las decisiones de la Asamblea General o del Consejo de

Administración.

• Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea, Consejo de Administración, y

Gerente según los casos, sobre irregularidades que ocurran en el funcionamiento y

desarrollo de las actividades de la Cooperativa.

• Exigir que se lleve con exactitud y en forma actualizada, la contabilidad de la

Cooperativa y se conserven adecuadamente los archivos de los comprobantes de

las cuentas, de acuerdo con las normas que sobre la materia dicte el organismo de

Control y Vigilancia.

• Impartir instrucciones, practicar inspecciones y solicitar informes que sean

necesarios para establecer un control sobre el patrimonio de la Cooperativa, y

procurar que se tomen oportunamente las medidas de conservación y seguridad de

los mismos, y de los que tenga a cualquier otro título.

• Inspeccionar asiduamente los bienes de la Cooperativa, cada vez que lo estime

conveniente y velar porque se lleven regularmente la contabilidad y las actas de

Asambleas y del Consejo de Administración con sus respectivos registros, y porque

se conserve debidamente la correspondencia, impartiendo las instrucciones

necesarias para tales fines.

• Efectuar arqueos de caja y conciliaciones bancarias cada vez que lo estime

conveniente y velar porque todos los libros de la entidad se lleven conforme a las

normas que sobre la materia prescriban las disposiciones legales y el Organismo

oficial competente. Como mínimo bimestralmente.

• Presentar como mínimo un informe mensual de las cuentas y sus soportes.

• Autorizar con su firma todos los balances y cuentas que deben rendirse, tanto al

Consejo de Administración, a la Asamblea General, al organismo de Control y

Vigilancia y a los demás organismos estatales y privados.

• Establecer controles para evaluar el cumplimiento de las normas sobre el LA/FT

(Lavado de activos/financiación del terrorismo) con informes trimestrales al Consejo

de Administración dejando en conocimiento al oficial de cumplimiento las

deficiencias e incumplimientos detectados.

• Rendir a la Asamblea General, un informe de sus actividades, dictaminando los

estados financieros, efectuando un análisis de las cuentas, si así lo considera, o la

Asamblea lo solicita.



No. CIPR001


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• Rendir los informes correspondientes a que haya lugar, o le sean solicitados por el

organismo de Control y Vigilancia.

• Convocar a la Asamblea General, de acuerdo a la Ley y al presente Estatuto.

• Asistir cuando lo considere necesario a las reuniones del Consejo de Administración

y demás Comités.

• Cumplir las demás funciones que le señalen las Leyes y el Estatuto y las que siendo

compatibles con su cargo, le encomiende la Asamblea.

13.1.6. Revisor Fiscal y su Suplente

COOPINDUMIL tendrá un Revisor Fiscal Suplente que será elegido simultáneamente

por la Asamblea General de Delegados que reemplazará al principal en sus faltas

temporales o definitivas y también su elección se hará para periodos similares al

principal de un (1).

El Revisor Fiscal Suplente cumplirá los mismos requisitos, funciones e inhabilidades

del principal.

13.1.7. Remuneración

La Asamblea General de Delegados asignará el valor de la remuneración al Revisor

Fiscal en el momento de su elección, la cual se iniciará a devengar a partir de la

posesión formal e inicio de las funciones.

13.2. Control Interno

COOPINDUMIL ha implementado un sistema de control interno, cuya finalidad es

proporcionar seguridad y confianza sobre las operaciones realizadas, con miras a

cumplir los objetivos y propósitos establecidos por la Organización

13.2.1. Sistemas de Gestión y Control

El Consejo de Administración deberá:

a. Aprobar la estrategia corporativa, y conocer las estrategias de negocio.

b. Aprobar las modificaciones relevantes que afecten a los principales negocios.

c. Velar porque existan sistemas de gestión del riesgo y de control interno que

garanticen la solvencia patrimonial de la institución.

d. Mantener un canal directo de comunicación con los Auditores internos y externos.



No. CIPR001


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14. REGLAS DE POLITICA EMPRESARIAL

a. COOPINDUMIL debe cumplir con el principio de transparencia, entendida no sólo en

el aspecto formal de existencia y publicación de la normativa de Gobierno

Corporativo, sino además en de transmitir al mercado de manera íntegra, veraz,

equitativa, simétrica y en tiempo útil, toda la información que refleje su gestión,

organización, actividades, cifras y resultados, con especial consideración de sus

operaciones vinculadas y conflictos de interés.

b. Deberá hacer públicas las operaciones que supongan una transferencia de recursos

u obligaciones entre COOPINDUMIL y sus Asociados significativos, Consejeros o

Directivos. Tales operaciones deberán estar previamente ser autorizadas por el

Consejo de Administración, estos podrán contar con asesoramiento externo a cargo

de la Cooperativa.

14.1. Conflictos de Interés

Se entiende por conflicto de intereses, toda situación o evento en que los intereses

personales, directos o indirectos, del empleado, cualquiera que sea su nivel, o los de

sus familiares o allegados, se encuentre o puedan llegar a encontrarse en oposición

con los de COOPINDUMIL, interfieran o puedan interferir con los deberes que le

competen a ella, o lo lleven o puedan llevar a actuar en su desempeño por

motivaciones diferentes al recto y real cumplimiento de sus responsabilidades.

El nuevo enfoque regulatorio, introdujo un cambio significativo en el tratamiento de los

conflictos de interés, entregándole la responsabilidad a COOPINDUMIL de establecer y

aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos relacionadas con el

manejo de conflictos de interés.

Por tal razón la organización establece unos principios generales relativos a la debida

administración de conflictos de interés, implementando mecanismos a su interior, los

procedimientos de prevención y administración de dichos conflictos, deben ser

coherentes desde luego con la naturaleza y estructura de la Cooperativa.

14.2. Manejo de Conflictos de Interés.

La Administración de COOPINDUMIL, se abstendrán de incurrir en situaciones que den

lugar a conflictos de interés, entre sus intereses y los de COOPINDUMIL. En caso de

presentarse el conflicto, los mismos deberán ser gestionados, resueltos, revelados a

favor de los Asociados



No. CIPR001


72

14.2.1. Mecanismos de Administración del Conflicto de Interés

Con el objetivo de administrar el conflicto de interés, la Administración, los empleados y

terceros involucrados de COOPINDUMIL en el momento que consideren estar bajo un

conflicto de interés, deberán cumplir con el siguiente procedimiento de manera

ordenada:

Abstenerse para actuar frente al conflicto de interés.

Revelar el conflicto al superior Jerárquico

Revelar el conflicto previamente a las partes afectadas.

Obtención de autorización previa de las partes afectadas.

14.2.2. Abstención para Actuar Frente al Conflicto de Interés.

En primer lugar todos los empleados de la cooperativa en el momento que consideren

que están bajo un conflicto de intereses, deberán abstenerse de participar en la

situación generadora del conflicto. En caso de duda respecto de la existencia de éste, el

funcionario deberá actuar como si existiera. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de

consultar su situación con el superior jerárquico.

14.2.3. Revelación al Superior Jerárquico

Al respecto, cualquier situación de cualquier posible conflicto de interés que tenga un

empleado de COOPINDUMIL deberá ser informado por escrito a su jefe inmediato,

quien lo deberá elevar a la dependencia de control correspondiente según sea la

naturaleza del conflicto para su evaluación y sugerencia de recomendaciones a seguir

para manejar apropiadamente el conflicto revelado.

Para lo anterior, dentro de las observaciones respectivas, la dependencia de control

una vez evaluado el conflicto podrá autorizar o no realizar la operación, y si es el caso,

ordenar que se revele previamente a las partes afectadas.

14.2.4. Revelación a las Partes Afectadas.

Si efectivamente, el área de control lo considera pertinente, se deberá informar a las

partes afectadas, para que estas sean las que autoricen continuar con la operación.

14.2.5. Obtención de Autorización Previa de las Partes Afectadas.

En el momento de que las partes afectadas autoricen a realizar la operación se

entiende que el conflicto de interés desapareció.



No. CIPR001


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14.2.6. Criterios de Prohibición

COOPINDUMIL tendrá en cuenta, entre otros, los siguientes criterios que le permitirán

identificar los conflictos de interés como parte de su proceso preventivo.

Prohibirá que miembros del equipo directivo, miembros de los Comités Especiales,

colaboradores y revisor fiscal, incurran en cualquiera de las siguientes prácticas:

a. Recibir remuneración, dádivas, o cualquier otro tipo de compensación en dinero o

especie que exceda medio salario mínimo legal mensual vigente por parte de

cualquier persona jurídica o natural, en razón del trabajo o servicio prestado a

COOPINDUMIL.

b. Utilizar indebidamente la información privilegiada o confidencial para obtener

provecho o Salvaguardar intereses individuales o de terceros.

c. Realizar proselitismo político aprovechando cargo, posición o relaciones con la

Cooperativa.

d. Omitir procedimientos de control establecidos en el manual de prevención de lavado

de activos SIPLA/FT para favorecer la vinculación de asociados a COOPINDUMIL o

la permanencia de los mismos en casos de personas ya vinculadas.

e. Omitir funciones y responsabilidades definidas en el SIPLA/FT y relacionadas con

monitoreo de actividad transaccional de asociados potenciales, detección y reporte

de operaciones inusuales sobre contratos de asociados.

f. En este mismo sentido de prevención de conflictos de interés, el Representante

Legal deberá informar a la Junta Vigilancia aquellos casos en que él o un

administrador, miembro del órgano máximo, miembro de los Comités Especiales o el

Revisor Fiscal tenga parentesco hasta en segundo grado de consanguinidad, primer

grado de afinidad y/o único civil con las personas que se relacionan a continuación:

g. Las personas naturales o jurídicas que hagan parte de la red de productos y

servicios contratados directa o indirectamente por COOPINDUMIL o de las

entidades vinculadas.

h. Los contratistas personas naturales y jurídicas de personas jurídicas con quienes LA

Organización o sus entidades vinculadas celebren cualquier tipo o convenio.

i. Las personas naturales o jurídicas receptoras de recursos de capital de

COOPINDUMIL o entidades vinculadas, conforme su objeto social lo permita.

j. Abstenerse de utilizar indebidamente la información Privilegiada y confidencial en

contra de los intereses de la Cooperativa.



No. CIPR001


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k. Participar, directa o indirectamente, en interés personal o de terceros, en actividades

que impliquen competencia con COOPINDUMIL o en actos respecto de los cuales

existan conflictos de interés, salvo autorización del Consejo de Administración.

l. Realizar actividades que atenten contra los intereses de la Organización.

m. Gestionar, por sí o por interpuesta persona, negocios que le originen ventajas que

conforme a la ley, los estatutos o las buenas costumbres se puedan considerar que

infringen los intereses de la Entidad.

n. Utilizar su posición en la Entidad o su nombre para obtener para sí, o para un

tercero, tratamientos especiales en negocios particulares, con cualquier persona

natural o jurídica que tenga alguna relación con la Cooperativa.

o. Utilizar los activos, productos y servicios, y en general los recursos de la Entidad

para actividades distintas de las relacionadas con ellas, por tanto no podrán

encausarlos en provecho personal o de terceros.

p. Gestionar o celebrar negocios con COOPINDUMIL para sí o para personas

relacionadas, que sean de interés para dichas personas, salvo que medie

autorización escrita del Consejo de Administración.

q. Establecer empresas o negocios que desarrollen negocios similares a los de la

Cooperativa, o ser socios, empleados o administradores de las mismas.

r. Realizar personalmente negocios de interés personal o familiar dentro de la Entidad,

como la compra, venta o arrendamiento de equipos o propiedades de

COOPINDUMIL, o la participación en empresas que tengan o busquen establecer

negocios con éstas, salvo autorización expresa y escrita del Gerente de la

Organización.

s. Autorizar o negar negocio alguno con base en sentimientos de amistad o enemistad.

t. Participar en actividades externas que interfieran con el horario de trabajo, con su

rendimiento o con el cumplimiento de sus labores, salvo autorización expresa de la

Organización.

u. Co con personas dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y

primero Civil, salvo autorización expresa y escrita del Consejo de Administración.

v. Solicitar crédito a los asociados, diferentes a los establecimientos de crédito, o a

personas vinculadas con ellos por parentesco familiar o accionario como

administradores, representantes o socios.

14.2.7 Deberes de los Colaboradores (Colaboradores Internos).

Sin perjuicio del establecimiento de otros, los deberes de los colaboradores, cuyo

incumplimiento constituirá una falta grave, son los siguientes:



No. CIPR001


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a. Todo empleado deberá revelar por escrito a jefe inmediato cualquier posible

conflictos de interés que tenga, o las situaciones de competidores con

COOPINDUMIL en que puedan estar involucrados directa o indirectamente. Este a

su turno lo informará al Gerente.

b. Todo empleado deberá contribuir a que se permita la adecuada realización de las

funciones encomendadas a los órganos de control de gestión y externo de la

Entidad dando a todos los usuarios un trato equitativo, y a que se les garanticen sus

derechos.

c. Todos los colaboradores internos deben informar al superior cualquier posible

conflicto de interés que tenga, para aplicar de manera independiente e imparcial las

funciones y responsabilidades descritas en el manual de prevención de lavado de

activos SIPLA/FAT.

d. Todos los colaboradores deben guardar y proteger la reserva industrial, comercial,

financiera, tecnológica y la información.

e. Todos los Colaboradores deben revelar a tiempo los eventos en que se encuentren

involucrados en alguna de las situaciones de conflicto de intereses.

14.2.8. Recursos Informáticos

Son obligaciones de los empleados en relación con los recursos informáticos:

a. Cumplir las disposiciones de seguridad establecidas.

b. No utilizar los recursos informáticos y las redes para guardar, almacenar, distribuir,

editar o grabar material de contenido ofensivo, racista, pornográfico, terrorista o

similar, así como software, videos, música, juegos o información, sin licencia legal

adquirida, ni copiar el software que COOPINDUMIL usa legalmente.

c. No utilizar los recursos informáticos y las redes de para desacreditar o difamar a

terceros, crear pánico, propagar virus informáticos o para realizar otros actos que

atenten contra las personas o equipos.

d. Atender estrictamente todas las disposiciones normativas expedidas por las

autoridades competentes o por la Empresa en relación con el uso de Internet, correo

electrónico y demás herramientas informáticas.

e. Cuidar y usar responsablemente todos los equipos informáticos y no cambiar su

configuración sin autorización escrita, salvo cuando sea parte de su función o en

cumplimiento de una obligación laboral.

f. Hacer copias de respaldo de la información que no está en la red de COOPINDUMIL

y custodiarlas según las políticas establecidas por ella.



No. CIPR001


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g. Custodiar y mantener bajo extrema reserva toda la información contenida en los

sistemas de información y no darla a conocer a terceros ni suministrar copia física,

electrónica o por cualquier medio, sin previa autorización.

14.2.9 Comunicación de COOPINDUMIL

a. El Gerente o su delegado será el vocero para todos los asuntos que él considere

pertinente.

b. El Gerente será vocero exclusivo para los asuntos relacionados con el desarrollo

cooperativo.

c. Solo las personas expresamente autorizadas darán declaraciones a los medios de

comunicación, en temas relacionados con la solvencia o con la estabilidad de

entidades del sistema financiero.

d. No se darán declaraciones a título personal a los medios de comunicación, pues a

pesar de que el periodista pueda tener buena fe, esto se presta para malos

entendidos y presenta una mala imagen de la Cooperativa y del profesional que está

dando la información.

e. Los demás empleados de COOPINDUMIL no podrán dar declaraciones a los medios

de comunicación en relación con temas del Mercado Público de Valores, el

desempeño de la Organización, o de competidores.

14.2.10 Gestión de la Información y Procedimiento de Análisis

Es política de COOPINDUMIL, que quienes conformen los órganos de administración y

vigilancia y diferentes comités, estén previamente informados de los temas que se van

a tratar en las reuniones, esta información debe reunir las siguientes características:

a. Lenguaje de fácil comprensión, preferiblemente respaldados con gráficos

b. Se debe recibir la información al menos 48 horas antes de la reunión. En caso de no

recibir la información con esta anterioridad, el órgano o comité respectivo, definirá si

se realiza o aplaza la reunión.

c. El hecho de no enviar justificadamente con esta anterioridad esta información,

conllevará las acciones correctivas que sean pertinentes.

d. La información que se reciba de la gerencia y demás responsables debe ser integra

y confiable. De detectarse una desviación en ese sentido, corresponde adoptar

decisiones severas para que no se repita.

e. Con base en los reglamentos internos particulares de cada órgano o comité se

establecerá el número y frecuencia de las reuniones, así como el límite para su

duración. Es recomendable, salvo situaciones extraordinarias, que estas no superen



No. CIPR001


77

cuatro (4) horas, debido a que sus debates y decisiones son eminentemente

estratégicos. Se sugiere revisar aquellas situaciones en que las reuniones se

extiendan por un día o más, debido a que puede ser un indicativo de ineficiencia.

f. La Junta de Vigilancia solo podrá asistir a las reuniones de Consejo de

Administración, siempre que medie invitación de éste, y no por derecho propio.

g. Cada órgano o comité tendrá un secretario, quien tiene la responsabilidad de llevar

las actas y que están sean completas, que tengan de manera ordenada las

decisiones tomadas, preferiblemente con los nombres a favor, en contra y las

abstenciones.

h. El Consejo de Administración, decide sobre la participación de la Gerencia en las

reuniones ordinarias, y extraordinarias, con derecho a voz y sin voto. La Gerencia no

participará en las discusiones y resoluciones relacionadas con sus condición es

laborales y en casos de conflictos de interés (solicitudes de crédito, sanciones,

proveedores).

i. El Consejo de Administración, promoverá la participación de otros miembros del

equipo gerencial. El invitado preparará una presentación de desempeño de su

área/departamento, así como su estrategia de corto y mediano plazo.

14.3. Responsabilidad Social

Consiste en la asunción voluntaria por parte de COOPINDUMIL, de responsabilidades

derivadas de los efectos de su actividad sobre el mercado y la sociedad, así como

sobre el medio ambiente y las condiciones del desarrollo humano. Esto implica el

cumplimiento de las obligaciones legales y aquellas que excedan lo legal en aspectos

como: condiciones que permitan el desarrollo personal en el trabajo, respeto a los

consumidores como clientes y como ciudadanos con derechos, la conciliación de

trabajo y vida personal, el trato imparcial a las personas en el medio laboral y

profesional.

La Cooperativa es socialmente responsable cuando las actividades que realiza se

orientan a la satisfacción de las necesidades y expectativas de sus miembros, de la

sociedad y de quienes se benefician de sus actividades comerciales, así como también,

al cuidado, y conservación del medio ambiente y en general al mejoramiento de la

calidad de vida de sus asociados.



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14.4. Operaciones Prohibidas.

COOPINDUMIL en desarrollo de su gestión se abstendrá de llevar a cabo cualquiera de

las prácticas mencionadas en el artículo 66 del Decreto 2175 de 2007 y demás normas

que lo adicionen, modifiquen o sustituyan.

15. DISPOSICIONES GENERALES

15.1. Obligatoriedad

El presente Código de Buen Gobierno Corporativo de COOPINDUMIL, además de ser

un conjunto de directrices que guían el buen funcionamiento, son normas de

cumplimiento obligatorio y tienen fuerza vinculante. En caso de incumplimiento o

violación, la Cooperativa impondrá las sanciones previstas o formulará denuncia a la

autoridad competente.

Adicionalmente, COOPINDUMIL cuenta con políticas internas que soportan el manejo y

directrices de su operación, cuya creación, aprobación y modificaciones han sido

delegadas expresamente por la Asamblea General al Consejo de Administración.

15.2. Sanciones

COOPINDUMIL, se compromete a promover el cumplimiento de cada una de las

normas establecidas en este Código y en caso de incumplimiento o violación por parte

de sus integrantes, impondrá sanciones que podrán ir desde amonestaciones verbales

o escritas hasta la terminación unilateral del contrato de trabajo y/o denuncia ante

autoridad competente, si fuere el caso.

15.3. Publicidad

El presente Código se publicará a través de medios idóneos que faciliten el

conocimiento de éste a todos los involucrados, y se actualizará de acuerdo con los

requerimientos legales y del presente documento.

16. REFORMA DEL MANUAL DEL BUEN GOBIERNO CORPORATIVO.

Es competencia del Consejo de Administración recibir de la Gerencia las propuestas de

modificación y aprobar en primera instancia el presente Manual del Buen Gobierno,

cuando los cambios del entorno empresarial y solidario así lo ameriten, para



No. CIPR001


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posteriormente presentarlo a la Asamblea General de Delegados para su aprobación

definitiva.

17. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Cuando los términos que a continuación se señalen aparezcan escritos en el texto

deben entenderse según el significado que se expresa a continuación, a menos que lo

indicado exprese claramente algo diferente.

Administradores o Administración: Ejecutivos y directivos calificados como tal en los

términos de Ley. Entiéndase, cuando menos, incluidos el Representante legal, y el


Alta Gerencia: Personas del más alto nivel jerárquico en el área administrativa de

COOPINDUMIL encargadas de idear, ejecutar y controlar los objetivos y estrategias de

la misma.

Auditoría Especializada: Profesional o grupo de profesionales independientes que

estudian, analizan y emiten un concepto sobre un tema específico. La Auditoria

especializada puede ser solicitada por un grupo de asociados en las condiciones

estipuladas por COOPINDUMIL para llevar a cabo este procedimiento. El auditor

especializado estará obligado a guardar confidencialidad sobre los temas consultados y

la información presentada para el desarrollo del contrato.

Comités: Órganos asesores internos del Consejo de Administración a quienes deben

informar sus actividades mensual y anualmente.

Conflicto de interés: situación en virtud de la cual una persona en razón a su actividad

se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles,

ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o

contractuales.

Cooperativa: Organización de naturaleza Jurídica autónoma, de personas que se unen

voluntariamente para satisfacer sus necesidades y aspiraciones económicas, sociales y

culturales comunes, por medio de una empresa de propiedad conjunta

democráticamente gestionada.

Directivos: el grupo de personas que componen la alta gerencia; presidentes,

ejecutivo, gerentes, directivos, vicepresidentes y cualquier otro cargo que detente la

representación legal para la toma de decisiones de trascendencia.



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Gerente o representante legal: Persona que detenta la máxima representación

gerencial y legal de COOPINDUMIL.

Gobierno Corporativo: Forma como se administran y controlan las Organizaciones

Solidarias.

Grupos de Interés: Personas que por su vinculación con COOPINDUMIL, tienen

interés en ésta. Dentro de éstos se cuentan el estado, los asociados, los proveedores,

los usuarios y la comunidad.

Información confidencial de uso interno: Es aquella cuya revelación contempla

riesgo para la Organización Solidaria e involucra estrategias de competitividad

(invitaciones, convocatorias, proyectos, portafolio de servicios, licitaciones, negociones

o convenios, entre otros).

Miembro Principal: Cada una de las personas que conforman el Consejo de

Administración, Junta de Vigilancia o Revisor Fiscal, participando activamente con voz

y voto en las reuniones de dichos órganos sociales. Son propuestos por la Asamblea

General de delegados y elegidos a través del sistema de cuociente electoral o por los

medios que la regulación establezca para ello.

Miembro Suplente: Persona que participa en segundo lugar en los mismos órganos

de Administración o control, con voz y voto, sólo en ausencia del respectivo miembro

principal.

La Comunidad: Serán todas las personas naturales que habiten en el territorio

nacional.

Organización solidaria: organizaciones vigiladas por la Superintendencia de

Economía solidaria.

Reuniones de Asamblea Extraordinaria: Reuniones de la Asamblea General de

Delegados, o del órgano que haga sus veces, que se llevan a cabo cuando lo exigen

las necesidades imprevistas o urgentes de COOPINDUMIL y en virtud de citación de los

órganos sociales facultados para convocar, o cuando el organismo de vigilancia estatal

cita u ordena la convocatoria a asamblea general.

Reuniones de Asamblea Ordinaria: Reunión llevada a cabo por la Asamblea General

de Delegados o del órgano que haga sus veces, de manera periódica y por lo menos

una vez al año, en la época fijada en sus Estatutos. Tiene como fines principales la

aprobación de los resultados, lecturas de informe financieros, discusión y votación de



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los mismos, elección de directivos, distribución de excedentes, la formación de reservas

y la aprobación de los estados financieros.

Revisor Fiscal: Contador público, encargado de dictaminar con sujeción a las normas

de auditoría de general aceptación los estados financieros de COOPINDUMIL. Revisa y

evalúa sistemáticamente los componentes y elementos que integran el control interno,

en forma oportuna e independiente en los términos que señala la ley. El revisor fiscal

debe realizar una auditoría integral y debe exponer una opinión profesional

independiente de la evaluación y supervisión de los sistemas de control.

SIPLA/FT: Sistema de administración del riesgo de lavados de activos y financiación

del terrorismo.

Uso indebido de Información Privilegiada: Tendrá el significado que le den las

normas penales vigentes y las normas del mercado público de valores.

El presente manual de buen gobierno corporativo fue discutido y aprobado en la

LIII Asamblea General Ordinaria de Delegados.

Bogotá 21 de Marzo de 2015

Firmas

Presidente de Asamblea Secretario de Asamblea

MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO INTRODUCCIÓN · MANUAL DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO Fecha...

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