Los colaboradores que reciban los comprobantes de … · Web viewEl Asistente de Contabilidad...

Versión 1 Procedimiento para la Generación y Control de los Comprobantes de Retención emitidos por BVG

INDICE

1. OBJETIVO.........................................................................................................................................1

2. INTERVINIENTES.......................................................................................................................1

3. RECURSOS UTILIZADOS......................................................................................................2

4. SUBIDA DE INFORMACIÓN................................................................................................2

5. IMPRESIÓN DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN..........................2

6. ENTREGA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN...............................4

7. CONTROL DE ENTREGA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN...............................................................................................................................................5

8. ANULACIÓN DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN....................................6

9. DESTRUCCIÓN DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN..............................8

10. DECLARACIÓN Y PAGO DE RETENCIONES AL SRI......................................9

ANEXO 1 REPORTE DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN EMITIDOS DE CONTROL DE PAGOS Y/O COMPENSACIÓN....................................................................12

ANEXO 2 FORMATO DE COMPROBANTE DE RETENCIÓN.................................13

ANEXO 3 REGISTRO DE CHEQUES ENVIADOS............................................................14

ANEXO 4 REPORTE DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN ENTREGADOS15

ANEXO 5 REPORTE DE CONTROL DE TIPOS DE RETENCIONES...................16

ANEXO 6 REPORTE DE LISTADO DEL IMPUESTO A LA RENTA.....................17

Octubre/2008


PROCEDIMIENTO

GENERACIÓN Y CONTROL DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN EMITIDOS POR

BVG

1. OBJETIVO

Cumplir con las disposiciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas SRI en cuanto a las obligaciones de los Agentes de retención:

Retener los impuestos legalmente establecidos.

Declarar y depositar los valores retenidos.

Entregar el comprobante de retención.

Proporcionar la información requerida.

Registrar contablemente las retenciones y pagos realizados; y,

Mantener un archivo de los comprobantes y de las declaraciones.

2. INTERVINIENTES

Asistente de Tesorería.- Prepara el reporte de las “Solicitudes Ingresadas”

Asistente de Contabilidad.- Revisa los códigos tributarios del Reporte de Solicitudes Ingresadas. Prepara la información de los registros contables de la retención para el pago al SRI.

Cajero.- Genera e imprime los comprobantes de retención. Gestiona su entrega a los contribuyentes.

Vicedirector de Tesorería.- Firma y revisa los comprobantes de retención.

Vicedirector de Contabilidad.- Firma las declaraciones al SRI por concepto de retenciones.

Octubre/2008 Página No. 1


3. RECURSOS UTILIZADOS

Sistema de “Generación, control e impresión de Comprobantes de Retención” con perfiles diferentes:

Para la generación de impresión del comprobante de retención.

Para la gestión de entrega del comprobante de retención.

4. SUBIDA DE INFORMACIÓN

La información de las retenciones en fuente y retenciones del IVA, provienen de dos sistemas:

Sistema de Compensación.- En donde se registra la retención en la fuente sobre la comisión generada por las Casas de Valores en las transacciones bursátiles cerradas.

Sistema de Solicitudes de Pagos.- En donde se registra el movimiento de pagos a proveedores o terceros de quienes se ha obtenido un bien o servicio.

El Cajero, a través del sistema de “Generación, control e impresión de los comprobantes de retención”, menú “Procesos” opción “Generación de comprobantes de retención” sube la información de las retenciones para proceder a generar los comprobantes de retención.

5. IMPRESIÓN DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN

5.1. El Asistente de Contabilidad, al inicio de cada día recibe del Asistente de Tesorería el reporte de “Solicitudes Ingresadas” revisa los códigos tributarios, en caso de existir un error informa vía correo al Asistente de Tesorería y al Departamento de Sistemas para que éste sea corregido; si todo está correcto se comunica con el Cajero para que proceda a la impresión de estos comprobantes.

5.2. El Cajero, desde el menú “Mantenimiento” opción “Mantenimiento Comprobantes de Retención”, visualiza todos los comprobantes generados en forma Masiva, por control de Pago y Compensación.



5.3. Ingresa el número vigente de autorización de los formularios del comprobante de retención y graba el registro.

5.4. Confirma que el siguiente número de comprobante de retención que muestra el sistema, coincida con el número que se encuentra en el físico del comprobante de retención a imprimirse.

5.5. Desde el menú “Reportes” opción “Comprobantes de Retención” procede a imprimir, en original y copia, el reporte de “Comprobantes de Retención emitidos por Solicitudes de Pago y/o por Compensación” (ver anexo 1), dependiendo si es por Compensación o por Control de Pagos.

5.6. Cuando se trate de las retenciones emitidas por Compensación, el Cajero, debe imprimir el reporte de Planillas de Compensación (Página de DECEVALE) donde debe sumar cada una de las retenciones generadas por las Casas de Valores para comparar este total con el del reporte “Comprobantes de Retención emitidos por Compensación”; en caso de existir una diferencia deberá informar al Asistente de Contabilidad y a Sistemas para su corrección.

5.7. A través del menú “Reportes”, opción “Impresión de Comprobantes de Retención” procede a solicitar la impresión de los comprobantes de retención (ver anexo 2) por número de comprobante, es decir, en forma secuencial. Entrega la copia del reporte y los comprobantes de retención al Vicedirector de Tesorería para que los revise y proceda a firmarlos.

5.8. Con el reporte “Comprobantes de Retención emitidos por Solicitudes de Pago y/o por Compensación” más todos los comprobantes de retención emitidos, entrega al Sujeto de Retención máximo hasta las 12h00.

5.9. La copia del reporte con el recibido de Caja, se archiva en un file de “Recepción de Listados de comprobantes de Retención” en forma cronológica y secuencial.

5.10. Para control diario y mensual, el Asistente de Contabilidad, ingresa la información de los comprobantes de retención emitidos en un archivo excel donde va marcando el número de comprobante que se entrega, anula, destruye o se mantiene en tránsito.

5.11. Cuando se trate de Pagos Urgentes en los cuales no se haya obtenido aún el comprobante de venta y se cuente sólo con la proforma, el Cajero debe:



Revisar el número secuencial del comprobante de retención que correspondería a la proforma, para llenarlo manualmente, dejando en blanco los campos: Tipo de Comprobante y el No.

5.11.1.El Cajero antes de entregar al Proveedor, el Comprobante de Retención debe recibir el comprobante de venta y llenar manualmente los campos faltantes; en caso de envío de los Comprobantes de Retención a domicilio, el Mensajero encargado deberá llenar manualmente los campos faltantes y entregar el original al Sujeto de Retención y retirarse con la copia para ser entregado al Cajero.

5.11.2.El Cajero entrega la factura al Asistente de Tesorería para que ingrese en el sistema de Control de Pagos el número de la misma, que es necesario para la correcta generación de impuestos; luego devuelve la factura al Cajero quien la adjunta al soporte de entrega del Cheque.

6. ENTREGA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN

6.1. Hay dos tipos de entrega:

6.1.1. Envío a domicilio de los comprobantes de retención, son entregados por el Cajero en forma inmediata al Jefe de Servicios Generales para su distribución. El Mensajero encargado entrega el original del comprobante al beneficiario y guarda la copia debidamente firmada y sellada para ser entregada al Cajero.

6.1.2. El sujeto de retención retira el comprobante. El Cajero entrega los comprobantes de retención solicitando se anote en el original y copia de los mismos, el número de la cédula de identidad y firma de quien los retira; en caso de ser persona jurídica, solicita adicionalmente la impresión del sello de la empresa.

6.1.2.1. En los casos de envío de los comprobantes de retención a las Casas de Valores miembros con sede en Quito, o a domicilio del beneficiario, el Cajero llena el formulario “Registro de cheques enviados” (ver anexo 3), para registrar la firma del funcionario que se responsabiliza por hacer llegar el comprobante de retención al beneficiario.



6.2. Cuando éstos nos son entregados en el mismo día, el Cajero archiva en una carpeta ordenada en forma alfabética, los comprobantes de retención para las Casas de Valores. En otra carpeta, adjunta los comprobantes de retención a las solicitudes de pago procesadas, cheques y vouchers emitidos.

7. CONTROL DE ENTREGA DE LOS COMPROBANTES DE RETENCIÓN

Para ejercer el control de entrega de los comprobantes de retención, los funcionarios de la BVG encargados de realizar este procedimiento, deben tener presente lo indicado en el Art. 50 de la Ley de Régimen Tributario:

Los agentes de retención están obligados a entregar el respectivo comprobante de retención, dentro del término no mayor de cinco días de recibido el comprobante de venta, a las personas a quienes deben efectuar la retención.

7.1. El Cajero ingresa a través del menú “Mantenimiento”, opción “Control de Comprobantes de Retención”, botón “Consultar datos”, visualiza todos los comprobantes de retención que se encuentran pendientes de entrega.

7.2. Marca con un “visto” en la columna de “Entrega” aquellos comprobantes de retención que han sido entregados al beneficiario ya sea que lo retiraron en Caja o enviaron a dirección del proveedor.

7.3. Marca con un “visto” en la columna de “En tránsito” cuando el comprobante de retención ha sido diligenciado para la entrega de las Casas de Valores en Quito. El sistema automáticamente coloca la fecha de entrega, que será la fecha del día de la marcación.

7.3.1. Cuando retorne la copia amarilla firmada por el contribuyente, el Cajero desmarca el comprobante en tránsito y lo marca como entregado.

7.3.2. Dentro del “Registro de cheques enviados” resalta el número de comprobante que ha sido entregado al beneficiario a manera de descarga de este registro.



7.4. Al final del día, a través del menú “Reportes”, opción “Control de Comprobantes” emite el reporte de “Comprobantes de Retención Entregados” (ver anexo 4) en original y copia. Adjunta las copias amarillas del comprobante de retención

7.5. Emite en original el reporte “Comprobantes de Retención en Tránsito” (estructura del reporte igual al anexo 4) para controlar el tiempo en que permanece postergada la entrega definitiva del comprobante al beneficiario.

7.6. Emite en original el reporte “Comprobantes de Retención por Entregar” (estructura del reporte igual al anexo 4) para un control correcto y eficiente de entrega de los comprobantes de retención.

7.7. El Cajero adjunta las copias amarillas de los comprobantes de retención y acusa recibo del área de Contabilidad en la copia del reporte “Comprobantes de Retención Entregados”

7.8. El Asistente de Contabilidad con la ayuda del reporte de los comprobantes de retención emitidos, cargados en archivo Excel, procede a marcar los comprobantes que han sido entregados. Archiva los reportes de manera cronológica y las copias amarillas de los comprobantes de retención en forma secuencial en la carpeta de Comprobantes de Retención clasificados por mes y en forma secuencial.

7.9. En los casos que no se haya cumplido con la entrega oportuna de los comprobantes de retención (5 días a partir de recibido el comprobante de venta), el Asistente de Contabilidad envía por correo electrónico al Cajero(cada fin de mes) el Reporte de Comprobantes pendientes de entregar (archivo excel), para gestionar lo más pronto posible su entrega.

7.10. En forma mensual, el Asistente de Contabilidad comprueba que los comprobantes de retención emitidos en el mes hayan sido entregados y su físico se encuentre en el área de Contabilidad o que los pendientes no excedan el tiempo máximo otorgado por la Ley de Régimen Tributario.

8. ANULACIÓN DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN

8.1. El Cajero debe tener por escrito la autorización de la anulación de un pago para proceder a coordinar la recuperación de los comprobantes de



retención que estén en poder de beneficiario o de cualquier otro funcionario de la BVG.

8.1.1. Los comprobantes de retención por solicitudes de pago son anulados cuando se anula el ingreso de la solicitud. Por ello, es necesario que el Cajero cambie el estado del comprobante de retención en el sistema de “Generación, control e impresión de los comprobantes de retención”, ya sea que esté “En Tránsito” o “Entregado” para que se exprese en estado de “Por entregar”. En el caso de “Entregado” se debe explicar la razón de la cancelación de la entrega.

8.1.2. Los comprobantes de retención por Compensación son anulados a través del sistema de “Generación, control e impresión de los comprobantes de retención” opción Mantenimiento de Comprobantes de Retención donde selecciona el estado “Por Entregar” la fecha de Emisión y busca el número de Comprobante de Retención requerido, presiona el botón Anular, ingresa el motivo de la anulación y graba el registro.

8.2. A los comprobantes de retención anulados se les coloca el sello de “Anulado” en el original y copia se adjunta a la documentación de la solicitud de pago para que el Asistente de Tesorería proceda a anular la solicitud en el sistema; cuando se trate de los comprobantes generados por solicitudes.

8.3. Adicionalmente el Cajero imprime el reporte de Comprobantes de Retención Anulados (original y copia), adjunta a este reporte firmado por el Vicedirector de Tesorería, los comprobantes físicos anulados (original y copia) y los entrega al Asistente de Contabilidad para que coloque el acuse de recibido y se retira con la copia del reporte para archivarla en la carpeta “Reportes de Comprobantes de Retención”clasificadas por estado.

8.4. El Asistente de Contabilidad en fin de mes reporta vía correo electrónico al departamento de Sistemas los números de comprobantes de retención que han sido anulados (de acuerdo a su archivo excel) para verificarlos contra lo ingresado en el sistema.

8.5. Luego archiva el reporte de Comprobantes de retención Anulados en la Carpeta Listado de Comprobantes Emitidos, Anulados y Destruidos por Compensación y Control de Pagos en forma cronológica y el original y



copia de los comprobantes de retención en la carpeta de Comprobantes de Retención clasificados por mes y por secuencia de los comprobantes.

9. DESTRUCCIÓN DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN

9.1. Cuando por una mala impresión, mutilación o daño en el formato del comprobante de retención, el Cajero accede al menú Mantenimiento, opción “Mantenimiento de Comprobantes de Retención” para seleccionar el comprobante a destruir.

9.2. Ubica el número de comprobante de retención que se desea destruir y se marca un “visto” en la columna “Nuevo” y luego presiona el botón “Generar nuevo Número de Comprobante”

9.3. El sistema ubica en la columna de “Nuevo No. Ret.” el número siguiente de comprobante de retención al último que fue impreso y luego presiona el botón “Grabar”. Con esta acción se cambia el estado del comprobante de retención a “Destruido” y genera el nuevo comprobante pendiente para ser impreso.

9.4. A través del menú Reportes, opción “Impresión de Comprobantes” señala por número de comprobante (desde – hasta) para la salida de la impresión. Luego procede como lo descrito a partir del punto 5.5.

9.5. Adicionalmente el Cajero imprime el reporte de Comprobantes de Retención Destruidos (original y copia), adjunta a este reporte firmado por el Vicedirector de Tesorería, los comprobantes físicos destruidos (original y copia) y los entrega al Asistente de Contabilidad para que coloque el acuse de recibido y se retira con la copia del reporte para archivarla en la carpeta “Reportes de Comprobantes de Retención”clasificadas por estado.

9.6. El Asistente de Contabilidad en fin de mes reporta vía correo electrónico al departamento de Sistemas los números de comprobantes de retención que han sido destruidos (de acuerdo a su archivo excel) para verificarlos contra lo ingresado en el sistema.

9.7. Luego archiva el reporte de Comprobantes de retención Destruidos en la Carpeta Listado de Comprobantes Emitidos, Anulados y Destruidos por Compensación y Control de Pagos en forma cronológica y el original y copia de los comprobantes de retención en la carpeta de Comprobantes de Retención clasificados por mes y por secuencia de los comprobantes.



10. DECLARACIÓN Y PAGO DE RETENCIONES AL SRI

Este proceso deberá ser cumplido dentro de la fecha límite establecida por el SRI, de manera que la institución no incurra en multas, penas o sanciones.

10.1. El Asistente de Contabilidad, con ayuda del archivo excel de los “Comprobantes Emitidos”, realiza la sumatoria de las columnas de las bases de retenciones en fuente e IVA, más cada uno de las columnas por porcentaje de retención.

10.2. Con este reporte mensual se comparan estos valores con los reportes emitidos de los sistemas de “Generación, control e impresión de los Comprobantes de Retención” y “Sistema Contable de BVG”.

10.3. El Asistente de Contabilidad, imprime el reporte de “Control de Tipo de Retenciones” (ver anexo 5) a partir del sistema de “Generación, control e impresión de los Comprobantes de Retención”, menú “Reportes”, opción “Valores de Bases y Porcentajes de Retención”

10.4. Luego, desde el menú “Reportes”, opción “Comprobantes de Compensación”, el Asistente de Contabilidad escoge “Agrupado por Casa” desde la Casa “01” hasta la última ingresada (ver anexo 6), con destino a pantalla para proceder a imprimir la última página del reporte que presenta el Total de la comisiones de las Casas de Valores más el total de las retenciones en fuente por este concepto.

10.5. A partir del “Sistema Contable de BVG”, menú “Reportes”, opción “Mayores”, ingresa el número de la cuenta contable de la retención y el rango de fecha para emitir el reporte por cada mayor de cuenta contable. Este reporte sirve para conciliar los valores provisionados contablemente vs. lo que se ha emitido por comprobante de retención.

10.6. Una vez que las diferencias se hayan encontrado y el reporte se encuentre cuadrado según lo registrado contablemente, el Asistente de Contabilidad prepara en hoja excel el preliminar del detalle de los pagos de las retenciones a realizar por tipo de códigos de retención.

10.7. De esta forma, el Asistente de Contabilidad confirma al área de Tesorería vía correo electrónico, el monto a pagar al SRI por concepto de las retenciones y solicita el banco y la cuenta sobre la cual deberá realizarse el pago.



10.8. El Vicedirector de Tesorería revisa saldos en las cuentas bancarias y confirma vía correo electrónico el banco y cuenta a girar.

10.9. El Asistente de Contabilidad elabora el formulario 103 (Retenciones en fuente) y 104 (Retenciones de IVA) del SRI.

10.10. El Vicedirector de Contabilidad revisa los cuadres de las cuentas de retenciones, el detalle de los pagos de los impuestos más el preliminar de los formularios 103 y 104 para su aprobación de pago e ingreso al sistema DIMM del SRI.

10.11. El Asistente de Contabilidad ingresa al sistema DIMM del SRI para detallar por tipo de código de retención la declaración de las retenciones hechas en el mes vencido y la forma de pago. Una vez ingresada la información, genera un archivo para subir al sistema del SRI.

10.12. A través de la página del SRI se adjunta el archivo de las declaraciones en línea, generándose un Comprobante Electrónico del Pago, donde se muestra la hora y fecha de ingreso, la cuenta bancaria de donde se debita el cargo por las retenciones y el valor total a debitar.

10.13. Adicionalmente recibe un correo electrónico de confirmación de la subida de información por el formulario recibido, indicando el mes y año de declaración de retenciones.

10.14. El Asistente de Contabilidad imprime el mail de confirmación y archiva toda la documentación junto con toda la documentación contable ocasionada del mes vencido.

10.15. El Asistente de Tesorería confirma vía correo electrónico al área de Contabilidad, la fecha, hora de procesado el pago de las retenciones.

10.16. El Asistente de Contabilidad prepara un Memo Interno para Tesorería informando el día que fueron declarados los impuestos, con una copia del comprobante electrónico de pago.

10.17. El Asistente de Tesorería archiva esta documentación tomada en cuenta para la conciliación bancaria en la carpeta Anexos Transaccionales /Impuestos (clasificada semestralmente).



Área Organización y Métodos

Elaborado Ing. Yesenia Solís M.

Fecha de entrega 30/10/2008

Firma Usuarios

María Fernanda Benites

Carmen Galarza



ANEXO 1

REPORTE DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN EMITIDOS DE CONTROL DE PAGOS Y/O COMPENSACIÓN



ANEXO 2

FORMATO DE COMPROBANTE DE RETENCIÓN



ANEXO 3

REGISTRO DE CHEQUES ENVIADOS



ANEXO 4

REPORTE DE COMPROBANTES DE RETENCIÓN ENTREGADOS



ANEXO 5

REPORTE DE CONTROL DE TIPOS DE RETENCIONES



ANEXO 6

REPORTE DE LISTADO DEL IMPUESTO A LA RENTA


Los colaboradores que reciban los comprobantes de … · Web viewEl Asistente de Contabilidad...

Documents

Transcript of Los colaboradores que reciban los comprobantes de … · Web viewEl Asistente de Contabilidad...