MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL … perolehan... · Kejuruteraan & Penyelenggaraan PP UK Penolong...
Click here to load reader
Transcript of MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL … perolehan... · Kejuruteraan & Penyelenggaraan PP UK Penolong...
HUSM/LCD/QP-14
PEROLEHAN PERALATAN
MAKMAL-MAKMAL PERUBATAN
HOSPITAL UNIVERSITI SAINS
MALAYSIA
Disediakan oleh:
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Diluluskan oleh:
Dr. Zaidun Kamari
Tarikh efektif:
1.11.2009
MUKASURAT PERKARA
1 Isi Kandungan
2 Rekod Pindaan
4 Definisi
5 Singkatan
6 Tujuan dan Skop
7 Prosedur Perolehan Peralatan Kurang RM 50,000
8 Perolehan Peralatan Antara RM 50,000 Hingga RM 100,000
9 Perolehan Peralatan Melebihi RM 100,000 Hingga RM 200,000
10 – 11 Perolehan Peralatan Melebihi RM 200,000 Hingga RM 500,000
12 – 13 Perolehan Peralatan Melebihi RM 500,000
14 Rujukan dan Rekod
15 Carta Alir
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 1 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: ISI KANDUNGAN
Versi 1
REKOD PINDAAN
NO
VERSI
TARIKH
VERSI
BUTIRAN PINDAAN TANDATANGAN
PENGESAHAN
1 1.11.2009 Pertukaran Versi MS ISO 15189:2004 kepada
Versi MS ISO 15189:2007
1 1.11.2009 Menukarkan dokumen Versi 1 MS ISO 15189:2007
kepada dokumen elektronik di alamat:
http://www.quality.kck.usm.my/HUSM/MS ISO
15189:2007
NO
VERSI
TARIKH
PINDAAN
BUTIRAN PINDAAN TANDATANGAN
PENGESAHAN
1
1.8.2010 Semakan dibuat pada 14.7.2010
Pindaan 1 : Mukasurat 2
Tarikh versi ditukar kepada tarikh pindaan
Tambahan jadual rekod semakan
Pindaan 2 : Mukasurat 7 - Prosedur Perolehan
Peralatan Kurang RM 10,000 kepada RM50,000
Pindaan 3 : Mukasurat 8 - Prosedur Perolehan
Peralatan antara RM10,000 hingga RM50,000
kepada RM50,000 hingga RM100,000
Pindaan 4 : Mukasurat 9 - Prosedur Perolehan
Peralatan antara RM 50,000 hingga RM200,000
kepada RM 100,000 hingga RM200,000
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 2 drp 15
Versi 1
PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: REKOD PINDAAN
Pindaan 1
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka
surat
3 drp 15
Versi 1
PEROLEHAN
PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: REKOD SEMAKAN
Pindaan 1
TARIKH SEMAKAN NAMA PENYEMAK TANDATANGAN PENGESAHAN
14 Jul.2010 En. Abd Razak Ahmad
En. Mohd Zaki Zainon
DEFINISI
1. Pengguna : Adalah staf yang bertanggungjawab dalam perolehan peralatan
disetiap makmal perubatan HUSM.
2. Pembekal : Syarikat-syarikat yang boleh menawarkan peralatan / item
sebagaimana spesifikasi yang dikehendaki oleh pengguna.
3. Ujilari : Peralatan yang baru diterima akan di pasang dan diuji oleh
juruteknik/jurutera syarikat pembekal sebelum diserahkan sepenuhnya
kepada pengguna.
4. Seksyen Perolehan : satu unit di bawah Unit Kewangan HUSM dalam
urusan pembelian peralatan.
5. Pendaftaran Harta : Setiap alatan baru akan didaftar di Bahagian Harta
Jabatan Bendahari.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 4 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: DEFINISI
Versi 1
3. SINGKATAN
PHUSM Pengarah Hospital Universiti
Sains Malaysia
KPP UK Ketua Penolong Pengarah Unit
Kewangan
KPP UKP Ketua Penolong Pengarah Unit
Kejuruteraan & Penyelenggaraan
PP UK Penolong Pengarah Unit
Kewangan
KJ Ketua Jabatan/Unit
PS Pegawai Sains
PF Pegawai Farmasi
JTMP Juruteknologis Makmal
Perubatan
PT Pembantu Tadbir
PTJ Pusat Tanggungjawab
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 5 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: SINGKATAN
Versi 1
1. TUJUAN
Prosedur ini digunapakai bagi memastikan peralatan yang dibeli memenuhi speksifikasi yang
ditetapkan oleh pengguna dan dengan harga yang kompetatif. Juga memastikan pembekal-
pembekal yang dipilih memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh kerajaan dan berupaya
membuat pembekalan mengikut pesanan
2. SKOP
Prosedur ini melibatkan perolehan peralatan/harta kekal melalui sebutharga dan pembelian terus
sahaja di bawah vot 35000. Ia melibatkan Ketua Penolong Pengarah (Kewangan), Penolong
Pengarah (Kewangan), Ketua Jabatan dan semua staf lain yang terbabit dengan urusan perolehan
serta penerimaan item-item yang dipesan daripada pihak pembekal.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 6 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: TUJUAN DAN SKOP
Versi 1
3. PROSEDUR PEROLEHAN PERALATAN KURANG RM 50,000
i. Pengguna akan diminta supaya mendapatkan tawaran harga daripada sekurang-
kurangnya daripada 3 pembekal.
ii. Unit Kewangan HUSM akan mengeluarkan pesanan kepada pembekal yang menawarkan
harga yang paling murah.
iii. Satu salinan pesanan akan diberi kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat
susulan pembekalan peralatan oleh pembekal.
iv. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM
untuk ujilari dan pendaftaran harta.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 7 drp 15
Versi 1
PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PROSEDUR PEROLEHAN
PERALATAN KURANG RM 50,000
Pindaan 2
4. PEROLEHAN PERALATAN ANTARA RM 50,000 HINGGA RM 100,000
i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan
kepada Unit Kewangan HUSM.
ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di dalam
Jawatankuasa Spesifikasi B.
iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga kecil.
iv. Pelawaan hendaklah dibuat kepada 3 pembekal yang dicadangkan oleh pengguna dan 2
lagi yang akan diambil daripada senarai pembekal Seksyen Perolehan.
v. Tempoh sah laku tawaran harga adalah 90 hari.
vi. Tempoh pelawaan adalah selama 7 hari bekerja.
vii. Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut
tarikh tutup yang ditetapkan.
viii. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukakan kepada pengguna untuk
penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.
ix. Deraf penilain akan untuk mesyuarat hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.
x. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal B akan dipanggil untuk menilai
sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian
teknikal.
xi. Seksyen Perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada
laporan penilain teknikal yang dikeluarkan oleh Jawatankuasa Penilaian Teknikal B.
xii. Satu salinan pesanan hendaklah diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk
membuat susulan pembekalan peralatan.
xiii. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk
ujilari dan pendaftaran harta.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 8 drp 15
Versi 1
PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN
ANTARA RM 50,000 HINGGA
RM 100,000
Pindaan 3
5. PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM 200,000
i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan
kepada Unit Kewangan HUSM.
ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa
Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan dipelawa sebutharga.
iii. Pelawaan hendaklah diberikan kepada 10 pembekal secara bergilir-gilir melalaui
senarai pembekal Seksyen Perolehan.
iv. Tempoh pelawaan adalah selama 21 hari. Tempoh sah laku adalah 90 hari.
v. Jawatankuasa pembuka sebutharga akan membuka sebutharga tersebut mengikut
tarikh tutup yang ditetapkan.
vi. Sebutharga yang telah dibuka hendaklah dikemukan kepada pengguna untuk penilain.
Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan
oleh Seksyen Perolehan.
vii. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai sebutharga
tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian teknikal.
viii. Sesksyen Perolehan akan menyediakan Kertas Kerja untuk dibentangkan ke
Jawatankuasa Sebutharga Kampus.
ix. Jabatan Bendahari akan mengeluarkan satu arah keluar pesanan setelah sebutharga
tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Sebutharga Kampus.
x. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan
Jabatan Bendahari. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai
rujukan untuk membuat susulan pembekalan peralatan.
xi. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak Seksyen
Perolehan untuk penyediaan kontrak.
xii. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am HUSM
untuk ujilari dan pendaftaran harta.
xiii. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 9 drp 15
Versi 1
PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN
MELEBIHI RM 100,000 HINGGA RM
200,000 Pindaan 4
6. PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM 500,000
i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan
kepada Unit Kewangan HUSM.
ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa
Spesifikasi. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 40 salinan
berbentuk cetakan A3.
iii. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan
untuk pelawaan tender.
iv. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tan pembukaan
tender tersebut.
v. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan akan
dikemukakan kepada Seksyen Perolehan. Dokumen tender tersebut hendaklah
dimajukan kepada pengguna untuk tujuan penilain. Tempoh yang diberikan ialah
selama seminggu. Deraf penilain hendaklah disediakan oleh Seksyen Perolehan.
vi. Mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah dipanggil untuk menilai
sebutharga tersebut dan seterusnya membuat laporan penilaian teknikal.
vii. Laporan penilaian teknikal berserta dokumen tender hendaklah dimajukan kepada
Jabatan Bendahari USM, Kampus Kesihatan untuk tindakan selanjutnya (dimajukan
ke Jab. Bendahari Induk).
viii. Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil
Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu.
ix. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa perolehan B, Jabatan
Bendahari Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI
bagi tujuan barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama
kali digunakan di Hopsital USM.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 10 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN
MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM
500,000 Versi 1
x. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan
mengeluarkan satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk
dilengkapkan oleh pembekal.
xi. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan
Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada
pembekal.
xii. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat
susulan pembekalan peralatan.
xiii. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan
Jabatan Bendahari Kampus Kesihatan untuk penyediaan kontrak.
xiv. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk
ujilari dan pendaftaran harta.
xv. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 11 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN
MELEBIHI RM 200,000 HINGGA RM
500,000 Versi 1
7. PEROLEHAN PERALATAN MELEBIHI RM 500,000
i. Pengguna akan diminta supaya menyediakan spesifikasi peralatan dan mengemukakan
kepada Unit Kewangan HUSM.
ii. Spesifikasi yang diterima daripada pengguna akan dibincangkan di Jawatankuasa
Spesifikasi.
iii. Spesifikasi yang telah diluluskan akan disediakan sebanyak 10 salinan A3.
iv. Spesifikasi tersebut akan dihantar ke Jabatan Bendahari Induk untuk dibincangkan di
dalam mesyuarat Jawatankuasa Pra-Tender.
v. Jawatankuasa Pra-Tender melalui Jabatan Bendahari Induk, menjemput Hospital USM
untuk mempertahan spesifikasi yang telah disediakan. Hospital USM kebiasaannnya akan
mewakilkan Jurutera Biomedikal dan pengguna.
vi. Sekiranya terdapat pembetulan wakil HUSM akan memaklumkan kepada Seksyen
Perolehan untuk tindakkan pembetulan.
vii. Spesifikasi yang telah dibaiki akan dihantar semula kepada Jabatan Bendahari Induk
sebanyak 40 salinan berbentuk A3 untuk pelawaan tender.
viii. Jabatan Bendahari akan menguruskan iklan, penjualan dokumen tender dan pembukaan
tender tersebut.
ix. Tender yang telah dibuka oleh Jabatan Bendahari akan dikemukakan kepada Seksyen
Perolehan. Dokumen tender tersebut akan dimajukan pula kepada pengguna untuk tujuan
penilain. Tempoh yang diberikan ialah selama seminggu.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 121 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN
MELEBIHI RM 500,000 Versi 1
x. Deraf penilain akan disediakan oleh Seksyen Perolehan.
xi. Satu mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Teknikal akan dipanggil untuk menilai
sebutharga tersebut dan seterusnya membuat pengesyoran dan laporan penilaian
teknikal.
xii. Laporan penilaian teknikal bersama minit mesyuarat akan dimajukan kepada Jabatan
Bendahari Induk untuk tindakan selanjutnya .
xiii. Jawatankuasa Pra-Perolehan melalui Jabatan Bendahari Induk, akan memanggil wakil
Hospital USM untuk mempertahan pengesyoran yang telah dibuat sekiranya perlu.
xiv. Setelah tender tersebut diluluskan oleh Jawatankuasa Perolehan, Jabatan Bendahari
Induk akan meminta supaya Hopsital USM melengkapkan borang MITI bagi tujuan
barang import dan Kertas kerja MOSTI bagi peralatan yang pertama kali digunakan di
Hopsital USM.
xv. Setelah dluluskan oleh MITI dan MOSTI Jabatan Bendahari Induk akan mengeluarkan
satu arah keluar pesanan beserta borang maklumat MTO untuk dilengkapkan oleh
pembekal.
xvi. Seksyen perolehan seterunya akan mengeluarkan pesanan berdasarkan kepada arahan
Jabatan Bendahari dan salinan borang maklumat MTO juga akan dikirimkan kepada
pembekal.
xvii. Satu salinan pesanan akan diberikan kepada pengguna sebagai rujukan untuk membuat
susulan pembekalan peralatan.
xviii. Satu salinan (salinan kuning) akan diberikan kepada Bahagian Kontrak dan Perolehan
Jabatan Bendahari Induk untuk penyediaan kontrak.
xix. Bekalan peralatan akan diterima oleh Unit Pentadbiran dan Kemudahan Am untuk ujilari
dan pendaftaran harta.
xx. Seksyen pembayaran akan menyemak kontrak bekalan semasa menyediakan bayaran.
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 13 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk: PEROLEHAN PERALATAN
MELEBIHI RM 500,000 Versi 1
8. RUJUKAN i. PANDUAN KERJA SEKSYEN PEROLEHAN, UNIT KEWANGAN, HOSPITAL USM
ii. HUSM/LCD/QP-15
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 14 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk RUJUKAN
Versi 1
CARTA ALIRAN PEROLEHAN PERALATAN
Disediakan oleh
Diluluskan oleh
Prof Madya Dr Hasnan Jaafar
Dr Zaidun Kamari
Tarikh efektif 1.11.2009
MAKMAL PERUBATAN HOSPITAL UNIVERSITI SAINS MALAYSIA
Muka surat 15 drp 15 PEROLEHAN PERALATAN
(HUSM/LCD/QP-14)
Tajuk CARTA ALIRAN
Versi 1
Sediakan Speksifikasi
Peralatan
Mesyuarat Jawatankuasa
Speksifikasi
Sebutharga dibuka
Mesyuarat Jawatankuasa
Penilaian Teknikal B
Peralatan diterima dan
diujilari
Salinan pesanan dikeluarkan