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Procedimiento: Edición de libros y publicaciones periódicas (revistas, boletines,

planes de desarrollo, informes, documentos oficiales)

Secretaría de Difusión Cultural Dirección de Divulgación Cultural Departamento Editorial

Fecha: 03/06/09

Versión Vigente No. 00

Versión vigente No. 04 Fecha: 21/06/10

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos (formatos y registros)

9. Revisión Histórica




Fecha: 03/06/09


1. Propósito

Describir los lineamientos y actividades para la edición de libros y publicaciones periódicas que

se realizan dentro del Departamento Editorial tales como libros, revistas, boletines, planes de

desarrollo, informes de actividades anuales y documentos oficiales.

2. Alcance

El proceso “Edición de libros y publicaciones periódicas”, y los procedimientos que de él

emanen, está dirigido, en primer lugar, al personal que labora en el Departamento Editorial

(áreas de corrección de estilo y edición automatizada); sin embargo, está también direccionado

a los implicados externos a él, que son autores de libros (académicos, investigadores,

intelectuales, etc.), coordinadores y/o compiladores de obra y ediciones diversas así como a

otras instancias de la Universidad que intervienen en tales ediciones (espacios académicos y

administrativos en general).

3. Responsabilidad y autoridad

A continuación se mencionan los responsables de la edición de los libros y publicaciones

periódicas, así como su participación dentro del proceso

Responsable Responsabilidad Autoridad

Director (a) de la Dirección de Divulgación Cultural

Dirigir las actividades de edición de libros y publicaciones periódicas editadas a través del Departamento Editorial, cumpliendo con el manual de calidad, lo que implica establecer, definir, gestionar y controlar los procesos de operación de la edición.

Cumplir con los requisitos necesarios establecidos para la edición de libros y publicaciones periódicas.

Jefe del Departamento Editorial

Programar, coordinar y supervisar los procesos de edición de los libros y publicaciones periódicas que se realizan en el Departamento Editorial, así como mantener informada a la Dirección de Divulgación Cultural acerca de los resultados, logros y cumplimiento de objetivos.

Corrector de estilo Eliminar del escrito las palabras y locuciones mal empleadas y sustituirlas por vocablos y giros correctos, así como cuidar y dar uniformidad ortotipográfica a la obra.

Responsable Responsabilidad Autoridad

Edición Automatizada (Formador)

Realizar la diagramación y formación tipográfica de los libros y publicaciones periódicas, así como el diseño de




Fecha: 03/06/09


portadas y adecuar las características tipográficas de acuerdo con los lineamientos establecidos para cada colección y serie, revista, informe, plan de desarrollo o documento oficial así como supervisar los procesos de impresión de las obras.

4. Normatividad aplicable Ecdótica de la UAEM, normatividad de uso corriente en editoriales del país y políticas editoriales vigentes. Ley Federal de Derechos de Autor.

5. Políticas

1. Las ideas y puntos de vista manifestados en los libros y publicaciones periódicas son

responsabilidad de los autores, directores, y/o encargados de la publicación de los

planteles u organismos académicos, así como de intelectuales, investigadores o

personas que se dediquen a la difusión de la cultura.

2. Antes de dar inicio al proceso de producción editorial toda obra o publicación deberá

contar con la requisición respectiva, generada por la propia Dirección de Divulgación

Cultural, Secretaría de Difusión Cultural, dependencia u organismo académico del cual

proviene.

3. El Departamento Editorial contará, en todos los casos de coedición interinstitucional,

con una copia del convenio correspondiente.

4. Cuando se acepte el trabajo impreso se elaborará el oficio de liberación en el cual se

especificará que la edición cumple con los estándares de calidad establecidos con la

finalidad de asegurar la realización del trabajo.




Fecha: 03/06/09


¿Existen

observación?

¿Se realiza

corrección?

6. Diagrama de bloque del procedimiento

Departamento Editorial Responsable General Corrector de Estilo

INICIO

1

Recibe de la Dirección, memorándum (O) y los requisitos (requisición, dictámenes y registro de obra) (3) así como el material para su procedimiento. Revisa y evalúa los requisitos mínimos establecidos en los criterios editoriales. Analiza los requisitos y determina: Si existen observaciones: se le hace saber al Director de Divulgación Cultural. No existen observaciones: Canaliza con el responsable General.

No

Si

Conecta con paso 1

Recibe memorándum, requisitos dictámenes y registro de obra (O-3), asigna y coordina los trabajos de corrección de estilo y edición automatizada y lo archiva para su control y determina lo siguiente: Si se realiza corrección de estilo: asigna un trabajo impreso (1 e) y la bitácora de seguimiento (O) con el corrector de estilo para los cambios necesarios. No se realiza corrección de estilo: se sigue en el paso número 4.

No

Si

Conecta con el paso 4.

2

3

Recibe el trabajo impreso (1 e) junto con la bitácora de seguimiento (O), revisa la obra y hace los cambios necesarios. Determinar si requiere la obra una edición automatizada. Si se requiere: pasa el trabajo con el formador. No se requiere: Se pasa el trabajo con el Responsable General.

A




Fecha: 03/06/09


¿Requiere

edición

automatizada?

Corrector de Estilo Formador Responsable General Departamento Editorial

A

Si

No

Conectar con el paso 5

4

Recibe el trabajo impreso (1 e) así

como el archivo electrónico

original(O), realiza la edición

automatizada y lo remite al

Responsable General.

5

Recibe y verifica el trabajo impreso (e1), el respaldo magnético (O) el cual archiva para su control y la bitácora de seguimiento (O) para verificar que se haya efectuado el trabajo adecuadamente. Realiza la encuesta de satisfacción de usuario (O). Posteriormente se canaliza al Departamento de Editorial la hoja de Conformidad del Autor (O), la bitácora de seguimiento (O) y la encuesta de satisfacción del usuario (O) para que posteriormente sea aplicada.

Recibe trabajo impreso (1 e) y la

bitácora (O), la hoja de

conformidad (O) y la encuesta

de satisfacción de usuario (O) y

archiva para su control. Se da el

visto bueno al trabajo realizado

firmando la bitácora de

seguimiento, y acuerda una

reunión con el autor/coordinador

de la obra para su revisión y

aprobación.

6

B




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¿Aprueba la

Obra?

Departamento Editorial Autor / Coordinador Dirección de Divulgación Cultural

Recursos Materiales

B 7

Recibe el trabajo impreso (1 e) y realiza las observaciones necesarias a la obra. Determina si la obra puede ser aprobada: Si se aprueba la obra: se sigue con el procedimiento. No es aprobada la obra: se debe de regresar con el Responsable General.

No

Si

Conecta con paso 2

Firma de conformidad (1 e), lo envía al Departamento Editorial para realizar las especificaciones necesarias. Contesta la encuesta de satisfacción del usuario (O) y envía la encuesta de satisfacción del usuario y posteriormente debe de realizar el pago de ISBN.

8

Recibe el trabajo impreso (1 e) junto con la encuesta de satisfacción del usuario (O) y elabora en coordinación con el Responsable Generar el documento con las especificaciones técnicas (O) para cotización de la obra, ya concluido lo remite a la Dirección de Divulgación para firma.

Conecta con paso 9

9

Recibe comprobante de pago (O-1), la copia la archiva para su control. Posteriormente le solicita al Abogado General el número de ISBN enviándole el recibo de pago (O) y la ficha catalografica (O-1) para la asignación del número correspondiente, transcurre un tiempo en tanto envía especificaciones técnicas (O) a Recursos Materiales con un oficio de solicitud de cotización y asignación de imprenta (O-3) con copia para la Secretaría de Divulgación Cutural, el Departamento Editorial donde se avisa de la asignación de imprenta y el costo que se tendrá.

11

Recibe el oficio (O) y las especificaciones técnicas (O) y asigna la imprenta. Genera cuadro comparativo con las cotizaciones de las imprentas (O), firma de asignación y envía el cuadro comparativo a la Dirección (O).

10

Recibe la orden de trabajo (O) con el cuadro comparativo (O) ya asignando el nombre de la imprenta para realizar el trabajo de impresión de la obra el cual archiva para su control. Envía la obra en archivo electrónico(O) a la imprenta asignada. Firma en la orden de trabajo (O) la autorización que la cual envía (O-3) a la imprenta, a la Dirección y al Responsable General.

C D




Fecha: 03/06/09


¿Se aprueba

la impresión?

Dirección de Divulgación Cultural

Imprenta Departamento Editorial

C

13

Recibe la orden de trabajo (O) acompañado del trabajo impreso (1 e) y el respaldo magnético. Realiza la edición e impresión bajo la supervisión del Departamento Editorial. Una vez que se realiza la impresión lo envía al Departamento Editorial (10 e).

Recibe la impresión (10 e) para revisión y determina lo siguiente: Si se acepta: emite oficio de

liberación (O-3) dirigido a la

Dirección de Divulgación Cultural ,la Secretaría de Difusión Cultural y al Departamento de Comercialización, los cuales se archivan para su control. No se Acepta: la vuelve a enviar a la imprenta para realizar otra prueba.

14

No

Si

Conecta a paso 13

FIN

Recibe el cuadro

comparativo (O) y archiva

para su control.

D

12




Fecha: 03/06/09


7. Glosario

Edición automatizada: área encargada de la diagramación y formación tipográfica de los libros, así como el diseño de portadas. Corrección de estilo: área que tiene como propósito eliminar del escrito las palabras y locuciones mal empleadas y sustituirlas por vocablos y giros correctos, así como cuidar y dar uniformidad ortotipográfica a la obra. Formador: diseño de creación de plantillas o retículas que sirven para la distribución de los elementos que compongan la publicación. Ortotipográfica: conjunto de reglas de estética y escritura tipográfica que se aplican a la presentación de los elementos gráficos. Indautor: Instituto Nacional de Derechos de Autor

ISBN: por sus siglas en ingles International Standard Book Number (Norma ISO 2108) es un número creado para dotar a cada libro de un código numérico que lo identifique; este numero permite coordinar y normalizar la identificación de cualquier libro, utilizar herramientas informáticas para localizarlo y facilitar su circulación en el mercado editorial.

Dictamen: Opinión y juicio que se forma o emite sobre algo, especialmente el que hace un especialista. Edición Automatizada: área de creación de imagen gráfica y/o diseño gráfico, diagramación y formateo de textos. Diagramación: diseñar el formato de una publicación.

8. Anexos

1. Bitácora de seguimiento.

2. Hoja de conformidad del autor.

3. Especificaciones técnicas para cotización.

4. Encuesta de satisfacción del cliente.

Anexo 1.- Bitácora de seguimiento




Fecha: 03/06/09


Anexo 2.-Hoja de conformidad del autor




Fecha: 03/06/09


Toluca; México, día de mes de 2010

Revisados los originales mecánicos del Título del

libro, procedente de la dependencia, se aprueban

los mismos para su impresión inmediata y asumo

cualquier responsabilidad en su contenido.

De conformidad

________________________

Nombre del responsable de la edición

Anexo 3.-Especificaciones técnicas para cotización




Fecha: 03/06/09


UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO

Secretaría de Difusión Cultural

Dirección de Divulgación Cultural

Programa Editorial

ESPECIFICACIONES TÉCNICAS

PARA COTIZACIÓN

Título:_______________________________________________________________________

Autor:_______________________________________ Formato: ________________________

No. de págs: ___________________ Papel interiores:_________________________________

Tintas interiores: ___________________________ Forros: _____________________________

Tintas forros:_____________________________ Solapas:______________________________

Barniz: __________________________ Tintas camisa protectora: _______________________

Encuadernado:_________________________________________________________________

Acabado:________________________ Retractilado SI___ NO____ Tiraje:___________

No. de Requisición:_____________________ Centro de Costo:_________________________

Observaciones:_________________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Se requiere entrega de negativos o archivo electrónico al final de la edición.

Anexo 4.-Encuesta de satisfacción del cliente




Fecha: 03/06/09





Fecha: 03/06/09


9. Revisión Histórica

Número de

revisión

Fecha de

revisión

Revisó

(Puesto)

Reaprobado

(Puesto) Descripción del cambio

01 15/10/07 Responsable

del área

Jefa del

Departamento

Editorial

Se adecuó el procedimiento en los apartados 1, 2, 3, 4, 5,

6, 7, 8 y 9.

02 30/11/07

Responsable

del área

Jefa del

Departamento

Editorial

Se adecuó el procedimiento en los apartados 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 y 9.


del área

Jefa del

Departamento

Editorial

Cambio del nombre del procedimiento


del área

Jefa del

Departamento

Editorial

TOC: actualización de

objetivos

TRS: se complemento la

información

TSNC: actualización en la

etapa final del procedimiento

TEP: modificación de la

medición del servicio

Actualización de los anexos

del procedimiento de Edición

de Libros

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