LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS...
Transcript of LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A FAKULTAS...
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
1
Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi (APSA)
Pengertian & Simbol-simbol yang Digunakan
1. SA (Sistem Akuntansi) adalah sistem yang dibuat untuk memudahkan user dalam mendapatkan
informasi akuntansi.
Simbol-Simbol dalam SA :
Simbol Nama Simbol Shape Makna Simbol
Terminal
(Terminator)
Basic
Tempat mengawali &
mengakhiri suatu
sistem.
Dokumen
(Document)
Basic
Formulir yang digunakan
untuk merekam data
transaksi yang terjadi.
Kegiatan Manual
(Manual Operation)
Audit Diagram
Shapes
Untuk kegiatan yang
dilakukan secara
manual.
Pencatatan
(Data)
Basic Untuk pencatatan
jurnal, buku besar.
Disk Magnetik
(Disk Storage)
Audit Diagram
Shapes
Untuk memasukan data
ke dalam komputer.
N
Arsip Sementara
(Merge) Miscellaneous
Simbol ini digunakan
untuk menunjukkan
tempat penyimpanan
dokumen.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
2
N
Arsip Tetap
(Extract)
Miscellaneous
Simbol ini digunakan
untuk menggambarkan
arsip permanen yang
merupakan tempat
penyimpanan dokumen
yang tidak akan diproses
lagi dalam sistem
akuntansi yang
bersangkutan.
On Connection
(On-page Reference)
Basic
Penghubung dalam 1
halaman yang sama tapi
berbeda departemen.
Off Connection
(Off-page Reference)
Basic
Penghubung antar
halaman yang berbeda
dan berbeda
departemen.
x
X Connection Basic
Penghubung dalam 1
halaman dan
departemen yang sama.
Keterangan
(Annotation ) Basic
Untuk memberikan
keterangan pada
kegiatan.
Keputusan
(Desicion)
Basic Untuk menentukan
keputusan yang diambil
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
3
2. DFD (Data Flow Diagram) adalah diagram aliran data untuk memisahkan secara jelas proses logis
dalam analisis sistem dari proses fisik perancangan sistem.
Ada 3 jenis diagram dalam DFD, yaitu :
1. Diagram Konteks : Diagram yang menjelaskan gambaran umum / garis besar dalam
suatu sistem.
2. Diagram Zero : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang
ada dalam Diagram Konteks.
3. Diagram Level : Diagram yang menggambarkan proses dalam keseluruhan yang
ada dalam Diagram Zero.
Simbol-Simbol dalam DFD :
Simbol Nama Simbol Shape Keterangan
Terminal (External
Entity 1)
Miscellaneous Tempat mengawali &
mengakhiri suatu sistem.
Proses (Devided
Process 2)
Miscellaneous Menggambarkan
pemrosesan data dalam
sistem.
Arus Data Line / Connector
Tool
Menggambarkan data
dalam sistem.
Data Store Data Flow Diagram
Shapes
Tempat untuk menyimpan
/ mengambil data dalam
suatu sistem.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
4
3. SIA (Sistem Informasi Akuntansi) adalah suatu sistem dimana dokumen yang dihasilkan melalui
proses yang terintegrasi / saling terhubung.
Simbol-Simbol Dalam SIA :
Simbol Nama Simbol Shape Keterangan
Terminal (Terminator) Basic Tempat mengawali &
mengakhiri suatu sistem.
Dokumen (Document) Basic Formulir yang digunakan
untuk merekam data
transakasi yang terjadi
ED
Keying (Manual Input) Audit Diagram
Process
Untuk memasukkan data
kedalam computer melalui
online terminal.
Online Storage (Stored
Data)
Basic Untuk menyimpan data dalam
memori computer.
Peragaan Online Basic Untuk menambahkan hasil
pemrosesan online.
Kegiatan Manual
(Process)
x
X Connection Basic Penghubung 1 Departemen
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
5
KASUS 1
SISTEM PENERIMAAN KAS
Lembaga Pendidikan LABALA merupakan suatu jasa pelayanan bimbingan
belajar kepada siswa sekolah yang melayani siswa sekolah yang datang untuk
bimbingan belajar atau berkonsultasi mengenai pelajaran yang ada di sekolah.
Fasilitas yang diberikan kepada siswa ruang belajar, ruang konsultasi,
perpustakaan, ruang komputer. Lembaga Pendidikan Labala berolakasi di Jalan
Raya Kalimalang, Bekasi Selatan.
1. BAGIAN MARKETING & AKADEMIK
Bagian Marketing menerima calon siswa baru lalu memberikan Formulir
Pendaftaran (FPd) sebanyak 2 lbr kepada siswa untuk diisi dan menerimanya
kembali. Selanjutnya membuat Faktur Pembayaran sebanyak 3 lembar dan
Surat Pengantar. kemudian menyerahkan Formulir Pendaftaran ke Akademik.
Faktur Pembayaran 1, 2 , 3 dan Surat Pengantar di serahkam ke Akademik
melalui siswa.
Akademik menerima Formulir Pendaftaran dari Akademik. Kemudian
menerima Faktur Pembayaran 1, 2, 3 dan Surat Pengantar dari Bagian
Marketing via siswa. Lalu mencocokan Formulir Pendaftaran, Surat Pengantar
dan Faktur Pembayaran. Selanjutnya Bagian Akademik mengoperasikan mesin
register kas. Lalu menerima pembayaran dari siswa baru dan menyiapkan buku.
Kemudian mencetak Pita Register Kas sebanyak 3 lembar dan mencap lunas
Faktur Pembayaran. Setelah itu menyerahkan Pita Register Kas 1 dan Faktur
Pembayaran 1 ke Bagian Staff bersama uang, Pita Register Kas 2 dan Faktur
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
6
Pembayaran 2 ke siswa, kemudian mengarsip tetap Faktur Pembayaran 3,
Surat Pengantar dan Formulir Pendaftaran.
2. BAGIAN STAFF
Bagian Staff menerima Faktur Pembayaran 1 dan Pita Register Kas 1
bersama uang dari Bagian Akademik, setelah itu mencocokan Faktur
Pembayaran 1 dan Pita Register Kas 1 dengan uang. Kemudian mengarsip tetap
Faktur Pembayaran 1 dan PRK 1 diteruskan ke kegiatan selanjutnya.
Bagian Staff menyetorkan uang ke Bank setiap minggunya. Lalu Bagian
Staff menerima Bukti Setor (BS) dari Bank. Bagian Staff kemudian
mencocokkan PRK1 dengan BS. Lalu melakukan penjurnalan. Kegiatan terakhir
adalah mengarsip tetapkan PRK1 dan BS.
Dokumen yang Digunakan :
1. Formulir Pendaftaran (FPd)
2. Surat Pengantar (SP)
3. Faktur Penbayaran (FP)
4. Pita Register Kas (PRK)
5. Bukti Setor (BS)
Berdasarkan data dan keterangan di atas saudara diminta untuk :
1. Buatlah Diagram alur dokumen Lembaga Pendidikan Labala (Sistem Akuntansi)
2. Buatlah usulan Sistem Akuntansi Lembaga Pendidikan Labala berdasarkan
Sistem Pengendalian Intern (SPI)
3. Buatlah Diagram alur data Lembaga Pendidikan Labala (Data Flow Diagram)
4. Buatlah alur informasi Lembaga Pendidikan Labala (Sistem Informasi
Akuntansi)
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
7
PENGERTIAN SPI (SISTEM PENGENDALIAN INTERN)
Menurut Mulyadi: “Pengendalian Intern meliputi struktur organisasi metode dan
prosedur yang dikoordinasikan dan diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk
mengamankan harta milik perusahaan, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansinya,
mendorong efisiensi, dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah
ditetapkan sebelumnya.
Fungsi pengendalian intern adalah :
a. Mencegah terjadinya penyimpangan, kelalaian dan kelemahan sehingga tidak terjadi
kerugian yang diinginkan.
b. Memperbaiki kesalahan dan penyelewengan agar pelaksanaan pekerjaan tidak
mengalami hambatan dan peborosan-pemborosan.
c. Mempertebal rasa tanggung jawab terhadap pegawai yang diserahi tugas dan
wewenang dalam pelaksanaan pekerjaan.
d. Mendidik para pegawai untuk melaksanakan pekerjaan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan.
Pelaksanaan pengendalian intern dalam suatu perusahaan diharapkan dapat mampu
mengetahui dan mencegah kemungkinan terjadinya penyimpangan. Meskipun pada akhirnya
tujuan yang diinginkan dapat tercapai dengan baik tetapi hendaknya akibat sampingan yang
mungkin timbul dan dapat merugikan perusahaan dapat ditekan sekecil mungkin dan bila
mana mungkin dihilangkan.
UNSUR PENGENDALIAN INTERN
Menurut Mulyadi (2001:470) Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam sistem
penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut :
A. Struktur Organisasi
Struktur organisasi yang tepat bagi suatu perusahaan belum tentu baik bagi
perusahaan yang lain. Perbedaan struktur organisasi di antaranya dapat dilihat dari berbagai
hal seperti jenis, luas perusahaan, banyaknya cabang-cabang dan lain-lain. Struktur organisasi
yang disusun oleh sebuah perusahaan harus dapat menunjukkan garis-garis wewenang dan
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
8
tanggung jawab yang jelas, dalam arti jangan sampai terjadi adanya overlap fungsi masing-
masing bagian.
Untuk dapat memenuhi syarat bagi adanya suatu pengawasan yang baik, hendaknya
struktur organisasi dapat memisahkan fungsi-fungsi operasional, penyimpanan dan
pencatatan. Pemisahan fungsi-fungsi ini diharapkan dapat mencegah timbulnya kecurangan-
kecurangan dalam perusahaan. Pemisahan fungsi dalam perusahaan dan adanya penetapan
garis wewenang dan tanggung jawab yang jelas.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Untuk dapat mengatasi transaksi-transaksi di dalam perusahaan yang berkenaan
dengan data-data finansial yang menyangkut perusahaan, harta, utang, modal dan hasil usaha
dlaam suatu periode akuntansi perlu dibuatkan suatu pedoman sistem dan prosedur akuntansi
yang didalamnya tercakup klasifikasi rekening. Agar tujuan-tujuan yang hendak dicapai oleh
manajer dapat dilaksanakan dengan tepat, maka perlu penyusunan formulir-formulir dan
pencatatan-pencatatan yang baik dan tepat.
C. Praktik Yang Sehat
Yang dimaksud praktek-praktek yang sehat adalah setiap pegawai dalam perusahaan
melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur yang ditetapkan. Praktek yang sehat ini harus
berlaku untuk ke seluruh prosedur yang ada, sehingga pekejaan suatu bagian akan langsung
dicek oleh bagian lainnya. Pekerjaan pengecekkan seperti ini dapat terjadi bila struktur
organisasi dan prosedur yang disusun itu sudah memisahkan tugas-tugas dan wewenang-
wewenang sehingga tidak ada satu bagian pun dalam perusahaan yang mengerjakan suatu
transaksi dari awal sampai akhir.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai Dengan Tanggung Jawab.
Tingkat kecakapan pegawai dari suatu perusahaan akan sangat mempengaruhi sukses
tidaknya suatu sistem pengendalian intern. Apabila sudah disusun struktur organisasi yang
tepat, prosedur yang baik, tetapi tingkat kecakapan tidak memenuhi syarat yang diminta, bisa
diharapkan bahwa sistem pengawasan intern juga tidak akan berhasil dengan baik.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
9
Untuk mendapatkan pegawai yang cukup cakap harus dimulai sejak penerimaan
pegawai baru yaitu melalui tes-tes dan seleksi agar dapat ditentukan apakah yang
bersangkutan memenuhi kriteria yang diinginkan.
Dalam proses penilaian pengendalian intern yang berhubungan dengan karyawan,
beberapa hal yang diperlukan antara lain :
Apakah karyawan tersebut mempunyai pengalaman dan latar belakang pendidikan
yang cukup dalam menangani tugasnya.
Apakah mereka diawasi secara cukup untuk menjamin pekerjaannya dilakukan sesuai
dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Apakah karyawan yang menangani / menyimpan dana atau surat berharga cukup
terjaminkan.
Pegawai yang cukup cakap untuk suatu pekerjaan bukan berarti pegawai yang tingkat
pendidikannya paling tinggi, sehingga gajinya juga besar, tetapi mungkin dengan pendidikan
menengah sudah cukup. Hal-hal ini seperti perlu dipertimbangkan agar dapat diperoleh
pegawai yang cukup cakap tetapi juga ekonomis.
SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) untuk Sistem Penerimaan Kas Lembaga
Pendidikan LABALA
A. Struktur Organisasi
1. Bagian Marketing dan Akademik terpisah dengan Bagian Staff. Bagian Marketing dan
Akademik bertugas untuk menerima calon siswa baru dan mengurusi pendaftaran siswa baru,
sedangkan Bagian Staff bertugas menyetorkan uang ke bank dan membuat jurnal.
2. Adanya kerangkapan pekerjaan pada Bagian Staff, sehingga diharuskan adanya pemisahan
bagian menjadi Bagian Keuangan dan Bagian Akuntansi.
3. Sistem Penerimaan Kas pada lembaga pendidikan labala dilakukan oleh Bagian Marketing
dan Akademik, dan Bagian Staff.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. Penerimaan Kas diotorisasikan oleh Bagian Marketing dan Akademik dengan cara
membubuhkan cap ”Lunas” pada faktur pembayaran.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
10
2. Penyetoran uang ke Bank dilakukan oleh Bagian Staff. Menurut SPI yang seharusnya
melakukan penyetoran uang ke Bank adalah Bagian Keuangan agar sesuai dengan fungsinya.
3. Pencatatan jurnal dilakukan oleh Bagian Staff. Menurut SPI pencatatan jurnal dilakukan
oleh Bagian Akuntansi.
C. Praktik yang Sehat
Jumlah Kas yang diterima dari penerimaan kas disetor seluruhnya ke bank pada periode yang
telah ditentukan oleh lembaga pendidikan labala. Penyetoran kas yang di dapat dari
penerimaan kas ke bank akan menjadikan jurnal kas perusahaan dapat diuji ketelitian dan
keandalannya.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawab
Karyawan di lembaga pendidikan labala sudah sesuai ditempatkan di bagian yang sesuai
dengan kemampuannya dan dapat bertanggung jawab atas pekerjaannya.
EVALUASI SISTEM PENERIMAAN KAS
Dalam sistem akuntansi penerimaan kas yang sedang berlangsung dalam perusahaan,
memiliki kelemahan yaitu : Setiap bagian dipegang oleh satu orang karyawan yang sama
sehingga adanya kerangkapan pekerjaan yang dapat menimbulkan kecurangan (fraud) dan
manipulasi data dalam penerimaan kas.
Salah satu ciri Sistem Pengendalian Internal (SPI) yang baik adalah pemisahan tugas
dan tanggung jawab yang menerima kas dengan melakukan pencatatan, memberikan otorisasi
atas penerimaan kas. Oleh karena itu, perlu adanya pemisahan tugas dan tanggung jawab
antara Bagian Marketing dan Bagian Akademik. Sedangkan Pekerjaan yang dilakukan oleh
Bagian Staff tidak sesuai dengan fungsinya. Penyetoran uang ke bank seharusnya dilakukan
oleh Bagian Keuangan dan pencatatan jurnal seharusnya dilakukan oleh Bagian Akuntansi
agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan efektif.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
11
Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Usulan Berdasarkan Sistem Pengendalian
Intern
Berdasarkan evaluasi sistem akuntansi di atas terdapat bagian-bagian yang perlu
diperbaiki pada sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :
1. Bagian Marketing
2. Bagian Akademik
3. Bagian Keuangan
4. Bagian Akuntansi
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
12
Logika (DFD) Sistem Penerimaan Kas
Sistem Penerimaan Kas diawali dari Pendaftaran yang dilakukan Siswa
kepada sistem menghasilkan dokumen berupa Formulir yang diberi nama Formulir
Pendaftaran (FPD) yang akan diserahkan kepada Siswa, lalu Siswa menyerahkan
formulir kepada Sistem. Kemudian sistem juga menghasilkan laporan keuangan
yang harus diserahkan kepada Manajemen.
Dalam Sistem Penerimaan Kas terdapat 3 proses didalamnya yaitu proses
Pembuatan SP&FP, proses pembuatan Pita Register Kas (PRK) dan proses
Penjurnalan. Yang masing-masing proses memiliki proses lanjutan, pada proses
pembuatan SP&FP terdapat proses Validasi data 1 dan Pencetakan SP&FP. Pada
proses pembuatan PRK terdapat proses Validasi data 2 dan proses Percetakan
PRK. Dan pada proses Penjurnalan terdapat proses validasi data 3 dan proses
pembuatan jurnal dan proses Percetakan Laporan Penerimaan Kas.
Dalam proses lanjutan pada proses pembuatan SP&FP proses Validasi Data
1 membutuhkan input data dari File Siswa dan menghasilkan keluaran File
Transaksi. Pada proses pencetakan SP&FP, proses tersebut membutuhkan input
data dari File Transaksi, kemudian diteruskan ke proses selanjutnya.
Dalam proses lanjutan pada proses pembuatan PRK, proses Validasi Data 2
membutuhkan input data dari File Transaksi dan File Rekening serta
menghasilkan File Pembayaran. Pada proses Pencetakan PRK proses tersebut
membutuhkan input data dari File Transaksi, kemudian diteruskan ke proses
selanjutnya.
Dalam proses lanjutan pada proses Penjurnalan, proses Validasi Data 3
membutuhkan input data dari File Rekening dan File Transaksi serta
menghasilkan File Jurnal. Pada proses Pembuatan Jurnal, proses tersebut
membutuhkan input data dari File Jurnal dan menghasilkan File Jurnal. Proses
Percetakan Laporan Penerimaan Kas membutuhkan input data dari File Jurnal dan
File Kas lalu menghasilkan Laporan Penerimaan Kas yang diteruskan kepada
Manajemen.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
13
KASUS 2
SISTEM PENGGAJIAN
PT. Labala adalah perusahaan yang bergerak dibidang manufacturing,
beralamat di Depok Jawa Barat.
1. Bagian HRD
Bagian HRD membuka dokumen daftar karyawan lalu membuat Surat
Pengangkatan Karyawan (SPK), Surat Dinas kerja (SDK), Surat Perintah
Lembur (SPL), Surat Izin (SI), Surat Dinas (SD) dan Kartu Absensi (KA) 2
lembar. Lalu menyerahkan SPK, SDK, SPL, SI, SD dan KA 2 lembar ke bagian
Personalia.
Bagian HRD menerima DGK 2 & SGK 2 dari bagian keuangan dan mengarsip
sementara DGK 2 & SGK 2.
2. Bagian Personalia
Menerima SPK, SDK, SPL, SI, SD dan KA 2 lembar dari bagian HRD.
Mencatat absensi berdasarkan kartu absensi ke dalam file data absensi, lalu
menginputnya ke data karyawan, setelah itu membuat kartu ja kerja (KJK) 2
lembar. Menyerahkan SDK ke manager & karyawan. Kartu Jam Kerja 1 dan
Kartu Absensi 1 Dikirim ke bagian keuangan, Kartu Jam Kerja 2 dan Kartu
Absensi 2 dan SPK di arsip tetap. Kemudian melakukan pengarsipan sementara
Surat Perintah lembur, Surat Dinas dan Surat Izin meninggalkan atau tidak
masuk kerja menurut tanggal dikeluarkannya.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
14
3. Bagian Keuangan
Menerima Kartu Jam Kerja 1 dan Kartu Absensi 1 dari Bagian Personalia.
Menghitung Gaji karyawan berdasarkan Kartu Jam Kerja dan Kartu Absensi
lalu mengambil kas dari bank. Kemudian Membuat Slip Gaji Karyawan 3 lembar
dan Daftar Gaji Karyawan 3 lembar. Setelah itu membayar gaji kepada
karyawan. Slip Gaji Karyawan 1 diserahkan kepada karyawan kemudian Slip
Gaji Karyawan 2 & DGK 2 diserahkan ke bagian HRD. Slip Gaji Karyawan 3 &
DGK 3 diarsip sementara, Daftar Gaji karyawan1 diserahkan ke pajak untuk
perhitungan pajak. Kartu jam kerja 1 dan Kartu Absensi 1 diarsip tetap,
Membuka arsip sementara Daftar Gaji karyawan 3 & Slip Gaji Karyawan 3.
Lalu Memverifikasi dan Membandingkan Daftar Gaji karyawan 3 dan Slip Gaji
Karyawan 3 dan dicatat ke dalam jurnal. kemudian Mengarsip tetap Daftar
Gaji karyawan 3 dan Slip Gaji Karyawan 3.
Dokumen yang digunakan :
1. Surat Pengangkatan Karyawan (SPK)
2. Surat Dinas kerja (SDK)
3. Surat Perintah Lembur (SPL)
4. Surat Izin (SI)
5. Surat Dinas (SD)
6. Kartu Absensi (KA)
7. Kartu Jam Kerja (KJK)
8. Slip Gaji Karyawan (SGK)
9. Daftar Gaji Karyawan (DGK)
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
15
Berdasarkan data dan keterangan di atas saudara diminta untuk :
1. Buatlah Diagram alur dokumen PT. LABALA (Sistem Akuntansi)
2. Buatlah usulan Sistem Akuntansi PT. LABALA berdasarkan Sistem
Pengendalian Intern (SPI)
3. Buatlah Diagram alur data PT. LABALA (Data Flow Diagram)
4. Buatlah alur informasi PT. LABALA (Sistem Informasi Akuntansi)
SISTEM PENGENDALIAN INTERN (SPI) UNTUK SISTEM PENGGAJIAN PT.
LABALA
A. Struktur Organisasi
1. Bagian HRD harus terpisah dengan bagian personalia ( bagian HRD bertugas
mengangkat karyawan, sedangkan bagian personalia bertugas dalam penginputan
data karyawan dan absensi).
2. Bagian personalia harus terpisah dengan bagian keuangan (bagian personalia yang
bertugas dalam penginputan data karyawan dan absensi, sedangkan bagian keuangan
bertugas dalam menghitung gaji karyawan dan membayarkannya. Apabila digabung
maka tidak menutup kemungkinan adanya tindak kejahatan seperti manipulasi data
gaji dan pembayaran gaji yang mengakibatkan kerugian dalam perusahaan).
3. Adanya kerangkapan pekerjaan pada bagian keuangan sehingga diharuskan adanya
pemisahan bagian menjadi bagian keuangan yang bertugas untuk menghitung gaji
karyawan dan bagian akuntansi yang bertugas untuk pencatatan jurnal.
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1. SPK, SDK, SPL, SI, dan SD harus diotorisasi oleh pihak yang berwenang.
2. Pencatatan kartu absensi ke dalam file absensi hanya dilakukan oleh bagian
personalia.
3. Pemverifikasian gaji karyawan dan penjurnalan dilakukan oleh bagian keuangan
(menurut SPI seharusnya pembuatan jurnal dilakukan oleh bagian akuntansi).
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
16
C. Praktik yang Sehat
1. Pembayaran gaji karyawan dilakukan setelah dilakukannya perhitungan gaji karyawan
pada bagian keuangan.
2. Pengangkatan karyawan dilakukan oleh bagian yang berwenang yaitu bagian HRD.
3. Daftar gaji karyawan sudah diserahkan ke bagian pajak oleh bagian keuangan.
4. Perhitungan gaji karyawan sudah/telah dilakukan oleh bagian keuangan.
D. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawab
Karyawan di PT. labala sudah sesuai ditempatkan di bagian yang sesuai dengan
kemampuannya dan dapat bertanggung jawab atas pekerjaannya.
EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN
Dalam sistem akuntansi penggajian yang sedang berlangsung dalam perusahaan,
memiliki kelemahan yaitu :
1. Pada bagian keuangan hanya dipegang oleh satu orang karyawan yang sama sehingga
adanya kerangkapan pekerjaan yang dapat menimbulkan kecurangan (fraud) dan
manipulasi data. Oleh karena itu, diperlukan pemisahan tugas menjadi dua bagian
yang terpisah yaitu Bagian Akuntansi dalam melakukan penjurnalan agar tidak
terjadinya manipulasi data dan kecurangan dalam perhitungan gaji yang dilakukan
oleh Bagian Keuangan.
2. Dalam perhitungan penggajian PT. Labala hanya menggunakan dokumen Kartu Jam
Kerja (KJK) sebagai acuan perhitungan gaji. Seharusnya dalam perhitungan gaji
memperhitungkan juga jam kehadiran karyawan, sehingga diajukan dokumen baru
dalam perhitungan gaji PT. Labala yaitu dokumen Kartu Jam Hadir (KJH)
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
17
Prosedur Sistem Akuntansi Penggajian Usulan Berdasarkan Sistem
Pengendalian Intern
Berdasarkan evaluasi sistem akuntansi di atas terdapat bagian-bagian yang perlu
diperbaiki pada sistem penerimaan kas adalah sebagai berikut :
1. Bagian HRD
2. Bagian Personalia
3. Bagian Keuangan
4. Bagian Akuntansi
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
18
Logika (DFD) Sistem Penggajian
Sistem penggajian diawali dari HRD menyerahkan absensi dan daftar karyawan
kepada sistem, lalu sistem menghasilkan Laporan Penggajian (LP) yang harus diserahkan
kepada manajemen.
Sistem penggajian terdapat 4 proses didalamnya yaitu proses pembaharuan
daftar karyawan, pembuatan KJK & KJH, perhitungan gaji dan penjurnalan yang masing-
masing proses memiliki proses lanjutan. Pada proses pembaharuan karyawan terdapat
proses input data karyawan dan proses pencetakan KA, SPK, SDK, SPL, SI, & SD. Pada
proses pembuatan KJK & KJH terdapat proses validasi data 1 dan proses pencetakan
KJK & KJH. Pada proses perhitungan gaji terdapat proses validasi data 2 dan proses
pencetakan SGK & DGK. Pada proses penjurnalan terdapat proses validasi data 3,
pembuatan jurnal dan pencetakan LP.
Dalam proses lanjutan proses pembaharuan daftar karyawan, proses input data
karyawan membutuhkan input data file karyawan dan menghasilkan output file karyawan,
kemudian pada proses pencetakan KA, SPK, SDK, SPL, SI & SD membutuhkan input file
karyawan, kemudian diteruskan keproses selanjutnya.
Pada proses lanjutan proses pembuatan KJK & KJH, proses validasi data 1
membutuhkan input data dari file karyawan dan file absen karyawan serta menghasilkan
output file absen karyawan. Pada proses pencetakan KJK & KJH membutuhkan input dari
file absen karyawan, kemudian diteruskan keproses selanjutnya.
Dalam proses lanjutan pada proses perhitungan gaji, proses validasi data 2
membutuhkan input data dari file karyawan dan file gaji kemudian menghasilkan output
file gaji. Pada proses pencetakan SGK & DGK membutuhkan input data dari file gaji,
kemudian diteruskan keproses selanjutnya.
Dalam proses lanjutan pada proses penjurnalan, proses validasi data 3
membutuhkan input data dari file rekening serta menghasilkan output file jurnal. Pada
proses pembuatan jurnal, proses tersebut membutuhkan input data file jurnal dan
menghasilkan output file jurnal. Pada proses pencetakan LP membutuhkan input data file
jurnal dan file gaji kemudian menghasilkan Laporan Penggajian yang akan diserahkan ke
manajemen.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
19
MICROSOFT ACCESS
I.1 Pendahuluan
Microsoft Access adalah salah satu pengolah database termudah dan
handal, produk microsoft walaupun dalam penereapan program berorientasi
objek mengalami kesulitan tetapi Microsoft Access tercepat dan termudah
dalam membuat program aplikasi bisnis.
I.2 Memulai Microsoft Access
Memulai Microsoft Access dapat dilakukan beberapa cara antara lain:
[1] Memulai menu utama Window Start > All Program > Microsoft Office >
Microsoft Access.
[2] Klik dua kali ikon/shortcut Microsoft Access jika telah dibuat di
wallpaper window.
I.3 Elemen dasar Microsoft Access
Untuk memperlancar membuat program sebaiknya mengenal elemen dasar
Microsoft Access terlebih dahulu , yang terdiri dari :
[1] Baris Judul (Title Bar)
Baris judul merupakan informasi yang berada pada pojok kiri window
berisi informasi aplikasi yang sedang aktif.
[2] Baris Menu (Menu Bar)
Baris menu adalah menu yang berbentuk pulldown dapat di pilih dengan
mengklik menunya. Menu pilihan antara lain: File , Edit , View , Insert ,
Tools , Windows dan Help.
[3] Baris Toolbar (Toolbars)
Baris toolbar adalah ikon yang berisi perintah yang sering digunakan,
berada di bawah baris menu.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
20
[4] Task Pane
Task Pane adalah jendela yang ditampilkan sebelah kanan area kerja,
yang membantu pemakai dalam mengedit atau menyunting database,
isinya disesuaikan dengan pekerjaan yang sedang dilakukan.
[5] Tombol Ukuran (Sizing Button)
Tombol ukuran berisi tombol minimize untuk memperkecil ukuran
window, tombol maximize untuk memperbesar ukuran window, tombol
restore untuk mengembalikan ke ukuran semula atau ukuran sebelumnya
dan tombol close untuk menutup jendela dan mengakhiri program
aplikasi.
[6] Baris Penggulung (Scroll Bar)
Baris penggulung adalah fasilitas untuk melihat objek-objek yang
terdapat pada jendela database dengan menarik batang mendatar
(Horizontal Scroll Bar) dan batang tegak (Vertical Scroll Bar).
I.4 Tipe-tipe data (Data Type) di Microsoft Access terdiri dari :
[1] Text
Text dapat menerima huruf, angka, spasi dan tanda baca. Kapasitas
text dapat menampung hingga 255 karakter.
[2] Memo
Memo dapat menerima teks apa saja panjang maksimal 65535 karakter.
[3] Number
Number dapat menerima data yang berisi bilangan.
[4] Date / Time
Date / Time dapat menerima tanggal / waktu range tahun 100 hingga
9999.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
21
[5] Currency
Currency data dalam bentuk mata uang, dengan karakter 15 digit di
sebelah kiri titik desimal dan 4 digit di sebelah titik desimal.
[6] AutoNumber
Auto Number berisi bilangan yang berurutan atau bilangan acak yang
unik secara otomatis.
[7] Yes / No
Yes / No berisi nilai Yes atau No.
[8] OLE Object
OLE Object berisi objek yang dikaitkan (linked) atau disisipkan
(embedded).
[9] Hyperlink
Hyperlink dapat diisi dengan alamat hyperlink (URL) supaya terkait
dengan objek atau data yang tersimpan di lokasi tertentu.
[10] Lookup Wizard
Lookup Wizard untuk memilih nilai dari tabel lain atau dari daftar nilai
menggunakan list bix atau combo box.
II.1 Membuat Database Baru
Database adalah suatu wadah tempat table-table, queries, forms, reports,
pages, macros, modules dan lainnya.
Cara membuat Database baru, sebagai berikut :
[1] Pilih New Blank Database-Blank Database
[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_accses
[3] Klik Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
22
II.2 Membuka Database Microsoft Access
Tahapan membuka Database, sebagai berikut :
[1] Pilih File-Open
[2] kemudian pilih db_accses
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
23
SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA
Merancang dan Membuat Table Baru
Dengan Fasilitas Create Table in Design View
Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri
dari baris (row) sering juga disebut dengan record dan kolom (column) sering
juga disebut dengan field. Membuat tabel di Microsoft Access ada 3 cara , yaitu
(1) Fasilitas Create Table in Design View, (2) Create Table by Using Wizard, dan
(3) Create Table by Entering Data.
Berikut Daftar Tabel pada Sistem Pelayanan LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA:
Tabel Pendaftaran
Kode Admin Nama Admin Nomor Admin
101 Casillas 0001
102 Cristiano 0002
103 Ronaldo 0003
104 Fabregas 0004
105 Messi 0005
106 Kaka 0006
107 Glegar 0007
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
24
Tabel Paket Bimbingan Belajar
Kode Paket Nama Paket Lama Pertemuan Biaya Bimbingan
Belajar
R01 Reguler SD 6 Bulan Rp 3.000.000
R02 Reguler SMP 6 Bulan Rp 3.000.000
R03 Reguler SMA 6 Bulan Rp 3.000.000
E04 Exclusif SD 6 Bulan Rp 5.000.000
E05 Exclusif SMP 6 Bulan Rp 5.000.000
E06 Exclusif SMA 6 Bulan Rp 5.000.000
I07 Intensif SNMPTN 3 Bulan Rp 7.000.000
Tabel Quota Paket
Kode Kelas Nama Paket Jumlah Quota
K01 Reguler SD 25 Siswa
K02 Reguler SMP 25 Siswa
K03 Reguler SMA 25 Siswa
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
25
K04 Excekutif SD 15 Siswa
K05 Excekutif SMP 15 Siswa
K06 Excekutif SMA 15 Siswa
KO7 Intensif SNMPTN 5 Siswa
Tabel Transaksi
Kode Pendaftaran Kode Paket
Bimbingan Belajar
Kode Kelas Jumlah Pendaftar
101 R01 KO1 25 Siswa
102 R02 K02 25 Siswa
103 R03 K03 25 Siswa
104 E04 K04 15 Siswa
105 E05 K05 15 Siswa
106 E06 K06 15 Siswa
107 I07 K07 5 Siswa
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
26
Berikut struktur daftar table pada sistem pelayanan LEMBAGA PENDIDIKAN
LABALA :
Tabel Pendaftaran
Field name Type data Field size
Kd_admin Text 3
Nm_admin Text 10
No_admin Text 5
Tabel Paket Bimbingan Belajar
Field name Type data Field size Format
Kd_paket Text 3
Nm_paket Text 20
Lm_pertemuan Text 10
By_bimbel Currency “Rp”#,###,00
Tabel Quota Paket
Field name Type data Field size
Kd_kelas Text 3
Nm_paket Text 20
Jmlh_quota Text 10
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
27
Tabel Transaksi
Field name Type data Field size
Kd_siswa Text 3
Kd_paket Text 3
Kd_kelas Text 3
Jml_pendaftaran Number Byte
Sebagai contoh membuat tabel pelayanan lembaga pendidikan labala dengan
menggunakan Fasilitas Create Table in Design View berdasarkan struktur tabel
pada Sistem Pelayanan Lembaga Pendidikan Labala.
♪ MEMBUAT TABEL
Langkah-langkah membuat tabel pemesan :
Cara membuat Database baru, sebagai berikut :
[1] Pilih New Blank Database-Blank Database
[2] Pada kotak isian File Name, ketik nama file database db_accses
[3] Klik Create, sehingga tampilan seperti gambar di bawah ini:
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
28
II.2 Membuka Database Microsoft Access
Tahapan membuka Database, sebagai berikut :
[1] Pilih File-Open
[2] kemudian pilih db_accses
[3] Lalu akan muncul kotak dialog seperti gambar dibawah ini. Isi Field Name ,
Data type dan Field Size sesuai struktur tabel pemesan diatas.
[4] Kemudian untuk field Kd_admin dijadikan kunci utama (Primary Key). Untuk
membuat suatu field yang akan menjadi kunci utama, klik field yang akan menjadi
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
29
kunci utama, kemudian klik ikon primary key atau pilih dimenu Edit > Primary
Key. Kemudian akan tampil seperti berikut :
[5] Bila semua sudah selesai dikerjakan, maka simpanlah tabel yang telah
dibuat dengan nama tabel pendaftaran. Dengan mengklik File > Save > Isi
nama tabelnya dengan nama table pendaftaran
Untuk langkah-langkah pembuatan tabel paket bimbingan belajar , tabel quota
paket dan tabel transaksi sama saja , yang membedakan hanya pada saat
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
30
membuat beberapa field menjadi kunci utama (primary key). Contohnya pada
tabel transaksi, untuk field Kd_admin, Kd_paket dan Kd_kelas dijadikan kunci
utama. Cara membuat beberapa field menjadi Primary Key yaitu :
- Memblok ke 3 field tersebut.
- Kemudian pilih di menu Edit > Primary Key. Maka tampilan akan
menjadi seperti ini :
Tampilan untuk struktur tabel paket bimbingan belajar :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
31
Tampilan untuk struktur tabel Quota paket :
Tampilan untuk struktur tabel transaksi :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
32
♪ MEMASUKKAN DATA TABEL
Setelah membuat database dan didalamnya menciptakan tabel-tabel maka
tahap berikutnya memasukkan data/record ke masing-masing tabel tersebut
Langkah-langkah memasukkan data tabel pendaftaran :
[1] Open file database db_access
[2] Klik Tables di objects atau pilih View > Database Objects > Tables
[3] Klik dua kali nama yang akan dibuka, sebagai contoh : tabel
pendaftaran atau klik nama tabel pendaftaran yang akan dibuka dan
klik ikon Open, akan tampil seperti gambar dibawah ini :
[4] Setelah tabel terbuka, masukkan record dengan cara mengetik manual isi
data yang ada pada tabel pendaftaran maka tabel akan tampil menjadi :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
33
Hasil Tabel Paket Bimbingan Belajar :
Hasil Quota paket:
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
34
Hasil Tabel Transaksi :
♪ MEREALISASIKAN TABEL
Untuk menjaga integritas data maka perlu menghubungkan field-field dari
satu tabel dengan tabel yang lain, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan
field-field yang sama (field penghubung). Model objek juga dapat dipakai untuk
mengetahui hubungan antar tabel, hubungan antar tabel biasanya berdasarkan
kunci utama (primary key), sehingga mengetahui adanya tabel child dan parent
atau tabel master.
Langkah-langkah merealisasikan tabel :
[1] Pilih Tools > Relationship, akan tampil seperti gambar di bawah ini :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
35
[2] Pilih seluruh tabel dengan menekan Ctrl+Nama Tabelnya, kemudian klik Add
:
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
36
[3] Sehingga akan tampil window relationship tabel seperti ini :
[4] Untuk fasilitas di perangkat lunak Microsoft Access dengan memberi tanda
check list pada pilihan Enforce Referential Integrity di Edit
Relationships dan klik OK. Sehingga tampilan sebagai berikut :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
37
[5] Maka hasil relationship akhiri tabel Sistem Pelayanan Restoran pada tabel
transaksi.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
38
SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA
MerancangdanMembuat Form Baru dengan
Fasilitas Create Form by Using Wizard
Untuk program lebih user friendly sebaiknya dalam memasukkan
data/record kedalam tabel lewat form dan end user juga lebih mudah
memasukkan data/record, serta tampilan akan lebih menarik. Membuat form
dapat dilakukan dengan cara Create Form in Design View atau Create Form by
Using Wizard.
♪ MEMBUAT FORM
Langkah-langkahmembuat Form denganFasilitas Create Form by Using Wizard :
[1] Buka file database, sebagaicontohdb_access.
[2] Klik Forms yang ada di bawah objects atau View > Database Objects
> Forms.
[3] Klikdua kali Create Form by Using Wizard.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
39
[4] Setelahitu, makaakantampilKotak Wizard Yang Pertama
Pada kotak wizard yang pertama ini adalah Which fields do you want on your
form?, disini diminta memilih field dari tabel atau query tertentu, sebagai
contoh memilih Kd_Admin dan Nm_Admin pada tabel Pendaftaran, dengan
mengklik panah ke kanan, setelah itu klik Next.
Setelah itu, akan tampil Kotak Wizard Yang Kedua
Pada kotak wizard yang kedua ini adalah What layout Would you like for your,
disini diminta untuk memilih bentuk form, sebagai contoh memilih bentuk
Tabular setelah itu klik Next.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
40
Kemudian, akantampilKotak Wizard Yang Ketiga
Pada kotak wizard yang ketiga ini adalah What Style Would you like, disini
diminta memilih style dari form, sebagai contoh memilih style Northwind setelah
itu klik Next.
Kemudian, akantampilKotak Wizard Yang Keempat
Pada kotak wizard yang keempat merupakan kotak wizard yang keempat
merupakan kotak wizard yang terakhir, What title do you want for your form,
disini diminta judul form sebagai contoh ketik judulnya FORM PENDAFTARAN,
setelah itu klik Finish.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
41
Maka hasil tampilan form yang telah dibuat:
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
42
SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA
MerancangdanMembuat Query dengan
Fasilitas Create Query In Design View
Query adalah suatu perintah yang dapat melihat, menghitung data dari
table dan pada akhirnya dapat dimanfaatkan sebagai sumber data untuk form
dan report.
♪ MEMBUAT QUERY
Langkah-langkahmembuat query adalah :
[1] Buka file database, sebagaicontoh : File db_access
[2] KlikQueries ataupilihView > Database Objects > Queries
[3] Klik dua kali Create query in Design View, akan tampil jendela kerja
Select Query dan kotak Show table, seperti gambar di bawahini :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
43
[4] Add tabel (Pendaftar, Paket Bimbingan Belajar, Quota Paket dan
Transaksi) dengan menekan tombol Ctrl sambil memilih beberapa tabel
dan Close jendela show table.
[5] Pada jendela Select Query, atur kolom atau field sebagaiberikut :
Kolom 1 Kolom 2
Field : Nm_Admin Field :Nm_Paket
Table : TabelPedaftaran Table :TabelPaketBimbingan
Sort : Ascending Belajar
Kolom 3 Kolom 4
Field : By_Bimbel Field :Jml_Quota
Table : TabelPaket Tabel :TabelQuota Paket
Bimbinganbelajar
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
44
Kolom 5
Field : Jml_Pendaftar
Table : TabelTransaksi
[6] Sehingga tampilan akan menjadi seperti berikut :
[7] Selanjutnya klik tombol Close ,lalu simpan dan akan tampil kotak untuk
memasukkan nama file Query, seperti dibawah ini:
[8] KetikNama File Query :Query Pendaftaran> OK.
[9] Klik dua kali pada file Query Pendaftaran. Maka akan tampil hasil query :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
45
♪ MEMBUAT KOLOM / FIELD BARU BERISI RUMUS
Dari hasil design database, biasanya field yang berisiperhitungandari field
yang lain tidakdimasukkankedalamtabel, untukmendapatkaninformasiitukitabuat
field baru yang berisirumus yang memakai field lain.
Langkah-langkahmembuat field rumus :
[1] Pilihatauklik file Query
[2] Kliktomboltombol toolbar Design
[3] Pilih dan klikkolom field baru yang masih kosong, klik tombol toolbar
Build dengan cara mengklik kanan, sehingga tampilan seperti gambar di
bawah ini :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
46
[4] Pilih dan klik dua kali Tables
[5] Masukkan operasi :BiayaBimbel* JmlPendaftar
[6] Pilih sesuai table Bimbel yang digunakan untuk operasi hitung tersebut
dan beri nama field dengan nama Total Pembayaran. Kemudian akan
tampil sebagai berikut :
[7] KlikOK,makahasilQueryPemesananakanbertambah 1 field menjadi :
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
47
SISTEM PELAYANAN LEMBAGA PENDIDIKAN LABALA
Membuat Report dengan
Fasilitas Create Report by Using Wizard
Report merupakan komponen penting dalam aplikasi bisnis, karena
kebanyakan user (pemakai) membutuhkan keluaran yang diinginkannya sesuai yang
diharapkannya. Kebanyakan keputusan diambil dari informasi hasil cetakkan.
♪ MEMBUAT REPORT
Langkah-langkahmembuatReport :
[1] Buka file database, sebagaicontohdb_access
[2] KlikReports yang ada di bawah Objects atau View > Database
Objects > Reports
[3] Klikdua kali Create Report by Using Wizard
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
48
[4] Setelah itu, maka akan tampil Kotak Wizard Yang Pertama
Pada kotak wizard yang pertama ini adalah Which fields do you want
on your report?,disini diminta memilih field dari tabel atau query
tertentu, sebagai contoh semua field pada QueryPendaftaran,dengan
mengklik dua panah kekanan. Setelah itu klikNext
[5] Setelahitu, akan tampil Kotak Wizard Yang Kedua
Pada kotak wizard yang kedua ini adalah Do you want to add any
grouping levels? Disini diminta untuk memilih fild sebagai data
pengelompokkan report, sebagai contoh tidak dikelompokkan, klik
Next>
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
49
[6] Kemudian, akan tampil Kotak Wizard Yang Ketiga
Pada kotak wizard yang ketiga ini adalah What sort order do you
want for your records?,diminta memilih field sebagai dasar sort
sebagai contoh kita memilih Nm_Admin dan metode pengurutan
Descending, setelah itu klik Next>
[7] Kemudian, akantampilKotak Wizard Yang Keempat
Pada kotak wizard yang ke empat, How would you like to layout
your report?,disini diminta memilih bentuk tampilan report, sebagai
contoh kita pilih keadaan default saja, klik Next
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
50
[8] Kemudian, akan tampil Kotak Wizard Yang Kelima
Pada kotak wizard yang kelima, Whats style would you like ?, disini
diminta memilih style dari report sebagai contoh memilih Office
setelah itu klik Next>.
[9] Terakhir akan tampil Kotak Wizard Yang Keenam
Pada kotak wizard yang ke enam, Whats tittle do you want for your
report?,disini diminta memasukkan judul report, sebagai contoh ketik
LAPORAN PENJUALAN, setelah itu klik Finish.
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
51
[10] Maka akan tampil Laporan Penjualan
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
52
KASUS 2
SISTEM PENGGAJIAN
Merancang dan Membuat Table Baru
Dengan Fasilitas Create Table in Design View
Tabel adalah tempat data atau record-record diletakkan, tabel terdiri
dari baris (row) sering juga disebut dengan record dan kolom (column) sering
juga disebut dengan field. Membuat tabel di Microsoft Access ada 3 cara , yaitu
(1) Fasilitas Create Table in Design View, (2) Create Table by Using Wizard, dan
(3) Create Table by Entering Data.
Berikut Daftar Tabel pada Sistem Penggajian:
Tabel Pegawai
NIK Nama Pegawai
11123456
11123457
11223458
11223459
11345670
11345681
11145678
11145679
11145681
11145682
Cici
Crystel Tara Ariyanti
Diajeng Nurlita Sari
Dian Junaedi
Emma Muthmainnah
M. Ichsan
M. Sodikin
Novita Sari
Verawaty
Wanda Listia
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
53
Tabel Jabatan
Kode
Jabatan
Jabatan Gaji Pokok
A1
A2
A3
B1
B2
C1
C2
C3
C4
Direktur
Staff Ahli
General manager
Manager
Asisten Manager
Karyawan
Supir
Office Boy
Satpam
Rp 20.000.000,-
Rp 15.000.000,-
Rp 14.000.000,-
Rp 12.000.000,-
Rp 8.000.000,-
Rp 5.000.000,-
Rp 1.900.000,-
Rp 1.500.000,-
Rp 1.800.000,-
Tabel Golongan
Kode Golongan Golongan
11
21
Tetap
Kontrak
Tabel Tunjangan
Kode Golongan Tunjangan
11
12
Rp 900.000,-
Rp 500.000,-
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
54
Tabel Uang Makan
Kode Golongan Tunjangan
11
12
Rp 900.000,-
Rp 500.000,-
Tabel Uang Transport
Kode Golongan Tunjangan
11
12
Rp 500.000,-
Rp 400.000,-
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
55
Tabel Perhitungan Gaji
Berikut Struktur Daftar Tabel pada Sistem Penggajian:
Tabel Pegawai
Field Name Type Data Field Size
NIK Text 8
Nama_Pegawai Text 30
NIK Kode
Jabatan
Kode
Golongan
Uang Makan Uang
Transport
Tunjangan
11123456
11123457
11223458
11223459
11345670
11345681
11145678
11145679
11145681
11145682
C1
A1
A2
C3
A3
C2
C4
B2
B1
C1
11
11
11
12
11
12
12
11
11
12
Rp 900.000,-
Rp 900.000,-
Rp 900.000,-
Rp 500.000,-
Rp 900.000,-
Rp 500.000,-
Rp 500.000,-
Rp 900.000,-
Rp 900.000,-
Rp 500.000,-
Rp 500.000,-
Rp 500.000,-
Rp 500.000,-
Rp 400.000,-
Rp 500.000,-
Rp 400.000,-
Rp 400.000,-
Rp 500.000,-
Rp 500.000,-
Rp 400.000,-
Rp 1.400.000,-
Rp 1.400.000,-
Rp 1.400.000,-
Rp 900.000,-
Rp 1.400.000,-
Rp 900.000,-
Rp 900.000,-
Rp 1.400.000,-
Rp 1.400.000,-
Rp 900.000,-
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
56
Tabel Jabatan
Field Name Type Data Field Size Format
Kode_Jabatan Text 2
Jabatan Text 20
Gaji_Pokok Currency “Rp “#,###.00
Tabel Golongan
Field Name Type Data Field Size
Kode_Golongan Number Byte
Golongan Text 10
Tabel Uang Makan
Field Name Type Data
Field
Size Format
Kode_Golongan Number Byte
Uang_Makan Currency "Rp "#,###.00
Tabel Uang Transport
Field Name Type Data
Field
Size Format
Kode_Golongan Number Byte
Uang_Transport Currency "Rp "#,###.00
LABORATORIUM AKUNTANSI LANJUT A
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS GUNADARMA
57
Tabel Perhitungan Gaji
Field Name
Type
Data
Field
Size Format
NIK Text 8
Kode_Jabatan Text 2
Kode_Golongan Number Byte
Uang_Makan Currency "Rp "#,###.00
Uang_Transport Currency "Rp "#,###.00
Perhitungan_Gaji Currency "Rp "#,###.00