Libri i Excel-it 27-04-05 - kukes.files.wordpress.com · Microsoft Excel Abraham Lincoln Center 5...

Microsoft Excel Abraham Lincoln Center

1

MICROSOFT EXCEL

PARAQITJE E PËRGJITHSHME

1. HYRJE NË EXCEL

2. NDËRTIMI DHE EDITIMI I LIBRAVE TË PUNËS

3. FORMATIMI I NJË FAQEJE PUNE

4. PUNA ME GRAFIKËT

5. PUNA ME FORMULAT DHE FUNKSIONET

6. KONTROLLI MBI LIBRAT E PUNËS DHE PËRGATITJA E TYRE PËR NË

WEB

7. PËRDORIMI I LISTAVE

8. ANALIZA E TË DHËNAVE TË NJË LISTE


2

1. HYRJE NË EXCEL

OBJEKTIVAT

A. PËRKUFIZIMI I SOFTWARE-IT TË EXCEL-IT

B. HYRJA NË PROGRAMIN E EXCEL-IT

C. PARAQITJA E DRITARES SË EXCEL-IT

D. HAPJA DHE RUAJTJA E NJË LIBRI PUNE (WORKBOOK)

E. FUTJA E TË DHËNAVE

F. PARAPRINTIMI DHE PRINTIMI I NJË FAQE PUNE (WORKSHEET)

G. NDIHMA NË EXCEL

H. MBYLLJA E NJË LIBRI PUNE DHE DALJA NGA EXCEL-I

Në këtë kapitull do të mësoni se si të futeni në Microsoft Excel dhe se si të përdorni

elementë të ndryshëm të dritares së Excel-it. Gjithashtu do të mësoni se si të hapni

dhe ruani librat ekzistues, se si të futni të dhëna dhe se si të përdorni sistemin e

ndihmës.


3

A. PËRKUFIZIMI I SOFTWARE-IT TË EXCEL-IT

1. Hedhja e të dhënave në mënyrë të menjëhershme dhe të përpiktë

Kur ju duhet të bëni raporte të përmuajshme, si hedhja e të dhënave në një tabelë për të paraqitur të ardhurat dhe shpenzimet dhe për të nxjerrë fitimin neto për çdo muaj, nuk keni nevojë që të shkruani faqe të reja në fillim të muajit pasardhës, por në Excel, pasi keni bërë në fillim tabelën, mjafton ta kopjoni, me të njëjtat zëra dhe të ndryshoni shifrat vetëm për të marrë rezultatin shumë thjesht.

2. Rillogaritja shumë thjesht e të dhënave

Pasi keni bërë tabelën me të dhënat përkatëse, keni bërë të gjitha formulat e nevojshme, nëse doni të ndryshoni disa shifra, nuk ju duhet të bëni formulën nga e para, por bëhet vetë rillogaritja.

3. Ndryshimi i paraqitjes së informacionit.

Excel-i ju siguron mjete për të ndryshuar të dhënat e hedhura në mënyrë që të paraqiten qartë dhe të jenë më tepër të kuptueshme.

4. Krijimi i grafikëve

Këto mund të krijohen në bazë të të dhënave të hedhura në një libër pune Excel-i. Me ndryshmin e të dhënave, pasi është ndërtuar grafiku, ky i fundit ndryshon menjëherë paraqitje.

5. Ndarja e informacionit me të tjerë përdorues

Nëse jeni të lidhur në rrjet ju mund të punoni në librin e punës të një shoku tuaj, apo mund të bëni ndryshime pasi eprori juaj ka hapur një dokument Excel-i.

6. Krijimi i faqeve të reja nga ato ekzistuese në mënyrë të menjëhershme

Është e lehtë të marrësh një faqe Excel-i të ruajtur më parë, ta ruani me një emër tjetër dhe të bëni ndryshime, pa iu dashur ta krijoni atë dokument nga e para.

B. HYRJA NË PROGRAMIN E EXCEL-IT

Për të hapur programin e Excel-it veprohet në këtë mënyrë:

1. Klikohet te butoni Start që ndodhet në anën e majtë-poshtë të kompiuterit dhe që shërben për të hapur programet.


4

2. Rrëshqitet mousi për lart deri ku lexon Programs dhe hapen në të djathtë të gjitha programet që përmban kompiuteri

3. Klikohet te programi i Excel-it dhe hapet një faqe bosh Excel-i.

C. PARAQITJA E DRITARES SË EXCEL-IT

Dritarja e faqes së punës përmban një rrjetë prej kolonash dhe rreshtash. Kolonat janë të renditura në mënyrë alfabetike, të emërtuara me shkronja (A, B, C, etj.) dhe rreshtat me numra, duke filluar nga 1, 2, 3, etj. Një faqe puna ka 256 kolona dhe 65,536 rreshta. Ndërprerja midis një kolone dhe rreshti quhet qelizë. Qelizat mund të përmbajnë tekst, numra, formula, apo një kombinim të të tre elementëve të mësipërm. Çdo qelizë ka adresën e vet, që tregohet me anë të koordinatave të ndërprerjes së rreshtit me kolonën. Për shembull, qeliza ku pozicionohet mousi kur hapet një faqe Excel-i e ka adresën A1.

Në çdo qelizë ku klikoni krijohet një drejtkëndësh me kornizë të errët. Kjo do të thotë se kjo qelizë është e selektuar dhe quhet aktive.


5

Shiriti blu (Title bar) tregon emrin e programit dhe emrin e librit të punës së hapur. Sa herë që hapet programi i Excel-it te ky shirit emri i librit është Book 1. Në të djadhtë ndodhen tri butona. I pari shërben për të zvogëluar (minimizuar) librin e Excel-it në taskbar, i dyti për ta ngushtuar më pak se ç’është ekrani i kompiuterit dhe i treti për të mbyllur programin e Excel-it.

Menuja (menu bar) përmban komanda. Ju mund të zgjidhni një komandë duke klikuar të njëra prej menuve (qoftë File, Edit, View, etj.) dhe të zgjidhni komandën që dëshironi të ekzekutoni. Ose mund të përdorni komandat e shkurtra, duke shtypur në fillim Alt, ose Ctrl të shoqëruar me një shkronjë nga tastiera. Kur të hapni një menu, nëse në fund të saj del një shenjë me dy shigjeta që tregojnë për poshtë, prisni pak derisa të hapet plotësisht menuja dhe të zgjidhni komandën që është fshehur.

Kutia e adresës (name box) tregon qelizën aktive apo të selektuar. Sa herë që zgjidhet një qelizë kjo kuti tregon koordinatat e asaj qelize.


6

Shiriti i formulave (formula bar) të lejon të shtosh apo të heqësh të dhëna në faqen e punës.

Listat e komandave të shkurtra (gjuha kompiuterike Toolbars) përmbajnë butona për komandat më të përdorura në Excel. Lista e komandave standarte (Standard toolbar) është rreshti i parë i komandave poshtë menuve dhe përmban komanda që kanë të bëjnë me veprimet në faqen e punës. Lista e komandave formatuese (Formatting toolbar) – që mund të ndodhet në të djathtë të listës standarte (Standard toolbar) apo poshtë saj – përmban butona që mund të ndryshojnë pamjen e faqes së punës. Çdo buton përmban një shenjë grafike për funksionet e veta. Për

shembull, butoni për printim ka shenjën e printerit . Për të kryer një komandë mjafton të klikohet mbi njërin prej butonave. Për butona shtesë mund të klikoni te butoni në formë trekëndëshi në të djathtë të listës formatuese (Formatting toolbar)

.

Në fund të faqes së Excel-it do të shikoni faqet e punës (worksheet). Tërësia e tyre përmbën atë që quhet libër pune (workbook). Sapo hapni programin e Excel-it automatikisht janë të aktivizuara tri faqe pune, por një libër pune mund të përmbajnë deri në 255 faqe të tilla.

Listat e komandave të shkurtra dhe menutë në Excel që mund t’i shtoni apo hiqni sipas dëshirës

Listat e komandave të shkurtra dhe menutë e Excel-it mund të ndryshohen sipas stilit të punës tuaj. Listat e komandave standarte dhe formatuese që shikoni kur hapni Excel-in përmbajnë butonat më të përdorur. Për të parë një buton jo të dukshëm në

listë, klikoni butonin djathtas në listën përkatëse për të parë butona të tjerë. Ndërsa punoni Excel-i shton butonat që përdorni në listën e dukshme dhe heq butonat që nuk

i përdorni për t’i çuar në listën e fshehur pas butonit . Ju mund t’i ktheni listat e komandave të shkurtra në gjendjen e mëparshme duke klikuar te butoni (shikoni figurën e mëposhtme) Reset my usage data.


7

D. HAPJA DHE RUAJTJA E NJË LIBRI PUNE

(WORKBOOK)

HAPJA E NJË LIBRI PUNE

Për të hapur një libër pune veprohet në këtë mënyrë.

1. Shkohet te komanada File dhe zgjidhet Open, ose klikohet te lista e komandave standarte (Standard Toolbar), për më shpejt.

2. Pasi hapet një dritare me titullin Open, klikohet te shiriti në të djathtë të treguesit Look in dhe zgjedhim direktorinë që duam të hapim, p.sh. C, ose Floppy, nëse më parë kemi futur një disketë në kompiuter.

3. Zgjedhim një File Excel-i, të shfaqur në dritare dhe klikojmë Open në të djathtë-poshtë të dritares Open dhe libri i Excel-i do të hapet.


8

RUAJTJA

1. Klikoni File te menutë dhe pastaj Save As. Do të hapet një dritare e ngjashme me dritaren Open.

2. Te shiriti në të djathtë të treguesit Save in klikoni dhe zgjidhni direktorinë ku doni të ruani librin e Excel-it në të cilin keni punuar (p.sh., Desktop, ose My Documents).

3. Në fund të dritares ku lexon File name mund të vini emrin që dëshironi (p.sh. Shpenzimet mujore), duke klikuar dhe shkruar nga tastiera.


9

4. Klikoni te butoni Save në të djathtë poshtë të dritares kur të keni mbaruar.

E. FUTJA E TË DHËNAVE

Të dhënat mund të jenë fjalë apo numra.

Për të shkruar në faqen e Excel-it mjafton të zgjidhni së pari një qelizë. Pasi qeliza të bëhet aktive mund të shkruani nga tastiera, p.sh. fjalën Rroga. Pasi të keni shkruar shtypni butonin Enter të tastierës dhe fjala Rroga do të shkojë automatikisht majtas qelizës. Çdo e dhënë që përbëhet nga shkronja gjithmonë shkon në të majtë të qelizës.

Për të hedhur numrat në faqen e punës mjafton të klikoni nga tastiera në të djathtë të saj numrat që dëshironi. Të gjithë numrat, pasi të keni shtypur Enter, do të shkojnë djathtas qelizës.

Si mund të selektojmë një zonë dhe të lëvizim në faqen e punës?

Për të selektuar një zonë të caktuar, p.sh., zonën A1:B2, klikojmë me butonin e majtë të mousit në qendër të qelizës A1 dhe pa lëshuar mousin e tërheqim poshtë deri te qeliza A2 dhe djathtas deri te qeliza B2.

Për të selektuar dy qeliza që nuk janë të njëpasnjëshme veprohet në këtë mënyrë: selektohet qeliza e parë, p.sh. A1, shtypet butoni Ctrl te tastiera, pa e lëshuar, dhe selektohet një qelizë tjetër, p.sh. D7.

Për të lëvizur në faqen e punës shërbejnë shigjetat e tastierës. Duke klikuar njërën prej tyre mund të kaloni nga një qelizë në tjetrën, sipas pozicionit të zgjedhur.


10

Për të kaluar nga një faqe në një tjetër shërbejnë butonat e tastierës Page Up dhe Page Down.

Për të shkuar në fund të faqes së punës, mbani të shtypur butonin Ctrl dhe shtypni shigjetën që tregon për poshtë. Po të shtypni atë djathtas do të shkoni në fund të faqes djathtas.

Për t’u kthyer tek A1 mbani të shtypur Ctrl dhe pastaj butonin Home.

F. PARAPRINTIMI DHE PRINTIMI I NJË FAQE

PUNE (WORKSHEET)

Pasi të keni mbaruar punën në faqen e Excel-it ju mund ta printoni atë faqe. Para se të printoni diçka duhet më parë të ruani ndryshimet e bëra, sepse nëse ndodh diçka gjatë printimit ju do të keni të ruajtur punën tuaj. Para se ta printoni duhet ta shikoni punën tuaj se si do të dalë për të përshtatur faqen në fletën e bardhë.

1. Para se të printoni sigurohuni se printeri është i ndezur.

2. Klikoni butonin e paraprintimit (Print Preview) te lista e komandave

standarte (Standard toolbar) , ose tek File, pastaj Print Preview. Do t’ju shfaqet në ekran një paraqitje e zvogëluar e fletës tuaj së punës. Butonat Next dhe Previous shërbejnë për të kaluar në faqet e tjera të faqes së punës. Nëse klikoni te butoni Zoom apo në faqen e punës, faqja ose do të zvogëlohet ose zmadhohet.

3. Nëse doni të printoni atë faqe klikoni butonin Print dhe do t’ju hapet një dritare me disa opsione. Te Print Range mund të zgjidhni t’i printoni të gjitha faqet duke lënë të selektuar All, ose nëse doni disa faqe, mund të klikoni Pages dhe të vini numrin e faqes fillestare te From dhe të fundit te To. Te Print What mund të zgjidhni të printoni një zonë të caktuar, pasi e keni selektuar atë, duke zgjedhur Selection, tërë faqen e punës, duke zgjedhur Active Sheet, ose të tërë librin e punës duke zgjedhur Entire Workbook. Për numrin e kopjeve mund të zgjidhni djathtas, duke klikuar te shigjetat apo duke shkruar nga tastiera.


11

G. NDIHMA NË EXCEL

Excel-i parashikon një sistem të zgjeruar ndihme që ju mundëson në mënyrë të menjëhershme përkufizime, shpjegime dhe këshilla të dobishme. Ndihmësi i animuar siguron ndihmë në dy mënyra. Mund të shkruani një fjalë kyçe për të kërkuar, apo një pyetje. Ndihmësi siguron një listë me opsione me një ngjyrë të hapur që lidhen me pyetjen që bëtë. Mund të klikoni në topin anës njërës prej përgjigjjeve dhe do t’ju jepet informacion i mëtejshëm në formën e një dritareje dialoguese që mund t’i jepni madhësinë e dëshiruar (kini parasysh se pyetjen apo fjalët duhen bërë në anglisht, sepse programi i përgjigjet vetëm gjuhës angleze). Për më tej mund të klikoni butonin [F1] nga tastiera në çdo kohë për të marrë ndihmë të menjëhershme. Le të hamendësojmë se doni të dini diçka më tepër për rangjet e qelizave, që të punoni në mënyrë sa më të frytshme me to. Këtë mund ta bëni duke përdorur Ndihmësin e animuar.


12

1. Klikoni butonin e ndihmës në Excel te lista e komandave standarte.

Do të hapet dritarja dialoguese e Ndihmësit. Ju mund të merrni informacion duke shkruar një fjalë (gjithnjë në anglisht) për ta kërkuar në kutinë e pyetjes, ose duke shkruar një pyetje. Nëse teksti brenda kutisë është i selektuar, çdo tekst që do të shkruani do të zëvendësohet automatiksht. Ndihmësi do t’ju japë ndihmë mbështetur në tekstin që keni shkruar në kuti.

2. Shkruani Define a range (Përcakto një rang qelizash)

Shikoni figurën mëposhtë.

3. Klikoni Search (Kërko)

Ndihmësi kërkon temat më kryesore nga file-at e ndihmës në Excel dhe pastaj shfaq rezultatin.

4. Klikoni See More nëse është e domosdoshme, klikoni Name cells in a workbook, pastaj Name a cell or a range of cells në dritaren e Microsoft Excel-it.

Do të hapet një dritare që përmban informacion të hollësishëm rreth rangjeve. Shikoni figurën e dytë.

5. Lexoni tekstin, pastaj klikoni butonin e mbylljes. Dritarja e ndihmës do të mbyllet dhe ju do të ktheheni në faqen tuaj të punës.

6. Klikoni me butonin e djathtë të mousit te Ndihmësi dhe klikoni Hide

Ndihmësi do të bëhet i padukshëm në faqen e punës.


13

Ndryshimi i ndihmësit

Forma automatike e Ndihmësit quhet Clippit, por ka edhe forma të tjera që mund t’i zgjidhni vetë sipas dëshirës. Për të ndryshuar paraqitjen e jashtme të Ndihmësit, klikoni me butonin e djathtë të mousit te Ndihmësi, pastaj klikoni Choose Assistant. Klikoni Gallery, pastaj butonat Back dhe Next derisa të zgjidhni Ndihmësin e dëshiruar, pastaj klikoni OK. Çdo ndihmës bën tingullin e tij karakteristik nëse më


14

parë keni zgjedhur Animate, duke klikuar me butonin e djathtë të mousit te Ndihmësi. Shikoni figurën mëposhtë.

H. MBYLLJA E NJË LIBRI PUNE DHE DALJA NGA

EXCEL-I

Për të mbyllur programin e Excel-it shkohet te menuja File dhe klikohet komanda Exit. Ndërsa nëse doni të mbyllni vetëm librin e punës klikoni te menuja File pastaj Close.


15


16

2. NDËRTIMI DHE EDITIMI I LIBRAVE

TË PUNËS

OBJEKTIVAT

A. EDITIMI I TË DHËNAVE NË QELIZA DHE PUNA ME RANGJET

B. FUTJA E FORMULAVE

C. HYRJE NË FORMULAT E EXCEL-IT

D. KOPJIMI DHE LËVIZJA E TË DHËNAVE NË QELIZA

E. KUPTIMI I VLERAVE RELATIVE DHE ABSOLUTE

F. KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCA RELATIVE

G. KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCA ABSOLUTE

H. EMËRTIMI DHE LËVIZJA E FAQEVE TË PUNËS

Duke njohur bazat e Excel-it tani mund të planifikoni dhe ndërtoni faqet tuaja në të.

Kur ndërtoni një faqe pune, ju futni fjalë, vlera dhe formula në qelizat e saj. Sapo të

keni krijuar një faqe pune, ju mund ta ruani atë në një file libri pune dhe pastaj ta

printoni.


17

A. EDITIMI I TË DHËNAVE NË QELIZA DHE PUNA

ME RANGJET

Pasi të keni hapur programin e Excel-it ju duhet të krijoni një tabelë me të dhëna të caktuara. Si veprohet për t’i hedhur këto të dhëna?

Në momentin që filloni të shkruani në një qelizë, p.sh. në qelizën A1, shkrimi apo numrat do t’ju shfaqen edhe në shiritin Formula Bar. Për ta aktivizuar atë që keni shkruar në të majtë të Formula Bar-it shfaqen automatikisht dy opsione, në të majtë

është shenja dhe në të djathtë të saj shenja e Enter-it . Nëse klikoni te , ose

Cancel, do t’ju anulojë atë që keni shkruar, po të klikoni , ose Enter, do t’ju aktivizohet ajo që keni shkruar.

Për të fshirë diçka që keni shkruar më parë mjafton të selektoni qelizat ku keni shkruar dhe të filloni të shkruani diçka tjetër.

Nëse ju prishet mendja dhe doni të ktheni atë që kishit në fillim mjafton të klikoni tek

për të anuluar shkrimin e fundit, ose për të aktivizuar shkrimin e fundit.

Për të ndryshuar disa të dhëna në qeliza mund të klikoni dy herë brenda një qelize dhe të bëni ndryshimet e duhura duke përdorur shigjetat, butonin Backspace, apo Delete, ose të zgjidhni qelizën që do të ndryshoni dhe të klikoni te Formula Bar dhe të bëni ndryshimet.

Pasi të keni mbaruar plotësisht hedhjen e të dhënave klikoni tek butoni Save te lista e komandave standarte.

Përdorimi i emërtimit të rangjeve në një libër pune

Çdo grup qelizash (dy ose më shumë) quhet rang. Kemi thënë se si selektohet një rang qelizash (apo një zonë qelizash), duke klikuar te qeliza e parë, kur treguesi i mousit shfaq formën e kryqit të trashë dhe duke tërhequr deri në qelizën e fundit që duam të selektojmë. Pasi të keni selektuar një zonë qelizash, p.sh. nga A8:B16 (nga qeliza A8 deri në B16), këtij rangu mund t’i vendosni një emër të caktuar. Për këtë, pasi e keni selektuar, klikoni te Name box, që tregon adresën e qelizës së parë, dhe filloni të shkruani nga tastiera emrin që doni t’i vini për ta mbajtur mend në të ardhmen. Emri i rangut duhet të jetë i pashkëputur.

Për të fshirë emrin e rangut veprohet në këtë mënyrë. Klikoni tek menuja Insert, pastaj Name, Define dhe zgjidhni emrin e atij rangu që doni të fshini, zgjidhni Delete, pastaj Ok.


18

B. FUTJA E FORMULAVE

Zakonisht i përdorim formulat për të mbledhur, zbritur, shumëzuar, pjestuar, etj. Në Excel për të shkruar një formulë duhet të vihet përpara shenja e barazimit nga tastiera.

Le të shohim një shembull përpilimi të një formule.

Shkruani në një kolonë disa numra, p.sh., në rangun e qelizave nga A1:A5. E zëmë se duam të mbledhim këto numra.

Për këtë shkojmë në qelizën A6 ku dhe do të dalë rezultati i mbledhjes.

1. Shkruajmë në fillim shenjën e barazimit.

2. Së dyti hartojmë formulën e mbledhjes, duke shkruar adresat e qelizave që do të marrin pjesë në formulë dhe jo numrat që përmbajnë këto qeliza. Në rastin tonë shkruajmë a1+a2+a3+a4+a5, pastaj klikojmë Enter, ose nga tastiera ose nga Formula Bar. Dhe do të na dalë rezultati i kërkuar në qelizën A6. Po të klikojmë te qeliza A6 te Formula Bar nuk do të kemi të njëjtin numër, por do të na shfaqet formula që kemi shkruar. Kjo është mbledhja e thjeshtë e disa numrave.

Për të shumëzuar një numër në një qelizë me një numër që nuk ekziston në faqen e punës veprojmë në këtë mënyrë.

Vëmë së pari shenjën e barazimit, pastaj me mous zgjedhin qelizën që do të shumëzojmë, shtypim nga tastiera shenjën e shumëzimit (*) dhe numrin që duam të shumëzojmë (p. sh., 1.2) dhe klikojmë Enter te Formula Bar.

E njëjta procedurë vlen si për pjestimin dhe për zbritjen. Shikoni një shembull mëposhtë.


19

Rendi i formulave në Excel

Një formulë mund të përfshijë disa veprime matematikore dhe për të shkruar një formulë të gjatë duhet zbatuar një rregull renditje veprimesh. Veprimet brenda kllapave llogariten të parat, ngritjet në fuqi më pas, pastaj çdo shumëzim apo pjestim nga e majta në të djathtë. Së fundi, mbledhja dhe zbritja llogariten nga e majta në të djathtë. Për shembull kemi formulën 4 + 0.55/4000*25, Exceli do të kryejë së pari pjestimin 0.55 me 4000, pastaj do ta shumëzojë këtë me 25, në fund do t’i shtojë 4. Por ju mund të ndryshoni rregullin e veprimeve duke vënë në kllapa veprimin e mbledhjes: (4 + 0.55)/4000*25.

C. HYRJE NË FORMULAT E EXCEL-IT

Të gjitha funksionet, siç thamë, fillojnë me shenjën e barazimit.

Si veprohet?

Pasi të keni bërë një kolonë apo rresht me disa numra, apo nëse i keni në një tabelë me të dhëna në kolonë apo rresht, duke filluar nga qeliza posht kolonës apo në cep të rreshtit që është bosh, selektoni të tërë numrat që doni të mblidhni, pastaj klikoni nga

Toolbar butonin e autoshumës Autosum , i cili ju nxjerr automatikisht shumën. Te Formula bar do t’ju shfaqet formula =SUM(A1:A5).

Këtë formulë ju mund ta shkruani edhe nga tastiera edhe për qeliza të tjera.

Plotësoni disa kolona me numra, duke filluar nga A1:D5. Gjeni shumën e kolonës së parë duke shkruar =SUM(A1:A5) te A6, pastaj në katrorin e vogël të qelizës A6, poshtë-djathtas qelizës, klikoni me mous, mbajeni të shtypur dhe tërhiqeni horizontalisht. Në këtë mënyrë do të dalin shumat automatike të të gjitha kolonave të tjera.


20

Kjo është formula e shumës së disa numrave në qeliza të njëpasnjëshme. Nëse doni të mblidhni qeliza jo të njëpasnjëshme, në vend të dy pikave (:), duhet të vendosni presjen (,), dhe të zgjidhni qelizat që doni të mblidhni me radhë.

Nëse doni të futni formula të tjera nga Toolbar shtypni butonin Paste Function. E zëmë se duam të gjejmë mesataren e numrave që kemi hedhur në Sheet 1. Klikojmë me mous djathtas kolonës së fundit, shkruajmë = nga tastiera. Pasi kemi shkruar shenjën e barazimit te Name box dalin formulat. Klikojmë te trekëndëshi kokëposht

, pasi gjejmë AVERAGE e zgjedhim dhe do të na hapet një dritare dialoguese me dy rreshta, që në të djathtë emërtohen Number 1 dhe Number

2. Klikojmë te në mënyrë që të bëjmë zgjedhjen e numrave që do t’u gjejmë mesataren. Dritarja do të zvogëlohet, bëjmë zgjedhjen e numrave me mous, p.sh. B1:C5, klikojmë përsëri në katrorin e vogël djathtas, ose Enter nga tastiera, dhe dritarja do të hapet përsëri. Që pa i dhënë Ok kemi rezultatin e formulës në fund të dritares.

E njëjta gjë vlen edhe për gjetjen e minimumit dhe maksimumit të disa numrave apo çmimeve të një fature shitje-blerjeje.

D. KOPJIMI DHE LËVIZJA E TË DHËNAVE NË

QELIZA


21

Hapni një libër të ri Excel-i. Duke qenë te Sheet 1 bëni tabelën si në figurë. Selektoni

zonën A1:A5, pastaj klikoni butonin e kopjimit te Standard Toolbar. Informacioni i kopjuar ruhet në Clipboard dhe një border lëvizës rrethon zonën e selektuar derisa të shtypni butonin Esc (Escape) nga tastiera, apo të klikoni dy herë radhazi në një qelizë të caktuar.

Pasi i keni dhënë Copy asaj zone shkoni te Sheet 2 dhe klikoni butonin Paste nga Standard Toolbar. Dhe zona që keni kopjuar do t’u shfaqet edhe në Sheet 2.

Si mund të bëni disa kopjime radhazi pa klikuar Paste dhe më pas të bëni Paste

kopjimin e parë apo të dytë, pasi keni bërë p.sh. gjashtë kopjime radhazi?

Nëse shkoni te menuja View, klikoni te Toolbar, pastaj te Clipboard. Do t’ju shfaqet në faqe një dritare me titullin Clipboard. Pastaj selektoni disa zona dhe bëni radhazi Copy. Sapo ju të bëni Copy, automatikisht në ekranin e parë të Clipboard-it do të shfaqet ajo që kopjoni në formën e një ikone. E këshu me radhë, sa kopjime të bëni aq ikona do të shfaqen në Clipboard. Mund të shkoni në çdo faqe tjetër të Excel-it dhe të klikoni njërën prej ikonave dhe çdonjëra prej tyre do të bëhet Paste në qelizën apo zonën që selektoni.

Me Clipboard ju mund të bëni deri në 12 kopjime radhazi, që mund të përfshijë edhe kopjime nga programe të tjera si Word, Access, etj.

Një mënyrë e thjeshtë për të kopjuar një qelizë apo një zonë qelizash.


22

Klikoni në një qelizë që keni shkruar diçka dhe ta zëmë se doni ta kopjoni në një qelizë tjetër bosh. Klikoni tek ajo; me mous shkoni tek borderat e qelizës derisa mousi të marrë formën e shigjetës, pastaj mbani të shtypur butonin Ctrl nga tastiera, dhe mousi do të marrë formën e shigjetës me një plus sipër. Duke e mbajtur të shtypur mousin dhe butonin Ctrl tërhiqeni dhe çojeni në vendin që doni të kopjoni.

E. KUPTIMI I VLERAVE RELATIVE DHE

ABSOLUTE

Ashtu si të dhënat e një qelize, që mund të jenë fjalë apo numra, edhe formulat mund të kopjohen në një zonë të re. Kur kopjoni një formulë në një zonë tjetër ajo kopjohet automatikisht si relative në zonën e re. Kjo quhet referencë relative. Por mund të doni që të përdorni referencën absolute, që ngurtëson një qelizë kur kopjohet formula.

Referencat relative përdoren kur marrëdhëniet midis qelizave mbeten të pandryshuara.

Kur Excel-i kopjon një formulë të gjitha referencat e qelizave pasqyrojnë zonën e re në mënyrë automatike. Çdo formulë e kopjuar është identike me origjinalin, veçse rreshti apo kolona ndryshojnë sipas zonës së re.

Referencat absolute përdoren kur ndryshojnë marrëdhëniet midis qelizave.

Për të kopjuar një formulë dhe qeliza të mbetet statike, vendoset te adresa e asaj qelize që do të kopjohet para shkronjës dhe pas shkronjës shenja e dollarit [$], ose pasi të keni zgjedhur qelizën të shtypni butonin [F4] nga tastiera.

Me ngjyrë gri janë qelizat që përmbajnë referenca relative.


23

F. KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCA

RELATIVE


24

Shembull: Kliko në B5 dhe pastaj butonin Copy te Standard Toolbar.

Shkoni te qeliza B11 dhe klikoni butonin Paste . Në këtë rast formula e qelizës B5 do të kopjohet tek B11. Në qelizën e fundit nuk do të kemi të njëjtin rezultat por do të kemi mbledhjen e shifrave në tabelën e dytë. Kjo formulë përmban referenca relative.

Për të kopjuar formulën për të gjithë rreshtin veprojmë në këtë mënyrë. Në cep djathtas të qelizës B11 ndodhet një katror i vogël. Nëse pozicionohemi me mous tek ai katror dhe duke e mbajtur shtypur mousin tërheqim majtas deri te kolona e fundit, atëherë formula do të kopjohet, pasi të keni lëshuar mousin.

Pasi të keni mbaruar klikoni butonin Save për të ruajtur ndryshimet e bëra.

Mbushja e qelizave me tekst apo vlera të njëpasnjëshme.

Zakonisht, ne i mbushim qelizat me tekst të njëpasnjëshëm: muajt e vitit, ditët e javës, vitet dhe tekst plus një numër (p.sh., Tremujori 1, Tremujori 2,...). Ju mund të mbushni lehtësisht qelizat me shkrim të njëpasnjëshëm duke tërhequr mousin mbi qelizën e parë. Ndërsa tërhiqni mousin, Excel-i do të shtrijë shkrimin në qëlizat pasuese. Për tërë opsionet e serive të njëpasnjëshme përdorni komandën Fill series në menunë Edit.


25

G. KOPJIMI I FORMULAVE ME REFERENCA

ABSOLUTE

Shikojmë shembullin në figurë.

Pasi kemi nxjerrë totalin na duhet të bëjmë një supozim. Na duhet të nxjerrim rezultatin nëse do të kemi një rritje prej 20%. Prandaj te qeliza F2 shkruajmë 1.2, pastaj Enter.

Në G2 shkruajmë formulën =E4*F2 dhe shtypim Enter. Për ta kopjuar atë për të gjithë kolonën përpiqemi të tërheqim katronin e vogël në cep të qelizës që përmban formulën. Pasi kemi bërë një gjë të tillë rezultatet e tjera do të jenë Zero, sepse në G3 do të kemi të kopjuar formulën =E3*F3, e kështu me radhë. Që çdo numër në kolonën E të shumëzohet me koefiçentin në F2 duhet që qelizën F2 ta ngurtësojmë. Për këtë para dhe pas shkronjës F në formulë vendosim shenjën e dollarit $ ($F$2).

Pra, shkojmë te formula në qelizën G2 dhe shkruajmë =E2*$F$2. Klikojmë Enter dhe pastaj tërheqim mousin duke e vendosur te katrori në cep të qelizës. Në këtë mënyrë kopjohet formula me referenca absolute.

H. EMËRTIMI DHE LËVIZJA E FAQEVE TË PUNËS

Hapni një File të ri Excel-i. Automatikisht ju ndodheni të pozicionuar te Sheet 1. Për të shkuar te Sheet 2 mjafton të klikoni atje ku lexon Sheet 2.

Për të emërtuar një Sheet mjafton që të klikoni dy herë rresht te Sheet 1; zona e shkrimit selektohet dhe ju filloni t’i vini një emër, p.sh. Lista e pagave. Për të emërtuar Sheet 2 veprohet në të njëjtën mënyrë.

Mënyra tjetër për të emërtuar një Sheet është duke shkuar te menuja Format, Sheet, Rename, pastaj është e njëjta procedurë.


26

Për të zhvendosur një Sheet mjafton të klikohet te një Sheet me butonin e majtë të mousit dhe të tërhiqet në pozicionin e dëshiruar.

Për t’i bërë një kopje Sheet-it tuaj mjafton të mbani të shtypur butonin Ctrl, të klikoni me mous Sheet-in që do të kopjoni dhe ta tërhiqni majtas apo djathtas.


27

3. FORMATIMI I NJË FAQEJE PUNE

OBJEKTIVAT

A. FORMATIMI I VLERAVE

B. PËRDORIMI I LLOJIT DHE MADHËSISË SË SHKRIMIT

C. NDRYSHIMI I TË DHËNAVE DHE VENDOSJES NË QELIZË

D. RREGULLIMI I GJERËSISË SË KOLONËS

E. SHTIMI DHE FSHIRJA E RRESHTAVE DHE KOLONAVE

F. PËRDORIMI I NGJYRIMEVE DHE BORDËRAVE

G. PËRDORIMI I FORMATIMIT ME KUSHT

H. KONTROLLIMI DREJTSHKRIMOR

Veçoritë e formatimit të Excel-it përdoren për një sërë arsyesh: për ta bërë një faqe

pune më tërheqëse, për ta bërë më të lehtë për t’u lexuar, apo për të theksuar të dhënat

kyçe. Këtë mund ta bëni duke përdorur ngjyrat dhe llojet e ndryshme të shkrimit për

përmbajtjet e qelizës, duke rregulluar gjerësinë e kolonës dhe duke futur apo hequr

kolona e rreshta.


28

A. FORMATIMI I VLERAVE

Në një Sheet bëni tabelën që shikoni në figurë, deri në rreshtin 24.

Selektoni zonën E4:E24 pastaj klikoni butonin me shenjën te Formatting Toolbar. Automatikisht numrat do të marrin shenjën e dollarit para dhe do të shtohen dy shifra pas pikës dhjetore.

Selektoni zonën G4:I24 dhe klikoni te Formatting Toolbar . Numrat do të ndahen me presje për të treguar mijëshet dhe me pikë dhjetore.

Gjithashtu mund të përdorni edhe butonin e përqindjes për të kthyer një numër thyesor në numër me përqindje. P.sh., nëse keni të shkruar 0.125 në një qelizë, po të

klikoni mbi atë qelizë, do të kemi 12.5%.

Pas funksionit të presjes ekzistojnë edhe dy butona të tjerë, të cilët shërbejnë për të rritur ose për të zvogëluar numrat pas pikës dhjetore. Për shembull selektoni zonën

J4:J24 dhe klikoni shenjën e përqindjes, pastraj klikoni për të hequr një shifër pas pikës dhjetore.

Gjithshtu në Excel mund të formatohet edhe data.

Selektoni zonën B4:B24, klikoni menunë Format, pastaj Cells.

Do të hapet një dritare dhe majtas do të zgjidhni Date. Klikoni llojin e pestë të datës, pastaj Ok, dhe do të shikoni rezultatin.


29

Mund të bëni disa prova me formatimin e numrave dhe të datave.

Në fund të punës klikoni Save për të regjistruar ndryshimet e bëra.

Përdorimi i komandës Format Painter

Formatimi i një qelize apo një zone qelize mund të “kopjohet” në një qelizë apo zonë

tjetër, duke përdorur butonin e Format Painter te Standard Toolbar. Pasi të keni selektuar një zonë me një format të caktuar, klikoni te Format Painter. Pas kësaj mousi do të ndryshojë formë, do të ketë një furçë në të djathtë. Do të shkoni në një zonë tjetër, të cilën do ta bëni me të njëjtin format, dhe vetëm klikoni te qeliza e parë dhe do të shikoni rezultatin.

B. PËRDORIMI I LLOJIT DHE MADHËSISË SË

SHKRIMIT

Tabelën që keni bërë në pikën e kaluar mund ta përdorni edhe në këtë pikë.

Për të ndryshuar llojin e shkrimit apo madhësinë e tij të një zone qelizash veprohet në këtë mënyrë:

Zgjidhet në fillim zona që do të ndryshohet. Shkohet te menuja Format, Cells. Do të hapet një dritare dhe do të zgjidhni komandën Font. Aty do të gjeni llojet e shkrimeve, stilin, madhësinë, ngjyrën, etj., që përmban Excel-i.

Për ndryshimin e shkrimit, te Font klikoni llojin e shkrimit Times New Roman, klikoni 24 te Size, pastaj Ok. Qeliza apo zona që kishit selektuar do të marrë ndryshimet që bëtë.

Klikoni Save pasi të keni bërë ndryshimet përkatëse.


30

Lloji i shkrimit Madhësia 12 Madhësia 24 Lloji i shkrimit Madhësia 12 Madhësia 24

Arial Excel Excel Lucida Fax Excel Excel

Comic Sans MS Excel Excel

Times Excel Excel

Kjo është mënyra e gjatë për ndryshimin e formatit të qelizës. Mënyra e shkurtër është duke përdorur butonat e Formatting Toolbar. Për të ndryshuar llojin e shkrimit, duke hapur listën e shkrimeve te trekëndëshi me kokë poshtë te Font, zgjidhi llojin e shkrimit që dëshironi. E njëjta gjë vlen edhe për madhësinë e shkrimit.


31

C. NDRYSHIMI I TË DHËNAVE DHE I VENDOSJES

NË QELIZË

Përdorni përsëri figurën e mësipërme. Selektoni një zonë të caktuar, ashtu siç tregohet

në figurë dhe klikoni butonin Bold nga Formatting Toolbar. Zona e zgjedhur do të duket më e theksuar.

Selektoni zonën A3:J3 dhe klikoni butonin Underline . Ky buton shërben për të nënvizuar të dhënët e një zone të caktuar.

Klikoni te qeliza A3 dhe klikoni butonin Italic , që do të pjerrtësojë të dhënat e asaj qelize.

Për të hequr përsëri formatimin që bëtë mjafton të rishtypni butonat Bold, Italic dhe Underline.

Selektoni zonën A1:J1 dhe klikoni butonin Merge and Center . Ky buton do të kthejë në një qelizë të vetme dhe do të qendërzojë shkrimin e ndodhur në qelizën e parë A1.

Selektoni përsëri zonën A3:J3 dhe klikoni butonin Center që qendërzon shkrimin brenda qelizave të zgjedhura.

Pasi të keni mbaruar klikoni butonin Save për të ruajtur ndryshimet e bëra.

Butoni Përshkrimi Butoni Përshkrimi

E bën tekstin më të theksuar

E zhvendos tekstin në të djathtë të qelizës

E bën tekstin me një farë pjerrtësie

E zhvendos tekstin në mes të qelizës

E nënvizon tekstin

E zhvendos tekstin në të majtë të qelizës

Shton vija apo bordëra

Qendërzon tekstin rreth kolonave dhe bashkon dy apo më shumë qeliza fqinje në


32

një qelizë të vetme

PËRDORIMI I AUTOFORMAT-IT

Excel-i përmban gjithashtu 17 formate për faqet e punës për të thjeshtuar formatimin e një zone të caktuar. Për të përdorur formatimin e gatshëm mjafton të shkoni te menuja Format dhe klikoni Autoformat. Aty mund të zgjidhni formatin që ju pëlqen apo që ju duket më i përshtatshmi për tabelën tuaj.

D. RREGULLIMI I GJERËSISË SË KOLONËS

Ndërsa formatimi i faqes tuaj të punës vazhdon, ju mund t’ju duhet të rregulloni gjerësinë e kolonave për ta bërë faqen tuaj të punës më të përdorshme. Gjerësia e kolonave standarte është 8.43 njësi, rreth 2.5 cm. Në Excel mund të rregulloni gjerësinë e kolonës për një apo më shumë kolona duke përdorur mousin apo komandën Column nga menuja Format. Ju mund të ndryshoni edhe lartësinë e rreshtave për t’ia përshtatur një shkrimi me font më të madh.


33

Për të ndryshuar gjerësinë e një kolone veprohet në këtë mënyrë:

Pozicionohuni me mous midis kolonës A dhe B, te viza ndarëse midis dy kolonave. Mousi do të marrë formën e kryqit të hollë me dy shigjeta anash.

Klikoni dhe tërhiqeni mousin djathtas derisa kolona A të jetë aq e gjerë sa të nxërë të gjithë shkrimin brenda saj.

Për të mos u lodhur që të zgjerojmë të gjitha kolonat aq sa ç’është shkrimi nëpër qeliza, mjafton të selektojmë zonën e të dhënave dhe të shkojmë te menuja Format, Column, pastaj AutoFit Selection, dhe automatikisht kolonat do të zgjerohen apo ngushtohen aq sa ç’është shkrimi nëpër qeliza.

Një mënyrë tjetër e shkurtër është të klikoni dy herë me butonin e majtë të mousit, pasi të keni selektuar zonën e qelizave, te ndarja midis kolonës A dhe B.

Selektoni zonën F5:I5. Shkoni te menuja Format, Column, pastaj Width. Te dritarja që do të hapet mund të shkruani 11 për të caktuar gjerësinë e kolonës me saktësi.

Pasi të keni bërë këto ndryshime klikoni Save për t’i ruajtur.

E njëjta gjë vlen edhe për rreshtat veçse do të veproni jo midis kolonave A, B, C, e kështu me radhë, por midis rreshtave 1, 2, 3, e kështu me radhë, dhe me menunë Format, Row.


34

Komandat e Column të menusë Format

Komanda Përshkrimi

Width Cakton gjerësinë deri në një numër të caktuar karakteresh

AutoFit Selection Përshtat gjerësinë sipas shkrimit apo vlerës më të gjatë në qelizë

Hide Fsheh kolonën apo kolonat

Unhide Rikthen në gjendjen e mëparshme kolonën apo kolonat

Standard Width I rikthen kolonën apo kolonat në gjendjen fillestare

E. SHTIMI DHE FSHIRJA E RRESHTAVE DHE

KOLONAVE Ndërsa bëni ndryshime në një faqe pune do të t’ju duket e nevojshme të shtoni apo të hiqni rreshta dhe kolona për të ruajtur worksheet-in aktual. Për shembull, do t’ju duhet të shtoni rreshta për të shtuar produkte të reja të inventarit apo për të hequr kolona të totaleve vjetore që nuk janë më aktualë.

Duke përdorur tabelën e mëparshme, nëse doni të shtoni një rresht, një kolonë apo disa qeliza, mjafton të zgjidhni vendin ku doni t’i shtoni dhe të klikoni me butonin e djathtë të mousit, pastaj Insert.


35

Do të hapet një dritare me katër pika. Për të shtuar një rresht duhet të klikoni te pika e tretë (Entire row), pastaj OK. Rreshti do të shtohet sipër rreshtit apo qelizës së zgjedhur.

E njëjta gjë vlen edhe për kolonat, veçse kolona shtohet në të majtë të kolonës së zgjedhur.

Për të shtuar disa rreshta apo kolona përnjëherësh, mjafton të selektosh aq rreshta apo kolona kërkon të shtosh, pastaj të kryesh të njëjtin veprim si më lart.

Për të shtuar menjëherë, pa u shfaqur dritarja dialoguese, mjafton të klikoni te numri që tregon rreshtin, në të djathtë të faqes së punës dhe të klikoni tek Insert. E njëjta gjë vlen edhe për kolonat.

Për të fshirë një rresht veprohet në këtë mënyrë. Klikoni tek butoni i selektimit të rreshtit, p.sh. 24, që përfaqëson rreshtin 24, shkoni tek menuja Edit, pastaj Delete. Rreshti i selektuar do të fshihet automatikisht. Për të fshirë të dhënat e atij rreshti apo kolone selektojeni më parë pastaj shtypni Delete nga tastiera. Të dhënat zhduken, por rreshti apo kolona mbetet.

E njëjta gjë vlen edhe për kolonat.

NJË KËSHILLË

Kur shtoni apo fshini një kolonë apo një rresht brenda një rangu qelizash të përfshira në një formulë, Excel-i në mënyrë automatike rregullon formulën për të pasqyruar ndryshimin. Megjithatë, kur shtoni një kolonë apo rresht në fund të një rangu qelizash


36

të përfshira në një formulë, ju duhet të ndryshoni formulën për të pasqyruar kolonën apo rreshtin e shtuar. Për të eleminuar këtë punë në të ardhmen ju mund të përfshini një kolonë apo rresht bosh në fund (por brenda) të rangut të qelizave për atë formulë, siç tregohet në figurën mëposhtë. Atëherë nëse shtoni një kolonë apo rresht tjetër në fund të rangut të qelizave formula do të ndryshohet në mënyrë automatike, duke përfshirë të dhënën e re.

F. PËRDORIMI I NGJYRIMEVE DHE BORDËRAVE Ju mund të përdorni ngjyrat, formatimin e sfondit dhe bordërat për të nxjerrë në pah tërë paraqitjen e faqes së punës dhe për të përmirësuar lexueshmërinë e saj. Ju mund të bëni një gjë të tillë duke përdorur butonin Patterns nga dritarja dialoguese Format Cells ose duke përdorur butonat Borders dhe Color te Formatting toolbar. Ju mund të ngjyrosni sfondin e një qelize, të një zone qelizash, apo edhe përmbajten e tyre. Dhe gjithashtu mund t’u vendosni bordëra të gjitha qelizave në një faqe pune apo vetëm qelizave të selektuara. Shikoni tabelën në fund të këtij kapitulli për një informacion më të zgjeruar të butonave të bordërave dhe funksioneve të tyre.


37

Në tabelën tuaj klikoni te qeliza A1.

Pastaj klikoni te lista e ngjyrimeve të sfondit të një qelize apo zone. Klikoni te ngjyra që ndodhet te rreshti i katërt, kolona e pestë. Do të shikoni se sfondi do të marrë ngjyrën e zgjedhur.

Klikoni menunë Format, pastaj Cells. Do të hapet dritarja dialoguese.

Klikoni te Patterns. Aty mund të zgjidhni një ngjyrë apo format për sfondin tuaj.


38

Duke qëndruar te qeliza A1, pasi të keni shkuar te Format Cells dhe të keni klikuar te Patterns, te shigjeta me kokëposht (siç është treguar në figurën më lart) zgjidhni Thin Diagonal Crosshatch (katrori i fundit djathtas-poshtë). Pas këtij veprimi qeliza A1 do të ketë këtë sfond.

Për të bërë me bordera një qelizë apo një zonë tabele mjafton të klikoni te lista e

borderave te Formatting Toolbar . Selektoni zonën A3:I7 dhe zgjidhni borderin që ndodhet te rreshti i tretë kolona e dytë, ku lexon All borders.


39

Për të parë se si do të shfaqet në paraprintim duhet të klikoni te butoni i Print

Preview te Standard Toolbar.

Pasi të mbaroni punën ruani ndryshimet.

Përdorimi i ngjyrave për të organizuar një faqe pune

Ju mund të përdorni ngjyrat për t’i dhënë një paraqitje të veçantë çdo pjese të faqes së punës. Për shembull, mund të doni t’i vini ngjyrën blu të hapur të gjithë rreshtave që përmbajnë një kategori të dhënash dhe ngjyrën jeshile të hapur të gjithë rreshtave që përmbajnë një kategori tjetër të dhënash. Përdorni të njëjtat ngjyra për të njëjtët grupe në faqe të ndryshme pune dhe përpiquni të shmangni ngjyra që janë shumë të ndezura dhe ngacmuese për sytë.

Tabela e butonave të bordërave

Butoni Funksioni Butoni Funksioni Butoni Funksioni

Borderi i sipërm

Borderi i brendshëm horizontal

Borderi i poshtëm me vizë të trashë

Borderi i poshtëm

Borderi i brendshëm vertikal

Borderi i sipërm dhe i poshtëm

Borderi i majtë

Borderi anësor rrethues

Borderi i sipërm dhe borderi i trashë me dy viza

Borderi i djathtë

Pa border

Borderi i sipërm dhe i poshtëm me vizë të trashë

Borderi i brendshëm

Borderi i poshtëm me dy viza

Borderi anësor me vizë të trashë


40

G. PËRDORIMI I FORMATIMIT ME KUSHT

Veçoritë e formatimit e bëjnë faqen e punës të duket profesionale dhe ndihmon të dallojmë të dhëna të ndryshme. Këto veçori mund të përdoren duke u varur nga rezultati i veçantë në qeliza. Veçoritë e formatimit të zbatuar në mënyrë automatike mbështetur në vlerat e qelizave quhet formatim me kusht (conditional formatting). Nëse e dhëna përputhet me kriterin tuaj, Excel-i zbaton formatin që i keni dhënë. E zëmë se ju duhet të dini kostot e reklamimit që deri në një farë numri të shfaqet me numra me ngjyrë të kuqe të theksuar dhe vlerat më të vogla të shfaqen me blu. E zëmë se doni që faqja e punës të përfshijë formatim me kusht në mënyrë që kostot e reklamimit më të mëdha se 175 USD të shfaqen me të kuqe të theksuar. Për këtë do të na duhet të krijojmë një formatim me kusht në qelizën e parë të kolonës së kostove të reklamave.

1. Klikoni në qelizën G4.

2. Klikoni Format te menutë, pastaj Conditional Formatting

Do të hapët dritarja dialoguese e formatimit me kusht, ashtu siç tregohet më poshtë:


41

Në varësi të veprimit matematikor që do të zgjidhni (si për shembull: “greater than” apo “not equal to”), dritarja dialoguese e formatimit me kusht do të shfaqë fusha të ndryshme të dhënash. Ju mund të përcaktoni deri në tre kushte që ju lejon të përcaktoni parametrat e rezulatit, pastaj të caktoni veçoritë e formatimit për secilën prej tyre. Në fillim caktohet kushti. Vendosja fillestare në dritaren dialoguese është “Cell Value is” “between” (“Vlera e qelizës është” “midis”).

3. Për të ndryshuar kushtin aktual, klikoni te lista e veprimeve, pastaj klikoni greater than or equal to (më e madhe se ose e barabartë me).

Kushti i parë është që vlera e qelizës duhet të jetë më e madhe ose e barabartë me një vlerë të caktuar. Shikoni tabelën më poshtë për listën e opsioneve. Ju mund të përdorni një konstante, një formulë, një referencë qelize, apo një datë. Kjo vlerë vendoset në kutinë e tretë.

4. Klikoni te kutia ku vendoset vlera dhe shtypni 175

Pasi keni vënë vlerën, veçoritë e formatimit me kusht përcaktohen në kutinë e formatimit të qelizave.

5. Klikoni Format te dritarja dialoguese, pastaj te lista e ngjyrave (ashtu siç tregohet më poshtë) dhe zgjidhni ngjyrën e kuqe (rreshti i tretë, kolona e parë nga e majta), klikoni Bold te Font style më sipër, pastaj OK te Format Cells dhe OK te dritarja dialoguese Conditional Formatting.

Vlera 261.95 në qelizën G4 është formatuar me të kuqe të theksuar, sepse është vlerë më e madhe se 175, duke plotësuar kushtin e formatimit. Formatimi me kusht, ashtu si çdo formatim tjetër, mund të kopjohet në qelizat e tjera të kolonës.


42

6. Duke selektuar qelizën G4, klikoni butonin Format Painter te Standart toolbar, pastaj tërhiqni mousin, duke e mbajtur shtypr me butonin e majtë, deri te qeliza G30.

Pasi është kopjuar formatimi keni mundësi të shikoni rezultatin. Do të jenë me të kuqe të gjitha të dhënat më të mëdha se 175.

7. Klikoni te qeliza G4

Krahasoni rezultatet tuaja me figurën më sipër.

8. Shkoni te qeliza A1 dhe klikoni Save për të ruajtur ndryshimet tuaja.

Tabela e opsioneve të formatimit me kusht

Opsioni E barasvlershmja matematikore

Opsioni E barasvlershmja matematikore

Midis X fY p Z Më e madhe se Z f Y

Nuk është midis B >C >A Më e vogël se Y p Z

E barbartë me A=B Më e madhe se ose e barabartë me

A ≥ B

Jo e barbartë me A ≠ B Më e vogël se ose e barbartë me

Z ≤ Y

Heqja e formatimit me kusht


43

Ngaqë shumë herë kushtet e vendosura ndryshojnë, ndonjë nga formatimet me kusht mund të hiqet. Për të bërë këtë selektoni formatimin me kusht, klikoni Format te menutë, Conditional Formatting, pastaj butonin Delete. Do të hapet dritarja dialoguese Delete Conditional Format, siç tregohet në figurën më poshtë. Klikoni kutinë e atij kushti që doni të hiqni, pastaj OK. Formatimi i mëparshëm do të hiqet – duke lënë përmbajtjen e qelizave të paprekura.

H. KONTROLLIMI DREJTSHKRIMOR

Nëse keni bërë një punë në gjuhën angleze, është mirë para se t’ia dërgoni eprorit tuaj të kontrolloni gabimet e mundshme të fjalëve. Një fjalë jo e shkruar drejt mund të hedhë dyshime mbi vlefshmërinë e numrave tuaj. Kontrolluesi i fjalëve në Excel është i njëjti me atë në Word, Power Point dhe Access, kështu që ndonjë fjalë që do t’i shtoni fjalorit duke përdorur këto programe, do t’i shtohet automatikisht edhe Excel-it.

Klikoni butonin e kontrollimit drejtshkrimor te Standard toolbar

Do të hapet dritarja dialoguese e kontrolluesit drejtshkrimor, ashtu siç tregohet mëposhtë.


44

Kontrolluesi i shkrimit fillon nga qeliza e parë e selektuar deri tek e fundit dhe krahason fjalët në faqen e punës me ato të fjalorit të tij. Çdo fjalë që nuk gjendet në fjalor bën që kontrolluesi të ndalojë. Në atë pikë, ju mund të vendosni ta kaloni, ndryshoni, apo shtoni atë fjalë në fjalorin aktiv. Për çdo fjalë që është emër dhe që nuk ndodhet në fjalor mund ta kaloni pa e ndryshuar apo hequr.

Kur të keni mbaruar dhe nuk ka më fjalë për të ndryshuar, Excel-i do të shfaqë një dritare mesazhi siç tregohet mëposhtë.


45

4. PUNA ME GRAFIKËT

OBJEKTIVAT

A. KRIJIMI I NJË GRAFIKU

B. ZHVENDOSJA DHE CAKTIMI I MADHËSISË SË GRAFIKUT

C. EDITIMI I NJË GRAFIKU

D. FORMATIMI I NJË GRAFIKU

E. EMËRTIMET E NDRYSHME TË NJË GRAFIKU

F. SHËNIMET DHE VIZATIMET NË NJË GRAFIK

G. PARAPRINTIMI DHE PRINTIMI I NJË GRAFIKU

Faqet e punës në Excel sigurojnë një mënyrë të frytshme për të organizuar

informacionin, por ato nuk janë gjithmonë formati më i mirë për t’ua paraqitur të

dhënat të tjerëve.

Informacioni në një zonë të selektuar qelizash apo faqe pune mund të kthehet fare

thjesht në një format pamor me anë të një grafiku. Grafikët në mënyrë pamore

komunikojnë marrëdhëniet e të dhënave në një faqe pune. Në këtë kapitull do të

mësoni se si të krijoni, se si të ndryshoni një grafik dhe llojet e tij, se si të shtoni

shënime dhe shigjeta dhe se si të shikoni në paraprintim dhe të printoni një grafik.


46

A. KRIJIMI I NJË GRAFIKU

Për të krijuar një grafik në Excel së pari duhet të selektoni zonën e qelizave që përmban të dhënat që do të përfshini në grafik. Sapo të keni selektuar zonën, mund të përdorni udhëzuesin e grafikëve në Excel për t’ju udhëhequr në procesin e krijimit të grafikut.

Bëni tabelën e treguar më poshtë.

Selektoni zonën A5:G9, pastaj klikoni butonin e krijimit të grafikëve te Standard

Toolbar . Të dhënat e selektuara do të vijëzohen me një vijë me ngjyrë dhe do të hapet dritarja që përmban grafikët.


47

Hapi i parë për të ndërtuar një grafik është zgjedhja e llojit të grafikut, që bëhet te Standard Types. Në të majtë të dritares ndodhen disa lloje grafikësh, që mund të zgjidhni sipas dëshirës apo asaj që ju kërkohet. Nëse doni lloje të tjerë grafikësh të gatshëm mund të kërkoni te butoni tjetër i kësaj dritareje Custom Types.

Për të vazhduar me hapat e tjerë duhet të klikoni te butoni Next të fund të dritares.

Hapi i dytë është Data Range. Aty, duke klikuar te katrori në të djathtë, ku lexon Data Range, mund të zgjidhni zonën që do të bëni grafik. Por meqë ju e keni bërë tashmë në fillim kjo nuk është e nevojshme, vetëm se te Data Range shfaqet adresa e zonave të selektuara.

Te hapi i tretë janë Opsionet e grafikut. Këtu mund të caktoni titullin e grafikut, duke shkruar nga tastiera, mund të caktoni koordinatat, akset, legjendën, të dhënat, në vlera apo në përqindje, etj..

Në hapin e katërt keni dy opsione për të vendosur grafikun tuaj. Opsioni i parë është nëse doni të krijoni një faqe të re për të shfaqur grafikun tuaj, duke i vënë edhe emrin


48

përkatës (aty ku lexon As new sheet), ose të zgjidhni që të vendoset në faqen aktuale të punës (aty ku lexon As object in).

Pasi të vendosni klikoni Finish dhe do t’ju shfaqet grafiku.

Pasi të mbaroni klikoni Save për të ruajtur ndryshimet.

Llojet e grafikëve më të përdorur

Lloji Butoni Përshkrimi

Area Tregon se si ndryshon vëllimi me kalimin e kohës

Bar Krahason objekte të veçantë me kalimin e kohës duke përdorur një format horizontal; ndonjëherë i referohet një grafiku me kolona horizontale në programe të tjera Excel-i

Column

Krahason objekte të veçantë me kalimin e kohës në një format vertikal; sa herë që do të krijoni një grafik pa bërë zgjedhje vetë, do t’ju shfaqet kjo formë grafiku; ndonjëherë i referohet grafikut me kolona në programe të tjera Excel-i

Line Krahason prirjet me kalimin e intervaleve të kohës; është i ngjashëm me një grafik të llojit Area

Pie

Krahason madhësinë e copave si pjesë e një të tëre; mund të ketë copa të veçuara nga rrethi (pie)

XY (scatter) Krahason prirjet në kohë të pabarabarta apo në intervale të matura; përdoret në disiplinat shkencore dhe inxhinierike për caktimin e prirjes dhe ekstrapolimit

Combination Kombinon një kolonë dhe një grafik për të krahasuar të dhënat që kërkojnë shkallë të ndryshme matjeje

B. ZHVENDOSJA DHE CAKTIMI I MADHËSISË SË

GRAFIKUT

Grafikët janë objekte që nuk janë pjesë e një adrese qelize apo qelizash. Ju mund ta lëvizni një grafik kudo në faqen e punës pa prekur formulat apo të dhënat në atë faqe. Ju mund t’i jepni një madhësi të duhur grafikut tuaj për të përmirësuar paraqitjen e tij duke tërhequr në cepat e tij. Gjithashtu mund të vendosni një grafik në një faqe tjetër pune pa u shqetësuar për formulat. Objektet e krijuara, siç janë grafikët, përmbajnë objekte të tjerë që mund t’i lëvizni apo t’u jepni madhësi të ndryshme.


49

Hapni tabelën që punuam në pikën e parë. Sigurohuni se keni selektuar grafikun që bëtë.

Për të lëvizur grafikun mjafton të klikoni te sfondi i bardhë i tij dhe ta tërhiqni majtas apo djathtas deri në pozicionin që dëshironi. Në momentin që e tërhiqni mousi do të

marrë formën e kryqit të hollë me shigjetat në majë të secilës anë . Zhvendoseni lart deri në fillim të rreshtit 13 dhe majtas të takojë borderin e kolonës A, pastaj lëshojeni mousin.

Për ta zmadhuar grafikun nëpër borderin anësor të tij ekzistojnë tetë katrorë të vegjël, që po të klikohen me butonin e majtë të mousit, ky i fundit merr formë shigjete me dy

koka . Pasi të bëni këtë tërhiqeni mousin majtas apo djathtas për ta zgjeruar grafikun aq sa dëshironi. Zgjerojeni majtas deri te kolona H dhe sipër deri në fillim të rreshtit 12.

Të njëjtit veprim mund ta bëni edhe me pjesën brenda të grafikut apo me legjendën e tij.

Pasi të mbaroni ruani ndryshimet e bëra.

Treguesit më të përdorur

Emri Treguesi Përdorimi Emri Treguesi Përdorimi

Treguesit e ndryshimit diagonal

ose Ndryshojnë formën e grafikut nga cepat

Forma e I-së

Ndryshon tekstin e grafikut

Treguesi i vizatimit Krijon forma

Lëvizësi i grafikut

Ndryshon vendndodhjen e grafikut

Treguesi i ndryshimit horizontal

Ndryshon formën e grafikut nga e majta në të djathtë

Treguesi i ndryshimit vertikal

Ndrydhon formën e grafikut nga maja në fund


50

C. EDITIMI I NJË GRAFIKU

Sapo të keni krijuar një grafik është e lehtë të bëni ndryshime në të. Ju mund të ndryshoni vlerat e të dhënave në faqen e punës dhe grafiku do të ndryshojë në mënyrë automatike për të pasqyruar të dhënat e reja. Ju gjithashtu mund të ndryshoni fare lehtë llojet e grafikut duke përdorur butonat nga lista e komandave të grafikut (Chart). Le të mendojmë se pasi pamë përsëri të dhënat në faqen e punës vumë re se kemi hedhur një të dhënë të gabuar për Kansas City në muajin nëntor dhe dhjetor. Pasi të ndryshojmë të dhënat le të shkojmë e të shohim se si duken ato duke përdorur llojet e ndryshme të grafikut.

Klikoni në qelizën F8 dhe shtypni 19000, pastaj në G8 dhe shtypni 20500.

Kolonat e Kansas City të nëntorit dhe dhjetorit do të pasqyrojnë shitjet e shtuara. Shikoni më sipër. Numrat e shtuar në qeliza do të pasqyrohen edhe në grafik. Bëni disa prova për të parë rezultatin.

Klikoni me butonin e djathtë të mousit te Standard Toolbar dhe pastaj opsionin Chart. Pas kësaj do të shfaqet në faqe dritarja dialoguese e përpunimit të grafikëve.

Për të ndryshuar llojin e grafikut pa bërë një grafik të ri mjafton të klikoni te lista e

llojeve të grafikëve te dritarja që u shfaq dhe të zgjidhi një grafik tjetër .


51

Klikoni te lloji i grafikut Bar . Kolonat e grafikut do të ndryshojnë në horizontalisht. Shikoni figurën më poshtë. Shikoni këtë grafik, merrni disa shënime dhe mund të ndryshoni përsëri llojin e grafikut.

Mund të doni të shikoni nëse të dhënat e shitjeve mund të paraqiten më mirë në një

grafik me tri përmasa. Klikoni te lista e llojeve të grafikëve , pastaj butonin e

grafikut me tri përmasa . Kur të bëni këtë do të shfaqet grafiku me tri përmasa. Do të shikoni se ky grafik është më i ngjeshur se sa formati me dy përmasa, por ju jep një ide të vëllimit.

Për t’u kthyer te lloji i grafikut të mëparshëm pasi të klikoni te lista e llojeve të

grafikëve zgjidhni .

Ruani punën pasi të bëni ndryshimet.


52

Rrotullimi i një grafiku

Në grafikun me tri përmasa kolonat ndonjëherë mund të jenë të fshehura nga seri të tjera të dhënash brenda të njëjtit grafik. Ju mund të rrotulloni grafikun derisa të arrini një paraqitje më të mirë të tij. Selektoni grafikun, klikoni në njërin nga cepat e tij, pastaj tërhiqeni mousin deri në një pamje më të pëlqyeshme të tij. Shikoni figurën më poshtë.

Butonat më të përdorur të grafikut

Po të klikoni

do të shfaqet Po të klikoni



do të shfaqet

Grafiku me fusha të ndryshme

Grafiku në formë “Byreku”

Grafiku me fusha të ndryshme me tri përmasa

Grafiku në formë “Byreku” me tri përmasa

Grafiu me kolona horizontale

Grafiku me pika të shpërndara

Grafiku me kolona horizontale me tri përmasa

Grafiku me sipërfaqe me tri përmasa

Grafiku me kolona

Grafiku në formë

Grafiku me kolona

Grafiku në formë


53

vertikale “Petulle të ardhur”

vertikale me tri përmasa

cilindri me tri përmasa

Grafiku me viza

Grafiku Radar

Grafiku me viza me tri përmasa

Grafiku në formë koni me tri përmasa

D. FORMATIMI I NJË GRAFIKU

Pasi keni krijuar një grafik nga tabela e grafikëve, shumë thjeshtë mund të ndryshoni pamjen e tij. Përdorni menunë Chart për të ndryshuar ngjyrat e serive të të dhënave dhe të shtoni apo të hiqni një legjendë apo vijat ndihmëse. Vijat ndihmëse (gridlines) janë vija horizontale dhe vertikale në grafik që u japin mundësi syve të ndjekin vlerën në bosht. Butoni që selekton llojin e grafikut ndryshon sipas llojit të grafikut të zgjedhur. Butonat e listës së grafikëve (Chart toolbar) janë të gjithë të shpjeguar në tabelën më poshtë. Le të shohim nëse grafiku duket më mirë pa vijat ndihmëse dhe të ndryshojmë ngjyrat e serive të të dhënave.

Duke vazhduar shpjegimi me grafikun e parë, sigurohuni se e keni selektuar grafikun.

Shkoni te menuja Chart që do të shtohet te menutë pasi të keni selektuar grafikun. Shkoni te Chart Options, pastaj klikoni te katrori që ka në të djathtë të shkruar Major gridlines (për vlerat e Y-it).

Vijat do të zhduken nga grafiku në figurën djathtas në dritaren dialoguese, ashtu siç tregohet në figurën më poshtë. Edhe pse vijat ndihmëse shfaqen që nga maja deri te boshtet e grafikut, ndonjëherë ato nuk janë të domosdoshme për të na ndihmuar që ta kuptojmë grafikun.

Klikoni Minor gridlines (po për vlerat e Y-it). Sfondi i grafikut do të vijëzohet horizontalisht. Për t’i hequr vizat ndihmëse klikoni përsëri te katrorët korrespondues në të majtë.

Për të ndryshuar ngjyrat e një kolone të grafikut veprohet në këtë mënyrë: duhet të klikoni dy herë rresht tek ajo kolonë që do t’i ndryshoni ngjyrat. Pasi të bëni këtë do


54

të shfaqet një dritare që titullohet Format Data Series. Te Patterns në të majtë mund të zgjidhni ngjyrën, stilin dhe trashësinë e vijës kufizuese të kolonës. Nëse e doni me dritëhije mund të klikoni te katrori Shadow. Ndërsa në të djathtë mund të zgjidhni ngjyrën e kolonës. Për efekte të tjera mund të klikoni te Fill Effects.

Kolonat me pikë katrore janë kolonat që iu ndryshua ngjyra.

Pasi të bëni ndryshimet e duhura klikoni Save dhe mbyllni programin.

Butonat e rivlerësimit të grafikut (Elementët e Chart toolbar)

Butoni Përdorimi


55

Shfaq dritarjen dialoguese formatuese për objektet e selektuara në grafik

Selekton llojin e grafikut (ky buton ndryshon sipas llojit të grafikut të zgjedhur)

Shton ose heq legjendën e grafikut

Krijon një tabelë të dhënash brenda në grafik

I rendit të dhënat e grafikut sipas rreshtave

I rendit të dhënat e grafikut sipas kolonave

Kthen tekstin e selektuar diagonalisht lart-posht

Kthen tekstin e selektuar diagonalisht posht-lart

E. EMËRTIMET E NDRYSHME TË NJË GRAFIKU

Sigurohuni se keni selektuar grafikun. Shkoni te menuja Chart, Chart Options, pastaj klikoni te Titles pasi të hapet dritarja. Për t’i vendosur titullin grafikut klikoni te Chart title dhe shkruani nga tastiera. Për boshtet e X-eve dhe Y-eve klikoni më poshtë dhe i emërtoni me radhë. Pasi t’i shkruani te dritarja në të djathtë pas disa sekondash do të shfaqen titujt.

Klikoni në grafik titullin e tij Shitjet e MediaLoft. Klikoni butonin e formatimit të

grafikut te Chart toolbar për të hapur dritaren dialoguese të formatimit të grafikut. Klikoni Patterns, pastaj klikoni kutinë ku lexon Shadow. Pas këtij veprimi do të shikoni se poshtë titullit do të shfaqet një dritëhije. Ju mund të vazhdoni të formatoni titullin.

Nga dritarja që ju është hapur klikoni Font, pastaj Times New Roman në listën e shkrimeve, pastaj Bold Italic në listën e stilit të shkrimit, pastaj klikoni OK. Kështu keni formatuar titullin.


56

Pasi të mbaroni klikoni Save.

Ndryshimi i llojit të shkrimit dhe spostimit në grafik

Lloji i shkrimit dhe spostimi i boshteve mund të ndryshohet që grafiku të jetë më i qartë ose të përshtatet më mirë në zonën e zgjedhur. Sapo të keni selektuar grafikun, klikoni dy herë rresht tekstin boshtor që do të ndryshohet. Menjëherë do të shfaqet dritarja dialoguese Format Axis. Klikoni te Font ose Alignment për të bërë ndryshimet e duhura, pastaj klikoni OK.


57

F. SHËNIMET DHE VIZATIMET NË NJË GRAFIK

Ju mund të shtoni shigjeta dhe shënime për të treguar informacion thelbësor në grafikët tuaj. Shënimet janë etiketa që ju i shtoni në një grafik për të përshkruar më tej të dhënat në të. Ju mund të hiqni viza dhe shigjeta që të çojnë në vendndodhjen e saktë që doni të theksoni.

Sigurohuni që keni selektuar grafikun.

Për të treguar rritjet e shitjeve në Boston në muajin tetor, ju mund të bëni një shigjetë që tregon majën e serisë së të dhënave të tetorit me një shënim të tillë: “Për shkak të fushatës së reklamave”. Duke patur grafikun të selektuar, thjesht duke shkruar tekstin te formula bar do t’ju krijohet shënimi.

Shkruani: “Për shkak të fushatës së reklamave”, pastaj klikoni butonin Enter .


58

Ndërsa shkruani teksti do të shfaqet te formula bar. Pasi konfirmoni, duke shtypur butonin Enter, teksti do të shfaqet në një kuti të selektuar brenda dritares së grafikut.

Klikoni te kutia ku është shkruar teksti dhe tërhiqeni me mous sipër grafikut, ashtu siç është treguar në figurën më lart, me vija të ndërprera.

Tani të përpiqemi të vëmë shigjetën përbri shënimit. Klikoni me butonin e djathtë poshtë menuve. Pasi të hapet lista e komandave klikoni butonin Drawing. Do t’ju shfaqet lista e komandave të shkurtra të vizatimit në fund të faqes së punës.

Klikoni butonin e shigjetës te Drawing toolbar.

Mousi do të marrë këtë formë. Kur tërhiqni një shigjetë pika ku do të përfundojë tërheqja e mousit do të jetë maja e saj.

Filloni tërheqjen e mousit poshtë fjalës reklamave derisa të arrijë kolonën më të lartë në grafik që tregon shitjet në Boston.

Pasi të keni bërë këtë do t’ju shfaqet një shigjetë që tregon shitjen më të lartë në Boston. Shigjeta është një objekt i selektuar në një grafik dhe mund t’i ndryshohen përmasat, formatimi, apo të fshihet ashtu si çdo objekt tjetër. Krahasoni punën tuaj me tabelën më poshtë.

Pasi të keni bërë ndryshimet ruani punën tuaj.


59

Veçimi i një cope grafiku i llojit PIE

Ashtu si një shigjetë mund të tërheqë vëmendjen e një serie të të dhënave, po kështu ju mund të theksoni një copë të grafikut në formë byreku duke e veçuar, apo duke e larguar nga grafiku. Sapo të keni selektuar grafikun, klikoni mbi të, klikoni mbi copën që dëshironi të largoni, pastaj largojeni nga pjesa tjetër e grafikut duke e tërhequr me mous, ashtu siç tregohet në figurë. Pasi të ndryshoni llojin e grafikut, do t’ju duhet të rregulloni shigjetat brenda grafikut.


60

G. PARAPRINTIMI DHE PRINTIMI I NJË GRAFIKU Pasi të mbaroni grafikun do t’ju duhet ta printoni atë. Paraprintimi i një grafiku ju jep një rast për të parë se si duket ai para se ta printoni. Ju mund ta printoni grafikun vetëm ose si pjesë të faqes së punës.

Sigurohuni që të mos keni selektuar grafikun.

Klikoni butonin Print Preview nga Standard Toolbar. Do t’ju paraqitet grafiku dhe tabela e të dhënave në paraprintim. Të njëjtin veprim mund ta bëni edhe duke klikuar te menuja File, pastaj Print Preview.

Mund të ndodhë që grafiku të jetë më i gjërë se sa i gjatë. Kështu që ju duhet të ndryshoni formën e fletës.

Për të bërë këtë ju duhet të shkoni te Setup, duke klikuar te butonat sipër dritares.

Pasi të hapet dritarja e Page Setup-it zgjidhni Landscape dhe forma e faqes do të ndryshojë pasi të klikoni OK.


61

Për të vendosur në qendër grafikun, qoftë horizontalisht qoftë vertikalisht, te Page Setup klikoni Margins, dhe në fund të dritares klikoni te ndarja Center on page katronin Horizontally dhe Vertically.

Për të printuar majfton të klikoni butonin Print aty ku jeni, dhe pastaj OK. Grafiku dhe të dhënat e hedhura do të printohen.

Për të dalë nga Print Preview mjaton të klikoni Close.

Pasi të mbaroni punë klikoni Save për të ruajtur ndryshimet e bëra.

Kur doni të printoni vetëm grafikun, pa të dhënat e tjera anembanë, në fillim selektojeni atë, pastaj klikoni Print Preview për ta parë para se ta printoni. Klikoni Page Setup për të caktuar marzhet e tij. Page Setup në këtë rast nuk është njësoj si në rastin kur printoni tërë faqen e punës. Shikoni figurën mëposhtë dhe veproni edhe ju në të njëjtën mënyrë për të parë ndryshimet.


62


63

5. PUNA ME FORMULAT DHE FUNKSIONET

OBJEKTIVAT

A. KRIJIMI I FORMULAVE ME DISA VEPRIME

B. PËRDORIMI I EMRAVE NË FORMULA

C. PËRDORIMI I FORMULAVE PËR TË GJETUR TOTALET ME AUTOSUM

D. PËRDORIMI I DATAVE NË LLOGARITJE

E. PËRDORIMI I FORMULAVE ME KUSHT DUKE PËRDORUR FUNKSIONIN

IF

F. PËRDORIMI I FUNKSIONEVE STATISTIKORE

Pa formulat Excel-i do të ishte thjesht një rrjetë elektronike me shkronja dhe numra.

Me formulat Excel-i bëhet një program i fuqishëm analize të dhënash. Ndërsa mësoni

se si të analizoni llojet e ndryshme të formulave, duke përfshirë edhe ato që quhen

funksione, do të zbuloni mënyra të tjera për të përdorur Excel-in. Në këtë kapitull do

të fitoni një kuptim të mëtejshëm të formulave të Excel-it dhe do të mësoni se si të

ndërtoni disa funksione të tij.


64

A. KRIJIMI I FORMULAVE ME DISA VEPRIME

Ju mund të krijoni formula që përmbajnë kombinime të referencave të qelizave (për shembull, Z100 dhe B2), veprime (për shembull, * [shumëzim] dhe – [zbritje]) dhe vlera (për shembull, 99 apo 1.56). Ju gjithashtu mund të krijoni një formulë të vetme që kryen disa llogaritje. Nëse futni një formulë me më shumë se një veprim, Excel-i do të kryejë llogaritje në një pjesë të veçantë mbështetur në rregulla algjebrike të quajtura precedenca, pra, Excel-i kryen veprime brenda kllapave në fillim, pastaj kryen llogaritjet e tjera. Shikoni tabelën më poshtë. Le të shohim shembullin më poshtë.

Bëni tabelën e mëposhtme.

1. Klikoni Edit nga menutë, pastaj Go To. Shkruani B11 te kutia referuese dhe klikoni OK.

Komanda Go To është e dobishme kur ju duhet të shkoni në një qelizë kur faqja e punës është shumë e madhe.

2. Shkruni =B6-

Mbani mend se kur duhet të shkruani një formulë, shkronjat e adresave të qelizave mund t’i bëni qoftë me shkronja të mëdha qoftë me të vogla (Excel-i në mënyrë automatike do t’i kthejë shkronjat e vogla në të mëdha). Nëse bëni gabim në shkruajtjen e një formule shtypni butonin [Esc] nga tastiera dhe shkruani formulën nga fillimi.


65

Shenja e barazimit (=) vihet, siç e kemi thënë më parë, kur duam të shkruajmë një formulë. Ajo është e domosdoshme. B16 është adresa e qelizës nga do të fillojë formula dhe shenja (– ) është veprimi që pason.

3. Pastaj shkruani (B7+B8+B9+B10) dhe butonin Enter nga formula toolbar.

Rroga neto për periudhën 1 do të shfaqet në qelizën B11, ashtu siç është treguar në figurën më sipër. Ngaqë Excel-i kryen së pari veprimet që ndodhen brenda kllapave, ju mund të kontrolloni rendin e llogaritjeve në faqen e punës (në këtë rast, Excel-i mbledh vlerat në qelizën B7 deri në B10). Pasi të jenë kryer veprimet brenda kllapave, Excel-i do të kryejë verimet jashtë tyre (në këtë rast, Excel-i do të zbresë shumën e zonës së qelizave nga B7:B10 nga qeliza B6).

4. Kopjoni formulën në qelizën B11 në qelizat C11:F11, pastaj shkoni te qeliza A1.

Formula në qelizën B11 është kopjuar në zonën e qelizave C11:F11 për të plotësuar rreshtin 11. Shikoni figurën më poshtë.

Pasi të mbaroni ruani ndryshimet në faqen e punës.

Përdorimi i komandës Paste Special për të kopjuar formulat dhe vlerat, dhe kryerja e

veprimeve matematikore

Ju mund të përdorni komandën Paste Special për të futur në mënyrë të menjëhershme formula dhe vlera, dhe madje të kryeni veprime matematikore menjëherë. Klikoni te


66

qeliza që përmban formulën apo vlerën që doni të kopjoni, klikoni butonin e kopjimit

nga Standard toolbar, pastaj klikoni me butonin e djathtë në qelizën që doni të dalë rezultati. Në menunë që shfaqet zgjidhni Paste Special, pastaj veprimin që do të bëni dhe në fund OK (Nëse doni të kopjoni vetëm formulën klikoni te Formulas).

Formula shembuj duke përdorur kllapat dhe disa veprime

Formula Rendi i precedencës Rezultati i llogaritur

=36+(1+3) Mbledh 1 me 3; pastaj rezultatit i shton 36 40

=(10-20)/10-5 Zbret 20 nga 10; pjeston rezultatin me 10; pastaj i zbret 5 -6

=(10*2)(10+2) Shumëzon 10 me 2; mbledh 10 me 2; pastaj shumëzon rezultatin

240

B. PËRDORIMI I EMRAVE NË FORMULA

Ju mund t’u vendosni emra qelizave dhe zonave të qelizave. Duke vepruar në këtë mënyrë zvogëloni gabimet dhe e bëni faqen e punës të lehtë për ta analizuar. Ju gjithashtu mund të përdorni emra në formula. Përdorimi i emrave në formula lehtëson ndërtimin e formulës dhe siguron një skelet referimi për logjikën e saj – emrat e bëjnë formulën të lehtë për t’u njohur dhe ruajtur. Formula Të ardhura – Shpenzime, për shembull, është më e lehtë për t’u kuptuar se sa formula A2 – D3. Ju mund të krijoni një listë emrash librash pune dhe referimet e tyre në çdo kohë. Le ta shohim me një shembull.

1. Klikoni në qelizën F6, pastaj te name box për të selektuar referencën e qelizës, shkruani Rroga_bruto_me_ngritje, pastaj shtypi [Enter] nga tastiera.


67

Emri i vënë qelizës F6, Rroga_bruto_me_ngritje, do të shfaqet te kutia e adresave të qelizave. Vini re se duhet të shkruani duke i ndërprerë fjalët me vizë. Qeliza F6 tashmë ka emrin Rroga_bruto_me_ngritje duke iu referuar shumës së rrogës bruto mujore që përfshin 7% rritje. Në kutinë e adresave do të shfaqet aq sa është e gjerë ajo dhe jo tërë titulli (Rroga_bruto_me...). Edhe qeliza e rrogës neto ka nevojë për një emër.

2. Klikoni në qelizën F11, klikoni name box, shkruani Rroga_neto_me_ngritje, pastaj shtypni [Enter].

Formula e re do të përdorë emra në vend të referencave të qelizave.

3. Klikoni në qelizën F13, shkruani = Rroga_neto_me_ngritje/ Rroga_bruto_me_ngritje, pastaj klikoni butonin Enter te formula bar (sigurohuni që të filloni formulën me shenjën e barazimit).

Te formula bar do të shfaqet formula e re dhe në qelizë do të shfaqet rezultati 0.47. Nëse i shtoni emra faqes të punës pasi janë futur të gjitha formulat, duhet të klikoni Insert te menutë, pastaj Name, Apply, klikoni emrin apo emrat, pastaj OK. Qeliza F13 duhet të shfaqet si përqindje.


68

4. Selektoni qelizën F13, klikoni Format te menutë, klikoni Style, klikoni listën e stilit të të dhënave (ashtu siç është treguar më poshtë) dhe zgjidhni Percent (përqindja), pastaj OK.

Vini re se rezultati i treguar në qelizën F13, 47%, është rrumbullakosur në përqindjen më të përafërt, siç është treguar në figurën më lart. Një stil është një

kombinim karakteristikash formatimi, siç janë, për shembull, Bold , Italic

dhe Underline . Ju mund të përdorni dritaren dialoguese të mësipërme për listën e komandave formatuese për të aplikuar stilet. Gjithashtu mund ta përdorni për të hequr stilet: selektoni një qelizë që ka një stil dhe selektoni Normal në listën e stileve. Për të përcaktuar stilin vetjak, selektoni një qelizë, formatojeni duke përdorur listën e komandave formatuese (si për shembull,


69

bold, italic dhe shkrim 14 njësi), pastaj hapni dritaren dialoguese të stilit dhe shkruani një emër për stilin tuaj. Më vonë, ju mund të aplikoni tërë karakteristikat formatuese thjesht duke zbatuar stilin tuaj të ri nga dritarja dialoguese.

5. Shkruani emrin tuaj në qelizën D1, kthehuni te qeliza A1, ruajeni punën dhe printoni faqen e punës.

Krijimi i një liste emrash

Ju mund të doni të verifikoni emrat që keni në një libër pune dhe qelizat e referencës. Për të kopjuar një listë emrash në një libër pune, selektoni një qelizë bosh që ka disa qeliza boshe rreth saj. Klikoni Insert te menutë, Name, pastaj klikoni Paste.

Në dritaren dialoguese të mësipërme që është hapur klikoni Paste List. Excel-i krijon një listë që përfshin emrin e faqes dhe qelizën apo zonën e qelizave që tregon emri. Shikoni më poshtë.


70

C. PËRDORIMI I FORMULAVE PËR TË GJETUR

TOTALET ME AUTOSUM

Në të shumtën e rasteve rezultati i një funksioni është një vlerë që rrjedh nga një llogaritje. Funksionet mund të kthejnë gjithashtu rezultate si tekste, referenca, apo informacione të tjera rreth faqes së punës. Funksioni, për shembull, MESATARJA (AVERAGE) futet drejt për drejtë në qelizë; ju mund të përdorni butonin e editimit të formulave; ose mund ta futni duke klikuar te butoni i funksioneve. Mund të përdorni referencat, zonat, emrat dhe formulat e qelizave si informacion midis kllapave. Ashtu si me të dhënat e tjera, ju mund të zhvendosni, kopjoni funksione nga një zonë e faqes së punës në një tjetër dhe nga një libër pune në një tjetër. Funksioni më i përdorur në Excel është funksioni i shumës (SUM), që llogarit totalet e

faqes së punës dhe mund të futet lehtë duke përdorur funksionin butonin AutoSum në Standard toolbar.

1. Bëni tabelën e mëposhtme.

2. Pasi të bëni tabelën e mësipërme selektoni zonën e qelizave B5:E9, shtypni dhe mbajeni shtypur butonin nga tastiera [Ctrl], pastaj selektoni zonën B11:E15.

Për të selektuar qeliza jo të njëpasnjëshme duhet të shtypni dhe të mbani shtypur butonin [Ctrl] ndërsa selektoni qelizat e tjera. Krahasoni selektimin tuaj me figurën më sipër.

3. Klikoni butonin AutoSum nga Standard toolbar.


71

Kur një zonë e selektuar që doni të mblidhni (në rastin tonë zona B5:E9 dhe B11:E15) përfshin një qelizë boshe me të dhëna sipër, funksioni AutoSum nxjerr totalin në atë qelizë.

4. Selektoni zonën B5:F17, pastaj klikoni .

Sa herë që zona e selektuar që doni të nxirrni shumat përfshin një qelizë boshe në rreshtin e fundit apo në kolonën e djathtë, funksioni AutoSum do të nxjerrë totalin në qelizën bosh. Në këtë rast, Excel-i injoron vlerat e të dhënave dhe mbledh vetëm shumat. Megjithëse Excel-i nxjerr totalet kur klikoni butonin AutoSum, është një ide e mirë të kontrollojmë rezultatin.

5. Klikoni qelizën B17

Te formula bar kemi =SUM(B15,B19). Shikoni figurën më poshtë. Kur llogariten totalet në tërësi Excel-i në mënyrë automatike ndan me presje referencat e qelizave të përfshira në formulë. Excel-i përdor presjet për të ndarë informacione të shumëfishta në tërë funksionet dhe jo vetëm te funksioni i shumës.

6. Printoni faqen e punës, ruani punën dhe mbyllni atë.

Llogaritjet e menjëhershme me AutoCalculate


72

Për të kontrolluar një shumë menjëherë pa futur një formulë, selektoni zonën që doni të mblidhni dhe përgjigjja do të shfaqet në fund të faqes së Excel-it. Gjithashtu mund të kryeni llogaritje të tjera të menjëhershme, si për shembull, mesataren apo gjetjen e vlerës më të vogël në një zonë të selektuar. Për të bërë këtë, klikoni me të djathtën, ashtu siç është treguar në figurë, dhe selektoni nga lista e opsioneve. Opsioni që do të zgjidhni do të mbetet i aktivizuar derisa të zgjidhni një opsion tjetër.

D. PËRDORIMI I DATAVE NË LLOGARITJE

Nëse futni data në një faqe pune që Excel-i t’i njohë si të tilla, ju mund të rregulloni datat dhe të kryeni llogaritje me to. Për shembull, ju mund të llogarisni sa ditë kanë kaluar nga lindja juaj deri më sot, pra, ditët që keni jetuar. Kur futni një format date në Excel, Excel-i e konsideron të dhënën si një funksion date, e kthen datën në një numër serial dhe e ruan atë numër në qelizë. Një datë e kthyer në numër serial është numri i ditëve që nga ajo datë. Excel-i në mënyrë automatike e kthen të dhënën seriale “1” në 1 janar 1900 (01/01/1900) dhe fillon të llogarisë duke filluar nga ajo datë; e dhëna seriale e 1 janarit 2000 është 36,526.

1. Bëni tabelën e mëposhtme.


73

2. Klikoni në qelizën C4, shkruani 1/4/00, pastaj shtypni [Enter]

Data do të shfaqet në qelizën C4 sapo ta shkruani. Ju do të futni një formulë që do të llogarisë datën e maturimit të faturës, që është 30 ditë që nga data e përpilimit. Formula i shton 30 ditë datës së faturës.

3. Klikoni në qelizën E7, shkruani =, klikoni qelizën B7, shkruani +30, pastaj klikoni butonin Enter nga formula bar.

Excel-i llogarit rezultatin duke kthyer datën e faturës 31/1/00 në një numër serial, duke i shtuar 30, pastaj duke formatuar në mënyrë automatike rezultatin si datë. Shikoni figurën më sipër. Ju mund të përdorni të njëjtën formulë për të llogaritur datat e maturimit për faturat e tjera.

4. Tërhiqni mousin te katrori posht-djathtas qelizës ku ka dalë rezultati deri në qelizën E13.

Formula do të kopjohet edhe për faturat e tjera. Tashmë ju jeni gati të futni formulën që llogarit moshën e secilës faturë. Ju duhet ta bëni këtë duke zbritur datën e faturës nga data aktuale. Ngaqë formula e datës së çdo fature duhet t’i korrespondojë datës aktuale, ju duhet ta bëni qelizën C4, qelizën e datës aktuale, referencë absolute në formulë.

5. Klikoni qelizën F7, shkruani =, klikoni qelizën C4, shtypni [F4] për të shtuar simbolet e referencës absolute ($), shkruani –, klikoni B7, pastaj .


74

Te formula bar do të shfaqet formula $C$4-B7. Rezultati numerik, 31, shfaqet në qelizën F7, sepse atje ka 31 ditë midis datave 1/3/00 dhe 1/4/00. Ju mund të përdorni të njëjtën formulë për të llogaritur moshën e faturave të mbetura.

6. Kopjoni formulën për faturat e tjera, si më sipër, dhe pastaj ruani punën tuaj.

Përdorimi i funksioneve të datës

Kur doni që Excel-i të kryejë një llogaritje duke përdorur datën aktuale, ju mund të zgjidhni opsionet e datës dhe kohës siç janë NOW, DATE dhe TODAY. DATE fut çdo datë, muajin, ditën dhe vitin e të cilës mund ta zgjidhni si informacion në formulë. Formula =DATE(2000,7,6) do të japë 6 Qershor 2000. NOW fut datën dhe kohën aktuale, ndërsa TODAY fut vetëm datën aktuale (te funksioni NOW dhe TODAY nuk keni se pse të futni të dhëna).

Krijimi i formateve të numrave dhe datave

Kur përdorni numra dhe data në faqen e punës apo në llogaritje, ju mund të përdorni formatet e Excel-it që ju japin mundësi t’i krijoni vetë. Data që futët, 1/9/00, ka formatin d/m/yy (d – tregon ditën e muajit, që në këtë rast është njëshifrore, nëse kemi dd dita është dy shifrore; m – tregon muajin; yy – tregojnë vitin, në këtë rast është dyshifror). Ju mund ta ndryshoni këtë format në dd/mm/yyyy. Vlera $3,789 përdor formatin e numrave $#,### kur # përfaqëson numrat pozitivë. Për të përdorur formatin e numrave, klikoni te menuja Format, Cells, pastaj Number. Në listën në të


75

majtë, klikoni një kategori, pastaj cilësoni formatin e saktë në listën në të djathtë. Për të krijuar një format vetjak, klikoni Custom në listën në të majtë, pastaj klikoni një format që i përafrohet atij që dëshironi. Te rreshti në majë të dritares dialoguese editoni simbolet derisa të përfaqësojnë formatin e dëshiruar, pastaj klikoni OK. Shikoni figurën më poshtë.

E. PËRDORIMI I FORMULAVE ME KUSHT DUKE

PËRDORUR FUNKSIONIN IF

Ju mund të bëni një formulë me kusht duke përdorur funksionin IF. Një formulë me kusht bën llogaritje mbështetur mbi disa kushte. Për shembull, ju mund të llogarisni shpërblimet e dikujt mbi bazën e performancës së tij në punë. Nëse një person merr vlerësimin 5 (në një shkallë vlerësimi 1-5), atëherë do të marrë 10% të rrogës, përndryshe nuk do të marrë shpërblim. Kur kushti është një pyetje që mund të marrë përgjigje të vërtetë apo të gabuar, Excel-i e quan këtë kushti (logical test). Funksioni ka tri pjesë të ndara me presje: kushtin, veprimi që do të bëhet nëse kushti është i vërtetë dhe veprimi tjetër nëse kushti është i rremë. Me fjalë të tjera mund të shprehet:

=IF(kushti,kryerja_nëse_po,kryerja_ndryshe). Duke përdorur shembullin e mësipërm mund të shkruajmë: =IF(Vlerësimi=5,Rrogë*0.1,0). Me fjalë, nëse vlerësimi do të jetë 5, shpërblimi do të jetë rrogë që shumëzon 10%, përndryshe nuk do të marrë shpërblim. Nëse rezultati ju duhet të shfaqet jo formulë por shkrim, shkrimin në atë formulë duhet ta kufizoni me thonjza. Për shembull: =IF(Vlerësimi=5,“merr shpërblim”, “jo”).

1. Klikoni te qeliza G7.


76

Treguesi do të pozicionohet atje ku do të shfaqet rezultati i funksionit. Ne duam që formula të llogarisë numrin e ditëve që u ka kaluar afati: nëse vjetërsia e faturës është më e madhe se 30, llogariten ditët e tejkaluara (Mosha e faturës – 30) dhe vë rezultatin në qelizën G7; përndryshe, vendos 0 në qelizë. Formula do të përfshijë funksionin me kusht dhe referencat e qelizës.

2. Tek G7 shkruani =IF(F7>30, (sigurohuni që të shkruani presjen).

Tashmë keni shkruar pjesën e parë të funksionit, kushtin. Vini re se përdorët simbolin për një numër më të madh (>). Pra, formula lexohet: nëse mosha e faturës është më e madhe se 30 (me fjalë të tjera, nëse fatura ka kaluar afatin).... Pjesa tjetër e formulës i tregon Excel-it veprimin që duhet të ndërmarrë nëse fatura është më e vjetër se 30 ditë.

3. Shkruani pastaj F7-30, (sigurohuni që të shkruani presjen).

Kjo pjesë e funksionit, midis presjes së parë dhe të dytë, është ajo që ju dëshironi të bëjë Excel-i, nëse kushti logjik është i vërtetë (pra, nëse mosha e faturës është mbi 30). Duke vazhduar përkthimin e formulës, kjo pjesë do të thotë: Merr moshën e faturës dhe zbriti 30. Pjesa e fundit e formulës i tregon Excel-it veprimin që duhet të ndërmarrë nëse kushti logjik është i rremë (pra, nëse mosha e faturës është 30 ose më e vogël).

4. Shkruani 0, pastaj klikoni butonin Enter te formula bar (nuk ka nevojë që të shkruani kllapat në fund të formulës) për të plotësuar formulën.

Tashmë formula është e plotë dhe rezultati është 1, ngaqë vlera në G7 është 31.


77

5. Për ta përdorur formulën edhe për pjesën tjetër të kolonës, kopjoni formulën në G7 dhe bëni Paste në zonën G8:G13, pastaj shkoni tek A1.

6. Pasi të keni mbaruar ruani ndryshimet e bëra.

Disa veprime të vlefshme

Veprimi Funksioni

< Më e vogël se…

> Më e madhe se…

= E barabartë me…

<= Më e vogël ose e barabartë me…

>= Më e madhe ose e barabartë me…

<> E ndryshme me…

Shtimi dhe fshirja e qelizave të selektuara

Ndërsa shtoni formula në faqen e punës ju duhet të shtoni vetëm disa qeliza në të, dhe jo tërë rreshtin apo kolonën. Kur bëni këtë Excel-i rregullon automatikisht referencat e


78

qelizës për të pasqyruar vendndodhjen e tyre të re. Për të shtuar qeliza, klikoni Insert nga menutë, pastaj klikoni Cells. Pasi të hapet dritarja dialoguese do t’ju shfaqen katër zgjedhje. Nëse zgjidhni të parën do t’u shtohen qeliza dhe të tjerat do të zhvendosen djathtas, nëse zgjidhni në dytën do t’u shtohen qeliza dhe të tjerat do të shtohen poshtë.

Nëse doni t’i fshini, klikoni me butonin e djathë të mousit te qelizat dhe klikoni Delete, pastaj do të zgjidhni dy opsionet e para. Nëse zgjidhni të parin qelizat e zgjedhura do të fshihen dhe të tjerat do të shkojnë majtas, nëse zgjidhni të dytën të tjerat do të shkojë lart.

F. PËRDORIMI I FUNKSIONEVE STATISTIKORE

Excel-i ofron qindra funksione në faqen e punës. Një grup i vogël i këtyre funksioneve llogarit të dhëna statistikore si mesataren, minimumin dhe maksimumin. Shikoni tabelën më poshtë për një përshkrim të shkurtër të këtyre funksioneve më të përdorura. Shohim shembullin më poshtë.

1. Klikoni në qelizën D19, shkruani =MAX(, selektoni zonën G7:G13, pastaj shtypni [Enter].

Excel-i në mënyrë automatike shton kllapën e djathtë pasi të shtypni [Enter]. Mosha e faturës më të vjetër (apo vlera maksimale në zonën G7:G13) është 58 ditë, ashtu siç tregohet në qelizën D19. Pastaj do të llogarisim shumën më të madhe të faturave.

2. Në qelizën D20 shkruani =MAX(, selektoni zonën D7:D13, pastaj shtypni [Enter].

Shuma më e madhe e faturave, prej $1,500, shfaqet në qelizën D20. Funksioni MIN gjen shumën më të vogël dhe moshën më të re.


79

3. Në qelizën D21 shkruani =MIN(, selektoni zonën D7:D13, pastaj shtypni [Enter]; në qelizën D22 shkruani =MIN(, selektoni zonën F7:F13, pastaj shtypni [Enter].

Shuma më e vogël është $550, ashtu siç tregohet në qelizën D21 dhe fatura më e re është 10 ditë e vjetër. Funksioni COUNT llogarit numrin e faturave duke mbledhur numrin e të dhënave në kolonën A.

4. Në qelizën D23 shkruani =, pastaj klikoni nga lista e komandave të shkurtra për të hapur dritaren dialoguese të funksioneve.

5. Te kategoria e funksioneve klikoni Statistical, pastaj në të djathtë COUNT

Pasi të keni selektuar emrin e funksionit vini re se përshkrimi i funksionit COUNT lexon: “Llogarit numrin e qelizave që përmbajnë numra...”. Ngaqë numrat e faturës janë të formatuar si numra të zakonshëm, ata konsiderohen tekst, jo numra, kështu funksioni COUNT nuk do të funksionojë. Është një funksion tjetër, COUNTA, që llogarit numrin e qelizave që nuk janë bosh dhe për këtë mund të përdoret për të llogaritur të dhënat e numrit të faturës.

6. Në të djathtë të dritares së mësipërme klikoni COUNTA, pastaj OK.

Excel-i do të hapë një tabelë formule dhe në mënyrë automatike zgjedh qelizat që janë drejt për drejtë sipër qelizës të selektuar (në këtë rast zonën D19:D22, që nuk është zona që doni të numëroni). Shikoni figurën më poshtë. Ju duhet të selektoni zonën e saktë të numrave të faturës. Meqë numrat e dëshiruar nuk janë të dukshëm, duhet të fshini dritarjen dialoguese që mund të zgjidhni numrat e duhur.


80

7. Te rreshti i parë ku është shfaqur selektimi klikoni në të djathtë , dritarja do

të zvogëlohet, selektoni zonën A7:A13 në faqen e punës, klikoni për të rihapur dritaren, pastaj OK.

Qeliza D23 konfirmon se ka shtatë fatura. Krahasoni faqen tuaj të punës me figurën më poshtë.


81

Funksionet statistikore më të përdorura

Funksioni Veprimi në faqen e punës

AVERAGE Llogarit vlerën mesatare

COUNT Llogarit numrin e vlerave

COUNTA Llogarit numrin e të dhënave në qelizë

MAX Gjen vlerën më të madhe

MIN Gjen vlerën më të vogël

SUM Llogarit totalin

Vendosja e marzheve për të printuar një pjesë të faqes së punës

Ndonjëherë ju duhet të printoni vetëm një pjesë të faqes së punës. Ndërsa keni caktuar marzhet e tërë faqes së punës ju duhet të caktoni marzhet vetëm të pjesës së zgjedhur. Selektoni zonën që doni të printoni, klikoni te menuja File, pastaj Print. Zgjidhni Selection pastaj më poshtë klikoni Preview. Tek dritarja e Print Preview klikoni te butoni Page Setup. Te Page Setup zgjidhni Margins dhe, duke klikuar dy herë te numrat e marzheve nga të katër anët, i ndryshoni ato si të doni.

Nëse doni që zona e selektuar të qendërzohet në mes së faqes klikoni te Center on page Horizontally dhe Vertically.

Nëse doni që këtë zonë të selektuar ta printoni edhe në të ardhmen, duke e mbajtur të selektuar zonën klikoni te menuja View, pastaj Costum Views. Klikoni Add, pastaj një emër dhe klikoni OK.


82


83

6. KONTROLLI MBI LIBRAT E PUNËS DHE

PËRGATITJA E TYRE PËR NË WEB

OBJEKTIVAT

A. NDARJA E FAQES SË PUNËS

B. SHTIMI DHE FSHIRJA E FAQEVE TË PUNËS

C. KONTROLLI I NDËRPRERJES SË FAQES DHE VENDOSJA E NUMRAVE TË

SAJ

D. KRIJIMI I NJË HYPERLINK-U MIDIS LIBRAVE TË EXCEL-IT

E. RUAJTJA E LIBRIT TË PUNËS NË EXCEL SI HTML APO SI NJË LLOJ

TJETËR FILE-I

Në këtë kapitull do të mësoni disa nga veçoritë e Excel-it për t’ju ndihmuar se si të

kontrolloni dhe printoni të dhënat në librin e punës. Gjithashtu do të mësoni se si të

përgatisni libra pune për publikim në World Wide Web. Na kërkohet të përgatisim një

faqe pune ku të kemi përmbledhur orët e punës së punëtorëve dhe kostot e atyre

orëve, duke përdorur punëtorët e një kompanie. Kur të kemi mbaruar faqen e punës do

ta vendosim atë në një faqe intraneti për t’u riparë nga drejtuesit e kompanisë. Më pas

do ta ruajmë në format HTML për t’u parë në atë faqe.


84

A. NDARJA E FAQES SË PUNËS

Ndërsa rreshtat dhe kolonat janë të mbushur me të dhëna mund t’ju duhet të lëvizni në faqen e punës për të shtuar, fshirë, ndryshuar dhe parë informacionin. Duke parë informacionin pa kokën e tabelës, që mund të jetë rresht apo kolonë puna mund të jetë e ngatërruar. Në Excel ju mund të ndani përkohsisht kolonat dhe rreshtat, që ju mundëson të shikoni zona të ndara të faqeve tuaja të punës në të njëjtën kohë. Vizat ndarëse (Panes) janë kolonat apo rreshtat që ngelen në vend (freeze), ndërsa lëvizni në faqen e punës. Elementi i ndarjes së faqes ëshë i dobishëm kur punoni me faqe të gjera.

Bëni tabelën më poshtë.

1. Klikoni në qelizën D6

Do të shkojmë në qelizën D6 sepse do të ngrijmë kolonat A, B, C. Duke bërë një gjë të tillë, do të mund të shikoni mbiemrin e çdo punonjësi, emrin dhe kodin e identifikimit në ekran kur ecni djathtas. Meqë doni të ecni edhe poshtë në faqen e punës dhe të mund të lexoni edhe kokën e tabelës, po ashtu do të ngurtësoni rreshtat nga 1 deri në 5. Excel-i ngrin kolonat në të majtë dhe rreshtat sipër treguesit të mousit.


85

2. Klikoni Window te menutë dhe klikoni Freeze Panes

Një vijë e hollë do të shfaqet midis borderit të kolonës në të majtë të qelizës aktive dhe një vijë tjetër shfaqet midis rreshtit sipër qelizës aktive që tregon se kolona A deri në C dhe rreshtat 1 deri në 5 janë të ngrira.

3. Klikoni tek ashensorët derisa të shfaqet kolona L dhe O.

Ngaqë kolonat A, B dhe C janë të ngrira, ato mbeten në ekran; kolonat D deri në K janë përkohsisht të fshehura. Vini re se informacioni që po kërkoni në rreshtin 13 (mbiemri, orët totale, norma e pagesës për orë dhe totali i paguar për Palin) është i mundur. Ju keni mundësi të shikoni të dhënat e Palit, por akoma duhet të verifikoni informacionin e Valbonës.

4. Lëvizni me ashensor deri në rreshtin 26.

Vini re se përveç kolonës A deri në C, mbeten në ekran edhe rreshtat 1 deri në 5. Shikoni figurën më poshtë. Edhe pse një zonë është e ngurtësuar, ju mund të klikoni në atë zonë dhe të bëni ndyshime, nëse është e domosdoshme.

5. Klikoni [Ctrl] [Home]

Ngaqë faqja është e ngurtësuar treguesi i mousit shkon te D6 dhe jo A1.

6. Klikoni Window te menutë, pastaj Unfreeze Panes

Faqja e Excel-it nuk do të jetë më e ngurtësuar.

7. Pasi të mbaroni ruani punën tuaj.


86

B. SHTIMI DHE FSHIRJA E FAQEVE TË PUNËS

Ju mund të shtoni apo të fshini faqe në librin tuaj të punës sa të doni. Për shembull, meqë libri i ri hapet me tri faqe pune (Sheet 1, Sheet 2 dhe Sheet 3) ju duhet të futni të paktën një faqe më tepër nëse doni të keni katër faqe pune për të paraqitur buxhetin financiar prej katër periudhash. Ju mund ta bëni këtë duke përdorur komanda nga menutë apo butoni i djathtë i mousit. Le ta shohim me një shembull.

1. Klikoni te sheet-i i titulluar E premte, klikoni Insert, pastaj Worksheet.

Automatikisht në të majtë të sheet-it E premte do të shtohet një faqe e re.


87

2. E emërtoni atë E enjte.

Tani faqet do të jenë: E hënë, e martë, e mërkurë, e enjtë, e premte dhe e shtunë. Faqja e përmbledhjes javore nuk është e dukshme, por ju duhet të fshini faqen E dielë.

3. Klikoni atje ku lexon E dielë, pastaj klikoni me butonin e djathtë të mousit, si në figurën më sipër.

Do të shfaqet një menu e shkurtër. Kjo menu ju lejon të shtoni, fshini, emërtoni, lëvizni, të kopjoni, të selektoni faqet e punës apo të shikoni kodin e programimit në programin Visual Basic.

4. Klikoni Delete tek menuja.

Do të shfaqet një informacion para se të ekzekutohet komanda. Nëse doni ta anulloni veprimin klikoni Cancel, nëse doni ta fshini OK.

Menjëherë faqja e zgjedhur do të fshihet.

Pas veprimive të bëra klikoni Save për të ruajtur ndryshimet.


88

Vendosja e Header-it dhe Footer-it

Ndërsa përgatisni një libër pune që ta shohin të tjerët, është e dobishme t’u jepni atyre sa më tepër të dhëna të jetë e mundur rreth faqes së punës: sa faqe janë, cili i ka krijuar, në çfarë date dhe gjëra të tilla. Ju mund ta bëni këtë thjeshtë te header-i dhe footer-i, informacioni që printohet në fillim dhe në fund të çdo faqeje. Header dhe footer janë të dukshëm në ekran vetëm kur e shikoni faqen në Print Preview. Për të shtuar një header, për shembull, klikoni View te menutë, klikoni Header and Footer, pastaj Custom Header dhe do të shikoni një dritare të ngjashme me figurën më poshtë.

Por header dhe footer janë të ndarë në tri pjesë dhe ju mund të futni informacion në secilën prej tyre. Shkruani informacionin si për shembull emrin tuaj, pastaj klikoni


89

ikonat për të futur numrin e faqes , faqet totale , datën , kohën , emrin

e file-it , apo emrin e faqes së punës . Klikoni OK. Shikoni paraprintimin e header-it dhe foter-it, pastaj klikoni përsëri OK.

C. KONTROLLI I NDËRPRERJES SË FAQES DHE

VENDOSJA E NUMRAVE TË SAJ

Vijat horizontale dhe vertikale me ndërprerje në faqet e punës tregojnë mbarimin e faqes. Excel-i në mënyrë automatike fut një ndërprerje të faqes kur të dhënat e faqes së punës dalin jashtë faqes. Këto ndërprerje të faqeve janë dinamike, që do të thotë se rregullojnë në mënyrë automatike kur shtoni ato futni rreshta apo kolona dhe kur ndryshoni gjerësinë e kolonave dhe lartësinë e rreshtave. Çdo gjë në të majtë të vijës së parë vertikale me ndërprerje dhe sipër vijës së parë horizontale printohet në faqen e parë. Ju mund ta prishni këtë rend duke ndërprerë faqen në qelizën që doni duke zgjedhur Page Break nga menuja Insert.

1. Klikoni në qelizën A16, klikoni Insert nga menutë, pastaj Page Break.

Një vijë me ndërprerje do të shfaqet midis rreshave 15 e 16, duke treguar ndërprerjen e faqes nga ana horizontale. Shikoni figurën më poshtë. Pasi caktuat vendin e ndërprerjes së faqes është gjë e mirë të shikoni se si do të dalë në paraprintim.


90

2. Klikoni Print Preview, pastaj klikoni Zoom

Shikoni se në fund të ekranit lexohet “Page 1 of 4” (faqja e parë nga 4 të mundshme) dhe se të dhënat për punonjësit deri tek Angela Cuka shfaqen në faqen e parë.

3. Për të hequr vijën me ndërprerje sigurohuni që keni selektuar qelizën H16 dhe klikoni Insert nga menutë, pastaj Remove Page Break.

4. Ruani punën tuaj

Si do të dalë në paraprintim faqja me ndërprerje

Duke klikuar View tek menutë, pastaj Page Break Preview, ose duke klikuar Page Break Preview në dritaren e Print Preview, ju mund të shikoni dhe ndryshoni ndërprerjen me mous (Nëse shikoni një dritare dialoguese që ju pyet nëse keni nevojë për ndihmë, klikoni OK dhe mbylleni). Thjesht tërhiqni vijat me ndërpreje në vendin e dëshiruar. Shikoni figurën më poshtë. Për të dalë nga Page Break Preview, klikoni View te menutë, pastaj Normal.


91

D. KRIJIMI I NJË HYPERLINK-U MIDIS LIBRAVE TË

EXCEL-IT

Ndërsa fitoni kontroll mbi përmbajtjen dhe paraqitjen e librave tuaj të punës, ju mund të dëshironi që përdoruesi i librit të punës të ketë liri hyrje në informacionin e një libri tjetër. Mund të jetë një informacion apo e dhënë e padomosdoshme që është tejet e hollësishme për t’u vendosur në librin e punës. Në këto raste, ju mund të krijoni një hyperlink, një objekt (një emër file-i, një fjalë, një fjali, apo një grafik) në një faqe pune që, kur të klikoni, do të kalojë në një faqe tjetër pune, quajtur objektiv (target). Objektivi mund të jetë një dokument i krijuar në një program tjetër software apo në një faqe interneti. Për shembull, në një faqe pune që rendit faturat e klientëve, përbri çdo klienti, ju mund të krijoni një hyperlink me një file Excel-i që përmban kushtet e pagesës për çdo klient. Ju gjithashtu mund t’i përdorni hyperlink-et për të shkuar në vende të tjera në një faqe pune më të madhe. Le ta shohim me një shembull. E zëmë se drejtuesit që shohin faqen përmbledhëse të orëve të punës të mund të shohin kategoritë e pagesës për punëtorët e kompanisë. Do të krijojmë një hyperlink në kolonën e vlerës së orëve. Përdoruesit do të klikojnë te hyperlink-u për të parë faqen e normës së pagesës.

1. Shfaqni faqen E hënë.

2. Klikoni Edit, pastaj Go To, shkruani N5 (qeliza që përmban Vlera/orë), pastaj klikoni OK.

3. Klikoni butonin Insert Hyperlink nga Standard toobar, pastaj klikoni Existing File or Web Page, nëse është e nevojshme.

Do të hapet dritarja dialoguese Insert Hyperlink. Shikoni figurën më poshtë. Ikonat nën Link to: në të majtë të dritajes dialoguese ju mundësojnë të zgjidhni llojin e lidhjet që do të bëni: një faqe ekzistuese apo faqe interneti, një vend në të njëjtin dokument, apo një adresë e-mail-i. Meqë ne duam t’ju krijojmë përdoruesve të shfaqet një dokument që është krijuar më parë, ikona e parë, Existing File or Web Page, është e saktë dhe është tashmë e selektuar.


92

4. Klikoni File poshtë Browse for:, pastaj në dritaren dialoguese Link to File, gjeni dokumentin e dëshiruar dhe pastaj klikoni dy herë rresht te dokumenti Klasifikimi i normës së pagesës

Dritarja dialoguese Insert Hyperlink do të rishfaqet me file-in që zgjodhët. Ky dokument do të shfaqet kur përdoruesit do të klikojnë te hyperlink-u. Ju mund të cilësoni edhe informacion mbi Link-un që përdoruesit ta shikojnë kur të mbajnë treguesin e mousit mbi qelizë.

5. Klikoni ScreenTip, shkruani Klikoni këtu për të parë klasifikimet e normës së pagesës, klikoni OK, pastaj klikoni përsëri OK.

Qeliza N5 tashmë përmban tekst blu të nënvizuar, duke treguar se ka hyperlink. Pasi krijuat një hyperlink, duhet ta kontrolloni nëse kalon me të vërtetë në file-in e dëshiruar.

6. Shkoni me mous te Vlera/orë, shikoni informacionin poshtë treguesit të mousit dhe klikoni vetëm një herë.

7. Klikoni në listën e komandave të Web-it, pastaj ruani punën tuaj.


93

Futja e një figure

Ndërsa përgatisni librat tuaj të punës për t’u parë nga të tjerët në intranet apo në internet, ju mund të dëshironi të ndryshoni paraqitjen e tyre duke shtuar figura. Ju thjesht mund të shtoni figurën tuaj, siç mund të jetë logo e kompanisë apo një fotografi e skanuar, apo një figurë nga galeria e vetë Microsoft Excel-it. Për të futur një figurë nga galeria e Excel-it në faqen e punës, klikoni Insert te menutë, shkoni te Picture, pastaj Clip Art. Klikoni një kategori, klikoni figurën që doni të futni, pastaj klikoni ikonën Insert Clip. Mbyllni dritaren Insert Clip Art. Figura është një objekt që mund ta lëvizni, zvogëloni, zmadhoni, apo fshini. Për të lëvizur një figurë, klikoni dhe pastaj tërhiqeni. Për t’i ndryshuar madhësinë klikoni një herë për ta selektuar, pastaj tërhiqni nëpër cepat e saj. Për ta fshirë, klikoni për ta selektuar, pastaj klikoni [Delete] nga tastiera.


94

E. RUAJTJA E LIBRIT TË PUNËS NË EXCEL SI

HTML APO SI NJË LLOJ TJETËR FILE-I

Një mënyrë për të ndarë me të tjerët të dhënat e Excel-it është që t’i publikosh online në një rrjet, në mënyrë që të tjerët mund t’i shohim duke përdorur Web browser-at e tyre. Rrjeti mund të jetë intranet, që është një rrjet i brendshëm, që përdoret nga një grup i caktuar njerëzish që punojnë së bashku, ose World Wide Web. Ky i fundit është një strukturë dokumentash, apo faqesh, të lidhura në mënyrë elektronike nga një rrjet i madh kompiuterash, quajtur Internet, që përbëhet nga rrjete dhe kompiutera më të vegjël. Nëse do të ruani dhe postoni të tërë librin e Excel-it, shikuesit mund të klikojnë faqet e punës për t’i parë. Nëse do të ruani një faqe të vetme mund ta bëni faqen tuaj Web interaktive, që do të thotë se përdoruesit mund të kenë akses, të bëjnë formatime dhe të llogarisin të dhënat e faqes së punës. Për të postuar një dokument Excel-i në një intranet apo në World Wide Web, së pari duhet ta ruani si HTML (Hypertext Markup Language), që është formati që mund të lexojë Web browser-i. Ne do të ruajmë librin Përmbledhja e orëve të punës si format HTML në mënyrë që t’u dërgohet drejtuesve të kompanisë.

1. Pasi të keni hapur dokumentin që do të paraqisni në Web, klikoni File, pastaj Save as Web Page.

Siç e shikoni në figurë do të hapet dritarja dialoguese. Duke qenë vetë e programuar, është i selektuar butoni Entire Workbook, gjë të cilën duam të bëjmë.


95

2. Klikoni te butoni Change Title.

Do të hapet një dritare dialoguese.

3. Shkruani Përmbledhja e orëve të punës së kompanisë, pastaj OK.

Zona e titullit të faqes do të shfaqë titullin e ri. Lista e llojeve të ndryshme tregon se libri i punës do të ruhet si një faqe interneti (Web page), që është një format HTML.

4. Ndryshoni edhe emrin e librit të punës, p.sh. paraqitja në Web, pastaj klikoni Save.

5. Dritares dialoguese që do të dalë i thoni PO.

6. Klikoni File te menutë, pastaj Web Page Preview, pastaj zmadhoni dritaren që do t’u hapet.

Libri i punës do t’ju hapet si faqe interneti, që mund të jetë Internet Explorer apo Netscape, duke ju treguar se si do të jetë nëse do ta hapnit në një intranet apo në internet. Shikoni figurën më poshtë. Faqja e punës E hënë shfaqet ashtu sikur të ishte në një faqe interneti, me faqet e punës në fund të ekranit për çdo ditë të javës. Nëse doni të përdorni këtë dokument online ju gjithashtu duhet të ruani dokumentin objektiv (Klasifikimi i normës së pagesës) në format HTML dhe ta dërgoni në faqen e internetit.


96

7. Pasi të mbaroni dilni nga faqja e internetit dhe Excel-i.

Për të ruajtur një dokument Excel-i si një lloj tjetër dokumenti duhet të shkoni te menuja File dhe të klikoni Save As.

Te dritarja dialoguese, pasi të caktoni se ku doni ta ruani dhe pasi t’i keni vënë emrin, klikoni te trekëndëshi Save as type, si në figurë.


97

Te lista që do t’u paraqitet do të zgjidhni llojin e dokumentit dhe do të klikoni Save.

Si dërgohet me E-mail një faqe apo libër pune Excel-i?

Ju mund të dërgoni të tërë librin e punës apo vetëm një faqe të tij duke përdorur E-mail-in nga programi i Excel-it. Për të bërë këtë shkoni te menuja File, shkoni te Send to, pastaj klikoni Mail Recipient (as attachment). Shkruani adresën e E-mail-it të personit që do ta marrë te To:, nëse keni dy adresa, apo më shumë, pas çdo adrese vini shenjën e pikëpresjes (;). Shikoni figurën e mëposhtme:


98

Pasi të keni plotësuar çdo gjë të nevojshme klikoni Send.


99

7. PËRDORIMI I LISTAVE

OBJEKTIVAT

A. KRIJIMI I NJË LISTE

B. SHTIMI I TË DHËNAVE ME DATA FORM

C. GJETJA E TË DHËNAVE

D. FSHIRJA E TË DHËNAVE

E. RENDITJA E TË DHËNAVE TË NJË LISTE ME ANË TË NJË FUSHE

F. RENDITJA E TË DHËNAVE TË NJË LISTE ME ANË TË SHUMË FUSHAVE

G. PRINTIMI I NJË LISTE

Një databazë është një mbledhje e organizuar e informacionit të bashkërenditur.

Shembuj databazash përfshijnë një libër telefoni, një katalog letrash dhe një listë

punonjësish të një kompanie. Excel-i e quan një databazë listë. Duke përdorur një listë

në Excel ju mund të organizoni dhe drejtoni informacionin e faqes së punës në

mënyrë që të gjeni menjëherë të dhënën e duhur për projekte, raporte dhe grafikë. Në

këtë kapitull do të mësoni si të krijoni një listë; se si të shtoni, ndryshoni, gjeni dhe

fshini informacion në një listë; dhe pastaj ta rendisni dhe printoni.


100

A. KRIJIMI I NJË LISTE

Pasi të keni krijuar strukturën e një liste, ndarjen e fushave dhe çdo formatim tjetër të mundshëm, duhet të krijoni emrat e fushave.

1. Hapni programin e Excel-it

2. Duke filluar nga qeliza A1 dhe duke vazhduar horizontalisht, plotësoni çdo fushë në qeliza të ndara, siç tregohet më poshtë:

Gjithmonë vendosni emrat e fushave në rreshtin e parë të listës. Mos u shqetësoni nëse emri i fushës është më i gjërë se qeliza; këtë mund ta rregulloni më vonë.

3. Selektoni kokën e tabelës në zonën A1:H1, pastaj shtypni butonin Bold nga Formating toolbar; duke e patur të selektuar zonën A1:H1 klikoni listën e

bordërave, pastaj klikoni në rreshtin e dytë kutinë e majtë .

4. Futni informacionin që jepet më poshtë në rreshtat poshtë kokës së tabelës, duke përdorur thonjëzën teke (’) për tërë numrat postarë; mos lini asnjë rresht bosh.

Nëse nuk shtypni thonjëzën teke, Excel do të fshijë zeron që ndodhet para numrit (0) postar. Të dhënat do të shfaqen në kolona të organizuara nga emrat e fushave.

Letra me të dhënat e klientëve Rodriguez, Virginia Wong, Sam Smith, Carol

123 Main St. 2120 Central NE. 123 Elm St.

Boston, MA 02007 San Francisco, CA 93772 Watertown, MA 02472

617 415 617

Radio Gazetë Gazetë


101

I pëlqen personaliteti i radios

Reklamë interesante Pa koment

5. Selektoni zonën A1:H4, klikoni Format te menutë, shkoni te Column, klikoni AutoFit Selection, klikoni në çfarëdo lloj qelize në faqen e punës, pastaj ruajeni atë.

Ndryshimi i gjerësisë së kolonave në mënyrë automatike është më i shpejtë se të klikoni dy herë në çdo ndarje kolone për të zgjeruar apo ngushtuar kolonën. Krahasoni punën tuaj me tabelën më poshtë.

B. SHTIMI I TË DHËNAVE ME DATA FORM Ju mund të shtoni të dhëna në një listë duke i shkruar drejt për drejtë në qeliza brenda zonës së listës. Pasi janë krijuar emrat e fushave, ju gjithashtu mund të përdorni data form si një metodë e shpejtë dhe e lehtë e futjes së të dhënave. Një data form është një dritare dialoguese që shfaq vetëm një regjistrim. Duke emërtuar një zonë liste në name box ju mund të selektoni listën në çdo kohë dhe të gjitha regjistrimet e reja që shtoni do të përfshihen në atë zonë. E zëmë se kemi hedhur në listë tërë emrat që kishim nëpër letra, por marrim më pas edhe dy klientë të tjerë. Kështu do të përdorim data form për të shtuar një informacion të ri të klientëve.

1. Lista është si më poshtë:

Ju mund ta plotësoni listën duke shtuar edhe të dhënat tuaja.


102

2. Selektoni zonën A1:H21, klikoni name box dhe shkruani Databazë, pastaj shtypni [Enter].

Zona e listës Databazë do të shfaqet në name box. Kur i vini listës emrin Databazë komandat e menusë Data të Excel-it i zbatohen listës me emrin “Databazë”.

3. Ndërsa lista është akoma e selektuar, klikoni Data te menutë, pastaj Form.

Do t’u shfaqet një dritare dialoguese me regjistrimin në rreshtin e parë, si në figurën më poshtë.


103

4. Klikoni New

Do t’ju shfaqet një data form e re me treguesin në rreshtin e parë Mbiemri.

5. Shkruani Chavez në rreshtin e mbiemrit, shtypni [Tab] për të zhvendosur treguesin në rreshtin tjetër.

6. Futni pjesën tjetër të informacionit për Jeffrey Chavez, siç tregohet në figurën më poshtë.

7. Klikoni New për të shtuar regjistrimin e Jaffrey Chavez dhe për të hapur një data form të re për të shtuar të dhënat e Cathy Relman, siç tregohet në figurën më poshtë, pastaj klikoni Close.

Të dhënat e listës që shtoni me anë të data form vendosen në fund të listës dhe formatohen njëlloj si regjistrimet e mëparshme.


104

8. Pasi bëtë tërë ndryshimet ruani punën tuaj.

C. GJETJA E TË DHËNAVE

Me kalimin e kohës ju duhet të vendosni të dhëna të veçanta në listën tuaj. Ju mund të përdorni komandën e kërkimit në Excel nga menuja Edit apo nga data form për të kërkuar në listën tuaj. Gjithashtu, ju mund të përdorni komandën e zëvendësimit nga menuja Edit për të gjetur dhe zëvendësuar të dhënat apo pjesë të dhënash ekzistuese me informacion të veçantë. E zëmë se duam të zëvendësojmë termin Radio me Radio lokale. Gjithashtu e zëmë se duam të dimë se sa klientë janë tërhequr nga reklamat e televizionit.

1. Duke qenë te lista klikoni Data te menutë, pastaj Form, pastaj Criteria.

Data form do të ndryshojë në mënyrë që tërë fushat e saj janë bosh. Shikoni figurën më poshtë. Do të kërkojmë ato të dhëna për të cilët burimi i reklamës ka qenë televizioni.


105

2. Klikoni [Alt][B] për të kaluar te rreshti i burimit të informacionit, shkruani TV, pastaj Find Next

Excel-i do të shfaqë regjistrimin e parë për atë klient që ka marrë informacion për kompaninë nga reklama në televizion. Shikoni figurën më poshtë.

3. Klikoni Find Next derisa të mos ketë asnjë regjistrim që i korrespondon burimit të informacionit televizioni, pastaj klikoni Close.

4. Kthehuni te qeliza A1, klikoni Edit te menutë, pastaj Replace

Do të hapet dritarja dialoguese Replace me treguesin te Find what. Shikoni figurën më poshtë.


106

5. Shkruani Radio te rreshti ku lexon Find what, pastaj klikoni te Replace with

Duam të kërkojmë të dhënat që përmbajnë “Radio” dhe t’i zëvendësojmë ato me “Radio lokale”.

6. Shkruani Radio lokale te Replace with.

Jeni gati të bëni kërkimin dhe zëvendësimin, por kujtoni se në listë keni fjalë të tjera “radio” me “r” të vogël që do t’u zëvendësohet. Që të mos bëhet një gjë e tillë klikoni Match case te Replace.

7. Klikoni Replace All

Dritarja dialoguese do të mbyllet dhe ju keni plotësuar zëvendësimin. Kontrolloni për t’u siguruar.

8. Ruani ndryshimet e bëra.

D. FSHIRJA E TË DHËNAVE

Juve ju duhet të mbani listën tuaj me informacion të freskët. Një mënyrë për të hequr të dhënat është të përdorni butonin Delete te data form. Ju mund të fshini gjithashtu tërë të dhënat që plotësojnë një farë kriteri (pra, të dhënat që kanë diçka të përbashkët). Për shembull, ju mund të vendosni një kriter për Excel-in që të gjejë regjistrimin tjetër që e ka numrin postar 01879, pastaj të hiqni të dhënën duke përdorur butonin Delete. Nëse vendosja e një kriteri nuk plotëson nevojën tuaj, ju mund të vendosni kriter të shumëfishtë. E zëmë se kemi futur dy herë të dhënat për Kendra Majors dhe duam të kërkojmë në listë nëse kemi futur edhe të tjera. Do të përdorim data form për të fshirë regjistrimet e dyfishta.

1. Klikoni Data te menutë, klikoni Form, pastaj Criteria

Do të shfaqet dritarja dialoguese Criteria.

2. Shkruni Majors në rreshtin e mbiemrit, kaloni në rreshtin tjetër dhe shkruani Kendra, pastaj klikoni Find Next.


107

Excel-i shfaq regjistrimin e parë për një klient emri i të cilit është Kendra Majors. Do të lëmë pa fshirë këtë emër dhe do të fshijmë të dytin, pasi jemi siguruar se është emër i dyfishtë.

3. Klikoni Find Next.

Do të shfaqet emri i dytë për Kendra Majors, ashtu siç tregohet në figurën më poshtë. Tashmë jeni gati të fshini emrin e dyfishtë.

4. Klikoni Delete, pastaj OK për të miratuar fshirjen.

Regjistrimi i dyfishtë për Kendra Majors është fshirë dhe tërë regjistrimet e tjera ngrihen lart me një rresht.

5. Klikoni Close për t’u kthyer në faqen e punës.

Klikoni Save për të ruajtur ndryshimet e bëra.

Përparësia e fshirjes së të dhënave nga faqja e punës

Kur fshini një regjistrim duke përdorur data form nuk mund të ktheheni mbrapsht. Kur fshini një regjistrim duke fshirë rreshtin që përmban atë të dhënë ju mund të ktheheni mbrapsht duke përdorur komandën Undo te menuja Edit, apo duke mbajtur të shpypur butonin [Ctrl] nga tastiera dhe shkronjën [Z].


108

E. RENDITJA E TË DHËNAVE TË NJË LISTE ME

ANË TË NJË FUSHE

Zakonisht, ju regjistroni të dhënat ashtu siç i merrni, pa një renditje alfabetike apo numerike. Kur shtoni të dhëna në një listë me anë të data form ato shtohen në fund të listës. Duke përdorur metodën e renditjes në Excel ju mund të rregulloni përsëri renditjen e të dhënave të hedhura. Mund të përdorni butonat e renditjes nga Standard Toolbar për t’i renditur të dhënat kolonë më kolonë, ose mund të përdorni komandën Sort nga menuja Data. Në mënyrë alternative mund të rendisni të dhënat në mënyrë alfabetike (nga A te Z dhe anasjelltas).

1. Shtoni informacionin në qelizën I1 ashtu siç tregohet në figurën më poshtë, pastaj bëni AutoFit kolonën I.

2. Shkruani 1 në qelizën I2, 2 në qelizën I3. Selektoni qelizat I2:I3 dhe tërhiqni me mous në katronin në fund të qelizës I3 deri në fund të të dhënave.

Pasi bëtë këtë punë tani mund të rendisni të dhënat në mënyrë rritëse sipas mbiemrit. Mund të pozicionoheni në kolonën që dëshironi të rendisni të parën.

3. Kthehuni te qeliza A1 dhe klikoni butonin Sort Ascending nga Standard Toolbar.

Excel-i menjëherë do të rendisë të dhënat alfabetikisht sipas mbiemrit. Shumë lehtë mund të renditni të dhënat nga Z te A-ja për çdo fushë.


109

4. Shkoni te qeliza F1 dhe klikoni butonin Sort Descending nga Standard Toolbar. Excel-i do të sortojë listën, duke i vendosur regjistrimet nga numri me i vogel te më i madhi.

5. Selektoni zonën A1:I21, klikoni te Name box, shkruani Database, pastaj [Enter].

Tani jeni gati që ta ktheni listën në gjendjen fillestare.

6. Klikoni në qelizën I1, klikoni butonin Sort Ascending nga Standard Toolbar dhe ruani ndryshimet.

Kjo listë do të jetë si e para dhe libri i punës është ruajtur.

F. RENDITJA TË DHËNAVE TË NJË LISTE ME ANË

TË SHUMË FUSHAVE

Ju mund të renditni të dhënat e një liste duke përdorur deri në tri fusha njëkohësisht. Për këtë duhet të përdorni tabelën dialoguese që del duke klikuar te menuja Data, dhe pastaj Sort. Le të renditim të dhënat në mënyrë alfabetike në fillim sipas shtetit, pastaj sipas numrit postar.

1. Klikoni te name box pastaj Databazë.


110

Lista selektohet. Për të renditur të dhënat e saj me më shumë se një fushë ju duhet të përdorni komandën Sort te menuja Data.

2. Klikoni Data te menutë, pastaj Sort.

Do të hapet dritarja dialoguese Sort, ashtu siç tregohet në figurën më poshtë. Në fillim duam të rendisim të dhënat sipas shtetit, pastaj sipas numrit postar.

3. Klikoni te lista Sort by dhe zgjidhni Shteti, pastaj butonin Ascending.

Në këtë mënyrë lista do të renditet alfabetikisht nga A-Z sipas fushës së shtetit. Një kriter i dytë do të rendisë të dhënat brenda çdo shteti.

4. Klikoni te Then by, zgjidhni Nr. postar, pastaj butonin Discending.

Gjithashtu mund të doni të përdoni edhe një element tjetër për të renditur të dhënat duke klikuar te lista tjetër Then by.

5. Pasi të keni mbaruar klikoni OK, shtypni [Ctrl][Home], pastaj shikoni listën për të parë rezultatet.

Lista është renditur në mënyrë alfabetike në fillim sipas shtetit, pastaj sipas numrit postar sipas rendit zbritës. Shikoni figurën më poshtë dhe bëni krahasime


111

6. Kthehuni te qeliza A1 dhe ruani ndryshimet.

G. PRINTIMI I NJË LISTE

Nëse një listë është sa një faqe A4 atëherë mund ta printoni thjesht duke shkuar te komanda Print. Por nëse lista është më e madhe se një faqe, atëherë zgjidhni faqen e orientuar për së gjeri. Ngaqë faqet mund të zënë më tepër nga sa mund të nxërë rreshta një faqe atëherë duhet që koka e listës të përsëritet faqe për faqe për orientim. Për këtë shkohet te menuja Page Setup. Te Page Setup mund të caktoni header-in apo footer-in të përsëritet në çdo faqe.

1. Klikoni butonin Print Preview te Standarding Toolbar.

2. Nga dritarja e Print Preview klikoni Setup, klikoni Sheet, pastaj klikoni te katrori në të djahtë të reshtit për të zgjedhur rreshtin që do të përsëritet në çdo fillim faqeje. Klikoni në çfarëdo lloj qelize të rreshtit të parë që doni të përsëritet dhe te Row to repeat at top do të shfaqet $1:$1 që nënkupton që është zgjedhur i tërë rreshti 1.

3. Nëse doni që të dhënat e hedhura në listë të printohen me Gridlines (vijat ndihmëse në faqen e punës) duhet të klikoni te zona Print, Gridlines. Pasi të mbaroni klikoni OK.


112

4. Pasi bëtë ndryshimet e mundshme klikoni Print për të printuar faqen e punës, pastaj e ruani dhe e mbyllni.


113

8. ANALIZA E TË DHËNAVE TË NJË LISTE

OBJEKTIVAT

A. PËRPUNIMI I TË DHËNAVE DUKE PËRDORUR AUTOFILTER

B. KRIJIMI I NJË FILTRI ME KUSHT (CUSTOM FILTER)

C. PËRPUNIMI I TË DHËNAVE ME FILTER TË PËRPARUAR (ADVANCED

FILTER)

D. VEÇIMI I TË DHËNAVE NGA NJË LISTË DUKE PËRDORUR ADVANCED

FILTER

E. KRIJIMI I NJË SUBTOTAL

F. PËRDORIMI I KOMANDËS VALIDATION PËR TË DHËNAT E LISTËS

Ka shumë mënyra për të analizuar të dhënat e një liste në Excel. Një mënyrë është të

filtrojmë një listë në mënyrë që vetëm rreshtat që plotësojnë një farë kriteri të dalin në

plan të parë. Në këtë kapitull do të nxirrni të dhëna duke përdorur AutoFilter, do të

krijoni një filtër me kusht dhe do të përdorni Advanced Filter. Për më tepër, do të

mësoni të shtoni Subtotal. Do të mësoni gjithashtu si të kufizoni të dhënat në një

kolonë duke përdorur data validation. Do të shohim shembullin e një sondazhi të

kryer nga një departament i një kompanie. Ky sondazh ka të bëjë me pyetje drejtuar

klientëve të të gjithë dyqaneve të kompanisë. Pasi kemi marrë tërë përgjigjet do të

hedhim të dhënat në një faqe Excel-i, ku do t’i analizojmë ato dhe do të ndërtojmë

raporte.


114

A. PËRPUNIMI I TË DHËNAVE DUKE PËRDORUR

AUTOFILTER Kjo komandë shërben për të gjetur të dhëna që plotësojnë një kusht të vendosur nga përdoruesi dhe pastaj rendit të dhënat e gjetura. Një mënyrë është të fshehë ato të dhëna që nuk plotësojnë kushtin. Ju mund të filtroni vlera të veçanta në një kolonë, të gjeni dhjetë të dhënat me vlera më të larta apo më të ulta, apo të krijoni një filter me kusht. Për shembull, mund të filtroni një listë klientësh për të nxjerrë vetëm emrat e atyre konsumatorëve që gjenden në një qytet të caktuar, p.sh. Tiranë. Gjithashtu mund të filtroni të dhëna mbështetur në një fushë të caktuar dhe të kërkoni që Excel-i të nxjerrë vetëm ato të dhëna që kanë një të dhënë në atë fushë. Pasi të krijoni një listë të filtruar, mund ta printoni apo kopjoni në një pjesë tjetër të faqes për ta përpunuar më vonë. E zëmë se kemi marrë informacion të mjaftueshëm për klientët dhe duam të nxjerrim një raport vetëm për ata konsumatorë që jetojnë në Chicago, Illinois.

1. Bëni listën e paraqitur më poshtë.

2. Pasi të jeni pozicionuar te qeliza A1 klikoni menunë Data, Filter, pastaj AutoFilter.

Pas këtij veprimi do të shfaqet në çdo qelizë të rreshtit të parë një trekëndësh, i cili përmban të dhënat e listës për çdo kolonë, si më poshtë:


115

3. Klikoni trekëndëshin te qeliza Qyteti.

Do të shfaqet lista që përmban qytetet e regjistruara në atë kolonë. Meqë ju doni të merrni të dhëna për klientët që banojnë në Chicago, “Chicago” do të jetë kriteri juaj i kërkimit.

4. Në listën e shfaqur klikoni Chicago.

Vetëm ato fusha që përmbajnë qytetin Chicago do të shfaqen ashtu siç janë paraqitur në figurën më poshtë. Ngjyra e rreshtave që përmbajnë të dhënat e kërkuara ndryshon në blu, gjithashtu dhe trekëndëshi i listës së qytetit. Nëse më pas doni të dini se cili nga konsumatorët ka blerë më tepër duhet të fshini filterin e parë.

5. Klikoni te menuja Data, pastaj Show All. Do të shikoni se do të shfaqen të gjitha të dhënat e listës ashtu siç ishin më parë.


116

6. Shkoni te kolona e emërtuar Shuma e blerjes (pasi të keni klikuar Data, Filter, AutoFilter), klikoni te trekëndëshi i kësaj kolone dhe klikoni Top 10. Pasi të hapet dritarja dialoguese shkruani numrin 2. Do të shikoni të shfaqen 2 vlerat më të larta të blerjeve.

7. Klikoni përsëri te trekëndëshi i blerjeve dhe pastaj All, shtypni [Ctrl][Home], shtoni emrin tuaj në të djathtë të footer-it, pastaj printoni listën.

8. Ruani ndryshimet pasi të mbaroni.


117

B. KRIJIMI I NJË FILTRI ME KUSHT (CUSTOM

FILTER)

Deri tani keni përdorur komandën AutoFilter për të filtruar rreshtat në bazë të një të dhëne në një kolonë të vetme. Ju mund të kryeni filtrime më të ndërlikuara duke përdorur opsionet te dritarja dialoguese Custom AutoFilter. Për shembull, ju mund të filtroni rreshtat në bazë të dy të dhënave në një kolonë të vetme apo të përdorni veprimet krahasuese siç janë “më e madhe se” apo “më e vogël se” për të shfaqur vetëm ato të dhëna me shumën më të madhe se $50,000 në një kolonë të veçantë. Tani le të gjejmë ata klientë që jetojnë në një zonë të caktuar të një qyteti, që janë “beqarë” dhe që kanë dëgjuar për kompaninë në një reklamë reviste.

1. Klikoni qelizën ku lexon Zip, pastaj (Custom…)

Do të hapet dritarja dialoguese Custom AutoFilter. Do të gjejmë tërë banorët që numrin postar e kanë më të madh se 81000. Kështu do të vendosim këtu kriterin tonë. Meqë numrat postarë kanë përpara shenjën e apostrofit (‘) do ta vëmë edhe këtu.

2. Klikoni listën që është poshtë Zip-it, klikoni is greater than (është më e madhe se…), shtypni butonin [Tab] nga tastiera, pastaj shkruani ‘81000.

Të dhënat që do të hidhni duhet të jenë si në figurën më poshtë.

3. Klikoni OK

Dritarja dialoguese do të mbyllet dhe vetëm ato regjistrime që e kanë numrin postar më të madh se 81000 do të shfaqen në faqen e punës. Tashmë ju do ta zvogëloni edhe më listën tuaj duke zgjedhur vetëm ata klientë që janë beqarë.

4. Lëvizni faqen e punës derisa kolonat G deri në M të jenë të dukshme, klikoni listën Gjendja civile, pastaj Beqarë


118

Pasi bëtë këtë ju duhet të gjeni ata klientë që kanë mësuar për kompaninë me anë të reklamës në një revistë.

5. Klikoni te lista Burimi, pastaj Revistë

Lista përfundimtare tregon vetëm ata klientë që banojnë në një pjesë të caktuar të qytetit, që janë beqarë dhe kanë mësuar për kompaninë nëpërmjet një reklame në revistë. Shikoni figurën më poshtë.

6. Shikojeni se si do të dalë në paraprintim dhe printojeni listën.

7. Klikoni Data te menutë, Filter, klikoni AutoFilter për të hequr filterat, pastaj [Ctrl][Home].

Ju hoqët filtrat dhe në listë do të shfaqen tërë të dhënat e klientëve

Kushtet logjike And dhe Or

Ju mund të bëni një kërkim më të hollësishëm duke përdorur butonat And e Or në dritaren dialoguese Custom AutoFilter. Për shembull, ju mund të selektoni të dhëna për ata klientë që banojnë në California dhe (And) Texas, po ashtu të selektoni të dhëna për klientët që banojnë në California ose (Or) Texas. Shikoni figurën më poshtë. Kur përdoren në këtë mënyrë And e Or quhen zakonisht kushte logjike. Kur kërkoni klientë që banojnë në California dhe Texas po caktoni një kusht And. Kur kërkoni klientë që banojnë ose në California ose në Texas ju po caktoni një kusht Or.


119

C. PËRPUNIMI I TË DHËNAVE ME FILTER TË

PËRPARUAR (ADVANCED FILTER)

Komanda Advanced Filter ju mundëson të kërkoni të dhëna që plotësojnë kritere të ndërlikuara në më shumë se një kolonë, duke përdorur kushtet And e Or. Për të përdorur Advanced Filter duhet të përcaktoni një zonë kriteri. Një zonë kriteri është një zonë qelizash që përmban një rresht të dhënash (zakonisht kokën e tabelës) dhe të paktën një rresht shtesë poshtë kokës së tabelës që përmban kriterin që duam të kërkojmë. Tani do të gjejmë klientët që kanë blerë pranë kompanisë para datës 1 maj 1999 dhe blerja totale e të cilëve është më e vogël apo e barabartë me $1,000. Ne do të përdorim komandën Advanced Filter për të nxjerrë këtë informacion. Do të fillojmë së pari duke përcaktuar zonën e kriterit.

1. Selektoni rreshtat nga 1 deri në 6, klikoni Insert nga menutë, pastaj Rows;

2. Selektoni zonën e qelizave A7:M7, klikoni butonin Copy nga Standard toolbar, klikoni në qelizën A1, pastaj shtypni [Enter] nga tastiera.

Më pas ju duhet të përcaktoni se doni të shfaqni ata klientët që kanë blerë para 1 majit 1999 dhe që nuk kanë blerë më shumë se $1,000 mall. Me fjalë të tjera, ju duhen ato regjistrime që e kanë datën më të vogël se 1 maji 1999 (<01/05/1999) dhe shumën e blerjes më të vogël apo të barabartë me $1,000 (<=1000).

3. Lëvizni në tabelë derisa të jenë të dukshme kolonat H deri në M, klikoni në qelizën J2, shkruani <01/05/1999, klikoni në qelizën K2, shkruani <=1000,

pastaj .

Në këtë mënyrë keni futur kriterin poshtë kokës së tabelës. Shikoni figurën më poshtë. Vendosja e kriterit në të njëjtin rresht nënkupton se regjistrimet që po kërkoni t’i përgjigjen të dy kritereve; që do të thotë, përcakton një kusht And.


120

4. Klikoni [Ctrl][Home], klikoni Data nga menutë, shkoni te Filter, pastaj Advanced Filter.

Do të hapet dritarja dialoguese Advanced Filter, duke qenë vetë e selektuar zona e listës.

5. Klikoni Criteria range, selektoni zonën A1:M2 në faqen e punës, pastaj klikoni OK.

Ju keni caktuar zonën e kriterit. Lista e filtruar përmban dymbëdhjetë regjistrime që plotësojnë të dy kriteret: blerja e tyre e parë ka ndodhur para 1 majit 1999 dhe nuk kanë blerë më tepër se $1,000. Me këtë listë do të merremi edhe në temën e ardhshme.


121

D. VEÇIMI I TË DHËNAVE NGA NJË LISTË DUKE

PËRDORUR ADVANCED FILTER

Sa herë që përcaktoni një zonë të ndërlikuar të kriterit të kërkuar është mirë që të veçoni të dhënat e kërkuara. Kur veçoni të dhëna ju kopjoni listën e filtruar në një zonë që e përcaktoni nga dritarja dialoguese Advanced Filter. Në këtë mënyrë nuk do të fshini automatikisht filtrin që kishit caktuar më parë. Tani do të veçojmë atë pjesë të listës për ata klientë që kanë mësuar për kompaninë me anë të televizionit apo një reklame në revistë. Për të plotësuar këtë filter do të përcaktojmë një kusht Or duke futur dy kritere në dy rreshta të veçantë. Këtë do ta bëjmë duke kopjuar filtrimin në një zonë tjetër të faqes së punës.

1. Klikoni në qelizën H2, shkruani TV, pastaj shtypni [Enter]; në qelizën H3,

shkruani Revistë, klikoni butonin Enter te formula bar, pastaj kopjoni kriteret në J2:K2 në J3:K3.

Shikoni figurën më poshtë. Këtë herë do të tregoni se do të kopjoni listën e filtruar në një zonë që fillon me qelizën A35.


122

2. Klikoni Data nga menutë, shkoni te Filter, klikoni Advanced Filter; poshtë Action klikoni opsionin Copy to another location, klikoni kutinë Copy to dhe shkruani A35.

Në mësimin e mëparshëm, kur filtruat listën, zona e kriterit përfshinte vetëm dy rreshta, rreshtin 1 e 2; tani përfshin edhe rreshtin 3.

3. Te kutia Criteria range, ndryshoni formulën e dhënë në $A$1:$M$3, klikoni OK; pastaj lëvizni në faqen e punës derisa të duket rreshti 35.

Ju ndryshuat zonën e kriterit që të përfshijë edhe rreshtin 3. Të dhënat që plotësojnë kushtet kopjohen në zonën duke filluar nga rreshti 35. Lista fillestare (që fillon nga A7) përmban të dhënat të filtruara në mësimin e mëparshëm. Shikoni figurën më poshtë.

4. Selektoni zonën A35:M39, klikoni File nga menutë, klikoni Print, pastaj butonin Selection, klikoni Print Preview, pastaj Print.

Do të printohet zona e selektuar.


123

5. Shtypni [Ctrl][Home], klikoni Data nga menutë, shkoni te Filter, pastaj klikoni Show All.

Do të rishfaqen tërë të dhënat e listës. Do të ktheheni në listën fillestare, që fillon nga qeliza A7.

6. Ruani punën e bërë, pastaj mbyllni librin e punës.

E. KRIJIMI I NJË SUBTOTAL

Funksioni Subtotal siguron një mënyrë të thjeshtë dhe të shpejtë për të grupuar dhe përmbledhur të dhënat në një listë. Zakonisht, krijojmë subtotal me funksionin e shumës (SUM). Ju gjithashtu mund të përdorni subtotal me funksione si COUNT, AVERAGE, MAX dhe MIN. Lista juaj duhet të ketë emra fushat (kokën e tabelës të përcaktuar) dhe të renditet para se të ushtroni komandën subtotal. E zëmë se duam të renditim të dhënat e një liste duke u nisur nga burimi i reklamës, duke nxjerrë më pas totalet për secilën prej blerjeve dhe të ardhurave familjare. Le ta shohim më poshtë.

1. Selektoni zonën A1:M23, klikoni name box, pastaj shkruani Databazë, pastaj [Enter].

2. Te name box gjeni Databazë dhe zgjidheni. Nga menuja Data klikoni Sort; klikoni listën te Sort by dhe klikoni Burimi; pastaj Then by dhe klikoni Shteti; klikoni te Then by tjetër dhe klikoni Qyteti, pastaj OK.

Ju keni renditur të dhënat e listës në rendin rritës, së pari sipas burimit të reklamës, së dyti sipas shtetit, pastaj sipas qytetit.

3. Shtypni [Ctrl][Home], klikoni Data te menutë, pastaj Subtotals.

Para se të përdorni komandën Subtotals duhet të pozicionoheni brenda zonës së selektuar (në këtë rast A1:M23). Do të hapet dritarja dialoguese Subtotals. Këtu duhet të përcaktoni të dhënat sipas kolonave që do të përfshihen në funksionin subtotal, funksionin që do t’i zbatoni vlerave dhe fushat që do të përmblidhni.


124

4. Klikoni tek At each change in, klikoni Burimi, klikoni listën tek Use function, klikoni funksionin SUM; tek Add subtotal to list klikoni Shuma e blerjes dhe Të ardhurat. Mbani të zgjedhur Replace current subtotals dhe Summary below data.

Dritarja tuaj dialoguese duhet të jetë si ajo më sipër.

5. Klikoni OK, pastaj shkoni te L27

Do të shfaqet lista e totaleve për çdo burim reklame. Shikoni figurën më poshtë. Vini re se Excel-i shfaq një skicë në të majtë të faqes së punës, duke treguar strukturën e listave të totaleve të veçantë.


125

6. Shikoni faqen e punës në paraprintim, pastaj klikoni Setup; vendosni emrin tuaj në të djathtë të footer-it, pastaj printoni faqen e punës.

7. Shtypni [Ctrl][Home], klikoni Data nga menutë, klikoni Subtotals, pastaj Remove All.

Në këtë mënyrë anulloni funksionin subtotal. Pasi hiqet ky funksion skicat anësore do të hiqen automatikisht. Ngaqë nuk ndryshuat të dhënat në faqen e punës nuk është e nevojshme të ruani dokumentin.

F. PËRDORIMI I KOMANDËS VALIDATION PËR TË

DHËNAT E LISTËS

Komanda Validation në Excel ju mundëson të përcaktoni se çfarë e dhëne është e vlefshme për një zonë qelizash. Ju mund të kufizoni të dhënat vetëm në numra, numra me pikë dhjetore, tekst, apo mund të vendosni kufij mbi to. Ju gjithashtu mund të përcaktoni një listë të të dhënave të pranueshme. Pasi keni përcaktuar se çfarë të dhënash konsiderohen të vlefshme, Excel-i parandalon përdoruesit të futin të dhëna të tjera (i konsideron të pavlefshme) përveç zgjedhjeve tuaja të përcaktuara. E zëmë se duam të kufizojmë kolonën e fundit të gjendjes civile në tri kategori: beqarë, familjarë dhe çifte. Së pari do të selektojmë kolonën që do të kufizojmë.

1. Lëvizni djathtas në faqen e punës derisa kolona M të jetë e dukshme, pastaj selektoni tërë kolonën M.


126

2. Klikoni Data nga menutë, klikoni Validation, klikoni Settings nëse është e nevojshme, klikoni listën Allow, pastaj List.

Duke zgjedhur opsionin List ju mundëson të krijoni një listë të opsioneve të caktuara.

3. Klikoni te kutia Source, pastaj Çift, Familjar, Beqar

Ju keni futur listën me të dhënat e lejueshme, të ndara me presje. Shikoni figurën më poshtë. Ne duam që të dhënat të shfaqen në një listë me kokë poshtë.

4. Klikoni In-cell dropdown nëse nuk është e selektuar, pastaj klikoni OK.

Dritarja dialoguese do të mbyllet dhe ju do të ktheheni te faqja e punës. Kufizimet e të dhënave të reja do të vlejnë vetëm për kolonën e zgjedhur më parë.

5. Klikoni në qelizën M23, klikoni listën në të djathtë për të shfaqur të dhënat e lejuara.

Shikoni figurën më poshtë. Ju mund të klikoni një element në listë për ta futur në qelizë, por le të shohim se çfarë ndodh nëse futim një të dhënë tjetër.


127

6. Pasi të klikoni te qeliza M23 lista do të mbyllet. Provoni të shkruani I divorcuar në atë qelizë dhe shtypni [Enter].

Do t’ju shfaqet një dritare paralajmëruese për t’ju kujtuar se nuk mund të futni të dhëna të tjera përveç atyre që janë përcaktuar.

7. Klikoni Cancel, klikoni te lista në të djathtë të qelizës, pastaj Beqar.

Qeliza do të pranojë të dhënën e fundit. Kufizimi i të dhënave bën të mundur që shtesat e reja do të përmbajnë vetëm një ndër tri të dhënat e sakta në kolonën e Gjendjes civile. Lista e klientëve ka përfunduar dhe është gati për të dhëna të mëtejshme.

8. Ruani ndryshimet dhe mbyllni librin e punës.

Libri i Excel-it 27-04-05 - kukes.files.wordpress.com · Microsoft Excel Abraham Lincoln Center 5...

Documents

Transcript of Libri i Excel-it 27-04-05 - kukes.files.wordpress.com · Microsoft Excel Abraham Lincoln Center 5...