RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PEMBELIAN DAN PENJUALAN

( STUDI KASUS : UD. KUDA MAS LUMAJANG)

I.G.A.P Semara PutraS1 / Jurusan Sistem Informasi, Sekolah Tinggi Manajemen

Informatika & Teknik Komputer Surabaya email: underground_pake_x@yahoo.co.id

• Abstract: UD. Kuda Mas is a trading business that specializes in buying and selling gold located on the Panglima Sudirman 92 Lumajang Street. UD Kuda Mas provides a many kinds of yellow gold jewelry. The day the transaction is increasing UD. Kuda Mas has some obstacles to finding and processing data purchases and sales transactions so it is difficult to know the income earned. UD Kuda Mas is also difficult to know the exact time in making a purchase or sale of goods because the price of gold is subject to change. Based on existing problems, we need an information system that can help any purchases, sales and the gold price forecasting system to provide the gold price forecast future periods, forecasting system implemented method of exponential smoothing methods holt to be a reference standard based on the method used. The system created is expected to help resolve any purchases, sales transactions, minimizing errors that may occur. and the gold price forecasting system to support existing operations so as to provide maximum benefit in the future.

• Keywords : purchase and sales information systems, gold shops, exponential smoothing (holt).

• Penyelesaian transaksi pembelian dan penjualan yang baik, sangat dibutuhkan bagi setiap perusahaan. Tanpa adanya sistem yang baik, suatu perusahaan sulit untuk mendapatkan informasi yang valid dari setiap transaksi yang terjadi. Hal ini juga terjadi pada UD kuda Mas sebagai usaha dagang yang bergerak dalam bidang jual beli perhiasan emas.

• UD Kuda Mas mempunyai beberapa masalah yaitu dalam pencatatan stock persediaan barang yang masih dilakukan secara manual, akibatnya pengecekan jumlah barang dilakukan satu per satu yang menyebabkan banyak waktu terbuang, serta tidak adanya pencatatan data transaksi penjualan dan pembelian yang baik sehingga UD. Kuda Mas sulit untuk mengetahui laba rugi yang didapat. UD Kuda Mas juga mengalami kesulitan dalam menentukan waktu yang tepat untuk melakukan pembelian maupun penjualan barang karena harga emas sewaktu-waktu dapat berubah

• Berdasarkan uraian di atas, UD Kuda Mas membutuhkan suatu sistem informasi pembelian dan penjualan agar dapat melakukan pencatatan

untuk setiap transaksi, mengontrol stok baru maupun stok yang ada dan memberikan laporan yang dibutuhkan. UD Kuda Mas juga membutuhkan suatu sistem peramalan harga emas untuk membantu mengetahui pergerakan harga emas karena akan lebih baik jika dapat mengetahui waktu yang tepat untuk membeli barang di saat harga rendah, sehingga dapat meminimalisasi kerugian dalam penjualan barang. Metode yang digunakan untuk peramalan harga emas adalah metode exponential smoothing dari Holt.

• Dengan adanya sistem ini diharapkan dapat menyelesaikan setiap transaksi pembelian dan penjualan, meminimalisasi kesalahan dalam perhitungan yang mungkin terjadi, dan sistem peramalan harga emas sebagai pendukung kegiatan operasional yang ada sehingga memberikan keuntungan yang maksimal dikemudian hari.

• LANDASAN TEORI• Teori Pembelian• Pembelian adalah usaha pengadaan barang untuk

perusahaan. Dalam perusahaan dagang pembelian dilakukan dengan dijual kembali tanpa mengadakan perubahan bentuk barang, sedangkan pada perusahaan manufaktur pembelian dilakukan dengan merubah kembali dengan merubah bentuk.

• Pembelian (purchases) adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama periode tertentu (Aliminsyah dan padji, 2003 : 450). Menurut Soemarso S.R kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang yaitu:

• Membeli barang dagan secara tunai atau kredit.• Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan

perusahaan.• Membeli barang dan jasa lain sehubungan dengan kegiatan

perusahaan.• Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian

merupakan perkiraan. Perkiraan tersebut digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode tertentu.

• Teori Penjualan• Menurut Jober dalam Jiunkpe (2003), konsep penjualan

adalah gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan usaha penjualan dan promosi dalam skala besar.

• Menurut Kotler dalam Jiunkpe (2005), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dia sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran.

• Metode Eksponensial Smoothing (HOLT) Menurut Salah satu teknik yang digunakan untuk meramal data yang mengikuti suatu trend adalah metode dua parameter Holt. Teknik Holt memperhalus trend dengan menggunakan konstanta-konstanta pemulusan yang berbeda. Tiga persamaan yang digunakan dalam teknik ini adalah sebagai berikut:

• At = α Yt +(1 – α )(At-1 + Tt-1)

• Tt = β(At – At-1)+(1 - β)Tt-1

• Ŷt+p = At + pTt

• Keterangan:• α = konstanta penghalusan untuk data ( 0< α <1 )• β = konstanta penghalusan untuk eliminasi trend

( 0< β <1 )• Yt = data yang sebenarnya pada periode t• At = nilai pemulusan yang baru• Tt = estimasi trend• p = periode yang diramalkan• Ŷt-p = Nilai Ramalan pada periode p • • Persamaan pertama hampir sama dengan model dasar

pemulusan eksponential tunggal, hanya saja variabel trend ditambahkan pada persamaan tersebut. Estimasi trend dihitung dengan menghitung estimasi trend menunjukkan bahwa estmasi trend dikalikan dengan β dan kemudian ditambahkan pada

estimasi yang lama, dikalikan dengan (1 - β). Hasil dari persamaan tersebut adalah trend yang dihaluskan tanpa pengaruh random.

• • • Ukuran Ketepatan Peramalan• Tidak mungkin suatu peramalan akan benar benar akurat.

Ramalan selalu berbeda dengan permintaan aktual. Perbedaan antara ramalan dengan data aktual disebut kesalahan ramalan. Meskipun suatu jumlah kesalahan ramalan tidak dapat dihindari namun tujuan ramalan adalah agar kesalahannya sekecil mungkin. Tentunya jika tingkat kesalahan tidak kecil, hal ini memberi indikasi apakah teknik ramalan yang digunakan salah, atau teknik perlu disesuaikan dengan mengubah parameter.

• Deviasi absolut rata rata (Mean Absolute Deviation – MAD)• MAD merupakan salah satu pengukuran kesalahan yang popular

dan mudah digunakan. MAD merupakan suatu ukuran perbedaan atau selisih antara ramalan dengan permintaan aktual. Umumnya, semakin kecil MAD semakin akurat nilai suatu ramalan.

• Persentase kesalahan absolut rata-rata (Mean Absolut Percentage Error - MAPE)

• MAPE merupakan prosentase yang dihitung dari nilai absolut kesalahan di masing masing periode dan dibagi dengan nilai data aktual periode tersebut kemudian dicari rata rata kesalahannya.

• PERANCANGAN SISTEM• Pada Gambar 1 menunjukan document flow

terkomputerisasi menggambarkan proses pembelian barang. Proses dimulai dari pihak sales memberikan data barang baru, kemudian bagian pembelian memasukan data barang baru yang dibeli. Setelah data barang di masukkan seluruhnya, bagian pengecekan akan memeriksa kesesuaian barang tersebut. Apabila barang ada yang tidak sesuai maka akan di kembalikan kepada pihak sales. Jika data telah sesuai maka data di simpan dan dibuatkan laporan data barang baru yang ditujukan kepada manajer toko emas.

• Gambar 1 Dokumen Flow Terkomputerisasi Pembelian Barang

• PERANCANGAN SISTEM• Pada Gambar 2 menunjukan document flow

terkomputerisasi menggambarkan proses penjualan barang. Proses dimulai dari pihak toko emas memperlihatkan data barang yang dijual kemudian pelanggan memilih barang yang sesuai. Jika pelanggan setuju dengan barang yang dipilih, bagian penjualan akan membuat nota pembelian barang untuk pelanggan. Kemudian dari data penjualan yang ada dapat dibuatkan laporan penjualanuntuk diberikan kepada manajer toko emas.

Gambar 2 Document flow terkomputerisasi penjualan barang

Costumer Bagian penjualan

Start

Data BarangData Barang

Barang yg dipilih

Konfirmasi

Tidak

ya

Nota Penjualan barang

Nota Penjualan barang

Memilih barang

Mas

ter

bara

ng

Cetak nota Penjualan

Input data Penjualan

Update Data Barang

Manajer

Data Harga Dollar

Data Harga Emas

Data Detil Penjualan

Data Penjualan

Cetak Laporan Penjualan Barang

Laporan Penjualan Barang

Laporan Penjualan Barang

END

• Flowchart Peramalan Harga Emas• Metode Exponential Smoothing digunakan

untuk meramalkan harga emas pada periode mendatang. Data yang dipergunakan untuk perhitungan pada metode ini adalah data harga emas setiap bulannya. Metode ini menggunakan dua parameter yang dikombinasikan sampai menghasilkan nilai MAD (Mean Absolute Deviation) dan MAPE (Mean Absolute Percentage Error) terkecil. Untuk lebih jelas bisa dilihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Flowchart Peramalan Harga Emas

Ambil data harga emas yang akan digunakan untuk proses perhitungan

Start

Inisialisasi Nilai Alpha dan Beta

Perhitungan Pemulusan ExponensialAt = α Yt +(1 – α )(At-1 + Tt-1)

Perhitungan Estimasi trendTt = β(At – At-1)+(1 - β)Tt-1

Perhitungan Ramalan 1 Periode BerikutnyaŶt-p = At – pTt

Perhitungan MAD

∑ | |

Kombinasi Alpha dan Beta menghasilkan nilai MAD, MAPE

& MSE terkecil ?

tidak

Prediksi harga emas pada periode tertentu

ya

End

ntt Y - Y

Perhitungan MAPE

∑ | | n

t

tt

YY - Y

Perhitungan MSE

∑ ( )2 n

tt Y - Y

• Context diagram UD. KUDA MAS terdapat 4 external entity, yaitu supplier, customer, Admin dan Manager toko emas. Pada setiap entity memberikan masukan dan sistem memberikan keluaran berupa laporan atau lainnya. Context Diagram ditunjukkan pada Gambar 4

Gambar 4. Context diagram

Data Bobot Peramalan

input harga dollar

input harga emas

input data supplier

Info Data Pengguna

Data Pengguna

Data Detil Barang Pelanggan dijual

Laporan Perubahan Harga Dollar

Laporan Perubahan Harga Emas

Laporan Laba Rugi

Data Harga Emas

Data Dollar

Laporan Hasil Peramalan

Laporan Pembelian Barang

Laporan Penjualan Barang

Laporan Stok Barang

Barang Yang Dipilih

Nota Pembelian Barang

Detil Barang Yang Dibeli

Data Supplier

Detil Data Barang

0

Rancang Bangun Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan UD Kuda Mas

Lumajang

+

Supplier

Customer

Manajer Toko Emas

Admin

• HASIL DAN PEMBAHASAN• Tujuan dibangunnya sistem ini adalah

untuk membangun sebuah sistem informasi pembelian dan penjualan untuk membantu dalam melakukan transaksi yang terjadi dan sitem peramalan harga emas untuk memberikan informasi prediksi harga emas periode mendatang guna meminimalisasi kerugian.

• Proses Trasaksi Pembelian• Form transaksi pembelian ini

digunakan untuk menambah data barang baru dengan melakukan transaksi pembelian. Form Transaksi pembelian ini terdapat field yang harus diisi yaitu jenis, model, supplier, berat, karat dan harga beli.

Gambar 5 Form Transaksi Pembelian

• Proses Trasaksi Penjualan• Form transaksi penjualan ini

digunakan untuk melakukan penjualan barang satuan kepada customer. Terdapat field yang harus diisi yaitu nama customer dan harga jual. Gambar 6 Form Transaksi Penjualan

• Proses Trasaksi Peramalan• Form transaksi peramalan ini

digunakan untuk melakukan peramalan harga emas periode mendatang. Terdapat field yang harus diisi yaitu kodebobot dan jumlah data harga emas. Gambar 7 Form Transaksi Peramalan

• Laporan Pembelian• Form laporan pembelian

digunakan untuk menampilkan data pembelian yang ada sesuai dengan periode. Form laporan pembelian terdapat field yaitu periode. Gambar 8 Laporan pembelian

• Laporan Penjualan• Laporan penjualan digunakan

untuk menampilkan data penjualan barang yang ada sesuai dengan periode. Form laporan penjualan terdapat field yaitu periode.

Gambar 9 Laporan penjualan

• Laporan Peramalan• Form laporan peramalan

harga emas ini digunakan untuk menampilkan data hasil peramalan yang telah disimpan dan dapat dipilih berdasarkan periode

Gambar 10 Laporan Peramalan

• KESIMPULAN• Kesimpulan yang dapat diambil dari

pembuatan Sistem Informasi Pembelian dan Penjualan pada UD. Kuda di lumajang ini adalah sebagai berikut:

• Berdasarkan hasil uji coba, rancang bangun sistem informasi pembelian dan penjualan pada UD. Kuda Mas telah dibuat sesuai dengan kebutuhan dalam memenuhi informasi dari pihak pembelian dan penjualan.

• Sistem dapat meramalkan harga

emas pada periode 1 bulan mendatang dengan menggunakan metode exponential smoothing dengan teknik holt.

• Dengan mengetahui harga emas pada 1 bulan periode kedepan dari hasil perhitungan peramalan tersebut, meskipun tidak dapat memberikan hasil tepat 100% setidaknya dapat digunakan sebagai salah satu bahan pertimbangan oleh pihak manajerial untuk mengetahui waktu yang tepat dalam melakukan pembelian dan penjualan barang.

• DAFTAR PUSTAKA• Aliminsyah dan Padji. 2003. Kamus

Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung: YRAMA WIDYA

• Arsyad, Lincolin. 2001. Peramalan Bisnis Edisi Pertama, BPFE, Yogyakarta.

• Jobber, D. & Lancaster, G. 2003. Selling and Sales Management. New Jersey: Prentice Hall

• Kendall, Kenneth E. dan Kendall, Julie E. 2003, Analisisdan Perancangan Sistem jilid 1, Prenhallindo, Jakarta

• Kotler, Philip & Keller, Kevin L. 2005. Marketing Management. New Jersey: Prentice Hall. Inc

• Kusnandar, Rulli. 2010. Cara Cerdas Berkebun Emas. Jakarta: TRANSMEDIA

• Martiningtyas, Nining, 2004, Buku Materi Kuliah STIKOM Statistika, STIKOM Surabaya, Surabaya.

• Neuschel, Richard F., 1976, Management Systems for Profit and Growth, McGraw-Hill, New York