Photocopy

● Thói quen● Bắt buộc● Pháp lý

Lưu trữ bắt buộc

● Doanh nghiệp– Lưu trữ 10 năm– Lưu trữ nội bộ

● Nhà nước– Lưu trữ nội bộ– Lưu trữ lịch sử

Khả năng đáp ứng của doanh nghiệp?

Vấn đề chi phí

● 1 bản photocopy = 1 trang giấy– Mỗi người ít nhất 1 bản photo CMND/năm → 50

triệu trang/năm x 200 = 10 tỷ VNĐ tiền giấy = 50 tỷ VNĐ tiền photocopy

– Thời gian: 5-30 phút → tiền của + sức lực– Lặp đi lặp lại nhiều lần tại 1 nơi → Lãng phí

● Lưu trữ: nhân lực, kho tàng, bảo quản, khai thác... → chi phí ngày càng tăng

Vấn đề rủi ro

● Mất mát● Bảo mật● Cháy nổ● Thảm họa

Không thể khôi phục

Giải pháp ngày nay

● Số hóa● Lưu trữ điện tử● Phần mềm quản trị● An ninh thông tin

Số hóa V-SCAN

Photo-scanner● Chụp tà i liệu, sách, vật thể● Gọn nhẹ, cơ động● Đa năng● “Xanh”

Phần mềm V-Scan● Tự động xử lý hình ảnh:

xén, xoay, xoắn, nét...● Tự động xử lý đầu ra● OCR tiếng Việt

Photo-scanner

So sánh phương pháp

Truyền thống● Từng trang/ tự động● 30-200 giây/ảnh● Cần thêm PM phụ trợ

V-Scan● Đặt giấy và bấm nút● 1-2 giây/ảnh● Tự động đặt tên và

đóng gói

So sánh 2 phương pháp photocopy

Vấn đề Truyền thống Điện tử

Tính pháp lý Đều không phải là bản chính (tham khảo)

Tính toàn vẹn Thấp Cao → rất cao

Tính sẵn sàng Thấp Cao → rất cao

Tính bảo mật Trung bình Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm Rất cao Thấp, ngay lập tức

Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình

Khả năng dùng lại Thấp Rất cao

Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao

Phòng chống thảm họa Bất khả kháng Khả thi

Quản trị V-Archive

● Cơ chế quản trị tập trung– Quy trình xuyên suốt: văn

thư, scan-chụp, xử lý ảnh, đóng gói, chữ ký số...

– Cây phân cấp, phân quyền

– Người dùng tự định dạng metadata

– Tìm kiếm và truy cập nhanh

– Tự động bảo mật

● Cơ chế lưu trữ phân tán: chịu tải dữ liệu lớn

Quản trị các giá trị và chức năng của tài liệu

Tài liệuTư liệu

Lịch sử/quý hiếm● Cực hiếm● Hiếm● Thường● Kém

Bảo mật● Tối mật● Mật● Nhạy cảm● Giải mật nhạy cảm● Giải mật

Giá trị kinh tế● Cực quý (X VNĐ)● Quý (Y VNĐ)● Thường (Z VNĐ)● Miễn phí (0 VNĐ)

Cấp bậc sử dụng● Trung ương● Bộ● Sở● … huyện, xã● Công chúng

Quyền sử dụng● Đọc● Thêm● Sửa● Xóa● Duyệt/công bố

Quyền tiếp cận● Chỉ đọc● Chỉ đọc 1 phần● Được tải về● Được chia sẻ

Kiểm soát● Admin● Cây kiểm soát● Hàng ngang

Xét duyệt● Admin● Cây xét duyệt● Hàng ngang

Khả năng mở rộng

● Khai thác độc lập● Phát triển rời rạc● Kết nối mắt xích● Hòa nhập mạng lớn

So sánh 2 phương pháp lưu trữ

Vấn đề Truyền thống Điện tử

Tính pháp lý Mặc định NĐ 01/2013/NĐ-CP

Tính toàn vẹn Rất cao Cao

Tính sẵn sàng Cao Cao → rất cao

Tính bảo mật Cao Cao → rất cao

Tốc độ phục vụ Thấp Cao → rất cao

Thời gian tìm kiếm Rất cao Ngay lập tức

Giá thành lưu trữ Rất cao Trung bình

Khả năng khôi phục Rất thấp Rất cao

Khả năng chia sẻ Rất thấp Cao

Phòng chống thảm họa Bất khả kháng Rất cao

Lợi ích nổi bật

Bản quyền

● “Cục Bản quyền tác giả” cấp chứng nhận số 4551/2013/QTG.

Thị trường

● Doanh nghiệp: tất cả các cỡ doanh nghiệp– Đặc biệt: nếu có lưu lượng lưu trữ giấy tờ lớn

● Nhà nước: tất cả các cơ quan Nhà nước– Đặc biệt: khối văn phòng và văn thư lưu trữ– Các cơ quan lưu trữ...

● Giáo dục: tất cả các trường các cấp– Dụng cụ giảng dạy, trình chiếu– Số hóa tài liệu giảng dạy...

Giá cả

● Photo-scanner: 2-7 triệu VNĐ/chiếc

● Book-scanner: >10 triệu VNĐ/chiếc

● Đặc biệt: bản đồ, bản vẽ, bản thiết kế...

● V-Scan: 2-4 triệu VNĐ/bản

● V-Archive: dự án

Chính sách kinh doanh

● Hợp tác với khách hàng

● Tìm kiếm đối tác, hợp tác kinh doanh

● Dịch vụ gia công số hóa

● Dịch vụ lưu trữ điện tử

Lớn lên cùng thành công của khách hàng!

Grow with the customer's success!

Trân trọng cám ơn!