Logística de Producción. Sesion 2
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Programa: Diplomado de Logística
Módulo: Logística de Producción
Expositor: Ing. Roberto Collazos Zelada
Introducción
• Objetivo de la Sesión 2
“Al finalizar la sesión, el participante identifica los conceptos del proceso de compras en la empresa desde el enfoque de los procesos de adquisición y aprovisionamiento de los recursos necesarios y previos a la fase de producción”.
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1. IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS
1. Propósito Aseguramiento del aprovisionamiento en: a) Cantidades (¿Cuánto pedir?) b) Plazos establecidos (¿Cuándo pedir?) c) Niveles de calidad d) Buen precio 2. Objetivo: a) Maximizar el valor del dinero invertido (criterio económico)
b) Mejora de la posición competitiva (Criterio estratégico)
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PROCESO INTEGRADO DE COMPRAS
Mercado de
Proveedores
EMPRESA
PROCESO DE ABASTECIMIENTO
TRANSPORTE
LOGISTICA DE PRODUCCION
Almacén
Materias primas
Materiales
Suministros
Bienes de Capital
Planta de Producción
Gerencia de Operaciones
Gerencia de
Abastecimiento
ENTREGA
PRONOSTICO
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FUNCIONES DEL AREA DE COMPRAS
1. Pronósticos de Compras
Se busca: Optimización del aprovisionamiento
2. Negociación de precios
Se busca: Rentabilidad por precios
3. Búsqueda de Fuentes de Aprovisionamiento
Se busca el Punto de Equilibrio: seguridad en las
entregas y potencia de compra (concentración)
4. Contratos de Aprovisionamientos
Se busca: Compra por sistemas
5. Rotación de Stocks
Se busca el equilibrio entre la minimización de
recursos inmovilizados y el servicio de entrega.
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6. Normalización
Se busca: la estandarización (homologación)
7. Fabricar o Comprar: subcontratación
Se busca alternativas en el mercado
8. Capacitación del personal de compras
Se busca: personal competente y motivado
9. Relaciones fluidas con todas la direcciones
Se busca la capacidad de negociación interna
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1. Disminuyendo el costo total que representan las compras
Se consigue:
1.1 Aumentando las cantidades a negociar en cada
pedido (costo de oportunidad)
1.2 Minimizar plazos de entrega
1.3 Cumplir con el plazo de compra.
1.4 Concentración de las compras
1.5 Capacidad de adaptación al mercado y/o proveedor.
1.6 Calidad del equipo de compras
IMPORTANCIA DE LAS COMPRAS COMO
GENERADOR DE RENTABILIDAD
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2. Reduciendo los costos operativos en compras
Se consigue:
2.1 Racionalización de los métodos de trabajo:
Pronóstico, estandarización y compromisos
2.2 Soporte informático
2.3 Procesamiento de información (datos)
2.4 Reducción de los tiempos de gestión interno
3. Reducir los costos relacionados con los Stocks
3.1 Determinación del personal necesario para el
control de Stocks.
3.2 Aumentar los productos estándar, homologados,
y normalizados.
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3.3 Eliminar productos de baja rotación
3.4 Informar sobre disponibilidades a los usuarios
PARA LOGRAR ESTA RENTABILIDAD SE PARTE:
1. PRONOSTICOS Y CONTROL DE COMPRAS
2. SELECCIÓN EXAUSTIVA DE PROVEEDORES
3. RESPUESTA RAPIDA INTERNA Y EXTERNA
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La utilización estratégica de la actividad de compras
requiere un Director que observe el entorno de la
empresa, prevea los cambios de ese entorno, comparta
la información pertinente con proveedores y colegas de
otras funciones e identifique las ventajas y desventajas
competitivas de la empresa con respecto a sus
proveedores.
La nueva función de Compras
Harvard Business Review
FUNCIONES DE LA DIRECCION
DE COMPRAS
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1. Identificación y Descripción de necesidades
(¿Qué comprar?)
Propósito:
Cuantificar los requerimientos
Contribución de los proveedores
Técnica a utilizar:
Pronóstico de compras
Punto de Partida:
Pronóstico de Producción y / o Ventas
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2. Investigación y Búsqueda de Fuentes de Aprovisionamiento
(¿Fabricar o Comprar?)
Propósito:
Evaluar costos, calidades, tendencias y disponibilidad que ofrece el mercado proveedor
Disponer de personal de compras capacitado
Seleccionar Fuentes de Aprovisionamientos
Técnica a utilizar:
Estudio de Mercado:
a) Mercado de producción: materias primas, métodos de fabricación, fabricantes más significativos, evolución de la producción, etc.
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b) Consumo y distribución de los productos, datos
estadísticos sobre consumo, evolución y pronósticos.
Resultados:
Jerarquización de proveedores
Recomendaciones de compra
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3. Preparación de la Compra
(A quién y cómo comprar)
Propósito: Prospección y examen final de proveedores.
Punto de partida:
Información y / o Visita a fuente de aprovisionamiento seleccionada
Definir probable política de compras, considerando la fuerza del
mercado suministrador.
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4. Ejecución de la Compra
(Emitir órdenes de compra)
Propósito:
Analizar y evaluar precio + garantía de cumplimiento de las especificaciones técnicas, plazos de entrega y la posible continuidad del suministro.
Resultados:
Garantía de calidad de producto / servicio elaborado y / o por comercializar
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5.Seguimiento y Control
(Mejoramiento de la calidad)
Propósito:
Abordar situaciones imprevistas
Coordinación con las áreas de almacenes / control de inventarios /
distribución física / Servicio de entrega.
Resultado: Asegurar la calidad de las compras
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Importancia del Departamento de
Compras
• Función: Invertir el dinero presupuestado.
• Concepto de Compras
Proceso por el cual se adquieren los recursos
necesarios para la realización de las operaciones.
• Calidad en Compras
1. Calidad adecuada.
2. Buen precio que se paga.
3. Servicio y Oportunidad.
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Negociación en Compras
Relación que establecen dos o más
representantes de las empresas en trato, con un
asunto determinado (adquirir materiales,
insumos u otra cosa) con vista a equilibrar
posiciones y poder llegar a un acuerdo que sea
beneficioso para todos ellos.
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Estrategia de Negociación en
Compras La estrategia de la negociación define la manera
en que cada parte trata de conducir la misma con
el fin de alcanzar sus objetivos. :
Estrategia de "ganar- ganar", en la que se busca
que ambas partes ganen, compartiendo el
beneficio.
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Planificación de las Compras
Significa definir qué necesita comprar la
organización, cuánto y para cuándo lo necesita,
dentro de un período de tiempo determinado.
Además en la planificación se identifican los
proveedores potenciales de cada compra y una
estimación de sus principales parámetros, tales
como precio, plazos de entrega, calidad, etc.
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Nivel de Servicio
Es el porcentaje de clientes que hacen un pedido
para ser servidos en plazos habituales (no se
incluyen las excepciones) y que pueden
completar la compra al primer intento.
Se confunde “Nivel de Servicio" con “Servicio al
Cliente". El nivel de servicio es una medida del
desempeño en el manejo del inventario de
producto, que involucra al cliente a través de la
demanda que éste genera.
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Requisitos para Asegurar la Calidad de
las Compras
1. El área de compras necesita saber lo que se
requiere.
2. La orden /contrato de compra debe estar
desarrollado con la descripción exacta de lo que se
necesita.
3. Se deben aplicar medidas de inspección y
prueba a todos los materiales con el fin de
comprobar que cumple con todos los requisitos.
4. Las especificaciones deben permitir al proveedor
construir la calidad en el producto (numero de lote,
fecha de fabricación, vencimiento, trazabilidad).
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Fijación de la Cantidad de Compras
1. Por necesidad del cliente
Método: Los requerimientos de producción /
operaciones.
Previsión: Área de ventas.
Exactitud: Alta, para los lotes de compra.
2. Por Previsión anticipada Método: La necesidad se calcula en base al
consumo del pasado.
Previsión: Tendencia del consumo.
Exactitud: Exactitud media / Posible desviación.
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Fijación de la Cantidad de Compras
3. Por Estadísticas
Método: La necesidad se calcula en base a
estadísticas tomadas del consumo
del pasado(3 a 6 meses atrás).
Previsión: Tendencia del consumo.
Exactitud: Exactitud media /
Posible desviación.
La Fijación más adecuada es "por Necesidad del
Cliente", ya que nos permite planificar de acuerdo a
las necesidades reales sin provocar sobre stocks.
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Clasificación de las Compras
Principales Categorías:
1. Compras por el tipo de material.
2. Compras por la frecuencia del material.
3. Compras para reabastecer stocks
4. Compras por trayectoria.
5. Compras por la naturaleza de los
materiales.
6. Compras por el costo del material.
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Costos Asociados con las Compras
Problema: 1. Influencia de las compras en el control de
los niveles de los stocks y la reposición de los mismos.
¿Cómo mantener el equilibrio? Entre la continuidad de su ritmo de
producción / operaciones y el mantenimiento de las existencias.
2. El riesgo de la rotura de stocks.
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Costos Asociados con las Compras
Efectos del Problema: 1. Exceso de las existencias. 2. Escasez de Existencias
Problemática Central: 1. ¿Cuánto comprar?...... Cantidad 2. ¿Cuándo comprar?..... Fecha
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Plan / Programa que involucra un despliegue de
esfuerzos y recursos para asegurar las compras para
asegurar la sincronización de los suministros con la
demanda.
Actividades asociadas:
1. Selección y Evaluación de Proveedores.
2. Negociación de las compras: precio – calidad-
servicios.
3. Programar las compras.
4. Evaluar el valor recibido.
5. Investigación del mercado de proveedores
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Estrategia de Compras
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“Quien compra bien, vende bien”
1. Equilibrio de la negociación.
2. Establecer relaciones a largo plazo con proveedores.
Beneficios
• Mantenimiento / ampliación / reducción de la base
de proveedores.
• Acuerdos a largo plazo.
• Comunicación abierta.
• Frecuencia en las respuestas y filosofía de
mejoramiento continuo.
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Estrategias de Compras
1. Estrategia de Compra anticipada
Adquirir recursos en cantidades que exceden las disponibilidades actuales, para reponer inventarios y asegurar suministros
Beneficios:
1. Aseguramiento de stocks en almacenes.
2. Se justifica si el precio se va a incrementar.
Exige: Mayor control de inventarios.
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Conceptos:
1. Lote de Magnitud Económica o Cantidad
Económica de Pedido (Qo)
Nivel de unidades que se compra para hacer frente
a las demandas normales del proceso productivo
de la empresa o de los clientes.
Es un inventario de rotación continua, cuyo nivel
fijado refleja el costo óptimo de utilización
Q o = ( 2 x C p x D / C m ) x x 1/2
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2. Stock de Protección (S p) Nivel de unidades que se tiene en almacén, para
hacer frente a fluctuaciones en exceso de la demanda y/o a los retrasos imprevistos de los proveedores.
Es un inventario fijo y es necesario cuando: a) Demanda aleatoria y plazo de entrega conocido b) Demanda conocida y plazo de entrega aleatorio c) Demanda y plazo de entrega aleatorios d) Cuando el sistema de aprovisionamiento se realiza mediante
fechas fijas preestablecidas.
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3. Punto de Pedido (P p)
Nivel de existencias que se toma como referencia
para emitir una orden de reposición del Lote
económico
Pp., está conformado por una cantidad de
inventario equivalente a la suma de dos partidas.
a) El inventario normal al que se espera dar salida
durante el plazo de entrega.
b) El inventario de seguridad: stock fijo cuyo
movimiento físico está regido por el sistema
PEPS
P p = S p + (C me. x T d)
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4. Tiempo de demora ( T d)
Es el tiempo que transcurre entre la emisión de
la orden de reposición y el instante en que se
produce la llegada del inventario solicitado
T d = Ti + Te
Ti: Tiempo interno, que comprende todas las actividades
dentro de la empresa para gestionar la solicitud de
compra.
Te: Tiempo externo, que corresponde al tiempo de
abastecimiento por parte del proveedor
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5. Stock Máximo ( S máx.)
Es el nivel superior de existencias que se logra en el
instante en que llega el lote de reposición
S máx. = S p + Q o
6. Stock medio o Inventario promedio ( Qo / 2)
Es aquel volumen de existencias que está en almacén,
de manera constante y en cualquier instante y cuyo
tamaño es equivalente a la mitad de Qo.
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Política de Control de Compras
Son los procedimientos formales para controlar
la proveeduría de existencias en almacenes y
que permiten el control de éstas para solucionar
la problemática central del control de stocks
Es decir:
1. ¿Cuánto pedir, comprar o reponer?
2. ¿Cuándo pedir, comprar o solicitar?
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2. Estrategia de compra al día
Tipo de compra ventajosa cuando los precios se
encuentran descendiendo, evitando de esta forma
adquirir mayores cantidades cuando la compra
retrasada puede obtener menores precios.
“La combinación efectiva de estas dos estrategias,
cuando los requerimientos son estacionales, puede
llevar a ventajas sustanciales del precio”.