Una organización es un conjunto de elementos, compuesto principalmente por personas, que actúan e interactúan entre sí bajo una estructura pensada y diseñada para que los recursos humanos, financieros, físicos, de información y otros, de forma coordinada, ordenada y regulada por un conjunto de normas, logren determinados fines, los cuales pueden ser de lucro o no. Las organizaciones, se apoyan en los sistemas de

información como una herramienta útil para manejar con agilidad altos volúmenes de información, para direccionar sus objetivos y metas.

SISTEMA DE INFORMACIÓN Es un conjunto de aplicaciones de software que apoyan la ejecución de procesos de negocios al interior de una organización, automatizando el flujo de información entre tales procesos (Norton, 1999), los cuales interactúan entre sí (Mendoza, 2006. P. 1).

Las empresas y las organizaciones, han tenido que adaptarse a los cambios que con frecuencia se están presentando en el mundo moderno, para poder mantenerse en el mercado y no desaparecer. Por ello, ajustar las estrategias de mercado es fundamental y los sistemas de información (SI) han ganado un privilegio sin precedentes, en los cuales intervienen: el recurso humano (programadores, usuarios), software (programas), hardware (componentes físicos) y los datos (información).

COMPONENTES DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN

PASOS PARA EL DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN.

Los SI, han variado su diseño, los cuales se han mejorado al transcurrir de los años y de las exigencias de un mundo cambiante a nivel tecnológico. 1. ENFOQUE TRADICIONAL, consta de los siguientes pasos: requerimiento, análisis, diseño, implementación y puesta en marcha. La linealidad es una desventaja. 2. ENFOQUE BASADA EN PROTOTIPOS: Consta de los siguientes pasos: especificación del sistema, uso del prototipo, ¿acepta el usuario?, sugerencias del usuario, modificar el prototipo, ¿acepta el usuario? y desarrollo final. Tiene la ventaja de la amplia participación de los usuarios en el diseño del prototipo.

3. EL LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO (UML):

Es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. Se utiliza para definir un sistema, para detallar los artefactos en el sistema y para documentar y construir. Tiene la ventaja de que se utiliza mucho para especificar, analizar y diseñar aplicaciones de software en las cuáles se apoyan los sistemas de información (LEM. P. 6), facilitando la compatibilidad con otros programas.

UTILIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORAMCIÓN

Los SI apoyan a los diversos procesos que se llevan a cabo al interior de las organizaciones, principalmente transacciones, como pagos, cobros, facturas, pedidos, entradas o salidas de almacén, entre otras. Se han identificado tres tipos de procesos que se pueden sistematizar en toda organización: actividades estratégicas (mercadeo); actividades claves (ventas) y procesos de apoyo (estadística).

TENDENCIAS MODERNAS EN LA CONSTRUCCIÓN Y DESARROLLO DE LOS S.I

Durante los años 70 y 80 las organizaciones fueron construyendo sus modelos de datos relacionales (…). Así manufacturación, planificación, almacenaje, contabilidad, finanzas, ventas, marketing o recursos humanos tenían sus propias aplicaciones. (Soto y Cuervo, 2006. P. 131). De tal manera que la ventaja competitiva empezó a marcar la diferencia entre las empresas y por ello el diseño de los SI que involucraran. Las organizaciones están viviendo un cambio de mentalidad a la hora de pensar en la tecnología de la información, lo que se traduce en un cambio en la orientación del desarrollo de los sistemas de información: de los datos a los procesos. (P. 133). Es decir, las organizaciones, le están apostando a los procesos y no solo a los datos para generar ventaja competitiva.

Los Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización, son llamados frecuentemente Sistemas Transaccionales, ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, pólizas, entradas, salidas, etc. Por otra parte, los Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones son los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos. El tercer tipo de sistema, de acuerdo con su uso u objetivos que cumplen, es el de los Sistemas Estratégicos, los cuales se desarrollan en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

PRINCIPALES PROCESOS DE NEGOCIO DE UNA INSTITUCIÓN EDUCATIVA

Las instituciones educativas son organizaciones de servicios, un espacio donde alumnos, docentes, tutores, directivos, padres, personal administrativos y de servicios generales conviven día tras día, en pos de una misión en común : la educación. Actualmente, nos sorprenden los cambios sociales, políticos, demográficos, económicos, culturales y tecnológicos que afectan a las instituciones educativas y han provocado desajustes en la matricula, y en algunos casos se toma la decisión de cierre temporal o definitivo de algunas de estas. De cara a esta crisis, sucesivas reformas y transformaciones educativas aparece el Marketing como una nueva herramienta de gestión que, apropiada del mundo de la empresa, se suele mal interpretar en su aplicabilidad a la educación; pero si analizamos las características genéricas de los servicios, considerando la educación como el ejemplo más representativo de servicio puro. (Shostack, 1977, citado por Manes 1993).

Definimos entonces al marketing educativo como el proceso de investigación de las necesidades sociales, para desarrollar servicios educativos tendientes a satisfacerlas, acordes a su valor percibido, distribuidos en tiempo y lugar, y éticamente promocionados para generar bienestar entre individuos y organizaciones (Manes, 1993). Los principales procesos de negocios de una Institución Educativa (IE) se centran en los procesos que tienen como fin fortalecer la Institución y sus proyectos que fortalezcan los procesos académicos, directivos, comunitarios y administrativos. La gestión que se realice en cada una de los cuatro procesos mencionados, repercute en el mejoramiento de la calidad educativa, en el desarrollo social y en la formación del estudiante con las competencias básicas que exige la sociedad actual.

La Gestión académica, es la esencia del trabajo de un establecimiento educativo, ésta área enfoca toda su labor en lograr que los estudiantes desarrollen debidamente el proceso enseñanza – aprendizaje y lleguen a la competencias necesarias para su desempeño personal, social y profesional. Esta gestión se encarga de los procesos curriculares, prácticas pedagógicas institucionales, gestión de clases y seguimiento académico. (educaciontics1978) La gestión directiva, se refiere a la manera como el establecimiento educativo es orientado. Su labor se centra en el direccionamiento estratégico, la cultura institucional, el clima escolar, el gobierno escolar y las relaciones con el entorno. Esta gestión es fundamental a la hora del mejoramiento y de estrategia de negocio, ya que si una IE tiene bien definida su Misión, Visión, Enfoque, Filosofía, pues está definiendo ante la comunidad el camino a seguir, la ruta; esta gestión es la brújula que guía las demás gestiones. (educaciontics1978)

La gestión administrativa y financiera, centra su trabajo en el dar soporte al trabajo institucional. Tiene a su cargo todos los procesos de apoyo a las demás gestiones, haciendo énfasis en la gestión académica, la administración de la planta física, los recursos y los servicios, el manejo del talento humano y el apoyo financiero y contable. (educaciontics1978). La Gestión de la comunidad, se encarga de las relaciones de la institución con la comunidad; así como de la participación y la convivencia, la atención educativa a grupos poblacionales con necesidades especiales bajo una perspectiva de inclusión y la prevención de riesgos. (educaciontics1978).

En síntesis, la adecuada gestión de los cuatro procesos de negocios (PN) más importantes de un IE, descritos anteriormente, garantizan la satisfacción de las necesidades sociales de la comunidad educativa, los cuales son evidentes si se compite con calidad y propuestas innovadoras en las áreas académicas, administrativas, el direccionamiento estratégico y las relaciones con la comunidad. De esta manera, la IE tendrá permanencia en el tiempo; pero, una inadecuada gestión en el manejo de los PN, conducen a la IE a una serie de problemas que al final de cuentas pueden conducir a la intervención o cierre de la Institución.

DIAGRAMAS DE CASOS DE USO

PROCESOS ESTRATEGICOS Y MISIONALES DE UNA INSTITUCION EDUCATIVA REAL.

PROCESOS ESTRATÉGICOS: Es el proceso correspondiente, (Ardila 2014), para establecer las políticas institucionales o estrategias, objetivos, disponibilidad de recursos, entre otros, los cuales están bajo la supervisión de los entes de control. PROCESOS MISIONALES: Son los diferentes procesos que realiza la Institución Educativa (IE), encaminados a la consecución de los objetivos planteados de su razón social. PRINCIPALES TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION QUE SOPORTAN LA OPERACIÓN DE UNA INSTITUCION EDUCATIVA Dentro de los tipos más utilizados de Sistemas de Información (SI), en una institución educativa (IE), son: SISTEMAS TRANSACCIONALES. Dentro de este SI se encuentra, los sistemas de matrículas (SIMAT), el sistema de notas, el sistema de información contable y montaje de actividades de apoyo (REDP).

PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES SON: Ahorro significativo de personal y tiempo, por su facilidad y flexibilidad en el manejo de las diferentes actividades de la organización. Son intensivos en entrada/salida de la información, los cálculos y procesos que realiza son simples y sofisticados. Manejan grandes volúmenes de información. Capturan grandes bases de información, los cuales son utilizados por las diferentes áreas de la organización. Por su eficiencia y rendimiento son una buena inversión, ya que contribuyen al ahorro del trabajo manual. El software que utilizan es fácilmente adaptable a los paquetes que se comercializa en el mercado.

SISTEMA DE APOYO A LAS DECISIONES. Las instituciones educativas que forman parte de una red territorial, las cuales suministran información al ente territorial, al cual pertenecen, pueden tomar decisiones para el mejoramiento institucional e implementar actividades que hagan más eficiente el trabajo de la comunidad educativa. Sed estacan en este grupo el SIGCE, SACES Y SINEB, entre otros. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS DE ESTOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN SON LOS SIGUIENTES. Se introducen después de haber implantado los sistemas transaccionales más relevantes de la IE, ya que éstos forman la plataforma de información. La información que suministran sirve de apoyo a los mandos intermedios y altos para la toma de decisiones. Suelen ser intensivos en cálculos y escasos en entrada y salidas de información. No suelen ahorrar mano de obra. Son SI interactivos y amigables con altos contenidos de diseño gráfico y visual, lo cual es agradable al usuario final.

SISTEMAS ESTRATEGICOS: Son los desarrollados por los comités académicos, orientadores y coordinadores, con la información que poseen permiten generar estrategias que aumentan los beneficios a la comunidad educativa en general. Son base de estudio en reuniones y encuentros. PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES: Dentro de las características más sobresalientes de los sistemas estratégicos tenemos: Pueden apoyar la automatización de procesos operativos y la toma de decisiones, aunque no son diseñados para ello. Se adaptan fácilmente a las necesidades de la IE. Su función es lograr ventaja en los resultados académicos

CONCLUSIONES Las instituciones educativas deben reflexionar permanentemente sobre su razón ser e innovar y proponer a la comunidad educativa un programa de calidad en todas las áreas de los procesos educativos. Los sistemas informativos son herramientas valiosas que ayudan a mejorar las actividades y procesos de la IE, proporcionando información para la toma de decisiones que permitan sostenerse, evolucionar y crecer. La gestión con las que se realicen los diferentes procesos en una IE, son un indicador del desarrollo, innovación y calidad educativa que se le brinda a toda la comunidad educativa.

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