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Le dépôt des comptes annuels à la Banque nationale de Belgique : Quels changements à partir d'avril 2007? MERCREDI 28 FEVRIER 2007

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Le dépôt des comptes annuels à la Banque nationale de Belgique :

Quels changements à partir d'avril 2007?

MERCREDI 28 FEVRIER 2007

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Le dépôt des comptes annuels à la Banque nationale de Belgique :

Quels changements à partir d'avril 2007?

Vinciane HendrichsCentrale des bilansBanque nationale de Belgique

Bruxelles, le 28 février 2007

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Quels changements dans le dépôt des comptes annuels?XBRL et le dépôt des comptes annuels

Le projet XBRL de la Centrale des bilansDe quoi s'agit-il?Pourquoi ce choix?

Traitement par la Centrale des bilans à partir du 1er avril 2007

Le dépôt des comptes annuels à partir du 1er avril 2007Quels changements pour les schémas complet et abrégé?Sofista 2007

Le dépôt des comptes annuels par internetEvolutionPrincipales caractéristiquesExigences techniquesCertificat digitalEtape par étape

Besoin d'aide ou d'informations?

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Le projet XBRL de la Centrale des bilans

La disquette disparaît au profit des dépôts par internet

Extension du fichier: ".nbb" ".xbrl"Ambition du standard: Aucune STANDARD XBRL

International

XBRL est l'abréviation d'eXtensible Business Reporting Language.

= Technologie, format d'échange de données ouvert à tous et basé sur XML (eXtensible Markup Language) et dédicacé aux informations financières

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De quoi s'agit-il?

L'utilisation de XBRL offre de nombreux avantages:elle augmente la qualité des données collectées par l'absence de manipulations superflues, telles que le réencodageelle facilite l'échange de données au format électronique mais également leur traitement et leur analyseelle permet de réaliser des économies appréciables dans la mesure ou les données peuvent être sélectionnées, réutilisées et

reformatées selon le reporting demandé

Systèmecomptable

Donnéescomplémentaires

Informations de tiers

Actionnaires

Déclarations fiscales

Comptes annuels

Website

Régulateurs

Autres

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Pourquoi ce choix?1. Les BEGAAP évoluent vers les IAS/IFRS

Le règlement européen du 19 juillet 2002 concernant les comptesannuels consolidés des sociétés côtées→ 1ère application à l'exercice 2005 (ne concerne que 160 entreprises belges)Influence attendue sur le droit comptable belge et par conséquent, sur les comptes annuels statutaires

= "core business" de la Centrale des bilans de la BNBles normes IAS/IFRS ont introduit une plus grande flexibilité dans la présentation comptes annuels normalisés (complet et abrégé)problème international: comparabilité des états financiers,

convergence vers les IFRS = solution internationaleChoix pour un standard XBRL (approuvé par le IASB)Traduction des 2.200 pages que compte la bible IFRS en une taxonomie Voir: http://xbrl.iasb.org/int/fr/ifrs/gp/2005-05-15/summary_page.htm

2. Opportunité pour d'autres simplifications administratives (d'autresprojets XBRL)

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Le dépôt: Quels changements pour les schémas complet et abrégé?

1983: la Centrale des bilans publie le formulaire pour le dépôt des comptes annuels normalisés

adapté périodiquement pour la conformité aux obligations légalesdépassé et pas suffisamment adapté à l'environnement informatiqueévolution d'un support pour le dépôt vers un modèle pour les concepteurs de logiciels.

avril 2007: passage à la technologie XBRLcomme format pour le dépôt des comptes annuelsrévision du modèle pour la conformité aux exigences informatiquesamélioration de la lisibilitéd'application pour les schémas complets et abrégés

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé?

5 principes de base:1. La continuité de l'information2. L'abandon des pages fixes 3. La division en sections4. La présentation des rubriques5. Les conséquences pratiques

Présentation générale1. La simplification de la présentation générale2. Les tableaux

Contenu1. La publication en unités d'euro2. La présentation sous forme de liste3. La rubrique 19: "Avances aux associés sur répartition de l'actif net"

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: 5 principes de base

5 principes de base:1. La continuité de l'information

plus de report en fin de compte annuel si la place est insuffisante dans l'espace prévu (ex. liste des administrateurs et gérants, structure de l'actionnariat)

Amélioration de la lisibilité

2. L'abandon des pages fixesprincipe de continuité pages fixes

une même information ne sera plus toujours sur la même page (ex. L'état des immobilisations corporelles ne sera plus forcément sur la page C. 8 ou A. 6)

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: 5 principes de base3. La division en sections

les données sont dorénavant groupées par section de longueur variablesuivant les informations à fournirle numéro de section est repris dans le coin supérieur droit du modèleC: Schéma complet5: Annexe3: Immobilisations corporelles2: Installations, machines et outillages

une numérotation purement séquentielle dans le coin inférieur droit du document (ex. 10/46)

Ancien formulaire

Nouveau modèle

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: 5 principes de base

4. La présentation des rubriques4.1. La codification

A rubrique unique, code unique(ex. Frais d'établissement: code de rubrique 20)

Le code de rubrique de l'exercice précédent= code de rubrique + "P"

Renfort du lien avec le Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN)Plus de cohérence

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: 5 principes de base

Ancien formulaire

Nouveau modèle

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: 5 principes de base

4.2. L'harmonisation des signesplus de différences de signe entre schéma abrégé et schéma complet; les rubriques sont par défaut positives mais peuventprésenter un double signe (+)/(-) ou éventuellement un signe négatif(ex. rub 649 et 669)

Complet Abrégé

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: 5 principes de base

4.3. L'attribution d'un code unique aux rubriques de bénéfice et de perte

Ancienformulaire

Nouveau modèle

5. Les conséquences pratiquesLes contrôles arithmétiques et logiques doivent être revusLes statistiques fournies par la Centrale des bilans doivent être adaptées

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Présentation générale

1. Simplification de la présentation générale des rubriquesplus de chiffres romainssuppression des cadres, parenthèses et surlignements superflusles références à l'annexe deviennent des références aux sections

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Présentation générale

Ancien formulaire

Nouveau modèle

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Présentation générale

2. Les tableauxPrésentation par page plutôt qu'en colonne

Une présentation condensée était au départ justifiée par la nécessité de limiter lenombre de pages à publier au Moniteur belge mais est difficile à reproduire au départ de de fichiers électroniques

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Présentation générale

Ancien formulaire

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Présentation générale

Nouveau modèle

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Contenu

1. La publication des comptes sera toujours en unités d'euroquel que soit le schéma

Les comptes déposés sur papier devront, quel que soit le schéma (complet ou abrégé), être établis en unités d'euroLes comptes déposés en format XBRL pourront être envoyés par internet avec 0 ou 2 décimales; la Centrale des bilans procédera aux arrondiséventuels

2. Seule la présentation du compte de résultats sous forme de liste est conservée

la présentation sous forme de compte sera supprimée

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Le dépôt: Quels changements pour les schémascomplet et abrégé: Contenu

3. L'ajout de la rubrique 19"Avance aux associés sur répartition de l'actif net" Avis de la Commission des Normes comptables (170/2 -Février 1999),

Le montant de l'avance doit être porté au passif en déduction globale mais explicitedes capitaux propres; les sommes attribuées au titre d'avance ne constituent pas véritablement un actif. Dans l'ordre normal des choses, il n'en résultera pas, àl'avenir, un flux de ressources favorables à l'entreprise. Ecritures: 19 à 48 Associés (et 48 Associés à 55 Etablissements de crédit)

Lorsque la liquidation est terminée, le compte "Avance aux associés sur répartitionde l'actif net" est soldé par le débit des divers comptes de capitaux propres.

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Le dépôt: Sofista 2007

Sofista 2007 sera une application internet:Formulaire électronique

Disponible sur le site internet de la Centrale des bilansles données encodées sont sauvegardées localement par l'utilisateur

Accès sécurisé grâce à un certificat digital (Certipost, Globalsign, Isabel ou carte d'identité électronique)Pas de téléchargement local de logicielValidation en lignePossibilité d'importer certains documents PDF dans les comptesannuels:

structure de l'actionnariat, rapport des commissairesrapport de gestion

possibilité de visualiser les comptes annuels tels qu'ils seront publiés

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Le dépôt: Sofista 2007

Soit création d'un nouveau compte selon 2 critères:• nature du compte (SC, SA)• langue du compte (qui correspond à la langue de dépôt) (Fr, Nl, De)

Soit chargement de données à partir d'un fichier préalablement sauvegardé en format XML ou XBRL

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Le dépôt: Sofista 2007

Ajout d'un document PDF

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Le dépôt: Sofista 2007

Validation: validation XML, validation XBRL, contrôles complémentaires BNB, équations de contrôle. La touche "sauvegarder" est utilisable si les deux premiers niveaux de validation nemontrent pas d'erreur

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Evolution

- Avril 1978: Dépôts sur papier (schémas normalisés complet et abrégé)- Avril 1993: Dépôts sur disquette- Janvier 2004: Dépôts par internet avec un certificat de la BNB et

paiement online avec carte Bancontact/Mistercash- Juin 2004: Ajout de la possibilité de payer online avec carte de crédit

(Visa, Mastercard)- Mai 2005: Ouverture de l'application internet à toutes les entreprises

par l'acceptation des certificats de Certipost, Globalsign et Isabel

- Mars 2006: Acceptation de la carte d'identité électronique (eIDeID)- Juin 2006: Ajout de la possibilité de payer par virementvirement

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Evolution

0

5

10

15

20

25

30

trim1/04 trim4/04 mai-05 août-05 nov-05 févr-06 mai-06 août-06 nov-06

Proportion des dépôts par internet dans le total des dépôts

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Evolution

Situation fin décembre 2006:

- Plus de 27 % des dépôts se font par internet via l'application de "Dépôtdes comptes annuels par internet"

- Près de 3.000 certificats non BNB sont enregistrés ("Third party certificates": Certipost, Globalsign, Isabel et la carte d'identitéélectronique eID)

- Progression de la carte d'identité électronique (12%)

- Paiement:Cartes de crédit: 66% ( : 33% : 33% )

Bancontact/Mistercash : 10%

Virement : 24%

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Evolution

0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%

100%

trim1/04 trim4/04 mai-05 août-05 nov-05 févr-06 mai-06 août-06 nov-06

Papier Disquette Internet

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Evolution

A partir du 1er avril 2007: Plus de dépôt sur disquette mais online !Raisons :

Support informatique devenu obsolèteChangement du format des fichiers: Texte XBRL1ère directive CE

"Les Etats membres veillent à ce que, le 1er janvier 2007 au plus tard, les sociétés et autres organismes amenés à procéder ou à participer au dépôtpuissent déposer par voie électronique tous les actes et indications soumis àpublicité en vertu de l'article 2"

or, disquette ≠ dépôt électroniqueDépôt de documents PDF possible pour les comptes annuels

- consolidés- non-normalisés (banques, assurances,...)- des ASBL (dépôt en XBRL prévu pour 2008)

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Principales caractéristiques

Accès à l'application grâce à un certificat digital qualifié qui garantit:l'authenticité : la Centrale des bilans doit pouvoir identifier la personne qui a déposé les comptes annuelsl'intégrité des données : les informations envoyées ne doivent subir aucunemodification durant leur transfert vers la Centrale des bilans.

Chargement d'un compte avec l'extension ".nbb" (".xbrl " àpd avril 2007)• fichier par fichier (pas de batch), le déposant ne peut sélectionner qu'une

entreprise à la fois• qui répond au "Protocole pour le dépôt par voie informatique des comptes

annuels des entreprises"• tel qu'établi par le logiciel pour le dépôt des comptes annuels

Validation automatique du compte annuel téléchargé sur base :• de la structure et des exigences techniques du Protocole• des contrôles arithmétiques et logiques

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Principales caractéristiques

Le suivi du traitement du fichierUn compte annuel validé avec succès:

doit être payé endéans les 7 jours calendrierspeut faire l'objet d'un paiement groupé avec celui d'autres comptes annuelsdéposés

Les modes de paiement disponibles sont:la Carte de crédit (Visa ou Mastercard) : numéro, date d'échéance, code-CVC/CVVle Virement :

Le choix pour ce mode de paiement peut uniquement se faire le jour de l'envoi du fichier; état du compte annuel: "En attente de paiement"doit être effectué en dehors de l'application internetle montant et la communication structurée doivent tous deux être corrects et être reçus sur le compte de la BNB endéans les 7 jours calendriers

Une communication structurée erronée, un montant incorrect ou perçu trop tarddonne lieu à un remboursement automatique.

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Principales caractéristiques

Lorsque le paiement est effectué avec succès:Le compte annuel est officiellement accepté par la Centrale des bilans et sera publié.La date officielle de dépôt = date à laquelle le compte annuel a reçu le statut "En attente de paiement"L'entreprise tenue au dépôt reçoit dans les 11 jours ouvrables la "Mention de dépôt des comptes annuels"Le détail des transactions peut être consulté dans l'application internet sur base du numéro de transaction.

Heures d'ouverture:Tous les jours ouvrables de la BNB 8.30 à 20 heures (bank holidays)

Aucune nouvelle session ne pourra commencer après 19h45.

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Exigences techniquesVous devez disposer :

d'un PC avec une connexion internet (à large bande de préférence)

d'un système de navigation Windows :Windows 2000 (Service Pack 3) ou plus récentWindows XP (Service Pack 1) ou plus récent

de Microsoft Internet Explorer version 5.5 (ou plus récente) comme browser :Vous pouvez télécharger la version la plus récente de l'adresse suivante: http://www.microsoft.com/windows/ie_int/fr/download/default.mspx

de Java Runtime que vous pouvez télécharger gratuitement : http://www.java.com/fr/

d'un Certificat digital de classe 3 : CertipostGlobalsignIsabeleID (carte d'identité électronique)

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Certificat digital

1. Qu'est-ce qu'un certificat digital?= identité numérique

associe votre identité à une paire de clés qui peuvent être utilisées pour crypteret signer des informations numériques. Il permet aux individus et auxorganisations de sécuriser les transactions, professionnelles et personnelles, qui se font par les réseaux de communication.

est distribué par une Autorité de Certification (CA) qui est indépendante;

pour disposer d'un certificat qualifié (de classe 3), il est indispensable de seprésenter personnellement avec sa carte d'identité dans une des agences d'uneAutorité de Certification

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Certificat digital 2. Obtention d'un certificat digital

Certipost: uniquement distribution à des groupements professionnels spécifiques("trusted community"; certification de l'identité + qualité professionnelledes membres)membres de l'IEC et de l'IRE: https://iec-iab.certipost.be/info_fr.phpla commande se fait en ligne (le certificat est envoyé au domicile sous plirecommandé)choix entre une carte smart (avec lecteur de carte) ou USB-token

Isabel:

Tous les utilisateurs d'Isabel disposent d'un certificat qui est lié à leur carte à puce (Secure Signing Card) pour laquelle un lecteur de carte est nécessaireTéléchargez gratuitement et installez le logiciel "Isabel OfficeSign 5.0" que vous trouverez à cette adresse: www.isabel.be/officesign/

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Certificat digital

Globalsign: https://secure.globalsign.net/phoenixng/og/index.cfmSélectionnez "PersonalSign 3 Pro TM "Renseignez les informations relatives à votre identité et au paiementImprimez le contrat d'utilisateurRendez vous avec le contrat d'utilisateur imprimé et une copie de votrecarte d'identité auprès d'une Autorité d'Enregistrement Locale (LRA) telleque la Chambre de CommerceVous recevrez un e-mail avec un hyperlien → téléchargez votre certificatdigital

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Certificat digital

la carte d'identité électronique (eID):4.000.000 de belges disposent déjà de leur eIDvous pouvez l'obtenir sur simple demande auprès du service Population de la communepour plus d'information: http://www.rijksregister.fgov.be/cie_fr/cdocu.htmvous devez vous munir d'un lecteur de carte eID qui permet la communication entre les programmes de votre ordinateur et votre carteeID:

aperçu des lecteurs de cartes: http://www.cardreaders.beliste des points de vente: http://www.rijksregister.fgov.be/cie_fr/lecteurcarte/lecteur_carte_cie.pdfvous devez installer le programme qui permettra de lire, valider et imprimer le contenu de la carte eID. Le "Belgium Identity Card Run-Time": peut être téléchargé gratuitement du site suivant: http://www.belgium.be/zip/eid_datacapture_fr.html

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Le dépôt des comptes annuels par internet: Certificat digital

Après l'installation, vous trouverezune nouvelle icône sur votre desktop:

Si vous double-cliquez sur cette icône, le dit "eID GUI" ou "Generic User Interface pour carte eID"démarre et vous permet de lire les données enregistrées sur la micropuce de votre carte eID:

Vous n'avez plus qu'à : Enregistrer votre certificat dans Windows via le menu "Certificates" etcliquer sur le bouton "Register"

eID GUI.lnk

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape par étape

Etape 1: Accès à l'application internet sécurisée via un lien sur le siteinternet de la Centrale des bilans

Etape 2: Selection du certificat digital

Etape 3: Remplissage du formulaire "User information - Self registration" (n'a lieu qu'une fois)

Etape 4: Choix de la personne morale pour laquelle le dépôt va êtreeffectué

Etape 5: Téléchargement du fichier de comptes annuels

Etape 6: Paiement des frais de dépôt

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape par étape

Démonstration

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 1: accès au site internet

Accès(www.centraledesbilans.be).

à l'application internet sécurisée (https) grâce au lien sur le site de la Centrale des bilans

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 2: Sélection du certificat digital

Premier écranS'il

pour l'identification de l'utilisateur: "User Authentication": dispose d'un certificat digital de Certipost-, Globalsign-, ISABEL- ou de celui de sa carte d'identité

électronique"3rd par

(eID), qu'il a précédemment enregistré sur son ordinateur, il doit choisirty Certificate".

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 3: Remplir le formulaire

Remplir le formulaire "User information - Self registration" Uniquement la première fois qu'un utilisateur se connecte à l'application de "Dépôt des comptes annuels par internet"

si les données d'identification sont correctement remplies, la BNB peut éventuellement lecontacter et l'aider

pour les "tiers déposants", le numéro d'entreprise doit impérativement être complété s'ilsdésirent recevoir un duplicata de la "Mention de dépôt des comptes annuels"

dans le champ "Identifier" se trouve un "NBB Unique Identity Number" ("NUIN"):

un numéro unique attribué à chaque certificatun même certificat ne doit être enregistré qu'une foisest repris dans chacun des écrans de l'application (en haut à droite)

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 3: User information - Self registration

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 4: Choix de la personne morale

L'application va enregistrer chaque "NUIN" (numéro dans le coin en haut à droite) qui dépose un ou plusieurscomptes annuels, afin de pouvoir montrer à l'utilisateur comment s'est effectué le dépôt et donner l'informationrelative aux dépôts effectués ("Suivi des dépôts"), d'autoriser le paiement pour les dépôts dont le statut est "En attente de paiement" et permettre de consulter ensuite les paiements effectués via le menu ("Paiement"). Pour déposer un compte annuel, l'utilisateur clique sur "Nouveau dépôt".

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 4: Choix de la personne morale

L'utilisateur encode dans le champ "Numéro d'entreprise" le numéro d'entreprise de la personnemorale pour laquelle il désire déposer un compte annuel. Le premier zéro ne doit pas nécessairement être encodé et aucun espace, ni tiret ou point ne doit être inséré entre les chiffres. L'utilisateur clique ensuite sur le bouton "OK".

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 4: Choix de la personne morale

Un écran reprenant les données dont la Centrale des bilans dispose pour le n° d'entreprise est alors affiché.Il reprend: a. les données d'identification de la personne morale telles qu'elles sont reprises dans la BanqueCarrefour des Entreprises (BCE), b. les références des comptes annuels statutaires et consolidés qui ont étédéposés durant les 3 dernières années à la Centrale des bilans. Si l'utilisateur veut poursuivre le dépôt, il clique sur "Déposer des comptes annuels de l'entreprise sélectionnée".

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 4: Choix de la personne morale

Si l'utilisateur clique sur le bouton "Signer et envoyer", une fenêtre s'ouvre:

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 5: Téléchargement

Cette fenêtre permet à l'utilisateur de sélectionner le fichier avec l'extension ".nbb" qui contient le compteannuel qu'il désire déposer.Dès que l'utilisateur a cliqué sur le fichier et ensuite sur "Open" ou simplement en double-cliquant sur lefichier, ce dernier est signé automatiquement et ensuite envoyé à la BNB.

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 5: Téléchargement

Stades de traitement des comptes annuels:"En cours de matching": le traitement est en cours"Dépôt non valide": au moins une erreur a été rencontrée au cours du traitementdu fichier. Cette erreur entraîne le refus du compte annuel. En cliquant sur lestatut, vous aurez accès à la liste des erreurs."En attente de confirmation": un élément nécessitant une prise impérative de décision a été détecté durant le traitement du fichier. Une fois la confirmationeffectuée, le fichier pourra acquérir le statut "En attente de paiement""En attente de paiement": la validation et le matching ont été effectués avecsuccès, seuls les frais de dépôts doivent encore être réglés pour que le comptesoit officiellement accepté par la BNB - cliquer sur le statut donne accès à unécran qui permet d'effacer le fichier si nécessaire (changement de la date de dépôt!) "En attente de virement": si vous avez décidé de régler les frais de dépôt parvirement."Dépôt enregistré": le compte annuel est officiellement accepté par la BNB.

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Le dépôt des comptes annuels par internet:Etape 6: Paiement

Pour effectuer le paiement des frais de dépôt d'un ou plusieurs comptes annuels déposéspar Internet, l'utilisateur clique sur "Paiement" dans la barre de menu.

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2. Le dépôt des comptes annuels par internet: Etape 6: Paiement (Composition des paiements)

Leleensemble parimprimée

menu "Composition des paiements" vous permet, sur base du numéro de transaction, d'obtenirrelevé des comptes annuels payés. Dans le cas présent, 5 comptes annuels ont été payés

une transaction d'un montant total de 1.200,70 EUR. Cette information peut-êtredans un document PDF ou HTML.

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2. Le dépôt des comptes annuels par internet: Etape 6: Paiement (Composition des paiements)

Impression du relevé de paiement

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Besoin d'aide ou d'informations?En cas de problèmes techniques (ex. application internet inaccessible):

e-mail: [email protected]él.: 02 221 40 60fax: 02 221 31 35

En cas de problèmes liés au dépôt des comptes annuels :e-mail: [email protected]él. : 02 221 30 01fax: 02 221 32 66

Informations et manuels :www.centraledesbilans.bewww.xbrl.bewww.xbrl.beEn cliquant sur "TaxonomieTaxonomie", vous trouverez:

la notice explicative de la taxonomie XBRL des comptes annuels normalisésle modèle de présentation XBRL de comptes annuelsle protocole technique

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Questions?

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Nous vous remercions de votre attention!

Vous pourrez obtenir la présentation dès la semaine prochaine sur www.ipcf.be