TUGAS PENGANTAR MANAJEMEN XII

“Knowledge Management”

Oleh :

Komang Risma Desi Utami 0808605034

Ni Putu Tessa Intaran 0908605028

Retno Fitria Inlani 0908605057

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

JURUSAN ILMU KOMPUTER

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM

UNIVERSITAS UDAYANA

2012

Knowledge Management

1 INTRODUCTION TO KNOWLEDGE MANAGEMENT

Concepts and Definitions

Pengetahuan Manajemen / Knowledge management (KM) sebuah

proses yang membantu organisasi mengidentifikasi, memilih, mengatur,

menyebarkan, dan mentransfer informasi penting dan keahlian yang

merupakan bagian dari memori organisasi dan yang biasanya berada

dalam organisasi secara terstruktur. Penataan pengetahuan ini

memungkinkan pemecahan masalah yang efektif dan efisien,

pembelajaran yang dinamis, perencanaan strategis, dan pengambilan

keputusan. Pengetahuan manajemen inisiatif fokus pada mengidentifikasi

pengetahuan, memberi penjelasan sedemikian rupa sehingga dapat

digunakan bersama dalam resmi cara, dan meningkatkan nilai melalui

penggunaan kembali.

Melalui teknologi informasi modern dan dukungan organisasi

lain,organisasi dapat membawa seluruh memori organisasi dan

pengetahuan untuk menanggung atas masalah di mana saja di dunia dan

kapan saja. Untuk keberhasilan organisasi, pengetahuan, sebagai bentuk

modal, harus dapat dipertukarkan antara orang, dan itu harus dapat

tumbuh. Pengetahuan tentang bagaimana masalah ini diselesaikan dapat

ditangkap, sehingga manajemen pengetahuan dapat mempromosikan

organisasi belajar, mengarah ke penciptaan pengetahuan lebih lanjut.

KNOWLEDGE. Dalam konteks teknologi informasi, pengetahuan sangat

berbeda dari data dan informasi. Data adalah koleksi fakta, pengukuran,

dan statistik. Informasi adalah data yang diatur atau diproses yang tepat

waktu (yaitu, kesimpulan dari data yang diambil dalam jangka waktu

penerapan) dan akurat (misalnya, berkaitan dengan data asli) (Holsapple,

2003). Pengetahuan adalah informasi yang kontekstual, relevan, dan

ditindaklanjuti.

Gambar. Data, Information, and Knowledge.

Misalnya, peta memberikan arah mengemudi rinci dari satu lokasi

ke lain bisa dianggap data. Berita lalu lintas di sepanjang buletin jalan

bebas hambatan yang menunjukkan perlambatan lalu lintas karena

konstruksi beberapa mil depan bisa dianggap sebagai informasi.

Kesadaran alternatif, rute jalur belakang dapat dianggap sebagai

pengetahuan. Dalam kasus ini, peta yang dianggap data karena tidak

mengandung informasi yang relevan saat ini yang mempengaruhi

mengemudi waktu dan kondisi dari satu lokasi ke lokasi yang lain. Namun,

memiliki kondisi saat ini sebagai informasi hanya berguna jika individu

memiliki pengetahuan yang akan memungkinkan dia untuk menghindari

zona konstruksi. Implikasinya adalah bahwa pengetahuan memiliki unsur-

unsur pengalaman dan reflektif yang kuat yang membedakannya dari

informasi dalam konteks tertentu. Memiliki pengetahuan menyiratkan

bahwa hal itu dapat dilakukan untuk memecahkan masalah, sedangkan

memiliki informasi tidak membawa konotasi yang sama. Kemampuan

untuk bertindak merupakan bagian integral dari menjadi berpengetahuan.

Pengetahuan memiliki karakteristik sebagai berikut yang

membedakannya dari organisasi aset lainnya (Gray, 1999; Holsapple,

2003):

Extraordinary leverage and increasing returns. Pengetahuan

bukanlah tergantung hasil yang menurun. Ketika digunakan, itu

tidak dikonsumsi. Konsumen dapat menambahnya, sehingga

meningkatkan nilainya.

Fragmentation, leakage, and the need to refresh. Pengetahuan

bersifat dinamis, itu adalah informasi dalam tindakan. Dengan

demikian, sebuah organisasi harus terus menyegarkan basis

pengetahuan untuk mempertahankan sebagai sumber keunggulan

kompetitif.

Uncertain value. Sulit untuk memperkirakan dampak dari investasi

di pengetahuan. Uncertain value of sharing. Demikian pula, sulit untuk

memperkirakan nilai berbagi pengetahuan, atau bahkan yang akan

manfaat besar.

Rooted in time. Utilitas dan validitas pengetahuan dapat bervariasi

dengan waktu; maka, kedekatan, usia, tahan lama, dan volatilitas

pengetahuan adalah atribut penting.

Modal intelektual (atau aset intelektual) merupakan istilah yang

sering digunakan untuk pengetahuan, dan itu berarti bahwa ada nilai

finansial untuk pengetahuan (Edvinsson, 2003). Meskipun modal

intelektual sulit untuk mengukur. Pengetahuan berkembang dari waktu ke

waktu dengan pengalaman, yang menempatkan koneksi antara situasi

baru dan peristiwa dalam konteks. Mengingat luasnya jenis dan aplikasi

pengetahuan, kita mengadopsi definisi yang sederhana dan elegan bahwa

pengetahuan adalah informasi dalam tindakan (O'Dell et al., 1998).

TACIT AND EXPLICIT KNOWLEDGE. Polanyi (1958) pertama kali

dikonseptualisasikan dan dibedakan antara pengetahuan organisasi tacit

dan eksplisit. Pengetahuan eksplisit berkaitan dengan pengetahuan yang

lebih obyektif, rasional, dan teknis (data, kebijakan, prosedur, software,

dokumen, dll). Pengetahuan tacit biasanya dalam domain subjektif,

kognitif, dan pengalaman belajar, itu sangat pribadi dan sulit untuk

memformalkan (Nonaka dan Takeuchi, 1995). Pengetahuan eksplisit

adalah kebijakan, panduan prosedural, kertas putih, laporan, desain,

produk, strategi, tujuan, misi, dan kompetensi inti perusahaan dan

infrastruktur teknologi informasi. Ini adalah pengetahuan bahwa telah

dikodifikasi (didokumentasikan) dalam bentuk yang dapat didistribusikan

kepada orang lain atau berubah menjadi suatu proses atau strategi tanpa

memerlukan interaksi interpersonal. Pengetahuan eksplisit juga disebut

pengetahuan bocor karena kemudahan yang dapat meninggalkan

individu, dokumen, atau organisasi, setelah sudah didokumentasikan

(Alavi, 2000). Selain itu, ada hubungan sederhana antara pengkodean

pengetahuan dan biaya transfer: lebih dari pengetahuan dibuat eksplisit,

yang lebih ekonomis dapat ditransfer (Teece, 2003). Pengetahuan tacit adalah kumulatif dari pengalaman, peta mental, wawasan, kecerdasan,

keahlian, pengetahuan, rahasia dagang, keahlian, pemahaman, dan

belajar bahwa organisasi memiliki, serta budaya organisasi yang telah

tertanam di dalamnya pengalaman masa lalu dan kini orang organisasi,

proses, dan nilai-nilai. Pengetahuan tacit, juga disebut pengetahuan

seperti tertanam (Madhaven dan Grover, 1998), biasanya baik lokal dalam

otak dari atau individu atau tertanam dalam interaksi kelompok dalam

suatu departemen kantor cabang. Pengetahuan tacit biasanya melibatkan

keahlian atau keterampilan tingkat tinggi. Hal ini umumnya lambat dan

mahal untuk mentransfer dan dapat terganggu oleh ambiguitas (Teece,

2003). Pengetahuan tacit telah disebut pengetahuan lengket karena

mungkin relatif sulit untuk menariknya menjauh dari sumbernya.

The Need for Knowledge Management Systems

Knowledge Management Systems (KMS) mengacu pada

penggunaan teknologi informasi yang modern (misalnya Internet, Intranet,

Extranet, Catatan Lotus, filter Software, Agen, Data Gudang) untuk

melakukan sistematisasi, meningkatkan, dan mempercepat intra dan

antar-perusahaan manajemen pengetahuan (Alavi dan Leidner, 1999).

KMS dimaksudkan untuk membantu organisasi mengatasi dengan omset,

perubahan yang cepat, dan perampingan dengan membuat keahlian

sumber daya manusia organisasi secara luas diakses. Mereka sedang

dibangun di bagian dari tekanan yang meningkat untuk mempertahankan

informasi dengan baik, produktif tenaga kerja. Selain itu, mereka dibangun

untuk membantu organisasi besar memberikan tingkat yang konsisten dari

layanan pelanggan.

Knowledge Management System Cycle

Alasan siklus sistem ini adalah pengetahuan yang dinamis

disempurnakan dari waktu ke waktu. Pengetahuan dalam sistem KM yang

baik tidak pernah selesai karena, dari waktu ke waktu, perubahan

lingkungan, dan pengetahuan harus diperbarui untuk mencerminkan

perubahan. Siklus bekerja sebagai berikut:

1. Menciptakan pengetahuan. Pengetahuan dibuat sebagai orang

menentukan cara-cara baru untuk melakukan hal atau

mengembangkan pengetahuan. Kadang-kadang pengetahuan

eksternal dibawa masuk.

2. Menangkap pengetahuan. Pengetahuan baru harus diidentifikasi

sebagai berharga dan akan diwakili dalam cara yang masuk akal.

3. Memperbaiki pengetahuan. Pengetahuan baru harus ditempatkan

dalam konteks sehingga ditindaklanjuti. Ini adalah di mana

wawasan manusia (kualitas tacit) harus ditangkap bersama dengan

fakta-fakta yang jelas.

4. Menyimpan pengetahuan. Pengetahuan yang berguna kemudian

harus disimpan dalam format yang wajar dalam repositori

pengetahuan sehingga orang lain dalam organisasi dapat

mengaksesnya.

5. Mengelola pengetahuan. Seperti perpustakaan, pengetahuan

harus disimpan saat ini. Itu harus ditinjau untuk memverifikasi

bahwa itu adalah relevan dan akurat.

6. Menyebarkan pengetahuan. Pengetahuan harus dibuat tersedia

dalam format yang berguna kepada siapa pun dalam organisasi

yang membutuhkannya, di mana saja dan kapan saja.

Gambar. The knowledge management cycle.

2 KNOWLEDGE MANAGEMENT INITIATIVES

Kebanyakan inisiatif pengetahuan manajemen memiliki salah satu

dari tiga tujuan: 1. Untuk membuat pengetahuan terlihat terutama melalui peta, yellow

pages, dan hypertext,

2. untuk mengembangkan budaya pengetahuan-intensif, atau

3. membangun infrastruktur pengetahuan (Davenport dan Prusak,

1998).

Tujuan tersebut tidak saling eksklusif, dan memang, perusahaan dapat

mencoba semua tiga sebagai bagian dari inisiatif pengetahuan

manajemen.

Knowledge Creation

Penciptaan pengetahuan adalah generasi wawasan baru, ide-ide,

atau rutinitas. Ini mungkin juga disebut sebagai akuisisi pengetahuan

(Holsapple dan Joshi, 2003). Sekarang membantu untuk membedakan

antara penciptaan fundamental pengetahuan baru versus perolehan

pengetahuan yang ada (Ford, 2003).

Ada empat mode penciptaan pengetahuan: sosialisasi, eksternalisasi,

internalisasi, dan kombinasi.

1. Modus sosialisasi mengacu pada konversi pengetahuan tacit ke

pengetahuan tacit baru melalui interaksi sosial dan berbagi

pengalaman di antara anggota organisasi. 2. Eksternalisasi mengacu mengubah pengetahuan tacit untuk

pengetahuan eksplisit baru

3. Internalisasi mengacu pada penciptaan pengetahuan tacit baru dari

pengetahuan eksplisit

4. Modus kombinasi mengacu pada penciptaan pengetahuan eksplisit

baru dengan penggabungan, mengkategorikan, reklasifikasi, dan

sintesis pengetahuan eksplisit yang ada

Knowledge Sharing

Berbagi pengetahuan adalah penjelasan yang disengaja ide-ide

seseorang, wawasan, solusi, pengalaman (yaitu, pengetahuan) kepada

individu lain baik melalui perantara, seperti sistem berbasis komputer,

atau langsung. Namun, dalam banyak organisasi, informasi dan

pengetahuan tidak dianggap sumber daya organisasi untuk berbagi,

namun senjata kompetitif individu yang akan dirahasiakan (Davenport et

al.,1998).

Knowledge Seeking

Mencari pengetahuan, juga disebut sebagai sumber pengetahuan

(Gray dan Meister, 2003), adalah mencari dan penggunaan pengetahuan

organisasi internal. Sementara kurangnya waktu atau kurangnya hadiah

dapat menghambat berbagi pengetahuan, sama dapat dikatakan-mencari

pengetahuan. Individu terkadang merasa terdorong untuk datang dengan

ide-ide baru, daripada pengetahuan menggunakan mencoba-dan-benar,

jika mereka merasa yang meninjau kinerja mereka sendiri didasarkan

pada orisinalitas atau kreativitas ide-ide mereka.

3 APPROACHES TO KNOWLEDGE MANAGEMENT

  Ada dua pendekatan dasar untuk manajemen pengetahuan:

pendekatan proses dan pendekatan praktek.

The Process Approach

Pendekatan proses mencoba untuk mengkodifikasi pengetahuan

organisasi melalui kontrol formal, proses, dan teknologi (Hansen et al.,

1999). Organisasi yang mengadopsi pendekatan proses dapat

mengimplementasikan kebijakan eksplisit mengatur bagaimana

pengetahuan yang akan dikumpulkan, disimpan, dan disebarluaskan ke

seluruh organisasi. Pendekatan proses sering melibatkan penggunaan

teknologi informasi untuk meningkatkan kualitas dan kecepatan

penciptaan pengetahuan dan distribusi dalam organisasi.

Ada beberapa tingkat yang berbeda dari pendekatan proses (van

der Spek et al., 2003). Tingkat dasar, pengetahuan dapat dikodifikasikan

dalam deskripsi proyek, cerita, atau bentuk lain dokumentasi, tetapi

filtering terbatas telah dilakukan. Pada tingkat berikutnya, pengetahuan

dapat dikodifikasi ke dalam konsep terstruktur, kerangka kerja, dan teori.

Pada tingkat tertinggi, pengetahuan tertanam ke dalam praktek kerja yang

memberikan arahan kepada karyawan.

Kritik utama dari pendekatan proses adalah gagal untuk

menangkap banyak pengetahuan tersirat dalam perusahaan dan bahwa

hal itu memaksa individu ke pola pemikiran yang tetap (DeLong & Fahey,

2000; Brown & Duguid, 2000; Von Krogh, 2000; Hargadon , 1998).

The Practice Approach

Sebaliknya, pendekatan praktek untuk manajemen pengetahuan

mengasumsikan bahwa banyak pengetahuan organisasi adalah tersirat di

alam dan bahwa kontrol formal, proses, dan teknologi ini tidak cocok untuk

transmisi pemahaman jenis ini. Daripada membangun sistem formal untuk

mengelola pengetahuan, fokus dari pendekatan ini adalah untuk

membangun lingkungan sosial atau komunitas prakteknya diperlukan

untuk memfasilitasi berbagi pemahaman tersirat (Brown dan Duguid,

2000; DeLong dan Fahey, 2000; Gupta dan Govindarajan , 2000; Wenger

dan Snyder, 2000; Hansen et al, 1999).. Masyarakat adalah kelompok

individu dengan kepentingan bersama yang bekerja sama secara informal.

Dalam komunitas seperti itu, individu berkolaborasi secara

langsung, saling mengajarkan, dan berbagi pengalaman (Smith dan

McKeen, 2003). Pendekatan praktek biasanya diadopsi oleh perusahaan-

perusahaan yang menyediakan solusi yang sangat disesuaikan untuk

masalah yang unik. Pengetahuan yang berharga bagi perusahaan-

perusahaan ini tersirat sehingga sulit untuk mengungkapkan, menangkap,

dan mengelolanya.

Pada kenyataannya, inisiatif manajemen pengetahuan dapat, dan

mungkin akan, melibatkan keduanya, proses dan praktek. Keduanya tidak

saling eksklusif. Alavi et al. (2003) menjelaskan kasus organisasi yang

mulai usaha KM dengan repositori besar tetapi berkembang inisiatif

manajemen pengetahuan menjadi sebuah komunitas pendekatan praktik

yang ada berdampingan dengan repositori.

4 INFORMATION TECHNOLOGY IN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Teknologi informasi sangat penting keberhasilannya pada setiap

knowledge management system.

Components of Knowledge Management Systems

Knowledge management system yang dikembangkan

menggunakan tiga set teknologi: communication, collaboration, storage

and retrieval.

Communication   technologies, memungkinkan pengguna untuk mengakses

pengetahuan yang dibutuhkan, dan untuk berkomunikasi satu sama lain-

terutama dengan para ahli. E-mail, Internet, intranet perusahaan, dan alat

lainnya yang berbasis Web menyediakan kemampuan komunikasi.

Bahkan mesin fax dan telepon yang digunakan untuk komunikasi,

terutama ketika pendekatan praktek untuk manajemen pengetahuan

diadopsi.

Collaboration   technologies, Teknologi Kolaborasi menyediakan sarana untuk

melakukan kerja kelompok. Kelompok dapat bekerja sama dalam

dokumen yang sama pada waktu yang sama (synchronous) atau pada

waktu yang berbeda (asynchronous), di tempat yang sama, atau di tempat

yang berbeda. Hal ini sangat penting bagi anggota masyarakat dari

praktek kerja dalam kontribusi pengetahuan.sistem komputasi kolaboratif

memungkinkan organisasi untuk membuat ruang virtual sehingga individu

dapat bekerja secara online di mana saja dan kapan saja.

Storage   and   retrieval   technologies, awalnya menggunakan sistem manajemen

database untuk menyimpan dan mengelola pengetahuan. Ini bekerja

cukup baik di hari-hari awal untuk menyimpan dan mengelola

pengetahuan yang paling eksplisit, dan pengetahuan bahkan eksplisit

tentang pengetahuan tacit. Namun, menangkap, menyimpan, dan

mengelola pengetahuan tacit biasanya membutuhkan satu set alat yang

berbeda. Sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem

penyimpanan khusus yang merupakan bagian dari sistem komputasi

kolaboratif mengisi kekosongan ini.

Technologies Supporting Knowledge Management

Beberapa teknologi telah memberikan kontribusi terhadap

kemajuan signifikan dalam alat manajemen pengetahuan. Artificial

intelligence, intelligent agents, knowledge discovery dalam database, dan

Extensible Markup Language (XML) adalah contoh teknologi yang

memungkinkan fungsi canggih dari sistem manajemen pengetahuan

modern dan membentuk dasar untuk inovasi masa depan di bidang KM.

ARTIFICIAL INTELLIGENCE. Dalam definisi manajemen pengetahuan,

Artificial intelligence jarang disebutkan. Namun, secara praktis, Metode AI

dan alat-alat yang tertanam di sejumlah sistem manajemen pengetahuan,

baik oleh vendor atau pengembang sistem.

Metode AI dapat membantu dalam mengidentifikasi keahlian,

menggambarkan knowledge automatically, semiautomatically, interfacing

melalui natural language processing, dan dalam intelligent search melalui

intelligent agents. Metode AI, terutama sistem pakar, jaringan saraf, logika

fuzzy, dan intelligent agents, yang digunakan dalam sistem manajemen

pengetahuan untuk melakukan berbagai fungsi:

Mereka membantu dalam meningkatkan pengetahuan dan

pencarian (misalnya, agen cerdas dalam pencarian Web), termasuk

scanning e-mail, dokumen, dan database dan membantu mendirikan profil

pengetahuan individu dan kelompok.

INTELLIGENT AGENTS. Intelligent agents adalah sistem perangkat lunak

yang mempelajari bagaimana user bekerja dan memberikan bantuan

dalam tugas-tugas sehari-hari mereka. Sebagai contoh, ketika program

perangkat lunak mengatakan apa yang user ingin ambil, agen pasif dapat

memantau informasi yang masuk yang cocok dengan kepentingan user

dan agen aktif dapat mencari informasi yang relevan dengan keinginan

user (Gray dan Tehrani, 2003).

Ada sejumlah cara yang dapat membantu Intelligent agents dalam

sistem manajemen pengetahuan. Biasanya mereka digunakan untuk

mendapatkan dan mengidentifikasi pengetahuan. Contohnya adalah:

IBM (ibm.com) menawarkan intelligent data mining family, termasuk

Intelligent Decision Server (IDS), untuk mencari dan menganalisis

sejumlah besar data perusahaan.

Gentia (Planning Sciences International, gentia.com) menggunakan

intelligent agents untukmemfasilitasi data mining dengan akses

Web dan fasilitas data warehouse.

Convectis (HNC Software Inc) menggunakan jaringan saraf untuk

mencari data teks dan gambar, untuk membedakan arti dari

dokumen untuk intelligent agents. Alat ini digunakan oleh Infoseek,

sebuah mesin pencari internet, untuk mempercepat penciptaan

direktori hirarkis dari topik Web.

KNOWLEDGE DISCOVERY IN DATABASES. Knowledge discovery in

databases (KDD) adalah proses yang digunakan untuk mencari dan

mengekstrak informasi yang berguna dari volume dokumen dan data. Ini

termasuk tugas-tugas yang dikenal sebagai ekstraksi pengetahuan, Data

arkeologi, eksplorasi data, data pengolahan pola, pengerukan data, dan

Informasi panen. Semua kegiatan ini dilakukan secara otomatis dan

memungkinkan penemuan cepat, bahkan oleh nonprogrammers. Data

sering terkubur di dalam database yang sangat besar, gudang data,

dokumen teks, atau repositori pengetahuan, yang semuanya mungkin

berisi data, informasi, dan pengetahuan yang dikumpulkan selama

bertahun-tahun. Data mining, proses mencari informasi yang sebelumnya

tidak diketahui atau hubungan dalam database besar, sangat ideal untuk

memunculkan pengetahuan dari database, dokumen, e-mail, dan

sebagainya.

EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE (XML). Extensible Markup

Language (XML) memungkinkan representasi standar struktur data,

sehingga data dapat diproses secara tepat oleh sistem heterogen tanpa

kasus per kasus pemrograman. Metode ini cocok aplikasi e-commerce

dan manajemen supply chain sistem yang beroperasi melintasi batas-

batas perusahaan. XML tidak hanya bisa mengotomatisasi proses dan

mengurangi dokumen, tetapi juga dapat menyatukan mitra bisnis dan

supply chains untuk kolaborasi yang lebih baik dan transfer pengetahuan.

XML berbasis pesan dapat diambil dari back-end repositori dan keluar

melalui antarmuka portal dan kembali lagi.

5 KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEMS IMPLEMENTATION

Tantangan KMS (Knowledge Management System) adalah untuk

mengidentifikasikan dan mengintegrasikan komponen penting yaitu

teknologi komunikasi, teknologi kolaborasi dan teknologi penyimpanan

dan pengambilan keputusan dimana teknologi tersebut berguna untuk

memenuhi kebutuhan suatu organisasi terhadap manajemen

pengetahuan.

Knowledge Management Products and Vendors

Peralatan teknologi yang mendukung manajemen pengetahuan

disebut knowware. Kebanyakan paket software manajemen pengetahuan

mencakup satu atau lebih dari tujuh alat-alat berikut : alat komputasi

kolaboratif, server pengetahuan, portal pengetahuan perusahaan, sistem

manajemen dokumen elektronik, alat-alat pengetahuan panen, mesin

pencari, dan suite manajemen pengetahuan.

KMS dapat dibeli secara keseluruhan atau sebagian dari salah satu dari

banyak perusahaan pengembang perangkat lunak dan vendor sistem

informasi perusahaan, dan dapat diperoleh melalui perusahaan konsultan

besar atau juga dapat di outsourcing ke penyedia layanan aplikasi (ASP).

SOFTWARE DEVELOPMENT COMPANIES AND ENTERPRISE

INFORMATION SYSTEMS VENDORS. Perusahaan pengembangan

perangkat lunak dan vendor sistem informasi perusahaan menawarkan

banyak sekali paket manajemen pengetahuan dari alat individu sampai

suite manajemen pengetahuan yang komprehensif. Berbagai knowware

yang sudah tersedia di pasaran memungkinkan perusahaan untuk

menemukan alat-alat yang akan memenuhi kebutuhan manajemen

mereka yang unik. Berikut ini merupakan review dari beberapa paket

software dan vendor mereka pada masing-masing dari tujuh kategori

knowware yang dibahas sebelumnya.

Collaborative Computing Tools. Alat kolaborasi, atau groupware,

pertama digunakan untuk meningkatkan transfer pengetahuan implisit

dalam sebuah organisasi. Salah satu sistem awal komputasi kolaboratif,

GroupSystems, menyediakan banyak alat-alat yang mendukung kerja

kelompok, termasuk brainstorming elektronik dan kategorisasi ide.

Knowledge Servers. Sebuah server pengetahuan berisi perangkat lunak

manajemen pengetahuan utama, termasuk repositori pengetahuan, dan

menyediakan akses ke pengetahuan lain, informasi, dan data. Contoh

server pengetahuan termasuk Hummingbird Knowledge Server, Intraspect

Software Knowledge Server, Hyperwave Information Server, Sequoia

Software XML Portal Server, dan Autonomyʼs Intelligent Data Operating

Layer (IDOL) Server. Autonomyʼs IDOL server menghubungkan orang ke

konten, konten ke konten, dan orang ke orang melalui modul yang

memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan berbagai

personalisasi, kolaborasi dan pengambilan fitur. Server menyediakan

knowledge repository, lokasi pusat untuk mencari dan mengakses

informasi dari berbagai sumber seperti internet, intranet perusahaan,

database dan sistem file sehingga memungkinkan distribusi yang efisien

dari informasi time-sensitive.

Enterprise Knowledge Portals. Portal pengetahuan perusahaan (EKPs)

adalah pintu ke dalam banyak sistem manajemen pengetahuan. Mereka

telah berkembang dari konsep yang mendasari sistem informasi eksekutif,

sistem kelompok pendukung, Web-browser, dan sistem manajemen

database.

Enterprise Knowledge Portal adalah sarana mengatur banyak

sumber informasi terstruktur dalam suatu organisasi. Kebanyakan

menggabungkan integrasi data, mekanisme pelaporan, dan kolaborasi,

sementara dokumen dan manajemen pengetahuan ditangani oleh server.

Electronic Document Management.   Manajemen dokumen elektronik

(EDM) merupakan sistem fokus pada dokumen dalam bentuk elektronik

sebagai fokus kolaboratif kerja. Sistem EDM memungkinkan pengguna

untuk mengakses dokumen yang dibutuhkan, biasanya melalui web-

browser seluruh intranet perusahaan. Sistem EDM memungkinkan

organisasi untuk lebih baik mengelola dokumen dan alur kerja agar

operasi berjalan lancar. Mereka juga memungkinkan kolaborasi pada

penciptaan dokumen dan revisi.

Knowledge Harvesting Tools. Alat untuk menangkap pengetahuan

secara tidak mencolok membantu karena memungkinkan kontributor

pengetahuan untuk secara minimal (tidak sama sekali) terlibat dalam

upaya knowledge-harvesting. Menanamkan jenis alat dalam KMS adalah

sebuah pendekatan yang ideal untuk menangkap pengetahuan.

Search Engines. Search engine melakukan salah satu fungsi penting dari

manajemen pengetahuan yaitu menemukan dan mengambil dokumen

yang diperlukan dari koleksi besar terakumulasi dalam repositori

perusahaan. Perusahaan seperti Google, Verity, dan Inktomi menawarkan

berbagai pilihan mesin pencari yang mampu mengindeks dan katalogisasi

file dalam berbagai format serta mengambil dan memprioritaskan

dokumen yang relevan dalam menanggapi permintaan pengguna.

Knowledge Management Suites. Pengetahuan suite manajemen

menyelesaikan solusi manajemen pengetahuan out-of-the-box. Mereka

mengintegrasikan komunikasi, kolaborasi, dan teknologi penyimpanan ke

dalam satu paket convenient tunggal. Sebuah suite manajemen

pengetahuan masih harus mengakses database internal dan sumber-

sumber pengetahuan eksternal, sehingga beberapa integrasi diperlukan

untuk membuat perangkat lunak yang benar-benar fungsional.

Pengetahuan suite manajemen merupakan pendekatan yang kuat untuk

mengembangkan KMS karena mereka menawarkan satu user interface,

satu repositori data, dan satu vendor.

CONSULTING FIRMS. Semua konsultan besar perusahaan (Accenture,

Ernst & Young dan sebagainya) memiliki inisiatif internal knowledge

management yang besar. Biasa hal ini menjadi produk setelah

perusahaan tersebut sukses secara internal dan memberikan bantuan

dalam membangun sistem manajemen pengetahuan serta mengukur

efektifitasnya. Perusahaan konsultan juga menyediakan secara langsung

out-of-the-box proprietary sistem untuk pasar vertikal. Sebagian besar

perusahaan konsultan mendefinisikan pengetahuan penawaran

manajemen mereka sebagai layanan.

KNOWLEDGE MANAGEMENT APPLICATION SERVICE PROVIDERS.

Application service providers (ASP) telah berevolusi sebagai bentuk dari

KMS outsourcing pada web. Ada banyak ASP untuk e-commerce di

pasaran. Misalnya Communispace yang merupakan tingkat tinggi dari

sistem kolaborasi ASP yang berfokus menghubungkan orang-orang

kepada orang-orang (bukan hanya orang ke dokumen) untuk mencapai

tujuan tertentu, terlepas dari geografis, waktu dan hambatan organisasi.

Tidak seperti KM konvensional yang mengatur data dan dokumen atau

chat roo dimana orang hanya bertukar informasi, Communispace berisi

berbagai macam interaksi, kegiatan dan alat-alat yang menghubungkan

orang ke rekan-rekan yang paling dapat membantu mereka membuat

keputusan, memecahkan masalah dan belajar cepat. Communispace

dirancang untuk membangun kepercayaan online dan membuat

masyarakat sadar diri tentang mengambil tanggung jawab atas tindakan

dan pengetahuan.

Integration of KM Systems with Other Business Information Systems

Karena sistem manajemen pengetahuan adalah suatu sistem

perusahaan, maka harus diintegrasikan dengan perusahaan lain dan

sistem informasi lainnya dalam suatu organisasi. Tentu saja, bila

dirancang dan dikembangkan, tidak dapat dianggap sebagai aplikasi add-

on. Ini harus benar-benar terintegrasi ke dalam sistem lain. Melalui

struktur budaya organisasi (berubah jika perlu), sistem manajemen

pengetahuan dan kegiatannya dapat langsung diintegrasikan ke dalam

proses bisnis perusahaan.

Sejak KMS dapat dikembangkan pada platform pengetahuan yang

terdiri dari komunikasi, kolaborasi dan teknologi penyimpanan, dan

sebagian besar perusahaan sudah banyak memiliki alat tersebut dan

teknologi di tempat, maka memungkinkan untuk mengembangkan KMS ke

dalam tool organisasi.

Sistem KM dapat diintegrasikan dengan jenis lain dari sistem

informasi bisnis diantaranya :

INTEGRATION WITH DECISION SUPPORT SYSTEMS (DSS).

Knowledge management systems biasanya tidak terlibat dalam hal

menjalankan model untuk memecahkan masalah yang biasanya dilakukan

oleh sistem pendukung keputusan. Namun, karena sistem manajemen

pengetahuan menyediakan bantuan dalam memecahkan masalah dengan

menerapkan pengetahuan, memungkinnya sebagian dari solusi

melibatkan dalam menjalankan model.

INTEGRATION WITH ARTIFICIAL INTELLIGENCE. Manajemen

pengetahuan memiliki hubungan yang alami dengan metode kecerdasan

buatan (AI) dan perangkat lunak, meskipun pengetahuan manajemen,

tegasnya, bukan merupakan metode kecerdasan buatan. Ada sejumlah

cara di mana manajemen pengetahuan dan kecerdasan buatan dapat

diintegrasikan. Misalnya, jika pengetahuan disimpan dalam KMS

dipresentasikan kembali dan digunakan sebagai urutan aturan if-then-else,

maka sistem pakar menjadi bagian dari KMS (lihat Rasmus, 2000). Sistem

pakar juga dapat membantu pengguna dalam mengidentifikasi bagaimana

menerapkan sepotong pengetahuan dalam KMS.

INTEGRATION WITH DATABASES AND INFORMATION SYSTEMS.

Karena KMS memanfaatkan repositori pengetahuan, kadang-kadang

dibangun dari sistem database atau sistem manajemen dokumen

elektronik, secara otomatis dapat mengintegrasikan ke bagian dari sistem

informasi perusahaan. Sebagai data dan update informasi yang dibuat,

KMS dapat memanfaatkan database. Pengetahuan sistem manajemen

juga mencoba untuk mengumpulkan pengetahuan dari dokumen dan

database (penemuan pengetahuan dalam database) melalui metode

kecerdasan buatan, seperti yang dijelaskan sebelumnya.

INTEGRATION WITH CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT

SYSTEMS. Sistem Customer relationship management (CRM) membantu

pengguna dalam berurusan dengan pelanggan. CRM dapat

mengembangkan profil yang dapat digunakan pelanggan, dan

memprediksi kebutuhan mereka sehingga organisasi dapat meningkatkan

penjualan dan lebih melayani klien. Sebuah KMS tentu dapat memberikan

pengetahuan implisit kepada orang-orang yang menggunakan CRM

secara langsing dalam bekerja dengan pelanggan.

INTEGRATION WITH SUPPLY CHAIN MANAGEMENT SYSTEMS.

Rantai pasokan sering dianggap menjadi akhir logistik dari bisnis. Jika

produk tidak bergerak melalui organisasi dan pergi keluar pintu,

perusahaan akan gagal. Jadi penting untuk mengoptimalkan rantai

pasokan dan mengelolanya dengan baik. Supply chain management

(SCM) bisa mendapatkan keuntungan melalui integrasi dengan KMS

karena ada banyak isu dan masalah dalam rantai pasokan yang

membutuhkan perusahaan untuk menggabungkan kedua pengetahuan

implisit dan eksplisit, Dengan mengakses pengetahuan tersebut secara

langsung akan meningkatkan kinerja dari rantai pasokan.

INTEGRATION WITH CORPORATE INTRANETS AND EXTRANETS.

Alat dan teknologi komunikasi dan kolaborasi diperlukan KMS untuk dapat

berfungsi. KMS tidak hanya terintegrasi dengan teknologi intranet dan

extranet, tetapi bisanya dikembangkan sebagai platform komunikasi.

Extranet secara khusu dirancang untuk meningkatkan kolaborasi

perusahaan dengan pemasok dan kadang-kadang dengan pelanggan.

Jika suata perusahaan dapat mengintegrasikan KMS ke dalam intranet

dan extranetnya, maka tidak hanya pengetahuan yang mengalir lancar,

baik kontributor dan pengguna (baik secara langsung atau melalui

repositori pengethauan), perusahaan juga dapat menangkap pengetahuan

langsung dengan sedikit keterlibatan pengguna, dan dapat memberikan

ketika sistem “berfikir” bahwa pengguna membutuhkan pengetahuan.

6 ROLES OF PEOPLE IN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Mengelola sistem manajemen pengetahuan membutuhkan usaha

yang besar. Seperti teknologi informasi lainnya, memulai mendapatkan,

menerapkan, dan menyebarkan membutuhkan usaha yang juara. Banyak

isu-isu manajemen, orang, dan budaya harus diperhatikan untuk membuat

manajemen pengetahuan sistem yang sukses.

Mengelola repositori pengetahuan biasanya memerlukan staf

penuh-waktu, mirip dengan staf referensi-perpustakaan. Staf ini meneliti,

struktur, filter, katalog, dan pengetahuan toko sehingga bermakna dan

dapat diakses oleh orang-orang yang membutuhkannya. Staf membantu

individu dalam mencari pengetahuan, dan melakukan "scanning

lingkungan": Jika mereka mengidentifikasi pengetahuan khusus bahwa

seorang karyawan atau klien mungkin perlu, mereka mengirimkannya

langsung kepada mereka, sehingga menambah nilai bagi organisasi. (Ini

adalah prosedur standar untuk personil manajemen pengetahuan

Accenture.) Akhirnya, staf repositori pengetahuan dapat menciptakan

masyarakat dari untuk mengumpulkan individu dengan bidang

pengetahuan umum untuk mengidentifikasi, menyaring, ekstrak, dan

berkontribusi pengetahuan ke repositori pengetahuan.

  Sebagian besar isu-isu tentang keberhasilan, implementasi, dan

penggunaan yang efektif dari sistem manajemen pengetahuan merupakan

masalah semua orang. Dan karena sistem manajemen pengetahuan

merupakan upaya perusahaan-, banyak orang perlu terlibat di dalamnya

(Robb, 2003). Mereka termasuk chief knowledge officer (CKO), CEO,

petugas lain dan manajer dari organisasi, anggota dan pemimpin

masyarakat dari praktek, pengembang KMS, dan staf KMS. Setiap orang

atau kelompok memiliki peran penting baik dalam, manajemen

pengembangan penggunaan, atau dari KMS. Sejauh ini, CKO memiliki

peran paling terlihat dalam upaya KMS, tetapi sistem tidak dapat berhasil

kecuali peran semua pemain yang ditetapkan dan dipahami. Memastikan

bahwa tim KM benar karena itu merupakan faktor penting dalam

keberhasilan setiap inisiatif KM (Robb, 2003).

The Chief Knowledge Officer

Knowledge management project melibatkan pembentukan

pengetahuan lingkungan kondusif untuk transfer, penciptaan atau

penggunaan upaya pengetahuan untuk membangun penerimaan budaya.

Upaya ini berpusat pada perubahan perilaku perusahaan untuk merangkul

penggunaan manajemen pengetahuan. Proyek perilaku sentris

memerlukan dukungan tingkat inggi dan partisipasi dari manajemen senior

dari organisasi untuk memfasilitasi pelaksanaannya. Sebagian

perusahaan mengembangkan sistem knowledge management telah

menciptakan seorang knowledge management officer, seorang chief

knowledge officer (CKO), pada level senior. Tujuan dari peran CKO

adalah untuk memaksimalkan aset pengetahuan perusahaan, merancang

dan menerapkan strategi knowledge management , secara efektif

melakukan pertukaran aset pengetahuan internal dan eksternal dan

mempromosikan penggunaan sistem.

Seorang chief knowledge officer harus melakukan hal berikut :

Menetapkan prioritas strategis untuk manajemen pengetahuan

Menetapkan repositori pengetahuan praktik terbaik

Mendapatkan komitmen dati eksekutif senior untuk mendukung

lingkungan belajar

Mengajarkan pencari informasi bagaimana mengajukan pertanyaan

yang lebih baik dan lebih cerdas

Menetapkan proses untuk mengelola aset intelektual

Mendapatkan informasi kepuasan pelanggan secara real time dan

dekat

Mengglobalkan knowledge management

CKO bertanggung jawab untuk menentukan bidang pengetahuan dalam

perusahaan yang akan menjadi titik fokus, berdasarkan misi dan tujuan

perusahaan (Davis, 1998). CKO bertanggung jawab untuk standardisasi

perbendaharaan kata perusahaan dan untuk mengendalikan direktori

pengetahuan. Hal ini sangat penting di daerah-daerah yang harus berbagi

pengetahuan di seluruh departemen, untuk memastikan keseragaman.

CKOs harus mendapatkan pegangan pada repositori perusahaan

penelitian, sumber daya, dan keahlian, termasuk di mana disimpan dan

siapa yang mengelola dan mengakses. (Artinya, CKO harus melakukan

audit pengetahuan.) Kemudian CKO harus mendorong "polinasi" (berbagi

pengetahuan) antar kelompok kerja yang berbeda dengan sumber daya

yang saling melengkapi.

CEO, Officers, and Managers of the Organization

Secara singkat, vis a vis knowledge management, CEO

bertanggung jawab untuk memperjuangkan upaya KM. Dia harus

memastikan bahwa CKO yang kompeten dan mampu ditemukan dan

bahwa CKO dapat memperoleh semua sumber daya (termasuk akses ke

orang dengan sumber pengetahuan) yang dibutuhkan untuk membuat

proyek sukses. CEO juga harus memperoleh dukungan organization-wide

untuk kontribusi kedalam penggunaan KMS. CEO juga harus

mempersiapkan organisasi untuk perubahan budaya yang diharapkan

terjadi ketika KMS diimplementasikan. Dukungan untuk KMS dan CKO

adalah tanggung jawab penting dari CEO.

Para officer lainnya di berbagai organisasi pada umumnya harus

membuat sumber daya yang tersedia untuk CKO sehingga ia bisa

mendapatkan pekerjaan yang dilakukan. Chief financial officer (CFO)

harus memastikan bahwa sumber daya keuangan tersedia. Para Chief

operating officer (COO) harus memastikan bahwa orang-orang mulai

menamkan praktek knowledge management ke dalam proses kerja sehari-

hari. Ada hubungan khusus antara CKO dan Chief Information Officer

(CIO). Biasanya CIO bertanggung jawab atas visi IT organisasi dan

arsitektur TI, termasuk database dan sumber-sumber pengetahuan

potensial. CIO harus bekerja sama dengan CKO dalam membuat sumber

daya yang tersedia. KMSS adalah proposisi mahal dan adalah bijaksana

untuk menggunakan sistem yang ada jika mereka tersedia dan mampu.

Manajer juga harus mendukung upaya KM dan menyediakan akses

ke sumber-sumber penetahuan. Dalam banyak KMSS, manajer

merupakan bagian integral dari praktek masyarakat.

Communities of Practice

Keberhasilan sistem KM yang telah dikaitkan dengan keterlibatan

aktif dari orang-orang yang berkontribusi dan manfaat dari menggunakan

pengetahuan. Akibatnya, praktek masyarakat telah muncul dalam

organisasi yang serius tentang upaya knowledge management mereka.

Seperti telah dibahas sebelumnya, komunitas praktek (community of

practice/ COP) adalah sekelompok orang dalam sebuah organisasi

dengan kepentingan umum profesional. Idealnya, semua pengguna KMS

masing-masing harus berada dalam setidaknya satu COP. Menciptakan

dan memelihaa COP yang benar merupakan salah satu kunci

keberhasilan KMS.

KMS Developers

Pengembang KMS adalah anggota tim yang benar-benar

mengembangkan sistem. Mereka bekerja untuk CKO. Beberapa ahli

organisasi yang mengembangkan strategi untuk mempromosikan dan

mengelola perubahan budaya organisasi. Lainnya terlibat dalam sistem

perangkat lunak dan pemilihan perangkat keras, pemrograman, pengujian,

penggelaran dan pemeliharaan sistem. Yang lainya lagi terlibat dalam

pelatihan pengguna. Pada akhirnya fungsi pelatihan bergerak ke staf

KMS.

KMS Staff

Sistem KM perusahaan membutuhkan staf penuh-waktu untuk

katalog dan mengelola pengetahuan. Staf ini baik terletak di kantor pusat

perusahaan atau tersebar di seluruh organisasi di pusat-pusat

pengetahuan. Perusahaan konsultan yang paling besar memiliki lebih dari

satu pusat pengetahuan.

7 ENSURING SUCCESS OF KM EFFORTS

Organisasi bisa mendapatkan beberapa manfaat dari penerapan

strategi manajemen pengetahuan. Secara taktis, mereka dapat mencapai

beberapa atau semua hal berikut: mengurangi hilangnya modal intelektual

karena orang yang meninggalkan perusahaan, mengurangi biaya dengan

mengurangi jumlah waktu perusahaan memecahkan masalah yang sama

berulang kali, dan dengan mencapai skala ekonomi dalam memperoleh

informasi dari penyedia eksternal, mengurangi redundansi dari kegiatan

berbasis pengetahuan, meningkatkan produktivitas dengan membuat

pengetahuan yang tersedia lebih cepat dan mudah, dan meningkatkan

kepuasan karyawan dengan memungkinkan pengembangan pribadi yang

lebih besar dan pemberdayaan. Alasan terbaik dari semua mungkin perlu

strategis untuk mendapatkan keuntungan kompetitif di pasar (Knapp,

1998).

Knowledge Management Valuation

Secara umum, perusahaan mengambil salah satu pendekatan

berbasis aset pengetahuan manusia pengelolaan penilaian atau salah

satu yang menghubungkan pengetahuan untuk aplikasi dan keuntungan

bisnis (Skyrme dan Amidon, 1998). Pendekatan pertama dimulai dengan

tification iDEN-aset intelektual dan kemudian memfokuskan perhatian

manajemen pada peningkatan nilai mereka. Yang kedua menggunakan

varian dari balanced scorecard, di mana langkah-langkah keuangan yang

seimbang terhadap pelanggan, proses, dan langkah-langkah inovasi.

Cara lain untuk mengukur nilai pengetahuan adalah untuk

memperkirakan harga jika itu ditawarkan untuk dijual. Sebagian besar

perusahaan enggan untuk menjual pengetahuan, kecuali mereka tegas

dalam bisnis untuk melakukannya. Umumnya pengetahuan perusahaan

merupakan aset yang memiliki nilai kompetitif, dan jika ia meninggalkan

organisasi, perusahaan kehilangan keunggulan kompetitif. Namun, adalah

mungkin untuk harga pengetahuan dan akses ke pengetahuan dalam

rangka untuk membuatnya bernilai sementara perusahaan untuk

menjualnya.

Indikator sukses yang berkaitan dengan manajemen pengetahuan

termasuk pertumbuhan sumber daya yang melekat pada proyek,

pertumbuhan volume isi pengetahuan dan penggunaan, kemungkinan

bahwa proyek ini akan bertahan tanpa dukungan dari individu atau

individu tertentu, dan beberapa bukti pengembalian keuangan baik untuk

kegiatan manajemen pengetahuan sendiri atau untuk seluruh organisasi.

Ada dua jenis tindakan yang dapat digunakan untuk menilai

efektivitas dari inisiatif KM: berorientasi pada hasil dan yang berorientasi

kegiatan (O'Dell et al, 2003.). Hasil orientasi tindakan keuangan secara

alami dapat mencakup hal-hal seperti kenaikan barang yang dijual.

Kegiatan berbasis tindakan mempertimbangkan seberapa sering

pengguna mengakses pengetahuan atau memberikan kontribusi terhadap

pengetahuan (O'Dell et al., 2003).

FINANCIAL METRICS. Meskipun ukuran akuntansi tradisional tidak

lengkap untuk mengukur KM, mereka sering digunakan sebagai

pembenaran cepat untuk inisiatif manajemen pengetahuan. Dalam rangka

untuk mengukur dampak dari manajemen pengetahuan, para ahli

menyarankan memfokuskan proyek KM pada masalah bisnis yang

spesifik yang dapat dengan mudah diukur. Ketika masalah ini

diselesaikan, nilai dan manfaat dari sistem menjadi jelas dan sering dapat

diukur (MacSweeney, 2002).

Pada Royal Dutch / Shell group, laba atas investasi secara eksplisit

didokumentasikan: Perusahaan telah menginvestasikan $ 6 juta di Sistem

Manajemen Pengetahuan pada tahun 1999 dan dalam waktu dua tahun

diperoleh $ 235 juta dalam pengurangan biaya dan pemasukan baru

(King, 2001). Hewlett-Packard menawarkan contoh lain dari pengembalian

keuangan terdokumentasi. Dalam waktu enam bulan dari peluncuran nya

@ HP Portal seluruh perusahaan pada bulan Oktober 2000, Hewlett-

Packard menyadari return $ 50 juta untuk investasi awal sebesar $ 20 juta.

Hal ini terutama disebabkan oleh penurunan volume panggilan ke call

center internal dan proses paperless baru (Roberts-Witt, 2002). Manfaat

keuangan mungkin persepsi, bukan absolut, tapi tidak perlu

didokumentasikan agar sistem KM yang dianggap sukses.

NONFINANCIAL METRICS. Ada sejumlah cara-cara baru untuk melihat

modal (diadaptasi dari Allee, 1999):

Modal hubungan eksternal: bagaimana sebuah link organisasi

dengan mitra-mitranya, pemasok, pelanggan, regulator, dan

sebagainya

Modal struktural: sistem dan proses kerja yang memanfaatkan daya

saing, seperti sistem informasi, dan sebagainya

Modal manusia: kemampuan individu, pengetahuan , keterampilan,

dan sebagainya, bahwa orang memiliki

Modal sosial: kualitas dan nilai dari hubungan dengan masyarakat

yang lebih luas

Modal lingkungan: nilai hubungan dengan lingkungan

Misalnya, manajemen pengetahuan inisiatif yang dilakukan oleh Partners

HealthCare System, Inc tidak menghasilkan keuntungan finansial, tetapi

telah sangat meningkatkan modal sosial perusahaan. Sistem manajemen

pengetahuan untuk dokter diterapkan oleh Mitra untuk mengurangi jumlah

kesalahan pengobatan serius sebesar 55 persen di beberapa rumah sakit

paling bergengsi Boston. Menghitung laba atas investasi untuk sistem

tersebut ternyata menjadi proposisi sangat sulit, itulah sebabnya mengapa

hanya sebagian kecil dari rumah sakit menggunakan sistem yang sama.

Causes of KM Failure

Tidak ada sistem yang sempurna. Ada banyak kasus manajemen

pengetahuan gagal. Perkiraan tingkat kegagalan KM berkisar dari 50

persen menjadi 70 persen, di mana kegagalan tersebut ditafsirkan bahwa

semua tujuan utama tidak dipenuhi oleh usaha (Ambrosio, 2000).

Beberapa alasan atas kegagalan termasuk memiliki terlalu banyak

informasi yang tidak mudah dicari (Steinberg, 2002) dan memiliki informasi

yang tidak memadai atau tidak lengkap dalam sistem sehingga

mengidentifikasi keahlian nyata dalam sebuah organisasi menjadi

berkabut (Desouza, 2003). Kegagalan mungkin juga hasil dari

ketidakmampuan untuk menangkap dan mengkategorikan pengetahuan

serta dari manajemen atas proses KM sehingga kreativitas dan

masyarakat dari praktek yang menghambat (Desouza, 2003).

Permasalahan lain termasuk kurangnya komitmen, tidak

memberikan insentif bagi orang untuk menggunakan system dan over-

penekanan pada teknologi dengan mengorbankan pengetahuan yang

lebih besar dan masalah orang (Hislop, 2002).

Factors Leading to KM Success

Sebuah studi kasus inisiatif KM Nortel Network menunjukkan

bahwa ada tiga isu utama yang mempengaruhi keberhasilan KM:

1. Memiliki pengaruh manajerial yang efektif dalam hal koordinasi, kontrol

dan pengukuran, manajemen proyek, dan kepemimpinan,

2. Memiliki sumber daya kunci seperti sumber daya keuangan dan

keahlian lintas fungsional, dan

3. Memanfaatkan peluang teknologi.

Faktor lain yang dapat menyebabkan keberhasilan pengetahuan

manajemen proyek dapat dilihat pada berikut.

Closing Remarks

Organisasi cerdas menyadari bahwa pengetahuan merupakan aset

intelektual, mungkin satu-satunya yang tumbuh dari waktu ke waktu, dan

bila dimanfaatkan secara efektif dapat mempertahankan kompetisi dan

inovasi. Organisasi dapat menggunakan teknologi informasi untuk

melakukan manajemen pengetahuan yang benar. Memanfaatkan sumber

daya intelektual seluruh organisasi dapat memiliki dampak finansial yang

luar biasa. Dengan manajemen pengetahuan, definisi jelas, konsep yang

jelas, metodologi yang jelas, tantangan yang jelas dan diatasi, manfaat

yang jelas dan sangat besar, dan alat-alat dan teknologi-meskipun tidak

lengkap dan agak mahal-yang layak. Isu-isu kunci adalah eksekutif

sponsorship dan keberhasilan pengukuran. Masalah teknologi sangat

minim dibandingkan dengan ini. Manajemen Pengetahuan adalah

paradigma baru untuk bagaimana organisasi bekerja.

1. Jelaskan bagaimana sehingga Chevron merupakan learning organization!

Pada Chevron ini, upaya untuk membangun learning

organization/organisasi pembelajaran dilakukan dengan cara berbagi dan

mengelola pengetahuan di seluruh area perusahaan. Hal ini terlihat dalam

upaya mereka untuk meningkatkan proses pengeboran. Mereka mencapai

keuntungan kualitatif melalui upaya manajemen pengetahuan dan terus

berusaha memperbaikinya sejak dari awal pelaksanaannya.

2. Jelaskan keuntungan yang dialami Chevron melalui program manajemen

pengetahuan!

Keuntungan yang paling besar adalah saat mereka mampu mengurangi

biaya operasional dari $ 9,4 miliar menjadi $ 7,4 miliar dari tahun 1992

sampai tahun 1998 dan mengurangi biaya energi sebesar $ 200 juta per

tahun. Selama tahun 1990-an, upaya seperti ini sangat penting dalam

mengurangi biaya, untuk mencapai peningkatan produktivitas lebih dari

50% (dalam barel output per karyawan), dan meningkatkan kinerja

keselamatan karyawannya lebih dari 50%.

3. Untuk area berbeda apa Chevron menerapkan manajemen pengetahuan,

dan seberapa sukses mereka?

Usaha itu sangat sukses terlihat dari keuntungan financial yang mereka

dapatkan. Chevron menerapkan KM pada area pengeboran, pekerjaan

kantor, keamanan, dan kilang.

4. Mengapa penting untuk mendokumentasikan penghematan biaya sistem

manajemen pengetahuan?

Penting untuk mendokumentasikan penghematan biaya KMS untuk

membenarkan proyek tersebut. Hal ini sangat membantu untuk

menunjukkan kepada semua orang dalam sebuah organisasi terhadap

dampak dramatis setelanh penggunaan KMS. Penghematan biaya adalah

metrik bahwa manajemen senior mudah memahami dan yang mendasari

masa depan investasi TI. Dalam situasi Chevron, mereka

mendokumentasikan penghematan biaya pada setiap langkah.

5. Jika hadiah dramatis dapat dicapai melalui manajemen pengetahuan

(seperti dengan sistem DocMan), mengapa tidak lebih banyak perusahaan

mencoba melakukannya?

Menurut kelomok kami, hal ini dikarenakan masih banyak organisasi yang

tidak mengetahui tentang knowledge management system ini. Ada juga

yang hanya iseng mencoba-coba dan ada tahu tetapi tidak berani

mencobanya.